VAL REVISIONSNÄMNDEN FULLMÄKTIGE. Ansvarsperson: Förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari

Transkript

1 15 VAL Ansvarsperson: Förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari Inga val ordnas år Riksdagsval ordnas 2011 och presidentval REVISIONSNÄMNDEN Ansvarsperson: Controller Antti Kärkkäinen OFR:s revision sköts på avtalsbasis, som konkurrensutsätts i början av året. Nya Lovisa behöver cirka 25 granskningsdagar. Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter Inkomster 0 0 Netto FULLMÄKTIGE Stadsfullmäktige beslutar om den nya stadens strategiska linjeringar. Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter Inkomster 0 0 Netto

2 16 ALLMÄN OCH KONCERNFÖRVALTNING Ansvarsperson: Stadsdirektör Olavi Kaleva Allmän förvaltning och koncernförvaltning stöder och styr sektorernas serviceproduktion i enlighet med den strategi som stadsfullmäktige fastställt. Till allmän förvaltning och koncernförvaltning hör följande ansvarsområden: Stadsstyrelsen Förvaltningstjänster Ekonomitjänster Utvecklingstjänster Allmänna och koncernförvaltningens resultaträkning Budgetårets externa verksamhetsbidrag är bindande i förhållande till stadsfullmäktige BUDGET 2010 EK.PLAN 2011 Stadsfullmäktig es beslut Verksamhetsintäkter Försäljningsintäkter Avgiftsintäkter Understöd / bidrag Övriga verksamhetsintäkter Hyresintäkter Verksamhetsintäkter Verksamhetsutgifter Personalkostnader Köp av tjänster Material, förnödenheter och varor Understöd Övriga verksamhetsutgifter Verksamhetsutgifter Externt verksamhetsbidrag Interna poster Interna poster EK.PLAN 2012 Verksamhetsbidrag Årsbidrag Avskrivningar och värdesänkningar Räkenskapsperiode ns resultat Planenliga avskrivningar

3 17 Ansvarsområde STADSSTYRELSEN Stadsstyrelsen har som uppgift att leda kommunens förvaltning samt verkställa fullmäktiges beslut. Till stadsstyrelsen hör närings- och utvecklingssektionen och personalsektionen samt Affärsverket Lovisa Vatten. Anslagsreserveringar: - Medlemsavgifter Kommunal beskattning och förtidspensions- och pensionsutgiftsbaserade avgifter Stadsstyrelsens elektroniska kommunikation De av ekonomichefen administrerade understödsanslagen i samgångsavtalet kommunvisa (inkomster ) - Styrelsens dispositionsanslag lönereservering Skolelevers sommarjobb Stöd till Stiftelsen för servicehuset Arrangemang för festdagar och vänortsverksamhet Försäljning av semestertomter Stadsstyrelsen/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter Inkomster Netto Ansvarsområde Förvaltningstjänster Ansvarsperson: Förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari Verksamhetsidé Ansvarsområdet förvaltningstjänster styr genomförandet av stadens personalstrategi och ser till att personalförvaltningen är jämlik och rättvis. Ansvarsområdet koordinerar stadens externa och interna kommunikation och dess växelverkan och tidsenlighet. Ansvarsområdet förvaltningstjänster främjar uppkomsten av en positiv stadsbild och kommuninvånarnas samhörighet via marknadsföring och kommunikation. Ansvarsområdet har som uppgift att främja en effektiv verksamhet och minska den interna och externa byråkratin genom att producera effektiva och användarvänliga samt samtidigt data- och funktionssäkra IT-tjänster. Ansvarsområdet skapar möjligheter för utveckling av förtroendearbetet och för en öppen verksamhetskultur med avseende på såväl kommuninvånare, förtroendevalda och personal som övriga intressenter.

4 18 Ekonomiplan Ändringar i verksamhetsförutsättningar och nya utmaningar I och med kommunfusionen skapas nya verksamhetsmodeller och kulturer för nya Lovisa. Den största utmaningen är att samordna flera verksamhetskulturer till bästa möjliga sätt att agera. Utbildning för personalen, nya system, nya arbetsgemenskaper och chefer samt skapande av en ny kommunikationskultur utgör en utmaning under hela planeringsperioden. Utvecklingen av förtroendearbetet i riktning mot strategiskt ledarskap kräver långsiktig planering och utbildning. Ledningen av förändringsarbetet behöver en öppen och interaktiv kommunikation som stöd, med principer som bör förankras inom hela stadsorganisationen. Mål och riktlinjer för verksamheten Mål 1: Utveckling av strategiskt ledarskap I nya Lovisa utvecklas ett strategiskt styrelsearbete och tas i bruk principerna för ett bra styrelsearbete, styrelseavtal och direktörsavtal. Mål 2: Effektiv verksamhet Effektiviteten förbättras genom att utveckla och använda processer och nya arbetsmetoder samt genom att höja personalens och de förtroendevaldas datatekniska färdigheter. Datasystemen är effektiva och lättanvändbara och användningen av dem frigör arbetstid och minskar behovet av att öka personalen. Mål 3: En bra arbetsgivarbild Man skapar en enhetlig, rättvis och jämlik personalledningskultur där öppenhet, förtroende, en fungerande växelverkan samt en bra organisering av arbetet betonas. Avlöningen utvecklas så att den är konkurrenskraftig och sporrande genom att beakta ett mångsidigt kunnande, utveckling och den individuella arbetsinsatsen. Mål 4: En välmående och arbetsför personal Syftet är att trygga en personal som svarar mot behov och ekonomiska resurser, som mår bra i sitt arbete, är yrkeskunnig samt service- och samarbetsorienterad. Välbefinnandet och orken i arbetet förbättras genom att satsa på chefsverksamhet, samarbete och en fungerande organisation samt på en sund och trygg arbetsmiljö. Mål 5: Planmässig kommunikation Enhetliga kommunikationspraxis etableras i hela stadsorganisationen. Man sporrar till en öppen och aktiv kommunikation och ökad interaktion i synnerhet när det gäller kommunikationen till kommuninvånarna.det är viktigt att ordna kommunikationsutbildning för att uppnå målen. Mål 6: Ett gott kommunalt renommé Lovisas synlighet ökas genom målmedveten marknadsföring. Basen för marknadsföringen är de strategiskt starka sidorna i Lovisa. Marknadsföringen av staden görs koordinerat tillsammans med i synnerhet utvecklingstjänsterna och övriga aktörer. I början av planeringsperioden ligger tyngdpunkten särskilt på lanseringen av den nya staden.

5 19 Budget 2010 Mål för verksamheten De mål för ansvarsområdet som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige 2010 Mål för verksamheten Strategiskt ledarskap Effektiv verksamhet En bra arbetsgivarbild En välmående och arbetsför personal Planmässig kommunikation Ett gott kommunalt renommé Åtgärd/utvecklingsprojekt Utbildning för förtroendevalda Elektronisk distribuering av föredragningslistor. Elektroniska beslut av personalförvaltningen. Planmässigt förnyande av arbetsstationer. Funktionssäkra system. Stöd för chefsverksamhet. Rättvis avlöning. Arbetsklimatenkät Minskning av sjukfrånvaro (handlingsmodell för tidigt ingripande samt intensifiering av samarbete med arbetarskyddsorganisationen och företagshälsovården) Samordnad kommunikation. Effektiverad kommunikation till kommuninvånare Lansering av nya Lovisa. Marknadsföring av boende. Budgetårets nyckelprestationer och nyckeltal/förvaltningstjänster Prestation/nyckeltal Bg 2010 Mål 2012 Sjukfrånvaro (arbetsdagar) Tjänster och uppgifter Nya arbetsstationer Nettoflyttning, personer/år Budgetmotiveringar Utveckling av strategiskt ledarskap Utbildning för förtroendevalda (förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari) För förtroendevalda ordnas utbildning i strategiskt ledarskap och seminarier om aktuella teman. Finansieras under sammanslagningsunderstöden punkt 6 a Utbildning och seminarier för förtroendevalda Utbildning i Lovisa euro Minst två seminariedagar euro. Tidtabell: Den strategiska ledarutbildningen pågår hela året och kan möjligen fortsätta också in på följande år. Seminariedagar i mars och september.

6 20 Effektiv verksamhet Effektivering av styrelsearbetet (förvaltningsdirektör Anu Kalliosaari) Inom styrelsearbete tar man i bruk elektronisk distribuering. Man frångår i regel föredragningslistor i pappersform. Åt styrelsens ledamöter och stadsfullmäktiges presidium skaffas bärbara datorer och Internet-förbindelser för läsning av föredragningslistorna. Datorer 22 * 400 = euro Dataförbindelser 20 *12*22= euro Tidtabell: Bärbara datorer skaffas under år 2010, varefter föredragningslistorna distribueras elektroniskt. Förnyande av arbetsstationer (datachef Hans Forsström) Arbetsstationerna förnyas så att man parallellt med de traditionella bordsarbetsstationerna tar i bruk bärbara datorer för trådlös och mobilmiljö. Dessutom ThinClientarbetsstationer som underhålls via servrar till verksamhetsställen som ligger avsides och bakom anspråkslösa dataöverföringsförbindelser såsom skolor, dag- och åldringshem samt till kök och städarbetsenheter som endast lagrar grunddata. Arbetsstationer med systemprogram 139 * 600 = euro Tidtabell: Arbetsstationer skaffas och tas i bruk fr.o.m. januari Funktionssäkra system (datachef Hans Forsström) Nuvarande servermiljö förbättras så att den är feltolerant och sparar energi. Detta sker genom att skaffa tre effektiva servrar inkl. virtualiseringsprogram och underhåll för att jämna ut belastningen. Servrarna kommer att ersätta de nuvarande 20 virtuell- och järnservrarna inom några år sedan de nått slutet av sin livscykel. Server 3 * 4500 = euro Virtualiseringsprogram 6 * 3000 = euro Tidtabell: Servrar och virtualiseringsprogram skaffas och tas i bruk i januari Personalförvaltningens elektroniska funktioner (personalchef Minna Uusitalo) Personalförvaltningens elektroniska funktioner (Populus) tas i användning i alla arbetsenheter. Med hjälp av programmet tas besluten som hör samman med personalförvaltningen och de går elektroniskt till löneräkningen. Programanvändare är förutom lönesekreteraren alla stadens arbetstagare och chefer. Ibruktagandet finansieras via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 5 a.

7 21 samordning och anskaffning av adb-system Ibruktagning av Populus-program och utbildning: Underhåll av Populus-program 2010: Ibruktagande I slutet av mars fungerar programmet i hela staden. En välmående och arbetsför personal (personalchef Minna Uusitalo / arbetshälsokoordinator Anne Hovi) Handlingsmodell för tidigt ingripande En handlingsmodell för aktivt tidigt ingripande samt vårdhänvisning utarbetas tillsammans med arbetarskydds- och samarbetsorganisationerna samt företagshälsovården. Principerna för modellen genomgås med arbetstagarna och cheferna. Verkställigheten av modellen och sjukfrånvarona följs upp årligen på hela stadens nivå i personalrapporten och på arbetsenhetsnivå av cheferna. Utarbetas ett handlingsprogram för personer med beroendeproblem. Utarbetandet av modellen medför inga separata kostnader. Utbildningsdagarna ordnas inom ramen för gemensamma utbildningsanslag, reservering Modellen för tidigt ingripande utarbetas före slutet av maj Hösten 2010 ordnas utbildningsdagar för ibruktagandet av modellen för chefer och arbetstagare. Etableringen av modellen fortsätter och man följer hur den genomförs under de närmaste åren. Effektiverat samarbete Samarbetet mellan personalförvaltningen, arbetarskyddsorganisationerna och företagshälsovården effektiveras för att främja personalens ork i arbetet och arbetshälsan. Syftet är att skapa och införa handlingsmodeller, genom vilka man snabbt kan reagera på psykiska, fysiska och sociala missförhållanden, såsom mobbning på arbetsplatsen, inneluftsproblem eller våldssituationer. Kräver inga särskilda kostnader, resurserna från arbetarskyddets och personalförvaltningens anslag. Under år 2010 utarbetas och införs gemensamma handlingsmodeller för o tyglandet av trakasserier och osakligt bemötande o jämställdhetsplan o tyglandet av våldssituationer och o anmälan om inneluftsproblem En bra arbetsgivarbild (personalchef Minna Uusitalo / arbetshälsokoordinator Anne Hovi) Stöd för chefsverksamhet I all ledarverksamhet betonas rättvisa, jämlikhet och öppenhet. Med hjälp av allmänna linjedragningar och anvisningar samt lokala avtal förenhetligas chefsarbetet i stadens olika arbetsenheter. Gemensamt överenskomna handlingspraxis skapar genomskinlighet i ledningskulturen. Chefskompetensen stärks genom chefs- och ledarskapsutbildning. Regelbundna chefsmöten ordnas där cheferna har möjlighet till informationsbyte och stöd. Stödet för chefsverksamhet medför inga separata kostnader. Utbildningarna ordnas inom ramen för gemensamma utbildningsanslag, reservering

8 22 Chefsutbildning ordnas 2-3 gånger under året. Allmänna linjedragningar och anvisningar och lokala avtal görs upp under året. Regelbundna chefsmöten ordnas under året. Rättvis avlöning: Kommunens avlöningssystem baserar sig på uppgiftens svårighetsgrad. Vid bedömning av uppgiftens svårighetsgrad används en helhetsbedömning, som baserar sig på värderingsfaktorer. Separata anvisningar har gjorts upp åt cheferna för bedömning av uppgiftens svårighetsgrad. Värderingen utförs på jämförbara och enhetliga grunder och bör vara objektiv och konsekvent. Uppgifternas svårighetsgrad beaktas så objektivt som möjligt. För en god individuell arbetsprestation utdelas prövningsbaserade individuella tillägg. Ett lokalt avtal ingås om kriterierna för beviljande av individuella tillägg. Finansieras från justeringspotterna samt sammanslagningsunderstöden i avtalet punkt 3 a. anslag för harmonisering av lönerna. Målet är att för prövningsbaserade individuella tillägg använda minst 1,1 % beräknat enligt totalanslaget för de uppgiftsrelaterade lönerna för anställd personal. Hela året Arbetsklimatenkät En arbetsklimatenkät genomförs för hela stadens personal. Anslag Enkäten bereds under våren/sommaren Enkäten genomförs i augusti-september Rapporten blir färdig i slutet av år Planmässig kommunikation (kommunikationschef Lilian Andergård-Stenstrand / marknadsföringsplanerare Jaana Laine) Samordnad kommunikation Etableringen av samordnade kommunikationspraxis i stadsorganisationen inleds med att en kommunikationsstrategi och -plan utarbetas. Kommunikationsplanen skapas tillsammans med kommunikationsgruppen, till vilken de kommunikationsansvariga i olika sektorer kallas. Som ett basverktyg för kommunikationen låter man göra upp grafiska instruktioner med tillämpningar. Införandet av dem stöds genom intern utbildning. Kommunikationsutbildning ordnas för kommunikationsgruppen, ledningsgruppen och de förtroendevalda. Intranet och extranet tas som ett internt verktyg för hela den nya stadens personal och de förtroendevalda. Kommunikationens framgång följs upp bl.a. med hjälp av uppföljning i medierna. Finansieras delvis ( ) via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 1 Precisering av kommunstrategin, utarbetande av dess kommunikationsdel och effektivisering av kommuninvånarkommunikationen åren Övrig anslagsreservering Hela året

9 Effektivering av kommunikationen för kommuninvånare En aktiv kommunikation till kommuninvånarna så interaktivt som möjligt för att engagera dessa. Man samlar en broschyr med uppgifter om stadens tjänster som skickas både till stadigvarande invånare och semesterboende. Man ordnar invånar-/byakvällar på olika håll i staden i samarbete med byaföreningarna. Ett infoblad med aktualiteter skickas till varje hushåll en till två gånger i året. Finansieras delvis ( ) via sammanslagningsunderstöden, samgångsavtalet punkt 1 Precisering av kommunstrategin, utarbetande av dess kommunikationsdel och effektivisering av kommuninvånarekommunikationen åren Övrig anslagsreservering Hela året Ett gott kommunalt renommé (marknadsföringsplanerare Jaana Laine / kommunikationschef Lilian Andergård-Stenstrand) Lanseringskampanj för nya Lovisa Man gör klart på riksplan ett nya Lovisa har bildats. Till kampanjen fogas bl.a. vägtavlor, ihågkomst av nya Lovisabor som föds år 2010 och särskild synlighet under Lovisadagen. År 2010 uppmärksammas särskilt det första i nya Lovisa födda barnet på ett synligt sätt. Reservering Hela året, tyngdpunkten dock på början av året. Marknadsföring av boende Lovisa marknadsförs i kampanjform som en bra boendeplats som erbjuder alternativ för ett trivsamt boende. Som verktyg för marknadsföringen används bl.a. tidningen Pikkukaupunki, Tonttipörssi och kampanjsidor. Man samarbetar med evenemanget Renovera Ger Mera och strävar att utvidga det inom hela Lovisa. Ett välkomstbrev/en välkomstbroschyr görs för nya invånare. Marknadsföringsåtgärder , marknadsförings- och samarbetsavtal med evenemanget Renovera Ger Mera Hela året, med tyngdpunkten på det andra halvåret. 23 Förvaltningstjänster/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter Inkomster Netto

10 24 Ansvarsområde Ekonomitjänster Ansvarsperson: Ekonomidirektör Ralf Sjödahl Ansvarsområdet har som uppgift att stöda sektorernas verksamhet och i den uppgiften sköta ekonomiförvaltningens grundtjänster, bokföringen, behandlingen av köp- och försäljningsfakturor och kassaförvaltningen samt ekonomi- och strategiplaneringsprocessen, det centraliserade upphandlingsväsendet och koncernövervakningen. Till personalen för ansvarsområdet ekonomitjänster hör dessutom ekonomiplanerarna som bistår sektorerna och controllern som handhar den interna övervakningen. Ekonomitjänsterna sköter centraliserat kosthållningen och städtjänsterna. Ekonomidirektören leder ansvarsområdet. Ansvarsområdet indelas i följande enheter: - Ekonomiavdelningen - Övriga användartjänster Ekonomiplan Huvudmålsättningen för ekonomistrategin är att skapa stabilitet, konkurrenskraft och långsiktighet i kommunens ekonomi. Ett sunt ekonomiskt underlag utgör grund för den nya kommunens stabila verksamhet och utvecklingen av den. Mål 1: Mål 2: Mål 3: Mål 4: Mål 5: Mål 6: Skapa ekonomisk rörelsemarginal En ekonomisk rörelsemarginal möjliggör en stabil och långsiktig ekonomi och ger möjligheter att klara sig också i överraskande situationer och under dåliga tider. Dessutom är det den bästa garantin för att kommunen inte ska klassificeras som en kriskommun, då den egna beslutanderätten nedskärs. Kostnadseffektiv serviceproduktion Inom serviceproduktionen nås kostnadseffektivitet särskilt genom att bygga upp och intensifiera samarbetsformer samt genom lyckad konkurrensutsättning av service. Kompetensen och anvisningarna för upphandlingsväsendet utvecklas. Kontinuerlig uppföljning och analys av kvaliteten och effektiviteten i stadens verksamheter. Produktionen av uppföljnings- och jämförelsematerial samt tillgodogörande av ny teknologi hör också samman med kostnadseffektiviteten. Man försöker hålla inkomstskattesatsen och taxorna på en konkurrenskraftig nivå i jämförelse med motsvarande regioncentra och medelnivån för kommunerna i närområdena. Långsiktig och effektiv ägarpolitik Särskild vikt fästs vid skötseln av markegendom och fastigheter. Till kommunens ägarpolitik hör att se till att beslut om försäljning av egendom alltid fattas utgående från en övergripande plan och kommunens långsiktiga utvecklingsstrategi. Dessutom bör koncernens och dotterbolagens verksamhetsmål och ekonomiska mål bestämmas och fogas till kommunens strategiska ledning. Information om det ekonomiska läget i realtid Tillförlitlig uppföljningsinformation i realtid för stadens beslutsfattare, den operativa ledningen och medborgarna. Utveckling av riskhanteringen och den interna övervakningen. Jämförelse av olika finansieringsmodeller och utveckling av kostnadsberäkning.

11 För ekonomins del borde målsättningen för övergångsperioden och de närmaste åren vara en behärskad utveckling av driftsutgifterna i en situation där inkomstunderlaget nedskärs. Ledigblivna tjänster och uppgifter besätts inte automatiskt, nödvändigheten av dem bör alltid utredas och andra sparåtgärder planeras. Sådana kan till exempel vara att ändra på verksamheter eller organisationen om tjänsterna eller uppgifterna är absolut nödvändiga. Möjligheterna till merinkomster bör utredas och obehövliga fastigheter säljas. Investeringsutgifterna inriktas på investeringar som är nödvändiga för en fungerande basservice samt på lönsamma investeringar som är förutsättning för främjandet av näringslivet. Målsättningen i slutet av övergångsperioden är ett årsbidrag som täcker avskrivningarna. Den relativa skuldsättningen får inte överstiga nivån i grannkommunerna. När den nya staden inleder sin verksamhet måste man för ekonomipersonalens del konstatera att det är många som gör två arbeten: de nya uppgifterna och de före detta kommunernas och samkommunens ekonomiska slutredogörelser inkl. bokslut. Målsättningen för år 2010 är således att ta i bruk praktiska system och rutiner och utredningsarbete så att de ovannämnda punkterna 1-6 också verkställs i praktiken. Budget 2010 Mål för verksamheten De mål för ansvarsområdet som är bindande i förhållande till stadsfullmäktige Mål för verksamheten Kostnadseffektiv serviceproduktion Långsiktig och effektiv ägarpolitik Information om det ekonomiska läget i realtid Utveckling av riskhanteringen och den interna övervakningen Åtgärd/utvecklingsprojekt Organisering av köks- och städtjänster Analys av dotterbolagen och de enheter som hör till koncernen och åtgärdsförslag Införa ett rapporteringssystem i realtid Uppgöra upphandlingsanvisningar och ett internt övervakningsschema Budgetårets nyckelprestationer och nyckeltal/ekonomitjänster Prestation/nyckeltal Bg 2010 Mål 2012 Ekonomiavdelningen(netto)/inv Antal måltider Kvadratmeter som skall städas Kosthållningsmål 2010->: Tillreda näringsriktigt god, kvalitativ kost kostnadseffektivt. Ekonomitjänster/Ansvarsområdets riktgivande anslag (externa) Arbetsbudget 1 Budget 2010 Planeringsår 2011 Planeringsår 2012 Utgifter Inkomster Netto