Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kommunstyrelsen

2 Kommunstyrelsen mandatperioden Ledamöter Grupp (s), (c), (mp), (fp), (ksff) (m), (v) (kd) Åsa Karlsson (s) Ann-Sofie Alm (m) Olle Olsson (kd) Said Lundin (s) Joakim Jansson (m) Maria Sundell (s) Sebastian Andersson (m) Jenny Jansson (s) Alf Sifversson (m) Rolf Berg (s) Mona Petri (c) Lars Hansson (c) Helena Hansson (c) Torbjörn Segelod (fp) Mikael Karlsson (ksff) Ersättare och dess inträdesordning För ledamot i gruppen (s), (c), (mp), (fp), (ksff) träder ersättare in i följande ordning: 1. Olle Strömberg (s) 2. Pia Hässlebräcke (s) 3. Håkan Bergqvist (s) 4. Inger Orsbeck (s) 5. Liza Kettil (s) 6. Birgitta Karlsson (c) 7. Peter Andersson (c) 8. Bengt Ryrmalm (c) 9. Jan Petersson (c) 10. Hans-Joakim Isenheim (mp) För ledamot i gruppen (m), (v) träder ersättare in i följande ordning: 1. Christer Börjesson (m) 2. Ove Göransson (v) För ledamot i gruppen (kd) träder ersättare in i följande ordning: 1. Rolf Jacobsson (kd) Om ingen ersättare för ledamot i dennes grupp är närvarande träder ersättare i den grupp som är störst in enligt den gruppens inträdesordning. Om ingen ersättare från den största gruppen är närvarande träder ersättare från den nästa största gruppen in enligt den gruppens inträdesordning osv.

3 KOMMUNSTYRELSEN Kallelse/Underrättelse Tid: Onsdagen den 10 april 2013 kl Plats: Kommunhuset Forum, Gullmarssalen Utses att justera: Maria Sundell (s) alt. Jenny Jansson (s) Justering: Måndagen 15 april Ordförande: Sekreterare: Åsa Karlsson (s) Aya Norvell Ärenden Nr Ärenden under kommunstyrelsens icke offentliga sammanträdestid Sid 1 Nyttjanderättsavtal mätstation SMHI Dnr Ärenden under kommunstyrelsens offentliga sammanträdestid 2 Åtgärder Hedekas skola Dnr Ishall Munkedal Dnr Svar på motion från Miljöpartiet det gröna genom Hans-Joachim Isenheim (mp) om byte till LED-lampor och LED-lysrör Dnr Reviderade pensionsregler för förtroendevalda Dnr Öppna jämförelser Grundskola 2013: Hur motiverar skolan eleverna? Webbseminarium från SKL Tidplan för arbetet med intern kontroll (åtgärder med anledning av kommunrevisionens synpunkter) Dnr , Årsredovisning 2012 från Rambo AB Dnr Årsredovisning 2012 från Munkedals kommun Dnr MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

4 KOMMUNSTYRELSEN 10 Webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden Dnr Utvärdering av fullmäktigeberedningar Dnr Val till kommunstyrelsens välfärdsutskott Dnr Anmälan delegationsbeslut Ekonomisk månadsavstämning Månadsstatistik, äldreomsorg och barnomsorg Information från Fyrbodals kommunalförbund Information folkhälsofrågor Avrapportering förtroendevaldas uppdrag 243

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 Sida 2 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Nyttjanderättsavtal mätstation SMHI SMHI nyttjar sedan en tid en bit kommunal mark vid Örekilsälven för placering av en hydrologisk mätstation. Nyttjandet regleras härmed i bilagda avtal, avtalstiden är 10 år och ersättningen 5000 kr för denna period. Munkedals kommun har i övrigt små kostnader förknippade med denna upplåtelse. Beredning Enhetschefens Gata Mark tjänsteskrivelse Förvaltningens förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till nyttjanderättsavtal. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Nyttjanderättsavtal-mätstation SMHI Bakgrund: SMHI nyttjar sedan en tid en bit kommunal mark vid Örekilsälven för placering av en hydrologisk mätstation. Nyttjandet regleras härmed i bilagda avtal, avtalstiden är 10 år och ersättningen 5000 kr för denna period. Munkedals kommun har i övrigt små kostnader förknippade med denna upplåtelse. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Årlig arrendeavgift erhålls. 2. Miljö Ingen påverkan. 3. Folkhälsa Ingen påverkan. 4. Facklig samverkan enligt FAS - Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till nyttjanderättsavtal. Henrik Gustafsson Enhetschef Gata Mark Sektorn för Samhällsbyggnad Mats Tillander Samhällbyggnadschef Sektorn för Samhällsbyggnad Beslutet expedieras till: SMHI-Norrköping MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

7 Munkedal 2 Dnr 2013/xxx/3.1 ARRENDEAVTAL-NYTTJANDERÄTT. Förlängning avnyttjanderättsavtal daterat SMHI Dnr 2003/649/13 Mellan Sveriges Meteorologiska och Hydrologiska Institut (SMHI), nedan benämnt Arrendatorn, Munkedals kommun nedan benämnt, har följande avtal om upplåtelse av mark för anläggning träffats. Arrendator: SMHI Norrköping Tel Kontaktperson: Mikael Stenström Markägare: Munkedals kommun Munkedal Tel Kontaktperson: Henrik Gustavsson Arrendeobjekt: Markägaren upplåter ett markområde om ca 4 m 2 på fastigheten Foss 10:1 i Munkedals kommun. Området är avsett att utnyttjas för drift av befintlig hydrologisk mätstation. Arrendeperiod: Avtalet omfattar tiden Därefter förlängs avtalet med 10 år om uppsägning inte skett av någondera parterna 9 månader före avtalstidens utgång. Uppsägning skall ske skriftligen. Arrendeavgift: Arrendeavgiften utgör 5000: - (Femtusenkronor) och betalas i förskott för hela perioden. För därpå följande förlängning av avtalet skall avgiften omräknas med hänsyn till förändringen i konsumentprisindex (KPI), med januari 2013 som basmånad. Övriga villkor: Allmänna villkor för anläggningsarrende, se sidan 2. Detta avtal har upprättats i tre likalydande exemplar, av vilka parterna tagit var sitt. För SMHI För Fastigheten Foss 10:1 Greger Bergman Henrik Gustavsson Chef, Observationer Nät Munkedals Kommun Norrköping, Munkedal Sidan 1 av 2

8 8 Allmänna villkor för anläggningsarrende 1. Tillträde Markägaren ger SMHI rätt att dels uppföra anläggning enligt ovan samt tillstånd att över sin mark till arrenderat område framdra elkraft och telelinje, dels att erhålla obehindrat tillträde till arrenderat område på fastigheten för tillsyn, reparation och underhåll. 2. Intrång Markägaren förbinder sig att inte utan Arrendatorns samtycke, vidtaga sådana åtgärder i anläggningens närområde, som kan innebära att de hydrologiska observationsförutsättningarna ändras eller eljest försvårar driften av anläggningen. 3. Avgifter och tillstånd för anläggningen inom arrendeområdet Arrendatorn svarar för alla avgifter och övriga kostnader som uppkommer genom det arrenderade områdets nyttjande. Arrendatorn skall själv ombesörja erforderliga tillstånd för att uppföra anläggningen inom arrenderat område. 4. Vägar Arrendatorn har inte rätt att utan Markägarens tillstånd anlägga tillfartsväg till anläggningen. 5. Fällning av träd Träd och buskar som finns inom arrendeområdet och skall avverkas för arrendets syfte och fortlöpande underhåll tillfaller Markägaren. Markägaren skall tillvarata avverkad skog. Arrendatorn betalar kostnad för avverkning enligt vad som sagts ovan. 6. Omkringliggande mark Markägaren äger rätt till skälig ersättning för skador som eventuellt uppstår på omkringliggande skogsmark/markområde vid anläggnings-, underhålls- och driftarbeten, vilka utförs av Arrendatorn. 7. Övriga villkor Vid arrendets upphörande är Arrendatorn skyldig att bortföra sina anläggningar och återställa marken. Markägaren är skyldig att vid överlåtelse av fastigheten eller del därav göra förbehåll om detta avtals fortbestånd. Sidan 2 av 2

9 9

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 Sida 3 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Åtgärder Hedekas skola Höstterminen 2013 kommer årskurserna F-3 och fritidsverksamheten att flytta från Fisketorps skola till Hedekas skola. Detta ställer en del nya krav på utrustning och lokaler på skolan. De åtgärder som planeras är ny lekutrustning mm (bedömd kostnad 300 tkr). Här ingår handikappanpassad ytbeläggning på del av ytan, dräneringsåtgärder samt löparbana. Befintliga byggnader rustas upp, förses med godkända toaletter, lokal för fritidsverksamheten anpassas och förses med kök mm. Totalt bedöms detta kosta ca 700 tkr. Köksutrustning från Hällevadsholms skola kommer att sättas in i fritidslokalen. Av redovisade kostnader finansieras 250 tkr ur driftsbudgeten (underhåll). För övriga åtgärder, 750 tkr, begärs anslag ur investeringsbudgeten. Åtgärderna genomförs i huvudsak på helger och sommarlovet för att problemen för verksamheten ska minimeras Beredning Fastighetschefens tjänsteskrivelse Förvaltningens förslag till beslut * Kommunfullmäktige beslutar att anslå 750 tkr för åtgärder i Hedekas skola. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

11 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Åtgärder i Hedekas skola Höstterminen 2013 kommer årskurserna F-3 och fritidsverksamheten att flytta från Fisketorps skola till Hedekas skola. Detta ställer en del nya krav på utrustning och lokaler på skolan. De åtgärder som planeras är ny lekutrustning mm (bedömd kostnad 300 tkr). Här ingår handikappanpassad ytbeläggning på del av ytan, dräneringsåtgärder samt löparbana. Befintliga byggnader rustas upp, förses med godkända toaletter, lokal för fritidsverksamheten anpassas och förses med kök mm. Totalt bedöms detta kosta ca 700 tkr. Köksutrustning från Hällevadsholms skola kommer att sättas in i fritidslokalen. Av redovisade kostnader finansieras 250 tkr ur driftsbudgeten (underhåll). För övriga åtgärder, 750 tkr, begärs anslag ur investeringsbudgeten. Åtgärderna genomförs i huvudsak på helger och sommarlovet för att problemen för verksamheten ska minimeras. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Nya kommunala kostnader. 2. Miljö Bättre skolmiljö. Trånga omoderna toaletter handikappanpassas. 3. Folkhälsa Mer aktiva barn? Delvis handikappanpassade lekytor innebär att fler kan utnyttja redskapen. 4. Facklig samverkan enligt FAS Inte aktuellt Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar anslå 750 tkr för åtgärder i Hedekas skola. Ulrika Johansson Fastighetschef Mats Tillander Samhällsbyggnadschef Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadssektorn, Sektorn för barn- och ungdom MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 Sida 4 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Ishall i Munkedal Ishallen i Munkedal har byggts i omgångar sedan 1963 då det endast var en uterink uppfördes tak och väggar förvärvades ishallen för en krona av klubben mot att kommunen svarar för drift och underhåll. Den succesiva ombyggnaden har fortsatt dels i regi av Munkedals Bandyklubb, dels i kommunens regi. Den årliga driftskostnaden uppgår till ca 1,9 miljoner kronor. I januari 2013 upptäcktes några större vattenskador och mögelangrepp i två omklädningsrum vilket resulterat i att fyra duschar är helt avstängda. Kostnaden för att åtgärda dessa bedöms till 500 tkr. I övrigt i ishallen behövs genomgripande upprustning av ventilationssystem, yttertak, väggar och golv mm. Under en 3-4 årsperiod bör 8-10 miljoner kronor satsas för att nå en hyfsad standard. En utredning bör påbörjas för att utreda ishallens framtid, där bl a följande utreds: 1. Har Munkedal råd att ha en ishall? Vad blir konsekvensen av att stänga ishallen? 2. Om nuvarande ishall behålls hur stora investeringar behöver göras för att höja standarden till en bra nivå? Kan investeringarna indelas i etapper? 3. Helt ny hall? I studien ska ingå val av lämplig plats för en ny ishall, översiktlig bedömning av geoteknik, trafiklösningar, samordning med annan kommunal verksamhet samt investerings- resp driftskostnader. Utredningen ska presenteras för kommunstyrelsen i november Investeringar i nuvarande anläggning kan genomföras med kort varsel. En ny ishall innebär sannolikt en detaljplaneprocess, projektering, anbudsinfordran och byggande under en tid av 3-4 år. Beredning Sektorchefens Samhällsbyggnad tjänsteskrivelse Förvaltningens förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att genomföra en utredning enligt ovan om ishallens framtid och anslår 200 tkr. Kostnader för geotekniska bedömningar, konsultinsatser etc belastar ishallen. Utredningen ska presenteras i november * Kommunfullmäktige beslutar att anslå 500 tkr för akuta åtgärder i ishallen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Ishallen i Munkedal Ishallen i Munkedal har byggts i omgångar sedan 1963 då det endast var en uterink uppfördes tak och väggar förvärvades ishallen för en (1) krona av klubben mot att kommunen svarar för drift och underhåll. Den succesiva ombyggnaden har fortsatt dels i regi av Munkedals Bandyklubb (huvudsaklig nyttjare), dels i kommunens regi. Den årliga driftskostnaden uppgår till ca 1,9 milj kr. Kommunen har ingen egen vaktmästare på plats i ishallen utan vaktmästeriet sköts av klubbens personal. I januari 2013 upptäcktes några större vattenskador (även mögelangrepp) i två omklädningsrum vilket resulterat i att fyra duschar är helt avstängda. Kostnaden för att åtgärda dessa bedöms till 500 tkr. I övrigt i ishallen behövs genomgripande upprustning av ventilationssystem, yttertak, väggar och golv mm. Under en 3-4 årsperiod bör 8-10 milj kr satsas för att nå en hyfsad standard. En utredning bör påbörjas för att utreda ishallens framtid, där bl a följande utreds: 1. Har Munkedal råd att ha en ishall? Vad blir konsekvensen av att stänga ishallen? 2. Om nuvarande ishall behålls hur stora investeringar behöver göras för att höja standarden till en bra nivå? Kan investeringarna indelas i etapper? 3. Helt ny hall? I studien ska ingå val av lämplig plats för en ny ishall, översiktlig bedömning av geoteknik, trafiklösningar, samordning med annan kommunal verksamhet samt investerings- resp driftskostnader. Utredningen ska presenteras för kommunstyrelsen i november Investeringar i nuvarande anläggning kan genomföras med kort varsel. En ny ishall innebär sannolikt en detaljplaneprocess, projektering, anbudsinfordran och byggande under en tid av 3-4 år. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Ytterligare investeringar och satsningar från kommunens sida kan bli aktuellt 2. Miljö Redovisas i utredningen 3. Folkhälsa Kan bli positivt. Kanske kan ytterligare grupper och allmänheten i större utsträckning fås att nyttja ishallen. 4. Facklig samverkan enligt FAS Inte aktuellt MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

14 sida 2 14 Förslag till beslut Kommunfullmäktige anslår 500 tkr för akuta åtgärder i ishallen. Kommunstyrelsen beslutar genomföra en utredning enligt ovan om ishallens framtid och anslår 200 tkr. Kostnader för geotekniska bedömningar, konsultinsatser etc belastar ishallen. Utredningen ska presenteras i november Ulrika Johansson Fastighetschef Mats Tillander Sektorchef Samhällsbyggnad Beslutet expedieras till: Fastighetschef Sektorchef Samhällsbyggnad MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 Sida 5 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Svar på motion från Miljöpartiet det gröna genom Hans-Joachim Isenheim (mp) om byte till LED-lampor och LED-lysrör Att byta ut befintlig belysning med T8-lysrör till LED-lysrör anser vi inte vara något realistiskt alternativ. Det går dock att byta till LED-lysrör utan att bygga om eller byta befintliga armaturer. Ett alternativ till T8-rör är T5-rör som är ca % energieffektivare, men det kräver att man måste byta armaturer. Energikostnaden blir enligt följande: Lysrör Brinntid h/dygn Effekt kwh/år Energikostnad T8 9 36W 64 96:- T5 9 28W 50 75:- LED 9 18W 32 48:- Att byta ut glödlampor till LED-alternativ är mycket lönsamt ur energisynpunkt, och det anser vi att man skall göra så snart som möjligt, även om glödlamporna fortfarande fungerar. Alternativ till LED-lampor är lågenergilampor och klothalogenlampor. Energikostnaden blir enligt följande: Lamptyp Brinntid h/dygn Effekt kwh/år Energikostnad Glödlampa 9 40W : - Klothalogen 9 28W* 50 75: - Lågenergilampa 9 9W* 16 24: - LED-lampa 9 8W* 14 21: - *= motsvarar 40W glödlampa Förvaltningens sammanfattade uppfattning är att man bör byta ut gamla lysrörsarmaturer till armaturer med T5-rör och som är dimbara efter hand det är dags att byta och byta ut glödlampor snarast till lågenergi eller LED-lampor. Åtgärderna kommer då att genomförs inom befintlig budget. Beredning Sektorchefens Samhällsbyggnad tjänsteskrivelse Förvaltningens förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att byta ut gamla lysrörsarmaturer till armaturer med T5-rör och som är dimbara efter hand det är dags att byta och att byta ut glödlampor snarast till lågenergi eller LED-lampor. * Kommunfullmäktige beslutar att med vad som ovan anförts anse motionen besvarad. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

16 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Motion - LEDbelysning Miljöpartiet de gröna, genom Hans-Joachim Isenheim, föreslår i en motion att all belysning byts till LEDlampor resp LEDlysrör. Följande sammanställning har gjorts i samarbete med energi- och klimatrådgivarna: Lysrör: Att byta ut befintlig belysning med T8-lysrör till LED-lysrör anser vi inte vara något realistiskt alternativ. Det går dock att byta till LED-lysrör utan att bygga om eller byta befintliga armaturer. Ett alternativ till T8-rör är T5-rör som är ca % energieffektivare, men det kräver att man måste byta armaturer. Inköpspris: T5-lyrör kostar ca. 85:-/st, T5 armatur ca :-/st LED-lysrör kostar ca :-/st (pris speglar sannolikt kvalite) Elpris 1:50/kWh Antal dagar: 200 dagar/år Energikostnaden blir enligt följande: Lysrör Brinntid h/dygn Effekt kwh/år Energikostnad T8 9 36W 64 96:- T5 9 28W 50 75:- LED 9 18W 32 48:- Fördelar och nackdelar LED-lysrör: Fördelar Lång hållbarhet upp till h Låg energiförbrukning Dimbara Nackdelar: Endast 120⁰ spridningsvinkel, behövs fler rör Hög investeringskostnad T5-lysrör Fördelar: Hållbarhet mellan h Dimbara (om man anpassar armaturen för det) Bra ljusytbyte/w MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

17 sida ⁰ spridningsvinkel Nackdelar: Man måste byta armaturer Innehåller kvicksilver Glödlampor: Att byta ut glödlampor till LED-alternativ är mycket lönsamt ur energisynpunkt, och det anser vi att man skall göra så snart som möjligt, även om glödlamporna fortfarande fungerar. Alternativ till LED-lampor är lågenergilampor och klothalogenlampor. Inköpspris: Lamptyp: Inköpspris: Hållbarhet Glödlampa 25W: Finns knappast att köpa idag h Glödlampa 40W: Finns knappast att köpa idag. Glödlampa 60W: Finns knappast att köpa idag. Klothalogen 18W: 20-30: h Klothalogen 28W: 20 30:- Klothalogen 42W: 20 30:- Lågenergilampa 6W: 40 50: h Lågenergilampa 9W: 40 50:- Lågenergilampa 12W: 40 50:- LED-lampa 3W : h LED-lampa 8W : h LED-lampa 11W : h Elpris 1:50/kWh. Antal dagar: 200 dagar/år Energikostnaden blir enligt följande: Lamptyp Brinntid h/dygn Effekt kwh/år Energikostnad Glödlampa 9 40W : - Klothalogen 9 28W* 50 75: - Lågenergilampa 9 9W* 16 24: - LED-lampa 9 8W* 14 21: - *= motsvarar 40W glödlampa MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

18 sida 3 18 Fördelar och nackdelar Klothalogen: Fördelar Varmt ljus Bra färgåtergivning Dimbara Nackdelar: Kort livslängd Sämre energieffektivitet Utvecklar värme Innehåller bly Lågenergilampa: Fördelar: Lång livslängd Dimbara Bra ljusytbyte/w Nackdelar: Innehåller kvicksilver Sämre färgåtergivning Känsliga för kyla LED-lampa: Fördelar: Mycket lång livslängd Dimbara Bra ljusytbyte/w Okänsliga för kyla Nackdelar: Känsliga för höga temperaturer Sämre färgåtergivning Sammanfattning: Byt ut gamla lysrörsarmaturer till armaturer med T5-rör och som är dimbara efter hand det är dags att byta. Byt ut glödlampor snarast till lågenergi eller LED-lampor. Åtgärderna kommer att genomförs inom befintlig budget. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Dyrare inköp men lägre driftskostnader 2. Miljö Minskad miljöbelastning 3. Folkhälsa Ingen påverkan MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

19 sida Facklig samverkan enligt FAS Inte aktuellt Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att byta ut gamla lysrörsarmaturer till armaturer med T5-rör och som är dimbara efter hand det är dags att byta och att byta ut glödlampor snarast till lågenergi eller LED-lampor. Kommunfullmäktige beslutar att med vad som ovan anförts anse motionen besvarad. Mats Tillander Samhällsbyggnadschef Lars-Göran Berg Kommunchef Beslutet expedieras till: MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

20 20

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 Sida 6 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Reviderade pensionsregler för förtroendevalda Enligt regler för pension utgår ersättning till fritidspolitiker för förlorad tjänstepension med 3,5 % av ersättning för förlorad arbetsinkomst. Förutsättningen för att ersättningen utgår är att den förtroendevalde intygar om förlorad pensionsförmån. Nuvarande ersättning beslutades 2007 enligt dåvarande rekommendationer från Sveriges Kommuner och Landsting. I juni 2012 uttalade SKL i arbetsgivarnytt nr 28/12, att de anser att en ersättning motsvarande 4,5 procent på den årliga ersättningen för förlorad arbetsinkomst är skälig ersättning. Uttalandet grundar sig på förändringar i pensionsavtalen för tjänstepensioner på både privat och i offentlig sektor. På grund av SKL:s uttalande föreslås en ändring i regler för pension från och med till att ersättningen ska motsvara pensionsavgiften i gällande pensionsavtal KAP-KL. Pensionsavgiften för anställda är för närvarande 4,5 % på pensionsgrundande inkomst. I denna revidering görs också redaktionella ändringar i texten, för att den ska överensstämma med ändrad organisation. Detta innebär att, förvaltningschef ändras till sektorchef och förvaltning till sektor. Beredning Personalutvecklarens tjänsteskrivelse Förvaltningens förslag till beslut * Kommunfullmäktige beslutar att revidera regler för pension, med ändrad ersättning till kommunens fritidspolitiker för förlorad tjänstepensionsförmån. * Kommunfullmäktige beslutar att fritidspolitiker erhåller ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån motsvarande pensionsavgiften i aktuellt pensionsavtal för anställda i kommunen. Ersättningen beräknas på ersättningen för förlorad arbetsinkomst. En förutsättning är att förlorad tjänstepensionsförmån intygats. Pensionsersättningen utbetalas kontant varje månad och ändringen gäller från och med Justerandes sign Utdragsbestyrkande

22 sida Dnr: KS KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Revidering av regler för pension Enligt regler för pension utgår ersättning till fritidspolitiker för förlorad tjänstepension med 3,5 % av ersättning för förlorad arbetsinkomst. Förutsättningen för att ersättningen utgår är att den förtroendevalde intygar om förlorad pensionsförmån. Nuvarande ersättning beslutades 2007 enligt dåvarande rekommendationer från Sveriges Kommuner och Landsting. I juni 2012 uttalade SKL i arbetsgivarnytt nr 28/12, att de anser att en ersättning motsvarande 4,5 procent på den årliga ersättningen för förlorad arbetsinkomst är skälig ersättning. Uttalandet grundar sig på förändringar i pensionsavtalen för tjänstepensioner på både privat och i offentlig sektor. På grund av SKL:s uttalande föreslås en ändring i regler för pension från och med till att ersättningen ska motsvara pensionsavgiften i gällande pensionsavtal KAP-KL. Pensionsavgiften för anställda är för närvarande 4,5 % på pensionsgrundande inkomst. I denna revidering görs också redaktionella ändringar i texten, för att den ska överensstämma med ändrad organisation. Detta innebär att, förvaltningschef ändras till sektorchef och förvaltning till sektor. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi 2012 erhöll endast 3-4 politiker ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån och den totala kostnaden uppgick endast till ca 500:-. Höjningen av ersättningen med 1 % innebär en kostnad på ca 150:-/år. 2. Miljö Ingen påverkan. 3. Folkhälsa Förslaget främjar fritidspolitikers trygghet, eftersom ersättningen kommer att motsvara pensionsförmåner för anställda både i privat och offentlig sektor. Förslaget innebär inte någon förändring för anställda i Munkedals kommun som även är fritidspolitiker i kommunen, eftersom de har pensionsgrundande ledighet. 4. Facklig samverkan enligt FAS De fackliga organisationerna ställer sig bakom arbetsgivarens förslag till beslut. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att revidera regler för pension, med ändrad ersättning till kommunens fritidspolitiker för förlorad tjänstepensionsförmån. Kommunfullmäktige beslutar att fritidspolitiker erhåller ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån motsvarande pensionsavgiften i aktuellt pensionsavtal för anställda i kommunen. Ersättningen beräknas på ersättningen för förlorad arbetsinkomst. En förutsättning är att förlorad tjänstepensionsförmån intygats. Pensionsersättningen utbetalas kontant varje månad och ändringen gäller från och med MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

23 sida 2 23 Erna Gustavsson Personalutvecklare Mariette Lindeberg Öqvist Personalchef Beslutet expedieras till: Löneenheten Akten MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

24 24 Regler för pension Munkedals kommun Dokumentnamn: Regler för pension Dnr KS Typ av dokument: Regel Handläggare: Personalchef Reviderad av : KS KF Revisionshistorik: Antagen av kommunstyrelsen KS och KF Giltighet: Tills vidare

25 Regler för pension Munkedals kommun 25 Innehållsförteckning SAMMANFATTNING...3 INLEDNING...5 Bakgrund och syfte... 5 Uppdatering... 5 Beslutsordning... 5 PENSION TILL ANSTÄLLDA...6 Allmänt...6 Deltidsarbete med oförändrad pensionsgrundande lön... 6 Särskild avtalspension... 7 Pensionsförstärkning vid förtida uttag av tjänstepension... 8 Löneväxling till pension... 9 PENSION TILL SEKTORCHEFER OCH MOTSVARANDE 10 Alternativ KAP-KL...10 PENSIONSINFORMATION...11 PENSION TILL FÖRTROENDEVALDA Förtroendevalda på heltid och deltid...12 Fritidspolitiker...12 TRYGGANDE AV KOMMUNENS PENSIONSÅTAGANDE (13)

26 Regler för pension Munkedals kommun 26 Sammanfattning Pension till anställda Äldre anställda har möjlighet att minska sin arbetstid med bibehållen pensionsgrundande lön. Särskild avtalspension på heltid kan beviljas efter individuell prövning. Av ekonomiska skäl har kommunen ett återhållsamt och restriktivt synsätt. För anställda som har fyllt 64 år gäller detta synsätt i något mindre omfattning. I syfte att bland annat lösa övertalighet eller organisatoriska förändringar, kan pensionsförstärkning beviljas för anställd som avgår från anställningen med förtida uttag av tjänstepension. Samtliga tillsvidareanställda erbjuds att växla lön mot extra pension. Pension till sektorchefer och motsvarande Sektorchefer och motsvarande har möjlighet att välja alternativ KAP-KL. Pension till förtroendevalda Förtroendevalda på heltid och deltid om minst 40 procent omfattas av PBF (Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda). Vid samordning med förvärvsinkomst undantas per månad ett belopp motsvarande en tolftedel av gällande prisbasbelopp. Fritidspolitiker erhåller ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån motsvarande pensionsavgiften i aktuellt pensionsavtal för anställda i kommunen. Ersättningen beräknas på ersättningen för förlorad arbetsinkomst. En förutsättning är att förlorad tjänstepensionsförmån intygats. Pensionsersättningen utbetalas kontant varje månad och ändringen gäller från och med Tryggande av pensionsförmåner Kommunen tryggar avgiftsbestämd ålderspension, förmånsbestämd ålderspension, pension till efterlevande enligt KAP-KL samt alternativ KAP-KL genom försäkring. Kommunen tryggar särskild avtalspension och pensionsförmåner enligt PBF genom beskattningsrätten. Pensionsförmånerna skuldförs i sin helhet i samband med beviljad pension. Kommunen tryggar intjänad pension före 1998 genom beskattningsrätten. Pensionsåtagandet redovisas som en ansvarsförbindelse. 3 (13)

27 Regler för pension Munkedals kommun 27 Beslutsordning Kommunfullmäktige är pensionsmyndighet för förtroendevalda. Kommunstyrelsen är högsta ansvarig instans för anställdas pensionsvillkor. Personalchefen, i samråd med berörd sektor, beslutar om deltidsarbete med oförändrad pensionsgrundande lön, särskild avtalspension samt pensionsförstärkning vid förtida uttag av tjänstepension. Motsvarande beslut avseende sektorschef eller annan anställd med motsvarande ställning, fattas av kommunstyrelsen. Pensionshandläggaren beslutar i normala och löpande pensionsärenden. Pensionsinformation till anställda Kommunen erbjuder varje år muntlig pensionsinformation i grupp för nyanställda samt övriga som ska göra sitt val för första gången. 4 (13)

28 Regler för pension Munkedals kommun 28 Inledning Bakgrund och syfte Bakgrund Intresset för pensionsfrågor har ökat på senare år. Anledningen är bland annat de individuella valmöjligheter som införts inom såväl det allmänna pensionssystemet som KAP-KL och andra tjänstepensionssystem. Andra bidragande faktorer är den utvidgade möjligheten till alternativa pensionslösningar inom tjänstepensionsområdet, liksom möjligheten att använda tjänstepension som alternativ i samband med personalavveckling. Syfte Pensionsavtalet KAP-KL innehåller ett flertal möjligheter till lokala beslut. I kommunens strävan att vara en attraktiv arbetsgivare och därmed skapa fortsatt goda möjligheter att rekrytera och behålla anställda, är det viktigt med långsiktiga och tydliga riktlinjer för pensionsrelaterade frågor. Reglerna för pension beskriver på ett samlat sätt kommunens åtaganden i pensionshänseende gentemot anställda och förtroendevalda. Uppdatering Reglerna för pension ska ses över vart tredje år och vid behov uppdateras. Däremellan ska uppdatering ske då det skett större förändringar i lagar och kollektivavtal med påverkan på pensionsområdet. Beslutsordning Kommunfullmäktige är pensionsmyndighet för förtroendevalda. Kommunstyrelsen är högsta ansvarig instans för anställdas pensionsvillkor. Personalchefen, i samråd med berörd sektor, beslutar om deltidsarbete med oförändrad pensionsgrundande lön, särskild avtalspension samt pensionsförstärkning vid förtida uttag av tjänstepension. Motsvarande beslut avseende sektorchef eller annan anställd med motsvarande ställning, fattas av kommunstyrelsen. Pensionshandläggaren beslutar i normala och löpande pensionsärenden. 5 (13)

29 Regler för pension Munkedals kommun 29 Pension till anställda Allmänt Anställda med pensionsrätt omfattas av KAP-KL sedan Anställda som avgått eller fått anställningen omreglerad före 2006 på grund av sjuk- eller aktivitetsersättning omfattas inte av KAP-KL, utan av det tidigare pensionsavtal som gällde vid det aktuella tillfället. Kommunen tillämpar bestämmelserna i KAP-KL tillsammans med de kompletterande bestämmelserna i regler för pension. För en generell beskrivning av reglerna för allmän pension och KAP-KL, se bilagan. Deltidsarbete med oförändrad pensionsgrundande lön I syfte att öka förutsättningarna för äldre tillsvidareanställda att arbeta till 65 år eller längre, har kommunen beslutat om möjlighet till arbetstidsförkortning med oförändrad pensionsgrundande lön. Riktlinjer Arbetstiden kan minskas tidigast fr o m den månade den anställde fyller 61 år. Arbetstidsminskningen sker genom permanent omreglering av tjänsten. Den anställde kan minska sin arbetstid till som mest 50 procent av heltid. Som pensionsgrundande lön tillgodoräknas lönen före arbetstidsminskningen. Den pensionsgrundande lönen ska förändras procentuellt med faktiska löneökningar. Beslut fattas efter individuell prövning i varje enskilt fall av personalchefen efter samråd med berörd sektor. Beslut gällande sektorchef eller annan anställd med motsvarande ställning, fattas av kommunstyrelsen. Arbetstidsminskningen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, sjukersättning och ersättning från avtalsförsäkringarna eftersom den kontanta lönen blir lägre. Kommunen ska informera om detta. 6 (13)

30 Regler för pension Munkedals kommun 30 Särskild avtalspension Särskild avtalspension på heltid Med särskild avtalspension avses pension före 65 år. Pensionen kan vid behov användas som avgångspension efter överenskommelse mellan kommunen och den anställde. Av ekonomiska skäl beviljas särskild avtalspension med stor återhållsamhet och restriktion. För anställda som fyllt 64 år gäller dock ett mindre restriktivt synsätt, förutsatt att kommunen kan minska budgetramen med motsvarande nivå för berörd enhet. Beslut fattas efter individuell prövning i varje enskilt fall av personalchefen efter samråd med berörd sektor. Beslut gällande sektorchef eller annan anställd med motsvarande ställning, fattas av kommunstyrelsen. Särskild avtalspension beräknas på ett pensionsunderlag (genomsnittslön) enligt KAP-KLs regler. Pensionsnivån är fastställd till nedanstående procentsatser. Födelseår ,5 inkomstbasbelopp 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 73,50 Pensionsnivå i procent av pensionsunderlaget 7,5-20 inkomstbasbelopp 62,50 62,14 61,79 61,43 61,07 60,71 60,36 60,00 59,64 59,29 58,93 58,57 58,21 57,86 57,50 57,14 56,79 56,43 56,07 55,71 55,36 55, inkomstbasbelopp 31,25 31,07 30,89 30,71 30,54 30,36 30,18 30,00 29,82 29,64 29,46 29,29 29,11 28,93 28,75 28,57 28,39 28,21 28,04 27,86 27,68 27,50 7 (13)

31 Regler för pension Munkedals kommun 31 Hel särskild avtalspension betalas ut från den överenskomna avgångstidpunkten och längst till 65 år. Kommunen ska fortsätta att betala pensionsavgifter för avgiftsbestämd ålderspension under tid med särskild avtalspension. Avgiften beräknas på det pensionsunderlag som fastställts för den särskilda avtalspensionen, uppräknat med inkomstbasbeloppets förändringar i förhållande till avgångsåret. Pensionsgrundande tid för förmånsbestämd ålderspension ska i förekommande fall fortsätta att tillgodoräknas och rätten till efterlevandepension ska bibehållas oförändrad under tid med särskild avtalspension. Eventuell förvärvsinkomst samordnas med 73,5 procent av inkomsten. Från samordning undantas dock ett belopp som per månad räknat motsvarar en tolftedel av gällande prisbasbelopp. Kommunen kompenserar ej för eventuellt förlorat intjänande i det allmänna pensionssystemet. Kommunen ska dock informera om att särskild avtalspension kan komma att påverka den allmänna pensionens storlek. Pensionsförstärkning vid förtida uttag av tjänstepension För anställd som tidigast från och med 61 års ålder avgår helt från anställningen med förtida uttag av tjänstepension, kan kommunen bevilja pensionsförstärkning. Pensionsförstärkning kan beviljas i syfte att lösa övertalighet eller organisatoriska förändringar, då det föreligger behov av generations- eller kompetensväxling eller då kommunen av annan orsak finner denna lösning lämplig. Pensionsförstärkning betalas ut från och med månaden efter avgångsmånaden till och med månaden innan 65-årsmånaden. Pensionsförstärkningen uppgår till 15 procent av den fasta månadslönen vid avgångstillfället. Pensionsförstärkningen utges med samma belopp under hela utbetalningstiden utan indexering. Beslut fattas efter individuell prövning i varje enskilt fall av personalchefen efter samråd med berörd sektor. Beslut gällande sektorchef eller annan anställd med motsvarande ställning, fattas av kommunstyrelsen. Pensionsförstärkningen betalas ut månadsvis genom kommunens pensionsadministratör. Anställningen upphör i samband med avgången och något ytterligare pensionsintjänande sker ej därefter. 8 (13)

32 Regler för pension Munkedals kommun 32 Löneväxling till pension Kommunens tillsvidareanställda har möjlighet att löneväxla till pension via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Det överenskomna beloppet avsätts till en tjänstepensionsförsäkring. Den lön som växlas får inte ha varit tillgänglig för lyftning. Lägsta belopp att växla är 300 kronor per månad och högsta belopp är kr per månad, dock får högst 20 procent av bruttolönen växlas. Löneväxlingen ska i princip vara kostnadsneutral för kommunen. Det innebär att skillnaden mellan sociala avgifter och särskild löneskatt tillgodoräknas den anställde. För att inte löneväxlingen ska inverka negativt på den anställdes ordinarie tjänstepension ska den oväxlade lönen vara pensionsgrundande. Närmare bestämmelser om löneväxling ska regleras i särskilda riktlinjer. Dessa riktlinjer ska utöver ovanstående även reglera villkor för upphörande, de anställdas valmöjligheter vad gäller försäkringsbolag och försäkringsformer, vad som gäller vid olika ledigheter etc. För varje anställd som vill löneväxla ska ett avtal upprättas mellan kommunen och den anställde. Löneväxling kan påverka den anställdes allmänna pension, sjuk- och föräldrapenning, ersättning från avtalsförsäkringarna med mera. Kommunen ska informera om detta. 9 (13)

33 Regler för pension Munkedals kommun 33 Pension till sektorchefer och motsvarande I syfte att stärka kommunens möjlighet att rekrytera och behålla högre chefer i konkurrens med andra arbetsgivare, erbjuder kommunen i enlighet med bestämmelserna i KAP-KL, möjlighet till alternativ pensionslösning. Alternativ KAP-KL Allmänt Alternativ KAP-KL innebär att den förmånsbestämda ålderspensionen enligt KAP-KL byts mot en premiebestämd ålderspension. Övriga pensionsförmåner inom KAP-KL behålls oförändrade eller följer kommunens regler för pension.. Jämfört med den ordinarie förmånsbestämda ålderspensionen, innebär alternativ KAP-KL större flexibilitet och möjlighet till individuell anpassning. Kostnadsneutralitet Alternativ KAP-KL är kostnadsneutral för kommunen. Pensionsförmånen tryggas genom försäkring. Premien motsvarar den som kommunen skulle ha betalat för den kollektiva försäkringen av förmånsbestämd ålderspension. Anställda som omfattas Erbjudandet om alternativ KAP-KL omfattar alla nuvarande och tillkommande sektorchefer eller motsvarande. En anställd som omfattas av erbjudandet beslutar själv om han eller hon ska acceptera alternativ KAP-KL eller fortsätta att omfattas av den ordinarie förmånsbestämda ålderspensionen enligt KAP-KL. Eget val Den anställde väljer själv om premien ska placeras i traditionell försäkring eller fondförsäkring, samt om försäkringen ska innehålla återbetalningsskydd eller inte. Återbetalningsskydd innebär att det samlade pensionskapitalet betalas ut till de insatta förmånstagarna som en månadsvis pension om den anställde avlider. Försäkringsbolag anvisas av kommunen. Utbetalning Pensionen betalas ut efter överenskommelse med försäkringsbolaget, tidigast från 55 års ålder. Pensionen kan tas ut under en begränsad tid eller i vissa fall livsvarigt. Kortaste utbetalningstid är vanligtvis fem år. Premieinbetalning Premien för alternativ KAP-KL betalas löpande av kommunen till den försäkring den anställde valt. 10 (13)

34 Regler för pension Munkedals kommun 34 Övrigt En anställd som valt att omfattas av alternativ KAP-KL kan inte återgå till ordinarie KAP-KL så länge anställningen i kommunen består. Vad gäller möjligheten till deltidsarbete med oförändrad pensionsgrundande lön, beviljande av särskild avtalspension, pensionsförstärkning vid förtida uttag av tjänstepension samt möjlighet till löneväxling, sker detta i enlighet med regler som gäller övriga anställda i kommunen. Pensionsinformation Kommunen är ansvarig för att anställda informeras om de pensionsförmåner som tjänats in i anställningen. Kommunens anställda får via kommunens pensionsadministratör varje år information om intjänade pensionsförmåner i anställningen. Pensionsinformationen är skriftlig och lämnas i form av en pensionsprognos. Information om den avgiftsbestämda ålderspensionens storlek fås från det försäkringsbolag den anställde valt. Nyanställda och övriga som ska göra sitt val för första gången För denna grupp erbjuder kommunen varje år muntlig och gruppvis pensionsinformation. Syftet med informationen är att översiktligt informera om KAP-KL och det individuella valet, samt öka medvetenheten om individens ansvar för den framtida pensionen. Informationen genomförs antingen i egen regi eller med hjälp av extern partner. Information om löneväxling Kommunen ska tillhandahålla skriftlig information som beskriver de riktlinjer kommunen beslutat om samt eventuella konsekvenser. Information om alternativ KAP-KL I samband med att möjligheten införs ska kommunen genomföra en muntlig och gruppvis information. Informationen genomförs antingen i egen regi eller med hjälp av extern partner. För nytillkommande som omfattas av möjligheten ska kommunen tillhandahålla skriftlig information. 11 (13)

35 Regler för pension Munkedals kommun 35 Pension till förtroendevalda Förtroendevalda på heltid och deltid Kommunen har antagit Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda (PBF) att gälla från och med Pensionsbestämmelserna omfattar förtroendevalda vars uppdragstid är på heltid eller deltid om minst 40 procent. Vid samordning med förvärvsinkomst undantas dock ett belopp som för månad räknat motsvarar en tolftedel av gällande prisbasbelopp. I övrigt ska pension och avgångsersättning beräknas och utbetalas enligt PBF:s bestämmelser. Fritidspolitiker Fritidspolitiker i kommunen erhåller från och med ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån. Ersättningen utgörs av en kontant årlig ersättning. Fritidspolitiker ska ansöka om ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån enligt kommunens anvisningar. Ansökan om ersättning ska lämnas in senast 31 januari året efter det år förlusten hänför sig till. Den förtroendevalde ska visa att förtroendeuppdraget medfört minskat intjänande av tjänstepension. Storleken på förlusten behöver dock inte styrkas. Aktiv egen näringsverksamhet Fritidspolitiker som bedriver aktiv egen näringsverksamhet erhåller, istället för ovanstående, ersättning med verifierat belopp i den mån beloppet kan styrkas på ett för kommunen godtagbart sätt. Ansökan ska ske inom två år från pensioneringstillfället. Ersättning för uppdragstid före Fritidspolitiker erhåller ersättning med verifierat belopp baserat på redovisad förlorad arbetsinkomst. 12 (13)

36 Regler för pension Munkedals kommun 36 Tryggande av kommunens pensionsåtagande Munkedals kommun tryggar sina pensionsåtaganden på följande sätt: Avgiftsbestämd ålderspension Förmånsbestämd ålderspension Pension till efterlevande Särskild avtalspension Intjänad pension före 1998 Alternativ KAP-KL för förvaltningschefer eller motsvarande PBF (Pensionsbestämmelser för förtroendevalda) Tryggas sedan 1998 genom försäkring. Årlig inbetalning av premie till den försäkring som den anställde valt. Tryggas genom försäkring. Löpande inbetalning av premie. Tryggas genom beskattningsrätten. Tryggas genom beskattningsrätten. Hela pensionsbeloppet skuldförs i samband med beviljad pension. Tryggas genom beskattningsrätten. Redovisas som en ansvarsförbindelse inom linjen i balansräkningen. Tryggas genom försäkring. Löpande inbetalning av premie till den försäkring den anställde valt. Tryggas genom beskattningsrätten. Hela pensionsbeloppet skuldförs i samband med beviljad pension. 13 (13)

37 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 37 Sida 7 KOMMUNSTYRELSEN Öppna jämförelser Grundskola 2013: Hur motiverar skolan eleverna? Webbseminarium från SKL Öppna jämförelser Grundskola ger en bild av alla 290 kommuners skolresultat. I år riktar SKL särskild uppmärksamhet på frågan om elevernas motivation. Forskningen visar att motivationen är viktig för elevernas prestationer. I Öppna jämförelser ser vi att eleverna under skoltiden får en minskad lust att lära, vilket är en viktig signal om att undervisningen på ett bättre sätt behöver engagera eleverna och knyta an till deras vardag. Håkan Sörman, SKL:s VD, inleder och redovisar årets resultat. Daniel Sundberg, forskare vid Linneuniversitetet, presenterar aktuell forskning om vad som påverkar elevers motivation i skolan. Frågestund Förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att notera informationen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

38 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 38 Sida 8 KOMMUNSTYRELSEN Dnr KS Tidplan för arbetet med intern kontroll (åtgärder med anledning av kommunrevisionens synpunkter) Tidsplanen för arbetet med intern kontroll antogs av KS i maj Arbetet med områdena intern kontroll i momsrutiner, avtalstrohet vid livsmedelsinköp, uppdatering av befintliga attestregister har under året blivit något sen. Den föreslagna tidsplanen revideras därför något inkom revisorerna med ytterligare en rapport som uppmärksammar brister i den interna kontrollen av upphandling av konsulttjänster. Revisorerna noterar att det är vanligt att direktupphandling tillämpas när konsulter anlitas. Detta, menar revisorerna, innebär att vare sig kommunens regelverk eller LOU (Lag om offentlig upphandling) tillämpas i kommunens upphandling av konsulttjänster. Bristen på tillämpning leder till försämring av den interna kontrollen och till ekonomiska risker för kommunen som upphandlande myndighet. Revisorerna föreslår att kommunstyrelsen i den pågående utvecklingsprocessen avseende intern kontroll lägger särskild vikt vid sådana rutiner som berör upphandlingsområdet för att på så sätt försäkrar sig om att de regelverk som tillskapats för effektiv och säker förvaltning verkligen tillämpas. Beredning Ekonomichefens tjänsteskrivelse Kommunstyrelsens ordförandes tjänsteskrivelse Förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förvaltningens förslag till tidplan. * Kommunstyrelsen beslutar att särskild vikt ska läggas, i den pågående utvecklingsprocessen avseende intern kontroll, vid sådana rutiner som berör upphandlingsområdet för att på så sätt försäkra sig om att de regelverk som tillskapats för effektiv och säker förvaltning verkligen tillämpas. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

39 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN TJÄNSTESKRIVELSE Tidplan för åtgärder av de brister som kommunens revisorers uppmärksammat i ett antal rapporter. Rapporterna omfattar: Intern kontroll i momsrutiner Avtalstrohet vid livsmedelsinköp Intern kontroll vid elektronisk fakturahantering Förteckning över attestuppdrag och firmateckning Konsultkostnader i kommunens verksamhet Revisorerna begär i en skrivelse att kommunstyrelsen återkommer med en realistisk tidplan för detta arbete. Områden Tidsplanen för arbetet med intern kontroll antogs av KS i maj Arbetet med nedanstående område har under året blivit något sen. Den föreslagna tidsplanen revideras därför något. Följande tidplan föreslås för arbetet: Tidplan Område Uppstart Klart Ansvarig Intern kontroll i momsrutiner Våren -12 Hösten -12 Susanne T Hösten -13 Avtalstrohet vid livsmedelsinköp Våren -12 Hösten -12 Elin K Har redovisats i bokslut Intern kontroll vid elektronisk fakturahantering Våren -12 Hösten -13 Susanne T Förteckning över attestuppdrag och firmateckning - Uppdatering av Våren -12 Hösten -12 Susanne T befintliga attestregister Hösten Genomförande av Meta Hösten -12 Hösten -13 IT/Personal kataloger¹ ¹ Projektet kring en automatiserad attestrutin genom PA-systemet Heroma drivs inte av ekonomienheten men kommer att påverka hela hanteringen av lösenordshantering och elektroniska attester. Nytt attestreglemente är framtaget och beslutas i KF 28/2-13. Konsultkostnader Våren -13 Hösten -13 Hans C MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

40 sida 2 40 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner förvaltningens förslag till tidplan Hans Clausen Ekonomichef Ekonomienheten MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer

41 sida Dnr: KOMMUNSTYRELSEN Åtgärder med anledning av brister i kommunens upphandling av konsulttjänster inkom den kommunala revisionen med en rapport som uppmärksammar brister i kommunens interna kontroll vad gäller upphandling av konsulttjänster. Revisorerna noterar att det är vanligt att direktupphandling tillämpas när konsulter anlitas. Detta, menar revisorerna, innebär att vare sig kommunens regelverk eller LOU (Lag om offentlig upphandling) tillämpas i kommunens upphandling av konsulttjänster. Bristen på tillämpning leder till försämring av den interna kontrollen och till ekonomiska risker för kommunen som upphandlande myndighet. Trots att kommunen under hösten 2012, efter upphandling, tecknat ramavtal med ett antal konsultföretag, har revisorerna noterat att det finns flera stora och frekvent förekommande tjänsteområden som inte omfattas av denna upphandling. Volymen för t ex vissa teknik- och plankonsulter är sådan att direktupphandling inte är tillämpningsbar. Revisorerna föreslår att kommunstyrelsen i den pågående utvecklingsprocessen avseende intern kontroll lägger särskild vikt vid sådana rutiner som berör upphandlingsområdet för att på så sätt försäkrar sig om att de regelverk som tillskapats för effektiv och säker förvaltning verkligen tillämpas. Särskilda konsekvensbeskrivningar 1. Ekonomi Den ekonomiska risk som är förenad med avvikelse från LOU i samband med direktupphandling är inte försumbar särskilt som Konkurrensverket bland annat fokuserar i sin tillsyn på denna typ av överträdelser. Den upphandlingsskadeavgift böter som, vid överträdelse, kan bli aktuell uppgår till 10 % av kontraktsvärdet, minst kronor och högst 10 mkr. 2. Miljö Ej aktuellt 3. Folkhälsa Ej aktuellt 4. Facklig samverkan enligt FAS Ej aktuellt Kommunstyrelsens ordförandes förslag till beslut * Kommunstyrelsen beslutar att särskild vikt ska läggas, i den pågående utvecklingsprocessen avseende intern kontroll, vid sådana rutiner som berör upphandlingsområdet för att på så sätt försäkra sig om att de regelverk som tillskapats för effektiv och säker förvaltning verkligen tillämpas. Åsa Karlsson Kommunstyrelsens ordförande MUNKEDAL Telefon växel Fax munkedal.kommun@munkedal.se Bankgiro Postgiro Organisationsnummer