ett fyrstegsprogram för terminologiarbete inom myndigheter

Transkript

1 ett fyrstegsprogram för terminologiarbete inom myndigheter Henrik Nilsson Nordterm 2011 Vasa, Finland Magnus Merkel Fodina & Linköpings universitet

2 Terminologicentrum TNC Sveriges nationella centrum för terminologi och fackspråk Bildades 1941 under namnet Tekniska nomenklaturcentralen Elva anställda Vision: en störningsfri fackspråklig kommunikation i samhället För att förverkliga visionen har TNC som mål att höja medvetenheten om terminologi och fackspråk i samhället och sprida kunskaper om terminologi och fackspråk genom information och utbildning att verka för att ändamålsenlig terminologi skapas och används inom näringsliv, myndigheter, utbildningsväsen och massmedier att erbjuda ett brett urval av terminologiska tjänster och produkter. Vi arbetar enligt en standardiserad metodik för begreppsanalys.

3 Fodina Avknoppning från NLPLAB, Institutionen för datavetenskap, Linköpings universitet. Startade 2004 Sju anställda Vår affärsidé: hjälpa kunder att förädla och effektivisera terminologioch dokumentationsprocesser. Våra processer och metoder är baserade på forskning inom dokumentbaserad språkteknologi. Vi är inte en översättningsbyrå. Vi levererar lösningar som stödjer skrivaktiviteter och automatisk kontroll i språkrelaterade processer.

4 Terminologisk medvetenhet IAF [Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen] ser att Olika begrepp förekommer i de tre förordningar som reglerar återkallande av anvisning. De begrepp som förekommer i förordningarna inte är tydligt definierade. [Sammanfattning, Rapport 2010:2]

5 Offentlig terminologisk medvetenhet Allt högre, men varierar (startsträcka)! Dock: viss osäkerhet om genomförandet En (1) officiellt utsedd terminologisamordnare (Elsäkerhetsverket), men flera som arbetar med terminologi Få organisationsmodeller och riktlinjer Självständiga myndigheter Initiativ till koordinering och ensning (internt och mellan myndigheter), E delegationen

6 Språkarbete på myndigheter: klarspråksarbete terminologiarbete EU språkvården översättningsarbete

7 Term O Stat Term O Stat är ett fyrstegsprogram som syftar till att hjälpa myndigheter att realisera språklagens terminologiparagraf. Term O Stat är en proaktiv åtgärd utifrån katalysator (språklagen).

8 Språklagen (2009:600) ramlag skyldighetslag inga sanktioner JO anmälning uppföljningsansvar (Språkrådet)

9 Språklagen och terminologi SFS 2009: Myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas.

10 Termhantering inom myndigheter Varje myndighet har ett eget fackspråk och en egen uppsättning termer som är specifika för myndighetens ansvarsområde. Att överblicka och förvalta denna terminologi är dock inte alltid enkelt. Eller att se till att den finns tillgänglig, används och utvecklas som det uttrycks i språklagen.

11 finns tillgänglig I vilken grad en organisations terminologi finns tillgänglig varierar. En del har webbordlistor eller termbanker, andra kanske interna Excel filer eller pärmar med insamlade termer. Sedan Rikstermbanken invigdes i mars 2009 har tillgängligheten till terminologi förenklats betydligt halvt bortglömda ordlistor från bilagor och rapporter har t.ex. lyfts fram i ljuset. Men det finns mer att göra

12 används Bara för att terminologin finns tillgänglig betyder det inte automatiskt att den också används. Användning av terminologin förutsätter att den lagras effektivare och att den bättre integreras med andra verktyg som används inom organisationen. Det krävs också en kontinuerlig genomgång av vilka termer som används och om dessa är lämpliga eller ej. Detta kan ordnas genom Term O Statsolika steg.

13 utvecklas När den existerande terminologin gåtts igenom, lagrats och används ökar också behovet av förvaltning och uppdatering. Ny lagstiftning kan ändra terminologin. Termer som används flitigt kan gradvis glida i betydelse. Data kan behöva utbytas med andra.

14 Vanliga problem bristande överblick över existerande och använda termer onödig termvariation synonymer och homonymer/polysemer olika syn på begreppen (mellan avdelningar, vid sammanslagningar etc.) olika målgrupper inkonsekventa eller bristfälliga översättningar som kan angripas med Term O Stat!

15 Term O Stats presentation Skriftliga inbjudningar med uppföljande samtal Hittills fyra träffar Språkrådet: information om språklagen TNC & Fodina: Term O Stat beskrivning Socialstyrelsen: information om deras terminologiarbete Terapisamtal : varje deltagande myndighet beskriver sitt aktuella läge vad gäller terminologiarbete, språkvårdsarbete etc. Flera skräddarsydda uppföljningspresentationer på plats hos myndigheter

16 Term O Stat: deltagare hittills * = specialpresentation ** = projekt inlett Banverket Bolagsverket Boverket Ekobrottsmyndigheten Försäkringskassan** Gentekniknämnden Handisam Myndigheten för handikappolitisk samordning Inera* Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF)** Jordbruksverket Kemikalieinspektionen Konsumentverket* Kronofogden Lantmäteriet Lunds universitet/översättningsservice Migrationsverket Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB)* Polarforskningssekretariatet Post och telestyrelsen Rikspolisstyrelsen Rättsmedicinalverket Sida Skatteverket* Skolverket Statens veterinärmedicinska anstalt (SVA) Statistiska centralbyrån (SCB) Strålsäkerhetsmyndigheten Sveriges geologiska undersökning (SGU) Säkerhetspolisen Tullverket VINNOVA

17 Term O Stats fyra steg 1. inventering av terminologin 2. analys av den inventerade terminologin 3. begreppsanalys, definitionsskrivning, termval 4. integration av terminologin med andra verktyg

18 Steg ett Ta tempen på termanvändningen och plocka fram myndighetsspecifika termer. I steg ett gör vi en automatisk språklig analys av dokumentation och webbsidor. Vi plockar fram de termer som faktiskt används samt identifierar synonymer och inkonsekvent termanvändning. Med hjälp av avancerade verktyg rangordnas termerna och ett urval av viktiga termer görs.

19 Steg ett sågör vi Datainsamling Språklig analys Diskussion om resultat Beslut: hur behöver vi gå vidare? Delmängd av dokumentationsmängden Med hjälp av Fodinas automatiska processer Termkandidater Konsekvensanalys Spretighet

20 Språklig analys Grammatisk och lexikal analys av ett urval av myndighetens textmaterial. Termextraktion med hjälp av ordklassinformation, mönster, befintliga termexempel, statistik, m.m. Filtrering och sammanställning av termdata med språklig information, gruppering av möjliga synonymer, frekvensinformation och exempel.

21 Extraktion av termkandidater ur dokumentsamling sjukpenninggrundande inkomst egen företagare beräknad nettointäkt årsinkomst arbete räkna ut sjukpenning föräldrapenning Försäkringskassan nettointäkt företagets resultat avdrag kostnad avsättning periodiseringsfond egenavgift skatteavdrag räkna av informationsmaterial anställd arbetsuppgift företag uppbyggnad belopp verklig nettointäkt period driva belopp

22 Steg 1 på Försäkringskassan Indata (FK:s dokument på externa webben): Html dokument Word dokument Excel dokument Pdf dokument Resultat: termkandidater som validerades manuellt. Slutleverans: termkandidater av termkandidaterna grupperades i synonymgrupper.

23 Tillvägagångssätt på FK för steg 1 1. Insamling av dokument 2. Analys av filstruktur 3. Konvertering från Word, Excel, Power Point, html och pdf till textformat 4. Grammatisk analys 5. Termextraktion 6. Import till databas 7. Filtrering 8. Språklig validering 1 9. Synonymgenerering 10. Språklig validering Koppling till begreppskatalog 12. Beläggsökning i Rikstermbanken 13. Export till Excel blad

24 Exempel på resultat

25 Grupperingar med gemensamma delsträngar

26 Steg två Arbeta tillsammans med myndigheten kring dessa termers relevans och användningsområde. I steg två analyserar vi tillsammans med myndigheten hur termerna har använts, och vilka som fortsättningsvis bör användas och hur. Termerna delas in i delområden som behandlas var för sig.

27 Begreppskluster: Försäkringskassan A. fackspecifika begrepp, dvs. begrepp som hör hemma inom det fackområde som ska behandlas: adoptionskostnadsbidrag, aktivitetsersättning, barnbidrag, omräkning, sjukpenning, vårdbidrag B. facköverskridande begrepp, dvs. begrepp som hör hemma i två eller flera närliggande fackområden: allmän ålderspension, delpension, ohälsa, sociala avgifter C. begrepp som tillhör andra fackområden: allmän handling, applikationsportfölj, personkrets, politikområde D. begrepp som tillhör ett allmänt språkbruk: funktion, infrastruktur, myndig, anpassa, verksamhet, jämlikhet, storstadsregion, värdegrund, bilaga, anställning, process, situation

28 Steg 2: TermViewer vy (gruppering)

29 Steg två: resultat Prioriteringar 1. "Försäkringskassespecifika" termer (2628) 2. Myndighetsgemensamma termer (2320) 3. "Allmänna" facktermer (6235) 4. Allmänord (4618) 5. Namn (726) 6. Vet ej fördelas på ovanstående 7. Felstavningar etc. allmänt språkvårdsarbete

30

31 Steg två: resultat Gruppering (för 1: Försäkringskassespecifika termer) AL: allmänt (administration m.m.) (1258) PE: pensionsrelaterade (1) FÖ: förälder (279) SJ: sjuk (620) BO: bostad (42) FU: funktionsnedsättning (137) UT: utomlands (74) TA: tandvård (39) AR: arbetssökande (23) TO: totalförsvarspliktig (10) NY: ny i Sverige (13)

32

33 Steg tre Analysera och slå fast termernas betydelse genom definitioner och diagram. I steg tre analyserar vi begreppen och skapar tydliga definitioner inom varje delområde.

34 delegat medlem av delegation konsensus allmän överenskommelse...? projektdeltagare fysisk person som deltar i ett eller flera projekt stadium fördefinierat läge för...? projektassistent person som assisterar i ett projekt projektledare person som leder ett projekt adjungerad projektdeltagare representerar ett annat projekt inbjuden expert tillföra speciell kunskap ärende avgränsad arbetsuppgift... styrgrupp grupp som fattar övergripande beslut om... samordningsgrupp grupp som samordnar... projekt verksamhet som är inriktad mot ett bestämt mål... inom inom internprojekt projekt egna verksamhetsutvecklingen standardiseringsprojekt projekt främst inriktat på att utveckla standarder... sekretariatsprojekt projekt genomföra internationella standardiseringsprojekt utvecklingsprojekt projekt som syftar till att starta standardiseringsprojekt delprojekt del av ett projekt... SIS Workshop standardiseringsprojekt... driver driver tekniskt råd grupp inom ett verksamhetsområde inrättar och avslutar teknisk kommitté kommitté som driver standardiseringsprojekt verksamhetsplan beskrivning av... överenskommelse skriftlig, bindande bekräftelse... generisk relation partitiv relation associativ relation arbetsgrupp grupp som är underställd en teknisk kommitté... ordförande person utsedd att leda... arbetsprogram del av verksamhetsplan...

35 Relation term begrepp term term (term) begrepp term term term

36 Steg fyra Integrera termerna och definitionerna i myndighetens verktyg och i Rikstermbanken. Steg fyra omfattar att skapa en strukturerad termdatabas med de termer och den terminformation som är resultatet av de tidigare tre stegen. att integrera med befintliga skriv och översättningsverktyg som t.ex. Microsoft Word så att både fastslagna och förbjudna termer markeras tydligt redan när dokumenten skrivs. att förbereda materialet för inläggning i Rikstermbanken.

37 Terminologiarbetet Planera och förbereda Analysera begrepp Förankra Besluta Publicera, marknadsföra och förvalta Assistera och kontrollera användning

38 Automatiserad språkgranskning Omedelbar återmatning till skribenten Förslag på korrekt terminologi och frasering Pedagogiken i omedelbar, konsekvent återmatning Identifiera vanliga fel och misstag för att sätta in fokuserad utbildning Minska behovet av manuell granskning Alltid samma bedömning Integration med dokumenthanterings och arbetsflödesverktyg

39 Terminologiarbete och Term O Stat Analysera texter automatiskt & föreslå termer Analysera begrepp och termer Definiera, bestämma termstatus Publicera, marknadsföra och förvalta Använda och integrera i skrivverktyg

40 Myndighetens arbetsinsats/steg 1. urval av material att excerpera, 2. bistå vid prioritering och gruppering (klassifikationssystem, grupperingsgrunder) 3. begreppsanalys, definitionsskrivning, termval, publicering 4. IT avdelning, internutbildning

41 samarbete (TNC Fodina) gemensamt bedrivet arbete som gäller en väl avgränsad uppgift Traditionellt + teknikorienterat terminologiarbete En övergripande och en specialiserad organisation tydlig arbetsfördelning Nära, men ändå separerat samarbete (offerter etc.) Avlastning för varandra Har lett till utveckling av nya verktyg Mer övertygande och lockande tillsammans? Stimulerande!