Lönsam statistisk analys i Arla Foods förbättringsarbete

Transkript

1 Ett nyhetsbrev om verksamhetsutveckling och kvalitet AUGUSTI 2009 Lönsam statistisk analys i Arla Foods förbättringsarbete 4 Snabb start på förbättringarna hos DSV 6 Lean ger bra resultat på Helsingborgs lasarett 7 Mycket att vinna på systematisk produktutveckling 8 Kompetens om olika metoder ger större möjlighet att lyckas 9 Lyckade Sex Sigma-projekt 10 Socialtjänst i Malmö satsar på effektivare processer 14 Allt viktigare att utveckla sina leverantörer 15

2 Lars Sörqvist VD Sandholm Associates AB Kurser och Verksamhetsutveckling och kvalitet seminarier hösten 2009 Friska satsningar trots krisen Om man tittar bakåt på historien kan man se att kriser nästan alltid har varit det som drivit på utveckling och nytänkande. Många av de organisationer som vi idag ser som goda föredömen startade sina satsningar som följd av kriser. En kris kan ena verksamheten, skapa engagemang och får både ledning och medarbetare att inse att förbättringar krävs. I en kris finns det också tid att satsa på både offensivt förbättringsarbete och kompetensutveckling, till skillnad mot i en högkonjunktur. Genom att jobba med resultatorienterat förbättringsarbete, som Sex Sigma eller Lean, kan ofta nödvändiga besparingar uppnås utan att allt för dramatiska nedskärningar krävs. En ambitiös förbättringssatsning verkar också mycket positivt på medarbetarnas trygghet och framåtanda. De som vågar satsa när det är tufft går ofta ur krisen som vinnare. Möjligheterna att öka kundernas tillfredsställelse och ta marknadsandelar är stora när konkurrenterna skär ner kortsiktigt. För att lyckas krävs dock engagemang och förståelse. Många verksamheter väljer dessvärre urskiljningslösa nedskärningar. Men glädjande nog finns det också många som förstår de möjligheter som finns i att hantera krisen rätt. En bra indikator är Sandholm Associates kursverksamhet. Sedan krisen slog till kan vi konstatera att vi har det bästa bokningsläget i företagets 38-åriga historia! Allt fler företag och offentliga organisationer satsar nu hårt på Sex Sigma- och Leanprogram. Personligen ser jag detta som ännu ett bevis på att mognaden inom kvalitet, verksamhetsutveckling och förbättringsarbete har ökat markant. Allt fler inser nu att dessa satsningar inte är en kostnad utan en mycket god investering som kan ge stor avkastning. Att systematiskt arbeta med förbättringar har för många blivit vägen ut ur krisen och ett sätt att rusta sig inför den kommande uppgången. Lycka till i ditt förbättringsarbete! KVALITETSCHEFSKURS En gedigen ledarutbildning i resultatinriktad verksamhetsutveckling. Du får omfattande kunskaper om effektiva strategier, metoder och hjälpmedel för att åstadkomma goda resultat och nöjda kunder. 20 dagar i 8 block. Kursstart: 5 oktober LEAN-LEDARUTBILDNING Ett gediget utbildningsprogram där du får kunskaper om hur man arbetar med Lean på ett resultatorienterat sätt. 13 dagar i 6 block. Det finns också möjlighet att delta i enstaka kursblock. Kursstart: 17 september BLACK BELT-UTBILDNING Du lär dig använda effektiva förbättringsmetoder enligt Sex Sigma och axla rollen som förbättringsledare. Du genomför ett verkligt projekt som betalar kursen direkt! 20 dagar i 8 block. Kursstart: 14 september MASTER BLACK BELT-UTBILDNING Du är redan Black Belt och får här kunskaper för en ledan de roll i förbättringsarbete enligt Sex Sigma. Vi erbjuder två inriktningar: 1. Analytisk Master Black Belt, som ger goda kunskaper inom avancerad analys- och problemlösning. 20 dagar i 9 block. Kursstart: 17 september 2. Strategisk Master Black Belt, som innebär en påbyggnad av strategisk kvalitetsledarutbildning i form av vår Kvalitetschefskurs (se ovan). Kursstart: 5 oktober DESIGN FOR SIX SIGMA (DFSS) En utbildning om hur ett kundorienterat utvecklings arbete kan bedrivas. Du lär dig verktyg och metoder för identifiering av kund behov, kravhantering, konceptframtagning, produkt optimering, tillförlitlighetsteknik, verifiering och hantering av utvecklingsprojekt. 8 dagar i 3 block. Kursstart: 28 september PRAKTISK STATISTIK En utbildning om bättre och effektivare beslut genom begriplig statistik. Du lär dig använda moderna statis tiska metoder som ger mer faktabaserade och rättvisande beslutsunderlag i förbättringsarbetet. Praktiskt inriktat med verkliga exempel. 18 dagar i 8 block. Kursstart: 19 oktober Sandholm Associates arrangerar Öppet hus med kostnadsfria seminarier på 11 orter i augusti och september: ESKILSTUNA 31/8, JÖNKÖPING 1/9, MALMÖ 2/9, VÄSTERVIK 3/9, LINKÖPING 4/9, STOCKHOLM 7/9 och 8/9, OSLO 10/9, GÖTEBORG 11/9, UPPSALA 14/9, BORLÄNGE 15/9, SÖDERHAMN 16/9 Se separat bilaga i detta nummer av Potential eller gå in på Så integrerar man Lean och Sex Sigma STOCKHOLM 24/9 Vi upprepar vårt tidigare välbesökta specialseminarium om hur man kan integrera Lean och Sex Sigma. Läs mer och anmäl dig på Kvalitet Verksamhetsutveckling med fokus på totalkvalitet Kvalitet och effektivitet genom hela organisationen 3 dagar: september Kvalitetssäkring i produktionen Att säkerställa bättre kvalitet och produktivitet 3 dagar: 7 9 oktober Leverantörskvalitet Nära samverkan = bättre kvalitet och besparingar 2 dagar: 7 8 december Fokus på kvalitet handledarutbildning Skapa intern kultur av ständiga förbättringar 3 dagar: Kontakta oss för intern utbildning Det pedagogiska ledarskapet Ett ledarskap i tiden 1 dag: 26 oktober Ledningssystem ISO 9000:2008 i praktiken Använda standarden som verklig hjälp i konkurrensen 3 dagar: 30 september 2 oktober Informationssäkerhet och riskhantering Effektiv och säker hantering av information 2 dagar: 2 3 november Ledningssystem för informationssäkerhet Implementering utifrån ISO/IEC (tidigare 17799) 2 dagar: 4 5 november Lagar och förordningar om informationssäkerhet Viktiga anpassningar enligt SOX och andra regler 1 dag: 6 november Analysera fakta Introduktion till Minitab Ett kraftfullt analysverktyg 1 dag: 21 oktober Statistisk processanalys Processdata över tiden (SPC) och duglighet 3 dagar: 30 september 2 oktober (Göteborg), oktober (Stockholm), 7 9 december (Malmö) Mätsystemanalys Gage R&R Hur bra är ditt mätsystem? 1 dag: 22 oktober Hypotestest Att jämföra resultat 3 dagar: november Regressionsanalys Vad påverkar resultatet? 2 dagar: 9 10 december Black Belt Workshop En fördjupande workshop för Black Belts 2 dagar: november Tillförlitlighet Hur länge håller det? 2 dagar: oktober Design of Experiment Fördjupad kunskap om statistisk försöksplanering 3 dagar: november Multivariat dataanalys Om att hitta samband i befintliga data 2 dagar: januari 2010 Makron i Minitab Effektivisera och säkra upprepade analyser 2 dagar: november Förbättra Ständiga förbättringar Program och tekniker för att identifiera och lösa problem 2 dagar: 9 10 november Problemlösning med förbättringsverktyg (Yellow Belt) Metoder och hjälpmedel som ger resultat 3 dagar: september (Göteborg), oktober (Malmö), november (Stockholm) Leda förändring den mänskliga aspekten Hantera attityder och öka gruppdynamik i förbättringsarbetet 2 dagar: november Sponsorutbildning Hur man som operativ chef leder förbättringsarbete 2 dagar: september Green Belt-utbildning Lär fler att genomföra fler förbättringsprojekt 6 dagar i 2 block: Ges i Stockholm, Göteborg och Malmö. Kursdatum se Processer och flöden Processorientering och processledning Att styra fram effektivare verksamhet och nöjdare kunder 3 dagar: 30 november 2 december Processkartläggning Så gör du metoder för kartläggning av processer 1 dag: 3 december Lean resurseffektiv produktion av varor och tjänster Mer värde med mindre resurser 2 dagar: september Värdeflödesanalys Att skapa värdefulla flöden 2 dagar: 9 oktober + 22 oktober Fem S ordning och reda i verksamheten Att skapa en effektiv arbetsplats 1 dag: 8 oktober Leanspel Simulera och lär hur Lean ger resultat 1/2 2 dagar: Kontakta oss för intern utbildning Följa upp Mäta och följa upp kvalitet Kvalitetsbristkostnader, kundmätningar, klagomåls- och avvikelsehantering 3 dagar (enstaka dagar kan väljas): oktober Kvalitetsrevision Professionell kvalitetsrevision med sikte på förbättringar Möjlighet till diplomering 3 dagar: 2 4 november Intervjuteknik vid revisioner Effektivare och tryggare dialog 1 dag: 5 november USKs möjligheter Hitta förbättringspotentialen med hjälp av kriterierna för de tre USK-modellerna (SIQ, EFQM och MBNQA) 3 dagar: Kontakta oss för intern utbildning Mer information på

3 Statistisk analys ger bättre beslutsunderlag och möjliggör viktiga ekonomiska besparingar, menar Kjell Ek och Urban Olofsson. Lönsam statistisk analys i Arla Foods förbättringsarbete Inom Arla Foods ostproduktion i Sverige utvecklar man sedan länge en lönsam förbättringskultur som bygger på statistisk analys. Den sprider sig nu allt mer till andra delar av koncernen. Arla Foods är en kooperativ koncern som ägs av svenska och danska bönder och har produktion i 12 länder. Bland annat är företaget en stor producent av ost. Här i Sverige finns fyra ysterier. Avgörande att minska variationerna Ett av de större ysterierna finns i Falkenberg, där man producerar cirka ton ost per år. Den stora volymprodukten här är hushållsost, som man gör 52 ton av varje dag. Multiplicera allt med 10 så får man fram ungefär hur mycket mjölkråvara som går åt. I Falkenbergs ostproduktion står mjölken för omkring 80 procent av de totala kostnaderna. Lägg därtill att osten är en levande produkt, gjord av en levande mjölkråvara som har naturliga variationer. Allt detta sätter scenen och fokus för förbättringsarbetet. Det avgörande är att minska variationerna i processerna. Och här är statistiska metoder och statistisk analys en grundbult som gör det möjligt att dra rätt slutsatser och fatta rätt beslut. Statistisk analys ger bättre beslut Genom att analysera statistik får vi helt enkelt bättre beslutsunderlag, Praktisk statistik annars kan det lätt bli tyckande och invanda arbetssätt som styr besluten, säger director Kjell Ek, som är chef för mejerierna i Falkenberg och Kvibille. Analyserar man statistiken ordentligt hittar man inte sällan samband som man inte trodde existerade. Särskilt när man tittar på fler variabler samtidigt. Det här är viktigt för att kunna En utbildningsprogram om hur man når bättre och effektivare beslut genom att använda begriplig statistik. Du lär dig använda moderna statistiska metoder som ger mer faktabaserade och rättvisande beslutsunderlag i förbättringsarbetet. Praktiskt inriktat med verkliga exempel. Utbildningen omfattar 18 dagar i 8 block. Det finns också möjlighet att delta i enstaka kursblock. Nästa kursstart 19 oktober 2009 Läs mer och anmäl dig på Foto: Bildmakar n i Falkenberg optimera sina processer. Utan statistiska metoder är det lätt att överstyra en process, och då kan tänkta förbättringsåtgärder t.o.m. leda till försämringar. Lönsam kompetensutveckling Att arbeta med statistisk analys i förbättringsarbetet har visat sig vara lönsamt. Därför sprider sig också det arbetssättet allt mer inom koncernen. Vi bedömer att vi tjänar stora pengar på detta, säger Ola Lindblad, som drivit den här utvecklingen i cirka 10 år och som idag är ansvarig för processledningsteamen inom ostproduktionen i Sverige och Danmark. Vi ser på olika nyckeltal att vi skapar betydande förbättringar. Samtidigt får vi en viktig kompetenshöjning i produktionen och en förståelse för variationernas betydelse, vilket gör att man arbetar på ett effektivare sätt. I år har Arla Foods ett tufft sparbeting på en miljard danska kronor. Men satsningen på kompetenshöjning inom statistiska förbättringsmetoder fortsätter. Fler medarbetare får nu utbildning hos Sandholm Associates i praktisk statistik och även Black Beltutbildning (som innehåller en del av den statistiska analysen). För att bli ännu bättre och kunna nå nya mål behöver vi höja ribban, utveckla förbättringsarbetet vidare och arbeta ännu mer med statistiska metoder. Vi satsar på det här därför att vi ser att det betalar sig, säger Kjell Ek. Ledningen måste vara med En annan viktig framgångsfaktor är att det hela måste börja på ledningsgruppsnivå för att sedan genomsyra organisationen, betonar Kjell Ek. Även Ola Lindblad pekar på betydelsen av att ledningarna för produktionsanläggningarna tror på och uppmuntrar det här arbetet. Urban Olofsson, som är produkttekniker och ostmästare i Falkenberg, intygar att det är viktigt att få tillräckligt med tid att arbeta med statistiska metoder. För oss har det också varit mycket värdefullt att vi är flera personer från olika anläggningar som har kompetensen, träffas regelbundet och diskuterar och hjälper varandra. Rätt kvalitet och minskat slöseri med råvaran I grunden handlar vårt arbete med statistiska analyser om att leverera den ost vi lovar. En hushållsost ska alltid vara en hushållsost, och prästost ska vara en prästost. Mycket viktigt är också att optimera råvarukostnaderna. Allt det här styr vi i våra processer, berättar Urban Olofsson. Det handlar om att styra sammansättningen av fett, vatten och protein, att ha rätt PH-värden, att tillsätta bakteriekultur och lagra på rätt sätt. Allt med en mjölkråvara som varierar efter årstider, mjölkkornas foder med mera, vilket man måste ta hänsyn till i ostrecepten och i processerna. En viktig parameter är andelen vatten i ost, som inte får överskrida vissa toleransgränser för att accepteras. Genom att minska variationerna i processerna kan man idag arbeta med mindre marginal och ligga närmare toleransgränserna för vatten, vilket ger en jämnare kvalitet. Det har också stor ekonomisk betydelse. Tidigare hade vi av försiktighetsskäl för stor marginal upp till rätt vattengränsvärde. Det gjorde att vi för varje ost använde för mycket råvara, vilket är den stora kostnaden i osttillverkning. Det är genom statistiska metoder som vi kan verifiera och styra det här, säger Urban Olofsson. Hitta orsaker till problem Genom statistisk analys kan man inte minst hitta de verkliga orsakerna och lösningarna på problem som uppstår. Det finns exempel på situationer när den analysen har varit helt avgörande, berättar Urban Olofsson. Det är också viktigt att man upptäcker variationer och problem tidigt, helst direkt, och inte ett par dagar senare. Därför har vi nu startat ett projekt som handlar om att använda mer online-mätning i våra processer, som ju pågår dygnet runt. Ju tidigare man upptäcker problem och hittar orsakerna, desto mer sparar man både ekonomiskt och mätt i kundnöjdhet, säger Urban Olofsson. I Arla Foods kvalitets- och förbättringsarbete har Sandholm Associates genom åren bidragit med ett flertal seminarier, kurser och längre utbildningsprogram, bland annat Kvalitetschefskurs, Black Belt-utbildning och Praktisk statistik. Några användbara statistiska verktyg STYRDIAGRAM Bra verktyg för att analysera processdata i tidsföljd på ett sätt som skiljer betydelsefulla variationer från slumpmässiga. DUGLIGHETSSTUDIE Används för att undersöka om en process klarar uppställda krav och för att i förväg se hur stor risken är att fel uppstår. GAGE R&R Metod att ta reda på hur stor del av variationer som egentligen kommer från själva mätningen och som alltså är missvisande. HYPOTESTEST, ANOVA Visar om det finns någon egentlig orsak till skillnader i resultat mellan olika grupper av data, eller om skillnaderna bara är normala variationer. REGRESSIONSANALYS Visar om det finns något bevisat samband mellan variabler och hur starkt ändringar av variabler påverkar resultatet. TILLFÖRLITLIGHETSANALYS Visar livslängden på detaljer i produkter eller tjänster, och även livslängden på annat som exempelvis kundrelationer. DESIGN OF EXPERIMENT Gör det möjligt att prova hur något påverkar ett resultat, på ett sätt som kräver färre försök och därmed ett minimum av störningar i den pågående produktionen. MULTIVARIAT DATAANALYS Bra verktyg när man vill gräva i stora datamängder för att hitta intressanta samband. MAKRO I MINITAB Ett hjälpmedel att lägga in hela makron i en knapptryckning för att vid återkommande analyser både spara tid och säkra att de upprepas på samma sätt varje gång. Lär dig använda verktygen För de olika statistiska verktygen ovan finns separata kurser med samma namn (dock ingår styrdiagram och duglighetsstudier i kursen Statistisk processanalys). I det längre utbildningsprogrammet Praktisk statistik går vi igenom alla verktygen. Läs mer och anmäl dig på 4 5

4 Det handlar om många små förbättringar enligt den interna devisen Lite bättre varje dag. Därutöver fokuserar man nu också på fem mer omfattande projekt, ett för varje Lean-coach. Lean ger bra resultat på Helsingborgs lasarett Det är viktigt med höga ambitioner i förbättringsarbetet, tycker Mattias Wik. Snabb start på förbättringarna hos DSV Transport- och logistikkoncernen DSVs svenska verksamheter har på bara några månader fått igång ett ambitiöst förbättringsarbete. Här använder man Lean som filosofi och bland annat Sex Sigma som förbättringsmetod. Satsningen började med att 20 personer utbildades i båda koncepten. DSV är en internationell koncern med cirka anställda och huvudkontor i Danmark. I Sverige finns cirka anställda i tre bolag, varav DSV Road AB är det klart största. Här är Mattias Wik Lean-manager, med ansvar för alla tre DSV-bolagen i Sverige. Vår Lean-satsning har startat väldigt bra. Det gäller att verkligen få igång förbättringsarbetet på så många platser som möjligt. Att förankra hela Leanfilosofin genom hela organisationen tar längre tid. Vi har ett 30-tal verksamhetsplatser bara i Sverige och det är i sig en utmaning i det här arbetet. Kombination av Lean och Sex Sigma I Danmark startade Lean-satsningen för två år sedan. Där uppskattar man att förbättringarna redan nu, år två, givit årliga besparingar på 37 miljoner danska kronor. Vid årsskiftet 2008/2009 inledde DSV i Sverige en liknande satsning på förbättringsarbete. Här valde man att använda Lean som övergripande arbetssätt och Sex Sigma som en förbättringsmetodik. Kärnan i DSVs Leanarbete är idag s.k. tavelmöten och 5S blandat med projekt där det bland annat görs brainstorming, värdeflödesanalyser och statistiska analyser. Utbildning och förbättringsarbete Bland det första som gjordes var att utbilda 20 personer på de olika verksamhetsorterna i både Lean och Sex Sigma. Av dessa är nu fem medarbetare Lean-coacher som arbetar med detta på heltid, medan 15 medarbetare är Lean-ambassadörer som ägnar en mindre del av sin arbetstid åt Leanarbetet. Idag fokuserar man främst på två saker: Att få ut ett systematiskt förbättringsarbete i hela organisationen och Lean-ledarutbildning Foto: Stefan Lindblom/ HBG-BILD att genomföra några större tvärfunktionella projekt, berättar Mattias Wik. Det löpande förbättringsarbetet ska vi främst åstadkomma genom att Lean-coacherna och Lean-ambassadörerna hjälps åt att utbilda alla medarbetare. Det har hittills gått mycket bra. Lokalt har man kommit igång med förbättringsarbetet och på vissa håll har man kommit väldigt långt. Tanken är att det är medarbetarna som driver förbättrings arbetet och att man minst en gång per vecka har förbättringsgenomgångar. Där bestämmer man vad som ska göras, vem som tar tag i det och sedan följs detta upp. Anmäl dig nu! Nästa kursstart 17 september 2009 Ett gediget utbildningsprogram där du får kunskaper om hur man arbetar med Lean på ett resultatorienterat sätt. Utbildningen omfattar 13 dagar uppdelade i 6 block som varvas med hemuppgifter. Det finns också möjlighet att delta i enstaka kursblock. Läs mer om innehållet och om andra aktuella Lean-kurser på Tydliga mål i år Målen för utvecklingen av DSVs Leanarbete i Sverige den närmaste tiden är tydliga. I år ska vi ha ett systematiskt förbättringsarbete igång på minst fem orter och 15 avdelningar, och förbättringarna ska även dokumenteras löpande. De fem större projekten blir färdiga och nya ska ha kommit igång under året. Vi tar i år också fram en ekonomisk modell för hur vi utvärderar och beräknar värdet av förbättringarna, säger Mattias Wik. Det är viktigt med höga ambitioner i förbättringsarbetet, och att alla medarbetare har ett naturligt förbättringstänk i sig. Jämför exempelvis med Toyota där man genomför 67 förbättringar per anställd och år. Flera utmaningar En av de riktigt stora utmaningarna i Lean-arbetet är att förändra den interna kulturen, menar Mattias Wik. Det tar lång tid och kommunikationen spelar en viktig roll. Bland annat är det viktigt att medarbetarna inser att detta är en möjlighet och inte ett hot. En central del är att kommunicera alla små och stora succéer som sker varje vecka. Vi har tavelmöten och särskilda möten inom projekten där projektdeltagarna får redovisa resultat med mera inför kollegor och ledning. Vi har också ett särskilt nyhetsbrev och försöker även synas så mycket som möjligt i övriga sammanhang. På den negativa sidan finns, särskilt nu i en lågkonjunktur, en viss rädsla för att effektiviseringar ska leda till uppsägning av personal. Då gäller det att man har en tydlig och ärlig kommunikation kring Lean-arbetet och att man i förväg stämmer av syftet och ambitionsnivån med medarbetarna. Ytterligare en viktig utmaning och del i förbättringsarbetet är, enligt Mattias Wik, att dokumentera och dela med sig. Det är ju så andra i företaget verkligen får möjlighet att ta del av förbättringarna. Det är särskilt viktigt för oss som är så utspridda över landet. Mattias Wik har genomgått Black Belt-utbildning och flera Lean-utbildningar hos Sandholm Associates, som också genomfört ledningsseminarium och Green Belt-utbildning hos DSV. Med Lean som koncept har flera kliniker på Helsingborgs lasarett skapat ett ständigt förbättringsarbete, som nu tydligt visar sig i kvalitativa nyckeltal. Här ska frukten av det arbetet alltid gå tillbaka till verksamheten och patienterna. Claes Lindoff är verksamhetschef för specialistverksamheter inom barn-, familj- och kvinnosjukvården på Helsingborgs lasarett. Jag såg stora utmaningar med allt fler patienter, komplexa behandlingar och knappa resurser. Det behövdes nya arbetsmodeller både för att klara uppgiften och för att ge patienterna mer. Började med utbildning av cheferna För tre år sedan började man ta tag i den utmaningen, med Lean som grund. Det första som gjordes var att grundligt skapa förståelse för detta hos 12 chefer, genom extern utbildning. Det kan låta som en klyscha, men ledarskapet ÄR verkligen avgörande för att skapa och hålla igång ett ständigt förbättringsarbete, säger Claes Lindoff. Idag är ett löpande förbättringsarbete igång och det präglas av Leanbegrepp som värdeskapande tid, minskat slöseri etc. Ledning och medarbetare sätter tillsammans upp problemställningar för förbättringsarbetet, som sedan drivs av de enskilda medarbetarna. I organisationen finns också särskilda förbättringsledare. Vi är noga med att på olika sätt visuellt kommunicera vad som sker, bland annat genom anslagen information och på vår hemsida, berättar Claes Lindoff. Väldigt viktigt är också att alla yrkeskategorier, som läkare, sjuksköterskor osv, verkligen samarbetar över funktionsgränserna. Allt det här är ingen lätt resa inom hälso- och sjukvården, med sina komplexa och superprofessionella verksamheter. Det finns ofta ett stort kulturellt motstånd och det är en rejäl pedagogisk utmaning, säger Claes Lindoff. Foto: Stefan Lindblom/ HBG-BILD En vikigt framgångsfaktor är att alla yrkeskategorierna samarbetar över funktionsgränserna, anser Claes Lindoff. Bland annat är det viktigt att klargöra grundsyftet med förbättringsarbetet. Allt som vi får fram i form av ökad effektivitet och bättre kvalitet återförs till verksamheten. Vi har bestämt att inget förbättringsarbete ska göras främst i besparingssyfte. Visserligen utsätts vi ständigt för besparingar och det är strategiska beslut högre upp. Men vårt förbättringsarbete handlar främst om att vara effektivare och att ge patienterna mer. Det är viktigt att hålla isär detta. Bra resultat Att Lean-arbetet givit resultat syns bland annat i flera kvalitativa nyckeltal som också finns i sjukvårdens nationella jämförelser. Exempelvis inom förlossningsvården och gynekologin. Tillgängligheten till mottagningarna har också förbättrats, bland annat genom bättre schemaläggning och ett jämnare flöde. Det är de många små förbättringsstegen som har lett till de goda resultaten, säger Claes Lindoff. Överlag har Lean-arbetet givit ökat engagemang inte bara för medicinska frågor utan också för verksamheten som helhet. Exempelvis att minska allt slöseri och att fokusera på sådant som skapar värde för patienterna. Där man har kommit längst har det också blivit bättre arbetsmiljö och minskad stress. Claes Lindoff har genomgått utbildning i Lean och processorientering hos Sandholm Associates. 6 7

5 Foto: Getty Images Misslyckade/ läggs ner ca 30% Lyckade 15 20% Levereras men inte enligt ö.k. ca 50% Enligt studien CHAOS från Standish Group är bara procent av stora IT-projekt lyckade, dvs de levereras i tid med rätt innehåll och till rätt kostnad. Kompetens om olika metoder ger större möjlighet att lyckas Tänk mer kompetens och mindre fundamentalistisk metod. Höjden av kvalitetskompetens är att kunna så pass mycket om olika metoder och koncept att man kan kombinera och anpassa dem till just den egna verksamheten. Det menar Sandholm Associates VD Lars Sörqvist. Det är vanligt med problem i utvecklingsprojekt. Mycket att vinna på systematisk produktutveckling Kvalitetsnivån i produkter och tjänster sätts redan i utvecklingsarbetet. Här finns väldigt mycket att vinna, eller förlora. Ändå är det ganska vanligt att man har bråttom och slarvar i produktutvecklingen. Design For Six Sigma (DFSS) och Lean Produktutveckling är två koncept som syftar till att förbättra utvecklingsprocessen, på lite olika sätt. Koncepten kompletterar varandra. Inom DFSS finns ett omfattande batteri av både enkla och avancerade verktyg för produktutvecklingsprocesser, medan Lean Produktutveckling är mer av en filosofi inriktad på helhetssyn, förenkling, minskat slöseri etc. Kräver tillräcklig tid En produkt eller tjänst kan bara nå den kvalitetsnivå som designen tillåter, och den bestäms i produktutvecklingen. Det säger Joakim Lilliesköld som är konsult hos Sandholm Associates och teknologie doktor i projektstyrning vid KTH. Där forskar och undervisar han i projektledning med inriktning på just utvecklingsprojekt. Det klassiska problemet är att man har lite bråttom i början och missar i de tidiga faserna av utvecklingsprocessen, och det straffar sig. Forskare som studerat varför projekt misslyckas kommer alltid fram till att det beror på dålig kravhantering, ingen riskanalys och dålig kommunikation med kunden. Mycket viktigt är också att utveck- lingsprojektets sponsor och styrgrupp verkligen är engagerade och stödjer arbetet genom hela utvecklingsprocessen. Men ofta skyndar man istället på projektet i de tidiga faserna. Viktiga delar i processen Det finns några särskilt viktiga delar i utvecklingsprocessen som Joakim Lilliesköld vill betona: Kundfokuseringen, dvs att verkligen få med kundernas behov och förväntningar på ett systematiskt sätt och att överföra detta till produktegenskaper och sedan till processparametrar, etc. Här kan man bland annat använda Quality Function Deployment som verktyg. Design For Six Sigma (DFSS) En kurs om rätt kvalitet redan i produktutvecklingen Du får kunskaper om hur ett kundorienterat utvecklingsarbete kan bedrivas. Du lär dig verktyg och metoder för identifiering av kundbehov, kravhantering, konceptframtagning, produktoptimering, tillförlitlighetsteknik, verifiering och hantering av utvecklingsprojekt med mera. Utbildningen omfattar åtta dagar i tre block. Nästa kursstart 28 september 2009 Anmäl dig nu på Joakim Lilliesköld Riskanalyser, som hjälper att identifiera och undvika möjliga brister i produkten eller tjänsten och därmed lyckas bättre i utvecklingsarbetet. Ett av verktygen man kan använda för detta är Failure Mode Effect Analysis (FMEA). Designen, att försöka göra en design som är anpassad till förutsättningarna och som kan testas tidigt. Ett bra hälpmedel här är Design of Experiment. Ändrade krav på kundfokus När det gäller kundfokus i produktutvecklingsprocessen har det skett en förändring, menar Joakim Lilliesköld. Många företag har en inkörd utvecklingsprocess som bygger på att kunden vet precis vad man vill ha från början. Men så är det ofta inte idag och många kunder vill ha rätten att ändra sig under projektens gång. Det här kräver en anpassning av utvecklingsprocessen. En annan del av utvecklingsprojekt som det slarvas med är riskanalyserna. När KTH-studenter varje år intervjuar projektledare visar det sig att mindre än hälften gör riskanalyser. Det hoppar man ofta över för att spara tid, men det är kontraproduktivt, säger Joakim Lilliesköld. Rambo gör företaget sårbart Många företag är ändå duktiga på att utveckla nya produkter. Men det beror inte alltid på en bra utvecklingsprocess, utan på att man har duktiga projektledare som löser alla problem. Vi brukar kalla dem för Ramboprojektledare. De är viktiga, kreativa, och fattar alla beslut själva. Men ett företag som är beroende av dessa blir väldigt sårbart. En viktig poäng med att använda Design For Six Sigma eller Lean Produktutveckling är att man ser över sin utvecklingsprocess och jämför den med best practice. Dessutom fokuserar dessa metoder på de tidiga faserna i ett utvecklingsprojekt, som är mycket viktiga för slutresultatet, säger Joakim Lilliesköld. Sex Sigma Kaizen BPR De mest använda koncepten inom förbättringsarbete och verksamhetsutveckling är idag Sex Sigma och Lean, eller olika kombinationer av dessa. Andra koncept med stor spridning är Kaizen, TQM och BPR. Det finns också en hel del branschspecifika upplägg. I debatten diskuterar man ständigt vilka koncept som är enklast och bäst. Går inte att kopiera rakt av Men färdiga koncept är i praktiken inte så enkla och raka vägar till framgång som många tycks tro. Det finns inget koncept som kan kopieras rakt av och rakt in i den egna verksamheten på ett riktigt framgångsrikt sätt. Kvalitet och verksamhetsutveckling är en bred kompetens, och de olika koncepten bör egentligen ses som väl beprövade och förpackade kompetenskällor, säger Lars Sörqvist. Det vanliga misstaget är, enligt Sörqvist, att man behandlar koncept som färdiga lösningar som ska följas i detalj. Implementeringen blir då ofta något av ett självändamål, med för mycket fokus på att införa själva metoden och för lite fokus på bästa möjliga resultat. Lean TQM Olika koncept inom kvalitet och verksamhetsutveckling bör ses som väl beprövade och förpackade kompetenskällor, som kompletterar varandra. Det finns dessvärre också en viss metodfundamentalism inom det här området. Många konsulter, forskare, författare och företag lyfter fram de metoder som just de själva använder. Det är ganska vanligt att exempelvis Sex Sigma-ivrare respektive Lean-ivrare debatterar för- och nackdelar med varandras koncept istället för att reflektera över hur koncepten kan integreras och samverka. Lär från flera koncept Det är betydligt bättre att se olika koncept som kompetensområden att lära ifrån. Om man förstår de olika koncepten och dess tillvägagångssätt och modeller så blir det betydligt enklare att kombinera och integrera dem. Allt för att nå så bra resultat som möjligt, säger Lars Sörqvist. Det handlar om att systematiskt lära in, anpassa och utveckla arbetssätt som passar just den egna verksamheten. Vår erfarenhet är att förbättringsarbete och verksamhetsutveckling blir både effektivare och enklare på det sättet. 8 9

6 Särtryck ur Sandholm Associates nyhetsbrev Definiera Mäta Analysera Förbättra Styra Läs om Sex Sigma och hur du kan införa förbättringskonceptet i din verksamhet sid 2 7 Mer om Black Belt-utbildningen och andra utbildningar på baksidan Fler lyckade förbättringsprojekt DET ÄR BEVISAT EFFEKTIVT att arbeta systematiskt i avgränsade projekt, när man vill förbättra, skapa besparingar eller lösa problem. Det finns mängder av exempel på det från alla typer av verksamheter industriproduktion, sjukvård, logistik, handel osv. Kärnan i framgångsreceptet är att man med hjälp av beprövade analysmetoder tar reda på de verkliga orsakssambanden i en process. Först då får man ett ordentligt beslutsunderlag för att kunna välja bästa förbättringsåtgärd. Ofta ger det överraskande bra resultat och lösningar som man många gånger inte skulle ha hittat med hjälp av bara erfarenhet. Varje år utbildar Sandholm Associates bland annat ett 70-tal förbättringsledare eller s.k. Black Belts, enligt konceptet Sex Sigma. Som del i den utbildningen genomför man egna skarpa förbättringsprojekt i sin egen verksamhet. På följande sidor fortsätter vi vår serie med exempel på sådana framgångsrika förbättringsprojekt, som genomförs i fem faser: 1 Definiera, 2 Mäta, 3 Analysera, 4 Förbättra samt 5 Styra. I broschyren Sex Sigma lönar sig direkt kan du läsa mer om Sex Sigma och mängder av lyckade förbättringsprojekt i olika branscher. Ladda ner den eller beställ den kostnadsfritt på Sex Sigma lönar sig direkt 24 lyckade Sex Sigma-projekt som genomförts i samband med Black Belt-utbildningar hos Sandholm Associates sid 8 31 Black Belt-utbildning Lönsamma och effektiva förbättringsmetoder Anmäl dig nu! Nästa kursstart 14 september 2009 Black Belt-utbildningen är en verkligt lönsam och resultatinriktad utbildning och träning. Du lär dig verktygen och förbättringsarbetet i Sex Sigma och lär dig axla rollen som förbättringsledare. Du genomför ett skarpt förbättringsprojekt i den egna verksamheten, som vanligen betalar utbildningen flera gånger om. Black Belt-utbildningen omfattar 20 dagar uppdelade i 8 block under cirka ett halvår. Information om detaljerat innehåll, tider etc finns på Nobel Biocare i Stockholm Minskad materialåtgång sparar kronor per år Efter noggrann analys av mätdata från tillverkning av keramiska tänder visade det sig lönsamt att prioritera minskad materialåtgång, istället för att använda i överkant mycket material för att minimera den interna kassationen. En relativt enkel ändring i produktionen gav stora besparingar. Bakgrunden till projektet Nobel Biocare i Stockholm tillverkar keramiska ersättningständer, bland annat utifrån CAD-underlag från tandtekniker i Europa och Kina. På en färdigställd form pressar man ett speciellt keramiskt pulver och använder här s.k. pressäckar i två storlekar som rymmer olika pulvermängd. Vid tillverkning av tänder med individuell form, s.k. friformade tänder, användes tidigare den större pulvermängden för att det skulle vara tillräckligt för olika tandstorlekar, och för att på så vis minimera den interna kassationen. Pulvret är dock kostsamt och står för 30 procent av tillverkningskostnaden. När allt mer friformade tänder efterfrågades fanns det skäl att se hur man kunde minska åtgången av pulver. I samband med en Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates genomfördes ett förbättringsprojekt enligt Sex Sigmas DMAICmodell i fem faser. DE FEM FASERNA 1. Definiera Projektet gick ut på att optimera åtgången av pulver. Målet var att minska pulvermängden med 25 procent. Det skulle ske på ett sätt som inte fick störa produktionsprocessen, vilket uteslöt en idé om att använda flera pressäckar med olika pulvermängd. Projektet avgränsades till fabriken i Stockholm. Först upprättades en projektplan. 2. Mäta Med hjälp av IT-avdelningen fick projektledaren fram befintliga mätdata från cirka representativa CADunderlag från två olika perioder, allt ur den egna databasen. 3. Analysera Därefter kontrollerade man om framtagna mätdata var normalfördelade, eller fördelade på annat sätt. Normalfördelningen blev inte helt bevisad, men den stämde bäst på dessa mät data. Utifrån det genomfördes sedan två duglighetsanalyser, en för den större pressäcken med mer pulver och en för den mindre, som rymmer drygt halva pulvermängden. Det visade sig att den mindre pulvermängden var tillräcklig för 90 procent av de friformade tänderna, medan 10 procent behövde den större pulvermängden. 4. Förbättra Därför övergick man till att styra in tillverkningen av alla friformade tänder till en process med den mindre pulvermängden. För de cirka 10 procenten av tänderna som behöver större mängd pulver matar operatören numera in en omgörningskod i maskinen. 5. Styra Efter denna förbättring görs kontinuerlig uppföljning av den aktuella kassations- och omgörningskoden samt hur mycket pulver som går åt. Resultaten Projektet ledde till att mängden använt pulver minskade kraftigt, ungefär i den omfattning man räknat med. Det gav en besparing på kronor per år. De interna kassationerna, vilka beräknades öka något, ligger samtidigt på en lägre nivå än väntat. Det här arbetssättet kommer senare också att användas i andra fabriker inom Nobel Biocare. Vad var avgörande för att nå resultat? Det är viktigt att man verkligen tar fram fakta kring vad man tror. Man bör ha ett öppet sinne och inte fastna i en viss lösning innan man har gjort ordentliga mätningar och analyser. Det är också viktigt att ha en bra sponsor i projektet, annars kan man inte lägga tillräckligt med tid på det, säger tekniska chefen på Nobel Biocare i Stockholm, Jeanette Spångberg, som ledde projektet. Jeanette Spångberg 10 11

7 Skaraborgs sjukhus Orsaksanalys och bättre planering gav 180 fler öronoperationer Inom öronoperation på Skaraborgs sjukhus lyckades man genom ett systematiskt förbättringsprojekt öka antalet operationer med cirka 15 procent. Förbättringsåtgärden var enkel att genomföra, kostade ingenting och kan även överföras till andra större operationsenheter på sjukhuset. Hilding AB i Hästveda Samordnade inköp minskade kapitalbindning med 30 procent Efter mätningar och analyser visade det sig att kapitalbindningen var oväntat stor på sängtillverkaren Hildings två produktionsenheter i Sverige. Genom att samla inköpen av vissa sängdelar hos en av enheterna minskade lager och kapitalbindning kraftigt. Samma upplägg ska nu användas för en större del av lagren. Bakgrunden till projektet På Skaraborgs sjukhus har man under en tid haft målet att nå en utnyttjandegrad för operationssalarna på 80 procent under dagtid. Arbetet mot målet fokuserade tidigare på de större operationsenheterna. Inom öronoperation, som är en mindre enhet, hade man ungefär 10 procent lägre utnyttjandegrad än genomsnittet. Sämst var det av någon anledning på måndagar. Därför startades ett förbättringsprojekt i anslutning till en Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates. DE FEM FASERNA 1. Definiera Projektet började med en processkartläggning. Projektgruppen definierade och gjorde en lista över moment och faktorer i processen som kunde vara orsak till att utnyttjandegraden var låg. Man bestämde sig för att genomföra en testperiod på sju veckor då man skulle lägga ökat fokus på problemet, med särskild inriktning på måndagar då värdena var lägst. 2. Mäta Under testperiodens sju måndagar mättes antalet patienter, hur mycket tid som bokats och hur mycket tid som användes. Man bokförde också orsaker till varför man inte fyllde den tillgängliga tiden i salarna. 3. Analysera Utifrån mätningarna gjordes sedan en analys, bland annat med hjälp av Paretodiagram för att se de största orsakerna till problemet. Den främsta orsaken visade sig vara att de som opererade (operatörerna) var snabbare än vad man räknade med i operationsplaneringen, vilket var något överraskande. Det betydde att man hade varit för försiktiga i planeringen. I analysen jämförde man också mätningarna från testperioden med perioder före och efter. Här visade det sig att det blev en kraftig förbättring under och efter testperioden, bara genom att fokusera mer på problemet. Analysen visade också att det inte fanns några hinder för att uppnå minst 80 procent utnyttjande av operationssalarna, utan att öka personaltätheten. 4. Förbättra Själva förbättringen består i att man idag har mer systematiska och noggranna planeringsmöten varje vecka. I dessa planeringsmöten medverkar nu medarbetare från hela kedjan och alla arbetar på så sätt mer mot ett gemensamt mål att hinna med fler patienter. 5. Styra För att säkra att förbättringen håller i sig görs varje månad uppföljningar av antalet patienter, utnyttjandegraden i salarna och antalet inställda operationer, vilket rapporteras till ledningen. Resultaten Förbättringsprojektet ledde till att utnyttjandet av salarna inom öronoperation under de senast utvärderade månaderna ökade till totalt omkring 85 procent. Det ger årligen 250 frigjorda operationstimmar och möjlighet att operera cirka 180 fler patienter per år, vilket är en ökning med nära 15 procent. Räknat i pengar motsvarar de frigjorda timmarna cirka 1,5 miljoner kronor per år. Förbättringsåtgärderna krävde inga kostnader. Det här sättet att utnyttja salarna bättre har också potential att användas på andra operationsenheter. Vad var avgörande för att nå resultat? Den främsta framgångsfaktorn är att medarbetare från hela kedjan arbetar åt samma håll. Dvs att man samarbetar över funktionsgränserna, vilket är något som ofta brister inom sjukvården. Viktigt är också att man har med sig chefer som får acceptans hos läkarna och som kan implementera förbättringarna, säger operationskoordinator Olle Nyholm som ledde projektet. Olle Nyholm Bakgrunden till projektet Den svenska koncernen Hilding Anders är Europas största sängtillverkare med tre enheter i Sverige och 36 enheter i Europa och Asien. Som tillverkare har man betydande lager av sängkomponenter, vilket binder kapital. Koncernledningen ville se en reducering av kapitalbindningen. Ett förbättringsprojekt kring detta genomfördes i samband med en Black Belt-utbildning hos Sandholm Associates. DE FEM FASERNA 1. Definiera Hos Hilding i Sverige kunde man se en möjlighet för produktionsenheterna i Hästveda och Rydaholm att nå målet genom mer gemensamma inköp. Hittills hade de båda skött sina respektive inköp självständigt. Grundhypotesen bakom projektet var att de stora lagren man hade berodde på långa ledtider och stora batcher i inköpen, som de två produktionsorterna nu istället skulle kunna dela på. Projektet avgränsades till vissa tillbehör (ben, medar etc) som båda produktionsanläggningarna använder. Målet var att inom den kategorin sänka bundet kapital med 30 procent. 2. Mäta Varje vecka under projektperioden mättes lagerutvecklingen uttryckt som lagervärde. Man mätte också leveransprecisionen, eftersom det var viktigt att minska lagren på ett sätt som inte äventyrar de egna leveranstiderna. Mätningarna gjordes både totalt och för respektive produktionsenhet. Från befintliga data återskapade man också motsvarande mätningar för hela föregående året. 3. Analysera Mätningarna analyserades sedan med hjälp av bland annat styrdiagram för att följa utvecklingen och fiskbensdiagram för att se de största orsakerna samt även med hjälp av brainstorming. I analysen visade sig det bundna kapitalet vara oväntat stort. Utifrån försäljningsstatistiken kunde man också se på vilken enhet det var effektivast att samla inköpen av alla de aktuella delarna. 4. Förbättra Efter att ha gjort ett flödesdiagram diskuterade man fram en lösning som innebar att inköpen gjordes på en av produktionsorterna för att sedan fördelas på respektive anläggning, vilket minskade båda lagren. Det har också fördelen att bara en inköpare behöver arbeta med hela kedjan av inköpsrutiner, från prognosläggning till fakturahantering. Det här minskade också belastningen på godshanteringen. Förändringen genomfördes med hjälp av nya instruktioner och anpassningar av det befintliga affärssystemet, vilket inte krävde några investeringar. 5. Styra Efter att projektet genomförts fortsätter man idag att kontinuerligt mäta både lagerutvecklingen och leveransprecisionen. Resultaten Projektet nådde målet att reducera bundet kapital för vissa sängtillbehör med 30 procent. Bara den delen frigjorde 1,8 miljoner kronor i kapital. Samma förbättring implementeras nu för fler lagerförda artiklar och man räknar med att på så sätt kunna frigöra ett mångdubbelt större kapitalbelopp. Vad var avgörande för att nå resultat? Det är viktigt att verkligen följa förbättringsprojektets DMAIC-modell och dess fem faser, och att följa tidsplanen. En erfarenhet från projektet är att det kan vara klokt att lägga in lite extratid i planen. Viktigt är förstås också att man har ledningen bakom sig så att projektet får tillräcklig dignitet, säger beredare och projektledare André Martinsson som ansvarade för förbättringsprojektet. André Martinsson 12 13

8 Avdelningschefen Cecilia Svensson (i mitten) startade kvalitetssatsningen. Kollegorna Annikki Tinmark och Thomas Ferm har efter en kvalitetschefskurs uppdraget att utveckla det arbetet vidare. Socialtjänst i Malmö satsar på effektivare processer Kan man effektivisera och kundorientera arbete med människor i nöd? Ja, menar ledningen för socialtjänsten i Stadsdelsförvaltningen Södra Innerstaden i Malmö. Här har man nyligen startat en ambitiös kvalitetssatsning, som börjar med kunskaper och utbildning. Vi beteendevetare fokuserar naturligt på den enskilda människan och hennes behov. Men även inom socialtjänsten behöver vi tänka på interna processer och fråga oss vad vi kan göra både bättre och effektivare. Det handlar ju om att bli bättre på att möta medborgarnas behov, säger avdelningschef Cecilia Svensson. Fokus på utbildning i år Satsningen började med att grupper av medarbetare inhämtade erfarenheter från sju europeiska städer, vilket ledde till en rad förslag om hur avdelningen kunde utvecklas. I år ligger fokus främst på intern kvalitetsutbildning och under 2010 ska förbättringsarbetet implementeras och följas upp. Två personer har genomgått Sandholm Associates kvalitetschefskurs. Dessa två fick sedan uppdraget att utveckla avdelningens kvalitets arbete. Man började här med att ge en intern utbildning för alla chefer samt att analysera kvalitetsläget. Analysen ledde fram till att tre förbättringsområden identifierades: Bättre rutiner för uppföljning och kontinuerlig information om resultat Minskade kvalitetsbristkostnader Processförbättringar, kartläggning av processer, effektivitet. På avdelningen utbildas nu ytter ligare 30 personer internt. De är uppdelade på respektive förbättringsområde och får ansvar för att gå vidare inom dessa och att utbilda övriga medarbetare. Den interna utbildningen genomförs med hjälp av Sandholm Associates utbildningsmaterial Fokus på kvalitet, som man har anpassat något till den egna verksamheten. Utbildningen spelar en avgörande Kvalitetschefskurs roll. Det är mycket viktigt att alla medarbetare förstår varför vi ska arbeta med detta, säger Thomas Ferm som är planeringssekreterare på avdelningen och en av dem som gick kvalitetschefskursen. Utmaning att visa varför Den interna förståelsen och insikten är en av de största utmaningarna, menar Thomas Ferm. I vår typ av verksamhet är medarbetarna i regel inte vana vid att tänka på medborgare som kunder och många Professionella kunskaper för en mycket viktig ledarroll. Du får en gedigen ledar utbildning med fokus på resultatinriktad verksamhetsutveckling. Du får ordentliga kunskaper om effektiva strategier, metoder och hjälpmedel för att åstadkomma goda resultat och nöjda kunder. Anmäl dig nu! Nästa kursstart 5 oktober 2009 Information om tider, innehåll, lärare, dokumentation etc finns på Foto Caroline Franzén tycker att det inte går att standardisera arbetet därför att det är så speciellt. Syftet med hela kvalitetssatsningen har inte främst varit ekonomiska besparingar. Den handlar snarare om att bättre kunna möta ökande behov utan ökade resurser. Det finns mycket att tjäna på det här utvecklingsarbetet. Exempelvis i form av bättre tillgänglighet, minskat kundmissnöje, minskade fel, ökad kapacitet, ökad rättssäkerhet, minskat missnöje internt och ökad legitimitet för verksamheten. Minskade kostnader är förstås också viktigt, eftersom medborgarna ska få valuta för pengarna. Det här är särskilt viktigt nu i lågkonjunkturen när beskattningsunderlaget minskar och man måste anpassa sig till en mindre budget. Redan nästa år har socialtjänsten mindre pengar. Krävs uthållighet för att lyckas En annan utmaning i kvalitetsarbetet är att det tar tid innan resultaten kommer, menar Thomas Ferm. Ledning, styrelse och nämnd vill ofta se snabba resultat, men man måste också vara beredd att satsa ordentligt på ett paradigmskifte i verksamheten. Cecilia Svensson ser också en utmaning här och betonar att man måste vara uthållig i kvalitetsarbetet för att lyckas. Nästa steg i satsningen är att kartlägga processer och hitta förbättringsmöjligheter. Vi börjar med de processer som har störst förbättringsmöjligheter, säger Cecilia Svensson. Det kan exempelvis handla om att korta ner handläggningstiderna för den enskilde medborgaren, att förbättra telefontillgängligheten, att minska vårt dubbelarbete och att minska tidsförluster pga uteblivna besök. Lean som förbättringskoncept är intressant, men begreppet är lite skrämmande för många därför att man tror att det handlar om att skära bort arbeten. Då är det viktigt att peka på den större bilden och göra tydligt att det här inte är någon tillfällig satsning. Responsen på kvalitetsarbetet har överlag varit mycket bra inom stadsdelsnämndens socialtjänst, som är något av en föregångare i Malmö stad. Andra förvaltningar är intresserade av vad avdelningen gör och vilka resultaten blir. Thomas Ferm och Annikki Tinmark genomgick Kvalitetschefskurs hos Sandholm Associates 2007/2008. Allt viktigare att utveckla sina leverantörer Stora delar av förädlingskedjan läggs idag ofta ut på specialiserade underleverantörer. Då är det mycket viktigt att utveckla mer av partnerskap och gemensamma arbetssätt. En ganska vanlig attityd till leverantörer uttrycks bäst på engelska: Bring them in and beat them up. Många företag spelar ut leverantörer mot varandra. Men allt fler ser leverantörer som en resurs och satsar istället på att utveckla utvalda leverantörer till partners. Det finns, för båda parterna, mycket att vinna på att arbeta mer integrerat mellan kund och leverantör. Men det här är på många håll en ganska outvecklad möjlighet, säger Folke Höglund, som tidigare var kvalitetssäkringschef på SKF och numera knuten till Sandholm Associates som konsult och utbildare. Att arbeta mer integrerat med leverantörer leder främst till tre typer av vinster. Det ger kortare ledtider, särskilt i utvecklingsprojekt. Det ger effektiviseringar i hela produktionskedjan, vilket innebär kostnadsbesparingar. Och det ger inte minst bättre och säkrare kvalitet. Även för leverantörerna finns här en gyllene möjlighet att göra sig attraktiva, att utvidga sina affärer och att hänga med i konkurrensen. Tre kategorier Hos SKF har man länge arbetat integrerat med utvalda leverantörer. För en tid sedan drog man ner antalet leverantörer till en hanterbar mängd som man ville utveckla mer. Folke Höglund pekar på att det är Leverantörskvalitet Folke Höglund viktigt att kunna sortera leverantörerna efter vad de bidrar med i värdekedjan. Här kan man utgå från leverantörernas påverkan på vinsten samt vilka risker det finns med leveranser, och sedan skilja på tre kategorier med olika behov av integrering och kravnivåer: 1. Transaktionella leverantörer, som levererar standardiserade produkter på en marknad med många leverantörer. Här finns inget stort behov av integrering och kraven handlar ofta om ledningssystem, uppförandekod och specifikationer. 2. Partnerskap, med leverantörer som har större betydelse och är mindre utbytbara. Här ökar kraven och man kommer överens om en viss integration i arbetssätt. Exempelvis om hur man gör internrevisioner, hanterar reklamationer, gör kvalitetsberedning med mera. 3. Integrerade partners. Det är särskilt utvalda leverantörer som i stort sett behandlas som om de tillhör den egna verksamheten. Här kan man exempelvis utveckla produkter och även ha patent tillsammans. Man kan utveckla gemensam kompetens, bilda team och använda gemensamma förbättringskoncept som exempelvis Sex Sigma och Lean. Behovet av att kategorisera och utveckla sina leverantörer ökar och metoderna för detta kan man använda i alla typer av verksamheter, säger Folke Höglund. En tvådagars kurs om hur nära samverkan med leverantörer både ger besparingar och bättre kvalitet. Du lär dig identifiera faktorer i leverantörssamarbetet som är viktiga för kostnad och kvalitet. Du får kunskaper om metoder för att utveckla, styra och säkerställa kvaliteten i leverantörsledet. Kursen leds av Folke Höglund (se ovan). Nästa kurs 7 8 december 2009 Läs mer och anmäl dig på

9 Möt Sandholm Associates i höst Intervjuteknik vid revisioner Nästa kurstillfälle: 5 november 2009 Intervjuer vid revisioner kan av olika skäl ibland kännas obekväma för den intervjuade. Många av våra kursdeltagare har efterfrågat kunskaper och träning i hur man kan intervjua medarbetare på ett konstruktivt och bra sätt vid just revisioner. Därför ger vi nu en ny kurs som ger kunskaper om dialog- och intervjutekniker och som ska underlätta för dem som gör revi sionerna att åstadkomma en effektiv och trygg dialog. Kursledare är beteendevetare Kristin Linus som arbetar med chefscoaching och HRrådgivning och har ett förflutet som bland annat personalchef. Läs mer och anmäl dig på Kristin Linus NY KURS Under hösten 2009 finns åtminstone tre intressanta forum där du kan möta och diskutera med oss på Sandholm Associates. Den 31 augusti 16 september ger vi en serie kostnadsfria seminarier på 11 orter där du även har tillfälle att träffa oss. Se separat bilaga i den här tidningen eller på Den oktober träffar du oss på Tekniska Mässan i Stockholm, som i årets inbjudan betonar effektivisering, Lean produktion och produktivitet. Vi finns i monter A12:28. Den november medverkar vi i Kvalitetsmässan i Göteborg. Där har vi både monter och medverkar i seminarieprogrammet. Under hela förmiddagen den 19 november ger Lars Sörqvist och Staffan Renhorn från Sandholm Associates, samt inbjudna gästföreläsare ett seminarium om vad Lean innebär och hur man lyckas med Lean. VÄLKOMMEN! Makron i Minitab Nästa kurstillfälle: november 2009 NY KURS För att kunna göra repetitiva analyser och rapporter eller för att utöka eller förbättra verktygslådan i Minitab är det nödvändigt att kunna grunderna i det relativt enkla kommandospråk som används. Vi går bland annat igenom hur man läser in data från olika källor och hur man skapar bra grafer och redovisningar. Ganska ofta behöver man utföra en automatisk validering eller kvalitetskontroll och kanske omstrukturering av datamängden för att underlätta analysen. Det finns många kraftfulla verktyg som kan användas för detta ändamål. Läs mer och anmäl dig på Specialseminarium Så integrerar man Lean och Sex Sigma 24 september 2009 Nu upprepar vi vårt tidigare välbesökta specialseminarium om hur man kan integrera Lean och Sex Sigma. Det finns väldigt mycket att vinna på att utnyttja båda koncepten i förbättringsarbetet. På det här tillfälliga specialseminariet lär du dig hur man gör detta på ett effektivt sätt. Vi går också igenom likheter och skillnader mellan Lean och Sex Sigma, hur man gör en handlingsplan för att integrera koncepten, vilka framgångsfaktorerna är och inte minst gjorda erfarenheter. Läs mer och anmäl dig på Nyhetsbrevet Potential utges av Sandholm Associates AB. Sandholm Associates AB är ett konsult- och utbildningsföretag som arbetar med verksamhetsutveckling och totalkvalitet sedan Förutom en rad öppna kurser och seminarier erbjuder vi konsultation, implementeringsstöd, utvärderingar och verksamhetsinterna utbildningsprogram. Produktion: Infoverba. Tryck: Tryckmedia, Stockholm. Augusti Omslagsfoto: Bildmakar n i Falkenberg Sandholm Associates AB, Tegnérgatan 40, Stockholm. Tel: Fax: sandholm@sandholm.se