DOMSTOLSVERKETS RAPPORTSERIE. Mängdbrott. Tingsrätternas arbetsformer för hantering av mängdbrott

Transkript

1 DOMSTOLSVERKETS RAPPORTSERIE 2011:2 Mängdbrott Tingsrätternas arbetsformer för hantering av mängdbrott

2 Diarienummer Omslagsbild Carl Johan Erikson Tryckt på Edita Västra Aros AB, Västerås, november 2011

3 Innehåll RAPPORT 3 () 1 Sammanfattning Uppdraget och dess genomförande Regeringens uppdrag Arbetets bedrivande Allmänt om utvecklingsarbete Inre organisationsform och arbetsformer Domstolsverkets stöd i förändringsarbetet Förändringar av arbetsformerna för hantering av mängdbrott Bakgrund Förändringar av tingsrätternas arbetsformer Inledning Ett utökat tillämpningsområde för förenklad delgivning Övriga förändringar av arbetsformer Faktorer för ökad effektivitet Inledning Kunskap och engagemang hos medarbetarna Utnyttjande av den moderna tekniken vid kommunikation Användning av videokonferensutrustning och närvaro per telefon Satsning på balansavarbetning Analys

4 1 Sammanfattning RAPPORT 4 () Förändringstakten vid domstolarna har varit hög under 2000-talet. Flertalet domstolar har bedrivit förändringsarbete såvitt avser den inre organisationsformen. I en del fall har domstolarnas förändringsarbete ägt rum med stöd av Domstolsverket. I regleringsbrevet för budgetåret 2011 avseende Sveriges Domstolar har regeringen gett Domstolsverket i uppdrag att, mot bakgrund av det förändringsarbete som på senare tid har bedrivits, redovisa domstolarnas arbetsformer för hantering av mängdbrott. Inom ramen för uppdraget har Domstolsverket låtit tingsrätterna besvara två enkäter med frågor om bl.a. tingsrätternas eventuella förändringar av den inre organisationsformen och arbetsformerna såvitt avser handläggningen av mängdbrottmål. En del frågor har tagit direkt sikte på ändringarna i delgivningslagstiftningen som trädde i kraft i april Ändringarna innebär bl.a. att tillämpningsområdet för förenklad delgivning av stämning i brottmål har utvidgats. Undersökningen har visat att några tingsrätter har ändrat arbetsformerna för handläggningen av mängdbrottmålen med anledning av lagändringarna. Det kan t.ex. handla om att de aktuella målen handläggs extra skyndsamt. Vidare har det av undersökningen framgått att drygt hälften av tingsrätterna har en rutin för att uppmärksamma de mål där det kan vara aktuellt att tillämpa förenklad delgivning. Enkäten innehöll även frågor om tingsrätterna av annat skäl än som hänger samman med ändringarna i delgivningslagstiftningen har genomfört förändringar av den inre organisationsformen eller arbetsformerna. Svaren har utvisat att cirka en femtedel av tingsrätterna, sedan den 1 januari 2010, antingen har förändrat eller planerar att förändra den inre organisationsformen i sådant avseende som berör hanteringen av mängdbrottmål. Något färre tingsrätter har efter nämnt datum ändrat arbetsformerna i sådant hänseende. Sammanfattningsvis kan konstateras att de förändringar som har genomförts i huvudsak har omfattat samtliga vid tingsrätten förekommande målkategorier. Arbetet har, med några undantag, således inte varit särskilt inriktat mot mängdbrottmålen. Detta bekräftar den bild som har framkommit i tidigare undersökningar om att tingsrätterna vanligtvis inte särbehandlar mängdbrottmålen. De förändringar som har genomförts har varit av olika slag. Som exempel på en förändring av den inre organisationen kan nämnas att ytterligare ett par tingsrätter har slopat rotelsystemet och ersatt det med ett enhetssystem. Några tingsrätter har beskrivit ett system där arbetsfördelningen för kansliet sker utifrån arbetsuppgifter i stället för utifrån enskilda mål. Utgångspunkten är här att den befattningshavare som för närvarande arbetar med ett mål ska vidta alla handläggningsåtgärder som är aktuella och som medarbetaren har behörighet att vidta. Härigenom minskar problemet med s.k. aktvandring. Vidare har flera tingsrätter betonat att rutinen är att utfärda stämning och kalla till huvudförhandling, i den mån sådan behövs, i ett sammanhang. Det finns enstaka exempel på särbehandling av mängdbrottmålen. Vid en tingsrätt tillämpas t.ex. ett särskilt system där de mål som kan avgöras utan deltagande av nämndemän ges prioritet och handläggs i ett särskilt snabbspår. 1 1 Mål avseende trafikbrott som endast kan föranleda penningböter handläggs vid tingsrätten av notarier och omfattas inte av snabbspåret. 4

5 RAPPORT 5 () Inom ramen för ett tidigare mängdbrottsuppdrag har identifierats en rad faktorer som kan ha betydelse för hur effektiv hanteringen av mängdbrottmål är. I denna redovisning behandlas några av dessa på nytt. Det gäller bl.a. tingsrätternas användande av modern teknik vid kommunikation med parterna. Här kan nämnas att Domstolsverket i juni 2011 har erbjudit domstolarna att ansluta sig till en tjänst för att kunna skicka sms. En annan faktor som uppmärksammades i det tidigare mängdbrottsuppdraget var möjligheten att tillåta en aktör att delta i huvudförhandling genom videokonferens. Här kan konstateras att tingsrätternas användning av videokonferensanläggningar har ökat markant under senare tid. 5

6 2 Uppdraget och dess genomförande 2.1 Regeringens uppdrag RAPPORT 6 () Regeringen har konstaterat att det framgår av de utvärderingar som har gjorts av domstolarnas inre organisationsformer och arbetsmetoder att det i flertalet domstolar bedrivits förändringsarbete på dessa områden. I syfte att tillvarata goda resultat av förändringsarbetet har regeringen i regleringsbrevet för budgetåret 2011 avseende Sveriges Domstolar gett Domstolsverket i uppdrag att dokumentera det arbete som har bedrivits i domstolarna på senare tid samt att skapa förutsättningar för ett regelbundet erfarenhetsutbyte mellan domstolarna i dessa frågor. Domstolsverket ska senast den 30 juni 2012 redovisa till regeringen hur uppdraget har bedrivits och vilka resultat som därigenom uppnåtts. Domstolarnas arbetsformer för hantering av mängdbrott ska redovisas särskilt. Uppdraget i denna del ska redovisas senast den 31 oktober I denna rapport redovisas den särskilda del av uppdraget som avser domstolarnas arbetsformer för hantering av mängdbrott. Domstolsverket har utgått från att med uttrycket domstolarnas arbetsformer avses såväl domstolarnas inre organisationsformer som arbetsmetoder. Domstolsverket har vidare uppfattat uppdraget som att det är det på senare tid bedrivna förändringsarbetet avseende organisationsformer och arbetsmetoder för hantering av mängdbrott som ska redovisas särskilt. Den del av uppdraget som gäller att skapa förutsättningar för ett erfarenhetsutbyte mellan domstolarna i dessa frågor behandlas därför samlat i den redovisning som kommer att ske till regeringen i juni Domstolsverket har utgått från att definitionen av begreppet mängdbrott är densamma som i tidigare regeringsuppdrag till verket, dvs. att med mängdbrott avses brott beträffande vilka förundersökning enligt gällande reglering leds av en polismyndighet. 2 Redan här ska konstateras att uppgift om vem som har lett en förundersökning inte noteras i Sveriges Domstolars verksamhetsstöd för målhantering. Det är således inte möjligt att automatiskt särskilja dessa mål från övriga. Denna omständighet medför vissa svårigheter när det gäller att beskriva sådana förhållanden som specifikt rör mängdbrottmålen. Som konstaterats i redovisningen av tidigare mängdbrottsuppdrag avgörs den stora massan av de mängdbrott som inkommer till tingsrätterna slutligt där. 3 Domstolsverket har därför valt att också i detta uppdrag behandla enbart tingsrätternas hantering av mängdbrottmålen. Som omnämnts har Domstolsverket även tidigare haft regeringsuppdrag som handlat om hanteringen av mängdbrottmål. I maj 2009 uppdrog regeringen åt Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten och Domstolsverket att gemensamt vidta åtgärder för en ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott. Uppdraget slutredovisades i maj 2010 genom rapporten Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott. Myndigheterna presenterade i denna bl.a. en modell för kortare totala genomströmningstider som bygger på att polis, åklagare och tingsrätt samverkar för att tingsrätten i största möjliga utsträckning ska kunna använda förenklad delgivning. Mot bakgrund av redovisningen av det uppdraget uppdrog regeringen i respektive myn- 2 Ju2009/3950/Å. 3 Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott, Redovisning i maj 2010 av ett regeringsuppdrag till Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten och Domstolsverket s. 20 och 21. 6

7 RAPPORT 7 () dighets regleringsbrev för budgetåret 2011 åt Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten och Domstolsverket att redovisa de gemensamma åtgärder som pågår och som, sedan den förra redovisningen, vidtagits för att förbättra hanteringen av mängdbrott i hela rättskedjan. Detta uppdrag (nedan det gemensamma uppdraget) skulle redovisas senast den 15 oktober Arbetet med det gemensamma uppdraget har bedrivits parallellt med det uppdrag som behandlas i denna rapport. Det gemensamma uppdraget redovisades av myndigheterna genom rapporten Förbättrad hantering av mängdbrott. I den rapporten behandlas också till viss del frågor som rör domstolarnas arbetsformer för hantering av mängdbrott. Domstolsverket har i några fall ansett det värdefullt att återge dokumentationen över domstolarnas arbete i båda redovisningarna. 2.2 Arbetets bedrivande Inom Domstolsverket har personalavdelningen ansvarat för uppdraget. Avdelningschefen Karin Nacke har haft huvudansvaret för uppdraget och hovrättsassessorn Camilla Gensmann har varit sekreterare. För uppdraget har information och synpunkter hämtats in på flera sätt. Inom ramen för detta uppdrag och det gemensamma uppdraget har Domstolsverket skickat ut två elektroniska enkäter till landets 48 tingsrätter. Den första enkäten distribuerades i maj 2011 och innehöll bl.a. frågor om tingsrätternas eventuella förändringar av den inre organisationen och arbetsformerna såvitt avser handläggningen av mängdbrottmål. Alla tingsrätter utom en har besvarat enkäten. En central punkt i redovisningen av regeringsuppdraget om mängdbrott år 2009 var modellen för kortare totala genomströmningstider. Den bygger på de nu genomförda förändringarna av möjligheten att delge stämningsansökan i brottmål genom förenklad delgivning. När den första enkäten till tingsrätterna skickades ut hade de aktuella förändringarna i delgivningslagstiftningen varit i kraft under endast cirka två månader. Domstolsverket beslöt därför att avvakta med frågor om det utökade tillämpningsområdet för förenklad delgivning till en senare enkät. Den andra enkäten skickades ut i augusti 2011 och innehöll förutom frågor om tillämpningen av förenklad delgivning även en fråga om tingsrätternas användning av modern teknik (t.ex. sms och e-post) vid kommunikation med parter eller andra aktörer. 43 tingsrätter har besvarat enkäten. Med enkätsvaren som grund har Domstolsverket per telefon inhämtat kompletterande upplysningar om mängdbrottshanteringen från ett antal domstolschefer eller andra medarbetare vid tingsrätterna. Sekreteraren har vidare besökt en avdelning vid en tingsrätt för att ta del av den förändring som har genomförts av avdelningens organisation och arbetsformer. Medarbetare vid Domstolsverkets enhet för organisationsutveckling har bidragit med upplysningar om Domstolsverkets stöd i tingsrätternas utvecklingsarbete. Vidare har sekreteraren tagit del av mer utförlig skriftlig dokumentation över visst förändringsarbete. Dialog har skett med flera avdelningar inom Domstolsverket angående frågor om bl.a. teknik och statistik. 7

8 3 Allmänt om utvecklingsarbete 3.1 Inre organisationsform och arbetsformer RAPPORT 8 () Som Statskontoret konstaterade i rapporten Domstolarnas inre arbete en utvärdering (Statskontorets rapport 2009:20) har förändringstakten vid domstolarna varit hög under 2000-talet. De flesta domstolar har genomfört någon förändring av den inre organisationen. Statskontoret poängterade i rapporten dock vikten av att domstolarna fortsätter arbeta med att utveckla arbetsformer och rutiner. 4 Under år 2009 bedrevs inom Domstolsverket ett projekt benämnt Utvecklingsarbete i Sveriges Domstolar erfarenheter och effekter. Arbetet avgränsades till att omfatta enbart tingsrätternas arbetsformer. Projektet presenterade i januari 2010 rapporten Tingsrätternas arbetsformer. 5 I rapporten konstaterades att tingsrätterna numera arbetar organisatoriskt förhållandevis lika. De flesta tingsrätter är organiserade i enheter eller i någon form av hybridorganisation 6. Numera är en traditionell rotelorganisation den minst vanliga organisationsformen. 7 I rapporten noterades vidare att även arbetsformerna är förhållandevis lika men att det finns vissa skillnader. Projektet gjorde bedömningen att det är sannolikt att även förändringar av detaljerna i arbetsformerna kan medföra betydande vinster inom flera områden som t.ex. en effektivare mål- och ärendehantering. I rapporten konstaterades att tingsrätternas arbete med att systematiskt förbättra arbetsformerna kommer att fortsätta. 8 Som angetts ovan har Domstolsverket utöver uppdraget avseende hanteringen av mängdbrott fått i uppdrag att rent generellt dokumentera det förändringsarbete som har bedrivits i domstolarna i frågor som rör deras inre organisation och arbetsmetoder. Vidare ska Domstolsverket skapa förutsättningar för ett regelbundet erfarenhetsutbyte mellan domstolarna i dessa frågor. Domstolsverket bedriver arbetet med regeringsuppdraget i projektform. Enligt projektdirektiven är projektets övergripande syfte att ge stöd åt domstolarna i deras arbete med att höja effektiviteten och kvaliteten i verksamheten. Projektet ska främja och inspirera domstolarna till att lära av andras erfarenheter och bidrar därigenom till att öka domstolarnas förutsättningar att utveckla verksamheten. Som projektmål anges att dokumentera förändringsarbete som har bedrivits i domstolarna på senare tid, att utveckla och sprida en strukturerad metod för erfarenhetsutbyte mellan domstolarna, att utveckla ytterligare former för kontinuerligt utbyte av erfarenheter mellan domstolarna, att genomföra ett antal seminarier för erfarenhetsutbyten mellan domstolarna, att dokumentera och på olika sätt tillhandahålla exempel på utvecklingsarbete som har bedrivits inom ramen för projektet samt att lämna förslag på en modell för förvaltning. 9 Som konstateras i de ovan nämnda projektdirektiven saknas det en entydig betydelse och innebörd i begreppen inre organisation respektive arbetsformer. Enligt den definition som Domstolsverket valt för nämnda projekt avses med inre orga- 4 Statskontorets rapport 2009:20 Domstolarnas inre arbete en utvärdering s. 7 och 9. 5 DV-rapport 2010:5. 6 Med hybridorganisation avses här en blandning av traditionella rotlar och enhetssystem, där brottmålen vanligen hanteras gemensamt medan tvistemålen fördelas på rotlar (DV-rapport 2010:5 s. 15). 7 DV-rapport 2010:5 s DV-rapport 2010:5 s Projektdirektiv Erfarenhetsutbyte mellan domstolar i frågor som rör inre organisation och arbetsformer (dnr ) s. 6 f. 8

9 RAPPORT 9 () nisation frågor om formell fördelning av ansvar och arbetsuppgifter samt hur olika delar av verksamheten delas in i olika organisatoriska boxar (avdelningar, enheter, rotlar) och hur dessa förhåller sig till varandra. Vidare inryms i begreppet frågor om ledningen och styrningen av domstolen. I samma projekt används arbetsformer som ett samlat begrepp för bl.a. arbetssätt, rutiner, arbetsmetoder och mötesformer. 10 Mot bakgrund av utformningen av uppdraget i regleringsbrevet avseende arbetsformerna för hantering av mängdbrott har Domstolsverket dock valt att göra en vid tolkning och utgått från att förändringsarbete beträffande såväl inre organisationsform som arbetsformer ska beskrivas inom ramen för uppdraget. Innan framställningen övergår i en genomgång av förändringsarbetet av organisationsform och arbetsformer för hantering av mängdbrott ska i följande avsnitt Domstolsverkets stöd till domstolarna kort beskrivas. 3.2 Domstolsverkets stöd i förändringsarbetet En av Domstolsverkets uppgifter är att vara en drivande och stödjande kraft i arbetet med att utveckla domstolarnas organisation och arbetsmetoder. Personalavdelningens enhet för organisationsutveckling arbetar bl.a. med dessa frågor. Som kommer att framgå nedan har en del tingsrätter genomfört förändringar med stöd av enhetens medarbetare. Enheten för organisationsutveckling har bl.a. till uppgift att vara ett konsultativt stöd åt domstolarna i olika organisationsfrågor och erbjuder domstolarna hjälp med att se över sin verksamhet samt att hitta nya arbetsformer. Arbetet sker på uppdrag av enskilda domstolar. Utgångspunkten är att medarbetarna vid den enskilda domstolen engageras i förändringsarbetet. Det är domstolen som styr förändringsarbetet. Enheten för organisationsutveckling tillhandahåller metoder och kompetens för att utveckla organisation och arbetsmetoder, återför kunskaper, erfarenheter och idéer mellan domstolarna och inom Domstolsverket samt uppmärksammar hinder för moderniseringen och verkar för att de undanröjs. I förändringsarbetet beträffande domstolarnas inre organisationsform och arbetsformer kan olika metoder användas. Här ska kort beröras ett koncept Efterfrågad Domstol vilket har tillämpats i förändringsarbetet vid några tingsrätter. Konceptet Efterfrågad Domstol, som består av en modell och ett antal metoder, har utvecklats inom ramen för en försöksverksamhet vid tre tingsrätter under perioden september 2009 till juni Inspiration har hämtats från Lean, vilket ursprungligen är en filosofi för resurssnål industriproduktion. Konceptet Efterfrågad Domstol kan vara ett stöd för domstolar som vill arbeta med ett strukturerat kvalitetsarbete. En av Efterfrågad Domstols styrkor är att konceptet arbetar parallellt med den brukarupplevda kvaliteten och den interna effektiviteten. Modellen i Efterfrågad Domstol beskriver verksamheten som ett system. En av konceptets tre metoder består av analys av extern efterfrågan (i telefon och vid personliga besök samt i ansökningar). Syftet är att skilja verklig efterfrågan, dvs. sådan efterfrågan som uttrycker verkliga behov utifrån verksamhetens syften från onödig efterfrågan, dvs. sådan efterfrågan som orsakas av att domstolen har underlåtit att vidta någon åtgärd eller ur intressentens perspektiv utfört åtgärden på ett 10 Projektdirektiv a.a. s Försöksverksamheten och erfarenheterna från denna beskrivs i Domstolsverkets promemoria Konceptet Efterfrågad Domstol (ED). Resultat från en försöksverksamhet, dnr

10 RAPPORT 10 () felaktigt sätt. Den andra metoden består av analys av processer och flöden. Slutligen består konceptet av en metod för visualiserad styrning. Syftet med visualiserad styrning är att ge stöd åt gemensamma prioriteringar och flexibel fördelning av arbetet vid domstolen. Genom att den dagliga styrningen utgår från ett visualiserat flödesschema möjliggörs detta. 4 Förändringar av arbetsformerna för hantering av mängdbrott 4.1 Bakgrund Tingsrätternas arbetsformer för hantering av mängdbrott har även tidigare varit föremål för undersökning. Inom ramen för regeringsuppdraget om mängdbrott år 2009 lät Domstolsverket i början av december samma år landets samtliga 48 tingsrätter besvara en enkät med frågor om bl.a. handläggningen av mängdbrottmål. 12 Frågor som ställdes gällde bl.a. om mängdbrottmål fördelades på särskilda organisatoriska enheter och om tingsrätterna tillämpade särskilda handläggningsrutiner för denna typ av mål. Av svaren på enkäten framgår att det absolut vanligaste var att ingen särbehandling av mängdbrottmålen skedde i dessa hänseenden. Beträffande fördelningen av mängdbrottmålen uppgav endast sex tingsrätter att dessa fördelades på särskilda organisatoriska enheter jämfört med andra brottmål. Ännu färre, nämligen tre tingsrätter, uppgav att särskilda handläggningsrutiner tillämpades för mängdbrottmålen. 13 Av kommentarerna till svaren kunde utläsas att den särbehandling som ägde rum i huvudsak rörde fördelningen av de s.k. notariebrottmålen 14 på särskilda enheter och utsättning av mängdbrottmål på särskilda tingsdagar. I enkäten tillfrågades tingsrätterna också om de planerade att ändra dels fördelningen av mängdbrottmålen, dels handläggningen av dessa. De allra flesta tingsrätter uppgav att de inte planerade för några sådana förändringar. Endast två tingsrätter uppgav att de planerade att ändra fördelningen av mängdbrottmålen. Beträffande handläggningssättet uppgav bara tre tingsrätter att de planerade en förändring i detta hänseende. Som konstaterades i redovisningen av det nämnda mängdbrottsuppdraget gav enkätsvaren alltså bilden av att de allra flesta tingsrätter inte särbehandlar mängdbrottmålen, vare sig när det gäller fördelning på organisatoriska enheter eller handläggningssätt. I redovisningen anfördes att detta faktum måste ses mot bakgrund av att tingsrätterna inte noterar vem som har lett förundersökningen. Ur ett tingsrättsperspektiv framstår således skiljelinjen mellan polisledda och åklagarledda förundersökningar som oviktig. Vidare anfördes som en annan faktor att beakta att de till tingsrätterna inkomna målen till stor del består av just mängdbrottmål. Av enkätsvaren drogs vidare slutsatsen att det inte heller var vanligt förekommande att tingsrätterna gjorde skillnad mellan enklare och mer 12 Frågorna och en sammanställning av tingsrätternas svar återges i rapporten Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott s En analys av enkätsvaren återfinns bl.a. på s I frågan var bötesmålen exkluderade. 14 Brottmål som enligt 18 tingsrättsinstruktionen (1996:381) kan avgöras av en tingsnotarie eller tingsmeriterad beredningsjurist. 10

11 RAPPORT 11 () komplicerade mängdbrottmål. Det konstaterades dock att det låg i sakens natur att mål som kan avgöras utan huvudförhandling hanteras i särskild ordning Förändringar av tingsrätternas arbetsformer Inledning Domstolsverket har gjort en uppföljning av den övergripande kartläggning över tingsrätternas hantering av mängdbrottmål som genomfördes inom ramen för regeringsuppdraget år Genom de i avsnitt 2.2 omnämnda enkätundersökningarna har tingsrätterna fått besvara några frågor som handlar om domstolarnas eventuella förändringar av den inre organisationsformen och arbetsformerna för hantering av mängdbrott. Med enkätsvaren som grund har Domstolsverket inhämtat kompletterande upplysningar från en del tingsrätter. Tre av frågorna tar sin utgångspunkt i de ändringar av delgivningslagstiftningen som relativt nyligen har trätt i kraft. Resultatet av den undersökningen redovisas i avsnitt I ett därpå följande avsnitt behandlas sådana förändringar av organisation och arbetsformer som tingsrätterna av annat skäl har genomfört. Frågorna tar här sikte på förändringar som har genomförts efter den tidigare kartläggningen Ett utökat tillämpningsområde för förenklad delgivning Inom ramen för regeringsuppdraget om mängdbrott år 2009 presenterade Rikspolisstyrelsen, Åklagarmyndigheten och Domstolsverket en gemensam modell för kortare totala genomströmningstider. Modellen bygger på att polis, åklagare och tingsrätt samverkar för att tingsrätten i så många fall som möjligt ska kunna använda sig av förenklad delgivning. Den 1 april 2011 utökades tillämpningsområdet för användande av förenklad delgivning vid delgivning av stämning i brottmål. Tidigare var det endast möjligt om den tilltalade i samband med föreläggande av ordningsbot, eller utredning av ett brott som fick beivras genom sådant föreläggande, hade delgetts upplysning om att förenklad delgivning kunde komma att användas i brottmålet. 16 Genom införandet av en ny delgivningslag (2010:1932) och reglering i 33 kap. 6 andra stycket rättegångsbalken är det numera möjligt att använda förenklad delgivning av stämning med den tilltalade vid alla typer av brott. Förutsättningen härför är att den tilltalade av polisman, åklagare, tulltjänsteman eller tjänsteman vid Kustbevakningen vid ett personligt sammanträffande har delgetts information om att sådan delgivning kan komma att användas i tingsrätten och det vid den tidpunkt då handlingarna skickas till den tilltalade inte har förflutit längre tid än sex veckor sedan informationen lämnades. Enligt den föreslagna gemensamma modellen för kortare totala genomströmningstider ska polismyndigheterna sträva efter att i alla mängdbrottsärenden, i vilka en polis träffar den misstänkte personligen, delge den misstänkte information om förenklad delgivning. Vidare ska polismyndigheterna sträva efter ett redovisa utredningen till åklagaren senast en månad efter det personliga sammanträffandet. För åklagarnas del innebär modellen att de ska sträva efter att fatta beslut i åtalsfrågan så snart som möjligt och i vart fall inom sådan tid att tingsrätten har helst en vecka men minst tre arbetsdagar till sitt förfogande för att skicka 15 Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott s. 71 f b delgivningslagen (1970:428), numera upphävd. 11

12 RAPPORT 12 () ut handlingarna till den tilltalade med förenklad delgivning. Enligt modellen ska tingsrätterna, vid den initiala beredningen, prioritera de mängdbrottmål som har hanterats på beskrivet sätt så att möjligheten att använda förenklad delgivning inte går förlorad. 17 Domstolsverket har ansett det värdefullt att undersöka om ändringarna i delgivningslagstiftningen fått till följd att tingsrätterna gjort förändringar av hanteringen beträffande mängdbrottmål dels vad avser fördelningen av målen, dels avseende arbetsformerna. Nedan redovisas resultatet av undersökningen. Förändring av fördelning Tingsrätterna tillfrågades om det utökade tillämpningsområdet för förenklad delgivning i brottmål har medfört att domstolen gjort en förändring avseende fördelningen av sådana mängdbrottmål där förenklad delgivning kan användas för delgivning av stämning m.m. eller om tingsrätten planerar att göra en sådan förändring. Av svaren framgår att ingen av de 47 svarande tingsrätterna har ändrat fördelningen av mängdbrottmålen med anledning av förändringarna i delgivningslagstiftningen. 18 Flera av tingsrätterna har angett att det saknas behov av att fördela dessa mål särskilt. Däremot har ett par tingsrätter uppgett att de aktuella målen uppmärksammas när de kommer in och att handläggningen anpassas så att möjligheten att använda förenklad delgivning går att utnyttja. Två av tingsrätterna har dock svarat att de planerar att genomföra en förändring av fördelningen av de aktuella mängdbrottmålen. En av dessa tingsrätter har angett att ett möte kommer att hållas i början av hösten 2011 med företrädare för polismyndigheten och Åklagarmyndigheten. Avsikten är att göra en utvärdering av hur delgivningen hittills har fungerat. Förändring av arbetsform Den första enkäten till tingsrätterna innehöll också en fråga om det utökade tilllämpningsområdet för förenklad delgivning har medfört att tingsrätten förändrat arbetsformerna (t.ex. arbetssätt och handläggningsrutiner) för hanteringen av mängdbrottmål eller om tingsrätten planerar att genomföra en sådan förändring. Av svaren framgår att den absoluta merparten, 38 av tingsrätterna, inte har gjort någon förändring med anledning av lagändringarna. 19 En av de tingsrätter som har besvarat frågan nekande har angett att alla beredningssekreterare dock är medvetna om möjligheten att använda förenklad delgivning och att de känner till förutsättningarna för tillämpningen. Ytterligare en tingsrätt, som har svarat nej på frågan, har angett att tingsrätten numera utnyttjar förenklad delgivning även vid delgivning av stämning och kallelser i brottmål. En annan tingsrätt har angett att tingsrätten bör diskutera om inte särskilda förhandlingsdagar bör reserveras för mängdbrottmål för att åstadkomma en snabbare 17 Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott s En tingsrätt har svarat att fördelningen har ändrats. Sedan Domstolsverket har inhämtat kompletterande uppgifter har det framgått att den förändring som skett har avsett samtliga mängdbrott som kan avgöras av notarie oavsett om förenklad delgivning är möjligt. Enligt tingsrättens svar lottas brottmål där endast böter ingår i straffskalan på rådmansrotlar men fördelas och överlämnas som regel utan särskild prövning direkt till en notarierotel. Mål som kan avgöras på handlingarna och övriga brottmål som notarie är behörig att avgöra lottas på rotel men överlämnas till notarie efter särskild prövning av den rotelansvarige. 19 Denna fråga i enkäten har besvarats av 46 av 48 tingsrätter. 12

13 RAPPORT 13 () handläggning av dessa mål. Vidare har en tingsrätt uppgett att polismyndigheten och åklagarkammaren har kontaktats för att undersöka förutsättningarna för ändrade rutiner, t.ex. särbehandling så att tidsfrister kan hållas. Tre tingsrätter har svarat att de planerar att ändra arbetsformerna för hanteringen av mängdbrottmål. En av dessa har uppgett att den preliminära planen är att avsätta förutbestämda tingsdagar för denna typ av mål. Av de svarande tingsrätterna har fem uppgett att de har ändrat arbetsformerna för hanteringen av mängdbrottmål med anledning av det utökade tillämpningsområdet för förenklad delgivning. En av dessa har beskrivit hur de aktuella målen skiljs ut på tingsrättens serviceenhet och att aktkapporna förses med en röd klisteretikett. Vidare räknar serviceenheten ut vilken som är sista dag för möjligheten att använda förenklad delgivning. De aktuella målen handläggs skyndsamt. Samma tingsrätt har betonat vikten av att polisen utför sitt arbete i det första ledet, dvs. delger den misstänkte information om att förenklad delgivning kan komma att användas. Enligt tingsrätten är ett av polisen väl utfört arbete nyckeln till framgång. Av tingsrättens svar framgår vidare att systemet fungerar för de s.k. PUST-målen 20 och att polisen delger information om förenklad delgivning också såvitt avser tilläggsstämningar. Ytterligare en av de fem tingsrätterna har angett att de aktuella målen lyfts ut för snabbare hantering så att delgivning kan ske inom gällande tidsfrist. Tingsrätten har beskrivit hur åklagaren i stämningsansökan tydligt anger att information om förenklad delgivning har delgetts samt tidpunkten för detta. Inledningsvis behandlas målen vid tingsrätten som förtursmål med den skillnaden att kansliet sköter hela handläggningen. De aktuella målen bereds av en domstolssekreterare vid en särskild station. Målen har en särskild plats i åtgärdslådor. Stämning med kallelse till huvudförhandling, i den mån sådan är nödvändig enligt stämningsansökan, utfärdas direkt efter att målet har inkommit. En annan tingsrätt som har besvarat frågan jakande har angett att tingsrätten haft möten med åklagarkamrarna och kommit överens om ett system för identifiering av mål och vilka tider som ska gälla. Den aktuella tingsrätten har angett att den inte anser det nödvändigt att hantera målen i ett särskilt snabbspår eftersom omloppstiden för brottmål vid tingsrätten redan är så kort. De flesta tingsrätterna har således inte några särskilda arbetsformer för hantering av de mängdbrottmål där förenklad delgivning kan vara aktuellt. Inom ramen för uppdragen har Domstolsverket ställt några frågor till tingsrätterna om tillämpningen av den gemensamma modellen för kortare totala genomströmningstider i syfte att göra en tidig utvärdering av modellen. Resultaten från enkätundersökningen redovisas närmare i den gemensamma rapporten. 21 Här ska bara konstateras att modellen i viss utsträckning har börjat komma till användning men att lagstiftningsreformen ännu inte har fått full effekt i rättskedjan före domstolen. Vidare kan noteras att tingsrätterna i de mål som domstolen får in i tid hittills vanligtvis har klarat av att utfärda stämning och skicka kallelser till den tilltalade inom den angivna tiden. Rutiner för identifiering Med tanke på den sexveckorsfrist som gäller för användande av förenklad delgivning av stämning kan det vara värdefullt om mål där detta delgivningssätt kan vara 20 PUST är förkortningen för Polisens utredningsstöd. 21 Förbättrad hantering av mängdbrott s

14 RAPPORT 14 () aktuellt omedelbart uppmärksammas när de kommer in till tingsrätten. Frågan om hur åklagaren ska uppmärksamma tingsrätten på dessa mål har också diskuterats inom den samverkansgrupp som har bildats mellan Sveriges Domstolar och Åklagarmyndigheten. 22 Vid ett möte den 15 mars 2011 kom de vid mötet närvarande överens om en metod för identifiering. Enligt denna ska åklagaren i aktuella mål ange Förenklad delgivning högst upp till vänster (inte i sidhuvudet) på stämningsansökans första sida. Vidare ska under rubriken Handläggning på sista sidan i stämningsansökan anges tidpunkten för när den tilltalade underrättades om att förenklad delgivning kan komma att användas vid tingsrätten. Domstolsverket har i den andra enkäten till tingsrätterna också tillfrågat domstolarna om det finns en rutin för identifiering av de brottmål där det kan vara aktuellt att delge den tilltalade stämning genom förenklad delgivning. Av svaren framgår att det på 23 tingsrätter, dvs. drygt hälften av de svarande 23, finns en sådan rutin. Hälften av de tingsrätter som har en rutin har beskrivit att åklagaren i stämningsansökan, genom anteckning eller stämpel, markerar att förenklad delgivning kan vara aktuellt. Detta tillvägagångssätt verkar följa den överenskommelse som träffades vid det ovan nämnda mötet i mars Beträffande övriga tingsrätter består rutinen i huvudsak av att den person som registrerar eller granskar inkomna mål kontrollerar i förundersökningsprotokollet om det finns anteckning om att delgivning av information om förenklad delgivning har skett Övriga förändringar av arbetsformer Ovan har redovisats resultatet från enkätundersökningen beträffande de frågor som avsåg förändring till följd av en specifik lagstiftningsändring. I den första enkäten tillfrågades tingsrätterna också i två separata frågor om de, av annat skäl än som hänger samman med det utökade tillämpningsområdet för förenklad delgivning, efter den 1 januari 2010 har förändrat eller planerar att förändra dels den inre organisationsformen i sådant avseende som berör hanteringen av mängdbrottmål, dels arbetsformerna för hantering av denna typ av mål. Av svaren framgår att åtta tingsrätter har genomfört en förändring av den inre organisationen efter nämnt datum. 24 Två tingsrätter har svarat att de planerar att genomföra en sådan förändring. Beträffande arbetsformerna för hantering av mängdbrott har sju tingsrätter uppgett att de har förändrat dessa. Av svaren framgår vidare att ingen av tingsrätterna planerar att ändra sina arbetsformer i aktuellt avseende. En dryg majoritet av de tingsrätter som har förändrat sin organisation har också förändrat arbetsformerna för hantering av mängdbrott. I beskrivningen nedan har Domstolsverket därför valt att redovisa resultaten beträffande förändringsarbetet för den inre organisationsformen och arbetsformerna samlat. Sammanfattningsvis kan konstateras att de förändringar som har genomförts i huvudsak har omfattat samtliga vid tingsrätten förekommande målkategorier. Arbetet har, med några undantag, således inte varit särskilt inriktat mot mängdbrottmålen. Detta bekräftar den bild som tidigare redovisats av att tingsrätterna vanligtvis inte särbehandlar mängdbrottmålen. Mot bakgrund av att mängdbrottmålen utgör en stor del av brottmålen vid tingsrätterna 25 har Dom- 22 Samverkansgruppens arbete beskrivs närmare i Förbättrad hantering av mängdbrott s tingsrätter har besvarat denna fråga. 24 En av de tingsrätter som har svarat att den har förändrat sin inre organisation har beskrivit en ordning som gällde även före år Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott s

15 RAPPORT 15 () stolsverket ansett det värdefullt att beskriva även sådana förändringar som inte enbart avser dessa brott. Nedan redovisas i korthet vad som framkommit vid undersökningen. En av tingsrätterna har uppgett att den sedan den 1 september 2010 helt har förändrat sin organisation. Även vid denna tingsrätt har numera rotelsystemet slopats. Förändringen gjordes inte med utgångspunkt i just hanteringen av mängdbrottmål utan utifrån ett helhetsperspektiv innefattande samtliga mål. Enligt tingsrätten kommer dock förändringen även handläggningen av mängdbrottmålen till godo. Förändringsarbetet påbörjades under hösten 2009 och bedrevs inom ramen för försöksverksamheten med konceptet Efterfrågad Domstol med stöd av konsulter från Domstolsverkets enhet för organisationsutveckling. Av upplysningar från tingsrätten framgår att förändringsarbetet har bidragit till att medarbetarna kommit in i tänket enligt konceptet, nämligen att skilja verklig efterfrågan från sådan som är onödig. Förhandlingsdagar fördelas mellan domarna enligt ett schema. På tingsrätten tilllämpas även ett joursystem för hantering av förtursmål. Enligt systemet har domarna jour i perioder om två veckor: den första veckan har domaren huvudjour och den andra bakjour. För kansliets del inrymmer arbetet ett stort mått av flexibilitet. Varje morgon hålls ett möte för fördelning av arbetsuppgifterna. Med hjälp av ur Vera 26 framtagna listor över de åtgärder som ska vidtas i målen bestäms vilka arbetsmoment som ska prioriteras under dagen. Utifrån aktuellt behov indelas domstolssekreterarna för olika arbetsuppgifter. Med något undantag arbetar alla domstolssekreterare med samtliga förekommande uppgifter. Många mängdbrottmål handläggs av notarierna. När ett mängdbrottmål som kan avgöras utan huvudförhandling är klart för avgörande markeras det i Vera där det även framgår från vilket datum markeringen gäller. På tingsrätten är utgångspunkten att den befattningshavare som för närvarande arbetar med ett mål ska vidta alla handläggningsåtgärder som är aktuella och som medarbetaren har behörighet att vidta. Tanken med förändringen av arbetsformerna var i första hand att minska aktvandringen, dvs. att akten förs från en hög till en annan hög. När ett mål inte är föremål för handläggningsåtgärd förvaras akten i ett för alla mål gemensamt aktrum. Det tidigare problemet med aktletning har minskat betydligt genom att anteckning görs om var akten förvaras. Genom att de ur Vera framtagna listorna sätts upp i tingsrättens inre lokaler har lagmannen större möjlighet att se när handläggningsåtgärder i ett mål stannar av. På tingsrättens intranät finns skriftliga handläggningsrutiner bl.a. för brottmål. Handläggningsrutinerna för brottmål ska anpassas till möjligheten att använda förenklad delgivning i större utsträckning. Sedan omorganisationen har både överbalanserna och balanserna för brottmål minskat. En total förändring av den inre organisationen har även skett vid andra tingsrätter. I anslutning till en sammanläggning av tre domstolar har en tingsrätt även gjort förändringar av den inre organisationen. Förändringen innebär att systemet med rotlar har slopats och ersatts av ett enhetssystem. Fr.o.m. den 1 mars 2011 lottas alla brottmål, med undantag av mycket omfattande mål, på två enheter. Alla akter förvaras i ett aktrum. Tingsrätten utnyttjar fullt ut möjligheten att delegera arbetsuppgifter och målen bereds därför i stor utsträckning av kansliet. 26 Sveriges Domstolars verksamhetsstöd för målhantering. 15

16 RAPPORT 16 () Rutinen är att utfärda stämning och kalla till huvudförhandling på samma gång. Brottmålen sätts ut på domarnas fasta tingsdagar. Tingsrätten har uppgett att den inte särbehandlar mängdbrottmålen men att den har ett joursystem för förtursmål liknande det som har beskrivits för tingsrätten ovan. Under våren 2010 genomfördes, med stöd av Domstolsverket, en processkartläggning vid den aktuella tingsrätten. I augusti 2010 hölls ett seminarium, vid vilket ett rutindokument behandlades. För närvarande är detta rutindokument föremål för uppdatering. Domstolen har inga överbalanser såvitt avser brottmål. En annan tingsrätt har ändrat sin organisation i motsatt riktning, dvs. gått från större till mindre enheter. Numera har tingsrätten ett system med två domare i stället för fyra på varje rotel. Enligt tingsrätten var anledningen till att domstolen genomförde omorganisationen att medarbetarna kände stress på grund av hög arbetsbelastning. Personalen upplevde att man inte hade kontroll över arbetssituationen. Med omorganisationen ville tingsrätten också minska handläggningstiderna rent generellt. På den aktuella tingsrätten särbehandlas mängdbrottmålen i ett visst avseende. De brottmål som kan avgöras utan huvudförhandling lottas nämligen på en särskild rotel. Omorganisationen har hittills haft bra genomslag och tingsrätten har ökat målavverkningen. På tingsrätten pågår för närvarande en process med sikte på att ta fram enhetliga handläggningsrutiner. En tingsrätt har beskrivit hur det numera finns ett s.k. stationssystem för domstolssekreterare på två av tingsrättens avdelningar. Nedan beskrivs organisationen på en av dessa. Organisationsförändringen genomfördes i oktober Utgångspunkten för arbetsfördelningen på målkansliet är numera att fördela arbetsuppgifter i stället för mål. Arbetet på målkansliet delas in i fem olika arbetsstationer benämnda akut, post, beredning, expeditioner m.m. och bevakningar, delgivningar och laga kraft. Det finns en funktionsansvarig domstolssekreterare som i samråd med chefsrådmannen ansvarar för fördelningen av arbetsuppgifter. Arbetet på de olika stationerna fördelas veckovis mellan domstolssekreterarna enligt ett särskilt schema. Akterna förvaras i aktrum, tvistemål för sig och brottmål för sig. Tanken är att sekreteraren ska arbeta med endast ett mål åt gången. Genom förändringen har systemet med högar av akter på rummen försvunnit. På avdelningen finns utförliga rutiner för handläggning av brottmål. Avdelningen poängterar att utgångspunkten är att handläggningsrutinerna verkligen ska följas. Som exempel på en rutin kan nämnas att utfärdande av stämning och kallelse till huvudförhandling i princip alltid ska ske i ett sammanhang. Det finns ingen särskild fördelning för mängdbrottmålen. Utgångspunkten är i stället att hantera alla mål snabbt och enligt samma rutiner. De mål som kan avgöras utan huvudförhandling sorteras dock ut. Domarna har fasta dagar för ordinarie ting och förtursmål. Vidare har ett par av avdelningens rådmän jour för hantering av frågor av förturskaraktär. Det fatttas personal till vissa befattningar på avdelningen. Trots detta kan man idag hantera betydligt fler mål än tidigare men den organisatoriska förändringen har ännu inte kunnat prövas fullt ut. Avdelningens uppfattning är dock att förändringen redan resulterat i bl.a. en jämnare arbetsfördelning, förbättrad kvalitet och effektivitet, bättre bemötande samt ökad trivsel. En av tingsrätterna har beskrivit ett särskilt system för hantering av mängdbrottmål. Enligt detta ges de mål som kan avgöras utan deltagande av nämnde- 16

17 RAPPORT 17 () män prioritet och handläggs i ett särskilt snabbspår. 27 Som exempel på särbehandling nämns att målen har en viss prioriterad plats i åtgärdslådorna. Inledningsvis handlades dessa mål av endast en domstolssekreterare men nu bereds målen av samtliga sekreterare. Tingsrätten utfärdar stämning med avgörande på handlingarna med upplysning om rätten till huvudförhandling. Den tilltalade bereds samtidigt tillfälle att slutföra talan. I de fall huvudförhandling behövs sätts målen ganska snabbt efter inkommandet ut till huvudförhandling på särskilda, för dessa mål, förutbestämda tingsdagar. Sådana tingsdagar äger rum två gånger per månad och tilldelas den ordinarie domare som för tillfället har mest arbetsutrymme. När tingsrätten hade höga målbalanser förekom det att flera förhandlingar sattes ut till samma klockslag. Numera avsätts mellan 15 och 30 minuter per förhandling. Åklagaren inställer sig alltid personligen till förhandlingen. I undantagsfall förekommer det att annan part deltar vid förhandlingen genom videokonferens. Åklagarna har vid de samverkansmöten som tingsrätten regelbundet håller gett uttryck för att systemet fungerar bra. En tingsrätt har uppgett att de brottmål som kan avgöras utan huvudförhandling avgörs på detta sätt och då ofta av notarier. Samma tingsrätt genomförde i början av år 2011, med stöd av konsulter från Domstolsverkets enhet för organisationsutveckling, en flödesanalys av handläggningen av brottmål. Efter önskemål från medarbetarna är tingsrätten på väg att anta enhetliga handläggningsrutiner för brottmål. Vidare har en tingsrätt genomfört en mindre förändring såvitt avser hanteringen av bevakningar. För att få en bättre uppföljning sköter numera en och samma person bevakningarna under en hel vecka. En tingsrätt, som har svarat att den har förändrat sina arbetsformer, har uppgett att huvudregeln numera är att utfärda stämning och kalla till huvudförhandling i ett sammanhang. Tidigare använde sig tingsrätten av s.k. bevisstämning 28 i stor utsträckning, vilket resulterade i stora balanser. Mot bakgrund av den stora mängden brottmål på domstolen kan den nya rutinen dock medföra ett problem. Huvudförhandlingar sätts nämligen ibland ut så långt fram i tiden att det finns en risk för att de kallade glömmer av förhandlingen. Tingsrätten överväger därför att införa någon form av påminnelsesystem. Den aktuella tingsrätten arbetar över huvud taget mycket med verksamhetsutvecklingsfrågor. Detta sker bl.a. genom att en av tingsrättens rådmän arbetar löpande med dessa frågor. I uppgifterna ingår t.ex. att ta fram och uppdatera olika rutindokument, bl.a. för handläggning av brottmål. På tingsrätten finns vidare arbetsgrupper bestående av medarbetare för behandling av olika frågor. En annan av de tingsrätter som har ändrat arbetsformerna har bedrivit sitt förändringsarbete inom konceptet Efterfrågad Domstol. Anledningen till att tingsrätten tog initiativ till förändringar var att personalen upplevde arbetssituationen som stressig. Dessutom ökade måltillströmningen. På tingsrätten rådde vidare osäkerhet kring fördelningen av arbetsuppgifter. Vid analys av en genomförd processkartläggning uppmärksammades tingsrätten bl.a. på att omloppstiderna ökade markant i de fall tingsrätten bevisstämde i 27 Mål avseende trafikbrott som endast kan föranleda penningböter handläggs vid tingsrätten av notarier och omfattas inte av snabbspåret. 28 Med detta avses att tingsrätten utfärdar stämning med föreläggande för den tilltalade att uppge vilken bevisning som åberopas. Tingsrätten avvaktar i denna situation med att kalla till huvudförhandling tills bevisuppgift har inkommit. 17

18 RAPPORT 18 () stället för att stämma och kalla direkt. Som ett led i förändringsarbetet förtydligades delegationsförordnandena. Domstolssekreterarna är inte knutna till en rotel utan arbetsuppgifterna fördelas i stället utifrån ett schema. En av domstolssekreterarna är samordningsansvarig. Akterna läggs i olika åtgärdshögar. Tingsrätten strävar hela tiden efter att rationalisera bort onödiga moment. Strävan är vidare att den befattningshavare som har akten ska göra målet färdigt så långt det är möjligt. Genom de rutiner som har tagits fram genom förändringsarbetet kan mycket av den tidigare förekommande aktvandringen undvikas. Processen avslutades i december Förändringen har bl.a. resulterat i kortare omloppstider. Två tingsrätter har uppgett att de planerar att förändra den inre organisationsformen i sådant avseende som berör hanteringen av mängdbrottmål. En av dessa har svarat att domstolen i syfte att korta genomströmningstiderna för mängdbrottmålen har för avsikt att avsätta förutbestämda tingsdagar för sådana mål. 5 Faktorer för ökad effektivitet 5.1 Inledning I den tidigare nämnda rapporten Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av mängdbrott identifierades en rad faktorer som kan ha betydelse för hur effektiv hanteringen av mängdbrottmål är. I detta avsnitt ska några av dessa behandlas på nytt, nämligen kunskap och engagemang hos medarbetarna, utnyttjande av den moderna tekniken vid kommunikation samt användning av videokonferens och möjligheten för aktör att närvara per telefon vid förhandlingar. Slutligen ska kort beröras en av de balansavarbetningsinsatser som pågår inom Sveriges Domstolar. 5.2 Kunskap och engagemang hos medarbetarna Som noterades i den tidigare rapporten har Riksrevisionen gjort iakttagelsen att det delvis är personbundet om tingsrätten ska lyckas med uppgiften att delge en person. 29 I den förra redovisningen föreslogs därför som ett sätt att dra nytta av att vissa medarbetare har en särskild fallenhet för att lyckas med denna arbetsuppgift att låta dem specialisera sig, antingen på så sätt att delgivningsspecialisterna sköter all delgivning eller så att man överlämnar de svåra fallen till dem. Den första enkäten till tingsrätterna innehöll en fråga om det på tingsrätten finns sådana delgivningsspecialister. Av de svarande angav nio tingsrätter, dvs. cirka en femtedel, att tingsrätten har anställda i vars arbetsuppgifter ingår att särskilt arbeta med delgivningsfrågor. Det framgår av svaren att det bland delgivningsspecialisterna finns sekreterare, beredningsjurister samt såväl ordinarie som icke ordinarie domare. Som exempel kan nämnas att en tingsrätt har en språkkunnig sekreterare som sköter komplicerade delgivningar i utlandet. Annars kan det handla om personer som har specialintresse för delgivningsfrågor. På några tingsrätter finns det en särskild delgivningsgrupp, som kan ha till uppgift att bl.a. skapa rutiner för att förbättra och effektivisera delgivningarna samt att svara på frågor om delgivning. I de delgivningsgrupper som har beskrivits i enkätsvaren ingår medarbetare från olika personalkategorier. 29 Rapporten (RiR 2010:7) Inställda huvudförhandlingar i brottmål s. 41 f. 18

19 RAPPORT 19 () Merparten av tingsrätterna har svarat att domstolen saknar särskilda delgivningsspecialister. Detta innebär naturligtvis inte att dessa domstolar saknar medarbetare som är skickliga på att hantera delgivningar. Några av tingsrätterna har också uttryckligen påpekat att det på domstolen finns sekreterare som utan att ha delgivningsfrågor som särskilda arbetsuppgifter har god kännedom om delgivningslagstiftningen och som kan hantera svåra delgivningsfall. Av enkätsvaren framgår vidare att en tingsrätt, på grund av de ökade kostnaderna för stämningsmannauppdrag, nyligen har anställt en egen delgivningsman. 5.3 Utnyttjande av den moderna tekniken vid kommunikation I den tidigare rapporten konstaterades att ett sätt att motverka att förhandlingar behöver ställas in kan vara att tingsrätterna drar nytta av den moderna tekniken. Som exempel angavs att tingsrätten någon dag före en huvudförhandling kan påminna den kallade om förhandlingen via e-post eller sms för att motverka att personen uteblir från förhandlingen. 30 I rapporten nämndes att en tingsrätt sedan en tid tillbaka hade utnyttjat ett sådant system med påminnelse via sms. I den andra enkäten tillfrågades tingsrätterna om de använder modern teknik (t.ex. sms och e-post) vid kommunikation med parter och andra aktörer. Av de 43 tingsrätter som har besvarat frågan har 27 uppgett att domstolen använder modern teknik i samband med delgivning. I princip samma antal, 29 tingsrätter, har svarat att domstolen använder modern teknik för övrig kommunikation som inte kräver formell delgivning (t.ex. påminnelse om kallelse till huvudförhandling). Av tingsrätternas kommentarer framgår att man i huvudsak använder e-post. Domstolsverket erbjöd i juni 2011 domstolarna att ansluta sig till en tjänst för att kunna skicka sms. I erbjudandet framhölls att sms i många fall kan ersätta telefonsamtal eller brev. På så sätt kan tid frigöras för kanslipersonalen. Vidare poängterades att tjänsten kan vara ett verktyg i arbetet mot inställda förhandlingar. Som exempel på användningsområden i målhanteringen angavs just påminnelser om huvudförhandling till kallade personer. Vidare angavs att sms-tjänsten gav domstolarna tillgång till ytterligare en kanal för att kontakta personer som är svåra att nå via telefon eller brev. Utöver användning i målhanteringen kan tjänsten användas för administration av nämndemannatjänstgöring. 31 Sms-tjänsten finns tillgänglig i två utföranden. Sms kan skickas antingen via en webbportal eller via Microsoft Outlook. Båda varianterna gör det möjligt att både skicka och ta emot sms. Utförandena kompletterar varandra och lämpar sig för olika arbetsuppgifter, varför rekommendationen är att använda båda lösningarna. I portalen är det möjligt att använda mallar. Det går också att skapa kontaktlistor. I Microsoft Outlook är det inte möjligt att använda sig av färdiga mallar men det är enkelt att klistra in färdiga texter från ett Word-dokument. På Sveriges Domstolars intranät finns mallsamlingar med förslag till texter som kan användas i meddelanden i målhanteringen och till nämndemän. Vidare har några kortfattade riktlinjer för användande av sms publicerats på intranätet. Erbjudandet till domstolarna att ansluta sig till sms-tjänsten skickades som sagt ut under sommaren Det är ännu för tidigt att göra någon prognos över hur många tingsrätter som på sikt kommer att ansluta sig till tjänsten. Det kan dock 30 Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av brottmål s. 130 f. 31 Domstolsverkets Chefsnytt nr 18, den 23 juni

20 RAPPORT 20 () konstateras att en del tingsrätter redan nu (september 2011) har valt att ansluta sig till tjänsten. 5.4 Användning av videokonferensutrustning och närvaro per telefon I den tidigare rapporten konstaterades att möjligheterna till närvaro via videolänk kan innebära tidsvinster för åklagarna och dessutom medföra att fler huvudförhandlingar kan hinnas med under en dag. Vidare kan de utökade möjligheterna för parter och andra att delta i huvudförhandlingen via videolänk eller telefon innebära att färre förhandlingar ställs in. 32 Inom ramen för Domstolsverkets projekt med uppdrag att utvärdera EMRreformen ur ett resursfördelningsperspektiv genomfördes i mars 2010 en enkätundersökning där tingsrätterna bl.a. tillfrågades om i vilken utsträckning de använde sig av videokonferens eller tillät att part eller annan närvarar per telefon. Flera domstolar svarade att användningen av den moderna tekniken successivt ökade. 33 Mot bakgrund av detta svar har Domstolsverket ansett det motiverat att på nytt tillfråga domstolarna om i vilken utsträckning part eller annan närvarar per video eller telefon vid huvudförhandlingar. Den första enkäten till tingsrätterna innehöll därför en fråga om hur ofta och i vilka situationer tingsrätten använder sig av videokonferens i mängdbrottmål. Tingsrätterna ombads att beskriva användningen. Det finns en stor spridning bland svaren, från de tingsrätter som har angett att videokonferensutrustningen används flera gånger dagligen till de tingsrätter som har svarat att närvaro per video aldrig eller mycket sällan förekommer. Frågan var utformad med sikte på användning av videokonferens i mängdbrottmål. En del tingsrätter har dock beskrivit sådan användning som sker i brottmål som inte utgör mängdbrottmål. Det är därför svårt att ge en heltäckande och exakt bild över användningen av videokonferens i just mängdbrottmål. Den helhetsbild som enkätsvaren förmedlar är nog ändå att användningen av videokonferens i vart fall rent generellt tenderar att öka. Av svaren framgår att en vanlig anledning till att parter, vittnen och ombud tillåts närvara per video är att personen befinner sig på annan ort. Av enkätsvaren framgår att några tingsrätter utnyttjar videokonferensutrustningen på ett särskilt strukturerat sätt. Två tingsrätter har beskrivit att s.k. videodagar, med åklagaren närvarande per videolänk, planeras in i det ordinarie rättegångsschemat cirka en respektive två gånger per månad. Enligt till enkätsvaren kompletterande uppgifter från den ena av tingsrätterna gör kansliet bedömningen om ett mål ska bokas in på en videodag. Riktlinjerna på tingsrätten är att det ska vara fråga om enkla vardagsmål. Det får inte förekomma någon målsägande som ska höras. Vidare får förhandlingstiden uppgå till maximalt cirka en timma för att videokonferens ska bli aktuellt. På videodagarna sätts ut något fler förhandlingar än normalt. Enligt tingsrätten är det lätt att få åklagare att medverka vid ytterligare sådana tingsdagar. Av enkätsvaren framgår att en annan tingsrätt tidigare år har avsatt tingsdagar för avverkning av mängdbrottmål, där åklagaren varit närvarande per videolänk. Enligt tingsrätten har det dock av olika skäl, däribland brist på domare, under senare tid inte varit möjligt med en sådan ordning. Tingsrätten har dock för avsikt att återuppta denna handläggningsform. 32 Ökad effektivitet och förbättrad samverkan vid handläggning av brottmål s. 142 f. 33 Domstolsverkets rapport 2010:3 Resursfördelningen efter EMR s