Fyrbodals kommunalförbund Distansmöten

Transkript

1 Fyrbodals kommunalförbund Distansmöten Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 1 av 26

2 1 Uppdrag Introduktion Bakgrund Metod Avgränsningar Referensram Vad är distansmöten? Olika typer av distansmöten Drivkraft Tillämpningar Exempel på distansmötes situationer Marknadsutveckling Kostnader Att tänka på Incitament och drivkraft Hinder Teknik och förvaltning Mäta och följ upp Att lyckas med distansmöten Övrigt Genomförande datainsamling Sammanställning utrustning Sammanställning av användande Felkällor Handlingsplan Enkelhet Budget Framtagning av policy för distansmöten Identifiera tillämpningar Chefer och ledare går före Utbildning och information Katalogtjänst Standardisera teknikmiljö Fyrbodal brygga för distansmöten Kapacitet Uppbyggnad av förvaltningsorganisation Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 2 av 26

3 1 Uppdrag Uppdraget syftar till att göra distansmöten till det naturliga valet vid möten inom kommuner, mellan kommuner och externa parter inom Fyrbodals kommunalförbund. 2 Introduktion 2.1 Bakgrund Fyrbodals kommunalförbund är ett av de fyra regionala kommunalförbunden i Västra Götalands län. Fyrbodal är en samarbetsorganisation för 14 kommuner och har i uppgift att arbeta för en sammanhållen, enkel och mer rationell hantering av de mellankommunala frågorna. Genom samverkan blir Fyrbodalområdet starkare och kan möta framtiden på ett bättre sätt. De kommuner som ingår i kommunalförbundet är Bengtsfors, Dals-Eds kommun, Färgelanda, Lysekil, Mellerud, Munkedal, Orust kommun, Strömstad, Sotenäs, Tanum, Trollhättan, Uddevalla, Vänersborg och Åmål. I kommunalförbundets uppdrag beskrivs bland annat: 2. Verksamhetsstöd och intressebevakning Ett viktigt mål för verksamheten är att stödja och utveckla det kommunala självstyret och att arbeta med kommunal intressebevakning. Förbundet skall bygga förtroendefulla relationer och verka för hållbar samverkan mellankommunernas verksamheter, en samverkan som även kan leda till gemensam drift inom strategiskt angelägna områden. De traditionella kommunförbundsuppgifter inom bland annat vård och omsorg kan ses som en del av detta uppdrag. I uppdraget ingår att - utveckla och stödja robust samverkan, erfarenhetsutbyte och sambruk mellan kommunerna - bygga och stödja nätverk mellan tjänstemän och politiker - samordna kommunerna i dialogen med andra samhällsaktörer och organisationer En metod för att öka samverkan är att hitta effektiva mötesformer och då är distansmöten en sådan möjlighet. 2.2 Metod För att genomföra uppdraget har dels omvärldsinformation sammanställts, Dels nulägesinformation från kommunerna med med webverktyget Survey Monkey. Frågelistor har distribuerats till kommunernas IT-chefer. Svaren har sammanställts och analyserats, varefter framtagning av konkreta förslag (utifrån resultatet av insamlad information) sammanställts. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 3 av 26

4 2.3 Avgränsningar I rapporten har vi inte haft tillgång till material för att studera resor med kommunernas fordon, personalens tjänsteresor mm. Analysen utgår ifrån allmän kunskap och svar på den datainsamling som genomförts. 3 Referensram 3.1 Vad är distansmöten? Distansmöten är när vi använder IT som teknik för att driva möten där deltagarna inte fysiskt behöver befinna sig på samma ställe. Det kan vara ett enkelt telemöte, ett videomöte mellan två deltagare eller ett mera avancerat videomöte med flera deltagare. Tidigare krävdes ofta avancerad och dyr utrustning men i dagens ICT (Information och kommunikations teknologi) så finns ofta möjligheten i alla användares datorer vilket accelererar användandet. Distansmöten är även en av grunderna inom Grön IT och har uppenbara fördelar i ett hållbarhetsperspektiv. 3.2 Olika typer av distansmöten Det finns en rad olika typer av distansmöte t ex - Envägs kommunikation, används vid tillsyn. Utrustningsbehovet är från enkel utrustningen till krav på en mera en mera robust för att klara krävande miljöer. - Två partskommunikation dels i form av två personer som väljer att ta sitt möte i ett videoforum eller t.ex. besökaren som vill bli insläppt. Utrustningsbehovet är en enklare kamera men satsa gärna på bra kvalité för headsetet. - Tre eller flerparts konferens. Så länge deltagarna sitter på olika platser fungerar det enkla videomötet bra. Samma krav som tvåparts konferens satsa på bra headset - Flera personer i samma rum innebär större krav på utrustningen. Här finns olika alternativ. o o Distansmötesrum typ videorum som har mera avancerad utrustning främst i form av dedikerat videosystem med kamera, stor alt flera bildskärmar, ett antal högtalare och mikrofoner. Det noteras att dessa rum är relativ kostsamma att bygga upp även om prisbilen sänkts de senaste åren. Konferensrum dit vi tar med oss utrustning som klarar videomöte i grupp. Utrustningen baseras fortsatt på t ex Lync men avancerad kamera hämtas t ex i receptionen och de traditionella kanonerna används för bildvisningen. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 4 av 26

5 - Webbinar och utbildning där en part agerar utbildare mot ett antal deltagare. 3.3 Drivkraft Alla möten behöver inte genomföras genom att träffas personligen och det finns stora möjligheter att minska antalet tjänsteresor. En rad utredningar exempelvis ger stöd för en besparing om ca 30-50% av tjänsteresorna undantaget omsorgen inom den kommunala verksamheten. Besparingen är enkel att räkna om till konkreta kostnadssänkningar. Utredningar visar även att ca 80% av tjänsteresorna sker inom en radie om 40 km. Nedan listar vi ett antal drivkrafter för användandet av distansmöten: - Minskat CO2. En minskad miljöpåverkan är naturligtvis en viktig drivkraft och kopplat till kommunernas respektive miljömål och program finns en stark drivkraft att minska resandet. - Minskad olycksrisk, Allt resande innebär en olycksrisk vilket minskar vid distansmöten - Tidsvinster i form av arbetstid har inte kunnat beräknas men är en uppenbar kostnadssänkning. - Tillgänglighet. I dag har allt fler vältecknade kalendrar och genom att mötet inte kräver resa så kan vi troligen snabbare finna en tid som passar deltagarna. - Flexibilitet, vi kan få med oss personer i mötet som annars inte hade kunnat delta. - Telemötet, det traditionella telemötet ges en ytterligare dimension när vi ser varandra så kan vi läsa mer av det som inte sägs - Att se samma material, utöver fördelen med att se varandra så kan vi även dela dokument och t ex gemensamt redigera i de dokument vi ser. - Mindre misstag, om vi jämför telemötet med videomötet så minskar vi riskerna med missförstånd och misstag. Om vi även arbetar i samma dokument så ökar nyttan ytterligare. 3.4 Tillämpningar - Möten inom verksamheten, De flesta förekommanden möten där kraven inte är fysisk närvaro. - Distansarbete, genom distansmöten kan vi uppmuntra till mera flexibla arbetsformer. - Inspelning, dagens IT utrustning ger stöd för t ex inspelning vilket är en uppenbar fördel. T ex för att kunna gå tillbaka och se vad som beslutades, och ge stöd för de som ev inte kunde delta på mötet. I ett utbildningsforum Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 5 av 26

6 så är givetvis inspelningen extra viktigt där det finns filmer på t ex intranätet att följa för den som vill förkovra sig. - E-Hälsa, nya generationens distansmöten drivs via E-Hälsa och omsorgen. Vi är i dag mindre antal personer som ska göra fler arbetsuppgifter och här växer distansmötet in i hemmet. Vi ser trender i form av tillsyn, vårdplanering, vård på distans och hjälp för egenvård. Distansmötet inom omsorgen kommer att bidra för att möta de krav som ställs både idag och i den nära framtiden. - Reception, distansmötet kan även vara den obemannade receptionen eller porttelefonen där en enkel utrustning ersätter mera kostandsdrivande besökssystem. - Tillsyn, distansmötet kan även vara en bild för tillsyn t ex inom omsorgen. - Övervakning, distansmötet kan även vara en bild för att logga in sig och titta på t ex hur vissa givare står i olika typer av driftsmiljöer ex pannrum - Medborgarkontor ges ytterligare en dimension till möte utöver telefon och fysiska möten i kommunens lokaler. - KC, Kontaktcenter agent eller Telefonist som i sitt arbete får kontakter från t ex medborgare via videomöten. 3.5 Exempel på distansmötes situationer Projektarbete Flera deltagare, oftast många orter inblandade med få deltagare på varje. Viktigt med dokumentdelning. Kräver också disciplinerad mötesledare som kan styra diskussioner. Uppföljningar, redovisningar Flera deltagare på eller flera orter. Viktigt med dokumentdelning och därmed god kvalité. Utbildning, Produktinformation Huvudsakligen envägskommunikation, flera deltagande orter med många lyssnare. Kräver god utrustning för speciellt för ljud i alla lokaler. Handledning/Rådgivning Oftast ett fåtal deltagare där det kan finnas behov att t.ex. dela skärmbild, använda lös kamera för att fokusera på detaljer m.m. 3.6 Marknadsutveckling Marknaden för distansmötesutrustning utvecklas snabbt. Tillgången till bredband och mobila datatjänster har medfört att tjänster för distansmöten accelererar. Tillväxtkraften är stor för t ex MS Lync, Skype och Jabber. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 6 av 26

7 De mera avancerade Videorummen är gått ned kraftigt i pris om vi jämför med för några år sedan. Vi ser även att de mera avancerade videorummen möter konkurens från de enklare tjänsterna som genom bra teknisk utrustning (kamera, högtalare och mikrofoner) närmar sig de avancerade utrustningarna. Bland de större leverantörerna i Sverige kan nämnas Tandberg (ägs av Cisco), Polycom, Lifesize m.fl. Utvecklingen går åt att distansmötet även kan hanteras i mobilen, läs plattan och utanför arbetsplatsen. Detta medför att den största användargruppen troligen inte utgörs av distansmöten i arbetslivet utan att distansmöten ökar i dialogen med medborgarna. Genom att medborgarna lär sig använda tekniken så ställer detta krav på oss som kommuner i t ex våra kontaktcenters och medborgarportaler. Det finns i dag även möjligheter att söka på enstaka ord i ett en inspelad konferens där sökning t ex kan ske på ordet Beslut. 3.7 Kostnader För att realisera distansmöten kan detta göras genom att: Varje kommun köper själva in den utrustning och licenser som anses bäst tillämpbart för deras respektive behov. Kommunalförbundet upphandlar brygga och virtuell mötesplats centralt och agerar tjänsteleverantör. Brygga och virtuell mötesplats kan med fördel upphandlas som en molnbaserad tjänst. I samband med molntjänster måste kravet på kryptering och integritetskraven sättas mycket högt. Priserna inom området har gått ner samtidigt som utrustningen har förbättras. Möjligheten till molnbaserade tjänster minskar kraven på stora egna investeringar. Priset skiljer sig givetvis baserat på utrustning men en indikation kan vara: Person till person, Lync licens, Jabber, Sametime och liknande - Avtalen skiljer sig mycket åt och är även beroende av kommunens IT miljö Rumssystem ca SEK 4 Att tänka på Generella rekommendationer inom branschen beskrivs nedan som ett antal faktorer som bör beaktas för att skapa en miljö där distansmöten på ett effektivt sätt används i den dagliga verksamheten. Det finns ingen inbördes prioritering i de områden som beskrivs. 4.1 Incitament och drivkraft Distansmöten i vardagen För att lyckas krävs kontinuerlig påminnelse om fördelarna med distansmöten. Dessa skall hämtas från de drivkrafter som har identifierats. Exempel på sådana: Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 7 av 26

8 - Förändra IT systemen så att förslag på distansmöte kommer upp då en medarbetare bokar en tjänsteresa eller t ex en kommunbil. - Om möjligt så kan medarbetaren till och med få klicka i varför inte resan kunde hanteras med ett distansmöte. - Repetitionen är viktig för att bryta invanda mönster se nedan exempel där Google Maps som vid sökning på resväg visar både uppskattad resekostnad och alternativet i form av kollektivtrafik för att bidra till en ökad kollektivtrafik. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 8 av 26

9 - Förändra IT systemen så att Tidsförlust och ev CO2 blir en del av resebokningen. - Låt kommunens bilar ha någon form av information i bilen som uppmanar till distansmöten. - Distansmöten ska vara enkla att boka i t ex Exchange eller på intranät och där distansmötesrum finns som objekt som kan bokas i kalendern Ledning Ledning måste föregå med gott exempel och tydligt stå bakom mötesformen och koppla ihop med till exempel den uttalade resepolicyn. Här är den egna handlingen viktig. Skapa tydliga mål i resepolicy och kvantifiera gärna ner på resp. grupp av medarbetare. Stöd och led implementationen av distansmöten med andra utanför kommunerna inom Fyrbodal t ex Regionen. Det är viktigt att ledare väljer att vara ambassadörer för mötesformen. För att lyckas krävs att ledaren själv är trygg i användandet och genom egen användning påvisar nyttan. Om distansmöten lyfts upp som strategisk frågor måste resurser avsättas för att driva användandet genom informationskampanjer, incitamentsmodeller mm Utbildning För att främja användandet krävs utbildning. Utbildningar skall omfatta både teknisk hantering av utrustning och program, men även hur ett distansmöte genomförs och planeras. Utbildningsmaterial och genomförda inspelningar kan dokumenteras och finnas tillgängliga på interna media (Intranet). Materialet bör också ge hänvisning till adresslista för uppkoppling, både internt och externt. Materialet bör delas upp i: - Genomförande av enkla distansmöten där deltagarna lär sig delta och även skapa distansmöten. - Avancerade distansmötena där deltagarna lär sig de mera avancerade utrustningarna t ex Videorum men även extra utrustningen som kan nyttjas vid större distansmöten. - Att agera som ordförande i små och stora distansmöten 4.2 Hinder Det finns uppenbara fördelar med distansmöten men vi upplever att det finns en del hinder som lätt kan påverka användningen. Nedanstående uppräkning är några av de invändningar som förekomer och som bör diskuteras och hanteras. - Distansmöten kräver nätverks kapacitet vilket måste kontrolleras på respektive kommun. - En stor utmaning är vanans makt och idag är vi vana vid fysiska möten och tar inte så enkelt till oss den nya tekniken. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 9 av 26

10 - Få använder distansmöten och mötesformen ses som udda. - Distansmöten möter en kultur med invant beteende av resurs och fysiska träffar. - Distansmötesrum ligger inte alltid lätt tillgängligt och finns inte kanske inte i den egna kommunen. - Kunskapsbrist om hur vi bokar och hanterar distansmöten. - Osäkerhet i att mötesformen fungerar på en teknisk nivå. - Osäkerhet på t ex brandväggar som kan omöjliggöra mötesformen. - Olika tekniker för distansmöten genererar ofta problem. - Osäkerhet kring kapaciteten och att bilden får en dålig kvalité. - Brist på teknisk support som skulle kunna väga upp hindren som beskrivs ovan. - Svårighet med att bjuda in interna och externa deltagare då personalen inte finns samlad med adressen för distansmöten i någon form av katalogtjänst, AD eller eventuell öppen federation Kapacitet Kravet på kommunikationskapaciteten för distansmötet är viktigt i två aspekter. I distansmötet kommer en för låg kapacitet att generera dålig bild och hackande ljud. Dessutom kan den kapacitet som distansmötet kräver ta kapacitet från andra delar av verksamheten vilket kan medföra interna problem. Kapacitetskraven är därför mycket viktiga att beakta och man bör utreda hur distansmötesutrustning skall anslutas. Antingen kan utrustningen anslutas via ordinarie nätverk eller om denna anses kritisk kan kapaciteten för distansmöten placeras utanför det ordinarie nätverket. Kapacitetskraven för rumssystem är mellan 512 kb till 2000 kb och ett snittvärde är ca 1400 kb i snitt per länk. 4.3 Teknik och förvaltning Förvaltningsorganisation En förvaltningsmodell bör tas fram som följer övrig IT-systemförvaltning. Det skall finnas ansvar och resurser för att: - policy och riktlinjer tas fram och underhålls. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 10 av 26

11 - ekonomisk uppföljning görs. - avtal finns och upprätthålls och att erforderliga upphandlingar genomförs. - det finns operativa processer på plats för beställningar, felhantering och användarfrågor. - det finns de resurser som hanterar tekniska frågor och problem. - system, hårdvara och applikationer uppfyller kraven för distansmöten och utvecklas i takt med ny teknik och följer den interna policyn. - hantering av brandväggar och att säkerhetspolicys hanteras i nätverken. - säkerhetsfrågor i distansmöten hanteras. - rätt kapacitet kravställs i näten och att trafikövervakning sker. - det finns ett regelverk för hur distansmöten ska användas och hanteras. - det finns regelverk för utrustning som kan lånas vid behov t.ex. kamera och mikrofoner. - leverera tydliga nyckeltal till verksamheten för uppföljning. - utbildningsbehoven tillfredställs Kryptering Kraven på kryptering ökar t ex inom omsorgen och i dag kan flera leverantörer hantera en bra kryptering av Videomötet. Kryptering av distansmöten bör vara en prioriterad IT fråga Standardiserade gränssnitt I dag finns flera typer av utrustning för distansmöten inom Fyrbodal. Olikheterna i tekniken kan ge upphov till problem där viss teknik inte kan samtala med annan teknik. En lösning är att i möjligaste mån samverka och minska floran av de olika teknikplattformarna. En annan lösning är att vid köp av nya plattformar och uppgradering till nyare releaser säkerställa så att utrustningen kan arbeta via dagens mera standardiserade protokoll t ex H.264 SVC Support Som en del av förvaltningsansvaret måste en tydlig supportprocess finnas med ansvar för att tekniken fungerar lokalt. Supporten kring distansmöten bör hanteras via kommunerna IT-support. Supportorganisationen skall finnas nåbar vid driftstörningar på distansmötestjänster och ha kunskap om: - Hårdvara, kamera, mikrofoner m.m. - Brandväggar, portar och olika dialekter på utrustningar. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 11 av 26

12 - Applikationer och programvaror. - Kapacitetskrav - Protokollstandard och kryptering Ovan ställer ökade krav på intern IT support vilket medför att IT supporten måste utbildas på tekniken och handhavandet. 4.4 Mäta och följ upp Distansmöten har traditionellt sett varit svåra att följa upp. Under det senast året så har en del leverantören (t ex Teleopti, Ciceronen) börjat titta på möjligheterna att mäta flöden i t.ex. Lync miljöer. Utvecklingen har ännu inte kommit så långt att dessa programvaror ger en översiktlig bild över användandet, men utvecklingen kommer med stor sannolikhet att skapa dessa möjligheter under den närmsta tiden. Redan i dag finns en del möjligheter i t.ex. Lync (se nedan) om än lite trubbiga men utvecklingen går framåt. Se för övrigt ( Uppföljning av bokade videokonferensrum kan troligen följas i form av statistik över bokningar då webbokningssystem används. Att mäta och skapa tydliga nyckeltal/index tal är viktigt för att skapa incitament och drivkraft till olika insatser t ex, utbildning, informationskampanjer. Presentation av statistik kan göras intressant genom att översätta uppmätt användning till minskade CO2 värden och resta kilometer. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 12 av 26

13 4.4.1 Gamification Gamification innebär att organisationer använder spelmekanismer i verkliga situationer för att öka anställdas och kunders engagemang. Med Gamification gör du något kul ännu roligare och något tråkigt kul! Analysföretaget M2 Research har i en rapport förutspått att 40 % av alla globala organisationer före 2015 kommer använda Gamification som ett ledande verktyg i förändringsprojekt. En förutsättning för detta är mätbarhet och uppföljningsmöjligheter. 4.5 Att lyckas med distansmöten För att distansmöten skall bli framgångsrika krävs att man som deltagare och framför allt som ordförande eller ledare av mötet kan hantera de förhållanden som uppkommer av mötesformen. Detta gäller framför allt större möten från videokonferensutrustning. Nedanstående råd gäller för denna typ av möten Test En viktig framgångsfaktor är att användarna kan säkerställa sin miljö och funktionalitet. Ett sätt kan vara att det finns en testmiljö dit användare kontinuerligt kan logga in sig för att säkerställa funktionalitet. Det kan t ex vara mot ett distansmöte som alltid är igång med en bild av t ex ett akvarium. Här finns även olika lösningar för att kontrollera ljudet. En framgångsfaktor är att vid möten med nya deltagare så prova alltid distansmötet innan Före Distansmöten är ungefärligen som traditionella möten men tänk på: - Möblering sitt så vi syns. - Hantera ev. en extra kamera för dokument (rekommenderas). - Kontrollera alltid utrustningen i god tid innan mötet = boka lokalen med + 30 min innan mötet. - Vem ansvarar för fjärrkontrollen? - Säkerställ både kamera och mikrofoner. - Säkerställ att det finns mötesordförande/moderator Under - Starta alltid med en översiktsbild, så alla ser vilka som är på plats. - Informera om ev. inspelning kommer att ske och var dessa filmer lagras/visas. - Om en deltagare avviker eller när en deltagare ansluter till mötet så var tydlig med informationen till deltagarna. - Beroende på mikrofoner så kan vissa deltagares kommentarer/frågor bli otydliga, upprepa därför alltid frågor så att alla hör både frågan och svaret. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 13 av 26

14 4.5.4 Efter - Informera om var dokument, handlingar och eventuella inspelningar från mötet lagras. - Tänk igenom vad som har gått bra och vad som inte fungerat. - Lämna rummet så nästa deltagare lyckas med sitt möte. 4.6 Övrigt - Vid stora möten ställs ökade krav på ordföranden. - För det enkla distansmötet så satsa på bra headset, i de större distansmötena så säkerställ att högtalare och mikrofoner fungerar och är av hög kvalité och att mikrofonerna står rätt. - Belysningen och bakgrunden skall vara anpassad för distansmöten Det är viktigt att tänka igenom hur vi vill att mottagaren ska uppfatta bilden och tänk på att ofta spelar vi in mötet. - Blanda inte dagsljus och elljus. - Välj en neutral bakgrunde som inte är för mörk eller ljus. - Möbleringen bör vara flexibel och ibland är det en fördel om vi sitter på rad. - Om det finns deltagare från andra orter så var tydlig med detta i mötet. - Möten som varar längre än t ex 2 timmar passar sig eventuellt inte som distansmöten Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 14 av 26

15 5 Genomförande datainsamling Nuläget vad gäller utrustning och användning har undersökts genom att sända ut frågelistor till samtliga kommuners IT-chefer. Frågorna har distribuerats via webverktyget Survey Monkey och svaren finns redovisade i Bilagor 1 och 2. Frågor i Bilaga 1 avser nulägesbilden vad gäller utrustning, statistik, vilka typer av möten som idag genomförs som videomöten, samt vilka de deltagande parterna är. Frågor i Bilaga 2 berör användningen av videomöten och kännedom bland användare om hur och när man kan använda videomöten. Noteringar finns även om varför man inte använder videomöten i högre grad idag. I bilagan anges även vilka typer av möten som kan genomföras som distansmöten och med vilka deltagare samt de utbildningsbehov som man ser saknas. Med svaren som grund visas här en översikt av nuvarande utrustning och användning. Svaren varierar ganska mycket mellan de olika kommunerna Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 15 av 26

16 5.1 Sammanställning utrustning Sammanställning svar. Följande tjänst eller produkt används för distansmöten idag: Kommun Videokonferens Telemöten Bengtsfors Adobe Connect och Skype Telefonmötesfunktionen i kommunens växel (Alcatel) Dals-Eds Färgelanda Sedan flera år kör vi Adobe Connect men det finns användare som använder Google Hangouts och Skype för sina distansmöten. Confy (en webbtjänst) eller webbaserade tjänster (Skype är vanligast). Normalt använder vi vår egen Alcatel-växel för telefonmöten. Confy eller egna växeln. Mellerud Adobe Connect Lync Vår egna växel! Lync Orust Vi har två hyrda system för professionella videokonferenser.(tandberg) Därutöver används det som kan användas i en PC. Telias tjänst som ingår i KSTavtalet Strömstad Ingen uppgift Ingen uppgift Tanums Två studios för bl.a. vårdplanering Växeln Aastra Trollhättan Vi nyttjar en tjänst från Videra som heter Vidyo Uddevalla I kommunen finns HCB med avancerad utrustning. Annars Lync, Skype, Facetime, telefonmöte med leverantörer mm Olika. Ibland Rixmötets gratistjänst, ibland Skype. Inget bestämt eller som vi betalar för som jag känner till. LYNC Vänersborg LYNC Lync eller det leverantöreren bjuder in med. Åmål Vi använder Skype och Adobe Connect på PC. Vi har också tre videokonferensutrustningar där vi kör SIP och H.323 Vi har en intern lösning i vår växel (Alcatel). Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 16 av 26

17 Här följer ett utdrag ur Bilaga 1 gällande dagens användning av distansmöten. Kommun Bengtsfors Dals-Ed Färgelanda Mellerud Orust Tanums Trollhättan Vänersborg Uddevalla Åmål Användning av distansmöten Olika chefsgrupperingar i Dalsland Möten med leverantörer (?) Videomöten används av många grupperingar inom kommunen och som exempel på deltagande parter kan nämnas kommunchefer, IT-chefer och vårdpersonal. Det handlar oftast om möten där det är upp till 8-10 deltagare. Oftast i utbildningssyfte samt i projekt. Väldigt blandat. Sker med korta interna möten till större externa möten med andra parter. Den professionella utrustningen har används mest för distansutbildningar men börjar nu även användas för samordnad vårdplanering. Den PC-baserade används i olika samverkansprojekt. Vårdplanering På IT-avdelningen har vi allt från avstämningsmöten med externa parter i olika projekt till produktpresentationer och samverkan med andra kommuner. Även en del distansdeltagande i SKL:s seminarier och liknande. En del vänortsmöten som Stadsdirektören haft vet jag varit via video och även inom omsorgen har en del möten hållits denna vägen. Kan inte svara Möten mellan leverantör och verksamhet, viss utbildning. Möten med långa avstånd. Högskolan på distans, vårdplanering mellan kommun och VGR, förhörsrum och verksamhetsmöten på distans Analys av svar angående utrustning Video - Inom Fyrbodal är det gemensamma antalet anställda och användare av Telefoni/datatjänster stort. Det finns därför en god grund för effektivisering och kostnadsbesparing genom att samordna och fokusera teknik och direktiv för distansarbete. - Inom medlemskommunerna saknas samordning av vilken utrustning som används. Detta genererar troligen problem när olika typer av tekniska tjänster ska medverka i samma konferens. Det finns samordningsvinster i att kommunerna väljer ett mindre antal leverantörer och där säkerställer att de olika miljöerna på ett enkelt sätt kan medverka i samma distansmöte med full funktionalitet i form av ljud, bild, kamerastyrning och t ex inspelning samt dela dokument. - Med tanke på den spridda miljön så är möjligheten att finna adressen till de personer man vill bjuda in i ett distansmöte ett hinder. Vi har inte sett någon samlad tjänst med adresser till personer/rum inom kommunerna som kan bjudas in och delta i distansmöte. En tanke kan vara att t ex AD och ka- Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 17 av 26

18 talogtjänsten utökas så det blir enkelt att kunna hitta adressen till personalen. Fråga 8 visar även att en gemensam adresslista saknas. - Inspelning av distansmöten blir allt mer vanligt och med en spridd teknisk miljö så kan troligen inte inspelningarna lagras på ett gemensamt sätt. - De spridda miljöerna samverkar inte heller till att ha kommuncentral låneutrustning där personalen kan förbättra kvalitén på distansmötet med t ex bättre ljud, mikrofoner och bild. - De större kommunerna har tillgång till dedikerade videokonferensrum med bra utrustning för ljud och bild vilket är viktigt framförallt för konferenser med större antal deltagare och flera lokaler inblandade. Dessa lösningar har också större möjligheter till uppkoppling av deltagare som sitter i olika lösningar men även de mera professionella videorummen har olika tekniker. Detta kanske inte är något problem med bör säkerställas så det finns tydliga anvisningar om vilken utrustning som kan anslutas till de respektive rummen. - I dag saknas möjlighet till statistik. Inför besluten om vilken teknik kring distansmöten som ska användas så bör kommunerna tänka igenom statistik kraven. Utan statistiken så kan vi inte mäta användandet vilket försvårar kommunernas möjlighet att se en trendutveckling och leverera tydliga KPI. Några kommuner anger att de planerar att skaffa verktyg för detta. Utan statistik och uppföljning kommer man att ha svårigheter att definiera var åtgärder kan sättas in för att öka andelen resfria möten. - Vi ser på svaren i fråga 6 att distansmöten används både för utbildningar, chefsgrupperingar, möten mm. Svaren visar även på externa möten med leverantörer och t ex VGR. Det finns uppenbart en god grund att bygga vidare på. De möten som idag sker med videokonferens är inom följande områden: o o o o o Utbildning och information, huvudsakligen med interna deltagare. Det förekommer även utbildning med externa utbildare. Vårdplanering tillsammans med regionen och andra vårdinstanser. Flera deltagare på flera orter. Möten för avstämning och rapportering inom olika verksamhetsprojekt. Chefsmöten mellan kommuner och med myndigheter. Korta, oplanerade avstämningar mellan medarbetare inom kommunen. - Tillgången till användarmanualer är eftersatt. Manualer bör vara lättillgängliga på intranätet och gärna med olika typer av problem och lösningar. Genom att även syfta till en mera homogen miljö så förenklas manualfrågan. I dag är det nödvändigt med en förteckning över vilka miljöer som kan samverka. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 18 av 26

19 Telemöten - Det saknas i dag en samordning kring tjänsterna för telemöten. Detta medför att personalen får olika arbetssätt beroende på den som kallar till Telemötet. - Vissa telemöten sker via gratis tjänster, upphandlade tjänster och andra i de olika växelplattformarna. - Genom att besluta om en gemensam tjänst förenklas användandet för personalen. - För telemöten saknas statistik vilket skall vara ett viktig krav inför val av en mer enhetlig miljö för Telemöten. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 19 av 26

20 5.2 Sammanställning av användande Här följer utdrag ur Bilaga 2 gällande användning av distansmöten. Kommun Fråga 1. Finns policy inom kommunen för val av distansmöten? Om så är fallet ber vi Er skicka kopia till Bo Törnqvist Fråga 2. Hur bra bedömer Ni användarnas kännedom om möjlighet till distansmöten? Fråga 3. Ange de tre viktigaste skälen till att distansmöten inte används i högre utsträckning Bengtsfors Nej Godkänd Utbildningsbehov Av gammal vana bokas möten där man träffas Kräver teknik och support Dals-Ed Inget svar Inget svar Inget svar Mellerud Nej! Relativt hög! Vi anser att den används i hög utsträckning! Färgelanda Nej, ingen policy men vi har infosida om hur man använder Confy, vilka vi har avtal med. Kännedomen är bra. Inget tydligt direktiv, ingen konsekvens att ta det dyrare alternativet och att ledning ej nyttjar det. Orust nej. låg kännedom Tekniken inte på plats, vanans makt, Verksamheterna ser inte möjligheten Strömstad Nej Medel Ovana vid den typen av teknik Den andra parten är inte öppen för att mötas på det sättet Tycker inte att distansmöte passar för ändamålet Tanum Inget svar Inget svar Inget svar Trollhättan Nja, skickar kopia. Det varierar mycket inom organisationen. En del vet nog inte att det t finns den typen av möjlighet, en del vet att det finns sådan teknik, men inte att det finns inom Staden, en del vet att det finns inom Staden, men inte hur och var eller hur man gör för att boka/nyttja den. En del vet att det finns och vet hur man bokar, men har ingen egen utrustning, andra vet allt, har utrustning, men använder det inte ändå och slutligen finns de som vet allt, har all utrustning och verkligen nyttjar det hela i större eller mindre omfattning. Uddevalla Nej Låg - generellt sett dålig kunskap Vänersborg Nej På våg att bli god i samband med införande av LYNC Ingen enkel bokningstjänst finns. Det fattas utrustning. Det fattas centrala direktiv. Okunskap, rädd för tekniken, gillar att resa Avsaknad av verktyg fram till idag Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 20 av 26

21 Kommun Fråga 1. Finns policy inom kommunen för val av distansmöten? Om så är fallet ber vi Er skicka kopia till Bo Törnqvist Fråga 2. Hur bra bedömer Ni användarnas kännedom om möjlighet till distansmöten? Åmål Nej Jag tror att många vet att möjligheten finns. Fråga 3. Ange de tre viktigaste skälen till att distansmöten inte används i högre utsträckning 1. Det finns ingen "standard". Några använder Skype, någon annan Adobe Connect mm. Och naturligtvis känner sig användaren mest bekväm med "sitt" program. 2. Många vill ha en personlg kontakt 3. Det finns ingen policy Kommun Fråga 4. Fråga 5. Fråga 6. Fråga 7. Vilka typer av möten bedömer Ni som lämpligast för distansmöten? Vilka interna parter ser Ni som viktiga att kunna koppla upp för distansmöten inom kommunen? Vilka externa parter ser Ni som viktigast att kunna koppla upp för distansmöten Vilka utbildningsbehov ser Ni som viktigast? Ange utbildningsområde samt hur många som behöver utbildning. Bengtsfors Korta möten Chefer Leverantörer, konsulter Dals-Eds Inget svar Inget svar Inget svar Inget svar Färgelanda Uppföljande, information- och kortare tidsmässigt. Uppstartsmöten och större grupper brukar upplevas ineffektivt. IT Operatörer, mjukvaruleverantörer. Mellerud Orust kommun Alla möten där personer behöver förflytta sig längre sträckor för kortare möten på en till tre timmar. Överlämning kommun-landsting. (få personer) Möten med flera kommuner och viss expertis inblandad. Interna överläggningsmöten. (person till person) Alla! Chefer, handläggare, utredare. Samarbetspartners och olika parter i projekt! vårdanrättningar, skolor, elever, lärare, expertis inom olika områden Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 21 av 26? Prioritet är verksamhetschefer, ca st. Ingen uppfattning

22 Kommun Fråga 4. Fråga 5. Fråga 6. Fråga 7. Vilka typer av möten bedömer Ni som lämpligast för distansmöten? Vilka interna parter ser Ni som viktiga att kunna koppla upp för distansmöten inom kommunen? Vilka externa parter ser Ni som viktigast att kunna koppla upp för distansmöten Vilka utbildningsbehov ser Ni som viktigast? Ange utbildningsområde samt hur många som behöver utbildning. Strömstad Projektmöten Informationsmöten där det mest handlar om envägsinformation Samordnad vårdplanering Fyrbodal SKL VGR Eftersom vi kommer att få LYNK behövs utbildning till stor del av personalen. När det gäller utbildning i vår centrala videokonferensutrustning så kanske det skulle behövas till ca 20 personer. Trollhättan Uddevalla Jag tror snarare att man ska definiera vilka som inte är lämpliga och det är väl när man behöver mötas personligen, kanske vid ett första möte. Vet inte riktigt hur detta ska definieras. Få deltagare, korta möten och lång restid Vänersborg Samtliga där vi kan arbeta med tekniken Åmål Möten med få och tydliga punker på agendan. Jag ser inga begräsningar här vad avser funktion hos medarbetare. ALla som har möten bör omfattas av detta och snarare mötets typ avgör om de ska nyttja distansmöten eller ej. Inom kommunen vill och ska vi köra Lync och där skall alla kunna prata med alla. Alla som orkar ta till sig tekniken som är ganska så enkel idag Inga specifika grupper, mer mötesformen (se ovan) Andra kommuner. Privata vårdgivare. Arbetsföremedling, SKL, VG-regionen De som kunderna efterfrågar - konstig fråga eller så missuppfattar jag den Ingen speciell, snarare god infrastruktur som begränsar Inga specifika grupper, mer mötesformen (se ovan) Utbildning på vår videoplattform, utbildning i att hålla telefonmöten, utbildning i en ny rese/distansmötes policy. elearnings tillgängliga för hela orgnaisationen. Beror på vad vi väljer. Lynch kan vi fixa själva genom internutbildning samt ge stöd när det är dags för ett möte. Stöd med både teknik och kunskap. Mer komplicerad utrustning tror jag att det kan röra sig om till en början men det är taget ur luften. Grundinsikt i tekniken annars inget stort behov just nu Ser inte utbildningsbehovet så stort. Viktigare att det provas på i större utsträckning och det kanske kan komma genom en policy. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 22 av 26

23 5.2.1 Analys av svar angående användande - Kännedomen om distansmöten varierar inom och mellan kommunerna. - Policy saknas i stort sett i alla kommuner. En kommungemensam policy känns både naturlig och nödvändig. - I frågan kring viktigaste skälen att distansmöten inte används i större utsträckning ser vi de vanliga hindren; utbildning, teknikstöd, ovana och att bokningstjänst saknas. Vi ser även problemet med att det finns så mycket olika utrustning. - Det finns kommuner där distansmöten används mer frekvent, ett exempel är Mellerud. - I frågan om vilka möten som är lämpliga såsom distansmöten så ger svaren ingen samlad bild vilket är bra, distansmöten har sin naturliga plats i flera olika mötesformer. - En notering är att materialet inte omnämner inspelning och fördelarna med att dela dokument. - Materialet visar att distansmöten är till för alla och chefer nämns som en grupp där eget användande kan förstärka personalens användande. - Materialet visar även att distansmöten kan och används för möten med externa parter utanför kommunerna. Här bör externa parter på ett enkelt sätt kunna ta till sig vilken teknik och vilka möjligheter som finns inom Fyrbodal och på ett enkelt sätt nå adresserna. - Utbildningsbehovet skiljer på den enkla respektive mera avancerade utrustningen för distansmöten. Med tanke på ett den enklare mötesformen finns tillgänglig för alla användare så bör utbildningsbehovet riktas mot den målgruppen. - Ett problem som anges och som vi berört tidigare är avsaknaden av gemensam standard när det gäller uppkoppling med andra parter. - I svaren nämns ofta Lync som mötestjänst, vilket är naturligt då vi uppfattat att kommunerna arbetar i en MS Exchange miljö. Att bygga på Lync är troligen helt rätt i de enklare distansmötena. En standardisering bör därför inriktas mot Lync. De nuvarande enklare videomötesformerna bör i takt med att Lync etableras tas bort. 5.3 Felkällor Eftersom frågeformuläret endast skickades till IT-chefer inom de olika kommunerna är det en begränsad mängd svar som inkommit. Lysekils, Munkedals och Sotenäs kommun har inte deltagit i förfrågan. För Tanums kommun saknas information om nuvarande utrustning I uppdraget fanns ingen möjlighet till statistik som visar nyttjandet av distansmöten. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 23 av 26

24 6 Handlingsplan För att komma vidare med arbetet med distansmöten inom Fyrbodals kommunalförbund finns ett antal konkreta aktiviteter som bör genomföras. 6.1 Enkelhet Lägg stort fokus på att skapa en enkelhet i distansmöten. Det ska vara enkelt att sätta upp, förstå och delta. 6.2 Budget Distansmöten har en rad viktiga drivkrafter t ex hållbarhetsperspektivet. Faran är dock att många säger självklart ja men sedan drivs ändå inte möjligheten i mål. Rekommendationen är därför att upprätta en tydlig budget för distansmöten. Gärna kopplat mot respektive verksamhetsområde t ex omsorgen, vårdplanering, utbildningar mm. 6.3 Framtagning av policy för distansmöten För att skapa en möjlighet att utveckla området distansmöten måste riktlinjer tas fram. Dessa riktlinjer tas fram i respektive kommun, men för att skapa bra förutsättningar för kommunalförbundets intentioner bör detta arbete samordnas. En policy kan innehålla två delar; en del som inriktar sig på direktiv för val av infrastruktur, säkerhetsfrågor, förvaltningsorganisation, och en del som på medarbetarnivå styr användning. 6.4 Identifiera tillämpningar Identifiera tillämpningar där man kan peka på konkret nytta. 6.5 Chefer och ledare går före Säkerställ att cheferna har rätt utbildning för att känna en naturlighet inför att välja distansmöten i sin vardag se vidare punkt Utbildning och information Utbildning skall definieras inom respektive kommun vad gäller behov för olika användargrupper. Utbildningsinsatser skall samordnas inom Fyrbodal för att få bästa utbyte. Det ger också fördelen att man kan utnyttja olika användares erfarenheter. Se vidare punkt ovan. Utbildning kan mycket väl ske i form av distansmöte. Målet är det ska vara enkelt och tryggt att använda distansmöten Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 24 av 26

25 6.6.1 Manualer och lathundar Kopplat till utbildningsinsatsen skall framtagning och anpassning av användarmanualer genomföras. Anpassning krävs för respektive kommun med tanke på de olika lösningar som valts. Manualer och lathundar skall finnas för: - Uppkoppling av distansmöte - Bokning av distansmöte - Aktuell adresslista och rutin för hur dessa uppdaters kontinuerligt. Manualer och lathundar bör finnas att hämta på intranätets sidor för utbildningsmaterial på varje enskild kommuns intranät men också centralt på Fyrbodal alternativt. 6.7 Katalogtjänst Det finns ett upplevt behov av att katalogstrukturerna bör innehålla personalens adress och tillgång och möjlighet till personliga distansmöten. Vid Lync så hanteras informationen med automatik men beroende på den tekniska plattformen så är informationen viktig både internt och externt. I dagens teknik så startar ofta ett distansmöte med en länk i ett mail till både de interna och externa deltagarna. Länken innehåller accessen till distansmötet och beroende på mötesformen och valet av utrustning så finns t ex ett virtuell mötesrum som även innehåller dokument mm. Det kan vara så att länken till distansmötet eliminerar behovet av kataloguppgifterna t ex IP adresser till de olika plattformarna. 6.8 Standardisera teknikmiljö Standardisera valet av den grundlägganden miljön för de enklare distansmötena t ex i upphandingar. Kommunicera anvisningarna för de standardiserade valen och säkerställ att inga andra lösningar upphandlas och införskaffas inom kommunerna. Ta även med anvisningarna för av distansmöte i mobilen, surfplattan eller PCn. 6.9 Fyrbodal brygga för distansmöten Utred möjligheten att upphandla en bryggfunktion som en molntjänst Kapacitet Säkerställ kapacitetskraven och att nätverken har möjlighet att hantera ett ökat användande av distansmöten Uppbyggnad av förvaltningsorganisation Etablering av förvaltningsorganisation bör starta snarast möjligt exempelvis enligt den beskrivning vi presenterar under punkt 4.2 ovan. Det är framförallt viktigt att ansvaret fördelas inom organisationen så tidigt som möjligt. Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 25 av 26

26 Dokumentdatum Författare Bo Törnqvist, Kent Sävåsen Sidan 26 av 26