NORDISK IT META-STANDARD *)

Transkript

1 Tjust, Sverige Till Regeringarna i det nordiska språkområdet: Sveriges Regering, Stockholm Finlands Regering, Ambassaden Jacobsgatan 6 Box Stockholm Danmarks Regering, Ambassaden Jakobs torg 1 Box Stockholm Norges Regering, Ambassaden Strandv 113 Box Stockholm Islands Regering, Ambassaden Kommendörsg Stockholm Det yrkas att regeringarna fastställer följande specifikation som NORDISK IT META-STANDARD *) *) meta- = medföljande, efterföljande, sekundär. Det kan som exempel vara författare till en avhandling, fotograf och beskrivning av en bild, resumé av en film eller en kyrkas socken och årtal när kyrkan bygdes. För information: SIS - Standardiseringen i Sverige St Eriksg 115 Box Stockholm Norsk Standardiseringsforbund < < firmapost@standard.no> Kungliga Biblioteket, <kungl.biblioteket@kb.se> Sveriges författarförbund, <sff@forfattarforbundet.se> Svenska Fotografernas Förbund, <redaktion@sfoto.se >, Dagspressen, <ipe@telia.com> MacWorld, <redaktionen@macworld.se> Programleverantörer: Adobe Systems (Photoshop, Acrobat mfl), <mail@adobe.se> Studentlitteratur Software (Cumulus), <support.software@studentlitteratur.se> FotoWare a.s. Norway (FotoStation), <sales@fotoware.com > Extensis Europe (Portfolio), <lthunstrom@extensis.co.uk> ACDSystems (ACDSee), <svenska@acdsystems.com> FörTjust Fiskartorpsholmen, Lofta, Sverige, , lco@telia.com 1

2 I många persondatorer finns tusentals filer, företag har hundratusentals. Det ställer stora krav på systematik att kunna hitta den information som lagrats. Hos de flesta sker det med hierarkiskt ordnade foldrar (mappar) och filnamn som till liten del beskriver filinnehållet. Men när hierarkin inte längre håller blir det lätt kaos. Då behövs mer avancerade system som klarar effektiv sökning. Det är möjligt med hjälp av sk META-information som är ett tillägg till filen. Eftersom filer lätt och ofta flyttas, bla via Internet, behöver metainformationen vara kompatibel och portabel, men sådan standard finns för närvarande inte. Inte ens svenska tidningar har kompatibel filinformation. När man köper från bildbyråer får man bilden men meta-information om bilden följer sällan med. Det beror delvis på att den engelskspråkiga meta-definitionen inte är tydlig och ändamålsenlig och att översättningar av rubriktext till nordiska språk förvirrar. De filer som berörs och förmedlas tex på Internet är texter, bild, ljud/musik, film, program, kalkylblad, databasfiler mm samt sammansatta dokument och publikationer. Hittills har metainformation endast använts för bildfiler vilket är otillräckligt. Det merarbete som bristen medför har en stor multiplikatoreffekt, eftersom hundramiljontals filer hanteras årligen. En ändamålsenlig standard har därför betydande ekonomiskt värde för enskilda, för företag och för nationen. Det här dokumentet med underdokument och tester syftar till kompatibilitet och portabilitet för att uppnå effektivitet i det nordiska språkområdet. Teknisk kompatibilitet Arbete pågår med specifikation av hur meta-informationen skall lagras i filer. Företaget ADOBE är leverantör av de marknadsledande programmen Photoshop och Acrobat som är bland de viktigaste för arkiverande verksamhet. Mer information finns på Den tekniska kompatibiliteten kan därför anses vara löst. Användarens kompatibilitet och portabilitet Inom den nordiska språkgruppen finns ingen sammanhållande organisation. En gemensam användarstandard med gemensamma och vägledande rubriktexter samt specifikation av fältens användning behövs. BEHOV Vi sysslar med lokalhistorisk forskning och vårt behov är sannolikt mycket generellt. Det som får oss att driva ärendet är vår situation med en databas med filer ( om ett år) och de flesta är bilder med lokalhistorisk dokumentation över området Tjust i NO Småland ( När vi nu ger filerna meta-information vill vi att det skall bli kompatibelt med framtida standard så att vi inte blir tvungna att göra om det om några år. Vi har MAC-datorer och databas och back-up är ordnat med firewire-anslutna hårddiskar. Det är lätt att sitta vid ett skrivbord och önska, det och det och det skall vara med. Men när man kommer ut i verkligheten är förutsättningarna annorlunda och ofta har man tidpress. Då måste arbetet gå snabbt. Bilden på nästa sida är ett försök att sammanställa endast den kärna av information som är viktig och kan sammanfattas i följande rubriker: 2

3 KOMPATIBILITET. PORTABILITET. ENKELHET och EFFEKTIVITET ÅTERVINNING De olika fälten skall ha entydig användning och rubriksättning. När filer överförs tex över Internet skall metadata följa med oförändrat. För snabbt och överskådligt arbete skall antalet rutor och knapptryckningar som erfordras vara lågt och omfatta ett fåtal fält. Multiplikatoreffekten är stor och effektiviteten har därför mycket stort ekonomiskt värde. En välutvecklad sökfunktion är en del av effektiviteten. En fil som inte kan hittas existerar i praktiken inte. Små detaljer kan ha mycket stor multiplikatoreffekt som följande exempel visar: I programmet Photoshop skrivs metainformation in i sex fönster. Om man kan rationalisera till ett fönster vinner man minst en minut per fil för att skriva, uppdatera och läsa informationen. Och det är möjligt om man enas om en nordisk standard och programutvecklarna följer den standarden. Antag att vi i Sverige hanterar 100 miljoner filer per år med programmen, då medför det en besparing av ett tusen manår årligen på den lilla detaljen ( minuter/(60 x 1500) = 1111 år). Informationen är av två slag, vanlig filinformation och metainformation. Till höger har angivits föreslaget IPTC-fält. Filinformation IPTC Filens namn (*) Filens folderhierarki Senaste datum för ändring Filens storlek Filens kommentar (här lägger Netscape och Explorer URL för importerade filer) (*) Vi anger oftast bildens pixelbredd i filnamnet tex BjörköVitaHus-3600.jpg Meta(kärn)information Beskrivning med upp till en A4-sida fri text. 120 Identifikation /diarienr / ISBN e.d. 005 Upphovsman, författare eller fotograf. 080 Medarbetare tex vem som scannat och bearbetat bilden. 110 Socken eller stad för objektet. 090 Landkod default Sw. Fi, Dk, No, Is. 100 Datum när filen/dokumentet skapades, default = dagens datum. 030 Tid för objektet (tex när ett hus byggdes). 055 Projekt i viket filen ingår (tex bok). 022 Arkiv där filen förvaras i original. 115 Sekretess, begränsad spridning eller avtal, releasdatum. 040 Copyright med adress där rättigheter kan hämtas. 116 Samtliga fält skall vara sökbara och sökordet kunna vara avkortat. På nästa sida finns en IPTC-tabell med utrymme för benämning på samtliga nordiska språk. På kommer resultat från tester att publiceras. 3

4 Följande bilder visar exempel på användarinterface Lagring, uppdatering och återvinning av meta-information, Ovan visas hur sökfunktionen kan vara ordnad. 4

5 FILINFORMATION NAA / IPTC Organisationen IPTC har specificerat ca 50 metafält för filer och deras innehåll. Utformingen är alltför ambitiös för vardagligt bruk och behöver reduceras till en användbar kärna. Översättningen från engelska är inte alltid ändamålsenlig. Dessutom riktar sig IPTC endast mot bildfiler vilket är en stor brist som behöver åtgärdas. I nedanstående tabell visas vårt förslag och yrkande. IPTC-STANDARD <-- F Ö R S L A G --> IPTC_FIELD SVENSKA FINSKA NORSKA DANSKA ISL. _005=Object Name _007=Edit Status _010=Priority _015=Category _020=Supplemental Cat. _022=Job Identifier _025=Keywords _030=Release Date _035=Release Time _040=Special Instructions _055=Created Date _060=Created Time _065=Originating Program _070=Program Version _075=Object Cycle _080=Byline _085=Byline Title _090=City _095=Province State _100=Country Code _101=Country _103=Original Transm. Ref _105=Headline _110=Credit _115=Source _116=Copyright String _120=Caption _121=Local Caption _122=Caption Writer _187=Unique Image ID _188=Owner ID * Diarien. / ISBN * Projekt * Dok. Datum * Sekretess * Tid objekt * Upphovsman (not) * Socken / Stad * Landkod * Medarbetare * Arkiv * Copyright * Beskrivning (not) Oftast författare eller fotograf 5