IT-stöd för Samordnad Tillsyn

Transkript

1 Sammanfattning I arbetet med Samordnad Tillsyn inom Nacka kommun har vi undersökt behov och möjligheter med ett IT-stöd som skulle stödja företagare och tillsynsmyndigheter genom att Förbättra kommunikation mellan företagare och kommun Öka tillgänglighet för företagarna Ge tidsvinst för båda parter Ge stöd till båda parter Efter att ha samlat in behov, tankar, idéer visualiserades ett förslag för en intern referensgrupp och en extern referensgrupp, i flera steg. Reaktionerna från grupperna är sammanfattningsvis att man ser positivt på ett IT-stöd i linje med det föreslagna under förutsättning att det ej införs på bekostnad av det personliga mötet projektet som inför det omfattar även de verksamhetsförändringar som krävs inom Nacka kommun (dvs inte bara ett IT-projekt ) det hålls enkelt (börja enkelt) det ej medför dubbelarbete För att åstadkomma ett IT-stöd som stödjer samordnad tillsyn krävs, förutom verksamhetsförändring: en extern portallösning (webbplats + säker inloggning) som ger företagarna tillgång till sina ärenden och sin tillsyn, samt öppen hjälp och stöd en intern portallösning som ger handläggare överblick över vilka ärenden som övriga enheter har mot ett specifikt företag. en intern infrastruktur som samlar information om berörda tillsynsärenden och gör information om dem tillgängliga på företagarnas sida så väl i handläggarnas interna portal. För att realisera detta på kort sikt ser vi tre möjligheter: a) Ett system för ärendehantering: Använd ett nytt gemensamt system för registrering av alla gemensamma ärenden. Registrera ej ärenden i de befintliga verksamhetssystemen (Ecos, Daedalos, Alk-T). Använd de befintliga systemens specifika funktioner som tidigare. b) Dubbla system: Registrera ärenden i respektive verksamhetssystem, och registrera dessutom de delar av ärendeinformationen som behövs för portalerna i nytt gemensamt system. c) Integrera: Styr upp internstruktur i verksamhetssystemen, styr upp rutiner för användningen av dessa system, och integrera tekniskt mot dem så att de kan utgöra datakälla för externportalen Acando AB 1

2 Innehåll 1 Bilagor Bakgrund Omfattning Avgränsningar Intressenter och målgrupper Huvudprocesser/-aktiviteter Dagens IT-stöd Volymer Processtöd Behovsbild Behov per roll Behov med avseende på infrastruktur Vision för Målbild från flera, olika ytor till EN samordnad yta EN yta ETT samordnande IT-stöd För företagarna För handläggarna En samordningsyta En planeringsyta Vision på längre sikt Visualisering av visionen för företagarna Reaktioner på visionen Sammanfattning Extern referensgrupp Intern referensgrupp Kommentarer från miljöenheten Infrastruktur för att uppnå visionen Behov Handlingsalternativ Framtida förbättringsmöjligheter Idéer från referensgrupperna Acando AB 2

3 1 Bilagor 1. Prototyp för Mina sidor för företagarna. Presenterad vid workshop Presentation för Miljöenheten, Acando AB 3

4 2 Bakgrund Samordnad Tillsyn är ett initiativ inom Nacka Kommun som syftar till att förbättra och öka samarbetet mellan tillsynsenheterna som handhar Miljö, Livsmedel, Alkohol och Brand. Initiativet drivs i form av ett program där ett av projekten fokuserar på mötesplatser och samarbetsytor för enheterna och kommunens företagare. Som första steg i detta projekt togs en övergripande specifikation av en IT-lösning fram Min sida som syftade till att adressera de smärtpunkter som fångats upp i dialogen med företagarna i Nacka. Acando anlitades för att bistå Nacka i framtagandet av en vision för IT-stöd för Samordnad tillsyn. Därmed initierades ett arbete för att med hjälp av interna och externa referensgrupper identifiera en vision för IT-lösningen, visualisera denna, förankra visionen i referensgrupperna och ta fram en övergripande kravbild för nästa steg i arbetet med. På en övergripande nivå har följande vision satts upp för arbetet med lösningen för företagarna och kommunen. Förbättra kommunikation mellan företagare och kommun Öka tillgänglighet för företagarna Ge tidsvinst för båda parter Ge stöd till båda parter 2.1 Omfattning Syftet med Acandos delprojekt var att stötta Nacka i arbetet att Ta fram underlag som kan användas för att kommunicera internt och externt visionen vad gäller IT-stöd för Samordnad tillsyn. Sammanställa reaktionerna från de som tar del av visionen Följande leverabler inkluderas i arbetet Övergripande kravbild för vision för IT-stöd för Samordnad tillsyn Visualisering av visionen Dokumentation av reaktioner på visionen 2.2 Avgränsningar Fokus för projektet är att identifiera behov och vision för ett IT-stöd som stödjer kommunikationen kring samordnad tillsyn. Därmed är det ej ett fokus att hantera Tillsyn som ej kräver samordning Själva tillståndsprocessen (att söka och erhålla tillstånd som sedan är föremål för tillsyn) Acando AB 4

5 2.3 Intressenter och målgrupper Företagare Primära intressenter Inspektör Inspektör Inspektör Chef Chef Chef Andra externa verksamheter Sekundära intressenter Andra myndigheter inom Nacka De primära användarna av det tänkta IT-stödet är Företagare (anställda/ägare), med ansvar för tillstånds- och tillsynsfrågor, i företag i Nacka kommun Inspektörer som kommunicerar med och besöker anställda/ägare på företagen som hanterar ärenden internt på kommunen Chefer för de enheter inom Nacka kommun som hanterar tillstånds- och tillsynsfrågor Sekundära användare av det tänkta IT-stödet är Andra enheter och myndigheter som bidrar till det som rör tillstånds- och tillsynsfrågor Andra enheter och myndigheter som arbetar med de företag som hanteras i IT-stödet 2.4 Huvudprocesser/-aktiviteter Följande huvudprocesser i enheternas tillsynsverksamhet (av relevans för detta delprojekt) identifierades under arbetet. Ansökan/Anmälan Löpande anmälan Rapportering Inspektion Klagomål & andra ärenden Rådgivning Av dessa är ej Ansökan/Anmälan prioriterad inom ramen för projektet utan enbart de fem processer som stödjer den löpande kommunikationen med en företagare som har anmält/ansökt och erhållit tillstånd, vilket därefter är föremål för tillsyn. Acando AB 5

6 3 Dagens IT-stöd De befintliga IT-systemen visst stöd för tillsynsverksamheten, men de saknar stöd för flera vanliga aktiviteter, och de ger inget stöd för utbyte av information mellan verksamheterna. Tillsynsverksamheterna arbetar idag med primärt tre stödsystem: Ecos Daedalos Alk-T Till detta bör läggas Winess och i viss mån C2, som används för generell diarieföring respektive mottagning av synpunkter och klagomål. Den bild vi erhållit av det befintliga IT-stödet i de tre verksamheterna är att Stödsystemen tillhandahåller det stöd handläggarna behöver, men upplevs i flera fall som ineffektiva och saknar vissa grundläggande funktioner för effektiv handläggning (ex uppföljning av ärendevolymer) Stödsystemen är av stuprörskaraktär, dvs de tillhandahåller alla funktioner för sitt specifika område och lagrar all inmatad information i sin egen databas Stödsystemen ej kan utbyta information med varandra i dagsläget Alla interna användare ej har tillgång till (eller vet hur man använder) de olika systemen Stödsystemen har använts på ett sätt (olika rutiner för hantering av ärenden, aktiviteter och kontakter) som gör det i princip omöjligt att läsa ut information ur det för automatisk överföring till andra system Stödsystemen hanterar sekretess på olika sätt i vissa fall med flaggor som gör att specifika poster eller uppgifter kan filtreras bort, i andra fall utan några markeringar alls (det är upp till handläggaren att bedöma informationen). 3.1 Volymer För att få en uppfattning om mängden aktivitet i systemen har projektet tagit fram grova estimat av ärendevolymen på årsbasis per system. Notera att begreppen ärende och händelse/aktivitet inte används på ett konsekvent sätt genom eller mellan systemen Ecos Antal ärenden: ca 2000 per år (1000 i Ecos-Livs och 1000 i Ecos-Miljö) Antal händelser: ca per år i vardera system (Ecos-Livs och Ecos-Miljö) Daedalos Antal ärenden: ca per år Alk-T Antal ärenden: ca 100 per år Antal händelser: ca 2000 per år Acando AB 6

7 3.2 Processtöd Projektet tog fram följande övergripande analys av vilka delar av tillsynsverksamheternas arbete som stöds av det befintliga IT-stödet, respektive kan stödjas av nytt IT-stöd: Löpande anmälan Befintliga stödsystem (Ecos, Daedalos, AlkT, Winäss) Företagare / Inspektör Medborgare/ Anmäl Granska Lagra Återkoppla Aktivitet Stöds helt av nytt IT-stöd Rapportering Aktivitet Stöds delvis av nytt IT-stöd Begär Rapportera Granska Lagra Återkoppla Aktivitet Stöds ej av nytt IT-stöd Stöds av befintligt IT-stöd Inspektion Planera Förbered Genomför Rapport Följ upp Återkoppla Klagomål & andra ärenden Initiera Registrera Handlägg & kommunicera Avsluta Återkoppla Besluta Rådgivning Initial hjälp Hjälp finna kontakt Hjälp under ärendehantering Acando AB 7

8 4 Behovsbild Baserat på röster från referensgrupperna, från de insamlade behoven/smärtpunkterna har vi kommit fram till följande övergripande beskrivning av behoven. 4.1 Behov per roll Företagare som ännu ej har tillstånd och kommunikation med myndigheterna Vi har identifierat tre centrala frågor som utgår från de nya företagarnas behov Hur gör jag när det gäller delar av min verksamhet som kräver tillstånd och tillsyn? Hur ansöker eller anmäler jag? Vem kan hjälpa mig med mina frågor? Företagare som har tillstånd och kommunikation med myndigheterna Vi har identifierat fyra centrala frågor som utgår från de kända företagarnas behov Hur går det för mina ärenden? När kommer ni nästa gång? Vilka aktiviteter måste jag utföra nu? Vem kan jag kontakta med mina frågor? och inspektörer Vi har identifierat tre centrala frågor som utgår från handläggarnas behov Vad arbetar vi med just nu kring företag X? Vilka olika tillsynsaktiviteter har vi planerade för företag X? Vem är vår kontaktperson i denna fråga på företag X? Det är viktigt att betona med att med vi i de centrala frågorna menas de involverade enheterna inom Nacka Kommun, dvs miljö, livsmedel, alkohol och brand. Handläggarna och inspektörerna har ett behov att få överblick över hela situationen med företag X. 4.2 Behov med avseende på infrastruktur Hjälp & stöd Kontaktinfo Företagare Mina sidor. Ärenden. Gemensam bild. Informationsutbyte. Samordning Inspektör Inspektör Inspektör Chef Chef Chef Acando AB 8

9 För att åstadkomma ett IT-stöd som stödjer samordnad tillsyn krävs, förutom verksamhetsförändring: en extern portallösning (webbplats + säker inloggning) som ger företagarna tillgång till sina ärenden och sin tillsyn, och till öppen hjälp och stöd en intern portallösning som ger handläggare överblick över vilka ärenden som övriga enheter har mot ett specifikt företag. en intern infrastruktur som samlar information om berörda tillsynsärenden och gör information om dem tillgängliga på företagarnas sida så väl i handläggarnas interna portal. Det är viktigt att notera att dessa tre stödkomponenter primärt bör utgöra komplement till befintlig organisation och befintliga kommunikationskanaler. De skall ej ersätta det personliga mötet eller befintliga rutiner. Acando AB 9

10 5 Vision för Baserat på de identifierade behoven och med fokus på vad behoven i närtid pekar på har vi formulerat en vision med tre områden: Generellt: en yta ett samordnande IT-stöd För företagarna: en kontaktyta, en samarbetsyta, en rådgivningsyta För handläggarna: en samordningsyta, en planeringsyta 5.1 Målbild från flera, olika ytor till EN samordnad yta Nuläge flera vägar in för företagaren, flera vyer av företagaren EXTERNT INTERNT Flera Nacka Flera företag Livs Miljö Företagare Alkohol Alkohol Livs Brand Miljö Företagare Brand Börläge en väg in för företagaren, en vy av företagaren ETT Nacka ETT Företag Brand Alkohol Livs Miljö Företagare Acando AB 10

11 5.2 EN yta ETT samordnande IT-stöd Ledorden för samtliga delar av visionen är EN / ETT. Företagarna vill ha en yta, en kontaktpunkt, en motpart (som möjligen leder dem vidare). Handläggarna vill ha en plats där de kan få överblick över det som rör ett specifikt företag, eller ett ärende. 5.3 För företagarna En kontaktyta Det ska vid varje tillfälle vara tydligt via vem och hur företagaren kommunicerar med kommunen. Syfte: bibehåll den personliga kontakten mellan företagare och handläggare, minska tiden det kräver att få tala med rätt person både för företagare och för handläggare En samarbetsyta Det ska vid varje tillfälle vara tydligt vilka aktiviteter (ärenden, planerad tillsyn, krav på inrapportering) som pågår gentemot företagaren. Syfte: underlätta förberedelse inför inspektioner och möten, förtydliga vad kommunen arbetar med just nu och när det planeras vara klart, förtydliga vad företagaren måste utföra inom ramen för tillsynsverksamheten En rådgivningsyta Det ska vid varje tillfälle vara tydligt vilka blanketter som är relevanta för företagaren, och vilken information som finns rörande kommunens hantering av tillstånd, tillsynsaktiviteter och blanketter. Syfte: hjälpa företagaren för att förstå vilka tillstånd som behövs, vilka blanketter hon skall använda, vilken information hon måste rapportera in, tolkning av lagtexter etc. 5.4 För handläggarna 5.5 En samordningsyta Det ska vid varje tillfälle vara tydligt för anställda på kommunen vem som jobbar med vilka företag, och med vilka ärenden. Syfte: effektivisera verksamheten genom att dela information och planering, ge företagarna mervärde genom att lägga mindre tid på letande och mer tid på innehållet i ärendena. 5.6 En planeringsyta Det skall gå att effektivt samordna kommande tillsynstillfällen mellan olika enheter. Syfte: effektivisera verksamheten genom att dela planering. 5.7 Vision på längre sikt På längre sikt (3+ år) kan man se värdet av att infoga andra behov som grund för visionen, baserat på de andra förbättringsförslag som kommit fram under projektet, se kap 9. Detta torde dock ligga längre fram i en plan för arbete med Samordnad tillsyn. Acando AB 11

12 6 Visualisering av visionen för företagarna Följande skisser togs fram för avstämning av visionen tillsammans med referensgrupperna. Skisserna är inte avsedda att visa exakt hur ett tänkt IT-stöd skall se ut utan snarare vilken känsla och utbud av tjänster det skall förmedla EN yta ETT samordnande IT-stöd För alla företagare: En ingång till all samordnad tillsyn. Snabb tillgång till inloggning, till blanketter och till hjälp och kontaktpersoner. Inloggade företagare ges tillgång till Mina sidor med egen information (gröna flikar) Alla företagare (även ej inloggade) ges tillgång till information (blå flikar) En kontaktyta För alla företagare: Tillgång till alla blanketter som rör tillsyn, samt information om vem som kan ge stöd i handhavandet. För alla företagare: Tillgång till översikt över kontaktpersoner och information om vem som kan vad. Acando AB 12

13 6.1.3 En samarbetsyta För inloggade företagare: Snabb överblick över min situation som företagare: vilka ärenden pågår kring min verksamhet, när är nästa planerade tillsyn, vad åligger det mig att rapportera. I översikten över pågående ärenden ser företagaren dels vad som pågår, men också vem som är ansvarig på kommunen, samt status för ärendet. För inloggade företagare: Översikt över kommande planerade tillsynstillfällen, samt information om vad som åligger företagaren att göra före tillfället. För inloggade företagare: Översikt över vilka rapporter som åligger företagaren att inkomma med, samt stöd kring hur de skall handhas, och vem som kan svara på frågor. Acando AB 13

14 6.1.4 En rådgivningsyta Sökfunktion som ger möjlighet se vilken stödinformation, vilka blanketter, vilka kontaktpersoner och ev. vilka nyheter som är relevanta för frågan. Acando AB 14

15 7 Reaktioner på visionen Visionen, och de visualiseringar som gjorts kring den, har presenterats för de båda referensgrupperna. Deras reaktioner presenteras övergripande nedan. 7.1 Sammanfattning Extern referensgrupp Vår bedömning är att företagarna som deltagit är positiva till ett IT-stöd i linje med det som presenterats om det ej införs på bekostnad av det personliga mötet projektet som inför det omfattar även de verksamhetsförändringar som krävs inom Nacka kommun (dvs inte bara ett IT-projekt ) om det hålls enkelt (börja enkelt) Intern referensgrupp Vår bedömning är att medarbetarna som deltagit är positiva till ett IT-stöd i linje med det som presenterats om det ej införs på bekostnad av det personliga mötet om det ej medför dubbelarbete 7.2 Extern referensgrupp Den externa referensgruppen har bestått av ett antal företagare med verksamhet i Nacka kommun. Gruppen har haft en god spridning när det gäller typ av verksamhet. Från Statoil/Bergs oljehamn till Saltsjöbadens golfklubb. Ett viktigt konstaterande är att gruppen över lag är positiv till kommunens arbete som sådant, gärna samarbetar med kommunen och gärna vill vara en del av utvecklingen av tillsynen i kommunen. De företagare som av olika anledningar inte vill eller kan samarbeta med kommunen är sannolikt inte med i referensgruppen. Detta kan överlag ge en för positiv bild av företagarnas syn på kommunens arbete generellt och specifikt utvecklingsplanerna inom området Samordnad tillsyn. Det finns även en brist i referensgruppen och det är avsaknaden av representanter för småföretagen i kommunen. De har blivit inbjudna till träffarna men har oftast hänvisat till tidsbrist och/eller att träffarna varit vid fel tidpunkt på dagen (dagtid). Vid dialog har vissa småföretagare uttryckt en större möjlighet att delta om träffar förläggs på kvällstid. Kvällsträffar kan bli aktuella när projektet går in i nästa fas och ytterligare avstämning och förankring behövs Positiva röster Suveränt Har allt på ett ställe Väg mot papperslöst kontor, printar ut för mycket och har för många pärmar idag. Bra för att stödja personförändringar. Skapar en kontinuitet mellan företaget och kommunen (inte bara individerna). Ser ett stort värde att kunna säkra vid personalförändringar etc. hos företagen. Slutar jag så försvinner inte dialogen med kommunen. Bra stöd för att se vilken individ som för tillfället är ansvarig för ärenden gentemot mig som företagare Acando AB 15

16 Värdefullt om kommunen är selektiv vad gäller det som skall visas upp - lägg inte upp ALL information utan bara den som är väsentlig. Skisserna är rena och fina nu, håll det så. Gör inte som skatteverket! Tryck inte in alla info som jag redan kan hitta på vanliga hemsidan. Hänvisa istället. Viktigt att detta inte blir ett teknikprojekt I vår bransch byter man folk mycket ofta - detta skulle ge en kontinuitet, en stabil punkt där nya kan gå in och lära sig. Kan detta frigöra tid från er (Nacka) ger det ju oss något indirekt (genom mer tid till annat). Det blir enklare att kunna kontakta kommunen. Det kan bli än mer personligt via webben Kritiska röster Företagarna uttrycker en oro för den interna organisationen hos Nacka kommun runt detta. Hänger de med i processförändringen? Jag behöver ej webben som kanal. Jag har en så bra dialog med miljöinspektören. Jag kommunicerar med 6 andra kommuner och länsstyrelsen. Det är DE myndigheterna som behöver detta, inte Nacka. Nacka är ett föredöme. Är det rätt att kalla det tillsyn? Det handlar om att se sina ärenden, om kommunikationen. Tillsyn över webben". Hur skall det gå till då? Jag vill ha ETT telefonnummer jag kan ringa till. En kontaktpunkt. Den jag kommer i kontakt med kan vägleda mig ELLER koppla mig rätt. Personliga mötet är fortfarande otroligt viktigt. Så att Nacka kan lyssna och stötta. Personliga mötet är fortfarande centralt. Webben kan vara ett komplement. Viktigt att det bara är ett komplement. I vissa frågor VILL man ha en personlig kontakt - för att få bekräftat att man gör rätt. Det är inte fel med vissa webbsidor. Får inte ersätta den mänskliga kontakten. Vi vill fortfarande träffa doktorn! 7.3 Intern referensgrupp Den interna referensgruppen har bestått av handläggare från miljö, brand, alkohol och livsmedel. Det har varit en god spridning när det gäller behov av IT-stöd, syn på IT som sådant och medverkande enheter. Det har under arbetets gång diskuterats om inte även bygg borde ha varit involverade i arbetet eftersom det ligger så när till de övriga enheterna. Dessutom startar nästan alltid ett företags kontakt med kommunen just på byggsidan. För att t ex få ett alkoholtillstånd måste du ha en byggnad med godkänt bygglov Positiva röster Måste Min sida vara på svenska? Vi borde kunna kommunicera på olika språk med företagarna. På samma sätt som Stockholm gör. Jag klarar min avstämning med andra enheter tack vara goda relationer till handläggarna på de andra enheterna. Jag ringer eller besöker dem. Det räcker för mig. Däremot är min situation bättre än andras, så vi borde hitta ett mer effektivt sätt att samarbeta. Tidsbesparing: Anmälan om serveringspersonal. Efter att vi har tagit emot ansökan handhar vi den, vi scannar dokumentet och vi arkiverar det. Vi skulle spara 3 veckor per år om detta skulle kunna göras via webben istället. Acando AB 16

17 Detta projekt hjälper oss strukturera verksamheten och hur vi kommunicerar. Nyckelordet är delaktighet från företagarna! Kritiska röster IT får inte ersätta det personliga mötet. Vi måste undvika dubbelarbete Generella kommentarer Största tidtjuven är ofullständiga ansökningar. Därför tar det för lång tid få fram beslut. Alkoholenheten scannar in all dokumentation som kommer in och sparas elektroniskt. Är dock ej klassat som earkiv. Det är ej ok att ha dokumentation endast i Echos. Materialet skrivs ut och arkiveras. Bygglov måste komma in i loopen. Det är via dem vi får koll på nya restauranger etc. Det är viktigt att stödja den sökande. Hur förenklar vi för dem? De är oftast nybörjare. 7.4 Kommentarer från miljöenheten Positiva röster Alkohol skulle ha nytta av tjänsterna. Det är inte IT eller personliga kontakter- det är både och, och det ska vara valbart för företagen. Inget företag ska tvingas till att kontakta myndigheten via IT. Bygglov måste vara med. Gemensamt dokumentarkiv vore bra. Där alla har samma handlingar att titta på. När företaget är inloggat bör kontaktuppgifter till varje handläggare finnas, när de inte är inloggade bör det bara stå vem som är kontaktperson för olika ämnesområden Kritiska röster Det uppstår ett avgränsningsproblem för företagarna, de har ju många fler kontakter med kommunen än bara ME och RTj, borde det inte vara Mina ärenden i kommunen varav Min tillsyn är en liten underrubrik. Då hittar företaget alla sina kontakter med kommunen på samma sida. Kunderna/företagen skulle få betala detta genom sin tillsynsavgift. Kommer detta att kosta mer för företagen, är de villiga att betala för det? Vill företagen verkligen ha detta? Vi har bara frågat större och de som är engagerade. Den långa småföretagarsvansen vet vi inte vad den vill eller behöver Vi borde fråga småföretagen om vad de tycker och vill, ställa konkreta frågor. Vi vill inte ha extrajobb. Vi kommer inte hinna ut på inspektioner om vi ska sitta och knappa in uppgifter här Generella kommentarer Den största förändringen här är förändrat arbetssätt/verksamhet på Miljöenheten. Alk-T:s nya system kan fungera bättre ihop med förslaget än det gamla Alk-T. Alk-T fungerar inte bra, vi jobbar gärna i ECOS istället om det går. De formulärfunktioner som finns uppbyggda på bygglovssidans webbsidor borde användas och utvecklas även här. Acando AB 17

18 8 Infrastruktur för att uppnå visionen För att realisera ett IT-stöd i enlighet med visionen krävs infrastruktur och tekniska lösningar, delvis baserat på existerande komponenter och delvis nya komponenter. 8.1 Behov Företagare Telefon Externa användare 1 Brev Inspektörer (fält) 4 Inspektör Telefon Brev Interna användare 2 Existerande verksamhetssystem 3 AlkT Daedalos Ecos Extern portal som stöd för företagarna Den externa portalen kräver Webbplats/portal som kan publicera innehåll av statisk karaktär och information från annan källa En öppen yta med hjälp och stöd, kontaktregister En inloggad yta med Mina sidor : Ärenden, Tillsynsplanering, Rapporter En inloggningsfunktion och en behörighetsmodell som ger tillräcklig säkerhet för företagarna i Nacka kommun Intern portal/applikation för gemensam bild Den interna portalen kräver Vy över alla ärenden av relevans för samordnad tillsyn Vy över vad som är på gång gentemot respektive företag Acando AB 18

19 Planeringsvy för tillsynstillfällen; möjlighet att samordna tillfällen men också att utföra dem separat Möjlighet läsa in från annan källa eller manuellt registrera nya ärenden som rör tillsyn och som är av gemensamt intresse Export av ärendeöversikt till den externa portalen Hantering, i de fall det krävs, av sekretessbelagd information i ärenden och handlingar Existerande stödsystem De existerande stödsystemen innehåller idag både information om ärenden och verksamhetsspecifika register (radon, företagsförteckning, etc). De är därför ej föremål för avveckling på kort sikt Mobilt stöd för inspektörerna Ett effektivt stöd för samordnad tillsyn kräver sannolikt att inspektörerna har tillgång till all information om företaget när de är på plats, och att de enkelt kan samla in och lagra information i samband med inspektion. En möjlig lösning är mini-pc som används med trådlös internetanslutning. En annan är handterminaler där endast datainsamlingen stöds, via formulär anpassade för handterminaler. 8.2 Handlingsalternativ För att realisera visionen på kort sikt ser vi tre möjligheter: Gemensamt system för gemensamma ärenden (a) Genomförande: använd ett gemensamt ärendehanteringsystem, t.ex. ÄDIT, för att samla in alla inkommande eller internt skapade ärenden, så att de är tillgängliga för den externa portalen. De befintliga verksamhetssystemen används endast för sina register och för historiska ärenden. Kräver förändring i arbetssätt. Fördelar: kräver ingen integration mot de gamla systemen. Nackdelar: de befintliga verksamhetssystemen används bara till viss del Dubbelregistrering i gemensamt system (b) Genomförande: använd befintliga verksamhetssystem precis som idag. Lägg till en rutin för att för alla nya ärenden registrera delar av ärendeinformationen (ärendemening, datum, handläggare, ) i ett gemensamt system som utgör källa för den externa portalen. Kräver förändring i arbetssätt. Fördelar: kräver ingen integration mot de gamla systemen. Nackdelar: kräver dubbelregistrering Integration mot befintliga system (c) Genomförande: Styr upp internstruktur i verksamhetssystemen, styr upp rutiner för användningen av dessa system, och integrera tekniskt mot dem så att de kan utgöra datakälla för externportalen. I dagsläget har t.ex. Ecos ett innehåll som inte tillåter sig utgöra datakälla för den externa portalen (pga olika rutiner vid registrering av ärenden). Kräver större förändring i arbetssätt. Kräver troligen förändringar internt i de befintliga systemen. Kräver integrationsprojekt. Fördelar: de befintliga systemen kan fortsätta användas. Nackdelar: kräver mer utvecklingsarbete än de övriga alternativen. Acando AB 19

20 9 Framtida förbättringsmöjligheter Under projektet har vi identifierat en mängd goda idéer, sådant som inte nödvändigtvis ryms inom projektets fokus eller avgränsningar, men som vi ändå bedömer är av värde att ha i minne vid framtida arbete för att stödja tillsynsverksamheten. 9.1 Idéer från referensgrupperna Onlinearkiv för egna dokument Slippa hålla reda på papper lokalt Underlätta vid personalomsättning Den dokumentation och de blanketter som företagaren skickar in till kommunen via traditionell postgång, scannas in och placeras i onlinearkivet. Företagaren slipper hålla koll på inskickat material och kan istället hitta det i onlinearkivet. Det blir även säkert att båda parter har tillgång till samma version av dokumentationen Elektronisk signering Slippa pappershantering Min journal Här får jag kontroll på min status mot kommunen Vilka utestående aktiviteter och frågor finns det i vår dialog med kommunen Min handläggare/kommunen har en samlad bild över alla förehavanden med vår organisation. Minskar differensen i bedömningarna från kommunens sida. n kan se hur handläggarkollegan bedömt situationen hos företagaren tidigare Belutsunderlag Min sida kan ge företagen en samlad och tydlig bild över vilka eventuella risker som företaget står inför. Miljörapporten ej klar, den lyser röd, vi måste göra något omedelbart. Min sida får upp intresset för vår status mot kommunen och de områden där vi ligger farligt till Självscanning Förse min sida med möjligheten att genomföra en självscanning. Genom att svara på ett antal frågor runt vår verksamhet, ringas min verksamhet steg för steg och ger mig svaren på vilka tillstånd som behövs och vilka rapporter som måste skapas för just min verksamhet Insyn i ett ärendes status Förutom att känna till den övergripande statusen för ett ärende skulle ett nästa steg kunna vara att även kunna se om ärendet fördelats mellan flera olika enheter inom kommunen. Ger företagaren en bättre insyn i vilka delar som handläggs just nu och vilka handläggare som är involverade från kommunens sida Insyn i företagarnas egenkontroll Genom att öppna upp företagarnas egna system skulle kommunen få en ökad insyn den egenkontroll som företagaren genomför. Acando AB 20

21 9.1.8 Databas med experter Företagare ställs ibland inför ovanliga situationer vilket ger ett behov av expertstöd. Kommunen tar inte den en konsulterade rollen, utan då ett expertlåtande behövs behöver man anlita en konsult inom det aktuella området. Kommunen kan inte i någon större utsträckning hjälpa till med specifika ärenden hos företagen. Behöver tex ett företag genomföra en sanering av zink, skulle då kommunen istället ha en förteckning med vilka lämpliga konsulter och tjänsteföretag som kan hjälpa företagaren. Även om kommunen inte kan/får hjälpa till med det praktiska i vissa ärenden borde de kunna han en databas som vi företagare kan ta hjälp av för att få fram lämpliga konsulter att använda då jag som företagare t ex behöver hjälp med hur vi ska gå tillväga för at sanera ett zink. Acando AB 21