Vänersborgs kommun. Fördjupad granskning av Samhällsbyggnadsnämnden

Transkript

1 Vänesbogs kommun Födjupad ganskning av Samhällsbyggnadsnämnden Götebog Enst & Young AB Vilhelm Rundquist 1

2 Sammanfattning Enst & Young ha fått i uppdag av evisoena i Vänebogs kommun att genomföa en födjupad ganskning av Samhällsbyggnadsnämnden. Stoa dela av Samhällsbyggnadsnämndens veksamhete ä pesonal-, maskin- och teknikintensiva. De dela av oganisationen som ha till uppgift att anlägga och/elle undehålla anläggninga, fastighete och väga i kommunen utfö i sto utstäckning sina abetsuppgifte ute i de olika kommundelana. Abetet utfös enskilt elle i minde abetslag. En sto del av abetet utfös dessutom på entepenad. Det ä väsentligt att uppdagen genomfös inom givna ekonomiska ama och att det finns väl genomtänkta pocesse och utine fö hu esuse i fom av pesonal, kompetens, maskine och utustning samt lokale stys på ett så effektivt sätt som möjligt. Vi bedöme att Samhällsbyggnadsnämnden i Vänesbogs kommun abeta på ett systematiskt sätt med att oganisea veksamheten och pesonal, maskine och fodon samt lokale används på ett fö kommuninvånaen bästa sätt och till så låg kostnad som möjligt. Det föbättingsabete som pågått unde ett pa å böja genomsya veksamheten på ett positivt sätt. Fotfaande kvastå vissa svåighete, övetidsuttagen ä fotsatt höga och sjukskivningana visa ingen tendens till att minska. Nedan följe en sammanfattning av våa väsentligaste ekommendatione: Vi ekommendea nämnden att tydliggöa ansva och befogenhete avseende extena avtal. Vi ekommendea nämnden att i stöe utstäckning begäa infomation om esusanvändningen i samtliga dela av fövaltningen. Vi ekommendea nämnden att aktivae följa och delta i kvalitets- och utvecklingsabetet fö att tillfösäka sig att det också lede till en ökad ekonomisk effektivitet. Vi ekommendea nämnden att följa abetet med att komma tillätta med osakena med höga sjuktal och om möjligt undelätta fö fövaltningen att vidta åtgäde som kan minska sjukfånvaon. Vi ekommendea nämnden att se öve infomationsflödet fån fövaltningen. Nämnden bö få infomation på ett sådant sätt att den kan bedöma fövaltningens effektivitet samt huuvida veksamheten bedivs i enlighet med eglemente, veksamhetsplan och nämnddiektiv. Vi ekommendea nämnden att se öve ätten att ingå och teckna avtal samt att inföa en utin som säkeställe att samtliga avtal som ingås appoteas till nämnden. Vi ekommendea nämnden att som en del i den intena kontollen vid något tillfälle pe å ta del av statistik öve maskin- och fodonsanvändning. Vi ekommendea nämnden att ställa ökade kav på en tydlig pojektedovisning av både löpande och avslutade pojekt. Vi ekommendea nämnden att inbjuda veksamhetschefen fö städenheten till ett nämndsammantäde fö att edovisa de svåighete som finns/funnits i veksamheten. Nämnden 2

3 bö även initiea en diskussion i fullmäktige king pincipena fö det intena köp- och säljsystemet. Vi ekommendea nämnden att lyfta bisten på stypincipe avseende intena köp/sälj till fullmäktige så att bisten på stypincipe uppmäksammas. Vi ekommendea nämnden att i fullmäktige initiea en diskussion king mål fö kostenheten. Avsaknaden av mål fö veksamheten fösvåa fö nämnden att stya veksamheten ändamålsenligt. Vi ekommendea nämnden att uppda åt fövaltningschefen att tillsammans med veksamhetschefen fö kostenheten att åtgäda de biste i matens kvalitet som uppstå i samband med vissa tanspote. Bistena kan påveka matens tjänlighet och dämed påveka konsumentens hälsa. Vi ekommendea nämnden att nogsamt följa övesynen av köken fö att fösäka sig om att föeslagna lösninga ge en ökad effektivitet samtidigt som kvaliteten fö konsumenten uppätthålls. Vi ekommendea nämnden att abeta fam nämndspecifika mål fö VA-veksamheten med syfte att undelätta styning, inten kontoll och uppföljning. 3

4 Sammanfattning Bakgund Syfte Metod Resusstyning inom samhällsbyggnadsnämnden Styning på fövaltningsledningsnivå Kompetensutveckling Kultu Poduktion Ekonomi Kvalitet Rekyteing av pesonal Övetidsuttag Sjukskivninga Uppföljning Redovisning till nämnd Gatuenheten Veksamhetsstyning Poduktion Pioiteing av abetsuppgifte Kompetensutveckling Fodon och maskine Lage och vekstad Lokalanvändning Snööjning Uppföljning Städenheten Veksamhetsstyning Kultu Resusstyning Ansva Konkuens Pesonal Kompetens Sjukskivninga Maskine och fodon Lokale

5 5. Kostenheten Veksamhetsstyning Poduktivitet och kvalitet Tanspote Fyllnadstid Resusstyning Sjukskivning Kompetens Lokale Maskine och övig utustning VA-veket Veksamhetsstyning Övetid Samodning av esuse Kompetens Maskine och annan utustning Kvalitet Tafik och planeingsenheten Vå bedömning

6 1. Bakgund Enst & Young ha fått i uppdag av evisoena i Vänebogs kommun att genomföa en födjupad ganskning av Samhällsbyggnadsnämnden. Stoa dela av Samhällsbyggnadsnämndens veksamhete ä pesonal-, maskin- och teknikintensiva. De dela av oganisationen som ha till uppgift att anlägga och/elle undehålla anläggninga, fastighete och väga i kommunen utfö i sto utstäckning sina abetsuppgifte ute i de olika kommundelana. Abetet utfös enskilt elle i minde abetslag. En sto del av abetet utfös dessutom på entepenad. Det ä väsentligt att uppdagen genomfös inom givna ekonomiska ama och att det finns väl genomtänkta pocesse och utine fö hu esuse i fom av pesonal, kompetens, maskine och utustning och lokale stys på ett så effektivt sätt som möjligt. 1.1 Syfte Ganskningen skall fämst belysa esusanvändningen inom samhällsbyggnadsfövaltningens enhete: Gatuenheten (enhållningsveket, pakavdelningen etc.) VA-veket Kostenheten Städenheten Teknik/tafikenheten 1.2 Metod Ganskningen ha genomföts genom att vi ha tagit del av och studeat väsentliga stydokument så som: Oganisationsschema Rutine fö det systematiska abetsmiljöabetet Nationell statistik Statistik avseende sjukskivninga och övetidsuttag Avtal avseende städning, kost och ytte hemtjänst Veksamhetsplane och veksamhetsbeättelse Budgethandlinga Rutin- och pocessbeskivninga Fövaltningens kvalitetsledningssystem Kommuncental appot avseende kommunens kvalitetsabete Uppställning öve extena kunde Ekonomiedovisning av intäkte fån extena kunde Regle fö intenedovisning Delegationsodning Reglemente Potokoll 6

7 Vi ha intevjuat: Nämndens odföande och vice odföande Fövaltningschefen Veksamhets- och enhetschefe Vå appot ha sakfelsganskats av ovanstående befattningshavae. 2. Resusstyning inom samhällsbyggnadsnämnden 2.1 Styning på fövaltningsledningsnivå Fövaltningens veksamhet ä pesonalintensiv. Att stya pesonalesusen ätt ä däfö väsentligt fö att uppnå en effektiv esusanvändning. Väl fungeande veksamhets- och enhetschefe med tydligt ansva och tydliga befogenhete att genomföa fattade beslut ä en föutsättning fö att pesonalesusen födelas på ett fö veksamheten optimalt sätt. Fövaltningen använde sig inte av befattningsbeskivninga fö att kommunicea ansva och befogenhete. Detta komme i stället till uttyck i undehållsplane, aktivitetsplane, delegationsodning och i pocessbeskivninga inom amen fö kvalitetsledningssystemet. Fövaltningsledningen uppfatta oganisationen som stakt målstyd. Det ä målen i de olika planena och i kvalitetsdokumentet som sty veksamheten och de olika befattninganas uppdag. Fövaltningsledningens ambition ä att föa ut ansva och befogenhete så långt ut i oganisationen som möjligt. Detta upplevs som me möjligt idag då de olika enhetena inom nämnden böjat samveka me än tidigae. Fö att säka att veksamhetena stys på ett effektivt sätt täffa fövaltningschefen sina veksamhetschefe va fjotonde dag. Vid dessa täffa ä esusstyningen ett centalt tema. Även på enhetsnivå ske kontinueligt täffa med abetslagen fö att stämma av att abetet flyte på enligt plan. Det ä vaje medabetaes ansva att vid dessa täffa signalea om det uppstått svåighete som innebä att abetet inte komme att kunna genomföas enligt plan. Abetsuppgifte enligt abetsmiljölagen ä delegeat och samtliga abetsledae ha genomgått abetsmiljöutbildning. Skyddsond genomfös två gånge pe å. Våa iakttagelse och ekommendatione Vid våa intevjue famkom en hög medvetenhet om vilka befogenhete och vilket ansva espektive befattningshavae inneha. Rutine och iktlinje fö hu abetet skall bedivas finns. Detta bö kunna leda till en ökad kostnadseffektivitet. Vissa oklahete avseende ansva och befogenhete uppstå i samband med ebjudanden om att utföa abeten mot extena kunde. 7

8 Mål och stategie famgå på ett mycket tydligt sätt av kvalitetsledningssystemet och av veksamhetsplanena. Måluppfyllelse edovisas i veksamhetsbeättelsen. Samtliga intevjuade uppvisa en god medvetenhet om uppsatta mål och känne ansva fö att kunna jämföa esultat mot målen. Det finns en tydlig stuktu fö infomation och kommunikation inom fövaltningen. Samvekansoganisationen ä en del av kommunikationsstuktuen. Fövaltningsledningen ha på ett tillfedställande sätt föt ut ansva och befogenhete i oganisationen. Genom det kvalitetsabete som pågå komme ansva och befogenhete att ytteligae fötydligas. Mål och stategie ä tydligt kopplade till vaanda och ä dämed lätta att följa upp. Genom en stuktu fö hu infomation och kommunikation skall ske säkas infomationsflödet u ett intenkontoll pespektiv. Infomationsflödet till nämnden kan utvecklas. Det ha famkommit vid våa intevjue att nämnden inte få infomation om pojekt och avtal i en omfattning som skulle vaa lämplig fö att uppätthålla en god styning av esusena. Vi ekommendea nämnden att tydliggöa ansva och befogenhete avseende extena avtal. Vi ekommendea även nämnden att i stöe utstäckning begäa infomation om esusanvändningen i samtliga dela av fövaltningen. 2.2 Kompetensutveckling Unde å 2002 och å 2003 genomfödes ett kompetensutvecklingspojekt med EU-medel. Tjänstemännens kompetens katlades på samtliga enhete utom på gatuenheten. Ett kompetensutvecklingspogam togs fam fö att sedan genomföas unde å 2003 och å Katläggningen och kompetensutvecklings insatsena ligge till gund fö styningen av ätt pesonal mot ätt uppdag, samt fö kompetensutvecklingsplanen. Våa iakttagelse och ekommendatione Det finns en god medvetenhet hos veksamhets- och enhetschefe om vikten av kompetensutveckling hos pesonalen. Denna medvetenhet bygge på en katläggning av pesonalens kompetens. Vi ekommendea nämnden att uppda åt fövaltningschefen att katlägga hela pesonalens kompetens och utifån esultatet, i samvekan med veksamhets- och enhetschefe uppätta en kompetensfösöjningsplan fö de nämaste fem åen. Av uppdaget bö famgå nä planen skall vaa kla och nä planen skall edovisas fö nämnden. 2.3 Kultu Unde de senaste åen ha fövaltningsledningen tillsammans med gatuenheten abetat med att föända en kultu som fösvåat fö veksamhete och enhete att vid behov ta hjälp av vaanda. I böjan uppstod ett visst motstånd mot kavet på att utföa abete inom annan enhet än den egna. Idag uppges detta fungea väl. Ett visst motstånd uppges finnas kva inom 8

9 paken. 1 Älde pesonal och de som ha abetat länge inom fövaltningen kan ha vissa poblem med att ta till sig ett synsätt dä inte den egna enheten ä gänsen fö uppdaget och ansvaet. Det kan uppstå ett visst motstånd då de beodas att stötta upp dä abetsbelastningen ä höge än på den egna enheten. Pesonalen på de olika enhetena fungea som back-up fö vaanda unde olika tide på ået. Unde vinten fungea pakens pesonal som esev fö enhållningen, unde sommaen ä anläggningspesonalen eseve fö öviga veksamhete. Kultuskiftet ha innebuit att pesonal som haft svåighete att anpassa sig till kavet på ökad flexibilitet i vissa fall ebjudits anda abetsuppgifte. Idag ä det ett etableat synsätt att pesonalens kompetens skall användas så bett som möjligt. Dock ä det inte möjligt att byta pesonal mellan vattenveket och eningsveket då det finns stikta egle king hanteing av livsmedlet vatten. Våa iakttagelse och ekommendatione Fövaltningsledningen fokusea på esusstyning inom fövaltningen. Abetet med att medvetengöa pesonalen om vikten av att nyttja esusena effektivt ha fungeat väl avseende abetsledande funktione. Enligt uppgift ha det vait svåae att byta gamla mönste bland anda medabetae. Unde å 2005 och å 2006 skall föståelse fö esusstyningens betydelse föstäkas hos öviga medabetae enligt fövaltningschefen. Det ä positivt att fövaltningen fokusea på esusstyning och en effektiv esusanvändning. Att abeta in ett nytt synsätt och en ny kultu i en så sto och mogen oganisation som samhällsbyggnadsfövaltningen käve uthållighet, tålamod men också en tydlighet i vilka kav och föväntninga som ställs. Det systematiska kvalitetsabetet ä ett ba vektyg fö att uppnå tänkta kultubyte. Vi ekommendea nämnden att föegå med gott exempel och engagea sig i uppföljningen av kvalitetsabete genom att ställa tydliga kav på att veksamheten edovisa nyckeltal som indikea måluppfyllelse u ett effektivitetspespektiv. Nämndens ledamöte kan genom studiebesök ute i veksamhetena fövissa sig om att den kultu som ledningen abeta med att implementea också genomsya veksamheten. Genom en dialog med medabetana kan nämnden makea sitt stöd fö fövaltningsledningens syn på styning. 2.4 Poduktion Gundpincipen i fövaltningen ä att medabetana skall göa det de ä bäst på. Övig veksamhet skall läggas ut på entepenad. Genom kvalitetsabetet ha en ad ationaliseinga genomföts. Veksamhete ha slagits samman och pesonalen abeta nu vid behov öve enhetsgänsena. Poduktionsplaneingen stys i sto omfattning av kundens önskemål och konsumtion samt av gällande undehållsplane. Inom städning och kostpoduktion stys planeingen av de avtal 1 Pakchefen anse inte att så ä fallet, men anda enhete uppge att de kan uppleva ett visst motstånd. Fågan bö diskuteas inom ledningsguppen. 9

10 som ingåtts med öviga fövaltninga. VA basea poduktionen på antal abonnente och på vekens kapacitet. Gatuenheten planea sin poduktion på antal hushåll, pakundehållsplane, investeingsplane, beviljat bestånd etc. Fövaltningen sälje tjänste till öviga fövaltninga. I fösta hand beös lokalvåd och kost. Infö veksamhetsået 2005 ha det funnits poblem att få till stånd avtal king dessa tjänste med socialtjänsten och med skolan. Det finns inga centala policy- elle måldokument som eglea de intena tjänsteköp inom dessa omåden vilket ha fösvåat diskussionena mellan fövaltningana. Diskussionen ha föts king pincipena fö pissättning. Det ä oklat vad som skall ingå i beäkningen. Styande fö diskussionen ä de summo beställande fövaltninga avsatt i budget fö inköp av mat och städ. Detta ska ge incitament till ationaliseinga hos utföaen, samtidigt som det ha lett till oklahete om föväntad och ehållen kvalitet. Fövaltningen sälje även tjänste till både kommunala och pivata bolag i kommunen. Gatuenheten utfö abeten fö anda fövaltninga fö cika 3 Mk pe å. Detta ske efte anbud och föhandling och ge en indikation på om fövaltningen ä konkuenskaftiga elle ej. Våa iakttagelse och ekommendatione Veksamheten föutsätte en god planeing med famföhållning fö att kunna styas effektivt. Den kultu som hålle på att sätta sig i fövaltningen dä medabeta kan styas mot stösta behov undelätta planeingen. Stoa dela av veksamheten stys via kundenas beställninga och önskemål. Föändinga i avtal elle svåighete med att komma öveens i en föhandlingssituation kan fösvåa fö veksamheten att planea på ett ationellt sätt. Vid vå ganskning ha det famkommit att enhete inom fövaltningen utfö abeten fö extena kunde. Det ä oklat om det finns avtal mellan patena elle om det ske muntliga öveenskommelse om att abeten skall utföas. 2 Fömodligen ä dessa exta jobb ett utslag av en hög ambition att använda sig av tillgängliga esuse på ett effektivt sätt. Även om fövaltningen ä duktigt och kostnadseffektiv inom vissa veksamhetsomåden skall endast abete utföas inom amen fö den kommunala kompetensen. 3 Fömågan att öve tid utföa abeten fö extena kunde kan vaa ett uttyck fö en övekapacitet i veksamheten. Spelegle fö hu tjänstena skall poduceas och säljas måste vaa tydliga och klaa. Detta ä en föutsättning fö att esultatansvaiga skall kunna planea och ställa om enhetens kapacitet på ett snabbt och effektivt sätt. Tydliga spelegle undelätta även planeing av kompetensutveckling och ekyteing. Vid allt fö stoa oklahete om hu intena elatione skall egleas tvingas fövaltninga och nämnde att avsätta me tid än nödvändigt fö att föhandla fam öveenskommelse. Onödiga kostnade kan uppstå i sammanhanget. 2 Det ha famkommit att det i vissa fall finns avtal. I anda fall ske en typ av avop mot offet, medan ytteligae anda elatione ä avtalslösa. Vi ha kunnat finna något nämndbeslut som ge tjänsteman ätt att teckna avtal med extena kunde. 3 Kommunallagen kap 2 10

11 Vi ekommendea nämnden att begäa av Kommunfullmäktige att klagöa egle fö: - Intent köp/sälj av tjänste - Fövaltninganas möjlighete att åta sig extena uppdag på den öppna maknaden Vi ekommendea även nämnden att inätta utine fö hu extena uppdag skall appoteas till nämnden samt att klagöa ansva och befogenhete avseende ätten att ingå avtal om utföande av tjänst åt exten kund. Vi ekommendea nämnden att vädea huuvida möjligheten att utföa extena jobb ä ett uttyck fö övekapacitet elle fö effektivitet. 2.5 Ekonomi Budgetansvaet ä decentaliseat i oganisationen. Va fjotonde dag täffas ansvaiga chefe fö att diskutea esultatet och esusstyningen. Enhetena ehålle ekonomiappote pe månad. De kan följa sin veksamhet på aktivitetsnivå. Enhetschefena bö tidigt kunna upptäcka om någon veksamhet elle pojekt iskea att avvika fån budget. Budgeten bygge på de abetsplane som uppättas infö vaje veksamhetså. Planena bygge i sin tu på de uppdag och anläggningspojekt som ä kända och planeade. Redovisningssystemet möjliggö fö fövaltningen att beäkna tidsåtgång och timpis på ett sådant sätt att vaje pojekt och vaje undehålluppdag kan pissättas. Piset ligge sedan till gund fö både budget och pis till intena och extena kunde. Det åde dock en viss oklahet om hu fövaltnings- och kommungemensamma kostnade skall födelas. 4 Pincipe fö hu timpis av utföda tjänste skall beäknas vid intepissättning elle då entepenadpise skall vädeas saknas. Renhållningsenheten, som ä en avgiftsfinansiead veksamhet, ha svåighete med att få ekonomin att gå ihop. Det ä åtevinningsveksamheten som edovisa ett negativt esultat. Unde å 2005 ha åteviningstaxan höjts med 10 % fö att föbätta esultatet. Samtidigt ha dock tippavgiften vid tippen höjts, vilket komme att fösvåa fö enheten att nå ett positivt esultat. 5 Fövaltningen genomfö unde ået stöe undehållsabeten på två stöe boa. En diskussion ha föts med ekonomiavdelningen hu kostnaden skall bokföas. Åtgädena bedöms vaa av undehållskaaktä och skall dämed bokföas på diften. Det finns svåighete att klaa beläggningsundehållet av kommunens väga med befintliga medel. I budget finns avsatt 3,3 Mk fö å 2005, fövaltningen bedöme behovet till cika 6-7 Mk fö att uppätthålla dagens standad på vägnätet. Utöve de te miljone konona ha 4 Vid våa intevjue famkom att vissa befattningshavae med ansva fö pissättning inte fullt ut va klaa öve vad som skulle ingå i pisbeäkningen. Dessutom åde oklahete pincipiellt i kommunen king pissättning vid intena köp. 5 Tippen ägs i ett gemensamt bolag TRAAB av 7 kommune. Vänesbogs kommun sty inte själva öve avgiften till tippen. 11

12 fövaltningen begät att få använda sig av en miljon kono u sin intena undehållsfond fö undehåll av vägnätet unde å Våa iakttagelse och ekommendatione Fövaltningen ha unde en tid abetat med att föbätta sin effektivitet genom ett bätte esusanvändande. Man ha utvecklat edovisningen så att det gå att följa kostnaden pe pojekt, uppdag, elle medabetae på ett tovädigt sätt. Pincipena fö hu intenpissättning i samband med intena tjänsteköp skall ske ä inte utvecklade i kommunen. Detta ha lett till diskussione mellan fövaltningana och mellan nämndena. Avsaknaden av tydliga pincipe fö intenpissättning av tjänste ha fösvåat och födöjt vissa öveenskommelse. Svåighetena med att tillskapa intena öveenskommelse avseende kost och städsevice ha till viss del fösvåat styningen av veksamheten. Syftet med ett intent köp/sälj system ä att tillskapa incitament fö patena att bida till en bätte esusanvändning av kommunala skattemedel, inte att göa vinst på vaandas bekostnad. Fö att syftet skall kunna nås utan att det skapa konflikte i den kommunala fövaltningen bö, som tidigae nämnts, tydliga egle och pincipe tillskapas. Nämnden ha inte vait ledande i det kvalitetsabete som ligge till gund fö styningen av fövaltningen. Kvalitetsabetet syfta till att nå en ökad effektivitet utan att kvalitet och pestatione skall bli lidande. Abetet ha hittills bedivits på initiativ av fövaltningen och med gott esultat. 2.6 Kvalitet Sedan å 2003 pågå ett kvalitetsabete i fövaltningen. Abetet statade på initiativ fån fövaltningen och ha sitt uspung i att gatuenheten hade ett behov av att katlägga huuvida de va effektiva elle ej och av att skapa odning och eda i pocesse och utine. Det kvalitetsledningssystem som ä på väg att implementeas utgå fån ISO 9001:2000. Unde inledningsfasen ha i fösta hand tjänstemän och abetsledae vait involveade i abetet med att identifiea och beskiva pocesse och utine. Samtliga veksamhete inom gatuenheten va genomlysta unde våen å Lednings och stödpocesse va dokumenteade vid utgången av ået. Veksamhetsmål och ollfödelning va klagjot. Genom att dokumentea pocesse och utine bli det lättae fö pesonalen att byta enhet vid behov, nyanställda intoduceas snabbae och veksamheten bli minde såba vid sjukdom. Unde våen å 2005 genomfödes evision av gatuenhetens kvalitetsledningssystem. Kvalitetsabetet ha lett till en ad föslag till föbättinga och ationaliseinga i veksamheten. Samtliga enhetschefe och abetsledae inom gatuenheten ä utbildade i att abeta utifån kvalitetsledningssystemet och övig pesonal skall utbildas unde å Unde å 2005 och å 2006 skall öviga dela av Samhällsbyggnadsnämndens veksamhete kvalitetssäkas enligt 12

13 ISO 9001:2000. Målet ä att samtliga medabetae i sitt dagliga abete skall ha kvalitet och ständiga föbättinga i åtanke då de utfö en abetsuppgift. Då det inte finns en cental kvalitetspolicy i kommunen beslöt fövaltningens ledningsgupp själva vilket kvalitetssystem de ville abete med som bas. Kvalitetsabetet ha evideats vid två tillfällen utan att avvikelse i abetet egisteats. Fövaltningens eget kvalitetsabete ä upplagt på en lokal sida på det intena nätet så att samtliga abetsledae kan ta del av manuale och pocessbeskivninga. Tanken ä att dokumentationen skall kunna användas som checklista i det dagliga abetet. Kvalitetsansvaige inom vaje veksamhet ansvaa fö att infomationen på nätet ä aktuell och att enhetschefe och abetsledae ä uppdateade på föändinga i kvalitetsdokumentationen. Kvalitetsansvaig inom gatuenheten stämme löpande av abetet med chefen fö gatuenheten. Det finns inga fomella utine fö hu detta skall ske och inte helle utine fö hu kvalitetssystemet skall evideas fö att säka att det fungea och att beslutade utine följs. Tanken ä att en evision skall ske två gånge pe å och att fövaltningen med jämna mellanum genomfö så kallade kollegieganskninga fö att följa upp att kvalitetssystemet följs. Effektena av kvalitetsabetet ä ännu inte vädeat i ekonomiska teme. Vid abetsplatstäffana som genomfös en gång pe kvatal diskuteas kvalitetsfågo. Den uppättade handlingsplanen stäms av. Även vid abetsmiljöondena diskuteas kvalitetsfågan. Med kvalitetskatläggningen som utgångspunkt ha gatuenheten utvecklat ett mål fö hu veksamheten skall oganiseas och bedivas om te å. Genom medabetanas delaktighet skall keativiteten öka i veksamheten och pesonalen ta ett stöe ansva fö utvecklingen. I samband med att medabetae pensioneas ske alltid en vädeing av tjänsten och det famtida behovet. Inom en ad omåden/enhete finns uttalade kvalitetskav på tjänstena. Snööjningen ha definieat nä snööjning skall ske och inom vilken tid den skall vaa kla. Paken ha beslutat om städfekvens i pake, centumomådet etc. I detta abete ta de hjälp av paken då så behövs. Som komplement till ISO 9001:2000 använde sig fövaltningen av ISO fö att säka sitt miljöabete. Våa iakttagelse och ekommendatione Kvalitetsabetet och kvalitetsuppdaget genomsya fövaltningens abete. Famfö allt ha gatuenheten kommit långt i sitt abete att implementea och dokumentea mål, utine, pocesse, ansva och befogenhete utifån ett kvalitetspespektiv. Öviga veksamhete ä på väg att genomföa ett liknande abete inom sina enhete. Vi ha noteat att nämnden inte fomellt ä med i kvalitetsabetet utan endast i eftehand tagit del av esultatet av fövaltningens engagemang. En viktig kvalitetsfakto fö att ett stot skall lyckas och vaa levande öve tid ä ledningens engagemang. 13

14 Vi ekommendea nämnden att aktivae följa och delta i kvalitets- och utvecklingsabetet fö att tillfösäka sig att det också lede till en ökad ekonomisk effektivitet. 2.7 Rekyteing av pesonal Fövaltningschefen ä själv med vid ekyteing av ledningspesonal fö att fösäka sig om att de pesone som anställs ha fömåga att esätta veksamhetschefenas vid behov. Syftet ä att göa ledningsstuktuen minde såba. Inom amen fö kvalitetssystemet ha fövaltningen beskivit och dokumenteat ledningspocessen på ett ingående sätt. Även detta ingå som ett led i att fötydliga ansva och befogenhete men syfta också till att göa styningen av veksamheten minde såba vid sjukdom elle byte på tjänste. Våa iakttagelse Fövaltningen ha katlagt kompetens och kompetensutvecklingsbehov. Katläggningen bö ligga till gund fö stuktuen på nyekyteingana. Det finns tydliga kav i fövaltningens olika veksamhete på den kompetens som eftefågas vid nyekyteing. Det ä ba att fövaltningen ha tydliga kav på kompetens i samband med ekyteinga. Det tydliggö fövaltningen och nämndens syn på statusen på abetsuppgiftena, vilket bö öka attaktiviteten på jobben. 2.8 Övetidsuttag Övetidsuttaget inom fövaltningen ä fotsatt högt. I fösta hand beo detta på beedskapsoch joutjänstgöing inom snööjning, gatuundehållet och vatten och avlopp. Genom en viss samodning av beedskap och jou äkna fövaltningen med att övetidsuttaget skall minska famgent. Enhetschefena inom gatuenheten ha huvudansvaet fö övetidsuttaget. Inom vissa enhete åde övetidsstopp. Övetiden skall vaa beodad i föväg fö att godkännas. Enligt uppgift föekomme det att begäd övetidsesättning avslås. Efte att övetidsuttaget ökat på åtevinningscentalen infödes schemaläggning av abetstiden i stället. Däefte ha övetidsuttaget minskat. Inom pakenheten föekomme ett visst övetidsuttag. Detta skall alltid godkännas av abetsledae i föväg. Den pimäa osaken till övetiden ä svåighete att hinna med planeat abete om maskine gå sönde och käve epaation unde dagen. Våa iakttagelse och ekommendatione Sedan å 2002 ha övetidsuttaget inom fövaltningen ökat. Föst å 2005 finns en tendens till minskat uttag. Den ökade kontollen av övetidsuttag tycks ha gett en viss effekt. Stöst minskning av övetidsuttaget uppvisa kostenheten. Positivt ä att samtidigt minska även fyllnadstiden inom enheten. Även städenheten ha lyckats minska uttaget av fyllnadstid. Vi ekommendea nämnden att fotsatt följa utvecklingen av övetidsuttaget och stötta fövaltningen i den stikta hållning som åde avseende beviljande av övetidsuttag. 14

15 2.9 Sjukskivninga Inom dela av fövaltningen öka sjukskivningana. Fövaltningschefen skall själv se öve osakena till detta. Han komme att jämföa enhete med samma elle likatade abetsuppgifte fö att finna eventuella osake till uppkomsten av abetselateade sjukskivninga. Inom gatuenheten uppges att sjukskivningana minska och att osaken till sjukskivning i begänsad omfattning ä abetselatead. Våa iakttagelse och ekommendatione I samband med omoganisatione och övetagande av veksamhet ha en viss oo uppstått i oganisationen, vilket även innebuit att sjukdagana ökat. Fövaltningen ä engagead i kommunens fiskvådssatsning. Det ä positivt att fövaltningschefen engageat sig i att katlägga osakena till de höga sjuktalen i fövaltningen, samt att pesonal inom utsatta enhete delta i fiskvådsutbildninga och fiskvådsguppe. Vi ekommendea nämnden att följa abetet med att komma tillätta med osakena med höga sjuktal och om möjligt undelätta fö fövaltningen att vidta åtgäde som kan minska sjukfånvaon Uppföljning Fövaltningen följe upp veksamheten via nyckeltal och enkäte. Statistiska centalbyån och Sveiges Kommune och Landsting 6 samla in infomation på nationell nivå, vilket möjliggö jämföelse med öviga svenska kommune. Våa iakttagelse och ekommendatione Vi ha tagit del av både fövaltningens egen uppföljning och den nationella uppföljningen av veksamheten. Av uppföljningana famgå att veksamheten så som den bedivs i Vänesbogs kommun ä tillfedsställande u ett nationellt pespektiv. Kvalitetsabetet ha lett till en ökad tydlighet i kopplingen mellan mål och esultat. Av kvalitetsledningssystemet famgå även vad som skall följas upp och hu det skall ske. Detta stäke den intena kontollen. Nämnden ä endast delvis engagead i kvalitetsabetet, tots att det utgö en väsentlig del av fövaltningens stysystem fö att säka en ändamålsenlig veksamhet och fö att uppätthålla en tilläcklig inten kontoll. Vi ekommendea nämnden att ta del av uppföljningskiteiena i kvalitetsledningssystemet samt öviga utine fö uppföljning. Nämnden bö i dialog med fövaltningen och 6 Tidigae Svenska Kommunföbundet 15

16 kvalitetsansvaig diskutea om det fö nämndens behov av infomation finns anledning att lägga till uppföljningskiteie elle utveckla befintliga kiteie Redovisning till nämnd Fövaltningschefen ha ansvaet att edovisa veksamhetens utveckling och esultat till nämnden. Öviga chefe ha inte någon stuktuead kontakt med nämnden. De kan däemot bli inbjudna att edovisa en speciell veksamhet elle aktivitet. Resultatet av uppföljningana ligge till gund fö veksamhetsstyningen, men appoteas endast delvis till nämnden. Kvalitetsabetet ha edovisats fö nämnden. I samband med att nämnden diskuteade kommunintena avtal med socialtjänsten och skolan ha nämnden ehållit en edovisning av nyckeltal och pågående kvalitetsabete. Våa iakttagelse och ekommendatione Infomation fån fövaltningen ä ett viktigt inslag i nämndens ansva att uppätthålla en tilläcklig inten kontoll och fö att kunna vidta åtgäde fö att justea i veksamheten vid väsentliga avvikelse. Vid vå ganskning ha det famkommit att nämnden inte vait medveten om omfattningen på fövaltningens tjänstefösäljning till extena kunde. Nämnden ehålle inte helle löpande edovisning av ställningen i investeingspojekt av olika slag. Stöe pojekt edovisas bätte än de minde. Den infomation som nämnden ehålle ä inte tilläcklig fö att nämnden skall kunna uppätthålla en tilläcklig inten kontoll. Nämnden ä yttest ansvaig fö att veksamheten bedivs ändamålsenligt 7 och med en god ekonomisk hushållning. Det ä däfö väsentligt att nämndens ledamöte ha en god och ättvisande bild av hu veksamheten bedivs och med vilka esultat. Vi ekommendea nämnden att se öve infomationsflödet fån fövaltningen. Nämnden bö ehålla infomation på ett sådant sätt att den kan bedöma fövaltningens effektivitet samt huuvida veksamheten bedivs i enlighet med eglemente, veksamhetsplan och nämnddiektiv. Vi ekommendea nämnden att se öve egle i eglemente och enskilda beslut avseende ätten att ingå och teckna avtal samt att inföa en utin som säkeställe att samtliga avtal som ingås appoteas till nämnden. 7 Detta innebä bland annat att säka att veksamheten bedivs inom amen fö den kommunala kompetensen. 16

17 3. Gatuenheten 3.1 Veksamhetsstyning Inom gatuenheten finns idag en peson med ansva att samodna VA undehåll, anläggningsoch gatuundehåll med fodon, maskine och pesonalesuse mellan enhetena. Samodnae, enhetschefe och abetsledae täffas va fjotonde dag fö att samodna pesonal, fodon och maskine. Samodnaen stämme löpande av tidsplane, planeade abeten och pojekt. En ansvaig abetsledae utses. Abetsledana ha ansvaet fö att sätta ihop team som matcha uppdagen Byggmöten ske en gång pe månad. Vid dessa möten finns pojekteae med och det finns möjlighet att justea pojektplanena. Tanken med mötena ä att använda sig av den samlade kompetensen inom fövaltningen och inom kommunen i stället fö att bygga upp kompetens på fle håll. I samband med byggmötena planea sedan beöda enhete inom gatuenheten sitt abete. Den tidsplan som uppättats ligge till gund fö planeingen av medabetanas abete och hu detta skall samodnas. Det ä däfö viktigt att tidsplanen följs löpande. Om något abete elle pojekt böja sacka efte tidsmässigt kan det stöa hela åsplaneingen. Abetsledana ha ett stot ansva att stya sina pojekt och uppdag på ett sådant sätt att inte nästkommande pojekt elle anda aktöe dabbas. Inom pakenheten ske inget stöe utbyte med anda enhete unde sommahalvået, då veksamheten ä planead och dimensionead på ett sådant sätt att inga maginale finns. De behöve istället unde vissa dela av sommaen ta in exta pesonal fö att klaa uppdaget enligt den undehållsplanen. Unde vintehalvået ä dela av pesonalen utlånade till Aena Fitid fö att hjälpa till med skötseln av anläggningana. Pakenheten ha delat upp kommunen i fya distikt med pioiteinga av undehållsyto inom distikten. Det finns A- och B-yto. Till stösta delen ha medabetana sina abetsuppgifte födelade till ett distikt, men fö att klaa av abetet kävs att de emellanåt stötta upp i öviga distikt. De objekt som ä pioiteade kan unde vissa peiode käva en kaftigt utökad bemanning fö att de skall hålla beslutad kvalitet. Inom vaje distikt inom pakenheten finns en abetsbeskivning av undehållsytona. Utifån dessa kan abetsledaen stämma av att abetslagen ligge i fas med planeingen. Diskussione fös kontinueligt med abetslaget king beskivningana fö att stämma av att de ä imliga i elation till bemanning och maskinpak. Fö att pakenheten skall klaa sin budget bedöme de att cika 25 % av abetsuppgiftena behöve ligga utanfö den egna veksamheten. 3-5 % av uppdagen ä kommunextena, öviga ä fövaltningsintena men ligge utanfö enhetens huvuduppdag. Fö att nå en hög kostnadseffektivitet ha pakenheten övelämnat vissa peifea omåden i kommunen till lokala föeninga fö undehåll av gäsyto. Det gö att enheten slippe 17

18 tanspote fö att utföa minde jobb, vilket lede till läge kostnade fö kommunen även om de esätte föeningen fö abetet. Våa iakttagelse och ekommendatione Planeingen och styningen av abetet ä väloganiseat inom gatuenheten. Det finns en hög ambition att stya esusena så att de används maximalt och till nytta fö kommuninnevånana. Det ä positivt att det finns en esus avsatt fö att stya och planea bemanning inom amen fö gatuenhetens uppdag. Det ge föutsättninga fö ett effektivt esusanvändande samtidigt som det kommunicea fövaltningens ambition att bygga en ny kultu king esusstyning. Det ä tveksamt om pakenhetens samtliga extena uppdag yms inom den kommunala kompetensen. 8 Vi ekommendea nämnden att begäa en edovisning av pincipena fö esusstyningen fö att säka att de kommunala uppdagen i fösta hand ehålle den mest kompetenta pesonalen. 3.2 Poduktion Fö att ationalisea poduktionen genomfös abeten enligt en plan. Icke akuta abeten samlas på hög så att fövaltningen inte skall åka ut fö att föst göa ett undehållsjobb fö att veckan efte gäva upp maken fö ett nytt abete. Renhållningsenheten ha definieat antal käl som skall tömmas pe dag och pe vecka. Detta ligge till gund fö planeing av sopbilanas tue. I slutet av vaje vecka utvädeas veckans tue. Det kan ha skett föändinga i omådet som fösvåat fö pesonalen att utföa abete på ett nomalt sätt. Innan övetid accepteas skall pesonalen inga in till abetsledaen och ange skälet till vafö de komme att vaa tvungna att abeta öve. Om det ä möjligt så sty abetsledaen om en annan bil fö att avlasta det omåde som fått svåighete att hinna med och på detta sätt kan övetid undvikas. Vid åtevinningscentalen använde sig enhållningen av containa med möjlighet att tycka ihop avfallet. På så sätt slippe de tömma containana så ofta. Den bil som ansvaa fö åtevinningen kö stöe tue än öviga bila. Tuen planeas pe dag och läggs på en diskett. Vid tuens böjan sticks disketten in i bilens dato och tuen komme upp på en skäm. De käls som töms egisteas via en steckkod till disketten som vid dagens slut ansluts till fövaltningens debiteingssystem. En automatisk debiteing ske till kund. 8 Se tidigae avsnitt och kommentae/ekommendatione. 18

19 Alla sopo soteas optiskt. Fö att så skall kunna ske måste kunden sotea sopo i olikfägade påsa som skall vaa knutna. Det ä möjligt fö kunden att, mot en något höge taxa, köpa sig fi fån detta. Våa iakttagelse och ekommendatione Fövaltningen ha en hög medvetenhet om vikten av god logistik vid planeing av enhållningstue och vid planeing och genomföande av undehålls- och anläggningsabeten. Det tycks som att en god planeing genomsya enhetens abete, vilket bode leda till en god kostnadskontoll. Gatuenheten ha unde de senaste åen tots ökade anslag haft svåighete att bediva veksamheten inom budget. 9 Nämnden ha endast kompenseats fö löneökninga och inte fö öviga kostnadsökninga som påveka nämndens veksamhetsomåden. Pognosen i delåsbokslutet pe augusti å 2005 visa på ett väsentligt föbättat esultat mot budget. Vi ekommendea nämnden att som en del i den intena kontollen vid något tillfälle pe å ta del av statistik öve maskin- och fodonsanvändning. 3.3 Pioiteing av abetsuppgifte Fö att undelätta styningen av esuse ha gatuenheten uppättat en pioiteingsodning fö akuta jobb. Pioiteade abetsuppgifte ä enhållning, snööjning och akut undehåll av VAnätet. Nä det inte finns anda abetsuppgifte att sköta skall abetsledana se till att undehåll av fodon, maskine och lokale pioiteas. Våa iakttagelse En pioiteingsodning av abetsuppgifte ä nödvändig fö att tydliggöa vikten av att stya esusena ätt. Det undelätta diskussionen king huuvida medabetana skall stötta upp inom anda abetsomåden än det egna. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutvecklingsplan ä uppättad fö samtliga tjänstemän inom gatuenheten. Samtliga abetsledae ha genomgått abetsledautbildning. Öviga medabetae genomgå åligen en viss kompetensutveckling. Det mesta genomfös på hemmaplan. Syftet ä att öka och bedda kompetensen så att en peson kan utföa fle abetsmoment och på så sätt spaa in på pesonal på vaje jobb. Våa iakttagelse Det ä positivt att kompetensutvecklingsplane ä kopplade till den övegipande stategin att utveckla och effektivisea esusstyningen. 9 Veksamheten bedivs inom am. Det ä kapitalkostnadena som osakat de edovisade undeskotten. Fam till och med å 2005 ha detta justeats i samband med bokslutet. Å 2005 och famåt ansvaa nämnden fö vissa dela av kapitalkostnadena och dämed vissa dela av eventuella undeskott. 19

20 3.5 Fodon och maskine Fövaltningen ha en gundstomme av egna maskine och fodon. Utöve dessa hys elle leasas maskine fö kompletteande behov. En bil-pool med leasingbila finns. Beslut om huuvida ett fodon elle en maskin skall köpas in elle leasas skall föegås av en bedömning av hu många timma enheten ha fö avsikt att använda den. Det finns ett intent kav på en beäknad användnings tid på 1600 timma fö att ett fodon elle maskine skall köpas in. Alla maskine och fodon ha eget objektsnumme som användningstid och kostnade fös mot fö att fövaltningen skall kunna följa att esusen används på ett ationellt och effektivt sätt. Den enhet som vid inköp föbundit sig vid en viss användningsnivå svaa fö att maskinen elle fodonet används i den omfattning man angivit. Om så inte ha skett vid åets slut fös den öveskjutande kostnaden till ansvaig enhet. I och med att all tid fös mot objektsnumme kan fövaltningen följa espektive maskin elle fodon unde ået. Vid avvikelse mot tänkt användningstid ske en dialog med ansvaig enhetschef som ges en möjlighet att bjuda ut övekapaciteten till öviga enhete. Någa lastmaskine leasas på åsbasis och fövaltningen betala endast fö använda timma. Två egna taktoe ha köpts in då det famgick av uppföljningen att de leasade maskinena användes i en omfattning som motiveade inköp och dämed sänkta kostnade. Fövaltningen utfö enklae epaatione och löpande undehåll på den egna maskinpaken. Specialepaatione köps in. Man utfö även epaation och undehåll fö anda fövaltninga och föetag så som Vänesbogsbostäde och HSB. Fö att effektivisea ekonditioneingen av bilpaken ha fövaltningen anlitat en exten fima. De ta in alla bila fedag eftemiddag och tvätta dem. Sopbilana sköte enhållningen själva om. Genom detta föfaande ta inte engöing av fodonspaken tid fån själva abetet. Det föekomme att anställda tvätta och laga egna bila i vekstaden unde kvälla och helge. Nyckeln ansvaa vekstadspesonalen fö. Kommunens vektyg lånas inte ut, utan endast lokalen. Våa iakttagelse och ekommendatione Det åde en sto medvetenhet om vikten av en effektiv fodons- och maskinanvändning i fövaltningen vilket ä mycket positivt. Fövaltningen ha ett väl utvecklat system fö att edovisa maskin- och fodonsanvändning. Detta undelätta den intena kontollen väsentligt. Vi vill dock uppmäksamma nämnden på att möjligheten till att vinna extena kunde inte få stya valet av maskine och fodon. Vi ekommendea nämnden att föa en diskussion king fågan med fövaltningsledningen. 3.6 Lage och vekstad Fövaltningen ha ett eget föåd. Tidigae sevade föådet hela kommunen, men idag lagefö man endast mateial som fövaltningen själv behöve. Öviga fövaltninga och de 20

21 kommunala bolagen kan köpa mateial via föådet om de vill, men de kan inte begäa att det skall lageföas podukte som ä specifika fö anda än Samhällsbyggnadsfövaltningen. Föådet lagefö cika 1000 atikla och ä bemannat med två pesone. Ambitionen ä att det endast skall behöva bemannas med en peson. En back-up komme att läas upp så att den pesonen kan täda in vid sjukdom elle semeste. På så sätt kan pesonalstykan educeas inom en sna famtid. Fö att ytteligae effektivisea veksamheten pågå ett abete med att sammanföa vekstadsdelen med föådsdelen och dämed kunna avveckla en enhetschefstjänst. Vekstadsguppen ä edan idag mycket självgående och ha klaa uppdag som de abeta utifån. De ha 800 enhete som de seva och undehålle. Nuvaande lokale byggdes 1978 och ä enligt fövaltningen väl anpassade till veksamheten. Medabetana besluta själva om epaatione upp till k. Unde hösten samlas samtliga sommamaskine in fö undehåll och genomgång. Detta skall vaa klat den 15/3 nästkommande å. Unde sommaen ha de i uppdag att undehålla vinteutustningen. Detta abete skall vaa klat den 15/10. Planeingen fö undehåll av vektyg och maskine syfta till att hela tiden fylla upp abetstiden med abetsuppgifte. Till stösta delen genomfö vekstaden akuta och minde epaatione på maskine och fodon. Kävs stöe insatse anlitas extena vekstäde. Pissättningen av tjänstena utgå fån Mekonomens handbok fö nomaltid fö epaatione. Va och en av de te anställda på vekstaden ha någon fom av specialkompetens. Vaje å stäms kompetens och utbildningsbehov av så att de anställda uppätthålle ätt kunskape. Pioiteing av abeten ske utifån åstiden och kundens behov. Målet fö vekstaden ä att abete skall vaa avklaat inom 24 timma. Om pesonalen bedöme att de inte komme att klaa tidsgänsen meddelas kunden omgående. Våa iakttagelse En effektiviseing av veksamheten pågå och på ett sådant sätt att möjlighete till utveckling fö pesonal ebjuds, vilket ä positivt. 3.8 Lokalanvändning Gatuenheten ha inom vaje veksamhet utsett en lokalansvaig. Denne skall anmäla föändade lokalbehov till fövaltningens lokalsamodnae. Samodnaen se öve om det finns möjlighet att tillgodose behovet inom befintliga lokale. Bedömningen utgå fån kommunens lokalföhyningspolicy och skall balansea behov mot ekonomiska föutsättninga. Fövaltningen ha unde de senaste åen minskat sina lokalyto. Vid gatuenhetens centala enhet finns en viss övekapacitet. De outnyttjade lokalena ä svåa att hya ut till exten pat då de finns inom inhägnat omåde och dä fövaltningen fövaa maskine och fodon. 21

22 Fö att använda lokale effektivt samtidigt som pesonalens tid utnyttjas på bästa sätt utgå alltid pesonalen fån byssja ute vid abetsplatsen. Tidigae utgick de fån huvudanläggningen vilket ledde till tidsspill. Våa iakttagelse Gatuenheten ha ett system fö att stya lokalanvändningen på ett effektivt sätt. Svåighete uppstå då det figös lokalyta som inte gå att föhya till annan. 3.9 Snööjning Kvalitet i snööjningen stys av den kommuncentala Mål- och esusplanen. Infö vintens abete samlas pesonalen och gå igenom på vilka villko som snööjning och halkbekämpning skall aktiveas. Fövaltningen använde sig av ett databaseat telefonsystem fö iningning så att samtliga beöda, entepenöe och egenpesonal, kallas samtidigt. Av systemet famgå även om någon inte svaat på telefon. Kommunen ä uppdelad i 34 distikt som ä utfomade så att de skall kunna öjas på cika fem timma. Detta gö att det bli lättae fö ansvaig abetsledae att bedöma inkomna timedovisninga. Kommunen köpe även vädelekstjänst av SMHI fö att ha god kontoll öve föhållandena unde dygnet i kommunens olika dela. I fösta hand godkänne ansvaig abetsledae elle jou inkomna tidsappote. Om det uppstå diskussione ta enhetschefen ansva fö huuvida appote skall godkännas elle ej. Våa iakttagelse Fövaltningen ha ett ändamålsenligt system fö att säka att snööjning och vinteväghållning ske enligt plan och åtagande. Sättet att kommunicea vid uttyckninga gö att det gå att vädea huuvida esättningskav fån entepenöe ä imliga elle ej Uppföljning Gatuenheten följe sin veksamhet via nyckeltal. Fö gatubeläggning och enhållning sätts pis pe kvadatmete. I anda dela äknas ett pis pe abetad timma ut elle kostnad pe maskin och timma. Detta ligge sedan till gund fö bedömning av anbud vid upphandling Till stoa dela ä gatubeläggningsabeten upphandlade. Enheten fungea som kontollant. Tjänstemän utfö bopovninga och ta massapove fö analys. Enheten utfö slutbesiktning av entepenöens abete. I abetet med att säka kvaliteten använde sig enheten även av digitalkamea. Omådet som skall beläggas elle epaeas fotogafeas och skickas till entepenöen som skall göa jobbet. Kotet skickas sedan till beställaen efte utföt abete och ä då undeskivet av ansvaig abetsledae. 22

23 Samtliga pojekt bokfös på pojektkod fö att kunna utvädeas efte avslut. Maskin-, fodons- och pesonalkostnade gå att följa. Redovisningen ligge till gund fö en effektivitetsutvädeing. Enheten ha inhandlat en GPS till den lastbil som hantea saltspidaen. Infomationen som ehålles via GPS:en kan fövaltningen följa att ätt väga saltas och att detta ske på enligt planeat schema. Enheten delta i isktäckande täffa fö efaenhetsutbyte med anda kommune. Ett visst utbyte ske med entepenöe fö att säka kunskapen inom enheten. Utifån pocesskatläggningana ha enhetena satt upp kontollpunkte i veksamheten. Våa iakttagelse och ekommendatione Gatuenheten ha vait ledande i kvalitetsabetet. Utifån detta abete ha en stuktu fö uppföljning och styning abetats fam. Rutine och pocesse ä väl beskivna. Vid våa intevjue ha det famkommit att nämnden i inga omfattning ta del av löpande edovisning samt slutedovisning av minde pojekt. Den goda stuktuen på uppföljningen inom gatuenheten bö undelätta fö nämnden att ta del av löpande edovisning även i minde pojekt. Vi ekommendea nämnden att ställa ökade kav på en tydlig pojektedovisning av både löpande och avslutade pojekt. Vi ekommendea nämnden att tillsammans med gatuchefen och den administativa chefen diskutea utfomningen en löpande infomation till nämnden avseende pågående abeten inom nämndens ansvasomåde. 4. Städenheten 4.1 Veksamhetsstyning Städenheten ha genomgått vissa föändinga unde senae å. Städsevicen ha samodnats unde en enhet istället fö att fövaltningana själva skött om sin städning. I dag skall fövaltningana köpa tjänsten av samhällsbyggnadsnämnden. I samband med att avtal skulle tecknas infö 2005 ha en diskussion uppstått om på vilka gunde pis och tjänstens omfattning skall byggas. Kundena vill bygga avtalet på beäknad tid fö ett städuppdag, medan städenheten vill basea piset på en öveenskommen insats oavsett tidsåtgång. Då det inte finns gundläggande pincipe i kommunen om intenpissättningen ha patena diskuteat fam egna pincipe. I tidigae beäkninga ha inte administativa kostnade ingått i beäkningen. Fövaltningana ha då de själva utföt städningen låtit administation belasta anda konton, vilket medföt läge genomsnittspis fö städning än vad städenheten ebjude. 23

24 I samband med omoganisationen och att den nya veksamhetschefen tilltädde famkom behov av föbättinga i vissa utine och pocesse. Föutsättningana fö att bediva en effektiv veksamhet föbättades väsentlig då detta åtgädats. Våa iakttagelse och ekommendatione Det åde en viss oklahet king styningen av enheten. Omoganisation och diskussion om avtal samt uppmäksammade biste i utine och pocesse ha fösvåat fö ansvaig chef att få oganisationen att genomsyas av tänkta stypincipe. Ett system med intena köp/säljelatione utan någon eell konkuenssituation käve mycket tydliga spelegle avseende pis, kvalitet i tjänsten, iskfödelning och föhandlingssituationen i stot. Fövaltningschefen ha engageat sig i svåighetena inom städenheten. Även den nytilltädde veksamhetschefen ha lagt mycket enegi på att tydliggöa föväntninga och kav på medabetana och på veksamheten i en köp/säljsituation. Vi ekommendea nämnden att inbjuda veksamhetschefen till ett nämndsammantäde fö att edovisa de svåighete som finns/funnits i veksamheten. Nämnden bö även initiea en diskussion i fullmäktige king pincipena fö det intena köp/säljsystemet. 4.2 Kultu I samband med att nuvaande veksamhetschef tilltädda uppmäksammades vissa oklahete avseende abetsutine och abetsplaneing. Idag ske planeingen på ett tydligae sätt. Pesonalens uppdag stys så att veksamheten kan leveea beställda tjänste utan att vaken ett behov av övetid uppstå elle att vikaie behöve ingas in. Veksamhetschefen ha i uppdag av nämnden och av fövaltningschefen att abeta med att föända kultuen inom enheten avseende abetstide, kundfokus och kvalitet. Våa iakttagelse En ny kultu med ett något annolunda synsätt på uppdaget bö implementeas hos pesonalen, vilket kan ta tid. Ett tydligt engagemang och en tydlig stöttning fån nämndens sida ä väsentligt fö att detta skall lyckas. 4.3 Resusstyning Fö att beäkna tids- och mateialåtgång fö olika städyto ha enheten till sin hjälp ett ITbaseat stysystem. Systemet används i ett fletal kommune och städföetag i landet. Utifån vissa givna föutsättninga som fövaltningen/enheten själv bestämme äkna pogammet ut ett pis på uppdaget. Kunden bida med vissa föutsättninga utifån önskemål om städfekvens och omfattning av insatsen. Unde veksamhetschefen finns idag två enhetschefe som ha det dagliga ansvaet fö att pesonalesusen används mest effektivt. 24