Uppförandekod. seb uppförandekod 1

Transkript

1 Uppförandekod seb uppförandekod 1

2 uppförandekod Vår vision Vår mission Vårt varumärkeslöfte Våra värderingar Att vara den mest pålitliga partnern för kunder med ambitioner Vi är övertygade om att de flesta människor har idéer och planer för framtiden. Vi arbetar varje dag för att förtjäna våra kunders förtroende som en partner i både goda och dåliga tider. Vi finns här för att hjälpa dem att förverkliga sina ambitioner. Att hjälpa individer och företag att utvecklas framgångsrikt genom att erbjuda god rådgivning och finansiella medel Vi lyssnar, delar med oss av vår kunskap och möter våra kunders behov och förväntningar. Det är genom våra kunders framgångar som vi bidrar till att samhället i stort kan växa och blomstra. Det ger vårt arbete både innehåll och glädje. Givande relationer Vi strävar efter att bygga varaktiga och givande relationer med våra kunder, likväl som med varandra och våra aktieägare. Engagemang, ömsesidig respekt, professionalism och kontinuitet Våra värderingar hjälper oss medarbetare i SEB att möta vardagen med ett gemensamt förhållningssätt. Våra värderingar är mer än bara fyra ord. De ger oss en inre kompass att följa i ambitionen att nå vår vision. De guidar oss i vår vardag, i vår strävan att skapa värde, möta kundens förväntan och förtjäna deras förtroende. Vi mäts också och följs upp på hur väl vi lever våra värderingar. seb uppförandekod 2

3 VD har ordet Relationer och förtroende betyder allt för oss. Våra kunder anförtror oss inte bara sina pengar utan också sina ambitioner och sina planer för framtiden. De förväntar sig att vi ska finnas där när de gör verklighet av dessa ambitioner och vara deras partner i goda såväl som i sämre tider. Vi ser det som vår uppgift att lyssna, tillgängliggöra vår kunskap, förenkla och ge goda råd och att alltid uppföra oss ansvarsfullt och professionellt. Vår verkliga tillgång är ju människor medarbetare, kunder och andra parter som tillsammans kan bygga relationer. Uppförandekoden är en vägledning i dessa relationer, och uttrycker de värderingar som formar vårt beteende och hur vi bedriver vår verksamhet. Att ha en kultur som främjar gott affärsmannaskap och etiskt agerande kan inte regleras. Det är något vi skapar gemensamt, genom att omsätta våra värderingar och våra riktlinjer i praktisk handling, och genom att föregå med gott exempel, oavsett om vi är medarbetare eller ledare. Integritet och hög etik genomsyrar allt vi gör. Det är en förutsättning för att vi ska fortsätta vara ett framgångsrikt företag. Det är med andra ord något vi aldrig äventyrar! Annika Falkengren Verkställande direktör och koncernchef seb uppförandekod 3

4 Innehåll Uppförandekod...2 VD har ordet... 3 Varför en uppförandekod?...5 Vår roll och vårt ansvar i samhället... 7 Våra kundrelationer...8 Våra relationer till leverantörer, andra affärspartner och konkurrenter...12 Hur vi hanterar intressekonflikter...14 Öppen och proaktiv kommunikation En attraktiv arbetsplats Rapportera oegentligheter (Whistleblowing) Våra instruktioner och riktlinjer...23 seb uppförandekod 4

5 Varför en uppförandekod? Vår uppförandekod beskriver och utvecklar våra värderingar och vägleder oss i våra affärsrelationer. Med utgångspunkt i våra värderingar hjälper den oss i arbetet med att bygga långvariga relationer med kunder och andra parter. Vår e-utbildning som är obligatorisk för alla medarbetare konkretiserar koden och gör den till ett handfast redskap. Syftet med koden är framförallt att göra det enklare att göra rätt, genom att beskriva för oss medarbetare vilket ansvar vi har som anställda i SEB vägleda oss i affärsrelationer vägleda oss i hur vi löser potentiellt svåra situationer ge oss ett verktyg för att rapportera oegentligheter beskriva för andra berörda parter hur vi agerar. För vem gäller den? Uppförandekoden gäller för alla medarbetare i SEB-koncernen i alla marknader där SEB har verksamhet och alla andra som representerar företag inom SEB, inklusive styrelseledamöter, självständiga entreprenörer och konsulter. Det innebär att vi som medarbetare har ansvaret att ha kunskap om koden och att be om vägledning vid behov. Vi är individuellt ansvariga för att känna till de lagar, förordningar och interna regler som påverkar, eller är relevanta för vårt specifika arbete eller position. Som stöd finns också en webbaserad utbildning på intranätet, som visar hur principerna i koden kan omsättas i praktisk handling. Så används den Vi är beroende av att omvärlden har förtroende för oss. Det är bara genom att bevara förtroendet hos våra kunder, aktieägare och andra berörda parter som vi kan fortsätta att vara ett framgångsrikt företag. seb uppförandekod 5

6 Som medarbetare är det i de flesta situationer enkelt att avgöra hur koden ska användas, medan vissa situationer kan vara mer komplexa. Använd alltid ditt goda omdöme och sunda förnuft. Om du som medarbetare stöter på en situation där koden inte ger vägledning kan de här frågorna hjälpa dig att göra rätt val: Är det lagligt, rättvist och etiskt? Är du säker på att SEB inte skulle skadas om situationen blev publik? Skulle du godta situationen om du var kund, kollega, aktieägare eller annan berörd part? Om du är osäker på hur du ska använda koden, diskutera med din närmaste chef, din kontaktperson inom HR eller med Group Compliance. Vi vidtar aldrig åtgärder mot en person därför att hon/han har tagit upp legitima farhågor eller frågor om etik, diskriminering eller trakasserier, eller därför att hon/han har rapporterat misstänkta överträdelser. Läs mer på sid 22 i detta dokument under Rapportera oegentligheter (Whistleblowing). seb uppförandekod 6

7 Vår roll och vårt ansvar i samhället Ett modernt samhälle skulle inte fungera utan finansiella institutioner. Som en nordisk finansiell koncern har SEB ett inflytande i många länder. Genom att bistå med finansiering, säkra betalningar och förvaltning av våra kunders sparmedel stödjer vi ekonomisk utveckling, internationell handel och bidrar till finansiell trygghet. Genom att dela med oss av våra specialistkunskaper ger vi hushåll, entreprenörer och företag möjlighet att fatta välgrundade beslut så att de kan förverkliga sina planer och ambitioner. medvetna om vår direkta och indirekta påverkan. Vi respekterar mänskliga rättigheter och verkar för sunda arbetsvillkor, en sund affärsetik, vi motverkar korruption och alla former av finansiell brottslighet. för ytterligare vägledning, läs på intranätet i våra interna regler om: Hållbarhet Alla bankverksamhet bygger på relationer och förtroende. Viktiga framgångsfaktorer för oss är engagerade människor, långsiktighet, finansiell stabilitet, hög etik och god bolagsstyrning. Ett hållbart perspektiv på allt vi gör är en naturlig del i hur vi arbetar och gör affärer. Genom att ta ansvar för de samhällen där vi verkar och integrera hållbarhetsperspektivet i vårt arbete främjar vi långsiktig tillväxt och ekonomisk utveckling. Skapa mervärde för våra kunder I över 150 har SEB verkat i företagsamhetens tjänst. Lönsamhet är en förutsättning för att vi ska kunna bidra till ekonomin och samhället i stort. Genom att driva vår verksamhet ansvarsfullt och hålla en hög etisk standard skapar vi ett tydligt mervärde för våra kunder och de marknader där vi verkar. Det ger oss möjlighet att betala löner till våra medarbetare, ge utdelning till våra aktieägare, betala våra leverantörer och strategiska samarbetspartner och generera skatteintäkter. Dessutom ger det möjligheten att arbeta långsiktigt och investera i framtiden för de samhällen där vi är verksamma, genom att exempelvis stötta nästa generations företag och individer. Vi vet att våra kunder vill ha en finansiell partner som förstår deras behov, affärsutmaningar och framtidsambitioner, och som har förmågan att sätta sig in i deras unika situation. Därför arbetar vi hela tiden för att utveckla vår kompetens och ta ansvar för och förstå relevanta hållbarhetsaspekter. Vi respekterar utmaningarna inom miljöområdet, och är Ett hållbart perspektiv på allt vi gör är en naturlig del i hur vi arbetar och gör affärer. seb uppförandekod 7

8 Våra kundrelationer Genom att bygga långsiktiga relationer med våra kunder lär vi oss att förstå deras ekonomiska behov, affärsutmaningar och framtidsambitioner och hur vi kan möta dessa. Vi strävar efter att förbättra samarbetet och utbytet mellan olika delar av SEB för att möta våra kunders förväntningar. Som en del av vårt kontinuerliga förbättringsarbete är det viktigt för oss att ta del av hur våra kunder uppfattar vårt bemötande och våra produkter och tjänster. Därför informerar vi alltid om vart man ska vända sig för att lämna synpunkter och vi hanterar kundklagomål på ett professionellt sätt. För oss är det centralt att använda och förvalta den kundinformation vi har på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Banksekretess är en förutsättning för att kunna bygga starka kundrelationer. Vi använder inte och tolererar inte olagliga eller orättvisa affärsmetoder som till exempel mutor. Vi agerar alltid ansvarsfullt och professionellt. Rätt till tydlig information Vi tar tillvara kundernas intressen och agerar hederligt, och professionellt. Vi strävar alltid efter att ge saklig, rättvisande och lättbegriplig information så att våra kunder kan välja rätt bland olika finansiella lösningar. Våra kunder ska förstå de produkter de investerar i och de risker som kan vara förknippade med produkterna. Det ska vara enkelt att göra affärer med oss. Att känna sin kund Som finansiell aktör är det avgörande ur flera perspektiv att vi känner våra kunder. Den främsta orsaken är att vi genom god kundkännedom har möjlighet att ge råd och erbjuda finansiella lösningar som är anpassade efter kundernas behov och individuella situation. Vi behöver alltid känna till våra kunders identitet, vilket för juridiska personer innefattar att vi ska veta vem som är verklig huvudman och vem som har mandat att fatta beslut. seb uppförandekod 8

9 Vi behöver också förstå en affärsförbindelses syfte och art. Bara när kundens verksamhet är legitim och vi förstår kundens verksamhet ska vi inleda en affärsförbindelse. Vi följer pågående affärsförbindelser genom att kontrollera och dokumentera att de transaktioner som utförs stämmer överens med den kunskap vi har om den aktuella kunden, om kundens affärs- och riskprofil och när det är relevant, varifrån de ekonomiska medlen kommer. Handlingar, uppgifter och upplysningar om kunden ska alltid vara uppdaterade och relevanta. Stopp för penningtvätt och finansiering av terrorism Penningtvätt är den process som omvandlar olagliga vinster till medel som ser ut att vara legitima. Det gäller mer än bara kontanttransaktioner. Vi bevakar officiella register över individer och organisationer som kan vara kopplade till penningtvätt och terroristaktiviteter. Vi vidtar åtgärder för att inte oavsiktligt underlätta penningtvätt, eller hjälpa till med finansiering av terrorism genom förbindelser med misstänkta individer eller organisationer. Vi strävar ständigt efter att förbättra och utveckla rutinerna för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism, och rapporterar misstänkta aktiviteter till relevanta myndigheter. All kundinformation är konfidentiell All information om våra kunder är konfidentiell. Det gäller information om att det finns eller har funnits en relation mellan oss och en kund. Också uppgifter om namn, adress, konton, tjänster och produkter som kunden använder, familjeförhållanden etc är konfidentiella. Vi sprider inte konfidentiell kundinformation eller diskuterar sådan information med någon inte heller med kollegor som inte är behörig att ta del av den eller har behov av att känna till informationen för att utföra sitt arbete. Vi diskuterar inte heller känsliga ärenden eller talar om konfidentiell information utanför SEB. Vi strävar ständigt efter att förbättra och utveckla rutinerna för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. seb uppförandekod 9

10 Vi är också ansvariga för att vidta försiktighetsåtgärder mot otillåten spridning av konfidentiell kundinformation, till exempel genom att förvara konfidentiellt material på ett säkert sätt, kryptera information som skickas via e-post och iaktta gällande behörighetsrutiner. Vi får bara bryta banksekretessen om en kund uttryckligen godkänner det, eller om vi är skyldiga att lämna en uppgift enligt lag. Skydd av personuppgifter integritet Vi har särskilda principer och rutiner för att skydda och behandla våra kunders personuppgifter. Personuppgifter får bara samlas in, användas och spridas om en kund har lämnat sitt samtycke, om hanteringen är nödvändig för vissa lagliga ändamål till exempel för att fullgöra ett avtal eller om det finns ett berättigat intresse. Särskilt strikta regler gäller om informationen är känslig, till exempel uppgifter om en persons hälsa, religionstillhörighet, sexuella läggning eller begångna brott. Kunderna ska som huvudregel få information om hur vi kommer att behandla deras personuppgifter redan i samband med att vi samlar in dem. Personuppgifter kan i princip bara användas för det ändamål som de ursprungligen samlades in för. Åtkomsten till personuppgifter inom SEB är begränsad till de anställda som har behöriga affärsskäl att få tillgång till uppgifterna. I de flesta länder där vi är verksamma har våra kunder själva rätt att fråga oss om vi har personuppgifter om dem och, om så är fallet, också rätt att granska uppgifterna. En kund kan även ha rätt att få besked om hur vi har fått uppgifterna, hur de används och till vem vi har spridit dem. Vi får bara bryta banksekretessen om en kund uttryckligen godkänner det, eller om vi är skyldiga att lämna en uppgift enligt lag. seb uppförandekod 10

11 Dokumentation och avtal Alla våra avtal med kunder är dokumenterade och identifierar tydligt parterna, produkterna och tjänsterna som omfattas, betalningsvillkor och andra relevanta villkor. Endast behöriga medarbetare får underteckna avtal å SEB:s vägnar. Styrelsen i de olika SEB-företagen har delegerat behörighet till enskilda personer att teckna företagets firma. Dessutom kan vissa medarbetare till följd av anställningen i ett SEB-företag anses ha behörighet att underteckna å företagets vägnar. Firmateckningsrätt kan även etableras genom en skriftlig fullmakt. Firmateckningsrätten kan bara utövas av medarbetare inom deras ansvarsområde eller enligt deras arbetsbeskrivning. Kund och leverantör Vi köper ofta varor och tjänster från leverantörer som också är kunder hos SEB. Detta är normalt och acceptabelt förutsatt att relationen hanteras separat för att undvika intressekonflikter. Läs mer om intressekonflikter längre ner. för ytterligare vägledning, kontakta din närmaste chef, Group Compliance eller läs på intranätet i våra interna regler om: Etik Outsourcing Inköp Kundklagomål Sekretess och personuppgifter Åtgärder mot penningtvätt och terrorismfinansiering seb uppförandekod 11

12 Våra relationer till leverantörer, andra affärspartner och konkurrenter Vi strävar efter att på ett rättvist och ärligt sätt överträffa våra konkurrenter. Vi når konkurrensfördelar genom högsta kvalitet på våra prestationer, aldrig genom oetiska eller olagliga affärsmetoder. Vi gör inte affärer med någon som vi tror kan skada SEB:s rykte. Vi har hög affärsetik och följer de regler som gäller i de länder där SEB bedriver verksamhet. Vägledande principer För att använda våra tillgångar på bästa sätt och dra nytta av vår köpkraft i syfte att skapa värde för våra kunder och aktieägare, köper vi alla varor och tjänster på ett hållbart och koordinerat sätt och baserat på objektiva faktorer såsom kvalitet, pris, tillgänglighet, leverans och service. Vi avtalar med våra leverantörer om att de måste följa våra interna regler där de är tillämpliga, iaktta banksekretess och godkänna att hålla affärsrelationen med SEB konfidentiell, om vi inte har kommit överens om annat. Konkurrentbevakning När vi samlar in information om konkurrenter gör vi det på ett lagligt och etiskt sätt. Att stjäla information är förstås inte tillåtet, och inte heller att få tillgång till affärshemligheter utan tillstånd. seb uppförandekod 12

13 Vi följer alla regler som gäller för sund konkurrens och så kallade otillåtna konkurrensbegränsningar i de länder där vi är verksamma. Sund konkurrens och konkurrensbegränsningar Vi följer alla regler som gäller för sund konkurrens och så kallade otillåtna konkurrensbegränsningar i de länder där vi är verksamma. Reglerna är ofta komplexa och skiljer sig betydligt från land till land. De är i allmänhet utformade för att värna en sund konkurrens mellan företag och skydda kunderna mot konkurrensbegränsande avtal och metoder. Om dessa regler inte följs kan det leda till höga böter för ett företag och i vissa länder även för de inblandade personerna. Vi undviker situationer som kan leda till olagligt och konkurrens hämmande beteende, till exempel: förslag från konkurrenter att dela prisinformation eller annan konkurrerande marknadsföringsinformation, eller att dela upp marknader eller kunder. försök av befintliga eller potentiella kunder att förhindra oss att ha affärsrelationer eller ingå avtal med en annan kund. diskussioner vid branschsammankomster om konkurrensmässigt känsliga ämnen, såsom priser, prissättningsmetoder, kostnader och marknadsföringsstrategier. Dokumentation och avtal Vi dokumenterar avtal med leverantörer och andra affärspartner. Avtalen ska tydligt identifiera parterna, produkterna och tjänsterna som omfattas, betalningsvillkor och andra viktiga villkor. Bara behöriga firmatecknare får underteckna avtal. Branschorganisationer Vi stödjer medlemskap i branschorganisationer som strävar efter att upprätthålla en väl fungerande marknad och en sund affärsmiljö. När vi representerar SEB i en branschorganisation eller någon annan organisation måste företagshemligheter och kundinformation alltid hållas konfidentiella. Diskussioner i en branschorganisation får aldrig användas som medel för att uppnå överenskommelser som kan innebära en begränsning av konkurrensen. för ytterligare vägledning, kontakta din närmaste chef, jurist eller Group Compliance eller läs på intranätet i våra regler om: Etik Outsourcing Inköp Sekretess och personuppgifter seb uppförandekod 13

14 Hur vi hanterar intressekonflikter Allmänhetens förtroende för finansmarknaden är av grundläggande betydelse för SEB. En intressekonflikt uppstår när affärsmässiga eller personliga förhållanden påverkar den yrkesmässiga bedömningen eller förmågan att agera i kundernas, aktieägarnas eller SEB:s bästa intressen. En intressekonflikt uppstår exempelvis om SEB: får ekonomisk vinst på en kunds bekostnad gynnar en kund framför en annan har ett annat intresse än en kund av en produkt eller tjänst Våra affärsbeslut, liksom vårt övriga agerande, ska aldrig vara grundade på personliga hänsynstaganden eller relationer. Vi ska undvika intressekonflikter med våra kunder, behandla dem rättvist och inte omotiverat gynna en kund framför en annan. Vi vidtar alla rimliga åtgärder för att identifiera eventuella intressekonflikter och organiserar vår verksamhet så att vi undviker och förebygger intressekonflikter. När en potentiell intressekonflikt inte går att undvika ska den redovisas för den berörda kunden. Vi har särskilda rutiner för att hindra obehörig spridning av information. Bland de viktigare rutinerna är att vissa verksamheter är fysiskt och systemmässigt avskilda från andra delar av banken för att säkerställa tydliga informationsbarriärer. seb uppförandekod 14

15 Exempel på verksamheter som behöver vara avskilda från varandra är t ex våra handlarrum, vår corporate finance-verksamhet och delar av vår utlåningsverksamhet. De måste vara helt separerade från till exempel rådgivning till kunder som investerar i värdepapper. Här finns ofta direkt motstående intressen mellan bankens olika kundgrupper, och det är därför oerhört viktigt att vi hanterar de intressekonflikter som kan uppstå. På sid 16 i detta dokument följer regler och riktlinjer för specifika situationer där en intressekonflikt kan uppstå. Vissa aktiviteter ska vi helt undvika, andra kräver skriftligt godkännande innan vi kan gå vidare. Om vi som medarbetare identifierar en potentiell intressekonflikt i något annat sammanhang ska vi rådfråga vår närmaste chef eller Group Compliance. Detsamma gäller om tillämpningen av en regel är oklar. Vi ska alltid tillvarata våra kunders intressen, och vår relation till kunderna får inte påverkas av andra ovidkommande hänsyn. Kundrelationer Relationerna till våra kunder bygger på förtroende, och vi måste därför alltid behandla våra kunder rättvist och inte gynna en kund framför en annan. Vi ska alltid tillvarata våra kunders intressen, och vår relation till kunderna får inte påverkas av andra ovidkommande hänsyn. Vi får till exempel inte rekommendera en kund en produkt utifrån att vi tjänar mer på den produkten. Anställdas transaktioner Våra egna transaktioner får aldrig strida mot våra kunders intressen. Om en intressekonflikt inte går att undvika har våra kunders och SEB:s intressen företräde. Vissa anställda är föremål för restriktioner när det gäller egen handel med värde papper på värdepappersmarknaden. Vi är därmed under kastade regler om bland annat lägsta innehavstid (enmånadsregeln) och har rapporteringsskyldighet av vårt värdepappersinnehav. seb uppförandekod 15

16 Otillbörliga affärer Som anställda ger vi oss inte in i affärer eller andra åtaganden som allvarligt kan äventyra den egna ekonomin. Jäv Som anställda handlägger vi inte bankaffärer eller frågor i vilka vi har ett personligt intresse. Det gäller också bankaffärer eller frågor i vilka till exempel en anhörig, bekant, eller ett företag i vilket vi själva, anhöriga eller bekanta har ett väsentligt intresse. Det kan vara svårt att avgöra om en gåva eller ett evenemang kan klassas som muta, eller om det är ett acceptabelt inslag i en affärsrelation. Gåvor och representation Vi följer gällande anti-korruptionslagar och regler och tolererar inte under några omständigheter mutor, d v s vare sig att någon i SEB erbjuds eller tar emot en muta eller att en anställd erbjuder eller lämnar muta åt någon. Ingen anställd i SEB, styrelseledamot i bolag i SEB-koncernen, oberoende avtalspart, konsult eller annan som kan förknippas med SEB och dess verksamhet får direkt eller indirekt erbjuda, utlova, lämna, fråga efter eller ta emot en muta. Muta betyder i detta sammanhang betalning eller förmån (som inte krävs enligt lag) som är avsedd eller som rimligen kan förväntas påverka hur en person utför sitt uppdrag. Mutor, eller misstankar om mutor, innebär en ryktesrisk och att vårt varumärke skadas, och en anställd som upptäcker mutor ska rapportera dem till sin närmaste chef eller till Group Compliance. Externa engagemang /uppdrag utanför SEB (Bisysslor och annan sidoverksamhet) Som anställda är det viktigt att vårt engagemang i och ansvar för SEB är oklanderligt. Engagemang i externa aktiviteter ska anmälas till och godkännas av närmaste chefen. Exempel på sådana aktiviteter är att ta anställning utanför SEB (del- eller heltid), sitta i styrelsen eller liknande organ för ett annat företag eller annan organisation, eller driva affärsverksamhet av något slag. Det kan vara svårt att avgöra om en gåva eller ett erbjudande om att till exempel delta i ett evenemang kan klassas som muta, eller om det är ett acceptabelt inslag i en affärsrelation. Tre vägledande principer är att alltid vara öppen (informera närmaste chef), visa måttfullhet och undvika situationer där en gåva eller representation kan påverka ditt beteende i arbetet. Om du känner dig osäker, kontakta alltid din närmaste chef eller Group Compliance. Läs mer på intranätet i våra interna regler om: Etik Gåvor och affärsrepresentation Intressekonflikter Anställdas värdepappersaffärer seb uppförandekod 16

17 Öppen och proaktiv kommunikation Vi vill att våra kunder, aktieägare, medarbetare, investerare och andra berörda parter ska kunna bilda sig en balanserad och sann bild av SEB. Vi strävar därför efter att vara öppna och proaktiva i vår kommunikation utan att för den delen avslöja känslig information som kan skada våra kundrelationer eller vår konkurrensposition. Rätt information i rätt tid Som börsnoterat företag offentliggör vi redovisningshandlingar och annan väsentlig information när det är befogat eller föreskrivet. Vi engagerar oss inte i olämpligt, selektivt offentliggörande. Vi har interna regler för att säkerställa att väsentlig information på ett konsekvent sätt sprids till investerare, aktiemarknader, analytiker eller media, och att informationen är korrekt, relevant, pålitlig och tillgänglig för alla i rätt tid. Vi upprätthåller fullständig, korrekt och pålitlig dokumentation för att hantera vår verksamhet och uppfylla våra legala och finansiella åtaganden. Några icke-offentliggjorda eller oredovisade intäkter, kostnader, tillgångar eller skulder får vi inte skapa eller bevara av någon anledning. Vi för också korrekt bokföring och bevarar annan räkenskapsinformation som ger en rättvisande bild av vår finansiella ställning, resultat, affärstransaktioner, tillgångar och skulder. Det är nödvändigt för att vi ska kunna göra rättvisande och tydliga offentliggöranden i rätt tid i våra rapporter till aktieägare och tillsynsmyndigheter, och i all vår övriga kommunikation. Frågor från medier Vi blir dagligen tillfrågade av media att uttrycka våra åsikter i olika frågor. Group Communications har det övergripande ansvaret för mediekontakter. Som medarbetare kan vi uttala oss inom våra respektive ansvarsområden och då efter dialog med Group Communications. Frågor som rör till exempel affärsutveckling, ekonomisk information och strategiska ställningstaganden, det vill säga information som kan påverka den finansiella marknadens och allmänhetens bild av oss, svarar som allmän regel högsta ledningen, Group Communications och/eller Investor Relations på. seb uppförandekod 17

18 SEB som arbetsplats präglas av öppenhet och vi har alltid rätt att påtala missförhållanden eller framföra vår åsikt i syfte att skapa en förbättring. Sociala medier På våra arbetsplatser har de flesta av oss tillgång till Internet och sociala medier. Dessa är på samma sätt som telefon och e-post hjälpmedel i arbetet och är avsedda för att kommunicera i arbetssammanhang. Vi använder möjligheterna att stärka relationen med våra kunder i sociala medier, men det ska alltid ske i organiserad form. Den som vill starta en SEB-grupp på exempelvis Facebook, eller börja kommunicera med kunder och andra intressenter som officiell representant för SEB, måste alltid först kontakta och stämma av med Group Communications. Den som i sin professionella roll kommunicerar i sociala medier representerar alltid hela SEB. Därför måste all kommunikation ligga i linje med SEB:s värderingar och vara förenlig med hur vi kommunicerar i andra kanaler. Som medarbetare måste vi också dra en tydlig gräns mellan privat och professionell närvaro på Internet och i sociala medier. I vissa länder gäller begränsningar avseende möjligheten att delta i sociala medier för SEB:s räkning. Som anställda är vi själva skyldiga att sätta oss in i vilka eventuella begränsningar som gäller och att följa dessa. Förståelse, förtroende och engagemang hos medarbetarna Utveckling av ledarrollen, internkommunikation och dialog medarbetare emellan är något som vi uppmuntrar till och prioriterar i SEB. Inte minst ser vi chefers förmåga att kommunicera som avgörande för att skapa en bra kultur på arbetsplatsen och för att bidra till förståelse, förtroende och engagemang för vår övergripande strategi. Såväl dialog som internkommunikation spelar en viktig roll för att vi ska nå våra mål och i slutänden också öka lönsamheten. Vi uppmuntrar också medarbetare från olika enheter, divisioner och länder att lära sig och dela med sig av sina lösningar och sätt att agera på, som visat sig framgångsrika. Vi tror på uppföljning som ett medel för ständig förbättring och ser till att det finns möjlighet till återkoppling på alla kommunikationsnivåer. Vårt varumärke SEB:s historia, värderingar, produkter och tjänster och marknads föring bidrar till hur vi uppfattas. Men framförallt tror vi att det är människor som gör skillnad och att det är alla vi i SEB som i samspelet med kunder, aktieägare och varandra skapar vårt varumärke. Vårt varumärkeslöfte, Givande relationer, betyder att relationen med oss ska vara ömsesidigt givande, något som vi arbetar för att uppfylla i alla situationer. seb uppförandekod 18

19 Vår skriftliga och grafiska profil speglar vår identitet och ska alltid kommuniceras enhetligt för att ge samma bild av varumärket SEB oavsett språk, marknad eller sammanhang. I den flod av budskap som individer dagligen översköljs av ska just vårt varumärke sticka ut och vara enkelt att känna igen. Som stöd finns vår Brand manual som reglerar och beskriver vår varumärkes-kommunikation. Alla vi anställda har ansvar att följa denna manual och att be Group Communications om vägledning och hjälp när det behövs. Alla kontakter med tillsynsmyndigheter ska samordnas med Group Compliance. Vänd dig därför alltid till Group Compliance när du kontaktar eller blir kontaktad av en tillsynsmyndighet. för ytterligare vägledning, kontakta Group Communications eller läs på intranätet i våra interna regler om: Kommunikation Varumärkeshantering Kommunikation via telefon, e-post, webb och sociala medier Kommunikation med tillsynsmyndigheter Vi strävar efter att ha en god relation med tillsynsmyndigheter i de länder där vi är verksamma. seb uppförandekod 19

20 En attraktiv arbetsplats Att ha tillgång till rätt kompetens är avgörande för oss, och med en mångfacetterad diversifierad personalstyrka kan vi bättre erbjuda tjänster som uppfyller olika kunders behov. Vi arbetar därför strategiskt med att rekrytera och behålla de medarbetare som är nödvändiga för SEB:s långsiktiga utveckling. SEB:s värderingar engagemang, ömsesidig respekt, professio nalism och kontinuitet är grunden för allt vi gör. De vägleder oss i vår vardag, och medarbetare och chefer förväntas agera i enlighet med dem. Som arbetsgivare har SEB ett stort ansvar att säkerställa att alla medarbetare behandlas jämlikt, med respekt och värdighet och att alla ges lika möjligheter till professionell och personlig utveckling. När en person utvärderas för rekrytering, utbildning, utveckling eller befordran ser vi bara till faktorer som är relevanta individens förmåga och potential att utföra arbetet. Alla vi som är anställda i SEB har också ett eget ansvar för att dagligen se till att vi har en attraktiv och trygg arbetsmiljö där varje anställd uppskattas och respekteras. Diskriminering och trakasserier Vi erbjuder medarbetare en arbetsplats som stödjer mång fald och där olikheter både respekteras och uppskattas. Diskriminering och trakasserier tolererar vi inte, vare sig de är grundade på en persons etniska eller nationella ursprung, kön, hudfärg, trosuppfattning, religion, medborgarskap, ålder, handikapp, civilstånd, sexuella läggning eller någon annan faktor. Trygghet, hälsa och säkerhet Vi ser det som vårt ansvar gentemot alla oss i SEB, kunder, aktieägare och andra intressenter, att också verka för en hälsosam och produktiv arbetsplats. Arbetsmiljön ska vara en grund för trygghet, välbefinnande och hälsa. En sund arbetsmiljö leder till friska medarbetare och ökad trivsel, vilket skapar förutsättningar för ett bra affärsresultat. De anställdas säkerhet på arbetsplatsen är prioriterad. Det gäller alla aspekter på arbetsförhållanden. Vi är alla ansvariga för att upprätthålla en säker arbetsplats genom att följa gällande hälso- och säkerhetsregler och riktlinjer. Våra tillgångar Vårt företag har många olika tillgångar, däribland fysisk egendom (lokaler, utrustning etc), affärshemligheter och intellektuell egendom (dataprogram, koncept, varumärken etc). Affärshemligheter inkluderar affärsplaner, strategiska planer, pris- och ekonomisk information, system och processer som inte är allmänt kända och som ger oss konkurrensfördelar. SEB:s tillgångar, inklusive kommunikationssystem, får bara användas för legitima affärsändamål och aldrig för egen vinning. För att förhindra förlust, stöld, skada eller missbruk vidtar vi alla rimliga åtgärder för att skydda tillgångar som ägs av eller har anförtrotts SEB. Det innebär till exempel att vi inte får avslöja affärshemligheter eller tillåta andra att använda SEB:s tillgångar utan medgivande från ansvarig beslutsfattare. seb uppförandekod 20

21 Konfidentiell information Som medarbetare är det viktigt att vi värnar om sekretess för den information som skapas i samband med verksamheten. Konfidentiell information kan bland annat vara information om SEB:s verksamhet, resultat och strategier affärsplaner och affärsprocesser teknik och system Alla medarbetare, konsulter och andra som utför tjänster åt SEB undertecknar en sekretessförbindelse. Åtagandet att bevara information konfidentiellt gäller även på fritiden och efter att en medarbetares anställning i eller koppling till SEB har upphört. Politiska och religiösa aktiviteter och bidrag Vi stödjer inte politiska partier eller religiösa aktiviteter genom donationer eller liknande. I enlighet med det engagerar vi medarbetare oss inte i politiska aktiviteter på arbetsplatsen eller i SEB:s namn. SEB tar avstånd från all politik eller annan verksamhet som står i strid med vår strävan efter individuell och kulturell mångfald och lika möjligheter för alla. Skydd för personalakter integritet Vi värnar om medarbetarnas personliga integritet och upprätthåller sekretess för uppgifter i personalakter. Uppgifterna får bara behandlas när det finns en befogad anledning, till exempel i personalärenden som rör medarbetaren, i samband med omplacering eller ändrad tjänst inom SEB, om medarbetaren själv har tillåtit det, om det krävs enligt lagen eller annan föreskrift, eller på grund av ett beslut från av en myndighet eller domstol. Marknadsmissbruk insideraffärer Med insiderinformation menar vi information om en omständighet som inte har offentliggjorts eller inte är allmänt känd och som kan förväntas ha en väsentlig påverkan på priset på finansiella instrument. En person som har tillgång till insiderinformation är förbjuden att handla för egen räkning, råda eller på annat sätt föranleda någon annan att handla med de instrument som informationen avser eller att sprida informationen vidare. Vi bedömer kontinuerligt om de uppgifter som vi tar emot är insiderinformation. Inom SEB delar vi insiderinformation endast med interna eller externa parter som har behov av den och som kan garantera att informationen hålls konfidentiell i enlighet med våra interna rutiner och tillämpliga lagar, regler och förordningar. Att använda SEB:s namn, lokaler eller relationer SEB: s namn, även på företagets brevpapper eller i e-post, lokaler eller relationer får aldrig användas för egen vinning eller i privat syfte. seb uppförandekod 21

22 Rapportera oegentligheter (Whistleblowing) Att agera etiskt och vidta åtgärder för att förhindra oegentligheter är en viktig del av vår kultur. Därför har vi en så kallad whistleblowing-process för att kunna rapportera oegentligheter. Om du som medarbetare skulle upptäcka ett eventuellt oetiskt eller olagligt beteende har du ansvar för att rapportera dina iakttagelser. Du kan rapportera både under och utanför arbetstid. Rapportering kan även ske anonymt. Din identitet kommer att hållas hemlig i uppföljning, förfrågningar och diskussioner i ärendet såvida vi inte är skyldiga enligt lagen att röja din identitet. Skulle så vara fallet kommer du att bli informerad. Du riskerar inte att drabbas av några konsekvenser på grund av att du rapporterar, varken vid tidpunkten för rapporteringen eller i framtiden. Group Compliance och Group Internal Audit ska med beaktande av tystnadsplikten och när det anses lämpligt informera Audit and Compliance Committee och verkställande direktören, om rapporterade händelser. Vem du kan kontakta Om du vill rapportera ett beteende som skulle kunna vara oetiskt eller olagligt kan du välja kontaktvägar på olika nivåer. Lokal nivå kontakta någon av följande: din närmaste chef annan chef inom din organisation din lokala Compliance Officer Koncernnivå Om du inte får tillräckligt svar på lokal nivå, eller om ditt ärende inte bara rör din egen organisation, kan du ta kontakt med: Chef för Group Compliance eller Chef för koncernstab Internrevision Du kan även ta kontakt via e-post: whistleblowing@seb.se seb uppförandekod 22

23 Våra instruktioner och riktlinjer Här hittar du riktlinjer och instruktioner som ger mer detaljerad vägledning om uppförande i affärsrelationer i SEB. De stöder alla SEB: s Uppförandekod och de ses över löpande. Ändringar av befintliga interna regler kommer att göras och nya interna regler kommer att antas övertid. Du hittar SEB: s interna regler på koncernens intranät. Anti-Money Laundering and Combating the Financing of Terrorism Instruction (Åtgärder mot penningtvätt och terrorismfinansiering) Brand Manual (Varumärke) Communication Policy (Kommunikation) Conflicts of Interest Instruction (Intressekonflikter) Confidentiality and Personal Data Protection Instruction (Konfidentialitet och skydd av personuppgifter) Corporate Sustainability Policy (Hållbarhet) Diversity Policy (Mångfald) Environmental Policy (Miljö) Ethics Policy (Etik) Customer Complaint Instruction (Kundklagomål) Gifts and Business Entertainment Instruction (Gåvor och underhållningsevenemang) Insider Instruction (Insideraffärer) Information Security Instruction (Informationssäkerhet) Instruction for telephone, , Internet and social media communication (Kommunikation via telefon, e-post, webb och sociala medier) Outsourcing Instruction (Outsourcing) Personal Account Dealing Instruction (Anställdas värdepappersaffärer) Procurement Policy (Inköp) Remuneration Policy (Löner och ersättningar) seb uppförandekod 23

24 Blomquist & Co seb uppförandekod 24