Projekt Ny bibliotekssystemmiljö

Transkript

1 [DNR] 1 (av 6) Projektdirektiv Beslutsdatum: Beslutande: Dokumentansvarig: Peter Nilén Revisionsinformation Version Datum Kommentar [1] [150311] [Utkast 1 Peter N] [2] [150316] [Kompletteringar bibl samordningsmöte] [3] [150408] [Kompletteringar] Projekt Ny bibliotekssystemmiljö Bakgrund Frågan om ny eller förändrad bibliotekssystemmiljö har tidigare belysts i FRONT projektet ( ) och i team bibliotekets system uppdrag kring bibliotekets systemlandskap ( ). 1 FRONT-projektet utgick från behovet att undersöka, värdera och jämföra erfarenheter och behov av framtidens biblioteksnära system. FRONT-rapporten pekade på behovet av ställningstagande kring framtidens bibliotekssystem och eventuella konsekvenser framöver vad gäller systemens funktion och framtida användarbehov. Projektgruppen för bibliotekets systemlandskap fick i uppdrag att leverera ett beslutsunderlag för nytt bibliotekssystem (ILS) inför Rapporten visar också på behovet av en översyn av bibliotekets samlade systemlandskap. Två strategiska spår lades fram; a/ behovet av de olika tjänsternas/systemens kompabilitet och kommunikation vilket kan resultera i ett fåtal leverantörer b/ behovet av de enskilda tjänsternas funktionalitet vilket kan resultera i ett större antal leverantörer. Rapporten pekar också på behovet av en strategisk medvetenhet om helheten när det tas beslut om ett enskilt system, t ex beroenden mellan tjänster/system även om ett system för en tjänst upphandlas separat, långsiktig planering för avtal och bindningstider för att anpassas efter förändrade behov och system- och tjänsteberoenden. 1 Front 2014 statusrapport, se N:\BIT\Bibliotek\Funktioner\Medieförsörjning\Allmänt och blandat\front 2014\Rapport_FRONT_Jan 2013 Bibliotekets systemlandskap och ILS, se N:\BIT\Bibliotek\Funktioner\DIT\Team\Team_bibliotekets_system\Underlag Postadress Malmö högskola Besöksadress Telefon E-post Fax Webb

2 [DNR] 2 (av 6) Rekommendationen i rapporten var att vi bör sträva efter att begränsa antalet leverantörer, men samtidigt beakta verksamhetsbehovet i valet av enskilt system för en tjänst. Hänsyn bör också tas till eventuella nationella utvecklingsinsatser och den infrastruktur som Kungl biblioteket utvecklar. Vad gäller ILS beslutade ledningen att följa projektgruppens rekommendation angående en uppgradering av Millennium till Sierra vilket genomfördes under hösten 2014 i syfte fr a att skapa rådrum för möjlighet till fortsatt diskussion och planering kring helheten för framtida systemlandskap. Biblioteket har nu Sierra i drift i hostad miljö och har förnyat avtalet med ExLibris för CKB/SFX. Samtidigt förs en diskussion kring Discovery systemet Summons funktionalitet och avtalet kan maximalt förnyas ett år till. 2 ERM Verde systemet underhålls bristfälligt av leverantören och ingen vidareutveckling sker. Avtalen för några av systemen löper ut i olika omgångar de närmaste åren, vilket skapar ett behov av ställningstagande framöver. En generell fråga är hur vi ser på relationen mellan antal leverantörer respektive antalet och storleken på upphandlingarna som behöver göras under tid i verksamheten. Biblioteket har en utvecklad systemförvaltningsmodell och en ny organisation vilket ger goda förutsättningar för utveckling av systemmiljön. Samtidigt behövs vidareutveckling för att arbeta mer processorienterat, t ex förbättrade rutiner kring arbetsflöden från samlingsuppbyggnad till förvaltning. Exempel här är ineffektiv beståndshantering i flera system; Libris, Sierra, Summon, SFX. Systemmiljön förändras också i förhållande till nationella och internationella tjänster och system. KB räknar med driftstart under 2015 av Libris XL med införande av RDA. Leverantörsmarknaden utvecklas i rask takt vad gäller system och tjänster. Ett osäkert budgetläge på högskolan under de närmaste åren gör det också angeläget att finna lösningar för att bedriva verksamheten på ett mer kostnadseffektivt sätt. Uppdraget att utreda och skapa ett underlag för beslut inför ny eller förändrad bibliotekssystemmiljö innebär att, med hänsyn taget till förändrade användarbehov både vad gäller back-end och front-end tjänster, analysera och lägga fram beslutsalternativ för att möta bibliotekets strategiska mål. 3 2 Se Användarstudie Summon N:\BIT\Bibliotek\Funktioner\DIT\System och tjänster\summon\användarundersökning Summon.pdf 3 Se VP15 MVP för mål och strategier

3 [DNR] 3 (av 6) Projektets syfte Projektets syfte är få fram ett beslutsunderlag för hur en ny eller förändrad bibliotekssystemmiljö kan stödja bibliotekets verksamhet från Detta innebär att: - Undersöka behoven utifrån processer för att få fram lösningar som ökar nyttan och effektiviteten samt kvaliteten i verksamheten - Analysera konsekvenserna av olika alternativa lösningar för en kommande bibliotekssystemmiljö - Skapa ett underlag med rekommendationer för beslut i ledningsgruppen Följande alternativa spår och aspekter ska beaktas och vägas in i förslagen: Helhetslösning för bibliotekssystem 5 Lösning med olika leverantörer Libris systemmiljö (Libris XL, Webbsök) Open source (KOHA) Lösning utan Discoverysystem Mål Hösten 2015 kan BIT:s ledning ta beslut om att gå vidare med något av de förslag som projektet har lagt fram och som kommer att leda till att BIT får en modern, kvalitetsdriven och effektiv bibliotekssystemmiljö. Effektmål: Bibliotekets personal och verksamhet: Öka effektiviteten genom: Mer tid för utveckling, mindre för administration Återanvändning av data i olika system Lägre kostnader: personaltid, programlicenser Högre användning av informationsresurserna Användare Relevanta sökvägar och enkel åtkomst till informationsresurser Förbättrat stöd för användarnas hela informationsprocess Leveranser Projektet förväntas leverera ett eller flera genomförbara förslag utifrån: 4 Med bibliotekssystemmiljö avses här systemen ILS, CKB/Länkserver, ERM och Discovery. Digitalt arkiv motsv MUEP exkluderas. 5 Dvs integrerat system med funktionerna Integrated Library System, Electronic Resource Management, Link Resolver)

4 [DNR] 4 (av 6) Behovsanalys baserat på några olika processer genom att beskriva: 6 Verksamhetsarkitekturen: Vilka nyttor vill vi åstadkomma? Vilka processer behöver vi? Vilka är de prioriterade målgrupperna? Effektiviseringar och/eller nya funktioner? Lösningsarkitekturen: Vilka system kan vi använda och hur definierar vi dem? Hur hänger våra system ihop med varandra? Lokala tjänster, federerade tjänster och nationella tjänster? Vilka identifierare behöver vi? Roadmap för tidslinje för avtalen för systemen Kortare omvärldsbevakning (jfr t ex lärosäte GUB, Södertörn, KTHB, KIB) Konsekvensanalys av de olika alternativen och rekommendation. Analysen bör omfatta funktionella och resursmässiga konsekvenser samt kostnadsuppskattning Preliminär uppskattning av ev kostnader inför budget 2016, i april-maj. Avgränsningar I begreppet bibliotekssystemmiljö avses här i första hand följande tjänster och system: Externa system Libris katalogsystem, Google Scholar, databaser, tidskrifter, etc Interna system/egna ILS Sierra, Länkserver: SFX, CKB knowledgebase, Sökgränssnitt via Discovery Summon, OPAC. Relaterat är också listning av tidskrifter och e- böcker, databaser (databaslistan), Integrerat index Summon, ERM Verde Det institutionella arkivet MUEP DSpace och bibliometrisystemet BibExt omfattas i sig inte av projektet. Däremot bör relationer till MUEP beaktas vad gäller dataflöde etc. Samband och beroenden Omvärldsbevakning görs med några relevanta lärosätesbibliotek inom landet Material och dokumentation från FRONT 2014 projektet är viktiga utgångspunkter liksom rapporten Bibliotekets systemlandskap och ILS, 6 T ex Verksamhetsprocesserna: Att finna dokument respektive Att få åtkomst till dokument samt Biblioteksprocesser: Att finna dokument respektive Att ge åtkomst

5 [DNR] 5 (av 6) liksom Summon användarundersökning. Material från tidigare utredningar, t ex systemkartor och flödesanalyser bör återanvändas. 7 Hänsyn tas till Avsiktsförklaring e-resurser och Medieförsörjningspolicyn Stor uppmärksamhet ska läggas på KB:s arbete med nationella infrastrukturen; Libris XL, RDA, webbsök, initiativ kring KOHA Prioriteringar Slutanvändarnas behov och nytta i fokus Ökad effektivisering och samordning i biblioteksverksamheten Förvaltning av projektresultat I uppdraget ligger att föreslå alternativ för en ny eller förändrad bibliotekssystemmiljö som ska implementeras inom biblioteket, liksom en kostnadsuppskattning. Förslagen ska utgöra beslutsunderlag inför beslut av styrgruppen. Därefter tillsätts ett eller flera genomförandeprojekt. Budget Uppdraget förväntas utföras av ordinarie personal inom ramen för respektive tjänst. En mindre budget för kostnader i samband med ev studiebesök upprättas när projektplanen tas fram. Vad gäller investeringar, licenser för eventuell ny programvara etc, liksom driftskostnader som t ex hostningskostnader, kommer ett budgetäskande att göras inför budget Projektet förväntas därför redovisa en preliminär uppskattning av eventuella kostnader inför budget 2016, i april-maj. Tidsram Projektet startar den 1 april 2015 och avslutas 1 oktober Slutredovisning till styrgruppen förväntas till 16 oktober En detaljerad tidsplan görs av projektledaren i projektplanen. Projektorganisation Projektägare Peter Nilén, chef Medier och vetenskaplig publicering. Styrgrupp Bibliotekets samordningsgrupp. Projektgrupp I projektgruppen behövs kompetens motsvarande systemförvaltare, om bibliotekssystem, Sierra Discoverysystem, Summon länkserver/ckb, SFX 7 N:\BIT\Bibliotek\Funktioner\Medieförsörjning\Allmänt och blandat\front 2014\Arbetsmaterial rapport jan 2013 N:\BIT\Bibliotek\Funktioner\DIT\Team\Team_bibliotekets_system\Underlag

6 [DNR] 6 (av 6) ERM system, Verde kunskap om bibliotekets systemmiljö generellt innehållsägare, dvs företrädare verksamhetens behov, motsv teamen, inkl PVL med pedagogiskt perspektiv systemutvecklare/metodstöd Projektet förväntas ha träffar med team och motsv. Projektresurser avsätts också för att beräkna kostnader. Projektet använder i relevanta delar Malmö högskolas projektmodell, se Process för förslag och beslut om projektgrupp Projektdirektiv förankras i Forum för bibliotekets systemförvaltning. Projektgrupp utses av bibliotekets samordningsgrupp efter förslag från EC MVP. Roll Kompetens Namn Projektledare Assisterande projektledare Deltagare Metodstöd/utveckling Bibliotekssystem Sierra Discovery Summon Länkserver/CKB SFX ERM Verde Metodstöd/system PVL-perspektiv Ib Alexander Pär E, Ib, Tobias Linda T Lotta H, Linda K Karin EL Alexander Ib, Linda K Referensgrupper Forum för bibliotekets systemförvaltning. Syftet är att få bredare förankring och helhetsbedömningar. Övriga projektresurser Staffan Krook, Process- och systemutveckling. Rapportering och kommunikation Projektgruppen rapporterar och stämmer av med styrgruppen inför delbeslut enligt den projektplan som gruppen tar fram.