Granskning av utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd. 2012

Transkript

1 Granskning av utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd KOMMUNREVISIONEN

2

3 Granskning av utbetalningsprocessen för ekonomiskt bistånd Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden Rapport På uppdrag av revisorerna i Norrköpings kommun Gunnar Uhlin

4 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING INLEDNING BAKGRUND SYFTE OCH AVGRÄNSNING AVGRÄNSNING ANSVARIG NÄMND REVISIONSKRITERIER METOD Intervjuer Dokument BAKGRUND KOSTNADER FÖR EKONOMISKT BISTÅND ORGANISATION UTBETALNINGSPROCESSEN UTGÅNGSPUNKT DELEGATION Bedömning INTERN KONTROLL INOM UTBETALNINGSPROCESSEN Utbetalningsprocessen Kontroller Kontroll av identitet Registrering av betalningsmottagare och konton Avstämnings- och attestrutin Behörigheter Bedömning NÄMNDENS INTERNKONTROLLPLAN Bedömning FÖRMEDLINGSMEDEL Bedömning REGISTERANALYS ÖVERENSSTÄMMELSE MELLAN BESLUT OCH UTBETALNING ANTAL UTBETALNINGAR PER PERSON/BIDRAGSMOTTAGARE FINNS DET ONORMALA VÄRDEN? FINNS DET UTBETALNINGAR MED ORIMLIGT HÖGA BELOPP? BEDÖMNING

5 1 Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av Norrköpings kommuns revisorer genomfört en granskning av hur arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden säkerställt att utbetalningsprocesserna inom försörjningsstöd sker ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll. En samlad bedömning är att nämnden delvis har skapat förutsättningar för att utbetalningsprocessen inom försörjningsstöd kan genomföras på ett ändamålsenligt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Viktiga inslag i den tillämpade interna kontrollen utgörs av: att en och samma person inte kan genomföra samtliga moment som krävs för att verkställa en utbetalning, stickprovskontroller genomförs inom ramen för attestkontrollen, månadsuppföljning av ärenden och beslut görs samt att det finns rutinbeskrivningar av viktiga moment i utbetalningsprocessen. Den sammanfattande bedömningen ges på de delfrågor som har ingått i granskningen: Har flödena och kontrollerna i utbetalningsprocesserna dokumenterats? Utbetalningsprocessen i sin helhet har inte dokumenterats. Det saknas en samlad processbeskrivning som ger en helhetsbild av flödet i processen. De rutiner för kontroller som tillämpas i form av kontroll av identitet, registrering av bankonto och extern betalningsmottagare samt attest finns dokumenterade. Är kontrollerna baserade på en risk- och väsentlighetsanalys? De kontroller som tillämpas inom ramen för utbetalningsprocessen har inte utformats med stöd av en dokumenterad riskanalys. Samtidigt kan det dock konstateras att de kontroller som finns är relevanta. Har de riktlinjer som finns implementerats hos de medarbetare som handlägger utbetalningar? Riktlinjer och rutiner som finns är tillgängliga för samtliga handläggare. Nyanställda får utbildning gällande rutiner och riktlinjer. Finns en ändamålsenlig ansvarsfördelning (inklusive attester, behörigheter och rättigheter i systemen) inom utbetalningsprocesserna? Ansvarsfördelning och behörigheter som har definierats och fördelats inom ramen för utbetalningsprocessen är i huvudsak ändamålsenliga. Ingen av de som är delaktiga i utbetalningsprocessen har behörighet för samtliga moment som krävs för att genomföra utbetalningar. Är de kontroller som görs vid nyuppläggning och förändring av behörigheter och av uppgifter avseende klienter ändamålsenliga? I princip är rutinen för uppläggning och förändring av behörigheter ändamålsenlig. Detsamma gäller beträffande uppgifter avseende klienter. Svagheter som noterats är att det inte förekommer en regelmässig uppföljning eller kontroll av verksamhetssystemets logglistor. Det har inte efter verksamhetssystemet Viva infördes genomförts byten av lösenorden för inloggning i systemet. 3

6 Säkerställs att utbetalningar sker med rätt belopp till rätt person eller leverantör? De kontroller som sker i samband med uppläggning av ärenden och av betalningsmottagare är i huvudsak ändamålsenliga. Enskilda ska styrka sin identitet och sitt bankkonto. Den rutin som tillämpas när det gäller utbetalningar till bankkonton ger en relativt god säkerhet att utbetalningarna går till rätt person dock kontrolleras inte klientens uppgifter med banken. När det gäller fakturautbetalningar innehåller inte rutinen kontroll av mottagarens bankgirokonto eller motsvarande. Vid betalning av fakturor finns det inget särskilt kontrollmoment av att det är klientens faktura som betalas. Kontroll av om beloppet är rätt eller relevant görs beträffande utbetalningar som är på 10 tkr och mer och i samband med attestkontrollen. Är de kontroller, rimlighetsbedömningar och avstämningar som görs tillräckliga? De inbyggda kontroller som finns i utbetalningsprocessen är viktiga men inte i sig tillräckliga för att minimera alla typer av risker. Exempel på områden som inte omfattas av kontrollmoment är följsamheten till av nämnden beslutade riktlinjer (rutiner och vägledningsbeslut), följsamheten till delegationsordning i övrigt och att de kontroller som ska göras av klientens uppgifter faktiskt utförs. Den attestordning som tillämpas för ekonomiskt bistånd är inte i enlighet med de krav som följer av kommunen attestreglemente. Svar på registeranalysens frågor Baserat på den övergripande registeranalys som har genomförts har det inte kunnat noteras att det förekommer onormala eller ologiska värden, onormalt många utbetalningar och utbetalningar med orimliga belopp. Övriga iakttagelser Nämndens internkontrollplan hanterar ekonomiskt bistånd övergripande men saknar samtidigt kontrollmål avseende ekonomiskt bistånd. Syftet med internkontrollplanen är att den vid behov ska komplettera de inbyggda kontroller som finns i processerna. För att kunna bedöma relevansen är det nödvändigt att ta del av den riskanalys som har gjorts. Det har dock inte varit möjligt eftersom den inte har dokumenterats. Även om delegationsbeslut redovisas till nämnden görs inte någon regelmässig uppföljning av hur delegationen tillämpas. En bedömning är att delegationsordningen inte på ett tillräckligt tydligt sätt klargör vilken delegation som gäller beträffande ekonomiskt bistånd. Det har inte i granskningen framkommit att en aktuell attestförteckning finns som omfattar ekonomiskt bistånd. För att stärka den interna kontrollen av utbetalningsprocessen ges följande rekommendationer: Säkerställ att utbetalningsprocessen i sin helhet dokumenteras. Upprätta och dokumentera inom ramen för internkontrollen en riskanalys som omfattar utbetalningsprocessen. Se över och vid behov utveckla de rutiner och kontroller som ingår i utbetalningsprocessen. Överväg med utgångspunkt från riskanalysen om och i så fall vilka anmodade kontroller av utbetalningsprocessen som bör omfattas av internkontrollplanen. 4

7 Fastställ en aktuell attestförteckning. Utveckla och förtydliga attestkontrollen inom utbetalningsprocessen. Det är väsentligt att klargöra vad som ingår i kontrollen och hur bedömningar ska göras. Definiera vad som ingår i den avstämningsrutin som tillämpas i samband med effektuering av utbetalningar. Den avstämning som görs bör dokumenteras. Följ upp logglistorna i verksamhetssystemet och tillämpa rutinen att lösenord ska bytas efter en tremånadersperiod. Klargör en rutin för nämndens uppföljning av delegationsbeslut. Överväg att förtydliga den delegering som gäller ekonomiskt bistånd. 5

8 2 Inledning 2.1 Bakgrund Revisorerna har i sin revisionsplan för 2012 bedömt det som angeläget att genomföra en granskning av hur arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden arbetar med utbetalning av enskildas medel. Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden ansvarar för utbetalning av försörjningsstöd. De årliga utbetalningarna uppgår till väsentliga belopp. God intern kontroll i utbetalningsprocessen är viktig både ur kommunens synvinkel och med utgångspunkt från den enskildes rättssäkerhet. Enligt socialtjänstlagen utgörs ekonomiskt bistånd av: Försörjningsstöd. Ekonomiskt bistånd till livsföring i övrigt. Utbetalningar kan även förekomma i form av förmedlingsmedel (utgör ej ekonomiskt bistånd). Förmedlingsmedel innebär att klienten får hjälp att hantera sina egna medel. 2.2 Syfte och avgränsning Syftet med granskningen har varit att besvara följande övergripande revisionsfråga: Hur har arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden säkerställt att utbetalningsprocesserna inom försörjningsstöd sker ändamålsenligt och med en tillräcklig intern kontroll? Delfrågor: Har flödena och kontrollerna i utbetalningsprocesserna dokumenterats? Är kontrollerna baserade på en risk- och väsentlighetsanalys? Har de riktlinjer som finns implementerats hos de medarbetare som handlägger utbetalningar? Finns en ändamålsenlig ansvarsfördelning (inklusive attester, behörigheter och rättigheter i systemen) inom utbetalningsprocesserna? Finns ett systemstöd? Är de kontroller som görs vid nyuppläggning och förändring av behörigheter och av uppgifter avseende klienter ändamålsenliga? Säkerställs att utbetalningar sker med rätt belopp till rätt person eller leverantör? Är de kontroller, rimlighetsbedömningar och avstämningar som görs tillräckliga? 2.3 Avgränsning Granskningen har avsett nämndens utbetalningsprocess för försörjningsstöd och i tillämpliga delar för förmedlingsmedel. Granskningen omfattat år Ansvarig nämnd Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämndens har ansvar för ekonomiskt bistånd vilket inkluderar ansvaret för utbetalningsprocessen. 6

9 2.5 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterier hämtas ofta från lagar och förarbeten, föreskrifter och interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Granskningen utgår i huvudsak från följande revisionskriterier: Kommunallagen. Socialtjänstlagen. Reglemente för intern kontroll. Delegationsordning. Attestreglemente. 2.6 Metod Granskningen har genomförts som en intervju- och dokumentstudie. En registeranalys har också genomförts. Följande frågor har ingått i registeranalysen: Finns onormala värden eller ologiska värden som kan tyda på felaktigheter? Förekommer onormalt många utbetalningar till samma person eller hushåll? Finns utbetalningar med orimligt höga belopp? Finns samma betalningsmottagare med olika adresser? Intervjuer Intervjuerna har genomförts med. Verksamhetschef. Administrativa chefen. Enhetschef. Handläggare av egna medel. Systemförvaltare. Assistent som utför effektuering. Intern kontrollansvarig Dokument Delegationsordning för arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden. Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar. Riktlinjer för tillämpning av nytt attestreglemente. Reglemente för ekonomisk förvaltning och intern kontroll avseende Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar. Rutiner för handläggning av ekonomiskt bistånd. 7

10 3 Bakgrund 3.1 Kostnader för ekonomiskt bistånd Budgeten för ekonomiskt bistånd 2012 är på 280 mnkr och den senaste prognosen indikerar att utfallet blir ca 273 mnkr. I nedanstående diagram och tabell framgår nettokostnaden för ekonomiskt bistånd under perioden för Norrköpings kommun i jämförelse med sju kommuner. Figur 1 - Ekonomiskt bistånd, nettokostnad/invånare 3500 Ekonomiskt bistånd, nettokostnad/invånare Kr/inv Jönköping Gävle Linköping Västerås Norrköping Eskilstuna Malmö Södertälje Södertälje, Malmö och Eskilstuna hade 2011 den högsta kostnaden per invånare bland landets kommuner. Norrköping hade den femte högsta kostnaden per invånare. 3.2 Organisation Inom arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden finns en verksamhet för ekonomiskt bistånd. Verksamheten har fyra enheter, en mottagningsenhet och tre enheter. De tre enheterna är i sin tur uppdelade i varsina två team. Det finns ca 64 årsarbetare inom ekonomiskt bistånd, varav 54 som svarar för myndighetsutövning. Myndighetsutövningen utförs antingen av bidragshandläggare eller av socialsekreterare. I organisationen finns dessutom ett antal assistenter som biträder vid handläggningen. 4 Utbetalningsprocessen 4.1 Utgångspunkt I nedanstående figur framgår de huvudsakliga moment som ingår i handläggningsprocessen för ekonomiskt bistånd. 8

11 Figur 2 - Handläggningsprocess för ekonomiskt bistånd Kommunicera Underrätta Besvärshänvisning Avslag Ta emot ansökan Utreda Bedöma Fatta beslut Ekonomiskt bistånd Betala ut Om det inte är fråga om ett pågående ärenden ingår i ovanstående process att öppna ett ärende. Utbetalningsprocessen avser de aktiviteter som vidtas efter det att ett beslut om att bevilja bistånd har fattats. För att kunna genomföra en utbetalning av ekonomiskt bistånd måste det finnas ett registrerat beslut, d.v.s. en utbetalning måste ha en relation till ett beslut om ekonomiskt bistånd. Det undantag som finns är utbetalningar som görs inom ramen för bistånd i form av förmedlingsmedel (se särskilt avsnitt). Generellt finns vid utbetalningar av olika slag ett antal risker. De risker som huvudsakligen förekommer i samband med ekonomiskt bistånd är utbetalningar; på felaktiga grunder. med felaktiga belopp. som är obehöriga. med felaktiga mottagare. Ovanstående risker kan i sin tur delas in i olika underliggande risker, t.ex. utbetalningar på felaktiga grunder kan gälla att korrekt information inte har lämnats eller att beslutet inte är i linjer med gällande riktlinjer, etc. En väl fungerande intern kontroll syftar till att minimera riskerna. 4.2 Delegation Utbetalningar av ekonomiskt bistånd förutsätter att ett beslut om ekonomiskt bistånd har fattats. I delegationsordningen framgår den beslutanderätt som nämnden har delegerat. Enligt delegationsordningen (2.14 a) har handläggare med minst tre månaders erfarenhet delegation att besluta om ekonomiskt bistånd enligt riksnorm, kommunala interna rutiner och vägledningsbeslut, socialstyrelsens allmänna råd, lagen om introduktionsersättning och gällande rättspraxis. Samtidigt har handläggare delegation att besluta om avsteg från punkt 2.14 a) efter samråd med enhetschef. Samråd innebär att delegat ska höra angiven tjänsteman före beslut. Kravet är inte att parterna behöver vara överens för att beslut ska fattas. Handläggare har dessutom rätt att fatta beslut om bistånd för begravningskostnader enligt normer. För tandvård med patientavgift över 7 tkr har särskilt utsedda handläggare 9

12 delegation. Nya handläggare får egen delegation efter 90 dagar. Sommarvikarier får inte egen delegation. Samtliga beslut som fattats på delegation ska anmälas till nämnden. Till varje sammanträde får därför nämnden en lista över delegationsbeslut. I ärenden där biståndsutskottet beslutat görs en återredovisning till nämnden Bedömning Ett grundkrav när det gäller delegation enligt kommunallagen är att det klart och tydligt ska framgå vilken beslutanderätt som nämnden överlämnar. Vilken beslutanderätt som t.ex. följer av kommunala interna rutiner och vägledningsbeslut och socialstyrelsens allmänna råd framstår inte som entydigt. Frågan är t.ex. vilka kommunala rutiner och vägledningsdokument som avses. Den delegation som gäller avsteg från beslut enligt riksnorm m.m. efter samråd med enhetschef framstår som otydlig. I princip innebär skrivningen att det inte finns någon begränsning när det gäller vilka avsteg som handläggaren kan göra. Nämnden får regelbundet information om beslut som fattats på delegation men har samtidigt inte en systematisk uppföljning av hur delegationen tillämpas. Det görs inte någon slumpmässig redovisning till nämnden av ärenden där beslut fattats av handläggare. 4.3 Intern kontroll inom utbetalningsprocessen Utbetalningsprocessen Det nuvarande verksamhetssystemet för ekonomiskt bistånd, VIVA, infördes i slutet av För närvarande finns det inte en fullständig dokumentation av handläggnings- och utbetalningsprocessen. Det finns dock ett antal dokumenterade rutiner kopplade till utbetalningsprocessen. Exempel på dokumenterade rutiner är: Utbetalning av ekonomiskt bistånd och förmedlingsmedel. Utbetalning av bistånd till tågresa eller bussresa. Utredning angående misstänkt bidragsbrott. Förmedlingsmedel. Utbetalningsrutinen beskriver förutsättningarna för utbetalning av ekonomiskt bistånd i form av registrering och ändring av bankkonto och av externa betalningsmottagare. De kontroller som f.n. finns och som syftar till att säkerställa en god intern kontroll är i första hand kopplade till: Kontroll av identitet då ärende öppnas. Rutin för registrering av bankkonto och extern betalningsmottagare. Attestrutin. Behörigheter i verksamhetssystemet. Det har inte gjorts en samlad riskanalys av utbetalningsprocessen. De kontroller som utförs inom ramen för utbetalningsprocessen är därför inte heller baserats på en risk- och väsentlighetsanalys. 10

13 De rutiner och riktlinjer som tagits fram finns tillgängliga på intranätet. Nya handläggare får utbildning i bl.a. utbetalningsprocessen Kontroller Kontroll av identitet I samband med att en första ansökan görs och ett ärende ska öppnas finns ett krav på handlingar som ska redovisas av den sökande. Ett krav är då att Id-/handling pass ska redovisas för att styrka identiteten. Registrering av betalningsmottagare och konton För att ett bankkonto ska registreras måste klienten lämnar skriftligt underlag (blankett) till handläggaren där det framgår bank, clearingnummer och kontonummer. Det görs dock ingen kontroll mot banken att uppgifterna är korrekta. Själva uppläggningen av kontot utförs av assistent inom verksamhetsstöd. Ytterligare en assistent måste dessutom kontrollera/godkänna innan kontot accepteras av ärendehanteringssystemet. Assistenten som svarar för kontoregistreringen ska alltid se kopior på både bankkontoanmälan och kontobevis. Blanketten ska alltid förvaras i den fysiska akten. Ovanstående rutin gäller även vid ändring av konton och vid uppläggning av externa betalningsmottagare. Biståndshandläggare har inte behörighet att registrera betalningsmottagare i systemet. Avstämnings- och attestrutin I enlighet med vad som framgått tidigare så måste det innan en utbetalning av ekonomiskt bistånd kan ske finnas ett beslut om bistånd. Beslutet föregås av ansökan, utredning och behovsbedömning. Handläggaren registrerar sedan hur och när utbetalningarna ska göras, d.v.s. bokar utbetalningarna. De betalningssätt som i huvudsak används är bankkonto och bankgiro. Själva släppet av utbetalningar, d.v.s. att skicka filen, görs av effektuerare. Varje vardag tas en lista på dagens utbetalningar fram från systemet. Effektueraren väljer ut utbetalningar som är på 10 tkr och däröver. En översiktlig granskning görs av dessa utbetalningar. I granskningen ingår bl.a. att kontrollera om det är ett bistånd som inte ska återbetalas, att det finns en relevant motivering, att beslut och utbetalning överensstämmer och att utbetalningen inte görs för tidigt. Själva granskningen dokumenteras inte. Effektueraren har befogenhet att stoppa en utbetalning. Efter genomförd granskning skapas i systemet en s.k. släpplista. Släpplistan attesteras av enhetschef inom ekonomiskt bistånd. Respektive enhetschef har ansvar för en vecka i taget. Vid ett givet klockslag skapar sedan systemet två filer - en för bankontoutbetalningar och en för giroutbetalningar. Tio minuter senare skickas bankontolistan till SE-banken och girolistan till bankgirocentralen. Därefter bekräftar SEbanken att den mottagit filen. Från bankgirocentralen kommer bekräftelse efter två dagar. SE-banken kan dock inte för närvarande bekräfta att varje betalning i sig har verkställts. En sådan bekräftelse lämnas av bankgirocentralen. Den attestkontroll som utförs av enhetscheferna sker enligt en instruktion som fastställts av verksamhetschefen. Ansvarig enhetschef ska dagligen slumpmässigt välja två stycken 11

14 ärenden från släpplistan (den lista som skapas över dagens överförda utbetalningar). Granskningen ska göras utifrån beslutet och bedöma: Är summan relevant? Är beslutet journalfört? Att bedömningen om rätten till bistånd finns med och om den är relevant? Att handläggaren gjort en planering med klienten. Granskningen ska noteras i akt och signeras av enhetschef. Genomförd kontroll ska återrapporteras till verksamhetschef en gång per halvår. Det finns mallar framtagna där enhetscheferna kan redovisa utfallet av genomförd kontroll. Internkontrollansvarig sammanställer dessa rapporter halvårsvis. En notering är att stickprovet inte genereras slumpmässigt av systemet utan enhetscheferna gör ett manuellt urval. En annan iakttagelse är att bedömningen inte omfattar om beslutet är fattat i enlighet med gällande delegationsordning. Vidare kontrolleras inte heller vid fakturabetalningar att fakturan avser klienten. En iakttagelse är att då nämndens aktuella attestförteckning efterfrågats så har en sådan inte kunnat redovisas. En form av uppföljning som görs månadsvis utgörs av den månadsstatistik som tas fram för verksamheten i sin helhet fördelat på team och handläggare. Statistiken innehåller bl.a. antal ärenden, beslut och beviljat belopp. Med hjälp av statistiken är det möjligt att göra övergripande rimlighetsbedömningar. Behörigheter Behörigheter i systemet läggs upp av systemförvaltaren efter en skriftlig beställning (behörighetsblankett) av behörig chef. Handläggarna har en användaridentitet i Viva och ett lösenord som används vid inloggning. Rutinen att lösenordet ska bytas var tredje månad har inte tillämpats sedan Viva infördes. Enligt uppgift kommer rutinen att aktiveras inom den närmaste framtiden. De behörigheter/roller som finns i verksamhetssystemet är bl.a. 1. Skapa ärenden. 2. Skapa betalningsmottagare. 3. Skapa beslut. 4. Effektuera utbetalningar (släppa utbetalningar). Behörighet 1 och 2 kan inte kombineras, d.v.s. att både registrera ärenden och att skapa betalningsmottagare kan inte förenas i en och samma befattning. Detsamma gäller beträffande behörighet 2 och 3. Den som effektuerar utbetalningar kan inte skapa betalningsmottagare eller skapa beslut. Sammantaget innebär behörighetsfördelningen att ingen handläggare eller befattning kan inneha samtliga roller d.v.s. genomföra samtliga aktiviteter som krävs för att genomföra en utbetalning. Alla aktiviteter som handläggarna gör i Viva loggas i en separat loggfil. I loggfilen framgår vem som har gjort vad och när. För närvarande görs ingen regelbunden uppföljning av loggfilen. Kontroll av loggar görs i första hand på förekommen anledning. 12

15 4.3.3 Bedömning Inom utbetalningsprocessen finns ett antal skriftliga rutiner framtagna. Utbetalningsprocessen har dock inte i sin helhet dokumenterats. De kontroller som sker i processen har inte identifierats och utvecklats baserat på en riskanalys. Till stora delar finns kontrollrutinerna beskrivna. Det kan dock konstateras att de kontroller som faktiskt förekommer i sig är relevanta. För att stärka förutsättningarna för den interna kontrollen bör utbetalningsprocessen i sin helhet riskbedömas och dokumenteras. De rutiner och kontrollmoment som finns för att säkerställa en tillräcklig intern kontroll bör prövas och utvecklas med stöd av riskanalysen. Den ansvarsfördelning som finns i organisationen inom utbetalningsprocessen bedöms som ändamålsenlig. Sammantaget innebär ansvarsfördelningen att ingen handläggare kan genomföra samtliga aktiviteter i utbetalningsprocessen. Beträffande de kontroller och avstämningar som genomförs är bedömningen att rutinen för att registrera bankkonto och extern betalningsmottagare är ändamålsenligt utformad. Det sker dock ingen kontroll av om uppgifterna är korrekta. När det gäller tillämpningen av kommunens attestreglemente kan det konstatera att nämnden inte i enlighet med tillämpningsanvisningarna har en aktuell förteckning över utsedda attestanter. Nämnden tillämpar inte attestreglementets krav på att varje transaktion ska omfattas av två attester (beställnings-/granskningsattest och beslutsattest). Attestreglementet innehåller inget undantag för ekonomiskt bistånd i detta avseende. Den attestering som görs av enhetscheferna i utbetalningsprocessen kan betraktas som en beslutsattest. Granskningsattest förekommer inte. Den bristande överensstämmelsen mellan attestreglementet och den attest som tillämpas måste hanteras. En synpunkt i sammanhanget beträffande ekonomiskt bistånd är att omfattningen på antalet transaktioner är stort. Det förefaller knappast rimligt att varje transaktion i sig kan omfattas av en kontroll i enlighet med kommunens attestreglemente. Beslutsattesten bör då kunna baseras på ett stickprov. Tillvägagångssättet bör då vara att verksamhetssystemet i sig slumpmässigt genererar de transaktioner som ska granskas/kontrolleras. Storleken på stickprovet bör särskilt övervägas. Nuvarande omfattning på stickprovet, som inte dras slumpmässigt, innebär att ca 0,9 procent av utbetalningarna omfattas av attestkontrollen. Volymen utbetalningar är inte jämt fördelad under månaden utan det är en koncentration av utbetalningar till slutet av månaden. Omfattningen på stickprovet bör därför relateras till det aktuella antalet utbetalningar. Slutligen är det viktigt att rutinen för attestkontroll görs tydlig och innehåller relevanta kontrollmoment. De bedömningar som ska göras bör i förekommande fall brytas ned i kriterier. Enligt den nuvarande rutinen är inte de bedömningar som ska göras tydligt definierade. Den avstämning och rimlighetsbedömning som sker innan utbetalningarna släpps bör definieras till innehåll och dokumenteras. När det gäller rutinen för behörigheter är bedömningen att den i huvudsak är tillfredsställande men att byte av lösenord inte genomförs var tredje månad. En konstaterad brist är att det inte förekommer en regelbunden uppföljning av logglistor. En rutin för detta bör fastställas och tillämpas. Av rutinen bör det framgå vem som ska göra kontrollen, hur ofta och i vilken omfattning. 13

16 4.4 Nämndens internkontrollplan Ett viktigt komplement till de kontroller som finns inbyggda i utbetalningsprocessen utgörs av anmodade kontroller som utförs med utgångspunkt från nämnden internkontrollplan. I granskningen har nämndens internkontrollplan för 2012 studerats. Enligt uppgift är planen baserad på en riskanalys som dock inte har dokumenterats. Planen beskriver övergripande bl. a. vilka kontrollmoment inom ekonomiskt bistånd som ska granskas under året: kontrollen är uppdelad på sociala processer och administrativa processer. Som ett komplement till nämndens internkontrollplan finns ett Förslag till intern kontrollplan. Den kontroll som är planerad av de administrativa processerna, enligt förslaget till internkontrollplan, avser utbetalning av hemförsäkringskostnader, uppföljning av kontroller ur fordonsregistret och utvärdering och uppföljning av ansökan om ersättning för elkostnader. Förslaget till internkontrollplan redovisar inte kontrollmål, kontrollmetod, frekvens, rapportering, risknivå, m.m. Inom ramen för den interna kontrollen görs en rapportering av attestkontroll till verksamhetschefen. Interkontrollansvarig sammanställer dessa rapporter helårsvis till förvaltningschefen. Förvaltningschefen rapporterar i sin tur till nämnden. I organisationen finns en särskild interkontrollansvarig tjänsteman som bl.a. medverkar i samband med riskanalys och beredning av internkontrollplan. Ett forum för dialog kring internkontroll utgörs av nämndens två internkontrollrepresentanter, administrative chefen och internkontrollansvarig Bedömning För att ta ställning till om och i förekommande fall vilka kontroller som ska göras av utbetalningsprocessen är det nödvändigt att en dokumenterad riskanalys upprättas av både handläggnings- och utbetalningsprocessen. Syftet med riskanalysen är dels att identifiera åtgärder som kan krävas för att minimera risken för fel genom inbyggda kontroller, dels att klara ut vilka anmodade kontroller som kan behövas. Nämndens nuvarande plan definierar enbart att administrativa processer ska granskas under året. Förslaget till plan för intern kontroll som inte har beslutats av nämnden omfattar utbetalningsprocessen i begränsad utsträckning. Den interkontrollplan som nämnden beslutar om bör innehålla specifika kontrollmål, kontrollmetod, frekvens, rapportering, risknivå, m.m. En bedömning är att ekonomiskt bistånd omfattar ett väsentligt belopp och att risken för att fel uppstår inte kan uteslutas. De inbyggda kontroller som finns i utbetalningsprocessen är inte i sig tillräckliga för att minimera alla typer av risker. Exempel på moment som f.n. inte omfattas av kontrollmoment är följsamheten till av nämnden beslutade riktlinjer (rutiner och vägledningsbeslut), följsamheten till delegationsordning i övrigt och att de kontroller som ska göras av klientens uppgifter faktiskt utförs. 4.5 Förmedlingsmedel I granskningen har även ingått att belysa den interna kontrollen när det gäller den interna kontrollen avseende bistånd i form av förmedlingsmedel. Förmedlingsmedel är ett bistånd enligt socialtjänstlaget. Beslutet maximeras till 6 månader. Tidigare var det relativt vanligt förekommande att insatsen erbjöds. För närvarande är det 18 personer som har bistånd i form av förmedlingsmedel. En handläggare har hand om 14 av dessa. Ambitionen är att ansvaret för insatsen ska hanteras av en handläggare. Det har inte tillkommit nya ärenden sedan Utgångspunkten är att i första hand ska möjligheten till betalningsförmedling 14

17 via bank eller via anhörig prövas. Om behovet gäller under en längre tid bör frågan om god man eller förvaltare övervägas. Vid förmedlingsmedel upprättas ett avtal mellan den sökande och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden och en fullmakt tecknas på den sökandes inkomst. Enligt avtalet betalas sedan den sökandes räkningar och utbetalas medel till uppehället. Utbetalningar till sökande kan förekomma allt från en gång per månad till två gånger per vecka. Den enskilde har själv ansvar för sin ekonomi. En saldolista skicka ut till den sökande en gång i månaden och en årssaldolista i samband med årsskiftet. Originalfakturorna återsänds tillsammans med den månatliga saldoredovisningen. Handläggaren signerar saldolistan samt vilket datum inbetalningen har gjorts. Större överskott som överstiger planerade utbetalningar enligt avtal får inte finnas på förmedlingskontot. Registrering av bankonto och av leverantörsuppgifter hanteras på samma sätt som för övrigt ekonomiskt bistånd. Ingen handläggare kontrollerar hela kedjan på egen hand Bedömning En sammanfattande bedömning är att den rutin som finns för hantering av förmedlingsmedel är ändamålsenligt utformad. 5 Registeranalys En kartläggning har, inom ramen för granskningen, genomförts av utbetalningar av ekonomiskt bistånd under perioden januari t.o.m. oktober Kartläggningen har baserats på en fil med samtliga beslut under perioden och en med samtliga utbetalningar under perioden. Med stöd av dessa två underlag har beslut och verkställda utbetalningar stämts av. Under perioden har utbetalningstransaktioner genomförts. En av frågeställningarna, om samma betalningsmottagare finns med olika adresser, har inte kunnat analyseras. Orsaken är att adresser inte har funnits med i utbetalningsfilen. 5.1 Överensstämmelse mellan beslut och utbetalning När beslut och utbetalningar har summerats framkommer en god överensstämmelse mellan beslutat belopp och utbetalt belopp. De avvikelser som har noterats avser 20 ärenden. Den mest sannolika förklaringen till avvikelserna är att det rör personer med förmedlingsmedel eftersom det för dessa inte fattas biståndsbeslut som uttrycks i form av belopp. I ett fall finns en avvikelse på +690 kr mellan beslutat belopp och utbetalt belopp. 5.2 Antal utbetalningar per person/bidragsmottagare Sammanlagt är det 60 personer som har fått mer än 40 utbetalningar. Den person som har fått mest antal utbetalningar under perioden har fått 181. I genomsnitt har den personen fått 519 kr per utbetalning. En analys visar att merparten av de som har fått mer än 60 utbetalningar är personer med förmedlingsmedel. En förklaring till att det kan bli många utbetalningar är att personen förutom utbetalning till bankonto får ett antal räkningar betalda. Det är 560 personer som under perioden har fått en utbetalning. Sammanlagt är det personer som har erhållit utbetalningar. 15

18