Från produktvalsprocessen till avfall Metod och verktyg för att förebygga avfall

Transkript

1 för utvecklingsprojektet Metod och verktyg för att förebygga avfall Maj 2012 Åsa Lindskog och Maria Larsson

2 1(71) Förord Den arbetsmetod och de verktyg för förebyggande av avfall som presenteras i denna rapport är resultatet av ett samarbetsprojekt mellan Tyréns AB och Region Skåne. Syftet med projektet var att ta fram verktyg och arbetsmetoder för att förebygga avfall från Region Skånes vårdverksamhet med fokus på Skånes universitet sjukhus, SUS. Projektet finansierades av Region Skåne och Sven Tyréns stiftelse. I projektgruppen har Åsa Lindskog och Maria Larsson (Tyréns AB) och Stig Persson (Region Skåne) ingått. I styrgruppen har Stig Persson, Åsa Lindskog, Magnus Petterson, (SUS) och Per Dahlgren (Region Skåne) ingått. Experter på vård, inköp, logistik, Lean och avfallshantering har deltagit i arbetet. Vid referensgruppsmöten deltog även Sanna Due, Naturvårdsverket, Per Nilzén, Avfall Sverige, Anna Wilhelmsson Göthe, Lunds Renhållningsverk samt Greger Henriksson, KTH (beteendeexpert). Projektet har haft ett värdefullt samarbete med två andra projekt, Minska byggavfallet, ett samarbete mellan Tyréns AB, Stockholms läns landsting och Skanska Healthcare samt Region Skånes EU-projekt CLIRE, som syftar till att minska klimatpåverkan från vården. CLIRE kommer att pågår till En del av resultatet från vårt utvecklingsprojekt kommer att kunna testas på de kliniker som är knuta till CLIRE. Förebyggande av avfall är i sin linda. Vår förhoppning är att arbetsmetoden, som presenteras i denna rapport, ska vara en utgångspunkt som Region Skåne, Tyréns och även andra kan bygga vidare på. Resultatet överlämnas härmed till Region Skåne, som kommer att fortsätta det långsiktiga arbetet med att förebygga avfall. Det är vår förhoppning att resultaten ska underlätta och inspirera Region Skåne i deras fortsatta arbete. Vi hoppas också att även andra organisationer och företag ska hitta inspiration för att förebygga avfall. Inom Tyréns kommer vi att fortsätta att arbeta med detta intressanta och viktiga område. Vi vill tacka våra finansiärer som gjort detta lärorika och roliga utvecklingsprojekt möjligt och vi vill tacka alla som bidragit i processen med att få fram dessa resultat. Rapporten kan laddas ner samt Kristianstad, maj 2012 Åsa Lindskog och Maria Larsson, , asa.lindskog@tyrens.se Uppdragsansvarig: Stig Persson, , stig.p.persson@skane.se Delprojektansvarig: Maria Larsson, , maria.larsson@tyrens.se Kvalitetsgranskning: Britt-Marie Fagerström , britt-marie.fagerstrom@tyrens.se Rapportnamn:

3 2(71) Innehållsförteckning Förord...1 Inledning...4 Läsanvisning...5 Kort om Lean-filosofin...5 En introduktion förebyggande av avfall...6 Våra reflektioner och slutsatser Arbetsmetod och verktyg för att förebygga avfall Introduktion Arbetsmetod för att förebygga avfall Verktyg för att förebygga avfall Rekommendationer Hela verksamhetskedjan Val av produkter och material samt inköpsprocessen Användning av produkter och material Avfallshanteringen Statistik, uppföljning, utvärdering och återkoppling Avfallshanteringen en del av att förebygga avfall Mer om metoden att förebygga avfall Förstudien Nulägesbeskrivning steg Nulägesbeskrivning steg Analys av nulägesbeskrivningens steg 1och Målbilden Hur vill vi ha det? Lean-inspirerad kartläggning steg 3 i nulägesbeskrivningen Analys av nulägesbeskrivningens steg Handlingsplan Lean-verktyget A3-analys Mer om verktyg för att förebygga avfall Kommunikation och förankring System för information och kommunikation Incitament Logistiksystem med avfallsfokus ett utvecklingsförslag Mer om Lean Flödesbilden A3-analys Metoden 5S Åtta slöserier Miljöaspekter på att förebygga avfall Exemplet handskar Klimatpåverkan från avfall en av miljöeffekterna Miljöpåverkan från engångsmaterial Fläckborttagning på textilier ett sätt att minska miljöpåverkan Hur ska man prioritera?...61 Rapportnamn:

4 3(71) 8 Mer om beteende kring avfall Vilja, veta, kunna Forskningsprogrammet Hållbar avfallshantering Övrig information om utvecklingsprojektet Bakgrund Deltagare i projektet Finansiärer Examensarbetet Förebyggande av textilavfall på sjukhus i Region Skåne Varför uppstår textilavfall och hur kan det förebyggas? Användning av engångsmaterial Referenser...71 Bilagor Litteraturstudie förebyggande av avfall Nulägesrapport 1 Minnesanteckningar workshop 2009 Nulägesrapport 2 Kort om avfallsplan, statistik och uppföljning Nulägesrapport 3 Dokumentation av inköpsprocessen Nulägesrapport 4 Dokumentation av nya logistiksystemet Nulägesrapport 5 Dokumentation av arbetet med Lean Nulägesrapport 6 Sammanfattning av nulägesbeskrivningen Analys av steg 1 och 2 Kunskaps- och attitydinventering Delrapporten Incitament Delrapporten Kommunikation och förankring Delrapporten Lean-inspirerad avfallsminimering Delrapporten Avfallshantering en del av att förebygga avfall Examensarbetet Förebyggande av textilavfall på sjukhusen i Region Skåne Rapportnamn:

5 4(71) En tänkbar framtida målbild för SUS: Materialhanteringen fungerar väl med effektiva rutiner för hela kedjan i verksamheten. Detta har medfört att avfallsmängderna minskar. Kommunikationen mellan kärnverksamheten och servicefunktionerna fungerar väl och bygger på gemensamma mål och värderingar. Avfallshanteringen kännetecknas av att det är lätt att göra rätt. Inledning Anledningen till att detta utvecklingsprojekt genomfördes var att Region Skånes totala avfallsmängder från vårdverksamheten har ökat under många år och fortsätter att öka. Mängderna har ökat trots Region Skånes miljömål Hållbar resursanvändning och trots målen i Avfallsminimeringsplanen. Vid en jämförelse mellan 2002 och 2008 hade den mängden avfall ökat både på sjukhusen (sammanlagd mängd) och i Region Skåne som helhet. Varje år uppstår cirka ton hushållsavfall och 600 ton smittförande avfall från sjukhusen inom Region Skåne. Hushållsavfallet, som är en prioriterad fraktion enligt planen, utgör drygt 70 procent av det totala avfallet. Utöver Region Skånes egna mål finns, sedan slutet av 2009, EU:s ramdirektiv om avfall (infördes i svensk lagstiftning 2011). I direktivet betonas att förebyggande är högst prioriterat och det översta steget i avfallshierarkin. Både mål och lagstiftning visar alltså en tydlig riktning arbetet med att förebygga avfall måste prioriteras! Att förebygga avfall ger stora miljövinster, betydligt större än då avfallet återanvänds eller återvinns. Syftet med projektet var att ta fram en arbetsmetod och verktyg för att förebygga avfall. Syftet med denna rapport är att presentera de resultat som vi kommit fram till. Målet är att resultaten ska vara till hjälp för Region Skåne och inspirera i det långsiktiga arbetet med att förebygga avfall. Målet för Tyréns är främst att öka vår kunskap kring förebyggande av avfall. Huvuddelen av arbetet i projektet har genomförts på Skånes universitetssjukhus, SUS, men även andra verksamheter har deltagit. Utmaningen att förebygga avfall är stor och ansatsen var redan från början att många olika kompetenser skulle behövas samt att samarbete är en förutsättningen för att lyckas. Det är vår övertygelse att metoden vi presenterar i denna rapport kan vara ett sätt att arbeta systematiskt med att förebygga avfall i en organisation eller ett företag. Det är vår förhoppning att ni ska finna den intressant och bli inspirerade att antingen börja eller fortsätta med det långsiktiga arbetet med att förebygga avfall och se till att detta blir en självklarhet. Trevlig läsning! Rapportnamn:

6 5(71) Läsanvisning Denna rapport är utvecklingsprojektets huvudrapport. Först ges en introduktion till vad Lean är samt vad förebyggande av avfall är samt varför organisationer och företag ska arbeta med förebyggande av avfall. Därefter görs en reflektion över projektets resultat. Efter detta påbörjas rapporten olika kapitel. I kapitel ett görs en översiktlig presentation av arbetsmetoden och verktygen som är resultatet av projektet, tillsammans med kortfattade resultat specifika för SUS. I kapitel två presenteras våra rekommendationer. Kapitel tre är ett kort avsnitt om avfallshanteringen samt en hänvisning till en separat delrapport. I kapitel fyra och fem presenteras metoden och verktygen mer ingående. Kapitel sex, sju och åtta innehåller olika faktabeskrivningar som bakgrund till metoden och verktygen. I det åttonde kapitlet redogörs för övrig information om projektet såsom bakgrund, projektdeltagare, etcetera. I det avslutande kapitlet presenteras det examensarbete om textilavfall som ingått i projektet. Utöver denna huvudrapport finns också flera nulägesrapporter från det inledande arbetet, ett antal delrapporter samt rapporten från examensarbetet. I delrapporterna är projektets olika delprojekt dokumenterade. I huvudrapporten hänvisas till övriga rapporter, vilka är skrivna så att de även kan läsas fristående. Kort om Lean-filosofin I detta projekt har vi blivit inspirerade av den så kallade Lean-filosofin. Vi vill därför redan i inledning kort förklara vad Lean är. Längre fram i rapporten presenteras en mer utförlig förklaring. Lean är en arbetsfilosofi som bland annat innebär att man ska hitta robusta och resurseffektiva flöden i verksamheten, av till exempel material. Det innebär också att man utgår ifrån att de medarbetare som berörs av ett problem också är de som är bäst lämpade att lösa problemet. Hela tiden arbetar man med ständiga förbättringar för att minimera slöserier i verksamheten. Inom Lean finns ett flertal olika verktyg eller metoder. Vi tror att delar av Lean-filosofin och olika Lean-verktyg med fördel kan användas för att förebygga avfall. Rapportnamn:

7 6(71) En introduktion förebyggande av avfall Att förebygga avfall innebär att se till att på olika sätt förhindra att avfall som uppstår och minska mängden farliga ämnen i avfallet. Att förebygga avfall leder till att man slutar köpa in material och produkter som bara slängs och det sparar pengar. Förebyggande av avfall handlar bara till en liten del om åtgärder i avfallsledet. Det handlar istället främst om materialplanering och resurseffektivitet. Att förebygga avfall kan leda till en effektivare produktion och då finns det både pengar och miljö att spara och arbetsmiljö att förbättra. Det handlar också om en fungerande kommunikation, vilket behövs för att åstadkomma den beteendeförändring som kan leda till mindre mängder avfall. I en verksamhet kan förebyggande av avfall exempelvis handla om: Köpa in ändamålsenliga produkter Ha rätt sak på rätt plats Skapa rutiner så att skadat material och svinn minskar Skapa rutiner för utvärdering och återkoppling Förebyggande av avfall är att minska mängden avfall som uppstår och mängden farliga ämnen i avfallet. Det handlar om resurseffektivitet Den stora miljövinsten med att förebygga avfall är att man undviker den miljöpåverkan som skulle ha uppstått vid framställningen av det material som skulle ha blivit avfall. När alla material framställs förbrukas råvaror och energi vid utvinning, förädling, tillverkning och transporter och utsläpp sker till vatten och luft. Att återvinna avfall innebär en vinst för miljön jämfört med att lägga det på deponi, men det är ännu bättre att undvika avfall helt och hållet, det vill säga att förebygga. Att förebygga avfall ger betydligt större miljövinster än att återvinna avfallet i form av råvara till nya produkter. Det beror på att vid återvinning uppstår det ytterligare miljöpåverkan från transporter och processer för att bearbeta materialet på nytt. Skillnaden mellan återvinning och förebyggande av avfall visas i bilden nedan. Rapportnamn:

8 7(71) Det är viktigt att åtgärder för att förebygga avfall görs utifrån ett helhetsperspektiv. Miljö, funktion, ekonomi, hälsa och arbetsmiljö under hela livscykeln ska ingå i bedömningen. Risken är annars att man väljer lösningar som minskar mängden avfall men som också kan orsaka exempelvis ökad energianvändning när produkten eller materialet används. Pengar att spara Avfallshantering kostar pengar och tar upp tid och plats. Avfall ska hanteras, lagras, transporteras och omhändertas. Om hanteringen av avfall kan minskas kan pengar sparas. Men ofta är kostnaden för inköp och hantering av materialet tidigare i processen högre än kostnaderna för avfallshanteringen. För att få en rättvisande bild av kostnaden för avfallet så behöver både hanteringskostnader och materialkostnader räknas med. Förebyggande av avfall är prioriterat av myndigheterna I Sverige har vi varit bra på att minska deponeringen av avfall och att öka återvinningen, men vi har inte varit lika bra på att minska avfallsmängderna. Sedan mitten på 1990-talet finns ett miljömål på nationell nivå som säger att avfallsmängderna inte ska öka. Trots det har avfallsmängderna generellt fortsatt att öka i takt med den ekonomiska utvecklingen. Mot denna bakgrund har EU nu prioriterat arbetet med förebyggande av avfall. Avfallshierarkin, som säger att avfall i första hand ska förebyggas och i andra hand ska återvinnas, har införts i EU:s lagstiftning tillsammans med krav på att alla medlemsstater ska ta fram program för förebyggande av avfall. Avfallshierarkin: Förebyggande Förberedelse för återanvändning Materialåtervinning Energiåtervinning Naturvårdsverket har påbörjat arbetet med Sveriges program för Bortskaffande förebyggande av avfall. Enligt miljöbalken ska alla som bedriver en verksamhet eller vidtar en åtgärd hushålla med råvaror och energi samt utnyttja möjligheterna till återanvändning och återvinning. Det kan, enligt Naturvårdsverkets förslag till ny nationell avfallsplan, till exempel röra sig om att ställa krav på teknikval som minskar avfallsmängderna. Förebyggande av avfall berör hela verksamheten Att förebygga avfall berör alla delar i en verksamhet och man måste därför ha ett samarbete mellan flera olika kompetenser. Redan vid valet av en produkt kan man påverka uppkomsten av avfall. Genom att ha rutiner för att bedöma produkter utifrån ett avfallsperspektiv ökar kraven på leverantörerna. I inköpsprocessen är det viktigt att ställa krav på förebyggande av avfall och att följa upp dessa krav. Vidare är det viktigt att interna transporter och intern logistik även utformas utifrån ett förebyggandeperspektiv. I själva användningsfasen finns mycket att göra och i denna del är incitament ett viktigt verktyg. För att få en helhet måste slutligen arbetet med förebyggande utvärderas och följas upp och kommuniceras till personalen. Rapportnamn:

9 8(71) Förebyggande är där återvinning var för 20 år sedan Arbetet med förebyggande av avfall är utvecklingsmässigt där återvinningsfrågan var i början på 90-talet. År 1990 var det en nyhet att sortera avfall i flera fraktioner för återvinning för de flesta verksamheter. Nu är det en självklarhet för de flesta. Förebyggande av avfall är bra för miljön, sparar pengar och finns med i lagstiftningen. Sammantaget tyder detta på att det inom några år kommer att vara en självklarhet i alla verksamheter, på samma sätt som återvinning är idag. Rapportnamn:

10 9(71) Våra reflektioner och slutsatser Går det att förebygga avfall? Och går det att göra det systematiskt? Vi anser att båda frågorna kan besvaras med ja. Vi har genom intervjuer, workshops, möten och på andra sätt fått underlag till att ta fram en metod för att förebygga avfall. Resultaten bygger på vårdverksamheten inom Region Skåne men vi anser att de i stort är relevanta för de flesta organisationer och företag. Metoden kan användas såväl i sin helhet som i valda delar för att ta de första stegen inom området att förebygga avfall som är i sin linda. Vägen till metoden har varit slingrig och vi har stött på flera återvändsgränder, men vi har också mött många engagerade personer i olika delar av verksamheten. Miljö i allmänhet och avfall i synnerhet engagerar! Och ett stort engagemang är en bra förutsättning för förändring. Att ständigt förändra och utveckla en verksamhet är centralt för att minska miljöbelastningen. En klinikchef uttryckte detta mycket kärnfullt: Vårt viktigaste miljöarbete är att se till att vara så bra och effektiva som möjligt i själva vården. Rätt diagnoser, rätt behandling och effektiva flöden gör att miljöbelastningen per patient minskar. Vårdpersonal har också uttryckt att det viktigaste för att minska avfallsmängderna är att de får produkter som fungerar bra, vilket förstås gynnar både miljön och vårdkvaliteten. Dåliga produkter skapar stor frustration och ökade mängder avfall. Att tydliggöra kopplingen mellan ett effektivt miljöarbete och verksamhetsutveckling kan vara ett sätt att nå personer som inte är så engagerade i miljö och avfall. Tyvärr har vi under projektets gång stött på sådana personer i nyckelpositioner, och har fått kämpa hårt och ibland fruktlöst för att de inte skulle bromsa arbetet. Att arbeta med förebyggande av avfall är ett långsiktigt arbete som bör göras i små steg. Det kan vara bra att börja med de enkla åtgärderna för att minska avfallet, som att försöka identifiera och åtgärda avfall som uppstår som spill eller av slarv. Att minimera avfall som uppstår i onödan kan aldrig vara fel men det är självfallet viktigt att åtgärder för att förebygga avfall inte motarbetar själva verksamheten utan kopplas till övrigt kvalitetsarbete. Metoden bygger på ett systematiskt arbete genom hela kedjan från produktvalsprocessen till avfall. Vi har i olika sammanhang arbetat i strukturerade workshops, vilket visade sig vara väldigt effektivt, roligt och uppskattat av deltagarna. De medverkande har flera gånger uttryckt att det var bra att träffas från olika verksamheter. Kommunikation, tidstjuvar och incitament Dålig kommunikation mellan olika parter och bristen på incitament har varit väldigt tydliga hinder för att minska avfallet på SUS, liksom en hög arbetsbelastning. Kommunikationen mellan Koncerninköp och vården har lyfts fram som ett särskilt problem. Det gäller såväl behovsformulering i upphandlingsprocessen som löpande beställningar, reklamationer, klagomål och förbättringsförslag. En tydlig kommunikationsstruktur bör tas fram för att tydliggöra vilka aktörer som ska kommunicera med varandra, och hur olika typer av information ska flöda i Rapportnamn:

11 10(71) organisationen. När kommunikationsstrukturen finns bör ett tekniskt system för kommunikation kring material och produkter tas fram. Denna slutsats anser vi är mycket central för SUS. Om detta kan genomföras skulle det innebära en bra grund för det fortsatta utvecklingsarbetet inom ett flertal olika områden, varav avfallsförebyggande är ett. Både inom vården och inom stödverksamheterna är personalen så hårt pressad av hög arbetsbelastning att de många gånger inte hinner arbeta med miljöfrågor, särskilt inte i de fall som miljö behandlas som ett sidospår i verksamheten och inte som en del av verksamhetsutvecklingen. Det är uppenbart att detta fokus på det akuta nuet skapar både en massa tidstjuvar och ökad miljöbelastning. Med den pressade ekonomi som Region Skåne har är det inte gångbart att bara kräva mer resurser, utan man bör steg för steg arbeta bort felaktiga processer genom nya rutiner och bättre tekniska stödsystem. Det kommer att ta tid och det gäller att inte försöka ändra allt på en gång. I vissa fall kan det också behövas en omfördelning av resurser. Att vilja åstadkomma en förändring, veta varför man ska göra det och ha praktiska förutsättningar för det, är förutsättningar för att ändra sitt beteende. Man behöver därför titta brett på vilka incitament som behövs för att man ska vilja, veta och kunna. Minskad miljöpåverkan är ett incitament, men även resurser i form av tid, pengar och arbetsmiljö är viktiga att ha med i resonemangen. Ett av de starkaste incitamenten är att det ska vara lätt att göra rätt. Det gäller också att ge återkoppling till verksamheten hur miljöarbetet framskrider, och uppmuntra eldsjälar och andra till fortsatt engagemang. Upphandling Det finns många brister i processen att ställa krav och välja produkter. Resultatet blir i många fall att produkter köps in som inte fungerar optimalt, vilket i sin tur kan få konsekvensen att de slängs i onödan och därmed ökar förstås mängden avfall. För att komma till rätta med dessa problem behövs flera olika lösningar. Region Skånes miljöprogram ska följas vid upphandling. I miljöprogrammet framhäver man hushållnings- och kretsloppsprincipen och att förebyggande arbete för att minska avfallsmängderna ska prioriteras. Upphandlingspolicyn anger att man ska ha ett totalkostnadstänkande, vilket till exempel ska omfatta hantering av avfall. Vår uppfattning är att miljöprogrammet och totalkostnadstänkandet inte har slagit igenom i upphandlingsprocesserna. Man behöver tydliggöra hur man ska vikta miljö, hygien, socialt ansvar (inklusive arbetsmiljö) och ekonomi mot varandra i en upphandling. Annars avgör styckepriset valet av produkter i för hög utsträckning. Mängden engångsmaterial ökar inom Region Skåne, vilket ökar mängden avfall. En orsak, utöver ovanstående resonemang om styckepris, är att man många gånger ser det som mer hygieniskt. Vi har efterfrågat riktlinjer avseende hygienaspekterna på flergångsmaterial, men inte fått fram vare sig något beslut eller riktlinjer. En svårighet i upphandlingsprocessen är att återkoppla erfarenheter av specifika produkter till krav- och utvärderingsskedena. Även upphandlingarnas storlek har nämnts som ett problem. Region Skåne arbetar tillsammans med flera andra regioner Rapportnamn:

12 11(71) när det gäller upphandlingar. Det gör arbetet omfattande, sett till tid för framtagning av förfrågningsunderlag, antalet enheter som ska använda produkten, volymen på den upphandlade varan eller tjänsten och inte minst ekonomiskt värde på upphandlingen. Detta gör i sin tur att upphandlingarna är mycket intressanta att överklaga för de leverantörer som inte vinner upphandlingen. Det är mycket svårt, för att inte säga omöjligt, att göra en upphandling som inte kan överklagas och det försvårar tidsplaneringen i upphandlingsprocessen. Upphandlingarnas storlek gör det också svårt att prova nya vägar för kravställande och formuleringar av dessa, vilket kan upplevas som begränsande. Avfallshantering Det är nödvändigt att titta på hela materialkedjan för att hitta brister som leder till onödigt avfall, från produktvalsprocessen till avfallshanteringen. Vi trodde från början att slutledet inte var så viktigt, men vi har sett att den bristfälliga avfallshanteringen på SUS skapar frustration hos personalen, vilket innebär att vägen till att tänka och agera förebyggande blir onödigt svår. Vi har också tagit del av att det pågår ett flertal olika projekt inom avfallsområdet och ser ett stort behov av samordning av dessa. Matavfall I början av projektet togs ett beslut att inte arbeta med matavfall av olika skäl. Matavfall är dock ett avfallsslag som inte bara har stor miljöpåverkan utan som också väcker mycket känslor. För många människor är matavfall det tydligaste exemplet på onödigt avfall. Av dessa anledningar anser vi att det är viktigt att börja arbeta mer med att förebygga matavall. Man bör även snarast utöka sorteringen till att även omfatta matavfall, vilket är på gång inom vissa verksamheter. Region Skåne har höga miljömål och att arbeta med matavfall är nödvändigt för att behålla trovärdigheten. Komplex verksamhet Verksamheten på SUS är en komplex och omfattande verksamhet med många krav och mål som ska uppfyllas, inte minst politiska. Det har gjort utmaningen med detta projekt extra stor men också extra intressant. En del pågående arbete inom SUS leder redan idag till att avfallsmängderna och avfallets farlighet minskas utan att man har direkt fokus på att förebygga avfall. Ett exempel på detta är det nya förrådssystemet inom SUS. Ett annat exempel är arbetet med Lean som innebär en generell verksamhetsutveckling och ökad medevetenhet som strävar mot att minska slöserier. Detta borde också leda till mindre avfall i längden. En framgångsfaktor i det fortsatta arbetet är att bygga vidare på redan fungerande system och processer samt delar av vårdpersonalens stora engagemang, och utifrån det gå steg för steg mot minskade mängder avfall. Rapportnamn:

13 12(71) 1 Arbetsmetod och verktyg för att förebygga avfall 1.1 Introduktion Att förebygga avfall handlar om att se till hela verksamhetskedjan, från val av produkten till att den blir avfall. För att kunna omfatta hela kedjan krävs ett samarbete mellan olika delar av verksamheten och därmed också mellan flera olika kompetenser. Vi tror att ett flertal olika verktyg och metoder kommer att behövas för att lyckas förebygga avfall, liksom ett långsiktigt och tålmodigt arbete. Vi tror också att det är nödvändigt att se till att hela avfallshanteringen genomsyras av att det är lätt att göra rätt. Annars finns en risk att fokus hamnar på just sista delen av kedjan, där möjligheten att förebygga avfall är begränsad. Det är viktigt att arbetet med att förebygga avfall har ett genuint stöd på verksamhetens alla nivåer, inte minst i högsta ledningen. Det är också viktigt att det finns en insikt om att arbetet med att förebygga avfall är en del av verksamhetsutvecklingen. Arbetet i detta projekt har på flera sätt inspirerats av Lean-filosofin. Grundtanken inom Lean är att eliminera förluster och slöseri och denna grundtanke fungerar bra även för förebyggande av avfall. En annan grundtanke är att man ska involvera samtliga medarbetare. Lean har stort fokus på kundvärdet. Om man pratar om förebyggande av avfall inom vården kan man tänka att kunden dels kan vara den egna personalen som behöver ett visst verktyg eller en viss produkt, och dels den faktiska kunden, som till exempel en patient. I bilden nedan visas de olika delar som vi utgått ifrån i vår arbetsmetod för att förebygga avfall. Varje del av arbetsmetoden beskrivs kortfattat. Vissa delar beskrivs mer ingående längre fram i rapporten samt även i de delrapporter som hör till projektets resultat. Nulägesbeskrivningen kan göras på flera olika sätt. Vi har valt att göra den i tre steg där varje steg ger olika typ av information. Syftet med nulägesbeskrivningen är att skaffa en gemensam bild av såväl nuläget som problemen samt att identifiera möjliga lösningar och åtgärder för att förebygga avfall. I första steget tas en översiktlig bild av hela verksamheten fram. I nästa steg är fokus på att samarbeta kring varför avfallet uppstår. I tredje steget tittar man åter på verksamhetskedjan utifrån ett eller flera avfallsslag som valts ut. På detta sätt fås en gemensam helhetsbild som utgör underlaget till den efterföljande analysen där det fortsatta arbetet prioriteras. Till metoden att förebygga avfall hör två verktyg som vi identifierat som extra viktiga, kommunikation och incitament. Dessa löper parallellt med metoden enligt bilden nedan. Utöver dessa två finns andra verktyg som kan komplettera metoden. Samtliga verktyg presenteras efter genomgången av metoden. Rapportnamn:

14 13(71) Bild 1.1. Bilden visar arbetsmetoden, tillsammans med de två viktigaste verktygen, för att förebygga avfall i en verksamhet. 1.2 Arbetsmetod för att förebygga avfall Kommunikationsplan Inför starten av arbetet med att förebygga avfall är det är viktigt att göra en plan för hur projektet ska kommuniceras internt och externt. Vilka bör informeras, vilken information behöver de och vilka informationskanaler kan användas? Detta är i linje med Lean-filosofin: att involvera samtliga medarbetare. Passa på att bjuda in medarbetarna till att delta med tankar, idéer och erfarenheter för att på detta inspirera så många som möjligt i verksamheten. Kommunikationsplanen måste vara ett levande dokument som följer arbetet och utgår ifrån de behov av information och dialog som uppstår under resans gång. Skånes universitetssjukhus Kommunikationsplanen för projektet togs fram i början av projektet i samarbete med kommunikationschefen på SUS och kommunikationschefen på Enheten för miljö och hälsa, Region Skåne. I planen beskrevs hur information om projektet skulle spridas, både internt inom SUS och externt. Utöver dessa kanaler har information om projektet även presenterats på ett flertal seminarier samt på Tyréns hemsida, intranät och nyhetsbrev samt i Rapportnamn:

15 14(71) några nyhetsartiklar. Projektet har deltagit i Europa minskar avfallet och blivit nominerat av Avfall Sverige i det internationella arrangemanget The European Week for Waste Reduction. Nulägesbeskrivning steg 1 Det första steget är att med hjälp av intervjuer, statistik över inköp av material och produkter, statistik över avfallsmängder samt visioner, policys, miljömål och andra dokument göra en nulägesbeskrivning. Detta kan göras av en mindre grupp. Beskrivningen görs översiktligt utifrån verksamhetens olika delar. Bild 1.2 visar den verksamhetskedja som vi arbetat med för verksamheten på SUS men den är representativ för många olika verksamheter. För att få en bra nulägesbild är det också viktigt att identifiera aktörerna, på personnivå, i hela kedjan i verksamheten. Detta är inte minst viktigt inför kommande arbete som bland annat består av workshops då det är viktigt att rätt personer deltar. Bild 1.2. Verksamhetskedjan i SUS. Exempel på relevant information till nulägesbeskrivningen är: - Vilka produkter och material som används mest (eller har störst miljöpåverkan) - Vad produkterna och materialen kostar - Vilket avfall som uppstår, var det uppstår och varför - Vad hanteringen av avfallet kostar - Hur avfallet hanteras internt (logistiken, sortering) Avfall som uppstår kan delas in i verksamhetsrelaterat avfall, planerat avfall och ej avsett avfall 1. Indelningen kan vara en hjälp i arbetet att göra nulägesbeskrivningen. Om avfallet delas upp i dessa grupper blir det lättare att se vilka grundorsakerna är till att avfallet uppstår. Tabellen nedan ger exempel på olika sorters avfall med fokus på vården. 1 Analys av avfall som gjorts i projektet Minska byggavfallet, En metod för att förebygga avfall vid byggande, Tyréns Rapportnamn:

16 15(71) Typ av orsak Orsak till att avfallet uppstår Exempel på avfall som kan uppstå Verksamhetsrelaterat avfall - Vård av patient - Administrativt arbete - Engångsmaterial - Förband - Papper Planerat avfall - Förpackningar - Papper - Plast Ej avsett avfall - Spill vid användning - Skadade produkter - Utgånget datum - Feluppskattningar - Felaktig hantering av tvätt - Handskar - Handskar - Sterila produkter - Matavfall - Textilavfall Tabell 1.1. Avfall uppdelat i grupper beroende på varför det uppstår samt några exempel. Skånes universitetssjukhus Före första steget i nulägesbilden genomfördes en förstudie, bestående av en workshop med vårdpersonal för att på så sätt fånga upp erfarenheter och synpunkter samt att informera om projektet. Förstudien inkluderade också en översiktlig litteraturstudie kring förebyggande av avfall där vi konstaterade att erfarenheten inom detta område var begränsad. Första steget i nulägesbilden bestod av översiktliga beskrivningar på valda delar av verksamheten; arbetet med avfallsminimeringsplanen, inköpsprocessen, införandet av det nya logistiksystemet samt arbetet med Lean inom SUS. Redan i detta skede pekades handskar ut som en produkt som genererade onödigt avfall eftersom en eller flera handskar ofta faller i golvet när de tas från förpackningen. Handskarna är dessutom ibland trasiga och måste kasseras innan de använts. Detta har varit ett problem under lång tid. Eftersom handskar är något som används av alla kom det att bli den produkt som fick agera exempel. Nulägesbeskrivning steg 2: Översiktlig kartläggning I denna del av arbetet är det dags att samla personer från verksamheten så att hela verksamhetskedjan är representerad. Ett effektivt sätt att samarbeta i detta skede är att arbeta med workshops. Börja med att berätta om nulägesbilden som tagits fram och låt alla reagera. Justera vid behov. Därefter görs en översiktlig kartläggning kring frågan Varför ökar avfallsmängderna? eller Varför uppstår avfall?. Tabellen från steg 1 kan vara en hjälp. Upplägget på workshopen kan vara: Rapportnamn:

17 16(71) 1. Få fart på arbetet med hjälp av en brainstorm kring olika avfallsslag 2. Arbeta med frågan Varför uppstår avfall? för varje del av verksamhetskedjan 3. Fördjupa svaren genom följdfrågan varför? några gånger 4. Prioritera problemen och fortsatt arbete Skånes universitetssjukhus Den översiktliga kartläggningen genomfördes tillsammans med projekts referensgrupp. Frågan Varför ökar avfallsmängderna? ställdes. Tre viktiga förutsättningar för att kunna förebygga avfall framkom och prioriterades i det fortsatta arbetet: - Förbättra inköpsprocessen - Skapa bättre incitament - Förbättra kommunikationen kring materialhanteringen Resultaten bearbetades och utgjorde grunden för att dela upp det fortsatta arbetet i ett antal delprojekt. Delprojekten presenteras närmare längre fram i rapporten. Den första punkten, att förbättra inköpsprocessen, beslutade vi att inte arbeta vidare med eftersom detta är en del av det pågående EU-projektet CLIRE där hela upphandlingsprocessen utvecklas. Nulägesbeskrivning steg 3: Lean-inspirerad kartläggning Vi tror att Lean-filosofin och vissa Lean-verktyg kan användas i verksamheter för att minska avfallsmängderna, både i verksamheter som redan arbetar med Lean och verksamheter som inte gör det. För att få ytterligare underlag till det fortsatta arbetet utformade vi ett Lean-inspirerat tredje steg i nulägesbeskrivningen. I detta steg väljs en produkt eller ett material ut som då det blir avfall på något sätt utmärker sig till exempel genom mängd, kostnad eller miljöpåverkan. Produkten ska fungera som ett exempel som alla kan relatera till. Även i detta skede är workshop ett effektivt arbetssätt. En Lean-inspirerad kartläggning görs utifrån de delar av verksamhetskedjan som är relevanta att kartlägga närmare. I en verksamhet med en icke-väl fungerande avfallshantering behövs extra tid för kartläggningen av denna del av verksamhetskedjan om man avser att identifiera problem och lösningar kring detta för att på så sätt minska frustrationen (detta diskuteras närmare längre fram). Fokus i kartläggningen är vilket behov som ska tillfredsställas hos kunden. Utifrån kundens behov undersöks produktens- eller materialets flöde för att hitta förbättringar som syftar till att förebygga avfallet. Upplägget på workshopen (alternativt uppdelat på två tillfällen) kan vara: Rapportnamn:

18 17(71) 1. Välj en produkt som avfallsexempel 2. Kom överrens om en flödesbild för produkten genom verksamhetskedjan 3. Identifiera problem, lösningar och behov av fakta i verksamhetskedjan 4. Prioritera vad ni ska arbeta vidare med Samla resultaten från de tre stegen i nulägesbeskrivningen. I tabellen nedan ges exempel på såväl problem som på lösningar för varje av del av verksamheten. Exemplen är hämtade från vården men är till stor del relevanta för de flesta organisationer eller företag. Del av kedjan Exempel på problem i kedjan Exempel på lösningar/åtgärder Produktval - Dålig kännedom om produkter - Dålig erfarenhetsåterkoppling till inköpsansvariga - Skapa system för information om produkter - Testa produkter före upphandling Inköpsprocess Beställning Logistik Användning Avfallshantering Utvärdering och uppföljning - Ensidigt fokus på kostnad per produkt - Bristande kunskap om produkterna - Risk för dubbla beställningar vid otydlighet då en produkt är slut eller restnoterad - Icke tidsangivna leveranser. - Ompackning tar tid. Risk att lådor slängs (utan att återvinnas) av tidsbrist - Oanvända produkter blir avfall om de hamnar på golvet. Går sönder innan användning - Felsorterade sopor - Otydlig ansvarsfördelning för sortering - Otydliga mål försvårar utvärdering - Bristande statistik för inköp och avfall försvårar uppföljning - Bristande återkoppling minskar - Förbättra kommunikationen - Se till hela kostnaden inte bara till inköpspris - Förbättra samarbetet mellan inköpare och användare - Hänvisa till alternativa produkter - Använd system för att se var varan är: spårbarhet - Ställ krav på bra packning - Ställ krav i upphandlingen - Öka medvetenheten kring materialhanteringen - Utbilda och tydliggör ansvarsfördelningen - Tydliggör och kommunicera målen - Förbättra statistiken - Utveckla uppföljning och återkoppling samt visualisera och kommunicera resultaten incitamenten Tabell 1.2. Exempel på problem och förslag till lösningar för verksamhetskedjans olika delar. Problemen och lösningarna är identifierade i projektet. Rapportnamn:

19 18(71) Skånes universitetssjukhus För att testa Lean-inspirerad kartläggning användes handskar som exempel. Flödet för fyra av verksamhetens delar undersöktes: I den första workshopen tog vi fram en flödesbild utifrån frågan: Vad händer när handskarna tar slut? Den andra workshopen inleddes med en avstämning av flödesbilden och därefter identifierades problem och lösningar för flödet. De prioriterade problemen var främst kommunikationsproblem, beteendeproblem, praktiska problem eller en kombination av dessa. Ett separat flöde gjordes även för kommunikationen mellan olika aktörer. Läs mer om nulägesbeskrivningen i kapitel fyra. Analys ta fram en målbild och välj åtgärder Analys av resultaten sker förstås löpande under arbetet. Den analys som avses här innebär en sammanfattande analys av de sammanlagda resultaten från arbetets tre första steg. I detta skede kan det vara en fördel att stanna upp och reflektera och ta fram en målbild. I denna del av arbetet beslutas om det fortsatta arbetet med att förebygga avfall genom att välja vilka åtgärder som ska genomföras för att kunna uppnå hela eller delar av målbilden. Det finns många faktorer som påverkar valet av åtgärder. Några exempel är: - Miljöpåverkan från olika avfall (Läs mer om miljöpåverkan i kapitel sju) - Mängder av olika typer av avfall - Inköpskostnader för material och produkter - Kostnader för hanteringen av material och produkter - Kostnader för avfallshanteringen - Kostnad och arbetsinsats för att genomföra åtgärderna - Vilka problem som engagerar personalen mest En framgångsfaktor är förstås att välja de åtgärder som lättast ger resultat utifrån de faktorer som används. I detta skede är det viktigt att se till att alla berörda blir informerade. Resultatet av analysen leder därefter vidare till nästa steg i metoden, att ta fram en eller flera handlingsplaner. Skånes universitetssjukhus Resultaten från steg 1, 2 och 3 analyserades. De tidigare föreslagna delprojekten justerades. Eftersom det tydligt framkommit en mängd problem och förslag till lösningar kring avfallshanteringen utökades detta delprojekt med syftet att ta fram underlag för att Rapportnamn:

20 19(71) förbättra denna del av kedjan på SUS. Målbilden togs fram och följande identifierades som viktigt: 1. Det bör finnas ett gemensamt uppföljningssystem 2. Det bör finnas gemensamma värderingar 3. Det bör finnas tydliga styrmedel 4. Det bör vara lätt att göra rätt 5. Det bör vara roligt att göra rätt 6. Kommunikationen bör fungera Handlingsplan med hjälp av Lean-verktyget A3 Utifrån de prioriterade problemen från analysen och utifrån målbilden beslutas om vilka åtgärder som ska genomföras. Dessa förs över till handlingsplaner. Vi valde att prova att arbeta med ett Lean-verktyg som kallas A3-analys, vilket innebär att hela handlingsplanen ska rymmas inom en liggande A3-sida. Där finns en kort beskrivning av problemet och hur och varför problemet ska lösas, vem som ansvarar för genomförandet och när olika delar ska vara klara. Ett problem som identifierades i projektet var kommunikationen mellan inköpsavdelningen och vården. Vi vet att det inte är helt ovanligt med olika typer av kommunikationsproblem, inte minst inom stora organisationer. Ett sätt att lösa detta kan vara att ta fram nya rutiner. Handlingsplanen kan då innebära att titta närmare på befintliga rutiner samt att föreslå förbättringar. I nästa del av metoden, i genomförandefasen, handlar det om att införa de nya rutinerna i verksamheten. Skånes universitetssjukhus Några av kommunikationsproblemen valdes ut och överfördes till en handlingsplan i form av en A3-analys. Planen innehöll följande arbetsmoment: - Undersöka dagens system för reklamationer och avvikelser samt ta fram förslag på en rutin - Undersöka dagens system för att framföra erfarenheter kring produkter, idéer och övriga förslag samt ta fram förslag på rutin - Undersöka hur produkttester sker idag inför upphandlingar samt ta fram förslag på rutin - Undersöka hur ansvarsfördelningen idag är mellan Koncerninköp och expertgrupperna samt ta fram förslag på rutin - Med utgångspunkt från ovanstående förslag, genomföra ett test på hantering av reklamationer, förslag till förbättringar och produktinformation kring till exempel engångshandskar Rapportnamn:

21 20(71) Allt detta var inte möjligt att genomföra inom projektet men A3-analysen kommer att utgöra underlag till projektet CLIRE. Den kan också utgöra förslag till fortsatt arbete inom SUS. Läs mer om detta i delrapporten Lean-inspirerad kartläggning samt Kommunikation och förankring Genomförande Nästa steg i metoden är genomförandet av handlingsplanernas resultat, till exempel att införa nya rutiner. I detta skede, där det bland annat handlar om att få människor att på olika sätt förändra ett beteende, är det förstås mycket viktigt att vara medveten om hur detta görs på bästa sätt för att få de önskade resultaten. Här behövs olika verktyg som kompletterar själva metoden, till exempel kommunikation och incitament. Det behövs också inspiration och motivation. Ju fler incitament desto större möjlighet att nå resultat. Vi har också, som nämnts tidigare, blivit övertygade om vikten av att ha en avfallshantering som fungerar och kännetecknas av att det är lätt att göra rätt för att på så sätt inte fastna i irritation kring denna del av verksamhetskedjan. Genomförandet bör omfatta alla eller åtminstone flera delar av verksamhetskedjan för att avfall ska förebyggas optimalt men allt kan inte ske på samma gång. Det är ofta lämpligt att ta ett steg i taget och testa om möjligt i mindre skala först och följ upp resultatet. Skånes universitetssjukhus Denna del av metoden innebär ett långsiktig och metodiskt arbete som av praktiska skäl inte kan slutföras inom detta utvecklingsprojekt. Delar av de resultat som framkommit överförs till EU-projektet CLIRE för att, i den mån det är möjligt, testas där. I övrigt överlämnas projektets resultat till Region Skåne för att vara förslag till den fortsatta verksamhetsutvecklingen. Ständiga förbättringar Som i all verksamhetsutveckling måste genomförda förändringar mätas, följas upp, utvärderas och återkopplas till hela verksamheten. Det är viktigt att resultaten visualiseras på ett tydligt sätt för att återkopplingen ska fungera. På detta sätt byggs ett arbetssätt upp som innebär ständiga förbättringar och en engagerad personal. Detta arbetssätt kan beskrivas genom PDCA: 1. Plan Planera (Skapa mål, bryt ner mål och planera åtgärder) 2. Do Åtgärda (Genomför) 3. Check Mät (Följ upp åtgärder, visualisera resultat av åtgärder) 4. Act Korrigera (Vidta korrigerande åtgärder) Rapportnamn:

22 21(71) Loopen med dessa fyra steg är en del av Lean-filosofin men ingår också till exempel i miljöledningssystem och är helt enkelt ett strukturerat arbetssätt för att åstadkomma förbättringar. Vi anser därför att detta inte behöver förklaras närmare i denna metodbeskrivning. Skånes universitetssjukhus I delar av verksamheten inom Region Skåne arbetar man enligt Lean-filosofin, med loopen PDCA som arbetssätt. Hittills har, vad vi känner till, inte förebyggande av avfall ingått i Lean-arbetet på Region Skåne men vi tror att det skulle vara ett effektivt sätt att arbeta med förebyggande av avfall genom att använda Lean där det redan är etablerat. 1.3 Verktyg för att förebygga avfall Som komplement till metoden har vi identifierat ett antal, vad vi kallar, verktyg. Samtliga är kanske inte verktyg i dess vanliga mening men vi använder likväl denna benämning för att kunna samla kompletteringarna till metoden. De två som vi anser är viktigast är kommunikation och incitament. Vår förhoppning är att verktygen ska vara till hjälp parallellt med arbetet med metoden, beroende på vilka resultat som framkommer där. Olika organisationer behöver olika verktyg för att arbeta med förebyggande av avfall. Vi tror att dessa verktyg kan vara till hjälp för att förebygga avfall inom verksamheten på SUS men att de även är användbara för andra organisationer eller företag. Verktygen som identifierats i utvecklingsprojektet är: - Kommunikation och förankring (inklusive system för information och kommunikation) - Incitament - Goda exempel - Logistiksystem med avfallsfokus - Standardvårdplaner Nedan presenteras verktygen översiktligt. För den som vill läsa mer presenteras mer ingående information längre fram i denna rapport samt i delrapporterna. Kommunikation och förankring struktur och system Olika sorters problem med kommunikation är vanligt i de flesta organisationer och företag och de flesta behöver troligen, på ett eller annat sätt, arbeta med detta i samband med arbetet med att förebygga avfall. Den kommunikation som avses här är utöver kommunikationsplanen och syftar till att få en väl fungerande kommunikation såväl inom som mellan de olika delarna i hela verksamhetskedjan. Av denna anledning har vi lyft fram kommunikation och förankring som ett verktyg, mycket för att Rapportnamn:

23 22(71) poängtera vikten av detta område. Vilka eventuella kommunikationsproblem, tänkbara lösningar och behov av förankring som finns undersöks genom nulägesbeskrivningen. Resultatet vägleder sedan det fortsatta arbetet. Skånes universitetssjukhus Som nämnts tidigare framkom det tidigt i projektet ett stort behov av förbättrad kommunikation mellan vården och Koncerninköp. I det fortsatta arbetet framkom också ett behov av att även förbättra kommunikationen internt inom både vården och Koncerninköp (inklusive expertgrupperna) på olika sätt. Arbetet med att ytterligare undersöka problem och lösningar kring kommunikationen genomfördes med hjälp av A3-analysen. En tydlig kommunikationsstruktur bör tas fram för att tydliggöra vilka aktörer som ska kommunicera med varandra, och hur olika typer av information ska flöda i organisationen. När kommunikationsstrukturen finns bör ett tekniskt system för kommunikation kring material och produkter tas fram. Några exempel på vilka system som kan behövas är: - system för information om och beställning av produkter - system för reklamation och avvikelser - system för förslag och idéer - system för statistik och uppföljning I många fall är det troligen en fördel att ha ett gemensamt system. Ju bättre anpassade efter befintliga behov och ju enklare dessa system är, desto större borde sannolikheten vara att de verkligen används och att de bidrar till en resurseffektiv verksamhet. För att kunna arbeta effektivt med att förebygga avfall är vi övertygade om vikten av att använda dessa system, till exempel kan ett väl fungerande system för beställning av produkter medföra att precis den mängd som används vid ett visst tillfälle kan erhållas. Ett annat exempel kan vara att en genomtänkt statistik kan användas för att ge en viktig återkoppling. Skånes universitetssjukhus Tidigt i projektet framkom synpunkter kring att de system som finns inte är användarvänliga samt att vissa system helt saknas i delar av verksamheten. Bland annat identifierades på den allra första workshopen att de befintliga systemen för uppföljning och avvikelserapportering för produkter inte fungerar optimalt. En utveckling och användaranpassning av dessa system är viktiga pusselbitar för att uppnå målen kring förebyggande av avfall. Ett av systemen, beställningsportalen Raindance har kritiserats starkt. Ett önskemål från vårdpersonalen är att utveckla ett system för att sköta all skriftlig information och kommunikation, alltifrån att hitta information om produkterna, göra beställningar, rapportera reklamationer och avvikelser samt att lämna klagomål eller idéer och förslag. Koncerninköp tror att detta kan vara en bra idé. Stor transparens är önskvärt men måste vägas mot sekretess. Rapportnamn:

24 23(71) Läs mer om detta i delrapporten Kommunikation och förankring. Incitament Förändringar och beteenden förstärks av olika incitament för olika personer. Ju fler incitament man kan addera för ett visst önskat beteende desto större sannolikhet att en förändring inträffar. Det är därför viktigt att arbeta med incitament för att åstadkomma förebyggande av avfall. Det finns många sätt att fånga upp vilka incitament som behövs för en organisation eller företag. I detta projekt har vi arbetat med möten, workshops, intervjuer och enkäter för att identifiera vilka incitament som kan hjälpta till att utveckla miljöarbetet i allmänhet och förebyggande av avfall i synnerhet. Vi tror att det är viktigt att se till att miljöfrågorna, inklusive förebyggande av avfall, blir en del av det strategiska arbetet och verksamhetsutvecklingen. Skånes universitetssjukhus Tidigt i projektet framkom att det är viktigt att öka incitamenten för att arbeta med avfallsförebyggande. Det lyftes fram som ett av de viktigaste områdena att arbeta vidare med. De incitament som identifierades som viktiga var: - Mätbara mål - Uppföljning - Lätt att göra rätt - Medvetenhet och kunskap - Minskade kostnader - Roligt att göra rätt - Gemensamma värderingar - Ta vara på eldsjälar - Förebilder De största hindren mot ett effektivt miljöarbete på Region Skåne ansågs vara: - Kultur och attityder (till exempel ses miljöfrågan ofta som en särfråga och inte som en del i verksamhetsutvecklingen) - Ovilja till förändring - Ont om tid (förstärks av att administrationen kring miljöledningssystemet tar mycket tid) - Svårt att bryta gamla beteenden - Fokus på ekonomi och nedskärningar - Avdelningarna får inte tillgodoräkna sig effektiviseringar och besparingar i tillräcklig omfattning - Praktiska förutsättningar, till exempel dåligt avfallshanteringssystem Läs mer om detta i delrapporten Incitament. Rapportnamn:

25 24(71) Goda exempel På ett tidigt stadium i projektet fanns en ambition om att ta fram goda exempel som lett till mindre mängder avfall eller som skulle kunna göra det. Det visade sig att det av olika anledningar var svårt att hitta dem. De goda exempel som identifierats presenteras i delrapporten Avfallshanteringen - en del av att förebygga avfall. Trots svårigheten att identifiera goda exempel så är vi övertygade om värdet av att använda goda exempel som ett verktyg för att förebygga avfall. Vi anser därför att arbetet med att identifiera och lyfta fram goda exempel bör fortsätta. Logistiksystem med avfallsfokus Detta delprojekt kunde inte genomföras som planerat. Istället föreslår vi man kan utveckla det befintliga införandet av systemet som vi tror kan bidra till att ytterligare förebygga avfall, utöver vad systemet redan resulterar i dagsläget. Förslaget innebär att utöka inventeringen av det gamla förrådet som görs då det nya förrådets produkter och material ska väljas ut till att även omfatta en analys av hur man med rätt urval minska mängden avfall och avfallets farlighet. Detta skulle också öka den allmänna medvetenheten kring att förebygga avfall. Läs mer om detta i nulägesrapporten Dokumentation av nya logistiksystemet. Standardisering Olika former av standardisering kan vara ett sätt att förebygga avfall. Tidigt i detta projekt framkom idén om att utveckla arbetet med så kallade standarvårdplaner, SVP. Det är en relativt ny och endast delvis etablerad arbetsmetod. I en standardvårdplan anges hur en viss sjukdom eller skada ska behandlas och syftar till att bland annat säkerställa kvaliteten på behandlingen. För närvarande är SVP avgränsade till att enbart omfatta själva vården och anger inte vilka material eller produkter som bör användas. På den första workshopen framhölls intresse av att utöka arbetet med SVP till att också omfatta val av produkter och material, vilket därmed kan påverka uppkomsten av avfall. Vid närmare undersökning konstateras dock att det i dagsläget inte går att göra denna utökning av SVP. Om en framtida koppling är möjlig att göra återstår att se. Idén är intressant och bör inte glömmas bort. Rapportnamn:

26 25(71) 2 Rekommendationer Rekommendationerna nedan är främst riktade till det fortsatt arbetet med att förebygga avfall för verksamheten inom SUS. Men flera av rekommendationerna är även tillämpliga för övriga delar av Region Skånes verksamhet samt också för andra organisationer och företag. Rekommendationerna delas in i verksamhetens olika delar enligt den kedja vi tidigare presenterat. I rekommendationerna nedan som handlar om Lean avfallsförebyggande och Lean upphandling bör vårdpersonalen ses som kund och Koncerninköp, Mediq, Logistik och Transportservice som producenter som ska se till att kunden är nöjd. Det är naturligtvis i slutändan patienterna som ska vara nöjda, men i det här arbetet bör fokus vara på vårdpersonalen. Eftersom SUS inte har tillagning och hantering av mat i egen regi omfattar inte detta utvecklingsprojekt fraktionen matavfall. Vi rekommenderar dock att påbörja ett arbete för att minska mängden matavfall i samarbete med den ansvarige leverantören, så snart det är möjligt. Att minska matavfallet är en viktig del i att förebygga avfall och det är vår förhoppning att resultatet som presenteras i denna rapport kan inspirera och vara till hjälp även för att förebygga matavfall. 2.1 Hela verksamhetskedjan Stärk kopplingen till verksamhetsutveckling Lyft miljöfrågorna mer på ledningsnivå, tydliggör chefernas ansvar för att miljöfrågor och verksamhetsutveckling går hand i hand. En del i det är att tydliggöra kopplingen mellan avfall, materialanvändning och ekonomi. Avdelningarna bör få ekonomisk vinning av att minska materialanvändningen. Lean avfallsförebyggande Ge Regionservice ett tydligt uppdrag att arbeta vidare med Lean avfallsförebyggande, koncentrerat på flöden av material och avfall samt kommunikationen mellan olika aktörer. I det arbetet bör man inte bara ha ett miljöperspektiv, utan se till att även personer med ansvar för till exempel ekonomi och arbetsmiljö deltar. Man bör även testa att arbeta in produkter och material i ett par avdelningars ordinarie Lean-arbete, som en del i förbättringsarbetet. Det skulle kunna leda till bättre produkter, mindre onödigt avfall och bättre avfallshantering. För att kunna arbeta effektivt med Lean på det här sättet kan fler nyckelpersoner behöva utbildas i Lean, till exempel materialansvariga och miljöombud. På en av projektets workshops föreslogs skapa ett dialogforum för att diskutera vilka behov vården har gällande materialförsörjning och avfallshanteringen. Detta kan vara ett sätt att förebygga problem istället för att kontakt endast tas då problemen redan uppstått. I forumet bör ingå representanter från vården och Regionsservice nya område Rapportnamn:

27 26(71) Gods och avfall. Förslaget borde verkställas omgående, inte minst eftersom ett flertal aktiviteter pågår för att utveckla avfallshanteringen. Struktur och system för information och kommunikation Ta fram en kommunikationsstruktur för att tydliggöra vilka aktörer som ska kommunicera med varandra, och hur olika typer av information ska flöda i organisationen. När kommunikationsstrukturen finns bör ett elektroniskt system tas fram för information och kommunikation kring material och produkter (inkluderande beställningar, reklamationer, avvikelser, klagomål, idéer och förslag). Operationsavdelningarna som pilot Börja det avfallsförebyggande arbetet på med en pilotstudie på en operationsavdelning. Där används mycket engångsmaterial och där är det extra viktigt med ett väl fungerande samarbete. Kunskapssatsning Kunskap har lyfts fram som viktigt för att skapa engagemang. En kunskapssatsning bör ha med både de stora perspektiven och de mer konkreta och jordnära. Man bör koppla materialförbrukningen på Region Skåne till överutnyttjande av jordens resurser. Kunskapen om konkret avfallshantering bör också öka. Goda exempel Vi rekommenderar att fortsätta arbetet med att identifiera och lyfta fram goda exempel som ett verktyg för att förebygga avfall. 2.2 Val av produkter och material samt inköpsprocessen Lean upphandling Ge Koncerninköp ett uppdrag att arbeta med Lean upphandling. Det skulle tydliggöra deras flöden och processer, och kunna leda till bättre kommunikation med vården och bättre produkter i avtal. Tydliggör rollfördelningen och kommunikationsvägarna internt inom Koncerninköp, till exempel i hanteringen av reklamationer och klagomål. Kommunikationsstrategi för ökat engagemang Ta fram en kommunikationsstrategi för att uppgradera engagemanget för upphandlingar och produkter. Ett syfte är att tydliggöra vinsten för avdelningarna med att engagera sig. Övergripande resursplanering Se över rutinerna för upphandling så att en övergripande resursplanering görs i god tid före varje upphandling. I den ska ingå gott om tid för test av produkter. Det ska också ingå en implementeringsfas efter att nya avtal är tecknade. Detta har framförts som önskemål av både vårdpersonalen och Koncerninköp. Rapportnamn:

28 27(71) Test av material och produkter Utöka möjligheten till att testa material och produkter före upphandling. Detta har framförts som önskemål av både vårdpersonalen och Koncerninköp. Tydliggör och befäst expertgruppernas uppdrag Förbättra förankringen av expertgruppernas roll och ansvar i organisationen, både på ledningsnivå och bland vårdpersonal. Hur experterna utses på bästa sätt bör utredas och befästas. Expertgruppernas uppdrag bör inte begränsas till själva upphandlingssituationen, utan den bör vara mer löpande. Krav på leverantörerna I den mån det är möjligt, ställ krav på leverantörerna för att få en anpassning av produkterna till förrådssystemet. Det nya standardiserade logistiksystemet blir alltmer utbrett, vilket borde öka möjligheterna att ställa krav. Att ställa krav på optimering av förpackningar är också en sätt att minska mängden avfallsmängderna. Se över hur man i upphandlingarna kan arbeta med mer ändamålsenliga storlekar på förpackningarna för att minska risken att överblivet material måste kasseras på grund av för stora förpackningar. Miljökrav Säkerställ att Koncerninköp har en regelbunden tillgång till miljökompetens som bistår med hjälp kring att ställa och följa upp miljökraven i upphandlingsprocessen. Utöka miljökraven till att omfatta krav relaterade till avfall. Ökad syn på helheten av produkter och material Utforma rutiner för att möjliggöra en helhetssyn på material och produkter vid inköpsprocessen. I dagsläget är fokus främst på kostnad för produkten. Vid inköp bör hänsyn tas till vilka behov produkten ska uppfylla genom hela verksamhetskedjan samt vilka konsekvenserna av användningen blir både avseende miljö och kostnad. Kostnadsanalys av att prioritera bort tid för produktval Gör en kostnadsanalys av konsekvenserna av att avdelningarna inte anser sig ha tid att engagera sig i upphandlingar och test av produkter. I analysen bör ingå att titta på möjligheten att ha ett centralt ekonomiskt stöd till dem som engagerar sig. Rapportnamn:

29 28(71) 2.3 Användning av produkter och material Materialansvarig på avdelningarna Se till att varje avdelning har en materialansvarig med uppgift att fånga upp synpunkter och föra dem vidare internt, informera samt stämma av med andra avdelningar. Användning av engångsartiklar Utred kostnaden och miljöpåverkan från användningen av några utvalda engångsartiklar och om möjligt hur stor del av avfallet som utgörs av engångsartiklar. Undersök möjligheterna att bromsa den kontinuerligt ökande användningen, vilken bidrar till de ökade avfallsmängderna. Se över de befintliga planerna på Region Skåne på att byta ut alla operationstextilier mot engångstextilier. Logistik med avfallsfokus Inför avfallsperspektivet vid diskussion om sortimentet då det gamla förrådssystemet byts till det nya med ett mer begränsat sortiment. 2.4 Avfallshanteringen I delrapporten Avfallshanteringen en del av att förebygga avfall presenteras ett flertal rekommendationer kring hur avfallshanteringen på SUS skulle kunna utvecklas. Inom Region Skåne pågår det för närvarande ett flertal olika avfallsprojekt med syfte att bland annat utveckla avfallshanteringen. Det är viktigt att dessa samordnas för att få en helhetsbild av problemen och behoven och därefter säkerställa att resurserna används optimalt. Ledordet i allt arbete bör vara att det ska vara lätt att göra rätt. Vi presenterar inga speciella rekommendationer gällande avfallshanteringen i denna huvudrapport utan hänvisar istället till delrapporten och hoppas att den kan vara till hjälp i det pågående arbetet. 2.5 Statistik, uppföljning, utvärdering och återkoppling Feedback och uppmuntran till verksamheterna Utveckla och förbättra uppföljningen av avfallsmängder och avfallshanteringen för att kunna ge återkoppling till personalen för deras insatser, vilket är nödvändigt för att upprätthålla ett engagemang. Uppföljningen av inköpta material och produkter bör också förbättras, med möjlighet till enkel uppföljning på avdelningsnivå. Såväl mängder som kostnader bör kunna följas upp. Ta fram arbetsformer för att kontinuerligt ge uppmuntran till verksamheter som genomför förbättringar, liknande projektet Tänk om! fast med fokus på att minska materialanvändningen och därmed avfallsmängderna. Fortsätt och utveckla stöttningen till miljöombud och andra personer med specifikt miljöansvar. Rapportnamn:

30 29(71) Statistik från avfallsentreprenörer Ställ krav på statistik i upphandlingen av avfallsentreprenören. Eftersom olika entreprenörer i olika kommuner troligen har olika möjligheter att lämna uppgifter kan det bli svårt att ställa samma krav inom hela Region Skåne men detta borde undersökas närmare. För att enskilda personer ska bli engagerade och få en bra återkoppling krävs mål, mätetal och nyckeltal som är så nära den egna delen av verksamheten som möjligt. Textilavfall Återinför separat mätning av textilavfallet. Rapportnamn:

31 30(71) 3 Avfallshanteringen en del av att förebygga avfall I början av utvecklingsprojektet var planen att i stort sett inte arbeta med själva avfallshanteringen eftersom möjligheterna att förebygga avfall i detta sista led är begränsad. Det visade sig snart att detta inte fungerade. Det fanns alltför mycket frustration och irritation på grund av olika brister i avfallshanteringen för att kunna bortse från denna del av kedjan. Av denna anledning utökades detta delprojekt för att identifiera problem och lösningar som en väg till att kunna nå målbilden. Vi har konstaterat att det finns ett stort och akut behov av utveckling (teknisk, praktisk och estetisk) för att få en fungerande och säker (ur drift-, miljö-, och arbetsmiljösynpunkt) avfallshantering såväl på sjukhuset i Lund som i Malmö. Utvecklingsbehoven rör alltifrån källsorteringen på avdelningarna/mottagningarna, miljörummen, källarutrymmen samt andra utrymmen där avfallet förvaras respektive hämtas. Bristerna och problemen inom avfallshanteringen ger också upphov till merarbete som medför onödiga kostnader och en ökad miljöpåverkan. Det är sannolikt att bristerna också försvårar ett engagemang kring förebyggande av avfall. Av denna anledning anser vi att avfallshanteringen är en viktig del av att förebygga avfall. I delrapporten presenteras ett flertal goda exempel som vi hoppas ska fungera som inspiration. Vi presenterar även flera förslag till lösningar och rekommendationer som framför allt är riktade till SUS i Lund och Malmö. Dessa måste självfallet sättas in i det totala arbete som genomförs för närvarande avseende avfallshanteringen så att lösningarna blir så optimala som möjligt. Den viktigaste rekommendationen är att samordna de olika projekt som för närvarande pågår kring avfallshanteringen samt att ledorden vid all utveckling bör vara: det ska vara lätt att göra rätt. Nedan visas resultatet av arbetet med avfallsflödet men i övrigt hänvisas till delrapporten. Rapportnamn:

32 31(71) Bild 3.1. Flödet över avfallshanteringen inklusive problem samt förslag till lösningar. Rapportnamn:

33 32(71) 4 Mer om metoden att förebygga avfall Resultaten av projektet har översiktligt presenterats i rapportens första kapitel, i form av en föreslagen arbetsmetod samt ett antal kompletterande verktyg. I detta och nästa kapitel presenteras projektets olika delar lite mer ingående med utgångspunkt från resultaten från projektets olika delar. För den som är intresserad finns ytterligare information i nulägesrapporterna, delrapporterna samt examensarbetet. Dessa finns tillgängliga elektroniskt såväl hos Tyréns som hos Region Skåne. 4.1 Förstudien Förstudien inleddes med en workshop som genomfördes i november Syftet med workshopen var att fånga upp kunskap och erfarenhet samt att uppnå en god förankring av projektet och dess mål. Personal från flera vårdavdelningar deltog. Ett antal förberedda frågeställningar bearbetades, från vad som styr val av olika produkter och påverkan av inköpsprocessen till vilka möjligheter som finns att påverka mängden avfall. En frågeställning som diskuterades var exempel på produkter eller material som är extra intressanta ur avfallssynpunkt. Deltagarna lyfte bland annat fram förband, dialys, dränage och handskar. Deltagarna konstaterade också att de stora valmöjligheterna mellan olika produkter kan bidra till ökade avfallsmängder. Färre antal produkter skulle i de flesta fall fungera bra (det påpekades att produktvalsmöjligheterna är mer begränsade inom den norska vården). Resultatet i övrigt kan sammanfattas i att deltagarna samstämmigt påpekade vikten av information och dialog i flödets olika delar. Vårdpersonalen upplevde att den nuvarande inköpsprocessen var otydlig och ett flertal konkreta frågor väcktes. Deltagarna uttryckte tveksamheter över det stora produktsortiment som finns samt i många fall olika problem med förpackningar och emballage. Man efterlyste också tydligare system för bland annat information om produkter. Flera deltagare ansåg att en utveckling av standardvårdplanerna skulle kunna vara en lösning till flera problem. Resultaten från workshopen utgjorde underlag för det fortsatta arbetet med nulägesbeskrivning och nulägesanalysen. Som en del av förstudien genomfördes också en översiktlig litteraturundersökning. Resultatet presenteras i: - Litteraturstudie: Förebyggande av avfall Litteraturundersökningen visade att erfarenheterna av att förebygga avfall är begränsade. I de rapporter som undersöktes presenterades främst generella beskrivningar av problemet och begreppen samt en genomgång av vad olika länder gjort. Arbetet som hittills gjorts består bland annat av idékataloger över styrmedel. Styrmedlen är dock inte på nivån att de är konsekvensbeskrivna eller bedömda hur de ska utformas eller fungera. Under tiden som gått från att litteraturundersökningen gjordes (augusti 2010) till avslutande av projektet (mars 2012) har området att förebygga avfall utvecklats. Rapportnamn:

34 33(71) Rapporter om enskilda avfallsslag, till exempel matavfall, har presenterats och likaså rapporter med goda exempel på åtgärder. Utöver metoden att förebygga byggavfall (samarbetsprojekt till detta projekt) har, oss veterligen, ingen sammanfattande metod presenterats för att förebygga avfall. 4.2 Nulägesbeskrivning steg 1 Första delen av projektet bestod av att ta fram en översiktlig nulägesbeskrivning för att alla parter skulle ha en gemensam grund att utgå ifrån. För att få fram en bild av nuläget och vilka problem och möjligheter som finns använde vi workshops, intervjuer, rapporter och andra dokument. Nulägesbilden från steg 1 beskrivs i ett flertal nulägesrapporter: - Nulägesrapport 1 Minnesanteckningar workshop Nulägesrapport 2 Kort om avfallsplan, statistik och uppföljning - Nulägesrapport 3 Dokumentation av inköpsprocessen - Nulägesrapport 4 Dokumentation av nya logistiksystemet - Nulägesrapport 5 Dokumentation av arbetet med Lean - Nulägesrapport 6 Sammanfattning av nulägesbeskrivningen Nedan görs en summering av nulägesbeskrivningen. Det bör poängteras att den huvudsakliga delen av steg 1 i nulägesbeskrivningen gjordes på dåvarande universitetssjukhuset i Lund. Region Skånes avfallsminimeringsplan, statistik och uppföljning Ett centralt dokument i detta projekt var Region Skånes avfallsminimeringsplan. I avfallsminimeringsplanen anges att: Avfallet i Region Skåne ska minska genom ökade insatser för att förebygga uppkomsten av avfall genom effektivare användning av resurser, en hållbar konsumtion av produkter och ett kretsloppsanpassat omhändertagande av avfall. I Region Skånes miljöprogram är ett av de övergripande miljömålen att de totala avfallsmängderna från Region Skånes verksamheter ska minska och att återanvändning och återvinning ska öka. Avfallsminimeringsplanen från 2004 är ett övergripande styrdokument. I planen anges både övergripande och specifika mål, statistik, nyckeltal samt förslag till åtgärder (dessa presenteras närmare i nulägesrapporten). Som jämförelse används året I avfallsminimeringsplanen anges att hushållsavfall och farligt avfall ska prioriteras. I planen fastslås att de olika verksamheterna har stora möjligheter att påverka avfallssituationen genom att: - efterfråga miljöanpassade produkter vid beställningar - effektivitet i utnyttjandet av produkter - val av källsorteringssystem - utbildning och information De övergripande målen i avfallsminimeringsplanen var att mellan 2002 och 2008: - Minska den totala avfallsmängden med minst 5 % - Minska hushållsavfallet med 8 % - Minska riskavfall och smittförandeavfall med10 % Rapportnamn:

35 34(71) Vid uppföljningen som gjordes 2010 framkom att: - De totala avfallsvolymerna mätt i ton hade ökat med nästan 8 % (men flera enskilda sjukhus hade minskat sitt avfall). - Mängden hushållsavfall, mätt per vårdtillfälle, hade ökat från 25,3 till 26,3 kg/vårdtillfälle, en ökning med 4 % (men flera enskilda sjukhus hade minskat sitt hushållsavfall). - Mängden riskavfall och smittförandeavfall, mätt per vårdtillfälle, hade ökat från 2,78 till 3,02 (2009) kg/vårdtillfälle, en ökning med nästan 9 % (ett par av sjukhusen har minskat riskavfallet) - Under perioden ökade antalet vårdtillfällen med 3,2 %. Vid högspecialiserad hälso- och sjukvård som finns på de största sjukhusen minskar inte avfallet på samma sätt som vid flera av akut- och närsjukhusen. Uppföljningen av enskilda sjukhus visar att vid studier av avfallsvolymer bör sjukhusets verksamhet och storlek vägas in. Utöver de övergripande målen finns ett flertal andra mål. Uppföljningen av dessa samt kort beskrivning av genomförda åtgärder presenteras närmare i nulägesrapporten samt i delrapporten Avfallshanteringen en del av att förebygga avfall. I båda dessa rapporter påpekas också bristen av tillförlitlig statistik för såväl inköp av material och produkter samt för avfallet. Vid intervjuer av personal som arbetar med miljöfrågor på några av Region Skånes sjukhus diskuterades avfallsminimeringsplanen. De intervjuade har kännedom om planen men flera anser inte att den är ett så kallat levande dokument. Planen har nämnts i olika forum men har inte fått det genomslag som önskades. En synpunkt var att det centrala engagemanget har svalnat allt eftersom avfallsmängderna av alla avfallsslag har ökat kontinuerligt, vilket är tvärtemot målsättningen med avfallsminimeringsplanen. Inköpsprocessen Eftersom inköpsprocessen är en viktig del av verksamhetskedjan och även den del där mycket av det förebyggande avfallsarbetet kan ske började vi med att ta fram en beskrivning av denna process. Inköpsprocessen inom Region Skåne följer en viss arbetsordning som styrs av Lagen om offentlig upphandling. I Region Skånes upphandlingspolicy anges att miljömålen ska beaktas. Det är Koncerninköp som har främsta ansvaret för inköpsprocessen. De enskilda förvaltningarna ska inte göra egna upphandlingar men mycket av ansvaret i processen ligger dock på dem, såsom att göra riskanalyser, ta fram kravspecifikationen på behovet, ta fram budget och göra utvärderingar. Miljökraven i upphandlingsprocessen tillgodoses i regel genom att koncerninköp tar hjälp av en särskild miljökunnig person för att formulera relevanta miljö- och hälsokrav. Denna person ansvarar också för att göra en genomgång av årets upphandlingar för att undersöka vilka krav som ställts. I regel ställs inga specifika Rapportnamn:

36 35(71) krav i upphandlingen på det avfall som uppstår utan det ingår som en del av den totala miljöfrågan. Följaktligen görs heller ingen specifik uppföljning av avfallskrav. Expertgrupperna har en viktig roll i inköpsprocessen. Det är därför angeläget att uppnå en god förankring av expertgruppernas roll och ansvar i hela inköpsprocessen. Det är också viktigt att se till att expertgrupperna består av representanter med rätt kompetens och rätt mandat. Det är Koncerninköp som ansvarar för att i samverkan med förvaltningen ta fram personer med relevant kompetens från en eller flera förvaltningar. Det är oftast läkare och/eller sjuksköterskor som utses som representanter och oftast ingår en miljöexpert. Eftersom förvaltningen rimligen har bättre kunskap om vilka personer som bör delta i expertgruppen jämfört med koncerninköp kommer ett större ansvar att läggas på förvaltningen framöver. Det övergripande ansvaret för expertgruppen ligger dock på koncerninköp. Koncerninköp arbetar för att öka statusen på att delta i expertgrupperna för att därmed öka vårdpersonalens prioritering av att delta aktivt i detta arbete. Sedan hösten 2009 får deltagarna i expertgruppen en genomgång av vad medverkan i expertgruppen innebär. Tidigare gjordes detta inte systematiskt utan endast i vissa upphandlingsprocesser. Erfarenheterna från dessa genomgångar är positiva. Under genomgången poängteras bland annat att representationen i en expertgrupp omfattar hela Region Skåne och inte en enskild avdelning eller i värsta fall en enskild person. Representanternas olika ingående kunskap om upphandlingsprocessens olika delar blir också mer likställda efter genomgången. I nulägesbeskrivningen konstaterades att Tydligheten i vad det innebär att vara representant i en expertgrupp behöver öka, likaså förankringen hos representantens chef. I dagsläget skiftar förståelsen av både ansvaret av att medverka i expertgruppen och innebörden av representationen. Bilden av expertgruppen är i dagsläget splittrad. Innan en upphandling påbörjas bjuds i vissa fall alla aktuella leverantörer in för visning av nya produkter för expertgruppen. Ibland fungerar visning av produkter bra men har det visat sig svårt att hitta ett generellt fungerande sätt för visning. Eftersom det inte finns något centralt elektroniskt avvikelsesystem för sjukhusen inom Region Skåne är det svårt att samla synpunkter och erfarenheter kring produkterna. De synpunkter som kommer till koncerninköp kommer via reklamationer eller via olika omvägar. Detta är förstås ett hinder för att förbättra inköpsprocessen och därmed utbudet av produkter och i förlängningen själva vårdverksamheten. Det nya logistiksystemet En del av nulägesbeskrivningen utgörs av en beskrivning av det logistiksystem som införts, eller håller på att införas, på SUS. Logistiksystemet benämns också förrådssystemet. Det har i huvudsak varit positiva reaktioner på det nya systemet. Före logistikprojektet hade varje avdelning ett större förråd. För att säkerställa att alla produkter och allt material alltid fanns tillgängligt var förråden väl fyllda. De gamla förråden innehöll ett stort antal produkter för att tillgodose många olika önskemål utan Rapportnamn:

37 36(71) samordning. Fokus för det nya logistiksystemet ligger på försörjning och förråd, rätt material och produkter ska finnas lättillgängliga där de behövs och när de behövs. Då logistiksystemet införs görs en inventering av det befintliga förrådet för att välja ut vilka produkter som ska finnas kvar på. Vid inventeringen av gamla förråd visade det sig att de flesta avdelningarna hade cirka 300 artiklar. I vissa fall reducerades antalet till cirka 30 stycken. Den totala minskningen av antalet olika artiklar var 44 %. Utöver en reduktion av antalet artiklar kunde också antal per artikel minskas i genomsnitt med 30 %. De artiklar som används mer sällan placeras i ett mindre centralt förråd. Utrymmet för textilier har också reducerats betydligt i de nya förråden. Vid inventeringen av de gamla förråden fanns ofta textilier som motsvarade två års behov, vilket medförde att textilierna blev smutsiga. En fjärdedel av sortimentet i de gamla förråden har helt plockas bort. Det nya systemet innebar en total minskning med 16 % av behovet av golvyta som används för förvaring och tillgänglig yta på hyllor ökade med 15 %. Ett mål med den nya logistiken var att få en bättre kontroll av innehållen i förråden och att anpassa inköpen till den verkligen konsumtionen. Utvärderingen visade att inköpskostnaden hade minskats med 30 %. Ytterligare ett mål var att minska själva hanteringskostnaden av artiklar. Detta mål uppnåddes också, kostnaden minskade totalt med 70 %. Framgångsfaktorer som förbättrat för personalen Utöver de direkt mätbara resultaten har också ett flertal andra positiva effekter uppstått en tid efter systemets införande. Exempel på positiva effekter som personalen uppgett är: - bättre trivsel och lugnare arbetsmiljö på grund av minskat spring - planeringen av arbetet har underlättats - förbättrad ordning och överblick - mer tid för patienterna - ökad hygien - färre reklamationer - inget behov av hamstring före semesterperioder - bra service - förbättrade attityder Hinder för förrådssystemet Ett hinder i logistikarbetet är att verksamheten är uppdelad i olika förvaltningar och att flera parter ingår i flödet. Ett annat problem är att Mediq, som lagerhåller material, endast har öppet på vardagar, vilket påverkar möjligheten till en jämn påfyllning av material till avdelningarna som har ett kontinuerligt behov av material, vardag som helg. Ett annat hinder är kommunikationsbrister i inköpsprocessen. Ett exempel på detta är ett inköp av en större förpackning av en viss produkt utan att detta förankras med någon förrådsansvarig. Följden kan bli att förpackningen inte får plats i de nya optimerade förråden, vilket skapar merarbete på olika sätt. Följden kan också bli att förpackningen innehåller ett för stort antal produkter som inte hinner förbrukas före bäst-före-datum. Detta i sin tur resulterar i ökade avfallsmängder och ökade kostnader, trots ett lägre styckepris som var den ursprungliga anledningen till inköpet av den större förpackningen. Intentionen att minska kostnaderna får då motsatt effekt. Denna Rapportnamn:

38 37(71) situation kan undvikas genom en fungerande dialog mellan förrådsansvarig och upphandlare. Bild 4.1. Bilden visar backsystemet som används i det nya förrådssystemet. Nya storlekar på förpackningar kan ställa till problem. Små förråd är en av logistiksystemets framgångar men kan också bli ett hinder genom den sårbarhet de medför vid till exempel restnoteringar som leder till väntetider på de produkter som behövs. Arbetet med Lean på SUS Inom det strategiska arbetet på SUS ingår att införa Lean. Målet är att förbättra verksamheten inifrån på bästa sätt genom att få till stånd ett självförbättrande system. Arbetet med Lean har kommit olika långt på olika enheter. Avfallsfrågan är inte en fråga som specifikt bearbetats i arbetet med Lean på sjukhuset. Huruvida arbetet har lett till minskade mängderna avfall, som en bieffekt av olika förbättringar, har inte utvärderats. Eftersom Lean handlar mycket om att minska slöserier tror vi att Leanarbetet i sig i förlängingen bidrar till att minska mängden avfall. Inom SUS förklaras Lean enligt följande: Lean är ett förhållningssätt som leder till att många små förbättringar åstadkommes kontinuerligt. Det är inte en verktygslåda utan ett sätt att se på och lära känna sin verksamhet. Allt arbete ska genomsyras av värderingarna: respekt för människan och ständigt lite bättre. Rapportnamn:

39 38(71) Ständiga förbättringar Respekt för människan Flöden Kvalité Utjämning Standards/överenskommelser Bild 4.2. Huset. Bilden används för att förklara Lean i sjukhusets verksamhet. Inför starten av att införa Lean konstaterades att det i den vanliga verksamheten ofta rådde brister i den interna strukturen och i olika arbetssätt. En anledning till problemen med den interna strukturen uppgavs vara att organisationen av den vanliga verksamheten utgår ifrån en traditionell organisationsuppbyggnad som inte har fokus på patientflöden. Det konstaterades också att ansvaret för olika delar i en vårdkedja av en patient oftast låg på olika delar av verksamheten med icke-optimala kopplingar och samarbeten. Följden blev att den totala vårdkedjan inte heller blev optimal utan utdragen i tid. Ett flertal andra effekter och problem med det traditionella arbetssättet presenteras i nulägesrapporten. Det poängterades noga att de olika bristerna inte är enskilda medarbetares fel utan ett resultat av att alla påverkas av ett icke-optimalt system. Målet med Lean på SUS är att förbättra verksamheten och därmed kvaliteten för patienterna på bästa sätt inifrån genom att få till stånd ett självförbättrande system. Genom att införa Lean ska slöserierna minska, det vill säga minska springet, letandet, dubbelarbetet, avbrotten etcetera. Bara det värdeskapande arbetet ska vara kvar. Målet är att skapa smidiga flöden och att koppla aktiviteter som påverkar varandra på ett bättre sätt. Målet är också att öka kvaliteten på processerna inom vården genom att alla reagerar på fel och brister samt att orsakerna till detta åtgärdas. På detta sätt frigörs resurser som kan leda till mer tid för patienterna, reflektion, forskning och förhoppningsvis bättre arbetsmiljö. Det är viktigt att poängtera att det inte handlar om att springa fortare. Förbättringsarbetet utesluter inte något område utan omfattar patientsäkerhet, miljö, arbetsmiljö etcetera. Hittills har arbetet främst varit inriktat på själva vårdarbetet och personalen. Så småningom kan andra områden läggas till. Det finns inga uppgifter på att Lean-arbetet har använts för avfallsfrågor. Rapportnamn:

40 39(71) Några av effekterna av införandet av Lean är att produktiviteten ökat samt att väntetiderna för patienterna och totaltiderna för behandling plus administration har blivit kortare. I nulägesrapporten presenteras flera exempel på hur verksamheten förbättrats. Några framgångsfaktorer En god förankring från högsta ledningen och ner i hela organisationen är en viktig framgångsfaktor och nyckeln i arbetet med Lean är chefen. För att arbeta i riktning mot att bli Lean krävs chefer som är coacher och lärare, som utvecklar sin verksamhet via medarbetarna. Ytterligare en framgångsfaktor är personalens tillfredsställelse i det dagliga arbetet. Genom att ha en kanal för att fånga upp det som inte fungerar minskar frustrationen och engagemanget stimuleras. Personliga möten är ofta framgångsfaktorer. Genom att träffas och berätta om hur man arbetar kan många goda idéer uppstå som annars ingen kunnat se. Några hinder En vanlig reaktion vid första kontakten med Lean är inte nu igen, det blir inget den här gången heller, vad är det för projekt nu då?. Dessa kommentarer kan höras från alla personalkategorier. Det är ett initialt hinder som i regel övervinns när det tydliggjorts vad Lean syftar till. Ett annat hinder för Lean är att vårdverksamheten är uppdelad i olika förvaltningar. 4.3 Nulägesbeskrivning steg 2 Resultatet av det första steget av nulägesbeskrivningen utgjorde underlag till steg två. Detta steg genomfördes tillsammans med referensgruppen i en workshop. Workshopen inleddes med en kort beskrivning av nulägesbilden. Rapporterna som utgör nulägesbeskrivningen var utskickade till referensgruppen inför workshopen. Huvudfrågan för workshopen var: Varför ökar de totala avfallsmängderna på sjukhusen i Region Skåne? Frågeställningen bearbetades på olika sätt under dagen, bland annat med hjälp av metoden Ishikawa, där man ställer följdfrågan varför ett antal gånger för att på så sätt få en djupare förståelse. Först bearbetades frågan utifrån verksamhetskedjan: val av vårdmetoder och produkter, inköp, statistik, beställning, användning, kvittblivning och incitament. Därefter undersöktes med- respektive motkrafter för avfallsmängderna och en prioritering av desamma och av projektets fortsatta arbetsinriktning. Många intressanta diskussioner ägde rum. Resultatet kan sammanfattas med följande punkter: Utveckla inköpsprocessen. Kommentar från deltagarna: Det är ett problem att det endast är en representant i expertgrupperna som ska täcka in ett alltför stort kompetensområde. Det är också ofta problem med mandatet denna person har eller tar. Undersök vilka incitament som behövs. Till exempel nämndes behov av ekonomiska incitament. Rapportnamn:

41 40(71) Föreslagen åtgärd: direktiv, riktlinjer och en tydlig styrning för hela materialflödet behövs. Förbättra uppföljningen. Skapa möjligheter att minska användandet av dåliga produkter, till exempel genom ett sammanhållande, enkelt avvikelsesystem för inköp och produkter. Använd åtgärder inom det befintliga miljöarbetet, till exempel arbeta med goda exempel, skapa engagemang för frågan (inte minst i ledningen), arbeta med miljöombuden, vem ska prata med vem, på vilka möten, om vad? Skapa glamour och synlighet kring och uppvärdering av avfallsfrågorna Minnesanteckningar från workshopen finns med en mer utförlig presentation av resultaten. 4.4 Analys av nulägesbeskrivningens steg 1och 2 Nulägesbeskrivningarna från steg 1 och 2 var grunden för den första nulägesanalysen. Analysen påbörjades på workshopen med referensgruppen och fortsatte i projektgruppen. Som nämnts ovan har det vid flera tillfällen framförts olika önskemål om att utveckla upphandlingsprocessen på olika plan. En stor del av problemen handlar om information och kommunikation. Upphandlingsprocessen bör utvecklas för att bli bättre anpassad till verksamheten och därmed få en bättre förankring i organisationen. Analysen visade att det saknas en helhetssyn i policyn, den har i dagsläget främst fokus på kostnaden för produkterna och ser inte till helheten, det vill säga även exempelvis användningen och avfallsaspekten. Problem som lyftes fram gällande upphandlingsprocessen var: - olika målbilder - brist på kommunikation - brist på delaktighet - olika bilder av roller och ansvar - otydligheter kring expertgruppen - materialkonsulenter saknas inom förvaltningarna Vikten av incitament har också lyfts fram. Vår bedömning var att det behövdes ett grundläggande arbete för att ta reda på vem som behöver vilka incitament. Viktiga områden som lyftes fram kring incitament var: - gemensamma värderingar - styrmedel - det ska vara lätt att göra rätt - kommunikation (anpassad efter målgrupp och mål) - uppföljning (till exempel problem med mätning, behov av avvikelsesystem) Ett flertal andra områden lyftes också fram som viktiga, till exempel värdet av att arbeta med goda exempel. Många positiva kommentarer har fällts kring arbetet med det nya logistiksystemet och där finns också möjligheter till vidareutveckling. Samma gäller för införandet av Lean-filosofin. Analysen har också visat att kommunikation är ett viktigt redskap i arbetet för att minska avfallsmängderna. Rapportnamn:

42 41(71) Nulägesanalysen beskrivs närmare i: 7. Delrapport analys av nulägesbilden från steg 1 och 2 Under arbetet med analysen togs också en målbild fram. Målbilden beskrivs i nästa avsnitt. 4.5 Målbilden Hur vill vi ha det? I samband med analysen i detta skede tog vi fram en målbild för SUS. Följande identifierades som viktigt i målbilden: - Det bör finnas ett gemensamt uppföljningssystem - Det bör finnas gemensamma värderingar - Det bör finnas tydliga styrmedel - Det bör vara lätt att göra rätt - Det bör vara roligt att göra rätt - Kommunikationen bör fungera Att nå hela denna målbild är en stor utmaning för SUS. Arbetet rymdes förstås inte inom utvecklingsprojektet men målet var att komma en bit på vägen. Utifrån målbilden och analysen av nulägesbeskrivningen beslutades att det fortsatta arbetet skulle delas upp i ett antal delprojekt. Resultaten från delprojekten blev underlag för såväl utvecklingen av metoden samt verktygen. Efter bearbetning beslutades om följande delprojekt: - Lean-inspirerad kartläggning - Kommunikation och förankring - Incitament - Logistiksystem med avfallsfokus (kunde inte genomföras) - Avfallshantering (inklusive statistik och goda exempel) Varje delprojekt presenteras kortfattat i denna huvudrapport. För ytterligare beskrivning av såväl resultat som genomförande hänvisas till de delrapporter som hänvisas till löpande i texten. 4.6 Lean-inspirerad kartläggning steg 3 i nulägesbeskrivningen Vi utformade denna del av metoden med förhoppningen att Lean-inspirerad kartläggning skulle vara en hjälp för att skapa ett system för ständiga förbättringar ur ett avfallsförebyggande perspektiv. Kartläggningen innebär att identifiera flöden, problem och förbättringsmöjligheter för produkter med syftet att få en mer resurseffektiv produkthantering och användning. Förhoppningen var också att denna metod kunde användas för att hitta möjliga vägar till bättre kommunikation mellan vårdenheterna och Koncerninköp. Grundläggande för att minska mängden avfall inom en verksamhet är att all materialhantering sker så optimalt som möjligt, med minsta möjliga svinn. Produkter som inte fungerar, onödiga förpackningar, dåligt utformade förpackningar, dålig kommunikation och dålig logistik är exempel på sådant som kan öka avfallsmängderna. I arbetet med projektet hade vi sett exempel på alla varianter av Rapportnamn:

43 42(71) problem. Vi hade också sett goda exempel på till exempel bra fungerande logistik och systematiskt förbättringsarbete enligt Lean. Steg tre genomfördes med intervjuer, studiebesök, möten och två workshops. Bild 4.1. Bild från workshop där flödet vad händer när handskarna tar slut? togs fram tillsammans med representanter från flera delar av verksamheten. Workshop 1 Kartläggningen började med flödet av material och avfall, från det att handskarna håller på att ta slut, genom beställning och transport till användning. Tre huvudspår följdes: Flödet hos avdelningar med logistiksystemet, flödet hos avdelningar utan logistiksystemet och flödet hos Mediq. Även kommunikation som sker mellan aktörerna Vårdenheter, Expertgrupper, Logistik, Transportservice, Leverantörer, Mediq och Koncerninköp kartlades. Resultatet visas i bilden nedan. Olika färger användes för olika sorters kommunikation, enligt förklaringsrutan. Rapportnamn:

44 43(71) Bild Flödesbild över kommunikationen mellan olika delar av verksamheten inom Region Skåne. Pilarnas färger visat typ av kommunikation enligt förklaringsrutan. Plupparna visar om kommunikationen bedöms vara ok, viss förbättring behövs, stor förbättring behövs eller vet ej. Workshop 2 Syftet med workshop 2 var att stämma av flödesbilderna samt att kartlägga problem och möjliga lösningar inom flödena. Resultatet över de tre olika flödena samt problem, föreslagna lösningar och behov av fakta visas i flödesbilden på nästa sida (problem och lösningar för avfallshanteringssystemet är exkluderat i denna bild och beskrivs istället kapitlet om avfallshanteringen). Tre huvudproblemområden framkom avseende flödena; beställningsportalen Raindance, avfallshanteringen och problem när engångshandskarna används. Rapportnamn:

45 44(71) Rosa: Problem, förbättringsmöjlighet Grön: Förslag till förbättring Orange: Behov av mer information. Siffror: Sammanlagd prioriteringsgrad, d.v.s. totalt antal pluppar. Röd plupp: Stjäl tid Grön plupp: Onödig resursförbrukning Blå plupp: Försvårar bra avfallshantering Bild Bilden visar tre olika flöden av vad som händer när handskarna tar slut. Problem (rosa rutor) och förslag till lösningar (gröna rutor) samt behov av fakta (orange rutor) visas för respektive del av flödena. Bilden visas i större text som bilaga. Rapportnamn:

46 45(71) När det gällde problem kring kommunikation framkom ett stort behov av förbättring i kommunikationen mellan Koncerninköp, vården och expertgrupperna. Vi hittade också flera förbättringsförslag i samma område. Det framkom även ett behov av förbättringar i kommunikationen mellan Transportservice, leverantörer och Mediq, för att undvika omlastningar som tar mycket tid. Kommunikationen mellan vården och koncerninköp har av olika anledningar blivit sämre de senaste åren. Tidigare fanns det materialkonsulenter på varje sjukhus, som samlade brukargrupper inför och efter upphandlingar. Koncerninköp hade också regelbundna möten med ledningsgrupperna på förvaltningarna, och genom dem fick de också direkta kontakter nedåt i verksamheten. Den typen av möten och kontakter har minskat. Expertgrupperna Expertgrupperna ska vara länken mellan vården och Koncerninköp, men det finns flera problem kring till exempel mandat, struktur och metoder. Som resultat av såväl workshops som intervjuer av personer i expertgrupperna har bland annat framkommit följande problem: Koncerninköp plockar själva ut personer ur sitt kontaktnät. Då blir inte uppdraget sanktionerat i linjeorganisationen. Koncerninköp har föreslagit att sjukhuscheferna ska utse personer till expertgrupperna. Det är svårt för klinikcheferna att avsätta folk när verksamheten är slimmad. För lite tester av produkter före upphandling. Tester genomförs men ofta hinner man inte göra det ordentligt, ibland inte alls. Väldigt resurskrävande för dem som är med. Kostnaden får avdelningen stå för. Dålig framförhållning på upphandlingsträffarna, svårt att planera in i schemat. Väldigt svårt att formulera bra kriterier för kvalitet och användarvänlighet, t.ex. att få produkterna att passa ihop med övrigt material, eller få en storlek på förpackningarna som passar i skåpen. Stort ansvar att förankra hos medarbetare. Avdelningarna vet inte vad expertgrupperna gör. Läs mer om detta i delrapporten Lean-inspirerad kartläggning. 4.7 Analys av nulägesbeskrivningens steg 3 Underlag för analysen i detta skede utgjordes av såväl resultatet från steg tre som övriga resultat från tidigare arbete i projektet. En analys av resultaten så långt visade: Att beställningsportalen Raindance fungerar dåligt, med stor onödig tidsspillan och visst onödigt avfall som följd. (Synpunkterna har lämnats till miljöledningsenheten och därefter lämnats utanför projektet). Rapportnamn:

47 46(71) Att det finns stora brister i avfallshanteringen. Sortering, logistik och sluthantering på avfallsstation behöver utvecklas. Incitamenten för att sortera behöver bli starkare. Att det finns stora behov av förbättring av kommunikationen mellan vården och Koncerninköp. Här ingår även expertgrupperna. Exempel på förbättringsområden är kommunikation kring uppföljning, utvärdering, idéer om förbättringar, reklamationer och produktinformation. I det senare inkluderas test av produkter i samband med upphandling. Att extra arbete skapas inom de interna transporterna för att varor levereras fellastade från leverantörer eller Mediq. (Ett förbättringsarbete är på gång och hanteras lämpligen vidare inom den nya organisationen för Regionservice). Det fortsatta arbetet koncentrerades på: 1. Kommunikationssystem mellan vården och Koncerninköp samt i viss mån Mediq. 2. Omvärldsbevakning för nya produkter 3. Avfallshantering 4.8 Handlingsplan Lean-verktyget A3-analys Utifrån analysen av resultaten från workshopar och intervjuer beslutades om upplägget av det fortsatta arbetat enligt de tre punkterna ovan. För de två första punkterna beslutades vi oss för att använda Lean-verktyget A3 för att ta fram en handlingsplan. Detta arbetsverktyg har kortfattat beskrivits ovan i kapitel ett och mer information finns i ett separat kapitel om Lean. A3-analysen visas i bilden nedan. Läs mer om detta i delrapporten Kommunikation och förankring. Rapportnamn:

48 47(71) Rapportnamn: