Lean världens populäraste förbättringskoncept

Transkript

1 Lean världens populäraste förbättringskoncept sprunget ur en filosofi - ett förhållningssätt ett sätt att tänka Nu inom HR, service och tjänster Mittuniversitetet den 30 mars 2015 Dag Lotsander Lean Nordic VD

2 Hållpunkter och innehåll Bakgrund, filosofi, övningar Paus 10 min Filosofi, övningar, metodik Paus 10 min fyll gärna på kaffe, frukt Metoder, verktyg Föredrag slut Diskussion Angelika, Pär och Dag Avslut

3 Dag Lotsander 20 år med Toyota: Sr GM i Sverige och Sr Consultant på HK Europa Lean Nordic start 2008: Inför, inspirerar, utbildar, coachar inom Lean och ständiga förbättringar: service- och tjänster, HR/admin, sälj/marknad och stödfunktioner inom industrin Exempel på större uppdrag: Genomfört sedan 2005: - Toyota Nordic/Europe - Flertal kompletta införanden av lean - Länsförsäkringar - Tränat över ledare - Thomas Cook Nordic / Ving / Spies - > 500 föreläsningar/kickoffer/introduktioner - Samsung Nordic - NCC - Migrationsverket, Försäkringskassan - Halmstad/Laholm/Hylte/Umeå/Kil/Upplands Bro kommuner

4 Företag och organisationer som jag inspirerat, utbildat, genomfört kickoff och/eller helt/delvis infört Lean hos Acando HIQ NCC StångåBuss Accenture Hudiksvalls kommuner o LT Nethouse Sundbyberg chefer Affärshögskolan Linköping Hudiksvalls näringsliv Newsec Swedbank Akademiska hus Hylte kommun Nordea Svensk Vagnparksfinans Alfa Print Hyltes näringsliv Normark Svenska Bostäder Almi Mitt IBC Euroforum Norrmejerier Svevia Almi Mälardalen IFL Nowaste Logistics SVT Anthill Igelstaverket Omegapoint TC Mitt Apoteket IIR Finland PEAB Tele 2 Arcona IKEA Personalvetardagarna Telenor AstraZeneca IT Arkitekterna Poolia Telge bostäder Autoliv IT Huset Posten TeliaSonera Autoplan, Swedbank itsmf IT SOUTH PriceWaterhouseCoopers Tetra Pak Axfood itsmf i Danmark Prime PR Thomas Cook Beckers IUC i Olofström Proffice Tieto Borlänge kommun o näringsliv Jordbruksverket Proxima TMF Stämma Boxgroup Jönköping International Business School PTS, Post o Telestyrelsen TMH, Toyota Material Handling AB Brandingenjörerna Karolinska Sjukhuset Samsung Nordic Trafikverket Capgemini Kemetyl Saab AB Transportbranschen Carema Key Note CBN Sandvik Tryckeribranschen Connex KnowIT SAS Tyresö företagarförening Danderyds Gymnasium Klättermusen SCA Umeå kommun Danske Bank KommIT Scanautomatic Umeå Länsstyrelsen DSV Kommuninvest stämma Scania Umeå Näringslivet Ericsson Hudiksvll Kone i Finland Schenker Unilabs ERP Compact Konsultkompaniet SEB Universitetssjukhuset i Lund Fastigo KSU Studsvik SFK Utsikt affärsutveckling Finansdepartementet KWH Pipe Vaasa SHB Vattenfall Flextronics Landstinget i Malmö Silex Villa Paulis nätverk FMV Lean Forum Skanska Vin o Sprit Fora Linköpings Universitet Skatteverket Ving Sverige AB Founders alliance Logica Skogs och lantarbetsgivareförbundet Vinnova Företagsutbildarna Laholms kommun SLTF Visma Försäkringskassan Lunds Universitetssjukhus Snellman Oy World Quality Day Finland Green MA LRF Solar World Quality Day Sverige Guide Konsult Länsförsäkringar Solna stad Wyeth Guldgalan i Östersund MAS Malmö Sjukhus SSI Vägverket Gävle kommun Manpower Stadium Vällingby Centrum Göteborgs energi Mimer Västerås Statoil Värdskapet Haldex Menigo foodservice Stockholms Läns LT Åre Kommun Handelsbanken Mitthögskolan Stockholms Stad Åreföretagarna Halmstads kommun MSD Läkemedel Stronghold Östergötlands läns LT Herrestads Vårdcentral Migrationsverket

5 Leanfilosofin

6 Citat från originalet Kreativitet, utmaning och mod tre grundförutsättningar Gör vad ni vill så länge ni tar ansvar Eftersom det är människor som utför, händer ingenting förrän vi utvecklar och utbildar vår personal Den högsta ledningen är bara fanbärare när affärsbeslut fattas. Den förlorar sin betydelse om inte andra följer flaggan Ju mer ett företag har i lager desto mindre sannolikt är det att det har vad det behöver Vi utbildar våra medarbetare att avslöja problem så att de kan lösas Slösaktig verksamhet är inte arbete Roten till ett problem är nyckeln till en långvarig lösning Shoichiro Toyoda Kiichiro Toyoda Eiji Toyoda Kiichiro Toyoda Taiichi Ohno Alex Warren Taiichi Ohno Taiichi Ohno

7 Viktiga händelser och milstolpar Lean generellt och när pionjärerna inom Bank & Försäkring startade 2005: Toyota Sweden ger ut sammanfattning av The Toyota Way ( ex) 2011: Innovationsrådet bildas på initiativ av regeringen 1989: Boken The Machine that changed the world kommer 2006: Lean Forum fokus service tjänster 2011: Boken Detta är Lean utkommer, ger enormt genomslag 2011: Start av införande : Boken The Toyota Way utkommer 2006: Start av införande 2005: Start av pilot december 2008: Start av införande 2012: Högskolor börjar ta in Lean service i sina utbildningar 2016: Lean Service & Tjänster. Universitetsutbildning preliminär start 2005: Start av pilot hösten

8 Mognad I I I I Industri Bank & Försäkring Vård & omsorg Myndigheter & kommuner I I B&F I M&K I I V&O År

9 De fem i topp: 1. The Mindset Tool Box Värderingar Mindset Attityder Inspiration WOW The CI Tool Box 2. Hitta slöserier Processkartläggning & Värdeflödesanalys 3. Problemlösning PDCA/ 5 varför och fiskbensdiagram 4. Visualisering Morgonmöten, Arenorna Förbättringsmöten 5. Tvärfunktionell förankring A3-Metoden

10 Alla anställda har två jobb Utföra sitt arbete Utveckla sitt arbete

11 The Toyota Business Practices Action TBP Values Toyota Way

12 Värderingar enligt lean /The Toyota Way Utmaning Ständig förbättring Kaizen Gå ut och se Respekt för människor Respekt Teamwork

13 Ständig förbättring

14 Dan Eliasson, ny rikspolischef 1 jan 2015 Citatet från hans tid som GD på Migrationsverket Med lean som koncept har vi lyckats korta väntetiderna för våra asylsökande med flera månader. Med lean har vi också lyft våra medarbetares möjligheter att påverka, och inspirerat våra chefer till en ny typ av ledarskap.

15 Synen på slöserier och falska behov

16 Traditionell förbättring vs TTW/Lean Nuläge Traditionell förbättring Jobba snabbare Lean Jobba smartare

17 Lean är Lean är: Ett förhållningssätt Tillföra kundnytta Identifiera och eliminera slöseri Prestigelösa chefer Medarbetare som syns och engagerar sig Mindre rädsla, mer trygghet Göra mer med mindre En konkurrensfaktor Lean är inte: Bara metoder/verktyg Ett besparingsprogram Ekonomistyrning En förbättringskampanj

18 Eliminera och förebygga slöseri

19 Slöserier inom HR, service och tjänster Sortera och leta Felaktig prioritering Felaktiga mätetal Över- och underbelastning Störningar Felaktig frekvens Suboptimering Misstag, fel eller otillräcklig kunskap Missförstånd eller kommunikationsproblem Onödig närvaro Felaktiga avvägningar

20 Bikupa Slöserier i din närhet privat eller i jobbet

21 Verklig och falsk efterfrågan/behov Verklig efterfrågan/behov Efterfrågan som är önskvärd utifrån verksamhetens syfte och uppdrag Falsk efterfrågan/behov Efterfrågan som beror på att verksamheten har underlåtit att göra något eller gjort något fel ur kundens perspektiv.

22 Bikupa Falsk efterfrågan/behov i din närhet på jobbet Falska behov: Behov skapade av misstag eller brister i det man gör för att uppfylla kundens krav

23 Vad händer utanför vår process/avdelning?

24

25

26 Vänd myntet

27 Vem är egentligen kunden? menar du:.. den som:..eller: Min kund SVT s kund Betalar licens Betalar skatt Alla som tittar Bara tittar inom Sverige Tittar även utanför Sverige Bor i Sverige Demokratin Public Service Utlandssvenskarna Politikerna Min chef Eva Hamilton Journalisterna

28 Kunddefinitionen enligt leanfilosofin: Mottagaren av det värdeskapande du gör i ditt processteg

29 Leta efter slöserier i processerna Proaktivitet A B C Ständiga förbättringar

30 Vanliga resultat när lean införs på rätt sätt För kunden Säkra leveranser i tid, med rätt kvalitet och i rätt omfattning Ökad flexibilitet, förkortade leveranstider Bättre dialog med leverantören För organisationen Förbättrad kvalitet. Ökade intäkter Minskad belastning, sänkt kostnad Ökad flexibilitet, förkortade ledtider Förbättrad förmåga att hålla överenskomna tider För medarbetarna Minskad stress, ökat engagemang Bättre samarbete ger minskad frustration Ökad förståelse för helheten Bredare och mer utvecklande arbetsuppgifter

31 Vad är styrkan med Lean? Alla vet vad som händer Alla får en chans att utvecklas Gemensamt synsätt! Högre kvalitét i förändringsarbetet Stärker sammanhållningen i gruppen Vi har en större acceptans för förändringar Jag har utvecklats som person och vågar ta större plats i gruppen! Att vi känner att vi kan påverka Bättre dialog-vi går nu mer rakt på sak Bättre överblick förenklar prioriteringar Vi själva!

32 Från gnäll till professionell!

33 Workshop: Värdet för oss och för vår verksamhet

34 Värde för oss och vår verksamhet För att kunna bedöma om lean är bra för den egna verksamheten, måste man först vara klar över vad LEAN är. Dela ut de tio korten i gruppen. Läs därefter upp ett kort i taget och diskutera om det beskriver vad LEAN är eller om det inte gör det. När ni är överens, placera kortet i rätt ruta nedan. Om ni kommer fram till att kortet beskriver vad LEAN är, placera det då bredvid rätt beskrivning av vad LEAN ger. LEAN är inte LEAN är LEAN ger Inställningen att hela tiden söka nya lösningar att öka värdet till kunderna Långsiktiga beslut utifrån vad som är bäst för kunderna och hela verksamheten Mer standardiserat, effektivt, resurssnålt och störningsfritt arbete Ständig utveckling, det finns alltid ett bättre sätt Lean Nordic 2015 Mer kundorientering, mer ansvarstagande, mer kreativ problemlösning, mer lärande, mer stöttande chefer, mer respekt för medarbetarna

35 Människor är olika tillvarata olikheterna

36 Ta tillvara olikheterna Auktoritetshållning Lojal Självständig Neutral Grundlivhållning Relation Flexibilitet Saklighet % 20% 30% 60% 25% 15% Genomförare Ambassadörer Förändringsledare

37 Ta tillvara olikheterna - exempel Lojal Auktoritetshållning Självständig Neutral Grundlivhållning Relation Flexibilitet Saklighet Carin/Acc (CT) Jens/Finance (M) Mats/Credit (M) Helen (M) Lena/Lean (IL) Dan/Finance (M) Theresa/In Sales (M) Ulrik/Lean (M) Fredrik Janke Eva-Lisa/Lean (IL) Anders Jean/Lean (IL) Jocke/Credit (M) Dag Patrik/AP (CT) Tomas/Credit (CT) Jonas/In Sales (CT) Irina/Credit (M) 50% 20% 30% 60% 25% 15%

38 Resultat Bygglov i Umeå kommun: Resultaten är t. ex. väsentligt kortare ledtider (från 8 veckor till en (!) dag), bättre samarbete mellan avdelningar, ett flertal nedskrivna rutiner, uppdaterade mallar, ordning och reda, tydligare arbetsbeskrivningar och färre inkommande ärenden som inte är kompletta. Resultaten har kommit ur veckovisa förbättringsmöten.

39 Hur gör jag då??

40 Lean metoder och verktyg

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51 Lean - en filosofi - ett förhållningssätt ett sätt att tänka Know IT 23 aug 2010 Dag Lotsander Sr Consultant Toyota Motor Europe Lexus

52 Processkartläggning

53

54

55 Processkartläggning

56

57

58

59

60

61

62 Morgonmötet Ett kort möte Varje dag Ca 10 min Fast dagordning Focus idag! Stående Inga telefoner.

63 Förbättringsmötet Ett kort möte, ca min. Mötet börjar och slutar på avtalad tid. Alla kommer i tid Fast agenda Inga syndabockar Alla frågor och förslag är välkomna

64 Förbättringsmöte

65 PDCA process för ständiga förbättringar Standardisera Dela lärdomar Föreslå ytterligare förbättringar Förstå den aktuella situationen Studera problemet grundligt Analysera problemet grundorsak Föreslå en eller flera åtgärder Planera genomförande+utvärdering Act Check Plan Do Utvärdera resultat Utvärdera processen Genomföra åtgärderna Övervaka och justera

66 Presentation

67 Ytterligare ex. på resultat inom näringslivet Toyota Sverige/Europa Ny strategi med stöd av PDCA/A3 metoden gav ökad försäljning, lägre kostnader och mer engagerade medarbetare. Detta gav en resultatförbättring med tiotals milj kr per år i Sverige. Strategin blev europastandard. Länsförsäkringar Informations- och utbildningsinsatser som t. ex. processkartläggning, visuell styrning, morgonmöten, förbättringsmöten och problemlösning via PDCA/A3. Lean har nu införts i hela LFAB-företaget och berör ca medarbetare. Thomas Cook Northern Europe/Ving Stöd vid införandet i Sverige, sedan Norden. Efter alla positiva resultat har Thomas Cook inrättat en leanstab i England, och sprider nu förbättringskonceptet som utvecklades av mig/oss i Sverige till alla länder i Europa.

68 Etablera lean/ständiga förbättringar Förberedelser med ledning Utbildning för all personal Etablera förbättringsmöten Löpande stöd Uppföljning med gruppchef veckor 2 veckor 1-3 månader Kontakta Dag Lotsander på dag@exmdl.se för mer information

69 Frågor?

70 Tack! Dag Lotsander Lean Nordic