LEAN inom Stockholms Stad

Transkript

1 LEAN inom Stockholms Stad Lena Larsén, Stockholms Stadsbyggnadskontor Marianne Isoz Henriksson, Stockholm Vatten VA AB

2 Vad är LEAN? Filosofi för att skapa en viss typ av företagskultur snarare än att arbeta med en viss uppsättning metoder eller verktyg. Fokusera på det som är väsentligt och som skapar värde för kunden. KUNDEN i FOKUS! Våga ifrågasätta befintliga strukturer. Eliminera slöserier (icke värdeskapande aktiviteter). Ständiga förbättringar. Delaktighet och engagemang.

3 Lean på Stockholms stadsbyggnadskontor - stadsmätningsavdelningen Startade april 2010 Syftet är att utveckla och förbättra arbetsprocesserna Att locka fram Gunde i sig själv Jag började fundera på hur jag kunde torka mig efter duschen på ett snabbaste sätt

4 LEAN på stadsmätningsavdelningen Introduktionsföreläsning för alla medarbetare, april 2010 Övning i processkartläggning för alla medarbetare, april 2010 Varför/Kunder/Trender (maj 2010) Arbetsgrupper tar fram Beskrivning av mål/syfte för arbetsprocessen. Vilka kunder finns i processen Trender STADSBYGGNADSKONTORET

5 LEAN på stadsmätningsavdelningen, forts Pilotprocesser väljs ut, maj Baskartan är en av de utvalda. Andra pilotprocesser är: Kartbutiken, Nybyggnadskartor, Fastighetsbildning m.fl. STADSBYGGNADSKONTORET

6 Baskartan ca 7300 hektar ajourförs varje år I arbetet ingår ajourföring av 3D byggnadsverk, 3D kuber och Lokal Vägdatabas Karthandbok - objektsbeskrivningar, handledningar, checklistor mm 14 personer involverade i ajourföringsarbetet STADSBYGGNADSKONTORET

7 Handböcker, checklistor m.m. STADSBYGGNADSKONTORET

8 LEAN inom baskarteprocessen Värdeflödeskartläggning, juni -augusti 2010 Processkartläggning Slöserikartläggning Att-göra-lista STADSBYGGNADSKONTORET

9 AJOUR 1. Processansva rig skriver verksamhetsplanen utifrån ledningens beslut 2. Handläggaren skriver och skär ut inventeringska rta 3. Handläggaren skapar bygglovsrapp ort 4. Handläggare kontrollerar detaljer 5. Handläggare verifierar klassning av byggnader 6. Har bladet rätt höjd? Ja Nej 8. Handläggare inventerar, inklusive gatuträd 7 Handläggare redigerar höjd EXTRA UPPDATERING 1. Processansva rig tar emot extra uppdaterings jobb. 2. Relationshand ling? Nej Ja 3. Processansva rig konverterar till rätt filformat och koordinatsyst em 4 Processansvari g registrerar extra uppdateringsjo bb Nej Ja 5. Ingår i årets plan? 6. Nej Ja 7. Processansva rig överlämnar relationshand ling till ansvarig handläggare. Handläggare bokar extrajobb

10 9. Mätning, fält eller Espa? Fält Handläggare Handläggare Handläggare Handläggare utför utför bearbetar verifierar kartering i mätning. data i Grafis. MSDPS. Vägdatabas. 15. Handläggare rapporterar byggnadsförän dringar Espa 10. Handläggare utför mätning och kartering

11 19. Handläggare ajourför 3D byggnadsverk 16. Inväntar signalering från stadskarta 17. Handläggare Ajourför 3D kuber 20. Handläggare meddelar processansvar ig 21. Processansvar ig kvalitetssäkrar 22. Är bladet OK? Ja 24. Provessansvari g bokför avslutat blad. Nej Ja 18. 3D Byggnadsverksom råde? Nej 23. Handläggare kompletterar 25. Rapporterar månadsvis resultat till ledningen

12 Gene rell Process Slöseri A Beskrivning Nästa åtgärd Ansvarig Deadline Status Synliggöra produktionsläget mellan processerna. Hitta ett sätt att visuellt visa produktionsläget för avdelningens alla processer. Gene rell B Harmonisera arbetssätt. Gå igenom alla processtegen och se över och diskutera nuvarande arbetssätt i syfte att harmonisera ett gemensamt arbetssätt. Utgå från befintlig checklista, handbok och processkartläggning Gene rell C Säkerställ resurser i teamet Göra en matris med medarbetare och arbetsområden för att säkerställa resurser i teamet. Följ upp med utvecklingssamtal. Ge mentorer inom de områden där kompetensen är lägre.

13 Process Slöseri Beskrivning Nästa åtgärd Ansvarig Deadline Status 1 C Fullfölja enkätundersökning Upphandla enkätverktyg och genomföra enkätundersökning. Analysera resultat. Seminarium med enkätens målgrupp samt skriv rapport som beskriver enkätens resultat. 1 D Analysera hur mycket tid som lagts ner på varje bild/ruta. 1 D Fundera på vilka faktorer som ska vägas in i en eventuell ny klassificering. Ev. Nytt urval: Förväntad förändring. Naturliga gränser Objekttyp Yta Personal markanvändning 8 A Bygglov MUC behöver få bygglovsavdelningen att rapportera alla bygglov och remisser. 8 B Se över avtalsstrukturen för att säkerställa foton, i tid MUC ska ta kontakt med bygglovsavdelningen och diskutera signaler. Fundera på ramavtal. Återanvänd överenskommelse med omgivande kommuner.

14 Process Slöseri 8 A Stadsmätningen behöver få bygglovsavdelningen att rapportera alla bygglov och remisser. Beskrivning Nästa åtgärd Ansvarig Deadline Status MUC på SM ska ta kontakt med bygglovsavdelningen och diskutera signaler. 8 B Se över avtalsstrukturen för att säkerställa foton, i tid 9 A Se över kommande upphandlingsomgång. 9 B Fundera på hur bildernas kvalitet kan förbättras. 11 B Fundera på vad mobila IT-stöd i fält skulle innebära. Fundera på ramavtal. Återanvänd överenskommelse med omgivande kommuner. Internt erfarenhetsmöte, diskutera med leverantörerna, rekommendationsbeslut för upphandling, chefsbeslut och sedan utför upphandling. Jobba med incitamentsmodell för fotograferingstidpunkt. Nackdel med gemensam/stort geografiskt upptagningsområde. Kolla Lantmäteriets och skogsbolagens erfarenheter av IT-stöd i fält. Testa själva. 11 C Handbok för fältmätning Slutför och börja tillämpa handboken.

15 Var i LEAN-processen befinner sig Baskartan nu? Börja jobba med LEAN-tavla Införa tavelmöten Åtgärda slöserier, utveckla processen, hitta nya slöserier, utveckla processen enligt LEAN Arbeta vidare med att etablera LEANfilosofin STADSBYGGNADSKONTORET

16 Erfarenheter hittills Viss osäkerhet och oro inledningsvis Alla delaktiga i arbetet Stimulerande att hitta slöserier och leta förbättringar Positiv stämning, kreativt tänkande Ger bättre förståelse för arbetsprocessen Skapar diskussion kring arbetsrutiner STADSBYGGNADSKONTORET

17 Mätning, kartering och GIS Kartan är vår produkt och grunden i vårt GIS-system.

18 Det här har vi gjort: Värdeflödeskartläggning i april 2009 Tydliga mål togs fram för enheten hösten 2009 Enhetstavla hösten 2009 Analysteam bildades januari 2010 Ny värdeflödeskartläggning april/maj 2010 Audit analysteam som ett verktyg våren 2010 Tränat på olika metoder för att lösa problem.

19 Exempel på slöserier som vi hittade Olika arbetssätt i respektive mätlag Avrop kommer inte in i tid Kontroller Skisshanteringen Dubbla ärendesystem för våra jobb Hantering av arbetsritningar Mätinstrumenten får inte plats i förrådet

20 Behovet av ett analysteam kom naturligt Nu har vi lärt oss att kartlägga och vi har kört några förbättringsteam som gick bra. Men hur går vi nu vidare till att få detta att bli en del av vardagen och koppla det till mätbara mål och styrkort?? D225Bt 1968 D225Bt 1968 K550x610Bt ,42 +16,39 D225Bt D225Bt 1968 Gfk S200PE REL S110PVC REL Bt ,15 S110PVC Grå Grå 1930 S200PE REL Bt +16,50 S110PVC PE PE , S200PVC 1994 S200PVC Grå S110PVC 1994 S200PE REL Gst Bt 32PE 1993 S110PVC S160PVC 1994 //Marianne Isoz Henriksson och Sonny Sundelin, våren 2009 S110PVC REL Bt

21 Möte i analys teamet på enheten Geografisk Information Positiva effekter: - Delaktighet - Engagemang - Utveckling av mål - Tydlig effekt på mål - Gemensam bild - Korta möten och ofta - Inga protokoll - Vi tränar - Vi har roligt

22 Analystavla Det här ska vi göra! Vision Mål Aktiviteter Handlingsplan

23 Analystavla Så här går det Diagram de viktigaste målen Övriga mål i en sk. ringmekanism

24 Analystavla Analyser Värdeflödeskartläggning Målavvikelser

25 Analystavla Aktuella uppdrag och förbättringar Solen Taggar Pågående förbättringar Agenda Allmän information

26 GIS-tavlan

27 Teamtavlan

28 5S i förrådet; Före

29 5S i förrådet; Att slänga

30 5S i förrådet; Halvvägs

31 5S i förrådet efter

32 Lean ska genomsyra hela verksamheten Hemligheten till att få Lean att bli en del av vardagen är att ta kontroll över planering och uppföljning genom att införa daglig styrning

33 Framtidsbild