Fakturaskanning. Effektiviserande eller inte? Scanning of invoices. Linn Ohlsson Emma Stomberg. Ekonomi C-uppsats. Efficiency improving or not?

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Fakturaskanning. Effektiviserande eller inte? Scanning of invoices. Linn Ohlsson Emma Stomberg. Ekonomi C-uppsats. Efficiency improving or not?"

Transkript

1 Linn Ohlsson Emma Stomberg Fakturaskanning Effektiviserande eller inte? Scanning of invoices Efficiency improving or not? Ekonomi C-uppsats Termin: VT 2010 Handledare: Alf Johansson 0

2 Förord Vi vill tacka Annelie Lövgren på Arvika kommun, Inga-Lill Walander på Fundo Components, Björn Forsberg på Löfbergs Lila, Thomas Frykén och Gunilla Ohlsson på Nya Wermlands Tidningen, David Klevmarken på Pictura, Åsa Nilsson på SBAB, Jan Christiansson på SYSteam samt Annika Persson på Thermia för ett varmt mottagande och hjälpsamt bemötande. Utan er hade denna uppsats inte varit möjlig att skriva. Vi vill även tacka ReadSoft som har bidragit med material till uppsatsen. Karlstad 2010 Emma Stomberg & Linn Ohlsson 1

3 Sammanfattning Elektronisk fakturahantering är ett arbetssätt som på senare tid har börjat bli allt mer populärt. Teknik för att underlätta företags redovisningsarbete förbättras ständigt. Ett moment som kan ingå i den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Det är detta moment som uppsatsen fokuserat på. Syftet med uppsatsen var att undersöka hur skanning effektiviserar för företag. Detta har besvarats med hjälp av dessa tre frågeställningar: Hur fungerar processen skanning av fakturor? Vilka fördelar och nackdelar finns med fakturaskanning? Effektiviserar fakturaskanning redovisningsarbetet för företag? För att få svar på dessa frågor har en kvalitativ metod använts. Detta har skett genom att besöksintervjuer med åtta företag har gjorts. Alla dessa företag använder sig i dagsläget av fakturaskanning. De intervjuade företagen ansåg att processen fakturaskanning fungerade bra. Det kan dock uppstå vissa tekniska problem med hård- och mjukvaran. Fördelarna som framgick av intervjuerna var bland annat ökad säkerhet och bättre kontroll vid bokföringsarbetet. De nackdelar som påpekats är att uppstartandet är tidskrävande, tekniska problem kan uppstå och programvaror behöver uppdateras kontinuerligt. Slutsatser som har gjorts utifrån undersökningen är att fakturaskanning effektiviserar genom tidsbesparingar, ökad kontroll och säkrare attestrundor. 2

4 Innehållsförteckning 1. Introduktion Bakgrund Problemdiskussion Frågeställningar Syfte Avgränsningar Metod Val av metod Intervjuerna Teoridelen Källkritik samt arbetets relevans och tillförlitlighet Teori Effektivisering Elektronisk fakturahantering Elektronisk faktura Fakturaskanning Empiri Tabell över de företag som intervjuats Sammanfattning av intervjuer Företag Företag Företag Företag Företag Företag Företag Företag Sammanställning av enkäter Analys Avslutande diskussion Hur skanningprocessen fungerar Egna tankar och slutsatser Källförteckning Bilaga 1 Intervjufrågor Bilaga 2 Kort enkät om skanning 3

5 1. Introduktion Introduktionen består av en kort bakgrund, problemdiskussion, frågeställningar, syfte samt avgränsningar Bakgrund Mängden elektroniska fakturor har på senare år ökat introducerade EU en ny förordning med regler angående hur elektroniska fakturor får skickas inom EU. Detta gjordes för att underlätta för företag som är verksamma i flera länder och vill använda sig av elektroniska fakturor. Förordningen innebär att förbud mot elektroniska fakturor inte får ske. Alla medlemsländer i EU måste tillåta att företagen i landet använder sig av elektroniska fakturor. Detta innebär nya möjligheter och underlättar införandet. (Management Services 2004). Trots att denna förordning tillkommit och att god kännedom om elektroniska fakturor finns så använder sig många företag fortfarande av pappersfakturor. Det märks dock att elektroniska transaktioner i allmänhet har blivigt mer godtagbara. De anses numera inte vara opålitliga (Barlow, R.D. 2009). Elektronisk fakturahantering är ett moment som kan göras för att förbättra kontorseffektiviseringen. Kontorseffektivisering är ett omdiskuterat ämne och något som allt fler företag satsar på. Av artiklarna Efficient service location design in government services, A decision support system framework (2004) och Unemployment and employment offices efficiency: What can be done? (2005) framgår det att tidsbesparingar genom effektivare arbetssätt är en viktig del av kontorseffektiviseringen. En del av den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Fakturaskanning är när pappersfakturorna skannas så att de blir elektroniska. En bild av fakturan sparas så att den kan bearbetas och eventuellt tolkas (ReadSoft 2009) Problemdiskussion Många företag använder sig av fakturaskanning i dagsläget men det finns fortfarande gott om företag som inte gör det. De företag som säljer skannerlösningar uppger att fakturaskanning är positivt och att det skapar fördelar. Det är främst fördelarna som uppmärksammas eftersom de vill sälja sina varor. Därför känns det viktigt att göra en undersökning som inte är 4

6 partisk. Både fördelar och nackdelar vid skanningprocessen bör uppmärksammas Frågeställningar Det som ska undersökas är om och i sådana fall hur elektronisk fakturahantering underlättar och förbättrar för företag. I stora drag är det svaren på dessa tre frågor som ska besvaras: Hur fungerar processen skanning av fakturor? Vilka fördelar och nackdelar finns det med fakturaskanning? Effektiviserar fakturaskanning redovisningsarbetet för företag? 1.4. Syfte Syftet med den här uppsatsen är att ta reda på hur skanning av fakturor effektiviserar för företag. Uppsatsen är tänkt att vara ett hjälpmedel för företag som funderar på att börja använda fakturaskanning Avgränsningar En del av den elektroniska fakturahanteringen är fakturaskanning. Det är detta ämne som uppsatsens fokus ligger på. Företagen som har intervjuats är verksamma i Värmland och skannar sina fakturor själva. De som köper tjänsten fakturaskanning har inte intervjuats eftersom uppsatsen är tänkt att ge företagens syn på hela processen, från uppstartandet och framåt. 5

7 2. Metod I metoddelen beskrivs val av metod och företag samt hur intervjuerna gått till. En beskrivning av tillvägagångssättet vid teoriskrivandet ges och avslutningsvis sker en diskussion kring arbetets relevans Val av metod Innan uppsatsämne valdes diskuterades det om arbetet skulle vara av deduktiv eller induktiv karaktär. Deduktiv datainsamling innebär att man bildar sig en uppfattning kring ett ämne och sedan undersöker om uppfattningen stämmer överens med verkligheten. Induktiv datainsamling är motsatsen. Först samlas material in och sedan dras slutsatser (Jacobsen 2002). Den induktiva metoden valdes till arbetet eftersom vi ville samla in information om ett ämne som vi inte visste så mycket om. När ämnet elektronisk fakturahantering valts och problemformuleringen skrivits, bestämdes det angreppssätt som skulle användas, för att få svar på frågorna i problemformuleringen. Det finns olika metoder för att samla in information, bland annat kvantitativ och kvalitativ undersökning. Kvantitativ datainsamling är när man riktar sig till många personer för att få en god överblick över problemområdet och sedan kunna dra allmänna slutsatser. Kvalitativ datainsamling är när man fokuserar på ett litet urval och gör en djupare undersökning (Jacobsen 2002). En kvalitativ undersökning anses kunna ge en omfattande kunskap i det ämne som ska undersökas (Cassell, C. et al. 2006). Därför valdes denna form av datainsamling med tillvägagångssättet besöksintervjuer. Den kvalitativa metoden valdes dessutom för att vi ville få en djupare förståelse för ämnet. Detta görs lättast när det finns möjligheten att ställa följdfrågor Intervjuerna Endast företag från Värmland intervjuades eftersom vi ville göra intervjuerna på plats. Att vi var angelägna om att göra intervjuerna på plats och samtidigt hålla tidsåtgång och resekostnader nere, begränsade vårt område. När företag som ska intervjuas väljs ut bör tre steg genomföras för att få ett tillförlitligt urval. Steg ett handlar om att skapa en bild av alla som det vore önskvärt att undersöka. I steg två kan dessa delas in och grupperas efter vissa egenskaper. Det tredje steget är hur själva urvalet görs (Jacobsen 2002). I 6

8 denna uppsats har urvalet inte skett på detta sätt. Det uppstod svårigheter redan vid första steget. Kontakt togs med företaget Read Soft ( försäljare av programvara för dokumentautomation) och en förfrågan gjordes kring möjlighet att lämna ut information angående vilka deras kunder i Värmland är. Detta var tyvärr inte möjligt men de bidrog med broschyrer och liknande som har varit till stor hjälp. När vi inte kunde få tag på deras kunder på detta sätt påbörjades en rundringning till företag som kunde antas använda sig av fakturaskanning. Intervjuerna gjordes som tidigare nämnts på plats hos företagen. Besöksintervjuer anses vara bättre än telefonintervjuer när öppna intervjufrågor används eftersom det blir mer personligt när intervjuaren och den intervjuade vistas i samma rum (Jacobsen 2002). Frågorna skickades till kontaktpersonerna ett par dagar innan det var dags för intervju så att de kunde förbereda sig. När några av intervjuerna redan hade gjorts upptäcktes ett begreppsfel i intervjufrågorna. Begreppet E-faktura hade blandats ihop med elektronisk faktura. Detta ledde till att svaren på vissa av intervjufrågorna inte användes. Innan själva intervjun började presenterades syftet med uppsatsen och en förfrågan om att få tillstånd att spela in samtalet ställdes. Det är viktigt att tillit skapas innan intervjun påbörjas. Detta görs bland annat genom en god inledning där intervjuaren presenterar sig och ger information om undersökningens syfte (Jacobsen 2002). Intervjun genomfördes genom att en av oss ställde frågor och den andre antecknade det väsentligaste. Den information som använts i uppsatsen bearbetades fram genom tre steg (Jacobsen 2002). Första steget var att sammanfatta det som den intervjuade berättat genom att lyssna av inspelningen och komplettera anteckningarna. När detta gjorts valdes den viktigaste informationen ut för att skapa en tydligare bild av det som framkommit. Sista steget var att tolka och dra slutsatser utifrån den information som framkommit. Intervjuerna kompletterades även med en kort enkät för att få mer jämförbara data att arbeta med. Kvalitativa och kvantitativa metoder kan användas parallellt för att bekräfta att samma resultat kommer fram. Detta kallas triangulering och görs bland annat för att skapa en bättre förståelse (Camfield et al. 2009) Teoridelen Det fanns många böcker om effektivisering men för att kunna skriva om processen fakturaskanning och relevanta begrepp inom ämnet elektronisk 7

9 fakturahantering behövdes andra källor. Till god hjälp var ReadSoft som skickade broschyrer om ämnet. Några av de intervjuade företagen visade även hur skanningprocessen gick till. Övriga begrepp som behövde förklaras hittade vi information om på olika internetsidor. Att hitta vetenskapliga publikationer som berör ämnet fakturaskanning var problematiskt. Det finns mycket publicerat när det gäller elektroniska fakturor och e-handel men fakturaskanning verkar vara ett ämne som det inte skrivs så mycket om Källkritik samt arbetets relevans och tillförlitlighet Urvalet av företag som ställt upp på intervju är inte så slumpmässigt som vore önskvärt och dessutom har bara intervjuer med företag som använder sig av fakturaskanning i dagsläget gjorts. Det är dessutom viktigt att tänka på de källor som inte har använts (Jacobsen 2002). Eventuellt så kan det finnas företag som har börjat med skanning men ansett att det inte fungerat och därför slutat. Att deras syn på problem, som kan ha uppstått, inte kommit fram kan tänkas dra ned tillförlitligheten på vårt arbete. Det är emellertid svårt att få tag på företag när det inte finns tillgång till något register eller liknande över de som köpt en skannerlösning. Även några företag som valt att köpa tjänsten fakturaskanning borde ha intervjuats så att en bild skapats över varför de anser att det är en bättre lösning. Arbetet kan dock anses vara relevant trots allt eftersom generella uppfattningar som kan tänkas vara giltiga för flera företag har kommit fram. De källor som använts i teorin är en blandning av böcker, artiklar, vetenskapliga publikationer och information som hämtats på tillförlitliga internetsidor. Artiklarna presenterar bland annat olika fördelar och nackdelar med fakturaskannig. Om dessa är generellt giltiga eller inte kan dock ifrågasättas eftersom de undersökningar som tas upp i artiklarna kan ha vissa brister. Informationen som har hämtats från internetsidor har använts för att förklara begrepp. Den är därför inte vinklad trots att den bland annat är hämtad från sidor som tillhör företag som säljer skannerlösningar. 8

10 3. Teori Teoridelen består bland annat av begreppsförklaringar som är relevanta för förståelsen av ämnet. Begreppen som tas upp är effektivisering, elektronisk fakturahantering och elektronisk faktura. Teoridelen innehåller även en kort introduktion av processen fakturaskanning Effektivisering Effektivisering anses enligt läst litteratur vara att genom effektivare processer minska kostnader och på så vis få ett värde på det som görs som är högre än kostnaderna (Karlöf 2009, Bredenlöw 2003). Effektivisering kan vara antingen strategisk eller operativ. Den strategiska effektiviteten handlar om att göra förändringar i de delar som påverkar företagets strategi. Exempel på delar som kan påverka strategin är val av kundgrupp, utformning av produkt/tjänst samt vilken teknik som används. Varför är det önskvärt att öka effektiviteten i dessa delar? Anledningen är att företagen på lång sikt vill förbättra sig och öka sitt resultat. Högre lönsamhet är det som hela tiden eftersträvas. Sammanfattningsvis handlar strategisk effektivitet om vad som ska effektiviseras för att skapa god lönsamhet längre fram i tiden (Karlöf 2009). Den operativa effektiviseringen strävar efter att öka produktiviteten och kundvärdet. Det är hur organisationen ser ut, hur processer genomförs samt hur kvalitet uppfattas som granskas i den operativa effektiviseringen. Även denna typ av effektivisering strävar efter att förbättra resultatet. Operativ effektivisering kan sammanfattas som tillvägagångssättet för hur företaget ska öka sin effektivitet i nuläget, för att förbättra organisationen i sin helhet (Karlöf 2009). Ökad effektivitet kan mätas på fyra olika sätt. Dessa sätt är produktivitet, tid, kvalitet och värde. Produktivitet mäter om kostnader har minskats och tid handlar om huruvida tidsbesparingar har gjorts. Tredje sättet är kvalitet och det berör uppfattningen kring kvalitetsökning när det gäller det projekt som görs. Värde, som är det sista sättet, handlar om övrig nytta som företaget kan anses få ut av ett visst projekt (Karlöf 2009). Det är viktigt med en god intern miljö. Makarna Frank och Lillian Gilbreth observerade tidigt att det är viktigt att personalen trivs på arbetsplatsen. Vistas 9

11 de i en positiv miljö och mår bra så effektiviserar detta deras arbete (Eriksson- Zetterquist et al. 2006). Tidseffektivisering är något som påverkas av att arbetet som utförs sker i en trygg miljö. Även bra samarbete mellan personalen kan öka tidseffektiviseringen (Bstieler, L., Hemmert, M. 2010) Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering är ett samlingsbegrepp för arbetet med fakturor som sker elektroniskt. Fakturor kan tas emot på flera olika sätt, till exempel i pappersformat, via EDI, som e-faktura, XML-dokument eller pdf-faktura. E- faktura, XML-dokument och pdf-faktura är alla exempel på elektroniska fakturor i olika format. Pappersfakturorna kan skannas in så att även dessa blir elektroniska. Fakturorna finns då i samma system och kan då bearbetas. Det är denna bearbetningsprocess som kallas elektronisk fakturahantering (ReadSoft 2010). Företag kan välja att skanna sina fakturor själva eller att köpa den tjänsten av ett företag. Som tidigare har nämnts så finns det olika metoder för elektronisk fakturahantering. I rapporten Elektroniska fakturor en rapport om elektronisk fakturering och fakturahantering presenteras ett diagram över rationaliseringspotential och enkelhet att införa när det gäller elektronisk fakturahantering. De olika metoderna har placerats ut beroende på vad de har för egenskaper. Ett exempel är EDI som har hög rationaliseringspotential men låg enkelhet att införa och skanning som anses ha hög enkelhet att införa men lite lägre rationaliseringspotential (Dykert, L., Fredholm, P. 2006) Elektronisk faktura Elektronisk faktura är ett samlingsbegrepp för flera olika sorters fakturor som till exempel e-faktura, EDI, PDF, XML och Sve-faktura. Fakturorna kan med andra ord ha olika format (ReadSoft 2010). Begreppet e-faktura ska inte blandas ihop med begreppet elektronisk faktura. E-faktura är en faktura som skickats elektroniskt till företaget, bearbetats elektroniskt och lagrats elektroniskt (Pagero 2010) Fakturaskanning Beroende på vilka program som används kan processen fakturaskanning se lite olika ut. Skanningprocessen kan bland annat göras så här: Först skannas fakturan in så att den finns lagrad elektroniskt. När fakturan är inskannad tolkas den och programvaran hittar automatiskt viss information. 10

12 Exempel på sådan information är vilken leverantör fakturan kommer ifrån, fakturanummer, förfallodatum, moms och summa. Personen som tolkar fakturan ser till att alla uppgifter stämmer och godkänner den sedan. När fakturan har tolkats och godkänts skickas den vidare för att konteras, attesteras och bekräftas. Efter att detta har gjorts är fakturan färdigbehandlad och redo att överföras till ekonomisystemet för att sedan kunna betalas (Fundo Components AB 2010). En rapport om elektronisk fakturering och fakturahantering anger att fördelarna som finns med fakturaskanning är att pengar sparas på grund av att det är lätt att hantera fakturorna när det görs elektroniskt. Alla fakturor företaget får in behandlas på samma sätt eftersom alla fakturor samlas i datasystemet. En annan fördel som nämns i rapporten är att fakturorna skannas utan att detta behöver diskuteras med leverantörerna. Vill företaget däremot få en elektronisk faktura så måste detta påpekas för leverantörerna. Nackdelar som rapporten nämner är att den som skapar fakturan inte tjänar något på att mottagaren av fakturan skannar den. Hade fakturan däremot varit elektronisk så hade både avsändare och mottagare tjänat på det eftersom kostnaden för pappersfakturan då aldrig uppstått. Att fakturorna vid skanning fortfarande måste bearbetas för hand är även det en nackdel när en jämförelse mellan skanning och elektroniska fakturor görs (Dykert, L., Fredholm, P. 2006). Även en del artiklar tar upp fördelar och nackdelar som berör ämnet elektronisk fakturahantering. En fördel är bland annat att det finns system som inte är så dyra. Dessa system kan användas av mindre företag. Teknologin tros dessutom växa eftersom den bland annat skapar tid och kostnadsbesparingar samt fördelar vid arkivering (Johnston, R.P. 2005). En annan stor fördel är att företagen snabbt och enkelt kan titta på fakturorna elektroniskt eftersom all information lagras på ett och samma ställe (Hurt, S. 2003). 11

13 4. Empiri I empirin ges en överblick av de intervjuade företagen i form av en tabell. De gjorda intervjuerna sammanfattas och en sammanställning av enkäterna redovisas Tabell över de företag som intervjuats Nedan ges en överblick över de olika företagen som har intervjuats. Tabellen är tänkt att underlätta jämförelsen av företagen. Antal fakturor, cirka/år Jobbar med skanning Började skanna Använder program från Företag 1 (industri) st 1-2 pers År 2006 ReadSoft Medius Företag 2 (industri) st 3 pers till och från År 2010 (feb) Medius Företag 3 (industri) st 1 pers År 2001 ReadSoft Företag 4 (offentlig sektor) st 3 pers till och från År 2004 Aditro Företag 5 (bank och finans) Företag 6 (IT) Företag 7 (Media) Företag 8 (Försäljning) st 3 pers År 2001 ReadSoft Invoices st 1 pers År 2007 OptoSweden st 1 pers År 2000 Palette st 1 pers År 2005 OptoSweden 12

14 4.2. Sammanfattning av intervjuer Företag 1 Företag 1 tar bara emot pappersfakturor men de skickar både pappersfakturor och elektroniska fakturor. Anledningen till att de skickar elektroniska fakturor är att deras största kunder kräver detta. De använder sig då av EDI. År 2006 började företaget med fakturaskanning. Anledningen var främst att de ville underlätta attestdelen. De ville slippa att dra kopior och skicka runt fakturorna eftersom de ibland tappades bort under attestrundan. Företaget hade lite problem innan skanningprocessen kom igång men det var inte tekniska problem utan mänskliga brister som var orsaken till detta. Företag 1 anser att tiden för att bearbeta fakturor har minskat. Dessutom har kontrollen ökat genom att man bland annat vet var i systemet fakturan finns och vad som behöver göras med den. Kostnadsmässigt kan man se en viss minskning på grund av mindre papperskopior och liknande. Mest pengar tjänar företaget dock på att de sparar tid. Tiden man sparar består bland annat av att man slipper dra kopior och att attesteringen går snabbare. En nackdel företaget ser när det gäller skanningprocessen är att det kan ta tid att komma igång och att vissa tolkningsproblem kan uppstå. Det kommer dock ständigt nya program som löser dessa tolkningsproblem. Att köpa tjänsten fakturaskanning har inte varit ett alternativ för företaget. Med den volym de har så anser de att det är bättre att skanna själva. Företag 1 rekommenderar andra medelstora företag att börja med fakturaskanning eftersom det är ett smidigt arbetssätt. 13

15 Företag 2 Det här företaget tar emot pappersfakturor och vissa elektroniska fakturor i form av PDF. De skickar pappersfakturor och även mycket EDI till de stora kunderna. Anledningen till att Företag 2 började använda sig av fakturaskanning var att några av attestanterna som hade många fakturor ville detta. Det underlättade även kommunikationen med en verksamhet som de har i ett angränsande land. Företaget har nyligen börjat med skanning men har än så länge inte stött på några speciella problem. Det tar dock ett tag innan nya rutiner fungerar perfekt men hittills är de nöjda. Företag 2 räknar med att skanningen kommer spara tid vid själva redovisningsarbetet när de har kommit igenom inkörningsprocessen. De märker dock redan nu att de har sparat tid ute i organisationen eftersom man inte är lika bunden till en pappersfaktura. Det är för tidigt för att kunna säga om det skett kostnadsminskningar på grund av införandet av fakturaskanning. Huvudsyftet med denna nya process var egentligen inte att minska kostnaderna utan snarare att skapa en ökad kontroll. Företaget ser fördelar med fakturaskanning genom att de inte tappar bort fakturor. Det är dessutom lätt att reglera attesträtter via systemet och man kan skicka påminnelser via mejl när någon inte har attesterat i tid. En annan fördel är att skanning ger en bra överblick vid bokslut och förbättrar internkontrollen i allmänhet. Nackdelar är att det kostar både tid och pengar att börja med skanning. Att köpa tjänsten fakturaskanning var ett alternativ som Företag 2 övervägde. De beslutade dock att skanna själva eftersom de har så många olika leverantörer och många nya leverantörer. Därför är det svårt för ett annat företag att skicka de skannade fakturorna till rätt person för attestering. Företag 2 rekommenderar andra företag att börja använda fakturaskanning eftersom det ger många fördelar. 14

16 Företag 3 Företag 3 tar främst emot pappersfakturor men även PDF. De vill satsa mer på PDF-fakturor eftersom elektronisk fakturahantering effektiviserar processen ytterligare. De skickar endast pappersfakturor men funderar även på andra former. De började använda sig av fakturaskanning för att få en smidigare hantering. Ett elektroniskt flöde innebär att de slipper kopieringen och att skicka ut fakturan. Även möjligheten att följa upp fakturan är något som de anser är viktigt. Tiden för att bearbeta fakturor har minskat sedan företaget började använda fakturaskanning. Hela flödet känns nu smidigare och det är bättre kvalitet på hela fakturahanteringsprocessen. Företag 3 ser att en kostnadsminskning har skett på grund av att mindre tid går åt nu jämfört med tidigare. Själva registreringen av fakturor är mindre personalkrävande och dessutom sparar de tid ute i organisationen. Fördelar som Företag 3 ser med fakturaskanning är att det ger en kvalitetsförbättring genom ökad kontroll. Flödet går att följa på ett enkelt sätt. Det syns vem som har attesterat fakturan. Fakturaskanning är dessutom snabbare än manuell fakturahantering när man använder sig av ett tolkningsprogram. Nackdelar är att tolkningen inte alltid hittar allt och att det är en del jobb för att få den att fungera bra. Även tröga servrar kan skapa problem men det är sådant som skulle kunna åtgärdas. Företag 3 har inte funderat på att köpa tjänsten fakturaskanning utan tycker det är bättre att skanna själva eftersom det känns bra att ha den lokala kommunikationen. Fakturaskanning är något som företaget skulle rekommendera för andra företag eftersom det är väldigt enkelt. De anser dock att det beror lite på storleken på företaget. 15

17 Företag 4 Det här företaget tar emot både elektroniska fakturor och pappersfakturor. De skickar främst pappersfakturor men har även börjat skicka en del fakturor elektroniskt. Företag 4 började använda fakturaskanning eftersom det var ett krav uppifrån. En annan anledning var att de ville få bättre kontroll och minska kostnaden för dröjsmålsränta. Företaget anser att skanningprocessen började fungera bra relativt snabbt. Det uppstod heller inga särskilda merkostnader. Tiden för fakturahanteringen har minskat och det är detta som de har sparat mest pengar på. Företag 4 anser att skanningen ger ökad kontroll. Förr var attesteringen ofta ett problem eftersom fakturor ibland tappades bort eller hamnade fel. Attesteringsproblemen har minskat eftersom kontrollen har ökat. Det syns var i systemet fakturan ligger och vad som behöver göras med den. Nu verkar personalen dessutom tycka att det är roligare att betala räkningarna. Företag 4 har funderat på att köpa tjänsten fakturaskanning för att frigöra tid men de föredrar att göra det själva eftersom det ger en ökad kontroll. Företaget började använda sig av elektroniska fakturor för att frigöra mer tid. Det var lite problematiskt i början men när det väl fungerade så fungerade det bra. Kostnadsminskningen som har uppstått beror främst på frigjord personal som nu kan göra annat istället. Några personer i företaget har sett en nackdel i att det inte finns en faktura i pappersformat. Vissa personer skriver därför ut fakturan i alla fall för att kunna spara den i pärm. Att inte behöva ha en papperskopia kan dock ses som en fördel av andra. Företag 4 är överlag positivt inställda till fakturaskanning och kan rekommendera andra företag att använda sig av detta. 16

18 Företag 5 Företag 5 tar emot både pappersfakturor och PDF. PDF-fakturorna skrivs ut och skannas sedan in. Företaget skickar främst pappersfakturor. Anledningen till att företaget började använda sig av fakturaskanning var att de ville undvika att fakturor skickas runt fysiskt och blir bortglömda. De ville med andra ord förenkla hela attesteringsprocessen. Företag 5 tyckte att det tog lång tid innan skanningen började fungera bra eftersom det var ett nytt sätt att jobba. Dessutom hade de problem med datorerna. Datorernas kapacitet var inte tillräcklig så processen gick för långsamt. Företaget tvingades därför byta ut sina datorer. Detta var en merkostnad som Företag 5 inte räknat med. Tiden för att bearbeta fakturor har definitivt minskat. Det är mycket mer lätthanterligt nu och dessutom har företaget bättre kontroll eftersom de ser vart fakturorna tar vägen. Kostnadsminskningen som har skett kan relateras till att företaget nu har mer kontroll över vilka fakturor som kommer in och vad som behöver göras med dem. Fördelarna som företaget ser är att det är mer ordning och reda nu jämfört med tidigare samt att det är mer lättarbetat. Det är till exempel lätt att hitta en viss faktura i datasystemet och man slipper bläddra i pärmar. Det som kan anses vara negativt är att uppgraderingar av programvaran behövs med jämna mellanrum och att visst underhåll av själva skannern behövs. Företag 5 har övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning men de kom fram till att de har för få fakturor totalt sett per år för att det ska löna sig. Nu har de dessutom möjlighet att se när fakturorna kommer in och vilken typ av faktura det är. Den kontrollen känner Företag 5 att de tappar om de köper tjänsten. Företaget rekommenderar fakturaskanning till andra företag. 17

19 Företag 6 Det här företaget tar emot pappersfakturor samt PDF och de skickar även fakturor i dessa två format. Företag 6 började använda sig av fakturaskanning eftersom de säljer affärssystem. På grund av detta ansåg de att det var viktigt att de visste hur skanningprocessen går till. Uppstartandet av fakturaskanning tog inte lång tid och företaget stötte inte på några problem. Skanningprocessen fungerade bra väldigt snabbt. Det tillkom inte heller några oförutsedda merkostnader. Företaget anser inte att tiden för att bearbeta fakturor har minskat. Det tar längre tid nu jämfört med tidigare. Företag 6 sparar däremot tid på grund av att man inte tappar bort fakturor då de sparas elektroniskt. Nu behöver de dessutom inte längre leta i pärmar för att kunna kontrollera en faktura. I det långa loppet anser Företag 6 att det sker en kostnadsbesparing. Nu belastas inte ekonomiavdelningen med onödiga frågor eftersom personalen själva kan titta på fakturorna i datasystemet. En fördel som företaget ser med skanning av fakturor är att det innebär andra regler för arkivering av papper. När man sparar sina fakturor elektroniskt kan man ansöka hos Skattemyndigheten om kortare lagringstid. Istället för att lagra pappersfakturor i tio år kan man få tillstånd att spara pappersfakturan i två år. Elektronisk lagring av fakturor kan även ses som en stor fördel eftersom man har en backup om det skulle börja brinna. En annan fördel är att företag som finns på olika orter kan se samma faktura tack vare datasystemet. Företag slipper leta upp fakturan och sedan skicka den med post. De sparar därför både tid och pengar. Företaget ser inga direkta nackdelar med fakturaskanning. Företag 6 har inte övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning. De anser att det är för dyrt. Det blir billigare att köra processen centralt i huset. Företaget rekommenderar skanning till andra företag. Det är en stor fördel eftersom det är enkelt och inte kostar så mycket att starta upp. 18

20 Företag 7 Företag 7 tar emot och skickar pappersfakturor men är på gång med införandet av elektroniska fakturor. Företaget började använda sig av fakturaskanning eftersom de är en utspridd organisation. De ville med hjälp av skanningen knyta ihop de olika delarna och förenkla fakturaarbetet. Företag 7 ville dessutom skapa mer ordning och reda och förhindra att fakturor kom bort. Skanningprocessen fungerade bra ända från början. Företag 7 anser att det är ett mycket användarvänligt system som är lätt att förstå sig på och sätta sig in i. Det uppkom inga merkostnader vid starten men det krävs en del uppgraderingar och uppdateringar av programvaran med jämna mellanrum. Detta innebär en del jobb eftersom de olika programmen dessutom måste fungera tillsammans med varandra och med ekonomisystemet. Den maskinella utrustning måste även den ses över och bytas ut då och då. Tiden för att bearbeta fakturor har minskat markant. Det är nu inte lika mycket manuellt jobb som tidigare och det behöver inte vara lika många personer inblandade i fakturahanteringen. Företaget anser att en stor kostnadsminskning har skett på grund av den omstrukturering som gjorts. Alla fakturor behandlas nu på ett ställe. De olika organisationerna kan ändå se sina fakturor eftersom de finns elektroniskt i systemet. Fördelar som Företag 7 ser med fakturaskanning är att de inte behöver vänta på postgången och att fakturorna når rätt person direkt. Skanning ger dessutom en bättre kontroll i allmänhet. Fakturor tappas inte bort och man måste inte fysiskt gå till en pärm och titta. Företaget ser inga nackdelar med fakturaskanning. Företag 7 har övervägt att köpa tjänsten fakturaskanning men anser att de har en försvarbar volym och att det därför lönar sig att skanna på plats. De är mycket nöjda med lösningen fakturaskanning och rekommenderar absolut detta till andra företag. 19

Elektronisk fakturahantering Betala inte mer än du behöver

Elektronisk fakturahantering Betala inte mer än du behöver Elektronisk fakturahantering Betala inte mer än du behöver 1 Elektronisk fakturahantering något för mig? Alla vet att fakturahantering är affärskritisk den som inte har kontroll över sina betalningar kan

Läs mer

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING 2009-05-14 ExFlow är en tilläggsapplikation för Microsoft Dynamics NAV som effektiviserar och rationaliserar hanteringen av leverantörsfakturor och inköp.

Läs mer

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 ExFlow AX Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum: 2009-10-26 Innehåll Översikt... 2 Import av fakturor... 4 Matchning mot inköpsorder...

Läs mer

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING

30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING 30 mars 15 Ansvarig: Sten Odelberg EFFEKTIVISERING AV FAKTURAFLÖD GENOM EFAKTURA OCH EFFEKTIVARE E-HANDEL VERSION 1.0 UPPDRAGSBESKRIVNING Bakgrund... 3 Syfte... 3 Vision... 3 Att alla beställningar görs

Läs mer

Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay-

Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay- Baltzar Business Arena -The way from purchase to pay- Varför systemlösning istället för manuell hantering Kostnadsbesparing i både tid och pengar Effektivare hantering Bättre rutiner Bättre kontroll Får

Läs mer

Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering Vad är Elektronisk fakturahantering? Elektronisk fakturahantering som förkortas EFH är en tilläggsfunktion i MONITOR som tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt

Läs mer

Lathund Elektronisk fakturahantering

Lathund Elektronisk fakturahantering Sidan 1 av 8 Lathund Elektronisk fakturahantering Fakturahantering 2015-02-01 Sidan 2 av 8 1 Introduktion... 3 2 Mina fakturor... 4 2.1 Status... 4 2.2 Sortera och selektera... 4 3 Hantera en faktura...

Läs mer

Temperaturmätning efaktura Sverige

Temperaturmätning efaktura Sverige mars2012 Temperaturmätning efaktura Sverige SAMMANFATTNING Undersökningen syftar till att ge en temperaturmätning om hur långt företag och organisationer har kommit med elektronisk fakturering i Sverige.

Läs mer

ENKLARE E-HANDEL. symbrio.com

ENKLARE E-HANDEL. symbrio.com ENKLARE E-HANDEL symbrio.com Vi Gör det enklare Symbrio arbetar med att förenkla inköpen och effektivisera fakturahanteringen. Vi hjälper våra kunder att sänka sina kostnader och minska tiden för administration.

Läs mer

Periodisk fakturering i Malmö stad

Periodisk fakturering i Malmö stad Periodisk fakturering i Malmö stad Carl-Johan Rasch carl-johan.rasch@malmo.se Tel. 040 34 10 39 Historik 2002 Införande av skanning på samtliga förvaltningar 2002 Successivt införande av e-handel 2003

Läs mer

till iscala. SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012 ULRIKA WALDNER IT GROUP

till iscala. SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012 ULRIKA WALDNER IT GROUP Effektiv dokumenthantering till iscala. Elektronisk Faktura Hantering SCALA EPICOR ANVÄNDARFÖRENING 2012 ULRIKA WALDNER IT GROUP BO VILBERN IT GROUP IT Group IT Group ISE AB IT Group Solutions IT Group

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV

EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV Vad är ExFlow NAV? För vem? ExFlow NAV är en tilläggsmodul i Microsoft Dynamics

Läs mer

Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005

Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005 Vad innebär elektronisk fakturering? Kerstin Wiss Holmdahl 28 november 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och Landstingsförbundet

Läs mer

5. Analys. 5.1 System. Analys

5. Analys. 5.1 System. Analys 5. I analysen kommer vi att länka samman vårt teoriavsnitt med vår empiriska undersökning. en bygger på den uppställning som vi har använt oss av i empirin och kommer därför att delas upp i de fem områdena

Läs mer

Pass 5C Basware Contract Matching

Pass 5C Basware Contract Matching A Basware Presentation Pass 5C Basware Contract Matching Presenteras av Mikael Eriksson 2011-10-07 Innehåll i presentationen Överblick av Basware Invoice Automation och Kontraktsmatchning Kontraktsmatchning

Läs mer

Connectivity Services the Palette VAN. Connectivity Services Seamless electronic business documents

Connectivity Services the Palette VAN. Connectivity Services Seamless electronic business documents Connectivity Services the Palette VAN Connectivity Services Seamless electronic business documents Palette Connectivity Services översikt februari 2014 E-fakturor med Palette Celina Lindberg Nytorpsvägen

Läs mer

Lathund Elektronisk fakturahantering

Lathund Elektronisk fakturahantering Sidan 1 av 13 Lathund Elektronisk fakturahantering 2014-11-01 Sidan 2 av 13 1 Introduktion... 3 2 Logga in... 4 2.1 Glömt lösenord... 5 3 Mina fakturor... 6 3.1 Status... 6 3.2 Sortera och selektera...

Läs mer

Olika slags e- fakturor

Olika slags e- fakturor Olika slags e- fakturor Odette/GEA Arlanda den 28 november, 2003 Peter Fredholm Fredholm Consulting AB Verksamhet inom eaffärer! Rådgivning! Utredningar! Föredrag och utbildning Tel: 08 466 99 60, 070

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Region Skåne landsting

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Region Skåne landsting Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Region Skåne landsting Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 11-03-31

Läs mer

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall Vägledning från BEAst 9 maj 2014 Besparing med e-faktura www.beast.se www.ebuild.se info@beast.se Sida 1 1. Bakgrund De flesta är medvetna om att hanteringen

Läs mer

Bye Bye manuell attestering

Bye Bye manuell attestering Whitepaper Bye Bye manuell attestering Ett whitepaper om automatisk fakturamatchning och inköp-till-betalning-system. 15 gånger billigare att hantera leverantörsfakturor digitalt jämfört med manuellt.

Läs mer

Tag kontroll över företagets interna transaktioner

Tag kontroll över företagets interna transaktioner Tag kontroll över företagets interna transaktioner Ett genialt koncept som alla större koncerner kan ha mycket stor nytta av. Effektiviserad hantering av interna fakturor Netting används för att rationalisera

Läs mer

E-fakturering och e-handel

E-fakturering och e-handel E-fakturering och e-handel Satsningar i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 7 mars 2006 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet

Läs mer

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the ABCD Arvika

Läs mer

Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning.

Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Med marknadens vassaste system och ett brett spektrum av

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Region Skåne landsting

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Region Skåne landsting Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Region Skåne landsting Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 11-04-12 Exder

Läs mer

Elektronisk faktureringbehov och möjligheter

Elektronisk faktureringbehov och möjligheter Elektronisk faktureringbehov och möjligheter Kerstin Wiss Holmdahl Svenska Kommunförbundet 2 november 2004 Elektronisk fakturahantering Aktuellt med olika initiativ om E-fakturor. - Bankerna har lösningar/planerar

Läs mer

Vanliga frågor och svar om Ariba

Vanliga frågor och svar om Ariba Vanliga frågor och svar om Ariba Innehållsförteckning Q&A... 3 SSAB självregistreringens formulär i Ariba (Första registreringen)... 3 Vad innebär förändringen i praktiken för mig som leverantör?... 3

Läs mer

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005

Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 Elektronisk fakturering i kommuner och landsting Kerstin Wiss Holmdahl 24 oktober 2005 1 E-handel och e-fakturering i kommuner och landsting Sveriges Kommuner och Landsting (Svenska Kommunförbundet och

Läs mer

Intern kontroll avseende fakturahantering

Intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2

Läs mer

Elektronisk fakturahantering. Per.carlsson@sigtuna.se

Elektronisk fakturahantering. Per.carlsson@sigtuna.se Per.carlsson@sigtuna.se 08 591 26 000 070-592 60 45 http://ekoportal.sigtuna.se:82/agetor2/soapinlet/webservice 1 Agenda Sigtuna Kommun EFH på olika sätt E-handel - status idag SFTI/Svefaktura - praktikfall

Läs mer

Vår spännande EFH-resa

Vår spännande EFH-resa Vår spännande EFH-resa Mia Ahlberg Solna 2010 11 25 Agenda Kort om Skanska Sverige Bakgrund till vår EFH- resa Processförändringar föä di Status idag Elektroniska fakturor två elektroniska vägar in till

Läs mer

info@avtalsbevakning.se 08-500 052 20

info@avtalsbevakning.se 08-500 052 20 08-500 052 20 Avtalsbevakning, / / 1 Vad är Avtalsbevakning? Full avtalskontroll till låg kostnad Avtalsbevakning är ett webbaserat affärssystem för elektronisk hantering av ett företags alla avtal. När

Läs mer

Molnbaserad B2B: Minska kostnader och integrera fler partners!

Molnbaserad B2B: Minska kostnader och integrera fler partners! Molnbaserad B2B: Minska kostnader och integrera fler partners! Dagens globala affärslandskap översvämmas av interaktionspunkter mellan partners. Verksamheter av olika storlekar försöker kontinuerligt optimera

Läs mer

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte 2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1

Läs mer

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det?

Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? Svenska staten inför e- fakturor, vilken påverkan får det? 2007-10-29 E-fakturaprojektet ESV Eva Wern Sören Pedersen Verva - Arena Program e-fakturaprojektet i svenska staten Val av standard för e-faktura

Läs mer

Svensk strategi för ökad efakturering

Svensk strategi för ökad efakturering juni 2013 Svensk strategi för ökad efakturering Inledning Att överföra fakturainformation från en leverantörs dator genom att skriva ut en pappersfaktura, stoppa i kuvert, fysiskt transportera och sedan

Läs mer

Minimanual för Baltzaranvändare, ABF

Minimanual för Baltzaranvändare, ABF Minimanual för Baltzaranvändare, ABF Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via Internet Explorer i Citrix Klicka på ikonen för Internet Explorer i Citrix Via Startsidan väljer du Baltzar 5 Du hamnar nu i

Läs mer

BESKRIVNING AV SEMINARIEPASS

BESKRIVNING AV SEMINARIEPASS BESKRIVNING AV SEMINARIEPASS Alfabetisk ordning Nordea Nordea Betalningslösningar I vilken tjänst kan man rätta felaktiga betalningar online innan de går till bokföring i banken? Vad händer när gamla tjänster

Läs mer

Vattenfall E-Invoice Onboarding

Vattenfall E-Invoice Onboarding Vattenfall E-Invoice Onboarding Lärdomar och rekommendationer 2011.10.06 David Häggström 1 Vattenfall E-Invoice Onboarding David Häggström 2011.10.06 Agenda Vattenfall Shared Service Center Efakturaprojekt

Läs mer

WebAveny Elektronisk attest

WebAveny Elektronisk attest E t t e k o n o m i s y s t e m a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Elektronisk attest Elektronisk attest WebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny tillgängligt via

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Malmö stad

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Malmö stad Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Malmö stad Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 11-02-04 Exder

Läs mer

Ny version av Exder 2010-01-27

Ny version av Exder 2010-01-27 Ny version av Exder 2010-01-27 Nästa uppdatering är planerad till den sista onsdagen i mars, 2010-03-24. Trevlig läsning önskar vi från Expert Systems. Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER 2010-01-27...

Läs mer

Ökad kontroll, högre effektivitet och bättre transparens. Leverantörsreskontra

Ökad kontroll, högre effektivitet och bättre transparens. Leverantörsreskontra Ökad kontroll, högre effektivitet och bättre transparens Leverantörsreskontra Utforma leverantörsreskontran på det sätt som passar just dig Enklare lösningar Här kommer lösningen till ett enklare och smartare

Läs mer

1. Registrering av digitala Internfakturor. Innehållsförteckning. Redovisning - Ekonomisystem 2010-01-08 Internfakturor

1. Registrering av digitala Internfakturor. Innehållsförteckning. Redovisning - Ekonomisystem 2010-01-08 Internfakturor Redovisning - Ekonomisystem 2010-01-08 Internfakturor Innehållsförteckning 1. Registrering av digitala Internfakturor... 1.1 Registrering en Digital Internfaktura i Kostnadsfördelning... 1 1.2 Bifoga fil

Läs mer

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd

Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets cirkulärserie över föreskrifter och allmänna råd Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd till förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter Expert Systems 2012 Expert Systems kundtjänst: Senast Uppdaterad: 12-02-17 Exder svefaktura eprinter Sida 2 av 9 Innehållsförteckning

Läs mer

Palette. Matchning fakturor mot order - Manual. Version 1.0 / 140530

Palette. Matchning fakturor mot order - Manual. Version 1.0 / 140530 Palette Matchning fakturor mot order - Manual 1 Innehållsförteckning TIPS:... 3 MATCHA FAKTURA... 4 OM FAKTURARADER FINNS I FÄLT 3... 6 Automatisk ommatchning... 6 Kvar att matcha... 7 Om rader får röd

Läs mer

Elektronisk handel för alla. Håkan Lundmark

Elektronisk handel för alla. Håkan Lundmark Elektronisk handel för alla Håkan Lundmark Elektronisk handel Framgångsfaktorer för e- handel Snabb leverans en konkurrensfördel Ökad e-handel med smarta telefoner Enkelheten avgör för konsumenterna Sid

Läs mer

Större kassa med effektivare fakturering

Större kassa med effektivare fakturering Större kassa med effektivare fakturering Cash is king. Detta bekanta uttryck är så sant som det är sagt. Kanske inte cash i sin faktiskt fysiska form, men definitivt dess funktion i ett företag. Att företag

Läs mer

Välkommen till Modern Ekonomi

Välkommen till Modern Ekonomi MODERN EKONOMI Mats Olsson - Falköping Lena Grevsjö - Kungsbackakontoret Mats Olsson - Falköpingskontoret Välkommen till Modern Ekonomi Modern Ekonomi är ett av Sveriges snabbast växande företag för ekonomitjänster.

Läs mer

Manual för. elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH

Manual för. elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH Manual för elektronisk fakturahantering AGRESSO EFH Version 7 Versionshantering Ändrad av Version Kommentar Datum Helena Hellqvist 1 Dokument skapat 2009-04-16 Jenny Eliasson Teesalu 2 Rättningar 2009-04-28

Läs mer

Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT

Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT NFT 4/1999 Återförsäkring år 2000 effekten och utvecklingen av IT av Isabella Fogelström Det i uppsatsen redovisade materialet baseras på ett stort antal intervjuer och diskussioner med kunder (Risk Managers),

Läs mer

Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats

Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats Skriv! Hur du enkelt skriver din uppsats Josefine Möller och Meta Bergman 2014 Nu på gymnasiet ställs högra krav på dig när du ska skriva en rapport eller uppsats. För att du bättre ska vara förberedd

Läs mer

Minimanual för Baltzaranvändare

Minimanual för Baltzaranvändare Minimanual för Baltzaranvändare Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via länken i mailet Ange användare och lösenord och logga in Du hamnar nu i din Inkorg Tryck på knappen F11 för att få hel bildskärm samt

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Landstinget i Östergötland

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Landstinget i Östergötland Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Landstinget i Östergötland Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad:

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Förutsättningar...2 Beställningsreferens...3 Mail och inloggning...3 Sakattestera...5 Alternativ 1 Fakturan betalas av 1 projekt... 9 Alternativ 2- Fakturan betalas

Läs mer

Webbaserad självbetjäning

Webbaserad självbetjäning Branschrapport /2011 Webbaserad självbetjäning En undersökning bland Sveriges IT- och supportansvariga 2 Innehållsförteckning Sammanfattning Sid 3 Inledning Sid 3 Demografi Sid 4 Namn på supportfunktionen

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Förutsättningar...2 Beställningsreferens...3 Mail och inloggning...3 Sakattestera...5 Alternativ 1 Fakturan betalas av 1 projekt... 9 Alternativ 2- Fakturan betalas

Läs mer

Bilagor till elektroniska fakturor

Bilagor till elektroniska fakturor Bilagor till elektroniska fakturor en kartläggning av metoder för att hantera och överföra fakturabilagor 1 Februari 2010 Författare Leif Forsman, Logica Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Hantering

Läs mer

Linköpings universitet

Linköpings universitet Linköpings universitet Användarmanual Konterare i Baltzar BBA Baltzar är LiU:s system för elektronisk fakturahantering. 1 Minimanual för konterare LiU Senast uppdaterad: 2012-05-15 Innehållsförteckning

Läs mer

KÖPA MARKNADSUNDERSÖKNING. En guide för dig som överväger att göra en marknadsundersökning

KÖPA MARKNADSUNDERSÖKNING. En guide för dig som överväger att göra en marknadsundersökning KÖPA MARKNADSUNDERSÖKNING En guide för dig som överväger att göra en marknadsundersökning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INLEDNING... 3 BEHÖVER NI VERKLIGEN GENOMFÖRA EN UNDERSÖKNING...

Läs mer

Weber effektiviserar order- till fakturaprocessen mot leverantör med hjälp av IBS fakturamatchning

Weber effektiviserar order- till fakturaprocessen mot leverantör med hjälp av IBS fakturamatchning Weber effektiviserar order- till fakturaprocessen mot leverantör med hjälp av IBS fakturamatchning Per Redtzer, SC Director, Weber Per Dahlberg, Produktansvarig, IBS Weberprodukter (f.d. maxit) Kunder

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Härjedalens kommun

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Härjedalens kommun Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Härjedalens kommun Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 10-12-19 Exder Härjedalen

Läs mer

Välj rätt affärssystem för att din. organisation ska blomstra!

Välj rätt affärssystem för att din. organisation ska blomstra! Välj rätt affärssystem för att din organisation ska blomstra! - En guide till dig som funderar på att byta eller investera i ett ERP system. Innehåll Därför är ett affärssystem viktigt för tillväxten...

Läs mer

Inledning Syfte Metod Avgränsningar Om Wahlquist Teori Varför uppgradera? Leverantören vill det Implementera helt nya funktioner (revolutionärt)

Inledning Syfte Metod Avgränsningar Om Wahlquist Teori Varför uppgradera? Leverantören vill det Implementera helt nya funktioner (revolutionärt) Inledning Syfte Metod Avgränsningar Om Wahlquist Wahlquist Verkstäder grundades 1945 och har idag växt till en storlek av 150 anställda på tre platser: Linköping, Ödeshög och Tallinn. De har en hög teknisk

Läs mer

PaletteArena. PaletteContract

PaletteArena. PaletteContract PaletteArena PaletteContract Palette Arena Vilka är vi? Maria Hult Per Gunnar Berndtsson Palette Arena Historia Hur började allt? Palette Club, vilka är det? Palette Arena Nutid Palette i dag Hur många

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Innehåll Förutsättningar...2 Mail och inloggning...3 Ekonomisk attest...5 Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant... 10 Alternativ 1 - Fakturan är korrekt... 11 Alternativ

Läs mer

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet F22 Attestant INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar attestant...2 3 Attestera faktura...3

Läs mer

E-faktura till offentlig sektor. Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby

E-faktura till offentlig sektor. Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby E-faktura till offentlig sektor Eva Lindblom Anderz Petersson Offentliga rummet 2 juni 2015 Visby ESV:s arbete kring e-handel och digitalisering E-handel i staten leda och samordna Effektivisera interna

Läs mer

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen Effektiva inköp i svenska staten E-inköpsdagen 12 maj 2009 Regeringen g vill effektivisera inköpsprocessen i tre steg E-faktura (2005-2008) E-beställning (2009-2013) E-upphandling (2009-2011) Ansvar: ESV

Läs mer

PROGRAMVARULEVERANTÖRERNA. SRF tar pulsen på F R A M T I D S S P A N I N G PROGRAMVARULEVERANTÖRER REDOVISNING

PROGRAMVARULEVERANTÖRERNA. SRF tar pulsen på F R A M T I D S S P A N I N G PROGRAMVARULEVERANTÖRER REDOVISNING SRF tar pulsen på PROGRAMVARULEVERANTÖRERNA Just nu är det stort fokus på automatiseringar i redovisningsbranschen. Teknikutvecklingen möjliggör att mer tid kan läggas på kvalificerade arbetsuppgifter

Läs mer

Fakturaskanning -processen ver 1.1

Fakturaskanning -processen ver 1.1 Fakturaskanning -processen ver 1.1 Faktura ankommer postbox 1. Posthantering 2. Postöppning, sortering, preparering 3. Skanning, tolkning, verifiering 5. Fysisk lagring Klicka på rutan du vill veta mer

Läs mer

Ny version av Exder 2006-03-29

Ny version av Exder 2006-03-29 Ny version av Exder 2006-03-29 Våren börjar närma sig och det har blivit betydligt ljusare ute. Vi på Expert Systems kommer med en ny release av Exder. Till den här releasen har vi jobbat väldigt mycket

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Landstinget i Östergötland

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Landstinget i Östergötland Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 till Landstinget i Östergötland Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 11-04-10 Exder

Läs mer

Nyheter i och med uppgraderingen från Baltzar Business Arena 5.2 till PaletteArena 5.3

Nyheter i och med uppgraderingen från Baltzar Business Arena 5.2 till PaletteArena 5.3 Nyheter i och med uppgraderingen från Baltzar Business Arena 5.2 till PaletteArena 5.3 Från och med version 5.3 har Baltzar Business Arena bytt namn till PaletteArena. Anledningen till namnbytet är att

Läs mer

VD har ordet; Våren har äntligen kommit! NEWS

VD har ordet; Våren har äntligen kommit! NEWS PROCLIENT NEWS I ÅRGÅNG 4 1 NEWS VD har ordet; Våren har äntligen kommit! Efter en ovanligt lång och kall vinter, har vårsolen äntligen tittat fram. I samband med påsk och lite ledigt, fick de flesta av

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av momshantering Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Granskning av momshantering Trelleborgs kommun Revisionsrapport Granskning av momshantering Trelleborgs kommun Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Mats Andersson, Risk Manager Henrik Friang, Risk Manager September 2011 Innehållsförteckning

Läs mer

INITIATIVKRAFT LEDER TILL FRAMGÅNGSRIKA PROJEKT. Webinar 2012-05-10

INITIATIVKRAFT LEDER TILL FRAMGÅNGSRIKA PROJEKT. Webinar 2012-05-10 INITIATIVKRAFT LEDER TILL FRAMGÅNGSRIKA PROJEKT Webinar 2012-05-10 PROJECTPLACE ÄR EN SAMARBETSTJÄNST ONLINE PROJECTPLACE Social collaboration tool 750 000 användare 150 länder 7 språk PROJECTPLACE Social

Läs mer

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet F21 - Godkännare INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar godkännare...2 3 Godkänna fakturor...3

Läs mer

Regler för momshantering vid e-fakturering inom EU

Regler för momshantering vid e-fakturering inom EU Regler för momshantering vid e-fakturering inom EU NEA seminarium 6 mars 2007 Mats Holmlund 08-440 41 59 1 Momslagen och EG-rätten Mervärdesskattelagen 1968/1994 Sjätte mervärdesskattedirektivet - 1967

Läs mer

Visma Fakturering. Välkommen till storfamiljen för småföretagare

Visma Fakturering. Välkommen till storfamiljen för småföretagare Visma Fakturering Välkommen till storfamiljen för småföretagare Välkommen till Visma Fakturering För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt

Läs mer

E-handel i offentlig sektor i Sverige

E-handel i offentlig sektor i Sverige E-handel i offentlig sektor i Sverige DIFI EHF-konferens Mats Goffhé Sören Pedersen Agenda E-handel i offentlig sektor i Sverige: Status idag och framåtblick Hur tar man hem nyttan med e-handel? Obligatoriskt

Läs mer

Molntjänster -- vad är molnet?

Molntjänster -- vad är molnet? En e-bok från Visma Spcs Molntjänster -- vad är molnet? Vad du bör tänka på för att göra rätt val till ditt företag Molntjänster -- vad är molnet? En guide till att förstå molntjänster Innehåll Hänger

Läs mer

3C:Basware Purchase Management (PM) Satsa på några få istället!

3C:Basware Purchase Management (PM) Satsa på några få istället! A Basware Presentation 3C:Basware Purchase Management (PM) Satsa på några få istället! Mia Lenman 6:e okt 2011 Agenda Varför skall vi ha ett elektroniskt inköpssystem? Inköpsprocessen Fokus på kontroll,

Läs mer

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

GNESTA gh i KOMMUN -X

GNESTA gh i KOMMUN -X GNESTA gh i KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: 2014-10 - 2 9 Dnr För handläggning: 2014-10-29 Revisionsskrivelse Barn- och utbildningsnämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport:

Läs mer

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor 1 Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Landstinget Halland 2006-10-23 Rolf Aronsson *connectedthinking 2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER...3

Läs mer

Effektivitet i administrativa processer

Effektivitet i administrativa processer Revisionsrapport Effektivitet i administrativa processer Östersunds kommun 2010-05-18 Hans Stark Anneth Nyqvist Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...3 2 Inledning...4 2.1 Bakgrund och revisionsfråga...4

Läs mer

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Eskilstuna kommun

Handledning. Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Eskilstuna kommun Handledning Att skicka elektronisk fristående Svefaktura 1.0 via eprinter till Eskilstuna kommun Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 10-12-28

Läs mer

Proceedoinfo 14-2 Juni 2014

Proceedoinfo 14-2 Juni 2014 [Fakultet/Institution/centrumbildning] Inköpsenheten e-handel 2014-06-13 Till Proceedo-användare Proceedoinfo 14-2 Juni 2014 Innehåll: Proceedo under semesterperioden juli 2014 Glöm inte delegera! Glöm

Läs mer

INDIREKTA INKÖP MED PALETTE BUYER

INDIREKTA INKÖP MED PALETTE BUYER INDIREKTA INKÖP MED PALETTE BUYER Agenda Varför ett system för indirekta inköp? Varför PaletteBuyer? Demo (inklusive nyheter). Frågor och erfarenheter. MELLAN 5-15% AV OMSÄTTNINGEN en betydande del av

Läs mer

Så skickar ni elektroniska fakturor till. Landstinget Dalarna

Så skickar ni elektroniska fakturor till. Landstinget Dalarna Så skickar ni elektroniska fakturor till Landstinget Dalarna Information till leverantörer 2 (6) Landstinget Dalarna har nu möjlighet att ta emot e-fakturor via Basware BT (Business Transactions) tjänst.

Läs mer

Affärssystem på ditt sätt. Vi kan och har erfarenhet av din bransch Vi förstår dina behov och gör det som är bäst för din affär

Affärssystem på ditt sätt. Vi kan och har erfarenhet av din bransch Vi förstår dina behov och gör det som är bäst för din affär Affärssystem på ditt sätt Vi kan och har erfarenhet av din bransch Vi förstår dina behov och gör det som är bäst för din affär SoftOne för detalj- och dagligvaruhandeln SoftOnes affärssystem är utvecklat

Läs mer

Handledning. Exder efaktura för Svefaktura 1.0. Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00

Handledning. Exder efaktura för Svefaktura 1.0. Expert Systems 2010 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Handledning Exder efaktura för Svefaktura 1.0 Expert Systems kundtjänst: E-post: support@expertsystems.se Tel: 08-446 34 00 Senast Uppdaterad: 10-12-14 Exder efaktura Sida 2 av 24 Innehållsförteckning

Läs mer

Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå

Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå Anvisningar till rapporter i psykologi på B-nivå En rapport i psykologi är det enklaste formatet för att rapportera en vetenskaplig undersökning inom psykologins forskningsfält. Något som kännetecknar

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av Januari 2004 Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Anders Färnstrand Norrbottens läns landsting Ellinor Nybom

Revisionsrapport Granskning av Januari 2004 Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Anders Färnstrand Norrbottens läns landsting Ellinor Nybom Revisionsrapport Januari 2004 Anders Färnstrand Ellinor Nybom Granskning av Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Norrbottens läns landsting Innehållsförteckning 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...

Läs mer

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby Revisionsrapport 2004-09-24 Ante Strängby Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Jämtlands läns landsting Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...1 1.1 Sammanfattade

Läs mer

Aiste Asdranias Ekonomiassistent

Aiste Asdranias Ekonomiassistent E-faktura, Matchning är det ett gammalt av inköpsorder rostigt spår? mot faktura Mats Carlsson KEY ACCOUNT MANAGER +46 73 4170 253 mats.carlsson@palette.se Aiste Asdranias Ekonomiassistent Palette Software

Läs mer