Innehållsförteckning

Transkript

1 Förekomst och uppföljning av personliga planer inom äldreomsorgen Granskning utförd på uppdrag av kommunrevisorerna

2 Innehållsförteckning Sammanfattning och slutsatser Inledning Bakgrund Syfte Revisionsfrågor Avgränsning Metod Revisionskriterier Lag och förordning Styrning och uppföljning Organisation Mål Återrapportering till nämnden och uppföljning Riktlinjer och rutiner Bedömning Planering av insatser och upprättande av personliga planer Östregården Evelid Anna Trolle Rottne Bedömning Personlig plan som grund för genomförandet och uppföljning av insats Östregården Evelid Anna Trolle Rottne Synpunktshantering Bedömning Bevakning av verkställighet Bedömning Kompetens och kompetensutveckling Bedömning Källförteckning... 18

3 Sammanfattning och slutsatser Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Växjö kommun genomfört en granskning av förekomst och uppföljning av personliga planer inom äldreomsorgen. Syftet med granskningen har varit att belysa hur personliga planer inom äldreomsorgen upprättas, bedöma om omsorgsnämnden har ändamålsenliga rutiner för uppföljning och omprövning av planerna samt om uppföljning sker i tillräcklig omfattning. Omsorgsnämnden har fastställt mål som direkt adresserar arbetet med personliga planer. Målen fokuserar bl.a. den enskildes delaktighet och självbestämmande samt syftet med den personliga planen. Det finns upprättade anvisningar för den sociala dokumentationen i verkställigheten samt mall för den personliga planen, vilket är viktiga delar i ledningssystemet och för kvalitetssäkringen av arbetet med personliga planer. Granskningen ger vid handen att enheterna i mer eller mindre utsträckning dokumenterar planeringen av genomförandet av beslutade insatser i en personlig plan. Granskningen visar att det finns upprättade personliga planer för samtliga omsorgstagare inom de särskilda boendena medan en större andel omsorgstagare inom hemtjänsten saknar personlig plan. Den inledande planeringen och upprättandet av personliga planer sker så långt det är möjligt tillsammans med den enskilde och/eller anhörig. Vid samtliga granskade enheter uppges att genomförandeplanering sker vid samtal tillsammans med den enskilde och/eller anhörig. Det framgår av granskningen att uppföljningen av de personliga planerna genomförs i varierande omfattning och med hjälp av olika metoder. Det finns en betydande andel personliga planer som inte har följts upp enligt riktlinjerna och planerat uppföljningsdatum. Uppföljningen av personliga planer är också ett utvecklingsområde som har identifierats av företrädare för verksamheterna. Följande förbättringsområden har identifierats: Nämnden bör säkerställa att planering av hur insatser ska genomföras dokumenteras i en personlig plan för samtliga omsorgstagare 1. Nämnden bör säkerställa att det sker en systematisk uppföljning av genomförandet av insatser i enlighet med planerat uppföljningsdatum samt kontinuerligt vid behov. Rutinerna bör säkerställa den enskildes delaktighet och självbestämmande samt att planerat uppföljningsdatum framgår av planerna. Syftet med uppföljningen av personliga planer samt rutiner för hur uppföljning ska ske kan förtydligas. Anvisningarna som anger tidsramar för upprättande av personliga planer bör ses över i samarbete med företrädare för verksamheterna. Nämnden bör säkerställa att personalen är införstådda med syftet och tillämpningen av personliga planer. Nämnden bör säkerställa att överlämningsrutiner mellan beslutande enhet och utförande enhet garanterar att kvittens på mottagen beställning meddelas beslutande enhet. 1 Såvida det inte framgår av någon annan plan eller är uppenbart obehövligt enligt allmänna råd från Socialstyrelsen (SOSFS 2006: 5) 1

4 1. Inledning 1.1 Bakgrund Utgångspunkten för kommunens ansvar för stöd- och hjälpinsatser inom äldreomsorgen återfinns i socialtjänstlagen (SoL). I första kapitlet framgår bland annat att verksamheten ska baseras på respekt för människornas självbestämmanderätt och integritet. I tredje kapitlet tydliggörs att insatser ska utformas och genomföras tillsammans med den enskilde. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11) ska den nämnd som ansvarar för verksamheten inrätta ett ledningssystem för att kontinuerligt och långsiktigt utveckla och säkra kvaliteten. Ledningssystemet ska bland annat säkerställa att det finns rutiner för dokumentation av genomförandet samt för uppföljning och utvärdering av beslutade insatser. År 2008 genomförde Ernst & Young på uppdrag av revisorerna i Växjö kommun en granskning av biståndshandläggning inom äldreomsorgen och handläggningstider inom färdtjänsten. I granskningen framkom att det fanns brister i upprättandet av personliga planer, framför allt för omsorgstagare med hemtjänst i ordinärt boende. Av omsorgsnämndens årsrapport för 2009 framgår att nästintill samtliga omsorgstagare i särskilt boende har en personlig plan. Motsvarande siffra för omsorgstagare i ordinärt boende är 75 procent. För 2010 är målet att 90 procent av alla omsorgstagare med hemtjänst ska ha en personlig plan. Behovet av att utveckla dokumentationen i personliga planer är också ett utvecklingsområde som identifierats inom ramen för nämndens interna kontroll. Mot bakgrund av de brister som framkom i granskningen 2008 och de krav som ställs på ledningssystem bedömer kommunens revisorer det angeläget att närmare granska tillämpningen av personliga planer samt rutiner för uppföljning och omprövning av upprättade planer. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att belysa hur personliga planer inom äldreomsorgen upprättas, bedöma om omsorgsnämnden har ändamålsenliga rutiner för uppföljning och omprövning av planerna samt om uppföljning sker i tillräcklig omfattning. 1.3 Revisionsfrågor Syftet har konkretiserats i följande revisionsfrågor: Finns mål och riktlinjer för upprättande respektive uppföljning av personliga planer? Hur är arbetet med personliga planer organiserat? Är roller och ansvar tydliga? Hur säkerställs att medarbetarna som arbetar med att upprätta personliga planer har tillräcklig kompetens? Hur sker upprättandet av planerna? Hur dokumenteras planeringen? I vilken utsträckning ges omsorgstagaren eller närstående möjlighet till delaktighet och inflytande vid upprättandet respektive vid uppföljningen? Hur säkerställer nämnden att samtliga omsorgstagare har en plan? Hur säkerställs att planerade insatser verkställs? 2

5 Hur och på vilket sätt utgör de personliga planerna grund för den vård och omsorg som utföraren ger? Hur följs de personliga planerna upp? Hur ofta sker uppföljning? Med hjälp av vilka metoder sker uppföljningen? Hur dokumenteras uppföljningen? I vilken utsträckning leder förändringar i omsorgstagarens behov till revidering av planen? Vilken rapportering sker till nämnden? Vart kan omsorgstagaren eller närstående vända sig vid missnöje kring vården? 1.4 Avgränsning Fördjupad granskning har skett vid två särskilda boenden: Östregården och Evelid samt vid två hemtjänstenheter: Anna Trolle och Rottne. Omsorgstagarnas eller anhörigas perspektiv har inte belysts inom ramen för granskningen. Inte heller har kvaliteten i de personliga planerna granskats. Omsorgsnämnden ansvarar för den verksamhet som granskas. 1.5 Metod Granskningen baseras på intervjuer och studier av relevanta dokument. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef, chefen för myndighetsavdelningen, enhetschefer för två särskilda boenden samt två hemtjänstenheter. Gruppintervjuer har också genomförts med undersköterskor vid respektive enhet. Berörda tjänstemän har haft möjlighet att sakgranska ett utkast till rapport. 1.6 Revisionskriterier Revisionskriterierna utgör de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Kriterierna för föreliggande granskning utgår från: Socialtjänstlagen (SoL) 2001: 453 Socialtjänstförordning (SoF) 2001:937 SOSFS 2006: 11 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS SOSFS 2006: 5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS Växjö kommuns styrdokument (kommunfullmäktiges beslut, mål och direktiv till verksamheten, nämndens styrdokument, riktlinjer och rutiner etc.) 1.7 Lag och förordning I socialtjänstlagen anges att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, att det för utförande av verksamheten ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet samt att kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande ska utvecklas och säkras (SoL 3 kap. 3 ). I SOSFS 2006: 11 3 kap. 3, 4 föreskrivs nämndens ansvar för att inrätta ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet. Ledningssystemet ska säkerställa att uppföljningsbara mål utifrån SoL fastställs, att kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål, att ansvarsfördelningen i 3

6 kvalitetsarbetet fastställs, att enskilda och grupper, t.ex. brukarorganisationer, ges möjlighet att vara delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten, att personalen görs delaktig i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten samt att kvalitetsarbetet dokumenteras och kontinuerligt följs upp. I kap. 4 ges föreskrifter kopplat till handläggning och dokumentation av ärenden. Enligt föreskriften ska ledningssystemet säkerställa att det finns rutiner för: handläggning och dokumentation av ett ärende, dokumentation av genomförandet av en beslutad insats, hur uppgifter skall lämnas mellan den som fattar beslut om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet av en insats, i förekommande fall efter prövning enligt bestämmelserna i sekretesslagen (1980: 100) och bestämmelserna om tystnadsplikt i SoL eller LSS uppföljning och utvärdering av beslutad insats. Ledningssystemet ska också säkerställa att det finns rutiner för hur fel och brister i verksamheten ska identifieras, dokumenteras, analyseras, åtgärdas samt följas upp. Av socialtjänstlagens 1 kap. 5 framgår att insatser för den enskilde ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne. I 11 kap. 5 stipuleras att handläggning som rör enskilda samt genomförande av beslut om insatser ska dokumenteras. Vidare framgår av 6 att dokumentationen ska utformas med respekt för de enskildes integritet och att den enskilde bör informeras om anteckningar som förs om honom eller henne. Enligt de allmänna råden i SOSFS 2006: 5 6 kap. bör planeringen av hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras dokumenteras i en genomförandeplan. Planen bör i regel upprättas inom den verksamhet som svarar för det praktiska genomförandet och, med utgångspunkt i ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras. Enligt de allmänna råden bör det i genomförandeplanen bl.a. framgå: om det ingår flera delar i insatsen och i så fall vilka, vilka mål som gäller för insatsen eller delar av den, när och hur insatsen eller delar av den ska genomföras, på vilket sätt den enskilde har utövat inflytande över planeringen, vilka personer som har deltagit i planeringen, när planen har fastställts, och när och hur planen ska följas upp. 4

7 2. Styrning och uppföljning 2.1 Organisation Omsorgsnämnden ansvarar för stöd, omsorg och vård för äldre och personer med funktionsnedsättning. Omsorgsförvaltningen är indelad i tre distrikt: sydöstra distriktet, nordvästra distriktet och distriktet för handikappomsorg. Myndighetsavdelningen ingår i den centrala förvaltningen och ansvarar för biståndshandläggning enligt socialtjänstlagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och färdtjänstlagen. På avdelningen arbetar totalt 27 biståndshandläggare. Dessutom finns administratörer och två boendesamordnare som ansvarar för ärenden som rör särskilda boenden. Fördjupad granskning har genomförts vid två särskilda boenden och två hemtjänstenheter. Nedan ges en kort beskrivning av de granskade enheterna. Östregården Östregården är ett särskilt boende för omsorgstagare med demenssjukdom och för äldre personer med psykisk funktionsnedsättning. Boendet drivs av kommunen och har 62 lägenheter samt gemensamma utrymmen för aktiviteter och måltider. Två enhetschefer ansvarar för verksamheten. Evelid Evelid är ett särskilt boende för äldre som drivs av Carema äldreomsorg AB. Boendet har 54 vårdbostäder och totalt finns 45 omsorgstagare vid enheten. En verksamhetschef tillsammans med två gruppchefer ansvarar för verksamheten. Vid Evelid arbetar 37 tillsvidareanställda undersköterskor. Anna Trolle Anna Trolle är en hemtjänstenhet som drivs av kommunen. Enheten leds av en enhetschef och har 28 tillsvidareanställda medarbete och cirka 96 omsorgstagare. Tre av medarbetarna är vårdbiträden och övriga är undersköterskor. Rottne Rottne hemtjänstvård drivs av kommunen och har 20 tillsvidareanställda undersköterskor och cirka 50 omsorgstagare. En enhetschef ansvarar för verksamheten. 2.2 Mål I kommunfullmäktiges budget för år 2010 har följande två övergripande mål för omsorgsnämnden fastställts: att omsorgstagare inom äldre- och handikappomsorgen får stöd efter behov och en god och trygg omsorg och vård. Anhöriga och deras nätverk ska ges stöd samt att genom snabb och flexibel handläggning/information ge god service och rättssäker myndighetsutövning till brukare och medborgare. I omsorgsnämndens verksamhetsplan för åren anges nämndens vision och grundläggande värderingar. I verksamhetsplanen fastställs också nämndens inriktning och förvaltningens mål och planer för verksamheten. Dessutom ges en beskrivning av lednings- och styrsystemet som tillika är nämndens kvalitetssystem. Nämnden använder balanserad styrning som metod för styrning och planering av verksamheten. Styrkorten behandlar fyra perspektiv: dem vi är till för, det vi gör för dem vi är till för, medarbetare/lärande och ekonomi. I årsrapporten beskrivs utvecklingen utifrån dessa fyra perspektiv. 5

8 I verksamhetsplanen återfinns ett antal mål som direkt eller indirekt berör arbetet med personliga planer inom äldreomsorgen. Inom perspektivet Dem vi är till för kan följande mål lyftas fram: Arbetet inom omsorg och vård har som en självklar utgångspunkt att den enskilde så långt det är möjligt själv ska kunna utforma sin omsorg och vård Samtliga gynnande beslut som fattas av omsorgsnämnden verkställs senast inom tre månader. Förvaltningen har konkretiserat målet som berör självbestämmande och delaktighet. Fastställs att omsorgen ska utgå från omsorgstagarens behov, utformas med respekt för dennes självbestämmande samt att utgångspunkten alltid ska vara att omsorgstagaren/ närstående är delaktig när den personliga planen upprättas. Syftet med planen är att skapa tydlig struktur för det praktiska genomförandet av omsorgen och ge en helhetsbild av stödet till den enskilde. Vidare anges att den personliga planen ska upprättas inom cirka tre veckor från det att insatsen påbörjats samt följas upp regelbundet och omprövas vid behov. Dessutom framhålls att alla omsorgstagare har rätt att få en kontaktman bland personalen. Inom perspektivet Det vi gör för dem vi är till för återfinns också ett antal mål som är kopplade till arbetet med personliga planer. Bl.a. fastställs att det inom ramen för beviljad insats är den enskildes önskemål som ska vara vägledande för omsorgen, att det är viktigt att det finns information om enskildas rättigheter och skyldigheter samt att informationen är tillgänglig utifrån enskildas förutsättningar. I verksamhetsplanen har beslutats att utvecklingsarbetet kopplat till personliga planer ska fortsätta och att arbetet ska utgå från dokumentet Anvisningar för social dokumentation i verkställigheten. Vidare uppmärksammas att den personliga planen har en allt viktigare roll för att den enskilde ska tillförsäkras en individuellt utformad omsorg och för att planerna ska fungera som det verktyg det är tänkt är det nödvändigt att de följs upp, hålls aktuella och att omsorgstagarna får möjlighet att vara delaktiga. I verksamhetsplanen har också fastställts att arbetet med att förbättra flödet från ansökan till verkställighet ska fortsätta. Vidare understryks att handläggningen ska präglas av ett gott bemötande, lyhördhet för behov, flexibilitet och rättssäkerhet. Inriktningen ska vara att en utökad del av handläggningsresurserna ska användas för uppföljning av verksamheten. Nämnden har också mål som är kopplade till synpunktshanteringen. Anges att avvikelser, synpunkter och klagomål ska dokumenteras, följas upp och leda till åtgärder och förbättringar. Förvaltningen har som särskilt mål under 2010 att ytterligare utveckla och stärka synpunktshanteringen. Målet är att tydliggöra signalen till brukare att deras åsikter och synpunkter är viktiga samt att identifiera förbättringsområden och genomföra förändringar. 2.3 Återrapportering till nämnden och uppföljning I avsnittet beskrivs förvaltningsövergripande uppföljning av relevans för nämndens mål med personliga planer. Den specifika uppföljningen av personliga planer behandlas i kapitel 4. Dessutom berörs pågående kvalitetsarbete kopplat till arbetet med personliga planer. Återapportering från verksamheten sker framför allt genom delårs- och årsrapporter. I omsorgsnämndens styrkort för 2010 återfinns målet att 90 procent av omsorgstagare med hemtjänstinsatser ska ha en personlig plan. Vid delårsbokslutet 31 mars 2010 var mätetalet 85.8 procent. Förekomsten av personliga planer och dess kvalitet har följts upp inom ramen för omsorgsnämndens interna kontroll åren 2008, 2009 och Slutsatsen av 2010 års uppföljning var att arbetet med de personliga planerna är olika utvecklat inom förvaltningen och att det finns behov av att arbeta vidare med hur man dokumenterar i planerna. Föreslås 6

9 bl.a. en förnyad genomgång av syftet med personlig plan och hur blanketten ska användas riktad till enhetschefer, vilket också har genomförts på enhetsträffar. I samband med avtalsuppföljningar med de privata utförarna inom kundval i hemtjänsten granskas också de personliga planerna. Förvaltningen arbetar med regelbundna brukarundersökningar och i verksamhetsplanen uppges att enheterna ska fortsätta förbättringsarbetet utifrån Kvalitetsbarometern och Socialstyrelsens öppna jämförelser. På vissa enheter genomförs också enklare brukarundersökningar. Under 2010 påbörjas planeringen av Kvalitetsbarometern Områden om undersöks är kontinuitet, flexibilitet, självbestämmande och integritet, trygghet, social samvaro, mat och måltider, fysisk miljö, hälso- och sjukvård och helhetsomdöme. Förvaltningen arbetar också med uppföljning av verksamheten och stimulans till förbättringar sk. SKRUVEN. Syftet är att viktiga verksamhetsmål ska synliggöras, utvecklas och följs upp för att ge omsorgstagarna en god omsorg och vård. Målet är bl.a. att genom dialog utveckla kunskapen om hur kvalitén i omsorg och vård kan säkerställas. 2.4 Riktlinjer och rutiner I Växjö kommun har ett antal lokala riktlinjer för verksamheten formulerats. Direkt kopplat till arbetet med personliga planer är dokumentet Anvisningar för social dokumentation i verkställigheten som utgår från krav på dokumentation i lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd ( ). I anvisningarna regleras hanteringen av personliga planer i verksamheten. Utgångspunkten är att det praktiska genomförandet av en insats ska dokumenteras i en personlig plan. Planen ska utgå från biståndsbeslutet och mer i detalj beskriva hur och när insatsen ska genomföras samt den enskildes särskilda önskemål om genomförandet. I anvisningarna påtalas att den enskilde eller dennes rättslige företrädare ska vara delaktiga i utformningen av planen. Den personliga planen ska upprättas enligt en särskild mall och det ska framgå vilka som medverkat och fastställt den. Det är enhetschefen som ansvarar för att ge uppdrag om att upprätta en personlig plan. I anvisningarna anges också syftet med den personliga planen och ett antal mer detaljerade instruktioner: Syftet med en personlig plan är att skapa en tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljningen av en beslutad insats. Genom planen tydliggörs både för den enskilde och för personalen vad som ska göras, vem som ska göra vad, när och hur. Det är viktigt att målen är individuellt utformade och bygger vidare på de mål som redan har fastställts för insatsen under handläggningen av ärendet. Målen bör ha en tydlig koppling till den enskildes vardagssituation och ge uttryck för vad som är önskvärt och realistiskt att uppnå i fråga om den enskildes förmåga. Oavsett vilka mål det gäller är det viktigt att de är konkreta och formuleras på ett sätt som gör att de kan följas upp. Den personliga planen ska hållas aktuell och vid behov revideras i samråd med den enskilde. Tillägg och ändringar inom ramen för själva beslutet kan göras direkt i planen förutsatt att det ändå tydligt framgår vad som gäller. Det ska framgå namn och befattning på den person som har gjort en ändring samt datum för när den gjordes. Är det fråga om stora förändringar är det ofta lämpligt att upprätta en ny plan. Anvisningarna berör också, förutom inledande generella utgångspunkter för dokumentation, personakten som helhet, daganteckningar, gemensamma daganteckningar för insatser inom SoL och HSL, sammanfattning av daganteckningar, kontaktböcker, rätt att ta del av dokumentationen samt förvaring och avställande av personakt. 7

10 Dessutom finns följande rutinbeskrivningar och mallar som är kopplade till granskningsområdet 2 : Mall för personlig plan/genomförandeplan ( ) Manual för personlig plan/genomförandeplan ( ) Lathund, används vid bedömningar av insatsbehov och upprättande/uppföljning av personlig plan 3 Handläggningsrutiner avseende Socialtjänstlagen ( ) Uppgifter för kontaktman inom distriktet för handikappomsorg 2.5 Bedömning Omsorgsnämnden har fastställt mål som direkt adresserar arbetet med personliga planer. Målen fokuserar bl.a. den enskildes delaktighet och självbestämmande samt syfte med den personliga planen. Nämnden har vidare ett upprättat lednings- och styrsystem. Förvaltningen framhåller också att de personliga planerna har en allt viktigare roll för utformningen av en individuellt utformad omsorg samt vikten av att de följs upp och hålls aktuella. Det finns upprättade anvisningar för den sociala dokumentationen i verkställigheten samt mall för den personliga planen, vilket är viktiga delar i ledningssystemet och för kvalitetssäkringen av arbetet med personliga planer. Mallen för den personliga planen behandlar de innehållsområden som skrivs fram i Socialstyrelsens allmänna råd. I anvisningarna ligger fokus på syftet med den personliga planen och arbetssätt vid upprättandet. Syftet med uppföljningen av personliga planer samt rutiner för hur uppföljning ska ske kan förtydligas (se även kommentarer i avsnitt 4.6). Det framgår av riktlinjerna att det är enhetscheferna som ansvarar för att ge uppdrag om att upprätta en personlig plan. Kontaktmannens uppdrag att upprätta och följa upp den personliga planen är tydliggjort. Utifrån lagstiftningens krav på dokumentation och uppföljning kan också ansvaret för att säkerställa att samtliga omsorgstagare har en aktuell personlig plan förtydligas. 2 Vid Evelid finns följande riktlinjer avseende social dokumentation: Social dokumentation, Dokumentation enligt SoL, Blankett genomförandeplan faktadel, Blankett genomförandeplaninformation, Blankett genomförandeplan-detaljer (mall ankomstsamtal), Blankett levnadsberättelse, Checklista för social dokumentation. 3 Gäller specifikt för upprättande av personliga planer vid särskilda boenden 8

11 3. Planering av insatser och upprättande av personliga planer 3.1 Östregården Personliga planer upprättas för samtliga omsorgstagare på Östregården. Det är framför allt kontaktpersonerna och enhetscheferna som involveras i arbetet. Enhetschefen ansvarar för att utse kontaktperson som i sin tur ansvarar för planering av insatser och upprättandet av en personlig plan. Förslag på innehåll i den personliga planen diskuteras vid ett ankomstsamtal där enhetschef, kontaktperson, omsorgstagare, anhörig/god man och sjuksköterska kan närvara. Det påpekas under intervjuerna att omsorgstagaren i regel inte är med på mötena framför allt på grund av deras sjukdomsbild som påverkar möjligheterna att ta del av och diskutera planeringen av vården. Detta gör också att det vanligtvis är god man som undertecknar den personliga planen. Om möjlighet finns hälsar kontaktpersonen på omsorgstagaren innan inflyttning. Medarbetarna beskriver att de vid ankomstsamtalet tar upp varje innehållsområde i mallen för den personliga planen. Kontaktpersonerna upprättar den personliga planen cirka tre till fyra veckor efter inflyttning. Under intervjuerna poängteras vikten av att lära känna omsorgstagaren för att kunna formulera en relevant och behovsanpassad personlig plan. Detta gör att det ibland kan dra ut på tiden innan den personliga planen upprättas. Det kan också ta längre tid i samband med semestrar. Kontaktpersonen dokumenterar den personliga planen i pappersform och lämnar den till enhetschefen som läser igenom och godkänner. Planen kopieras upp och sätts in i en omvårdnadspärm som är placerad inne i omsorgstagarens rum. Enligt enhetschefen har samtliga omsorgstagare en personlig plan. 3.2 Evelid Carema omsorg arbetar med kvalitetsledningssystemet Qualimax. Vid Evelid hanteras den sociala dokumentationen via ett digitalt dokumentationssystem sedan cirka 1,5 år tillbaka. I guiden till kvalitetsledningssystemet framgår att kontaktpersonen ansvarar för att den personliga planen upprättas och följs upp. Det är också kontaktpersonen som har huvudansvaret för kontakten med omsorgstagare och närstående. Inför inflyttning hälsar ofta kontaktpersonen på omsorgstagaren i dennes ordinarie boende i syfte att förbereda flytten men också för att få tips och råd på hur omsorgen kan utformas. Kontaktpersonen och omsorgstagaren har ett ankomstsamtal där planering av insatser sker. Anhöriga är med vid behov och om omsorgstagaren så önskar. Samtalet utgår från fastställda frågeområden men förbereds och genomförs på olika sätt beroende på omsorgstagaren. Ibland har omsorgstagaren fått ut frågorna i förväg för att själv kunna fylla i önskemål. Sjuksköterskan har ett planeringssamtal avseende hälso- och sjukvårdsdelen. Utifrån biståndsbeslutet och ankomstsamtalet upprättar kontaktpersonen den personliga planen i dokumentationssystemet. Kontaktpersonen påbörjar planeringen så snart som möjligt och enligt uppgift upprättas planerna i regel inom några veckor efter ankomstsamtalet. Medarbetarna beskriver skillnaden på uppdraget från myndighetsavdelningen och den personliga planen och menar att uppdraget inte är något stöd i deras arbete eftersom det där inte beskrivs hur insatsen ska genomföras. Det ska framgå i planen att omsorgstagaren har varit med vid genomförandeplaneringen. Däremot undertecknas inte planen, framför allt på grund av att den upprättas digitalt. 9

12 Verksamhetschefen godkänner inte planerna men kontrollerar alltid i efterhand att planer finns upprättade för nya omsorgstagare. Enligt verksamhetschefen har samtliga omsorgstagare en personlig plan. Vid Evelid finns en utsedd dokumentstödjare som har till uppgift att stötta personalen när det gäller frågor om dokumentation av planerade och genomförda insatser. Dokumentstödjaren har under året gått igenom samtliga planer, i syfte att dels säkerställa att samtliga omsorgstagare har en personlig plan, dels undersöka kvaliteten i planerna. 3.3 Anna Trolle Kontaktpersonerna ansvarar för genomförandeplanering och upprättande av personliga planer. Kontaktpersonen genomför ett samtal med omsorgstagaren där planen diskuteras. Omsorgstagaren bestämmer om anhörig ska vara med på mötet eller ej. Personalen beskriver att de ofta läser upp det som skrivits i den personliga planen så att omsorgstagaren kan ta ställning till om det som dokumenterats är korrekt. Undersköterskorna lämnar den personliga planen till enhetschefen. Kontaktperson, omsorgstagare och enhetschef undertecknar planen. Någon enstaka gång har enhetschefen skickat tillbaka planen till kontaktpersonen för komplettering. Kontaktpersonerna ansvarar för att en kopia av planen sätts in i pärm hemma hos omsorgstagaren samt på enheten. Enligt enhetschefen beror det till stor del på kontaktpersonen hur lång tid det tar att upprätta planen. I regel sker det efter två månader. Påpekas att det under semestertider kan dröja längre tid innan planerna upprättas. Personalen menar att det inte finns någon tidsgräns för upprättandet och att det kan dröja upp till fyra månader. Personalen påpekar att det är viktigt att lära känna omsorgstagaren innan den personliga planen formuleras. Enligt enhetschefen saknar procent av omsorgstagarna en personlig plan. De flesta av dessa är nya omsorgstagare. Därutöver finns det enstaka personer som inte vill ha någon plan och ett antal personer med medicinöverlämning som enda insats, vilket inte kräver en personlig plan. Enligt enhetschefen prioriteras personliga planer för omsorgstagare som har flera insatser framför de som har få insatser, t.ex. tillsyn en gång per vecka och/eller städning. Enhetschefen har upprättat en excellista med namn på samtliga omsorgstagare och deras kontaktpersoner, datum för upprättandet av den personliga planen samt datum för genomförd sammanfattning av de dagliga anteckningarna. 3.4 Rottne Kontaktpersonerna ansvarar för att upprätta de personliga planerna. Kontaktpersonen har ett möte tillsammans med omsorgstagaren där innehållet i den personliga planen diskuteras och dokumenteras. Omsorgstagaren väljer om anhörig ska vara med vid samtalet. Medarbetarna vid enheten beskriver att de vanligtvis läser upp för omsorgstagaren vad som skrivits ner i planen. De personliga planerna upprättas i regel inom en månad efter inkommet uppdrag. Påtalas under intervjuerna att det är viktigt att lära känna omsorgstagaren innan den personliga planen upprättas. Enhetschefen läser igenom och godkänner den personliga planen. Kontaktperson, omsorgstagare och enhetschef undertecknar planen och en kopia placeras i en omsvårdnadspärm hemma hos omsorgstagaren. Enhetschefen har en lista där kontaktperson för respektive omsorgstagare framgår. Enheten arbetar för tillfället med att upprätta planer för samtliga omsorgstagare. Arbetet ska vara 10

13 färdigställt den 1 november i år. Enligt uppgift från enhetschefen saknas personlig plan för cirka 15 omsorgstagare, vilket motsvarar 15,6 procent. 3.5 Bedömning Enligt föreskrifter från Socialstyrelsen ska nämnden säkerställa att det finns rutiner för dokumentation av genomförandet av beslutade insatser samt för uppföljning och utvärdering av beslutad insats. Av socialtjänstlagen framgår att insatser för den enskilde ska utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne. Granskningen ger vid handen att enheterna i mer eller mindre utsträckning dokumenterar planeringen av genomförandet av beslutade insatser i en personlig plan. Enligt intervjupersonerna finns upprättade personliga planer för samtliga omsorgstagare i de särskilda boendena. En större andel omsorgstagare inom hemtjänsten saknar personlig plan. Utan planering och dokumentation av hur beslutade insatser ska genomföras riskerar omsorgstagaren att bli beroende av personalens preferenser, intresse och engagemang. Får inte den äldre frågan om hur de vill att insatsen ska genomföras riskeras lagens krav på delaktighet och självbestämmande att inte uppnås. Utifrån krav på dokumentation och självbestämmande bör nämnden säkerställa att samtliga omsorgstagare har en personlig plan. Enhetschefernas ansvar för att följa upp förekomsten av planer kan förtydligas. Hur lång tid det tar att upprätta planerna varierar mellan enheterna. I nämndens verksamhetsplan stipuleras att den personliga planen ska upprättas inom cirka tre veckor från att insatsen påbörjats. Enligt intervjuerna finns det exempel på när det tar upp till fyra månader innan planen upprättas, vilket inte kan anses vara tillfredställande utifrån nämndens riktlinjer. I verksamheten poängteras vikten av att lära känna omsorgstagaren innan planen upprättas. Anvisningarna som anger tidsramar för upprättande av personliga planer bör ses över i samarbete med företrädare för verksamheterna. Insatser och genomförandet ska enligt bestämmelser i socialtjänstlagen planeras och utformas tillsammans med den enskilde, vilket ställer stora krav på samverkan med den enskilde vid upprättandet av personliga planer. Av intervjuerna framgår att den inledande planeringen och upprättandet av de personliga planerna så långt det är möjligt sker tillsammans med den enskilde och/eller anhörig. Formerna för delaktighet varierar mellan enheterna. Ett sätt att formellt säkerställa delaktighet är att de parter som har fastställt planen också undertecknar den, vilket är ett arbetssätt som tillämpas vid tre av enheterna. Vid Evelid bör särskild uppmärksamhet riktas mot att säkerställa att det i någon form framgår av dokumentationen vilka som har medverkat vid planeringen samt fastställt planen. Samtliga granskade enheter genomför samtal där planeringen av genomförandet av insatser sker. Upplägget på planeringssamtalen varierar. Ett vanligt arbetssätt är att kontaktpersonen, utifrån samtalet, fyller i den personliga planen och läser upp det som nedtecknats för omsorgstagaren. Det händer också att omsorgstagaren ges möjlighet att förbereda samtalet genom att fylla i frågorna i förväg. Det är utifrån granskningens resultat svårt att få en överblick över vad som sker i planeringssamtalen mellan kontaktperson och omsorgstagare samt i vilken utsträckning som planeringen utformas tillsammans med den enskilde. Kommentarer kopplade till omsorgstagarnas delaktighet och självbestämmande ges också i avsnitt

14 4. Personlig plan som grund för genomförandet och uppföljning av insats 4.1 Östregården Av intervjuerna framkommer att den personliga planen är ett viktigt dokument som ligger till grund för de insatser som genomförs. Planen beskrivs dock inte som ett levande dokument som används i det dagliga arbetet. Medarbetarna förklarar att de känner sina vårdtagares behov och planerade insatser utan att behöver titta i planen. Medarbetarna påpekar vikten av att nyanställda och sommarvikarier tar del av de personliga planerna. Personalgruppen signalerar att de är osäkra på om samtliga vikarier har läst igenom planerna. Enhetschef och personalgrupp uppger att den personliga planen ska följas upp en gång per år samt vid behov. Rutinen är också att följa upp planerna var 8:e vecka på personalmötena. Enhetschefen påtalar att det finns flertalet planer som inte är uppföljda enligt det uppföljningsdatum som skrivits fram i planen. Det är enhetschefen som initierar den årliga uppföljningen. Kontaktpersonerna ansvarar för att revidera planen kontinuerligt vid särskilda händelser. Det är förändringens omfattning som avgör om en ny plan upprättas eller ej. Är det stora förändringar upprättas en ny, vid smärre ändringar revideras texten i befintlig plan. Datum för revidering skrivs alltid in. När en ny plan upprättas undertecknas den på nytt av kontaktperson, enhetschef och omsorgstagare/anhörig. Vid smärre revideringar meddelas anhöriga muntligen. Medarbetarna påtalar att den manuella hanteringen av planerna ibland kan vara tungrodd. 4.2 Evelid Den personliga planen beskrivs som ett centralt dokument vid genomförandet av insatser. Personalen menar dock att ordinarie personal lär sig hur insatserna ska utföras vilket innebär att de inte går in i de personliga planerna på daglig basis. Personalen beskriver att det är ett viktigt dokument för ny personal och vikarier. Den personliga planen ska följas upp två gånger per år eller vid behov. Enhetschefen påminner i juni och december varje år om att planerna ska följas upp. Det är kontaktpersonen som ansvarar för uppföljningen. Det är möjligt att i dokumentationssystemet registrera uppföljningsdatum för att få en påminnelse om att det är dags för uppföljning. Uppföljningen kan ske på olika sätt beroende på omsorgstagarens möjlighet till delaktighet. Vid de halvårsvisa uppföljningarna läser kontaktpersonen ofta upp den personliga planen för omsorgstagarna och kontrollerar så att informationen fortfarande stämmer. Anhöriga deltar i vissa fall. Ibland är det anhöriga som informeras om att planen har följts upp och reviderats. Kontaktpersonen kontrollerar också utifrån de dagliga anteckningarna om den personliga planen behöver följas upp. Medarbetarna beskriver att det digitala dokumentationssystemet används varje dag och att planerna uppdateras kontinuerligt om det sker det en bestående förändring för omsorgstagaren. I dokumentationssystemet framgår när och hur den personliga planen har reviderats. Var femte vecka hålls enhetsmöten där nya händelser för omsorgstagaren diskuteras. Personalen ser mötena som uppföljningstillfällen och en ambition är att revidera de personliga planerna i samband med dessa möten. Verksamhetschefen uppger att en kontroll av att samtliga planer är uppföljda har genomförts under året. 12

15 4.3 Anna Trolle Den personliga planen ska följas upp en gång per år samt kontinuerligt vid behov. Kontaktpersonerna ansvarar för uppföljningen, som i regel sker genom att planen kompletteras utifrån nytt biståndsbeslut. Av intervjuerna framkommer att den årliga uppföljningen ibland uteblir då det inte har tillkommit ett beslut som påverkar planen. När planerna är reviderade lämnas de till enhetschefen för godkännande. Vid enheten genomförs också vårdtagarmöten var sjätte vecka. Där diskuteras bland annat nya omsorgstagare, behov av kontaktpersoner samt tips på hur insatser kan genomföras på bästa sätt. Vid dessa möten meddelar också enhetschefen vilka omsorgstagare som saknar en personlig plan. Omsorgstagarna närvarar inte vid dessa möten. Enhetschefen uppger att uppföljningen av de personliga planerna är ett utvecklingsområde och att informationen till personalen avseende krav på uppföljning har förbättrats. Personalen upplever att den personliga planen ibland kan vara överflödig och ser inte alltid syftet med planen. Vid tveksamheter kring utförandet går personalen i första hand tillbaka till beslutet från myndighetsavdelningen. Personalen menar att mallen för den personliga planen är överarbetad för omsorgstagare inom hemtjänsten och att det finns överlappningar mellan uppdraget från myndighetsavdelningen och innehållet i den personliga planen. Under intervjun föreslås att mallen borde skräddarsys för omsorgstagare inom hemtjänsten. Enhetschefen påtalar att den personliga planen endast bör fokusera på hur insatsen ska genomföras och inte omfatta vad som ska göras. 4.4 Rottne Av intervjuerna framkommer att de uppdrag som planerarna på enheten fördelar dagligen är centrala vid genomförandet av insatser. Personalen påtalar att de personliga planerna är viktiga vid genomförandet av insatser hos omsorgstagare som de inte känner. Den personliga planen ska följas upp en gång per år samt kontinuerligt vid behov. Kontinuerlig uppföljning kan ske vid de månatliga teamträffarna. Enhetschefen uppger att det är över hälften av planerna som inte är uppföljda enligt planerat datum. Medarbetarna beskriver att sammanfattningarna av daganteckningarna ofta används som underlag för uppföljningen. Vid en smärre förändring i planen meddelas omsorgstagaren om revideringen. Medarbetarna framhåller att det ibland kan vara svårt att hinna med uppföljningen av de personliga planerna när arbetsbelastningen är hög och att det är viktigt att det finns schemalagd tid för att upprätta och följa upp planerna. Enheten använder det digitala dokumentationssystemet Mobipen (se även avsnitt 5). 4.5 Synpunktshantering På förvaltningsövergripande nivå finns ett system för att hantera inkomna synpunkter och klagomål. Kommunen har en särskild folder för dokumentation av klagomål och synpunkter, benämnd Tyck-till. Samtliga synpunkter som dokumenteras i foldern ska vidarebefordras till förvaltningen som registrerar och kategoriserar synpunkterna. På enhetsnivå är det i regel kontaktpersonerna eller enhetscheferna som tar emot synpunkter från omsorgstagare eller anhöriga. Kontaktpersonerna hänvisar eller vidarebefordrar i regel synpunkterna till enhetschefen. Av intervjuerna framkommer att synpunktslämnaren alltid ges möjlighet att skriva ner synpunkten i foldern. Synpunkter som inte dokumenteras hanteras direkt på enheten i personalgruppen. 13

16 Vid Evelid finns dessutom ett kvalitetsråd som bl.a. hanterar inkomna synpunkter och förbättringsåtgärder kopplade till dessa. Vid enheten registreras också klagomål i kvalitetsuppföljningssystemet FileMaker Q-maxit. 4.6 Bedömning Utgångspunkten för uppföljning av de personliga planerna är att insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet, vilket förutsätter att verksamheten systematiskt och fortlöpande säkras och utvecklas. I omsorgsnämndens verksamhetsplan anges att den personliga planen ska följas upp regelbundet och omprövas vid behov. I nämndens riktlinjer anges dessutom att strukturen för den sociala dokumentationen ska vara känd och förankrad i personalgruppen, vilket bl.a. förutsätter att personalen är införstådd i syftet med dokumentationen. Nämnden anger att uppföljning och revidering av de personliga planerna ska ske minst en gång per år samt kontinuerligt vid behov. Dessa anvisningar är väl kända vid de granskade enheterna. I planerna ska också uppföljningsdatum dokumenteras. Det finns däremot inga specifika anvisningar för hur uppföljning av den personliga planen ska ske samt vad den ska syfta till. Det är insatsens genomförande som ska utvärderas och syftet torde vara att kontrollera om insatsen har utförts på överenskommet sätt, om det tänkta praktiska utförandet fungerar på ett tillfredställande sätt med den enskildes synpunkter i fokus samt behov av förändringar i genomförandeplaneringen etc. Den personliga planen beskriver utifrån beslutet hur insatsen ska genomföras i praktiken varpå omsorgstagarens synpunkter är centrala i uppföljningsprocessen. Granskningen visar sammantaget att rutinerna för uppföljning av personliga planer är ett utvecklingsområde. Under intervjuerna påtalas t.ex. att det finns en betydande andel personliga planer som inte har följts upp enligt riktlinjerna och planerat uppföljningsdatum. Det krävs bl.a. systematik i uppföljningarna och ett påminnelsesystem, likt det vid Evelid, torde kunna säkerställa att uppföljningarna görs enligt överenskommet datum. Nämnden bör säkerställa att det sker en systematisk uppföljning av genomförandet av insatser i enlighet med planerat uppföljningsdatum samt kontinuerligt vid behov. Omsorgstagarna är i varierande omfattning delaktiga vid uppföljningen och revideringen av de personliga planerna. Att arbetsgruppen enskilt utan den enskildes närvaro följer upp insatser och diskuterar behov av omprövning av arbetssätt kan ifrågasättas mot bakgrund av lagstiftningens krav på den enskildes delaktighet och självbestämmande. Att delaktighet nås genom att revidering endast meddelas anhörig eller omsorgstagare kan inte ses som tillräckligt. Huvudfrågan i all planering bör vara att de äldre ska få möjlighet att ge sin syn på hur de vill ha sina insatser genomförda. Rutinerna bör säkerställa den enskildes delaktighet och självbestämmande. Förståelsen för syftet och användningsområdet för en personlig plan varierar mellan personalgrupperna. Under intervjuerna ges signaler som indikerar att det finns förbättringspotential avseende personalens kunskap om syfte och tillämpning av personliga planer. Chefen för myndighetsavdelningen beskriver att enheterna ibland efterfrågar detaljer om beslutade insatser, t.ex. vad som ska ingå i en beslutad städinsats. Påtalas att detta inte är myndighetsavdelningens uppgift utan utförarnas att tillsammans med omsorgstagaren formulera. Myndighetschefen menar att ett av de viktigaste förbättringsområdena när det gäller arbetet med de personliga planerna är att samtliga involverade förstår att planen är till för den enskilde. Ovanstående synpunkt behöver inte vara kopplad till personalgrupperna vid enheterna som ingår i föreliggande granskning. Förvaltningen har också identifierat utvecklingsområdet och t.ex. genomfört genomgångar med enhetschefer avseende bl.a. syftet med en personlig plan. Mot bakgrund av 14

17 granskningens resultat bör nämnden fortsätta arbetet med att säkerställa att personalen är införstådda med syftet och användningsområdet för en personlig plan. Detta är ett kontinuerligt arbete som bör hållas levande i personalgrupperna. Det är också viktigt att personalgrupperna görs delaktiga i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten (jmf SOSFS 2006: 11). I syfte att säkerställa att den personliga planen utgör grund för genomförandet av insatser samt hålls aktuell är det viktigt att den personal som arbetar med insatserna för de äldre har tillgång till planerna. Idag hanteras de personliga planerna, med undantag för på Evelid, i pappersform. I regel förvaras den personliga planen i omsorgstagarens lägenhet respektive i hemmet, vilket är positivt mot bakgrund av bestämmelser i Socialtjänstlagen om att omsorgstagare ska ha tillgång till sin egen dokumentation. Av intervjuerna framkommer dock att placeringen av den personliga planen kan vara ett hinder för åtkomst för personalen. Detta är ett informationsöverföringsproblem som ett nytt ärendehanteringssystem bör kunna avhjälpa. På förvaltningsövergripande nivå finns ett system för att hantera inkomna synpunkter och klagomål. Återrapportering sker till nämnden via delårs- och årsrapporter. Det är positivt att förvaltningen utvecklar och stärker synpunktshanteringen. Utvecklingsarbetet bör fortgå och uppsatta mål följas upp. Granskningen visar att förvaltningens rutiner för hantering av synpunkter och klagomål är väl kända vid de granskade enheterna. 5. Bevakning av verkställighet Enligt de handläggningsrutiner som finns ska biståndshandläggare som fattar beslut om hemtjänst, trygghetslarm och särskilt boende delge nytt beslut till ansvarig enhetschef eller avgiftshandläggare via ärendehanteringssystemet Vård och omsorg. Handläggaren uppmanas via en automatisk meddelandefunktion. När ärendet är mottaget av enhetschefen ska handläggarna få en kvittens via systemet. Privat utförare meddelas via fax. Myndighetschefen uppger att överlämning inte alltid kan ske via ärendehanteringssystemet framför allt på grund av utebliven kvittens från utförande enhet. Ibland måste handläggarna aktivt söka bekräftelse på att beställningen är mottagen. Det gäller framför allt enheter där enhetschefen inte finns på plats kontinuerligt. I dessa fall lämnas ärendena via telefon eller fax och då erhåller myndighetsavdelningen ingen bekräftelse på mottaget uppdrag via ärendehanteringssystemet. Rutiner för överlämningen av beställning till utförande enhet är ett utvecklingsområde enligt myndighetschefen. Enhetschefen har det övergripande ansvaret för att beslutet verkställs. I samtliga nya ärenden registrerar enhetschefen verkställighetsdatum i ärendehanteringssystemet. Bevakning av verkställighet av beslutade insatser sker således genom bekräftelse på mottagen beställning och meddelande om verkställighetsdatum. Chefen för myndighetsavdelningen menar att avdelningen har kontroll på verkställigheten och att det är mycket ovanligt att beslutade insatser inte verkställs. Någon återrapportering av datum för upprättande av personlig plan sker inte. I uppföljningen av beslutad insats om särskilt boende sker dock en årlig stickprovsgranskning av ärenden. Uppföljningen omfattar 20 procent slumpvis utvalda ärenden samt ärenden som omfattar insatser på mer än 70 timmar per vecka. En handläggare har således insyn i ett antal personliga planer vid särskilda boenden och dess kvalitet. Chefen för myndighetsavdelningen påtalar att en identifierad brist är att en del planer saknar datum för uppföljning, vilket gör det svårt att bedöma dess aktualitet. Förvaltningen upphandlar för närvarande ett nytt verksamhetssystem som enligt myndighetschefen kommer att skärpa upp den sociala dokumentationen. T.ex. kommer genomförandeplaner dokumenteras i systemet, vilket innebär att myndighetsavdelningen kommer att ha tillgång till dessa. Förvaltningen testkör också ett IT-baserat stöd, Mobipen, 15

18 för att dokumentera utförda insatser inom hemtjänsten. Pilotprojekt har genomförts vid tre hemtjänstenheter, varav en ingår i föreliggande granskning. Personalen dokumenterar med hjälp av en digital penna och på en särskilt utformad blankett utförda insatser. Syftet är bl.a. att dokumentera och följa upp verkställighet av beslutade insatser inom hemtjänsten. Utöver ovanstående bevakning av verkställighet sker ordinarie uppföljning av beslutade insatser, vilket inte är fokus för föreliggande granskning Bedömning I Socialstyrelsens föreskrifter ställs krav på att nämndens ledningssystem ska säkerställa att det finns rutiner för hur uppgifter ska lämnas mellan den som beslutar om en insats och den som ansvarar för det praktiska genomförandet. En förutsättning för säkerställande av verkställighet är att överlämning mellan beslutande enhet och utförande enhet sker på ett säkert och ändamålsenligt sätt. Detta ställer krav på beslutsunderlaget men också på fungerande rutiner för överlämning. Det finns avvikelser från rutinen att ärendehanteringssystemet används vid överlämning, vilket innebär att kvittens på mottagen beställning uteblir. I syfte att stärka bevakningen av verkställighet av beslut bör nämnden överväga att, i samband med införandet av ett nytt verksamhetssystem, komplettera handläggningsrutinerna med kontroll av att utförande enhet har upprättat personliga planer. 6. Kompetens och kompetensutveckling Ett av perspektiven i verksamhetsplanen behandlar Medarbetare och lärande. Nämnden påtalar att för att möta ökade krav på kvalitet krävs medarbetare med god kompetens som ges möjlighet att följa forskning och utveckling. En viktig del i detta sägs vara att stödja och utveckla ett gott ledarskap. I verksamhetsplanen beskrivs att kompetensutvecklingen inom förvaltningen kan vara utbildning, spridning av goda exempel, handledning, studiebesök, arbetsbyte, uppföljning, lärande och reflektion i vardagen. I verksamhetsplanen framgår att under medarbetarsamtalet behandlas medarbetarnas kompetens och utveckling utifrån Kompetenshanden och verksamhetsmål enligt modellen Medarbetarsamtal/ Utvecklingsstegen. Den beskrivning av kompetensbehov som genereras utgör ett viktigt underlag vid rekrytering och planering av kompetensutveckling. Förvaltningens modell för kompetensutveckling har formulerats i Kompetensstegen och inriktningen på kompetensutvecklingen beskrivs i förvaltningens kompetensutvecklingsplan för åren Prioriterade områden för 2010 är: etik och bemötande, hot och våld, introduktion för semestervikarier, handledning och brand/säkerhet. Vidare framhålls i verksamhetsplanen att den interna kompetensen tas till vara genom internutbildare samt att aktuell forskning och utveckling följs. Kompetenskrav som ställs är att den omsorgspersonal som anställs ska ha gymnasieexamen. Utbildning i social dokumentation ingår i förvaltningens baskurser som riktas till nyanställda. Enhetscheferna uppger att nästintill samtliga medarbete har fått utbildning i social dokumentation, vilket också bekräftas av personalgrupperna. Av intervjuerna framkommer att det finns en del nyanställda som ännu inte har gått baskursen. Personalen påtalar att stöd och utbildning kopplat till arbetet med personliga planer krävs kontinuerligt. Vid intervjuerna framkommer varierande rutiner vad gäller introduktion av nyanställda samt vikarier. Vid Östregården finns en checklista på vad som ska ingå i introduktionen vilket är ett 4 Uppföljning av beslut granskades särskilt 2008 i Granskning av biståndshandläggning inom äldreomsorgen och handläggningstider inom färdtjänsten 16

19 sätt att säkerställa att ny personal och vikarier informeras om betydelsen av de personliga planerna i verksamheten. 6.1 Bedömning Förvaltningen har en modell för kompetensutveckling och arbetar på ett systematiskt sätt med att kartlägga behov av kompetens utifrån verksamhetens behov. Behov av kompetens identifieras inför de årliga medarbetarsamtalen och diskuteras med varje medarbetare. Utbildning i social dokumentation ingår i de kurser som riktas till nyanställda. Av intervjuerna framkommer att stöd och handledningen kopplat till arbetet med personliga planer krävs kontinuerligt. Vid en av enheterna finns en utsedd dokumentstödjare som har till uppgift att stötta personalen i frågor om dokumentation av planerade och genomförda insatser. Detta är ett gott exempel som bör kunna spridas i förvaltningen. För att uppnå syftet med dokumentation av genomförandeplanering och uppföljning av insatser krävs bl.a. att personal som ansvarar för upprättande och uppföljning har tillräcklig kunskap om den personliga planens betydelse. Vikten av att personalen är införstådda med syftet och användningsområdet för personliga planer kommenteras i avsnitt 4.6. Växjö den 13 oktober 2010 Helene Kratz Verksamhetsrevisor 17

20 Källförteckning Granskade dokument Anvisningar för social dokumentation i verkställigheten ( ) Checklista för nyanställda resp. vikarier på Östregården Granskningar av personliga planer hos två privata entreprenörer 2010 Handläggningsrutiner avseende Socialtjänstlagen ( ) Information om SKRUVEN Instruktion för bedömningar/personliga planer i särskilt boende Intern kontroll av dokumentation i personliga planer 2008 Intern kontroll av dokumentation i personliga planer 2009 Kompetensstegen omsorgsförvaltningen Mall för personlig plan ( ) Manual personlig plan/genomförandeplan ( ) Nämndsprotokoll med områden för intern kontroll 2010 ( ) Nämndsprotokoll med uppföljning av internkontroll 2009 ( ) Omsorgsnämndens verksamhetsplan Omsorgsförvaltningens kompetensutvecklingsplan Uppgifter för kontaktman inom distriktet för handikappomsorg Utdrag från omsorgsförvaltningens handbok När det inte blev som det var tänkt ( ) Utveckling av Synpunktshantering vid omsorgsförvaltningen Årsrapport omsorgsnämnden 2009 Dokument från Carema AB Blankett Genomförandeplan Faktadel Blankett Levnadsberättelse Blankett Genomförandeplan information Blankett Genomförandeplan - detaljer (mall ankomstsamtal) Checklista för social dokumentation Dokumentation enligt SoL Social dokumentation Övriga källor Socialtjänstlagen (SoL) 2001: 453 Socialtjänstförordning (SoF) 2001:937 SOSFS 2006: 11 Ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS SOSFS 2006: 5 Dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS 18