20 Juni 2012 handlingar separat bilaga. Nr 66 Reviderat reglemente för Krisledningsnämnden och ny plan för extraordinära händelser

Transkript

1 20 Juni 2012 handlingar separat bilaga Nr 66 Reviderat reglemente för Krisledningsnämnden och ny plan för extraordinära händelser

2 Version Antagen av Kommunfullmäktige 201x-xx-xx, FÖRSLAG Borås Stads Plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser Ledning och information

3 Fastställt av: (Skall fastställas av Kommunfullmäktige) Datum: (1hå 2012) Reviderad den: För revidering ansvarar: (Reviderad plan, nästa mandatperiod: Kommunstyrelsen) För ev uppföljning och tidplan för denna ansvarar: (Kommunstyrelsen. Uppdatering av bilagor: Stadskansliet.) Dokumentet gäller för: (Borås Stad, central krisledning) Sida 2

4 Innehållsförteckning Sammanfattning... 5 Krishanteringsarbete... 6 Mål för kommunens krishantering...6 Ledningsprinciper...6 Kriterier för att planen ska gälla...7 Krisberedskapsnivåer...8 Organisation av kommunens krisledning Central krisledning...11 Krisledningsnämnd...12 Krisledningsstab...12 Krisledningsstaben...13 Funktioner i krisledningsstaben...14 Kommunchefen...14 Stabschefen...15 Kommunchefens ledningsstöd...15 Informationsansvarig...15 Lägesuppföljning och dokumentation...15 Bedömning och analys...15 Stödfunktioner...15 Informationsorganisation...15 Lägesuppföljning...16 Service...16 Kommunens förvaltningar och bolag...16 Privata utförare...16 Övriga aktörer och resurser Räddningstjänstförbundet...17 POSOM...17 Frivillig resursgrupp FRG...17 Försvarsmakten...17 Krishanteringsråd...17 Kriskommunikationsavtal...18 Samband...18 Samverkanspersoner...18 Tekniskt stöd och hjälpmedel...18 VG Stab...18 Sida 3

5 Krisledningsorganisationens arbete Att fånga tidiga signaler initiering Larm och larmning Lokaler Uppstart och att dokumentera arbetet...20 Startmöte...20 Dokumentation Arbete i krisledningsorganisationen och planering...21 Ledningsgenomgång...21 Uthållighet Information och kommunikation Beredning, bedömning och analys...22 Beredning av ärenden...22 Bedömningsarbete...22 Omfallsplanering Lägesuppföljning, lägesbilder och omvärld Samverkan och samband...22 SÄRF...23 Hjälpmedel och resurser Bistånd och ekonomi...23 Ekonomi...23 Bistånd Rapportering och ledningsinformation Reservdrift och resurser Avveckling av krisledningsorganisationen...24 Information om avveckling Utvärdering, erfarenheter och krisstöd...24 Krisstöd...24 Utvärdering och erfarenheter...24 Utbildning och övning...25 Plan för kriskommunikation Planens syfte...26 Informationsavdelningens ansvar...26 Omvärldsbevakning och nätverksbyggande...26 Några grundprinciper för informationen...26 Planering och förberedelser...26 När krisen inträffar...27 Om denna plan Plan enligt lag om extraordinära händelser...29 Utbildning och övning...29 Bilagor...29 Definitioner...30 Geografiskt områdesansvar...30 Sida 4

6 Sammanfattning Stora delar av krishanteringen kan genomföras med ordinarie organisation och med personal i sina vanliga roller. I vissa avseenden måste dock en anpassning av ordinarie organisation göras till en ledning som bättre kan svara mot de speciella krav som ställs vid en större eller långvarig händelse. Det gäller framförallt funktioner som ledning, samordning, information och rapportering, samt resurser och hjälpmedel som behöver finnas tillgängliga vid krishanteringen. Det svenska krishanteringssystemet bygger på tre grundprinciper: Ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. Målen för kommunens krishantering är att tidigt få kännedom om och överblicka samhällsstörningar och extraordinära händelser, vidmakthålla förtroendet för kommunen och dess verksamhetsområden samt minimera negativa konsekvenser för samhället och den enskilde. Borås Stad behöver ha en förmåga att kunna förebygga, förutse, motstå, hantera, återhämta sig från och tillvarata erfarenheter från samhällsstörningar och extraordinära händelser. Denna plan ska användas då det behövs samordnad ledning före, under eller efter samhällsstörning eller extraordinär händelse. För att anpassa kommunens krisledning används fyra beredskapsnivåer. En av förutsättningarna för effektiv krishantering är en i förväg utsedd, utbildad, övad och flexibel organisation. Den ska kunna hantera olika typer av händelser som spänner över flera verksamheter. Kommunens centrala krisledning utgörs av en krisledningsnämnd och en krisledningsstab med stödfunktionerna information, lägesuppföljning och service. Borås Stad ska dygnet runt, året om, inom ett par tre timmar kunna etablera en övergripande krisledning. Kommunens centrala krisledningsorganisation har en viktig samordningsuppgift, både internt inom dess förvaltningar och bolag samt externt gentemot andra samhällsaktörer. Den sköter samverkan med externa aktörer för att skapa en kanal in till kommunen och en utgående. Avrop av resurser, intern fördelning, prognoser om t.ex. elstörningar, väder etc. ska samordnas genom den centrala krisledningsorganisationen. Varje förvaltning och bolag ska ha en egen, väl genomarbetad och aktuell plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser. Planen ska antas för varje ny mandatperiod och beakta respektive förvaltning och bolags risk- och sårbarhetsanalys. Sida 5

7 Krishanteringsarbete Borås Stad behöver ha förmåga att förebygga, förutse, motstå, hantera, återhämta sig från och tillvarata erfarenheter från samhällsstörningar och extraordinära händelser. Mål för kommunens krishantering Tidigt få kännedom om och överblicka samhällsstörningar och extraordinära händelser. Vidmakthålla förtroendet för kommunen och dess verksamhetsområden. Minimera negativa konsekvenser för samhället och den enskilde. I detta ingår att: En sammanhållen krisledning med tydlig rollfördelning snabbt kan etableras. Effektiv samverkan och samordning uppnås i den egna organisationen och med samverkande aktörer. Effektivt förmedla information till allmänhet, media och anställda. Kommunen ska verka för att samordna informationen till allmänheten. Med uthållighet kunna upprätthålla krisledningsorganisationen och kunna arbeta från alternativ ledningsplats. Efter begäran ta emot och lämna bistånd till annan drabbad kommun. Ge länsstyrelsen en samlad rapport om läget i kommunen och om vidtagna och planerade åtgärder. Borås Stads ordinarie verksamhet fortgår med minsta möjliga inskränkning, och att samhällsviktiga verksamheter upprätthålls. Vid sådan händelse ska kommunen tidigt kunna inleda (lednings)arbete för att hantera situationen. Ledningsprinciper Det svenska krishanteringssystemet bygger på tre grundprinciper. Ansvarsprincipen innebär att den som normalt har ansvaret för en viss verksamhet, har motsvarande ansvar under kris eller krig. Därför bör kommunens krisledningsorganisation avvika så lite som möjligt från ordinarie ansvarsfördelning. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets organisation och lokalisering ska så långt som möjligt överensstämma i fred, kris och under höjd beredskap. Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras så nära där den inträffar som möjligt. Det operativa ledningsansvaret ligger kvar i den ordinarie linjeorganisationen. Det innebär att den nämnd/förvaltning eller styrelse/bolag som till vardags har ansvaret för en verksamhet också ansvarar för denna vid en extraordinär händelse eller samhällsstörning. Kommunens krisledningsnämnd får besluta att överta hela eller delar av verksamheter från övriga nämnder i kommunen, i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsen. Sida 6

8 Den centrala krisledningen tar på sig en samordningsroll i arbetet med att hantera händelsen. Det kan vara att samordna flera förvaltningar, eller ta över informationsverksamheten om det är ett lämpligt. Ansvaret för att hantera händelsen lyfts däremot inte. Kriterier för att planen ska gälla Bedömningskriterier för tillämpning av lagen om extraordinära händelser Ordinarie rutiner eller ledningsstruktur svarar inte mot situationens krav Flera verksamheter berörs Stort samordningsbehov Stort informationsbehov Planen ska även användas då det behövs samordnad ledning före, under eller efter samhällsstörning, störning i egen verksamhet eller extraordinär händelse. För samordnad ledning används befintligt samordningsansvar som vilar på kommunchefen. Planen är utformad att användas som stöd då t.ex. Det finns stort behov av samverkan eller information. En akut situation hotar grundläggande värden eller kräver snabba beslut. SMHI utfärdat vädervarnar. Flera mindre händelser pågår samtidigt. Det är stor oro. Det är störningar i egen verksamhet, teknisk infrastruktur, försörjningssystem etc. Pågående händelseutveckling är diffus, komplex eller mycket långvarig. Ledningen även efter en tid inte har full överblick över händelsen. Resurserna är otillräckliga för att bemästra skadan eller dess konsekvenser. Händelsen är omfattande och dynamisk och svår att komma ikapp. Det är stort tryck på arbetet från allmänheten, medier och opinioner. Ledningsarbetet sker i tillfälliga miljöer med begränsningar i el, tele och it. Stämningsläget i ledningen är påverkat på olika sätt. Kommunchefen, eller dennes ersättare, beslutar efter samråd med förvaltningschefer och säkerhetssamordnaren på Stadskansliet (krisberedskap) att planen ska tillämpas helt eller delvis. Principen bör vara hellre en gång för mycket än en gång för lite. Kommunchefen ansvarar för att informera Krisledningsnämndens ordförande om läget för att denne ska kunna fatta beslut om extraordinär händelse föreligger. Sida 7

9 Alla medarbetare ska meddela närmaste chef vid förändring av eller vid misstanke om att extraordinär händelse eller allvarliga störningar har inträffat, eller kan inträffa. Det åligger chefen att vidareförmedla informationen till sin chef, vidare till kommunchefen eller dennes ersättare. Denna plan gäller även vid höjd beredskap under krig eller krigsfara. Vid höjd beredskap gäller ledningsansvar istället vad som sägs i 3 kap. 2 lagen om extraordinära händelser. Krisberedskapsnivåer Fyra beredskapsnivåer används för att anpassa kommunens krisledning. Kommunchefen eller dennes ersättare beslutar om nivå 1-3, Krisledningsnämnden beslutar om nivå 4. Då kommunens krisledningsstab trätt i funktion ska kommunchefen och staben samråda om beredskapsnivå för kommunen. De fyra beredskapsnivåerna är: Nivå 1 ( Grön) Grundberedskap Normalt upprätthålls krisberedskapen i Borås Stad på denna nivå. Vid grundberedskap bedrivs kommunens verksamhet enligt ordinarie rutiner och verksamhetsmål. Nivå 2 ( Gul) Störning Vid denna nivå sätts krisledningsstaben och dess stödfunktioner i beredskap. Larm eller information om en förestående samhällsstörning är grund för att inta denna beredskapsnivå, vädervarning klass 2 från SMHI, liksom händelse i en kommunal verksamhet som förvaltningen själva klarar av att hantera. I övrigt arbetar kommunens verksamheter enligt ordinarie rutiner och verksamhetsmål. Vid beredskapsnivå 2 (gul) ska Chefen för krisledningsstaben löpande bevaka den aktuella händelsen, med hjälp av ledningsstödet. Ledningsstödet för loggbok. (Berörda förvaltningar/bolag för egen logg) Övriga i krisledningsstaben informeras om situationen. Stödfunktionerna informeras efter behov. Krisledningsnämndens ordförande informeras av stabschefen om läget och vidtagna åtgärder. Krisledningsstaben (samt ersättare) bereda sig på att inom 1-3 timmar efter stabschefens beslut kunna inställa sig på ledningsplatsen. Informationsansvarig ta fram en kommunikationsstrategi och arbeta enligt kriskommunikationsplanen om situationen kräver kommunikationsinsatser. Ledningsstödet (i första hand kommunsekreteraren) vid behov ställa i ordning ledningsplatsen (tekniktest, möblering etc.). Viktiga samverkansaktörer utanför kommunens organisation informeras av stabschefen om att beredskapsnivån intagits. Stabschefen orientera personalen om beredskapsläget och orsakerna, i samverkan med berörd förvaltning. Sida 8

10 Rapportering ske löpande till kommunchefen, informationsansvarig och säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap). Nivå 3 ( Orange) Stabsläge Krisledningsstaben samlas och krishanteringsarbete börjar. Larm eller information om en förestående samhällsstörning eller extraordinär händelse inom kommunens verksamhetsområde är grund för att inta denna beredskapsnivå. Lika så om det börjar bli svårt att bedriva verksamhet enligt ordinarie rutiner i linjeorganisationen till följd av någon särskild yttre händelse, om störning i en förvaltning riskerar att spridas till annan förvaltning, samt vid behov av samordning. Vid beredskapsnivå 3 (orange) ska Krisledningsstaben larmas efter beslut av kommunchefen eller dennes ersättare, samlas på angiven tid vid ledningsplatsen och börja arbeta enligt plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser. Stabschefen leda ett startmöte för att ställa samman en lägesbild, besluta om eventuella åtgärder samt uppföljning av beslut och dess effekter. Informationsansvarig göra en kommunikationsstrategi och arbeta enligt kriskommunikationsplanen. Stödfunktioner träda i kraft, stödja och stå till krisledningsstabens förfogande. Eventuella förenklade administrativa rutiner för krishanteringsarbete träda i kraft. Viktiga samverkansaktörer utanför kommunens organisation (t.ex. länsstyrelsen) informeras av stabschefen eller ledningsstödet om att beredskapsnivån intagits, och varför. Vid behov avropas samverkanspersoner till kommunens centrala krisledning. Stabschefen orientera all kommunens personal om beredskapsläget och orsakerna. Skifttjänstgöring införas efter behov. Kommunchefen, eller dennes ersättare, ha möjlighet att återkalla beviljade ledigheter. Nivå 4 ( Röd) Extraordinär händelse (förstärkt stabsläge) Hela krisledningsstaben förstärkt krisledningsstab träder i funktion fullt ut. Krisledningsnämndens ordförande beslutar när detta läge ska intas. Även krisledningsgrupperna på förvaltningsnivå träder i funktion. Exempel på när denna nivå kan tillämpas är vid betydande behov av prioritering mellan kommunens krishantering och ordinarie verksamhet, t.ex. då störningen eller händelsen berör flera av kommunens verksamheter och kräver omfattande krishantering från kommunen. Utöver vad som anges ovan ska vid förstärkt stabsläge Krisledningsgrupper på förvaltningsnivå träda i funktion så snart som möjligt, om de inte redan är aktiverade. Grupperna dokumenterar sina arbeten löpande. Kommunens centrala krisledningsstab gör riktlinjer för tydliga och långsiktiga prioriteringar mellan krishantering och ordinarie verksamhet. Skifttjänstgöring tillämpas efter behov. Semester och beviljad ledighet återkallas för drabbade verksamheter. Sida 9

11 Nivå 1 - Grön Nivå 2 - Gul Nivå 3 - Orange Nivå 4 - Röd Grundberedskap Daglig drift Störning Förstärkt omvärldsbevakning Stabsläge Stabsarbete Extraordinär händelse (förstärkt stabsläge) Krisledningsnämnd Normativ nivå Kommunchef Kommunchef Strategisk nivå Ledningsstöd Ledningsstöd Krisledningsstab Krisledningsstab Informationsansvarig Informationsansvarig Stödfunktioner Stödfunktioner Krisledningsgrupper Krisledningsgrupper Krisledningsgrupper Operativ nivå Sida 10

12 Organisation av kommunens krisledning En av förutsättningarna för effektiv krishantering är en i förväg utsedd, utbildad, övad och flexibel organisation. Den ska kunna hantera olika typer av händelser som spänner över flera verksamheter, från att förstärka ordinarie resurser till att aktivera kommunens hela krisledningsorganisation: Kommunfullmäktige Krisledningsnämnd Informationsorganisation Krisledningsstab Lägesuppföljning Servicefunktion Samverkande aktörer och resurser Webb och sociala medier IT-stöd Press/Media Växel Upplysningscentral Lokaler Omvärldsbevakning Förplägnad (enklare mat och dryck) Kommunala bolag Förvaltningar Räddningstjänst Central krisledning Kommunens centrala krisledning utgörs av en krisledningsnämnd och en krisledningsstab med stödfunktionerna information, lägesuppföljning och service. Sida 11

13 Krisledningsnämnd Krisledningsnämndens uppgifter regleras i lag samt framgår av nämndens reglemente. Nämnden har fem ordinarie ledamöter och två ersättare. De ska vara utbildade och övade för sina uppgifter vid extraordinära händelser. Nämndens ordförande, eller dennes ersättare, värderar tillsammans med stabschefen om en viss händelse ska betraktas som extraordinär. En extraordinär händelse innebär inte per automatik att Krisledningsnämnden ska träda i funktion; omständigheterna i det enskilda fallet avgör. Nämnden kan också samlas utan att en extraordinär händelse är vid handen. Syftet är då att informera nämnden och hålla den förberedd om läget förvärras. Bedömer Krisledningsnämnden att den ska träda i funktion får nämnden överta beslutan- derätten för hela eller delar av verksamheter från kommunens nämnder, enligt nämndens reglemente och med hänsyn till händelsens art och omfattning. Ett sådant beslut måste snarast anmälas till berörd facknämnd. Krisledningsnämnden fattar normativa beslut, d. v.s. principiella och övergripande beslut. De fast ställer inriktning och sätter ramar för den strategiska ledningen. Nämnden ska vara beslutsför inom 2 timmar från beslut om att nämnden ska träda i funktion. Krisledningsnämnden svarar för att: Ange inriktningen för kommunens krishantering. Besluta om förändringar i servicenivåer inom kommunens verksamheter, t.ex. prio- tillfällig stängning. riterade verksamheter eller eventuell Besluta om omfördelning av kommunens resurser Tolka kommunens roll under den extraordinära händelsen. Företräda kommunen. Vid behov begära bistånd utifrån. När Krisledningsnämnden trätt i funktion kopplas en lägesuppföljare till denna för att föra anteckningar. Stabschefen är föredragande tjänsteman i nämnden. En jurist görs tillgänglig som beslutsstöd. Krisledningsnämnden beslutar om när extraordinär händelse upphör. Vid beslut om av- stabschefen eller dennes tjänstgörande ersättare. Krisled- veckling ska nämnden informera ningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande sammanträde med Kommunfullmäktige. Krisledningsstab Krisledningsstaben är en tjänstemannastab, vars arbete leds av en stabschef (kommunchefen eller dennes ersättare). Till staben finns stödfunktionerna information, lägesuppföljning och service (växel, förplägnad, lokaliteter, praktikaliteter som teknik). Krisledningsstaben är organiserad i två nivåer för att vara flexibel utifrån händelsers art och omfattning. Krisledningsstaben arbetar till och med beredskapsnivå 3. Vid nivå 4 ska en förstärkt krisledningsstab aktiveras. Staben arbetar före och under en extraordinär händelse eller samhällsstörning. Sida 12

14 Krisledningsstaben bereder ärenden åt Krisledningsnämnden och sköter kommunens stra- ledning. Den beslutar om verkställighet av normativa beslut och följer upp dessa. tegiska Staben samverkar med externa aktörer, samordnar arbetet, svarar för kriskommunikation, dokumentation samt beslutar om inriktning för omfallsplaneringen. Krisledningsstaben svarar för att Bedöma den akuta situationen, samt analysera situationen på kort och lång sikt Samordna och vid behov leda kommunens arbete under händelsen Samverka, samt rekvirera, konsultera och samordna externa resurser och expertis Inhämta underlag för beslut, samt förbereda föredragningar Bearbeta och bereda ärenden Planera för åtgärder på längre sikt. Analysera insats- och resursbehov såväl inom den centrala krisledningen som för kommunens verksamheter Följa upp beslut och dokumentera eget arbete Organisera och svara för effektivt samband inom och utom krisledningen Följa upp och dokumentera utvecklingen samt planera för alternativ händelseutveckling Skapa informationsunderlag. Förmedla snabb, saklig, väl avvägd och samordnad in- anhöriga, allmänhet, media och anställda formation till drabbade, Skapa uthållighet i organisationen. Krisledningsstaben Staben består av fem funktioner. Ersättare ska alltid vara utsedda. Funktion vid stabsarbete Funktion till vardags (skall finnas) Ersättare (skall finnas) Stabschef Kommunchef Personalchef Stadskansliet Näringslivschef Stadskansliet Kommunchefens ledningsstöd Kommunsekreteraren Stadskansliet Blocksekreterare 1 Säkerhetssamordnare (krisbered- Informationsansvarig skap) Informations- och marknadsföringschef Ställföreträdande informations- och marknadsförings- chef A Assistent 3 Stadskansliet Assistent 4 Stadskansliet Lägesuppföljning och Assistent 1 Stadskansliet ssistent 2 Stadskansliet dokumentation Bedömning och analys Blocksekreterare 1 Blocksekreterare 2 Blocksekreterare 3 Stödfunktioner kallas in efter behov. Kommunchefen eller dennes ersättare får adjungera personal från kommunens bolag och nämnder, t.ex. GIS-kompetens eller experter, samt efterfråga samverkanspersoner från externa aktörer. Sida 13

15 Förstärkt krisledningsstab Funktion vid stabsarbete Funktion till vardags Ersättare Stabschef Kommunchef Ekonomichef Stadskansliet Personalchef Stadskansliet (Kommunchefens) ledningsstöd Kommunsekreteraren Stadskansliet Stadsjurist Blocksekreterare 1 Säkerhetssamordnare (krisberedskap) Informationsansvarig Informations- och marknadsföringschef Informations- och marknadsföringschef (stf.) Informatör Informatör webb Stadskansliet Informatör press Stadskansliet Lägesuppföljning och Assistent 1 Stadskansliet Assistent 3 Stadskansliet dokumentation Lägesuppföljare Assistent 2 Stadskansliet Assistent 4 Stadskansliet Bedömning och analys (lägesuppföljning) Blocksekreterare 1 Blocksekreterare 2 Blocksekreterare 3 Stödfunktioner Funktion inom stödfunkt. Funktion till vardags Ersättare Lägesuppföljning GIS GIS-tekniker 1 GIS-tekniker 2 SÄRF:s samverkansbefäl Samverkansbefäl 1 Samverkansbefäl 2 IT IT-personal, Servicekontoret IT-personal, Servicekontoret Växel Växelchef, Servicekontoret Växeltelefonister, Servicekontoret Förplägnad Cafeteria Lokaler Vaktmästare Jurist Stadsjurist 1 Stadsjurist 2 Stadsjurist 3 Ekonomi Ekonomichef Ekonom Stadskansliet Till beredningsgruppen adjungeras representanter från andra förvaltningar, kommunala bolag, GIS-kompetens och kommunjurist beroende på händelsens art, omfattning och utsträckning i tid. Oavsett nivå beslutar stabschefen om att bemanna ytterligare funktioner, om att kalla in andra representanter och om samverkanspersoner. Funktioner i krisledningsstaben Kommunchefen Kommunchefen eller dennes ersättare har rätt att verkställa beslut inom all verksamhet i Borås Stad vid extraordinär händelse (beredskapsnivå 4), i enlighet med Krisledningsnämndens beslut. Vid beredskapsnivå 1-3 beslutar kommunchefen i krisledningsstaben och fungerar också som stabschef. Kommunchefen kontaktar då Kommunstyrelsens ordförande, som tillika är Sida 14

16 Krisledningsnämndens ordförande. Vid behov kan kommunchefen delegera rollen som stabschef i krisledningsstaben till ledningsstödet. Stabschefen Stabschefen leder krisledningsstabens arbete. Uppgifterna för stabschefen består i att Leda, samordna och planera arbetet i krisledningsstaben. Svara för gruppens kontakter med Krisledningsnämnden (föredragande tjänsteman) Bedöma behov av ledningsgenomgång och ansvara för dess genomförande. Bedöma behovet av samverkan. I samråd med informationsansvarig samordna information till allmänhet, media och intern personal. Känna av behovet och initiera beredningsgrupper. Planera för uthållighet i staben, så som skifttjänstgöring. Fullgöra uppgifter i övrigt enligt särskild delegation. Kommunchefens ledningsstöd Kommunchefens ledningsstöd består av kommunsekreteraren och säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap). Uppgiften består i att vara kommunchefens, eller stabschefens, stöd. Uppgifterna för kommunsekreteraren består även i Ansvar för dokumentation i krisledningsstaben och Krisledningsnämnden Eventuellt förenklande av administrativa rutiner Omvärldsbevakning Omfallsanalyser (analys för beredskap av alternativ händelseutveckling) Uppgifterna för säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap) består även i att Ha ett övergripande samordningsansvar för krishanteringen. Upprätta kontakt och samverka med externa aktörer. Utgöra ett stöd vid omfallsanalyser och omvärldsbevakning. Informationsansvarig Utsedd informationsansvarig ansvarar för att samordna och producera all krisinformation för mottagare internt och externt. Informationsansvarig arbetar enligt kriskommunikationsplanen, som finns längre fram i denna plan. Lägesuppföljning och dokumentation Sköta dokumentation för krisledningsstaben samt Krisledningsnämndens arbete. Följa och dokumentera läget, internt och externt. Bedömning och analys Medverka i analys- och bedömningsarbete. Bereda ärenden. Stödfunktioner Informationsorganisation Arbetet i informationsorganisationen leds av den informationsansvarige. Kommunchefen eller dennes ersättare beslutar om att aktivera resursen. Därefter upprättar informationsansvarige organisationen. Funktionen svarar för intern och extern information, för samordning av denna, och omvärldsbevakning på uppdrag av kommunchefen. Sida 15

17 Vid händelse som berör en förvaltning, som inte är att betrakta som extraordinär men där stöd med informationsarbete behövs, rådgör förvaltningschefen med kommunchefen om hur informationsorganisationen kan disponeras av den drabbade förvaltningen. Lägesuppföljning Funktionen lägesuppföljning dokumenterar arbetet och händelser; vad det är som hänt, vilka ärenden som inkommit samt vilka beslut som fattats. Funktionen svarar för samband och genomför omfallsplanering, följer upp händelseutvecklingen och alternativa utfall på uppdrag av stabschefen, samt hanterar inkommande ärenden. Som stöd i arbetet ska kartor, tablåer och system för dokumentation finnas tillgängliga. Primärt ska WIS användas. Vid behov kan GIS-tekniker kallas in till central krisledning för bistånd med kartor, geografiskt knuten information och analyser. Service På uppdrag av stabschefen svarar servicefunktionen för service till krisledningsorganisationen, som förplägnad, lokaliteter, tillgänglighet och drift, samt praktikaliteter som it och kontorsservice. Kommunens växel avropas av informationsorganisationen genom Servicekontoret, efter godkännande av kommunchefen eller dennes ersättare. I första hand ska chefen för Servicekontoret kontaktas. Vid behov kan cafeterians personal och lokaler användas för förplägnad till den centrala krisledningsorganisationen. Kommunens förvaltningar och bolag Den operativa ledningen för respektive förvaltning och bolag ligger på dess ledning. Varje förvaltning och bolag ska ha en egen, väl genomarbetad och aktuell plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser (antas för varje ny mandatperiod), som beaktar riskoch sårbarhetsanalysen som tagits fram för förvaltningen eller bolaget. Detta arbete samordnas för kommunen av säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap). Respektive bolag och förvaltning ska utbildas och övas för sina uppgifter vid extraordinära händelser regelbundet. Vid inträffad eller befarad händelse inom en förvaltning eller kommunalt bolag åligger det förvaltningschefen eller vd att snarast möjligt informera kommunchefen, samt om verksamhetens egen förmåga inte bedöms vara tillräcklig för att hantera händelsen. Den centrala krisledningsstaben kan vid behov stödjas av resurser från annan förvaltning efter beslut av kommunchef eller dennes ersättare. Privata utförare För att säkerställa driften av samhällsviktiga kommunala verksamheter som utförs av annan aktör är det angeläget att krav ställs även på dessa om plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser samt utbildning och övning för att klara sina uppgifter vid inträffade händelser. Sida 16

18 Övriga aktörer och resurser Räddningstjänstförbundet Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund, SÄRF, ska biträda ägarkommunerna i deras krisberedskap enligt lagen om extraordinära händelser och kunna stödja drabbade kommunledningar. Under händelser och kriser kan stödet avse stabsarbete, omvärldsbevakning, analys- och bedömningsstöd, samverkan, transportstöd till kommunen som organisation, samband etc. Särf stödjer också kommunen genom ett samverkansbefäl som stöd till kommunchefen eller som kan delta i krisledningsstabens arbete. Skiftgång och avlösning av samverkansbefäl sköts av Särf. I Borås Stad initieras stöd från Särf av kommunchefen eller dess ersättare. POSOM Individ- och familjeomsorgen i Stadsdelsförvaltningen Väster ansvarar för Posom-verksamheten i Borås Stad. Posom står för psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer. I kommunen finns en central Posom-grupp, och lokala stödgrupper i alla stadsdelar och skolor. Dessutom finns det möjlighet att få stöd från olika specialister. Posom har en egen handlingsplan och kan aktiveras utan att kommunens krisledning trätt i funktion. Frivillig resursgrupp FRG En frivillig resursgrupp (FRG) kan kallas in för att bistå kommunen och räddningstjänsten vid kriser och samhällsstörningar. I Borås Stad finns en sådan grupp, som samordnas av Civilförsvarsförbundet Borås. Syftet med FRG är att avlasta, komplettera eller förstärka ordinarie kommunala resurser. Medlemmarna i FRG har olika bakgrunder och kompetenser. De har gått en grundläggande utbildning om 40 timmar. FRG avropas genom den centrala krisledningen eller kommunchefen. Försvarsmakten Försvarsmakten kan utanför egen organisation, med undantag för kriget, ha en stödjande roll till samhället. Grunden för detta stöd i fredstid vilar i huvudsak på tre lagar/förordningar. Vid räddningsinsats enligt lag om skydd mot olyckor kan Försvarsmakten t.ex. bistå räddningstjänsten. Vid samhällsstörningar och extraordinära händelser kan hemställan om stöd lämnas från t.ex. kommunen till Försvarsmakten. I det senare fallet tar Försvarsmakten ut avgifter för stödet. Hemställan av stöd från Försvarsmakten ska ske till Försvarsmaktens högkvarter genom kommunledningen, eller den centrala krisledningsstaben då den är aktiverad. Krishanteringsråd I fråga om extraordinära händelser har kommunen ett geografiskt områdesansvar. I detta ingår att kommunen är sammankallande av ett krishanteringsråd med representanter för lokala krishanteringsaktörer. Sedan 2008 finns ett sådant råd på delregional nivå. Motsva- Sida 17

19 rande arena för samverkan ska etableras, drivas och utvecklas inom Borås Stad. Sammankallande är Sjuhäradskommunerna resp. kommunchefen i Borås Stad. Syftet med krishanteringsrådet är att förbereda och underlätta för samordning och samverkan när en extraordinär händelse inträffar. Genom rådet får de lokala aktörerna kunskap om varandras uppgifter, organisation och resurser. Dessutom bidrar det till ökad personkännedom och kontaktvägar. Krishanteringsrådets verksamhet är ett samråd. Om det kommer upp förslag i krishanteringsrådet som kräver beslut, så ska varje deltagande aktör besluta var för sig enligt ansvarsprincipen. Kriskommunikationsavtal För att säkra tillgången på krisinformatörer vid extraordinära händelser och andra samhällsstörningar har ett avtal upprättats mellan Sjuhäradskommunerna. Kommunchefen eller dennes ersättare har i uppdrag att besluta när det gäller att ge och ta emot hjälp med krisinformation. Samband Reservsamband ska kunna upprättas genom central krisledning. Inom två år kommer Rakel att finnas tillgängligt för kommunens centrala krisledning. Samverkanspersoner På initiativ av kommunchefen eller dennes ersättare ska Borås Stads krisledning kunna ta emot samverkansperson från samverkande aktörer. Kommunen ska också själv kunna bistå med samverkansperson till annan samhällsviktig aktör. Om detta hemställs hos kommunchefen eller dennes ersättare. En samverkansperson kan vara en person med uppgift att lyssna av vad som händer i andra organisationer vid en händelse där Borås Stad kan bli berörd, bidra med kunskap och kompetens. Kommunen ska verka för aktiv samverkan. Tekniskt stöd och hjälpmedel Hos kommunsekreteraren ska alltid finnas en krislåda. Lådan ska innehålla en förteckning över dess innehåll, minst Tablåer för lägesuppföljning Laminerade kartor över Borås Stad Pennor: blyerts, pennvässare, OH- och whiteboard-pennor A4-block samt stort blädderblock Batteriradio (2 st) med extrabatterier Reflexväst (2 st). VG Stab VG Stab är en kvalificerad stabsstödsresurs med syfte att förstärka, avlasta och komplettera ledningsorganisationen i t.ex. en drabbad kommuns krisledning eller räddningstjänst. Deltagarna är representanter ur kommuner och räddningstjänster med kompetenser som experter inom kvalificerat analys- och beredningsarbete samt i rollen som stabschef. Kommunens centrala krisledning eller räddningstjänsten kan avropa resursen genom Länsstyrelsens TiB. Borås Stad beslutar kommunchefen om att avropa sådant stöd. Sida 18

20 Krisledningsorganisationens arbete Borås Stad ska dygnet runt, året om, inom ett par tre timmar kunna etablera en övergripande krisledning. Arbetet ska kunna ske tidigt och med uthållighet, i samverkan. 1. Att fånga tidiga signaler initiering Vid signaler om förestående eller inträffade händelser, signaler som ibland kan vara diffusa, behövs mönster och rutiner finnas förberedda. Att fånga tidiga signaler ska inte underskattas. En person i organisationen bör därför vara utsedd i förväg och identifiera: Vad har hänt? Vad är redan gjort? Läget just nu? Hur påverkar detta oss? I Borås Stad har ledningsstödet (i första hand säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet, krisberedskap) till uppgift att försöka få svar på frågorna och därefter snarast samråda med kommunchefen eller dennes ersättare för bedömning. Vid signaler om inträffade eller förestående händelser som fångas upp av kommunens bolag, förvaltningar eller samverkande aktörer ska informationen vidarebefordras via närmaste chef till kommunledningen. 2. Larm och larmning För beredskapsnivåerna 1-3 beslutar stabschefen om att larma krisledningsstaben med stödfunktioner. För nivå 4 beslutar stabschefen och Krisledningsnämndens ordförande i samråd om att kalla in hela krisledningsorganisationen, samt att aktivera förvaltningarnas krisledningsgrupper. Vid beslut om larmning svarar ledningsstödet (i första hand kommunsekreteraren) för kontakt med krisledningsorganisationens deltagare. Larmmottagaren ska återringa av- Sida 19

21 sändaren som en bekräftelse. Vid behov kan räddningstjänsten bistå med att larma krisledningsorganisationen, med hjälp av denna plan och bilagor. 3. Lokaler Den centrala krisledningsorganisationen använder lokaler i Stadshuset. Krisledningsarbetet har förtur till lokalerna om annan verksamhet är inbokad. Då den centrala krisledningsorganisationen larmats ska samling ske på ledningsplatsen. En reservlokal finns utsedd och ska kunna användas som alternativ ledningsplats. Enligt bilaga. 4. Uppstart och att dokumentera arbetet När kommunens centrala krisledningsorganisation kallats in ska ett startmöte hållas. Mötet leds av kommunchefen eller dennes ersättare och ska dokumenteras. Startmötet syftar till att bedöma landskapet, som drabbade, konsekvenser, informationsbehov, på kort och på lång sikt etc. Det är också vid detta möte som kommunchefen eller dennes ersättare beslutar om att tillämpa denna plan, helt eller delvis. Principen bör vara hellre en gång för mycket än för lite. Startmöte Läget just nu? Vem är vi stab åt? Vilka är våra prioriterade arbetsuppgifter i staben? Nu, sedan, därefter. Tillämpning av plan för samhällsstörningar och extraordinära händelser Kalla in kompetens och andra resurser Fördela arbetsuppgifter och roller Dokumentation Dokumentation måste ske löpande i ledningsarbetet. Bl.a. av juridiska skäl är dokumentation av viktigare beslut och åtgärder särskilt viktigt. Information i krisledningsstaben om åtgärder, händelser, beslut m.m. ska dokumenteras och ges en identitet för att enkelt kunna återfinnas. Exempel på olika praktiska former Använd ordinarie dokumentationsrutiner i organisationen Primärt ska WIS användas Skriv på whiteboard som sedan fotograferas med kamera Sida 20

22 Skriv in direkt i dokument på dator Manuell dokumentation på papper Tablåer Alla sidor, papper etc. ska sidnumreras och tidsmärkas. Tidsnummer består av datum + timme + minut. Till exempel betyder den 8:e klockan Arbete i krisledningsorganisationen och planering Utbyggnad och anpassning av den centrala krisledningsorganisationen görs utifrån händelsens art, tidsförhållanden och omfattning. Viktigt är att staben har en känd och förberedd struktur. Se stycket om organisation av kommunens krisledning. Ledningsgenomgång En ledningsgenomgång är avsedd för beslutsfattare och stabspersonal. Den hålls efter någon eller ett par timmars intensivt stabsarbete och är kort och fokuserad. Stabschefen gör en ledningsgenomgång för att ge en samlad bild av läget, arbetet och den närmaste tiden. Stabspersonal, föredragande och vid behov samverkande aktörer deltar. Genomgången ska dokumenteras. Syftet med ledningsgenomgången kan växla. Normalt handlar det om att Redovisa aktuellt läge för krisledningsorganisationen. Redovisa stabens arbete för krisledningsorganisationen, samt Inrikta fortsatt arbete framåt. Genomgången ska vara kort, vanligtvis inte över cirka 30 minuter. Här ska inte förekomma problemlösningsdiskussioner, allmänna funderingar eller lösa samtal. Om det under någon punkt inte finns något att säga hoppar man över den och går till nästa. Mall finns som bilaga. Redovisning av berednings- och analysarbete sker från arbetsgruppen inför stabschefen. Det kan ske vid en särskild ledningsgenomgång då deltagare kallas utifrån behovet att ta del av resultatet. Redovisningen kan också ske enskilt mellan beredningsgruppen, beslutsfattaren och stabschefen. Uthållighet Stabschefen ansvarar för att skapa uthållighet i krisledningsstaben och tar fram en arbetsplan för staben stabsarbetsplan: Fr o m/ t o m Aktuellt inriktningsbeslut från beslutsfattare Prioriterade arbetsuppgifter och samverkan Tider för genomgångar Bemanning i staben (funktion, namn, skift) Arbetstider När krisledningsorganisationen larmas ska även ersättare komma, för att vid startmötet låta stabschefen ta fram en plan med bemanning för uthållighet i ledningsfunktionen. Vid skiftbyte ska personalbyte ske överlappande, där den avlösande är på plats i god tid innan (minst 30 minuter) för att läsa in sig på genomförda, pågående och planerade aktiviteter, läge, prognoser etc. Om möjlighet hålls en gemensam lägesgenomgång för avgående och pågående skift. Därefter sker funktionsvis överlämning. Sida 21

23 6. Information och kommunikation Störningar i samhället och vid extraordinära händelser ställer stora krav på informationsarbetet hos drabbade och berörda aktörer. Vid sådana lägen bör snabb, tydlig, korrekt och enhetlig vara kännetecknande för kommunens informationsarbete. Syftet är att kunna ge samlad information, minska oro och förebygga ryktesspridning. Så mycket som procent av hanteringen av en krishändelse brukar sägas bestå av kommunikationsarbete, varför ordinarie informationsorganisation behöver stärkas vid sådana lägen. 7. Beredning, bedömning och analys Beredning av ärenden Krisledningsstaben bereder ärenden åt Krisledningsnämnden. Bedömningsarbete Som stöd i bedömningsarbetet finns följande punkter: Ämne, scenario som ska analyseras. När ska det vara klart? Samverkan och kontakter som behövs i analysarbetet Faktorer/underlag som behöver inhämtas Överväganden och resonemang i stort Sammanfattande resultat (alternativa bedömningar vid behov) Förslag (agerande, åtgärder, inriktning etc) Annat Omfallsplanering Det är viktigt att ha en beredskap för omfall, d v s en annan händelseutveckling än den mest sannolika. Omfallet kan bygga på olika variabler som händelsens varaktighet, skadornas omfattning, tidsåtgång för reparation, hur allmänheten berörs etc. En eller flera personer avdelas för att göra en översiktlig planering för några alternativ med en svårare händelseutveckling än den krisledningsstaben arbetar med. Omfallsplaneringen bör omfatta t.ex. behov av politiska beslut, resurser, uthållighet, samverkan, information till allmänheten. 8. Lägesuppföljning, lägesbilder och omvärld Uppföljning av läget i omvärlden och den egna organisationen syftar främst till att få fram underlag för analyser och bedömningar, till exempel om störningar, drabbade, prognoser och läge. Mall för lägesuppföljning finns som separat bilaga. 9. Samverkan och samband Kommunens centrala krisledningsorganisation har en viktig samordningsuppgift, både internt inom dess förvaltningar och bolag samt externt gentemot andra samhällsaktörer. Den sköter samverkan med externa aktörer för att skapa en kanal in till kommunen och en utgående. Avrop av resurser, intern fördelning, prognoser om elstörningar, väder etc. ska samordnas genom den centrala krisledningsorganisationen. Sida 22

24 SÄRF På uppdrag av kommunledningen kan även Särf vara ett stöd vid koordinering av kontakter med externa aktörer. Hjälpmedel och resurser Vid kommunikation och samverkan kan följande vara kanaler. Vilka kanaler som väljs kan vara olika från fall till fall. Fast och mobil telefoni Internet, e-post och sociala medier Publik webbsida ( och intranät Media Radiokommunikation Frivillig resursgrupp 10. Bistånd och ekonomi Ekonomi Krisledningsnämnden fattar beslut om händelsens ekonomiska ramar när den är i funktion. När Krisledningsnämnden inte är aktiverad bärs kostnaderna av respektive nämnd. Oavsett vilket ska särskilt nummer (aktivitet) användas för att redovisa kostnader för att hantera händelsen. Det samma gäller för kommunala bolag och förvaltningar. Personal vid krishanteringsarbete ersätts enligt kommunens kollektivavtal, allmänna bestämmelser. För övrigt begränsat ekonomiskt bistånd enligt lag om extraordinära händelser ska samrådas med stadsjurist eller kommunsekreterare. Bistånd På begäran får en kommun eller ett landsting lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid. För detta har kommunen rätt till skälig ersättning. Vid förfrågan om bistånd från en drabbad kommunledning till Borås Stad delegeras beslutet till kommunchefen, eller dennas ersättare. Krisledningsnämnden i Borås Stad fattar beslut om att begära stöd från annan kommun då den är i funktion. Borås Stad behöver ha en förmåga att efter begäran både ta emot och lämna stöd. 11. Rapportering och ledningsinformation Den centrala krisledningsorganisationen rapporterar till och för dialog med länsstyrelsen. För detta ändamål kan WIS användas, men även kommunikationskanaler som telefon, mail, fax etc. I WIS finns ett förtryckt dokument för lägesuppföljning, vilket i första hand ska användas för att rapportera om läget samt att efterfråga uppgifter från drabbade kommunala verksamheter. Rapportering till och från kommunala bolag och förvaltningar sker enlig linjeorganisationen. Sida 23

25 Stabschefen ska godkänna alla rapporter innan de skickas iväg. 12. Reservdrift och resurser Störningar kan inträffa och påverka ledningsarbetet. Det är därför bra att i förväg ha tänkt igenom vilka störningar som vanligen kan inträffa och ta fram förberedda alternativa rutiner, t.ex. för drift, kommunikation och samverkan. 13. Avveckling av krisledningsorganisationen Krisledningsnämnden fattar beslut om när den extraordinära händelsen upphör och nämnden träder ur funktion. Beslutet ska dokumenteras. Nämnden kan också avvecklas av Kommunstyrelsen eller Kommunfullmäktige. Förfarande vid avveckling framgår av nämndens reglemente. Kommunchefen eller dennes ersättare beslutar om att avveckla krisledningsstaben och stödfunktioner då Krisledningsnämnden inte är aktiv. Beslutet ska dokumenteras. Avvecklingen ska planeras och bör ske stegvis, då det ibland finns behov av att någon funktion fortsatt är aktiv efter det att andra har slutat. Avvecklingen av krishanteringsarbetet: En stegvis avveckling. Funktionerna stabschef, ledningsstöd och informationsansvarig i staben bör avvecklas sist. Dokumentation ska samlas in och sparas. Kommunsekreteraren svarar för detta. Överföring av uppgifter från krisledningsstaben till ordinarie linjeorganisation sker i samverkan med kommunchefen och berörd linjechef. Stabschefen svarar för att lokaler, material och teknisk utrustning återställs. Information om avveckling Redan i planeringen ska ungefärlig tidpunkt för avvecklingen bestämmas. I den mån det är möjligt meddelas inriktningen om avveckling till samverkande aktörer internt och externt. 14. Utvärdering, erfarenheter och krisstöd Krisstöd Behov av krisstöd för krisledningsstaben bör i första hand uppmärksammas genom ordinarie chef i linjeorganisationen, men kan också ske genom stabschefen. Krisstöd, möjlighet att bearbeta den inträffade händelsen, för den centrala krisledningsorganisationen hanteras i första hand genom företagshälsovården. Utvärdering och erfarenheter Vid händelse som föranlett beredskapsnivå 2 (gul) ska drabbad förvaltning eller kommunalt bolag utvärdera händelsen, verksamhetens arbete och åtgärdernas effekter. Stöd i detta arbete är säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap). Syftet med utvärderingen är att dra erfarenheter för att utveckla verksamhetens krisberedskapsförmåga. Rapporten ska delges säkerhetssamordnaren vid Stadskansliet (krisberedskap). Sida 24

26 Händelse som föranlett beredskapsnivå 3 (orange) och 4 (röd) ska alltid utvärderas. Som stöd för detta arbete finns en mall. Utvärderingen delges kommunledningen. Utbildning och övning Utbildning och övning har ansetts så viktig att den reglerats i lag. I Borås Stad ska en särskild plan för utbildning och övning inom krisberedskapsområdet finnas. Sida 25

27 Plan för kriskommunikation En organisation som redan i vardagen har en professionell informationsverksamhet har större möjlighet att lyckas med sin kommunikation vid en krishändelse. (ur Goda råd kring kriskommunikation och informationssamverkan, Länsstyrelsen Västra Götaland, 22 oktober 2010) Planens syfte Denna plan för kriskommunikation ska underlätta för politiker och anställda i Borås Stad att kommunicera rätt under och efter en kris. Planen är disponerad i två delar: den första beskriver viktiga steg och åtgärder för kommunikationsarbetet, den andra delen är befattningskort med ansvariga medarbetare på Informationsavdelningen, Stadskansliet och deras uppgifter. Befattningskorten tas fram som bilag till denna plan under Informationsavdelningens ansvar Informationsavdelningen på Stadskansliet är en stödfunktion till kommunens krisledning och kan bemanna en informationsorganisation vid en allvarlig händelse eller samhällsstörning. Informationsorganisationen ansvarar för att informera allmänheten och kommunens anställda, sköta kontakter med media, analysera informationsläget samt svarar för samverkan med interna och externa aktörer i kommunikationsfrågor. Om allmänhetens behov av information är stort kan informationsorganisationen bemanna en upplysningscentral för att avlasta telefonväxeln. Upplysningscentralen kan även startas utan att den centrala krisledningen är aktiverad. Kommunchefen fattar ett sådant beslut. Omvärldsbevakning och nätverksbyggande Det är viktigt att tidigt fånga upp och tolka signaler om störningar som kan påverka verksamheten i Borås Stad och/eller kommuninvånarna. Informationsavdelningen har därför rutiner för omvärldsbevakning och värderar och analyserar löpande denna information. Avdelningen verkar också för att bygga nätverk internt i organisationen och med externa aktörer, som kommunerna i Sjuhärad, med länsstyrelsen genom Krisinformationsrådet och andra aktörer. Några grundprinciper för informationen Informationen som går ut ska vara korrekt, samstämmig och snabb. Med korrekt avses att informationen ska vara sann och bekräftad. För att undvika dubbla budskap ska informationen vara samstämmig. Det är särskilt viktigt att beakta då fler aktörer agerar i händelsen. I det inledande skedet är det viktigare att förmedla snabb information än heltäckande information. Planering och förberedelser Planering, övning och praktiska förberedelser är a och o i kriskommunikation. Informationsavdelningen ansvarar för att ta fram kriskommunikationsplan, att inventera behov, som lokaler och teknisk utrustning, och att kontinuerligt öva medarbetarna på avdelningen och de personer som bemannar upplysningscentralen. Informationsavdelningen ansvarar Sida 26

28 för de befattningskort som beskriver de åtgärder som de olika funktionerna i kommunikationsarbetet ska vidta. När krisen inträffar Här beskrivs ett antal åtgärder som informationsorganisationen ska vidta och arbeta med under en allvarlig händelse eller då beslut fattats om att en extraordinär händelse föreligger. Bedömning av informationsläget Informationsansvarig skapar en bild av läget genom den information som finns tillgänglig och bedömer behovet information på kort och lång sikt. Larmning och bemanning När det finns behov av sammanhållen kommunikationsinsats larmas avdelningens medarbetare enligt larmlistor och rutiner. Informationsansvarig bedömer vilka funktioner för kommunikationsarbetet som behöver starta, och hur de ska bemannas för uthållighet under händelsen. Hit hör funktioner för mediekontakter, webbredaktion, omvärldsanalys, interninformation, informationssamverkan, upplysningscentral och telefonväxel. Informationsansvarig sitter med i krisledningsstaben. Informationsstrategi och informationssamverkan Informationsansvarig fastställer en informationsstrategi och formulerar tillsammans med medarbetarna i informationsorganisationen huvudbudskap samt svar på tänkbara frågor. Målgrupper, kanaler och samverkan Informationsorganisationen fastställer händelsens målgrupper, dvs vilka som är direkt berörda, allmänhet, massmedia, egen personal, andra berörda organisationer etc. Informationsorganisationen beslutar om vilka kanaler som ska användas, externt och internt. Hit hör webbplats och andra digitala kanaler, intranät, VMA viktigt meddelande till allmänheten eller myndighetsmeddelande via public service, pressmeddelande, presskonferens m fl. Dessutom fastställs med vilka externa aktörer samverkan bör ske i informationen kring händelsen. Inhämtning av fakta och omvärldsbevakning Information om händelsens utveckling samlas in genom bl a rundringning till berörda aktörer och myndigheter och medverkan i läges- och stabsgenomgångar. Andra viktiga kanaler för informationsinhämtning är telefonväxel och upplysningscentral/kundtjänst. Informationsorganisationen följer hur händelsen återges i media och uppfattas av omvärlden genom att bevaka relevanta medier, sociala medier och berörda aktörers webbplatser. Upplysningscentral Om allmänhetens behov av information är stort kan informationsorganisationen bemanna en upplysningscentral för att avlasta telefonväxeln. I upplysningscentralens roll ingår också att ta emot information och föra denna vidare till krisledningen. Sida 27