Handlingar till socialnämndens sammanträde

Transkript

1 Handlingar

2 Handlingar till socialnämndens sammanträde Ärenderubrik Diarienummer 3 Rapport om uppföljning av särskilt boende för äldre, Väsbygården, Augustendal och Korallen SN Ekonomisk månadsuppföljning för februari SN Beslutsattestanter för socialnämnden 2012 SN Socialförvaltningens brukarundersökning 2011 SN Medel för stöd till kvinnojouren SN Medel för våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnar våld SN Biblioteksplan SN

3 Ärende 3

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN TERHI BERLIN SID 1/2 UTREDARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning av särskilt boende inom äldreomsorgen Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna rapporterna för uppföljning av särskilt boende Augustendal, Korallen och Väsbygården. Ärendet i korthet Socialnämnden har antagit en plan för uppföljning av verksamhet för år Planen för uppföljning anger inom vilka områden som planerade uppföljningar ska ske under året. Ett av områdena för år 2012 är särskilda boende inom äldreomsorgen. Uppföljning har genomförts på de särskilda boendena Augustendal, Korallen och Väsbygården. Bakgrund Socialnämnden har antagit en plan för uppföljning av verksamhet för år Planen för uppföljning anger inom vilka områden som planerade uppföljningar ska ske under året. Ett av områdena för år 2012 är särskilda boende inom äldreomsorgen. Uppföljning sker utifrån gällande lagkrav, föreskrifter och allmänna råd från Socialstyrelsen, politiska krav på uppföljning, politiska mål, avtal/uppdrag, samverkansöverenskommelser samt inkomna klagomål och brister. I rapporterna för respektive verksamhet redogörs inte för det som fungerar bra eftersom fokus för rapporten är att uppmärksamma de förbättringsområden som ramkommit i uppföljningen. Handlingar 1. Uppföljning av särskilt boende inom äldreomsorgen 2. Rapport SÄBO Augustendal 2012 SOCIALFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 11, 1TR VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN SID 2/2 3. Rapport SÄBO, Korallen Rapport SÄBO, Väsbygården 2012 Inga-Lill Björklund Socialchef Helena Åhman Avdelningschef Ska expedieras till: Akt Avdelningschef Handläggare

6 VALLENTUNA KOMMUN SID 1/10 Uppföljning av särskilt boende, Augustendal Bakgrund Granskning av Augustendal har genomförts 11 januari, 1 och 2 februari Granskningens övergripande syfte har varit att ta reda på verksamhetens kvalitet i förhållande till avtal, lag och föreskrift. Fokus för granskningen har varit hur verksamheten använder genomförandeplanerna för att planera, genomföra och följa upp den vård och omsorg som ges. Intervjuer har genomförts med verksamhetschef, gruppchef, personal, kunder samt anhöriga. Övergripande rutiner har begärts in gällande upprättande och uppföljning av genomförandeplan, måltider, egenvård, munvård samt för introduktion av nyanställda. Ett urval av genomförandeplaner har begärts in för granskning. Granskningen har omfattat avdelningarna Björkby, Ekeby, Granby, Husby och Söderby. Sammanställningen i denna rapport och framförallt bedömningen redogör inte för det som fungerar bra i verksamheten. Fokus för rapporten är att uppmärksamma de förbättringsområden som framkommit i granskningen. Genomförandeplaner Rutiner Det finns ett styrdokument, riktlinje för munbedömning och munhälsa. I dokumentet framgår under avsnittet dokumentation att de detaljerade omvårdnadsåtgärderna som rör munhälsa ska dokumenteras i den sociala dokumentationen och i genomförandeplanen för att garantera att kunden får de bedömda individuella insatserna utförda. Det finns ett dokument, måltidsupplevelsen enligt Den Goda Dagen. I dokumentet finns ett avsnitt om kunden och där framgår att medarbetarens uppgift är att vid ankomstsamtal och genom att fråga kunden eller närstående ta reda på vilka önskemål och vanor kunden har när det gäller mat och måltider. En checklista vid inflyttning, roller och ansvar finns framtagen. Av checklistan framgår vad kontaktmannen, sjuksköterskan, läkaren, sjukgymnasten och arbetsterapeuten ska göra vid inflyttning. Det framgår att kontaktmannen ska informera om genomförandeplanen och uppföljningar, påbörja dokumentation i genomförandeplan, formulera dokumentationen så att alla i arbetslaget kan läsa sig till kundens specifika behov, önskemål och överenskommelser. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

7 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/10 Verksamhetschef Genomförandeplaner görs inom två veckor från att kunden har flyttat in. Verksamhetschefen kontrollerar inte om detta följs. Genomförandeplanen ska följas upp var 6:e månad. Verksamhetschefen har ansvaret för genomförandeplanen och gruppchefen har det praktiska ansvaret för planen. Gruppchefen följer upp planen genom att inhämta synpunkter från kunden och anhöriga. Synpunkter inhämtas generellt från anhörigråd som hålls 2 ggr/termin samt vid större närståendemöten som hålls 1 ggr/termin. Genomförandeplanen fungerar som redskap för hur insatsen ska genomföras. Planen finns tillgänglig i datorn och ska inte skrivas ut på papper. Några av personalen tycker att de vill ha tillgång till genomförandeplanen genom att ha den på papper i stället för att behöva sätta sig ned vid datorn. Avvikelser från genomförandeplanen d v s det som inte gjorts ska dokumenteras. Kontaktmannen ska dokumentera varje vecka. Kontaktmannen har varje vecka 1 timme egentid med kunden. Mallen för genomförandeplanen har Carema Care köpt in genom Safe doc. Gruppchef Genomförandeplan upprättas inom två veckor och samtliga kunder på avdelningen har genomförandeplaner. Sedan i höstas har en ny rutin framtagits om att anhörigsamtal skall hållas inom en vecka och planen ska vara klar inom två veckor. Kontaktpersonen ansvarar för kallelse till möten och för att dokumentera genomförandeplanen. Gruppchefen påminner om att det ska göras. Målen som framgår i biståndsbedömningen skrivs in i genomförandeplanen. När en genomförandeplan ska tas fram deltar sjuksköterska, kontaktperson, anhöriga, sjukgymnast och gruppchef. Vid mötet går man igenom intressen och hur kunden vill ha det. Planen sparas i datorn. Genomförandeplanen fungerar som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. Planen ska vara så detaljerad som möjligt så att alla ska kunna läsa och utföra det som behövs. Den enskildes samtliga behov tar man reda på genom att ställa frågor vid inflyttningen om intressen samt informera om aktiviteter som finns. Att inte ta över det kunden kan själv. Levnadsbeskrivningar används och underlagen skrivs oftast av närstående. Gruppchefen deltar i vården och genom det kan denne följa om den enskildes behov blir tillgodosedda utifrån genomförandeplanen. Varje avvikelse utifrån genomförandeplanen tas upp muntligt med personal för att det ska kunna åtgärdas. Avvikelserna från genomförandeplanen d v s det som inte hinns med, dokumenteras inte. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

8 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/10 Alla har ansvar att påtala förändringar av kundens behov men kontaktpersonen summerar och dokumenterar. De individuella behoven av intellektuell stimulans tillgodoses genom uppmuntran att göra saker, besök på andra avdelningar, någon går till biblioteket. Kunderna hjälper till genom att skriva på tavlan, vika servetter, vika tvätt, skala potatis, sköta trädgården. De gruppaktiviteter som erbjuds är allsång, andakt, dragspel, gymnastik, filmvisning. De har kommit fram till dessa aktiviteter genom att de provat sig fram över vilka intressen som finns hos kunderna. Alla kunder ska kunna gå ut 3 ggr/vecka. Demensavdelningarna är ute nästan dagligen på sommaren. Den enskildes behov av insatser på natten samt behov av insatser av munvård finns med i genomförandeplanen. Den enskilde kan påverka valet av personal. Personal Vid upprättande av genomförandeplan hålls ett ankomstsamtal, kontaktpersonen dokumenterar. Det framkommer att på en omvårdnadsavdelning hålls ankomstsamtal utan kund och bara med anhöriga. Samtycke från den enskilde efterfrågas inte, trots att samtycke kan ges. Personalen uppger att de inte känner till att det finns sekretess gentemot anhöriga utan de uppmanas att tillgodose anhörigas behov av information. Det bestäms inte när någon uppföljning ska genomföras. Däremot erbjuder avdelningen anhöriga kontinuerlig kontakt 1 ggr/mån skriftligt eller via telefon. Vid ankomstsamtalet informeras den enskilde och deras anhöriga om att de inte kan få rehabträning på boendet utan måste söka det utanför. Den enskildes behov framgår helt eller till viss del av genomförandeplanen. Genomförandeplanerna innehåller generella beskrivningar över de insatser som tillgodoser den enskildes behov av psykisk, social, fysisk och intellektuell art. Det anges inte hur och hur ofta de ska göras. Personalen har behov av att få en mer detaljerad beskrivning i genomförandeplanen om hur den enskildes behov ska tillgodoses. Planen upplevs som grötig, den är svår att hitta information i. Få förändringar i planerna gör att personalen inte tittar i dem. Två av fem avdelningar anser att genomförandeplanen inte används som ett redskap för hur insatsen ska genomföras. De uppger att planen används väldigt lite och de hänvisar inte nyanställda att titta i den. Två av fem avdelningar uppger att de inte har möjlighet att utföra insatserna som framgår av genomförandeplanen trots att planerna innehåller få insatser av social och intellektuell art. De uppger att de är för få personal, oftast är det bara en personal mellan 14 och De uppger att de genomför den dagliga omvårdnaden men de AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

9 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/10 planerade gruppaktiviteterna och egentiden med kunden hinns inte med. Personalen skapar ibland spontana gruppaktiviteter utifrån de boendes dagsform, exempelvis sång och musik på avdelningen. Reminiscensrummet används inte då de boende är för dåliga för att orka. Personalen fångar upp kundens ändrade behov vid möten 1 ggr/v samt morgonrapport varje dag samt att det dokumenteras i den dagliga dokumentationen. Personalen pratar med kollegorna innan det görs en skriftlig förändring i planen. Förändringar i kundens behov meddelas till sjuksköterskan och om förändringen är bestående så skriver kontaktpersonen in förändringen i genomförandeplanen. Det finns inget organiserat möte där de enskildas behov och insatser gås igenom kontinuerligt med samtlig personal. För att upprätthålla den enskildes förmåga att kunna gå på toaletten uppger personalen att på vissa avdelningar går kunderna själva, det finns kunder som har individuella rutiner och att de försöker läsa av kunderna och lotsar dem till toaletten. På en avdelning uppger man att alla har inkontinensskydd, två kunder kan gå själva på toaletten och resten behöver hjälp. De uppger att de inte hinner med att uppmuntra toalettbesök. Personal natten Nattpersonalen skriver in de behov som uppmärksammas på natten i genomförandeplanen. Vissa genomförandeplaner kan används som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. En del kunder är regelbundet oroliga på natten och för dessa framgår vilka behov den enskilde har under natten. Däremot för de som bara någon gång emellanåt är oroliga får personalen från gång till gång hitta olika metoder för att få kunden lugn. Personalen upplever att de inte kan utföra insatserna som framgår av genomförandeplanen då de bara är 2 personal på 40 kunder. De uppger att det inte finns någon chans att ha kontinuerlig uppsikt över de boende på demensenheterna utan man förlitar sig på att larmen indikerar om någon är uppe. Deras nattrutiner som att tvätta och städa tvättstugan hinns inte med och det får konsekvenser för dagpersonalen. Kunder/anhöriga Totalt har intervju med 7 kunder/anhöriga genomförts från fyra avdelningar. Tre kunder/anhöriga uppger att de inte har varit med i något samtal där de fått tala om hur de vill ha det i sitt boende vid inflyttningen i boendet och en kommer inte ihåg om denne deltagit i något samtal. De som har haft samtal uppger att samtal skett vid flera tillfällen. De som bor på omvårdnadsavdelningar uppger att de kan bestämma/påverka sin vardag. De ger som exempel att de kan bestämma allt och välja hur länge de vill vara uppe. Framgår att ibland har kunderna inte påtalat vad de vill och att personalen inte heller har frågat. Något som framkommer är att kunder vill gå upp tidigare på morgonen eller att de vill vara uppe längre på kvällen men det är inte möjligt utan de får anpassa sig till när personalen har tid. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

10 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/10 Två av sju kunder tycker inte att de får den hjälp de behöver. De uppger att de saknar närheten, tid att bara vara tillsammans och prata. Kunder uppger att de har fått information om att rehabträning inte ges på boendet och att de inte får gåträning förutom till matsal, badrum etc. Flertalet av kunderna uppger att de inte väntar länge när de behöver hjälp. Det som framkommer är att de kan få vänta länge på natten. På frågan om personalen genomför några individuella aktiviteter med kunden framgår en del exempel på aktiviteter som genomförs. Det som framkommer är att det finns ytterligare behov som inte är tillgodosedda som t.ex. att gåträna och någon form av intellektuell stimulans. Tre av sju vet inte vem deras kontaktperson är, samtliga tre bor på omvårdnadsavdelning. Kunderna uppger att om de har synpunkter och eventuella klagomål vänder de sig i de flesta fall till personalen, några uppger gruppchef, kontaktperson och verksamhetschef. Två kunder uppger att det finns ett brukarråd i boendet som nyss startat. Genomförandeplaner Ett urval av två genomförandeplaner per avdelning har granskats. I samtliga planer framgår vilka insatser som görs, den enskildes behov framgår i tre av planerna. Några mål för varje insats finns inte framtagna i planerna. I en av planerna framgår hur insatserna ska utföras och i två framgår det delvis. Den enskildes deltagande i planeringen framgår inte av planen, planerna saknar underskrifter och det framgår inte något datum för uppföljning. Uppdateringar av planerna har genomförts i samtliga men tiden mellan uppdateringarna varierar från 1 månad upp till 15 månader. Bemanning och kompetens Rutiner Det finns ett dokument, introduktion för nyanställda. I dokumentet framgår bl.a. om praktiska saker såsom arbetskläder, nycklar och raster. Det finns ett avsnitt om kulturen på Augustendal där förväntningar på anställda, gott bemötande och en checklista för arbetskulturen finns med. Ett avsnitt handlar om den dagliga omvårdnaden som innefattar dokumentation, hygien, planering av dagens rutiner och bemötande av närstående. Det finns funktionsbeskrivning för verksamhetschef och gruppchef. Det finns ett dokument för bedömning av kompetens för verksamhetschef, gruppchef, sjuksköterska, undersköterska och vårdbiträde. Verksamhetschef Anser att det finns tillräckliga resurser saknar dock kringresurser som vaktmästare. Vid beräkning av resurser används det som framgår av avtalet. Genomförandeplanerna används inte som information vid resursberäkning av grundbemanning. Finns möjlighet att sätta in extra resurser vid behov. I AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

11 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/10 verksamheten finns på varje avdelning praktikanter från SFI samt praktikanter från vårdutbildningar. Undersköterskor/vårdbiträden arbetar enligt schema över hela dygnet. Sjuksköterskorna arbetar mellan till Utöver den tiden finns tillgång till sjuksköterska genom Care team som är ett ambulerande team som besöker verksamheten en gång per kväll och vid behov. Care teamet har en inställelsetid på 30 minuter. Vid fördelning av personal över dygnet är det vårdtyngden som styr behovet. Det är gruppchefen som arbetar ute på avdelningen som bedömer situationen och meddelar verksamhetschefen. Verksamhetschefen är tillgänglig för att handleda/vägleda personalen i det dagliga arbetet. Verksamhetschefen arbetar dagtid men går att nå dygnet runt. Gruppchefens uppdrag är att ansvara för planering, bemanning, utvecklings- och lönesamtal. Gruppchefen arbetar i vården % resterande tid används till administration % av personalen har erforderlig utbildning och erfarenhet. Det finns personal vid varje arbetspass med erforderlig utbildning. Personalen har önskeschema och gruppchefen har ansvar för att fördelningen av personal med utbildning och erfarenhet fördelas jämnt. Det finns en flexibilitet mellan avdelningarna vid omfördelning av personal vid behov. Gruppchef Samverkan sker mellan avdelningarna vid planering av arbetet men främst sker planeringen avdelningsvis för att behålla kontinuiteten. Gruppchefen kan påverka fördelningen av personalresurser. Ser till helheten i huset, exempelvis ser gruppchefen till att inte två timanställda är på samma avdelning. Personal Personalen upplever att det inte finns tillräcklig bemanning. På helgkvällar är det stressigt och det är bara 1,5 personal på de två omvårdnadsavdelningarna. De boende får vänta på hjälp. De hinner inte allt som de ska, oftast är de ensamma mellan 14 och 16. Personalen på demensavdelningarna uppger att de bara hinner med omvårdnaden samt gör bara grunden, tvättar, städar och lagar mat. De hinner inte med att utföra den egna tiden med kunderna samt andra aktiviteter. Kunderna kommer inte ut så ofta som önskvärt. Samverkan med andra avdelningar sker genom att gruppchefen lägger gemensamt schema för omvårdnadsavdelningarna Björkby och Granby. Annan samverkan är att avdelningarna ringer till varandra vi behov av hjälp. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

12 VALLENTUNA KOMMUN SID 7/10 Konsekvenserna av den samverkan som sker med gemensamt schema är att personalen inte alltid vet om de jobbar på sin egen avdelning och inte hinner med egentiden för den kund man är kontaktperson för, samt att personalkontinuiteten för kunden minskar. Söderbys personal blir ofta utlånade till andra avdelningar eftersom det anses vara en lätt avdelning. Det innebär att bara en personal är kvar och jobbar på avdelningen vilket inte är tillräckligt när alla boende på avdelningen är mycket plockiga och rörliga. Personalen upplever att de saknar kompetens i form av utbildning kring fysiska sjukdomar, näring och lyftteknik. Det händer att personalen arbetar med personal som saknar kompetens. Timvikarierna saknar kompetens och de är för få att tillgå. På avdelningen Söderby uppges att det för tillfället bara är två ordinarie personal och resten är vikarier. Två av fem avdelningar känner inte till hur introduktionen av nyanställda går till. Introduktion av nyanställda fungerar sådär, uppger personalen på en avdelning, man följer inte rekommendationen om att gå bredvid med samma person under hela introduktionen. Utöver ordinarie personal kommer det kontinuerligt elever som läser Svenska för invandrare (SFI) och praktikanter till boendet. En avdelning uppger att det är positivt med SFI elever som finns på avdelningen i perioder. En annan avdelning uppger att elever från SFI utbildningen och praktikanter kommer utan förvarning och förberedelse till avdelningen. SFI eleverna kan inte prata med de boende endast med personal. Personal natten Två personal räcker inte till på natten för alla 40 boenden. Personalen har påtalat att de inte har läget under kontroll och att det finns behov av ytterligare en nattpersonal till gruppchefen och fd verksamhetschefen samt den tf verksamhetschefen. Nattpersonalen har även dokumenterat behoven för de enskilda samt vad som inte hinns med. Kunder/anhöriga Tre av sju kunder tycker att det inte finns tillräckligt med personal för att de själva och övriga kunder ska få den hjälp de behöver. Som exempel ges att det allt för ofta är bara en personal det blir då omöjligt att ge det som behövs och som följd blir det oroligt. Vidare att larmet ringer i fickan på personalen hela tiden. Personalen hinner inte sitta mer än någon minut och prata. De upplever att personalen hinner med det nödvändigaste men vill man gå ut så finns det inte tid för det. Kvalitetsarbete Rutiner Det finns en checklista för social dokumentation. Av checklistan framgår vad man ska tänka på när man skriver social journal. Ett avsnitt handlar om granskning av AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

13 VALLENTUNA KOMMUN SID 8/10 dokumentationen för att kontrollera att den motsvarar beställningen, att all kundinformation finns samt att genomförandeplanen innehåller de uppgifter som krävs. Verksamhetschef Inget utvecklingsarbete pågår gällande genomförandeplaner. Däremot jobbar de aktivt med att genomförandeplanerna ska uppdateras var 6:e månad. Gruppchef Deltar i kvalitetsrådet som finns i huset där man tar upp fallrapporter, avvikelser, övriga brister och läkemedelsavvikelser. Personal Inget specifikt kvalitetsarbete pågår kring genomförandeplanerna. Det finns ett kvalitetsråd där personal från avdelningarna deltar. I kvalitetsrådet går man igenom de avvikelser som rapporterats och tittar över hur de brister som uppmärksammats ska åtgärdas på respektive avdelning. Framkommer att deltagande i kvalitetsrådet är ett personligt uppdrag vilket innebär att man inte ersätts om rådet inträffar på en ledig dag. Personalen anser att kvalitetsrådet inte är något bra forum för kvalitets och utvecklingsarbete. Det framkommer att någon återkoppling inte förekommer till övrig personal från kvalitetsrådet. Bedömning De rutiner som är framtagna är informativa och de ger en god vägledning till personalen. Det som framgår av intervjuer är att man exempelvis inte känner till vilka rutiner som finns vid introduktion av nyanställda eller att man inte följer dem. Resultaten av granskningen av genomförandeplanerna visar att checklistan för social dokumentation inte används. Av SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, framgår i 6 kap. 1 att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Verksamheten brister i att följa upp att framtagna processer och rutiner följs. Enligt Bilaga C Kravspecifikation Särskilt boende framgår under rubriken Bemanning personaltäthet att entreprenören skall utföra sitt åtagande med den personalstyrka som entreprenören anser nödvändig för uppgiften och för att garantera de boende nödvändig tillsyn och säkerhet med avseende på omvårdnadsbehov och kvalitetskrav. Det är av särskild vikt att en god kontinuitet upprätthålls i bemanningen. Antalet personal som besöker den enskilde bör inte vara stort, även om vård- och omsorgsbehovet är stort. Det framgår i intervjuerna att det inte finns tillräckligt med personal för att kunna genomföra alla uppgifter i boendet. Det ges exempel på att personal lånas ut till andra avdelningar vilket får till följd att endast en personal blir kvar på avdelningen. Den samverkan som sker med gemensamt schema för flera avdelningar visar på att personalkontinuiteten för kunderna minskar. Det samarbete som sker med SFI AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

14 VALLENTUNA KOMMUN SID 9/10 utbildningen upplevs olika på avdelningarna och behöver ses över för att se på vilket sätt det ska genomföras och planeras samt hur det svarar upp mot kravet om personalkontinuitet. Enligt 3 kap. 2 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Det framgår att genomförandeplanerna inte används som ett underlag för beräkning av personalbehov för att genomföra de insatser som behövs. Det framgår av granskningen att det inte finns något systematiskt sätt för att samla in och bedöma vilka personalresurser som krävs över tid för att säkra verksamhetens kvalitet gällande bemanning. Enligt Bilaga C Kravspecifikation Särskilt boende framgår under rubriken Personalens kompetens kompetensutveckling att entreprenören skall svara för att omvårdnadspersonalen har eller får adekvat utbildning enligt de kompetenskrav som framgår i kravspecifikationen. Entreprenören skall också svara för att personalen kontinuerligt ges nödvändig kompetensutveckling. Framgår av intervjuerna att personalen saknar kompetens inom specifika områden som man påtalat men inte fått utbildning inom. Vidare framkommer att personalen inte har kunskap om att det är sekretess gentemot anhöriga. Enligt 11 kap. 5 SoL ska genomförande av beslut om insatser dokumenteras. Av 5 kap 4 SoL framgår att Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Av 5 kap. 5 SoL framgår att den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. I SOSFS 2006:5, om dokumentation vid handläggning av ärende och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, framgår i 6 kap. 1 hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan. Genomförandeplanen bör som regel upprättas inom den verksamhet som svarar för det praktiska genomförandet. Genomförandeplanen bör med utgångspunkt i ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras. I 6 kap. 1 SOSFS 2006:5 redogörs för vad som bör framgå av en genomförandeplan. I granskningen har framkommit att planerna är mycket kortfattade och det är svårt att få en vägledning till hur insatserna praktiskt ska genomföras. Sju planer saknar en beskrivning av kundens behov, i samtliga tio planer saknas mål, i två planer framgår det delvis hur insatsen ska utföras och i sju framgår det inte alls. Det framgår inte på vilket sätt kunden har utövat inflytande över planeringen och när och hur planen ska följas upp. Tidsintervallen för uppföljningar varierar från en månad upp till 15 månader. De individuella behoven behöver vara tydligt beskrivna för att personalen ska kunna ge den stöd och hjälp i boendet som föreskrivs i 5 kap. 4 och 5 SoL. Dokumentationen av hur den beslutade insatsen praktiskt ska genomföras brister. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

15 VALLENTUNA KOMMUN SID 10/10 Enligt Bilaga C Kravspecifikation Särskilt boende framgår under rubriken Kontaktperson att varje boende ska ha en kontaktperson som ska vara känd av den enskilde och närstående. Av intervjuer med kunder framkommer att inte alla känner till vem som är deras kontaktperson. Enligt Bilaga C Kravspecifikation Särskilt boende framgår under rubriken Rehabilitering att ett rehabiliterande synsätt ska genomsyra verksamheten. Entreprenören ska tillse att de boende har kontinuerligt tillgång till rehabilitering (3a HSL), med rehabiliteringspersonal. Entreprenören ska ansvara för att funktionsbedömning, behovsbedömning samt vardagsrehabilitering kan erbjudas den enskilde. Omvårdnadspersonalen ska utföra specifika rehabiliteringsinsatser efter beslut och instruktion från rehabiliteringspersonal. Framkommer i intervjuer att rehabträning inte ges på boendet. Framkommer olika uppgifter om hur avvikelser från genomförandeplanen ska hanteras. Enligt verksamhetschef ska avvikelser från genomförandeplanen dokumenteras och enligt gruppchef tas varje avvikelse från genomförandeplanen upp muntligt med personal för att det ska kunna åtgärdas. Genomförandeplanen används inte på alla avdelningar som ett redskap för hur insatsen ska genomföras. Planen används lite och de hänvisar inte nyanställda att titta i den. Enligt 3 kap. 5 SoL ska insatser för den enskilde utformas och genomföras tillsammans med denne. Framgår i intervjuerna att flera forum hålls för att uppdatera om kundens behov, bl a i morgonrapport eller i veckomöten. Kunden är inte delaktigt i några uppföljningsmöten, framkommer att man på en av omvårdnadsavdelningarna upprättar genomförandeplanen utan kundens medverkan. Utifrån vad som framkommit i granskningen brister verksamheten i att upprätthålla den enskildes delaktighet. Enligt Bilaga C Kravspecifikation Särskilt boende framgår under rubriken Genomförandeplan att entreprenören ska upprätta genomförandeplanen tillsammans med den enskilde och, om den enskilde önskar, närstående eller företrädare. Enligt 26 kap. 1 OSL gäller sekretess inom socialtjänsten för uppgift om en enskilds personliga förhållanden. Framkommer att verksamheten brister vid iakttagelse av sekretess genom att de vid en avdelning upprättar genomförandeplaner endast tillsammans med anhöriga utan att något samtycke efterfrågats av kunden. Vidare så lämnas kontinuerlig information till anhöriga även det utan samtycke från kunden. I SOSFS 2011:9, 6 kap. framgår kraven på personalens medverkan i kvalitetsarbetet. I verksamheten finns ett kvalitetsråd där personal från avdelningarna deltar. Där man tar upp fallrapporter, avvikelser, övriga brister och läkemedelsavvikelser. Det har framkommit att återkoppling från kvalitetsrådet till övrig personal är bristfällig. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

16 VALLENTUNA KOMMUN SID 1/9 Uppföljning av särskilt boende, Korallen Bakgrund Granskning av Korallen har genomförts 22, 23 februari och 9 mars Granskningens övergripande syfte har varit att ta reda på verksamhetens kvalitet i förhållande till lagar och föreskrifter. Fokus för granskningen har varit hur verksamheten använder genomförandeplanerna för att planera, genomföra och följa upp den vård och omsorg som ges. Intervjuer har genomförts med verksamhetschef, enhetsledare, personal, kunder samt anhöriga. Övergripande rutiner har begärts in gällande upprättande och uppföljning av genomförandeplan, måltider, egenvård, munvård samt för introduktion av nyanställda. Ett urval av genomförandeplaner har begärts in för granskning. Granskningen har omfattat avdelningarna Anemonen, Kristallen, Lagunen, Oasen, Pärlan och Snäckan. Sammanställningen i denna rapport och framförallt bedömningen redogör inte för det som fungerar bra i verksamheten. Fokus för rapporten är att uppmärksamma de förbättringsområden som framkommit i granskningen. Genomförandeplaner Rutiner Det finns en framtagen policy vid inflyttning på Korallens vårdboende. Av policyn framgår vem som ska göra vad och det finns beskrivet när de olika momenten ska genomföras. Enligt policyn ska genomförandeplan upprättas mellan dag 7 21 och kontaktman, boende och anhöriga deltar. Vid framtagandet av genomförandeplanen framgår rubriker som kontaktmannen ska föra en dialog kring, rubrikerna är; tidigare bakgrund och intressen, hinder, behov av insatser (dag/natt), socialt innehåll, erbjuder aktiviteter samt individuella mål/önskemål. Blankett för egenvård finns framtagen. Av blanketten framgår vem den avser vilka hälso- och sjukvårds uppgifter som bedöms som egenvård och om kunden själv kan utföra dem eller med hjälp av annan. Vidare finns ett blad som är framtaget av Medicinskt ansvarig sjuksköterska som benämns egenvård. Av bladet framgår vem som ska bedöma egenvård, hur den ska dokumenteras och hur man ska hantera avvikelser. Det finns ett blad framtaget som har rubriken munvård. Av bladet framgår vilka som har rätt till tandvårdsstöd, vad stödet omfattar, vem det utförs av, hur ofta det AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

17 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/9 genomförs, att munvårdskort och tandvårdsintyg skrivs efter genomförd undersökning och att det finns kontaktpersoner på varje enhet vid Korallen som ansvarar för beställning av tandvårdstödsintyg. Det finns en framtagen rutin för måltider som senast uppdaterades Av rutinen framgår bl.a. hur måltiderna ska serveras, vilka mål som serveras, vilken typ av kost som serveras efter behov och vilka som har ansvar för att följa upp intag av måltid av varje boende. Verksamhetschef Genomförandeplaner görs inte inom två veckor från att kunden har flyttat in. Det brukar ta ca 1 månad att färdigställa planen. Genomförandeplanen ska följas upp 2 ggr/år tillsammans med teamet kring den boende eller vid särskilda förändringar. Det är enhetsledarnas ansvar att följa upp att detta genomförs i samtliga planer. Ibland görs stickprov i genomförandeplaner av nattpersonalen. Verksamhetschefen följer upp att den enskildes behov blir tillgodosedda utifrån genomförandeplanen genom kontakt med de boende och kontakt med anhöriga. Genomförandeplanen fungerar som redskap för hur insatsen ska genomföras. Ny mall för genomförandeplan är under arbete. Enhetsledare Genomförandeplanerna görs inte inom två veckor. Planerna upprättas efter ca en månad. Det är kontaktmannens ansvar att upprätta genomförandeplanen. Enhetsledaren påminner om att det ska göras och är ansvarig för att det finns genomförandeplaner. Biståndsbedömningen används olika på avdelningarna. Några avdelningar använder biståndsbedömningen som grund vid upprättande av genomförandeplanen och några använder den inte alls. Enhetsledarna uppger att informationen i biståndsbedömningen inte alltid stämmer överens med den kund som flyttar in. Den information som används är kontaktuppgifter till anhöriga. Den enskildes samtliga behov tar man reda på genom att kontaktmannen har samtal med den boende om vad som är viktigt för att denne ska må bra hela dygnet. Om inte kunden själv kan förmedla har man samtal med anhöriga. Levnadsberättelser används som ett verktyg för att ta reda på kundens behov. Levnadsberättelser skrivs för det mesta av anhöriga och ibland med stöd av personal. Den enskildes behov av insatser på natten finns inskrivet i genomförandeplanen om kunden är mycket aktiv på natten annars framgår det inte. Kundens behov av insatser av munvård skrivs i varierande grad in i genomförandeplanen. Som exempel ges att det inte framgår av genomförandeplanen när kunden behöver hel hjälp med munvård. Behöver kunden delvis stöd med munvård kan det vara inskrivet men det framgår inte tydligt och klart om hur insatserna ska genomföras. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

18 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/9 Enhetsledarna följer på olika sätt upp att den enskildes behov blir tillgodosedda utifrån genomförandeplanen, bl. a. genom medarbetarsamtal, spontana möten med personal, möten med anhöriga, samtal med kontaktman och vid teammöten. De flesta av enhetsledarna uppger att genomförandeplanen inte fungerar som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. Enligt enhetsledarna skulle det vara önskvärt att genomförandeplanen kunde användas som en manual för hur varje kund vill ha det. All personal har ansvar för att påtala förändringar av kundens behov. Kontaktmannen har ansvaret för att uppdatera och dokumentera i genomförandeplanen. De individuella behoven av t.ex. intellektuell stimulans tillgodoses bl.a. genom att läsa tidningar, lösa korsord, använder SPA-avdelningen, plockar blommor eller promenerar med hundarna på boendet. Kontaktmannen har även en egen dag med kunden en gång per månad. Den enskildes behov av att kommunicera på eget språk tillgodoses när behov finns. Alla kunder har möjlighet att gå ut dagligen om de önskar. Den enskilde kan påverka valet av personal som ger insatserna. Genomförandeplanen förvaras i datorn och en kopia av dem finns i en pärm i kundernas rum. Personal Personalen uppger att den enskildes behov av insatser framgår av genomförandeplanen. Personalen uppger att genomförandeplanerna innehåller insatser som tillgodoser den enskildes behov av psykisk, social, fysisk och intellektuell art. De flesta av personalen uppger att genomförandeplanen inte används som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. Framkommer att genomförandeplanen inte är så detaljerad, det står vad kunden behöver hjälp med men inte hur. Vid boendet använder man sig av ett dokument som heter Mitt dygn i det skrivs det mer om hur kunden vill ha det. Vidare får man information om hur kunden vill ha det på andra sätt t.ex. genom att fråga kunden. Framkommer att det påbörjats ett arbete med att gå igenom genomförandeplanerna mer systematiskt och regelbundet. Diskussioner förs om vad som behövs vara med, vad som fungerat och vad som inte fungerat i genomförandeplanerna. Personalen uppger att de inte alltid har möjlighet att utföra de insatser som framgår av genomförandeplanen. Det är inte alltid kunden vill göra det som står i planen. Planen innehåller ibland önskemål som anhöriga vill att den boende ska göra. Allt som står i genomförandeplanen går inte att genomföra p.g.a. personalresurser. Enligt AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

19 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/9 personalen är arbetsschemat bra men en del frånvaro ställer till det, ingen vikarie sätts in första sjukdagen. När personalen lånas ut till annan avdelning så uppger de att de inte hinner ta till sig det som framgår av genomförandeplanerna för alla kunder därav genomförs bara de basala delarna av omvårdnaden. Kundernas förändrade behov påtalas vid dagliga avstämningar, vid teammöten en gång per vecka, enhetsledarmöten och APT-möten. Personalen dokumenterar förändringar i den dagliga dokumentationen och det är kontaktmannens ansvar att dokumentera förändringar i genomförandeplanen. Beroende på vilka förändrade behov som uppmärksammas tas det kontakt med sjuksköterska och anhöriga. Toalettbesök uppmuntras och målet är att kunderna så länge som möjligt ska klara av sina behov. Toalettbesök görs även nattetid för de som behöver. Kunder/anhöriga Totalt har intervju med 7 kunder/anhöriga genomförts från fem avdelningar. Tre kunder/anhöriga uppger att de inte har varit med i något samtal där de fått tala om hur de vill ha det i sitt boende i samband med inflyttningen i boendet. En av dem som inte haft något inledande samtal uppger att de fick fylla i en levnadsberättelse fyra månader efter inflyttning i boendet. Fem kunder/anhöriga uppger att de haft samtal vid flera tillfällen efter inflyttningen. En av sju kunder/anhöriga tycker inte att de får den hjälp de behöver. De uppger att de saknar gångträning och deltagande i gemensamma aktiviteter. Flertalet av kunderna/anhöriga uppger att de inte väntar länge när de behöver hjälp. De flesta kunderna upplever att personalen hinner sitta ned och prata. Mer än hälften av kunderna uppger att personalen brukar fråga vad de vill göra. Ett fåtal av kunderna genomför individuella aktiviteter med personalen. Några har inte individuella aktiviteter för att de inte har behov av det. Flera av de anhöriga känner inte till om det görs några individuella aktiviteter. Samtliga kunder/anhöriga vet vem deras kontaktman är. De flesta kunderna/anhöriga uppger att de vänder sig till kontaktmannen om de har synpunkter och eventuella klagomål. Beroende på vilken typ av fråga det är vänder man sig även till personal, sjuksköterska och verksamhetschef. Det finns ett anhörigråd på boendet. Framkommer att rådet inte fungerat så bra den senaste tiden, information om kommande möten kommer ut ganska sent. Anhöriga skulle önska att information generellt läggs ut längre tid i förväg. I övrigt framkommer i intervjuerna att det finns behov hos en av kunderna att kunna göra sig förstådd på finska men det finns ingen finsktalande personal. Framkommer att en av kunderna tidigare har haft två kontakmän vilket innebar att kunden kunde gångträna och delta i vissa gemensamma aktiviteter. Numera har kunden bara en kontaktman som arbetar 50 % vilket innebär att de tidigare insatserna och AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

20 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/9 aktiviteterna inte genomförs. Framkommer att anhörig lyft fråga om behov av att träna språket efter stroke men frågan har inte fått någon lösning och ingen återkoppling och information till anhöriga har skett. Framkommer önskemål från anhörig om att det skulle finnas en struktur, motsvarande den som finns vid inflyttning, hur man ska hantera frågor vid livets slut, att man talar med både kunder och anhöriga om hur de vill ha det ordnat. Framkommer att det finns säkerhetsskåp för kunderna i det gemensamma köket. För att använda dessa får anhöriga skaffa egna hänglås. Det har visat sig svårt att få tag på passande hänglås vilket resulterat i att ingen använder säkerhetsskåpen. Genomförandeplaner Inför uppföljningen begärdes två genomförandeplaner per avdelning in för granskning. På avdelningarna Snäckan, Oasen, Lagunen och Kristallen har bara en genomförandeplan per avdelning granskats då det saknades upprättade genomförandeplaner. Det finns en gemensam mall för genomförandeplaner som används. I mallen framgår rubrikerna bakgrund, problem, orsak till problem, intressen, hinder (sjukdomar), resurser, arbetsmiljö, insatser, mål, hjälpmedel, delmål, övrigt, uppföljning (inom ett halvår). Av de 8 genomförandeplaner som granskats framgår delvis vilka insatser som görs. Kundens behov framgår i en plan helt, i 6 planer framgår det delvis och i en plan inte alls. I 7 av 8 planer framgår i beskrivande text att det finns behov av insatser men insatserna är inte tydliggjorda i genomförandeplanen. Det finns mål beskrivna i genomförandeplanerna men inte i någon plan finns mål för varje insats som ges. I två planer framgår delvis hur insatsen ska utföras och i 6 planer framgår det inte alls. Den enskildes deltagande i planeringen framgår inte i 7 av 8 planer. På omvårdnadsavdelningarna Pärlan och Snäckan framgår inte den enskildes deltagande och det finns inga underskrifter av kunden. Underskrifter finns i fyra av planerna på demensavdelningarna. Två är underskrivna av kunder, en av anhörig och av en framgår att någon skrivit under men på fel ställe och det går inte att utläsa om det är kund eller anhörig. I tre av 8 planer finns datum för uppföljning. Det framgår inte om några uppföljningar har genomförts. Bemanning och kompetens Rutiner Verksamheten har tagit fram en beskrivning över processen introduktion av nyanställda. Det finns en framtagen policy för nyanställd och en checklista för introduktion. Verksamhetschef Verksamhetschefen anser att det inte finns tillräckligt med personalresurser. Genomförandeplanen används inte som underlag vid resursberäkning av grundbemanning. Vid påtalat behov av förändringar i grundbemanning är AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

21 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/9 verksamhetschefen ute på avdelningarna och observerar för att kunna göra en bedömning. Grundbemanningen utökas vid särskilda händelser. Enhetsledarna har ansvar för sin personalgrupp och ser till att alla arbetsuppgifter blir genomförda. Enhetsledarna har ansvar för utvecklingssamtal, arbetsmiljö, utbildningsplanering samt har ett delegerat budgetansvar. Enhetsledarna utgör tillsammans med verksamhetschef boendets ledningsgrupp. Enhetsledare Samverkan sker mellan avdelningarna vid planeringen av arbetet. Enhetsledarna kan påverka fördelningen av personalresurser genom att de har en egen budget och kan ta in personal vid behov. Det förs en dialog med sjuksköterskan och omvårdnadspersonal kring hur resurserna ska fördelas. Personalen kan vid behov fördelas om över hela boendet. Den kompetens som enhetsledarna saknar på avdelningarna är en kurator för stöd till kunder och anhöriga. Vidare så skulle de vilja ha utökning med en enhetsledare till och fler sjukgymnast- och arbetsterapeuttimmar för ytterligare stimulans för kunderna. Personal På avdelningarna Kristallen och Oasen upplever personalen att det inte finns tillräckligt med personal. Det som inte hinns med är den sociala biten att sitta ner en längre stund och pyssla lite mer med kunderna. Det hinns inte med att ha uppsikt över avdelningen när det krävs dubbelbemanning inne hos någon kund. Vidare uppger personalen att det är svårt att hinna med de administrativa uppgifterna som att dokumentera, beställa varor m m. Samverkan med andra avdelningar sker genom att avdelningarna hjälper varandra vid behov. De samarbetar kring gemensamma aktiviteter och tar med kunder från varandras avdelningar t.ex. på promenader. Personalen anser att de har den kompetens som de behöver inom avdelningen. Det händer ibland att de arbetar med personal som saknar kompetens. Personalen känner till hur introduktion av nyanställda går till. Kunder/anhöriga Två av kunderna/anhöriga tycker att det inte finns tillräckligt med personal för att de själva och de övriga kunderna ska få den hjälp som de behöver. De exempel som ges på vad personalen inte hinner med är att det finns bara två personal på avdelningen och om det är någon boende som behöver hjälp av två personal så finns det ingen tillgänglig för de övriga kunderna. Anhöriga får ibland leta efter personalen och ibland kommer personal över från andra avdelningar. De anhöriga hjälper till och lotsar övriga boenden som går fel och de hjälper till och torkar av bord och pratar med de övriga boende. Andra exempel som ges är att den gångträning som tidigare gavs AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

22 VALLENTUNA KOMMUN SID 7/9 har upphört samt att soporna innehållande blöjor inte töms så ofta, vilket innebär att det luktar inne på rummen. Kvalitetsarbete Verksamhetschef Det pågår ett arbete med ny genomförandeplan där enhetsledare från flera verksamheter är med. Enhetsledare Det kvalitetsarbete som pågår runt genomförandeplanerna är att samtliga enhetsledare deltar i arbetet med att ta fram en ny mall för genomförandeplaner för de kommunala verksamheterna. Enhetsledarna fungerar som stöd i det dagliga arbetet med genomförandeplanerna samt att arbetet med genomförandeplanerna diskuteras på personalmöten. Personal Ingen av personalen är delaktiga i det kvalitetsarbete som görs kring genomförandeplanerna. Personalen får information på möten om det arbete som pågår. Bedömning Rutiner Enligt SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, framgår i 4 kap. 4 att för varje aktivitet ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS vidare utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. För att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet förutsätts att det finns tydliga rutiner som personalen kan följa. Vid granskning av verksamhetens framtagna rutiner framgår följande brister; rutinen för måltider är kortfattad, det saknas en beskrivning hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten dokumentet om munvård är kortfattat, det saknar en rutin som beskriver hur ansvaret för utförandet av munvården är fördelat Policyn introduktion av nyinflyttade, processen introduktion av nyanställda, policy för nyanställd samt checklistan för introduktion är tydliga och informativa. Det har framkommit i granskningen av genomförandeplaner att det tar ca en månad innan planen sammanställs, att inte alla kunder/anhöriga varit med vid något samtal vid AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

23 VALLENTUNA KOMMUN SID 8/9 inflyttningen i boendet samt att inte samtliga kunder har genomförandeplaner. Av SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, framgår i 6 kap. 1 att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Verksamheten brister i att följa upp att framtagna processer och rutiner följs. Enligt 11 kap. 5 SoL ska genomförande av beslut om insatser dokumenteras. Av 5 kap 4 SoL framgår att Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Av 5 kap. 5 SoL framgår att den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. I SOSFS 2006:5, om dokumentation vid handläggning av ärende och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, framgår i 6 kap. 1 hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan. Genomförandeplanen bör som regel upprättas inom den verksamhet som svarar för det praktiska genomförandet. Genomförandeplanen bör med utgångspunkt i ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras. Vid granskningen av ett urval av genomförandeplaner framkommer att fyra kunder helt saknar genomförandeplan vilket är en brist utifrån ovanstående bestämmelser. I intervju med kunder/anhöriga framkommer att levnadsberättelse påbörjats fyra månader efter inflyttning i boendet. Vidare framgår att biståndsbedömningen används olika mycket på avdelningarna. En förutsättning för att kunna genomföra de insatser kunden har behov av är att de finns dokumenterade och kan utföras på ett likvärdigt sätt av all personal. I 6 kap. 1 SOSFS 2006:5 redogörs för vad som bör framgå av en genomförandeplan. I granskningen har framkommit att planerna följer en gemensam mall som innehåller rubriker som inte är så enkla att förstå vad som ska dokumenteras under respektive rubrik. En plan saknar en beskrivning av kundens behov, i 7 planer framgår behov av insatser som inte är tydliggjorda i genomförandeplanen, inte i någon av planerna finns mål för varje insats som ges och i sex planer framgår det inte hur insatsen ska genomföras. Det framgår inte på vilket sätt kunden har utövat inflytande över planeringen och det framgår inte att planerna har följts upp. Hur och när de individuella insatserna ska genomföras behöver vara tydligt beskrivna för att personalen ska kunna ge det stöd och hjälp i boendet som föreskrivs i 5 kap. 4 och 5 SoL. Enligt 3 kap. 5 SoL ska insatser för den enskilde utformas och genomföras tillsammans med denne. Framgår i intervjuerna att flera forum hålls för att uppdatera om kundens behov, bl a i dagliga avstämningar eller i teammöten. Framgår inte hur kunden är delaktig vid uppföljning av behoven, framkommer att på omvårdnadsavdelningarna framgår inte den enskildes deltagande i upprättandet av AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

24 VALLENTUNA KOMMUN SID 9/9 planen och det finns inga underskrifter av kunden. Utifrån vad som framkommit i granskningen brister verksamheten i att upprätthålla den enskildes delaktighet. Det framgår av intervjuerna att genomförandeplanen inte fungerar som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. Framgår att genomförandeplanen inte är så detaljerad, det framgår vad kunden behöver hjälp med men inte hur det ska utföras. I intervjuerna med kunder/anhöriga har framkommit behov hos kunderna som inte blir tillgodosedda bl.a. att kunna kommunicera på eget språk, att gångträna och att kunna träna upp språket. I intervjuer med enhetsledare och personal redogörs för hur kundernas förändrade behov påtalas i olika forum. Det framgår att ett gemensamt arbete med att ta fram en gemensam mall för genomförandeplan har påbörjats inom samtliga kommunala verksamheter. Att genomförandeplanerna varierar i kvalitet är en brist och motsvarar inte de krav som ställs på enligt SOSFS 2011:9, 4 kap. 2, 3 och 4 att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Kunderna uppger att de vet var de ska vända sig med synpunkter och eventuella klagomål. I intervjuerna har det framkommit klagomål och synpunkter om svårigheter med att använda säkerhetskåpen samt hantera frågor om livets slut. Det framgår att det finns ett anhörigråd och det har framkommit synpunkter på hur det fungerar. Verksamheten bör se över sin hantering av att ta emot och utreda klagomål och synpunkter, sammanställa och analysera och utifrån resultaten vidta åtgärder. En viktig del i hanteringen av klagomål och synpunkter är att återföra resultaten samt informera till de som är berörda om vilka åtgärder som vidtagits. Enligt 3 kap. 2 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Framgår i granskningen att det inte finns tillräckligt med personal och situationer beskrivs om vad som inte hinns med. Vidare framgår att genomförandeplanerna inte används som ett underlag för beräkning av personalbehov för att genomföra de insatser som behövs. Det framgår av granskningen att det inte finns något systematiskt sätt för att samla in och bedöma vilka personalresurser som krävs över tid för att säkra verksamhetens kvalitet gällande bemanning. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

25 VALLENTUNA KOMMUN SID 1/8 Uppföljning av särskilt boende, Väsbygården Bakgrund Granskning av Väsbygården har genomförts under 10 januari, 1 och 2 februari Granskningens övergripande syfte har varit att ta reda på verksamhetens kvalitet i förhållande till lag och föreskrifter. Fokus för granskningen har varit hur verksamheten använder genomförandeplanerna för att planera, genomföra och följa upp den vård och omsorg som ges. Intervjuer har genomförts med verksamhetschef, enhetsledare, personal samt kunder. Övergripande rutiner har begärts in gällande upprättande och uppföljning av genomförandeplan, måltider, egenvård, munvård samt för introduktion av nyanställda. Ett urval av genomförandeplaner har begärts in för granskning. Granskningen har omfattat avdelningarna Västanbo, Äppelbo, Runbo och Söderbo. Sammanställningen i denna rapport och framförallt bedömningen redogör inte för det som fungerar bra i verksamheten. Fokus för rapporten är att uppmärksamma de förbättringsområden som framkommit i granskningen. Genomförandeplaner Rutiner Det finns en framtagen rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplan. Av rutinen framgår att den ska skrivas i dataprogrammet Sofia Omfale/ivp samt vilka sökord som ska användas. Det finns ett blad framtaget som har rubriken munvård. Av bladet framgår att munhälsobedömning genomförs en gång per år och vid denna överlämnas ett blad som visar skötsel och råd för kunden. Bladet ska finnas tillgängligt i kundens lägenhet. Vidare framgår b.la. att personalen får utbildning i munhälsovård en gång om året. Blankett för egenvård finns framtagen. Av blanketten framgår vem den avser vilka hälso- och sjukvårds uppgifter som bedöms som egenvård och om kunden själv kan utföra dem eller med hjälp av annan. Tillförordnad verksamhetschef Genomförandeplaner görs inom två veckor från att kunden har flyttat in. Den tf verksamhetschefen kontrollerar inte om detta följs. Genomförandeplanen ska följas AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

26 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/8 upp minst en gång per år eller efter behov. Kontaktpersonen är sammankallande till upprättande och uppföljning av genomförandeplanen. Genomförandeplanen fungerar som redskap för hur insatsen ska genomföras och den används aktivt. Strukturen är enkel och lätt att förstå. Ny mall för genomförandeplan är under arbete. Enhetsledare Genomförandeplaner görs inte inom två veckor. Planerna upprättas inom tre månader. Det är kontaktpersonens ansvar att upprätta genomförandeplanen. Enhetsledaren påminner om att det ska göras och är ansvarig för att det finns genomförandeplaner. I verksamheten börjar man med att ta fram en omvårdnadplan där kunden, anhöriga, arbetsterapeut, sjukgymnast, kontaktperson, sjuksköterska och enhetsledare deltar. Omvårdnadsplanen utgör sedan grunden för genomförandeplanen. Biståndsbedömningen används vid upprättandet av genomförandeplanen genom att de går igenom den och tar upp vad biståndsbedömaren skrivit. Den enskildes samtliga behov tar man reda på genom att ställa frågor vid inflyttningen om intressen samt informera om aktiviteter som finns. Den enskildes behov av insatser på natten känner personalen till i praktiken men det står inte så utförligt i genomförandeplanen. Omvårdnadspersonalen tar vid inflyttningen reda på tandstatus. Den enskildes behov av insatser av munvård står dokumenterat i genomförandeplanen uppger enhetsledarna på tre av fyra avdelningar. Genomförandeplanerna förvaras i datorn. Kunden kan få ta del av sin genomförandeplan om de önskar. Enligt enhetsledarna skulle genomförandeplanen kunna fungera ännu bättre som ett redskap för hur insatserna ska genomföras. Det är idag inte så tydligt dokumenterat hur insatserna ska genomföras. Enhetsledaren finns på avdelningen och kan därmed följa om den enskildes behov blir tillgodosedda utifrån genomförandeplanen. Behoven blir tillgodosedda även genom att personalen tittar i planen dagligen och fördelar arbetet och lägger in det i en dagordning. Dessa insatser signeras på dagordningen. Om en enskild inte vill ha sin insats utförd, dokumenteras detta och planeras till en annan dag. Alla kunder får komma ut i den omfattning som de önskar. Den enskilde kan påverka valet av personal som ger insatserna. Personal En del av personalen uppger att den enskildes behov framgår av genomförandeplanen och en del uppger att den enskildes behov av insatser inte alltid framgår, det är lite AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

27 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/8 otydligt ibland. Några anser att det är för fritt hur man ska skriva genomförandeplanen, det finns ingen fast mall. Planerna ser olika ut beroende på vem som är kontaktperson. Behoven är inte så tydligt beskrivna. De skulle kunna brytas ner mer i detalj. Kan t.ex. stå "Tycker om att umgås" eller "prata med personal". Ibland skrivs även det som den boende sagt att den inte vill göra. Personalen uppger att genomförandeplanerna innehåller insatser som tillgodoser den enskildes behov av psykisk, social, fysisk och intellektuell art. En del av personalen uppger att genomförandeplanen används som redskap för hur insatserna ska göras och en del uppger att det inte är så. De som anger att den är ett redskap säger att planen är till stor hjälp för nyanställda. De kan läsa på inför arbetet med kunderna. De som anger att genomförandeplanen inte är ett redskap uppger att de har muntlig rapportering. De anser att man som nyanställd bör kunna läsa igenom planen men tiden är för kort för att hinna läsa igenom den. Personalen uppger att de inte alltid har tid till att utföra insatserna som framgår av planen. De insatser som är planerade i förväg går att genomföra men det är svårare att genomföra de oplanerade spontana aktiviteterna. Det personalen uppger att de inte hinner med är den sociala biten, vissa promenader och kontakttimmen hinns inte alltid med. Personalen anger att orsakerna till att det inte hinns med är att de är för få personal, det finns ingen överlappningstid mellan dag- och kvällspersonal, det praktiska tar för mycket tid, mediciner, mat och städning prioriteras. Kundernas förändrade behov påtalas genom en daglig avstämning samt att genomförandeplanerna ändras efter behov. Oftast är det personalen som tar initiativ till förändringar. Det är all personals ansvar att påtala förändringar. Boende- och omvårdnadsmöten hålls var 6:e månad där man tittar på de förändringar som skett med kunden. Dessa möten är även utifrån ett arbetsmiljöperspektiv. Kunden själv deltar inte vid mötena. Beroende på om förändringar behöver genomföras så informeras kunden av enhetsledaren om det är förändringar i arbetsmiljön och av sjuksköterskan om det är förändringar i hälso- och sjukvårdsinsatserna. Genomgång av genomförandeplanen med boende och anhörig genomförs ca en gång per år. Målet är en gång per halvår. Toalettbesök står inskrivna i de genomförandeplaner där kunden själv inte kan påtala behovet. Förhållningssättet är att det är självklart att kunderna ska gå på toaletten. Alla ges möjlighet att sitta uppe och äta sina måltider. Några kunder äter frukost i sängen enligt eget önskemål. Framgår att alla kunder inte har genomförandeplan. En del planer har fallit bort i dokumentationssystemet Sofia när man har bytt avdelningar. Det tar ca tre månader innan en genomförandeplan är framtagen när en ny kund flyttar in. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

28 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/8 Personalen uppger att det är otydligt om vad som är skillnaden mellan genomförandeplan och omvårdnadsplan. Kunder Totalt har intervju med 8 kunder genomförts från de fyra avdelningarna. Flertalet av de intervjuade kunderna har bott en längre tid på boendet och har därför ingen bild över hur uppförandet av genomförandeplanen gick till vid inflyttningen. Samtliga kunder tycker att de får den hjälp de behöver. Flertalet av kunderna uppger att de inte väntar länge när de behöver hjälp. De flesta kunderna upplever att personalen hinner sitta ned och prata. Hälften av kunderna uppger att personalen brukar fråga vad de vill göra. Ett fåtal av kunderna genomför individuella aktiviteter med personalen de övriga har inga önskemål om att göra individuella aktiviteter. Två av åtta vet inte vem deras kontaktperson är. De flesta kunderna uppger att de vänder sig till vem som helst i personalgruppen om de har synpunkter och eventuella klagomål, några uppger kontaktpersonen, enhetsledaren och verksamhetschefen. I intervjuerna framkommer att larmet krånglat i ett fall genom att det larmade av sig självt och i ett annat fall att larmet inte nått fram när personalen varit i en annan del av boendet. Några av kunderna tar upp att de inte görs delaktiga i olika situationer. De exempel de lyfter fram är att vid inflyttningen i de nya lägenheterna var det ingen som tillfrågade kunderna om önskemål om vilken lägenhet de ville ha. Andra exempel som ges är att ingen tillfrågar hur de vill att tvätten sköts, hur kontakterna med tandläkare tas och vilken information de vill ha kring tandläkarbesöket vad avser vilka delar som ska åtgärdas och kostnader. Genomförandeplaner Två genomförandeplaner har granskats per avdelning utom vid Söderbo där en plan granskats. På Söderbo fanns ingen genomförandeplan upprättad för den aktuella kunden. Av de sju genomförandeplaner som granskats framgår i samtliga vilken insats som görs men kundens behov framgår i en helt och i två delvis. I en av sju planer finns mål för varje insats. I en plan framgår hur insatsen ska utföras helt och i tre delvis. Den enskildes deltagande i planeringen framgår inte av planen och planerna saknar underskrifter. I en genomförandeplan framgår datum när uppföljning ska ske. Det framgår inte om några uppföljningar har genomförts. Bemanning och kompetens Rutiner Finns en framtagen blankett för introduktion av nyanställda. Av blanketten framgår uppgifter om namn på den anställde, vad den är anställd som och vilken erfarenhet personen har. På blanketten finns en checklista som är indelad i fyra kategorier, personal, lokaler, rutiner/arbetsmiljö och boende. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

29 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/8 Tf verksamhetschef Den tf verksamhetschefen anser att det inte finns tillräckligt med personalresurser. De har idag en större vårdtyngd än tidigare, de behöver vara två hos flera av kunderna. Tf verksamhetschefen känner inte till om man använder genomförandeplanerna som information vid resursberäkning av grundbemanning. Det finns ett behov av att göra vårdtyngdsmätningar för att beräkna personal. Idag omfördelas personal vid behov mellan avdelningarna. I boendet finns undersköterskor/omvårdnadspersonal och sjuksköterskor. I verksamheten finns tillgång till sjukgymnast och arbetsterapeut, 75 % respektive 50 % tjänst. Vid fördelning av personal över dygnet är det flest som arbetar på förmiddagarna. Nattpersonalen arbetar i hela boendet inklusive korttidsboendet. En personal är stationerad på korttidsboendet under natten och tre personal går mellan tre avdelningar. Under natten arbetar undersköterskor/omvårdnadspersonal samt en sjuksköterska. Tf verksamhetschefen är inte tillgänglig för att handleda/vägleda personalen i det dagliga arbetet det är enhetsledarens uppgift. Tf verksamhetschefen ansvarar för utvecklingssamtal med enhetsledare och sjuksköterskor. Enhetsledarens uppdrag är att ansvara för vägledning i det dagliga praktiska arbetet, fördelning av arbetet, planera och göra scheman samt att hålla i utvecklings- och lönesamtal. Enhetsledaren arbetar heltid dagtid med administration och deltar sällan i det direkta omsorgsarbetet. Samtlig personal har erforderlig utbildning och erfarenhet. Under sommaren kan det vara svårare att vissa pass ha personal med både erforderlig utbildning och erfarenhet. Enhetsledare På avdelningarna Söderbo och Äppelbo fördelar enhetsledaren arbetet tillsammans med personalgruppen. På avdelningarna Västanbo och Runbo fördelar personalgruppen arbetet. Samverkan sker mellan avdelningarna främst vid planering av arbetet med att ta fram vikarier samt att avdelningarna går in och hjälper varandra. Enhetsledaren kan påverka fördelningen av personalresurser genom att denne är med i budgetarbetet. Personal På Söderbo och Västanbo upplever personalen att det inte finns tillräckligt med personal. Det som inte hinns med är att vara inne hos kunderna tillräckligt länge, det finns inte utrymme för småprat och att göra något spontant utanför rutinerna. De AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

30 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/8 skulle önska att de hade mer tid för dokumentation samt tid för reflektion kring arbetsmetoder, som att stödja den enskilde att göra det den klarar själv. På Runbo och Äppelbo upplever personalen att det ibland inte finns tillräckligt med personal. Det blir sårbart när något utanför de vanliga rutinerna händer t.ex. att någon ska iväg någonstans och kontaktpersonen behöver följa med eller om någon boende blir magsjuk. Samverkan med andra avdelningar sker genom att avdelningarna hjälper varandra vid behov. Ibland har de gemensamma aktiviteter mellan avdelningarna. Den kompetens som personalen saknar är sjuksköterska med inriktning mot geriatrik samt kunskaper i psykiatri. Det händer ibland att de arbetar med personal som saknar kompetens. Personalen känner till hur introduktion av nyanställda går till. Det finns en checklista för introduktion av nyanställda. Enhetsledaren planerar in den nyanställda så att den får gå tillsammans med en van medarbetare. Kunder Hälften av kunderna tycker att det inte finns tillräckligt med personal för att de själva och övriga kunder ska få den hjälp de behöver. Ett exempel som beskrivs är att det bara är två personal för det mesta vilket innebär att vid måltiderna behöver personal gå ifrån för att hjälpa andra. Ett annat exempel är om någon kund behöver två personal för att få hjälp så får de övriga kunderna vänta. Kvalitetsarbete Tf verksamhetschef Den tf verksamhetschefen känner inte till om det pågår något utvecklingsarbete gällande genomförandeplaner det ansvarar enhetsledaren för. Enhetsledare Enhetsledaren ansvarar för kvalitetsarbetet på avdelningen. Enhetsledaren deltar i arbetet med att ta fram en ny mall för genomförandeplaner för de kommunala verksamheterna. Enhetsledaren läser igenom alla genomförandeplaner. All personal har fått i uppgift att uppdatera genomförandeplanerna tre månader efter inflyttning av boende. Vid varje uppföljning av genomförandeplanen ska den boende och ev. anhörig om den boende vill vara med. Genomförandeplanen ska alltid uppdateras minst en gång per år. I verksamheten finns ett anhörigråd där två representanter per avdelning ingår. Kallelser och anteckningar finns att tillgå i pärmar på varje avdelning. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

31 VALLENTUNA KOMMUN SID 7/8 Personal Ingen av personalen är delaktiga i det kvalitetsarbete som görs kring genomförandeplanerna. Vid arbetsplatsträffar ca var tredje vecka får personalen information om det pågående arbetet av enhetsledaren. Bedömning Enligt SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, framgår i 4 kap. 4 att för varje aktivitet ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS vidare utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. För att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet förutsätts att det finns tydliga rutiner som personalen kan följa. Vid granskning av verksamhetens framtagna rutiner framgår följande brister; blankett för introduktion av nyanställda saknar en rutin som beskriver hur, när och av vem introduktionen ska genomföras. rutin för upprättande och uppföljning av genomförandeplan saknar en beskrivning om hur det ska gå till och om vad som ska framgå under de framtagna rubrikerna dokumentet om munvård är mycket kortfattat, det saknar en rutin som beskriver hur munvården ska utföras och hur ansvaret för utförandet är fördelat. blanketten för egenvård är informativ men det saknas en beskrivning över hur och när en sådan ska tas fram eller uppdateras Enligt 11 kap. 5 SoL ska genomförande av beslut om insatser dokumenteras. Av 5 kap 4 SoL framgår att Socialnämnden ska verka för att äldre människor får möjlighet att leva och bo under trygga förhållanden och ha en aktiv och meningsfull tillvaro i gemenskap med andra. Av 5 kap. 5 SoL framgår att den äldre personen ska, så långt det är möjligt, kunna välja när och hur stöd och hjälp i boendet och annan lättåtkomlig service ska ges. I SOSFS 2006:5, om dokumentation vid handläggning av ärende och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS, framgår i 6 kap. 1 hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan. Genomförandeplanen bör som regel upprättas inom den verksamhet som svarar för det praktiska genomförandet. Genomförandeplanen bör med utgångspunkt i ett beslut om en insats och målet för insatsen beskriva hur den praktiskt ska genomföras. Vid granskningen av ett urval av genomförandeplaner framkommer att en kund helt saknar genomförandeplan samt att det tar ca tre månader att upprätta en plan vilket är en brist utifrån ovanstående bestämmelser. En förutsättning för att kunna AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

32 VALLENTUNA KOMMUN SID 8/8 genomföra de insatser kunden har behov av är att de finns dokumenterade och kan utföras på ett likvärdigt sätt av all personal. I 6 kap. 1 SOSFS 2006:5 redogörs för vad som bör framgå av en genomförandeplan. I granskningen har framkommit att planerna är mycket kortfattade och det är svårt att få en vägledning till hur insatserna praktiskt ska genomföras. Fyra planer saknar en beskrivning av kundens behov, i sex planer saknas mål, i tre planer framgår det delvis hur insatsen ska utföras och i tre framgår det inte alls. Det framgår inte på vilket sätt kunden har utövat inflytande över planeringen och när och hur planen ska följas upp. De individuella behoven behöver vara tydligt beskrivna för att personalen ska kunna ge det stöd och hjälp i boendet som föreskrivs i 5 kap. 4 och 5 SoL. Dokumentationen av hur den beslutade insatsen praktiskt ska genomföras brister. Att personalen känner till kundens behov av insatser i praktiken är inte tillräckligt för att motsvara de krav som ställs i ovanstående lag och förordning. Det framgår av intervjuerna att det inte finns någon tydlig instruktion över hur en genomförandeplan ska utformas och följas upp. Det framgår att planerna ser olika ut beroende på vem som skrivit dem. En del uppger att planen fungerar som ett redskap och andra inte. Det framgår att ett gemensamt arbete med att ta fram en gemensam mall för genomförandeplan har påbörjats inom samtliga kommunala verksamheter. Att genomförandeplanerna varierar i kvalitet är en brist och motsvarar inte de krav som ställs på enligt SOSFS 2011:9, 4 kap. 2, 3 och 4 att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Kunderna uppger att de vet var de ska vända sig med synpunkter och eventuella klagomål. I intervjuerna har det framkommit klagomål och synpunkter om att larmet krånglar samt att kunderna inte känner sig delaktiga i vissa situationer. Verksamheten bör se över sin hantering av att ta emot och utreda klagomål och synpunkter, sammanställa och analysera och utifrån resultaten vidta åtgärder. En viktig del i hanteringen av klagomål och synpunkter är att återföra resultaten samt informera till de som är berörda om vilka åtgärder som vidtagits. Enligt 3 kap. 2 SOSFS 2011:9 ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Framgår i granskningen att det inte finns tillräckligt med personal och situationer beskrivs om vad som inte hinns med. Vidare framgår att genomförandeplanerna inte används som ett underlag för beräkning av personalbehov för att genomföra de insatser som behövs. Det framgår av granskningen att det inte finns något systematiskt sätt för att samla in och bedöma vilka personalresurser som krävs över tid för att säkra verksamhetens kvalitet gällande bemanning. AVDELNINGEN FÖR VERKSAMHETSSTÖD OCH KVALITET SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TORGGATAN 11, 1TR TFN:

33 Ärende 4

34 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN AGNETA SANDSTRÖM SID 1/1 CONTROLLER SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Ekonomisk redovisning Månadsuppföljning per den 29 februari 2012 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner förvaltningens framtagna ekonomiska uppföljning per den 29 februari 2012 och överlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Socialförvaltningen redovisar månadsvis en ekonomisk uppföljning till socialnämnden. Socialnämndens budgetram för 2012 uppgår till tkr och prognosen per den 29 februari uppvisar ett underskott på tkr. Handlingar 1. Ekonomisk redovisning Månadsuppföljning per den 29 februari Socialnämndens månadsuppföljning Inga-Lill Björklund Socialchef Ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

35 DRIFTSEKONOMI Verksamhetsblock Budget Bokfört % Prognos Avvikelse mot budget Budget Bokfört % TOTALT, TKR (Netto) * ,0% ,0% Politisk verksamhet K % % I % % N % % Förvaltningsövergripande verksamhet K % % I % % N % % Individ- och familjeomsorg K % % I % % N % % Äldreomsorg K % % I % % N % % Funktionsnedsättning enligt LSS K % % (=Lagen om stöd och service till vissa I % % funktionshindrade) N % % Funktionsnedsättning enligt SoL K % % (=Socialtjänstlagen) I % % N % % * K=Kostnad I=Intäkt N=Netto KOMMENTARER TILL AVVIKELSE Att göra en prognos baserad på utfallet efter två månader är mycket svårt. Prognosen motsvarar därför i detta läge budge belopp, med undantag av äldreomsorgen. Inom detta block beräknas ett underskott på 4 mkr. Orsaken är öppnandet av Väsbygården, etapp 2, vilken består av en enhet med 10 platser för växelboende, en enhet med 10 permanenta platser oc ytterligare en enhet med 8 platser, varav 3 för växelboende. I samband med planeringen av byggnationen planerades en utökning av socialnämndens driftsbudget. Nämndens ramar i verksamhetsplan för saknar dock utrymme för kostnadsökningen till följd av detta. I budget för 2012 återfinns platser för växelboende samt kostnaderna för lokalerna. För att rymma detta ligger även en budget för försäljning av 21 å Särskilda boendeformer för äldre Intäkt för Antal Över- / Antal årsplatser (tkr) platser Budget sålda sålda årsplatser (tkr) under-skott (tkr) Budget 201, , Prognos 213, , Differens 12, , vilket är 8 platser fler än vad som säljs i dagsläget. Ett avtal har tecknats med Vaxholm avseende försäljning av 10 platser. avtalet inte löper från årets början motsvarar avtalet intäkter på drygt 7 årsplaceringar. Den totala nettokostnaden för särskilt boende för äldre (inkl. enstaka platser för växelboende) baseras på beräknade kost kommunala boenden, platser hos kommunens entreprenörer och köp av enstaka platser. Den total kostnaden har sedan med beräknade intäkter för sålda platser.