Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 8.

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för behandling av ärenden enligt bilagd förteckning, ärende 1 8. Tid , kl. 13:30 Plats C-salen Kristoffer Bengtsson Förvaltningssekreterare Ledamöter Per Schöldberg (C) Charlotta Svanberg (S) Ulf Hedin (M) Anna Hultstein (M) Martin Edberg (S) Ersättare René Jaramillo (KD) Anders Mårtensson (V) Catharina Winberg (M) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Tjänstemän Kommunchefen Personal- och förhandlingschefen Upphandlingschefen 1 (10)

2 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Förteckning över Kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden 1 Information om arbetet med en ny måltidsorganisation 2 Redovisning av kommunledningsförvaltningens medarbetarenkät 2013 med handlingsplan för Sammanslagning av utbildningsförvaltningarna 4 Grön IT-strategi 5 Motion om arbetskläder för utomhusbruk till personal i förskolan och fritidshem - Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S), Cheryl Jones Fur (MP), Elisabeth Risedal (V), Martin Edberg (S) och Lars Edqvist (MP) 6 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro 7 Redovisning av aktuella upphandlingar 8 Övrigt 2 (10)

3 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Information om arbetet med en ny måltidsorganisation 3 (10)

4 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Redovisning av kommunledningsförvaltningens medarbetarenkät 2013 med handlingsplan för 2014 Dnr KS/2014:273 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Kommunstyrelsen noterar informationen till protokollet Bakgrund Växjö kommun genomför från och med 2013 en medarbetarenkät varje år. Medarbetarenkäten är ett verktyg för att utveckla arbetsmiljön och verksamheten samt en uppföljning av personalpolicyn. Resultatet ger svar på vad som fungerar bra idag och inom vilka arbetsmiljöområden kommunledningsförvaltningen behöver bli bättre. Handlingsplanen är samverkad i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp den 26 mars Beslutsunderlag Kommunchefen tillsammans med personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse daterad 29 april och lämnat förslag till beslut. I skrivelsen framgår det bland annat att förvaltningschefen tillsammans med ledningsgruppen ansvarar för förvaltningens handlingsplan samt att handlingsplanen på förvaltningsnivå är en komplettering av den kommunövergripande handlingsplanen. 4 (10)

5 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Sammanslagning av utbildningsförvaltningarna Dnr KS/2013:721 Förslag till beslut Kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts beslut Kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott beslutar att remittera beslutsunderlaget till skol- och barnomsorgsnämnden samt gymnasienämnden för yttrande. Yttrandena ska ha inkommit senast den 19 juni 2014 Bakgrund Kommunfullmäktige har i budgeten för 2014 beslutat att en utbildningsförvaltning ska skapas. I budgeten för 2014 framgår att en sammanhållen utbildningsförvaltning ska ge ökad möjlighet till helhetssyn på elevens hela skolgång i ett 1-20 års perspektiv och ge ökad flexibilitet. Sammanslagningen ska träda i kraft den 1 januari Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 24 april redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. I skrivelsen framgår att arbetet med sammanslagningen sker i projektform genom projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning på uppdrag av kommunstyrelsens personal- och organisationsutskott och att ett förslag till organisationsstruktur för den nya utbildningsförvaltningen är framtaget. 5 (10)

6 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Grön IT-strategi Dnr KS/2014:67 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen antar Grön it-strategi 2. Kommunstyrelsen uppdrar åt kommunchefen att etablera och genomföra strategin Bakgrund Uppdraget att ta fram en Grön it-strategi gavs i komunnens budget för 2013 under målområde Miljö, energi och trafik: It-enheten tar fram en grön it-strategi för att minska kommunkoncernens miljöpåverkan. Arbetet med strategin har genomförts med hjälp av intervjuer, en enkät, workshops och omvärldsanalys. Kommunens miljö- och it-samordnare har deltagit genom att svara på enkäten och varit remissinstans. Grön it-strategi syftar till att initiera och realisera initiativ inom kommunkoncernen som leder till minskning av materialåtgång, energiförbrukning, avfall och utsläpp av skadliga kemikalier och växthusgaser. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse daterad 28 april redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att it är en viktig funktion i kommunens verksamhet och att det därför är angeläget att arbeta för att minska miljöpåverkan från it. 6 (10)

7 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Motion om arbetskläder för utomhusbruk till personal i förskolan och fritidshem - Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S), Cheryl Jones Fur (MP), Elisabeth Risedal (V), Martin Edberg (S) och Lars Edqvist (MP) Dnr KS/2013:855 Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige avslår motionen med motiveringen att Växjö kommun vill prioritera de insatser som värnar om barn/elevgruppernas storlek och personal/lärartäthet inom förskola och skola samt att skol- och barnomsorgsnämnden har gett förvaltningschefen i uppdrag att redovisa kostnaden för arbetskläder för utomhusbruk inför 2015 års budgetarbete Bakgrund Carin Högstedt (V), Åsa Karlsson Björkmarker (S), Cheryl Jones Fur (MP), Elisabeth Risedal (V), Martin Edberg (S) och Lars Edqvist (MP) har i en motion föreslagit fullmäktige att uppdra till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott att gå igenom behovet av arbetskläder till olika kategorier av personal samt göra en prioriteringslista. Motionen innehåller även ett förslag på att uppdra till skol- och barnomsorgsnämnden att tillgodose behoven av arbetskläder för utomhusbruk i förskola och fritidshem. Beslutsunderlag Skol- och barnomsorgsnämnden har i 37/2014 avstyrkt motionen med motiveringen att man vill prioritera de insatser som värnar om barn/elevgruppernas storlek och personal/lärartäthet inom förskola och skola för att bibehålla hög kvalité på utbildningen. Kommunchefen har i en skrivelse den 28 april redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att kommunledningsförvaltningen inte har några ytterligare synpunkter i ärendet. 7 (10)

8 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personal- och förhandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuell statistik över sjukfrånvaro till och med mars. 8 (10)

9 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Redovisning av aktuella upphandlingar Förslag till beslut Organisations- och personalutskottets beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Upphandlingschefen har i en skrivelse redovisat aktuella upphandlingar. 9 (10)

10 KALLELSE Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott Övrigt 10 (10)

11 ÄRENDE Dnr KS/2014: Berit Nodmar personalspecialist Tel Kommunstyrelsen Handlingsplan utifrån medarbetarenkät 2013 för kommunledningsförvaltningen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen. Bakgrund Växjö kommun genomför från och med 2013 en medarbetarenkät varje år. Medarbetarenkäten är ett verktyg för att utveckla arbetsmiljön och verksamheten samt en uppföljning av personalpolicyn. Resultatet ger svar på vad som fungerar bra idag och inom vilka arbetsmiljöområden vi behöver bli bättre. Förvaltningschefen har tillsammans med ledningsgruppen ansvaret för förvaltningens handlingsplan. Handlingsplanen på förvaltningsnivå är en komplettering av den kommunövergripande handlingsplanen och samverkas i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen. Handlingsplanen är samverkad i kommunledningsförvaltningens samverkansgrupp den 26 mars Ove Dahl kommunchef Michael Färdigh personal- och förhandlingschef Kommunledningsförvaltningen PERSONALKONTORET 1 (1) Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västergatan 15 Tel Mobil Fax Org.nr Bg E-post berit.nodmar@vaxjo.se

12 Medarbetarenkät 2013 Handlingsplan för förvaltningen Förvaltning: Kommunledningsförvaltningen Chef: Ove Dahl HME: 78 Vad är vi bra på Ange enskild fråga eller område som fungerar bra Likabehandling Värde: 91 Utveckling i mitt arbete Värde: 80 Reflektera kring varför dessa områden är välfungerande och om det arbetssättet kan användas i fler sammanhang. En öppenhet kring dessa frågor avdramatiserar olikheter. Fortsatt fokus på diskrimineringslagstiftningen. Medarbetarna på KLF anser att man får använda sin kompetens, lära nytt och utvecklas i sitt dagliga arbete. Vad ska vi utveckla Välj enskild fråga eller område som ska utvecklas Mål Aktiviteter/åtgärder Ansvarsfördelning Utvärdering Ett hållbart arbetsliv/frågor om stress och återhämtning Värde: 3,6 Minska den negativa stressen Insatser för att förbättra möteskulturen, ta fram mötespolicy samt hitta metoder för att jobba med tidplanering. Förvaltningschef och personalkontor Föreläsning/seminarium i ämnena. Medarbetarskap/uppföljning och utvärdering av arbetsplatsens mål Värde: 3,6 Förbättra arbetsplatsernas måluppföljning. Utbildning hur arbetsplatsträffen kan utvecklas för att tydliggöra verksamhetsmål och utvärdering av desamma. Personalkontoret (i enlighet med kommunövergripande handlingsplanen) Handlingsplanen samverkas i förvaltningens samverkansgrupp och beslutas sedan i nämnd senast den 30 april 2014.

13 Ledarskap/återkoppling till medarbetare på utfört arbete Värde: 3,5 Utveckla cheferna Chefsutveckling med fokus på hur man ger återkoppling på utfört arbete. Personalkontoret Diskutera på arbetsplatsträffar hur återkoppling chef/medarbetare bäst sker, men även kollegor emellan. Respektive chef

14 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Sofie Thor Utredare/projektledare Tel Förslag till organisationsstruktur för den nya utbildningsförvaltningen UTVECKLINGSENHETEN Kommunledningsförvaltningen Postadress Box 1222, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel Org.nr E-post

15 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Innehåll 1 Bakgrund Syfte och bakgrund Genomförande Disposition Vägledande principer från behovsanalysen Förslag till organisatorisk grundstruktur Tydlig roll- och ansvarsfördelning Organisationsstruktur Ledningsstruktur Särskilda ansvarsområden på områdesnivån Stöd- och servicefunktioner Organisation och ledningsansvar av intraprenader Effektivisering (21)

16 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Bakgrund 1.1 Syfte och bakgrund Kommunfullmäktige i Växjö kommun har i budget 2014 beslutat att gymnasieförvaltningen och skol- och barnomsorgsförvaltningen ska slås samman till en utbildningsförvaltning. Sammanslagningen ska träda i kraft den 1 januari Sammanslagningen av de nuvarande förvaltningarna ska leda till en helhetssyn på elevens skolgång i ett 1 20 års perspektiv. Detta ska skapa förutsättningar för en ökad måluppfyllelse för Växjös barn och ungdomar. En sammanslagen utbildningsförvaltning förväntas även medföra effektiviseringar. Arbetet med sammanslagningen sker i projektform genom projektet En sammanslagen utbildningsförvaltning på uppdrag av KSOP. Beställare och ordförande i styrgruppen är kommunchefen. Den övergripande organisationsstrukturen för den nya utbildningsförvaltningen ska beslutas av kommunstyrelsen. Därefter sker genomförande av förändringar och förberedelser inför sammanslagningen, vilket också sker inom projektet. Den här rapporten utgör förslag till underlag för beslutet om organisationsstruktur för den nya utbildningsförvaltningen. 1.2 Genomförande Projektet startades i december 2013 och kommer att fortlöpa under genomförandearbetet, dock längst tom. december Projektdirektivet anger följande övergripande riktlinjer: Kommunens styrdokument tillsammans med den nationella styrningen samt en verksamhetsidé baserad på ansvaret för utbildning i 1 20 årsperspektivet ska utgöra grunden för utarbetandet av den nya utbildningsförvaltningen. Beakta och ifrågasätta om funktioner och/eller verksamheter som inte självklart ligger i utbildningsuppdraget ska finnas i utbildningsförvaltningen. Beakta resultat från andra organisationsöversyner som sker i kommunen, t.ex. HR-funktion och måltidsorganisation. Den barn- och elevnära verksamheten ska i huvudsak inte beröras. Beredskap för att hantera eventuella förändringar i nämndsorganisationen. En avgränsning som har gjorts utifrån de övergripande riktlinjerna är att förslaget inte omfattar några förändringar avseende organisationen av elevhälsan. Innan ett avgörande kring elevhälsans framtida organisering behöver både mål, arbetssätt mm. belysas genom ett särskilt utredningsuppdrag. Det har inte heller ingått i projektet att se över antalet skolenheter eller rektorer/förskolechefer. 3 (21)

17 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Inledningsvis har en nulägeskartläggning gjorts av nuvarande organisationsstrukturer, funktioner/roller, uppdrag och arbetsuppgifter, styr- och ledningsmodeller samt kostnader för administrativa resurser. En behovsanalys har gjorts i syfte att dels få en ökad förståelse för verksamhetens behov av administration, stöd och service i en sammanslagen utbildningsförvaltning, dels för att ta fram ett underlag till arbetet med att definiera en framgångsrik och effektiv administrativ organisationsstruktur för framtiden. Behovsanalysen har bestått av: 1) Fokusgrupper och workshop med personal inom förvaltningarna. 2) Omvärldsbevakning genom sammanställning av relevant forskning, framgångsfaktorer och lagkrav. 3) Studiebesök och jämförelse med relevanta kommuner med en sammanhållen utbildningsförvaltning. En särskild utredning har gjorts avseende fritidsgårdsverksamheten och kulturskolan, där bl.a. intervjuer har gjorts med presidier, förvaltningschefer och verksamhetsföreträdare inom skol- och barnomsorgsnämnden, kulturnämnden, fritidsnämnden och nämnden för arbete och välfärd. Projektgruppen bestående av projektledaren, verksamhetschefen skol- och barnomsorgsförvaltningen, förvaltningsekonom gymnasieförvaltningen och utredare kommunledningsförvaltningen har träffats regelbundet sedan december (i snitt varannan vecka). Arbetet har präglats av en hög delaktighet i olika konstellationer. Exempelvis deltog ett 70-tal personer i workshopen och i fokusgrupperna har ca 40 personer deltagit med representation av både chefer och medarbetare inom de centrala förvaltningarna och från den barn- och elevnära verksamheten. En facklig referensgrupp har också haft regelbundna möten med projektledaren. Resultat från nulägeskartläggning, behovsanalys samt utredning av fritidsgårdsverksamhet och Kulturskola finns sammanställda i delrapporter. 1.3 Disposition I kapitel 2 beskrivs de fem vägledande principer som har tagits fram som ett resultat av behovsanalysen. Dessa utgör den grund som förslaget till organisationsstruktur för den nya utbildningsförvaltningen i sin helhet vilar på. I kapitel 3 redovisas förslag till övergripande organisationsstruktur för utbildningsförvaltningen. Redovisningen är uppdelad i följande avsnitt: ledningsstruktur, särskilda ansvarsområden inom områdena, stöd- och servicefunktioner samt intraprenader. Varje avsnitt inleds med ett sammanfattande förslag och därefter beskrivs överväganden och konsekvenser. I vissa fall föreslås fortsatta utredningoch utvecklingsområden. 2 Vägledande principer från behovsanalysen Sammanslagningen ska skapa förutsättningar för att bedriva en verksamhet för barn och elever med ett helhetsperspektiv från 1-20 år. Utöver denna grundläggande och 4 (21)

18 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: givna verksamhetsidé har behovsanalysen pekat ut fem vägledande principer som utgör en grund för förslaget till organisationsstruktur för den nya utbildningsförvaltningen. Dessa är: Organisationen ska stödja och skapa förutsättningar för att rektor ska kunna ta fullt ansvar för det pedagogiska ledarskapet, som i sin tur skapar förutsättningar för pedagogerna att genomföra sitt uppdrag. Tydlig ansvars- och befogenhetsfördelning för alla nivåer inom organisationen samt ett tydligt (stabilt och över tid hållbart) styr- och ledningssystem. Huvudmannen 1 bör särskilt bevaka likvärdighet, kvalitet och uppföljning som riktar sig till både den kommunala och den fristående verksamheten. För att hålla samman förvaltningen och möjliggöra utveckling och samarbete behövs flera nivåer under förvaltningschefen. För att få en helhet att fungera behövs utöver struktur även en gemensam kultur genom värderingar, attityder etc. Här är höga förväntningar, gemensamma förhållningssätt liksom tidiga insatser viktiga. Arbetet behöver vara i linje med kommunens värdegrundsarbete. 3 Förslag till organisatorisk grundstruktur 3.1 Tydlig roll- och ansvarsfördelning Vikten av att ha en tydlig roll- och ansvarsfördelning är avgörande för en fungerande verksamhet. Att konkretisera och utveckla uppdrag och ansvar som är tillräckligt tydliga för alla typer av ledande funktioner är en utmaning. Detta dokument beskriver övergripande roller och ansvar för de föreslagna ledningsfunktionerna. Roll- och ansvarsfördelningen bör även kopplas samman med en styr- och ledningsmodell som visar hur uppdrag och återrapportering styrs och leds mellan olika organisationsnivåer för att planera, följa upp och utveckla verksamheten. Enligt projektets bedömning är det viktigt att underlätta för verksamheten i samband med sammanslagningen så att verksamheten inte tappar alltför mycket fart. Projektet föreslår därför att grunderna i den styrkedjemodell som skol- och barnomsorgsförvaltningen använder också inledningsvis ska användas i den nya utbildningsförvaltningen, då modellen är inarbetad och har visat sig bärkraftig. Modellen följer vedertagna lednings- och styrningsprinciper, varför den är tillämbar 1 Kommuner, landsting, staten eller enskilda kan vara huvudmän inom skolväsendet. Huvudmannen har det yttersta ansvaret för att utbildningen genomförs i enlighet med de bestämmelser som finns i skollag, läroplaner och andra föreskrifter. 5 (21)

19 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: för den nya förvaltningen och hållbar över tid. Justeringar behöver göras utifrån den föreslagna organisationsstrukturen och dess roll- och ansvarsfördelning. 3.2 Organisationsstruktur Förslag till organisatorisk grundstruktur framgår av nedanstående bild. Inom varje område finns ett antal skolenheter som leds av förskolechefer/rektorer. I samband med att detaljorganisationen sätts och bemannas behöver arbete ske med innehåll och förtydligande för vissa delar av förslaget. Innan tjänsterna i den nya organisationen tillsätts behöver också ett arbete ske med att definiera tjänsternas innehåll. För att verksamhetens kvalitet ska klaras behöver vissa omställningar få ta tid, inte minst för att på djupet etablera en gemensam kultur med helhetssyn på barn och elever ur ett 1-20 årsperspektiv. 3.3 Ledningsstruktur Förslag gällande ansvar och organisation för förvaltningschef, verksamhetschef och områdeschefer Förvaltningschefen är högst ansvarig tjänsteman för utbildningsförvaltningen. Underställd förvaltningschef finns en verksamhetschef som ska vara garanten för 1-20 årsperspektivet för barn och elever med hänsyn tagen till alla skolformer. Verksamhetschefen ansvarar för att verksamhetens mål följs upp och utvärderas enligt styrkedjan och det systematiska kvalitetsarbetet 6 (21)

20 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Sex områden skapas. Fem av områdena består av ett antal för- och grundskoleenheter i ett geografiskt närhetsområde. Ett område består av samtliga gymnasieprogram och gymnasieskolor. Underställd verksamhetschefen finns sex områdeschefer som är chefer för skolledare och andra nyckelfunktioner inom området. Verksamhetschefen har tillsammans med områdescheferna uppdraget att skapa en likvärdig utbildning för alla barn och elever i linje med nämndens/nämndernas mål och riktlinjer samt de statliga styrdokumenten. Områdescheferna är en del av huvudmannen i styrkedjan och har därmed ansvar för att samordna 1-20 årsperspektivet såväl inom sitt eget område som i samverkan med övriga områdeschefer för helheten. Överväganden Sedan 2013 är förvaltningscheferna i Växjö kommun underställda kommunchefen. Ett av syftena med förändringen var att skapa ökade förutsättningar för samverkan, kommunövergripande styrning och helhetssyn. Detta medför att förvaltningschefen inte bara har en strategiskt viktig roll inom den egna verksamheten utan även ur ett koncernperspektiv. På grund av Växjö kommuns storlek är det av största vikt att det blir en tydlighet i ledningsstrukturen för att ge förvaltningschefen möjlighet att arbeta strategiskt och övergripande. För att avlasta förvaltningschefen i det inre operativa arbetet och för att få tillräckligt fokus på verksamhetsutveckling i ett 1-20 årsperspektiv föreslås att en verksamhetschef leder det operativa arbetet mot verksamheten. En verksamhetschef säkerställer och underlättar den strategiska ledningen för förvaltningschefen, då denne inte behöver samordna det operativa arbetet för fler chefer i nästa led. Verksamhetschefen ska vara garanten för 1-20 årsperspektivet för barn och elever med hänsyn tagen till alla skolformer och ansvarar för att verksamhetens mål följs upp och utvärderas enligt styrkedjan och det systematiska kvalitetsarbetet. Genom en verksamhetschef skapas en tydlighet om vem som ansvarar för den totala uppföljningen av förskolans, grundskolans och gymnasiets resultat gentemot förvaltningschefen, såväl i ett ekonomiskt och medarbetarperspektiv som i ett perspektiv av barn och elevers måluppfyllelse. Förskole- och skolenheterna organiseras i sex områden. Fem av områdena består av ett antal förskolor och grundskolor i ett geografiskt närhetsområde. Ett område består av samtliga gymnasieprogram och gymnasieskolor. För varje område tillsätts en områdeschef som är underställd verksamhetschefen (se vidare om roll- och ansvarsfördelning i förhållande till skolledarna nedan). Utifrån förvaltningens storlek innebär sex områden att områdescheferna får ett rimligt antal underställda rektorer/förskolechefer. I kombination med att skapa de bästa förutsättningarna för förvaltningschefens ovan beskrivna roll är det en fördel med att en verksamhetschef leder verksamhetens operativa arbete och att de sex underställda områdescheferna i sin tur är chefer för skolledare i sex jämnstora 7 (21)

21 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: områden. Valet av antalet områden syftar till att skapa en jämn fördelning av budgetomslutning, antal skolledare och barn/elever inom respektive område. Utrymme finns också för områdena att växa i takt med den demografiska utvecklingen. Växjö kommuns förskolor och grundskolor är av mycket varierande storlek och vitt spridda geografiskt såväl i stad som på landsbygd. Det finns tio enheter med både förskola och grundskola under 100 elever. På dessa enheter finns en chef som ansvarar för tre skolformer (förskola, grundskola samt fritidshem). Detta är en förutsättning för att kunna bedriva en kvalitativ verksamhet med samordning av lokaler, personal och övriga resurser inom tilldelad ram. Andelen små enheter i Växjö kommun talar för den föreslagna ledningsstrukturen med geografiska områden för att undvika att personal på mindre enheter har flera olika chefer. I kommunen har vi sedan några år en mycket stor demografisk utmaning. Inom den nya utbildningsförvaltningen behöver det tillskapas plats i främst förskola och grundskola med ca 500 barn och elever per år. Inom gymnasiet förväntas antalet folkbokförda elever öka med 400 elever fram till 2020, vilket motsvarar ca %. Under de senaste åren har ett arbete bedrivits att samutnyttja lokaler mer effektivt mellan skolformer. De nya skollokaler som planeras byggs flexibelt för att kunna användas både som förskola och grundskola beroende av varierande årskullar inom olika bostadsområden. Enligt skollagen ska barn och elever vara garanterade en plats i ett så kallat närhetsområde. Därför är det en stor fördel med att områdena är geografiskt indelade så att områdeschefen kan planera för ett flexibelt lokalutnyttjande och garantera alla barn och elever en plats enligt närhetsprincipen i sitt område. En geografisk områdesindelning för alla skolformer för barn mellan 1-16 år underlättar även arbetet med att överbrygga övergångar mellan skolformerna. Utvärderingar från kommunens egen verksamhet visar att barn och elever tappar mycket i sin kunskapsutveckling vid övergångar mellan skolformer. Det är därför viktigt att arbeta övergripande och strategiskt mellan skolformerna för att öka måluppfyllelsen. Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen är det ett pågående utvecklingsområde att överbrygga övergångarna inom de geografiska områdena och där resultat finns i form av ökad måluppfyllelse. Gymnasiet är organiserat på tre stora skolor i centrala Växjö. Programstrukturen består av en stor variation av högskoleförberedande program och yrkesprogram. Då stor del av personalen har specifik yrkeskompetens behöver samordning ske av tjänster mellan enheterna i en högre grad än inom grundskolan. Detta gynnas av den geografiska närheten mellan enheterna varför det finns en fördel att skolformen är sammanhållen i ett funktionsområde. Samordning behöver även ske kring lokaler och andra resurser. Verksamhetschef och områdeschefer bildar tillsammans en operativ ledningsgrupp. 8 (21)

22 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Den operativa ledningsgruppen har till uppgift att säkerställa att ett 1-20 års perspektiv tas i samtliga frågor och för alla verksamhetsområden oavsett geografisk indelning eller funktionsområde. Verksamhetschefen och områdescheferna har ett tydligt uppdrag att säkerställa verksamhetens utveckling i samtliga skolformer inom förvaltningen (förskola, förskoleklass, grundskola, fritidshem, gymnasieskola, grundsärskola och gymnasiesärskola). För att säkra styrning och uppföljning av de olika skolformerna krävs ett tydligt systematiskt kvalitetsarbete där huvudmannen har ett särskilt uppdrag att se till respektive skolform. Den operativa ledningsgruppen ansvarar för den pedagogiska verksamhetsutvecklingen och måluppfyllelsen baserad på beprövad forskning och erfarenhet utifrån de statliga och kommunala styrdokumenten. En matrisorganisation för vissa specialområden som fördelas mellan de sex områdena gör att områdescheferna i vissa frågor har ett särskilt ansvar för hela förvaltningen (se avsnitt 3.4). Samma matrisorganisation kommer att gälla för arbetet med skolformerna, exempelvis vid kvalitetsuppföljning och inspektioner. Utöver den operativa ledningsgruppen föreslås även att en strategisk ledningsgrupp under förvaltningschefens ledning finns. Den bör bestå av verksamhetschef och förvaltningskontorets avdelningschefer och chefen för avdelningen för resultat och analys (se avsnitt 3.5). Den strategiska ledningsgruppen är förvaltningschefens forum för strategisk dialog för att hantera verksamhetens sammantagna utmaningar utifrån kommunala och statliga mål. Den föreslagna ledningsstrukturen svarar upp mot den kritik som har lämnats från Skolinspektionen till båda nämnderna avseende dels nuvarande resultatenhetschefers inom skol- och barnomsorgsförvaltningen dubbla ansvar både som rektor och huvudmannens representant i form av chef för andra skolledare, dels de tidigare chefsrektorernas roller inom gymnasieförvaltningen. I förslaget renodlas och tydliggörs roller och ansvar för områdeschefer respektive skolledare. Områdeschefen ansvarar för styrning och ledning av området för att skapa en effektiv organisation som avlastar skolledarna administrativt för att säkerställa ett pedagogiskt ledarskap enligt skollagen. Områdeschefen har det pedagogiska ledarskapet i fokus och ser ledarskapet för de administrativa processerna som ett verktyg att skapa en effektiv organisation som ska ge barn och elever de bästa förutsättningarna för hög en måluppfyllelse. Områdeschefen har övergripande ekonomiskt ansvar för sitt område samt ansvar för att detaljbudget upprättas per enhet i enlighet med de riktlinjer som förvaltningschef/nämnd beslutar om. Skolledarnas roll regleras tydligt av skollag och läroplaner. Rektor har ett särskilt myndighetsansvar direkt gentemot de statliga styrdokumenten. Dessa kan inte övertas av huvudmannen. Rektor och förskolechef har skyldighet att via det systematiska kvalitetsarbetet visa huvudmannen hur barn och elevers kunskapsutveckling sker. Rektor och förskolechef har ekonomiskt ansvar utifrån de riktlinjer som fastställts för förvaltningen och utifrån skollagens bestämmelser. Huvud- 9 (21)

23 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: mannen har det övergripande ansvaret att ge förskolechef/rektor förutsättningar att nå målen med verksamheten. En utmaning är att styrnings- och utvecklingsfokuset för respektive skolform (förskola, grundskola, gymnasieskola, fritidshem, grundsärskola och gymnasiesärskola) riskerar att minska genom att t.ex. grundskolan tar den största delen av chefernas tid och fokus. Detta kompenseras med ett tydligt systematiskt kvalitetsarbete, hållbart ledningssystem och uppföljning av respektive skolform Förslag gällande ansvar och organisation för förskole- och skolenheter Antalet enheter bibehålls utifrån nuläget. För att gynna elevernas kunskapsutveckling och skapa en tydligare samordning och samverkan mellan enheterna får en rektor ansvaret för samtliga skolenheter inom grundsärskolan och gymnasiesärskolan. Rektor för särskolan placeras inom område Södra. Skolledarnas roll regleras tydligt av skollag och läroplaner. Förskolechef och rektor har ett särskilt myndighetsansvar direkt gentemot de statliga styrdokumenten. Dessa kan inte övertas av huvudmannen. Överväganden Inom gymnasiet finns idag en gymnasiesärskola med en rektor. Grundsärskolan är spridd på tre skolenheter med tre rektorer. För att skapa en tydligare samordning och samverkan mellan enheterna, såväl inom grundsärskolan som mellan grundsärskolan och gymnasiesärskolan föreslås att en rektor får ansvaret för båda skolformerna och för skolenheterna. Detta kommer att gynna elevernas kunskapsutveckling. Det kan på sikt vara en fördel om grundsärskolans skolenheter fysiskt finns inom samma geografiska område (Södra). Detta behöver dock belysas närmare bl.a. utifrån närhetsprincipen. Gymnasiesärskolan bör finnas kvar på nuvarande fysiska plats. 3.4 Särskilda ansvarsområden på områdesnivån Förslag avseende ansvar och organisation för kulturskolan Kulturskolan fortsätter som en del av utbildningsförvaltningen. Kulturskolans inre organisation förändras inte, verksamheten leds fortsatt av en rektor. Kulturskolan placeras organisatoriskt inom område Centrum. Områdeschefen ansvarar för att arbetet sker områdesöverskridande ur ett 1-20 årsperspektiv. Kulturskolans del i en bredare kulturpolitisk satsning behöver belysas ytterligare. Detta bör ske genom ett tilläggsdirektiv till projektdirektivet för utveckling av området Ringsberg. 10 (21)

24 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Överväganden Kulturkolans verksamhet är traditionellt inriktad, där verksamheten dock har breddats genom arbetet med t.ex. skapande skola. Försäljningen av tjänster till andra verksamheter har skapat möjligheter till högre tjänstgöringsgrad för personalen och en stor andel behöriga lärare. Utredningen som gjorts visar att det finns olika syn kring kulturskolans organisationstillhörighet. Flera anser också att det finns potential för kulturskolans deltagande i en bredare kulturpolitisk satsning. I april beslutade kommunstyrelsen om ett projektdirektiv för utveckling av området Ringsberg till ett kulturellt centrum. I den förstudie som ska göras kommer bl.a. en vision och tidsplan för att utveckla området som en kulturell arena tas fram. Mot bakgrund av att det råder olika syn på kulturskolans organisationstillhörighet, uppdrag och samverkan med andra kulturella aktörer är det logiskt att kulturskolan läggs till som en del i förstudien. I detta sammanhang behöver kulturskolans roll för att förstärka kulturlivet utifrån ett medborgarperspektiv belysas ytterligare Förslag avseende ansvar och organisation för fritidsgårdsverksamheten Fritidsgårdarna fortsättar att vara en del av utbildningsförvaltningen. Fritidsgårdarna organiseras under en gemensam fritidsgårdschef och verksamhetsutvecklartjänsten upphör därmed. Verksamheten placeras organisatoriskt i område Västra. Områdeschefen är ansvarig för att arbetet sker områdesöverskridanden. Detta kan också stärkas av styrande dokument där ansvaret för samverkan är ett av de grundläggande arbetssätten. Överväganden Samtliga aktörer synes nöjda med fritidsgårdarnas/fritidsledarnas arbete i skolan. Många resonerar att det synes onödigt att ändra något som tycks fungera och gynnar ungdomarnas utveckling. Kopplingen till 7-9 skolorna är välfungerande och stärker elevernas möjligheter att nå goda resultat. Det skapas förutsättningar genom relationer, bemötande och vuxennärvaro som leder till en lugnare och tryggare arbetsplats. Av dessa skäl bör kopplingen till skolorna vidmakthållas, annars skulle det föreligga behov av andra former av elevstödjare eller trygghetsskapare. Samverkan med andra verksamheter kan dock byggas ut ytterligare. Det behövs större mått av flexibilitet, bl.a. efterlyses mobilisering och aktionsinriktning. Rektor släpper inte till resurser för den fria tiden i den utsträckning som skulle vara önskvärt för att mobiliserande främjande och förebyggande arbete ska föreligga på bredden. Ett sammanhållet chefskap för fritidsgårdarna, men där uppdraget in i skolan kvarstår skulle kunna stärka både utveckling och kompetens inom fritidsledarskrået. Frågan om vad Växjö kommun vill, ungdomspolitiskt och med riktning mot den fria tiden, återstår att bearbeta. Oavsett organisationstillhörighet behöver det kommunövergripande ungdomsarbetet i olika former av nätverk vidmakthållas och förstärkas. 11 (21)

25 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Förslag avseende ansvar och organisation för studie- och yrkesvägledning Ett karriärcenter skapas inom område Gymnasiet med en chef som är underställd områdeschefen. Enheten ansvarar för SYV-verksamheten i ett 1-20 årsperspektiv, projektet skola/arbetsliv och det kommunala informationsansvaret år. Överväganden Inom gymnasieförvaltningen finns det idag sex studie- och yrkesvägledartjänster. Dessa tillhör organisatoriskt den centrala administrativa enheten och arbetar på Kungsmad och Teknikum. Inom intraprenaden Katedral finns också två tjänster. Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen finns idag tre studie- och yrkesvägledartjänster som delas av de åtta högstadieskolorna. Tre av rektorerna är chefer för personerna som innehar tjänsterna. En centralt placerad samordnare finns för att säkerställa likvärdigheten i studie- och yrkesvägledarnas uppdrag. Denna person är även samordnare för insatser och projekt inom skola-arbetsliv. Under våren har Skolverket gett ut nya allmänna råd för SYV-verksamheten. Dessa bör ligga till grund för den nya organisationen där en chef får ansvaret för samtliga studie- och yrkesvägledare i ett 1-20 årsperspektiv (med undantag för SYV inom Katedralskolan). SYV-verksamheten får ett vidgat uppdrag i form av ett karriärcentrum. Där ingår utöver SYV-verksamheten pågående projekt inom skola/ arbetsliv och det kommunala informationsansvaret år. Utöver det uppdrag studie- och yrkesvägledarna har, finns även ett allmänt uppdrag enligt läroplanerna som handlar om varje enskild pedagogs ansvar för att utveckla elevernas kompetenser och förmågor utifrån ett entreprenöriellt förhållningssätt. Särskilt inom studie- och yrkesvägledning, men även generellt, bör utbildningsförvaltningen söka dialog och samverkan med vuxenutbildningen (förvaltningen för arbete och välfärd) Förslag avseende ansvar och organisation för resursskolor Resursskolorna placeras inom område Östra. Resursskolorna leds av en chef som är underställd områdeschefen. Överväganden Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen finns idag två resursskolor för elever i behov av särskilt stöd som leds av en gemensam chef. Resursskolorna är ingen egen skolenhet utan eleverna är placerade där under begränsad tid i en av skollagen reglerad särskild undervisningsgrupp. Detta utgör en särskild extern åtgärd utanför elevers ordinarie skola och eller skolklass. Sofiebergs resursskola är inriktad mot elever inom autismspektrat och har längre placeringstider än Hollstorps resursskola som mer riktar sig till elever med social problematik. Gymnasieförvaltningen köper ibland tjänster av resursskolorna i form av lokaler och personal. Till resursskolorna hör också en utredningsenhet knuten som heter Lumos. 12 (21)

26 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: Förslag avseende ansvar och organisation för flerspråkighet En chef för modersmålslärarna placeras organisatoriskt inom område Centrum. Denne ansvarar också för samordning av de s.k. internationella klasserna inom grundskolan. Överväganden Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen finns idag en chef för flerspråkighet som ansvarar för samordning av de internationella klasserna och modersmålslärarna. Samverkan sker redan idag kring modersmålslärare mellan förvaltningarna, framför allt avseende mindre språk. Samordningsvinster finns med en chef för alla modersmålslärare. En utredning pågår inom skol och barnomsorgsförvaltningen inom hela flerspråkighetsområdet vilket inkluderar modersmål, studiehandledning, svenska som andraspråk, internationella klasser och migration/mottagande. Detta för att säkerställa att rätt stöd ges och för att skapa en likvärdig organisation för berörda elever. På grund av att andelen nyanlända ökat markant finns ett stort behov av att utveckla organisationen för att ge barn och elever goda möjligheter till en god måluppfyllelse. Utbildningsförvaltningen bör söka dialog och samverkan med förvaltningen för arbete och välfärd inom detta område Förslag avseende elevhälsa och bibliotek Inga förändringar föreslås avseende organiseringen av elevhälsan utan elevhälsans organisering utreds vidare under hösten. Resursenheten inom gymnasieförvaltningen placeras organisatoriskt inom område Gymnasiet. Bibliotekarierna inom nuvarande gymnasieförvaltningen som idag finns inom det s.k. utbildningsstödet placeras organisatoriskt under områdeschef för område Gymnasiet. För övriga bibliotekarier sker ingen förändring. Överväganden Idag är elevhälsan organiserad på skilda sätt inom förvaltningarna. Gymnasieförvaltningen har sedan augusti 2013 en central enhet för elevhälsa, Resursenheten, där bl.a. skolsköterskor, kuratorer, specialpedagoger inom pedagogisk utredning, arbetsterapeut och elevassistenter finns. Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen är respektive rektor personalansvarig för elevhälsopersonal. Under hösten genomfördes en behovsanalys rörande elevhälsan inom skol- och barnomsorgsförvaltningen som resulterat i olika förslag kring förändringar av elevhälsan. Innan förslag om organisering av elevhälsan i utbildningsförvaltningen är klart är det rimligt att nuvarande Resursenhet placeras organisatoriskt inom område Gymnasiet. Bibliotek finns på alla grund- och gymnasieskolor. Inom grundskolan är biblioteksverksamheten integrerad i undervisningen och respektive rektor är personalansvarig. På grund av den nära kopplingen till undervisningen är det rimligt att rektor fortsatt är chef för bibliotekarierna inom grundskolan. I gymnasieförvaltningens organisation finns bibliotekarierna i den administrativa enheten inom utbildningsstödet sedan halvårsskiftet Ett förändrat chefskap behövs för dessa 13 (21)

27 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: i den nya organisationen och det föreslås vara på områdesnivå (områdeschef för område Gymnasiet alternativt samordnare). Ett samordningsansvar för biblioteksverksamheten ur ett 1-20 årsperspektiv bör vidare finnas. Projektet föreslår att formerna för detta bestäms i samband med bemanningsarbetet. 3.5 Stöd- och servicefunktioner Förslag gällande organisering av stöd- och servicefunktioner Inom förvaltningskontoret finns avdelning för ekonomi, avdelning för HR samt avdelning för administration och service. Avdelningarna utgör stöd till samtliga nivåer i ledningsstrukturen. Till förvaltningskontoret hör även avdelningen för resultat och analys som ska garantera lika villkor och förutsättningar samt en god samverkan för barn och elever i såväl fristående som kommunala verksamheter. Avdelningscheferna ingår tillsammans med verksamhetschefen i den strategiska ledningsgruppen. Underställd verksamhetschefen placeras en utvecklingsenhet/-grupp. En serviceenhet skapas med organisatorisk ledningsplacering inom avdelningen för administration och service med uttalade servicefunktioner i sitt ansvarsområde. Inom avdelningen för administration och service skapas en gemensam organisation för barn- och elevadministration. En ny befattning benämnd samordnare skapas inom respektive område. Samordnaren är underställd områdeschefen och ingår i områdets ledningsgrupp och ska utgöra kvalificerat administrativt stöd till förskolechef och rektor i deras uppdrag. Överväganden Stöd- och servicefunktioner behöver finnas dels utifrån det behov av funktioner, kompetenser och resurser som huvudmannen har och dels för att möta det behov av stöd och service som rektorer och förskolechefer har. Förvaltningschefen har t.ex. behov av strategiska resurser för förvaltningens uppdrag, vilket kräver olika grundkompetenser med stöd inom bl.a. nämndsadministration, juridik, strategiska funktioner inom personal, ekonomi, planering (lokaler) och kommunikation. Rektor och förskolechef behöver olika typer av stöd från sina huvudmän beroende på den situation som den enskilda enheten befinner sig utifrån t.ex. egen erfarenhet och kompetens, geografi, antal medarbetare och elevunderlag. Huvudmannen ansvarar för att ge skolledarna i verksamheten förutsättningar att utöva sitt ledarskap så att rektor ges möjlighet att leda verksamheten i syfte att öka barn och elevers lärande samt förbättra skolans resultat. I en granskningsrapport (rapport 2012:1) pekar Skolinspektionen på att rektorerna behöver få organisatoriska förutsättningar från huvudmannen för sitt pedagogiska ledarskap. Rektorerna behöver också stöd 14 (21)

28 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: och förväntningar utifrån en kontinuerlig analys och uppföljning av skolans resultat. Vidare visar forskning att rektor behöver ha ett avgränsat ansvarsområde, tillgång till administrativt stöd och stödfunktioner på den kommunala nivån (Törnsén 2009). De fokusgrupper som projektet har genomfört har identifierat följande gemensamma huvudområden där rektor/förskolechef har behov av stöd: Kvalificerat stöd i ekonomiska frågor, personalfrågor samt resultatanalyser och kvalitetsutveckling. Relevant stöd i frågor om lokaler. Stöd i arbetet med IT (utveckling och support) och förbättrat systemstöd. Ökat behov av juridiskt stöd till följd av förändrad skollag. Fungerande elevhälsa, SYV och bibliotek nära rektors verksamhet. Lokalt administrativt stöd för hantering av löpande administration och service samt reception. Samordning avseende modersmålsundervisning. För att möjliggöra för förskolechefer och rektorer att fokusera på det statliga uppdraget föreslås att funktioner och kompetenser som ska utgöra administrativa stödprocesser till kärnverksamheten organiseras utanför rektors ledningsansvar så långt det är möjligt. Detta innebär antingen att stödet organiseras inom förvaltningskontoret eller på områdeschefsnivån. I syfte att utveckla organisationens förmåga att använda resurserna effektivare och öka vetskapen om huruvida användningen är effektiv eller ej så behöver stöd- och servicebehovet vara en del som följs upp kontinuerligt utifrån principerna i Lean. Det processarbete som påbörjas i projektet inför sammanslagningen är ett steg i utvecklingen. Under förvaltningschefen organiseras tre avdelningar som har i uppdrag att arbeta strategiskt och med stöd till områden och skolenheter. Dessa är HR-avdelning, ekonomiavdelning och avdelning för administration och service. Vidare skapas en avdelning för analys och resultat. Varje avdelning leds av en avdelningschef som tillsammans med verksamhetschefen ingår i den strategiska ledningsgruppen som förvaltningschefen leder. Varje avdelning ansvarar för utbildning/information avseende sina respektive ansvarsområden. I anslutning till verksamhetschefen bildas vidare en utvecklingsenhet/-grupp. Ansvarsområden för avdelningar och enheter beskrivs nedan. Avdelning för analys och resultat Skollagen, grundskoleförordningen och gymnasieförordningen reglerar hur kommunen ska förhålla sig till eventuell fristående verksamhet. Tillståndsprövning för fristående grundskolor och gymnasium sker via Skolinspektionen. De fristående enheterna är egna huvudmän för sina barn och elever och kommunen har endast insynsmöjlighet i grundskola och gymnasium. Skolinspektionen hanterar tillsynen 15 (21)

29 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: direkt mot huvudmannen. För fristående förskolor görs tillståndsprövningen av kommunen som även har tillsynsskyldigheten. För enheter som erhållit tillstånd att bedriva verksamhet i kommunen ska samverkan ske enligt skollag och förordningar. Kommunen har ett övergripande ansvar för att alla barn och elever får en likvärdig utbildning. Ur ett medborgarperspektiv bör kommunen säkerställa ett så transparant förhållningssätt som möjligt för att gynna alla barn och elevers utveckling oavsett huvudman. För att garantera lika villkor och förutsättningar samt en god samverkan för barn och elever i såväl fristående som kommunala verksamheter inrättas en avdelning för analys och resultat. Avdelningen är delvis en controllerfunktion som ska vara neutral och objektiv i förhållande till den operativa verksamheten. Huvudsakliga ansvarsområden för avdelningen är: Tillsyn och insyn enligt skollagen (inklusive den kommunala verksamheten) Resultat- och kvalitetsuppföljning, statistik och analys Klagomålshantering Tillståndsprövning, yttranden till Skolinspektionen Dialog med fristående verksamheter Principer för t.ex. resursfördelning, placering förskola och skolskjuts/elevresor Samverkansavtal med andra kommuner och fristående verksamheter HR-avdelning HR-avdelningen har ett förvaltningsövergripande ansvar för personal-, arbetsrätts-, avtals-, förhandlings- och lönefrågor och svarar för helhet, samordning, support och utveckling. I HR-avdelningen ingår vikarieförmedlingen. HR-avdelningen arbetar aktivt med förvaltningens kompetens- och personalförsörjning, bl.a. genom stöd vid rekrytering samt långsiktigt arbete såsom marknadsföring och kontakter med utbildningsanordnare. HR-avdelningen ska verka för en väl fungerande samverkan enligt FAS inkl. ett gott arbetsmiljöarbete. HR-avdelningen ger råd och stöd till förvaltningens chefer i alla förekommande frågor inom området. Det finns i nuläget inget förslag avseende den organisationsöversyn som ska göras av kommunens samlade HR-funktion, vilket projektet har tagit hänsyn till i utformningen av HRavdelningens ansvar och roll. Ekonomiavdelning Ekonomiavdelningen ansvarar för övergripande och strategiska ekonomiska frågor såsom budget, resursfördelning, uppföljning, utveckling av ekonomistyrning och redovisning, bokslut etc. Avdelningen ansvarar också för planeringsfrågor (demografi och lokaler). Avdelningen ska också ansvara för kvalificerat ekonomistöd till områdeschefer och skolledare i t.ex. planering och uppföljning 16 (21)

30 RAPPORT En sammanhållen utbildningsförvaltning Dnr KS/2013: samt stöd i analysarbetet. Det kvalificerade ekonomistödet utgör ett förbättringsområde som behöver ses över för att möjliggöra stöd till alla skolledare. Avdelning för administration och service Den administrativa avdelningen ansvarar för diarium, ärendeprocessen till nämnden/nämnderna, utredningar, intern och extern information och kommunikation, barn- och elevadministration, antagning, systemförvaltning, intern kontorsservice samt säkerhetsfrågor. Inom avdelningen finns även ledningsresurs för serviceenheten (se vidare nedan). En gemensam organisation för barn- och elevadministration föreslås finnas inom avdelningen för administration och service, vilket ska ge ökade förutsättningar till likahantering för medborgare, rättssäkerhet, effektivitet och helhetssyn inom barnoch elevadministrationen, skuldhantering och för sällan förekommande ekonomiska arbetsuppgifter. Med en gemensam organisation underlättas vårdnadshavarnas kontaktvägar, flexibiliteten ökar i användandet av personresurser och sårbareten vid frånvaro minskas. Medarbetarna får lättillgängligt professionellt stöd av varandra eller av andra professioner. Kompetensutveckling kan också tydligare riktas gentemot uppdraget. Ur ett omvärldsperspektiv är en gemensam organisation för barn- och elevadministration vanligt förekommande och där arbetet har varit framgångsrikt både utifrån ett medborgar- såväl som medarbetar- och skolledarperspektiv. Sedan den nya skollagen trädde i kraft finns ett ökat behov av juridiskt stöd i verksamheten, både i förhållande till förvaltningsnivå såväl som skolledarnivå. Detta bekräftas också av andra kommuner. Vissa av de kommuner som har besökts har tillgång till juristfunktion motsvarande en halv till en tjänst. Ett utökat stöd i förhållande till nuläget är önskvärt, då detta skulle leda till en bättre medborgarservice och ökad rättssäkerhet. Stödet bör hämtas från kommunledningsförvaltningen. Serviceenhet Generellt utför servicefunktioner tjänster till den övriga organisationen. Uppgifterna utgör normalt inte delar av den s.k. operativa kärnan, ledningsstrukturen eller stab- /stödfunktionerna. Servicen är dock en betydelsefull del i helheten och den ska i ett idealt tillstånd vara lättillgänglig och kunna tas för given. Flexibilitet, bra bemötande och professionellt arbete för att helheten ska fungera smidigt är goda ledord. Servicenivåer ska upprättas i samråd och/eller på begäran av kunden/användaren. Servicen är ofta placerad nära eller i den operativa kärnan, men i enlighet med behovsanalysens vägledande principer ska rektor/förskolechef och områdeschefer ägna det pedagogiska uppdraget, elevresultat och därtill kopplat utvecklingsarbete sin fulla uppmärksamhet. Därför bör ledningen av det dagliga arbetet ske från en annan position. Överväganden ska göras över vad eller vilka funktioner som ska 17 (21)