FÖREDRAGNINGSLISTA. Produktionsstyrelsens sammanträde tisdagen den 21 maj 2013 kl Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala

Transkript

1

2

3 FÖREDRAGNINGSLISTA Produktionsstyrelsens sammanträde tisdagen den 21 maj 2013 kl Konferenscentrum, Slottsgränd 1, Uppsala Nr Ärende Val av justerare. I tur: Johnny Svahn (S) Föredragande Dnr Tid för justering: 44. Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet 45. Förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter (T1) Gustaf af Ugglas 46. Produktionsdirektörens rapport - KOMPLETTERAS Andreas Endrédi 47. Uppföljning av vårdgarantin och kömiljarden Tord Jansson PS PS PS Kök för patientmat - Akademiska sjukhuset KOMPLETTERAS Thord PS Hägg 49. Kök för patientmat - Lasarettet i Enköping KOMPLETTERAS PS Motionssvar angående motion om att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping PS CK Programarbete P-garage PS Programarbete för sop- och tvättsug vid Akademiska sjukhuset PS Genomförande ombyggnad av M1/M2 PS Svar till landstingsrevisionen angående Granskning av landstingets lönehantering PS Ändring av tandvårdsåtgärd E913 i prislistan för Folktandvården Pia Gabre PS Yttrande angående överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten i Uppsala län PS Åtgärdsförslag från Lasarettet i Enköping - KOMPLETTERAS PS Anmälan av delegationsbeslut PS Anmälan av inkomna skrivelser för kännedom

4

5 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Val av justerare Produktionsstyrelsen utser Johnny Svahn (S) att jämte ordföranden Ludvig Larsson (FP) justera dagens protokoll. Tid för justering: xx, kl. Landstingets ledningskontor, Slottsgränd 2A. 44 Fastställelse av föredragningslista för sammanträdet Produktionsstyrelsen fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6

7 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter (T1) Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att lägga förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter för första tertialet 2013 till handlingarna. Ärendet Förvaltningarnas ekonomi- och verksamhetsrapporter för första tertialet 2013 presenteras vid sammanträdet. Bilaga 45 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

8 1 (9) Ekonomiavdelningen, LLK Landstingets månadsrapport till produktionsstyrelsen april 2013

9 2 (9) Ekonomi Landstinget beräknar efter april månad att årets resultat kommer att uppgå till minus 243 miljoner kronor. Jämfört mot budget 1 är det en negativ avvikelse med 470 miljoner kronor. Den största anledningen till den negativa budgetavvikelsen är en försämrad prognos gällande Finansförvaltningen. På grund av det varaktigt mycket låga ränteläget i den svenska ekonomin har SKL beslutat att sänka diskonteringsräntan (RIPS07) med 0,75 procentenheter. Sänkt diskonteringsränta innebär att landstingets pensionsskuld ökar. Ökningen av pensionsskulden belastar resultatet 2013 med 452 miljoner kronor inklusive särskild löneskatt. En viss reducering sker dock via lägre räntekostnader på andra områden. Skatteintäkterna prognostiseras öka med 43 miljoner medan statsbidragen totalt har försämrats med 78 miljoner kronor. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter Personalkostnader Övr kostn (inkl avskr) Nettokostnad Skatteintäkter Statsbidrag Övrigt Finansiering Årets resultat Landstingets nettokostnad Kostnadseffekten av den sänkta diskonteringsräntan ska konteras som en finansiell post, vilket innebär att den inte påverkar nettokostnaden. Trots att RIPS-effekten inte påverkar nettokostnaden och att landstinget förutom RIPS-effekten faktiskt förbättrar det prognostiserade resultatet så försämras prognosen för nettokostnaden något. Den prognostiserade nettokostnadsutvecklingen är nu 6,0 procent, föregående prognos var den 5,9 procent. Den höga nettokostnadsutvecklingen 2013 beror på de satsningar som görs inom hälso- 1 I LPB är budgeten 227 mnkr. I den budgeten är utgångspunkten att alla förvaltningar har ett nollresultat i budget. PS har dock tagit beslut om resultatmål för vissa förvaltningar. Detta innebär att budgeten förbättras med totalt 17 mnkr. För att den totala budgeten ändå ska vara 227 mnkr så har Finansförvaltningen en budgetpost på minus 17 mnkr. och sjukvård och kollektivtrafik, med den nya SL-pendeln. I och med dessa satsningar höjdes skatten med 30 öre vilket motsvarar 200 miljoner kronor. Till följd av detta ökar även nettokostnaderna med 200 miljoner kronor. Bortser man från denna särskilda satsning är nettokostnadsutvecklingen 3,5 procent. Procent Prog Budg Nettokostnutv 6,0 6,0 3,2 4,0 5,8 Ekonomi förvaltningar under produktionsstyrelsen Förvaltningarna under produktionsstyrelsen prognostiserar ett totalt underskott mot budget med 9,9 miljoner kronor. Det är förvaltningar inom hälso- och sjukvård som har en negativ budgetavvikelse medan Landstingsservice och Landstingets resurscentrum har en positiv avvikelse. Förvaltningar under PS, mnkr Prog jmf budget Förändring jmf föreg prog AS 0 0 LE -2,6 0 PV -8,7-6,0 HoH -2,4 0,4 FTV 0 0 LSU 3,5 2,5 LRC 0,3 0,3 Summa -9,9-2,8 Akademiska sjukhuset Akademiska sjukhusets redovisar efter första tertialet ett positivt resultat i förhållande till periodens budget.. De negativa avvikelserna avseende riks- och regionintäkter på grund av lägre produktion än planerat uppvägs till stor del av lägre läkemedelskostnader. Signaler finns dock att nationella rekommendationer kommer att vara kostnadsdrivande under året och genomlysningar av berörda verksamhetsområden pågår. Även den allmänna sjuksköterskebristen och specialistläkarbristen inom vissa områden påverkar kostnadsnivån och produktionen. Beslut om riktade satsningar för sjuksköterskor kommer att medföra en del kostnadsökningar. Det prognostiserade årsresultat efter första tertialet bedöms vara i nivå med budget, även om en ökad osäkerhet råder vad gäller

10 3 (9) riks- och regionsintäkter, läkemedelskonstnader samt personalkostnader. Hänsyn har inte tagits till återbetalning av målrelaterad ersättning Lasarettet i Enköping Lasarettet i Enköping prognostiserar ett årsutfall på minus 2,6 miljoner kronor jämfört med budgeterat nollresultat. Avvikelsen är en följd av att produktionen för Husläkarmottagningens helgjour flyttas från lasarettet, vilket inte var beslutat vid fastställandet av budgeten. Fast ersättning från HSS förväntas understiga budget med 2 miljoner kronor till följd av återbetalning av 2012 års målrelaterad ersättning, 1,3 miljoner kronor, samt 0,6 miljoner kronor för 2013 års mål. Detta då vissa av målen 2012 inte uppfylldes och 2013 prognostiseras att inte uppnås. För att till viss del möta detta underskott beräknas en ökad produktion av koloskopier. Kostnader för medicinsk service beräknas överstiga budget med 1,7 miljoner kronor men balanseras upp av minskade övriga kostnader om 1,5 miljoner kronor. Detta till följd av senarelagd flytt av Geriatrik/Westerlunds rehabilitering, vilket innebär en förskjutning av kostnaderna till Primärvården Primärvården försämrar sin tidigare lämnade prognos med 6 miljoner kronor. Detta förklaras av att vårdcentralsuppdraget ej når den budgeterade nivån för intäkter samt av kostnadsutvecklingen gällande bland annat medicinsk service. Åtgärdsplaner har upprättats för de verksamheter med störst negativ budgetavvikelse. Primärvården har inte fått den önskade effekten av den lokaleffektiviseringen som förväntats. Habilitering och hjälpmedel Habilitering och hjälpmedel kommer enligt prognos att redovisa ett underskott om 2,4 miljon kronor jämfört med budgeterat nollresultat. Orsaken till underskottet är ökade hjälpmedelskostnader. Detta är dock ett lägre prognostiserat underskott än vid föregående månadsuppföljning (-2,8 miljoner kronor), vilket beror på en positiv nettokostnadsutveckling. Folktandvården Folktandvårdens prognos kvarstår på den budgeterade nivån. Budgeterat resultat för 2013 är 3,8 miljoner kronor. Landstingsservice Landstingsservice förbättrar sin årsprognos med 2,5 miljoner kronor och redovisar en årsprognos för 2013 som innebär ett underskott på 22,4 miljoner kronor, vilket är 3,5 miljoner kronor bättre än budget. Avvikelsen på 3,5 miljoner kronor kan hänföras till ökade serviceintäkter inom transport/logistik och övriga servicetjänster, lägre kostnader för inhyrd personal och egen personal samt lägre avskrivnings- och räntekostnader. Landstingets resurscentrum Landstingets resurscentrum förbättrar sin prognos mot budget med 0,3 miljoner kronor. Produktion Akademiska sjukhusets och Lasarettets i Enköping förväntade vårdproduktion för det egna länets medborgare, C- länspatienter, utgår ifrån den överenskomna produktionsvolymen i vårdavtalen. Uppföljningen nedan fokuserar på budget och utfall i DRG-poäng. Extrabeställningen till Lasarettet i Enköping i mars 2013 på 140 proteser ligger med i utfall men inte i den periodiserade beställningen (budget). Varje månad är det ett större antal vårdtillfällen och läkarbesök som inte hunnit bli DRG-grupperade vid månadens slut. I det totala DRG-måttet nedan ges dessa vårdkontakter en genomsnittlig DRG-vikt. Övriga staplar visar avvikelserna mellan utfall och periodiserad beställning för respektive sjukhus största MDC-grupper. Totalt är den beställda volymen fördelad på 23 MDCgrupper som är en gruppering av alla DRGgrupper utifrån var på/i människokroppen som olika huvuddiagnoser finns.

11 4 (9) DRG-poängen i de presenterade tabellerna visar den sammanlagda poängen för sluten och öppen vård som är DRG-registrerad. Alla vårdkontakter med läkare DRGregistreras. Vårdkontakter med andra vårdgivarkategorier benämns sjukvårdande behandlingar eller övriga besök. De räknas enbart i antal och presenteras inte här. Diagram 1: Avvikelse produktion Akademiska sjukhuset Avvikelse utfall/budget DRG-poäng sluten och öppen vård Akademiska C-län jan-apr 2013 De största MDC-grupperna Procentuell avvikelse 0,0-2,0-4,0-6,0-8,0-10,0-0,5-8,7-0,3-10,2-6,1-7,1-10,2 Totalt inkl ej drg-satta Nervsystemet Matsmältningsorganen Cirkulationsorganen Psykiska sjukdomar Andningsorganen Muskler, skelett och bindväv Graviditet, förlossning -12,0-11,3 De stora MDC-grupperna Akademiska sjukhuset ligger knappt under beställningen sett till totala DRG-poäng. Avvikelsen är mindre än vad den varit tidigare under året. Det är främst öppenvården, både läkarbesök och dagkirurgi, som svarar för återhämtningen. De stora negativa avvikelserna på MDC-nivå beror delvis på den stora andelen ej DRG-satta vårdtillfällen och läkarbesök som inte kunnat fördelas på olika MDC-grupper. Minskningen inom Muskler, skelett och bindväv förklaras dock även av att en vårdavdelning inom ortopedin har varit stängd på grund av sjuksköterskebrist. Det pågår ansträngningar inom flera områden på Akademiska sjukhuset för att nå en bättre tillgänglighet. Ökad produktionsstyrning, extra mottagningar under kvällar och helger samt att låta annan personal än läkare genomföra nybesök är några exempel. Ansträngningarna finansieras delvis genom att sjukhuset fått tillåtelse att producera mer C-länsvård inom områden där vi inte uppnår kömiljarden. Akademiska sjukhusets riks- och regionvård utgör drygt en fjärdedel av sjukhusets totala vårdproduktion. Vården är helt efterfrågestyrd och ingår inte i överenskommen produktionsvolym. Slutenvården för dessa patienter minskar liksom för det egna länet men en viss återhämtning har skett den senaste månaden. Akademiska sjukhuset budgeterar riks- och regionvården i ekonomiska termer och budgeten 2013 motsvarar en ökning på 6 procent utöver prisuppräkning. Bedömningen är att den budgeten kommer att nås.

12 5 (9) Diagram 2: Avvikelse produktion Lasarettet i Enköping Avvikelse utfall/budget DRG-poäng sluten och öppen vård Enköping C-län jan-apr 2013 De största MDC-grupperna Procentuell avvikelse 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0-5,0-10,0-15,0 3,9 6,4 0,9 0,04 1-9,0-12,0 16,4 Totalt inkl ej drg-satta Lever, gallvägar o bukspott Matsmältningsorganen Nervsystemet Andningsorganen Hud Cirkulationsorganen Muskler, skelett och bindväv -20,0-17,1 De stora MDC-grupperna Lasarettets sammantagna utfall i DRGpoäng i förhållande till budget uppvisar en positiv avvikelse på 3,9 procent. Det betyder att lasarettet ligger över budget även om hänsyn tas till tilläggsbeställningen av 140 proteser som motsvarar cirka 3 procent av beställningen. Den stora positiva avvikelsen för MDC-gruppen Muskler, skelett och bindväv (blå stapel ovan) förklaras till stora delar av den höga produktionstakten för proteser. Lasarettet har en förskjutning mot färre vårdtillfällen men med högre DRG-vikt. Detta är ett resultat av åtgärder för att motverka återinläggningar, vilket leder till färre men längre och mer vårdtunga vårdtillfällen. Samtidigt har lasarettet inte nått den operationstakt för slutenvården som planerats till följd av en aktiv omfördelning till öppenvårdsproduktion. Under hösten planeras för en ökad slutenvårdsoperation när ytterligare en operationssal ska finnas tillgänglig efter ombyggnad. Riktad fråga inom produktion Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping ska redovisa hur man ligger till med införandet av det nya produktionsverktyget ProVer. Hur många har gjort sin produktionsplan i ProVer, hur många återstår, när är alla med?. Akademiska sjukhuset rapporterar att införandet av det nya produktionsverktyget ProVer på sjukhuset har påbörjats och några verksamheter använder verktyget för planering. Nyckelpersoner inom varje division bland annat divisionsekonomer, vårdsystemsamordnare och vårdchefer har fått utbildning i verktyget. På grund av tillfällig resursbrist på utvecklingssidan har vissa delar av ProVer dock försenats. Utbildningsmaterial i PingPong och instruktionsfilmer är under utveckling och snart färdigställda. Lasarettet i Enköping rapporterar att de under april haft utbildning i produktionsverktyget ProVer för den planerade mottagningsverksamheten. Inga mottagningar har registrerat sin produktion i ProVer, utan det beräknas ske successivt under året. Kirurgmottagningen och Gynmottagningen ska lägga in sin produktionsplanering inom kort. Medarbetare Den genomsnittliga timlönekostnaden för landstinget är oförändrad jämfört med föregående månad och ligger kvar på en ökning med 2,3 procent jämfört med Förändringen av timlönekostnaden är i regel högre i början på ett år då löneöversynen året innan får ett större genomslag i utfallet. Utöver löneöversyn bidrar även personalstrukturförändringar till ett något högre utfall. Det genomsnittliga antalet årsarbetare är och det är en minskning med 16 års-

13 6 (9) arbetare vid en jämförelse av utfallet för januari till och med april i år med samma period i fjol. Akademiska sjukhuset har minskat närvarotiden med 63 årsarbetare. Akademiska skriver i sin tertialrapport att personalförsörjningssituationen är mycket bekymmersam framför allt gällande specialistsjuksköterskor, grundutbildade sjuksköterskor och specialistläkare inom vissa specialiteter. En tvåårig lönesatsning för grundutbildade sjuksköterskor genomförs för att långsiktigt säkra bemanningen plus att ett traineeprogram för nyutbildade sjuksköterskor ska starta till hösten. Kortsiktigt sker en värvningskampanj samt att en extra ersättning betalas till sjuksköterskor som flyttar på sin sommarsemester. Akademiska skriver att effekten av nuvarande personalbrist är att sjukhuset inte kan producera vård enligt planering. Den totala sjukfrånvaron i förhållande till sammanlagd ordinarie arbetstid ligger kvar på 4,9 procent efter april. Landstingets mål 2013 är att den totala sjukfrånvaron är högst 4,4 procent. Sjukfrånvaron har ökat inom samtliga åldersgrupper och hos både kvinnor och män. Det är den korta sjukfrånvaron 2-14 dagar som har ökat och den är kvar på 1,6 procent efter april. Den är högre i år jämfört med samma period i fjol. För helår 2012 var den 1,3 procent. Fler fall av influensa, förkylningar och magsjuka är troliga förklaringar. Sjukfrånvaron 60 dagar eller mer är 2,5 procent vilket är på samma nivå som För landstinget är kostnaderna för ersättning vid sjukdom nästan 23 miljoner kronor efter april och det är 1,9 miljoner kronor högre än samma period i fjol. Det motsvarar en ökning på 9 procent. Kostnaderna för inhyrd personal är 20 miljoner kronor till och med april. Kostnaden samma period i fjol var 25 miljoner kronor. Årsprognosen för de tre förvaltningarna Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Primärvården är 46 miljoner kronor och för jämförelse var utfallet miljoner kronor. Av de tre förvaltningarna är det Primärvården som prognostiserar en ökad kostnad i år jämfört med Diagram: Total sjukfrånvaro Uppföljning total sjukfrånvaro 2013, LUL mål 4,4 % 5,0 Procent 4,5 4,0 3,5 3,0 Ack jan Ack febr Ack mars Ack april Ack maj Ack juni Ack juli Ack aug Ack sept Ack okt Ack nov Årsutfall År 2012 År 2013

14 7 (9) Riktad fråga inom medarbetarområdet Akademiska sjukhuset ska göra en fördjupad analys kring utvecklingen av årsarbetare kontra ökning av kostnader för övertid, jour/beredskap med mera. Akademiska sjukhuset redovisar en minskning av närvarotiden med 63 årsarbetare jämfört med samma period i fjol. Enligt Akademiskas tertialrapport motsvarar effekter av kostnadsanpassningsprogrammet en minskning med 46 årsarbetare medan flertalet motsvarande 80 årsarbetare beror på brist på personal. Ökningen av kostnaderna för jour och beredskap samt övertid kan även mätas i årsarbetare. En ökning med 13 årsarbetare redovisas för jour och beredskap dels på grund av en ny jourlinje på verksamhetsområde anestesi- och intensivvård dels för fler helgdagar under juloch nyårshelgerna. Det sistnämnda förklarar även ökningen av övertiden tillsammans med utökningar av vårdplatser, sammanlagt 5 årsarbetare. Ökningen av kostnaderna för jour och beredskap samt övertid motverkar till viss del effekten på kostnaderna av minskat antal årsarbetare. Akademiska skriver att den ekonomiska effekten av de sjukhusgemensamma åtgärderna som översyn av schemaläggning och överlappningstider är svåra att bedöma.

15 Bilagor Årsprognos Årsprognos Landstinget i Uppsala län tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Patientavgifter tandvård Trafikintäkter Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Hyror Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter (9) Not

16 Nettokostnad och resultat per förvaltning, nämnd och styrelse Nettokostn bokslut 2012 Nettokostn budget 2013 Nettokostn prognos (9) Resultat Budget Prognos Förgående Förvaltning, tkr prognos Hälso och sjukvårdsstyrelsen Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Primärvården Habilitering och hjälpmedel Folktandvården Summa hälso och sjukvård Kulturnämnden, Kultur i länet Varuförsörjningsnämnden Landstingsservice Kollektivtrafikförvaltningen Landstingets resurscentrum Centrala funktioner Summa förvaltningar, nämnd och styrelse Finansförvaltningen Summa Landstinget i Uppsala län

17 1 (12) Tertialrapport T Akademiska sjukhuset

18 Tertialrapport Viktiga händelser Den 26 februari invigdes psykiatrins nya lokaler på Akademiska sjukhusets kärnområde. Drygt 500 personer kommer att arbeta i det nya huset, som är en av Uppsalas största byggnader. Psykiatrin i Uppsala blir unik i och med närheten mellan öppen- och slutenvård, mellan psykiatri och kroppssjukvård och mellan klinik och universitet. Under februari och mars drabbades Uppsala län av ett av de allvarligaste utbrotten av mässling under de senaste 30 åren. Sammanlagt tolv fall av mässling konstaterades i Uppsala län. Sjukhuset deltog under perioden i ett intensivt arbete med att spåra smittspridningsvägar och säkerställa immunitet mot sjukdomen hos den personal som var i tjänst på de berörda enheterna. I mars konstaterade Socialstyrelsen att Landstinget i Uppsala län har den näst bästa diagnoskodningen i landet. Den höga placeringen var ett resultat av arbetet med den så kallade Uppsalamodellen, som har utvecklats på Akademiska sjukhuset. Modellen innebär att läkarsekreterarna specialutbildas inom diagnoskodning, för att de ska kunna ta över ansvaret för kodningen från läkarna. Därigenom frigörs tid för läkarna att ägna sig åt patienter, samtidigt som kvaliteten på kodningen ökar. Inom ramen för projektet Framtidens Akademiska pågick under våren uppförandet av ett så kallat teknikhus i anslutning till 85- huset. Med teknikhuset på plats sker försörjningen av el, vatten och ventilation m m horisontellt in på varje plan. Detta gör det betydligt enklare att gå in med framtida ombyggnader och reparationer på enskilda plan. Inför ombyggnaden av 85-huset till så kallad typvårdsplan där alla våningsplan har samma utformning, evakuerades under april avdelningarna på våning 6,7 och 8 till ersättningslokaler på sjukhuset. I april gick Akademiska ut med en riktad satsning på allmänsjuksköterskor. Det görs bland annat en lönesatsning i syfte att få en stabilare situation när det gäller sjuksköterskor på sjukhuset. Sammanfattande bedömning Den samlade bedömningen är att de divisionsspecifika åtgärderna i kostnadsanpassningsprogrammet i stort sett följer plan. Detta skapar goda förutsättningar för att åstadkomma en budget i balans för Utfallet av de sjukhusgemensamma åtgärderna är dock svårare att bedöma. Orosmomenten under första tertialet är sjuksköterskebrist och brist på läkare inom vissa specialiteter. Detta har resulterat i stängda vårdplatser med lägre produktion än planerat som följd. Genom att fortsatt fokusera på produktionsplanering och personalförsörjning planerar sjukhuset att vid årets slut klara produktionsmålen. Under de inledande månaderna av 2013 har sjukhuset inte uppnått måluppfyllelsen för kömiljarden. Målsättningen är att klara kömiljarden under året och divisionerna genomför åtgärder för detta. Ekonomi Akademiska sjukhuset redovisar efter första tertialet ett positivt resultat i förhållande till periodens budget. Utfallet på intäktssidan avviker negativt men balanseras upp av en positiv avvikelse på kostnadssidan. På intäktssidan är det främst utvecklingen av riks- och regionintäkterna som avviker i förhållande till budget. På kostnadssidan kommer särskilt läkemedels- och personalkostnaderna följas. Fortsatta bemanningsproblem av vissa yrkeskategorier, minskat antal vårdplatser och evakueringen av Neurodivisionen påverkar den planerade produktionen negativt och därmed även intäkterna. Riks- och regionintäkterna avviker negativt mot periodens budget med 19 miljoner kronor, vilket förklaras av lägre produktion än planerat. Tappet mot budget återfinns främst inom Kirurgi- och onkologidivisionen ( kirurgi, handkirurgi, ortopedi) 2 (12)

19 3 (12) och Neurodivisionen (plastik- och käkkirurgen, neurologi, strokevård och rehabmedicin). En positiv utveckling ses inom Kvinno- och barndivisionen, främst inom neonatologin. Läkemedelskostnaderna visar i perioden en positiv avvikelse mot budget på 17 miljoner kronor. Signaler finns dock på att nationella rekommendationer, främst inom onkologin, kommer att vara kostnadsdrivande under året. Genomlysningar av berörda verksamhetsområden pågår. De totala personalkostnaderna balanserar i princip på budget i perioden. Allmän sjuksköterskebrist och brist på specialistläkare inom vissa områden påverkar kostnadsnivån och produktionen. Beslutet med riktade satsningar för sjuksköterskor kommer att innebära en del kostnadsökningar. Det prognostiserade årsresultatet efter första tertialet bedöms i nivå med budgeten, även om en ökad osäkerhet råder vad gäller riks- och regionintäkterna, läkemedelskostnaderna samt personalkostnaderna. Arbetet för att nå ett noll-resultat kommer att fortgå enligt plan. Hänsyn har inte tagits till återbetalning av målrelaterad ersättning 2012 och Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter Personalkostnader Övr kostn (inkl avskr) Nettokostnad Fast ersättning Övrigt Finansiering Årets resultat För 2013 har en investeringsram för medicinteknisk utrustning på 196 miljoner kronor beviljats, varav drygt 21 miljoner kronor avser beviljade medel för IT. Merparten av resterade beviljade medel hänför sig till ersättningsutrustning. Utfallet hittills i år uppgår till 59 miljoner kronor, vilket är 20 miljoner kronor mer än samma period Flera stora upphandlingar har slutförts: 1 ambulans, 1,2 mnkr IT-utrustning till Psykiatrinshus, 1 mnkr Utrustning till Psykiatrinshus, 14 mnkr Genomlysningsutrustning, Kirurgdivisionen, 1,4 mnkr Hjärtkamera, Nucleärmedicin, 3,0 mnkr Retinalkamera, Ögon, 1,3 mnkr Prognosen för året avseende investeringarna uppgår till 161 miljoner kronor inkl IT-utrustning, vilket är 35 miljoner kronor lägre än beviljad ram. Kostnadsanpassningsprogrammet för sjukhuset 2013 var ursprungligen på 220 miljoner kronor men i budget har åtgärder för 241 miljoner kronor. Under januari till april 2013 är utfallet av de divisionsspecifika åtgärderna 48 miljoner kronor, vilket är cirka 4 miljoner kronor lägre än planerat. Det negativa utfallet jämfört med plan fördelar sig enligt; personalkostnader (-1,5 mnkr), omkostnader (-1 mnkr) och ökade intäkter (-1,7 mnkr). Utfallet av de sjukhusgemensamma åtgärderna bedöms under perioden februari till april 2013 uppgå till 0,8 miljoner kronor. Vissa sjukhusgemensamma åtgärder har införts som översyn av schemaläggning och överlappningstider men den ekonomiska effekten av åtgärderna är svår att bedöma. Totalt under 2012 till och med april 2013 uppgår utfallet av kostnadsanpassningsprogrammet till 196 miljoner kronor. Enligt plan skulle 217 miljoner kronor vara uppnådda. Produktion Produktionen för C-länsvården ligger till och med april -0,3 procent under beställningen för DRG. Övriga besök understiger beställningen med 5 procent. Produktionsutfallet är justerat för de verksamheter som ingår i vårdvalet. Utfallet per MDC varierar dock kraftigt. På sjukhusnivå ser vi en återhämtning av det egna länets slutenvård och öppenvård. Framförallt är det läkarbesök och dagsjuk-

20 4 (12) vård som ökar och överstiger budget. Inom slutenvården ses en generell ökning inom majoriteten av verksamhetsområdena jämfört med föregående månad. Positivt är att flera av verksamhetsområden har ökat sin produktion som verksamhetsområdena neurokirurgi, lung- och allergisjukdomar och kirurgi. Minskad produktion har framförallt ortopedi (-10,5 procent) och kvinnosjukvård (-10,4 procent). Minskningen inom ortopedi beror på att en vårdavdelning har varit stängd på grund av sjuksköterskebrist. Antalet läkarbesök har ökat jämfört med beställningen med 3,4 procent. I läkarbesöken ingår de dialyspatienter som tidigare har klassats som sjukvårdande behandling men from januari 2013 kodats som läkarbesök. Till och med april motsvarar detta cirka besök. Om hänsyn tas till detta har antalet läkarbesök minskat mot beställningen med -0,2 procent. Detta har inte tidigare varit känt och bör korrigeras i beställningen. Även slutenvården avseende riks- och regionpatienter har återhämtat sig under april och antalet vårdtillfällen är nu -3,5 procent jämfört mot föregående år. Kirurg och onkologidivisionen (-11,7 procent) och MThdivisionen (-9,5 procent) som har minskat produktionen samtidigt ökar Kvinno- och barndivisionen (12,2 procent). Läkarbesök och dagsjukvård för riks- och regionpatienter har ökat med 4,2 procent jämfört med föregående år. Akademiska sjukhuset har en intäktsbudget på miljoner kronor för riks- och regionvård vilket motsvarar en ökning med 6 procent jämfört mot år 2012, inklusive 2,3 procent för indexuppräkning. Prognosen i april är att vi kommer att nå budgeterad nivå. Hittills har drygt 28 procent av intäktsbudgeten för året uppnåtts, vilket utgör 560 miljoner kronor. Tidigare har totalkostnaden per producerad DRG ökat på grund av bortfall av produktion och svårigheter att anpassa kostnaderna i motsvarande mån. Nu är kostnadsökningen inte lika stor och beroende på hur sjukhuset kan bemanna i sommar ser vi positivt på utvecklingen. Akademiska Förändr % Totalkostnad per producerad DRG* 0,1 % Antal DRG-poäng per årsarbetare inkl inhyrd personal 0,5 % Vårdtillfällen DRG utfall/beställning -2,2% Vårdtillfällen antal utfall/beställning -3,7 % Läkarbesök DRG utfall/beställning 3,3 % Läkarbesök antal utfall/beställning 3,4 % Övriga besök antal utfall/beställning -5,4 % *Hänsyn tagen till kostnadsuppräkning 2,4 % Sjukhuset har under årets första månader inte nått måluppfyllelsen för kömiljarden. Dock uppvisar måluppfyllelsen för behandling/operation en liten förbättring under perioden medan måluppfyllelsen för nybesök är oförändrad. Det pågår åtgärder för att förbättra måluppfyllelsen bl.a. genom ökad produktionsstyrning och införandet av produktionsstyrningsverktyg, extra mottagningar under kvällar och helger och inom vissa verksamhetsområden har man låtit eller planerar att låta annan personal än läkare genomföra nybesök. Sjukhuset har även erhållit pengar för att producera mer vård än i grundbeställningen och genom detta korta köerna. Samtidigt påverkas möjligheten att nå måluppfyllelsen negativt av bl.a. brist på sjuksköterskor. Sjukhusets målsättning är att måluppfyllelsen för kömiljarden ska uppnås under året. Medarbetare Sjukhuset har till och med april minskat närvarotiden med 63 årsarbetare jämfört med samma period föregående år. Den planerade minskningen av närvarotid sker främst via kostnadsanpassningsprogrammet. Minskning av närvarotid för övrig personal är mycket större än förväntat framför allt på grund av svårigheter att rekrytera. Närvarotiden återspeglar det ekonomiska utfallet. Kostnader för jour och beredskap samt övertid har ökat och motverkar till viss del effekterna av minskat antal årsarbetare. Timlönekostnaden för perioden är 2,7 procent högre än föregående år vilket är i nivå med lönerevisionernas utfall.

21 5 (12) Personalförsörjningssituation inom sjukhuset är mycket bekymmersam och detta gäller framförallt specialistsjuksköterskor och grundutbildade sjuksköterskor samt specialistläkare inom vissa specialiteter. Därtill har några verksamhetsområden hög personalomsättning och höga personalkostnader till följd av inskolningar och ökad extratid. Inför sommaren förväntas stora bemanningsproblem till följd av sjuksköterskebrist. Effekten av nuvarande personalbrist är att sjukhuset inte kan producera vård i den takt som är planerad. För att långsiktigt säkra bemanningen gör sjukhuset en tvåårig lönesatsning för allmänsjuksköterskor så att deras löner hamnar i nivå med övriga landsting. Från 1 juni ges ett lönepåslag på tusen kronor utöver lönerevision. Från och med den 1 januari 2014 blir lönepåslaget ytterligare 500 kronor i månaden. Dessutom kommer ett traineeprogram med 24 platser för nyutbildade sjuksköterskor att starta i höst. För att kortsiktigt klara bemanningen görs två åtgärder dels en värvningskampanj, dels ges en extra ersättning till sjuksköterskor som flyttar på sin sommarsemester. Sjukfrånvaron är på en fortsatt hög nivå och är tom april är 5,0 procent vilket är 0,1 procentenheter högre än samma period föregående år. Den största orsaken till den höga sjukfrånvaron är att långtidssjukfrånvaron över 60 dagar är högre än föregående år. Sjukhuset bedöms inte kunna uppnå målet med en sjukfrånvaro på 4,5 procent vid årets slut. Sjuklönekostnaderna är 1,0 miljon kronor högre än föregående år främst beroende på att yrkesgrupper med hög. Kostnaderna för inhyrd personal för perioden är 7 miljoner kronor vilket är 0,8 miljoner kronor högre än den ackumulerade periodbudgeten. Årsprognosen på 15 miljoner kronor ligger fast men prognosen är osäker. Kostnad och budget för inhyrda läkare återfinns främst på psykiatridivisionen. Målet för divisionen är att från och med hösten 2013 ha en personalförsörjning i balans för läkarna och därmed minimera kostnaderna för inhyrda läkare. Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget Riktade frågor 2,7 % -63-1,0 % 4,5 % 5,0 % 0,1 15 mnkr 15 mnkr Akademiska sjukhuset har minskat närvarotiden jämfört med föregående år med -63 årsarbetare. Förändringen av antalet årsarbetare beror på: -2 årsarbetare färre än föregående år externt finansierad verksamhet. 13 årsarbetare för jour och beredskap. Ökningen beror dels på inrättande av ny jourlinje på verksamhetsområde anestesi och intensivvård samt en generell ökning av arbetad tid på jourtid främst kopplat till många helgdagar under jul-nyår 2012/ årsarbetare för övertid/mertid. En effekt av jul- och nyårshelgerna 2012/2013 med högt tryck i verksamheten och utökningar av vårdplatser. 3 årsarbetare minskat uttag för kompensationsledighet mm -82 årsarbetare för arbetad tid varav 72 årsarbetare på DAT: Införande av BIVA och IMA samt utökningar inom MIT och på Patologen -46 årsarbetare kostnadsanpassningsprogrammet. -80 årsarbetare uppskattad effekt av bristen på personal. -28 övrigt. Införandet av det nya produktionsverktyget ProVer på sjukhuset har påbörjats och några verksamheter använder verktyget för planering. Nyckelpersoner inom varje division bland annat divisionsekonomer, vårdsystemsamordnare och vårdchefer har fått utbildning i verktyget. På grund av tillfällig resursbrist på utvecklingssidan har vissa delar i ProVer dock försenats. Utbildningsmaterial i PingPong och instruktions-

22 6 (12) filmer är under utveckling och snart färdigställda. Bilagor 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse 3. Produktion

23 7 (12) BILAGA 1 ÅRSPROGNOS Årsprognos Akademiska sjukhuset tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter ) Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader ) Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter Not

24 8 (12) 1) Övriga intäkter Utfall Utfall Helår Alf medel Försäljning av hälso- och sjukvård, exkl tandvård Försäljning av medicinska tjänster Försäljning av andra tjänster Försäljning av material och varor Erhållna bidrag Övriga intäkter ) Övriga kostnader Utfall Utfall Helår Köp av hälso- och sjukvård, exklusive tandvård Verksamhetsanknutna tjänster Material och varor Lämnade bidrag Temporära KD-kostnader Hyra/leasing av anläggningstillgångar Energi med mera Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial Reparation och underhåll Kostnader för transportmedel Transporter och frakter Resekostnader Information oc h PR Representation och övriga försäljningskostnader Tele och post Försäkringsavgifter och övriga riskkostnader Övriga tjänster Övriga kostnader

25 BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE Nedan redovisas de mål i styrkortet för Akademiska sjukhuset som redan nu prognostiseras endast delvis kommer att uppnås eller inte kommer att uppnås under = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013 Där måluppfyllelsen redovisas divisionsvis redovisas endast de divisioner där målet inte beräknas uppnås helt. MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Tillgängligheten har ökat jmfr 2012 Resultaten från mätningarna på akutmottagningen och ambulanssjukvården (hösten 2012) presenteras v En jämförelse mellan åren är därför ännu inte möjlig. Mål prognos - Följsamhet till målen om god vård och hälsoinriktat arbete i vårdavtalet. DAT: Målen kommer helt eller delvis att uppnås i de delar där DAT är delaktiga. Akuten-målen - ortopeden bör uppnå 75 % (nuläge %), kir - delvis bör uppnå 70 % (nu %), övriga - delvis bör uppnå 60 % (nu %). Aktiviteter pågår för att förbättra utfallet. MTH: Tillgängligheten kommer delvis att uppnås. Neuro: Målet kommer delvis att kunna uppnås. Rädda Hjärnan processen uppnår 60 min från door to needle under T1: Mediantiden 58 minuter. Varav 59 % är kvinnor och 41 % är män. Målet är under 40 min, utgångsvärdet 2012 är 62 min. Ekonomi Mål prognos Produktion Mål prognos Förnyelse Mål prognos Nya effektiva behandlingsmetoder Användning av hälsoekonomiska analyser Resurs/kompetens avseende detta saknas på sjukhusnivå, varför arbetet på divisionsnivå än så länge ej startat. Sjukhuset arbetar utifrån mini-hta DAT: Diskussion pågår om lämpliga områden för implementering. KB: har planerat besök till DLG före sommaren. MTH: Rutin för hanterande är framtagen.

26 Neuro: Målet nås delvis. Kommer att påbörjas genom kunskapsinhämtning om mini-hta. Medarbetare Mål prognos Sjukfrånvaro. 4,5 % Målet uppnås inte. Det är svårt att identifiera åtgärder som skulle göra att målet uppnåddes.

27 BILAGA 3 PRODUKTION SJUKHUS: Akademiska sjukhuset DRG Vtf DRG Vtf DRG Vtf Vtf Vtf Vtf DRG Lb DRG Lb DRG Lb Lb Lb Lb Övr bes Övr bes Period acc avvik Period acc avvik Period acc avvik Period acc avvik Period acc ÅR OCH MÅNAD: April 2013 budget utfall % budget utfall % budget utfall % budget utfall % budget utfall Totalt ,2% ,7% ,3% ,4% Årsbudget Andel av överenskom prod i VAL ,7% 33,0% 33,7% 32,5% 34,7% 35,9% 34,4% 35,6% 35,6% 33,7% Ej grupperade A01 Sjukdomar i nervsystemet ,8% ,3% ,5% ,7% 0 0 B02 Sjukdomar i öga och närliggande organ ,4% ,0% ,7% ,9% 0 0 C03 Sjukdomar i öra, näsa, mun och hals ,3% ,3% ,1% ,1% 0 0 D04 Andningsorganens sjukdomar ,7% ,1% ,8% ,6% 0 0 E05 Cirkulationsorganens sjukdomar ,6% ,6% ,6% ,1% 0 0 F06 Matsmältningsorganens sjukdomar ,7% ,8% ,8% ,1% 0 0 G07 Sjukdomar i lever, gallvägar och bukspottkört ,2% ,4% ,3% ,2% 0 0 H08 Sjukdomar i muskler, skelett och bindväv ,5% ,0% ,4% ,0% 0 0 J09 Sjukdomar i hud och underhud ,8% ,3% ,7% ,9% 0 0 K30 Bröstkörtelsjukdomar ,5% ,0% ,7% ,7% 0 0 L10 Endokrina, metabola och nutritionssjukdomar ,0% ,1% ,6% ,0% 0 0 M11 Sjukdomar i njure och urinvägar ,9% ,0% ,5% ,5% 0 0 N12 Sjukdomar i manliga könsorgan ,9% ,7% ,4% ,7% 0 0 O13 Sjukdomar i kvinnliga könsorgan ,1% ,6% ,5% ,6% 0 0 P14 Graviditet, förlossning och barnsängstid ,9% ,2% ,3% ,7% 0 0 Q15 Nyfödda och vissa perinatala tillstånd ,9% ,3% ,2% ,7% 0 0 R16 Blodsjukdomar och immunologiska rubbninga ,4% ,9% ,0% ,5% 0 0 R17 Myeloproliferativa sjukdomar och icke specific ,3% ,3% ,8% ,8% 0 0 S18 Infektions- och parasitsjukdomar inklusive HIV ,4% ,1% ,6% ,0% 0 0 T19 Psykiska sjukdomar, beteendestörningar och ,7% ,2% ,9% ,8% 0 0 U21 Skador, förgiftningar och toxiska effekter ,2% ,6% ,7% ,3% 0 0 U24 Multipelt trauma utom ytliga skador och sårsk ,6% ,5% ,0% ,0% 0 0 V22 Brännskador ,4% ,5% ,4% ,0% 0 0 W23 Andra och ospecificerade hälsoproblem ,3% ,6% ,8% ,7% 0 0 X40 MDC-övergripande problem i öppenvård ,4% ,3% 0 0 Y50 Vårdgivarberoende grupper i öppenvård Z99 Ospecifik eller felaktig information ,3% ,3% DRGkod EjDRG DAT KB KIR NEURO MTH PSYK KFE

28

29 BOKSLUT T1 2013

30 2 (6) Tertialrapport Ekonomi Utfall T jämfört Utfall T Folktandvården visar för T ett resultat som är bättre än motsvarande period föregående år. Det förbättrade resultatet hänförs helt till intäktssidan. Intäkterna för T är 3 MSEK bättre än motsvarande period föregående år. Referensprislistan justerades med 3,6%, det i kombination med förändrad periodisering av Frisktandvårdens årsavtal utgör hela intäktsökningen. Rensat för ändringar i prislistan och periodiseringar är volymen såld tandvård i paritet med motsvarande period föregående år. Samtliga verksamhetens kostnader för T är i nivå med T Under perioden har införandet av Webbkoral, beställarens system för köpt tandvård, tagit mycket tid från organisationen. Nedlagd tid motsvarar ca 0,5 MSEK. Årsbudget 2013 jämfört Prognos Resultatet i årsbudget 2013 kvarstår i prognos. Budgetomslutningen är för stor och justeras i prognos T1 som blir Folktandvårdens rättesnöre resterande del av året. Prognosen har satts med utfall 2012 som bas med tillägg för bedömda tillkommande faktorer. Intäkter prognostiseras med utfallet för år 2012 uppräknat med referensprislistans ökning på 3,6%. Personalkostnaderna prognostiseras med utgångspunkt från utfallet 2012 uppräknat med en lönejustering på 2,4% på helårsbasis. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter 378,5 359,0 19,5 Personalkostnader 273,6 265,8 7,8 Övr kostn (inkl avskr) 152,5 140,8 11,7 Nettokostnad -47,6 47,6 0 Fast ersättning 48,9 48,9 0 Övrigt 2,6 2,6 0 Finansiering 51,4 51,4 0 Årets resultat 3,8 3,8 0 Produktion Under det första tertialet har knappt patienter undersökts i allmäntandvården, varav ca 40% är barn 2-19 år. Undersökta patienter inom allmäntandvården har ökat med 1% jämfört med motsvarande period Antalet besök i allmäntandvården är oförändrat stycken, dock har fler unika patienter fått vård, +4,4 %. Även inom specialisttandvården har fler patienter fått vård, en ökning med 8,8%. Här har även antalet besök ökat något med 0,6%, vilket gör att antalet besök under perioden uppgick till stycken I tabellen nedan visas hur många personer som står i kö inom de olika specialiteterna. Inom endodonti (rotfyllningar) och bettfysiologi är antalet i kö större än vad som kan beredas tid inom 3 månader. För alla övriga områden beräknas alla personer i kö få tid inom 3 månader. Nettotillskottet av Frisktandvårdsavtal under perioden är 1330, vilket utgör 28 % av det totala årsmålet. Verksamhetens övriga kostnader beräknas även de på utfallet för år 2012 med en uppräkning för allmänna kostnadsökningar med 3 MSEK, ersättning till LRC på 2,2 MSEK som inte debiterades under 2012, ökade kostnader för IT-licenser med 0,5 MSEK, äldrecentrum 0,5 MSEK samt satsningar på mångkulturella insatser och defibrillatorer med 1 MSEK. Avskrivningarna är för lågt beräknade i budget och justeras upp med 0,6 MSEK.

31 3 (6) Tabell: Förändring i förhållande till produktion samma period föregående år, frisktandvårdsavtal = nettotillskott från årsskiftet. Folktandvården Allmäntandvård Antal undersökta +1,3% -varav barn +4,0% Antal besök 0% Antal kunder utifrån personnummer +4,4% Specialister Antal besök +0,6% Köer i antal personer per specialitet Pedodonti 6 pat Ortodonti 36 pat Endodonti 226 pat Bettfysiologi 92 pat Parodontologi 66 pat Protetik 32 pat Antal behandlade patienter utifrån personnummer +8,8% Frisktandvårdsavtal Antal tecknade avtal, nettotillskott +3,2% Medarbetare Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget 0,18 % -4 antal -0,89% 4,40 % 4,87 % -0,081 0 mnkr -40 mnkr Årsarbetare Antal årsarbetare för perioden uppgick till 397. Det är en minskning med 0,89 %. Mål för året är att öka antalet tandhygienister enligt BEON, bästa omhändertagande nivå. Fram till april har antalet årsarbetare för gruppen tandsköterskor minskat med fyra och för tandläkare med tre samt en ökning av tandhygienister med två årsarbetare och ledning med en årsarbetare. Timlönekostnader Folktandvårdens timlönekostnad uppgick för perioden till 194,58 vilket kan jämföras med 2012, då timlönekostnaden uppgick till 194,23. Den procentuella ökningen är 0,18 och väntas öka efter den årliga löneöversynen. Sjukfrånvaron Folktandvårdens totala sjuktal för perioden uppgick till 4,87 %. Det innebär en ökning med 0,81 procentenheter. Målet för 2013 är 4,4 %. Orsaken till ökningen kan förklaras av att den korta sjukfrånvaron har ökat med 0,56 procentenheter. Många medarbetare har under perioden haft influensa, förkylning och magsjuka. Långtidsjukfrånvaron för perioden har ökat marginellt med 0,04 procentenheter och uppgick till 1,80 %. Inhyrd personal Inget behov av inhyrd personal finns.

32 4 (6) BILAGA 1 ÅRSPROGNOS Årsprognos Folktandvården tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Not Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter Not 1. Intäkterna prognostiseras med utfallet för 2012 uppräknat med Referensprislistans ökning på 3,6%. Not 2. Bas, utfall 2012 med justering för att engångsbelopp återvunna kundfordringar ej uppstår. Not 3. År 2012 års personalkostnader uppräknas med 2,4% på årsbasis. Not 4. Utgångspunkt utfall 2012 med justering för bedömda tillkommande faktorer, se rapporttext Not 5. Avskrivningarna är för lågt beräknade i budget och justeras till bedömt utfall.

33 5 (6) BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Mål prognos FTV har som mål att minska köerna och att dessa inte ska överstiga 3 månader. Inom allmäntandvård finns inga köer, medan specialisttandvården har tillgänglighetsproblem. Under årets första tertial har dock kösituationen förbättrats avsevärt. Vid årsskiftet fanns för långa köer inom tre specialistområden, endodonti, bettfysiologi och protetik. Aktuella kötider är i slutet av april (kötid dec 2012 inom parentes): Endodonti 12 mån (17 mån) Bettfysiologi 5 mån (7 mån) Protetik 3 mån (12 mån) För bettfysiologi beräknas kötiden vara under 3 mån i oktober Inom endodonti räknar vi inte med att nå målet, men att kötiden i oktober ska vara 6 månader. Nyligen har 70 personer i kön erbjudits behandling hos privat specialist i Stockholm. Hittills har få av dessa accepterat att resa till Stockholm, men om fler kommer att acceptera kan köerna förkortas snabbare än prognosticerats. För narkostandvård är kötiden 4 månader, men här beror försenade behandlingar på att inte tillräckligt med narkostider kan erbjudas på AS. Inom övriga fyra specialistmottagningar finns inga köer som överstiger 3 månader. Ekonomi Mål prognos Målet är att Nettokostnaden får ej öka mer än anslagsökningen. Anslagsökningen är 2,4% mellan åren. Intäkternas prisökning är styrd av Referensprislistans samtidigt som kostnaderna ökar med bland annat löneökningar och allmänna kostnadsökningar. Tveksamt om nettokostnadsökningen kan hållas på 2,4%. Produktion Mål prognos Målet att kvalitetsledningssystemet ska vara infört under 2013 kommer inte att uppfyllas om man med detta mål menar att alla medarbetare ska arbeta i enlighet med ledningssystemet. Här är vi även beroende att landstinget centralt fortskrider med införandet av kvalitetsledningssystemet som planerats. FTV räknar dock med att alla huvudprocesser ska finnas beskrivna. Förnyelse Mål prognos FTV räknar med att uppfylla målen som är beskrivna inom förnyelse. Införandet av mall för effektiva behandlingsmetoder enligt LUL förutsätter att mallen finns tillgänglig.

34 6 (6) Medarbetare Mål prognos FTV räknar med att uppfylla målen som är beskrivna inom medarbetare.

35 Dnr HOH Första tertialrapporten 2013 för Habilitering och hjälpmedel

36 2 (8) Tertialrapport Ekonomi Resultatet för de första fyra månaderna visar på ett nollresultat jämfört med budget vilket är cirka en miljon bättre än för samma period Det är nettokostnadsutvecklingen om 1,24 procent som bidragit till förbättringen. Förvaltningens underskott beräknas till cirka tkr vid årets slut och beror till största delen på förväntade kostnadsökningar för hjälpmedel. Förvaltningen kan således redovisa ett prognostiserat underskott som är lägre än vid föregående månadsuppföljning. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter 16 17,5 1,5 Personalkostnader -132,6-133,6 1 Övr kostn (inkl avskr) ,1 3,1 Nettokostnad -179,6-182,2 2,6 Fast ersättning 180,2 180,2 0 Övrigt 0,6 0,3 0,3 Finansiering 179,6 179,9 0,3 Årets resultat 0 2,3 2,3 Produktion Förvaltningen har from 2013 en helt ny modell för produktionsrapport i Diver vilket innebär att jämförelser med föregående år blir osäkra för vissa enheter. Produktionsminskningen inom Habiliteringen kommer förmodligen att rättas till under resten av Den ökning av produktionen som visas för Hjäpmedelscentralen är förmodligen i överkant. Syncentralens minskning av produktionen beror på sjukfrånvaro under årets första månader. Enheten har nu full bemanning och produktionen beräknas komma ikapp under resten av året. Hörcentralens ökning beror på ökad bemanning jämfört med samma period föregående år. En stor del av förklaringen till ökningen av tolkuppdrag kan förklaras av att antalet skrivtolkuppdrag beställda av Akademiska sjukhuset har ökat markant, i synnerhet i samband med CI operationer. I tabellen nedan ingår i besök även gruppbesök och telefonrådgivningar Habilitering och hjälpmedel Förändr % Besök Habilitering barn och vuxna 4 % Besök Hjälpmedelscentralen 25 % Besök Syncentralen 10 % Tolkuppdrag, Tolkcentralen 14 % Besök Hörcentralen (fördjupad hörselrehabilitering) 10 % Medarbetare Tabell: Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget 1,46 % 1 0,5 % 4,4 % 4,23 % 0, Utifrån uppdrag i vårdavtalet planeras under 2013 nya verksamheter i form av kognitions- kommunikations- och teknikcenter samt neuropsykiatriskt närvårdsteam vilket kommer att medföra att antalet årsarbetare ökar. Utvecklingen av närvarotiden mätt i årsarbetare, timlönekostnaden och förändringar i personalstrukturen är förväntad och kräver inga speciella åtgärder för Målet i styrkortet för total sjukfrånvaro 2013 är högst 4,4 procent och vi ligger för

37 3 (8) tertial 1 på 4,23 procent. Prognosen är att målet kommer att uppnås. Förvaltningen har inte haft någon inhyrd personal och planerar inte heller för något sådant. Bilagor 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse Lena Dahlman Förvaltningschef

38 4 (8) Bilaga 1. Årsprognos Habilitering och hjälpmedel tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter Not Not1. Ökade hjälpmedelskostnader tkr under året.

39 5 (8) BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013 MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Arbetsrutiner har införts för att följa Socialstyrelsens sjukdomsförebyggande metoder. Mål prognos Prognosen är att målet delvis uppnås Kommentar: För att målet ska uppnås behöver det landstingsgemensamma dokumentet Kunskapsunderlag Levnadsvanor bli klart, speciellt behöver dokumentationen i Cosmic klargöras och då med tonvikt på landstingets utdata ur Cosmic. Lokala arbetsrutiner införs när de landstingsgemensamma är klara. Ekonomi Mål prognos Ekonomi i balans. Prognosen är att målet inte uppnås Kommentar: Ökade kostnader för hjälpmedel under 2013 kommer att innebära att budgeten överskrids. Nytt it-baserat lagersystem för hjälpmedelshantering kommer att innebära bättre förutsättningar för kontroll och analys. Nya systemet implementeras under sommaren och ska vara i drift under hösten Förvaltningen är restriktiv med inköp och vikarier vid frånvaro. Totalkostnad i förhållande till total produktion är samma som föregående år eller lägre. Prognosen är att målet delvis uppnås Kommentar: Prognosen är osäker. Syncentralen och Habiliteringen uppvisar ökad kostnad på grund av minskad produktion. Om produktionen inte kommer att öka kommer målet inte att uppnås. Analys visar att frånvaron under början av året påverkat totalkostnad i förhållande till total produktion.

40 6 (8) Konkurrensutsatt verksamhet (audionommottagningen) ska uppvisa ett positivt resultat. Prognosen är att målet inte uppnås Kommentar: Väntetiden till mottagningarna i länet har minskat betydligt under våren. Rekrytering av audionomer har gjort att mottagningarna nu är helt bemannade. Det finns dock en tendens till minskad efterfrågan som är oroande och gör prognosen osäker. Landstingets införande av Windows 7 medförde att mottagningarna behövde investera i ny mätutrustning. Fyra nya audiometrar har köpts in. I Enköping har två godkända mottagningar etablerats som konkurrerar med Hörcentralens audionommottagning.. Produktion Landstingsgemensam modell för produktionsplanering tillämpas. Mål prognos Kommentar: Prognosen är att målet inte uppnås Prognosen baserar sig på att någon landstingsmodell ännu inte finns. Om sådan kommer under 2013 kommer dock målet att uppfyllas. Totala koldioxidutsläppen per årsarbetare ska minska med 8,4 %. (genom ingen ökning för tjänstebilar, 10,5 % minskning för egen bil och 20 % minskning för flygresor) Kommentar: Prognosen är att målet inte uppnås Prognosen är osäker och baseras på statistiken för år Det kan vara så att vi ändå kommer att uppnå målet men detta kan vi inte se förrän efter halvårsstatistiken från Miljö och kemi inför T 2 rapporten För 2012 medförde ökning av flygresor att målet ingen ökning av utsläppen av koldioxid från totala tjänsteresor inte uppnåddes trots att det för övriga delmål blev minskning av utsläppen. Vi är en liten förvaltning och en enstaka längre flygresa kan innebära procentuellt stor ökning av utsläppen. Förvaltningen fortsätter under 2013 satsningen på distansmöten, samåkning och kollektiva färdsätt där detta är möjligt.

41 7 (8) Förnyelse Modell för införandet av nya effektiva behandlingsmetoder används. Mål prognos Kommentar: Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 För att målet ska uppnås behöver Rutin för införande och avveckling av metoder inom hälso- och sjukvård i Kvalitetsmanual för Landstinget Uppsala län ha beslutats. Dokumentet Checklista för Mini-HTA kommer att ha prövats, även om modell för införande av nya effektiva behandlingsmetoder med lokala rutiner inte använts.

42 8 (8)

43 1 (6) Tertialrapport Lasarettet i Enköping

44 Tertialrapport Ekonomi Lasarettet prognostiserar en avvikelse med -2,6 miljoner kronor. Avvikelsen är en följd av att produktionen för Husläkarmottagningens helgjour flyttas från lasarettet. Då beslutet fattades efter fastställande av budget ser vi begränsade möjligheter att möta detta inkomstbortfall. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter Personalkostnader Övr kostn (inkl avskr) Nettokostnad Fast ersättning Övrigt Finansiering Årets resultat Den rörliga ersättningen från HSS avviker mot budget med 6,3 miljoner kronor. Den extra beställningen av 140 protesoperationer beräknas generera 8,9 miljoner. Lasarettet har budgeterat för större antal protesoperationer än grundbeställning vilket medför att den extra c-länsbeställningen justeras mot riks och regionintäkter. Fast ersättning från HSS förväntas understiga budget med 2 miljoner kronor till följd av återbetalning av 2012 års målrelaterad ersättning 1,3 miljoner kronor samt 0,6 miljoner kronor för 2013 års mål. Lasarettet nådde inte 2012 års mål gällande införande av rutiner för trombolysbehandling, -250 tusen kronor, god hjärtsjukvård, -690 tusen kronor samt fotundersökningar för diabetespatienter, -390 tusen kronor. För 2013 års målrelaterad ersättning prognostiseras en återbetalning på 0,6 miljoner kronor till följd av lasarettets bedömning att målen för kömiljarden endast kommer att uppnås 5 månader för operation/behandling samt 2 månader för nybesök. För att delvis möta ovanstående underskott planerar lasarettet för en ökad produktion av koloskopier till föregående års nivå vilket motsvarar 300 extra. Den ökade intäkten prognostiseras som riks- och regionvårdsintäkt men kan utfallsmässigt landa på rörlig ersättning från HSS om C-länsbehov föreligger. Kostnaderna för medicinsk service beräknas överstiga budget med 1,7 miljoner kronor vilket motsvarar en ökning med 6,9 procent jämfört med föregående års utfall. Kostnaden till och med april ligger 900 tusen kronor över periodiserad budget samt motsvarande periods utfall Öviga kostnader prognostiseras understiga budget med 1,5 miljoner kronor till följd av senarelagd flytt av Geriatrik/Westerlunds rehab vilket förskjuter kostnaderna till Produktion Till följd av ändrat uppdrag beträffande Husläkarmottagningens helgjour har lasarettets produktionsbudget justerats ner med 78 DRG. Hänsyn till detta har tagits i denna rapport och samtliga värden är exklusive Husläkarmottagningen. Lasarettet i Enköping Förändr % Totalkostnad per producerad DRG 5,8% Antal DRG-poäng per årsarbetare inkl inhyrd personal -2,9% Vårdtillfällen DRG utfall/beställning 3,0% Vårdtillfällen antal utfall/beställning -7,6% Läkarbesök DRG utfall/beställning 5,3% Läkarbesök antal utfall/beställning -1,1% Övriga besök antal utfall/beställning 8,3% Slutenvårdsproduktionen ligger 52 DRG över periodiserad grundbeställning. Antal vårdtillfällen ligger -134 under periodiserad grundbeställning. Det är främst inom de medicinska verksamheterna som de stora avvikelserena mellan DRG-vikt och antal vårdtillfällen föreligger. Detta är ett resultat av de åtgärder som vidtagits för att motverka undvikbara inläggningar vilket leder till lägre antal vårdtillfällen men med en högre DRG-vikt. De största avvikelserna är inom MDC-grupperna A01 Sjukdomar i nervsystemet samt W23 Andra och ospecificerade hälsoproblem där genomsnittsvikten ökat med 0,23 respektive 0,44. Om denna trend blir bestående kommer lasarettet att producera mer vård mätt i DRG med lägre antal vårdtillfällen i förhållande till beställning. Inklusive extrabeställning av 140 protesoperationer är periodens utfall -33 DRG och -182 vårdtillfällen. Lasarettet har inte nått den slutenvårdsoperationstakt som ursprungligen planerats främst med anledning av en aktiv omfördelning till ökad 2 (6)

45 3 (6) öppenvårdsproduktion samt införandet av operationsplaneringsverktyget Craft. För att möta detta har operationsplanen omarbetats för en ökad operationstakt under hösten då ombyggnationen är färdigställd och ytterligare en operationssal finns tillgänglig. Öppenvårdsproduktionen på lasarettet ligger 56 DRG över periodiserad grundbeställning och antalet läkarbesök ligger 130 besök under beställning. Inklusive tilläggsbeställning av mottagningsbesök för 140 protesoperationer är utfallet 49 DRG över periodiserad beställning. Sammantaget ligger lasarettets produktion mätt i DRG 16 över periodiserad beställning inklusive tilläggsbeställning. I utfallet för övriga besök ingår vårdval ljusbehandling med 319 besök och ögonbottenfotografering med 340 besök. Exkluderat är avvikelsen -4,3 procent. Medarbetare Tabell: Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år 2,8 % Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring 2,4 % Total sjukfrånvaro Förändring jämfört med föreg. år -0,13 % Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget 5,9 mnkr -1,5 mnkr Ökningen av timlönekostnaden från 211,7 till 217,6 är dels en konsekvens av löneöversynen 2012 men beror också på att vi har ersatt ett antal hyrläkare med ordinarie personal. Ökningen av timlönekostnaden skulle dock vara högre om samtliga vakanser var bemannade med ordinarie personal. Närvarotiden har ökat från 432 till 442 årsarbetare jämfört med föregående år, vilket ger en ökning med 2,4 procent. Den största procentuella ökningen går att härleda till läkargruppen vilket är en del av planen för att minska kostnaden för hyrpersonal. Närvarotiden för hyrpersonal motsvarar ytterligare 4,7 årsarbetare per månad i jämförelse med föregående år då antalet motsvarande 7,4 årsarbetare per månad under det första tertialet. Sjukfrånvaron har ökat under den senaste månaden men ligger fortfarande lägre än föregående år och ligger nu på 4,75 procent. Sjukfrånvaron har minskat för kvinnor och ökat marginellt för män. Minskningen är mest markant när det gäller sjukskrivningar längre än 60 dagar och för åldersgruppen äldre än 50 år. Korttidssjukfrånvaron har ökat och det är åldersgruppen yngre än 29 år som står för denna. Den ökade sjukfrånvaron under den senaste månaden gör att det är osäkert om vi kommer att klara målet på 4,4 procent för Personalkostnaden, exklusive hyrpersonal, är 6,2 procent högre än för motsvarande period Ökningen beror dels på kostnaden för löneöversynen 2012, men också på att närvarotiden har ökat. Kostnaderna för inhyrd personal är 2,6 miljoner kronor, vilket är 1,2 miljoner kronor lägre än för samma period föregående år. I lasarettets handlingsplan för ekonomi i balans finns ett antal aktiviteter som medför att kostnaden för hyrpersonal kommer att vara högre under första halvåret. Vi bedömer därför att vi kommer att nå målet att minska kostnaden för hyrpersonal med 50 procent. Riktade frågor Lasarettet har i april haft utbildning i produktionsplaneringsverktyget ProVer för den planerade mottagningsverksamheten. Inga mottagningar registrerat sin produktion i ProVer, utan det beräknas att ske successivt under året. Kirurgmottagningen och Gynmottagningen ska lägga in produktionsplanering inom kort. Bilagor 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse 3. Följsamhet till hygienregler och klädregler Sjukhuschef Thomas Ericson

46 4 (6) BILAGA 1 ÅRSPROGNOS Årsprognos Lasarettet i Enköping tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter ,4 Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter Not 1) Avvikelse avser justering av jourmottagning Husläkarakuten -2,6 miljoner kronor samt extrabeställning 140 protes- 2) Avvikelsen avser planerade av 300 extra koloskipier + 1,1 miljoner kronor, justering av 140 protesoperationer omfördelad 3) Ersättningskrav gällande intällda operationer på grund av haveri i fläktsystemet ) Ersättning för landstingsövergripande projektledare +300 samt budgetteknisk justering vårdval 250 tusen kronor 5) Fortsatt hög kostnadsutveckling för landstingsintern medicinsk service 6) Senarelagd inflyttning geriatrik/westerlunds rehab 7) återbetalning målrelaterad ersättning: ,3 miljoner kronor, ,6 miljoner kronor

47 5 (6) BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013 MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Mål prognos Ekonomi Totalkostnad /DRG är samma som föregående år eller lägre. Justerat för Husläkarmottagningen pekar prognosen på en kostnadsökning per DRG motsvarande 1,3 procent vilket ligger inom ramen för uppräkning. Mål prognos Vårdrelaterade infektions- trycksårs- och malnutritionsrelaterade kostnader ska minska med minst 25%. Punktprevalensmätning i mars visar att andel vårdrelaterade infektioner ökat till 10,2 procent jämfört med 7,4 procent i mätningen våren 2012 och 7,6 procent i mätningen hösten Produktion Minska koldioxidutsläppen från lasarettets totala tjänsteresor med 7 procent jämfört med Det finns en målkonflikt med andra mål, exempelvis fördjupat samarbete med utvalda partners inom verksamhetsutvecklingsområdet. Möjligen kan detta påverka måluppfyllelsen negativt. Mål prognos Den landstingsövergripande analysen av öppna jämförelser används i LE:s kvalitetsutvecklingsarbete. Måluppfyllelsen kan uppnås i det fall en landstingsövergripande analys tillhandahålls LE. Förnyelse LE arbetar enligt landstingets modell för ordnat införande av nya effektiva behandlingsmetoder: Detta mål kan möjligen försenas av det faktum att de rutiner för ordnat införande av nya effektiva behandlingsrutiner som avses inte är fastställda och de ingår i det landstingsövergripande ledningssystem för kvalitet som för närvarande inte införs enligt initial tidsplan. Medarbetare Sjukfrånvaron under april har ökat och ligger för första tertialet på 4,75 procent. Det är en minskning jämfört med föregående år men det är ytterst osäkert om vi kommer att uppnå målet på 4,4 procent. Vi kommer även fortsättningsvis att arbeta aktivt med förebyggande och rehabiliterande åtgärder men många sjukskrivningar har diagnoser där rehabiliteringsåtgärder inte bedöms kunna påskynda tillfrisknandet. Mål prognos Mål prognos

48 6 (6) BILAGA 3 FÖLJSAMHET TILL HYGIENREGLER OCH KLÄDREGLER Sammanställning resultat LE 2013 Följsamhet till basalahygienregler LE totalt % (eller antal) Målvärde Mätvärde Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Följsamhet till klädregler LE totalt % (eller antal) Målvärde Mätvärde Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December

49 1 (6) Tertialrapport 1 Landstingets resurscentrum

50 Tertialrapport Ekonomi Resultatmålet för Landstinget resurscentrum år 2013 är ett överskott med 1344 tkr vilket motsvarar 2 % av landstingsanslaget. Prognosen är att LRC uppnår resultatmålet. Efter justering med tillägg för återredovisning av budget för jubileumsboken (+436 tkr), finansiering av en ny tjänst inom vårdgarantienheten (-600 tkr) och nettot av minskat anslag på grund av debitering av konkurrensutsatt verksamhet inom Primärvården och Folktandvården (-470 tkr) är det budgeterade resultatet för förvaltningen 710 tkr. Förvaltningens prognostiserade resultat har under våren varit i enlighet med resultatmålet d v s ett överskott på 710 tkr. För landstingsarkivet finns ett prognostiserat underskott som avser kostnader för Uppsalas lokala R7e-arkiv för vilken förvaltningen har äskat medel inför nästa verksamhetsår. Vissa av dessa kostnader kommer att täckas av en vakant tjänst under Ökade kostnader finns även för egenbetalande patienter som enligt prognosen överskrider budget med ca 900 tkr och tenderar att öka under Kostnaden för egenbetalande, asyl mfl följs i särskild ordning och ny prognostiserad kostnad för 2013 lämnas kontinuerligt. För de administrativa enheterna väntas ett överskott vilket bland annat beror på två tjänster inom systemadministrationen som kommer att tillsättas först under hösten, lägre kostnad för porto samt lägre kostnader inom patientadministrationen än budgeterat vilket främst beror på en utdragen rekrytertingsprocess avseende förstärkning av vårdgarantienheten. Totalt sett landar prognosen på helår för Landstingets resurscentrum tkr. Förvaltning vårdsystem: Verksamheten inom Avdelningen för bild och informationssystem lämnar inför T1 ett prognostiserat överskott på 1500 tkr. Anledningen är i första hand lägre avskrivningskostnader på grund av senarelagda investeringar. Även Multimediaarkivet lämnar en positiv prognos med ett överskott på 500 tkr vilket beror på lägre omkostnader än budgeterat. För Elektronisk patientjournal EPJ förväntas ett resultat i nivå med budget. Prognostiserade överskott inom dessa enheter tillfaller dock respektive intern kund via avräkning i slutet av räkenskapsåret. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter Personalkostnader Övr kostn (inkl avskr) Nettokostnad Fast ersättning Övrigt Finansiering Årets resultat Produktion Inom området produktion kommer LRC att till T2 erhålla uppgifter från den benchmarking som just nu pågår inom området Tid&Lön, Resor& Utlägg. LRC ingår nu i två nätverk för dels HR men även inom ekonomibenchmarking. Breddinförandet av E-frikort pågår enligt plan och innebär en förbättring för verksamhetens personal och för patienterna. En resurskrävande insats för LRC:s utdataenhet är projektet Beslutsstöd (datalager, rapportverktyg och termer och begrepp) som i förlängningen skall förbättra landstingets möjlighet till planering och uppföljning av sin verksamhet. Vad avser Craft (operationsplaneringsmodul i Cosmic) har styrgruppen beslutat att göra halt pga brister i driftssäkerhet och funktionaliteten Det har även varit en nödvändighet att av liknande skäl göra halt i den stora uppgradering som skulle ha genomförts av landstingets ekonomisystem Agresso. Medarbetare Förvaltningen har flera medarbetare som deltar i landstingets olika chefsutbildningar. Två chefer deltar i det operativa chefsprogrammet, en i det strategiska samt en 2 (6)

51 3 (6) medarbetare som deltar i morgondagens ledare. Utifrån utfallet i löneöversynen 2012 och nyrekryteringar inom förvaltningen är förändringen av timlönekostnaden förväntad. Det förväntas en ökning av timlönekostnaden efter löneöversynen Den ökade närvarotiden är förväntad. Utdataenheten har tillsatt två nya tjänster och ekonomienheten har återbesatt vakanthållna tjänster. Förvaltningen har tagit över vårdgarantin och därmed fått ytterligare en medarbetare. En förstärkning av kompetensen i tre av systemförvaltarorganisationerna samt vid vårdgarantin medför att närvarotiden förväntas öka med ytterligare några årsarbetare. Den totala sjukfrånvaron är 4,69 procent, en ökning med 0,79 procent jämfört med Många medarbetare har drabbats av vårens influensa, vilket har medfört att korttidssjukfrånvaron har ökat med 0,34 procent. Administratörer är den yrkesgrupp som har högsta sjukfrånvaron 8,15 procent. De har också den högsta ökningen med 2,57 procent. Kvinnor har betydligt högre sjukfrånvaro än män, 5,37 respektive 1,78 procent. (Andelen män inom förvaltningen är 20%) Den lägsta sjukfrånvaron har gruppen < 29 år med 0,67 procent, en minskning med 0,18 procent. Utifrån utvecklingen av sjukfrånvaron under de första fyra månaderna bedömer förvaltningen att vi inte kommer att nå målet på 4 procent. Ledningsgruppen kommer att analysera sjukfrånvaron och diskutera om det finns behov av några särskilda insatser för att minska sjukfrånvaron. Förvaltningens medelålder är 50 år. Personalkostnaderna har ökat med 9,63 procent jämfört med Ökningen är förväntad och beror på den ökade närvarotiden och löneöversynen Personalkostnaderna är under budgeterad nivå. Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget Bilagor 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse 0 mnkr 0 mnkr Tabell: Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år 3,38 % 5 antal 3,6 % 4 % 4,69 % 0,79

52 BILAGA 1 - ÅRSPROGNOS 4 (6)

53 5 (6) BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013 MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Upplevelsen av att man får svar på sina frågor ska vid nästa mättillfälle vara 85 procent (en ökning med 2 procent) Upplevd tillgänglighet ska vid nästa mättillfälle vara 83 procent (en ökning med 2 procent) Ökad faktisk tillgänglighet Upplevelsen av gott bemötande ska vid nästa mättillfälle vara 90 procent (en ökning med 2 procent) Förvaltningen inhämtar under året synpunkter i kunddialoger och gör utifrån det förändringar för att förbättra kvalitén, tillgängligheten och bemötandet. Förvaltningen har inför 2013 utökat den faktiska tillgängligheten. När det gäller bemötande kommer personalenheten att ha en utbildning i samtals- och telefonkultur. Nästa kundenkät kommer att genomföras under hösten Det är dock svårt att bedöma om vi kommer nå den uppsatta målnivån. LRC har överenskomna Service Level Agreement (SLA) inom områdena ekonomi och personal för samtliga förvaltningar. Förvaltningen har påbörjat arbetet med SLA för landstingets alla förvaltningar. Vår bedömning är att vi inte kommer att nå överenskommelser med alla förvaltningar under Däremot kommer arbetet att påbörjas för alla förvaltningar. Ekonomi Kostnad för administrationen per leverantörsfaktura, lönebesked, sjukresa, utlämnad journal, patientavgifter ska vara samma som föregående år eller lägre. Förvaltningen ingår från och med 2013 i två benchmarknätverk, ett inom ekonomi och ett inom HR. I nätverken kommer vi att ta fram kostnader per leverantörsfaktura och per lönebesked. Det vi inte kommer att kunna leverera är jämförelser med föregående år. Produktion Antalet lönebesked per administratör skall vara i nivå med jämförbara landsting Antal leverantörsfakturor per administratör skall vara i nivå med jämförbara landsting I benchmarkarbetet kommer vi även att få fram uppgifter om antal lönebesked och leverantörsfakturor per administratör. Då vi inte tidigare gjort någon jämförelse med andra landsting har vi svårt att bedöma hur vår nivå är i relation till andras. Förnyelse Medarbetare Sjukfrånvaron är högst 4,0 procent Sjukfrånvaron är 4,69 procent vilket är en ökning med 0,79 procent jämfört med föregående år. Det medför att vi kommer att få svårt att nå målet. Ledningsgruppen kommer genomföra en analys och diskutera om några särskilda insatser ska genomföras för att minska sjukfrånvaron. Mål prognos Mål prognos Mål prognos Mål prognos Mål prognos

54 6 (6)

55 1 (2) Dnr PV Primärvårdens tertialrapport, april 2013 Ekonomi Primärvården försämrar sin tidigare lämnade prognos med 6 miljoner kronor. Detta förklaras av att vårdcentralsuppdraget ej når den budgeterade nivån för intäkter samt av kostnadsutvecklingen gällande bland annat medicinsk service. Verksamheterna uppvisar genomgående en högre produktion än motsvarande period ifjol. Åtgärdsplaner har upprättats för de verksamheter som uppvisar störst negativ budgetavvikelse. Detta arbete kommer att fördjupas under vår/försommar i syfte att ge utökade kostnadsbesparingar. Primärvården har inte fått ut önskade effekter av den lokaleffektivisering som finns redovisad i förvaltningens lokalstrategi. Det behövs bättre mekanismer för att kunna hantera avveckling av ineffektiva 1 lokaler för att säkerställa förutsättningarna för egen regi på en konkurrensutsatt marknad. I ett längre perspektiv (fr. o. m. 2014) förväntas Primärvårdens nettokostnad för lokaler att öka genom införandet av ny hyresmodell. Tabell: Resultat 2013, budget och prognos Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter 744,4 730,0-14,4 Personalkostnader -514,8-516,0-1,2 Övr kostn (inkl avskr) -431,8-425,0 6,8 Nettokostnad -202,2-211,0-8,8 Fast ersättning 212,9 213,0 0,1 Övrigt -2,0-2,0 0,0 Finansiering 210,9 211,0 0,1 Årets resultat 8,7 0,0-8,7 Produktion Produktionen är hög i jämförelse med föregående år för både läkarbesök och sjukvårdande behandling. Detta är i linje med formulerade mål och en stärkt produktionsplanering. Produktionen är dock inte i nivå 1 Med ineffektiva lokaler menas i detta sammanhang lokaler som brister i kostnads- och/ eller yteffektivitet. med budget vilket förklarar att intäkterna inte når budget. Produktiviteten är högre än målet om 2 procent vilket förklaras av en hög produktion och måttfull kostnadsökning. Tillgängligheten är fortsatt god och i nivå med målet 90 procent för såväl telefon som för nybesök till läkare inom sju dagar. Primärvården Förändr % Totalkostnadsmått/produktivitet 3,6 % Läkarbesök 4,3 % -varav läkarbesök vc-uppdrag 4,3 % Övriga besök 2,5 % -varav övriga besök vc-uppdrag 2,3 % Medarbetare Tabell:Personalnyckeltal Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget Målsättningen för timlönekostnaden och antalet årsarbetare är att de ska rymmas inom given finansiering. -0,07 % 24 antal 3,7 % 4,4% 5,16 % -0,22% 25 mnkr 0 mnkr Timlönekostnadsutvecklingen är måttfull vilket är i linje med förvaltningens målsättning. Antalet årsarbetare ökar vilket för vissa grupper som exempelvis distriktsläkare är positivt då det finns vakanser. Annan ökning måste säkerställas mot verksamhetens finansiering. Vakansläget innebär dock fortsatt att kostnaderna för inhyrd personal är kvar på budgeterad nivå. Sjukfrånvaron är i april högre än den formulerade målnivån om 4,4 procent. Nivån är dock lägre än samma period föregående år.

56 2 (2) Tendensen brukar vara att sjukfrånvaron är lägre under det andra halvåret. Målet bedöms dock inte kunna uppnås under Riktade frågor Några riktade frågor har ej ställts inför rapportering i april. Primärvården noterar att produktionsdirektören redan efter marsuppföljning har uppdraget att föra en dialog med förvaltningar med negativ budgetavvikelse. Primärvården förutser en sådan fördjupning efter rapportering i april. Per Elowsson Primärvårdsdirektör Bilaga 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse

57 Bilaga 1 Årsprognos Primärvården tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter Not Notverk till årsprognos, avvikelse 5 procent eller 10 Mnkr. 1. Övriga intäkter prognostiseras lägre än budget mot bakgrund av ändrat upplägg för redovisning av medicinsk service för egen produktion. 2. Övriga personalkostnader prognostiseras lägre än budget vilket bör kunna uppnås med strikt budgetdisciplin. 3. Köpt vård är egentligen i huvudsak de privata vårdgivarnas läkarinsatser i särskilda boenden. Prognostiserad nivå bedöms realistisk. Kostnaderna beräknas flytta till beställaren från halvårsskiftet. 4. Minskade kostnader för medicinskt material förklaras främst av ändrade redovisningsrutiner gällande vårdtungt material som från och med 2013 redovisas host beställaren vad gäller vårdcentralsuppdraget. 5. Övriga kostnader omfattar drygt 50 olika konton genom budgetdisciplin bedöms nå prognostiserat utfall.

58 Bilaga 2 MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Mål prognos Ekonomi Totalkostnad i förhållande till total produktion är samma som föregående år. Lägesrapport Primärvården bedöms nå det aktuella målet men förklaringen är främst att läkemedelskostnaderna reducerats med ca 18 procent samt bortfallande kostnader för vårdtungt material. Det senare sker i en ny rutin från och med 2013 där kostnaderna redovisas hos beställaren, HSA. I verksamheternas styrkort (vårdcentralerna) görs bedömningen att man ej kommer att nå budgeterade resultat. Den främsta förklaringen är lägre intäkter för kapitering och besöksersättningar än budgeterat. Produktion Primärvården har infört ledningssystem för kvalitet Lägesrapport När aktuellt mål formulerades gjordes bedömningen att landstingets gemensamma projekt för införande av kvalitetsledningssystem skulle vara färdigt att rullas ut under Införandet är senarelagt och Primärvården bedömer att det inte kommer att vara infört Förnyelse Mål prognos GRÖN RÖD Mål prognos RÖD Mål prognos Medarbetare Sjukfrånvaron är högst 4,4 procent Lägesrapport Primärvårdens mål formulerades i överensstämmelse med det av landstingsfullmäktige fastställda målvärdet. Med stöd i förvaltningens åldersstruktur och personalsammansättning behöver sannolikt målvärdet justeras upp till Primärvården bedömer att sjukfrånvaron kommer att hamna på strax under 5 procent. Mål prognos RÖD = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013

59 1 (10) Tertialrapport Landstingsservice

60 Tertialrapport Ekonomi Landstingsservice redovisar en årsprognos för 2013 som innebär ett underskott på 22 miljoner kronor, vilket är fyra miljoner kronor bättre än budget, men 28 miljoner kronor sämre än föregående års resultat. Årsprognosen per april är förbättrad med tre miljoner kronor jämfört med föregående månads rapport. Årsprognosen för 2013 är kraftigt påverkad av resultatet för bussdepån i Fyrislund med ett underskott om 8 miljoner kronor respektive Psykiatrins nya hus om 13 miljoner kronor. Till detta kommer avskrivningsoch ränteeffekter av nya fastighetsinvesteringar med ett underskott om 6 miljoner kronor och en reservation för rivning av byggnad V1 med 3 miljoner kronor. Tas hänsyn till ovanstående poster är 2013 års prognos väl i nivå med utfallet för föregående år. Mnkr Budget Prognos Avvik Verks intäkter Personalkostnader Övr kostn (inkl avskr) Nettokostnad Övrigt Finansiering Årets resultat Avvikelsen på fyra miljoner kronor kan hänföras till ökade serviceintäkter inom transport/logistik och samlat inom de flesta upphandlade servicetjänsterna. Till detta kommer lägre kostnader för inhyrd personal, egen personal samt lägre kostnader för avskrivningar och räntor. Ökade kostnader redovisas för serviceentreprenader, konsulter och inköp av datorer. Landstingsservice driver idag en verksamhet som totalt sett är underfinansierad, vilket syns allra tydligast inom fastighetsverksamheten där 42 miljoner kronor av det totalt prognostiserade underskottet redovisas. Detta uppvägs till viss del av ett överskott på 20 miljoner kronor från övrig verksamhet. Detta förhållande har gällt under ett flertal år, men har i takt med ökande kapitalkostnader, en hög nivå av tomställda fastigheter, ökande energikostnader etc. nått ett läge då genomförda och pågående kostnadsef fektiviseringar inte räcker till för att nå ett över tid balanserat resultat. Effekten av ovan beskrivna obalans är att lokaler och tjänster inte erbjuds landstingsinterna kunder till självkostnadspris, varken avseende fastighetsverksamheten (subvention) eller serviceverksamheten (överpris). Situationen kommer dock att förändras framgent, detta i o m att samtliga politiska instanser har beslutat om att en ny hyresoch serviceprismodell införs fr o m 2014, vilket innebär att beskriven obalans kommer att regleras. Produktion Produktionstakten har varit och är fortsatt hög, vilket påverkar organisationen i hög grad. Framtiden för Landstinget i Uppsala län innebär med säkerhet stora förändringar avseende fastighetsbeståndet både avseende nybyggnation och ombyggnation av fastigheter. Akademiska sjukhuset står under de närmaste 5-10 åren inför ett stort behov av upprustning och nyproduktion, där de första investeringsbesluten inom Framtidens Akademiska har fattats, vilket innebär; byggnation av ett nytt teknikhus vid B14, en byggnad för tekniska installationer och hissar för materialtransport, som möjliggör etappvis renovering av vårdavdelningarna i 85-huset. Teknikhuset beräknas vara färdigställt till sommaren 2013, renovering av vårdavdelningarna inom B14, vilka beräknas vara färdigställda till slutet av 2015, byggnation av ett nytt teknikhus vid B11, en byggnad för tekniska installationer och hissar för materialtransport, som möjliggör etappvis renovering av vårdavdelningarna i 70-huset. Teknikhuset beräknas vara färdigställt under 2015, renovering av vårdavdelningarna inom B11, vilka beräknas vara färdigställda till slutet av Utöver ovan har investeringsbeslut fattats om bl a; upprustning och kontorisering av byggnad A1, 2 (10)

61 3 (10) byggnation av en ny avfallsstation inom C-området vid Akademiska sjukhuset. Stationen skall anslutas till befintligt kulvertsystem. Vid lasarettet i Enköping pågår ombyggnation för operation. Akuten, endoskopi, kraftförsörjning och närvårdsenhet är kommande projekt för genomförande. Den relativt sett höga investeringsvolymen, pågående byggprojekt och med det antalet projekt som ökar med en hög och intensiv takt kräver stora insatser av organisationen för att kunna genomföras på ett professionellt sätt. Landstingsservice Förändr Mediaförbrukning egna fastigheter (el och värme) kwh/kvm - 6 % Mediakostnader egna fastigheter kr/kvm - 2 % Driftkostnader kr/kvm 5 % Hyreskostnadsindex (Hyra/vård) +/- 0 Mediaförbrukningen avseende el och graddagsjusterad värme beräknas med hjälp av energieffektiviseringsprojektet minska med 6 procent jämfört med 2012, vilket beräknas resultera i en kostnadsminskning mellan åren på 2 procent. Ökande priser för el och värme medför att full kostnadseffekt utifrån besparingen inte kan nås. Kostnaderna för fastighetsdrift beräknas öka med 5 procent jämfört med Kostnadsökningen är enligt plan och är föranledd av att driftorganisationen inte var fullt bemannad under 2012 samt att driften för Psykiatrins nya hus tagits över Hyreskostnadsindex redovisas som en kvot av förhållandet mellan landstingets hyreskostnader och den totala kostnadsomslutningen exklusive kostnader för läkemedel. Utfallet har sedan 2004 fram t o m 2011 legat på ca 6 procent, men sjönk till knappt 5 % för Utfallet för 2012 måste dock analyseras och säkerställas. Någon större förändring för 2013 förväntas inte. Medarbetare Timlönekostnadens proc. förändring jämfört med föregående år Förändringen av antalet årsarbetare jämfört med samma period föreg. år Procentuell förändring Total sjukfrånvaro, mål Total sjukfrånvaro, utfall Förändring jämfört med föreg. år Inhyrd personal, årsprognos Årsprognos jämfört med årsbudget 3,95 % - 5-2,2 % 4,40 % 4,52 % 0,17 1,4 mnkr 3,9 mnkr Timlönekostnaden uppgår till 189,20 per april 2013, vilket är en ökning med 3,95 procent jämfört med föregående år. Timlönekostnadens ökning beror på att antalet ingenjörer och handläggare ökat samt på effekten av konkurrensutsättning av verksamheter under Ökningen är enligt förvaltningens plan, verksamheten kräver kompetens på högskolenivå. Antalet årsarbetare har minskat med fem jämfört med samma period förra året. Närvarotiden, mätt i årsarbetare, uppgår till 221 per april 2013, jämfört med samma period förra året som uppgick till 226. Minskningen beror på konkurrensutsättning av televäxeln och tryckeriet. Administratörer har minskat med 15, handläggare har ökat med sju, vaktmästare/hantverkare och ingenjörer har ökat med två. Sjukfrånvaron uppgår till totalt 4,52 procent. Målet i styrkortet är 4,4 procent. Den korta sjukfrånvaron 2-14 dagar har ökat med 0,62 procent och uppgår i april till 2,08 procent. Den långa sjukfrånvaron 60 dagar och mer har minskat med 0,64 procent och är per april 1,84 procent. De befattningar som står för de högsta sjuktalen är administratörer med 4,86 procent, vaktmästare 5,65 procent, ingenjörer 7,04 procent och tekniker 4,45 procent. Den korta sjukfrånvaron är fortfarande hög men har minskat med 0,05 procent sedan mars I takt med att influensasmittan avstannar, är vår förhoppning att målet i styrkortet kommer att uppnås under året. Inhyrd personal består till största delen av administrativ och servicepersonal till driftorganisationen.

62 4 (10) Bilagor 1. Årsprognos 2. Måluppfyllelse 3. Uppdelning av resultat mellan fastigheter och övrig verksamhet Thord Hägg Förvaltningsdirektör

63 5 (10) BILAGA 1 ÅRSPROGNOS Årsprognos Landstingsservice tkr Bokslut 2012 Budget 2013 Årsprog 2013 Budgetavvikelse årsprog Not Rörlig ersättning från HSS Riks-/regionsjukvård Patientavgifter sjukvård Intäkter enligt tandvårdstaxan Trafikintäkter Övriga intäkter Verksamhetens intäkter Lönekostnader läkare Lönekostnader övrig personal Övriga personalkostnader Verksamhetens personalkostnader Inhyrd personal Köpt vård Läkemedel Medicinsk service Köpt tandteknik och tandvård Medicinskt material Lokal- och fastighetskostnader Trafikkostnader Övriga kostnader Verksamhetens övriga kostnader Avskrivningar/nedskrivningar Avskrivningar/nedskrivningar VERKS. NETTOKOSTNAD Skatteintäkter Generella statsbidrag/utjämning Finansiell nettokostnad Landstingsanslag Fast ersättning från HSS Övrig finansiering Finansiering PERIODENS RESULTAT INVESTERINGSVERKSAMHET Fastighetsinvesteringar Investeringar i immateriella och investeringar i utrustning Försäljning av fastigheter

64 6 (10) Noter Avvikelser mellan prognos och budget 1. Verksamhetens intäkter (1,8 miljoner kronor) Ökade serviceintäkter inom transport/logistik och samlat inom de flesta upphandlade servicetjänsterna. 2. Verksamhetens personalkostnader (0,9 miljoner kronor) Lägre kostnader inom fastighetsdrift och administration möts av ökade personalkostnader inom transport/logistik. De ökade kostnaderna är främst orsakade av en ökad andel transporter i samband med inflyttningen till nya psykiatrins hus. 3. Verksamhetens övriga kostnader (- 2,2 miljoner kronor) Inhyrd personal beräknas minska jämfört med budget, medan kostnader för upphandlade servicetjänster, telefoni och konsulter förväntas öka. 4. Avskrivningar/nedskrivningar (1,7 miljoner kronor) Lägre kostnader med anledning av lägre investeringsvolymer 2012 än vad som hade beräknats vid budgettillfället för Verksamhetens nettokostnad (2,1 miljoner kronor) Se ovan under punkt 4! 6. Finansiering (1,5 miljoner kronor) Utfallet för beräkningsbasen för räntor blev lägre än budget. 7. Periodens resultat (3,5 miljoner kronor) Se ovan! 8. Fastighetsinvesteringar (185,4 miljoner kronor) Investeringsvolymen beräknas bli lägre än budget med anledning av försenade projekt och projekt som inte startats upp. 148 miljoner kronor av avvikelsen är hänförlig till hyresgästinitierade investeringar medan resterande 37 miljoner kronor avser fastighetsägarinitierade investeringar.

65 7 (10) BILAGA 2 MÅLUPPFYLLELSE Alla förvaltningar ska, så långt det är möjligt, göra en bedömning kring måluppfyllelsen av målen i förvaltningens styrkort. De mål där förvaltningen redan nu prognostiserar att de endast delvis kommer att uppnås eller inte kommer att uppnås alls ska redovisas nedan. Ange dessa mål i tabellen nedan och lämna en redogörelse vad som behövs för att de ska kunna uppnås. = Prognosen är att målet delvis uppnås 2013 = Prognosen är att målet inte uppnås 2013 Observera att ni inte behöver redovisa de mål som beräknas uppnås MÅLUPPFYLLELSE Medborgare och kund Uppskattad beläggning av tillgängliga parkeringsplatser skall i procent vara lägre eller lika med Mål prognos Kommentar: På grund av pågående ombyggnationer och de trafikstörningar som det medför kommer inte målet att kunna uppnås. Förvaltningen arbetar aktivt för att finna tillfälliga avlastningar. I syfte att nå en säkrare statistisk återkoppling kommer krav på redovisning av beläggning av parkeringsplatser i nästa parkeringsupphandling. Ekonomi Förvaltningskostnader kr/m 2 BRA utfall från 2012 skall minskas med 2 %. Mål prognos Kommentar: Prognosen per april visar på en minskning på årsbasis med 0,7 %. Förvaltningen fortsätter att arbeta aktivt med kostnadsanpassning av de administrativa kostnaderna utifrån verksamhetens behov. Produktion Det skall finnas en fastställd plan för införande av ett ledningssystem för kvalitet. Mål prognos Kommentar: Arbete kommer att påbörjas under Osäkert om förvaltningen hinner med att slutföra arbetet under Antal kvadratmeter tomställd uthyrningsbar yta BRA av den totala ytan BRA skall inte överstiga 6 %. Kommentar: Prognosen per april visar på ett utfall om 7,5 %. Exkluderas nedskrivna fastigheter på Ulleråkersområdet uppnås 4,1 % och tas även Samariterhemmet bort så uppgår tomställd uthyrningsbar yta till 2,6 %.

66 8 (10) BILAGA 3 UPPDELNING AV RESULTAT MELLAN FASTIGHET OCH ÖVRIG VERKSAMHET TOTALT Resultaträkning Landstingsservice TKR Period Helår Utfall Budget Avvikelse Prognos Budget Föreg år BESKRIVNING RESULTAT LANDSTINGSSERVICE

67 9 (10) BILAGA 3 UPPDELNING AV RESULTAT MELLAN FASTIGHET OCH ÖVRIG VERKSAMHET FASTIGHET Resultaträkning Fastigheter BESKRIVNING Period Helår TKR Utfall Budget Avvikelse Prognos Budget Föreg år HYRESINTÄKTER AVTALSARBETEN ÖVRIGA INTÄKTER SUMMA INTÄKTER PERSONALKOSTNADER MATERIALKOSTNADER HYRESKOSTNADER LOKAL-/FASTIGHETSKOSTNADER PLANERAT UNDERHÅLL DRIFTKOSTNADER MEDIAKOSTNADER ÖVRIGA KOSTNADER AVTALSARBETEN SUMMA KOSTNADER RES. FÖRE AVSKRIVN. & FINANSIELLT AVSKRIVNINGAR FINANSIELLA POSTER RES FÖRE OVERHEAD ARVODESKOSTNAD FRÅN ÖVRIG VERKSAMHET RESULTAT FASTIGHETER NYCKELTAL Utfall Budget Avvikelse Prognos Budget Föreg år KR/M2 BRA FÖRVALTAD YTA BRA VARAV OUTHYRD YTA BRA OUTHYRD YTA % 7,5% 9,1% -1,6 7,5% 9,1% 8,1% HYRESINTÄKT 508,47 508,78-0, , , ,47 MEDIA -66,40-89,93-23,53-224,16-223,72-230,66 DRIFTKOSTNAD -29,75-39,42-9,67-118,42-118,25-112,42 PLANERAT UNDERHÅLL TOTAL YTA -10,82-38,14-27,32-114,57-114,42-127,70

68 10 (10) BILAGA 3 UPPDELNING AV RESULTAT MELLAN FASTIGHET OCH ÖVRIG VERKSAMHET ÖVRIG VERKSAMHET Resultaträkning Övrig verksamhet BESKRIVNING Period Helår Utfall Budget Avvikelse Prognos Budget Föreg år FASTIGHETSDRIFT TELE, TRANSPORT, TRYCKERI OCH PARKERING ENTREPRENADER ÖVRIGT SUMMA INTÄKTER PERSONALKOSTNADER MATERIAL-/VARUKOSTNADER HYRESKOSTNADER LOKAL-/FASTIGHETSKOSTNADER PLANERAT UNDERHÅLL FÖRBRUKNINGSINVENTARIER/-MATERIAL TELE OCH POST ÖVRIGA TJÄNSTER ÖVRIGA KOSTNADER SUMMA KOSTNADER RES. FÖRE AVSKRIVN. & FINANSIELLT AVSKRIVNINGAR FINANSIELLA POSTER RESULTAT FÖRE ARVODE INTÄKT ARVODE FRÅN FASTIGHET RESULTAT ÖVRIG VERKSAMHET

69 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Produktionsdirektörens rapport Förslag till beslut Dnr PS Produktionsstyrelsen beslutar att lägga rapporten till handlingarna. Ärendet Produktionsdirektören lämnar en muntlig och skriftlig rapport angående aktuell och pågående verksamhet. Bilaga 46, kompletteras! Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

70

71 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Uppföljning av vårdgarantin och kömiljarden Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Ärendet Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping och Primärvården har inkommit med rapporter hur man lyckats nå den lagstadgade vårdgarantin och kömiljarden. Bilaga 47 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

72

73

74

75 1(16) AS Statusrapport vårdgarantin och kömiljarden april 2013 Försämrad måluppfyllelse vad avser nybesök Avseende nybesök indikerar resultatet för april att måluppfyllelsen för kömiljarden har försämrats med två procentenheter mellan mars och april, från 65 procent till 63 procent. Måluppfyllelsen för riks- och regionpatienter har minskat med närmare sju procentenheter från 63 till 56 procent. Antalet väntande patienter har minskat med närmare 400 hundra stycken mellan mars och april. Både antalet väntande c-läns- och riks- och regionpatienter har minskat. KB och PSYK klarar måluppfyllelsen för kömiljarden i april avseende nybesök medan MTH, KIR och NEURO inte gör det. Jämfört med föregående månad uppvisar på divisionsnivå KIR, NEURO och KB små förändringar av måluppfyllelsen i april jämfört med mars. MTH och PSYK uppvisar en försämrad måluppfyllelse i april jämfört med mars. Åtgärder pågår inom divisionerna för att förbättra måluppfyllelsen. Vad avser behandling/operation är måluppfyllelsen för kömiljarden oförändrad mellan mars och april, 65 procent. Totalt sett har antalet väntande patienter minskat mellan månaderna. Minskningen av antalet väntande patienter kan hänföras till ett minskat antal väntande c-länspatienter. Antalet väntande riks- och regionpatienter har ökat något. KB och MTH klarar måluppfyllelsen för kömiljarden i april avseende operation/behandling medan KIR och NEURO inte gör det. Jämfört med föregående månad uppvisar på divisionsnivå KIR, KB och MTH en förbättrad måluppfyllelse i april jämfört med föregående månad medan NEURO uppvisar en marginell försämring. Åtgärder pågår på divisionsnivå för att förbättra måluppfyllelsen Nedan presenteras utfallet för mars och april för kömiljarden, vårdgarantin och antalet väntande patienter för nybesök respektive behandling/operation. Det är det grundläggande kravet för kömiljarden som redovisas dvs. andelen patienter som har väntat 60 dagar eller kortare på första besök respektive behandling. Uttaget av data för april har dock skett ca tio dagar tidigare jämfört med när uttaget av data för mars gjordes. Detta kan påverka resultaten som presenteras varför det är vanskligt att dra några slutsatser och göra jämförelser med utfallet föregående månad.

76 2(16) Uppfyllelse kömiljarden och vårdgaranti samt antal väntande patienter. Totalt och fördelat på C-länsresp. riks och region patienter. Mars och april Kömiljard andel inom 60 dagar Kömiljard andel inom 60 dagar Vårdgaranti andel inom 90 dagar Vårdgaranti andel inom 90 dagar Antal väntande patienter Antal väntande patienter mars april mars april mars april Nybesök - AS 65% 63% 80% 82% varav C-län 66% 64% 80% 83% varav Riks och region 63% 56% 76% 76% Behandling/operation AS 65% 65% 78% 78% varav C-län 65% 65% 78% 79% varav Riks och region 64% 65% 77% 77% Nedan redogörs för antalet patienter som utöver de som väntat 60 dagar eller kortare skulle ha behövt vänta 60 dagar eller kortare för att sjukhuset skulle uppnå kömiljardens grundläggande krav. Antal ytterligare som skulle behövt vänta 60 dagar eller kortare för att det grundläggande kravet för kömiljarden skulle ha uppnåtts. Nybesök resp. operation/behandling. Månad Antal väntande Nybesök Måluppfyllelse (%) Antal ytterligare för att nå måluppfyllelse Antal väntande Operation/behandling Måluppfyllelse (%) Antal ytterligare för att nå måluppfyllelse Jan Feb Mars April Det är i dagsläget svårt att närmare ange en prognos över antalet väntande per den sista december Sjukhusets målsättning är dock att måluppfyllelsen för kömiljarden ska uppnås under året och på divisionerna genomförs åtgärder som syftar till att förbättra måluppfyllelsen. Sjukhuset har erhållit pengar för att producera mer vård än i grundbeställningen och genom detta korta köerna. Samtidigt stundar sommarmånaderna vilket för sjukhuset innebär neddragningar av antalet vårdplatser. Detta tillsammans med bristen på sjuksköterskor, vilken är större än vanligt, kan innebära problem för sjukhuset att hålla uppe produktionen. För att långsiktigt säkra bemanningen av grundutbildade sjuksköterskor har sjukhuset infört en tvåårig lönesatsning samt kommer från hösten införa ett traineeprogram för nyutbildade sjuksköterskor. Antalet inkomna remisser till sjukhuset är en faktor som påverkar möjligheten att klara kömiljarden. I det följande presenteras en övergripande bild av remissinflödet till Akademiska sjukhuset under perioden januari till april Knappt 900 fler inkomna remisser under januari till april jämfört med föregående år Under perioden januari till april 2013 inkom det knappt 900 fler konsultationsremisser till sjukhuset jämfört med motsvarande period Flest konsultationsremisser går till NEURO och MTH (se diagram 1). Trenden är att KB, MTH och NEURO har haft ett ökat inflöde av remisser medan KIR och 1 Data för mars och april är hämtade ur Business Objects den 15:e april resp. 6:e maj. Slutdatum för rapportering till Väntetider i vården är den 20:e varje månad. Därmed kan det ovan presenterade resultatet skilja sig från det till Väntetider i vården rapporterade resultatet.

77 3(16) DAT haft ett tämligen konstant inflöde av remisser. PSYK har haft ett tämligen konstant inflöde av remisser men jämfört med 2012 har antalet remisser 2013 ökat med närmare 12 procent. 2 Diagram 1: Antalet inkomna konsultationsremisser (jan-apr samtliga år) DAT KIR KB MTH NEURO PSYK Jämfört med januari till april 2012 har under samma period 2013 MTH (+578), PSYK (+424), KB (+243), DAT (+234) och KIR (+62) haft en ökning vad gäller antalet inkomna konsultationsremisser medan NEURO (-645) har haft en minskning. Diagram 2: Procentuell förändring av antalet inkomna konsultationsremisser januari till april % DAT KIR KB MTH NEURO PSYK AS totalt -4 De största ökningarna av antalet inkomna remisser återfinns inom verksamhetsområdena intern- och lungmedicin (+359), kvinnosjukvård (+301), specialmedicin (+292), urologi (+230), affektiva sjukdomar (+199) och akutsjukvård (+167). 2 Uttaget av data angående mottagna konsultationsremisser gjordes ur Business Objects den 3 maj De redovisade uppgifterna avser remisser med statusen avvisad, makulerad, obedömd, bedömning pågår, bedömd, på väntelista, bokad, osignerade svar finns, svar finns, avslutad och avregistrerad.

78 4(16) Inflödet av remisser har minskat framförallt till verksamhetsområdena öron-, näs och halssjukdomar (- 375), ortopedi (-241), neurologi och strokevård (-165), handkirurgi (-108) och länslogopedi, sjukgymnastik och arbetsterapi (-93). Nybesök kommentarer från Akademiska sjukhusets divisioner Kirurg- och onkologdivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Prognos antal väntande patienter Prognos andel inom 60 dagar Handkirurgi 67 % 60 % 76 % 79 % % Kirurgi 87 % 84 % 94 % 94 % % Ortopedi 33 % 34 % 45 % 53 % % Urologi 94 % 94 % 98 % 99 % % Onkologi 95 % 93 % 97 % 97 % % Totalt kirdiv 59 % 59 % 68 % 74 % % 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Hittills 2013 har måluppfyllelsen för kömiljarden och vårdgarantin förbättrats ytterligare samt antalet väntande till nybesök fortsatt att minska. Det är framförallt ortopeden som har problem med att klara kömiljardsmålen men de har förbättrat sina siffror de senaste månaderna däremot har handkirurgen försämrat sina siffror vilket behöver analyseras vidare. Den främsta orsaken till de långa väntetiderna till nybesök är långa väntetider till operation. Ortopedens förbättring beror till stor del på en ökning av elektiva nybesök med 18 procent hittills i år jmf Planen är att fortsätta att öka produktionen under resten av Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? 1) Väntelistan genomlyses kontinuerligt inom samtliga områden. 2) Extra mottagningar på kvällstid/helger för att minska köerna. 3) Fokus på mottagningarnas produktionsstyrning för att möjliggöra produktionsökningar. Nytt produktionsstyrningsverktyg (ProVer) införs under våren 2013 och är obligatoriskt för samtliga medicinska sektioner. 4) Öka slussning av patienter till andra vårdgivare under förutsättning att finansiering sker via extra köpengar. 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? 1) Genomgång av väntelista pågår kontinuerligt. 2) Under våren fortsätter vi med extra mottagningar inom flera sektioner. 3) Produktionsstyrning pågår kontinuerligt och ger löpande effekt. 4) Krävs beslut på att en del av de extra köpengarna avsetts till ökad slussning av framförallt ortopedpatienter. 4. Föranleder köns utveckling någon permanent långsiktig förändring i vårdproduktionen - i så fall vilka? I nuläget ej aktuellt.

79 5(16) 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter den 31 december 2013 Prognosen är att vi kommer att fortsätta minskningen av antalet väntande under 2013 och därmed förbättra måluppfyllelsen för kömiljarden. Kirurg- och onkologdivisionen planerar att fortsätta öka produktionen under 2013 för att om möjligt klara målen för kömiljarden vid årets slut. Neurodivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Prognos antal väntande patienter Andel inom 60 dagar Neurokirurgi 50% 45% 63% 67% % Neurologi och strokevård 62% 58% 82% 79% % Plastik- och käkkirurgi 68% 57% 81% 76% % Smärtcentrum 74% 67% 94% 96% % Ögonsjukdomar 63% 67% 78% 83% % ÖNH 81% 78% 92% 94% % Totalt div 68% 66% 83% 85% % 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Neurokirurgi: Försämring jämfört med mars viss återhämtning beräknas under maj. Köläget något bättre än årets ingångsvärde och mars. Neurologi: Försämring jämfört med mars men beräknas vara bättre i maj. Kön har ökat sedan mars men ligger under årets ingångsvärde. Plastik- och käkkirurgi: Produktionen på väg uppåt men ökningen av antalet remisser gör att målet inte nås. Smärtcentrum: Hamnar under målet för kömiljarden men beräknas vara över igen i maj. Kön har ökat något jämfört med mars. Antalet remisser har ökat med cirka 10 procent jämfört med samma period förra året. Ögonsjukdomar: Liten ökning i april jämfört med mars, målet är att under våren nå 70 procent. ÖNH: Målet nås med råge i april. 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Neurokirurgi: En omfattande produktionsoptimering har skett under det senaste året och arbetet fortsätter även under Neurologi: Arbetet med produktionsplanering fortsätter och målet är att klara målen för kömiljarden och vårdgarantin under Plastik- och käkkirurgi: Arbetet med produktionsplanering fortsätter. Smärtcentrum: Nedgången bedöms som tillfällig. Ögonsjukdomar: Rekrytering har skett och det finns förhoppningar att vi hinner ikapp under våren 2013.

80 6(16) 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? Neurokirurgi: Förväntningarna har varit att en förbättring skulle ske under våren men detta har hittills förhindrats bl a av en omfattande brist på sköterskor. Denna brist kan även innebära en försämring i väntetiderna fortsättningsvis. Neurologi: Under första delen av Plastik- och käkkirurgi: Första delen av Ögonsjukdomar: Första delen av Föranleder köns utveckling någon permanent långsiktig förändring i vårdproduktionen - i så fall vilka? Neurokirurgi: Ett förbättrat läge skulle en ombyggnation av två operationssalar innebära, vilket framlagts till sjukhusledning. Neurologi: Fortsätter med tidigare produktionsplan. Full effekt av planeringen har ännu inte uppnåtts. Plastik- och käkkirurgi: Vi kommer att fortsätta arbetet med produktionsplanering där behov och resurser ska matchas på ett bättre sätt än idag. Ögonsjukdomar: Vi har fortsatt hög produktion. 5. Kommentar till prognosen på antalet väntande patienter per den 31 december 2013 De flesta verksamhetsområden beräknas klara målet på 70 procent men osäkerhet finns för Neurokirurgen pga riskerna för sköterskebrist. Kösituationen avseende nybesök vid Neurodivisionen jämfört med Total på hela divisionen är minskningen av produktionen -6,3 % under årets fyra första månader 2013 jämfört med samma period förra året och fördelat på respektive verksamhetsområde uppgår ökningen/minskningen enligt följande: Neurokirurgi -5,6 % Neurologi och strokevård -16,8% Plastik- och käkkirurgi +10,5 % Smärtcentrum +14,9% Ögonsjukdomar -8,4% ÖNH -10,2%

81 7(16) Nedan redovisas hur kön har utvecklats avseende c-läns- respektive utomlänspatienter. Antal väntande patienter Antal väntande patienter Antal väntande c-läns patienter Antal väntande c-läns patienter Antal väntande utomläns - patienter Antal väntande utomläns - patienter Neurokirurgi Neurologi och strokevård Plastik- och käkkirurgi Smärtcentrum Ögonsjukdomar ÖNH Totalt div Antalet väntande har minskat på divisionen totalt, för c-länspatienter och utomlänspatienter jämfört med föregående år. Förändringen per verksamhetsområde och divisionen totalt ser ut enligt följande: VO Totalt C-län Utomläns Neurokirurgi -9,6% -22,5% +1,6% Neurologi och strokevård -10,1% -8,0% -29,7% Plastik- och käkkirurgi 0,0% -2,9% +6,7% Smärtcentrum +4,5% +1,9% +21,9% Ögonsjukdomar -7,4% -4,5% -28,6% ÖNH -2,6% -5,4% +27,3% Neurodivisionen -5,4% -5,5% -4,7% Produktionen totalt på neurodivisionen minskar och detsamma gäller för köläget. Även antalet remisser minskar på totalnivå, se vidare under remissanalys i avsnittet under operation/ behandling. Medicin- och thoraxdivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april v.17 Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april v.17 Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april v.17 Prognos antal väntande patienter Prognos andel inom 60 dagar Hematologi, hud och reumatologi 35 % 31 % 75 % 72 % % Intern och lungmedicin 55 % 56 % 70 % 77 % % Kardiologi och klin fys 89 % 89 % 88 % 94 % % Specialmedicin 64 % 68 % 92 % 90 % % Totalt divisionen 60 % 47 % 77 % 77 % Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Specialmedicin: Egentligen inte bristande resurser, men har en del bristande rutiner som återspeglas i siffrorna (68%). Detta ska åtgärdas under maj månad. Lungallergi: Inga förändringar jämfört med mars-rapporten dvs. köerna uppstod under hösten 2012 pga. ett ökat antal remisser till allergin och vanliga lungmottagningen trots ett ökat antal läkarbesök totalt sett under året. Till detta kom minskad kapacitet år Hud: Minskad produktion från slutet av september 2012 beroende på pensionsavgångar bland överläkare. Minskningen bedömdes inte påverka mottagningens förmåga att se patienterna inom 60 dagar. Det tillkom sedan ytterligare neddragningar på läkarsidan i form av föräldraledighet och

82 8(16) sjukskrivning. Uttaget av forskningstid hade ackumulerats till slutet av Även inflödet av remisser från primärvården, främst från privata vårdgivare har ökat. Sammantaget har detta inneburit att målet för kömiljarden inte uppnåtts. Kard: Klarat kömiljardmålen 2013 (men ej 2012) tack vare prioriteringar av mottagningsverksamhet, minskat antal inställda mottagningar vid sjukdom, extra kvällsmottagning etc. Minskad produktion efter maj 2013 pga läkarbrist inom arytmologi kan dock leda till att vårdgaranti och kömiljardmål inte uppnås under resterande del av Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Lungallergi: Inga förändringar jämfört med mars-rapporten dvs. åtgärder i form av kvällsmottagningar, extra mottagningsveckor och skärpta rutiner för remissbedömning. Vi har redan en stor frekvens direktbesvarade remisser på vanliga lungmottagningen vilket i sig är resurskrävande (granskning av röntgenbilder mm). Bland remisserna till allergimottagningen har vi börjat svara med konkreta rekommendationer om vilken utredning som kan/bör göras i primärvården. Vi kommer också att uppdatera redan befintliga vårdprogram som innehåller riktlinjer kring vad som ska remitteras till lung- och allergi. En del återbesök på allergin kommer att ersättas med sjuksköterskebesök. Hur det påverkar den totala kösituationen är dock oklart. I första skedet är det framförallt en kompetenshöjande åtgärd men i senare skede kan det få en positiv inverkan på kösituationen. Väldigt beroende av en jämn läkartillgång och hösten 2013 är oviss. En specialistläkare och en STläkare slutar. En bit in på 2014 blir det bättre då ST-läkare som är under utbildning börjar komma tillbaka från sina randningar. Kompenserar till viss del genom att anställa så erfarna underläkare som möjligt så att övrig verksamhet flyter på och överläkarna kan ägna sig mer åt öppenvård. Hud: Planerade åtgärder är att minska köerna genom sjuksköterskebesök (vissa återbesök). PM till primärvården för att minska inflödet av remisser är skrivet och publicerat i kvalitetshandboken inom Primärvården. Chefsläkaren i primärvården har kontaktat läkemedelsenheten vid landstingets ledningskontor då följsamhet till PM:et kommer att innebära en läkemedelskostnad på kr/månad för primärvården inkl. privata vårdgivare. Telemedicinska ronder har återinförts i Heby, Östervåla samt Gimo. Primärvården är tillfrågad om intresse finns för att utöka teledermatologiska ronder till fler vårdcentraler. Den ökade läkemedelskostnaden för primärvåren kommer att vägas upp av minskat antal biopsier som blir effekten av teledermatologiska ronder. Kvällsmottagningar är planerade med start i maj. Extra mottagningar är planerade med start i maj. Tre extramottagningar lördagar, två i mars månad samt en i början av april är avklarade. Har haft effekt på antal mottagningsbesök men tyvärr inte på väntetiden till nybesök. Ansökan om att få ta del av extra satsade pengar för att anställa ytterligare läkare har skrivits och beviljats. Hoppas på nyanställning så snart som möjligt. Räknar med start 1/ När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? Lungallergi: Inga förändringar jämfört med mars-rapporten dvs. om ingen extrasatsning sker, kommer kön att bestå en bra bit in på nästa år annars andra halvåret 2013 Hud: Extra kvällsmottagningar samt mer mottagning för underläkare kommer att ge 44 nybesök per månad. Det innebär att vi bör vara i fas första okt. Om primärvården handlägger keratoser enligt PM så innebär det en minskning med 100 patienter/månad. Skulle dessa två åtgärder, extra mottagningar samt minskat remissinflöde implementeras fullt ut så är vi i fas första augusti.

83 9(16) 4. Föranleder köns utveckling några permanenta långsiktiga förändringar i vårdproduktionen - i så fall vilka? Lungallergi: Tyvärr finns information som gör gällande att några snart färdiga specialister lämnar verksamhetsområdet. Hud: Se ovan. Erhållit medel för att kunna anställa ytterligare läkare. 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter den 31 december 2013 Lungallergi: Inga förändringar jämfört med mars-rapporten dvs. svårt att klara målet utan extra kösatsning. Hud: Om extrasatsningarna får den beräknade effekten kommer hud att kunna uppnå kömiljardens mål. Kvinno- och barndivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Pediatrik 74 % 82 % 88 % 91 % Kvinnosjukvård 81 % 79 % 97 % 97 % Totalt 79 % 80 % 94 % 95 % Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Pediatrik: Vi ligger stabilt och följer upp våra 90 dagars köer varje månad genom att rensa listorna dvs tar bort de som felaktigt står där (brukar ge runt 95% inom 90 dagar) och därefter) snarast ta in de <5% som väntat längre än 90 dagar. Kvinnosjukvård: Vi har haft ovanligt hög korttids frånvaro dels pga vanliga orsaker, och dels pga lägre bemanning på läkarsidan, vilket har lett till mindre mottagningens utrymme. 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Pediatrik: Se ovan. De åtgärderna brukar vara fullt tillräckliga. Kvinnosjukvård: Vi har fått möjlighet att driva kvällsmottagning som startas vecka När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? Pediatrik: De når full effekt varje månad. Kvinnosjukvård: Vi hoppas att effekten kan synas i juni månadens redovisning. 4. Föranleder köns utveckling några permanenta långsiktiga förändringar i vårdproduktionen - i så fall vilka? Pediatrik: Vi har ingen utveckling mot ökade köer. Vi räknar med att hålla oss inom de gränser som finns annars sätter vi in extra resurser där de behövs.

84 10(16) Kvinnosjukvård: Det behövs flera läkare för en mer jämn produktion. Rekrytering pågår 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter den 31 december 2013 Pediatrik: Vi kommer att uppfylla både vårdgaranti och kömiljard. Kvinnosjukvård: Om vi lyckas att rekrytera de läkare vi behöver, kommer vi att uppnå målet (på 90 procent 60 och 90 dagar vårdgaranti) i slutet av året. Psykiatridivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Prognos antal väntande patienter Prognos andel inom 60 dagar Vuxenpsykiatri 83 % 74 % 92 % 93 % % BUP (inom 30 dagar) 94 % 83 % 100 % 98 % % Totalt 85 % 75 % 93 % 94 % % 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Kraftigt ökat remissinflöde från neuropsykiatriska patienter samt en 30 procentig ökning av patienter som söker den psykiatriska akutmottagningen 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Se punkt 4 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? 4. Föranleder köns utveckling några permanenta långsiktiga förändringar i vårdproduktionen - i så fall vilka? Vi arbetar med prioriteringar inom Allmänpsykiatri och Neuropsykiatri samt med samordnade insatser med Primärvård, Kommun, Arbetsförmedling och Försäkringskassa vad gäller neuropsykiatriska patienter. Mottagningen för Unga vuxna har tagit över bedömningarna direkt i stället för via Remissoch konsultenheten. Kön för neuropsykiatriska patienter kommer inte att kunna kortas med befintliga resurser. 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter den 31 december 2013 Kraftigt ökat remissinflöde för neuropsykiatriska patienter Övrig kommentar Sedan tidigare finns ca 400 väntande patienter inom Neuropsykiatrin som inte finns med i prognosen ovan. Dessa patienter har haft ett nybesök/bedömningssamtal för att bedömning om behov av neuropsykiatrisk utredning. Vi gör dessa nybesök för att patienten inte ska stå i kö och vänta på en utredning som inte är aktuell. Om vi inte skulle göra på detta sätt så skulle vi få minst 400 patienter som omfattas av kömiljarden.

85 11(16) Operation/behandling - kommentarer från Akademiska sjukhusets divisioner Kirurg och onkologdivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Prognos antal väntande patienter Prognos andel inom 60 dagar Kirurgi 79 % 81 % 89 % 87 % % Ortopedi (exkl rygg) 48 % 48 % 60 % 63 % % Urologi 54 % 47 % 66 % 64 % % Ryggkirurgi 33 % 46 % 51 % 57 % % Handkirurgi 74 % 73 % 96 % 89 % % Totalt kirdiv 56 % 58 % 70 % 71 % % 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Väntetidssituationen förbättrades avsevärt under 2012 inom samtliga verksamhetsområden pga. en ökad produktion på operation men även pga. ökat antal nybesök. Tyvärr försämrades sedan måluppfyllelsen i början av 2013 pga. stora problem med stängda vårdplatser som beror på sjuksköterskebristen. I januari 2013 och stora delar av februari var en hel ortopedavdelning stängd vilket har inneburit att ortopeden i princip endast har gjort akuta operationer och dagkirurgi under årets första två månader. Problemen med stängda vårdplatser inom ortopedin påverkade även övriga verksamhetsområdens elektiva produktion då övriga vårdavdelningar vårdat fler akuta ortopedpatienter. Vi har nu lyckats öppna enligt plan på ortopeden igen vilket har inneburit kraftigt förbättrade siffror i mars-april jämfört med februari. Framförallt ryggkirurgin har förbättrat sina siffror avsevärt vilket till stor del beror på ökat antal nybesök. Vi har dock fortsatt stora problem med sjuksköterskebristen och läget inför sommaren är mycket bekymmersamt. För att klara köerna framöver är det absolut nödvändigt med en bra bemanning och hög beläggning på både våra vårdavdelningar och centraloperation. 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? 1) Väntelistan genomlyses kontinuerligt inom samtliga områden. 2) Sluss-in projekt på centraloperation som bl. a. innebär tidigare operationsstarter på morgonen. 3) Öka antalet seriedagar på centraloperation, dvs. göra flera likartade ingrepp på samma sal och dag. 4) Fokus på produktionsstyrning för att få ut ännu mer produktion per sal och tillgänglig personalresurs. Nytt produktionsstyrningsverktyg (ProVer) införs under våren 2013 och är obligatoriskt för samtliga medicinska sektioner. 5) Dagkirurgisk enhet har startats inom centraloperation för att förbättra det dagkirurgiska patientflödet. Har gett stora positiva effekter på den dagkirurgiska produktionen. 6) Divisionen behöver utöka sin operationskapacitet både i form av salar men även personal. Det pågår ett sjukhusövergripande projekt som skulle kunna bidra med att öka divisionens operationskapacitet. 7) Beslutat åtgärdspaket som gäller fr.o.m. hösten 2012, vilket bl. a. leder till tidigare operationsstarter, minskade bytestider och ökat operationssalsutnyttjandet. 8) Utöver ovanstående pågår det en rad åtgärder inom respektive verksamhetsområde, exempelvis extrasatsningar inom flera områden. 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt?

86 12(16) 4. Föranleder köns utveckling någon permanent långsiktig förändring i vårdproduktionen - i så fall vilka? Utvecklingen gick under 2012 åt rätt håll. Tyvärr försämrades läget i början av 2013 (jan-feb) pga. en stängd vårdavdelning på ortopeden men utvecklingen går nu åt rätt håll igen. Om divisionen lyckas hålla samtliga planerade vårdplatser öppna finns förutsättningar och åtgärder på centraloperation för att bättra läget ytterligare under resten av Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter per den 31 december 2012 Prognosen är att vi kommer att fortsätta minskningen av antalet väntande under 2013 och därmed förbättra måluppfyllelsen för kömiljarden. I och med att planen även är att öka antalet nybesök (fyller på operationskön) under 2013 kommer antalet väntande till operation inte minska lika mycket som produktionsökningen under året. Det finns planer som kommer att förbättra måluppfyllelsen för kömiljarden under året men detta förutsätter att kirurg- och onkologdivisionen sjuksköterskebrist får en snar lösning. Neurodivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Prognos antal väntande patienter Andel inom 60 dagar Neurokirurgi 52% 62% 69% 71% % Plastik- och käkkirurgi 85% 74% 98% 94% % Ögonsjukdomar 73% 74% 84% 88% % ÖNH 58% 55% 76% 70% % Totalt div 67% 66% 81% 80% % 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Neurokirurgi: Bättre utfall i april jämfört med mars, trots ökade köer, dock lägre än ingångsvärdet för året. Plastik- och käkkirurgi: Målet nås i april, produktionsökning har skett. Ögonsjukdomar: Målet nås för april. ÖNH: Något sämre jämfört med mars. Kön minskar jämfört med mars och ingångsvärdet för året. 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Neurokirurgi: En omfattande produktionsoptimering har skett under det senaste året och arbetet fortsätter under ÖNH: Återgång till normal verksamhet leder till förbättringar under När förväntas åtgärderna uppnå full effekt?

87 13(16) Neurokirurgi: Förväntningarna har varit att en förbättring skulle ske under våren men detta har förhindrats bl a av en omfattande brist på sköterskor. Denna brist kan även innebära en försämring i väntetiderna även under resten av året. ÖNH: Första delen av Föranleder köns utveckling någon permanent långsiktig förändring i vårdproduktionen - i så fall vilka? Neurokirurgi: Ett förbättrat läge skulle en ombyggnation av två operationssalar innebära vilket framlagts till sjukhusledning. ÖNH: Ökning av produktionen. 5. Kommentar till prognosen på antalet väntande patienter per den 31 december 2013 De flesta verksamhetsområden beräknas klara målet på 70% men osäkerhet finns för Neurokirurgen pga riskerna för sköterskebrist. Kösituationen avseende operation/behandling vid Neurodivisionen jämfört med Under årets fyra första månader 2013 har samtliga verksamhetsområden inom Neurodivisionen utom Ögon minskat sin produktion jämfört med samma period förra året. På hela divisionen är ökningen 8,7 % mycket tack vare att Ögon utgör en stor del av de totala antalet operationer. Fördelat på respektive verksamhetsområde uppgår ökningen/minskningen enligt följande: Neurokirurgi -2,8 % Plastik- och käkkirurgi -1,6 % Ögonsjukdomar +24,2 % ÖNH -2,7 % Nedan redovisas hur kön har utvecklats avseende c-läns- respektive utomlänspatienter. Antal väntande patienter Antal väntande patienter Antal väntande c-läns patienter Antal väntande c-läns patienter Antal väntande utomläns - patienter Antal väntande utomläns - patienter Neurokirurgi Plastik- och käkkirurgi Ögonsjukdomar ÖNH Totalt div

88 14(16) Antalet väntande har minskat på divisionen totalt, för c-länspatienter och utomlänspatienter jämfört med föregående år. Förändringen i procent per verksamhetsområde och divisionen totalt ser ut enligt följande: VO Totalt C-län Utomläns Neurokirurgi -19,1% -39,7% -12,8% Plastik- och käkkirurgi -6,6% -25,0% +64,5% Ögonsjukdomar -36,8% -38,2% -24,2% ÖNH -18,8% -21,8% +6,4% Neurodivisionen -25,1% -31,1% -4,6% Produktionen på neurodivisionen har ökat totalt men minskat på tre av fyra verksamhetsområden och köläget har minskat under året. Samtidigt har antalet remisser minskat totalt på divisionen, se vidare längre ned för remissanalys. Remissanalys Minskningen av antalet remisser totalt på divisionen under perioden jan-april 2013 jämfört med samma period förra året är -2,8 % för hela divisionen. Per verksamhetsområde ser det ut enligt följande: Neurokirurgi +1,2% Neurologi och strokevård -6,5% Plastik och käkkirurgi +4,9% Smärtcentrum +10,1% Ögonsjukdomar -2,2% ÖNH -10,2% Medicin- och thoraxdivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april v.17 Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april v.17 Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april v.17 Kardiologi och klin fys 63 % 57 % 63 % 73 % Thoraxkir och -anestesi 89 % 96 % 100 % 100 % Totalt divisionen 71 % 75 % 63 % 85 % Siffrorna för Thorax under mars månad är mycket osäkra då de precis har gått in i nya operationsmodulen och all data inte kommit med. 1. Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Kard: Brist på arytmologer - två föräldralediga, en pensionerad och en som slutade i september 2012 (nyrekrytering misslyckats). 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Kard: Kvällsmottagningar, timanställda pensionerade läkare. Internutbildning pågår. 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt?

89 15(16) Kard: Fr o m Föranleder köns utveckling några permanenta långsiktiga förändringar i vårdproduktionen - i så fall vilka? Kard: Nej 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter per den 31 december 2013 Kard: I bästa fall försämras inte läget ytterligare under Kvinno- och barndivisionen Kömiljard andel inom 60 dagar mars Kömiljard andel inom 60 dagar april Vårdgaranti andel inom 90 dagar mars Vårdgaranti andel inom 90 dagar april Antal väntande patienter mars Antal väntande patienter april Kvinnosjukvård 66 % 76 % 76 % 90 % Barnkirurgi 53 % 46 % 73 % 77 % Totalt 65 % 74 % 74 % 89 % Anledning till köns utveckling såsom ökad/minskad patientinströmning eller ökad/minskad produktion? Kvinnosjukvård: Återigen ett högt antal sjukskrivningar inom alla personalkategorier vilket har orsakat mycket problem. Men trots det och tack vare allas ansträngningar lyckades vi att höja andelen ingrepp inom 60 dagar. Detta har fungerat på kort sikt men tyvärr fattats det operationssjuksköterskor, och vi kan inte driva lika hårt i fortsättningen om vi inte får in mer personal och läkare. Barnkirurgi: Vi har haft svårt att få operationstider under året men gör nu en extrasatsning. 2. Vilka åtgärder kommer att vidtas i de fall avvikelser finns i relation till gränsvärdena för kömiljarden och vårdgarantin? Kvinnosjukvård: Vi måste rekrytera fler operationssjuksköterskor och fler gynekologer för en mer jämn produktion. Barnkirurgi: Kommer att operera mer då vi fått mer operationstid till detta. 3. När förväntas åtgärderna uppnå full effekt? Kvinnosjukvård: Förhoppningsvis under sen höst Barnkirurgi: Efter sommaren. 4. Föranleder köns utveckling några permanenta långsiktiga förändringar i vårdproduktionen - i så fall vilka? Kvinnosjukvård: Operations/behandlingskön är beroende av operationsutrymme, och operationsutrymme påverkas i sin tur av flera faktorer bl.a. nyttjandegraden av operationssalar, antal operationssjuksköterskor och läkare. Produktionsstyrning behöver ett bra verktyg som vi saknar idag (kommer förhoppningsvis). Beträffande läkarbemanningen kommer situationen att se bättre ut under hösten 2013, det kan dock var svårare att förutsäga utvecklingen på längre sikt. Barnkirurgi: Nej

90 16(16) 5. Kommentarer till prognosen på antalet väntande patienter per den 31 december Kvinnosjukvård: Målet är att klara av 60-dagars kravet på 80 och 100% i slutet av året. Barnkirurgi: Förhoppningsvis i balans vid den tidpunkten. Jan- Erik Sundquist Biträdande Sjukhusdirektör

91 Statusrapport vårdgaranti och kömiljard Lasarettet i Enköping Vårdgarantin Lasarettet i Enköping har klarat vårdgarantimålet 80 procent beträffande nybesökbesök årets första tre månader och preliminära siffror pekar på att det även uppnås i april. Gällande operation/behandling nåddes inte målet de första tre månaderna men de preliminära siffrorna indikerar en förbättring och att målet kan nås i april. Kön till nybesök har från årets början (decembers utfall) ökat med 380 patienter till 2390 väntande vilket till stor del skedde i januari och som fortfarande kvarstår. Ökningen har främst skett inom områdena handkirurgi, kirurgi, hud samt ögonsjukvård. Inom området ortopedi har antal väntande minskat varje månad och sammantaget med 150 patienter sedan årets inledning. Av de 2390 patienter som i april väntade på ett nybesök hos specialist hade 2048 patienter väntat mindre än 90 dagar 86 procent. Det är inom området ortopedi en något lägre nivå än målvärdet kan noteras. Antal väntande till operation/behandling har jämfört med årets inledning minskat med 240 patienter och av de 1366 patienter som i april väntade på operation/behandling hade 1049 patienter väntat mindre än 90 dagar - 77 procent. Det är till vissa ingrepp inom urologi och kirurgi som köer är längre. Se utfall för 2013 i bifogade grafer. Kömiljarden Nybesök Lasarettet i Enköping når inte målet för kömiljarden under årets första tre månader för nybesök och de preliminära siffrorna för april indikerar en oförändrad kösituation. Av de 2390 totalt väntande patienterna var det 1533 som väntat mindre än 60 dagar vilket ger en andel på 64 procent. Det är en förbättring med 4 procentenheter sedan årets inledning men i nivå med februari månads utfall. Problemområdet är främst ortopedi, handkirurgi, urologi, kirurgi men även ögon- och hudsjukdomar som i det preliminära utfallet ligger marginellt under målvärdet. Ungefär 34 procent av alla väntande utgörs av ortopedpatienter. Ögonmottagningen har under 2012 haft problem med väntetiderna, men har nu efter årsskifte kommit igång med utökad konsultläkarresurs. Det har medfört att man nu i princip nått målet att andelen patienter som väntat mindre än 60 dagar är > 70 procent. Vid senaste mätningen i april var andelen 69,49 procent. Med utökat antal mottagningsdagar till tre dagar per vecka, samt en aktiv produktionsplanering, beräknas målet att uppnås förutom under några sommarmånader. Hudmottagningen når i princip målet, då andelen vid senaste mätningen i april visar 69,39%. Kungsgatan Box 908 tfn vx fax org nr

92 2 (7) Det är ett resultat av att antalet mottagningsdagar numera följer planeringen bättre, dvs 2 dagar per vecka, samtidigt som man aktivt börjat arbeta med produktionsplanering. I likhet med ögonmottagningen befaras dock att man inte kommer nå målet under sommarmånaderna. Kardiologimottagningen har vänt en negativ trend, och uppnår redan nu i april målet 70 procent som väntat < 60 dagar. Arbetet med att förstärka mottagningsverksamheten fortsätter för att om möjligt bibehålla väntetiderna på rätt nivå. Det bör innebära en successiv ökning av andelen som väntat < 60 dagar, men med tanke på befintlig kösituation och sommarsituationen med reducerad mottagningsverksamhet, är det rimligt att anta att målet 70 procent som väntat < 60 dagar, inte kommer att nås förrän tidigast till hösten. För att motverka ovanstående inkl reducerad mottagning under sommaren, undersöks möjligheterna att kunna genomföra kvällsmottagningar under våren. Gällande handkirurgi förväntas vänteläget förbättras avsevärt inom de närmaste månaderna. Väntelistan inom urologi är i tidigare nivå med totalt 130 patienter varav 75 st väntat mindre än 60 dagar vilket motsvarar 58 procent. Det är en försämring med 19 procentenheter jämfört med december 2012 och med 18 procentenheter jämfört med januari. Utfallet beror på låg läkarbemanning, vilket ska förbättras då en ny urolog har rekryterats. Dessutom planeras en cystoskopimottagning som dels minskar belastningen på operationsavdelningen, dels bidrar till ökad effektivitet. Lasarettet räknar med att 100 cystoskopier i år ska utföras på mottagningen istället för på operationsavdelningen. För att förbättra kösituationen ytterligare planeras vidareslussning av 100 patienter inom urologi och 300 inom ortopedi till andra vårdgivare. I slussningen ingår även eventuell behandling och operation. Hittills har endast enstaka patienter slussats och effekterna på väntetiderna är ytterst marginella. Vänteläget inom ortopedi är oförändrat jämfört med mars, det vill säga 56 procent har väntat mindre än 60 dagar. Inom kirurgi har vänteläget förbättrats och lasarettet är nära att klara målet för kömiljarden. Totalt väntar 438 patienter varav 298 st väntat mindre än 60 dagar vilket motsvarar 68 procent. Det är en förbättring med tre procentenheter jämfört med föregående månad. Se utfall 2013 i bifogad graf. Behandling/operation Lasarettet i Enköping har under årets första tre månader inte lyckats nå målet när det gäller operation/behandling. De preliminära siffrorna för april indikerar att en förbättring skett men vår bedömning är att målnivån inte kommer att uppnås. Andel patienter som väntat mindre än 60 dagar i april är preliminärt 58 procent vilket är en försämring med 5 procentenheter sedan årets början. Den samlade väntelistan utgörs nu av 1366 patienter varav 625 st eller 46 procent finns inom ortopedi. Problemområdena vad gäller väntetider är främst urologi, kirurgi och ortopedi men även inom gynekologi.

93 3 (7) Kösituationen gällande operation/behandling inom handkirurgi har förbättrats under årets första fyra månader och bedöms i april klara målet för kömiljarden. Det försämrade vänteläget inom gynekologi är en följd av att operationstider för icke akuta gynekologiska operationer har begränsats till förmån för kirurgiska öppenvårdsoperationer i kombination med bemanningsproblem på grund av sjukskrivningar. Vänteläget ska förbättras inom den närmaste månaden. Framöver förväntas kösituationen till operation/behandlig generellt att förbättras avsevärt eftersom lasarettet kraftsamlar på att arbeta för bättre flöden och en tydlig produktionsplanering. Som ett led i det arbetet har flaskhalsar identifierats. Eftersom operationsavdelningen är den främsta flaskhalsen inom kirurgisk verksamhet ska således volymen på mottagningen kopplas till operationsavdelningen. Om exempelvis endast 17 protesoperationer kan utföras per vecka och två tredjedelar av alla remisser leder till operation ska mottagningen ta emot cirka 23 patienter exklusive återbesök. Att ta emot fler patienter på mottagningen leder endast till köer byggs mellan mottagning och operation, vilket inte gagnar patienterna. Det finns dock risk för att köerna till nybesök ökar och därför behövs ett bättre samarbete inom landstinget med möjlighet till omriktning av remisser för att ledig kapacitet hos olika vårdgivare ska nyttjas optimalt. Under hösten har lasarettet även bättre förutsättningar att korta väntetiderna till operation/behandling eftersom ombyggnation av operationsavdelningen då är slutförd och ytterligare en operationssal kan tas i bruk. En bidragande orsak till lägre produktionstakt på operationsavdelningen är att flera operatörer, både inom kirurgi och inom ortopedi, är under utbildning vilket leder till längre operationstider. Möjligheterna till läkarutbyte med Akademiska sjukhuset har undersökts och när det gäller fotkirurgi har samarbete påbörjats. Urologin har under en tid besvärats av allt längre operationsköer, vilket främst beror på bemanningsproblem. Urologpatienter har slussats vidare, men inte i tillräcklig omfattning för att uppnå balans. Inom urologin måste även läkartider prioriteras för återbesök/cancerkontroller på mottagningen, vilket inverkar negativt på väntetiden till behandling. Kirurgin ligger under målnivån främst inom områdena gallkirurgi och ljumskbråck. Ortopedin har besvärats av inställda operationer på grund av ventilationsproblem på två operationssalar. När det gäller proteskirurgi och knäledsartroskopi har vänteläget förbättrats. De preliminära siffrorna visar att av de totalt 343 patienter finns på väntelistan till knäledsartroskopi, byte av höftled samt knäled har procent väntat mindre än 60 dagar och procent har väntat mindre än 90 dagar. Se utfall 2013 i bifogade grafer Thomas Ericson Sjukhuschef

94 Utfall vårdgaranti 2013 (april preliminär) Vårdgaranti nybesök < 90 dagar 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Vårdgaranti operation/behandling < 90 dagar 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

95 Utfall kömiljard 2013 (april preliminär) Kömiljarden nybesök < 60 dagar 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kömiljarden operation/behandling < 60 dagar 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

96 6 (7) Utfall operationsväntelista och väntetid 2013 (april preliminär) Antal väntande och väntetid totalt > Antal väntande och väntetid inom ortopedi >

97 7 (7) Antal inkomna remisser till Kirurgiskt centrum, lnskirurgi januari t o m december 2013 och 2012 Totalt antal inkomna remisser under 2013 Månad Kirurgi Urologi Handkir Ortopedi varav artros Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa Totalt antal inkomna remisser till länskirurgin under Totalt antal inkomna remisser under 2012 Månad Kirurgi Urologi Handkir Ortopedi varav artros Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa Totalt antal inkomna remisser till länskirurgin under

98

99 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Kök för patientmat Akademiska sjukhuset Förslag till beslut - att Landstingsservice får i uppdrag att projektera tillagningskök för patientmat på Akademiska sjukhuset med placering i enlighet med tidigare beslut i produktionsstyrelsen , 4. - att Landstingsservice får i uppdrag att i samråd med Akademiska sjukhuset vidare utreda genomförbarhet, matkvaliet till patient och eventuella ytterligare hanteringskostnader för à la carte-modellen (Alternativ E i bilaga). - att Landstingsservice koordinerar projekteringen dels i enlighet med pågående FMutredning dels med ombyggnadsplaneringen för Framtidens Akademiska - att Landstingsservice i samband med projekteringen av ett tillagningskök vid Akademiska sjukhuset genomför en miljökonsekvensbeskrivning - att Landstingsservice får nyttja Tkr för projekteringsarbetet - att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q att begära att landstingstyrelsen sluter avtal med kostnämnden för leveranser av patientmat till Akademiska sjukhuset efter den 31 december 2014 fram till det att tillagningsköket tas i drift. Ärendet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i februari 2013 att uppdra åt Landstingsservice (LSU) att genomföra en utredning av kök för patientmat på Akademiska sjukhuset med placering i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang i hus S1 på sjukhusområdet. Utredningen skulle redovisa kostnaden för tre alternativa lösningar: tillagningskök, mottagningskök och mottagningskök förberett för omställning till tillagningskök. I utredningen skulle LSU också redovisa investeringskostnaden för de olika köksalternativen samt måltidskostnaden per dygn i jämförelse med dagens kostnad. Den utredning som LSU har genomfört, Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, presenteras i sin helhet i bilaga till detta ärende. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

100 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Alternativ Sammanfattning av utredningen Nedan presenteras en sammanfattning av LSU:s utredning där olika alternativ, A E, redovisas. Tillagningskök är alternativ A och tillagningskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i redovisningen av nuvarande kostnad. Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Produktionssystem Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostnaden är lägre än idag. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

101 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Alternativ E uppvärmning på avdelningen innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Detta alternativ ger också störst besparing jämfört dagens lösning. Mot bakgrund av detta är det intressant att i det fortsatta arbetet ytterligare belysa genomförbarheten av detta alternativ, vilken matkvalitet som kan levereras samt vilka konsekvenser denna modell för med sig i hanteringen på vårdavdelningarna. Kostnadsbedömning Investeringskostnaden för alternativ E uppgår till 69 Mkr. Jämfört med alternativ A tillagningskök med leverans av mat till avdelningarna i vagnar för uppvärmning är investeringskostnaden 2 Mkr lägre. Orsaken till detta är att vagnar för uppvärmning av mat är dyrare än anpassning av kylmöjlighet och uppvärmning lokalt i de olika avdelningsköken som alternativ E innebär. Kostnadsbedömning av projekteringen uppgår till Tkr Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostnaden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Samråd Samråd sker med Akademiska sjukhuset. Kopia till: Landstingsstyrelsen Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Kostnämnden Bilaga 48 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

102 Ärende Dnr PS Produktionsstyrelsen Kök för patientmat Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att att att att att Landstingsservice får i uppdrag att projektera tillagningskök för patientmat på Akademiska sjukhuset med placering i enlighet med tidigare beslut i produktionsstyrelsen , 4. Landstingsservice får i uppdrag att i samråd med Akademiska sjukhuset vidare utreda genomförbarhet, matkvaliet till patient och eventuella ytterligare hanteringskostnader för à la carte-modellen (Alternativ E i bilaga). Landstingsservice koordinerar projekteringen dels i enlighet med pågående FM-utredning dels med ombyggnadsplaneringen för Framtidens Akademiska Landstingsservice i samband med projekteringen av ett tillagningskök vid Akademiska sjukhuset genomför en miljökonsekvensbeskrivning Landstingsservice får nyttja Tkr för projekteringsarbetet att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q att begära att landstingstyrelsen sluter avtal med kostnämnden för leveranser av patientmat till Akademiska sjukhuset efter den 31 december 2014 fram till det att tillagningsköket tas i drift. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

103 2 (4) Ärendet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i februari 2013 att uppdra åt Landstingsservice (LSU) att genomföra en utredning av kök för patientmat på Akademiska sjukhuset med placering i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang i hus S1 på sjukhusområdet. Utredningen skulle redovisa kostnaden för tre alternativa lösningar: tillagningskök, mottagningskök och mottagningskök förberett för omställning till tillagningskök. I utredningen skulle LSU också redovisa investeringskostnaden för de olika köksalternativen samt måltidskostnaden per dygn i jämförelse med dagens kostnad. Den utredning som LSU har genomfört, Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, presenteras i sin helhet i bilaga till detta ärende. Sammanfattning av utredningen Nedan presenteras en sammanfattning av LSU:s utredning där olika alternativ, A E, redovisas. Tillagningskök är alternativ A och tillagningskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i redovisningen av nuvarande kostnad. Ekonomisk sammanställning: Alternativ Produktionssystem Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem ,9

104 3 (4) Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostnaden är lägre än idag. Alternativ E uppvärmning på avdelningen innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Detta alternativ ger också störst besparing jämfört dagens lösning. Mot bakgrund av detta är det intressant att i det fortsatta arbetet ytterligare belysa genomförbarheten av detta alternativ, vilken matkvalitet som kan levereras samt vilka konsekvenser denna modell för med sig i hanteringen på vårdavdelningarna. Kostnadsbedömning Investeringskostnaden för alternativ E uppgår till 69 Mkr. Jämfört med alternativ A tillagningskök med leverans av mat till avdelningarna i vagnar för uppvärmning är investeringskostnaden 2 Mkr lägre. Orsaken till detta är att vagnar för uppvärmning av mat är dyrare än anpassning av kylmöjlighet och uppvärmning lokalt i de olika avdelningsköken som alternativ E innebär. Kostnadsbedömning av projekteringen uppgår till Tkr Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostnaden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Samråd Samråd sker med Akademiska sjukhuset. Kopia till: Landstingsstyrelsen Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset

105 4 (4) Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Kostnämnden Bilagor Bilaga 1. Kök för patientmat Akademiska sjukhuset (förslag till beslut från Landstingsservice) Bilaga 2. Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping

106 1 (4) Dnr LSU Ledning Thord Hägg Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Förslag till beslut Kök för patientmat Akademiska sjukhuset Bifogat redovisas utredningen avseende kostnader för patientmat i de tre alternativen: Tillagningskök Mottagningskök Mottagningskök förberett för produktion I enlighet med uppdraget från produktionsstyrelsen i februari 2013 (PS 4). Utifrån utredningen lämnar Landstingsservice följande förslag till beslut. Produktionsstyrelsen föreslås besluta att att att Landstingsservice får i uppdrag att genomföra projektering av nytt kök för tillagning av patientmat på Akademiska Sjukhuset med placering i enlighet med beslut i PS , 4.Projektering ska utföras så att produktionen av patientmat kan förberedas för enportionslösning med uppvärmning på de olika avdelningarna. Landstingsservice koordinerar projekteringen dels i enlighet med pågående FM-utredning dels med ombyggnadsplaneringen för Framtidens Akademiska Landstingsservice får nyttja Tkr för projekteringsarbetet att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i februari 2013 att uppdra åt Landstingsservice att genomföra en utredning av kök för patientmat på Akademiska sjukhuset. Utredningen skulle redovisa kostnaden vid de tre alternativen, produktion, mottagning samt mottagningskök förberett för tillagning. Kostnaderna skulle redovisas i jämförelse med dagens situation. Utredningen bifogas, se bilaga. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

107 2 (4) Sammanfattning av utredningen De olika alternativen redovisas i alternativ A E, där produktionskök är alternativ A och produktionskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från Kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i kostnaden idag. Ekonomisk sammanställning Alternativ Produktionssystem Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2

108 3 (4) Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostanden är lägre än idag. Alternativ E uppvärmning på avdelningen innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Alternativet är det som ger störst besparing jämfört dagens alternativ, varför Landstingsservice förordar alternativ E, för Akademiska sjukhuset. Kostnadsbedömning Investeringskostnaden redovisas för alternativet och uppgår till 69 Mkr, jämfört med alternativ A tillagningskök med leverans av mat till avdelningarna i vagnar för uppvärmning är 2 Mkr lägre. Orsaken är att vagnar för uppvärmning av mat är dyrare än anpassning av kylmöjlighet och uppvärmning lokalt i de olika avdelningsköken. Kostnadsbedömning av projekteringen uppgår till Tkr Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostanden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Samråd Samråd sker med Akademiska sjukhuset. Sammanfattning att att att Landstingsservice får i uppdrag att genomföra projektering av nytt kök för tillagning av patientmat på Akademiska Sjukhuset med placering i enlighet med beslut i PS , 4. Projektering ska utföras så att produktionen av patientmat kan förberedas för enportionslösning med uppvärmning på de olika avdelningarna. Landstingsservice koordinerar projekteringen dels i enlighet med pågående FM-utredning dels med ombyggnadsplaneringen för Framtidens Akademiska Landstingsservice får nyttja Tkr för projekteringsarbetet att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q3 2013

109 4 (4) Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice Bilaga Utredning fördjupad förstudie kök för patientmat

110 Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Produktionsstyrelsen Sidan 1 av 10

111 Innehållsförteckning Sid Sammanfattning 3 Metod 3 Bakgrund/Uppdrag 3 Avgränsningar 4 Förutsättningar 4 Alternativa lösningar 5 Ekonomisk sammanställning 10 Sidan 2 av 10

112 Sammanfattning Landstingsservice har på uppdrag av Produktionsstyrelsen värderat de ekonomiska effekterna utifrån nybyggnation av kök vid Akademiska sjukhuset samt som ett tilläggsuppdrag på motsvarande sätt värderat kostnadseffekterna av att åter öppna köket vid Lasarettet i Enköping. Syftet med utredningen har varit att belysa investeringskostnaden, men framförallt vilken måltidskostnad som erhålls vid byggnation av ett nytt mottagningskök alternativt produktionskök vid Akademiska sjukhuset och på motsvarande sätt göra samma värdering för att åter öppna befintligt produktionskök vid Lasarettet i Enköping. Utredningen och de olika alternativen belyser effekten av att producera och leverera patientoch restaurangvolymer till Akademiska sjukhuset alternativt till både Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, samt utifrån tilläggsuppdraget att producera Enköpings måltidsvolymer vid Lasarettet i Enköping. Resultatet av alternativa måltidskostnader jämförs med nuvarande kostnader från den gemensamma kostnämnden för Landstinget i Uppsala län och Västmanlands län. Utredningen har inte gjort någon värdering om vilken produktionsmetod som är mest lämplig i det nya köket utan har för jämförbarhetens skull i alternativen A-C utgått ifrån den metod som gäller idag. Resultatet av utredningen visar att investeringskostnaden vid Akademiska sjukhuset uppgår till 72 miljoner kronor alternativt 46 miljoner kronor beroende på val mellan produktionseller mottagningskök. Byggnadsytan för ett mottagningskök är ca 50 % av ett produktionskök, vilket gör att vid val av detta alternativ så tas möjligheten till produktion i framtiden bort. I samtliga alternativ med utgångspunkt från Akademiska sjukhuset så visar utredningen på en lägre måltidskostnad mätt per dagsportion jämfört med dagens kostnad. De största effekterna ges om det nya köket producerar och levererar samtlig måltidsvolym till såväl Akademiska sjukhuset som till Lasarettet i Enköping. Vidare så visar utredningen att investeringskostnaden för att öppna befintligt kök för produktion vid Lasarettet i Enköping uppgår till 6 miljoner kronor. Måltidskostnaden mätt per dagsportion blir dock drygt 50 % högre jämfört med dagens kostnad. Slutligen redogörs för effekterna av ett à la carte koncept som med fördel kan användas i ett framtida FM-koncept, men även för implementering enligt nuvarande arbetsfördelning mellan service- och vårdpersonal. Kostnadsmässigt ger detta alternativ den klart lägsta måltidskostnaden per dagsportion. Metod Utredningen baseras på sedan tidigare under 2012 gjorda utredningar av White arkitekter och från lång tids erfarenhet av kostverksamhet som Christina Edling, kostcontroller och Per Gunnar Sjöström, administrativ chef vid Landstingsservice innehar. Dessutom har vissa uppgifter stämts av med specialister inom området. Bakgrund/Uppdrag Produktionsstyrelsen beslutade att fastställa förslag till placering av nytt kök i enlighet med utredningens förordade alternativ 3, vilket innebär att ny byggnad ansluts till nuvarande restaurang i hus S1 vid Akademiska sjukhuset. Sidan 3 av 10

113 I samband med beslutet fick Landstingsservice i uppdrag att starta förstudie om ett nytt kök för patientmat utifrån tre alternativa lösningar; A. Tillagningskök B. Mottagningskök C. Mottagningskök förberett för omläggning till tillagningskök Placeringen av köket ska utgå från ovan med anslutning till kulvert och ska utformas så att produktionen också kan omfatta eventuell leverans av mat till Lasarettet i Enköping samt för personalmat att eventuellt serveras i befintlig personalrestaurang vid Akademiska sjukhuset. Förstudien ska redovisa investeringskostnaden för de olika alternativen och måltidskostnaden per dygn med jämförelse mot dagens kostnad. Förstudien ska koordineras med den beslutade utredningen om FM-tjänster så att hanteringen av patientkost sker med optimal koppling till ett framtida FM-koncept på sjukhusen. Produktionsstyrelsens uppdrag till Landstingsservice innefattar att bjuda in till en hearing för matproducenter om vilka krav olika matlagningstekniker ställer på ett kök och övriga vårdlokaler. Som tillägg till ovan beskrivna uppdrag beslutade Produktionsstyrelsen att ge Landstingsservice i uppdrag att göra en kostnadsberäkning för att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping, nedan paginerad som alternativ D. Uppdraget innebär att redovisa investeringskostnaden för att öppna köket och redovisa måltidskostnaden per dygn med jämförelse mot dagens kostnad, samt att ge en beskrivning av eventuella för- och nackdelar med lokal produktion med avseende på logistik, beställningstider och kosthantering. Avgränsningar Eventuell hearing för matproducenter bör ske efter beslut om vilken typ av kök som ska byggas och tas därmed inte upp i denna rapport. Utredning om facility managementtjänster ska presenteras under kvartal 3/2013 och ligger inte i fas med denna rapport, dock lämnas för jämförbarhetens skull ett förslag på ett koncept genom presentation av metod och måltidskostnad för ett enportionssystem dukat på tallrik som passar bra hanteringsmässigt i ett FM-koncept. Förutsättningar Redovisningen utgår från kallmatsproduktion enligt cook chill metoden i samtliga alternativ exklusive alternativ D vid Lasarettet i Enköping där varmmatsproduktion med fördel kan rekommenderas. Utgångspunkten för kallmatsproduktion vid Akademiska sjukhuset är att jämförelse ska kunna göras med dagens produktionsmetod samt mot bakgrund av att rekommenderade varmhållningstider innan servering är svår att klara av. Detta har medfört att utvecklingen i moderna kök gått mot kallmatsproduktion som säkerställer att näringskedjan håller en hög kvalitet. Kallmatsproduktion innebär att maten tillagas traditionellt och att den därefter snabbt kyls ner och förvaras kyld i 3-4 grader tills den ska värmas upp på avdelningen. Sidan 4 av 10

114 Med en koppling till ett framtida FM-koncept, nedan paginerad som alternativ E, redovisas dessutom förutsättningarna för tillagningskök med produktion vid Akademiska sjukhuset utifrån en enportionslösning enligt à la carte. Driftkalkylerna omfattar personalkostnader för produktion, men inte för servering på avdelning eller i restaurang, vilket är jämförbart med dagens situation. Driftkalkylerna redovisar kostnad/dagsportion jämfört med faktisk kostnad från 2012 exklusive erhållen rabatt mot bakgrund av att rabatten ses som extraordinär och tillfällig samt att ordinarie prislista därmed inte har påverkats. Utöver detta så har Akademiska sjukhusets inköp av tillbehör från annan leverantör än kostnämnden i Västerås exkluderats. Dagsportion innehåller lunch inkl dessert, middag och livsmedel för frukost samt mellanmål. I samtliga alternativ ingår livsmedelsförråd för packning av livsmedel till avdelningars frukost och mellanmål. FM-utredningen som presenteras under hösten 2013 kommer att förtydliga effekterna för avdelningspersonal vid införande av servering på avdelningen, dock beräknas marginellt tillkommande effekter för Akademiska sjukhuset jämfört med dagens produktions- och leveranssystem. För Lasarettet i Enköping tillkommer arbetsmoment med portionering och diskning för avdelningspersonalen med anledning av att särskild dedikerad kökspersonal saknas idag. Alternativa lösningar A. Tillagningskök vid Akademiska sjukhuset Produktionen omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och leveranser av restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Produktionsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Leverans till Blå Korset vid Akademiska sjukhuset kan ske enligt cook serve metoden (varmmatsproduktion) i och med att rekommenderade varmhållningstider kan hållas. Byggnadsytan är beräknad till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 72 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 7 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 186 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 0,4 miljoner kronor. Vid tillägg av produktion och leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 5 av 10

115 är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 177 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 3,1 miljoner kronor. B. Mottagningskök vid Akademiska sjukhuset Leveranserna omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Måltidsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Ingen produktion sker i mottagningsköket förutom tillagning av specialkost. Leverans sker till mottagningsköket av färdiglagad mat från externt produktionskök. Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Restaurangmåltiderna till Blå Korset värms upp i ugnar. Potatis, ris etc. tillagas på plats i restaurangen. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 46 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 37 miljoner kronor Inventarier 3 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster inkluderat personal vid ett externt produktionskök en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 178 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 2,5 miljoner kronor. Vid tillägg av leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 170 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 5,2 miljoner kronor. C. Mottagningskök förberett för omläggning till tillagningskök vid Akademiska sjukhuset Leveranserna omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Måltidsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Ingen produktion sker i mottagningsköket förutom tillagning av specialkost. Leverans sker till mottagningsköket av färdiglagad mat från externt produktionskök. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 6 av 10

116 Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Restaurangmåltiderna till Blå Korset värms upp i ugnar. Potatis, ris etc. tillagas på plats i restaurangen. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 68 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 3 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster inkluderat personal vid ett externt produktionskök en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 184 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 0,9 miljoner kronor. Vid tillägg av leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 174 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 3,7 miljoner kronor. Jämfört med alternativ B redovisas en lägre kostnadsminskning beroende på högre hyreskostnad med anledning av en till ytan dubbelt så stor byggnad. D. Tillagningskök vid Lasarettet i Enköping för produktion av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping. Produktionsvolymen uppgår till ca 160 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 65 restaurangmåltider/dag på vardagar. Det befintliga tillagningsköket vid lasarettet rustas upp och produktion av måltider sker till patienter och personal på sjukhuset. Varmmatsproduktion (konventionell matlagning) kan användas då varmhållningstiden inte är lika lång som på ett större sjukhus. Maten tillagas, portioneras och läggs upp på tallrik av kökspersonal. Investeringen för att öppna upp befintligt tillagningskök uppgår till totalt 6 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 5 miljoner kronor Inventarier/vagnar 1 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå och med en bemanning om 8 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Lasarettet i Enköping om kronor 289 att jämföra med dagens kostnad 188. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsökning med ca 2,9 miljoner kronor. Lokal matproduktion En måltid är inte bara intag av näringsämnen utan kan dessutom vara en del av den medicinska behandlingen. Något som lyfts fram som ett positivt exempel enligt social- 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 7 av 10

117 styrelsen är när sjukhusens kostverksamhet bemannar sjukvårdsavdelningens kök och därmed ger bättre möjlighet till att skapa nära kontakt med patienter och vårdpersonal. Detta samarbete kan ske mer naturligt om det finns ett lokalt kök att tillgå och det kan då skapa förutsättningar för en bra dialog mellan parterna. Att ha ett eget kök kan även bidra till trygghet hos avdelningspersonal då det går snabbare att beställa önskekoster och specialkoster, ledtiderna blir inte så långa vid avvikelser. Detta gäller även för livsmedel om ett behov uppstår akut då köket finns inom räckhåll. Detta leder till ökad nöjdhet och säkerhet för patienten. Behovet av väl fungerade kommunikation och korta beslutsvägar mellan vårdavdelningar och sjukhuskök uppmärksammas särskilt från verksamheten i och med att detta medverkar till att köket ska kunna tillgodose snabba justeringar och lösningar för individens behov. Ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning kan även stärka varumärket för Lasarettet i Enköping. E. Tillagningskök enligt à la carte metoden vid Akademiska sjukhuset Produktionen omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och leveranser av restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Produktionsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Á la carte-konceptet bygger på att patienten erhåller en större frihet till måltidsval från en meny av ca 20 olika rätter jämfört med dagens koncept där matsedeln omfattar möjlighet till val av 3 olika rätter plus ett vegetariskt alternativ. Systemet är flexibelt med antalet olika måltider, däremot kan det av praktiska skäl vara lämpligt att hålla sig till ca 10 olika måltider per dag. De patienter som inte behöver någon specialkost och som inte vårdas någon längre tid, väljer mat från en à la carte-meny. Maten tillagas i produktionsköket enligt cook chill metoden men portioneras i en engångsform som sedan på ett smidigt sätt kan lyftas över till en porslinstallrik. Den portionsförpackade maten transporteras till avdelningarna där de förvaras i kylskåp och värms upp i mikrovågsugn när patienten önskar äta. Konceptet innebär att en måltid kan serveras vid önskad tidpunkt dygnet runt på avdelningen. Modellen passar inte för alla koster och patientkategorier som geriatrik, psykavdelningar och barn, utan den patientkategorin kan serveras måltider enligt det traditionella sättet med brickdukning och med uppvärmning av maten i vagnen. Produktion och leverans till Blå Korset vid Akademiska sjukhuset kan ske enligt cook serve metoden (varmmatsproduktion) i och med att rekommenderade varmhållningstider kan hållas. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 69 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 7 miljoner kronor Avdelningskök 2 miljoner kronor Vagnar 1 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 27 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 166 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 5,6 miljoner kronor. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 8 av 10

118 Vid tillägg av produktion och leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 27 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 160 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 8,2 miljoner kronor. Den lägre kostnaden jämfört med alternativen A-C förklaras av en bättre driftekonomi med jämnare produktionstakt och färre leveranstillfällen ut på avdelningarna. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 9 av 10

119 Ekonomisk sammanställning Alternativ Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Produktionssystem Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Sidan 10 av 10

120 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Kök för patientmat Lasarettet i Enköping Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar - att Landstingsservice får i uppdrag att projektera tillagningskök för varmmatsservering av patient- och restaurangmåltider vid Lasarettet i Enköping (Alternativ D i bilaga). - att Landstingsservice i samband med projekteringen av ett tillagningskök vid Lasarettet i Enköping genomför en miljökonsekvensbeskrivning - att Landstingsservice får nyttja 500 Tkr för projekteringsarbetet - att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q Ärendet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i mars 2013 att uppdra åt Landstingsservice (LSU) att genomföra en utredning om kostnaden för att öppna köket vid Lasarettet i Enköping. Kostnaderna skulle redovisas i jämförelse med dagens situation. Den utredning som LSU har genomfört, Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, presenteras i sin helhet i bilaga till detta ärende. Sammanfattning av utredningen De olika alternativen redovisas i alternativ A E, där tillagningskök är alternativ A och tillagningskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. Kostnaden för att öppna köket i Enköping framgår av alternativ D. I övriga alternativ framgår kostnaden av att använda samma alternativ även i Enköping och vad det skulle ge i dagskostnad per patient. Kostnaden redovisas som kostnad per dag per patient och är samma i Uppsala och Enköping. I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från Kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i redovisningen av nuvarande kostnad. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

121 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Ekonomisk sammanställning: Alternativ Produktionssystem Antal måltidsalternativ Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostnaden är lägre än idag. Alternativet D produktion av mat i Enköping innehåller kostnaden för investeringen i Enköping på 6 miljoner. Kostnaden är också beräknad för personal, 8 personer för att genomföra produktion lokalt i Enköping. Kostnaden för insatsvaror är beräknad efter samma modell och kostnad som i Akademiska alternativet. Volymen i Enköping är 160 patientportioner per dag samt 65 restaurangmåltider per dag. Den förhållandevis låga volymen ger högre kostnader än idag i detta alternativ. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

122 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Alternativ E uppvärmning i Enköping innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt för tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Alternativet är det som ger störst besparing jämfört dagens alternativ. Kostnadsbedömning Enligt den utredning som LSU genomfört är den för landstinget billigaste lösningen att tillaga all mat för landstingets behov vid ett kök på Akademiska sjukhuset. Dygnsportionskostnaden för detta alternativ (E) beräknas till 160 kr. För landstinget innebär detta alternativ att kostnaden beräknas sjunka med ca. 8,2 mnkr jämfört med dagens lösning. Vid matproduktion även i Enköping blir kostnaden för denna del klart högre per dygnsportion. Kostnaden ökar från 160 till 289 kr per dygnsportion. Även detta alternativ beräknas dock ge en lägre totalkostnad för landstinget än dagens lösning. Vid matproduktion på Akademiska sjukhuset (enl alternativ E) och vid Lasarettet i Enköping (alternativ D), beräknas landstingets kostnader bli ca. 2,7 mnkr lägre än idag. Projekteringen för ett tillagningskök vid Lasarettet i Enköping beräknas kosta 500 Tkr. Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostnaden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Överväganden Enligt den kostnadsberäkning som redovisas i bilaga och som återges i korthet ovan, är det mest fördelaktiga alternativet att tillaga all mat för landstingets behov vid Akademiska sjukhuset för att sedan transportera mat vidare till Lasarettet i Enköping. I det omfattande utredningsarbetet som skett i produktionsstyrelsens regi, har bl.a. tagits fram kriterier för att bedöma alternativa lösningar. Produktionsstyrelsen beslutade vid sammanträdet , 2 om ett antal kriterier vid bedömning av alternativ för kosthantering. Kvalitet för patienterna gavs högst vikt medan ekonomi hamnade på andra plats. Kvalitetsmässiga fördelar kan ses med ett tillagningskök även i Enköping. Dessa fördelar kan utgöras av ökad flexibilitet avseende önskekoster och specialkoster samt att ledtiderna inte blir så långa vid avvikelser, t.ex. om något livsmedel tar slut. Ett tillagningskök i Enköping kan också anses stärka möjligheterna att till lasarettets patienter servera god och näringsriktig mat. Vidare anförs att ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning även kan stärka varumärket för Lasarettet i Enköping. Kostnadsmässigt kommer tillagningskök både vid Akademiska sjukhuset och vid Lasarettet i Enköping att ge en merkostnad jämfört med att laga all mat vid Akademiska. Dock bedöms en Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

123 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen lösning med produktionskök vid båda sjukhusen att kunna ske till lägre kostnad än idag. Produktionsstyrelsen har också slagit fast att kvaliteten är det enskilt viktigaste kriteriet för att bedöma olika alternativ. Sammantaget anses därför de kvalitetsmässiga fördelarna med tillagning vid båda sjukhusen väga tyngre än nackdelarna, trots en något högre kostnad. Samråd Samråd sker med Lasarettet i Enköping. Kopia till: Landstingsstyrelsen Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Kostnämnden Bilaga 49 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

124 Ärende Dnr PS Produktionsstyrelsen Kök för patientmat Lasarettet i Enköping Förslag till beslut att att att Landstingsservice får i uppdrag att projektera tillagningskök för varmmatsservering av patient- och restaurangmåltider vid Lasarettet i Enköping (Alternativ D i bilaga). Landstingsservice i samband med projekteringen av ett tillagningskök vid Lasarettet i Enköping genomför en miljökonsekvensbeskrivning Landstingsservice får nyttja 500 Tkr för projekteringsarbetet att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q Ärendet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i mars 2013 att uppdra åt Landstingsservice (LSU) att genomföra en utredning om kostnaden för att öppna köket vid Lasarettet i Enköping. Kostnaderna skulle redovisas i jämförelse med dagens situation. Den utredning som LSU har genomfört, Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, presenteras i sin helhet i bilaga till detta ärende. Sammanfattning av utredningen De olika alternativen redovisas i alternativ A E, där tillagningskök är alternativ A och tillagningskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. Kostnaden för att öppna köket i Enköping framgår av alternativ D. I övriga alternativ framgår kostnaden av att använda samma alternativ även i Enköping och vad det skulle ge i dagskostnad per patient. Kostnaden redovisas som kostnad per dag per patient och är samma i Uppsala och Enköping. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

125 2 (4) I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från Kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i redovisningen av nuvarande kostnad. Ekonomisk sammanställning: Alternativ Produktionssystem Antal måltidsalternativ Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostnaden är lägre än idag. Alternativet D produktion av mat i Enköping innehåller kostnaden för investeringen i Enköping på 6 miljoner. Kostnaden är också beräknad för personal, 8 personer för att genomföra produktion lokalt i Enköping. Kostnaden för insatsvaror är beräknad efter samma modell och kostnad som i Akademiska alternativet. Volymen i Enköping är 160

126 3 (4) patientportioner per dag samt 65 restaurangmåltider per dag. Den förhållandevis låga volymen ger högre kostnader än idag i detta alternativ. Alternativ E uppvärmning i Enköping innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt för tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Alternativet är det som ger störst besparing jämfört dagens alternativ. Kostnadsbedömning Enligt den utredning som LSU genomfört är den för landstinget billigaste lösningen att tillaga all mat för landstingets behov vid ett kök på Akademiska sjukhuset. Dygnsportionskostnaden för detta alternativ (E) beräknas till 160 kr. För landstinget innebär detta alternativ att kostnaden beräknas sjunka med ca. 8,2 mnkr jämfört med dagens lösning. Vid matproduktion även i Enköping blir kostnaden för denna del klart högre per dygnsportion. Kostnaden ökar från 160 till 289 kr per dygnsportion. Även detta alternativ beräknas dock ge en lägre totalkostnad för landstinget än dagens lösning. Vid matproduktion på Akademiska sjukhuset (enl alternativ E) och vid Lasarettet i Enköping (alternativ D), beräknas landstingets kostnader bli ca. 2,7 mnkr lägre än idag. Projekteringen för ett tillagningskök vid Lasarettet i Enköping beräknas kosta 500 Tkr. Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostnaden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Överväganden Enligt den kostnadsberäkning som redovisas i bilaga och som återges i korthet ovan, är det mest fördelaktiga alternativet att tillaga all mat för landstingets behov vid Akademiska sjukhuset för att sedan transportera mat vidare till Lasarettet i Enköping. I det omfattande utredningsarbetet som skett i produktionsstyrelsens regi, har bl.a. tagits fram kriterier för att bedöma alternativa lösningar. Produktionsstyrelsen beslutade vid sammanträdet , 2 om ett antal kriterier vid bedömning av alternativ för kosthantering. Kvalitet för patienterna gavs högst vikt medan ekonomi hamnade på andra plats. Kvalitetsmässiga fördelar kan ses med ett tillagningskök även i Enköping. Dessa fördelar kan utgöras av ökad flexibilitet avseende önskekoster och specialkoster samt att ledtiderna inte blir så långa vid avvikelser, t.ex. om något livsmedel tar slut. Ett tillagningskök i Enköping kan också anses stärka möjligheterna att till lasarettets patienter servera god och näringsriktig mat. Vidare anförs att ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning även kan stärka varumärket för Lasarettet i Enköping.

127 4 (4) Kostnadsmässigt kommer tillagningskök både vid Akademiska sjukhuset och vid Lasarettet i Enköping att ge en merkostnad jämfört med att laga all mat vid Akademiska. Dock bedöms en lösning med produktionskök vid båda sjukhusen att kunna ske till lägre kostnad än idag. Produktionsstyrelsen har också slagit fast att kvaliteten är det enskilt viktigaste kriteriet för att bedöma olika alternativ. Sammantaget anses därför de kvalitetsmässiga fördelarna med tillagning vid båda sjukhusen väga tyngre än nackdelarna, trots en något högre kostnad. Samråd Samråd sker med Lasarettet i Enköping. Kopia till: Landstingsstyrelsen Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhuschefen, Lasarettet i Enköping Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Kostnämnden Bilagor Bilaga 1. Kök för patientmat Lasarettet i Enköping (förslag till beslut från Landstingsservice) Bilaga 2. Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping

128 1 (4) Dnr LSU Ledning Thord Hägg Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Förslag till beslut Kök för patientmat Lasarettet i Enköping Bifogat redovisas utredningen avseende kostnader för patientmat i de tre alternativen: Tillagningskök Mottagningskök Mottagningskök förberett för produktion I enlighet med tilläggs uppdraget från produktionsstyrelsen i mars 2013 (PS 24) avseende kostand att öppna köket på Lasarettet i Enköping redovisas härmed utredda kostnader. Utifrån utredningen lämnar Landstingsservice följande förslag till beslut. Produktionsstyrelsen föreslås besluta att att att Landstingsservice får i uppdrag att genomföra projektering av nytt kök för tillagning av patientmat på Akademiska Sjukhuset med placering i enlighet med beslut i PS , 4. Projektering ska utföras så att produktionen av patientmat kan förberedas för enportionslösning med uppvärmning i Enköping. Leveranser ska ske av mat även till personal restaurangen i Enköping. Landstingsservice koordinerar projekteringen för Enköping med den för Akademiska sjukhuset. Landstingsservice får nyttja 500 Tkr för projekteringsarbetet för Enköping att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen beslutade i mars 2013 att uppdra åt Landstingsservice att genomföra en utredning om kostanden för att öppna köket på Lasarettet i Enköping. Kostnaderna skulle redovisas i jämförelse med dagens situation. Utredningen bifogas, se bilaga. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

129 2 (4) Sammanfattning av utredningen De olika alternativen redovisas i alternativ A E, där produktionskök är alternativ A och produktionskök förberett så att uppvärmning sker på avdelningen framgår av alternativ E. Kostnaden för att öppna köket i Enköping framgår av alternativ D. I övriga alternativ framgår kostnaden av att använda samma alternativ även i Enköping och vad det skulle ge i dagskostnad per patient. Kostanden redovisas som kostand per dag per patient och är samma i Uppsala och Enköping. I sammanställningen framgår totalkostnaden per dag i alternativen jämfört med faktisk kostnad för 2012 i inköp från Kostnämnden. Personalkostnaden för avdelningspersonalen ingår inte i något alternativ inte heller i kostnaden idag. Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Investerin g (Mnkr) Kostnad/ dagsportio n (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportio n (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Ekonomisk sammanställning Alternativ Produktion s-system Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9

130 3 (4) Exkl Enköping Inkl Enköping E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) Kallmatssystem Kallmatssystem , ,2 Av sammanställningen framgår att investeringen och kostnaden är framräknad med full täckning för hyran från start. I jämförelsekolumnen framgår skillnaden i miljoner kronor per år där minustecknet visar att kostanden är lägre än idag. Alternativet D produktion av mat i Enköping innehåller kostanden för investeringen i Enköping på 6 miljoner. Kostnaden är också beräknad för personal, 8 personer för att genomföra produktion lokalt i Enköping. Kostnaden för insatsvaror är beräknad efter samma modell och kostnad som i Akademiska alternativet. Volymen i Enköping är 160 patientportioner per dag samt 65 restaurangmåltider per dag. Den förhållandevis låga volymen ger högre kostnader än idag i detta alternativ. Alternativ E uppvärmning i Enköping innebär att valmöjligheten kan öka för patienten både vad gäller val av mat samt för tidpunkten att äta. Det ger t ex möjlighet att erbjuda mat till patienter som kommit in sent på dagen till avdelningen. Alternativet är det som ger störst besparing jämfört dagens alternativ, varför Landstingsservice förordar alternativ E, även för Lasarettet i Enköping. Kostnadsbedömning Investeringskostnaden redovisas för alternativet och uppgår till 69 Mkr, jämfört med alternativ A tillagningskök med leverans av mat till avdelningarna i vagnar för uppvärmning är 2 Mkr lägre. Orsaken är att vagnar för uppvärmning av mat är dyrare än anpassning av kylmöjlighet och uppvärmning lokalt i de olika avdelningsköken. Kostnadsbedömning av projekteringen uppgår till 500 Tkr Finansiering Projekteringskostnaden ingår som del av investeringen. Kostanden för patientmaten enligt beskriven beräkning täcker kapitalkostnader och avskrivning samt för beskriven organisation och insatsvaror från start. Samråd Samråd sker med Lasarettet i Enköping.

131 4 (4) Sammanfattning att att Landstingsservice får i uppdrag att genomföra projektering av nytt kök för tillagning av patientmat på Akademiska Sjukhuset med placering i enlighet med beslut i PS , 4.. Projektering ska utföras så att produktionen av patientmat kan förberedas för enportionslösning med uppvärmning i Enköping. Leveranser ska ske av mat även till personal restaurangen i Enköping. Landstingsservice koordinerar projekteringen för Enköping med den för Akademiska sjukhuset. att Landstingsservice får nyttja 500 Tkr för projekteringsarbetet att Landstingsservice redovisar projekteringsarbetet Q Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice Bilaga Utredning fördjupad förstudie kök för patientmat

132 Fördjupad förstudie kök för patientmat Akademiska sjukhuset Lasarettet i Enköping Produktionsstyrelsen Sidan 1 av 10

133 Innehållsförteckning Sid Sammanfattning 3 Metod 3 Bakgrund/Uppdrag 3 Avgränsningar 4 Förutsättningar 4 Alternativa lösningar 5 Ekonomisk sammanställning 10 Sidan 2 av 10

134 Sammanfattning Landstingsservice har på uppdrag av Produktionsstyrelsen värderat de ekonomiska effekterna utifrån nybyggnation av kök vid Akademiska sjukhuset samt som ett tilläggsuppdrag på motsvarande sätt värderat kostnadseffekterna av att åter öppna köket vid Lasarettet i Enköping. Syftet med utredningen har varit att belysa investeringskostnaden, men framförallt vilken måltidskostnad som erhålls vid byggnation av ett nytt mottagningskök alternativt produktionskök vid Akademiska sjukhuset och på motsvarande sätt göra samma värdering för att åter öppna befintligt produktionskök vid Lasarettet i Enköping. Utredningen och de olika alternativen belyser effekten av att producera och leverera patientoch restaurangvolymer till Akademiska sjukhuset alternativt till både Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping, samt utifrån tilläggsuppdraget att producera Enköpings måltidsvolymer vid Lasarettet i Enköping. Resultatet av alternativa måltidskostnader jämförs med nuvarande kostnader från den gemensamma kostnämnden för Landstinget i Uppsala län och Västmanlands län. Utredningen har inte gjort någon värdering om vilken produktionsmetod som är mest lämplig i det nya köket utan har för jämförbarhetens skull i alternativen A-C utgått ifrån den metod som gäller idag. Resultatet av utredningen visar att investeringskostnaden vid Akademiska sjukhuset uppgår till 72 miljoner kronor alternativt 46 miljoner kronor beroende på val mellan produktionseller mottagningskök. Byggnadsytan för ett mottagningskök är ca 50 % av ett produktionskök, vilket gör att vid val av detta alternativ så tas möjligheten till produktion i framtiden bort. I samtliga alternativ med utgångspunkt från Akademiska sjukhuset så visar utredningen på en lägre måltidskostnad mätt per dagsportion jämfört med dagens kostnad. De största effekterna ges om det nya köket producerar och levererar samtlig måltidsvolym till såväl Akademiska sjukhuset som till Lasarettet i Enköping. Vidare så visar utredningen att investeringskostnaden för att öppna befintligt kök för produktion vid Lasarettet i Enköping uppgår till 6 miljoner kronor. Måltidskostnaden mätt per dagsportion blir dock drygt 50 % högre jämfört med dagens kostnad. Slutligen redogörs för effekterna av ett à la carte koncept som med fördel kan användas i ett framtida FM-koncept, men även för implementering enligt nuvarande arbetsfördelning mellan service- och vårdpersonal. Kostnadsmässigt ger detta alternativ den klart lägsta måltidskostnaden per dagsportion. Metod Utredningen baseras på sedan tidigare under 2012 gjorda utredningar av White arkitekter och från lång tids erfarenhet av kostverksamhet som Christina Edling, kostcontroller och Per Gunnar Sjöström, administrativ chef vid Landstingsservice innehar. Dessutom har vissa uppgifter stämts av med specialister inom området. Bakgrund/Uppdrag Produktionsstyrelsen beslutade att fastställa förslag till placering av nytt kök i enlighet med utredningens förordade alternativ 3, vilket innebär att ny byggnad ansluts till nuvarande restaurang i hus S1 vid Akademiska sjukhuset. Sidan 3 av 10

135 I samband med beslutet fick Landstingsservice i uppdrag att starta förstudie om ett nytt kök för patientmat utifrån tre alternativa lösningar; A. Tillagningskök B. Mottagningskök C. Mottagningskök förberett för omläggning till tillagningskök Placeringen av köket ska utgå från ovan med anslutning till kulvert och ska utformas så att produktionen också kan omfatta eventuell leverans av mat till Lasarettet i Enköping samt för personalmat att eventuellt serveras i befintlig personalrestaurang vid Akademiska sjukhuset. Förstudien ska redovisa investeringskostnaden för de olika alternativen och måltidskostnaden per dygn med jämförelse mot dagens kostnad. Förstudien ska koordineras med den beslutade utredningen om FM-tjänster så att hanteringen av patientkost sker med optimal koppling till ett framtida FM-koncept på sjukhusen. Produktionsstyrelsens uppdrag till Landstingsservice innefattar att bjuda in till en hearing för matproducenter om vilka krav olika matlagningstekniker ställer på ett kök och övriga vårdlokaler. Som tillägg till ovan beskrivna uppdrag beslutade Produktionsstyrelsen att ge Landstingsservice i uppdrag att göra en kostnadsberäkning för att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping, nedan paginerad som alternativ D. Uppdraget innebär att redovisa investeringskostnaden för att öppna köket och redovisa måltidskostnaden per dygn med jämförelse mot dagens kostnad, samt att ge en beskrivning av eventuella för- och nackdelar med lokal produktion med avseende på logistik, beställningstider och kosthantering. Avgränsningar Eventuell hearing för matproducenter bör ske efter beslut om vilken typ av kök som ska byggas och tas därmed inte upp i denna rapport. Utredning om facility managementtjänster ska presenteras under kvartal 3/2013 och ligger inte i fas med denna rapport, dock lämnas för jämförbarhetens skull ett förslag på ett koncept genom presentation av metod och måltidskostnad för ett enportionssystem dukat på tallrik som passar bra hanteringsmässigt i ett FM-koncept. Förutsättningar Redovisningen utgår från kallmatsproduktion enligt cook chill metoden i samtliga alternativ exklusive alternativ D vid Lasarettet i Enköping där varmmatsproduktion med fördel kan rekommenderas. Utgångspunkten för kallmatsproduktion vid Akademiska sjukhuset är att jämförelse ska kunna göras med dagens produktionsmetod samt mot bakgrund av att rekommenderade varmhållningstider innan servering är svår att klara av. Detta har medfört att utvecklingen i moderna kök gått mot kallmatsproduktion som säkerställer att näringskedjan håller en hög kvalitet. Kallmatsproduktion innebär att maten tillagas traditionellt och att den därefter snabbt kyls ner och förvaras kyld i 3-4 grader tills den ska värmas upp på avdelningen. Sidan 4 av 10

136 Med en koppling till ett framtida FM-koncept, nedan paginerad som alternativ E, redovisas dessutom förutsättningarna för tillagningskök med produktion vid Akademiska sjukhuset utifrån en enportionslösning enligt à la carte. Driftkalkylerna omfattar personalkostnader för produktion, men inte för servering på avdelning eller i restaurang, vilket är jämförbart med dagens situation. Driftkalkylerna redovisar kostnad/dagsportion jämfört med faktisk kostnad från 2012 exklusive erhållen rabatt mot bakgrund av att rabatten ses som extraordinär och tillfällig samt att ordinarie prislista därmed inte har påverkats. Utöver detta så har Akademiska sjukhusets inköp av tillbehör från annan leverantör än kostnämnden i Västerås exkluderats. Dagsportion innehåller lunch inkl dessert, middag och livsmedel för frukost samt mellanmål. I samtliga alternativ ingår livsmedelsförråd för packning av livsmedel till avdelningars frukost och mellanmål. FM-utredningen som presenteras under hösten 2013 kommer att förtydliga effekterna för avdelningspersonal vid införande av servering på avdelningen, dock beräknas marginellt tillkommande effekter för Akademiska sjukhuset jämfört med dagens produktions- och leveranssystem. För Lasarettet i Enköping tillkommer arbetsmoment med portionering och diskning för avdelningspersonalen med anledning av att särskild dedikerad kökspersonal saknas idag. Alternativa lösningar A. Tillagningskök vid Akademiska sjukhuset Produktionen omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och leveranser av restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Produktionsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Leverans till Blå Korset vid Akademiska sjukhuset kan ske enligt cook serve metoden (varmmatsproduktion) i och med att rekommenderade varmhållningstider kan hållas. Byggnadsytan är beräknad till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 72 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 7 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 186 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 0,4 miljoner kronor. Vid tillägg av produktion och leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 5 av 10

137 är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 177 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 3,1 miljoner kronor. B. Mottagningskök vid Akademiska sjukhuset Leveranserna omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Måltidsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Ingen produktion sker i mottagningsköket förutom tillagning av specialkost. Leverans sker till mottagningsköket av färdiglagad mat från externt produktionskök. Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Restaurangmåltiderna till Blå Korset värms upp i ugnar. Potatis, ris etc. tillagas på plats i restaurangen. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 46 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 37 miljoner kronor Inventarier 3 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster inkluderat personal vid ett externt produktionskök en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 178 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 2,5 miljoner kronor. Vid tillägg av leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 170 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 5,2 miljoner kronor. C. Mottagningskök förberett för omläggning till tillagningskök vid Akademiska sjukhuset Leveranserna omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Måltidsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Ingen produktion sker i mottagningsköket förutom tillagning av specialkost. Leverans sker till mottagningsköket av färdiglagad mat från externt produktionskök. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 6 av 10

138 Måltiderna portioneras på tallrik eller karott före servering och värms upp i särskilda vagnar i köket eller på vårdavdelningen. Disken skickas åter till köket. Restaurangmåltiderna till Blå Korset värms upp i ugnar. Potatis, ris etc. tillagas på plats i restaurangen. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 68 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 3 miljoner kronor Vagnar 6 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 36 1) helårstjänster inkluderat personal vid ett externt produktionskök en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 184 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 0,9 miljoner kronor. Vid tillägg av leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 36 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 174 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 3,7 miljoner kronor. Jämfört med alternativ B redovisas en lägre kostnadsminskning beroende på högre hyreskostnad med anledning av en till ytan dubbelt så stor byggnad. D. Tillagningskök vid Lasarettet i Enköping för produktion av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping. Produktionsvolymen uppgår till ca 160 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 65 restaurangmåltider/dag på vardagar. Det befintliga tillagningsköket vid lasarettet rustas upp och produktion av måltider sker till patienter och personal på sjukhuset. Varmmatsproduktion (konventionell matlagning) kan användas då varmhållningstiden inte är lika lång som på ett större sjukhus. Maten tillagas, portioneras och läggs upp på tallrik av kökspersonal. Investeringen för att öppna upp befintligt tillagningskök uppgår till totalt 6 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 5 miljoner kronor Inventarier/vagnar 1 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå och med en bemanning om 8 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Lasarettet i Enköping om kronor 289 att jämföra med dagens kostnad 188. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsökning med ca 2,9 miljoner kronor. Lokal matproduktion En måltid är inte bara intag av näringsämnen utan kan dessutom vara en del av den medicinska behandlingen. Något som lyfts fram som ett positivt exempel enligt social- 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 7 av 10

139 styrelsen är när sjukhusens kostverksamhet bemannar sjukvårdsavdelningens kök och därmed ger bättre möjlighet till att skapa nära kontakt med patienter och vårdpersonal. Detta samarbete kan ske mer naturligt om det finns ett lokalt kök att tillgå och det kan då skapa förutsättningar för en bra dialog mellan parterna. Att ha ett eget kök kan även bidra till trygghet hos avdelningspersonal då det går snabbare att beställa önskekoster och specialkoster, ledtiderna blir inte så långa vid avvikelser. Detta gäller även för livsmedel om ett behov uppstår akut då köket finns inom räckhåll. Detta leder till ökad nöjdhet och säkerhet för patienten. Behovet av väl fungerade kommunikation och korta beslutsvägar mellan vårdavdelningar och sjukhuskök uppmärksammas särskilt från verksamheten i och med att detta medverkar till att köket ska kunna tillgodose snabba justeringar och lösningar för individens behov. Ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning kan även stärka varumärket för Lasarettet i Enköping. E. Tillagningskök enligt à la carte metoden vid Akademiska sjukhuset Produktionen omfattar patientmåltider vid Akademiska sjukhuset och leveranser av restaurangmåltider till restaurang Blå Korset vid Akademiska sjukhuset. Produktionsvolymen uppgår till ca 1460 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 450 restaurangmåltider/dag under vardagar. Á la carte-konceptet bygger på att patienten erhåller en större frihet till måltidsval från en meny av ca 20 olika rätter jämfört med dagens koncept där matsedeln omfattar möjlighet till val av 3 olika rätter plus ett vegetariskt alternativ. Systemet är flexibelt med antalet olika måltider, däremot kan det av praktiska skäl vara lämpligt att hålla sig till ca 10 olika måltider per dag. De patienter som inte behöver någon specialkost och som inte vårdas någon längre tid, väljer mat från en à la carte-meny. Maten tillagas i produktionsköket enligt cook chill metoden men portioneras i en engångsform som sedan på ett smidigt sätt kan lyftas över till en porslinstallrik. Den portionsförpackade maten transporteras till avdelningarna där de förvaras i kylskåp och värms upp i mikrovågsugn när patienten önskar äta. Konceptet innebär att en måltid kan serveras vid önskad tidpunkt dygnet runt på avdelningen. Modellen passar inte för alla koster och patientkategorier som geriatrik, psykavdelningar och barn, utan den patientkategorin kan serveras måltider enligt det traditionella sättet med brickdukning och med uppvärmning av maten i vagnen. Produktion och leverans till Blå Korset vid Akademiska sjukhuset kan ske enligt cook serve metoden (varmmatsproduktion) i och med att rekommenderade varmhållningstider kan hållas. Byggnadsytan beräknas till en bruttoyta om m 2. Investeringen uppgår till totalt 69 miljoner kronor fördelat enligt nedan; Byggnad 59 miljoner kronor Inventarier 7 miljoner kronor Avdelningskök 2 miljoner kronor Vagnar 1 miljoner kronor Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå som underlag för hyressättning och med en bemanning om 27 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Akademiska sjukhuset om kronor 166 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 5,6 miljoner kronor. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 8 av 10

140 Vid tillägg av produktion och leverans av patient- och restaurangmåltider till Lasarettet i Enköping så tillkommer kostnader för transporter mellan Uppsala och Enköping, däremot så är tillkommande volym så marginell att den inte påverkar grundbemanningen om 27 1 helårstjänster. Dagsportionskostnaden för Akademiska sjukhuset och Lasarettet i Enköping uppgår till kronor 160 att jämföra med dagens kostnad 187. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsminskning med ca 8,2 miljoner kronor. Den lägre kostnaden jämfört med alternativen A-C förklaras av en bättre driftekonomi med jämnare produktionstakt och färre leveranstillfällen ut på avdelningarna. 1) Baseras på schemalagd kalkyl utifrån erfarenhet av motsvarande verksamhet Sidan 9 av 10

141 Ekonomisk sammanställning Alternativ Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Enköping Exkl Enköping Inkl Enköping Produktionssystem Investering (Mnkr) Kostnad/ dagsportion (Kr) A. Tillagningskök Akademiska sjukhuset Nuvarande kostnad/ dagsportion (Kr) Jmf med nuvarande kostnad på årsbasis (Mnkr) , ,1 B. Mottagningskök Akademiska sjukhuset , ,2 C. Mottagningskök Akademiska sjukhuset förberett för omläggning till tillagningskök Antal måltidsalternativ Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem Varmmatssystem Kallmatssystem Kallmatssystem , ,7 D. Tillagningskök Lasarettet i Enköping ,9 E. Tillagningskök Akademiska sjukhuset (Enportionssystem) , ,2 Sidan 10 av 10

142 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Motionssvar angående motion om att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med vad som anförs i motionssvaret. Ärendet Börje Wennberg (S), Vivianne Macdisi (S), Johan Edstav (MP) och Sören Bergqvist (V) har inkommit med motionen Återöppna tillagningsköket för patient- och personalmat vid Enköpings lasarett. I motionen föreslås att tillagningsköket vid Enköpings lasarett öppnas för att återgå till lokalt tillagad patient- och personalmat. Bakgrunden till detta önskemål är att motionärerna anser att det idag finns ett missnöje med nuvarande kostlösning från patienter och personal. Nuvarande lösning innebär att patientmaten som serveras vid Lasarettet i Enköping sedan 2009 tas från tillagningsköket i Västerås. I motionen anförs en rad fördelar med att patientmaten istället lagas i det egna tillagningsköket i Enköping både vad avser matens kvalitet och näringsinnehåll, miljömässiga fördelar m.m. Produktionsstyrelsen sedan i början av 2011 utrett den framtida kostförsörjningen och styrelsen har under resans gång tagit ett antal delbeslut i detta arbete. Produktionsstyrelsen beslutade i februari 2013 om placering av ett nytt kök för Akademiska sjukhuset i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang i hus S1 på sjukhusområdet. I samband med beslutet fick Landstingsservice (LSU) i uppdrag att starta förstudie om ett nytt kök för patientmat utifrån tre alternativa lösningar: tillagningskök, mottagningskök och mottagningskök förberett för omställning till tillagningskök. I förstudien skulle LSU också redovisa investeringskostnaden för de olika alternativen samt måltidskostnaden per dygn i jämförelse med dagens kostnad. Som tillägg till detta uppdrag beslutade produktionsstyrelsen i mars att LSU också skulle göra en beräkning över vad det skulle kosta att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping samt att ge en beskrivning av eventuella för- och nackdelar med lokal matproduktion med avseende på logistik-, beställningstider och kosthantering. En redovisning av ovan beskrivna uppdrag har under våren tagits fram av LSU och föreligger för politiskt ställningstagande i produktionsstyrelsen. Enligt LSU:s bedömning uppgår produktionsvolymen vid Lasarettet i Enköping till ca 160 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 65 restaurangmåltider/dag vardagar. Enligt Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

143 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen LSU kan konventionell matlagningsmetod, dvs. varmmatsproduktion, med fördel användas i Enköping då varmhållningstiden inte är lika lång som på ett större sjukhus. Maten kan då tillagas och direkt läggas upp på tallrik av kökspersonal för servering på vårdavdelningar eller till personalen. Investeringen för att öppna befintligt tillagningskök beräknas uppgå till totalt 6 mnkr. Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå och med en bemanning om 8 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Lasarettet i Enköping om kronor 289 att jämföra med dagens kostnad 188. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsökning med ca 2,9 miljoner kronor. LSU lyfter i utredningen en rad fördelar med att det befintliga köket vid Lasarettet i Enköping tas i bruk för matproduktion. Bl.a. pekar man i utredningen på möjligheten att tillgången till ett eget kök kan bidra till ökad trygghet hos avdelningspersonalen då det går snabbare att beställa önskekoster och specialkoster samt att ledtiderna inte blir så långa vid avvikelser, t.ex. om något livsmedel tar slut. Detta kan leda till ökad nöjdhet hos både personal och patienter. Behovet av väl fungerade kommunikation och korta beslutsvägar mellan vårdavdelningar och sjukhuskök har enligt LSU uppmärksammas särskilt från verksamheten i och med att detta medverkar till att köket ska kunna tillgodose snabba justeringar och lösningar för individens behov. Vidare anförs att ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning även kan stärka varumärket för Lasarettet i Enköping. Utifrån den bedömning som LSU gör kan konstateras att det tycks finnas kvalitetsmässiga fördelar med en lokal lösning för matproduktionen i Enköping, även om denna lösning enligt de beräkningar som gjorts innebär en fördyring av dagsportionspriset i jämförelse med nuvarande dygnskostnad. Mot bakgrund av detta föreslås produktionsstyrelsen vid sammanträdet i maj besluta att tillagningsköket i Enköping renoveras och öppnas för tillagning av mat till både patienter och personal. Med detta anses motionen besvarad. Kopia till: Landstingsstyrelsen Bilaga 50 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

144 Ärende Dnr PS Produktionsavdelningen Anna Sandström Tfn E-post Produktionsstyrelsen Motionssvar angående motion om att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige besluta att anse motionen besvarad med vad som anförs i motionssvaret. Ärendet Börje Wennberg (S), Vivianne Macdisi (S), Johan Edstav (MP) och Sören Bergqvist (V) har inkommit med motionen Återöppna tillagningsköket för patient- och personalmat vid Enköpings lasarett. I motionen föreslås att tillagningsköket vid Enköpings lasarett öppnas för att återgå till lokalt tillagad patient- och personalmat. Bakgrunden till detta önskemål är att motionärerna anser att det idag finns ett missnöje med nuvarande kostlösning från patienter och personal. Nuvarande lösning innebär att patientmaten som serveras vid Lasarettet i Enköping sedan 2009 tas från tillagningsköket i Västerås. I motionen anförs en rad fördelar med att patientmaten istället lagas i det egna tillagningsköket i Enköping både vad avser matens kvalitet och näringsinnehåll, miljömässiga fördelar m.m. Produktionsstyrelsen sedan i början av 2011 utrett den framtida kostförsörjningen och styrelsen har under resans gång tagit ett antal delbeslut i detta arbete. Produktionsstyrelsen beslutade i februari 2013 om placering av ett nytt kök för Akademiska sjukhuset i anslutning till nuvarande personalmatsrestaurang i hus S1 på sjukhusområdet. I samband med beslutet fick Landstingsservice (LSU) i uppdrag att starta förstudie om ett nytt kök för patientmat utifrån tre alternativa lösningar: tillagningskök, mottagningskök och mottagningskök förberett för omställning till tillagningskök. I förstudien skulle LSU också redovisa investeringskostnaden för de olika alternativen samt måltidskostnaden per dygn i jämförelse med dagens kostnad. Som tillägg till detta uppdrag beslutade produktionsstyrelsen i mars att LSU också skulle göra en beräkning över vad det skulle kosta att öppna tillagningsköket vid Lasarettet i Enköping samt att ge en beskrivning av eventuella för- och nackdelar med Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

145 2 (2) lokal matproduktion med avseende på logistik-, beställningstider och kosthantering. En redovisning av ovan beskrivna uppdrag har under våren tagits fram av LSU och föreligger för politiskt ställningstagande i produktionsstyrelsen. Enligt LSU:s bedömning uppgår produktionsvolymen vid Lasarettet i Enköping till ca 160 patientmåltider/dag under årets alla dagar och ca 65 restaurangmåltider/dag vardagar. Enligt LSU kan konventionell matlagningsmetod, dvs. varmmatsproduktion, med fördel användas i Enköping då varmhållningstiden inte är lika lång som på ett större sjukhus. Maten kan då tillagas och direkt läggas upp på tallrik av kökspersonal för servering på vårdavdelningar eller till personalen. Investeringen för att öppna befintligt tillagningskök beräknas uppgå till totalt 6 mnkr. Driftkalkylen ger med angiven volym, investeringsnivå och med en bemanning om 8 1) helårstjänster en dagsportionskostnad för Lasarettet i Enköping om kronor 289 att jämföra med dagens kostnad 188. Totalt ger detta på årsbasis en kostnadsökning med ca 2,9 miljoner kronor. LSU lyfter i utredningen en rad fördelar med att det befintliga köket vid Lasarettet i Enköping tas i bruk för matproduktion. Bl.a. pekar man i utredningen på möjligheten att tillgången till ett eget kök kan bidra till ökad trygghet hos avdelningspersonalen då det går snabbare att beställa önskekoster och specialkoster samt att ledtiderna inte blir så långa vid avvikelser, t.ex. om något livsmedel tar slut. Detta kan leda till ökad nöjdhet hos både personal och patienter. Behovet av väl fungerade kommunikation och korta beslutsvägar mellan vårdavdelningar och sjukhuskök har enligt LSU uppmärksammas särskilt från verksamheten i och med att detta medverkar till att köket ska kunna tillgodose snabba justeringar och lösningar för individens behov. Vidare anförs att ett eget kök med en långsiktig och hållbar lösning även kan stärka varumärket för Lasarettet i Enköping. Utifrån den bedömning som LSU gör kan konstateras att det tycks finnas kvalitetsmässiga fördelar med en lokal lösning för matproduktionen i Enköping, även om denna lösning enligt de beräkningar som gjorts innebär en fördyring av dagsportionspriset i jämförelse med nuvarande dygnskostnad. Mot bakgrund av detta föreslås produktionsstyrelsen vid sammanträdet i maj besluta att tillagningsköket i Enköping renoveras och öppnas för tillagning av mat till både patienter och personal. Med detta anses motionen besvarad. Kopia till: Landstingsstyrelsen

146

147

148

149

150

151

152

153 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Programarbete P-garage Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar Dnr PS att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för ett nytt p-garage - att Landstingsservice får i uppdrag att handla upp entreprenör under programarbete för att minimera tidsåtgång för stomleverans - att Landstingsservice får använda maximalt 2,5 mnkr för programarbetet Ärendet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen uppdrog i december 2012 åt Landstingsservice att göra en förstudie för nytt p-garage vilken här redovisas. Inom förstudien har vi jobbat med ett gestaltningsarbete tillsammans med Uppsala kommun. Detta har landat i en formgivning enligt bilagt förslag. Garaget kommer att rymma 584 platser. Uppsala kommun är intresserade att utnyttja garaget för besökande till Studenternas under tider då det finns plats. Programarbetet kan startas upp snarast efter beslut. Bygglov samt ansökan om arbete inom inre vattenskyddsområde skall snarast sökas för att få tillstånd. Bedömd tid för programarbete är ca ½ år. Tid för själva byggnadsarbetet bedöms till ca 18 månader. Redovisning av kollektivtrafiksituationen Kollektivtrafikförvaltningen har redovisat hur nuvarande turtäthet och linjesträckning är till Akademiska sjukhuset. Diskussioner sker kontinuerligt mellan Landstingsservice och Kollektivtrafikförvaltningen om hur det är möjligt att förbättra tillgängligheten vid speciella omständigheter. Försvårande trafikmiljö gäller dock under arbetet med Framtidens Akademiska. Detta gör att möjligheten att utnyttja inre sjukhusvägen är begränsad under byggskedet. Tillfälliga p-platser under byggtid P-platser planeras att iordningställas på Ulleråker. Bussturer anpassade till schemabyten och eventuella besökande kommer att planeras tillsammans med Kollektivtrafikförvaltningen. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

154 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Kostnadsbedömning Upplupna kostnader för förstudien är kr. Kostnad för programarbete är bedömd till 2,5 mnkr. Kostnaden för p-garaget är i förstudien bedömd till 220 miljoner. För att minimera tidsåtgång för stomleverans bör entreprenören handlas upp under programarbete. Denna upphandling bör starta i augusti Finansiering Garaget ska finansieras genom parkeringsavgifter. Finansieringen klargörs i samband med programarbete. Samråd Samråd om parkeringssituation och behov av parkeringsplatser har skett med Akademiska sjukhuset samt Uppsala kommun. Vid samrådet har framförts hur central tillgängligheten av parkeringsplatser är för patienter, besökande samt personal. Kopia till: Landstingsstyrelsen Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Förvaltningsdirektören, Akademiska sjukhuset Bilaga 51 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

155 1 (2) Dnr LSU Ledning Thord Hägg Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Förslag till beslut Programarbete p-garage Produktionsstyrelsen föreslås besluta att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för ett nytt p- garage att att Landstingsservice får i uppdrag att handla upp entreprenör under programarbete för att minimera tidsåtgång för stomleverans Landstingsservice får använda maximalt kr för programarbetet Bakgrund och syfte Produktionsstyrelsen uppdrog ( 167, PS ) åt Landstingsservice att göra en förstudie för nytt p-garage vilken här redovisas. Inom förstudien har vi jobbat med ett gestaltningsarbete tillsammans med Uppsala kommun. Detta har landat i en formgivning enligt bilagt förslag. Garaget kommer att rymma 584 platser. Uppsala kommun är intresserade att utnyttja garaget för besökande till Studenternas under tider då det finns plats. Programarbetet kan startas upp snarast efter beslut. Bygglov samt ansökan om arbete inom inre vattenskyddsområde skall snarast sökas för att få tillstånd. Bedömd tid för programarbete är ca ½ år. Tid för själva byggnadsarbetet bedöms till ca 18 månader. Redovisning av kollektivtrafiksituationen Kollektivtrafikförvaltningen har redovisat hur nuvarande turtäthet och linjesträckning är till Akademiska sjukhuset. Diskussioner sker kontinuerligt mellan Landstingsservice och Kollektivtrafikförvaltningen om hur det är möjligt att förbättra tillgängligheten vid speciella omständigheter. Försvårande trafikmiljö gäller dock under arbetet med Framtidens Akademiska. Detta gör att möjligheten att utnyttja inre sjukhusvägen är begränsad under byggskedet. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

156 2 (2) Tillfälliga p-platser under byggtid P-platser planeras att iordningställas på Ulleråker. Bussturer anpassade till schemabyten och ev besökande kommer att planeras tillsammans med Kollektivtrafikförvaltningen. Kostnadsbedömning Upplupna kostnader för förstudien är kr. Kostnad för programarbete är bedömd till kr. Kostnaden för p-garaget är i förstudien bedömd till 220 miljoner. För att minimera tidsåtgång för stomleverans bör entreprenören handlas upp under programarbete. Denna upphandling bör starta i augusti Finansiering Garaget ska finansieras genom parkeringsavgifter. Finansieringen klargörs i samband med programarbete. Samråd Samråd om parkeringssituation och behov av parkeringsplatser har skett med Akademiska sjukhuset samt Uppsala kommun. Vid samrådet har framförts hur central tillgängligheten av parkeringsplatser är för patienter, besökande samt personal. Sammanfattning Produktionsstyrelsen föreslås besluta att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för ett nytt p- garage att att Landstingsservice får i uppdrag att handla upp entreprenör under programarbete för att minimera tidsåtgång för stomleverans Landstingsservice får använda maximalt kr för arbetet Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice Bilaga Förstudiesammanställning Kollektivtrafikförvaltningens skrivelse

157 Fasad mot söder - huvudtrapphuset bärnstenen Nytt parkeringshus vid Uppsala Akademiska Sjukhus

158 bärnstenen Nytt P-hus vid Uppsala Akademiska Sjukhus STADSTRÄD G ÅR D EN BEHOVET I NRE Uppsala Akademiska Sjukhus behöver mer parkering. Platsen som står till buds är känslig. Den vackra stadsparken är närmsta granne och ett viktigt stråk i staden löper längs hela tomten. Trygghet, tillgänglighet och en god ekonomi är också viktiga aspekter. Utformingen av ett nytt p-hus kräver stor omsorg. SJ T2 UK HU SV SJ ÄGEN UK HU SV förslaget ÄGEN A1 Parkeringshuset med 584 nya parkeringsplatser har en enkel och säker trafiklösning. Byggnaden består av en konventionell betongstomme med ett genomsläppligt skal. Den skira inklädnaden ger, med ljussättning i kombination med dagsljusets skiftningar, en variation i uttryck såväl in- som utvändigt, över dagen och över året. P De uppbrutna fasadsekvenserna tar ned skalan och anpassar den till omkringliggande bebyggelse. Grönska i form av klängväxter och växtlådor gör att byggnaden samspelar med parken och övrig växtlighet i området. Från de högre sjukhusbyggnaderna upplever man främst sedumtaket. Byggnaden placeras i liv med befintlig ambulansstation. A11 N B17 A9 S2 B19 Särskild vikt läggs vid invändig belysning och färgsättning för att skapa en ljus, tydlig och öppen miljö som signalerar trygghet även när det är mörkt ute, kanske särskilt viktigt för sjukhuspersonal med udda arbetstider. Med 5% HKP-parkeringar, placerade nära hissarna, är P-huset ett alternativ även för den rörelsehindrade. Fotomontage Skala 1:1000 2

159 T2 Avstånd mellan fasader 15m Husliv till gångbana 9m Husliv till gångbana 17m Husliv tomtgräns 16m In-/utfart bilar huskroppen Formen är rektangulär med två rejält indragna hörn. Det största indraget ger utrymme för en platsbildning som fångar upp siktlinjen mellan hus A11 och B17. Indragen hjälper även till att visuellt bryta ned skalan på byggnaden. Huset delas upp i två volymer där den västra, som vetter mot sjukhuset, blir ljus och levande i vitt glas med olika opacitet. Detta i kontrast till den större volymens varmtonade och mer differentierade bärnstensfärger. A1 A11 P Sik tlinje/axel Platsbildning Streckad linje: Fasadliv hus T2 och S2 fotgängaren Två tydligt markerade trapphus ligger uppglasade vid fasaden och fungerar som egna brandceller. Markbehandlingen är viktig: stenläggningar, grusade gångar och lavendelplanteringar gör skalan mänsklig och hjälper den stora byggnaden att ankra i omgivningen. Nattetid är det viktigt att miljön runt parkeringshuset är omsorgsfullt ljussatt, överblickbar och upplevs trygg. B17 A9 B19 S2 Situationsplan Skala 1:1000 3

160 fakta parkeringshuset YTA: m² per plan Totalt m² PLATSER: 584 st ANDEL HKP-PL: 29 st (5%) ANTAL PLAN: 5 st STOMME: Betong FÄRGAD FASAD: System med färgade glasskivor med varierande opacitet, monterade på stålregelverk. VIT/LJUS FASAD System med vita glasskivor med varierande opacitet monterade på stålregelverk. TAK: Betongbjälklag med sedum BYGGNADSHÖJD: 15,3 m FRI HÖJD 2,3 m Plan 1 sedum Plan 2-4 Plan 5 Takplan Planer Skala 1:400 / 1:800 4

161 B17 A11 HUVUDTRAPPHUS IN-/UTFART parken flyttar in på sjukhusområdet Det nya parkeringshuset utgör en fond av glas, plåt och växtlighet för parken och allén. Mot sjukhuset och Inre Sjukhusvägen är fasaden ljusare och har ett mer urbant formspråk. Sett från sjukhusets höga byggnader innebär sedumtaket att grönskan flyttat ännu en bit in på området. SJUKHUSVÄGEN Fasad mot Sjukhusvägen och Stadsträdgården 5

162 B17 A11 A1 IN-/UTFART L JUS FASAD MOT SJUKHUSOMRÅDET HUVUDTRAPPHUS BÄRNSTENSFÄRGAD FASAD INRE SJUKHUSVÄGEN Fasad mot söder 6

163 Fasad mot sydväst - mot Inre Sjukhusvägen Fasad mot nordost - mot Stadsträdgården Fasad mot sydost Fasad T2 - ambulansstation Fasad mot nordväst - mot ambulansstation Längdsektion genom ramper Tvärsektion genom huvudtrapphus Fasader och sektioner Skala 1:400 7

164 Betong i fasad bakom klängväxter Grönska på fasad och runt byggnaden Vitmålade ljusa betongytor invändigt. Ger lyster åt glasfasaderna och en ljus och trevlig miljö för besökare. Fasadsystem med överlappande glasskivor. Belyses nattetid. Överlappande vita glasskivor med olika opacitet. Från svagt frostat till nästan vitt. Lamineras med olika frostade filmer. Uppglasade ljusa och trygga trapphus Glasskivor i olika färger och med olika opacitet. Skivornas överlapp bildar tillsammans med ljus och bakgrund en mängd olika nyanser. Laminerade med färgad film. Sedumtak, syns från de högre bakomvarande husen. Färgad köryta invändigt Fasadmaterial Referensbilder 8

165

166

167

168

169

170

171

172

173 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Programarbete för sop- och tvättsug vid Akademiska sjukhuset Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar - att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för sop- och tvättsug på Akademiska sjukhuset - att Landstingsservice ska finansiera programarbete inom ramar för program J-huset/B9 och B12 Ärendet Bakgrund och syfte En sop- och tvättsugsystem innebär en betydande förbättring av arbetsmiljön för personal som hanterar tvätt och avfall. Manuella moment som hantering av tunga avfalls- och tvättsäckar elimineras. Stickskador, med den oro och risk för smitta som detta innebär, samt administration kommer att minska inom Akademiska sjukhuset. Mängden förbrukningsmaterial i form av engångssäckar för brännbart restavfall kommer att minska (räknat per ton hanterat avfall i sopsugen), eftersom det i nuvarande system används dubbla säckar en av plast och en av papper för att minska skaderisken för personalen. Energi-, kemikalie- och vattenförbrukning för rengöring av kärl, miljörum och avfallsstation kommer att minska. Ett sopsugsystem för en fraktion bör införas på Akademiska sjukhuset för att eliminera arbetsmiljömässigt undermålig manuell hantering av brännbart restavfall, förbättra hygien samt reducera transporter i kulvertarna. På grund av utrymmesbrist och låg takhöjd i de allra flesta av Akademiska sjukhusets befintliga störtrum, men även i Framtidens Akademiska (FAS) sjukhus nya störtrum, samt det faktum att den övervägande delen avfall är brännbart avfall (mer än 50 vikt-%) rekommenderas endast en-fraktionsventiler. Ett tvättsugsystem med smutstvätt direkt till container bör införas för att eliminera arbetsmiljömässigt undermål manuell hantering av tvättsäckar, förbättra hygien samt skapar flexibilitet. Rekommenderad placering av en sop- och tvättsugsterminal är vid byggnad S2, under förutsättning av sop- och tvättsugsterminalen kan tas i drift då J-huset tas i drift. En placering i Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

174 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen S2 innebär ökad flexibilitet och utbyggnad för flera containrar alternativt annan hantering i framtiden. Ytterligare detaljstudier kring rördragningar behöver dock göras. Kostnadsbedömning Programarbetet syftar till att få en rättvisande investeringskostnad i Akademiska sjukhuset. Förstudier gör en kostnadsbedömning som inkluderar maskininvestering, installation och drifttagning av ett fullt fungerande sop- och tvättsugsystem. Kostnadsbedömningen är endast en grov uppskattning av vad ett sop- och tvättsugsystem för Akademiska sjukhuset skulle kosta. Slutlig rördragning och antal schakt behöver verifieras innan en förfinad kostandsuppskattning är möjlig En grov bedömning är att maskinkostnaderna uppgår till 50 MSEK. Anläggningskostnaden ingår i FAS-projektet och skall verifieras för övriga anslutna byggnader i programarbetet. Finansiering Ingår som del inom FAS och skall beräknas. Samråd Sker med Akademiska sjukhuset inom ramen för utvecklingen av sjukhuset. Tidplan Programarbete ska visa på hur ett etappvis successivt införande kan ske för Akademiska sjukhuset. Kopia till: Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Bilaga 52 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

175 Ärende (2) Dnr PS Ledning Thord Hägg thord.hagg@lul.se Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Förslag till beslut Programarbete sop- och tvättsug Produktionsstyrelsen föreslås besluta att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för sop- och tvättsug på Akademiska sjukhuset att Landstingsservice ska finansiera programarbete inom ramar för program J- huset/b9 och B12 Bakgrund och syfte En sop- och tvättsugsystem innebär en betydande förbättring av arbetsmiljön för personal som hanterar tvätt och avfall. Manuella moment som hantering av tunga avfalls- och tvättsäckar elimineras. Stickskador, med den oro och risk för smitta som detta innebär, samt administration kommer att minska inom Akademiska sjukhuset. Mängden förbrukningsmaterial i form av engångssäckar för brännbart restavfall kommer att minska (räknat per ton hanterat avfall i sopsugen), eftersom det i nuvarande system används dubbla säckar en av plast och en av papper för att minska skaderisken för personalen. Energi-, kemikalie- och vattenförbrukning för rengöring av kärl, miljörum och avfallsstation kommer att minska. Ett sopsugsystem för en fraktion bör införas på Akademiska sjukhuset för att eliminera arbetsmiljömässigt undermålig manuell hantering av brännbart restavfall, förbättra hygien samt reducera transporter i kulvertarna. På grund av utrymmesbrist och låg takhöjd i de allra flesta av Akademiska sjukhusets befintliga störtrum, men även i Framtidens Akademiska sjukhus nya störtrum, samt det faktum att den övervägande delen avfall är brännbart avfall (mer än 50 vikt-%) rekommenderas endast enfraktionsventiler. Ett tvättsugsystem med smutstvätt direkt till container bör införas för att eliminera arbetsmiljömässigt undermål manuell hantering av tvättsäckar, förbättra hygien samt skapar flexibilitet. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

176 2 (2) Rekommenderad placering av en sop- och tvättsugsterminal är vid byggnad S2, under förutsättning av sop- och tvättsugsterminalen kan tas i drift då J-huset tas i drift. En placering i S2 innebär ökad flexibilitet och utbyggnad för flera containrar alternativt annan hantering i framtiden. Ytterligare detaljstudier kring rördragningar behöver dock göras. Kostnadsbedömning Programarbetet syftar till att få en rättvisande investeringskostnad i Akademiska sjukhuset. Förstudier gör en kostnadsbedömning som inkluderar maskininvestering, installation och drifttagning av ett fullt fungerande sop- och tvättsugsystem. Kostnadsbedömningen är endast en grov uppskattning av vad ett sop- och tvättsugsystem för Akademiska sjukhuset skulle kosta. Slutlig rördragning och antal schakt behöver verifieras innan en förfinad kostandsuppskattning är möjlig En grov bedömning är att maskinkostnaderna uppgår till 50 MSEK. Anläggningskostnaden ingår i FAS-projektet och skall verifieras för övriga anslutna byggnader i programarbetet. Finansiering Ingår som del inom Framtidens Akademiska och skall be Samråd Sker med Akademiska sjukhuset inom ramen för utvecklingen av sjukhuset. Tidplan Programarbete ska visa på hur ett etappvis successivt införande kan ske för Akademiska sjukhuset. Sammanfattning Produktionsstyrelsen föreslås besluta att Landstingsservice får i uppdrag att ta fram programhandling för sop- och tvättsug på Akademiska sjukhuset att Landstingsservice ska finansiera programarbete inom ramar för program J- huset/b9 och B12 Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice

177 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Genomförande av ombyggnad av M1/M2 Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar Dnr PS att Landstingsservice får nyttja tkr för ombyggnad av lokaler i hus M1/M2 - att Landstingsservice får initiera upphandling i enlighet med ovanstående beslut Ärendet Bakgrund och syfte Byggnad M1 inrymmer MSI samt systemförvaltning EPJ idag. Byggnaden är från 1960-talet (gamla infektionskliniken). Lokalerna behöver renoveras och disponeras om, vilket blir möjligt då systemförvaltning EPJ flyttar ut från byggnaden Som resultat till övertagandet av avdelningen för sjukhusfysik tidigare i år, och det förestående övertagandet av sterilgruppen, har MSI velat se över sina lokalbehov: sterilverkstad, matsalar, expeditioner, reception etc. Som konsekvens av ovan ha såväl förstudiearbete som programarbete genomförts. Sterilgruppen ansvarar för anskaffning, underhåll och drift av samtliga disk- och sterilutrustningar inom landstinget. Till nämnda utrustningar klassas framför allt autoklaver och diskdesinfektorer men även vårdens övriga disk- och tvättmaskiner. Sterilgruppen finns i dagsläget organisatoriskt i driftenheten inom Landstingsservice. I dag regleras denna tjänst genom hyran och utifrån den gränsdragningslista som gäller inom landstinget och som reglerar ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst. Som ett led i renodling av rollerna har ledningarna för Landstingsservice respektive DATdivisionen vid Akademiska sjukhuset diskuterat möjligheter att inkorporera sterilgruppen med avdelningen för Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI). Avsikten är att flytta sterilguppens verkstäder och kontor från driftens lokaler i hus C1 till hus M1/M2 där MSI har sin administration och verkstäder. Sterilgruppens nuvarande lokaler är föremål för ombyggnad i samband med flytten av Landstingsservice teknikavdelning från Slottsgränd till hus C1 och byggandet av en ny avfallsstation i hus C2-C3. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

178 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Kostnadsbedömning En kostnadsbedömning tkr baserar sig på genomfört programarbete av grundrenovering samt option 1, 3 5 som hyresgäståtgärder, option 6 som FI (option 2 enligt bilaga utgår). Finansiering LSU och MSI har preliminärt kommit överens om en fördelning av projektkostnaden enligt nedan: Hyresgästen MSI genom tilläggshyresavtal LSU genom budgeten för planerat underhåll LSU genom budgeten för fastighetsinvesteringar Totalt tkr tkr tkr tkr Hyresgästen får genom tilläggsavtal en ökad hyra med kr per år. Samråd Har skett med Akademiska sjukhuset. Kopia till: Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Sjukhusdirektören, Akademiska sjukhuset Bilaga 53 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

179 1 (2) Dnr LSU Affärsområde Akademiska Veijo Ahola Produktionsdirektören f.v.b.t Produktionsstyrelsen Förslag till beslut Genomförande ombyggnad M1/M2 Produktionsstyrelsen föreslås besluta att att Landstingsservice får nyttja tkr för ombyggnad av lokaler i hus M1/M2 Landstingsservice får initiera upphandling i enlighet med ovanstående beslut Bakgrund och syfte Byggnad M1 inrymmer MSI samt systemförvaltning EPJ idag. Byggnaden är från talet (gamla infektionskliniken). Lokalerna behöver renoveras och disponeras om, vilket blir möjligt då systemförvaltning EPJ flyttar ut från byggnaden Som resultat till övertagandet av avdelningen för sjukhusfysik tidigare i år, och det förestående övertagandet av sterilgruppen, har MSI velat se över sina lokalbehov: sterilverkstad, matsalar, expeditioner, reception etc. Som konsekvens av ovan ha såväl förstudiearbete som programarbete genomförts. Sterilgruppen ansvarar för anskaffning, underhåll och drift av samtliga disk- och sterilutrustningar inom landstinget. Till nämnda utrustningar klassas framför allt autoklaver och diskdesinfektorer men även vårdens övriga disk- och tvättmaskiner. Sterilgruppen finns i dagsläget organisatoriskt i driftenheten inom Landstingsservice. I dag regleras denna tjänst genom hyran och utifrån den gränsdragningslista som gäller inom landstinget och som reglerar ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst. Som ett led i renodling av rollerna har ledningarna för Landstingsservice respektive DAT-divisionen vid Akademiska sjukhuset diskuterat möjligheter att inkorporera sterilgruppen med avdelningen för Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI). Avsikten är att flytta sterilguppens verkstäder och kontor från driftens lokaler i hus C1 till hus M1/M2 där MSI har sin administration och verkstäder. Landstingsservice Slottsgränd Uppsala tfn fax org nr

180 2 (2) Sterilgruppens nuvarande lokaler är föremål för ombyggnad i samband med flytten av Landstingsservice teknikavdelning från Slottsgränd till hus C1 och byggandet av en ny avfallsstation i hus C2-C3. Kostnadsbedömning En kostnadsbedömning tkr baserar sig på genomfört programarbete av grundrenovering samt option 1, 3 5 som hyresgäståtgärder, option 6 som FI (option 2 enligt bilaga utgår). Finansiering LSU och MSI har preliminärt kommit överens om en fördelning av projektkostnaden enligt nedan: Hyresgästen MSI genom tilläggshyresavtal LSU genom budgeten för planerat underhåll LSU genom budgeten för fastighetsinvesteringar Totalt tkr tkr tkr tkr Hyresgästen får genom tilläggsavtal en ökad hyra med kr per år. Samråd Har skett med Akademiska sjukhuset och samarbete i Landstingsservice. Sammanfattning Produktionsstyrelsen föreslås besluta att att Landstingsservice får nyttja tkr för ombyggnad av lokaler i hus M1/M2 Landstingsservice får initiera upphandling i enlighet med ovanstående beslut Förslagsställare: Thord Hägg Förvaltningsdirektör Landstingsservice Bilaga Ombyggnad av hus M1/M2

181 Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI) Beslut på sjukhusledningen Nu finns beslut att gå vidare med ombyggnad av M1/M2 enligt nedanstående förutsättningar. Skulle den organisatoriska tillhörigheten för sterilgruppen kvarstå på LSU men personerna placeras i MSI:s lokaler kommer hyra för denna verksamhet att vidarefaktureras till LSU. MSI planerar för att sterilgruppen flyttar in i våra lokaler oavsett organisatorisk tillhörighet. Hälsningar Per Adolfsson, Verksamhetschef, MSI Ombyggnaden innehåller Grund + Option = MSI betalar kr Option 1, 3, 4, 5, = kr betalas av MSI Tillkommande förändring 16 amp + extra eluttag i rum M Öppning av dörr mellan rum - korridor M Stängning av dörr mellan rum M och M Fristående tvättställ bl.a. utanför toaletter får gärna tas bort (ingen kostnad för MSI) Dörr vid entré i korridor 2602A kanske inte behöver flyttas (diskuteras vidare) Avskrivningstid 15 år Hyresökning beräknas bli ca 750 kkr/år. Hyran är beräknad med 5,5% ränta och annuitet. Den verkliga kostnaden blir dock underlag för hyran. Förändringar av ombyggnadskostnad skall meddelas MSI.

182 Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI)

183 Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI)

184 Medicinsk teknik, sjukhusfysik och it (MSI)

185 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Svar till landstingsrevisionen angående Granskning av landstingets lönehantering Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingsrevisionen att produktionsstyrelsen har tagit del av ovan rubricerade granskningsrapport och att produktionsstyrelsen kommer att beakta de av revisionen gjorda iakttagelserna. Produktionsstyrelsen uppdrar till Landstingets resurscentrum att till oktobersammanträdet 2013 redovisa om vidtagna åtgärder för lönehanteringen har genomförts. Ärendet Landstingets revisorer har genom PwC AB granskat landstingets hantering av löner. Syftet med granskningen var att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig och om löneredovisningen är rättvisande. Den sammanfattande bedömningen är att lönehanteringen i huvudsak är säker och tillförlitlig och att löneredovisningen är riktig. Inom några områden har behov av att utveckla kontrollen identifieras. Följande åtgärder kommer att vidtas för lönehanteringen av Landstingets resurscentrum - Rutin, kontroller och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende löneutbetalning ska dokumenteras. - Dokumenterade rutiner, kontrollmoment och ansvarsfördelning vid avslut av anställning ska ytterligare förtydligas. Kopia till: Förvaltningsdirektören, Landstingsservice Förvaltningsdirektören, Landstingets resurscentrum Bilaga 54 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

186 Ärende Dnr PS Landstingets resurscentrum Lönechef Anna Wadenhov Produktionsstyrelsen Granskning av lönehantering den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper Förslag till beslut Produktionsstyrelsen beslutar att meddela landstingsrevisionen att produktionsstyrelsen har tagit del av ovan rubricerade granskningsrapport och att produktionsstyrelsen kommer att beakta de av revisionen gjorda iakttagelserna. Produktionsstyrelsen uppdrar till Landstingets resurscentrum att till oktobersammanträdet 2013 redovisa om vidtagna åtgärder för lönehanteringen har genomförts. Ärendet Landstingets revisorer har genom PwC AB granskat landstingets hantering av löner. Syftet med granskningen var att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig och om löneredovisningen är rättvisande. Den sammanfattande bedömningen är att lönehanteringen i huvudsak är säker och tillförlitlig och att löneredovisningen är riktig. Inom några områden har behov av att utveckla kontrollen identifieras. Följande åtgärder kommer att vidtas för lönehanteringen av Landstingets resurscentrum Rutin, kontroller och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende löneutbetalning ska dokumenteras. Dokumenterade rutiner, kontrollmoment och ansvarsfördelning vid avslut av anställning ska ytterligare förtydligas. Bilagor Skrivelse och Granskning av lönehantering den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper. Landstingets resurscentrum Virdings Allé 26 LRC Uppsala tfn vx fax org nr

187

188 Revisionsrapport Carin Hultgren Josefin Loqvist Januari 2013 Granskning av lönehantering - den interna styrningen och kontrollen samt rättvisande räkenskaper Landstinget Uppsala län

189 Innehållsförteckning 1.1. Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionsmetod Uppföljning av tidigare genomförd granskning Registeranalys av lönetransaktioner Validering av data Resultat av registeranalys Fördelning av lönearter Analys av orimliga värden för preliminärskatt Avvikande ålder Översikt av grundlön - månadslön Högt á-pris och höga antal timmar Avgångsvederlag Dubbletter av transaktioner Utbetalt arvode till förtroendevalda Traktamente Reseräkning/kostnadsersättning Sparade semesterdagar... 9 Bilaga 1, sid 1-18 Uppföljning kontrollmål

190 1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Landstinget i Uppsala län har under de senaste fem åren granskat rutiner avseende lönehanteringen, exempelvis vid Folktandvården och vid en av divisionerna inom Akademiska sjukhuset (då all lönehantering sköttes lokalt av förvaltningarna). Lönehanteringen har överförts till Administrativt Centrum, numera Resurscentrum och den senaste gjorda granskningen avsåg den interna styrningen och kontrollen vid Administrativt Centrum avseende löner (lönehantering övergripande, avslut av anställning, avvikelserapportering vid frånvaro, avvikelserapportering vid tillägg avseende övertid och OB samt rutiner vid löneutbetalningen). Efter genomförd granskning avseende rutinerna vid Resurscentrum gjordes bedömningen att system och rutiner för styrning och kontroll avseende lönehantering i huvudsak var tillräcklig. Vi ansåg dock att dessa rutiner bör dokumenteras och tydliggöras med avseende på hur och vad som ska kontrolleras och av vem dessa kontroller bör göras. I årets granskning ingår att följa upp våra synpunkter och de av oss lämnade rekommendationerna i granskningen avseende Resurscentrum. I årets granskning ingår också att genomföra en registeranalys i syfte att säkerställa den interna kontrollen samt rättvisande räkenskaper Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om den interna kontrollen avseende lönehanteringen är tillräcklig samt om löneredovisningen är rättvisande. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Är lönehanteringen säker och tillförlitlig? Är uppgifterna i löneredovisningen aktuella, fullständiga och rättvisande? 1.3. Revisionsmetod Granskningen har genomförts utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv där ett antal kontrollmål valts ut. Utifrån dessa kontrollmål har en bedömning gjorts av dels befintliga regler och rutiner, dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Denna del av granskningen har omfattat en uppföljning av de synpunkter vi hade i tidigare granskning. Uppföljningen av system och rutiner vid Resurscentrum kommer att ske med hjälp av COSO-modellen och med kontrollmålsteknik, dvs på samma sätt som tidigare granskning genomfördes. Kontrollmålsteknik innebär att vi har granskat och bedömt ett antal påstående, som vi bedömer som viktiga utifrån ett internkontrollperspektiv. Bedömning har gjorts avseende om dessa är uppfyllda eller inte. Granskning och bedömning görs av stödjande dokument och rutinbeskrivningar. Uppföljning sker av de brister som vi noterade i tidigare granskning av Administrativt Centrum (numera Resurscentrum). 1

191 Inom ramen för denna del av granskningen genomförs ett antal intervjuer med personal vid Resurscentrum som ansvarar för lönehanteringen. Vidare kommer en s.k. registeranalys att genomföras. De uppgifter som framkommit i registeranalysen har sedan använts för att välja ut ett antal poster för verifiering av identifierade avvikelser och orimliga värden. Registeranalysen omfattar Produktionsstyrelsens förvaltningar: Akademiska sjukhuset Folktandvården Lasarettet i Enköping Primärvården Landstingsservice Resurscentrum Habilitering och hjälpmedel Analysen omfattar perioden januari-september Ett antal övergripande kontroller/avstämningar har gjorts i syfte att säkerställa att uppgifter som analyseras är korrekta. Dessa är avstämning av och jämförelse mellan lönesystem och huvudbok samt lönesystem och personalregister. Vidare har ett antal fördjupade analyser genomförts. 2

192 2. Granskningsresultat 2.1. Uppföljning av tidigare genomförd granskning Nedan redovisas våra iakttagelser efter genomförd granskningsuppföljning. Resultatet av uppföljningen av samtliga kontrollmål redovisas i detalj i bilaga 1. Nedan redovisas våra iakttagelser i sammanfattad form. Rutinhandbok för löneadministration finns och omfattar väsentliga rutiner som avser lönehanteringen. Vidare finns en tjänstekatalog av vilken roller, ansvar samt gränsdragning mellan Resurscentrum och respektive förvaltning framgår. Resurscentrum har även en internkontrollplan som omfattar väsentliga rutiner avseende lönehanteringen. Dokumenterad rutin avseende avslut av anställning finns där ansvarig chef respektive löneadministratörens ansvar framgår. Ansvarsfördelningen upplevs i huvudsak vara tydlig av de intervjuade. Det förekommer att ansvarig chef missar att anmäla avslut till Resurscentrum. Eftersom ansvarig chef månatligen ska följa upp sina löneutbetalningar finns dock en kontrollrutin som bör uppmärksamma eventuella felaktigheter. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering vid frånvaro finns. Rutinbeskrivningen framgår av rutinhandbok och till viss del även i tjänstekatalogen som båda tagits fram av Resurscentrum. Dokumenterad rutin avseende avvikelserapportering ersättningar i form av övertid och OB finns i instruktion till BeSched. Ansvarsfördelningen upplevs vara tydlig av de intervjuade och framgår av tjänstekatalogen. Dokumenterad rutin avseende löneutbetalning finns och framgår av särskilt avsnitt, kontroll- och bevakningsrutiner, i rutinhandboken. Liksom tidigare saknas en dokumenterad arbets- och ansvarsfördelning mellan Resurscentrum, finansförvaltningen och övriga förvaltningar. Fördelningen är dock känd och upplevs som tydlig. Liksom vid tidigare granskning görs ingen kontroll av de eventuella rättningar av fel som görs vid Resurscentrum via exempelvis kontroll av logglista. 3

193 2.2. Registeranalys av lönetransaktioner Nedan redovisas iakttagelser och slutsatser efter genomförd registeranalys av lönetransaktioner. Registeranalysen omfattar nedanstående förvaltningar, för perioden till och med : Förvaltning Beteckning Antal som erhållit månadslön Antal som erhållit timlön Akademiska UAS sjukhuset Folktandvården FTV Lasarettet i Enköping LE Primärvården PV Landstingsservice LSU Resurscentrum LRC Habiliteringen och hjälpmedel HOH Validering av data Transaktioner mot huvudbok Då det förekommer en stor mängd lönearter som styr in på olika konton i huvudboken är det svårt att få en komplett avstämning av samtliga transaktioner. Vi har därför valt att stämma av vissa transaktioner mot huvudbok. Avstämningen omfattar källskatteskulden för tre perioder februari, april och augusti för att på ett rimligt sätt kunna verifiera att vi fått med samtliga transaktioner till rätt belopp. I nedanstående tabell återfinns resultatet av analysen tillsammans med lönearterna som angivits för källskatt. Löneart 6010, 6020, 6030, 6040, 6060, 6070, 6075, 6080, 6090, 6110, 6180 Källskatt för period HB Lönetransaktionsfil Differens , , ,00 Resultat från dataanalys och slutsats Genomförd analys ger vid handen att det finns överensstämmelse mellan huvudbok och lönetransaktionsfilen avseende källskatten de granskade perioderna. Vår slutsats är därför att erhållen data är fullständigt. Avstämning av transaktioner mot personalregister En jämförelse mellan transaktionsfil och personalregistret har utförts för att säkerställa att inga transaktioner skapats på anställda som inte finns upplagda i personalregistret. 4

194 Resultat från dataanalys och slutsats Efter utförd analys, har utbetalningar påträffats för personer som inte finns med i personalregistret. I resultatet förekommer det poster utan namn där majoriteten av dessa är personer som saknar anställning i Landstinget, som exempelvis förtroendevalda, föreläsare och tolkar. Dessa personer återfinns dock i särskilt register. Det förekommer även 258 personer som varken finns med i personalregistret eller i register för de personer som anges ovan. Dessa personer kan vara personer som erhållit någon form av utbetalning efter tjänsten avslutats. Någon ytterligare verifiering har inte gjorts. Ologiska personnummer En sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. Resultat från dataanalysen och slutsats Efter genomförd analys har inga poster med avvikande kontrollsiffra påträffats Resultat av registeranalys Fördelning av lönearter Samtliga transaktioner har fördelats och summerats per löneart och per period i en lönefluktuationsanalys. Sammanställningen visar alla lönearter uppdelat per period och visar antal transaktioner samt saldot för varje period under granskningsperioden i en tabell som återfinns i ett underliggande material. Analysen används som underlag för bedömning om lönekostnaderna är rimligt fördelade under året och om onormala fluktuationer finns som inte är i linje med vad som är normalt för lönekostnadsfördelningen. I tabellen nedan redovisas de tio lönearter där de beloppsmässigt högsta saldona redovisas under granskningsperioden. Summan är adderad för samtliga löneperioder och är gjord på samtliga sju förvaltningar. Löneart beskrivning Summa (kr) Tillsvidareanställd , Visstidsanst ej LAS , Semskuldlöneart , Vikariat , Allm visstids anst , Centralt konto läkare , Jour o beredskap arbetad t , % Ek ers arbetad tid , Ob Lokal mall , Timavlön vikarie ,50 Resultat från dataanalysen och bedömning Fördelningen av utbetalningar per löneart bedöms som rimlig. 5

195 Analys av orimliga värden för preliminärskatt Denna analys visar om det preliminärskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden på individnivå är rimligt eller ej. Det är svårt att göra beräkningen helt korrekt på grund av det stora antalet lönearter som ligger till grund för beräkningen. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen baseras på bruttolönen som är kopplad till konton Resultatet från genomförd analys visar att det förekommer poster med källskatteavdrag som överstiger 60 % samt understiger 20 %. Ett urval på tio av dessa poster har följts upp där vi noterat avdrag för källskatt som överstiger 60 % alternativt understiger 20 %. Godtagbara förklaringar så som att det finns särskilda beslut från skatteverket har erhållits. Vi bedömer att posterna hanterats korrekt utifrån erhållna svar Avvikande ålder En genomgång av personalregistret har gjorts, av samtliga anställda i de sju olika förvaltningarna i Landstinget i Uppsala län, för att identifiera lönetransaktioner för anställda som är yngre än 16 år eller äldre än 67 år. Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade totalt 486 unika personer varav en person är yngre än 16 år. Dessa 486 personer har erhållit ersättning om totalt ,48 kr. Enligt uppgift avser majoriteten läkare och andra specialister. Ytterligare verifiering har inte genomförts Översikt av grundlön - månadslön För samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden fördelats i beloppsintervall (Se antal löner uppdelat i beloppsintervall nedan). Beloppsintervall Antal anställda > Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet ovan kan användas för att skapa en förståelse för populationen samt ge en översikt av förekommande månadslöner för att kunna göra en rimlighetsbedömning. Fördelningen ovan bedöms som rimlig. 6

196 Uppföljning och avstämning har gjorts av de 10 högsta månadslönerna mot anställningsavtal, lönerevisioner etc. Dessa uppgifter bedöms vara korrekta Högt á-pris och höga antal timmar En analys har genomförts för att identifiera de högsta à-priserna avseende timlön och de högsta timantalen under granskningsperioden. Resultatet av analysen kan användas som underlag för att bedöma om timlöner och antal arbetade timmar är rimligt på individnivå. Resultat från dataanalysen och bedömning De högsta à-priserna och de högsta timantalen för fem personer har följts upp. I ett fall har en anställd erhållit full lön i två veckor trots ledighet. På grund av inloggningsproblem har semester inte registrerats korrekt. Uttag av semester har dock lagts ut i efterhand per sista augusti. Som följd av detta saknades en vikarie under sommaren och två av vikarierna fick täcka upp med följd att de arbetade flera timmar. Att timlönen var hög förklaras av att personalen arbetar skift. I ett annat fall hade person registrerats som timanställd i stället för sommarvikariat. Utbetald lön är dock korrekt. För övriga poster har vi erhållit rimliga förklaringar som gör att vi bedömer hanteringen som korrekt Avgångsvederlag Samtliga transaktioner för de granskade förvaltningarna som avser avgångsvederlag har sammanställts i denna granskning. Omfattningen framgår av tabellen nedan. Löneart Löneartstext Belopp (kr) 1570 Avgångsvederlag pensionsgr , Avgångsvederlag ej pension ,90 Totalt ,90 Resultat från dataanalysen och bedömning Analysen identifierade 42 personer som erhållit avgångsvederlag, varav 15 personer inte finns med i personalregistret. En rimlig förklaring till detta är att personerna erhållit utbetalningen efter anställningens avslutande. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Dubbletter av transaktioner En analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter kombination av personnummer + löneperiod + belopp som förekommer mer än en gång under en och samma period. Resultat från dataanalysen och bedömning Efter genomförd analys identifierades en mängd transaktioner som eventuellt kan vara en dubblett, men då analysen är baserad på absoluta belopp kan det i vissa fall röra sig om korrigeringar. Inom ramen för denna granskning har ingen verifiering av detta gjorts. 7

197 Utbetalt arvode till förtroendevalda Analys av utbetalt arvode till förtroendevalda har genomförts, med löneart 2400, 2430 samt Löneart Benämning Belopp (kr) 2400 Arv förtro man , Års arv förtroendevald , Partigr möte 6 610,00 Totalt ,20 Resultat från dataanalysen och bedömning Av de sju förvaltningarna som ingår i granskningen, har vi för två av dessa identifierat transaktioner avseende arvode till förtroendevalda. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Traktamente Alla transaktioner under granskningsperioden som har koppling till traktamente med totalbelopp per löneart redovisas i tabellen nedan. Löneart Benämning Belopp (kr) 2820 Utlandstrakta , Utrikes traktamente , Utrikes nattraktamente 0, Traktamente heldag , Inrikes traktamente 220, Inrikes nattraktamente 0, Inrikes trakt halvt 198, Resetillägg , Resetillägg 57, Resetillägg halvdag 0,00 Totalt ,80 Resultat från dataanalysen och bedömning Baserat på analysen har vi konstaterat att det förekommer utbetalningar för sammanlagt ,20 kr till personer som inte finns med i personalregistret. Dessa personer har även erhållit något slags arvode. Ytterligare uppföljning har inte gjorts då utbetalningarna bedöms uppgå till mindre belopp Reseräkning/kostnadsersättning Alla transaktioner under granskningsperioden som avser reseräkning/kostnadsersättning har analyserats i syfte att identifiera de personer som erhållit ersättning. Resultat från dataanalysen och bedömning I analysen har vi identifierat poster där utbetalning av reseersättning/ kostnadsersättning gjorts till personer som inte finns upplagda i personalregistret. Detta förklaras dels av att det inom de granskade förvaltningarna finns ett antal arvodesanställda vars personuppgifter inte finns upplagda i personalregistret. 8

198 Utbetalningen till de arvodesanställda avser främst ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vidare återfinns här landstingets kostnader för resor i samband med inställda operationer, donationer m.m. Utbetalning grundas på underlag från ekonomiavdelningen till Resurscentrum som ombesörjer att utbetalning görs. Vi bedömer denna förklaring som rimlig och har inte gjort några ytterligare verifieringar Sparade semesterdagar En analys har utförts av sparade semesterdagar utifrån den information som angivits i personalregistret. Analysen är baserad på det ur systemet utdragna personalregistret med aktuella sparade semesterdagar och har skett baserat på anställningsnummer. Analysen har även identifierat innevarande semesterdagar samt det totala antalet semesterdagar per anställd. Resultat från dataanalysen och bedömning Resultatet från analysen delades upp i tre delar; innevarande semesterdagar, sparade semesterdagar samt totalt antal dagar. I Landstinget Uppsala län har den anställde rätten att spara 40 semesterdagar innan överskjutande del betalas ut. Vidare har den anställde i huvudsak 32 intjänade semesterdagar innevarande år. Per sista september 2012 var det fyra anställda vid Akademiska sjukhuset som hade 40 sparade dagar och mer än 32 semesterdagar innevarande år dvs sammantaget 72 dagar. Vi bedömer denna omfattning som rimlig. Ytterligare uppföljning har inte gjorts. 9

199 3. Sammanfattande revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning är att den interna styrningen och kontrollen avseende lönehanteringen i allt väsentligt är tillräcklig. Efter genomförd granskning bedömer vi att lönehanteringen i allt väsentligt är säker och tillförlitlig, samt att uppgifterna i löneredovisningen för de granskade förvaltningarna i allt väsentligt är aktuell, fullständig och rättvisande. Bedömningen bygger på en helhetsbedömning av de rutinbeskrivningar som finns, fördelning av roller och ansvar avseende kontroll av avslut av anställning, avvikelserapportering och löneutbetalning samt resultatet av registeranalysen och den verifiering som genomförts. I granskningen som genomfördes 2010 lämnades rekommendationen att ansvarsfördelningen mellan nuvarande Resurscentrum och förvaltningarna skulle tydliggöras. Sedan granskningen 2010 har arbetet med att dokumentera lönerutinerna fortgått och vi bedömer att väsentliga rutiner har dokumenterats. Detta framgår av den vidareutvecklade Tjänstekatalogen och till viss del i den framtagna Rutinhandboken. I syfte att säkerställa att felaktig löneutbetalning inte görs i samband med avslut av anställning bör en tydlig instruktion tas fram. Av instruktionen bör då framgå vilka åtgärder och kontroller som ansvarig chef ska göra av lönelistan innan lönekörning. Vidare ansåg vi att de kontrollmoment som föregår löneutbetalningen bör dokumenteras i rutinen för löneutbetalning. De kontrollmoment som avses här är kontrollen av att löneutbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat. Detta har ännu inte fullt ut genomförts. Vi uppmanar inblandade parter, Resurscentrum, finansförvaltningen och förvaltningarna att fortsätta detta arbete. 10

200 Carin Hultgren Projektledare Viveca Karlsson Uppdragsledare 11

201 Bilaga 1 Uppföljning kontrollmål Övergripande Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner kring lönehanteringen som tydliggör ansvarsfördelningen mellan AC och förvaltningarna. Delvis uppfyllt Uppfyllt Riktlinjer saknas. Av direktörsbeslut framgår vilka uppgifter/ansvar som ligger på AC. Vem som gör vad framgår däremot inte på ett tydligt sätt, dvs. en gränssnittsbeskrivning som beskriver processen och de moment som övergått till AC saknas. Rutiner kring lönehantering finns i rutinhandboken för löneadministration. Målgrupp för denna rutinhandbok är i huvudsak linjecheferna och lönehandläggarna vid AC. Under året har även en kvalitetssäkringsdokumentation inom löneområdet tagits fram. Målgruppen för denna dokumentation är förvaltningarnas linjechefer, personalfunktioner och andra administratörer som arbetar inom området. Dokumentet är en kortare dokumentation vars syfte är att förtydliga ansvarsfördelningen i vissa rutiner där systematiska brister uppstått eller områden där AC ofta får frågor. Både rutinhandboken och kvalitetssäkringsdokumentet Tidigare Administrativt Centrum heter nu Resurscentrum (RC). Lönehanteringen sker på PA enheten/lön. RC har arbetat vidare med utveckling av rutinhandboken för löneadministration och den omfattar ett stort antal rutiner kopplade till lönehantering. Av intervjuer framkommer att rutinhandboken är ett bra stöd och ett levande dokument som används i det dagliga arbetet. Tanken är att rutiner ständigt ska utvärderas och ev justeras/kompletteras och i princip uppdateras rutinhandboken varje vecka. Sen granskningen 2011 har RC arbetat mycket för att få till en bra och tydlig tjänstekatalog som reglerar gränsdragningar och ansvarsfördelning mellan RC och kunden (Landstinget i Uppsala län). Tjänstekatalogen är nu i stort sett färdigformulerad och alla förvaltningar har fått förslaget/utkastet på 1

202 är levande dokument som löpande uppdateras. Av intervjuer framkommer att gränsdragningen upplevs som tydlig trots att det enligt vår bedömning saknas en tydlig ansvarsfördelning. Förvaltningen ansvarar för att genomföra erforderliga kontroller av den rapportering som den anställde gör i självservicesystemet BeSched avseende frånvaro; sjukfrånvaro och semester men även övertid. Utbetald OB-ersättning styrs av det schema som lägga in i BeSched. Ansvarig för att lägga in schema är förvaltningen. Förvaltningen ansvar för att registrering av nyanställning, förlängning och avslut av anställning i modulen Bemanningsärende. För att lön ska betalas ut vid nyanställning krävs att AC kopplar denna registrering till lönesystemet och omvänt vid avslut. Innan löneutbetalning: Cheferna ansvarar för att utgående lön är korrekt, korrekt lön till rätt person i rätt tid. Vidare kan uppföljning göras av kompsaldo och semesterlista. AC gör vissa rimlighetskontroller och följer upp orimliga värden. Efter löneutbetalning: Förvaltningen (cheferna) följer remiss och fått inkomma med synpunkter. Vid uppföljningstillfället hade de flesta förvaltningar lämnat synpunkter på katalogen och i huvudsak verkar förvaltningarna tycka att den är bra men i vissa fall önskar de lägga mer uppgifter/ansvar på RC. Detta blir i förlängningen en fråga om ökade resurser för RC Av tjänstekatalogen framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Av intervjuer framkommer att tjänstekatalogen tydliggör gränsdragningarna och ansvaret på ett tydligare sätt. Det framkommer vid intervjuer att det alltjämt förekommer vissa brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas trots att en person har slutat etc. Vid den uppföljning som gjorts av IK-planen 2012 avseende att utgående löneutbetalningar följs upp månadsvis av ansvarig chef framkommer att det är ett stort antal av tillfrågade chefer som inte svarat. Bortfallet är för stort för att slutsatser om huruvida rutinerna fungerar ska kunna dras. 2

203 Det finns en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll upp lönekostnadsspecifikation och/eller gör en kostnadsuppföljning ur Diver. Av intervjuer framkommer att det finns brister i den uppföljning som förvaltningarna ansvarar för och att det förekommer att lön utbetalas till tjänstlediga etc. Om det beror på tidsbrist eller bristande kunskap är oklart. Delvis uppfyllt Det finns i huvudsak en ansvars- och arbetsfördelning i handläggningen som tryggar en god intern kontroll. Våra rekommendationer I syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen bör ansvarsfördelningen och gränssnitt mellan AC och förvaltningarna tydliggöras. Detta kan förslagsvis göras i den tjänstekatalog som AC arbetar med att ta fram. Vidare bör denna tjänstekatalog alternativt den kvalitetssäkringshandbok som tagits fram utvecklas så att det på ett tydligt sätt framgår hur rutinen ser ut och vem som ansvar för olika moment i rutinen. Exempelvis vem som ansvar för de olika momenten i samband med avslut av anställning. Vidare bör de kontroller som ska genomföras av förvaltningen respektive AC tydligt beskrivas. Uppfyllt Ansvarsfördelning och gränssnitt mellan RC och förvaltningarna har tydliggjorts i och med den tjänstekatalog som har arbetats fram. I tjänstekatalogen framgår specifikation av tjänster och åtaganden. Vidare framgår ett omfattande antal rutiner och beskrivning av hur rutinen ser ut och vem som ansvarar för vad i de olika momenten som rutinen omfattar. Det framgår även vem som ansvarar för att utföra kontroller. 3

204 Internkontrollplan finns framtagen och omfattar riskbedömda rutiner och processer avseende lönehantering Delvis uppfyllt Det finns IK-plan för PA och EA-området. Utifrån denna har de tagit fram en rutin för vilka kontroller som ska genomföras avseende lönehantering. De har tagit fram mallar för dokumentation av kontroller som i sin tur ska ligga till underlag för den sammanställning som görs för uppföljning av internkontrollplan. Dokumenterad väsentlighet- och riskanalys finns inte men resultatet av genomförda kontroller enligt IK-plan kommer att ligga till grund för kommande väsentlighetsoch riskanalys. Uppfyllt Det finns en IK-plan för RC Denna är uppställd utifrån de olika perspektiven i RC:s balanserade styrkort. I IK-planen finns åtta rutiner med bäring på lönehantering. För dessa finns angivet kontrollmål, kontrollmoment, frekvens, ansvarig för kontroll och uppföljning samt till vem avvikelserapportering ska ske. Det är lönechefen som ansvarar för kontroll och uppföljning. De flesta av kontrollmålen (sex av åtta) följs upp tertialvis och övriga två följs upp två gånger per år. Vi har tagit del av sammanställningen av genomförda uppföljningar av IK-planen under Uppföljning genomfördes i samband med tertial 1 och i samband med tertial 2. Till grund för sammanställningen finns mallar för dokumentation av kontroller men dessa har vi inte tagit del av. Avslut av anställning Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner vad avser avslut av anställning. Dessa Delvis uppfyllt Uppfyllt Riktlinjer finns inte. Rutin finns men denna är vid granskningstillfället inte dokumenterad i Rutin för avslut av anställning finns beskrivet i rutinhandbok och i tjänstekatalog, men även i form av en lathund till Bemanningsärendet 4

205 tillämpas. Det finns en tydlig ansvars- och arbetsfördelning mellan AC och förvaltningarna vid avslut av anställning och detta är dokumenterat. Avslut av anställning dokumenteras på avsedd blankett Rutinhandboken Löneadministration. I systemdokumentationen över lönesystemen finns en manual som beskriver hur avslut av anställning till i bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula). Delvis uppfyllt Ansvarsfördelningen är tydlig och framgår av manual över hur avslut i bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula) hanteras. Däremot förekommer brister i tillämpningen av denna rutin i det fall chef avslutar anställningen i BeSched med glömmer att meddela löneadministratören för avslut/avregistrering i lönesystemet. Uppfyllt Registreras i modulen Bemanningsärende det vill säga manuellblankett (avsedd blankett) används endast för Primärvårdens som ännu inte använder Avslut. Ytterligare ledtext/information finns i Bemanningsärendet (modul i lönesystemet Primula). Länk finns i Bemanningsärendet till lathunden. Resurscentrum gör själva bedömningen att rutinen vid pensionsavgång som framgår av tjänstekatalogen bör förtydligas ytterligare. Uppfyllt Ansvarsfördelningen avseende avslut av anställning är tydlig och framgår av tjänstekatalogen. Ansvarig chef ansvarar för vissa kontroller men det finns ingen lathund för vad cheferna ska kontrollera. Vid intervju framkommer att det alltjämt förekommer att ansvarig chef glömmer att meddela till löneadministratör att medarbetare slutat och således avslutas/avregistreras inte personen i lönesystemet och lön betalas ut fast person har slutat. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med

206 Avslut av anställning godkänns av behörig person Kontroll görs av att avslut har godkänts/beslutats av behörig person och kontrollen har dokumenterats Kontroll görs av att datum för anställningens upphörande har registrerats i personalsystemet och att överensstämmelse finns med underlaget (avsedd blankett i systemet). Rutin finns som säkerställer att lön inte utgår efter Bemanningsärende. Uppfyllt Behörighet att godkänna och avsluta av anställning styrs av de roller/behörigheter som tilldelats cheferna i Bemaningsärende. Uppfyllt Inbyggd kontroll genom att det endast är behörig chef som kan godkänna avslut, vilket styrs av roll/behörighet som chef tilldelats i Bemanningsärende. När Bemanningsärende inte används kontrollerar löneadministratörerna vid AC att det är behörig person som godkänt avslutet. Dessa kontroller dokumenteras inte. Värt att notera är att detta förekommer sällan. Uppfyllt Kontroll görs av löneadministratören vid AC innan avslut i lönesystemet Primula. Delvis uppfyllt Förutsätter att nuvarande rutin tillämpas på avsett sätt. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Delvis uppfyllt 6

207 avslutsdatum. Däremot saknas kontroller för att säkerställa att rutinen tillämpas. Ingen särskild (anmodad) kontroll görs av AC. När löneadministratörerna vid AC registrerar avslutet i lönesystemet utgår inte någon lön. Däremot regleras innestående semester etc. i efterhand. Respektive ansvarig chef ser vid kontroll av sina lönelistor om avslutad person erhåller lön efter avslutsdatum. Vi har noterat att det förekommit att behörig chef glömt att skicka in avslut till löneadministratören för avslut i lönesystemet Primula. Löneutbetalningarna ska följas upp månadsvis av ansvarig chef. Vid denna kontroll av lönelistor kan chefen se om avslutad person erhåller lön efter avslutsdatum. Att denna rutin tillämpas följs upp av RC via IK-planen. Avvikelserapportering vid frånvaro (sjukfrånvaro, VAB respektive semester) Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande rapportering av frånvaro. Delvis uppfyllt Framgår av instruktion till BeSched. Obligatorisk utbildning för alla anställda som registrerar i BeSched. Innan chef får behörighet att godkänna avvikelse i BeSched måst denna ha genomgått en särskild utbildning. Uppfyllt Rutiner beträffande rapportering av frånvaro i form av semester och sjukfrånvaro framgår av Rutinhandboken för Löneadministration. Rutinen framgår även till viss del i tjänstekatalogen. Rutinen framgår även av instruktion till BeSched. 7

208 Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och förvaltningen. Fördelningen är dokumenterad. Rutiner beträffande rapportering av semester och sjukfrånvaro finns dokumenterad i Rutinhandboken Löneadministration. Målgrupp för denna rutinhandbok är i huvudsak löneadministratörerna. Stöddokument i form av lathundar till BeSched/Primula finns på intranätet som beskriver hur denna registrering ska göras. AC har tagit fram ett kvalitetssäkringsdokument som beskriver vissa rutiner, som upplevs som mer komplicerade, vem som ansvarar för olika moment i rutinerna och hur dessa rutiner ska hanteras. Delvis uppfyllt Arbets- och ansvarsfördelningen framgår delvis av de instruktioner och dokument som redogörs för i punkten ovan. Däremot är ansvarsfördelningen mellan förvaltningen och AC inte fullt ut dokumenterad. Uppfyllt När det gäller ansvarsfördelningen avseende avvikelserapportering vid frånvaro så framgår hantering av semester, sjukfrånvaro samt tjänstledighet av tjänstekatalogen. Hantering av VAB framgår av instruktion till BeSched. När det gäller semesterhantering så framgår det av tjänstekatalogen att ansvarig chef ansvarar för rapportering semester och kontroll av semestersaldo. RC ansvarar för avvikande semester (t ex vid parallell frånvaro) och timsemester. När det gäller sjukfrånvaro så framgår det av tjänstekatalogen att ansvarig chef ansvarar för 8

209 Avvikelser registreras i personalsystemet och dess försystem av behörig person. Registrerade avvikelser kontrolleras översiktligt (rimlighetsbedömning görs) av annan än den anställde innan löneutbetalningen. Uppfyllt Avvikelser registreras av den anställde själv i BeSched som sedan godkänns av behörig chef. I vissa fall görs detta av annan, se beskrivning ovan. Respektive löneadministratör gör denna typ av kontroller. Dessa kontroller dokumenteras däremot inte. Löneadministratörerna har en god kännedom om sina förvaltningar vilket borgar för att felaktigheter bör kunna upptäckas. att registrera sjuk och frisk efter anmälan från medarbetare, göra schemaändringar vid partiell sjukfrånvaro, bevakar läkarintyg, administrera och arkivera sjukförsäkran. RC ansvarar för att rapportera sjukfrånvaron till Försäkringskassan på 15:e dagen. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Av tjänstekatalogen framgår att RC ansvarar för att ta fram en kontrollista för lön månadsvis/löpande och kontrollera posterna (ex kontroll av hög bruttolön, semester vid sjukdom, extra utbetalningar, felaktiga konteringar). Detta framgår också av Rutinhandbok för Löneadministratörer. Om fel upptäcks vid rimlighetskontrollen rättas felet genom återremittering. Innan löneutbetalning tar respektive löneadministratör ut en kontrollista. På listan finns poster som noterats vid ett antal kontroller som lönesystemet gjort automatiskt så som ex vis kontering saknas, orimliga belopp, dubbla ersättningar etc. Delvis uppfyllt Om löneadministratören vid AC upptäcker felaktigheter kontaktas ansvarig chef. Återremittering sker i de flesta fall, med det förekommer att rättningar görs efter muntlig Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med

210 Sjukfrånvarorapporteringen och friskanmälan samt semester godkänns av behörig person Registrerad sjukfrånvaro och friskanmälan samt semester kontrolleras och utförd kontroll dokumenteras. överenskommelse. Enligt uppgift noteras namn på vem som godkänt att rättning får göras genom att namnet på ansvarig chef noteras. Alla rättningar, korrigeringar m.m. registreras i lönesystemet Primula där det är möjligt att göra ärendesökningar. Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor saknas däremot. Delvis uppfyllt Behörighet att godkänna rapportering styrs av de roller/behörigheter som tilldelats cheferna i schema- och bemanningssystemet BeSched. Vi har noterat att det finns personer med behörighet att godkänna sjukfrånvaro, semester och övertid trots att denne inte är ansvarig chef. Delvis uppfyllt Vissa kontroller genomförs av löneadministratörerna. Dessa beskrivs nedan. Kontrollerna dokumenteras däremot inte. Den anställde registrerar avvikelse i BeSched genom att önska ledighet (semester) och registrera sjukfrånvaro, VAB etc. I BeSched registreras ersättning för obekväm arbetstid (OB) automatiskt utifrån schema som lagts in i Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Vi har inom ramen för denna granskning inte verifierat huruvida det förekommer att godkännande av sjukfrånvaro, semester och övertid genomförs av annan än ansvarig chef. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med De kontroller som genomförs av löneadministratörerna dokumenteras fortfarande inte. Löneutbetalningarna ska följas upp månadsvis av ansvarig chef. Vid denna kontroll av lönelistor kan chefen se om avslutad person 10

211 systemet. Registrerade önskemål och avvikelser godkänns därefter av ansvarig chef eller i vissa fall bemanningsassistent. erhåller lön efter avslutsdatum. Att denna rutin tillämpas följs upp av RC via IK-planen. Anmälan om sjukfrånvaro och friskanmälan samt semester finns dokumenterade på separata skriftligt underlag alternativt finns i lönesystemet Underlaget går sedan vidare digitalt (skickas) till löneadministratörer vid AC för utbetalning. I det fall löneutbetalningen fastnar på en signallista kontrolleras denna av löneadministratör. I annat fall går denna för utbetalning. Vid manuella underlag undertecknas dessa av ansvarig chef och därefter skickas dessa till löneadministratören för manuell registrering i Primula. Vid manuella underlag kontrollerar löneadministratörerna att underlaget skrivits under av behörig person. Enligt intervju genomförs vissa kontroller genom att löneadministratören använder sig av funktionen löneberäkning för att kontrollera den lön som ska betalas ut för enskild person eller grupp av personer. Dessa kontroller är däremot inte systematiska och dokumenteras inte. Rimlighetsbedömningar görs. Uppfyllt Framgår av avvikelserapportering i BeSched och kan tas fram ur lönesystemet vid behov. Som underlag för utbetalning av sjuklön ska medarbetare Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Av tjänstekatalogen framgår att RC skickar semesterlista till respektive ansvarig chef 11

212 och kan tas fram vid behov. lämna en sjukförsäkring, av vilken bl a sjukperiod framgår, till sin chef. Vid semester lämnas en semesteransökan. Ansvarig chef ansvarar för att kontrollera underlaget mot avvikelserapporteringen i BeSched. Ansvar för denna kontroll ligger således på ansvarig chef vid förvaltningen och inte på AC. angående aktuellt semestersaldo i september och att ansvarig chef ansvarar för kontroll och uppföljning av semestersaldot. Avvikelserapportering ersättningar i form av övertid och OB Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande rapportering av ersättningar i form av övertid och OB. Delvis uppfyllt Framgår av instruktion till BeSched. Obligatorisk utbildning för alla anställda som registrerar i BeSched. Innan chef får behörighet att godkänna avvikelse i BeSched måst denna genomgått en särskild utbildning. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Vid intervjuer framkommer att det är ett problem inom landstinget att anställda arbetar på flera förvaltningar. De tar semester från en förvaltning och arbetar på en annan. De har då en 100%-ig anställning på en förvaltning och så får de timlöneersättning från den där de jobbar extra. RC informerar förvaltningarna om de ser att en person arbetar på flera förvaltningar och sedan är det 12

213 Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och förvaltningen. Fördelningen är dokumenterad. Delvis uppfyllt Arbets- och ansvarsfördelningen framgår delvis av den instruktion som redogörs för i punkten ovan. Däremot är ansvarsfördelningen mellan förvaltningen och AC inte fullt ut dokumenterad. ansvarig chef som får ansvara för denna fråga. Dock har landstingets ledningskontor beslutat att sådana interna bisysslor ska rapporteras in i lönesystemet Primula. Det har blivit ett ökat fokus på frågan om bisysslor. Uppfyllt Ansvarsfördelningen mellan RC och ansvarig chef avseende rapportering av övertid och OB mm framgår av tjänstekatalogen. Ansvarig chef ansvarar för rapportering och kontroll av rätt till ersättning och RC ansvarar för kontroll och registrering av underlag. Avvikelser registreras i personalsystemet och dess försystem av behörig person. Registrerade avvikelser kontrolleras översiktligt (rimlighetsbedömning görs) av annan än den anställde innan löneutbetalningen. Uppfyllt Avvikelser registreras av den anställde själv i BeSched som sedan godkänns av behörig chef. I vissa fall görs detta av annan, se beskrivning ovan. Respektive löneadministratör gör denna typ av kontroller. Dessa kontroller dokumenteras däremot inte. Löneadministratörerna har en god kännedom om sina förvaltningar vilket borgar för att felaktigheter bör kunna upptäckas. Innan löneutbetalning tar respektive löneadministratör ut Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Av tjänstekatalogen framgår att rapportering av OB, fyllnadstid och övertid mm sker med automatik från Besched om schema och närvaro/frånvaro av tid stämmer med föregående månad. Det som inte kan rapporteras via BeSched skicka som manuellt underlag till RC som ansvarar för registrering av dessa. 13

214 Om fel upptäcks vid rimlighetskontrollen rättas felet genom återremittering. Rapportering av övertid och OB godkänns av behörig person. kontrollistor. På listorna finns poster som noterats vid ett antal kontroller som lönesystemet gjort automatiskt så som ex vis kontering saknas, orimliga belopp, dubbla ersättningar etc. Dessa kontroller framgår av rutinhandboken Löneadministration. Delvis uppfyllt Om löneadministratören vid AC upptäcker felaktigheter kontaktas ansvarig chef. Återremittering sker i de flesta fall, med det förekommer att rättning görs efter muntlig överenskommelse. Enligt uppgift noteras namn på vem som godkänt att rättning får göras genom att namnet på ansvarig chef noteras. Alla rättningar, korrigeringar m.m. registreras i lönesystemet Primula där det är möjligt att göra ärendesökningar. Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor saknas däremot. Delvis uppfyllt Om korrekt behörighet lagts upp i BeSched. Vi har noterat att det förekommer att bemanningsassistent vid förvaltningen har behörighet att godkänna/attestera frånvaro, sjukdom och semester samt övertid i BeSched. Av tjänstekatalogen framgår att RC ansvarar för att ta fram en kontrollista för lön månadsvis/löpande och kontrollera posterna (ex kontroll av hög bruttolön, semester vid sjukdom, extra utbetalningar, felaktiga konteringar). Detta framgår också av Rutinhandbok för Löneadministratörer. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Rutin för att ta ut och kontrollera logglistor bör tas fram. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Vi har inom ramen för denna granskning inte verifierat huruvida det förekommer att godkännande av sjukfrånvaro, semester och 14

215 Registrerad övertid och OBersättning kontrolleras och utförd kontroll dokumenteras. Registrerad övertid och OBersättning finns dokumenterade på separata skriftligt underlag alternativt finns i lönesystemet och kan tas fram vid behov. Delvis uppfyllt Kontroll sker automatiskt i BeSched om schema och villkor lagts in korrekt. Kontroll av inrapporterad övertid görs av ansvarig chef. När manuella underlag används sker kontroll. Löneadministratörerna vid AC rapporterar avvikelse från ABLs regler om övertid till sin chef i den mån detta noteras. Uppfyllt Styrs av det schema som registrerats i BeSched. Registrerad övertid och OB-ersättning kan tas fram ur lönesystemet. övertid genomförs av annan än ansvarig chef. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med De kontroller som löneadministratörerna gör avseende manuella underlag och att dessa underlag skrivits under av behörig person dokumenteras inte. Uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Löneutbetalning Kontrollmål Resultat av granskning 2011 Resultat av uppföljning 2012 Det finns dokumenterade riktlinjer och rutiner beträffande vilka kontroller som ska göras innan respektive efter löneutbetalning Uppfyllt I rutinhandbok för Löneadministration finns särskilt avsnitt som avser kontroll- och bevakningsrutiner där det framgår vilka kontroller som AC gör innan löneutbetalning. Vidare framgår vilka kontroller Uppfyllt I rutinhandbok för Löneadministration finns särskilt avsnitt som avser kontroll- och bevakningsrutiner. I detta avsnitt framgår vilka listor som ska tas ut av 15

216 Det finns en tydlig arbets- och ansvarsfördelning i rutinen mellan AC och finansförvaltningen och övriga förvaltningar avseende vilka kontroller som ska göras. Fördelningen är dokumenterad. respektive chef vid förvaltningarna ansvarar för. Delvis uppfyllt Rutinen är tydlig men finns endast delvis dokumenterad i en processbeskrivning Från registrering till lön (BeSched/Primula). Vidare beskrivs inte arbets- och ansvarsfördelningen i rutinen på ett tydligt sätt. Av intervjuer framkommer däremot att denna fördelning är känd och upplevs som tydlig. Innan utbetalning gör respektive löneadministratör vid AC vissa kontroller, som tidigare redovisats. Efter löneutbetalningen gärs däremot inga särskilda kontroller av AC. Respektive chef ansvarar för att korrekt löneunderlag översänts till AC. Enligt rutinhandbok för Löneadministration avsnitt Kontroll- och bevakningsrutiner framgår att chefen bland annat ska ta ut och kontrollera lönekostnadsspecifikation alternativt göra en kostnadsuppföljning i Diver. De kontroller som cheferna vid förvaltningarna genomför dokumenteras löneadministratörer före respektive efter lönekörning samt vilka kontroller som ska göras av dessa listor. Vidare framgår vilka listor som ska tas ut av ansvarig chef innan och efter lönekörning men inte vilka kontroller som chefen ska göra. Delvis uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Ansvarsfördelningen mellan RC, finansförvaltningen och övriga förvaltningar finns inte dokumenterad. Som tidigare nämnt ansvarar respektive ansvarig chef för att korrekt underlag översänts till RC. Enligt rutinhandbok för Löneadministration avsnitt Kontroll- och bevakningsrutiner framgår att chefen bland annat ska ta ut och kontrollera lönekostnadsspecifikation alternativt göra en kostnadsuppföljning i Diver. De kontroller som cheferna vid förvaltningarna genomför dokumenteras däremot inte. Något samlat grepp på vilka kontroller som görs ute vid förvaltningarna finns inte. Vid intervju framkommer att RC gärna vill 16

217 däremot inte. Något samlat grepp på vilka kontroller som görs ute vid förvaltningarna finns inte. En löneadministratör/systemansvarig vid AC gör i ordning bankfilen/lönefilen för utbetalning. Ingen kontroll görs av de poster som ingår i betalningsfilen. Ytterligare en löneadministratör skickar sedan bankfilen/lönefilen till SYSteam som ombesörjer överföring till banken. Inte heller denna person gör någon kontroll av lönefilen. hitta en bra rutin för att stärka upp den interna kontrollen vid löneutbetalningen. Vår rekommendation 2011 var att ytterligare ett kontrollmoment, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat, bör ingå i rutinen för löneutbetalning. Samtidigt mejlas uppgift om totalt belopp på bankfilen/lönefilen som ska utbetalas till finansavdelningen som kontrollerar täckningen på landstingets kontroll innan utbetalning. I övrigt gör finansavdelningen inga kontroller. Större (orimliga) belopp spärras hos banken. De (två) personerna ovan som gör överföringen av betalfilen/lönefilen har även behörighet att registrera i lönesystemet. Då dessa personer har behörighet att registrera i lönesystemet samtidigt som de skickar lönefil för utbetalning bör ytterligare ett kontrollmoment ingå, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat. 17

218 Genomförda kontroller dokumenteras I efterhand ansvarar respektive budgetansvarig för att följa upp sina kostnader. Vår rekommendation Ytterligare ett kontrollmoment, det vill säga kontroll av att utbetalningen överensstämmer med de kontrollerade underlag som respektive löneadministratör lämnat, bör ingå i rutinen för löneutbetalning. Ej uppfyllt Kontroller görs innan utbetalningsfilen görs i ordning av respektive löneadministratör. Dessa kontroller dokumenteras inte, som ovan nämnt. Ej uppfyllt Ingen förändring i rutinen jmf med Vi anser att vilka kontroller som ska göras bör dokumenteras. Se kontrollmål ovan. 18

219 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Ändring av tandvårdsåtgärd E913 i prislistan för Folktandvården Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen föreslå landstingsfullmäktige att åtgärd E913 i Folktandvårdens prislista ändrar vårdinnehåll. Dagen betydelse, Röntgenbild, intraoral, över normalstatus, utgår. Istället införs åtgärd E913, Borttagande av tandsten, ej ersättningsberättigande, med priset 150 kr. Ärendet I Folktandvården egen prislista som omfattar åtgärder som inte är ersättningsberättigande i tandvårdsstödet, s.k. E-åtgärder, finns idag en åtgärd E913, Röntgenbild, intraoral, över normalstatus, med mycket liten efterfrågan. Folktandvårdens bedömning är att det finns åtgärder i den statliga tandvårdsförsäkringen som kan användas vid dessa begränsade tillfällen. Folktandvården föreslår att istället använda åtgärder för borttagande av tandsten där möjligheten att få ersättning från Försäkringskassan saknas. Denna behandling utförs av tandhygienister eller tandläkare i samband med undersökning och beräknas ha en tidsåtgång om 5-10 minuter. Ett lämpligt pris för åtgärden beräknas till 150 kr. År 2012 fanns en åtgärd inom det statliga tandvårdsstödet för denna behandling, åtgärd 202, som nu är borttagen. Folktandvården uppskattar att den borttagna åtgärden minskar intäkterna med 1-1,5 mnkr år. Orsaken till att Tandvårds- och läkemedelförmånsverket (TLV) tog bort åtgärden vid årsskiftet 2012/2013 är att de Nationella riktlinjerna från Socialstyrelsen har fastställt att förekomsten av tandsten när sjukdomsdiagnos saknas har en mycket liten sjukdomsframkallande effekt och därför utgår ingen ersättning från Försäkringskassan för att ta bort den. Bedömningen är ändå att det finns en stor efterfrågan från patienterna av hygieniska och estetiska skäl att ta bort tandsten även om åtgärden inte är ersättningsberättigande. Kopia till: Landstingsstyrelsen Tf Tandvårdsdirektör, Pia Gabre Bilaga 55 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

220

221 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Dnr PS Yttrande angående Överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten i Uppsala län Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen besluta att godkänna överenskommelsen om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Ärendet Under många år har samverkan inom hälso- och sjukvård och social omsorg utvecklats mellan Älvkarleby kommun och Landstinget Uppsala Län. Från 2008 har arbetet pågått under begreppet närvårdsutveckling i Uppsala län, ett samarbete mellan landstinget och respektive kommun. Den politiska styrgruppen för närvård i Älvkarleby beslutade i januari 2012 att en skriftlig överenskommelse om den fortsatta utvecklingen av samverkan skulle tas fram. Beslutet grundar sig på identifierade behov av effektivare styrning, struktur och samsyn i närvårdsarbetet. I utvecklingen av samverkan önskade kommunens politiker att polisen ska finnas med i den nya samverkansorganisationen, då denna samverkan är viktig för befolkningens trygghet och hälsa. Älvkarleby kommun och polisen har sedan flera år tillbaka en överenskommelse om samverkan för trygghet, som ska revideras till Polismyndigheten är positivt inställd till en överenskommelse som även omfattar Landstinget i Uppsala län. Syftet med överenskommelse är att genom samverkan mellan berörda parter skapa bättre förutsättningar för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Målet med överenskommelsen är att skapa en effektiv ledning, styrning och struktur för samverkan mellan hälso- och sjukvård, utbildning och omsorg, samhällsbyggnad och polisen. Viljeinriktningen för utvecklingen av samverkan i Älvkarleby kommun ska ses som en del i ett samhällsutvecklingsarbete som bygger på kunskap om folkhälsa och folkhälsoarbete. Utvecklingsarbetet ska utgå ifrån det främjande och förebyggande perspektivet. I överenskommelsen framgår hur samverkan ska ledas och styras lokalt och representationen från huvudmännen i Samverkansrådet både på politisk och tjänstemannanivå. Även mötesstruktur och arbetsordning finns beskriven. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

222 LANDSTINGET I UPPSALA LÄN Föredragningspromemoria Sammanträdesdatum Sida Produktionsstyrelsen Den nya organiseringen av samverkan, mötesstrukturen och arbetsordningen kommer att leda till en bättre möjlighet till kontinuerligt och systematiskt förbättringsarbete. En viktig framgångsfaktor är den samfinansierade tjänsten som folkhälso- och närvårdskoordinator. Denna funktion är en förutsättning för att arbetet ska kunna bedrivas i enlighet med denna överenskommelse. Kopia till: Älvkarleby kommun Polismyndigheten Uppsala Landstingsstyrelsen Bilaga 56 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

223 Ärende Dnr PS Hälso-och sjukvårdsavdelningen Tinna Cars-Björling Tfn E-post Produktionsstyrelsen Överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun Förslag till beslut Produktionsstyrelsen föreslår landstingsstyrelsen besluta att godkänna överenskommelsen om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Ärendet Under många år har samverkan inom hälso- och sjukvård och social omsorg utvecklats mellan Älvkarleby kommun och Landstinget Uppsala Län. Från 2008 har arbetet pågått under begreppet närvårdsutveckling i Uppsala län, ett samarbete mellan landstinget och respektive kommun. Den politiska styrgruppen för närvård i Älvkarleby beslutade i januari 2012 att en skriftlig överenskommelse om den fortsatta utvecklingen av samverkan skulle tas fram. Beslutet grundar sig på identifierade behov av effektivare styrning, struktur och samsyn i närvårdsarbetet. I utvecklingen av samverkan önskade kommunens politiker att polisen ska finnas med i den nya samverkansorganisationen, då denna samverkan är viktig för befolkningens trygghet och hälsa. Älvkarleby kommun och polisen har sedan flera år tillbaka en överenskommelse om samverkan för trygghet, som ska revideras till Polismyndigheten är positivt inställd till en överenskommelse som även omfattar Landstinget i Uppsala län. Syftet med överenskommelse är att genom samverkan mellan berörda parter skapa bättre förutsättningar för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Landstingets ledningskontor Slottsgränd 2A Box Uppsala tfn vx fax org nr

224 2 (2) Målet med överenskommelsen är att skapa en effektiv ledning, styrning och struktur för samverkan mellan hälso- och sjukvård, utbildning och omsorg, samhällsbyggnad och polisen. Viljeinriktningen för utvecklingen av samverkan i Älvkarleby kommun ska ses som en del i ett samhällsutvecklingsarbete som bygger på kunskap om folkhälsa och folkhälsoarbete. Utvecklingsarbetet ska utgå ifrån det främjande och förebyggande perspektivet. I överenskommelsen framgår hur samverkan ska ledas och styras lokalt och representationen från huvudmännen i Samverkansrådet både på politisk och tjänstemannanivå. Även mötesstruktur och arbetsordning finns beskriven. Den nya organiseringen av samverkan, mötesstrukturen och arbetsordningen kommer att leda till en bättre möjlighet till kontinuerligt och systematiskt förbättringsarbete. En viktig framgångsfaktor är den samfinansierade tjänsten som folkhälso- och närvårdskoordinator. Denna funktion är en förutsättning för att arbetet ska kunna bedrivas i enlighet med denna överenskommelse. Kopia till: Älvkarleby kommun Polismyndigheten Uppsala Landstingsstyrelsen Bilaga Överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun.

225 Överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. 1

226 Överenskommelse om samverkan mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län och Polismyndigheten Uppsala län för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Denna överenskommelse omfattar det samverkansarbete som bedrivs inom hälso- och sjukvård, utbildning och omsorg, samhällsbyggnad och polismyndigheten. I överenskommelsen framgår vilka parter som ingår, bakgrund, syfte, mål, viljeinriktning, styrning och struktur för samverkan. Parter Denna överenskommelse ingås mellan Älvkarleby kommun, Landstinget i Uppsala län, och Polismyndigheten i Uppsala Län. Bakgrund Under många år har samverkan inom hälso- och sjukvård och social omsorg utvecklats mellan Älvkarleby kommun och Landstinget Uppsala Län. Från 2008 har arbetet pågått under begreppet närvårdsutveckling i Uppsala län, ett samarbete mellan landstinget och respektive kommun. Den politiska styrgruppen 1 för närvård i Älvkarleby beslutade i januari 2012 att en skriftlig överenskommelse om den fortsatta utvecklingen av samverkan skulle tas fram. Beslutet grundar sig på identifierade behov av effektivare styrning, struktur och samsyn i närvårdsarbetet. I utvecklingen av samverkan önskade kommunens politiker att polisen ska finnas med i den nya samverkansorganisationen, då denna samverkan är viktig för befolkningens trygghet och hälsa. Älvkarleby kommun och polisen har sedan flera år tillbaka en överenskommelse om samverkan för trygghet, som ska revideras Polismyndigheten är positivt inställd till en överenskommelse som även omfattar Landstinget i Uppsala län. Syfte Syftet med överenskommelse är att genom samverkan mellan berörda parter skapa bättre förutsättningar för en god och jämlik hälsa och trygghet hos befolkningen i Älvkarleby kommun. Mål Målet med överenskommelsen är att skapa en effektiv ledning, styrning och struktur för samverkan mellan hälso- och sjukvård, utbildning och omsorg, samhällsbyggnad och polisen. 1 Den politiska styrgruppen består av representanter från kommunens utbildnings- och omsorgsnämnd och landstingets norra länsdelsberedning 2

227 Viljeinriktning Viljeinriktningen för utvecklingen av samverkan i Älvkarleby kommun ska ses som en del i ett samhällsutvecklingsarbete som bygger på kunskap om folkhälsa 2 och folkhälsoarbete 3. Utvecklingsarbetet ska utgå ifrån det främjande och förebyggande perspektivet. Huvudmännens uppdrag omfattar samverkan kring hälsofrämjande, förebyggande, diagnostiserande, behandlande, rehabiliterande, omvårdande och stödjande insatser som är samhällsekonomiskt rimliga att bedriva lokalt. Invånarna i hela Uppsala län får sitt samlade behov av hälso- och sjukvård och social omsorg genom insatser nära bostaden i så hög grad som möjligt. Varje person ska få den hjälp den behöver, bli bemött med respekt, få information och ha inflytande över vården och omsorgen oavsett vilken huvudman som är involverad i insatserna. 4 Styrning Kommunen och landstingets verksamhet styrs via lagstiftning och genom de styrande dokument som framförallt kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige fattat beslut om. För ledning av polismyndigheten finns en polisstyrelse. Polisstyrelsen består av länspolismästaren och av det antal övriga ledamöter som regeringen beslutar. Älvkarleby Kommun Politisk nivå Utbildnings- och omsorgsnämnden och samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för de verksamheter som omfattas av denna överenskommelse. Kommunstyrelsen ansvarar för den övergripande planeringen och samordningen av kommunens folkhälso- och preventions arbete 5. Tjänstemannanivå Kommunchefen ansvarar för den övergripande ledningen och samordningen av kommunens folkhälso- och preventionsarbete. Förvaltningscheferna för utbildning- och omsorg respektive samhällsbyggnad ansvarar för ledningen av de verksamheter som omfattas av denna överenskommelse. 2 Folkhälsa definieras som ett uttryck för befolkningens hälsotillstånd.som tar hänsyn till såväl nivå som fördelning av hälsan. En god folkhälsa innebär inte bara att hälsan genomsnittligt bör vara så god som möjligt, skillnaderna mellan olika grupper (sociala, geografi ska, ekonomiska etc.) bör också vara så liten som möjligt 3 Folkhälsoarbete innefattar planerade och systematiska insatser för att främja hälsa och förebygga sjukdom. En uttalad avsikt är att påverka faktorer (frisk-, skydds- och risk-) och förhållanden (struktur och miljö) som bidrar till en positiv hälsoutveckling på befolkningsnivå. Insatserna kan vara samhälls- och/eller grupp respektive individinriktade. 4 Utdrag ur Inriktningsdokument av närvårdsutveckling i Uppsala län Se styrdokument för folkhälsa-prevention 3

228 Landstinget Uppsala Län Politisk nivå Landstingsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsstyrelsen och produktionsstyrelsen ansvarar i olika avseenden för beslut som berör utvecklingen av samverkan som omfattas av denna överenskommelse. Landstingsstyrelsen har ett övergripande ansvar och förbereder alla frågor som landstingsfullmäktige ska besluta om. Hälso- och sjukvårdstyrelsen beställer den vård som befolkningen behöver. Produktionsstyrelsen ansvarar för styrning av landstingets förvaltningar som bedriver vård. Norra länsdelsberedningen har hälso- och sjukvårdstyrelsens mandat att föra dialog kring utvecklingen av den samverkan som omfattas av denna överenskommelse. Tjänstemannanivå Landstingsdirektören, hälso- och sjukvårdsdirektören och produktionsdirektören ansvarar i olika avseenden för verkställandet av beslut som berör utvecklingen av den samverkan som omfattas av denna överenskommelse. Närvårdsstrategen har hälso- och sjukvårdsdirektörens mandat att representera landstinget i det lokala arbetet som omfattas av denna överenskommelse. Närvårdsstrategens uppdrag är att vara en länk mellan landstinget och kommunen i samverkansfrågor som berör de områden som omfattas av denna överenskommelse. Närvårdsstrategen utgör även ett stöd till den interna processen i landstingets olika verksamheter och politiska organ i närvårdsfrågor. Hälso- och sjukvårdsdirektören har ansvaret att kontinuerligt informera berörda styrelser och förvaltningar i landstinget om den lokala utvecklingen i enlighet med denna överenskommelse. Polismyndigheten Uppsala Län Enligt polislagen utgör varje län ett polisdistrikt. I varje polisdistrikt finns en polismyndighet. Länspolismästaren är chef för polismyndigheten. Arbetet grundar sig på en lokal problembildsanalys som arbetas fram varje år. Utifrån denna analys skapas lokala handlingsplaner för de områden som är aktuella. Dessa handlingsplaner följs upp kontinuerligt och resultatet av den planlagda verksamheten utvärderas och uppdateras årligen. Närpolischefen vid närpolisområde Tierp/Älvkarleby har huvudansvaret för utveckling av samverkan och det lokala arbetet som omfattas av denna överenskommelse. 4

229 Skiss över organisering av samverkan 5

230 Beskrivning av organisering av samverkan Samverkansrådet för folkhälsa- närvård- trygghet I samverkansrådet träffas representanter från landstinget, kommunen och polisen för att göra gemensamma prioriteringar i arbetet med en god och jämlik hälsa och trygghet i Älvkarleby kommun. Politisk styrgrupp Den politiska styrgruppen består av följande representanter från kommunen och landstinget. Kommunen Ordförande för utbildnings- och omsorgsnämnden Ordförande för samhällsbyggnadsnämnden Ordförande för kommunstyrelsen Oppositionsråd Landstinget Ordförande och två ledamöter från norra länsdelsberedningen på uppdrag av hälso- och sjukvårdstyrelsen Tjänstemannastyrgrupp Tjänstemannastyrgruppen består av följande representanter från kommunen, landstinget och polisen. Kommunen Kommunchef Förvaltningschef för utbildnings- och omsorgsnämnden Förvaltningschef för samhällsbyggnadsnämnden Landstinget Hälso- och sjukvårdsdirektören och närvårdsstrateg på uppdrag av hälso- och sjukvårdsdirektören Polisen Närpolischef Samfinansierad tjänst mellan kommun och landsting Folkhälso- och närvårdskoordinatorn är en samfinansierad tjänst mellan kommun och landsting. Tjänsten är placerad i kommunstyrelsens förvaltning. Uppdraget som närvårdskoordinator är att vara ett stöd för det lokala samverkansarbetet mellan kommunen och landstinget inom hälso- och sjukvård, social omsorg och skola. Uppdraget innebär också att vara ett stöd till kommunens interna folkhälsoarbete, men också ett stöd för samordning/koordinering i samarbete/samverkan med andra aktörer som polis, näringsliv, ideella organisationer m.fl. Denna funktion är en viktig förutsättning för att arbetet ska kunna bedrivas i enlighet med denna överenskommelse. 6

231 Ledningsgrupper Verksamhetsansvariga för målgrupperna barn och familj, vuxna, äldre och inriktningen tryggare samhälle bildar ledningsgrupp för respektive område. Andra samverkande aktörer Består av personer och verksamhetsföreträdare som är betydelsefulla för arbetet. Mötesstruktur och arbetsordning 1. Samverkansrådet träffas för att utifrån politiska mål och uppdrag från kommun, landsting och polis fastställa gemensamma prioriterade mål och uppdrag för det kommande året. 2. Samverkansrådet ger ledningsgrupperna Barn och familj, Vuxna, Äldre och Tryggare samhälle i uppdrag att ta fram handlingsplaner 6 för respektive uppdrag. 3. Ledningsgrupperna arbetar med stöd av koordinatorn med uppdragen. Vid behov tillsätter respektive ledningsgrupp arbetsgrupp/er utifrån ett avgränsat område med ett tidsbestämt uppdrag. 4. Ledningsgrupperna rapporterar kontinuerligt resultatet av uppdragen till Samverkansrådets tjänstemannastyrgrupp. 5. Uppdragen redovisas enligt överenskommen tidsplan till Samverkansrådet och eventuella nya prioriteringar och uppdrag fastställs. Uppföljning av överenskommelsen Överenskommelsen följs upp en gång per år. Respektive samverkande part ansvarar för att uppdragen och åtgärderna finns med i ordinarie kvalitetssystem för verksamhetsplanering och måluppföljning. Giltighetstid Denna överenskommelse gäller från och med och tills vidare. Önskar någon av parterna säga upp överenskommelsen ska det göras senast tolv månader i förväg. Revidering Den 1 januari 2015 sker sammanslagningen av landets polismyndigheter till en myndighet. Detta innebär att överenskommelsen kommer att behöva revideras efter Handlingsplanerna ska innehålla mål, motivering av valda utvecklingsområden, process och effektmått, aktiviteter, ansvariga, tidsplan och plan för uppföljning. 7

232 Denna överenskommelse har upprättats i tre exemplar varav parterna har tagit varsitt. Underskrifter Älvkarleby kommun Landstinget i Uppsala län Polismyndigheten Inga-Lill Tegelberg Kommunalråd Erik Weiman ordf Landstingsstyrelsen Anna-Karin Jacobsson Eva Ljung Erik Steen Kommunchef t f Landstingsdirektör Länspolismästare 8

233 Bilaga 1 Styrande och vägledande dokument ett urval Kommun Mål- och budgetdokumentet för Älvkarleby kommun Styrdokument för folkhälsa-och prevention Älvkarleby kommun Landsting Landstingsplan och vårdavtal Polis Regleringsbrevet från regeringen Rikspolischefens inriktningsdokument Gemensamt kommun -landsting Inriktningsdokument av närvårdsutveckling i Uppsala län RUS Regional utvecklingsstrategi Uppsala läns folkhälsopolicy Gemensamt kommun-landsting-polis Barnkonventionen 9