1 (17) Datum. Diarienummer Huvudkontoret Ekonomi- och planeringsenheten Bilaga 1. Nulägesanalys KROPIK

Transkript

1 1 (17) Nulägesanalys KROPIK

2 2 (17) 1. Mål och strategier Processer Organisation Roller/Ansvar/befattningar vem gör vad Kravspecifikation Den nationella ansvarsfördelningen Regionala organisationsmodeller Organisationsstrukturen vem rapporterar till vem Fysisk placering Dimensionering - Antal anställda och årsarbetare Kompetensprofiler Kostnad Verktyg och systemstöd Applikationer, databaser/register Krimnet Internet Jetform Agresso Kostnad Vidtagna och planerade åtgärder... 16

3 3 (17) 1. Mål och strategier Mål, strategier, policys Övergripande mål och policy för upphandling är beslutade för den tidigare organisationen Kriminalvårdsstyrelsen. Ett beslut om vilken gräns som gäller för direktupphandling fattades Strategier finns inte fastställda utan anpassas efter aktuellt objekt. 2. Processer Inom Kriminalvården finns det idag ett fåtal dokument som reglerar inköpsprocessen inom myndigheten i dess helhet. Följande styrdokument är idag aktuella men berör endast delar av processen: KVAF 2009:1 Arbetsordningen KVAF 2008:3 Kriminalvårdens föreskrifter om tjänstebenämningar Rutinbeskrivningar och arbetsbeskrivningar (Finns som anvisningar i Upphandlingshandboken, publicerad på Krimnet. Den är dock inte fastställd då policy och riktlinjer ännu inte är fastställda.) Uppföljning/nyckeltal: För uppföljning av verksamheten gjordes under 2008 en riskanalys inom områdena förberedelser inför upphandling, upphandling samt beställning/avrop som visade på stora brister främst inom förberedelser inför upphandling. Åtgärdsplan för risker som identifierades redovisas under avsnitt 5. Uppföljning med nyckeltal görs inte. 3. Organisation 3.1 Roller/Ansvar/befattningar vem gör vad Vid huvudkontoret finns enheter för ledning av verksamhet och administrativt stöd. Kriminalvården bedriver inköpsverksamhet på central, regional och lokal nivå. Vid Ekonomi- och Planeringsenheten finns den centrala nivån med en grupp för upphandling bestående av en chef, två upphandlingsexperter och tre upphandlare. En utökning av antalet tjänster har skett och rekrytering av en upphandlare pågår. Den centrala upphandlingsgruppen genomför upphandlingar och lämnar stöd vid inköpsfrågor till huvudkontorets enheter, Kriminalvårdens Transportjänst och regioner.

4 4 (17) Kravspecifikation Enligt arbetsordningen är det respektive enhet vid huvudkontoret som är kravställare för upphandlingar inom enhetens ansvarsområde. Vid regionerna är det regionstaben som har ett särskilt ansvar för de upphandlingar av regional/lokal art som ankommer på regionen, liksom ett ansvar för kravspecifikation vid uppdragsupphandling. För Kriminalvårdens Transporttjänst gäller att chefen är kravställare vid uppdragsupphandling inom sitt ansvarsområde Den nationella ansvarsfördelningen Den centrala upphandlingsfunktionen ansvarar för: Kriminalvårdens upphandling samt för att lämna råd, stöd och anvisningar att årligen sammanställa inkomna beslut från verksamheten om direktupphandling, i syfte att definiera nya områden för upphandling av ramavtal eller enskilda objekt upphandlingshandbok samt rutiner för beställning/avrop inrättandet av olika systemstöd för upphandling och beställning/avrop inrättandet av gemensam avtalsdatabas att bidra till kompetensutveckling, informationsutbyte och samordnad utbildning, samverkan med de regionala upphandlingsfunktionerna att följa upp och granska upphandlingsverksamheten att fördela upphandlingsuppdrag inom central eller till regional funktion Den regionala upphandlingsfunktionen ansvarar för: upphandling inom regionen samt råd och stöd till regionens verksamhetsställen i samverkan med central upphandlingsfunktion kompetensutveckling och informationsutbyte av/med regionens verksamhetsställen samverkan med den centrala upphandlingsfunktionen att medverka när central upphandlingsfunktion följer upp och granskar upphandlingsverksamheten Generellt kan, utöver vad som rapporterats ovan, sägas att regionerna successivt tycks harmonisera sina organisationer och sträva mot en modell med samordnade beställningar via ansvariga inköpssamordnare. Nedan har regionerna Nord, Stockholm och Öst valts ut att exemplifiera hur olika inköpsorganisationerna kan se ut mellan regionerna samtidigt som det visar på en viss likriktning runt om i landet.

5 5 (17) 3.2 Regionala organisationsmodeller Region Nord: Kriminalvårdsinspektör: Ansvarar för att fastställa kravspecifikationer och leveransplaner för samtliga anskaffningar av varor och tjänster som planeras i samarbete med huvudkontoret/ konsulter. : År 2013 skall Kriminalvården ha infört både elektronisk fakturering och elektroniska inköp. Region Nord ser en bra modell i Region Östs planer på att styra inköpen via en inköpssamordnare/verksamhetsområde. Samordnaren kontrollerar då hela kedjan från beställning till leverans och fakturagodkännande. Avrop görs från ramavtal. Idén med inköpssamordnare är bra och fungerar särskilt bra i ett pågående byggprojekt. Här finns möjlighet att bygga en fast grund både för projektet och för framtida behov. Kompetens hos inköpssamordnaren ska motsvara kraven på ekonomiassistent. Regional/central upphandlare: Ansvarar för upphandling och avtal för alla anskaffningar där kravspecifikationen inte stämmer med ramavtal. Exempel på en prioriterad uppgift är upphandling för arbetsdriftens behov. Gällande nya anstalter och organisationsskiss se nedan under Organisationsstruktur Region Stockholm: Varje verksamhetsområde har utsett en egen inköpssamordnare, så det finns totalt nio samordnare inom regionen. Dessa tar sig an uppgiften i varierande grad. För vissa samordnare upplevs uppgiften alltför omfattande då man i det vardagliga arbetet fylls på med nya och andra uppgifter. Man efterlyser en enklare och tydligare hantering av de riktiga inköpskanalerna. Många efterfrågar en sökbar marknadsplats på nätet där man knappar in behovet och ut kommer förslaget på inköpssätt. Nuvarande inköpssamordnare har följande ordinarie tjänstebefattningar: Ekonomiassistent/kanslist, 2 stycken. heltid. Kriminalvårdsinspektör service, 4 stycken. heltid. Kriminalvårdsinspektör data, service, 1 stycken. heltid. Förrådsmästare, 1 stycken. heltid Fastighetsman, 1 stycken. heltid Region Öst: Samtliga beställningar som görs inom regionen sker antingen genom en inköpssamordnare eller en inköpare. n sköter de dagliga beställningarna, det vill säga beställningar som sker kontinuerligt på ett verksamhetsområde. Behovet signaleras genom en ifylld beställningsblankett där budgetansvarig har godkänt köpet. n ska även samverka med inköpssamordnaren då varor/tjänster som beställs mer sällan ska anskaffas till inköparens ansvarsområde. n sköter de beställningar som sker mer sällan. För sällanköpsvaror görs beställningar via ramavtal men beställningar görs även inom områden utan avtal. I de fall det inte finns avtal kontaktas upphandlaren, senast fyra månader innan aktuell beställning ska ske, för att göra en upphandling. Det är dock inte inköpssamordnaren eller upphandlaren som skapar kravspecifikationen utan det ansvarar den eller de som har behovet.

6 6 (17) 3.3 Organisationsstrukturen vem rapporterar till vem Central nivå: Rapporterar till chefen för Ekonomi- och planeringsenheten samt till generaldirektören. Sammanställer aktuell information till centrala ledningsgruppen och/eller enhetschefer vid huvudkontoret. Region Nord: Notera att modellen ENDAST avser Inköpsorganisation för NYA Anstalter och är således EJ signifikativ för samtliga VO/VS inom Regionen.

7 7 (17) Region Sttockholm: Upphandlare Region Hall Sthlm Nord Kök Huddinge Sthlm Syd Sjukvård Kronoberg Sthlm Väst Fastighet Frivården Österåker Förråd Norrtälje Arbetsdrift Region Öst: Upphandlare Region Vo X Vo Y Vo Z Kök Sjukvård Fastighet Förråd Arbetsdrift 3.4 Fysisk placering Central nivå: 6 stycken upphandlare samt en chef placerade på huvudkontoret Regional nivå: 6 stycken regionalt upphandlingsansvariga fördelat på 6 regioner. Lokal nivå: Stort antal lokala avropare/beställare med samordningsfunktion och ett stort antal övriga beställare.

8 8 (17) Region Nord: Upphandlaren finns placerad på regionkontoret och övriga funktioner på respektive verksamhetsområde eller verksamhetsställe. I dagsläget är det en blandad kompott där ombyggnaden av anstalten Saltvik utgör en egen modell som är tänkt att bli den framtida strukturen för resten av regionen. Region Stockholm: Större arbetsdriftsenheter är verksamma på anstalterna Norrtälje (trä och mekanisk industri), Hall (tvätt), Svartsjö (jordbruk) och Asptuna (trä). Dessa enheter har egna specialister som klarar sina speciella beställningar. Fastighetsavdelningarna på de större anstalterna sköter till stor del sina anpassade beställningar. Sjukvården har en centraliserad ansvarsfördelning. Sjukvårdssamordnaren finns på regionkontoret. n är i något fall ansvarig för förrådsbeställningar. I flera fall är denne kriminalvårdsinspektör över förrådet och som sådan delaktig i att tecknade avtal följs. Region Öst: Se ovan under: Organisationsstrukturen vem rapporterar till vem. 3.5 Dimensionering - Antal anställda och årsarbetare Staplarna i grafen nedan illustrerar en uppskattning av antalet sysselsatta personer inom tre huvudsakliga arbetsområden (arbetsuppgifter) avseende inköpsprocessen: Inköpsstyrning det huvudsakliga övergripande strategiska arbetet för hela Kriminalvården. Chefen för upphandlingsgruppen vid huvudkontoret samordnar delar av arbetet. Upphandling genomför konkreta upphandlingar, såväl lokala som för hela Kriminalvården via huvudkontoret. Utgörs av centrala och regionala upphandlare. Upphandla /Teckna leveransavtal / Avropa avser all personal involverad i inköp - från huvudkontoret och ut till den enskilda beställaren ( den som handlar på stan )

9 9 (17) Antal årsarbetare med uttalad inköpsroll Antal årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter Antal årsarbetare egentlgen anställd för andra uppgifter (vårdare) Inköpsstyrning Upphandling Upphandla / Teckna leveransavtal / Avropa Siffran (13) som avser Antal årsarbetare med uttalad inköpsroll bygger på följande beräkningsmodell: Antal upphandlare på huvudkontoret 6 stycken + 1stycken chef = 7 stycken. (Chefen representerar stapeln Inköpsstyrning ). Regioner med en upphandlare/ekonom vid varje region = 6 stycken, totalt ~ 13 stycken årsarbetare med uttalad inköpsroll Siffran (73) som avser Antal årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter bygger på följande beräkningsmodell: Region Öst har inrapporterat att de har total 62 stycken personer som jobbar med någon form av inköp. (Exempelvis inköpare för förråd, kök, arbetsdrift, fastighet, renodlad inköpssamordnare med mera.). En grov uppskattning är att dessa lägger 10 procent av sin totala arbetstid på inköpsuppgifter, det vill säga 4 timmar/vecka. 62 stycken * 4 timmar * 52 veckor = timmar/1600 timmar (årsarbetare) ~ 8 årsarbetare. Region Öst motsvarar 11 procent av Kriminalvårdens budget och 8 årsarbetare får anses utgöra 11 procent av den totala tid som dessa ovan nämnda kategorier lägger på inköp för hela Kriminalvården vilket leder till 8/0.11 ~ 73 stycken årsarbetare. Siffran (31) som avser Antal årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter bygger på följande beräkningsmodell: Total 121 stycken verksamhetsställen (anstalt, häkte och frivård) Varje verksamhetsställe förbrukar i snitt 8 stycken arbetstimmar varje vecka på att åka och handla (inklusive. förberedelser och efterarbete.) 8 timmar * 52 veckor * 121 verksamhetsställen = timmar/1600 timmar (årsarbetare) ~ 31 årsarbetare

10 10 (17) 3.6 Kompetensprofiler Antal årsarbetare, med uttalad inköpsprofil: Delvis utbildade/specialiserade. Av 13 stycken är 9 stycken certifierade upphandlare eller motsvarande. Representerar myndighetens experter på området. Antal årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter: Viss utbildning på området, främst gällande korrekta avrop/beställningar. Har huvudsaklig kompetens inom sitt egentliga specialistområde, exempelvis sjukvård, storhushåll (kök), förrådsservice, fastighetsskötsel, arbetsdrift och så vidare, eller som lokal ekonomiassistent. Antal personal egentligen anställd för andra uppgifter (exempelvis vårdare): Avser personal som ej utbildats för avrop/beställning. Saknar eller har bristande kunskap om inköpsprocessen. Är främst utbildade/kunniga i vård av intagna eller annat. Fördelning av totala antalet årsarbetare inom hela inköpsverksamheten Antal årsarbetare, med uttalad inköpsprofil Antal årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter Antal årsarbetare egentligen anställda för andra uppgifter (vårdare) Kostnad Nedanstående ekonomiska kalkyl bygger på de ovanstående framräknade talen avseende antalet årsarbetare som utför respektive uppgifter. En genomsnittslön för en årsarbetare är satt till kronor inklusive tillägg som exempelvis sociala avgifter per årsarbetare (inklusive sociala avgifter) * 13 = kronor per årsarbetare (inklusive sociala avgifter) * 73 = kronor per årsarbetare (inklusive sociala avgifter) * 31 = kronor (Siffran är en schablonuppgift hämtad från Personalenheten vid Huvudkontoret och anses utgöra tumregel för personalkostnad vid omorganisationsberäkningar)

11 11 (17) Totalkostnad: kronor/år Procentuell fördelning av totalkostnad om 58,5 miljoner kronor Andel årsarbetare, med uttalad inköpsprofil 26% 11% Andel årsarbetare som arbetar med inköpsrelaterade uppgifter Andel årsarbetare, egentligen anställda för andra uppgifter (vårdare) 63% 4. Verktyg och systemstöd 4.1 Applikationer, databaser/register I dagsläget finns det endast ett begränsat datastöd avseende såväl upphandling som avrop/beställning. Hela inköpsprocessen är förhållandevis manuell. I praktiken kan det identifieras fyra huvudsakliga system för avrop/inköp. Krimnet Internet JetForm Agresso Av dessa tre är det huvudsakligen Krimnet som utgör IT-stöd för avrop/beställning för den stora majoriteten av Kriminalvårdens personal. Ekonomisystemet Agresso kan fungera både som statistikunderlag för återrapportering på en ytterst ytlig och övergripande nivå, men används även som ett beställnings- och lagerhållningssystem inom arbetsdriften. Jetform är ett renodlat datasystem för hantering av standardiserade blanketter, där beställningsblanketter är några få av flera hundra olika blanketter Krimnet Kriminalvårdens intranät som innehåller information om alla enheter och regioner inom myndigheten, inklusive Ekonomi- och Planeringsenheten vid huvudkontoret. Härunder sorterar exempelvis Upphandlingsgruppen (för ansvarsområden, se ovan). Via Krimnet informeras om såväl egna nationella avtal inom Kriminalvården som hänvisning till Statens ramavtal via Sidan instruerar bland annat om upphandlingsprocessen och avrop, exempelvis:

12 12 (17) Ramavtal Beställning och avrop Upphandling Förberedelse Upphandling Genomförande Upphandling Uppföljning Jäv, mutor, bestickning Med mera, med mera. IT-enheten, med underavdelning Telefoni, använder Krimnet för att erbjuda e- beställning av mobiltelefoner för tjänstebruk. Via Krimnet finner beställaren information och pris om olika avtalade produkter och kan sedan beställa dessa genom att fylla i och skicka beställningsuppgifter via Krimnet till leverantören. Se exempel: Ovan: Sortiment & prisinformation om mobiltelefoni via Krimnet

13 13 (17) Ovan: Beställningsformulär för mobiltelefoner & tillbehör via Krimnet Dessa sidor sammantaget är i dagsläget det som närmast kan betecknas som IT-stöd för en beställnings- och avropsprocess. Upphandlingsgruppen står för informationen på Krimnet och IT Telefoni står för beställningsprocessen Internet Är tillgängligt via arbetsplatsen för de flesta befattningar inom Kriminalvården som kan komma ifråga för att genomföra avrop/beställning. Används främst för statliga ramavtal via där information finns om avtal, men även beställningsblanketter, vissa avropsrutiner m.m. Detta är dock en helt publik sida som egentligen inte har med Kriminalvården att göra, mer än den möjlighet som erbjuds alla i samhället med internettillgång Jetform Kriminalvårdens blankettsystem som bland annat innefattar några få beställningsblanketter som används såväl internt för att erhålla ekonomiskt beslut på beställning, som externt för att skicka skriftlig beställning till leverantör. Kräver omfattande manuell hantering med stora mängder pappersexercis.

14 14 (17) Ovan: Exempel på beställningsblankett (enkel) i JetForm Agresso Kriminalvårdens ekonomisystem. Systemet är huvudsakligen avsett för ekonomisk redovisning och uppföljning. Inköpsmodulen används idag av produktionsledare i arbetsdriften för att beställa material och ombesörja lagerredovisning. Via Agresso kan exempelvis en produktionsledare fylla i beställningar som sedan ligger i elektroniskt format som order/beställning. När varorna leveransgodkänts överförs de lagerhållna artiklar till lagerredovisningen. Order måste dock skrivas ut på papper och faxas eller sändas med ordinarie postgång. Agresso kan i vissa avseenden jämföras med JetForm i avseendet blanketthantering, men är dock mer avancerat då programmet följer hela inköpskedjan elektroniskt, från orderregistrering till leveransbekräftelse. Kriminalvården har hittills valt att använda manuell pappershantering vid externa kontakter med leverantörer även om systemet i sig klarar av elektronisk kommunikation av beställningar.

15 15 (17) Ovan. Exempel på handhavande vid anbudsförfrågan via Agresso

16 16 (17) Ovan: Exempel på en färdig orderförfrågan som via post/fax går till leverantör Kostnad Att beräkna kostnaden för det befintliga IT-stödet/-lösningarna har ansetts omöjligt. Några få sidor på Krimnet i en flora av tusentals sidor ger ingen rättvisande bild. Även för Agresso är det omöjligt att bryta ut kostnaden för beställningsmodulen ur faktureringsmodulen. JetForm innehåller flera hundra blanketter varav beställningsblanketter är cirka 5 stycken, så inte heller här utgör dessa blanketter någon egentlig särkostnad när de redan är framtagna. Sammantaget visar detta att kostnaderna för det befintliga IT-stödet avseende inköpsprocessen kan antas vara marginella. 5. Vidtagna och planerade åtgärder Kriminalvården har påbörjat åtgärder i syfte att nå en tydligare och mer sammanhållen organisation och process. På central nivå har risker identifierats. Åtgärder för att eliminera dessa har resulterat i generaldirektörens uppdrag till verksamheten. Uppdragen går ut på att åtgärda bristerna vid förberedelser innan upphandling, d.v.s. ansvara för o att behovsanalys och kravspecifikationer upprättas o att enheter och regioner utser kravställare och referensgrupper o att mål för avtalstrohet har fastställts vilka följs upp i samband med generaldirektörens vår- och höstdialoger o att en generell rutin och plan för implementering av avtal upprättas

17 17 (17) Planer finns för att anskaffa ett systemstöd för upphandling i början av 2010 med syfte att uppnå högre effektivitet och kvalitet vid genomförandet av upphandling. Det ska bli fler, bättre och mer enhetliga avtal. I dagsläget har det skapats ett embryo till produktgruppsteam med ansvarig upphandlare. Exempelvis har säkerhetsutrustning och behandlingshem organiserats i team som utarbetat kravspecifikation och gör/kommer att göra uppföljning av avtalen.