Printer/Scanner Unit Type Handbok för skanner. Bruksanvisning

Transkript

1 Printer/Scanner Unit Type 3045 Bruksanvisning Handbok för skanner Komma igång Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer med Skanna till mapp Lagra filer Leverera skannade filer Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen Konfigurera/registrera skaninställningar Felsökning Grundinställningar Bilaga Läs denna handbok noga innan du använder maskinen och ha den till hands för framtida bruk. Läs säkerhetsinformationen innan maskinen används så att den används på ett säkert och korrekt sätt.

2 Inledning Denna bruksanvisning innehåller detaljerade instruktioner om maskinens drift och anmärkningar om produktens användning. För din egen säkerhet rekommenderar vi att du läser igenom bruksanvisningen noggrant innan du använder maskinen. Ha boken nära till hands. Två typer av måttenheter används i denna handbok. Referera till den metriska versionen för denna maskin. Viktigt! Innehållet i den här manualen kan ändras utan föregående melddelande därom. Ricoh tar under inga förhållanden ansvar för några direkta skador, indirekta skador, specialskador, tillfälliga skador eller följdskador som uppkommer som en följd av att maskinen hanterats eller använts. Kopiera inte och skriv inte ut material som det är förbjudet i lag att reproducera. Lokala lagar förbjuder i allmänhet kopiering eller utskrift av följande: sedlar, skattemärken, obligationer, aktiebrev, bankväxlar, checkar, pass och körkort. Listan ovan är endast vägledande och är inte heltäckande. Vi tar inget ansvar för dess fullständighet eller korrekthet. Kontakta en jurist om du är osäker på om det är tillåtet att kopiera ut ett visst dokument eller annat material.

3 Maskinens handböcker Följande handböcker beskriver denna maskins olika funktioner. Läs mer i motsvarande avsnitt om specifika funktioner. Handböckerna är avsedda för olika maskintyper. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader krävs för att använda handböckerna i PDF-format. Två CD-romskivor tillkommer: CD-ROM 1 "Operating Instructions" CD-ROM 2 "Scanner Driver and Document Management Utility" Handbok för allmänna inställningar (PDF-fil - CD-rom1) Ger en översikt över maskinen och beskriver (såsom Kassettpappersinställningar), Dokumentserverfunktioner och felsökning. I denna handbok finns anvisningar för adressbokshantering som t.ex. registrering av faxnummer, e-postadresser och användarkoder. Handbok för säkerhet Denna handbok är avsedd för maskinadministratörer. Den redogör för de säkerhetsfunktioner administratörerna kan använda för att skydda data mot manipulering, eller skydda maskinen mot obehärig användning. Handboken beskriver också hur man gör för att registrera administratörer och lägga in användar- och administratörsverifiering. Handbok för nätverk (PDF-fil - CD-rom 1) Innehåller information om konfigurering och användning av skrivaren i en nätverksmiljö och om användning av programvara. Handboken omfattar samtliga modeller varför vissa funktioner och inställningar eventuellt inte finns på din modell. Bilder, illustrationer, funktioner och de operativsystem som stöds kan skilja sig från vad som gäller för din modell. Handbok för kopiator (PDF-fil - CD-rom1) Beskriver funktioner och felsökning av maskinens kopieringsfunktion. Handbok för fax <Grundläggande funktioner> (PDF-fil - CD-rom1) Beskriver funktioner och felsökning av maskinens faxfunktion. Handbok för fax <Avancerade funktioner> (PDF-fil - CD-rom1) Innehåller beskrivningar av avancerade faxfunktioner, till exempel radinställning och metoder för registrering av ID. Handbok för skrivare (PDF-fil - CD-rom1) Beskriver systeminställningar, funktioner och felsökning av maskinens skrivarfunktion. i

4 Handbok för skanner (PDF-fil - CD-rom1) Beskriver funktioner och felsökning av maskinens skannerfunktion. Handböcker för DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite är ett program på CD-romskivan som kallas "Scanner Driver and Document Management Utility". DeskTopBinder Lite Handbok för installation (PDF-fil - CD-rom2) Beskriver installering av DeskTopBinder Lite och bruksmiljön för Desk- TopBinder Lite i detalj. Denna guide kan visas via dialogrutan [Installation] när DeskTopBinder Lite installeras. DeskTopBinder Lite Introduktionshandbok (PDF-fil - CD-rom2) Beskriver rutiner med DeskTopBinder Lite och ger en överblick över funktionerna. Denna handbok läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Auto Document Link Guide (PDF-fil - CD-ROM2) Beskriver funktioner som Auto Document Link installeras med DeskTop- Binder Lite. Denna handbok läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Andra handböcker PS3-tillägg till handboken (PDF-fil - CD-rom1) UNIX-tillägg (tillgänglig hos auktoriserade återsäljare eller som PDF-fil på vår webbsida) ii

5 INNEHÅLL Maskinens handböcker...i Handbokens användning...1 Symboler...1 Namn på tillval Komma igång Kontrollpanel...3 Nätverksskanner...5 E-post...5 Skanna till mapp...6 Lagra...7 Leveransskanner för nätverk...8 TWAIN-nätverksskanner...9 Installation av programvara...10 snabb installation...10 TWAIN Driver...10 DeskTopBinder...11 Användarverifiering...12 Användarkodsautentisering (med kontrollpanelen)...12 Inloggning (Med kontrollpanelen)...13 Logga ut (Med kontrollpanelen)...13 Programmera in e-postadresser och -mappar Sända skannade filer med e-post Förberedelser för att skicka e-post...15 E-postskärmen...16 Sända skannade filer med e-post...17 Procedur för att skicka e-post...17 Samtidig lagring och sändning av e-post...27 Kontrollera e-postresultat Sända skannade filer med Skanna till mapp Förberedelser för sändning med skanna till mapp...31 Skärmen Skanna till mapp...32 Sända skannade filer med Skanna till mapp...33 Procedur för sändning med Skanna till mapp...33 Samtidig lagring och sändning med Skanna till mapp...44 Kontrollera resultat av Skanna till mapp...45 iii

6 4. Lagra filer Lagra filer...47 Lagringsprocedur...48 Visa listan över lagrade filer...51 Visa listan...52 Söka efter filer...53 Sända lagrade filer med e-post, Skanna till mapp eller leverans...54 Kontrollera lagrade filer från en klientdator...56 Hantera lagrade filer...58 Radera filer...58 Ändra filinformation Leverera skannade filer Förberedelser för leverans...62 Skärmen Leveransskanner för nätverk...63 Leverera skannade filer...64 Leveransprocedur...64 Samtidig lagring och leverans...70 Kontrollera leveransstatus Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen Förberedelser för användning av TWAIN-nätverksskanner...73 Skanning av original Konfigurera/registrera skaninställningar Specificera skaninställningar...77 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna...79 För e-post, skanna till mapp och leveransskanner för nätverk...79 För en TWAIN-nätverksskanner...81 Skanna original flera gånger...82 När en tidsgräns har specificerats för ytterligare original...82 När en tidsgräns inte har specificerats för ytterligare original...84 Program...85 Registrera ett program...85 Hämta program...86 Ändra ett registrerat program...86 Radera program...87 Ändra programmets namn...87 iv

7 8. Felsökning Om maskinen inte fungerar som du vill...89 Skanningen utförs inte som förväntat...89 När lagrade filer inte kan öppnas...89 Nätverket kan inte bläddras under sändning av en skannad fil...90 TWAIN Driver kan inte startas...90 Lagrade filer kan inte redigeras...90 Nätverksleveransfunktionen kan inte användas...90 Användning av maskinen är inte möjlig när meddelanden visas...91 När ett meddelande visas...92 När ett felmeddelande visas på kontrollpanelen...92 När ett felmeddelande visas på klientdatorn Grundinställningar Skannerfunktioner Justera skannerinställningar Inställningar Skaninställningar Skanna ett original med anpassat format Inställn. för mott.lista Sändningsinställningar Admin.verktyg Bilaga Förhållandet mellan upplösning och filstorlek När e-post, skanna till mapp, spara eller leveransskanner för nätverk används När maskinen används som TWAIN-nätverksskanner Förhållandet mellan den filtyp som specificerats för skanning och den filtyp som specificerats för E-post/fil Placera original Skanna dokument av olika format Programvara som medföljer på CD-rom Filförteckning TWAIN Driver DeskTopBinder Specifikationer för sändnings/spar/leveransfunktioner Sändning Lagra Funktionen leveransskanner för nätverk Specifikationer INDEX v

8 vi

9 Handbokens användning Symboler I denna handbok används följande symboler: Viktigt Om denna instruktion inte följs kan papper matas in fel, original skadas eller filer förloras. Se till att du läser detta. Förberedelse Denna symbol anger att förhandskunskaper och förberedelser krävs innan användning. Denna symbol anger försiktighetsåtgärder vid drift eller åtgärder som bör vidtas om ett fel uppstår. Begränsning Denna symbol anger numeriska gränser, funktioner som inte kan användas tillsammans eller tillstånd då en viss funktion inte kan användas. Referens Denna symbol anger en hänvisning. [ ] Knappar på maskinens display. [ ] Tangenter och knappar som förekommer i datorns teckenfönster. { } Tangenter inbyggda i maskinens kontrollpanel. { } Tangenter på datorns tangentbord. Namn på tillval I denna handbok används följande beteckningar för de vanligaste tillvalen: Printer/Scanner Unit Type 3045 skrivare-/skannertillval File Format Converter Type B * Filformatomvandlare Följande programvaruprodukter har generella namn: DeskTopBinder Lite och DeskTopBinder Professional * DeskTopBinder ScanRouter EX Professional * och ScanRouter EX Enterprise * ScanRouter leveransprogramvara * Tillval 1

10 2

11 1. Komma igång Kontrollpanel Bilden nedan visar i detalj maskinens kontrollpanel med alla tillval installerade. 1. Indikatorer Visar fel och maskinens status. Se Handbok för allmänna inställningar. d: Fyll på häftklammer D: Fyll på toner B: Fyll på papper L: Kontakta servicetekniker M: Öppen lucka x: Pappersstopp 2. {Användarverktyg/Räknare}-tangent Används för att ändra standardvärden eller driftsparametrar beroende på användarförhållandena. 3. Teckenfönster Visar driftstatus, felmeddelanden och funktionsmenyer. 4. {Kontrollera lägen}-tangent Tryck på knappen när du vill kontrollera vilka mottagare som är valda. 5. {Programmera}-tangent Används när du vill registrera inställningar som används ofta som ett program eller när du vill hämta det registrerade programmet. 6. {Nollställ}-tangent Tryck här för att läsa av de aktuella inställningarna. 7. {Energibesparing}-tangent Tryck på denna tangent för att starta uppvärmningen. Trycker du på tangenten igen under pågående uppvärmning kommer uppvärmningen att avbrytas. Tangenten avaktiveras då du skannar eller ställer in standardvärden för skanningen. 8. {Mellankopiering}-tangent Tryck på knappen när du vill avbryta skannerläget och aktivera kopieringsläget. 9. Huvudströmsindikator och På-indikator Huvudströmsindikatorn lyser när huvudströmmen är aktiverad. På-indikatorn lyser när maskinen är på. Viktigt Slå inte av huvudströmmen när På-indikatorn lyser eller blinkar. Det kan orsaka fel på hårddisken. 3

12 Komma igång Strömbrytare Tryck på strömbrytaren för att slå på maskinen. Strömindikatorn tänds. Tryck en gång till på strömbrytaren när du vill stänga av maskinen. Se Handbok för allmänna inställningar. Tangenten avaktiveras då du skannar eller ställer in standardvärden för skanningen. 11. Funktionsstatus-indikatorer Vid grönt ljus är motsvarande funktion aktiverad. Vid rött ljus har motsvarande funktion avbrutits. Tryck på motsvarande tangent och följ instruktionerna som visas på skärmen. 12. Funktionstangenter Tryck på tangenten {Kopia}, {Dokumentserver}, {Fax}, {Skrivare} eller {Skanner} när du vill aktivera funktionen ifråga. Teckenfönstret ändras efter det val du gjort. Indikatorn för den valda funktionen tänds. 13. Siffertangenter Används för att skriva in numeriska värden. 14. {#}-tangent (Bekräfta-tangent) Används för att bekräfta det inmatade numeriska värdet. 15. {Radera/Stopp}-tangent Radera: Raderar inmatade siffror Stopp: Stoppar skanningen 16. {Starta}-tangent Används för att påbörja skanning, fillagring eller överföring. 4

13 Nätverksskanner Nätverksskanner Genom att installera skrivare-/skannertillvalet kan maskinen användas som en nätverksskanner. Som nätverksskanner kan maskinen skicka e-post, sända filer till delade nätverksmappar, mappar på FTP-servern, lagra skannade filer, fungera som leveransskanner för nätverk och fungera som TWAIN-nätverksskanner. 1 E-post En skannad fil som bifogas ett e-postmeddelande kan levereras av e-postsystemet via LAN eller Internet. Du kan även använda denna funktion tillsammans med fillagringsfunktionen för att e-posta URL-adresser för filer lagrade på maskinen istället för att skicka filerna som e-postbilagor. Referens s.15 Sända skannade filer med e-post ZZZ601S 1. Denna maskin En skannad fil kan bifogas ett e-postmeddelande och skickas till en postserver. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats skickas samtidigt. 2. Postserver En e-postserver är en SMTP-server som används i ett e-postsystem. Den överför e-post till angiven mottagare via LAN eller Internet. 3. Klientdator Ett e-postmeddelande med en bifogad skannad fil tas emot från postservern. Kontrollera filens innehåll med en lämplig programvara. 4. LDAP server LDAP-server svararför en katalogtjänst för sökoperationer eller förfrågningar från en klientdator på samma nätverk. Du kan använda LDAP-servern för att söka efter e-postinformation när servern används som databas för att hantera användarverifiering och e-postkonton. 5

14 Komma igång Skanna till mapp 1 Du kan skicka de skannade filerna till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar. Referens s.31 Sända skannade filer med Skanna till mapp ZZZ507D 1. Denna maskin Du kan skicka de skannade filerna till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar. Använd SMB-protokollet för att skicka skannade filer till delade nätverksmappar. Använd SMB-protokollet för att skicka skannade filer till FTP-servermappar. Använd NCP-protokollet för att skicka skannade filer NetWare-mappar. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats skickas samtidigt. 2. FTP-server FTP-servern är en server som tillhandahåller filöverföringstjänster mellan datorerna i samma nätverk. En skannad fil som skickas till FTP-servern kan lagras och de lagrade filerna kan laddas ned av klientdatorer som loggar på FTP-servern. 3. NetWare-server Du kan använda den här servern för att dela filer över nätverket via NetWare. Genom att skicka bilddata till servern kan bilder lagras på servern för nedladdning från datorer på nätverket. För att ladda ner bilder måste en dator köra Net- Ware-klienten och vara inloggad på servern. 4. Klientdator En skannad fil som skickas från maskinen tas emot i Windows delade mappar. Kontrollera filens innehåll med en lämplig programvara. 6

15 Nätverksskanner Lagra Du kan lagra skannade dokument som filer på maskinens hårddisk. De lagrade filerna kan läsas, kopieras, raderas eller hämtas via nätverket med hjälp av DeskTopBinder från en klientdator. Du kan även visa, radera eller ladda ner skannade filer via nätverket med hjälp av Web Image Monitor från klienten. Det går att söka efter filer med användarnamnet eller filnamnet. Du kan ange ett lösenord så att andra inte kan öppna filen. Lagrade filer kan skickas via e-post eller Skanna till mapp eller levererade. När lagrade filer skickas via e-post kan du välja att endast skicka URL-adressen till filerna. 1 Referens s.47 Lagra filer ZZZ603S 1. Denna maskin Skannade filer av original som skannats med maskinen lagras. 2. Klientdator Den lagrade filen kan visas, kopieras eller raderas genom att datorn ansluts till maskinen med DeskTopBinder. En fil som har sparats i maskinen kan med hjälp av webbläsaren läsas, hämtas eller raderas med Web Image Monitor. Referens Information om DeskTopBinder finns i handböckerna DeskTopBinder. Se s.i Maskinens handböcker. För detaljerad information om Web Image Monitor, se Hjälp för Web Image Monitor. 7

16 Komma igång Leveransskanner för nätverk 1 Skannade filer av original som har skannats av maskinen lagras i leveransservern och levereras till mapparna på klientdatorer i samma nätverk. Referens s.61 Leverera skannade filer För att det ska gå att använda leveransskannerfunktionen måste en leveransserver ha installerats med ScanRouter leveransprogramvaran. När ScanRouter leveransprogramvaran används kan maskinen även leverera filer med hjälp av e-post och lagra skannade filer i dokumenthanteringsservern. ZZZ604S 1. Denna maskin Skannade filer av original som skannas av maskinen sänds till leveransservern. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats levereras samtidigt. Se s.70 Samtidig lagring och leverans. 2. Leveransserver ScanRouter är installerad på datorn som används som leveransserver. En mottagen fil levereras till inkorgen på den angivna destinationen (A på bilden). Filen lagras i inkorgen eller i en mapp beroende på inställningarna i inkorgen (B på bilden). 3. Klientdator Innehållet i en lagrad fil kan kontrolleras på följande sätt: Visa filen i inkorgen i DeskTopBinder för att kontrollera innehållet. (C i figuren) Använd Auto Document Link för att hämta filen som lagrats i en inkorg och kontrollera innehållet med ett lämpligt program. (D i figuren) Öppna mappen där filen lagrats via nätverket och kontrollera innehållet med ett lämpligt program. (E i figuren) 8

17 Nätverksskanner Referens Information om DeskTopBinder eller Auto Document Link finns i respektive handbok. Se s.i Maskinens handböcker. TWAIN-nätverksskanner 1 Skannerfunktionen i denna maskin kan användas med en klientdator via ett nätverk som använder Ethernet, eller som tillval IEEE 1394 (IP över 1394), eller som tillval IEEE b (trådlöst LAN). Referens s.73 Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen ZZZ605S 1. Denna maskin Skannerfunktionen i maskinen kan användas på en klientdator via nätverk. 2. Klientdator Original skannas genom användning av TWAIN Driver från ett program. Om du använder maskinen som en TWAIN-nätverksskanner behöver du inte välja tangenten {Skanner} på kontrollpanelen. När TWAIN Driver aktiveras på en klientdator växlar teckenfönstret automatiskt till följande skärm. Tryck på [Avsluta] för att använda andra funktioner än TWAIN-nätverksskanner. 9

18 Komma igång Installation av programvara 1 Detta avsnitt redogör för hur man installerar den programvara som medföljer på Scanner Driver and Document Management Utility -CDskivan. Referens För information om programvaran på CD-skivan och programvarans systemkrav hänvisas till s.124 Programvara som medföljer på CD-rom. snabb installation Om du använder Windows 95/98 /Me/2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4.0 startas installationen av olika program automatiskt när du sätter in cd-skivan i en klientdator. Om plug-and-play startar klickar du på [Avbryt] i dialogrutan [Hittade ny maskinvara], [Guiden för enhetsdrivrutiner] eller [Guiden hittade ny maskinvara] och sätter sedan in CDskivan. Dialogrutan [Hittade ny maskinvara], [Guiden för enhetsdrivrutiner] eller [Guiden hittade ny maskinvara] öppnas, beroende på vilket operativsystem som används. Autostart fungerar inte nödvändigtvis automatiskt på alla operativsystem. Starta i så fall SETUP.exe CD-skivan i rotkatalogen. För att inaktivera autostart håller man {shift} nedtryckt när man sätter in CD-skivan i CD-enheten och fortsätter att hålla den nedtryckt tills datorn har läst från CD-skivan. Om [Avbryt] markeras under installationen, avbryts installationen och återstående program installeras inte. Om du markerat [Avbryt] ska återstående program installeras igen efter det att klientdatorn startats om. För information om programvaran som kan installeras med Autostart, se s.124 Programvara som medföljer på CD-rom. Begränsning För installation under Windows 2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4.0 loggar man in med administratörsrättigheter. TWAIN Driver TWAIN Driver måste vara installerad på en klientdator om du ska kunna använda maskinen som TWAIN-nätverksskanner. Om ett program som stöder TWAIN inte installerats på klientdatorn måste man även installera DeskTopBinder. För information om installation av DeskTopBinder hänvisar vi till s.11 DeskTopBinder. Förberedelse Kontrollera systemkraven för TWAIN Driver före installationen. För information om systemkraven hänvisar vi till s.124 Programvara som medföljer på CD-rom. 10

19 Installation av programvara Använd Autostart för installationen. A Starta Windows och sätt sedan in CD-romskivan Scanner Driver and Document Management Utility i klientdatorns CD-romenhet. Referens Om installationsprogrammet inte startar automatiskt, se s.10 snabb installation. B Klicka på [TWAIN Driver]. Programvarans installationsskärm visas. C Installationsprogrammet TWAIN Driver startar. Följ anvisningarna. När installationen är klar kanske ett meddelande som ber dig starta om klientdatorn visas. I sådana fall startar du om klientdatorn. När installationen är klar ligger en mapp med namnet på den maskin som används i [Program] på [Start]-menyn. Därifrån kan Hjälpen öppnas. Anmärkningar angående användning av TWAIN-nätverksskannern finns i Readme.txt. Läs dem innan användning. DeskTopBinder För att kunna kontrollera en inkorg, eller hämta filer med funktionen leveransskanner för nätverk måste du installera DeskTopBinder på klientdatorn. Förberedelse Kontrollera systemkraven för DeskTopBinder före installationen. Se s.124 Programvara som medföljer på CD-rom. Använd Autostart för installationen. För att kunna använda funktionen leveransskanner för nätverk måste du installera leveransprogramvaran ScanRouter (tillval) på den dator som används som leveransserver. A Starta Windows och sätt sedan in CD-romskivan Scanner Driver and Document Management Utility i klientdatorns CD-romenhet. CD-skivans startskärm visas. B Klicka på [DeskTopBinder Lite]. InstallationsskärmenDeskTopBinder Lite visas. Referens För information om efterföljande installationsrutiner, se Handbok för installation som kan visas via installationsskärmen för DeskTopBinder. 1 11

20 Komma igång 1 Användarverifiering När användarautentisering (Användarkodsautentisering, Grundläggande autentisering, Windowsautentisering eller LDAP-autentisering, Autentisiering av serverintegration) har aktiverats visas verifieringsskärmen. Om ett giltigt användarnamn och lösenord inte används kan maskinen inte användas. Logga in när du ska använda maskinen, och logga ut när du är klar. Var noga med att alltid logga utför att förhindra obehörig användning av maskinen. Kontakta Användaradministratören för information om ditt användarnamn och lösenord och din användarkod. Kontakta administratörerna för detaljerad information om olika typer av användarverifiering. För användarkodverifiering skriver man in ett nummer som registrerats i adressboken som [Användarkod]. Användarkodsautentisering (med kontrollpanelen) När användarkodsautentisering aktiveras visas denna skärm. Skriv in en Användarkod (åttasiffrig) och tryck sedan på [#]. Du behöver inte logga ut efter användarkodsverifiering. 12

21 Användarverifiering Inloggning (Med kontrollpanelen) Utför stegen nedan för att logga in när Grundläggande autentisering, Windowsautentisering eller LDAP-autentisering, Autentisiering av serverintegration har aktiverats. A Tryck på [Enter] for [Inloggningsnamn]. Logga ut (Med kontrollpanelen) Utför stegen nedan för att logga av när Grundläggande autentisering, Windowsautentisering eller LDAPautentisering, Autentisiering av serverintegration har aktiverats. A Tryck på {Användarverktyg/Räknare}. B Tryck på [Utloggning]. 1 B Skriv in ett användarnamn och tryck sedan på [OK]. C Tryck på [Enter] for [Inloggningslösen]. D Skriv in ett lösenord och tryck sedan på [OK]. E Tryck på [Inloggning]. När användaren har verifierats visas skärmen för den funktion du använder. C Tryck på [Ja]. D Tryck på {Användarverktyg/Räknare}. 13

22 Komma igång Programmera in e-postadresser och - mappar 1 Du kan programmera e-postadresser och mappar med hjälp av Hantera adressboken i menyn Admin.verktyg under Systeminställning. Du kan även registrera de programmerade e-postadresserrna och -mapparna i en grupp. Du kan registrera poster i adressboken med Web Image Monitor eller Smart- DeviceMonitor for Admin. För ytterligare information om hur man installerar SmartDeviceMonitor for Admin, se Handbok för nätverk. För ytterligare information om hur man registrerar adresser hänvisas till de olika applikationernas hjälpfunktioner. Beroende på maskintyp kan det hända att du inte kan använda maskinen när den uppdaterar adressboken med hjälp av CSV-filer (hämtade via SmartDeviceMonitor for Admin) som innehåller användarkoder. Referens Handbok för allmänna inställningar 14

23 2. Sända skannade filer med e-post Skannade filer kan skickas från maskinen till angivna mottagare via e-postsystemet. Detta kapitel beskriver hur du skickar filer med e-postsystemet, visar olika skärmar, sänder och hur du kontrollerar det du skickat med denna funktion. Förberedelser för att skicka e-post För att kunna sända skannade filer med e-postsystemet krävs följande förberedelser. Om du kopplar en e-postserver till nätverket ska du installera den på nätverket i förväg. Mer information om inställningar finns i handböckerna för e- postservern som ska användas och programvaran som ska installeras. 1 Anslut maskinen till nätverket med en Ethernet-kabel, IEEE 1394-kabel (tillval) eller använd trådlöst LAN. För att ansluta en IEEE 1394-kabel krävs IEEE 1394-gränssnittskort. För att ansluta trådlöst LAN krävs IEEE b gränssnittsenhet. Läs mer i Handbok för nätverk. 2 För att sända skannade filer med e-post skall följande [Systeminställning]-inställningar vara korrekt specificerade. (Vissa andra inställningar måste också vara specificerade.) IP-adress subnet mask DNS-server SMTP servernamn Mer information om att göra inställningar och andra inställningar finns i Handbok för nätverk. Du måste även registrera mottagare och annan information i adressboken. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. 3 Gör inställningar för att skicka e-post, t.ex. filtypsprioritet och standardinställningar för avsändare. Se s.113 Sändningsinställningar. 15

24 Sända skannade filer med e-post E-postskärmen 2 E-postskärmen visas på bilden. Funktionsalternativen som visas fungerar som valtangenter. Du kan välja eller specificera ett alternativ genom att trycka lätt på det. När du väljer eller specificerar en post i displayen tänds den som. Tangenter som inte kan väljas visas som OK. 1. Mottagarfält Visar den valda mottagaren. När flera mottagare valts visas de valda mottagarna i den ordning de valdes genom att du trycker på [UFöreg] eller [TNästa]. För att kontrollera de valda mottagarna trycker du på {Kontrollera lägen}- tangenten. 2. [ ] E-post/Skanna till mapp Tryck när du vill byta mellan e-postfunktionen och funktionen för skanna till mapp. Du kan skicka filer till e-postmottagare och mottagare för skanna till mapp samtidigt. 3. E-postikon ( ) Indikerar att e-postskärmen visas. 4. [Registreringsnr] Tryck när du vill ange en mottagare med ett femsiffrigt registreringsnummer. 5. [Manuel inm.] När en mottagare specificeras som inte finns i listan, tryck på [Manuel inm.] och skriv in mottagaren med tangentbordet som visas på skärmen. 6. [Bifoga avsändarnamn] [Kvitto] [Ämne/Meddelande] [Filnamn/Typ] Tryck för knappen för att ange sändaren, inställing av svarsmeddelande, ämne, meddelande och namn och format på de filer du vill skicka. 7. [ ] Byta mottagarlista/söka/byta rubrik Tryck på knappen när du vill flytta en mottagare från leveransserverns lista till maskinens mottagarlista för att söka efter en destination. 8. Mottagarlista Visar de mottagare som har registrerats i leveransservern eller i maskinen. Om inte hela listan ryms på skärmen kan du använda knapparna [U] och [T] för att förflytta dig genom listan. Grupper betecknas med den här symbolen ( ). 16

25 Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer med e-post Procedur för att skicka e-post En skannad fil sänds efter det att skaninställningar och mottagare har angivits. A Tryck på knappen {Skanner}. Bilden ovan är ett exempel. Den aktuella bilden kan vara annorlunda. B Kontrollera att inga föregående inställningar är kvar. Om en föregående inställning finns kvar, tryck på {Nollställ}. C Placera original. Referens Proceduren för att placera original är densamma som när du placerar original för kopiering. Mer information om hur du placerar original finns i Handbok för kopiator. D Gör inställningar för originalets riktning, de skannade sidorna och andra inställningar om det behövs. Referens s.79 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna E Gör skaninställningarna. Referens Det finns två sätt att specificera skaninställningar enligt beskrivningen nedan: Konfigurera respektive inställning för skanning. För ytterligare information se s.77 Specificera skaninställningar. Återkalla registrerade inställningar. För ytterligare information se s.86 Hämta program. F Om skärmen för leveransskanner för nätverk visas, byt till e-postskärmen. A Tryck på [ ]. B Tryck på [Byt mottagarlista]. C Tryck på [E-post]. D Tryck på [Avsluta]. E-postskärmen eller skärmen Skanna till mapp visas. E Om skärmen Skanna till mapp visas, tryck på [ ]. E-postskärmen visas. 2 17

26 Sända skannade filer med e-post 2 G Ange mottagaren. Du kan specificera mottagaren på följande sätt: Välj från mottagarlistan. Specificera dess registreringsnummer. Ange e-postadressen direkt. Sök efter den i mottagarlistan. Sök efter den i LDAP-servern. Mottagare i mottagarlistan och registreringsnumren skall vara registrerade i förväg i [Systeminställning]. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Information om det högsta antalet mottagare som kan väljas för varje sändning finns i s.126 E-post. Se till att [Till] väljs innan mottagaren väljs. Om nödvändigt, välj [Cc] eller [Bcc] samt respektive mottagare. Vissa mottagare kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. Välja en mottagare i listan A Ange mottagaren. Om den valda mottagaren inte visas ska du göra något av följande: Visa mottagaren genom att välja dess första bokstav från titel. Visa mottagaren genom att trycka på [U] eller [T]. B Upprepa steg A för att välja fler mottagare. För att avmarkera en destination trycker du på mottagaren en gång till eller på [UFöreg] eller [TNästa] för att ta upp mottagaren i mottagarfältet och trycker sedan på tangenten {Radera/Stopp}. Använda ett registreringsnummer för att välja en mottagare A Tryck på [Registreringsnr]. B Ange det femsiffriga registreringsnumret som tilldelats en destinationsmapp med siffertangenterna. Om det angivna numret har färre än 5 siffror avslutar du inmatningen med att trycka på {#}. Exempel: För att skriva in Tryck på {3} och sedan på {#}- tangenten. Den valda mottagaren markeras och visas också i mottagarfältet överst på skärmen. 18

27 Sända skannade filer med e-post C Upprepa steg A till B för att välja fler mottagare. För att avmarkera en mottagare, tryck på [UFöreg] eller [TNästa] för att visa mottagaren i mottagarfältet och tryck sedan på {Radera/Stopp}. Manuell inmatning av e- postadress A Tryck på [Manuel inm.]. Tangentbordet på skärmen visas. [Manuel inm.] kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. B Ange e-postadress. Information om det högsta antalet tecken som kan anges finns på s.126 E-post. Det går att använda alfanumeriska tecken och punkter. Symbolerna ( ) \, ; : och mellanslag kan inte användas. För ytterligare information se s.126 E-post. C Tryck på [OK]. Om du trycker på [Reg. mott.] visas en skärm för registrering och ändring av poster i adressboken. Med hjälp av den här skärmen kan du registrera e-postadresser direkt i adressboken. Om du vill byta en angiven e- postadress trycker du på [Byt] till vänster om mottagarfältet. Tangentbordet på skärmen visas. Ange ändringarna och tryck sedan på [OK]. För att kontrollera de valda mottagarna trycker du på {Kontrollera lägen}-tangenten. [Reg. mott.] kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. D Upprepa steg A till C om du vill ange fler mottagare. För att avmarkera en mottagare, tryck på [UFöreg] eller [TNästa] för att visa mottagaren i mottagarfältet och tryck sedan på {Radera/Stopp}. Söka efter en mottagare i mottagarlistan A Tryck på [ ]. B Tryck på [Sök på mottagarnamn]. 2 19

28 Sända skannade filer med e-post 2 Tangentbordet på skärmen visas. För att söka på e-postadresser, tryck på [E-postadress]. C Skriv in en del av mottagarens namn. Skriv in det första tecknet eller de första tecknen i mottagarens namn. Det går även att utföra en kombinerad sökning med användning av [Sök på mottagarnamn] och [E-postadress]. D Tryck på [OK]. E Välj en mottagare. B Tryck på [Sök LDAP]. C Tryck på [Välj server]. D Välj LDAP-servern. LDAP-servern kan registreras i förväg i [Systeminställning]. Mer information finns i Handbok för nätverk. Kontrollera att den LDAPserver du vill söka på är vald och upplyst. Om en server inte är vald utförs inte sökningen och ett felmeddelande visas. E Tryck på [OK]. F Tryck på [Avancerad sökning]. F Tryck på [Avsluta]. Söka efter en mottagare i LDAPservern A Tryck på [ ]. G Ange en teckenföljd relaterad till mottagaren som sökkriterium såsom [Namn], [E-postadress], [Faxnummer], [Företagsnamn] eller [Avdelningsnamn]. 20

29 Sända skannade filer med e-post Respektive sökkriterium (Namn, E-postadress, Faxnummer, Företagsnamn och Avdelning) motsvarar en post som är registrerad i LDAP-servern. Om du väljer ett sökvillkor visas tangentbordet på skärmen. Skriv in en textrad enligt sökkriterierna. Om du väljer [SSökalternativ] i [Programmera/Ändra/Radera LDAP-server] i [Adminverktyg] i [Systeminställning] kan du lägga till ett fält för LDAP-sökning. Mer information finns i Handbok för nätverk. När sökvillkoret [Namn] används, beror sökningen på för- eller efternamn på den inställning som administratören har gjort. Om du exempelvis vill söka efter "John Doe" anger du "John" eller "Doe" i enlighet med den inställning som administratören har gjort. Kontakta administratören för information om vilket namn som ska användas. H Tryck på [Sökkriterier] som motsvarar varje post och välj sedan kriterier i listan som visas. Du kan välja kriterier i följande lista: [Sök på ordets början]: Namnen som startar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, anges A. [Sök på ordets slut]: Namnen som slutar med det angivna tecknet eller de angivna tecknen visas. För att exempelvis söka efter ABC, anges C. [Exakt matchning]: Namnen som motsvarar ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, anges ABC. [Inkludera ett av orden]: Namnen som innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, anges A, B eller C. [Uteslut ord]: Namnen som inte innehåller ett eller flera angivna tecken visas. För att exempelvis söka efter ABC, anges D. [Ungefärlig sökning]: en vag sökning (funktionen för denna vaga sökning beror på systemet som LDAPservern stödjer.) 2 21

30 Sända skannade filer med e-post 2 I Tryck på [OK]. E-postadressen som söks i LDAP-servern kan inte specificeras korrekt om den innehåller för många tecken. Information om det högsta antalet tecken som kan anges finns på s.126 E-post. Om ett användarnamn och lösenord för LDAP-serverns verifiering inte anges visas en inloggningsskärm. Skriv in ett användarnamn och lösenord. Flera e-postadresser kan registreras för en person, men en sökning hittar endast en e- postadress per person. Adressen som registrerades först hittas i allmänhet. Detta beror på LDAP-servern. För att visa mer information om mottagaren trycker du på [Detaljer]. J Välj en mottagare. K Tryck på [Avsluta]. Om du trycker på [Reg. mott.] visas en skärm för registrering och ändring av poster i adressboken. Med hjälp av den här skärmen kan du registrera e-postadresser direkt i adressboken. Kontrollera valda mottagare A Du använder mottagarfältet överst på skärmen för att kontrollera vilka mottagare som har valts. Tryck på [UFöreg] eller [TNästa] för att bläddra i listan. Mottagare visas i den ordning de valdes. För att kontrollera de valda mottagarna trycker du på {Kontrollera lägen}-tangenten. H Välj filtyp om det behövs. A Tryck på [Filnamn/Typ]. B Tryck på [Filtyp] C Välj filtyp. D Tryck två gånger på [OK]. I Specificera filnamnet om det behövs. A Tryck på [Filnamn/Typ]. B Tryck på [Filnamn]. Tangentbordet på skärmen visas. C Skriv in ett filnamn. D Tryck två gånger på [OK]. 22

31 Sända skannade filer med e-post J Ange en e-postavsändare. Du kan specificera avsändaren på följande sätt: Välj avsändaren från listan. Ange avsändarens registreringsnummer med siffertangenterna. Sök efter avsändaren. Registrera sändaren i förväg under [Systeminställning]. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Om du specificerar avsändaren inkluderas information om avsändaren i filen som sänds. Namnet på den specificerade avsändaren placeras automatiskt i från-fältet för e-postmeddelandet så att avsändaren kan identifieras när e-postmeddelandet tas emot. Beroende på systeminställningar kan det hända att administratörens e-postadress visas automatiskt i e-postrubrikens från-fält. För att ändra adressen ska du ange sändaren i steg J. För att förhindra att ett avsändarnamn missbrukas rekommenderar vi att avsändarna tilldelas skyddskoder. Se Handbok för allmänna inställningar. [Bifoga avsändarnamn] kan väljas som användarnamn när du loggar in. Detta beror på säkerhetsinställningarna. Välja en avsändare från listan A Tryck på [Bifoga avsändarnamn]. B Välj avsändare. Om en skyddskod angetts, visas skärmen för inmatning av skyddskoden efter det att avsändaren valts. Skriv in skyddskoden och tryck sedan på [OK]. Om den skyddskod du angav är korrekt visas avsändarens namn. C Tryck på [OK]. 2 23

32 Sända skannade filer med e-post Använda ett registreringsnummer för att välja en avsändare A Tryck på [Bifoga avsändarnamn]. Söka efter en avsändare A Tryck på [Bifoga avsändarnamn]. 2 B Ange det femsiffriga registreringsnumret som tilldelats en destinationsmapp med siffertangenterna. Om det angivna numret har färre än 5 siffror avslutar du inmatningen med att trycka på {#}. Exempel: För att skriva in Tryck på {6} och sedan på {#}- tangenten. B Tryck på [ ]. C Tryck på [Användarnamn (mott.)]. Om en skyddskod angetts, visas skärmen för inmatning av skyddskoden efter det att avsändaren valts. Skriv in skyddskoden och tryck sedan på [OK]. Om den skyddskod du angav är korrekt visas avsändarens namn och [Kvitto]. C Tryck på [OK]. Tangentbordet på skärmen visas. För att söka efter en e-postadress, tryck på [E-postadress]. D Skriv in en del av avsändarens namn. Skriv in det första tecknet eller de första tecknen i avsändarens namn. 24

33 Sända skannade filer med e-post Det går även att utföra en kombinerad sökning med användning av [Användarnamn (mott.)] och [E-postadress]. E Tryck på [OK]. F Välj avsändare. Om en skyddskod angetts, visas skärmen för inmatning av skyddskoden efter det att avsändaren valts. Skriv in skyddskoden och tryck sedan på [OK]. Om den skyddskod du angav är korrekt tänds avsändarens namn. G Tryck på [Avsluta]. H Tryck på [OK]. K För mottagningsbekräftelse per e- post trycker du på [Kvitto]. För att använda [Kvitto] måste du: Logga in som en användare Ange sändaren i steg J När du har valt [Kvitto] skickas ett e-postmeddelande om att mottagaren har läst ditt meddelande till dig i steg J. Om mottagarens program inte stöder MDN (Message Disposition Notification) kanske e-postmeddelandet inte skickas. L Ange ämne om det behövs. Ämnet kan anges genom att det väljs i listan, skriva in det direkt eller med en kombination av sökning och inmatning. Information om det högsta antalet tecken som kan anges finns på s.126 E-post. När du angett ett ämne läggs denna informationen till den skannade filen. Ämnet placeras automatiskt i ämnesfältet i e- postmeddelandet. Ämnen som kan väljas från listan måste registreras i [Systeminställning] i förväg. Läs mer i Handbok för nätverk. Nedan förklaras som exempel hur du gör för att ange ämnet [Urgent] Nytt produktutseende. A Tryck på [Ämne/Meddelande]. B Tryck på [Bifoga ämne]. C Välj ämnet [Urgent]. 2 25

34 Sända skannade filer med e-post 2 D Tryck på [Manuel inm.]. Tangentbordet på skärmen visas. E Skriv in ämnet Nytt produktutseende. F Tryck på [OK]. Välja ett meddelande från listan A Tryck på [Ämne/Meddelande]. B Tryck på [E-postmeddelande]. G Tryck två gånger på [OK]. M Skriv in ett meddelande om det behövs. Information om det högsta antalet tecken som kan anges finns på s.126 E-post. När du skrivit in ett meddelande läggs den här informationen till den skannade filen. Meddelanden som kan väljas från listan måste registreras i [Systeminställning] i förväg. Läs mer i Handbok för nätverk. Ett meddelande kan väljas från listan eller anges direkt. C Välj ett meddelande. D Tryck två gånger på [OK]. Ange meddelande manuellt A Tryck på [Ämne/Meddelande]. B Tryck på [E-postmeddelande]. C Tryck på [Manuel inm.]. Tangentbordet på skärmen visas. D Skriv in meddelandet Tack för igår. 26

35 Sända skannade filer med e-post E Tryck på [OK] tre gånger. N Tryck på {Starta}-tangenten. Information om den största storleken på den skannade filen och det högsta antalet sidor som kan skickas finns på s.126 Epost. Tryck på tangenten {Radera/ Stopp} eller [Stopp] i displayen för att avbryta skanningsprocessen. Placera nästa original om du placerar flersidiga original med en sida i taget. För ytterligare information se s.82 Skanna original flera gånger. Samtidig lagring och sändning av e-post Du kan använda e-postfunktionen och lagringsfunktionen samtidigt. Den skannade filen sänds via e-post och samtidigt lagras den. Detta avsnitt förklarar i främsta hand hur man lagrar och sänder e- post samtidigt. För ytterligare information se s.17 Procedur för att skicka e-post. Filen som lagras när en fil samtidigt lagras och skickas per e-post kan inte skickas igen via e-postskärmen. Välj filen på skärmen [Välj lagrad fil] och skicka den igen. Se s.54 Sända lagrade filer med e- post, Skanna till mapp eller leverans. A Placera original. Proceduren för att placera original är densamma som när du placerar original för kopiering. Mer information om hur du placerar original finns i Handbok för kopiator. B Gör inställningar för originalets riktning, de skannade sidorna och andra inställningar om det behövs. Referens s.79 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna C Gör skaninställningarna. Det finns två sätt att specificera skaninställningar enligt beskrivningen nedan: Konfigurera respektive inställning för skanning. För ytterligare information se s.77 Specificera skaninställningar. Återkalla registrerade inställningar. För ytterligare information se s.86 Hämta program. D Ange mottagaren. E Ange avsändaren och ett ämne. 2 27

36 Sända skannade filer med e-post 2 F Tryck på [Lagra fil]. G Kontrollera att [Sänd & Lagra] är valt. H Specificera filinformation om det behövs. Referens För anvisningar för specificering av filinformation se s.49 Ange filinformation. I Tryck på [OK]. J Tryck på {Starta}-tangenten. Samtidigt lagra filer och skicka deras URL-adresser Du kan lagra filer och samtidigt skicka filernas URL-adresser via e- post. I sådana fall bifogas inte de skannade filerna till e-postmeddelandet. Skickade URL-adresser gör det möjligt att visa, radera, eller ladda ner en lagrad fil via nätverket med hjälp av Web Image Monitor. Detta är användbart om du inte kan bifoga filer till e-postmeddelande på grund av nätverksbegränsningar. Inställningar för ovanstående funktioner måste göras i förväg under [Skannerinst.]. Se s.115 Lagra fil e- postmetod. För information om överföringsproceduren hänvisar vi till s.27 Samtidig lagring och sändning av e-post. Om du alltid vill e-posta URLadresserna till skannade filer, gå till [Skannerinst.], [Sändningsinställn.], och ställ in [Lagrad fil e-postmetod] på [Skicka URL-länk] och [Lagra filer, prioritet] till [Sänd & Lagra]. Se s.115 Lagra fil e-postmetod och s.115 Lagra filer, prioritet. 28

37 Kontrollera e-postresultat Kontrollera e-postresultat Sändningsresultaten kan kontrolleras. För information om det högsta antalet sändningar som kan kontrolleras se s.113 Skriv ut & Radera skannerjournal. Poster som kan kontrolleras Datum/tid Datum och tid när e-postmeddelandet skickades eller datum och tid för när Klart, Fel eller Avbruten bekräftades visas. Mottagare En ikon visar sändningsfunktionen som användes (e-post, skanna till mapp eller leveransfunktionen). När flera mottagare har valts, visas den först valda mottagaren. Avsändare Filnamn Filnamnet visas endast då en fil lagras samtidigt och då en lagrad fil sänds. Status När någon av följande status visas: Klart, Skickar..., Väntar..., Fel eller Avbruten. A Tryck på [Skan. filer, status] på e- postskärmen. B Kontrollera de visade posterna. Vissa poster kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. En skärm visar posterna för fem sändningar. Använd [UFöreg] eller [TNästa] för att bläddra i listan. När statusen för en fil är Väntar..., kan sändningen avbrytas genom att välja filen och därefter trycka på [Avbryt]. Tryck på [Utskrift] för att skriva ut hela journalen. C Tryck på [Avsluta]. E-postskärmen visas. 2 29

38 Sända skannade filer med e-post 2 30

39 3. Sända skannade filer med Skanna till mapp Du kan skicka de skannade filerna till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar. Detta kapitel beskriver hur du skickar en fil med skanna till mapp, visar olika skärmar, procedurer för att sända och hur du kontrollerar det du skickat med denna funktion. Förberedelser för sändning med skanna till mapp För att kunna sända skannade filer med skanna till mapp krävs följande förberedelser. 1 Anslut maskinen till nätverket med en Ethernet-kabel, IEEE 1394-kabel (tillval) eller använd trådlöst LAN. För att ansluta en IEEE 1394-kabel krävs IEEE 1394-gränssnittskort. För att ansluta trådlöst LAN krävs IEEE b gränssnittsenhet. Läs mer i Handbok för nätverk. 2 För att sända skannade filer med Skanna till mapp skall följande [Systeminställning]-inställningar vara korrekt specificerade. (Vissa andra inställningar måste också vara specificerade.) IP-adress subnet mask Mer information om att göra inställningar och andra inställningar finns i Handbok för nätverk. Du måste även registrera mottagare och annan information i adressboken. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. 3 Gör sändningsinställningar, t.ex. komprimering och filtypsprioritet. Se s.113 Sändningsinställningar. SMB kan endast användas för att sända filer i en NetBIOS över TCP/IP-miljö. SMB kan inte användas för att sända filer i NetBEUI-miljö. Även om inställningar som gjorts med kontrollpanelen, Web Image Monitor, Telnet eller någon annan metod inte tillåter användning av SMB och FTP så går det ändå att sända filerna. 31

40 Sända skannade filer med Skanna till mapp Skärmen Skanna till mapp Skärmen Skanna till mapp visas. Funktionsalternativen som visas fungerar som valtangenter. Du kan välja eller specificera ett alternativ genom att trycka lätt på det. När du väljer eller specificerar en post i displayen tänds den som. Tangenter som inte kan väljas visas som OK Mottagarfält Visar den valda mottagaren. När flera mottagare valts visas de valda mottagarna i den ordning de valdes genom att du trycker på [UFöreg] eller [TNästa]. För att kontrollera de valda mottagarna trycker du på {Kontrollera lägen}- tangenten. 2. [ ] E-post/Skanna till mapp Tryck när du vill byta mellan funktionen skanna till mapp och e-postfunktionen. Du kan skicka en fil till Skanna till mappmottagare och e-postmottagare samtidigt. 3. Ikonen Skanna till mapp ( ) Visar att skärmen Skanna till mapp visas. 4. [Registreringsnr] Tryck när du vill ange en mottagare med ett femsiffrigt registreringsnummer. 5. [Ange mottagare] När en mottagare specificeras som inte finns i listan, tryck på [Ange mottagare] och skriv in mottagaren med tangentbordet som visas på skärmen. 6. [Filnamn/Typ] Tryck för att ange namn och format på de filer du vill skicka. Viktigt När den skannade filen sänds till e- postmottagare och Skanna till mappmottagare samtidigt sänds avsändare, ämne och meddelande endast till e-postmottagarna. [Kvitto] används också för e-postsändning. För ytterligare information se s.15 Sända skannade filer med e-post. 7. [ ] Byta mottagarlista/söka/byta rubrik Tryck på knappen när du vill flytta en mottagare i leveransserverns lista till maskinens mottagarlista för att söka efter en destination. 8. Mottagarlista Visar de mottagare som har registrerats i leveransservern eller i maskinen. Om inte hela listan ryms på skärmen trycker du på [U] eller [T] för att bläddra i listan. Grupper betecknas med den här symbolen ( ).

41 Sända skannade filer med Skanna till mapp Sända skannade filer med Skanna till mapp Procedur för sändning med Skanna till mapp En skannad fil sänds efter det att skaninställningar och mottagare har angivits. A Tryck på knappen {Skanner}. Bilden ovan är ett exempel. Den aktuella bilden kan vara annorlunda. B Kontrollera att inga föregående inställningar är kvar. Om en föregående inställning finns kvar, tryck på {Nollställ}. C Placera original. Referens Proceduren för att placera original är densamma som när du placerar original för kopiering. Mer information om hur du placerar original finns i Handbok för kopiator. D Gör inställningar för originalets riktning, de skannade sidorna och andra inställningar om det behövs. Referens s.79 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna E Gör skaninställningarna. Referens Det finns två sätt att specificera skaninställningar enligt beskrivningen nedan: Konfigurera respektive inställning för skanning. För ytterligare information se s.77 Specificera skaninställningar. Återkalla registrerade inställningar. För ytterligare information se s.86 Hämta program. F Om skärmen för leveransskanner för nätverk visas, byt till skärmen för Skanna till mapp. A Tryck på [ ]. B Tryck på [Byt mottagarlista]. 3 33