Verksamhetsplan 2014 Informationscenter Øresunddirekt Sverige. Dnr

Transkript

1 Verksamhetsplan 2014 Informationscenter Øresunddirekt Sverige Dnr

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund och uppdrag Finansiering Organisation ØD SE Styrgruppen Arbetsgruppen Personal Övriga aktörer Unionens a-kassa Öresundsrådgivning Målgrupp, syfte och målsättningar Målgrupp Aktiviteter Överordnade aktiviter Specifika aktiviteter Myndighetsspecifika aktiviteter Omvärldsfaktorer och framtida behov

3 1 Inledning I ett öresundsperspektiv men även i ett nordiskt perspektiv fyller informationscentret Øresunddirekt Sverige en viktig funktion att vara den naturliga mötesplatsen för medborgare och företag i regionen som har etablerat sig eller vill etablera sig på andra sidan sundet. Øresunddirekt är en svensk-dansk informationstjänst som förmedlar offentlig information från myndigheter till medborgare och företag i Öresundsregionen. På informationscentret Øresundddirekt i Malmö finns representanter från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen, Region Skåne och Skatteverket. Under 2013 var personalen på informationscentret i kontakt med personer som gränspendlar eller är intresserade av att bli gränspendlare, vilket betyder att alla dessa ser Öresundsregionen som en gemensam arbetsmarknad och har vågat eller kanske vågar ta steget över till andra sidan sundet. Hemsidan hade besök, hemsidan hade besök och 912 personer gillade Øresunddirekt på Facebook. I denna verksamhetsplan för 2014 presenteras verksamhetens bakgrund och organisation samt övergripande målsättningar och strategier. 2 Bakgrund och uppdrag Den 23 mars 2000 beslutade den svenska regeringen att ett informationskontor, Informationscenter Øresunddirekt, skulle upprättas i Malmö dit företag och medborgare skulle kunna vända sig för att få svar på frågor som bland annat rör pendling, etablering, anställning, studier eller flyttning till Sverige eller Danmark. Till grund för beslutet låg den gemensamma svensk-danska rapporten Öresund en region blir till. Rapporten kartlade olika hinder och problem för rörlighet och integration i Öresundsregionen. Informationscenter Øresunddirekt (nedan kallad ØD SE (Sverige)) invigdes vid halvårsskiftet 2000 i samband med att Øresundsbron öppnades och är en samverkan mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen Skåne och Skatteverket samt Region Skåne. Länsstyrelsen Skåne har det övergripande samordningsansvaret för verksamheten i Malmö. Parallellt med detta beslutades om svenskt danskt finansiellt stöd till dåvarande Statens Information om att skapa en databas med öresundsspecifik information, ett call center samt ett myndighetsnätverk. Uppdraget att förvalta databasen ligger idag hos webb och marknadsföringsredaktionen i Köpenhamn (nedan kallad ØD DK (Danmark)) som ansvarar för hemsidorna och Finansiering Finansieringen av ØD SE består av en driftsbudget som finansieras av där de samverkande myndigheterna bidrar med 2/9-delar (Region Skåne 1/9-del), varje niondel motsvarar kr. Utöver detta får verksamheten ett årligt bidrag från Nordiska Ministerrådet à cirka kr. Inom driftsbudgeten ryms bland annat kostnader för lokaler, leverantörer, faciliteter, resor, marknadsföring samt lönekostnaden för platsansvarig. Region Skåne betalar, utöver sin 1/9-del, även halva lönekostnaden för platsansvarig. Myndigheterna bidrar i övrigt med driftskostnader och lönekostnader för sina respektive medarbetare. I budgeten för år 2014 är kr avsatta till driftskostnader och kr till indirekta lönekostnader sammantaget kr. 3

4 Fr.o.m gick finansieringen av webbredaktionen i Köpenhamn, d.v.s. den danska delen av Øresunddirekt över till den danska staten och Hovedstadens Udviklingsråd (HUR). Numera finansieras webbredaktionen av Økonomi- og Erhvervsministeriet, Beskeftigselsministeriet, Region Hovedstaden, Region Skåne och Nordiska Ministerrådet. Öresundskomiteen är organisatorisk huvudman. 2.2 Organisation Informationscenter Øresunddirekt i Malmö är en fysisk plats dit medborgare kan vända sig för att få information, antingen genom besök, e-post eller telefon. Øresunddirekt i Köpenhamn är en webboch marknadsföringsredaktion som ansvarar för hemsidorna och samt arbetar med marknadsföringsstrategier. Både ØD SE och ØD DK arbetar med nätverkande och relationer med externa parter. ØD SE och ØD DK agerar utåt som en samlad aktör men organisatoriskt och finansiellt är de däremot helt åtskilda. Mellan ØD SE och ØD DK finns det ett särskilt samarbetsavtal som bland annat reglerar att kontoren ska samverka vid verksamhetsplanering och gemensamma aktiviteter. Även en gemensam kommunikationsplan är under bearbetning. 2.3 ØD SE ØD SE är en samverkan mellan myndigheterna Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Skatteverket, Länsstyrelsen samt Region Skåne. Samordningsuppdraget är ålagd Länsstyrelsen Skåne, som utsett en tjänsteman att ha huvudansvar för uppdraget. Uppdraget innebär bland annat att vara föredragande och sekreterare i Styrgruppen, sammankallande och ordförande i Arbetsgruppen, samt i samarbete med platsansvarig ta fram förslag till budget och underlag till verksamhetsplan för vidare beredning. Samordningsansvarig attesterar också tillsammans med platsansvarig fakturor. Den på ØD SE stationerade platsansvarige biträder samordningsansvarig. I platsansvariges ansvar ligger även bland annat att, utöver att svara på förfrågningar som rör Regions Skånes verksamhetsområden (hälso och sjukvård samt kollektivtrafik), att samordna den driftsgemensamma verksamheten i informationslokalen, samordna kommunikationsverksamheten med ØD DK, samordna lokal och säkerhetsfrågor, samordna kontakten med leverantörer, samordna och utveckla företagsrådgivningen, tillsammans med övriga myndighetsrepresentanter företräda ØD vid olika gränshindersammankomster i Norden och EU, hålla informationsträffar och andra föredrag om verksamheten till relevanta målgrupper, bidra och vara behjälplig med underlag för diverse rapporter till regeringen samt föra minnesanteckningar vid Arbetsgruppens möten. Utöver platsansvarig finns det på varje myndighet en utsedd samordnare, vilka också är representerade i Arbetsgruppen Styrgruppen Styrgruppens medlemmar utses av respektive myndighet och består av högre tjänstemän från de samverkande myndigheterna, ØD DK samt Nordiska Ministerrådet. Styrgruppen har bland annat till uppgift att sätta ramar för verksamheten, besluta i större principiella frågor samt fastställa budget, projektplaner och strategier för verksamheten. 4

5 2.3.2 Arbetsgruppen Hos arbetsgruppen ligger bland annat ansvaret att representera och samordna sin respektive myndighets roll och verksamhet på ØD SE, ta fram efter samråd med personalen förslag till hur verksamheten skall organiseras, bereda diverse underlag för Styrgruppen, föreslå Styrgruppen förändring och utveckling, särskilt följa upp den tjänstgörande personalens gemensamma utbildnings och utvecklingsbehov, samordna och utveckla verksamheten med danska myndigheter, utvärdera verksamheten med hjälp av enkäter, besöksstatistik och respektive myndighets sakområdesrapporter. Arbetsgruppen beslutar själv i vissa ärenden. Arbetsgruppen, som träffas ca en gång i månaden med uppehåll under sommarmånaderna, består av de samverkande myndigheternas samordnare, platsansvarig samt representanter från ØD DK och Region Skåne. 2.4 Personal Personalen tjänstgör på informationscentret enligt ett roterande fyraveckorsschema, en vecka i taget för att sedan återgå till sin ordinarie arbetsplats i tre veckor. På detta sätt bibehåller personalen sin anknytning till den ordinarie verksamheten, upprätthåller sin kompetens, ger upphov till kunskapsöverföring samtidigt som det ger ØD SE en förankring och en röst inom myndigheterna. Varje myndighet behåller sitt arbetsgivaransvar för sin personal som tjänstgör vid Informationscenter Øresunddirekt. Länsstyrelsen Skåne är lokalansvarig och har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön. De samverkande myndigheterna har parallellt med Länsstyrelsen sitt ansvar för arbetsmiljön för sin tjänstgörande personal på Informationscenter Øresunddirekt. Länsstyrelsen Skåne och Region Skåne har i ett avtal överenskommit att man tillsammans svarar för bemanningen med en årsarbetskraft. Platsansvarig har sedan dess mot ersättning svarat för bemanningen även för Region Skånes ansvarsområde. Platsansvarig samt Arbetsförmedlingens samordnare är de enda som arbetar heltid på ØD SE. Utöver Arbetsförmedlingens samordnare och platsansvarig består personalstyrkan av tre heltidstjänster från Arbetsförmedlingen, två heltidstjänster från Försäkringskassan och Skatteverket. Försäkringskassan och Skatteverket har en personalpool för att säkra full bemanning vid eventuell frånvaro. Arbetsförmedlingens personal kommer från AF kontoren i Malmö, Helsingborg, Lund, Trelleborg och Ystad. Varannan vecka kompletteras Arbetsförmedlingens personal med en tjänsteman som arbetar specifikt med Kulturarbetare. Personalen från Skatteverket kommer från Utlandsskattekontoret och Skatteupplysningen i Malmö samt från skattekontoren i Kristianstad och Ängelholm. Skatteverket har sedan 2012 en extraresurs från Utlandsskattekontoret som är på plats de tisdagar då Öresundsrådgivarna ger företagsrådgivning. Personalen från Försäkringskassan kommer från två olika kontor i Malmö; Försäkringstillhörighet samt EU Familj. Att personalen kommer från olika kontor, inom Malmö samt i resten av länet, medför bland annat en kontinuerlig kunskapsöverföring hos samtliga myndigheter. 2.5 Övriga aktörer Unionens a-kassa En gång i veckan, på onsdagar kl 15 17, upplåter ØD SE en arbetsplats till en EU handläggare från Unionens a kassa som kan svara på frågor som rör Sverige Danmark. Att en EU handläggare för a- kassan är på plats innebär ett viktigt komplement till verksamheten eftersom Arbetsförmedlingen och A kassan har tydliga riktlinjer om respektive organisations roll i arbetslöshetsförsäkringen. 5

6 2.5.2 Öresundsrådgivning Hösten 2012 startades, i samarbete med Malmö Stad, Nyföretagarcentrum Öresund och Köpenhamns Erhvervsservice, Öresundsrådgivningen. Verksamheten finansierades genom att respektive part bidrar med personalresurser. På ØD SE innehar platsansvarig en koordinerande roll och ett uppdrag att utveckla rådgivningen. I slutet av 2013 beslutades det att kunder får möjlighet att boka in en Öresundsrådgivning och inte en specifik rådgivare. Varje rådgivning leds tillsammans av en rådgivare från Köpenhamns Erhvervsservice och en rådgivare från Nyföretagarcentrum Öresund. En representant från Utlandsskattekontoret deltar också som skatteexpert på varje rådgivning. Rådgivningen får på detta sätt ett tydligt dansk svenskt perspektiv med experter från både Danmark och Sverige. 3 Målgrupp, syfte och målsättningar 3.1 Målgrupp Målgrupp för Informationscenter Øresunddirekt är företagare och medborgare i hela Öresundsregionen samt de som är allmänt intresserade av att verka i regionen. Informationscentret tar emot personliga besök, ger gruppinformation både allmän information och skräddarsydd information samt besvarar frågor per telefon och e post. Ett myndighetsgemensamt informationscenter ger kunden möjlighet att på ett ställe få tillgång till information i Öresundsfrågor och därigenom fyller informationscentret många funktioner för kunden. De som besöker eller kontaktar Informationscenter Øresunddirekt får personlig service av personal från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Länsstyrelsen och Skatteverket som har kompetens och expertkunskap i frågor som rör gränspendlare. Man kan samtidigt tillägna sig skriftlig information i broschyrer och andra trycksaker eller ta del av samlad webbaserad information på hemsidorna och Øresunddirekt finns även på Facebook. Detta får till följd att det minskar behovet av direkt myndighetsarbete, genom att verksamheten löser många frågor på ett tidigt stadium. Genom att på detta unika sätt förmedla samlad offentlig information till medborgare och företag som verkar i Öresundsregionen främjar verksamheten, i ett större samhällsperspektiv, ökad sysselsättning, ökad integration och därmed ökad ekonomisk tillväxt i Öresundsregionen. Den dagliga kontakten med gränspendlare eller potentiella gränspendlare innebär att personalen också har en möjlighet att identifiera potentiella gränshinder samt att informera om redan existerande gränshinder för de som gränspendlar. Verksamheten har därför en central och aktiv roll i arbetet med gränshinderfrågor i samarbete med andra relevanta aktörer såsom Nordiska Ministerrådet, Öresundskomiteen m.fl. 3.2 Aktiviteter Överordnade aktiviter Verksamheten ska: bidra till att underlätta ökad integration, sysselsättning och tillväxt i Öresundsregionen genom att ge medborgare och företag tillgång till god information om svenska och danska förhållanden som rör bland annat pendling, arbete, studier, skattefrågor, socialförsäkringsfrågor, företagsetablering, resor, hälso- och sjukvård, skol- och bostadsfrågor samt olika tillståndsfrågor. 6

7 identifiera barriärer/gränshinder samt i samarbete med relevanta aktörer arbeta för en lösning och föra dem vidare till politisk nivå med syfte att minska gränsproblematiken och främja en gemensam arbetsmarknad på både en regional och en nordisk nivå. I detta arbete ingår bland annat samarbete med Nordiska ministerrådets gränshindersekretariat i syfte att bistå med att identifiera gränshinder samt utveckla förslag till lösningar åt Gränshinderrådet, deltagandet i Gränshinderarbetsgruppen och deltagande på Grenserådet fortsatt viktigt. utveckla och delta i samarbeten med andra relevanta aktörer såsom Öresundskomiteen, Nordiska Ministerrådet, Hallo Norden, Gränskommittéerna och övriga nordiska gränstjänster. Genom samarbete och utbyte av idéer kan både verksamheten och arbetet med gränshinder utvecklas och fortgå i både ett regionalt och ett nordiskt perspektiv. Under 2013 inleddes, på initiativ av Nordiska Ministerrådet, arbetet med en gemensam handlingsplan för berörda aktörer inom arbetet med gränshinderfrågor. Handlingsplanen kommer att lägga en grund för hur berörda aktörer interagerar och samarbetar i olika processer och frågor. utveckla och öka samarbetet med Øresunddirekt i Köpenhamn som är en naturlig del i informationsspridningen men som även är en relevant aktör inom många av informationscentrets målsättningar. I mångt och mycket kan gemensamma resurser avvändas för gemensamma uppdrag. En gemensam kommunikationsplan, som ska ligga till grund för det gemensamma kommunikationsarbetet, är under bearbetning. En viktig del av konceptet Øresunddirekt är hemsidorna, personalen på ØD SE medverkar i faktagranskning av artiklar på webben och i samband med framtagande av texter i broschyrer som riktar sig till både allmänhet och företagare. Samarbetet i samband med gemensamma informationsinsatser, mässor, informationsträffar och workshops bör fortgå och utvecklas. fortlöpande, i samarbete med ØD DK, arbeta med marknadsföring av informationscentret och hemsidorna och Detta kan bland annat ske genom specifika marknadsföringsinsatser, utbildningsinsatser eller nätverkande mot specifika branscher/utbildningssäten och skolor där bristyrken i regionen såsom IT, Vård och Bygg är representerade. trygga en långsiktig drift av verksamheterna på svenska och danska sidan. För ØD SE:s del innebär det bland annat att på en regional nivå inom de egna organisationerna söka erhålla ett skriftligt mandat. Det är även av vikt att kontinuerligt se över och planera för en långsiktig personalmedverkan och medfinansiering på myndighetsnivå, inbegripet Region Skåne Specifika aktiviteter 2014 Under 2014 avser verksamheten att fokusera särskilt på att (utan inbördes ordning): aktivt arbeta, i samarbete med ØD DK, för att få till stånd en engelskspråkig portal. En förstudie som presenterades under 2013 visade på ett behov av en engelsspråkig hemsida. Framförallt beror behovet på en ökad internationalisering i regionen bland stora internationella företag och internationell arbetskraft, både EU-medborgare och tredjelandsmedborgare. samverka med och stödja relevanta aktörer i arbetet kring Mottagarorganisation Syd. 7

8 planera och genomföra specifika utbildningsinsatser inom respektive myndighet på både ett regionalt och nationellt plan i syfte att lyfta Öresundsfrågor inom organisationerna, sprida kunskapen om den service och expertkunskap som personalen på ØD SE tillhandahåller och synliggöra verksamheten i stort. planera och genomföra specifika utbildningsinsatser och sammankomster för personalen på ØD SE och ØD DK. Utvecklingen i regionen, nya EU-direktiv och förordningar, nya nationella lagar och regelsystem som utvecklas ställer krav på löpande kompetensutvecklingen för personalen. Utbildningsinsatser krävs både inom sina respektive områden men även övriga myndigheters områden för att få ett helhetsperspektiv och förstående för komplexiteten av frågor som ibland berör flera myndigheter. Minst två gånger per år bör personalen samlas till en gemensam personaldag med fokus på komptensutveckling. identifiera nya aktörer, såsom myndigheter och andra organisationer, som kan vara relevanta samarbetspartners på informationscentret. Resultaten från undersökningen Hot or Not som genomfördes på ØD SE under 2,5 månad hösten 2013 och den efterföljande workshopen som kommer att hållas under 2014 kommer att utgöra ett underlag för vidare diskussioner. Från underökningen kan man redan nu se en ökad efterfrågan på information kring frågor som bland annat rör Migrationsverkets och Pensionsmyndighetens ansvarsområden, en dialog med dessa myndigheter bör föras på en högre nivå. International Citizen Service och Udbetaling Danmark är relevanta aktörer på den danska sidan. Andra viktiga aktörer i sammanhanget som vi ska utveckla samarbetet med är a-kassan och fackliga arbetstagarorganisationer. Utökad samverkan och breddning av kontaktytorna med kommunerna genom samtal/samverkan med kommunerna och Kommunförbundet Skåne samt finna former för kompletterande kommunal information till medborgare och företag via webbaserade och personliga nätverk med enskilda kommuner och/eller grupper av kommuner. Särskild utveckling av påbörjad samverkan med Malmö Stad. På informationscentrets nya lokaler kommer det att finnas tre extra kontorsplatser som kan användas för både tillfälliga och permanenta aktörer. utveckla samarbetet med relevanta danska myndigheter och aktörer. Arbetsförmedlingen har ett brett samarbete med sina kollegor på den danska sidan, bland annat Work in Denmark East och ett antal Jobcenter på Själland. Detta bedöms underlätta rekryteringen på båda sidor sundet. Försäkringskassan ingår i ett socialförsäkringsnätverk med danska myndigheter där ØD DK är sammankallande. Skatteverket och SkatÖresund avser fortsätta arbetet att fortlöpande identifiera nya områden där det finns ett gränsregionalt informationsbehov i skattefrågor. I detta sammanhang ska betonas att samarbetskontakterna med danska myndigheter begränsas till frågor som ligger inom ramen för Øresunddirekts mandat; d.v.s. i allt väsentligt informationsförmedling men även strategisk planering för gemensamma insatser. vidareutveckla Öresundsrådgivningen i samråd med etablerade och nya aktörer för att skapa en väl fungerande företagsrådgivning. Nytt från och med 2014 är att företag bokar in en Öresundsrådgivning och inte en specifik rådgivare. Varje rådgivning leds tillsammans av en rådgivare från Köpenhamns Erhvervsservice och en rådgivare från Nyföretagarcentrum Öresund. En expert från Skatteverket Utland deltar också på varje rådgivning. Rådgivningen får på detta sätt ett tydligt dansk-svenskt perspektiv med experter från både Danmark och Sverige. Avsaknaden av en expert från danska SKAT gör att en diskussion om en dansk medverkan skall inledas. I mars presenteras, på uppdrag av ØD SE, en rapport från Øresundsinstituttet kring företagens informationsbehov vid etablering på andra sidan sundet. Rapporten kommer att användas som en bas att utgå från vid den fortsatta utvecklingen av Öresundsrådgivningen. 8

9 Kontakt ska även tas med de aktörer som var inblandade i den företagsrådgivning som var ett samarbete mellan Helsingborg och Helsingör. undersöka och vara öppen för möjligheten att, tillsammans med andra aktörer, bland annat delta i InterReg-projekt under kommande programperioden. Även annan relevant extern finansiering bör prioriteras, bland annat finns det UD-medel som är särskilt vikta åt Öresundsintegration som Länsstyrelsen Skåne normalt erhåller varje år. i samband med flytten till nya centrala lokaler på Hjälmaregatan 3, Anna Lindhs plats, bli mer tillgängliga och synliga för målgruppen. Flytten till nya lokaler kommer att innebära en ökad tillgänglighet och synlighet för målgruppen, både de som redan gränspendlar och potentiella gränspendlare. Lokalerna ligger i Malmös nya centrum där hotell, kongress- och konserthuset Malmö Live samt World Maritime Universitys nya lokaler är under uppbyggnad. Malmö Högskola är sedan länge en etablerad aktör i området. genomföra specifika kommunikationsinsatser till exempel i samband med flytten i samarbete med ØD DK och andra relevanta aktörer. Vid ordinarie kommunikationsinsatser såsom framtagande av informationsmaterial, PowerPoint-presentationer och annat verkar vi för att varumärket Øresunddirekt planeras och framställs i enlighet med den gemensamma kommunikationsplanen, varumärkesstrategin och grafiska profilen. Det är av vikt att ytterligare sprida kunskapen om Øresunddirekt och lyfta fram Öresundsfrågor i regionen samt internt inom de samverkande myndigheterna på ett regional och nationellt plan Myndighetsspecifika aktiviteter 2014 Nedan följer ett urval av myndighetsspecifika aktiviteter som respektive myndighet, i vissa fall enskilt men även i samarbete med övriga myndigheter, utöver ovan nämnda generella och specifika målsättningar planerar att genomföra under Informationsuppdraget via personliga besök, telefon och e-post fortgår liksom satsningen på skräddarsydd information till större grupper som vill arbeta eller gå lärlingsutbildning i Danmark. Skräddarsydd information till företag vars anställda ska flyttas över till andra sidan sundet är också ett fokus liksom Öresundsrådgivningen till företag som vill etablera sig i regionen. Generellt för samtliga myndigheter är att arbetet med att undanröja existerande gränshinder fortgår i samarbete med relevanta aktörer. Ett särskilt fokus på ändrade förhållanden för pendlarna samt de oklara frågor som vi har med oss och som ännu inte helt blivit lösta, exempelvis gamla gränsgångare, flygande personal, validering, a-kassa, kulturarbetare, lärlingar samt särskilda problem på pensionsområdet. Även det löpande arbetet med att uppdatera artiklar och information på hemsidorna i samarbete med ØD DK är fokus för samtliga myndigheter. Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen kommer att arbeta mer matchningsorienterat i kundkontakten, exempelvis kommer det att finnas en särskild jobbhörna vid Arbetsförmedlingens disk i de nya lokalerna. Ambitionen är även att anordna rekryteringsträffar på ØD SE. Arbetsförmedlingens aktiviteter inom Øresunddirekt/Crossborder Öresund och Eures ska samordnas och samarbeten med Jobcenter ska utvecklas. Arbetsförmedlingen har för avsikt att stämma av eventuella framtida samarbeten och rollfördelning med lokala vägledningscentrum erbjuda yrkesvägledning till de som vill arbeta på andra sidan sundet. 9

10 Arbetsförmedlingen vill öka sina informationsinsatser mer aktiviteter på Själland, föreläsningar till danskaklasser, samarbetsorganisationer osv. Försäkringskassan Försäkringskassan kommer att, som hittills, informera om både danska och svenska förhållanden inom socialförsäkringsområdet. De områden som är mest frekventa är vilket lands lagstiftning som personerna ska omfattas av. Vi har fortfarande gränshinderproblem med arbete i två länder. Vad gäller om man får barn och den ene föräldern arbetar i Danmark och den andre i Sverige. Vad gäller vid sjukdom och om jag mister rätten till ersättning i Danmark? Vi får inom detta område ofta hjälpa människor att överklaga beslut. Hur är pensionssystemen konstruerade i respektive land och vad bör man tänka på. Skatteverket Skatteverket vill tillsammans med danska SKAT utveckla deklarationsinformation enligt konceptet Öppet Hus, framförallt när SkatÖresund sedan den 1 november 2013 inte längre har öppen expedition utan endast tar emot bokade besök i specialfall. Skatteverket har som mål att, i samverkan med danska SKAT, förtydliga sin företagsinformation och göra den mer allmängiltig och tillgänglig. Intentionerna i BOB-taxrapporten bör fortsatt eftersträvas med möjlighet till information om danska skatteregler genom närvaro av dansk skattetjänsteman vid vissa informationstillfällen. Skatteverket har även uppmärksammat ett behov av mer och utförligare information inom folkbokföring och särskilt omkring personnummer/samordningsnummer. Länsstyrelsen och Region Skåne Utöver den löpande verksamheten och det generella informationsuppdraget kommer platsansvarig ha ett särskilt fokus på, tillsammans med ØD DK, marknadsföring av informationscentret internt och externt. Flytten till nya lokaler den 1 april kommer att ge informationscentret nya möjligheter att synas för pendlare och regionala aktörer. Även Öresundsrådgivningen kommer att få ett särskilt fokus under året och kontakt kommer att tas med andra aktörer såsom Invest in Skåne och Malmö Stads Företagslots. 4 Omvärldsfaktorer och framtida behov Sedan Öresundsbron öppnade år 2000 har pendling och flyttning över landsgränsen ökat mycket kraftigt i regionen. I samma takt har efterfrågan på information från Øresunddirekt ökat. Den finansiella krisen 2008 med en avmattning av konjunkturen och valutaomväxlingar har påverkat både pendlingen och besöksstatisken negativt men mycket pekar på att trenden är uppåtgående enligt Örestat. Øresunddirekt måste vidareutvecklas i takt med att behoven förändras. Flera omvärldsfaktorer spelar roll för den framtida verksamheten, nedan beskrivs några av de mest relevanta för verksamheten. Utifrån dagens situation och erfarenheter samt en sannolik utveckling av dessa omvärldsfaktorer beskrivs allmänna åtgärder för att möta efterfrågan av information via Øresunddirekt. Arbetsgruppen ansvarar för att i sin löpande verksamhetsplanering och samordning skapa förutsättningar för att åtgärderna kan genomföras. 10

11 Ändrade informationsvanor Tendensen är tydlig att medborgarna ställer allt högre krav på att myndigheterna ska tillhandahålla relevant samhällsinformation i enskilt fall. Informationsvanorna ändras dessutom snabbt, vilket ställer nya krav på verksamhetens informationskanaler. Behov: Behov av att utvärdera och utveckla informationskanaler för att möta nya krav och samtidigt optimera användningen av resurserna. Öka förebyggande informationsinsatser som ett sätt att undanröja hinder och problem. Fler pendlare Till följd av den ekonomiska krisen som slog till 2008 minskade pendlingen och har sedan dess minskat något varje år. Kommande prognoser från Örestat pekar dock mot att trenden vänder under 2014 och år 2020 kan antalet gränspendlare åter ha ökat till nästan , en återhämtning till rekordåret Behov: En ökning av antalet pendlare kommer att ytterligare öka behovet av information från Øresunddirekt. Ett viktigt inslag är att i ökad omfattning optimera samarbetet och (kors)utnyttjandet av resurserna på Øresunddirekt i Sverige resp. i Danmark. Ombytta pendlingsströmmar Integrationen är starkt marknadsdriven, och konjunkturcyklerna kan påtagligt inverka på de faktiska pendlingsströmmarna etc. Om svenska och danska konjunkturcykler hamnar i olika faser, och arbetsmarknadsläget blir mer gynnsamt på svensk sida kan pendlingsströmmarna komma att ändra riktning. Behov: Behov av flexibilitet och fördjupning av samarbetet med motsvarande myndigheter på dansk sida. Pendlingsströmmarna kan på kort sikt ändras eller minska till följd av olika konjunkturlägen åtminstone på kort sikt kan pendlingen plötsligt minska. Informationsbehovet och fördelningen av förfrågningar mellan svensk och på dansk sida kan förändras kraftigt. Den senaste tiden har vi sett tecken på ett ökat danskt intresse för den skånska arbetsmarknaden och verksamheterna på svensk och dansk sida bör samordnas och samplaneras i ökad omfattning för att bäst kunna möta kraven. Möjligheten att åter ha dansk representation på Øresunddirekt eller regelbunden bemanning på ett Jobcenter i Köpenhamn bör utredas. Flyttström över Öresund Flyttströmmarna över Öresund har minskat något om man jämför med tiden innan den finansiella krisen Drivkraften i form av lägre boendepriser i Sverige och högre löner i Danmark gjorde att flyttströmmarna till svenska sidan var dominerande. Flyttningen i andra riktningen har huvudsakligen bestått av en del danska återflyttare. På senare år har även situationen på den danska bostadsmarknaden i Köpenhamn medfört att de danska bostadspriserna fallit påtagligt. Detta har fått till följd att den danska efterfrågan minskat på svensk sida. Långsiktigt kommer dock sannolikt integrationen att fortsätta, med fler gränsflyttare som följd (enligt preliminärt prognos från Örestat). Behov: Ökat behov av kommunal information och samarbete med kommuner. Behovet av information till gränsflyttarna kan förväntas öka. Gränsflyttarna har andra informationsbehov än de som enbart pendlar, och många frågor hamnar inom det kommunala ansvarsområdet (skola, barnomsorg, socialbidragsfrågor, familjerådgivning, bostadsfrågor). Detta innebär att Øresunddirekt behöver knyta sig närmare samman med kommunerna för att kunna leva upp till framtida behov. 11

12 Ändrad regional demografi Den regionala demografin i Öresundsregionen kommer att förändras framöver. Skåne har generellt en åldrande befolkning. Detta kommer dock inte att påverka västra Skåne, då det kommer att ske en tillflyttning av arbetskraft till området. Östra Skåne däremot kommer inte att ha samma tillflyttning arbetskraft, vilket medför konsekvenser för områdets arbetsmarknad och arbetskraftsförsörjning. På Själland ser man en liknande utveckling med en åldrande befolkning. Storstadsområdet kring Köpenhamn kommer också att ha en framtida tillströmning av arbetskraft, vilket västra Själland inte kommer att ha i samma utsträckning. Detta kommer således att påverka områdets arbetsmarknad och arbetskraftsförsörjning. Ovanstående innebär en utmaning för regionens arbetsmarknad och att tillgodose hela områdets behov av arbetskraft. Behov: Arbetskraftsbrist på endera sidan leder till större informationsbehov till nyrekryterad arbetskraft. Företagande och rekrytering I takt med att arbetskraftsbristen på den danska sidan blivit allt mer påtaglig har danska företag mer aktivt sökt personal i Sverige. Om detta förhållande består ökar också informationsbehoven hos företagen. Likaså ser vi ett ökat intresse från både svenska och danska företag att etablera sig på andra sidan sundet. Behov: Ökad efterfrågan på information om rekrytering från företagare. Resurserna behöver stärkas vad gäller skräddarsydd information till företag om exempelvis regelsystemens konsekvenser, information kring etableringsfrågor och rekrytering. Öresundsrådgivningen ska ses över i ljuset av den rapport som Öresundskommittén skriver. Nya gränshinder nya informationsbehov Många gränshinder finns troligen kvar även i framtiden. Efterhand som människor pendlat under lång tid kan deras frågeställningar bli annorlunda. De kan tänkas handla mer om reglerna för utförsäkring, socialbidrag, dansk efterlön, pensioner, arbetsrätt och sjukpenningfrågor. I och med den ökad internationalisering bland företagen i regionen ökar behovet av information som rör tredjelandsmedborgare. Behov: Beredskap behövs för att möte aktuella frågeställningarnas ändrade karaktär över tiden. Det finns här ett behov av fördjupat samarbete med både befintliga och nya aktörer kring lösningar av gränshinder för att minimera framtida negativa konsekvenser för gränspendlarna. Internationell företagsetablering i regionen Flera internationella företag etablerar sig i regionen, några exempel är IKEA, forskningsanläggningarna ESS och Max IV. Stora infrastrukturprojekt såsom Fehmarn Bältförbindelsen och eventuellt HH-leden samt en Öresundsmetro mellan Köpenhamn och Malmö är på gång i regionen. Denna utveckling mot en mer internationaliserad region och arbetskraft från övriga EU och tredje land ställer nya krav på Øresunddirekt som informationstjänst. Den information som idag finns på hemsidorna ska översättas till engelska, ny information som specifikt rör andra EUoch/eller tredjelandsmedborgare ska sammanställas och personalen ska kompetensutvecklas. Relevanta aktörer, till exempel Migrationsverket och International Citizen Service måste bjudas in till samverkan/samarbete i syfte att säkerställa information och för att ge verksamheten en tydlig bild över gällande regler. Det pågående samarbetet med Lunds kommun kring Mottagarorganisation Syd bör fortgå. 12