UPPFÖLJNING AV FORUM CARPE

Transkript

1 Avsedd för Forum Carpe Dokumenttyp Uppföljning Datum Augusti, 2013 UPPFÖLJNING AV FORUM CARPE

2 UPPFÖLJNING AV FORUM CARPE Ramböll Krukmakargatan 21 Box SE Stockholm T +46 (0) F +46 (0)

3 FORUM CARPE INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning Forum Carpe Projektet Carpe Uppföljningens syfte och genomförande Rapportens innehåll 3 2. Nyttan för deltagande kommuner och regionala samverkansparter Förhållandet mellan Forum Carpe och Carpe Nyttan för deltagande kommuner Nyttan för regionala samverkanspartners 6 3. Arbetet i deltagande kommuner Att diskutera vidare 12 BILAGOR Bilaga 1 Metodbilaga Bilaga 2 Goda exempel kring lärande

4 INLEDNING I denna rapport redovisas den uppföljning Ramböll Management Consulting (fortsättningsvis Ramböll) har genomfört under våren 2013 av Forum Carpe. 1.1 Forum Carpe Forum Carpe tillkom som ett resultat av det tidigare ESF-finansierade projektet Carpe som pågick mellan När projektet avslutades beslutade 24 kommuner 1 att gå samman och finansiera en kommungemensam funktion för verksamhets- och yrkesutveckling i Stockholms län Forum Carpe. Genom forumet samordnas aktiviteter för att höja kompetensen (genom kompetensutveckling), synliggöra funktionshinderområdet och för att samla och sprida goda exempel. Målgruppen för Forum Carpe är anställda i alla yrkeskategorier, på alla nivåer hos såväl kommunala som privata utförare samt myndighetsutövare på arbetsplatser som finns inom de kommuner som är en del av forumet. Ramböll har tillsammans med projektledningen och styrgruppen utarbetat en så kallad förändringsteori som illustrerar vad som ska åstadkommas genom Forum Carpe och hur det är tänkt att gå till. Figuren nedan visar resultatet av arbetet med förändringsteorin. Den streckade linjen mellan resultat och effekter är till för att tydliggöra att arbetet i Forum Carpe kan leda till det på längre sikt men att det även behöver pågå annat arbete utanför själva forumet för att effekterna ska uppnås. Vi kommer att återkomma till detta senare i rapporten. 1.2 Projektet Carpe 2 Mot slutet av projekt Carpe kunde det inom projektet konstateras att det fanns områden där det behövde satsas extra på utvecklingsarbete. Allt kunde inte rymmas inom ramen för forumet. 1 Botkyrka, Ekerö, Haninge, Huddinge, Järfälla, Lidingö, Nacka, Norrtälje, Nykvarn, Nynäshamn, Salem, Sigtuna, Sollentuna, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Södertälje, Tyresö, Täby, Upplands Bro, Upplands Väsby, Vallentuna, Värmdö och Österåker.

5 1-2 Därför lämnades det in en ansökan till ESF om ett nytt projekt inom programområde 1, som handlar om att främja kompetensutveckling. Projektet, som fick namnet Carpe 2, startade den 1 april 2012 och pågår fram till den 30 juni Carpe 2 är alltså en vidareutveckling av det tidigare projektet; delar av det arbete som påbörjades inom ramen för det projektet ska vidareutvecklas i Carpe 2. Resultaten från Carpe 2 ska fortlöpande redovisas inom ramen för Forum Carpe. Carpe 2 genomförs i samverkan mellan 23 kommuner i Stockholms län och två privata utförare. 2 Projektets övergripande syfte är att personer som har funktionsnedsättning ska få stöd och service av chefer, medarbetare och handläggare som har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter. Carpe 2 ska även arbeta med strategisk påverkan. Det strategiska påverkansarbetet ska bidra till att synliggöra verksamhetsområdet, skapa diskussion om nationell samverkan och samordning samt till att samla och sprida goda exempel. Det strategiska påverkansarbetet sker på såväl lokal, regional som nationell nivå. Projektets direkta målgrupp är chefer, medarbetare och handläggare på deltagande enheter. Den utökade målgruppen är alla medarbetare inom Stockholms län 3 inom funktionshinderområdet och den slutliga målgruppen är personer med funktionsnedsättning som är i behov av stöd och service inom kommunernas ansvarsområde. Carpe 2 består av fyra valbara delprojekt och en obligatorisk och sammanhållande del. Den sammanhållande delen handlar om lärande och vardagsutveckling ett medvetet sätt att lära av med och med varandra i arbetsgruppen. Denna typ av lärande ska även prägla delprojekten. Lärande och vardagsutveckling är även en viktig del i Forum Carpe. Arbetsplatser i deltagande kommuner kan delta i något eller flera av delprojekten. Två av delprojekten inriktar sig på delar av verksamhetsområdet kompetensutveckling för att ge rätt stöd till arbete och studier samt kompetensutveckling för att ge rätt stöd till personer med förvärvad hjärnskada, utvecklingsstörning och/eller autism som åldras. De andra två delprojekten riktar sig till två specifika målgrupper: chefer utan högskoleutbildning och handläggare Projektets och Forum Carpes organisation och deltagande aktörer Forum Carpe samordnas personellt och lokalmässigt med projektet. Projektet och forumet har även en och samma styrgrupp. Nedan följer en kort beskrivning av projektets och forumets organisation. När vi endast skriver Carpe avser vi fortsättningsvis både Forum Carpe och Carpe 2. Projektledning består av en projektchef, tre delprojektledare, en projektadministratör, en projektassistent och en informatör. Styrgrupp bestående av representanter för tio kommuner. Ordförande är Stockholms stad. Kommunansvarig grupp (CKA) - då alla kommuner inte kan vara representerade i styrgruppen finns en grupp med en projektansvarig för vardera kommun/stadsdel/företag. Syftet med gruppen är att säkerställa att alla deltagande kommuner/stadsdelar/företag kan vara delaktiga på samma villkor. De projektansvariga kallas för Carpe Kommunansvarig (CKA). Trots namnet ingår alltså även ansvariga från Stockholms stads stadsdelar och de privata utförarna. Kompetensombuden utgörs av representanter från olika arbetsgrupper i de deltagande kommunerna/stadsdelarna/företagen. Ett viktigt syfte med kompetensombuden är att bidra till att skapa delaktighet. Referensgrupp förutom intresseorganisationer på nationell nivå finns en referensgrupp med intresseorganisationer på regional nivå. Nationellt och regionalt strategiråd - Carpe har genom så kallade strategiråd knutit till sig samverkansparter på både regional och nationell nivå. I det regionala strategirådet ingår representanter för Kommunförbundet Stockholms Län (KSL), Länsstyrelsen i Stockholms län, Kommunal (länsnivå), FoU-Södertörn, FOU nu, Habilitering & Hälsa samt ESF-projektet Consensio. Det nationella strategirådet består av representanter för Socialstyrelsen, Handisam, 2 Samma kommuner som deltar i Forum Carpe förutom Norrtälje. Därutöver ingår de två privata utförarna AB Amygdalus och Waxö omsorg. 3 Förutom medarbetare i Vaxholms och Danderyds kommun då de inte deltar i projektet.

6 1-3 Föreningen för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning (FUB), Attention, Autism & Aspergerförbundet, Hjärnskadeförbundet, Kommunal och Hjälpmedelsinstitutet. Det nationella kompetensrådet (NKR) som initierades inom ramen för projekt Carpe utgör referensgrupp i Carpe 2. Det nationella kompetensrådet består av representanter från alla regioner/län/kommunförbund utom ett. 1.3 Uppföljningens syfte och genomförande Ramböll har i uppdrag av Stockholms stad, socialförvaltningen, att genomföra en uppföljning av Forum Carpe. Då mycket redan har följts upp i forumets verksamhetsberättelse för perioden 1 april 31 december 2012 har uppföljningen inriktat sig på områden som är särskilt angelägna att undersöka utifrån ett hållbarhetsperspektiv: Hur ser deltagande kommuner på nyttan med forumet? Hur ser regionala samverkanspartner på nyttan med forumet? Hur ser arbetet med att tillvarata det forumet (och projektet) erbjuder ut hos deltagande kommuner? Uppföljningen, inklusive datainsamlingen, har genomförts parallellt med en halvtidsutvärdering av projekt Carpe 2. En del som ingått i båda uppdragen är att beakta förhållandet mellan projektet och forumet. Bland annat har Ramböll undersökt om arbetet i de båda kompletterar eller konkurrerar varandra. I tabellen nedan framgår vilken datainsamling som gjorts. Tabell 1. Datainsamling Vem Huvudprojektledare Styrgrupp Regionalt strategiråd Kompetensombud CKA Fallstudier: CKA, kompetensombud, målgrupp, närmsta chef Datainsamling 1 besöksintervju 8 telefonintervjuer 5 telefonintervjuer Enkätundersökning Intervjuer (se nedan vid fallstudier) Enkätundersökning 3 telefonintervjuer utöver fallstudier 6 intervjuer med CKA 5 gruppintervjuer med kompetensombud 2 gruppintervjuer med medarbetare 1 gruppintervju med enhetschefer 1.4 Rapportens innehåll Efter detta inledande kapitel presenteras resultaten av undersökningen kring nyttan för deltagande kommuner och regionala samverkanspartners. Därefter, i kapitel 3, redogörs för hur arbetet med att tillvarata det forumet och projektet erbjuder ser ut hos deltagande organisationer. Kapitlet avslutas med två punkter som Ramböll ser att det vore värdefullt att diskutera vidare. Till rapporten hör två bilagor. I Bilaga 1 beskrivs datainsamlingen närmre och i Bilaga 2 redogörs för exempel på framgångsrika arbetssätt för att sprida och ta tillvara på ny och befintlig kunskap.

7 NYTTAN FÖR DELTAGANDE KOMMUNER OCH REGION- ALA SAMVERKANSPARTER I det här kapitlet redogörs för den uppföljning Ramböll har gjort av vilken nytta deltagande kommuner och regionala samverkansparter har av samverkan med Forum Carpe. Inledningsvis diskuteras hur projekt Carpe 2 förhåller sig till forumet. 2.1 Förhållandet mellan Forum Carpe och Carpe 2 Rambölls övergripande uppfattning är att Forum Carpe förstärker projektets resultat och vice versa, t.ex. vad gäller lärande och vardagsutveckling som är en viktig del i båda. Det som framförts som i någon mening negativt har handlat om att Forum Carpe förmodligen inte kommer till sin rätt så länge det också finns ett projekt. Det dock har inte framkommit någonting som antyder att arbetet i de båda överlappar varandra, eller att det ena motarbetar det andra. Ramböll uppfattar att det är tack vare den organisatoriska samordningen. Då styr- och projektgrupp är densamma kan dessutom lärdomar överföras direkt. Såväl idéer och lärdomar kan överföras både formellt och informellt. I projektet pratar man mycket om arbetsplatslärande och jag känner att man direkt för in det i Forum Carpe. Vi har diskuterat vilka former vi ska ha för det i projektet och använder det i Forum Carpe direkt. Styrgruppsrepresentant [ ] snarare synergieffekter i att vissa delar av det strategiska påverkansarbetet som projektet ska jobba med, känns snarare ännu mer meningsfullt för att det finns ett forum som också jobbar med det och kan ta vid frågorna när projektet avslutas. Styrgruppsrepresentant Ramböll uppfattar att projektets och forumets samlade storlek och omfattning ökar möjligheterna att nå resultat. Projektet erbjuder mycket möjligheter och för de som även är med i Forum Carpe blir möjligheterna ännu fler. Ramböll uppfattar inte att Carpe 4 har svårt att nå ut till målgruppen med information men att det ändå kan vara en utmaning för målgruppen att få en tydlig bild av innehållet och utbudet i de båda. För många deltagare är det inget problem, men det framkommer i intervjuer att finns de som upplever att det är svårt att få en överblick över utbudet, framför allt i god tid i förväg och få en bild av vem som får delta i vad. Ramböll har noterat att det finns flera medarbetare som inte vet vilket delprojekt i Carpe 2 de är med i. Det finns även CKA och kompetensombud som upplever att det är svårt att sortera och sprida information kring både projektet och Forum. 2.2 Nyttan för deltagande kommuner Samverkan inom Forum Carpe syftar till att tillgängliggöra kompetensutveckling som de enskilda kommunerna inte har möjlighet att prioritera var och en för sig. Forumet vilar därmed på att de enskilda kommunerna är nöjda med vad de får ut av sitt deltagande. Sammanfattningsvis anser samtliga som Ramböll pratat med att de som medfinansiärer får ut det som de vill ha av Forum Carpe. När Ramböll har undersökt vad de uppger att samverkan leder till, handlar det om följande saker: Kompetensökning hos anställda, vilket i sin tur leder till att de kan leverera bättre insatser till sina brukare Det finns möjlighet att få kompetensutveckling. Vi behöver inte jaga och chansa. Det är en trygghet att vi vet vad vi får. Styrgruppsmedlem Det gynnar ju våra medborgare! De får ju mycket bättre insatser. Styrgruppsmedlem Erfarenhetsutbyte genom nätverkande, studiebesök och liknande som förutom rena kompetensutvecklingsinsatser leder till utveckling av verksamheterna 4 När vi endast skriver Carpe avser det både projekt Carpe 2 och Forum Carpe.

8 1-5 En plattform för framtida samarbete Att verksamhetsområdet synliggörs i länet och i deltagande kommuner Utveckling av verksamhetsområdet såväl regionalt som nationellt. Genom att delta i Forum Carpe, kan de även dra nytta av och vara en del av det nationella arbete som görs genom projekt Carpe 2 och som påverkar verksamhetsutvecklingen lokalt. Exempelvis nämns arbetet kring en mer enhetlig titulatur och att synliggörandet av verksamhetsområdet generellt När Ramböll frågar om vad samverkan i Forum Carpe har lett till, talas det på övergripande nivå om kompetensökningar. I halvtidsutvärderingen av projekt Carpe 2 framgår det att även deltagare har svårt att beskriva nyttan med deltagandet i mer konkreta termer. Det råder samtidigt en stor enighet om att deltagandet har varit värdefullt. Rambölls bild är att det arbetas i olika utsträckning med uppföljning av den egna kommunens nytta av deltagandet, men att det generellt är någonting som skulle kunna utvecklas. Ramböll uppfattar även att det finns en vilja att på ett tydligare sätt kunna visa på resultaten i sin egen kommun av deltagandet i forumet, både som ett led i arbetet med lärande och vardagsutveckling och för att synliggöra nyttan med arbetet för beslutsfattare. Mer specifikt handlar det om en vilja att utforma verktyg och eller rutiner för att kunna följa upp vad kommunen som helhet och deltagande arbetsplatser tagit del av samt om och i så fall hur - förvärvad kunskap kommit till användning. Några CKA lyfter fram en strategisk aspekt som handlar om att det skulle göra det enklare att införliva kompetensutvecklingen via Forum Carpe i kommunens eller organisationens måldokument/styrsystem. Kostnadseffektivitet Ramböll har i sin uppföljning även undersökt nyttan sett till den avgift (1,75 kronor per invånare) deltagande kommuner betalar. För de kommuner som tidigare i princip inte har kompetensutvecklat sin personal inom verksamhetsområdet alls har kostnaderna givetvis ökat. Utifrån grundantagandet att kontinuerlig kompetensutveckling är nödvändig för att leva upp till intentionerna och bestämmelserna i de lagar som styr området, uppfattar Ramböll att det är att se som positivt. Vidare råder det en stor enighet, oavsett hur mycket resurser som har lagts på kompetensutveckling innan, att forumet är mycket kostnadseffektivt. Samtliga respondenter anser att kostnaderna för Forum Carpe är rimliga. Om Ramböll ser till vad en enskild kommun skulle kunna få ut i kompetensutvecklingsväg för samma pengar blir det tydligt att det finns stora vinster med samordningen, såväl kvalitets- som kostnadsmässiga. Med de pengarna vi betalar idag skulle vi inte ens kunna anställa en administratör på 30 procent. Styrgruppsrepresentant För oss som kommun blir det billigare tror jag. Än att vi ska sitta med stora upphandlingar, flera utbildningsanordnare och betala kurser direkt för vissa deltagare. Styrgruppsrepresentant Det är inte bara kompetensutveckling, man får hjälp att vara med på banan i det stora, till exempel när det gäller Socialstyrelsens krav och prata med gymnasieskolan om reformer. Styrgruppsrepresentant Precis som beskrivet i figuren på sidan 1 får deltagande kommuner även del av annat förutom själva kompetensutvecklingsinsatserna. Förväntningar Det råder en samstämmighet om att det är viktigt att forumet fortlever. Ovan har Ramböll kunnat konstatera att projektet och forumet är tätt sammankopplat och att det ökar möjligheten för att nå resultat. Samtidigt gör den nära kopplingen att det är svårt för deltagande kommuner att få en tydlig bild av hur forumet kommer att organiseras och vad det kommer att innehålla efter projektets slut. Samtal med styrgruppsrepresentanter och CKA från deltagande kommuner visar samtidigt att det inte är så att det råder brist på tankar kring vad forumet bör innehålla. Nedan har Ramböll samlat det som framkommit i dessa intervjuer i punktform. Förhoppningsvis kan det fungera som underlag för den fortsatta gemensamma diskussionen kring organisation och innehåll. Sammanfatt-

9 1-6 ningsvis kan konstateras att det till stora delar handlar om att arbeta vidare med, eller utveckla, det som redan görs. Nedan redogörs för de huvudsakliga förväntningarna i punktform. Att det ska vara en bestående/permanent satsning och en samlande kraft för verksamhetsområdet i länet. Fortsatt strategiskt arbete på regional nivå, inklusive arbete med gemensamma titlar och Yrkeskraven Fortsätta verka på den nationella nivån och även bedriva strategiskt påverkansarbete där. Exempel på uppgifter är att vara remissinstans för myndigheter och en väg in för myndigheter eller SKL om de behöver samla information Kunskaps- eller kompetenscenter är ett begrepp som används av flera för att beskriva förväntningarna. Det handlar då om att det ska rymmas olika typer av arbete under forumets tak. I det läggs ofta också att bedriva omvärldsbevakning Fortsatt samordning vad gäller kompetensutveckling. Dels genom att utifrån önskemål hjälpa deltagande organisationer att hitta utbildningsanordnare som håller hög kvalitet, där själva utbildningarna/kurserna bekostas av den egna organisationen. Dels erbjuda kompetensutveckling som finansieras via avgiften och där utbudet grundar sig på genomlysning av kompetensbehoven hos deltagande organisationer Samverkan vad gäller insamling och spridning av forskning och evidensbaserad praktik. Att vara en samarbetspartner till högskolor och universitet om de behöver någonting för sin forskning Anordna mötesplatser där funktionshinderfrågor diskuteras Fortsätta med delar av det arbete som påbörjats i Carpe 2, t.ex. högskolekompetens för chefer. Samtidigt framhålls det att det kan vara en risk att nischa insatser för mycket, då det är viktigt att behålla bredden för att det ska vara angeläget för samtliga medfinansiärer I intervjuerna har Ramböll frågat efter eventuella förväntningar från politiker och högre chefer i förvaltningen. De flesta har inte uttalat några specifika förväntningar och de förväntningar som finns är inte annorlunda än de CKA och styrgruppsrepresentanter uttrycker. Den samlade bilden är att de nämnder som har blivit informerade om arbetet har varit nöjda med vad de har fått höra och tycker att forumet verkar vara väldigt bra. 2.3 Nyttan för regionala samverkanspartners Samverkan pågår kontinuerligt och i olika utsträckning med olika aktörer på regional nivå. Ramböll har intervjuat ett antal regionala samverkanspartners (som ingår i det regionala strategirådet) för att undersöka hur de ser på nyttan av samverkan med Forum Carpe. Mer specifikt handlar det om vilka förväntningar som finns på samverkan med Forum Carpe, vad samverkan leder till och om de får ut vad de vill ha av samverkan. Ramböll har ställt frågan om nyttan med Forum Carpe specifikt, men uppfattar att intervjupersonerna inte har kunnat bortse från att projekt Carpe 2 pågår samtidigt. Vad samverkan leder till I den förändringsteori som presenterades tidigare framgår det att önskade resultat av samverkan är att aktörer drar nytta av varandras kompetens och resurser, att tillsammans bli starkare och att verksamhetsområdet synliggörs. Ramböll kan konstatera att den nytta som regionala samverkansparter ser ligger i linje med de önskade resultaten för forumet. Samtliga Ramböll har talat med i det regionala strategirådet upplever dessutom att de får ut vad de vill ha av samverkan med Forum Carpe beaktat den tid och de resurser som står till förfogande. Det gemensamma arbetet möjliggör för samtliga parter att nå såväl gemensamma som egna målsättningar. För FOU-enheterna har forumet varit ett sätt att sprida den kunskap de producerar, genom såväl utbildningar som genom Carpes hemsida, och även en möjlighet att ta del av intressanta aktiviteter forumet anordnar. På liknande sätt har Habilitering & Hälsa fått en kanal för att nå ut med sin kunskap och information om utbildningsutbud till forumets målgrupp. Förutom utbytet med Forum Carpe sker även värdefullt utbyte med andra samverkansparter kopplade till forumet. Varje gång vi träffar projektlederna sker ett enormt informationsutbyte mellan verksamheterna, landstinget och det kommunala [ ] vi får hela tiden reda på vad som är på gång, från båda hållen. Deltagare i det regionala strategirådet

10 1-7 Det är också ett sätt att lära känna varandra som jobbar på det regionala planet som man kanske inte träffat annars. Det kan leda till att man hittar personer man inte gjort annars - Deltagare i det regionala strategirådet Ramböll ser även att Forum Carpes samarbete med det ESF-finansierade projektet Consensio har bidragit till nytta för de båda. Kontakten har bland annat inneburit att Carpe och Consensio har kunnat sprida information genom varandras kanaler samt att projekten har kunnat hjälpas åt att fylla kurser. Inledningsvis tog det en del tid att hitta former för samverkan, men Ramböll uppfattar att samarbetet nu har strukturerats på ett bra sätt och att det kontinuerligt utvecklas. Minst en gemensam föreläsning är inplanerad inför hösten. Eftersom Consensio och Forum Carpe delar målgrupp, och en väldigt stor sådan, ser Ramböll positivt på det samarbete som sker. I intervjuer framhålls även att enbart den påbörjade samverkan bör ses som en framgång då det tidigare inte har funnits något liknande. De regionala samverkansparterna ser själva rådet i sig som ett resultat då det skapat en utgångspunkt för gemensamt arbete. I intervjuer framhålls att resultat från rådets diskussioner främst kommer att komma framöver. Framgångsfaktorer och utmaningar Ramböll har även undersökt vad som ligger bakom synen på nyttan som samverkansparterna upplever. Förklaringarna kan antingen härröras till framgångsfaktorer, det vill säga faktorer som har varit och kommer vara gynnande för samarbetet, eller till utmaningar, faktorer som har verkat eller riskerar att verka hindrande för det gemensamma arbetet. Nedan presenterar de framgångsfaktorer respektive utmaningar som har framkommit i analysen. Övergripande handlar framgångsfaktorerna bakom samverkan om: Ömsesidig nytta av samverkan Kompetent projektledning hos Forum Carpe Engagerade aktörer i rådet Bred upplutning, både vad gäller antalet involverade aktörer men även vad gäller antal personer på olika nivåer inom de involverade organisationerna Ramböll gör bedömningen att samverkansparternas upplevelse av ett givande och tagande med Forum Carpe är en grundförutsättning för fortsatt samverkan. Samtliga Ramböll pratat med upplever att detta är centralt och att det främjar deras vilja att engagera sig i projektet. FOUenheterna får kanaler för att sprida kunskap men ser att de i sin tur kan hjälpa Forum Carpe genom att tillhandahålla kunskap inom området eller visa på kunskapsluckor hos kommunerna kopplade till respektve FOU. Ramböll gör vidare bedömningen att projektgruppens engagemang har stor betydelse för den upplevda nyttan. Deltagarna i rådet upplever att projektgruppens inställning möjliggör det gemensamma utbytet genom att vara tillgängliga och kreativa samt driva ett aktivt och omfattande påverkansarbete. ( ) och allra viktigast, det är duktiga medarbetare i Carpe. De är engagerade, hängivna, stringenta, de vet vad de håller på med! Deltagare i det regionala strategirådet Att satsningarna har varit så stora på en gång, och att man arbetat målmedvetet. Och att det finns så kompetenta medarbetare i Carpe. Deltagare i det regionala strategirådet Därutöver framhåller flera av de intervjuade personerna att de ser deltagande aktörer, såväl i det regionala strategirådet som deltagande kommuner, som engagerade och motiverade att arbeta för forumets målsättningar. Ramböll förstår att det finns en gemensam förståelse för vikten av dessa frågor och en samsyn kring hur målsättningar kan nås vilket är av stor betydelse för att tillvarata kompetens och de resurser som involverade aktörer besitter. Vidare uppfattar Ramböll att antalet aktörer och medfinansiärer i sig är en gynnande faktor. Forumet har fått en strategiskt viktig position för deltagarna i det regionala strategirådet genom

11 1-8 den breda uppslutningen. Deltagarna i rådet anger att detta verkar främjande för den nytta som kommer av samverkan eftersom det stärker samtliga aktörers möjlighet att genomföra önskade aktiviteter och projekt. Som en av det intervjuade beskriver det: Forum Carpe har uppnått en kritisk massa de har fått ihop så många att de blir legitima. Man kan hänvisa till Carpe. På samma sätt framhäver intervjupersonerna att samverkan med Forum Carpe och nyttan som kommer av det gemensamma arbetet främjas av att aktörer på olika nivåer inom kommunerna är involverade. Det ger projektets arbete mandat och större spridning. Avseende utmaningar som är kopplade till samverkan och den nytta som samverkan inom projektet leder till kan de sammanfattas enligt nedan: Resurser i form av tid Personbundet Inledningsvis ser flera samverkansparter i det regionala strategirådet att den primära utmaningen handlar om begränsade resurser i form av tid och medel. Dessa upplever det svårt att få tid för träffarna i rådet. Det framkommer även åsikter om att rådet träffas för sällan för att positiva effekter, i form av nätverkande och strategiska diskussioner, ska etbaleras. Denna utmaning är kopplad till strategirådet som mötesforum, och inte till den samverkan som sker utöver det. Det finns en ambition att bli lite mer strategiska. Men om man träffas relativt sällan är det svårt att lyfta diskussionen ett snäpp till, som jag tror att Carpe vill och som jag skulle tycka vara intressant. Deltagare i det regionala strategirådet Vidare förstår Ramböll att samverkan till viss del uppfattas vara knuten till projektledningens starka engagemang och ses därigenom som personbunden. Framtida samverkan tycks alltså vila på att projektledningen även fortsättningsvis är pådrivande. Förväntningar Ramböll har även undersökt deltagarnas förväntningar på samverkan inom Forum Carpe. Förväntningarna hos de enskilda deltagarna ger en fingervisning om framtida arbete och engagemang hos deltagande aktörer. Förväntningarna kan sammanfattas enligt följande: Att Forum Carpe blir hållbart över tid Att det regionala strategirådet blir permanent Fortsatt samarbete kring befintliga och nya frågor/områden Utökad målgrupp Övergripande anger intervjupersonerna att den främsta förväntningen är att rådet blir permanent samt att Forum Carpe får fortsätta. Samtliga Ramböll pratat med delar dessa förväntningar. De mer specifika förväntningarna är av olika slag utifrån det samarbete som finns idag. Exempelvis kommer samarbetet med KSL att handla mycket om det uppdrag KSL har inom ramen för överenskommelsen mellan regeringen och SKL om stöd till en evidensbaserad praktik, som 2013 utökats till att även omfatta regionalt utvecklingsarbete inom verksamhetsområdet stöd till personer med funktionsnedsättning. Från Consensio, finns det förutom fortsatt informationsutbyte och informationsspridning, förhoppningar om fler gemensamma utbildningar och att arbeta tillsammans i frågor som rör strategisk påverkan. Ramböll förstår att det finns önskemål och tankar kring att utöka målgruppen. I en intervju framkommer förslag om att även rikta kompetensutveckling mot förtroendevalda, bland annat utifrån ett strategiskt tänk.

12 ARBETET I DELTAGANDE KOMMUNER Deltagande i Forum Carpe säkrar fortsatt tillgång till kompetensutvecklingsinsatser, nätverk och forum för att tydliggöra och synliggöra området för kommuner, stadsdelar och företag. Precis som vad gäller projektet Carpe 2, ansvarar dock organisationerna själva för att tillvarata det forumet erbjuder och säkra att det lever kvar. Ramböll har därför undersökt hur olika kommuner/stadsdelar/företag och arbetsplatser arbetar för att ta tillvara på det projektet och forumet erbjuder och vilka framgångsfaktorer och utmaningar det finns i arbetet. En del i det har varit att ta reda på hur den lokala organisationen för Carpe ser ut och vilka arbetssätt som finns för att tillvarata och sprida lärdomar. Dels är det värdefullt för projektledning och styrgrupp att få en bild av hur arbetet i mottagande organisationer ser ut i styrningen av projektet och forumet, och för deltagande kommuner/stadsdelar/företag är värdefullt att få en bild över hur andra arbetar. Den övergripande bilden, som ligger i linje med det nulägesanalysen av projekt Carpe 2 visade, är att såväl arbetet i sig som förutsättningarna för det kan se väldigt olika ut såväl mellan kommuner/stadsdelar/företag som inom dem. Samtidigt är bilden entydig över vilka faktorer som ses som viktiga för att kunna tillvarata det Carpe erbjuder. Det är dock svårt att säga vilka konkreta arbetssätt för spridande och tillvaratagande av kunskap som är framgångsrika ur hållbarhetssynpunkt. Detta beskrivs mer detaljerat i efterföljande underavsnitt Viktiga faktorer för att tillvarata det Carpe erbjuder på bästa sätt Genom besök ute i olika kommuner och stadsdelar, enkätundersökningar och intervjuer kan Ramböll konstatera att följande faktorer är nödvändiga för att kunna tillvarata det Carpe erbjuder på bästa sätt: Att chefer prioriterar och skapar utrymme för deltagande. Det framträder tydligt i datainsamlingen att verksamhets- och enhetschefer är den enskilt viktigaste faktorn som påverkar framgången i lärandet. Även om ekonomiska ramar påverkar chefernas förutsättningar, har Ramböll uppmärksammats på ett antal exempel där chefer har lika stort budgetutrymme men där den ene inte ser att det finns utrymme för deltagande i kompetensutveckling medan den andra låter sina medarbetare delta. På samma sätt har chefen stora möjligheter att genom olika typer av incitament påverka arbetsgruppens motivation till att delta i kompetensutveckling. Att medarbetare är intresserade, engagerade och aktivt tar del av relevanta insatser som erbjuds. Eget engagemang hos den enskilde och personalgruppens grad av utvecklingsvilja framhålls som en grundförutsättning. Ju fler som deltar från samma arbetsplats, desto större är genomslagskraften och sannolikheten för hållbara resultat. Att arbete sker för att skapa hållbara strukturer för kompetensutvecklingsarbetet, inklusive vardagslärandet. Även här spelar chefer en viktig roll, då de har det yttersta ansvaret för kompetensutvecklingen. Chefer behöver skapa utrymme för att kunna pröva kunskapen i praktiken. Att organisationen tar emot, sprider och tar till sig den information som projektet och forumet förmedlar. Här lyfts CKA och kompetensombud fram som centrala för att det ska fungera. Chefer får i regel väldigt mycket information och har stora ansvarsområden, kompetensombuden är därför värdefull informationskanal som marknadsför föreläsningarna och inspirerar. Organisatorisk stabilitet och ekonomiska ramar. Större organisationsförändringar och de ekonomiska ramar som beslutas om högre upp i förvaltningen eller av förtroendevalda är så kallade externa faktorer som påverkar deltagande organisationers förutsättningar men som personer kopplade till Carpe generellt inte har mandat att besluta om. Faktorerna ovan nämns som såväl framgångsfaktorer som utmaningar i arbetet med lärande på hemmaplan. Förekomsten av de olika de faktorerna varierar mellan verksamheter och förklarar varför vissa inte får ut så mycket av sitt deltagande medan andra ser mycket goda resultat. Om variationerna består innebär givetvis att effekterna kommer att bli mer långvariga på vissa platser än andra. I nästa underavsnitt går Ramböll in närmre på hur kommuner, stadsdelar och före-

13 1-10 tag faktiskt arbetar med att ta tillvara på och sprida ny och befintlig kunskap. Ramböll har även tittat på CKA och kompetensombudens roll och möjligheter att verka för Carpes målsättningar Hur olika kommuner, stadsdelar och företag arbetar med att ta tillvara på det Carpe erbjuder Det är svårt att säga någonting om vilka konkreta metoder för att sprida och ta tillvara på ny och befintlig kunskap som är framgångsrika. Då såväl CKA, kompetensombud och medarbetare generellt har svårt att formulera vilket avtryck olika typer av kompetensutvecklingsinsatser har gett i verksamheten, är det svårt att jämföra arbetssätt och koppla det till resultat. Ramböll har samlat det som framkommit i Bilaga 2 till denna rapport. Sammanfattningsvis kan sägas att det som upplevs vara framgångsrikt är uppföljning av såväl det egna arbetet som deltagandet i kompetensutvecklingsinsatserna, diskussioner kring utbildningar/föreläsningar, fallbeskrivningar eller riktiga händelser. Förutom arbetssätt för att sprida kunskap nämns annat arbete som behöver finnas på plats för att det ska fungera, till exempel nämner många tillitsskapande arbete, där det material Carpe tillhandahåller av flera lyfts fram som värdefullt. Någonting annat, förutom tillit i arbetsgruppen, som nämns som grundläggande är att kompetensutvecklingen utgår från en genomtänkt strategi. Hur arbetar man då faktiskt med att tillvarata och sprida kunskap? Rambölls övergripande bild är att arbetssätt för att ta tillvara på ny och befintlig kunskap inte bara varierar mellan deltagande kommuner/stadsdelar/företag utan även inom dem. T.ex. kan det inom personlig assistans ha utvecklats särskilda rutiner för att ta tillvara på kompetensutvecklingsinsatser medan gruppboendeverksamheterna inte känner till detta alls. Diagrammet nedan visar vad som är de vanligaste sätten som deltagande verksamheter arbetar för att tillvarata och sprida lärdomar. Diagram 1. Vad beskriver bäst hur verksamheterna i din kommun/stadsdel/ditt företag arbetar för att tillvarata och sprida lärdomar? Kommentar: Flera svarsalternativ var möjliga. Den bild diagrammet ger ligger i linje med Rambölls intryck från övrig datainsamling. Ramböll kan konstatera att det vanligaste sättet att tillvarata och sprida lärdomar på är att deltagare beskriver lärdomar på arbetsplatsmöten. Samtidigt vittnar många deltagare Ramböll har pratat med om att det kan vara svårt att vidareförmedla kunskapen till sina kollegor på sådana möten, och denna metod är inte heller någonting som lyfts fram som ett gott exempel på arbetssätt för att tillvarata och sprida lärdomar. Kompetensombuden Ramböll har undersökt hur kompetensombuden arbetar för att vara ett stöd för kollegor i att sprida kunskap och tillvarata allas lärande. Den övergripande bilden är att kompetensombudens roll i de olika organisationerna är liknande, även om kompetensombuden själva uppfattar att de ofta har fått utforma sin roll själva. Kompetensombuden beskriver att deras roll är att informera kollegor och chefer om kompetensutvecklingsinsatser och entusiasmera kollegor att delta. Ramböll uppfattar att det är mindre vanligt att kompetensombuden har en särskild roll i spridandet av ny och befintlig kunskap. Många arbetar ändå, på ett mer informellt sätt, med att ständigt påminna chefer om att göra plats för spridande av kunskap och att uppmuntra de som har deltagit

14 1-11 att dela med sig av vad de har lärt sig. Just det arbetet framhålls av flera som viktigt för att ny och befintlig kunskap ska spridas i arbetsgruppen. I grunden framhåller kompetensombud att det krävs ett personligt engagemang och förmåga att ta plats. Faktorer som nämns som viktiga för att hålla motivationen uppe och för att kunna vara ett stöd i att sprida ny och befintlig kunskap är framför allt: En chef som själv driver och är intresserad av kompetensutvecklingsfrågor. Det framhålls som absolut nödvändigt. Att enhetschefen och kompetensombuden arbetar nära varandra framhålls som framgångsrikt Ett tydligt formulerat uppdrag tillsammans med utrymme att arbeta enligt uppdraget Kollegor som visar intresse En utmaning som nämns är att nå fram till kollegor på arbetsplatser där kompetensombuden inte träffar sina kollegor så ofta. Detta nämns särskilt inom personlig assistans. Någon arbetsplats har löst det genom att använda sig av småcarpar som hjälper kompetensombuden att nå ut. CKA Nulägesanalysen av projekt Carpe 2 visade att CKA:s förutsättningar att verka för projektets mål kan variera betydligt. I halvtidsutvärderingen av Carpe 2 och uppföljningen av Forum Carpe har Ramböll undersökt vilka förutsättningar CKA själva ser som viktigast för att få saker att hända i sin organisation kring kompetensutveckling. 5 Dessa kretsar huvudsakligen kring tre förutsättningar: 1. Position och kontakter i organisationen för att driva frågor kring kompetensutveckling. Var befinner sig då CKA i organisationerna? Rambölls uppföljande enkät till CKA visar att det är vanligast att CKA är enhetschef (44 procent anger detta), därefter verksamhetsutvecklare eller liknande (19 procent). 13 procent är avdelningschefer och lika stor andel är samordnare. Det framhålls både för- och nackdelar med att stå vid sidan av som verksamhetsutvecklare. Fördelar är den överblick de kan ha i organisationen och att de kan ha ett särskilt fokus på kompetensutvecklingsfrågor. Nackdelen är att de inte har direkt mandat att göra förändringar. Mot bakgrund av intervjuerna kan Ramböll konstatera att oavsett roll i organisationen är närhet till ansvariga och kunskap om var olika frågor behöver förankras det viktigaste. Oavsett yrkesroll bör CKA ha kontakt med ledning som kan fatta beslut i frågor som rör kompetensutveckling, exempelvis genom att sitta med i ledningsgruppsmöten. Den uppföljande enkäten visar att de två huvudsakliga anledningarna till varför de blev CKA är att de befinner sig nära verksamheterna som tar del av Carpe (66 procent) och att de är särskilt intresserade av kompetensutvecklingsfrågor (53 procent). Endast 22 procent angav att det var för att de har mandat att driva igenom förändringar i kommunen/stadsdelen/företaget. Ramböll uppfattar att CKA själva har insikt om vikten av sin position i organisationen för att få genomslag, men enkäten indikerar att ledningarna inte har det i samma utsträckning. 2. Förutom egna möjligheter att driva frågor som rör kompetensutveckling nämns att stöd och förtroende från ledningsgrupp. Mot bakgrund av detta har Ramböll undersökt vad som bäst beskriver hur de blev CKA. De flesta, 66 procent (21 personer), anger att de blev tillfrågade av ledningen och 16 procent (5 personer) att de framförallt aktivt sökte uppdraget. 4 CKA anger att de var den enda som erbjöd sig eller att de fick bli CKA i avvaktan på att någon annan ska ta över. Ramböll uppfattar att de flesta CKA upplever att de har stöd och förtroende från ledningen, men att ledningen inte alltid ger kompetensutveckling det utrymme som krävs eller ser den strategiska vikten i det. 3. Goda informationsstrukturer, inklusive samarbete med kompetensombud och enhetschefer. Ramböll har mot bakgrund av att detta framhållits undersökt hur den lokala organisationen kring Carpe ser ut. Nära hälften av CKA har regelbundna möten med kompetensombuden. 6 Såväl CKA som kompetensombud framhåller att det är värdefullt. 5 Ramböll har även frågat efter vilka förutsättningar som vore optimala för en ny CKA. Det visade sig att dessa inte skiljde sig från vilka förutsättningar de ser att CKA behöver generellt. 6 Av dessa 15 CKA anger 6 att chefer deltar vid mötena, 3 att medarbetare deltar och 2 att både chefer och medarbetare deltar.

15 1-12 I kommunen ses vi en gång i månaden. Det är jättebra, inte bara på grund av att sprida information men också för att vi ska stötta varandra och fungera. Det är en framgångsfaktor. Kompetensombud Det finns även andra sätt att organisera arbetet kring Carpe. Några CKA anger att de arbetar gentemot enhetschefer och att de ansvarar för kompetensombuden. I ett fall håller verksamhetschefen i mötena med kompetensombuden och rapporterar sedan till CKA, och i ett annat har CKA mailkontakt med kompetensombuden. Att bygga upp fungerande informationsstrukturer nämns som viktigt för att kompetensutvecklingsfrågor inte ska glömmas bort. Om man lämnar det [organisationen på hemmaplan] vind för våg finns det en risk att det försvinner. Vi har sett till att vi har kompetensombud på ganska många ställen och har även haft lokala träffar på hemmaplan, där vi även har haft förvaltningschefen med. Det har varit förankrat i hela organisationen. CKA 3.2 Att diskutera vidare Mot bakgrund av vad som framkommit i denna uppföljning och i halvtidsutvärderingen av Carpe 2, uppfattar Ramböll att följande punkter kan vara angelägna att diskutera vidare: Hur kan Carpe på ett än tydligare sätt kommunicera vilka kompetensutvecklingsinsatser som erbjuds framför allt vilka insatser som kommer framöver och innehållet (inklusive nivå)? Vad kan projektledningen göra och vad kan CKA och kompetensombud göra? Ramböll har kunnat konstatera att uppföljning av den egna kommunens nytta av deltagandet varierar men generellt är någonting som skulle kunna utvecklas. Om detta med uppföljning är någonting som till någon del ska skötas genom det gemensamma forumet eller om det helt ska ligga på varje enskild kommun, är någonting som är upp till forumets medfinansiärer att diskutera.

16 1-13 BILAGA 1 METODBILAGA Uppföljande enkät till CKA Efter att Ramböll genomfört ett antal besöks- och telefonintervjuer med CKA skickades en uppföljande enkät ut till samtliga CKA. 31 av de 35 respondenterna besvarade enkäten helt, och en CKA gav några svar. Fallstudier Fallstudier genomfördes i form av besöksintervjuer med CKA, kompetensombud och där det var möjligt även medarbetare och chefer. Antalet deltagare i de fem gruppintervjuerna med kompetensombud varierade mellan 2 till 10. Urvalet av kommuner/stadsdelar gjordes utifrån förslag från projektet, där en spridning mellan kommuner/stadsdelar utifrån hur länge de deltagit i Carpe och eller Carpe 2 var vägledande. Besök gjordes i Huddinge, Haninge, Lidingö, Nacka, Sigtuna och Stockholms stad (Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning). Aktörer intervjuade i det regionala strategirådet Habilitering & Hälsa FOU Södertörn FOU nu KSL Länsstyrelsen Consensio

17 2-14 BILAGA 2 GODA EXEMPEL KRING LÄRANDE Här presenteras en sammanställning av goda exempel på arbetssätt för att sprida och ta tillvara på ny och befintlig kunskap som Ramböll har samlat in. Det bör nämnas att Ramböll inte kunnat kontrollera om samtliga beskrivningar är exempel på vad som faktiskt görs och bedömts fungera väl. Beskrivningarna är i form av citat även om vissa språkliga korrigeringar är gjorda. Uppföljning Goda exempel som nämns handlar dels om att följa upp händelser i vardagen och dels att följa upp vad deltagare i kompetensutvecklingsinsatser har lärt sig som arbetsplatsen kan dra nytta av. Flera nämner det frågeformulär som finns att hämta från Carpes hemsida. Mitt exempel handlar om att lära av vad som sker på arbetsplatsen. Alla våra enheter använder sig av en blankett som heter händelserapport. Där skriver den som arbetar om något speciellt hänt, stort som smått. Enhetschef får blanketten och medarbetare och eller chef agerar om det behövs. Hela händelsen tas sedan upp på verksamhetsträff för vardagslärande där man går igenom vad som inträffat och vad det ska leda till eller ledde till. Typ ny anmälan av olika slag, nya handlingsplaner eller rutiner och så vidare. Vi har gjort i ordning vår hemsida. Det ska finnas en särskilt flik där alla utvärderingar efter kompetensutvecklingsinsatser ska finnas. Diskussioner kring utbildningar/föreläsningar, fallbeskrivningar eller riktiga händelser Diskussioner kring utbildningar/föreläsningar, fallbeskrivningar/dilemman eller riktiga händelser rekommenderas av flera. Anställa en Metodutvecklare som handleder personalen i arbetet med brukaren. Ge personalen grupphandledning för att utveckla gruppens förmågor. Studiecirkel kring en bok om bemötande av personer med ett problemskapande beteende. Vi jobbar också med handledning, där medarbetarna arbetar med knepiga arbetsuppgifter och får stöd med hur dessa kan bemötas. Tillsammans med en kollegas verksamheter ordnar vi internatdagar för att arbeta med aktuella frågor och uppmuntrar till att ta del av varandras goda exempel. Vi skall starta ett eget Carpe café där jag kommer att kalla ihop de som har gått samma utbildningar/föreläsningar. Dessa personer kan berätta för varandra hur de har gått vidare inom just det ämnet och på så sätt få lite tips och idéer av varandra. Nätverkande mellan arbetsplatser med andra som gått en utbildning där man kan följa upp hur andra arbetat för att implementera nya kunskaper. Bilda handlednings/diskussionsgrupper med personer från olika arbetsplatser för erfarenhetsutbyte. Arbetsplatsbyten, praktisera på välfungerande arbetsplatser 1-2 dagar. Gör brukarna delaktiga i lärandet där så är möjligt. Att diskutera olika case. Strategi/styrning En tydlig strategi och styrning framhålls som grundläggande för att etablera fokus på lärande. Att ha en linje där allt knyts ihop på ett naturligt sätt. Stimulera personalgruppens framgångar med olika belöningssystem. Vi har på gemensamma träffar inventerat kompetensen och skall sammanställa det för att kunna informera och stödja andra.