REGISTRERINGSARBETET

Transkript

1 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida i REGISTRERINGSARBETET Innehåll 1 ANSVARS- OCH BEFOGENHETSFÖRDELNING Produktledare MS / motsvarande Kontaktman Registeransvarig Klassificering och kodning FÖRBEREDELSER HJÄLPMEDEL FRÅN FREJ KÄLLUNDERLAG IDENTIFIERING AV FÖRNÖDENHETER SAMBANDSFÖRHÅLLANDEN MELLAN FÖRNÖDENHETER FÖRMEDLING AV INFORMATION TILL INTRESSENTSYSTEM REGISTRERINGSRUTINER Förnödenhetsregistrering Materielförteckningsrutin RUTINUTDATA Åtgärd av bekräftelselistor: ANNULLERING Preliminärannullering Utgallring/Avveckling Avregistrering...8

2 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida ii

3 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 1 (8) REGISTRERINGSARBETET 1 ANSVARS- OCH BEFOGENHETSFÖRDELNING 1.1 Produktledare MS / motsvarande Vid anskaffning av en förnödenhet svarar den enhet inom myndigheten (FMV) som ombesörjer den tekniska delen av beredningen också för att förnödenheten blir korrekt registrerad i system FREJ88. Samtidigt med registrering anges förnödenhetsansvar (Produktledare MS inom FMV eller motsvarande vid andra myndigheter). Förnödenhetsansvar innebär också krav på att efter hand rätta och komplettera registrerade uppgifter. Exempel: byte av ansvar, borttagning och/eller komplettering av ingår-i relation. När förnödenheten utgått skall den utgallras och förrådsbeteckningen annulleras. Se avsnitt 10 i denna flik. Det förutsätts att ansvarig genom sin plats inom verksamhetsområdet och genom sina anskaffningsuppgifter är myndighetens sakkunnige beträffande den aktuella förnödenheten eller för ett helt förnödenhetsslag och därigenom också kompetent att genomföra datainhämtningen och "värdesätta" de olika uppgifterna, så att indateringen blir så korrekt som möjligt. Det förnödenhetsansvarige skall tillse: att innan nyregistrering begära kontroll i tillgängliga referensbeteckningslistor och liknande förteckningar, att förnödenheten inte redan finns registrerad. Frågebild MN501 eller CD-FREJ kan användas för kontroll, att svara för att alla de, för registrering och kodifiering, erforderliga uppgifter överlämnas till datainlämnaren, presenterade på sådant sätt som föreskrivs i utfärdade anvisningar och regler i Användarhandbok grund- och förvaltningsdata, att särskilt iaktta att lämnade data är korrekta och att de tekniska uppgifterna är tillfyllest och att referensbeteckningarna är riktigt återgivna, för att åstadkomma en entydig identifiering, att ange närmast överordnat objekt (förnödenhet) som tillhörighet. Detta är ej nödvändigt för fästelement och elkomponenter av standardkaraktär, t ex skruv, mutter, bricka, motstånd, kondensatorer, mm. att vid registrering av satser, artikel med tillbehör eller förnödenhet som skall ingå i detsamma, göra dokumentationsunderlag enligt gällande rutiner, när sammanfattande beteckning anges skall på de till sammanfattande beteckning kopplade versionerna anges den sammanfattande förrådsbeteckningen som alternativ-förnödenhet med term 150 jämte alternativtypkod 2a enligt term 159, jfr flik 11. att i de fall samtliga data inte lämnats vid första registreringstillfället snarast utföra erforderliga kompletteringar,

4 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 2(8) att hålla register aktuella, meddela erforderliga ändringar och efter hand som förnödenheterna utgår ur organisationen låta annullera förnödenheten, att vid annullering tillse att berörda dokument rättas upp såsom sats- och tillbehörslistor, reservdelskataloger, typkataloger, tjänsteföreskrifter m m. OBS! Samtliga parametrar för spårbarhet av förnödenhetens entydighet är ett grundläggande villkor vid registrering. Vid indatering av en förnödenhet, noterar systemet registreraren som registreringsansvarig. Förnödenhetsansvarig (motsvarande) har ansvar för värdet i de olika termerna och att erforderliga uppgifter är ifyllda. I systemet finns inlagt kontroller som kontrollerar att obligatoriska termer finns ifyllda. Obligatoriska termer är: Förnödenhetsansvar, förnödenhetsslag, förrådsbenämning, referensbeteckning/svenskt standardblad, identifierande uppgifter (är önskvärda och obligatoriska då referensbeteckning saknas), batteriförbrukare, försvarsgrens-användare, strålkälla, röntgenutrustning, samt kemi- och miljöuppgifter. För vissa termer har även MS 587 ett visst ansvar. Ansvaret innebär kontroll av att dessa är korrekt skrivna enligt gällande regler och även ett övergripande ansvar för vissa andra termer. Av förvaltningsdatatermerna är tillhörighets förrådsbeteckning (ingår i) med antal obligatorisk men är inte nödvändig för fästelement och elkomponenter av standardkaraktär, t.ex. skruv, mutter, bricka, motstånd, kondensatorer mm. Termen är obligatorisk om förrådsbeteckning skall anges med F-nummer. Då det gäller utrustningsartiklar skall noteras för vilket eller vilka försvarsgrenar som förnödenheten är utrustningsartikel och vilken materielgrupp den tillhör. Denna markering skall endast göras som komplettering efter att registrering har utförts och efter genomförd remissförfrågan via SOPS/AG. Eventuellt berörda intressentsystem skall anges. Anslutna intressentsystem finns under flik 12 med vilka förvaltnings- och genomströmningstermer de erhåller från system FREJ88. Vissa intressenter kräver särskilda åtgärder innan registrering kan genomföras, samt särskild behörighet Genomströmningsdata är specifika termer till intressentsystemen. Dessa lagras inte permanent i system FREJ utan vidarebefordras maskinellt och lagras i intressentsystemets databas. Förnödenhetsansvarig har ansvar för värdet i termerna och att erforderliga uppgifter är ifyllda. Vilka uppgifter som respektive intressentsystem kräver eller önskar anges på bildskärmen automatiskt efterhand som registreringen fortsätter då intressentmarkering har angivits. Ändring av genomströmningstermer till intressentsystem görs via PDR vid nyregistrering (se dialog PDR105/PDR143) och via FREJ88 vid intressentmärkning av förnödenhetsdata (se flik 6, bild MN328). 1.2 Kontaktman Varje produktledare MS skall utse en kontaktperson som har till uppgift att tillse att det som åligger förnödenhetsansvarig efterföljs. Kontaktpersonen bör ingå i SOPS/AG.

5 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 3 (8) Verksamheten i SOPS/AG är ett led i det samordningsarbete inom försvarsmakten som drivs av samordningsorganet SOPS, Samordnande Organ för Publikations- och Systematiseringsfrågor. SOPS har inrättats efter beslut av dåvarande centrala myndigheterna ÖB, CA, CM, CFV, SjvS, FortF och FMV för samordning av utrustningsartiklar, d.v.s. sådana förnödenheter som försvarsmakten tar upp som artiklar, artiklar med tillbehör eller satser i krigsförbandens utrustningstabeller, U-tabeller. Utdata från system FREJ88 sänds till kontaktman, om kontaktman finns angiven i organisationsregistret, som ombesörjer fördelning 1.3 Registeransvarig MS 587 är systemansvarig för FREJ88 och därmed ansvarig för systemets drift och underhåll. MS 587 svarar för: att enhetliga regler skapas för framtagning och kontroll av registreringsmaterialet, att begärda informationsprodukter tas fram i den utsträckning och vid de tidpunkter som överenskommits med systemets kunder, att omhänderta Försvarsmaktens Materielkod, M-koden och Firmaregister att systemet vårdas och efterhand utvecklas och anpassas till den organisatoriska och datatekniska utvecklingen, att datainlämnare och intressenter erhåller sådan utbildning att de var och en inom sitt område kan fullfölja sin del av systemets funktioner. 1.4 Klassificering och kodning MS 587 ansvarar för klassificering och kodning. Detta utföres av anlitade klassifikatörer. Klassifikatören svarar för: att inmatade data blir registrerade och bearbetade på sådant sätt att senare återvinning säkras, att förnödenheterna klassificeras och kodifieras i enlighet med givna regler, att uttagna förrådsbeteckningar är entydiga och att för entydigheten erforderliga, tekniska data m m är fullständiga och att i samband därmed möjlig typbegränsning, beaktas, i annat fall reklameras registreringen till indateraren, att förrådsbenämningarna blir rätt utformade. Anm.: Då inte annat särskilt bestäms gäller att efter hörande eller förslag av datainlämnaren väljer och registrerar förrådsbenämning som därmed anses vara fastställd. Utrustningsartiklar behandlas separat.

6 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 4(8) FÖRBEREDELSER Med ledning av erhållet förnödenhetsregistreringsuppdrag förbereds arbetet innan underlaget för registreringen utformas. Denna beredning innefattar bl a att: kontrollera att nödvändiga hjälpmedel från FREJ88 finns tillgängliga såsom handbok och periodiska förteckningar på listor, mikrokort eller frågerutin, anskaffa källunderlag för materielidentifiering, om förnödenhetssamband föreligger mellan förnödenheterna, och detta samband skall lagras i FREJ88 ordna källunderlaget i lämplig ordningsföljd, vid beredning av objekt innefattande ett stort antal förnödenheter som skall registreras, samråda med MS HJÄLPMEDEL FRÅN FREJ88 Utöver information i form av förnödenhetslistor (tidigare registrerade förnödenheter), ritningslistor (för kontroll av tidigare registrerade ritningsnummer) och referensbeteckningslistor (kontroll av registrerade referensbeteckningar) i form av CD-skiva kan vid behov utdrag ur FREJ88 begäras på t ex: en viss förnödenhetstyp, en viss leverantörs/tillverkares förnödenheter, förnödenheter ingående i ett visst objekt, förnödenheter för ett visst förnödenhetsansvar. Dessa frågor m fl kan ställas via terminalfrågerutin där även utskrift av erhållet svar kan beställas. Se avsnitt FRÅGERUTIN under flik 5. Den information som önskas skall kunna ekonomiskt motiveras. 4 KÄLLUNDERLAG Med källunderlag menas de dokument som entydigt identifierar förnödenheten. Sådant källunderlag kan vara: standardblad (internationell-, nationell-, försvars- eller företagsstandard), varu-, firma- eller försvarskataloger, offert från firma som erhållit beställning av förnödenhet, specifikationer, ritningar, styck- eller detaljlistor från leverantör/tillverkare av objekt.

7 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 5 (8) 5 IDENTIFIERING AV FÖRNÖDENHETER Förnödenheter som registreras i FREJ88 identifieras med förrådsbeteckning, förrådsbenämning och referensbeteckning. Förrådsbeteckning är en beteckning som inom försvarsmakten skall användas i samband med tilldelning, omfördelning, förrådshållning, redovisning, dokumentation, felrapportering och beställning av försvarsmaktens förnödenheter. Varje registrerad förnödenhet ges en förrådsbeteckning med M- eller F-nummer. Förrådsbeteckningen skall alltid vara entydig, vilket kräver att förnödenheten är väl identifierad. Identifieringen utföres enligt två olika metoder, beskrivningsmetoden och referensmetoden. Beskrivningsmetoden tillämpas för förnödenheter, vilka enligt specifikation nedan skall ha M-nummer. Metoden innebär att den förnödenhetsansvarige på formaliserat sätt beskriver enheten genom att uppge kända prestandauppgifter och andra identifierande data men också, då sådan förekommer, anger referensbeteckningen. Referensbeteckning åsätts av leverantören och är dennes identifikationsbegrepp. Om flera referensbeteckningar anges skall en utses som ursprungsbeteckning och markeras med 'U' i referensbeteckningskod. Följande förnödenheter som registreras i FREJ88 skall ha M-nummer: materiel (dock ej specialkonstruerade reservdelar) och material, d v s mängd- och formvaror, konstruktionselement och komponenter av standardkaraktär, apparater, bruksenheter, emballage, publikationer, kartor, sjökort, blanketter, ammunition (utom vissa sammansättningsdetaljer), livsmedel, drivmedel, läkemedel, djur, och satser. Utöver ovanstående förnödenhetsgrupper uttas M-nummer även för följande: specialkonstruerade reservdelar som saknar entydig referensbeteckning eller när ritningsnumret i referensbeteckningen är längre än 27 tecken samt för reservdelar med mer än en entydig referensbeteckning från skilda tillverkare Referensmetoden tillämpas i huvudsak vid nummersättning av specialkonstruerade delar (reservdelar), vilka åsätts F-nummer. F-numret är en beteckning uppbyggd av tillverkarens firmasifferkod och ett löpnummer. Dessutom finns för tillverkaren en firmabokstavskod (FBKOD) på max 5 tecken. Förrådsbenämning är en form av benämning som inom försvarsmakten skall användas i samband med förrådsbeteckning för förnödenhet, t ex TÄNDSTIFT, CYLINDERBLOCK, TONGENERATOR, FÖRPLOG 131, ELVERK 5KVA, SLÄGGA 7KG. Som hjälpmedel finns benämningslista i PDR.

8 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 6(8) Förnödenhetsansvarig föreslår förrådsbenämning och klassifikatör kontrollerar denna mot godkända benämningar. Om klassifikatören och datainlämnaren inte kan enas, faller ansvaret på respektive teknisk samordnare. Om den tekniska samordnarens beslut inte godtas, skall ärendet anmälas till SOPS/AG för beslut. Förrådsbenämningen får omfatta max 19 tecken och skall ge en så fullständig Information om förnödenhetens särart som möjligt. Begränsningen till 19 tecken gör det dock ibland nödvändigt att tillgripa förkortning för att medge att nödvändig information kommer med. I sådana fall skrivs den oförkortade benämningen ut på särskild plats vid registreringen som oförkortad förrådsbenämning. 6 SAMBANDSFÖRHÅLLANDEN MELLAN FÖRNÖDENHETER Vid registrering av en förnödenhet skall alltid överordnad enhets förrådsbeteckning registreras som tillhörighet, samt med vilket antal förnödenheten ingår. Är ej nödvändigt för fästelement och elkomponenter av standardkaraktär, t ex skruv, mutter, bricka, motstånd, kondensatorer mm. När tillhörighetsregistreringen görs, registrerar FREJ88 relationskopplingen Ingår-i och Består-av. Denna relationskoppling utnyttjas bl a i terminalfrågerutinen där man kan se var en förnödenhet ingår eller vad den består av. 7 FÖRMEDLING AV INFORMATION TILL INTRESSENTSYSTEM I samband med registreringen bör man bestämma om information om förnödenheten skall förmedlas till något intressentsystem anslutet till FREJ88. Anslutna intressentsystem framgår av datatermbeskrivningen för term 211 Intressentbeteckning eller termmallen (flik 12). Om information skall förmedlas till intressent, anges intressentbeteckningen vid registreringen. Då lämnas de uppgifter som det berörda intressentsystemet begärt om förnödenheten via datamedia över till intressentsystemet enligt överenskommelse. Om beslut om informationsförmedling fattas efter att förnödenheten har registrerats, kan detta verkställas genom en kompletterande registrering. Observera dock att om intressenten begär genomströmningsdata, som ju inte lagras i FREJ88, måste denna information lämnas vid registreringstillfället. Det är även möjligt att ändra genomströmningstermer till intressentsystemen via FREJ88. Se flik 6, bild MN328. När en förnödenhet är markerad med en viss intressentbeteckning kommer systemet kontinuerligt att förmedla information om eventuella förändringar som berör intressenten. Om denna förmedling skall avbrytas, d.v.s. förnödenheten skall inte längre hanteras av intressentsystemet, så skall intressenten ta bort sin intressentmarkering för förnödenheten. Anvisningar om vilka förnödenheter som skall hanteras av ett intressentsystem lämnas av vederbörande systemansvarig.

9 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 7 (8) 8 REGISTRERINGSRUTINER 8.1 Förnödenhetsregistrering Nyregistrering av förnödenhetsdata till FREJ88 sker via applikation för Produktdataregistrering, (PDR). Registervård, innefattande uppdatering, ändring och borttag av förnödenhetsdata görs direkt i FREJ88. Ingående beskrivning av dessa rutiner återfinns under flik 6. Om det för registrering erfordras firmabokstavskod för en ny tillverkare/leverantör eller ändring av uppgifter för redan registrerad firma skall detta anmälas till MS Materielförteckningsrutin Materielförteckningar hanteras f o m hösten 2004 i en egen, fristående applikation, PMF - Produktion Materielförteckningar. För beskrivning av dessa rutiner hänvisas till Handbok Materielförteckningar. Detaljbeskrivning av PMF - applikationen framgår av flik 8. 9 RUTINUTDATA Resultat av verkställd registrering, ändring, preliminärannullering/utgallring och avregistrering benämns rutinutdata. Rutinutdata utgörs av följande produkter: Nummerbesked, innehåller nyregistrerade förnödenheter med alla uppgifter som har registrerats. Ändringsmeddelande, innehåller uppgifter på förnödenheter som har ändrats, kompletterats eller uppgifter som tagits bort. Vid ändring står under GAMMALT VÄRDE termvärdet före ändring, och under NYTT VÄRDE står det värde som termen ändrats till. Här syns också om förnödenhetens aktualitetssignal ändrats. Vid komplettering står under NYTT VÄRDE det värde som termen kompletterats med. Vid borttagning står under GAMMALT VÄRDE det termvärde som tagits bort. Dessa bekräftelser skickas till: Förnödenhetsansvarig, registreringsansvarig, och till angivna intressentsystem. 9.1 Åtgärd av bekräftelselistor: Registrerare/handläggare kontrollerar att genomförda transaktioner genomförts. Ansvarig kontrollerar riktigheten av genomförda transaktioner. Intressentsystemet kontrollerar om genomförda transaktioner på något sätt påverkar det egna intressentsystemet, t ex om det är några nytillkomna termer som berör intressenten. När förnödenheten blivit preliminärannullerad och inte längre är av intresse

10 FÖRSVARETS MATERIELVERK ANVÄNDARHANDBOK Flik 4 Sida 8(8) för intressentsystemet, skall intressentmarkeringen tas bort i FREJ88. Samtliga uppgifter på Bekräftelsen finns sparade för maskinell överflyttning till intressentsystemet. För att ta reda på vem som utfört genomförda transaktioner kan frågerutinen användas. Transkod MN ANNULLERING Då det beslutats att en förnödenhet skall utgå ur organisationen åligger det den ansvarige att genomföra lämpliga åtgärder Preliminärannullering Preliminärannullering sker för sådan förnödenhet som t ex ska ersättas eller läggas ihop med annan förnödenhet. Orsaken kan vara dubbelnumrering, förnödenheten utgår och ska ersättas av annan förnödenhet. Se vidare avsnitt Utgallring/Avveckling Utgallring sker för sådan förnödenhet som enligt avvecklingsskrivelse ska utgallras. Här ska skrivelsebeteckningen på avvecklingsskrivelsen anges. Se vidare avsnitt Avregistrering När en förnödenhet inte längre finns redovisad i något intressentsystem eller har några knytningar till överordnad förnödenhet kan avregistrering utföras. Avregistrering kan endast utföras av MS 587. En avregistrerad förnödenhet kan, om så krävs, återuppväckas.