Risk och sårbarhetsanalys av Lantmäteriets faktureringssystem - ur ett MTO-perspektiv

Transkript

1 IT-system och människan VT-09 Risk och sårbarhetsanalys av Lantmäteriets faktureringssystem - ur ett MTO-perspektiv Algerstam Jens Ekholm Niklas Hvalgren Stefan Näslund Anders

2 Innehållsförteckning Inledning...3 Bakgrund och syfte... 3 Syfte... 4 Metod... 4 Lantmäteriets organisation... 5 Teori...6 Komplexitet... 6 Off-the-shelf system... 6 Centralisering och automatisering... 7 Riskhantering... 8 E-fakturerings projektet EFH...9 Krav på förändring... 9 Det nya systemet... 9 Central kontroll Övergripande effektmål med EFH-projektet Riskhantering och säkerhetstänkande i det nya systemet Inledande pilotstudie Största riskfaktorer Pågående förebyggande riskarbete Analys och diskussion...13 Vilka målbildsdiskrepanser kan ni identifiera? Hur medvetet arbetar man med riskidentifiering och riskhantering? Använder man några särskilda modeller för riskanalys? Verksamhetens mognad ur ett riskperspektiv? Vad gör ni för bedömning av verksamhetens slagtålighet? Referenser...15 Intervjuer Elektroniska källor Litteratur... 15

3 Inledning Bakgrund och syfte Lantmäteriet mottar upp till 1000 fakturor per dag från sina leverantörer. Att behandla dessa manuellt är mycket resurskrävande därför strävar Lantmäteriet ständigt efter att effektivisera faktureringsprocessen. Sedan 1996 har varje lokalt kontor själva administrerat sina pappersfakturor för att årligen sammanfatta transaktionerna till huvudkontoret i Gävle. Detta har medfört att det är svårt att centralt överblicka vilka produkter och tjänster som köps eftersom varje kontor hade en lokal handläggare och en chef som attesterade sitt kontors fakturor. Det manuella systemet medförde att en faktura kunde falla mellan stolarna vid omorganisation, frånvaro eller slarv vilket resulterade i dröjsmålsräntor etc. Förutsättningarna och möjligheterna bedöms nu från myndighetshåll finnas att genom införande av IT-stöd i form av skanning av fakturor få en ökad rationalitet och minskade kostnader i leverantörsfakturaprocesser. Varje år redovisas varje kontors fakturor till huvudkontoret i Gävle. Genom att förändra arbetssättet med avseende på leverantörsfakturor till att bli effektivare med en utökad kvalitet har i en första pilotetapp genomförts omfattande införanden av IT-stöd hos koncerngemensamma enheterna. Pilotstudien har med lyckat resultat övergått i en produktions- och förvaltningsfas där systemgruppen övertagit systemförvaltning och drift. Den nya arbetsprocessen finns kartlagd och dokumenterad för att kunna publiceras i ledningssystemet för att kunna rullas ut i full skala. Ekonomistyrningsverket (ESV) har tagit fram en förstudie om e-fakturering för statliga myndigheter som visar på fördelarna med elektronisk fakturahantering inom staten. För att kunna hantera e-fakturor krävs att den interna hanteringen på myndigheten av en faktura sker i ett elektroniskt arbetsflöde. Elektronisk fakturahantering (EFH) omfattar intern distribution av fakturor, kontering, attestering och arkivering. EFH förutsätter då alltså e-fakturor eller skannade fakturor. I dagsläget sker e-fakturering endast från ett fåtal leverantörer men istället har Lantmäteriet valt att anlita en extern firma för skanning och digitalisering av pappersfakturorna. Dessutom arkiveras originalfakturan i 10 år.

4 Syfte Denna uppsats syftar till att analysera Lantmäteriets digitalisering av faktureringssystem tillsammans med dess användare för att ur ett riskanalys perspektiv se hur människa, teknik och organisation interagerar i detta system. Vi avser att identifiera risker i faktureringsprocessen vilka tillkommer då graden av automatisering ökar samt att undersöka slagtåligheten i arbetsflödet. I de fall Lantmäteriet aktivt arbetet för att minimera risk avser vi uppmärksamma detta samt även beskriva potentiella brister som kan resultera i att systemet fallerar och ett oönskat resultat uppnås. Metod För att skapa en överblickande bild av Lantmäteriets verksamhet genomförde vi tre stycken semistrukturerade intervjuer med totalt fyra personer. Dessa är avsedda att spegla de nivåer som efterfrågades i uppgiften, minst tre olika nivåer inom verksamheten ska vara representerade, exempelvis VD eller motsvarande, IT-chef eller motsvarande, samt någon från produktionen/verksamheten/ driften (operatör eller användare). Den första intervjun gjordes med Lennart Wastesson projektledare för implementeringen av systemet i full skala. Sedan intervjuades Nils Lindmark, operativ ledare för systemet och slutligen två användare. Dessa två användare är användare på administrativ nivå snarare än slutanvändare, de riktiga slutanvändarna finns i de hundratals lokala kontor runtom i världen. Som underlag till intervjuerna användes de fördefinierade frågorna från rapportens struktur i uppgiften där det har varit möjligt. Vid varje intervjutillfälle ombads respondenten beskriva EFH-systemet utifrån sitt perspektiv varvid vi ställde riktade följdfrågor. Som grund till uppsatsen har vi använt oss utav Rasmussen och Vicentes litteratur med syfte att analysera de sociotekniska systemen. Författarna behandlar angreppssätt och verktyg för att utforma effektiva gränssnitt till olika system med inbyggda mekanismer för att minimera och förebygga riskhantering. Stor vikt läggs vid hur EFH-systemet används vid dagsläget samt hur det anpassats till verksamheten. Flödet för fakturor kartläggs för att enkelt visualisera de olika möjligheter och val som måste göras av respektive aktörsnivå och användare.

5 Lantmäteriets organisation Lantmäteriet är en statlig myndighet, som styrs med uppdrag från Miljödepartement och ansvarar för geografisk information, fastighetsindelning, det geodetiska referenssystemet och fastställer ortsnamn. Lantmäteriet har fyra divisioner som ansvarar för olika verksamhetsområden. Fastighetsbildning har ansvar för fastighetsindelningen, Informationsförsörjning bygger upp och tillhandahåller geografisk information och fastighetsinformation, Inskrivning har ansvar för inskrivningsärenden, Metria bedriver uppdragsverksamhet. Ett antal koncernfunktioner stödjer hela verksamheten med specialistkunskap inom exempelvis ekonomi, juridik, personalfrågor och kommunikation. Lantmäteriet producerar geografiska databaser och kartor samt utför fastighetsbildning och erbjuder information om Sveriges 3,2 miljoner fastigheter. De ansvarar för de geodetiska rikssystemen och satellitbaserad lägesbestämning samt navigering. Dessutom verkar Lantmäteriet för ett ändamålsenligt och vårdat ortnamnsskick samt fastställa ortnamn. Myndigheten deltar även aktivt i ett europeiskt samarbete för att underlätta effektivt utbyte av geografisk information och fastighetsinformation mellan länder. Utanför EU finns Lantmäteriet representerat inom olika FN-organ för att stödja utvecklingsländer när det gäller att bygga moderna system för fastighetsinformation. (Lantmäteriet, 2009)

6 Teori Komplexitet En inneboende egenskap hos stora sociotekniska system är att de är mycket komplexa. Denna komplexitet kan delas upp i flera olika områden. Vicente har bland annat nämnt följande som faktorer i ett socioteknisk system. Stora problemområden: systemet berör en oerhörd mängd olika element, faktorer och viljor som designern måste ta hänsyn till. Ett sådant problem kan vara att få med all relevant information som användarna skall ha tillgänglig för att utföra de uppgifter som finns inom arbetsdomänen utan att begränsa dessa, samtidigt som han måste hålla sig inom ramarna för resurserna han har att foga över. Sociala faktorer: ett komplext system har ofta en stor mängd sociala faktor att ta hänsyn till. Designern måste ta hänsyn till en mängd olika grupperingar och inidivider inblandade i systemet och försäkra sig om att genomsyra strukureringen med god kommunikation för att effektivt koordinera alla aktiviteter som utförs i systemet. Dessa olika aktörer har ofta olika intressen, strategier och rutiner som alla måste samsas, Heterogena perspektiv. Sociotekniska system tenderar att till hög grad vara automatiserade och distribuerade, detta beskrivs i detalj i ett eget stycke. Tröghet: Sociotekniska system har en inneboende tröghet som man måste ta hänsyn till när man utformar systemlösningar. Osäkerhet: Användare i stora sociotekniska system har ofta svårt att få en perfekt bild av systemet eftersom informationen ofta är inkomplett, färgad eller försenad. Samtidigt kan sådana här system råka ut för störningar, oväntade händelser och fel. (sida 14-17) Off-the-shelf system Applikationspaket eller systemlösningar som levereras färdigpaketerade utan modifikationer eller förändringar för att passa en viss organisations krav kallas för Off-the-shelf lösningar. En svaghet med dessa lösningar är att de ofta inte är anpassade till användarnas behov eller tar hänsyn till deras önskemål. (sida 38-39)

7 Centralisering och automatisering Det traditionella sättet att angripa systemdesign är att se det ur ett centraliserat perspektiv. Normalt inleds detta med en detaljerad arbetsanalys. Designern analyserar arbetet och försöker hitta en optimal lösning för hur arbetet bör utföras. Insikten som framkommer från analysen används sedan för att utveckla en plan som implementeras genom ett eller annat sätt innefattar automatisering av arbetsuppgiften enligt den av designen optimala planen eller ett datoriserat arbetsflöde som tvingar arbetaren att följa ett förutbestämt arbetsflöde. Den senare lösningen ger litet utrymme för arbetarens eget intellektuella användande eftersom arbetaren antingen minutiöst måste följa designens plan eller endast överblicka den automatiserade processen. Denna approch är centraliserad därför att besluten om vad som ska göras och hur det skall göras är bestämd på förhand av designern, som är den centrala auktoriteten i systemet. Motsatsen är istället det distribuerade systemet, där designern spelar en mindre roll. Istället för att planera för allt så inser designen att alla scenarios inte kan förutsägas utan och därför försöker denne istället identifiera begränsningar för att designa pålitliga informationssystem som hjälper operatören att slutföra arbetet i realtid. IT-systemet visar operatören begränsningar som denne måste respektera för säker och pålitlig prestanda. På det sättet kan operatören slutföra designen eftersom de har kunskap av den befintliga strukturen av både arbetsdomänen och dess begränsningar. De distribuerade egenskaperna får systemet av att beslut av vad som skall göras och hur det skall göras tas tillsammans av systemdesigners, ITsystem och operatörer eftersom det inte finns centrala direktiv om hur en uppgift skall göras. Automatisering bör ske i situationer när det saknas frihetsgrader eller att arbetsuppgiften måste utföras med sådan hastighet att en människa skulle utgöra en begränsning. Automatisering lämpar sig främst i enkla system med raka kausala samband. I öppna komplexa system ökar behovet av operatörer som fattar variabla beslut. I sociotekniska system är distribuerad kontroll därför mera regel än undantag. (Vicente )

8 Riskhantering Designers kan omöjligen förutsäga alla tänkbara situationer och designa systemet efter detta. Dock är det inte ett möjligt val att återgå till centraliserad kontroll för ett komplext sociotekniskt system om vi vill förbättra säkerhet och produktivitet. Genom att anta ett ekologiskt perspektiv på arbetsuppgiften kan kraven på arbetaren hanteras genom att tillgodose all information som behövs för att fatta adaptiva beslut i den aktuella situationen. Resultatet bör bli en organisatorisk struktur där operatören får vara med och slutföra systemdesignen. Den största risken mot komplexa sociotekniska system är obekanta händelser som inte kunnat förutsätts av systemets designer. När arbetsdomänen fungerar normalt kan den beskrivas med en rad restriktioner och begränsningar. Uppstår det störningar i arbetsdomänen kan det bidra till strukturella förändringar som kan strida mot de normala begränsningarna. (sida 130 och 168) Genom att adoptera evolutionär design snarare än att använda ett helt nytt system (revolutionär design) minskar tiden av trial and error. Detta eftersom i grunden gäller samma regler och begränsningar som i det gamla systemet även fast interaktionen med operatören sker på ett nytt sätt. I den gamla designen kan det finnas designbeslut som är frysta och därmed måste följa med även till det nya systemet. Detta kan leda till att det nya systemet inte kan konstrueras optimalt, dock är den gamla funktionen sedan tidigare en del av operatörens mentala modell och således mindre av ett hinder.(sida 134)

9 E-fakturerings projektet EFH Krav på förändring När ESV s styrningsdirektiv kom så fanns det redan ett intresse inom organisationen att införa ett standardiserat och datoriserat faktureringssystem för att få en ökad rationalitet och minskade kostnader i leverantörsfakturaprocessen. Den decentraliserade och manuella faktureringsprocessen ökade riskerna för onödiga kostnader i form av exempelvis dröjsmålsräntor mot leverantörerna och arbetstimmar. Givet storleksordningen på Lantmäteriets faktureringssystem så genomfördes först en pilotstudie som omfattade koncernenheterna. Testet utav IT-stödet, som genom skanning och omvandling till elektronisk form skulle effektivisera arbetssättet med leverantörsfakturorna. Testet visade på utökad kvalitet och gav en enhetligare informationsbehandling. Systemet övergick därefter i produktions- och förvaltningsfas efter testperioden och skulle omfatta hela Lantmäteriet, och skulle genomföras etappvis för respektive division. Det nya systemet För att kunna genomföra omstruktureringen till e-fakturering i ett elektroniskt arbetsflöde(efh) så krävdes ett IT-stöd i organisationen. EFH omfattar intern distribution av fakturor, kontering, attestering och arkivering och omvandlingen till elektroniska fakturor görs av ett företag som får pappersvarianten av alla fakturor. Detta företag skickar sedan elektroniska varianter av dessa, både som bilder och XML-filer till EFH-gruppen hos Lantmäteriets kontor i Gävle. En plattform för elektronisk hantering av det ekonomiska systemet fanns redan implementerad i verksamheten. Lantmäteriet använder sig av ett system som kallas AGRESSO. Systemet är modulärt och e-faktureringssystemet utvecklades i enlighet med vilka funktioner som kunde användas utan att förändra AGRESSO. Varje division har själva fått välja vilka fakturaregler de vill använda i AGRESSO-systemet. Användandet av det systemet beror också på ett beslut från ESV som säger att verksamheten ska nyttja just detta system för att öka den statliga enhetligheten. Systemet kommer därmed kunna hantera Svefakturor, som är den standard som gäller för fakturor utfärdade av statliga myndigheter från och med Det finns också ett antal privata aktörer som nyttjar sig av dessa i dagsläget, och förhoppningen inom Lantmäteriet är att fler ska ansluta sig i framtiden.

10 EFH omvandlade arbetsflödet inom fakturahantering markant från tidigare. Alla skannade fakturor från gårdagen kommer in samtidigt på morgonen till huvudkontoret och vidarebefordras därefter till berörda org. enheter. Där användarna tidigare hade en mycket större frihet och lägre redovisningskrav (åtminstone i praktiken) kunde nu användaren inte längre ändra alla delar av en enskild faktura. Endast utvalda delar av informationen i en faktura som skickades vidare, exempelvis möjlighet till uppdelning eller vidarebefodran till en annan attesterare, kunde ändras av slutanvändaren. Central kontroll I och med det elektroniska flödet skapades en kartstruktur för hur en faktura skulle röra sig genom systemet (se bifogad flödesbild). Systemet hade färdiga vägar för en faktura att röra sig genom systemet, beroende på vilken organisatorisk enhet fakturan var ställd till eller hur stort beloppet på den enskilda fakturan var. Det finns ingen möjlighet för någon utanför styrgruppen för EFH att ändra på dessa vägar utan dessa har skapats av systembyggarna i förväg, och därmed en faktura lätt spåras genom systemet. Detta ger administratörerna möjlighet att påverka systemet ovanifrån mer än tidigare. Övergripande effektmål med EFH-projektet Nedan finns projektets alla effektmål, satta av planeringsdirektör Caroline Ottoson som agerade köpare av projektet. Skapa förutsättningen att arbeta i enlighet med ESV:s rapport för e-fakturering. Möjliggöra en minskning av interna hanteringskostnader för leverantörsfakturor inom Lantmäteriet totalt. Skapa en ökad säkerhet, kvalitet och ekonomi i betalningsflödet för leverantörsfakturahanteringen inom Lantmäteriet. Den ökade säkerheten skall minska risken för dröjsmålsräntor. Möjliggöra en halvering av ledtiderna internt i processen för leverantörsfakturahantering inom Lantmäteriet totalt. Möjliggöra en tydlig förbättring i redovisningskvaliteten, bland annat i den externa motpartsredovisningen. Bidra till att uppfylla Lantmäteriets miljömål för pappersförbrukning 2006.

11 Riskhantering och säkerhetstänkande i det nya systemet Inledande pilotstudie Under 2004 gjordes en mindre pilotstudie där systemet bara introducerades på de koncerngemensamma enheterna (ekonomi och förvaltande enheter). Det gjorde man för att identifiera och förebygga problem i systemet när det sedan infördes i hela organisationen. Studien gick ut på att de scannade pappersfakturor och skickade in i systemet. Piloten genomfördes med tillfredsställande resultat enligt planeringsdirektören och projektledaren för EFH-systemet. Därmed överlämnades styrningen av EFH från projektledningen till ekonomistyrningsgruppen och EFH infördes sedan stegvis i hela organisationen. I det nya systemet är det möjligt för användaren att se hos vem en faktura har varit samt vem som efter dem själva är nästa mottagare. Största riskfaktorer Innan storskalig implementering och under drift av pilotstudien har projektgruppen identifierat ett antal större riskfaktorer och störningsmoment. Uppgradering av AGRESSO orsakar driftstopp Den elektroniska faktura kan innehålla fel från den automatiska scanningsprocessen Buggar i fakturaflöden kan göra att en faktura fastnar eller hamnar fel Dessa händelser kan orsaka att fakturor läggs på hög då arbetsbelastningen hos ekonomiskt ansvariga blir ojämn om många fakturor kommer åt gången. Förutom att orsaka stress hos personalen kan det även leda till dröjsmålsräntor om sista betalningsdag passeras. Användare kan göra avsiktliga fel eller ignorera regler Användaren kan till exempel försöka fördröja eller dela upp kostnader i flera betalningsposter vilket kan orsaka problem för ekonomiledningen. Användare kan liksom i det gamla systemet fortfarande debitera felaktiga konton men i det nya systemet är det lättare att överblicka. Möjligheten för chefer att attestera sina egna fakturor är fortfarande möjligt i det nya systemet då inga problem med detta har påträffats tidigare men det är en potentiell risk. Det saknas rutiner för att lösa ett sådan problem om behovet uppstår. Användare kan göra omedvetna fel eller slarva Användaren är själv ansvarig för att manuellt ange en ersättare att attestera fakturor när denne är frånvarande eller upptagen. Detta innebär att om användaren glömmer bort att ange ersättare när denne är på t ex semester kommer det inte finnas någon som attesterar hans fakturor. Fakturor som saknar all nödvändig information kan fastna eller hamna fel. Användare kan också

12 vidarebefordra fakturor själva trots att detta numera är förbjudet men är möjligt i systemet trots allt. Många användare hade tidigare möjlighet att göra detta och har ännu inte lärt sig de nya reglerna Pågående förebyggande riskarbete För att minimera vissa av de risker som diskuterades i föregående kapitel arbetar Lantmäteriet med att: Innan varje uppdatering av AGRESSO som annonserats lång tid i förväg uppmanas användarna processa sina inneliggande fakturor i flödet. EFH-gruppen har föreslagit en automatiserad funktion för ersättarsystemet som i dagsläget måste skötas genom påminnelser manuellt via telefon eller mail Alla stora förändringar som görs i AGRESSO testas först i liten skala innan uppdateringarna rullas ut till alla användare i systemet. EFH-gruppen arbetar aktivt med att reda upp vanliga fel och hitta dess verkliga källa för att eliminera möjligheten att det upprepas. Om den automatiskt inskannade fakturan visar sig innehålla felaktigheter har EFHgruppen möjlighet att se den inskannade fakturan som en bild och själva tolka innehållet. Finns en administratörsgrupp dit användarna kan vända sig med frågor rörande systemet eller enskilda fakturor. EFH lämnar visitkort till alla leverantörer där det står specificerat exakt vad fakturorna måste innehålla för information för att det elektroniska systemet skall fungera.

13 Analys och diskussion Vilka målbildsdiskrepanser kan ni identifiera? För den högsta ledningen var de stora vinsterna med systemet standardisering enligt nya riktlinjer från Ekonomistyrningsverket och högre redovisningsbarhet. Från ekonomi- och projektledningsgruppernas synvinkel så var de största fördelarna ökad möjlighet till styrning av operatörerna ute i verksamheten samt minskade antal dröjesmål. Den högsta ledningen och ekonomigruppen är mycket nöjd med utvecklingen som tillfredsställer de riktlinjer som man satt upp. De som har känner sig mindre nöjda är slutanvändarna som har fått minskad frihet i och med det nya systemet eftersom de är mer övervakade och har mindre egen kontroll än tidigare. Hur medvetet arbetar man med riskidentifiering och riskhantering? För att förebygga buggar i systemet och identifiera potentiella problem så genomfördes en pilotstudie i syfte att upptäcka dessa och eliminera dessa innan systemet sjösattes i full skala. Innan den storskaliga implementeringen så har projektgruppen identifierat en rad riskfaktorer och störningsmoment. I de flesta fall pågår också förebyggande riskarbete med dessa uppmärksammade områden. Riskhantering ligger till största delen i hur systemet används i organisationen då programvaran rent tekniskt inte förändras inom Lantmäteriet utan är en inköpt komplett tjänst från AGRESSO. Vi kan också se hur det finns en inbyggd redundans i skanningssystemet. Misstänker operatören att information blivit felaktig från den skannade fakturan finns det möjlighet att se en bild av originalfakturan och sedan göra en mänsklig tolkning. Förutom den medvetna redundansen med en skannad bild finns en indirekt redundans i och med att staten kräver att alla statliga myndigheter måste spara samtliga inkomna handlingar i tio år. I det nya systemet går det att söka och enkelt se samtliga fakturor vilket har lett till en transparantare organisation med bättre insyn. Centraliseringen och delvis automatisering från det tidigare manuella och distribuerade systemet medför att ledningens möjlighet till ekonomisk kontroll har ökat då det i princip är möjligt att spåra varenda krona spenderad. Använder man några särskilda modeller för riskanalys? Det har inte framkommit att Lantmäteriet arbetar efter någon specifik modell för riskanalys, men ändå märks det tydligt att det finns en medvetenhet om riskhantering i deras arbete. För att visualisera faktura och arbetsflöden arbetar dock Lantmäteriet med flödesscheman vilket

14 kan ses som en överblickande riskanalys då det är enkelt för operatörerna att se möjliga felkällor. Verksamhetens mognad ur ett riskperspektiv? Ett tecken på systemets mognad kan vara att det aldrig har varit nödvändigt att gå in i pappersarkiven för att kontrollera orginalet. Något som talar mot systemets mognad är dock att det trots viss grad av automatisering och försök till redudans ändå förekommer en avsevärd mängd dröjsmålsräntor. Detta tror vi kan bero på att det saknas rutiner för fullständig automatisering och redundansen när det automatiserade systemet brister istället blir manuell hantering av ärenden. Detta uppstår dock inte så ofta så att operatörerna är vana med händelseförloppet utan viss dötid förekommer innan en mänsklig operatör åtgärdar problemet. De vi har intervjuat är eniga om att verksamheten med det nya systemet helt klart har mognat men det är svårt att utvärdera en definitiv mognadsgrad. Vi anser att AGRESSO-systemet troligtvis har en hög mognadsgrad samtidigt som Lantmäteriets fakturahantering också har en relativt hög mognadsgrad men det är svårt att analysera effekten i kombination. Det faktum att de flesta av Lantmäteriets leverantörer själva inte har adopterat e-fakturor tyder på att marknaden har en lägre mognadsnivå, och därför måste Lantmäeteriet ständigt informera om de olika möjligheterna med fakturering, antingen e-faktura eller att skicka pappersfakturan till inskanningsfirman i Strömsund. Vad gör ni för bedömning av verksamhetens slagtålighet? Frånvaro i form av till exempel sjukdom kräver fortfarande manuell hantering i form av att den frånvarande ringer till EFH gruppen och ber dem styra om fakturaflödet till personens ersättare. Det finns en funktion för telefonväxeln att hantera sjukdom med automatiskt vidarekoppling vilket även skulle kunna användas för andra arbetsuppgifter men så är inte fallet. Systemet är dock i sin natur rätt slagtåligt byggt då det i de flesta fall inte sker någon dramatisk effekt vid kortare tids frånvaro (några dagar) hos operatörer eller om systemet är otillgängligt. Lantmäteriet har en väldigt stor del av sina ekonomisystem i datasystemet AGRESSO, detta ger naturligtvis både för och nackdelar. Bland fördelarna kan nämnas att ett programpaket minskar risken för inkompabilitet mellan system emellan och det blir lättare med kompetensförsörjningen. Det är också lättare att uppnå en högre mognadsnivå i ett enda integrerat system. Nackdelarna kan vara att ett driftstopp i AGRESSO kan påverka större delar av organisationen och att organisationen blir låst till en enda leverantör i förläningen.

15 Referenser Intervjuer Wastesson Lennart, projektledare Lantmäteriet, Lindmark Nils, operativ verksamhet, Operatörer, Elektroniska källor Lantmäteriet Läst Litteratur Vicente Kim J., Cognitive Work Analysis, Toward Safe, Productive, and Healthy Computer- Based Work, 1999

16 Bilaga 1 EFH-Grupp Fil kommer in i Agresso Fakturan scannas om Ankomstregistrering av faktura Fakturan reverseras Innehåller filen fel? ja Är det en kreditfaktur a som skall bevakas manuellt? Bas- Kontera Typbestämni ng av faktura. (T.ex. Representati Distribuer a faktura EFH-gruppen lägger in anläggningen i anläggningsreskontr an EA-handläggare och/eller attestant Kontrollera vara och komplettera kodsträng samt ev periodisering a och/eller splitt Typbestämni ng av faktura eller Invänta/avvakta full leverans Attestera fakturan Om kreditfaktura: Leverantören kontaktas och ombeds att skicka kreditfaktura Omdistribution Ytterliga re attest? Inventariehandläggare Kontakt tas ev via mail för leverans- Inventariehandläggare n registrerar inventarien Asset-/ anläggningsnr anges Kassa Utbetalning av kreditfakturaor bevakas manuellt av kassan Massbokföring Sändning av betalningsfil till pg Återredovisning av betalningar Avstämning PG/Agresso Plusgirot/Bankgirot BG/PG sköter bevakning av betalning