UNIT4 Agresso Elektronisk fakturahantering

Transkript

1 UNIT4 AGRESSO ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING 1. OM KURSEN 2 2. ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING Allmänt om elektronisk fakturahantering Flödet för elektronisk fakturahantering Kortfattat om EFH-nyheter i Milestone EFH GRUNDUPPSÄTTNING Processdefinition Uppsättning av ett användarsteg i processen Distributionsregler Inställning meddelanden Meddelandemallar Dokumentarkiv Elementtyper Definition ersättare Inställningar för gränser och arbetsledare Administrera arbetsflöde för ersättare Mina ersättare Tilldela ersättare Fråga arbetsledare och ersättare per användare Fråga saknad arbetsledare och ersättare Verifikationstyper Preliminärkostnadskonto HANTERING AV FAKTUROR I SMART CLIENT Import av fakturor (EI02) EI02-listor i Underhåll beställda rapporter Underhåll faktura Dokumentladdning och Import för registrering Dokumentladdning Import för registrering Registrering inkommande faktura Funktioner i Registrering inkommande fakturor Bokföring Bokföring inkommande fakturor Definitivbokföring attesterade fakturor Flödeshantering vid elektronisk fakturahantering Transaktioner arbetsflöde Omdistribution av faktura Hantering vid arbetsflödesstatus Avvisad Distribution till ersättare (Definition ersättare) Ta bort faktura Poster för uppföljning Fliken Elementtyper Fliken Poster för uppföljning UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation april 2013

2 4.8.3 Funktioner i Poster för uppföljning Fliken Manuell distribution Dokumenthantering Lägga till en bilaga Ersätta fakturabild Tilläggsskanna till fakturabild Utskrift av fakturabild i Smart Client Utskrift av flera bilder från Fråga dokumentarkiv Spara fakturabild Fråga dokumentarkiv BEHANDLING AV FAKTUROR I SELF SERVICE Attest Leverantörsfaktura Mina uppgifter Normalläge och Avancerat läge Fält och funktioner Detaljer leverantörsfaktura Åtgärder Attestera en faktura Distribuera fakturarad Vidarebefordra fakturarad Eskalera fakturarad Dela upp fakturarad Informera Andra funktioner i Self Service Fälthjälp Konteringsmall Aktivering av ersättare Meddelande om ersättare Egna inställningar för meddelanden Skriva ut en fakturabild Skriva ut flersidig faktura Skriv ut flera bilder samtidigt Spara en fakturabild Bifoga dokument till faktura Checka ut och Begär underhåll för dokument ARBETSFLÖDESFRÅGOR I SMART CLIENT OCH SELF SERVICE Tolkning av arbetsflödeskartor Frågor i Smart Client Fråga arbetsflöde Fråga arbetsflöde inkommande fakturor Logg arbetsflöde inkommande fakturor Process- och poststatistik Fråga relationsvärden Frågor i Self Service Fråga arbetsflöde inkommande fakturor Logg arbetsflöde inkommande fakturor Jämförelse Fråga arbetsflöde och Logg arbetsflöde Loggbok Allmänt om arbetsflödesfrågorna i Self Service Distribuera Browsermallar UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 1

3 UNIT4 Agresso Elektronisk fakturahantering 1. Om kursen Denna kurs ska ge dig kunskap om manuell hantering av Elektronisk Fakturahantering i Agresso. Kursen är uppbyggd kring teoripass och korta efterföljande övningar. Kursdokumentationen innehåller fullständiga exempel som efter kursen kan användas som övningsmaterial eller mallar. Kursen förutsätter att man gått Agresso Introduktion och Agresso Huvudbok eller på annat sätt skaffat sig motsvarande kunskaper. Syftet med kursen är att självständigt kunna hantera en elektronisk fakturas väg från ankomst till bokföring. Kursen tar inte upp Periodisk faktura eller SveFaktura (SvePlus). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 2

4 2. Elektronisk fakturahantering 2.1 Allmänt om elektronisk fakturahantering Agressos elektroniska fakturahantering är en del av leverantörreskontran i Agresso och förenklar hanteringen av inkommande fakturor oavsett om de är skannade eller helt elektroniska, och där vanliga pappersfakturor kan hanteras parallellt med de elektroniska. En övergång till elektronisk fakturahantering innebär effektivisering och ökad möjligheter till internkontroll. Via ett definierat arbetsflöde och tillhörande distributionsregler kan fakturor automatiskt distribueras ut i organisationen för kontroll och attest i Agressos webbaserade gränssnitt Self service. Elektronisk fakturahantering är helt integrerad med övriga relevanta delar i systemet. 2.2 Flödet för elektronisk fakturahantering En elektronisk faktura har en bild kopplad till sig i systemet, till skillnad från en icke elektronisk faktura. Andra skillnader är att attesten sker elektroniskt och att ankomstregistrering kan ske via filinläsning. Flödet för en elektronisk faktura kan beskrivas i följande punkter: Dokumentladdning och import av skannade fakturabilder Ankomstregistrering manuellt eller via inläsning av fakturafil Distribution av fakturan i arbetsflödet Behandling av fakturor i arbetsflödet Bokföring Betalning, återredovisning och bokföring av betalning Frågor och rapporter UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 3

5 Exempel på fakturaprocessen vid filinläsning av skannad och tolkad faktura: 1 Fakturor inkommer till skanning (intern eller extern skanning) och tolkas i samband med skanningen. Förutom fakturainformation tolkas ofta även en referens på fakturan. Tolkningsprogramvaran skapar en fakturafil innehållande informationen. Agressos filformat (xml) heter ABWInvoice. Filen läggs i Agressos katalog för indata (Data Import). Här finns också en katalog för de tillhörande fakturabilderna. 2 Filen läses in automatiskt i Agresso via rapporten EI02 Import av fakturor enligt schemalagd IntellAgent-händelse. Vid inläsningen matchas organisationsnummer, plusgiro, bankgiro, eller bankkontonummer i filen mot motsvarande i Agressos leverantörsregister för att hitta rätt leverantör att registrera fakturan mot. Inläsningen resulterar i automatisk ankomstregistrering och distribution enligt processdefinition och distributionsregler uppsatta i Agresso. 3 Fakturorna konteras och attesteras i Agresso Self Service. 4 Bokföring via rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor alternativt via bilden Bokföring inkommande fakturor. 5 Betalningsrutinen är samma för alla fakturor oavsett om de är elektroniska eller inte. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 4

6 Exempel på fakturaprocess vid skanning och dokumentladdning i Agresso Scanning Ankomstregist rering Attest Bokföring Betalning Dokumentladdning och Import av skannade dokument Self service kontering och attest Bokföring Ankomstregistrering i VP10 och distribution 1. Bet.förslag (SU07), 2. Bet.bekräftelse (SU08), 3. Betalningsfil (SU11), 4. Återredovisning fr bank (SU12), 5. Bokföring betalningsuppdrag (SU09) 6 Fakturorna skannas internt till bilder i tif- eller pdf-format. 7 Fakturabilderna sparas i en katalog som är åtkomlig från Agresso. 8 Bildfilerna laddas in till Agresso via Dokumentladdning. Alternativt sker skanning direkt via dokumentladdningsbilden. 9 Fakturorna importeras till leverantörsreskontran via rapporten Import för registrering. 10 Fakturorna blir tillgängliga i registreringsbilden Registrering inkommande fakturor där registrering sker manuellt och distributionen sker manuellt eller via distributionsregler. 11 Kontering och attest i Agresso Self Service. 12 Bokföring sker i bilden Bokföring inkommande fakturor alternativt via rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor (kan schemaläggas). 13 Betalningsrutinen är samma som för alla fakturor. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 5

7 2.3 Kortfattat om EFH-nyheter i Milestone Vad gäller leverantörsfakturor är en av de stora nyheterna i Milestone att de behandlas som Inkommande fakturor. Inkommande fakturor är ett samlande namn för leverantörs-, inköps- och avtalsfakturor och fördelen är att oavsett typ av faktura så behandlas de i samma registreringsbild. De nya behandlingskoderna för Inkommande fakturor är 1 för registrering och 2 för bokföring. I tidigare versioner användes olika registreringsbilder för de olika fakturatyperna (tidigare behandlingskod 7 och 3, 44 och 45, och 18 och 19). Inköps- och avtalsfakturor beskrivs inte denna dokumentation. Det har också tillkommit många fler funktioner i Self Service tillhörande leverantörsreskontran. De ligger under menypunkterna Redovisning och Gemensam. Dessa funktioner beskrivs inte i detta utbildningsmaterial. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 6

8 3. EFH grunduppsättning Detta avsnitt ger en överblick över vad som behöver sättas upp i Agresso för elektronisk fakturahantering, dvs. inkommande fakturor med arbetsflöde och fakturabild i systemet. Menypunkterna nedan är centrala för uppsättning av elektronisk fakturahantering. Funktionerna ligger under Agresso Gemensam/Arbetsflöde och Dokumentarkiv och används även för andra moduler och elementtyper. Processdefinition: I processdefinitionen ritas fakturans arbetsflöde grafiskt. Vid elektronisk fakturahantering kopplas arbetsflödet till elementtypen Inkommande faktura. Distributionsregler: Regler skapas för att få automatisk distribution i arbetsflödet. Baseras ofta på begrepp i konteringssträngen. Meddelande: Definition av meddelandemallar för olika händelser, exempelvis aviseringar och påminnelser. Dokumentarkiv: Uppsättning av dokumenttyper i vilka olika typer av dokument lagras. Elementtyper: Viss grundläggande uppsättning för arbetsflödet definieras i denna företaggemensamma bild som ligger under systemadministration. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 7

9 3.1 Processdefinition Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Processdefinition Arbetsflöden skapas och underhålls i bilden Processdefinition. För att kunna skicka ut en faktura i arbetsflödet för t ex attest måste det finnas en aktiv processdefinition kopplad till elementtypen Inkommande faktura. Processdefinitionen är en grafisk bild över fakturans arbetsflöde. Möjlighet finns att villkors styra flödet med hjälp av så kallade or-splittar (antingen/eller-villkor). I bilden Processdefinition finns fliken Processträd där befintliga processdefinitioner visas. Det kan finnas flera versioner av en och samma processdefinition, men bara det senaste är aktivt för nya fakturor. För att göra förändringar i processen välj Skapa ny version under verktyg. Spara (F12) efter korrigeringen och sen aktivera versionen igen. Redan distribuerade fakturarader följer sin ursprungliga version. Rekommendationen är att skapa en huvudprocess för alla typer av inkommande fakturor som i sin tur kopplar till delprocesser för respektive fakturatyp, t ex en delprocess för leverantörsfakturor. I huvudprocessen är det även möjligt att lägga till ett s.k. systemsteg för rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor. Då bokförs automatiskt varje faktura som blir avslutad i flödet. Nedan visas exempel på en huvudprocess för inkommande fakturor. De olika fakturatyperna anges i de tre delprocesserna. Rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor anropas via ett systemsteg, mao en arbetsflödesinitierad serverprocess. Den gröna startnoden representerar initieringen av arbetsflödet, dvs. ankomstregisteringen, och den röda stoppnoden avslutar arbetsflödet. Tillgängliga funktioner så som or-splitt och användarsteg kan hämtas via verktyg, höger musklick eller under fliken Palett i menyn till vänster. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 8

10 En delprocess för leverantörsfakturor kan exempelvis ha två användarsteg som i exemplet nedan, kallade Granskning och Attest. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 9

11 3.1.1 Uppsättning av ett användarsteg i processen Vid klick på ett användarsteg (t ex Granskning) i processen öppnas fem tillhörande flikar till höger, där olika val kan göras avseende behandling och styrning. Flikarna är följande: Steginställningar: Användarsteget kopplas här till en Regelgrupp (som i sin tur innehåller en eller flera distributionsregler). Steget kopplas också till en Funktion, i exemplet nedan Attest leverantörsfaktura. Åtgärder: Åtgärder, de olika behandlingsval som ska finnas tillgängliga för användare i steget, väljs här. Det finns också parametrar avseende automatisk attest, t ex Tvåstegsattest vilken innebär att om samma användare behandlar fakturan i två efter varandra följande användsteg så blir fakturan automatisk attesterad i det senare steget. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 10

12 Mottagare: Här begränsas vid behov vilka användare/roller som ska finnas tillgängliga för olika typer av distribution. För kännedom gäller åtgärden Informera och Vidarebefordra gäller för åtgärden Vidarebefordra. Manuell distribution gäller för åtgärden Distribuera (begränsningar för Manuell distribution slår igenom även i registreringsbilden) Deadline: Uppsättning av olika påminnelseutskick, eskaleringar och automatiska attester görs här. Den vanligaste typen av deadline är påminnelse till användare som har obehandlade uppgifter/fakturor i sin uppgiftslista. I exemplet nedan skickas påminnelse till användaren 6 dagar innan den förfaller (se rad 1). Man kan också ange att uppgiften/fakturan ska gå vidare/eskaleras till användares arbetsledare efter viss tid (se rad 3), eller att den helt enkelt attesteras automatiskt (se rad 4). Med utför Eskalering enligt Regel menas att fakturan eskaleras framåt enligt eskaleringssekvensen för den distributionsregel som fakturan är kopplad till (se rad 5). Aktivering av P i kolumnen längst till höger innebär att deadlinen gäller även för parkerade fakturor. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 11

13 Systemadministration: Under Ändra hantering anges om användare i steget ska tillåtas ändra konteringen på fakturan och vad som i sådana fall ska hända; fullständig omfördelning, omfördelning inom steget eller ingen ny distribution. I sektionen Attestalternativ specificeras andra funktioner, t ex om lösenord ska krävas vid frakturbehandling (Användarvalidering vid sparande). I fältet Steganvisningar kan informationstext tillhörande steget skrivas, max 255 tecken. Texten visas överst i bilden i Attest leverantörsfaktura i Self Service. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 12

14 3.2 Distributionsregler Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Distributionsregler Distributionsregler används för att distribuera uppgifter i flödet, exempelvis kostnadsrader tillhörande en faktura. De kan byggas på många olika sätt, rekommendationen är dock att hålla antalet nere eftersom de annars kan bli svåra att överblicka och underhålla. Begrepp och relationer används med fördel i reglerna för att hålla antalet nere. Ofta utgår man från värden i konteringssträngen och hittar kopplingar till användare (attestanter) utifrån det. I processdefinitionen ska varje användarsteg kopplas till en Regelgrupp. En regelgrupp kan innehålla flera regler. Bilden är uppdelad i två sektioner, Dataspecifikation (vad som ska gälla för att regeln ska slå till) och Distribution. Dataspecifikation behöver inte alltid anges, men Distribution ska där anges för den bestämmer till vem en fakturarad ska distribueras. Vad gäller namnsättning på regelgrupper rekommenderas att de innehåller namnet på elementtypen ( IIN för inkommande faktura) samt att det framgår vilket användarsteg de tillhör. Ofta underlättar det vid framtida förändringar i reglerna om regelgrupperna inte används gemensamt för flera olika elementtyper. Regler tillhörande en Regelgrupp ska prioriteras. Den mest unika regeln ska ha högst prioritet (t ex 10) och den mest förekommande regeln ska ha lägst prioritet (t ex 90). Lämna gärna mellanrum mellan numren för framtida behov av nya regler. Att ta med regelns prioritering i namnet kan vara ett tips. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 13

15 Regeln i exemplet ovan säger att om konteringen innehåller ett kostnadsställe, vilket som helst, så ska fakturaraden först gå till den resurs som är kopplad via relation på kostnadsstället. Eventuella belopp angivna i regler gäller både debet- och kreditbelopp (s.k. absoluta värden ). Kolumnen Sek (sekvens) anger i vilken ordning mottagarna ska få uppgiften. Eskaleringssekvens (längst till höger) används i kombination med fliken Deadline i processdefinitionen och gör att fakturan eskaleras framåt enligt eskaleringssekvensen enligt uppsatt deadline. När ingen giltig användare hittas enligt distributionsregeln skickas uppgiften istället till arbetsledaren uppsatt i Inställningar för gränser och arbetsledare, i annat fall hamnar den i bilden Poster för uppföljning. 3.3 Inställning meddelanden Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Meddelanden/Inställning meddelanden I bilden Inställning meddelanden kan sex typer av meddelanden sättas upp. Meddelandena kan skickas som mail, sms eller visas som meddelanden (alerts) i Agresso. Själva textinnehållet skrivs i bilden Meddelandemallar. Börja med att avgöra om meddelandet ska definieras specifikt för en viss elementtyp, t ex Inkommande faktura, eller gälla generellt för alla elementtyper. Kryssa i boxen Alla elementtyper om det ska vara generellt, om inte så välj elementtyp i kolumnen Elementtyp (se rad 7 i bilden nedan). De fyra olika meddelandehändelserna är följande: Meddelande om ny uppgift: meddelar om ny uppgift för behandling. Meddelande till ersättare: meddelar ersättare om ny uppgift för behandling. Deadline: meddelanden som aktiveras via s.k. deadlines definierade i processdefinitionen. Påminnelse (till användaren) eller Eskalera (till användarens arbetsledare) ska väljas i kolumnen Åtgärd. Systemdefinierad åtgärd: meddelanden kopplade till åtgärderna Eskalera eller Vidarebefordra. Välj Eskalera eller Vidarebefordra i kolumnen Åtgärd. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 14

16 Aggregerad: Tillåt: Meddelandet, oftast mail, kan schemaläggs för att skickas ut samlat vid viss tidpunkt istället för ett mail per uppgift/faktura. Kryssa i boxen för att aktivera schemaläggningsbilden. Ja/Nej avgör om användaren själv ska kunna stänga av sina mail i Self Service (Min anställning/alternativ) Meddelandemallar För att skapa ny eller ändra befintlig meddelandemall klicka på Meddelandemallar under verktyg när du står på en händelserad i bilden Inställning meddelanden. Klicka sen på knappen Mallredigeraren för att skapa/ändra mallen. Behåll (F11) när du är klar med redigeringen och Behåll igen i bilden Meddelandemallar. Avsluta med att Spara (F12) i Inställning meddelanden. Exempel på en e-postmall för Meddelande om ny uppgift som gäller generellt för alla elementtyper: 3.4 Dokumentarkiv Agresso Gemensam/Dokumentarkiv Dokumentarkivet är ett centralt arkiv som används för olika typer av dokument man har behov av och som nås från olika bilder i Agresso via ikonen för dokumentarkivet. Under menypunkten Dokumentarkiv finns funktioner för skanning och import av bilder och här finns också Fråga dokumentarkiv. För inkommande fakturor bör det finnas två dokumenttyper, en för själva fakturabilderna samt en för eventuella bilagor som kopplas till en faktura. Bilden Dokumenttyp har fyra flikar: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 15

17 Dokumenttyp: Vilken huvudtyp som dokumentet ska tillhöra anges i fältet Dokumentnyckel, vilket för inkommande fakturor är Huvudbokstransaktion. Nyckel ID som pekar mot en behandlingskod ska vara Registrering av inkommande fakturor. Här definieras även lagringsstrukturer för dokumenten med mera. Datainmatning: Koppling till elementtyp Inkommande faktura samt val av datainmatning och eventuell serverprocess. 1 UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 16

18 Index: Index tilldelas automatiskt utifrån val av Dokumentnyckel och Nyckel ID. Fler index kan kompletteras vid behov (gäller främst internt skannade fakturor). Tillåt parkerade värden och Tillåt stängda värden aktiveras när det ska vara tillåtet att ange parkerade och/eller stängda indexvärden. Tillgång: Fliken är tillgänglig enbart när Dokumentnyckel är Begrepp och Nyckel ID är RESURS och är alltså inte relevant för fakturor. Används för att begränsa åtkomst till sekretessbelagda dokument. 3.5 Elementtyper Systemadministration/Systemunderhåll/Systeminställning/Elementtyper En elementtyp kan motsvara en behandlingskod, ett begrepp eller en kombination av dessa. Bilden Elementtyper är företagsgemensam, var därför uppmärksam på att ändringar här slår igenom i alla företag/klienter. Viss grundläggande uppsättning för arbetsflöden, t ex för Inkommande fakturor, görs här. Bland annat styrs vilka kolumner som visas, och i vilken ordning, i bilderna Transaktioner arbetsflöde och Poster för uppföljning. Detta görs i kolumnen Postinformation och Sortering i Detaljer elementtyp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 17

19 Resultat i Transaktioner arbetsflöde. I kolumnen Loggvärde i Detaljer elementtyp bör så få kolumnnamn som möjligt aktiveras eftersom workflowtjänsten tyngs ner. Agreggering av elementtyp behövs enbart vid användning av distributionsregler baserade på belopp. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 18

20 3.6 Definition ersättare Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Fasta register/definition ersättare Under menypunkten Definition ersättare anges och administreras användares arbetsledare och ersättare. Här finns också tillhörande frågor Inställningar för gränser och arbetsledare Användaruppgifter Användaruppgifter (flik 1) används för att sätta upp gränser för autoattest för en viss användare. Ett belopp anges upp till vilket systemet utför en autoattest åt användaren. Arbetsflödet tittar automatiskt alltid mot gränser i bilden Användaruppgifter vid användning av en distributionsregel som har beloppgränser. Vid regler utan belopp sker ingen kontroll mot gränserna. Dessutom sker kontrollen enbart i följande två fall: Belopp angivet i Gränser initierade poster kontrolleras när första uppgiftsägaren (attestanten) i flödet är samma person som den som startade flödet, exempelvis den som ankomstregistrerade. Om beloppet i Gränser initierade poster understigs blir uppgiften/fakturan automatattesterad Belopp angivet i Gränser allokerade kostnader kontrolleras när Resurs används som konteringsdimension i kombination med att distributionsregeln använder begreppsid Resurs för att hitta mottagare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 19

21 Om fakturan är konterad med samma resurs som distributionsregeln pekar mot blir fakturan automatattesterad om beloppet i Gränser allokerade kostnader understigs. För både Gränser initierade poster och allokerade kostnader gäller att om beloppet överstigs, eller om inget belopp alls är angivet, distribueras fakturan till användarens arbetsledare. Om sådan saknas går fakturan till Poster för uppföljning. Inställningen kan göras generellt, för en viss elementtyp, eller för en viss roll. För att helt undvika dessa gränser för autoattest kan de ignoreras genom att ange ett högt belopp för gränserna ( ,99). Det är då enbart distributionsregeln och dess beloppsgränser som gäller. När inget belopp finns angivet, alternativt 0,00, betyder det att användargränsen är 0, dvs det finns ingen beloppsgräns för autoattest av användaren, därmed skickas alla rader till användarens arbetsledare. I Poster för uppföljning ges meddelandet Skulle ha eskalerats, men ingen arbetsledare har definierats när arbetsledare saknas. Enklast korrigeras detta genom att ange arbetsledare för användaren och skicka ut fakturan igen från Poster för uppföljning via Distribuera om arbetsflöde; Ursprunglig version Fullständig omfördelning. Inställningar för arbetsledare För inkommande fakturor behövs arbetsledare när eskaleringsfunktioner används i flödet, t ex när åtgärden Eskalera finns med vid behandling av fakturor, när det finns en deadline uppsatt för att eskalera en uppgift vidare till en arbetsledare, när gränser för autoattest är satta eller när den s k tvåhandsprincipen används. Gör så här: Välj den användare för vilken du vill sätta upp en arbetsledare i fältet för Anv. I Inställningar för arbetsledare (flik 2) välj Typ Generell om arbetsledaren ska gälla för alla elementtyper, eller Elementtyp om det gäller enbart för en specifik elementtyp, t ex Inkommande faktura. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 20

22 Välj sedan från var arbetsledaren ska hämtas, Från lista eller om möjligt från en relation. Från datum och Till datum anges när arbetsledaren är giltig. Se till att bara ha en giltig/aktiv arbetsledare per användare och elementtyp Administrera arbetsflöde för ersättare En ersättare är en användare som tillfälligt har rätt att behandla en annan användares arbestflödesuppgifter, t ex attestera dennes fakturor, vilket används vid semester och annan frånvaro. Vid aktivering av ersättare finns uppgifterna både hos den ursprunglige användaren och hos ersättaren, "försttill-kvarn gäller. Ersättaren ärver ordinarie användares behörighet. I Administrera arbetsflöde för ersättare definieras vilken/vilka ersättare en användare har. Det finns tre olika sätt att hämta ersättare. Vid valet Från lista i kolumnen Hitta ersättare väljs en eller flera användare från vänstra listan Disponib. och överförs till högra listan Valda. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 21

23 Via annan relation används när ersättaren ska hämtas via ytterligare en relation. T ex i resursregistret finns en relation till kostnadsställe, som i sin tur har en relation till resurs eller användare. Den relaterade resursen/användaren visas i listan för Valda. Via Relation för begrepp hämtas ersättaren från en relation till resurs i resursregistret, alterntivt relation till användare för begreppsvärdet Anv. Den relaterade resursen/användaren visas i listan för Valda Mina ersättare En användare kan själv aktivera ersättare via bilden Mina ersättare. Bilden finns i både Smart Client och Self Service (under menypunkten Min anställning/alternativ). Fältet Arbetsflödesanvändare är låst till den inloggade användaren. Enbart ersättare angivna i Administrera arbetsflöde för ersättare är valbara. Ange det datumintervall då ersättare behövs i Frånvarodatum från och Frånvarodatum till. I sektionen Ersättare anges Elementtyp (E) om ersättaren enbart ska gälla för en viss typ av uppgift. Generell (G), anges om ersättaren ska gälla för alla elementtyper. Välj därefter Ersättare samt datum när ersättaren är aktiv i Giltig från och Giltig till. Flera ersättare kan läggas till med olika, eller överlappande, datum. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 22

24 3.6.4 Tilldela ersättare Tilldela ersättare är samma bild som Mina ersättare med skillnaden att fältet Arbetsflödesanvändare inte är låst. Här kan ersättare tilldelas, t ex när ordinarie användare själv inte har möjlighet. Enbart ersättare angivna i Administrera arbetsflöde för ersättare är valbara. Ange det datumintervall då ersättare behövs i Frånvarodatum från och Frånvarodatum till. I sektionen Ersättare anges Elementtyp (E) om ersättaren enbart ska gälla för en viss typ av uppgift. Generell (G), anges om ersättaren ska gälla för alla elementtyper. Välj Ersättare samt datum när ersättaren är aktiv i Giltig från och Giltig till. En användare kan ha flera ersättare med olika, eller överlappande, datum. Vid Frånvarustatus Jag är inte på kontoret just nu ska Frånvarodatum anges. Vid spara med Frånvarustatus Jag är på kontoret så aktiveras inte ersättaren men skapas raden med ersättaren upp och visas i Self Service från början, dvs användaren behöver inte lägga till ny rad för ersättare, den ligger klar för aktivering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 23

25 Vid aktivering av ersättare så informeras ordinarie arbetsflödesanvändare (attestant) om sin/sina ersättare vid behandling av en uppgift, t ex en faktura. Ersättaren får motsvarande information om vem denne är ersättare för. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 24

26 3.6.5 Fråga arbetsledare och ersättare per användare Ersättare per användare Frågan visar vilka användare som har vilken/vilka ersättare, giltighetstiden etc. Frånvarustatus 1 och 2 är koderna för Jag är inte inne på kontoret just nu respektive Jag är inne på kontoret. Frågan kan ställas som utökad fråga och även öppnas som browserfråga. Arbetsledare per användare Här visas vilka användare som har vilken arbetsledare, hur de hämtas etc. Frågan kan ställas som en utökad fråga och även öppnas som browserfråga Fråga saknad arbetsledare och ersättare Användare saknar arbetsledare Via denna fråga söker man snabbt fram vilka användare som saknar arbetsledare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 25

27 Användare saknar ersättare Här framgår vilka användare som saknar ersättare. Frågan speglar ersättare upsatta i bilden Tilldela ersättare. Användare som enbart har ersättare kopplade i Administrera arbetsflöde för ersättare kommer alltså att visas i sökresultatet. 3.7 Verifikationstyper Agresso Gemensam/Fasta register/verifikationstyper Verifikationstyperna för inkommande fakturor har behandlingskod (BK) 1 för registrering och 2 för bokföring. BK i och 2 är samlande behandlingskod för leverantörsfakturor, inköpsfakturor och avtalsfakturor (tidigare BK 7, 3, 44, 45, 18 och 19). I och med Inkommande faktura kan registrering och bokföring av alla tre fakturatyperna ske i samma registreringsbild; Registrering inkommande fakturor och Bokföring inkommande fakturor. Exempel: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 26

28 3.8 Preliminärkostnadskonto Agresso Gemensam/Kodplan/Kontoplan Vid registrering och filinläsning av elektroniska fakturor används ofta ett preliminärkostnadskonto som sedan omkonteras vid attest av fakturan. Kontot sätts i systemparameter EI_SUPP_DEF_ACCOUNT. Det preliminära kontot bör kopplas till en konteringsregel där de konteringsbegrepp som styr fakturaflödet är satta till Ska anges (obligatorisk). I exemplet nedan är begreppet KST (Dimension 1) satt till Ska anges. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 27

29 4. Hantering av fakturor i Smart Client Elektronisk fakturahantering börjar med att fakturabilden tas in i systemet via skanning, Dokumentladdning och Import för registrering. Därmed kan fakturan registreras och distribueras i arbetsflödet. Alternativt sker registrering och distribution i samband med inläsning av fakturor med rapporten EI02 Import av fakturor. Kontering och attest av fakturan, vanligen i Self Service, är nästa steg och därefter kan fakturan bokföras och bli klar för utbetalning. I det här kapitlet beskrivs registrering och hantering av elektroniska fakturor. 4.1 Import av fakturor (EI02) Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/registrering/import elektronisk faktura/import av fakturor När fakturor levereras med fil används serverprocessen EI02 Import av fakturor för att importera dem, inklusive eventuella fakturabilder, till Agresso. Filen (xml) ska ligga i Agressos mapp för Data Import. I och med inläsningen registreras och distribueras fakturorna i arbetsflödet för inkommande fakturor. Beskrivning av några av rapportparametrarna i EI02 Import av fakturor Filnamn: Bunt ID: Här anges hela filnamnet inklusive filändelse. Unikt per inläsning, sätts automatiskt. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 28

30 VT inkommande faktura: Verifikationstyp för registrering av inkommande faktura (BK 1). Period: Anger den period i vilken fakturorna ska registreras. Kombinerad matchning: Används för match mot rätt leverantör och kräver match mot både organisationsnummer och bankgiro/plusgiro/bankkonto i kombination. Ingen leverantör matchas om träff enbart mot ett av värdena. När paramtern inte är aktiverad är träff mot ett värde är tillräckligt för att match mot leverantören ska ske. Prioritering sker i följande ordning; leverantörsnr, GLN/EAN-kod, organisationsnummer, bankgiro, plusgiro, bankkonto, momsregistreringsnr (vid träff mot flera leverantörer (dubbletter) väljs första leverantörsnummer där matchning sker). Momsbelopp på fakturan: När parametern är aktiv hämtas momsbeloppet från filen. Annars beräknas moms från momskod på leverantören alternativt från konteringsregeln. Fakturabehandling: Dokumenttyp: Kör om: Distribuera HB-rader gör så att både leverantörsskuld och kostnad genereras och kostnadsrader skickas ut i flödet baserat på distributionsreglerna. Valet Ingen behandling innebär att enbart leverantörsskuldsrad skapas. Fakturor görs då tillgängliga för kompletterande registrering och distribution i registreringsbilden. Den Dokumenttyp som fakturabilderna ska tillhöra. Vanligen finns en särskild dokumenttyp för fakturor inlästa med EI02. Aktiveras vid inläsning av rättade fakturor i bilden Underhåll faktura. Använd Bunt ID som föreslås EI02-listor i Underhåll beställda rapporter Rapporten EI02 Import av fakturor skapar listor över inlästa fakturor. Gå till Underhåll beställda rapporter och dubbelklicka på raden för rapporten för att öppna listorna. Följande EI02-listor kan förekomma: EI02g: visar korrekt inlästa inkommande fakturor (BK 1). Motsvarar tidigare EI02b (BK 7). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 29

31 EI02h: EI02i: fellista för inkommande fakturor (BK 1) som visar fakturor som hamnat i bilden Transaktioner arbetsflöde. Motsvarar tidigare EI02d (BK 7). Felorsak finns angiven och kan t ex bero på att leverantören inte hittats, bokföringsfel (t ex ogiltigt konteringsvärde), eller att fakturan av någon anledning inte balanserar. Fakturorna får oftast status Kräver manuell behandling i Transaktioner arbetsflöde och korrigeras och distribueras i registreringsbilden. fellista för inkommande fakturor (BK 1) som hamnat i bilden Underhåll faktura. Motsvarar EI02f (BK 7) Underhåll faktura Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/registrering/import elektronisk faktura/underhåll faktura Underhåll faktura (EI04) är en underhållsbild som bör kontrolleras och rensas regelbundet så att fakturor inte blir liggandes här. Fakturorna har ännu inte tilldelats verifikationsnummer. Felorsak kan vara att fakturanumret redan finns för leverantören, att det finns flera fakturor med samma fakturanummer från samma leverantör i filen, verifikationspost för perioden saknas, valutakod saknas eller att det är samma sökväg till en fakturabild för flera fakturor i filen. Dessa fakturor visas med felorsak på EI02i-listan Exempel EI02i.lis med meddelande om att fakturanumret redan finns. Vanligaste orsaken till att en faktura hamnar i Underhåll faktura är att fakturanumret inte är unikt för leverantören. Om fakturan är en dubblett kan raden raderas, i annat fall kan den läsas in. Gör på följande sätt: 1 Öppna bilden Underhåll faktura. 2 Sök fram fakturor med status E (error) i kolumnen Status. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 30

32 3 Ta ställning till om fakturan ska läsas in eller om det är en dubblett och därför ska raderas. Dubbelklicka på raden så visas fakturabilden till höger där t ex fakturanumret kan kontrolleras. Sök på fakturanumret i Agresso för att se om det redan finns. 4 Om fakturan är en dubblett och ska tas bort så markera raden. Gå till Redigera och välj Radera rad. Spara (F12). Fakturan är nu borta men bilden är sökbar via Fråga dokumentarkiv utan verifikationsnummer. 5 Om fakturan ska läsas in måste fakturanumret ändras till ett för leverantören unikt nummer i fältet för Fakturanr (F2 aktiverar fältet). Ändra E till N (normal) i kolumnen Status. Spara (F12). 6 Öppna rapporten EI02 Import av fakturor och aktivera rapportparametern Kör om. Använd det Bunt ID som föreslås, det ska inte ändras. Filnamn ska inte anges. 7 Gå till Underhåll beställda rapporter och titta på rapportutskriften för att se hur inläsningen gick. Förväntat resultat är EI02g.lis. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 31

33 4.2 Dokumentladdning och Import för registrering Detta avsnitt tar upp några av de funktioner som finns under Dokumentarkiv Dokumentladdning Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Dokumentladdning/Dokumentladdning Dokumentladdning är ett annat sätt att ta in fakturabilder till Agresso. Dokumentladdning kan användas både för att skanna pappersdokument och för att ladda in redan befintliga bildfiler. Det är möjligt att skanna in flersidiga fakturor som s.k. multi-tiff (flera sidor/bilder i samma tiff-fil) vid aktivering av parametern DS_LOAD_MULTIPAGE_TIFF. Flersidiga fakturor kan också laddas separat och sedan länkas ihop i dokumentladdningsbilden. Gör så här för att ladda dokument: 1 Öppna bilden Dokumentladdning. 2 Klicka på Ladda i verktygsmenyn för att öppna bilden där skanningen och laddningen sker av dokument som ska importeras. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 32

34 Bilden Ladda öppnas där följande inställningar ska göras: Dokumentladdnings ID: Ladda typ: Dokumenttyp: Indexmall: Använd streckkoder: Välj [NY] i rullisten och tabba för att få nästa lediga id-nummer. Skanna dokument väljs om skanner är kopplad och Använd dokumentmatare när fler än ett dokument ska skannas (annars tar skannern bara det första pappret). Vid laddning av redan befintliga bildfiler väljs Mapp när samtliga bilder i en mapp ska laddas, och Fil för att ladda in en fil i taget. Klicka på Bläddra för att söka fram mappen eller bildfilen. Välj Dokumenttyp som fakturabilderna ska tillhöra. Val när Indexmall för dokumenttypen finns. Tillhörande uppsättning krävs (används sällan). Aktiveras när streckkoder finns på fakturabilderna vid laddningen för att få automtiskt sidnumrering vid flersidiga fakturor. Tillhörande uppsättning krävs (används sällan). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 33

35 Använd OCR-tolkning: Radera lokal kopia: Index: Efter inställningarna kan laddningen börja. Gör så här: Aktiveras när dokumenten ska sändas till Agressos egen tolkningsmotor. Tillhörande uppsättning krävs (används sällan). Innebär att filerna/filerna i mappen raderas vid laddningen. Valet är möjligt vid laddning via Fil eller Mapp. Här visas dokumenttypens index. I kolumnen Värde visas eventuella förvalda värden som gäller för alla dokument som laddas mot dokumenttypen. 1 Klicka på Ladda nere till vänster i bilden för att starta skanningen/ laddningen. Antalet laddade sidor visas till höger om Ladda. 2 Stäng bilden Ladda för att komma tillbaka till Dokumentladdning. 3 Välj aktuellt dokumentladdningsid, tabba och sök. I översta delen av bilden finns nu en rad för varje skannad bild. Genom att stå med markören på en rad visas fakturabilden nedtill i fönstret. Alla bilder markeras som förstasidor i och med kryss i kolumnen Framsida. Vid en flersidig faktura ska Framsida avmarkeras för sidan två etc, och de avmarkerade raderna ska ligga under/efter förstasidan. Flytta en rad/bild genom att markera den och klicka på upp- och nerpilarna till vänster. I sektionen för Index finns möjlighet att registrera värden så som leverantörsnummer och fakturanummer som sedan följer med fakturan till registreringsbilden. Index sätts bara på fakturans förstasida. För att ta bort en bild ska boxen längst till vänster (S, select row) kryssas i för raden. Välj Radera rad via verktyg. Raden markeras då med ett streck istället för ett nummer. Spara sedan (F12). Det är möjligt att rotera en bild, t ex från stående till liggande. Klicka då på bilden och använd rotationsknapparna i listen ovanför. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 34

36 I menyfältet i finns olika funktioner för att ändra flera rader samtidigt. Kryssa i S(select)-boxen till vänster för de rader som ska ändras. Ställ in OCR-status: Ställ in dokumentstatus: Ange undersidor: Ställ in dokumenttyp: Skriv in kommentar: Byt företag: Ingen/För OCR-tolkning (används sällan). Utkast betyder att dokumentet är aktivt. Ett dokument kan också sättas till Parkerad. Förklaring saknas. Används för att byta dokumenttyp på fakturabilder. Ett fönster öppnas där nya dokumenttypen väljs. Klicka sen på OK. Används för att skriva samma kommentar till flera rader. Ett fönster öppnas där kommentaren skrivs. Klicka sen därefter på OK och kommentaren kopieras till de valda raderna. Kommentaren kan ses i bilden Registrering av dokument. Används för att skicka fakturabilden till ett annat företag. Förutsätter att gemensamt dokumentbibliotek används för företagen. Dokumentet blir tillgängligt i bilden Registrering av dokument i det företag man byter till. 4 Spara (F12) när alla önskade korrigeringar är gjorda Import för registrering Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Import/export försystem/import för registrering Serverprocessen Import för registrering (DS03) används för att importera de laddade fakturabilderna så att de blir tillgängliga för registrering. Ange Dokumentladdnings ID som Bunt ID. Parametern Xml-utdata behöver inte vara aktiv. Spara (F12) för att beställa rapportkörningen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 35

37 Rapportutskriften för Import för registrering (DS03) visar importresultatet. I och med detta finns fakturabilderna redo för registrering via bilden Registrering av dokument (DS25). Bilden finns både under Dokumentarkiv och under verktyg i Registrering inkommande fakturor. Vid importfel visas Status E (error) i rapportutskriften samt felmeddelande. Korrigering sker i bilden Underhåll dokument för registrering (Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Import/export försystem). Ett exempel är när fel dokumenttyp valts vid dokumentladdningen, vilken då kan ändras i underhållsbilden. Spara ändringen och starta Import för registrering igen med rätt Bunt ID. 4.3 Registrering inkommande faktura Agresso Ekonomi/ Inkommande fakturor/registrering inkommande fakturor Inkommande fakturor används för registrering och bokföring av tre olika typer av fakturor; leverantörs-, inköps och avtalsfakturor. Det förutsätter att det finns verifikationstyper uppsatta mot behandlingskod 1 och 2. Fakturor laddade via Dokumentladdning finns tillgängliga i bilden Registrering av dokument och fakturor importerade med EI02 Import av fakturor visas i Transaktioner arbetsflöde. Registrering av dokument och Transaktioner arbetsflöde nås via verktyg i registreringsbilden Registrering inkommande fakturor. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 36

38 Registrering av dokument är en översiktsbild över laddade fakturor klara för registrering. Eventuella kommentarer och index som angetts i samband med dokumentladdningen visas här. Fakturabilden visas när du står med markören på raden och klickar på Visa dokument i verktygsmenyn. Via Begär underhåll i verktyg kan bilden skickas tillbaka till dokumentladdning om den t ex är suddig och behöver laddas om. Kryssa i S-boxen till höger om raden/bilden och klicka på Begär underhåll. Ange kommentar om varför bilden skickas tillbaka i rutan som dyker upp, klicka på OK och därefter finns bilden som parkerad i Underhåll dokument (Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Dokumentladdning). Fler bilder kan skickas för underhåll samtidigt genom att aktivera S-boxen på flera rader. Transaktioner arbetsflöde ger en översikt över alla registrerade ej bokförda fakturarader. Kolumnen Status arbetsflöde visar radens status och Steg visar vilket processteg den ligger i. I kolumnen Behandlas av (längst till höger i bilden) visas om fakturan redan är under behandling av någon annan för att undvika att välja samma. Bilden Transaktioner arbetsflöde beskrivs mer utförligt i kapitlet Flödeshantering vid elektronisk fakturahantering. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 37

39 Registrering av faktura för distribution i arbetsflödet 1 I Registrering inkommande fakturor öppna Registrering av dokument eller Transaktioner arbetsflöde och sök (F7). 2 Dubbelklicka på en rad för att hämta in fakturan i registreringbilden. Fakturabilden visas till höger. Ikonerna för att zooma in och ut, rotera och växla mellan fakturasidor aktiveras vid klick på bilden. 3 Komplettera fakturainformation, kontera och Spara (F12). Fältet för Order/Avtal ska inte fyllas i vid registrering av leverantörsfaktura. I registreringsbilden finns två fält som hör samman med elektronisk fakturahantering. Fältet Ref.nr används vid registrering av kreditfaktura för att ge hänvisning till debetfakturans fakturanummer. Referensen/fakturanumret blir klickbart i attestbilden och visar då debetfakturans kontering och fakturabild. Fältet Behörighetskod används för att exkludera fakturan från bokföring via rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor. Tillhörande uppsättning krävs. Fältet kan aktiveras via Fönsteralternativ så att det även blir tillgängligt även från attestbilden i Self Service. (Fältet Hoppa över varumottagning gäller inköpsfakturor.) UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 38

40 4 Klicka på OK i rutan för verifikationsnumret. Bilden Manuell distribution visas till höger. Om Manuell distribution ska visas eller inte styrs via parametern VP10_SHOW_MAN_DIST. Beskrivning av bilden Manuell distribution: Status: Processteg: Regel: Manuell: Kommentar: Roll- och användarfilter: Aktiv betyder att det är till det steget fakturan kommer att distribueras vid spara (F12). När fakturan är behandlad i det steget går den vidare till steget markerat Avvaktar. Användarstegen i processdefinitionen som fakturaraden ska passera (i exemplet Kontrollattest (markerat) och Slutattest). Genom att markera ett steg visas vilken/vilka användare fakturaraden kommer att skickas till i listan Valda användare och roller nedanför. Kryss betyder att distributionen ges automatiskt från en distributionsregel. Kryss betyder att distributionen skett manuellt genom att flytta över användare från listan Tillgängliga användare och roller till listan Valda användare och roller. För över genom att markera och dubbelklicka på ett namn, alternativt markera namnet och klicka på högerpilen. Distributionsmetoderna Regel och Manuell kan användas samtidigt. Här kan meddelande skrivas till dem som ska behandla fakturan. Texten loggas men är inte sökbar. Fält för att söka en viss användare eller roll. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 39

41 Tillgängliga användare och Visar alla tillgängliga arbetsflödesanvändare i roller: företaget Valda användare och roller: Visar användare i markerat processteg som kommer att få fakturaraden som uppgift. Föregående rad/nästa rad: Används vid fakturor med flera konteringsrader för att skifta mellan raderna och se distributionen för respektive rad. I ordning/samtidigt: Vid flera användare i listan Valda användare och roller finns möjlighet att välja om de ska få uppgiften i följd efter varandra eller samtidigt. 5 Avsluta alltid genom att Spara (F12), även om inga ändringar i distributionen är gjorda. Fakturan går nu ut i arbetsflödet för attest. 6 Klicka på pilarna uppe i verktygsfältet, t ex Nästa, för att ta fram nästa faktura för registrering faktura. Om sortering är gjord i bilden Transaktioner arbetsflöde väljs nästa faktura enligt sorteringen Funktioner i Registrering inkommande fakturor Under verktyg i registreringsbilden finns funktioner för olika typer av hantering av inkommande fakturor. Byt företag: Vid flera företag/klienter kan man byta företag för en registrerad faktura så länge den inte är bokförd. Se vidare förklaring på nästa sida. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 40

42 Registrering av dokument: Transaktioner arbetsflöde: Kommentar arbetsflöde: Order/Avtal: Manuell distribution: Ändra fakturatyp: Översiktsbild över laddade fakturabilder klara för registrering. Via Visa dokument visas fakturabilden för markerad rad. Visar alla registrerade fakturarader, oavsett om de är i arbetsflödet eller inte, fram till dess de blivit bokförda. Visar en fakturas alla kommentarer. Stå med markören på den kostnadsrad för vilken du vill se kommentarer (C-boxen har kryss). Gäller för fakturatyperna inköps- och avtalsfaktura för att ange inköpsordernummer och avtalsid. Beskrivs inte i denna dokumentation. Används för att omdistribuera en faktura. Välj mellan Omdistribuera (skicka om hela fakturan från början) och Ändra (lägga till användare i flödet för en eller flera rader). Används inte för inkommande fakturor. Byta företag på registrerad faktura Gör så här: I registreringsbilden, klicka på Byt företag under verktyg. Ange sedan klientkoden för det företag till vilket fakturan ska flyttas. Klicka på OK. Kontrollfråga ställs. Därefter sker automatiskt länkning till registreringsbilden i det mottagande företaget. Förutsättningar: användaren ska ha relevant behörighet i både ursprungsföretaget och i det mottagande. Det mottagande företaget ska ha dokumenttypen uppsatt på samma sätt som det ursprungliga företaget (samma Dokumentnyckel och Nyckel-Id). Notera att om systemparametern POSTARRIVE är aktiv kommer det att bli hål i verifikationsnummerserien i ursprungsföretaget. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 41

43 4.4 Bokföring Efter attest av fakturan är den klar för bokföring. Det finns två sätt att bokföra; ett sätt är i registreringsbilden Bokföring inkommande fakturor där fakturor bokförs en i taget, det andra sättet är med rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor (EI03) som bokför flera fakturor samtidigt Bokföring inkommande fakturor Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/registrering/bokföring inkommande fakturor Gör så här för att bokföra en faktura i bilden Bokföring inkommande fakturor: 1 Öppna bilden Transaktioner klara för bokföring som ligger under verktyg och sök fram attesterade fakturor med Status arbetsflöde Avslutad. Status Avslutad betyder att fakturan är klar i attestflödet (slutattesterad). Statusen Inget arbetsflöde kan också finnas i denna bild och innebär att fakturan inte har aktiverats för arbetsflöde. 1 2 Dubbelklicka på önskad faktura för att hämta in den i bokföringsbilden. A-kolumnen (arbetsflöde) ska vara T vilket betyder avslutad (terminated). Arbetsflödet kan ses genom att dubbelklicka på kostnadsraden. När boxen i kolumn C har ett kryss finns det en kommentar i arbetsflödet. Kommentarer visas t ex via Kommentar arbetsflöde i verktygsmenyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 42

44 3 Gör eventuella justeringar och Spara (F12). Tips: Skapa en mall under Arkiv/Fönsteralternativ där C (kommentar) och A (arbetsflödesstatus) är aktiverade Definitivbokföring attesterade fakturor Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/registrering/definitivbokföring attesterade fakturor Rapporten Definitivbokföring attesterade fakturor (EI03) är en serverprocess som bokför flera fakturor samtidigt, förutsatt att de har flödesstatus Avslutad. Bokföring inkommande fakturor. Rapporturvalet kan begränsas på leverantörsgrupp, period- och leverantörsnummerintervall. Urval kan också göras för att utesluta fakturor där fakturabeloppet överstiger visst belopp i Bel.tak, och för att exkludera fakturor som inte varit i arbetsflödet i Exkl.ej distr. fakturor. Parametern Uteslut attestkod är till för att utesluta fakturor märkta med attest/behörighetskod. För att exkludera fakturor konterade med visst/vissa konton används parametern Ej i kontolista. För att välja flera konton skriv in tre punkter ( ) och sen tabba ur fältet; då öppnas en lista där flera konton kan väljas. Fakturor som exkluderats från EI03-körningen ligger kvar registreringsbilden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 43

45 Verifikationsnummer är en parameter som aldrig behöver fyllas i, den sätts av systemet och värdet är verifikationsnumret för bokföringen. Det sätts enbart när man startar EI03 från huvudprocessen, dvs när EI03 ligger som ett processteg i processdefinitionen. EI03 startar då separat för varje faktura som blir klar (status Avslutad) i flödet. Definitivbokföring attesterade fakturor kan schemaläggas. I Underhåll beställda rapporter finns rapportutskriften för EI03 vilken säger Report ended ok. EI03 startar i sin tur GL07 Inläsning av försystemstransaktioner automatiskt. Rapportutskriften för GL07 visar bokförda verifikat. Eventuell GL18B visar periodiseringsverifikat. Vid GL07-fellista hamnar alla fakturorna i Underhåll av försystemstransaktioner där felet/felen rättas, sparas, och sen kan buntid t läsas in igen via Inläsning av försystemstransaktioner. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 44

46 4.5 Flödeshantering vid elektronisk fakturahantering I Agresso finns två bilder för flödeshantering av inkommande fakturor: Registrering inkommande faktura/transaktioner arbetsflöde Poster för uppföljning Transaktioner arbetsflöde Transaktioner arbetsflöde (WF03) visar alla fakturor fram till dess de är bokförda. Urval per kolumn kan göras på grå sökraden. Eventuell kommentar visas ovanför tabellfältet när markören står på en fakturarad. Om kommentaren är lång klicka på Logg arbetsflöde under verktyg för att se hela kommentaren. I kolumnen Status arbetsflöde visas en fakturarads flödesstatus. Kolumnen Steg visar det användarsteg i processen där fakturan för tillfället finns. Övriga kolumner i bilden går att dölja/visa och ändra ordningsföljd på via elementtypen (Systemunderhåll/Systeminställning/Elementtyper). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 45

47 Status arbetsflöde kan vara: N = Inget arbetsflöde: Arbetsflöde saknas. Sätts när en fakturarad saknar arbetsflöde från början, eller vid valet Ta bort arbetsflöde i Poster för uppföljning. W = Under attest (workflow): Fakturaraden ligger aktiv i arbetsflödet. C = Avbruten (closed): Sätts vid åtgärd Avbryt i arbetsflödet (används sällan). Åtgärden kräver kommentar och fakturan hamnar i Poster för uppföljning med felmeddelandet Borttagen av användare. T = Avslutad (terminated): Fakturan är färdig i arbetsflödet och därmed klar för bokföring. Visas i Bokföring inkommande fakturor/transaktioner klara för bokföring. M = Manuell distribution krävs: Fakturan måste distribueras manuellt från registreringsbilden. Anledningen kan vara olika. U = Poster för uppföljning Regelverket hittar ingen användare att distribuera (items to follow up.): raden till. Verifikationen finns även i bilden Poster för uppföljning och kan även åtgärdas därifrån. R = Avvisad (rejected): E = Kräver manuell behandling (EI02 error): Elektronisk fakturahantering: En negativ åtgärd har använts i arbetsflödet, vanligtvis åtgärden Avvisa, alternativt åtgärd för att returnera till föregående användare/processteg. Fakturarader som i samband med filinläsning via EI02 stannar i registreringsbilden. T ex pga. ogiltig leverantör eller ogiltigt/saknat konteringsvärde. Fakturarader som i samband med uppgradering blivit konverterade från en äldre Agresso-version till en ny får denna status. Rekommendationen är dock att fakturorna bokförs innan uppgradering. Klar för arbetsflöde: Konverterade fakturarader klara för distribution (t ex vid uppgradering mellan Agresso-versioner). Saknad varumottagning: Inköpsfakturor där godsmottagning saknas. Beskrivs inte i denna dokumentation. Genom att dubbelklicka på en fakturarad hämtas fakturan in i registreringsbilden. Det gäller oavsett arbetsflödesstatus vilket innebär att det alltid finns möjlighet att hämta tillbaka en faktura för t ex omkontering, dela upp kostnadsrader, omdistribution, eller för att ta bort den Omdistribution av faktura För att omdistribuera en faktura/-rad till en helt ny attestant byter man vanligtvis ut det konteringsvärde som distributionsreglerna bygger på, exv. kostnadsställe, och sparar (F12). Fakturan omfördelas då till nya användare i flödet vilket kan ses i distributionslistan i Manuell distribution. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 46

48 Generellt gäller att när en fakturarad omkonteras i bilden för registrering så blir den distribuerad på nytt från början i arbetsflödet. Om preliminär bokföring används skapas alltid ett nytt interimsverifikat och det gamla vänds vid spara i registreringsbilden. När man behöver omdistribuera en faktura utan att göra någon ändring i konteringen så ska funktionen Manuell distribution som ligger under verktyg användas. Välj mellan Omdistribuera (skicka om fakturan från början) och Ändra (lägga till användare i flödet för en eller flera rader). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 47

49 Omdistribuera Omdistribuera gör så att hela fakturan, dvs alla rader om det finns flera, börjar om från början i flödet. Gör så här: Hämta in fakturan till registreringsbilden och välj Manuell distribution via verktyg. Klicka på Omdistribuera så öppnas bilden Manuell distribution. Fakturans alla rader kommer att skickas ut från början. Överst i Manuell distribution visas de processteg som fakturaraden ska passera. Genom att markera respektive steg visas Tillgängliga användare och Valda användare. Här är det möjligt att lägga till flera användare, samt ange en kommentar. Om stegen redan har korrekt distribution är det bara Spara (F12). Flödet från början och som det ser ut efter Omdistribuera. Flödet börjar om hos Nisse. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 48

50 Ändra Lägga till/komplettera med ytterligare användare i ett processteg per kostnadsrad. Gör så här: Hämta in fakturan i ankomstregistreringsbilden. Stå med markören på den rad som du vill hantera. Välj sen Manuell distribution via verktyg och klicka på Ändra. Bilden Manuell distribution öppnas där du kan komplettera distributionen med nya användare. Ändra används främst för att lägga till ytterligare personer som ska behandla fakturaraden. Fakturaraden ligger kvar i samma steg hos ursprungsanvändaren men en eller flera användare läggs till efter. Arbetsflödet för fakturans eventuella övriga kostnadsrader är oförändrade. I exemplet nedan har Ebba lagts till manuellt efter Jessica som får fakturan enligt distributionsregeln. Det går inte att lägga till någon före Jessica, då ges fel meddelandet Nya användare kan inte placeras över aktiva eller avslutade användare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 49

51 Flödet från början och som det ser ut efter Omdistribuera. Flödet är kompletterat med Ebba i atteststeget. Fakturan börjar inte om från början. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 50

52 4.5.3 Hantering vid arbetsflödesstatus Avvisad Öppna Registrering inkommande faktura/transaktioner arbetsflöde. Fakturor som avvisats i attestflödet har status Avvisad i kolumnen Status arbetsflöde i Transaktioner arbetsflöde. Avvisade fakturor har alltid en tillhörande kommentar vilka kan ses på fyra olika sätt; högst upp i bilden för respektive rad som markeras, via Logg arbetsflöde i verktygsmenyn, alternativt registreringsbilden genom att dubbelklicka på kostnadsraden för att öppna Översikt arbetsflöde och se kommentar per användarsteg eller via verktyg - Kommentar arbetsflöde. Sök på Status arbetsflöde Avvisad och dubbelklicka på en avvisad rad för hämta in fakturan i registreringsbilden. I exemplet nedan har en av raderna på fakturan avvisats. Den är markerad med status R (rejected) i kolumn A (arbetsflödesstatus). Oavsett om det är en eller flera rader som är avvisade och ska skickas ut igen så räcker det med att Spara (F12). Flödet för raden/raderna börjar då alltid om från början. Eventuell korrigering av fakturainformation och/eller omkontering kan göras innan Spara. Fönstret Manuell distribution dyker upp där kommentar kan skrivas och användare kan kompletteras i flödet. Spara igen. Om fakturan har flera rader och enbart en rad är avvisad så börjar alla raderna om från början. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 51

53 4.6 Distribution till ersättare (Definition ersättare) Omdistribution av fakturor krävs inte vid ordinarie attestants frånvaro, aktivera istället ersättare i någon av bilderna Mina ersättare eller Tilldela ersättare. Bilderna fungerar likadant med skillnaden att i bilden Mina ersättare är fältet Arbetsflödesanvändare låst. Välj ordinarie attestant i fältet för Arbetsflödesanvändare. Ange det datumintervall inom vilket ersättare behövs i Frånvarodatum från och Frånvarodatum till. Välj Frånvarostatus. I sektionen Ersättare ska Elementtyp (E) alternativt Generell (G) anges. Ange Ersättare samt mellan vilka datum ersättaren är giltig i Giltig från och Giltig till. Flera ersättare kan anges inom samma, överlappande eller olika datumintervall. Spara (F12). Resultatet blir att alla uppgifter/fakturor hos den ursprungliga attestanten nu även finns i uppgiftslistan hos ersättaren. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 52

54 Användarens ersättare visas i informationsfältet till höger i Översikt arbetsflöde. När en ersättare har behandlat en fakturarad visas ordinarie användare i Attestansvarig och ersättaren i Uppgiften bearbetad av i Översikt arbetsflöde. 4.7 Ta bort faktura Ta bort en faktura efter registrering, före bokföring Det är möjligt att ta bort en registrerad faktura (förutsatt att systemparametern DELETE_ARRIVE aktiv). Notera dock att det medför ett hål i verifikationsnummerserien om samma verifikationsnummerserie används för både registrering och bokföring. För att undvika hål måste då fakturan istället först bokföras och sedan reverseras. Fakturor tas bort från bilden Registrering inkommande fakturor Gör så här: 1 Hämta in fakturan som ska tas bort i registreringsbilden genom att söka fram fakturan via verktyg (ALT + G) och Transaktioner arbetsflöde. 2 Gå till Redigera och välj Ta bort. 3 Svara Ja på frågan om verifikationen ska tas bort. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 53

55 4 Svara Ja på frågan om kopplade dokument ska raderas. 5 Man länkas nu till Fråga dokumentarkiv och raden för fakturan är markerad med ett streck till vänster, vilket innebär att bilden "raderas" vid Spara (F12). Fakturabilden visas när du står med markören på raden. 6 Svara Ja på frågan om att dokumenten ska raderas ur dokumentarkivet och Spara (F12). Bilden kommer inte raderas i egentlig mening utan får status T (terminated/avslutad). Detta förutsatt att Behåll versionshistorik är aktiv för Dokumenttypen. 7 Nu dyker en ny ruta upp där en kommentar ska anges, förslagsvis en förklaring till varför fakturan tas bort. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 54

56 8 Tryck sen på OK och raderingen är klar. Bilden Fråga dokumentarkiv stängs och registreringsbilden öppnas igen. Fakturan har nu fått status T i dokumentarkivet och kan återsökas i Fråga dokumentarkiv (under Agresso Gemensam/Dokumentarkiv). Sök (F7) på T som sökvillkor i S-kolumnen. Kommentaren som skrevs vid makuleringen visas via Historik under verktyg. Radera en inkommande faktura före registrering Borttagning av en faktura som är laddad via Dokumentladdning kan enkelt tas bort i bilden Registrering av dokument. Något verifikationsnummer har ännu inte tilldelats, därför kan det inte bli hål i verifikationsnummerserien. Gör så här: 1 Öppna registreringsbilden för inkommande faktura. Välj Registrering av dokument via verktyg. Sök fram skannade leverantörsfakturor (F7). Själva fakturabilden kan ses via Visa dokument. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 55

57 2 Stå med markören på den rad där bilden ska tas bort och välj Redigera och Radera rad. 3 Ange en kommentar till varför fakturabilden ska raderas och tryck sedan OK. Nu är raden och bilden borta. Själva fakturabilden finns fortfarande sökbar i bilden Fråga dokumentarkiv (förutsatt att Behåll versionshistorik är aktiverad för dokumenttypen). Sök fram den genom att ange status T i S-kolumnen, samt eventuellt ange andra sökkriterier som Dokumenttyp, Uppdaterat eller Användare. S-kolumnens statusar kan vara: M: Underhåll begärd (maintenance requested) N: Normal T: Borttagen (deleted/terminated) X: Checka ut UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 56

58 4.8 Poster för uppföljning Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Poster för uppföljning Under menypunkten Poster för uppföljning hanteras fakturarader som fallit ur flödet. Anledningen är vanligtvis att ingen användare hittas att distribuera raden till. Fakturor i Poster för uppföljning finns även i bilden Transaktioner arbetsflöde (nås via Registrering inkommande faktura) med Status arbetsflöde Poster för uppföljning. Fakturan kan behandlas från båda bilderna. Skillnaden är att i registreringsbilden kan korrigeringar göras i kontering och fakturainformation, samt helt ta bort fakturan, vilket inte kan göras från Poster för uppföljning. I Poster för uppföljning kan fakturan distribueras om på olika sätt samt även ta bort arbetsflödet eller avbryta det helt. Poster för uppföljning är en arbetsflödesstatus vid distributionsfel och man bör sträva efter att så få fakturor som möjligt får denna status Fliken Elementtyper I första fliken Elementtyper ges information om antalet fakturarader i Poster för uppföljning, samt totala antalet aktiva fakturor i flödet för respektive elementtyp Fliken Poster för uppföljning Via Zoom-knappen i fliken Elementtyper länkas du till fliken Poster för uppföljning där fakturaraderna visas. I kolumnen Felmeddelande ges kortfattad förklaring till varför fakturaraden hamnat här, t ex Inga giltiga regler hittades. Sortering sker genom att klicka på en rubrik i tabellen (klicka igen för stigande/fallande sortering). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 57

59 Söktyp: I sektionen Söktyp är Poster för uppföljning förvalt. Men även aktiva fakturarader, dvs. alla registrerade fakturor i flödet, kan sökas fram genom att kryssa i boxen för Aktiva poster. Dessa kan behandlas på samma sätt som rader med status Poster för uppföljning. Zoom: Klicka på ikonen för zoom för att komma till tredje fliken Manuell distribution. Översikt: Klicka på ikonen Översikt för att se fakturaradens arbetsflöde. Poster för uppföljning: Felmeddelande: Processnamn: Versions-nr: Attestansvarig: Boxen visar om fakturaraden har arbetsflödesstatus Poster för uppföljning eller om den är en aktiv post. Här ges en kortfattad förklaring till varför fakturan fått status Poster för uppföljning. Namnet på den process som fakturaraden tillhör. Versionsnummer på den process som fakturaraden tillhör. Namn/användarid på den användare som har fakturaraden som uppgift, t ex om användaren är parkerad. Vilka kolumner som ska visas efter Attestansvarig styrs via Elementtyper. Ladda: Ladda nere till vänster i bilden används för att söka i fliken Poster för uppföljning istället för via F7/kikaren. Fakturor i Poster för uppföljning finns även i Registrering inkommande faktura/transaktioner arbetsflöde med Status arbetsflöde Poster för uppföljning. Om samma faktura skulle behandlas av två olika användare; en i Poster för uppföljning och en i Registrering inkommande fakturor har registreringsbilden högst prioritet. I Fråga arbetsflöde inkommande faktura (Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/fråga) kan man utgå från att fakturaraden hamnat i Poster för uppföljning när den har Status arbetsflöde Under attest, men är utan Attestansvarig. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 58

60 4.8.3 Funktioner i Poster för uppföljning I fliken Poster för uppföljning finns tre funktioner i verktygsmenyn: Distribuera om arbetsflöde: Omdistribution av fakturarad enligt ny eller ursprunglig version av processdefinitionen. Avaktivera arbetsflöde: Arbetsflödet avaktiveras och fakturaraden blir färdig för bokföring. Ta bort arbetsflöde: Aktuellt arbetsflöde raderas och fakturan kan plockas upp i Registrering inkommande faktura för att åter skickas ut i flödet. Distribuera om arbetsflödet Att distribuera om kostnadsrader i arbetsflödet kan i vissa fall vara mycket användbart. Till exempel för att distribuera om gamla fakturor enligt en ny version av processdefinitionen, eller vid ändringar av distributionsregler/relationer. Välj mellan att distribuera om enligt ett av följande tre alternativ: Ursprunglig version. Fullständig omfördelning Kostnadsraden distribueras helt om från början i den version av processen som fakturan registrerades i. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 59

61 Ursprunglig version. Omfördelning inom steget Kostnadsraden distribueras om inom det användarsteg där den just nu är aktiv, i samma version av processen som fakturan registrerades. Senaste version. Fullständig omfördelning Kostnadsraden distribueras helt om från början enligt senaste version av processen. Om fakturan har flera rader kommer samtliga att distribueras om eftersom alla rader på en faktura måste tillhöra sammaversion av processdefinitionen. Det är möjligt att behörighets styra funktionerna Distribuera om arbetsflöde, Avaktivera arbetsflöde och Ta bort arbetsflöde. T ex kan behörigheten avgränsas så att omdistribution av arbetsflödesuppgifter är möjligt, men inte att avaktivera. Gör så här för att distribuera om arbetsflöde: 1 Markera boxen till vänster om den raden/de rader du vill distribuera om. 2 Klicka på Distribuera om arbetsflöde i verktygsmenyn. 3 Välj ett av de tre olika distributionsalternativen. 4 Klicka på Spara. 5 Meddelande ges om att posten har omfördelats. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 60

62 Vid omfördelning i arbetsflödet symboliserar blå cirkel med vit pil själva omdistributionen. Vid omdistribution via Senaste version. Fullständig omfördelning behålls flödeshistoriken för det tidigare flödet. För att se tidigare arbetsflöde klicka på den inaktiverade delprocessen (streckade linjer). Avaktivera arbetsflöde Vid Avaktivera arbetsflöde ändras fakturans arbetsflödesstatus till Avslutad (T, terminated). Det innebär att arbetsflödet inaktiveras och fakturan blir klar för bokföring, funktionen ska därför användas med försiktighet. Gör så här: 1 Markera raden du vill avaktivera genom att bocka i boxen längst till vänster. 2 Klicka på Avaktivera arbetsflöde under verktyg. 3 Ange en kommentar om varför flödet ska avaktiveras och tabba ur fältet för att aktivera Spara-knappen. Kommentaren kan sen ses via Loggbok i Översikt arbetsflöde. 4 Klicka på Spara. Raden försvinner nu från Poster för uppföljning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 61

63 5 Meddelande ges om att posten har omfördelats. Nu ligger fakturan i bokföringsbilden Transaktioner klara för bokföring med status Avslutad. I arbetsflödet ser man att en faktura blivit avaktiverad när ramen för processteget är streckat, vilket innebär att det är inaktivt. Stegets status är Avaktiverad (Deactivated). Loggboken är en textbaserad loggning av fakturaflödet och nås via fliken Loggbok i Översikt arbetsflöde. Ta bort arbetsflöde Valet Ta bort arbetsflöde gör att tidigare arbetsflödeshistorik försvinner och arbetsflödet måste startas om från början. Gör så här: 1 Markera raden du vill ta bort arbetsflödet på genom att bocka i boxen till vänster. 2 Klicka på Ta bort arbetsflöde under verktyg. 3 Ange en kommentar om varför flödet tas bort. Tabba ur fältet för aktivera Spara-knappen. Kommentaren kan sen ses via Loggbok i Översikt arbetsflöde. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 62

64 4 Tryck på Spara. (F12) Fakturaraden försvinner nu från Poster för uppföljning och arbetsflödet är borta. 5 Meddelande ges om att posten har omfördelats. Arbetsflödet är borta (vilket kan ses från t ex Fråga verifikation) och loggboken visar kommentaren från Poster för uppföljning. 6 Eftersom arbetsflödet nu är borta har raden fått status Inget arbetsflöde (N) i Transaktioner arbetsflöde. Skicka ut fakturan på nytt från registreringsbilden Registrering inkommande faktura. Fakturan distribueras enligt aktuell version av processdefinitionen Fliken Manuell distribution Via Zoom i fliken Poster för uppföljning aktiveras den tredje fliken Manuell distribution. Här kan fakturaradens distribution kompletteras och kommentarer kan skrivas. I sektionen för Mappning (nederst) markeras steget för vilket man vill korrigera distributionen. Mappning har en box för Regel och en för Manuell. När Regel är kryssad har fakturaraden fått sin distribution via en distributionsregel. När Manuell är kryssad har distributionen skett manuellt. Exempel på hur distributionen kan kompletteras: UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 63

65 1 Markera det steg för vilket du vill ändra/komplettera distributionen i sektionen Mappning. 2 Sök fram den användare du vill distribuera till i listan för Tillgängliga. Sökfunktion finns i fältet för Roll- och användarfilter. Skriv t ex *so1* för att söka fram alla användare som har so1 i namnet. Klicka på Sök som ligger under fältet. 3 Markera vald användare i listan för Tillgängliga och flytta över den med övre pilen till högra listan Valda. Flera användare kan läggas till. 4 Skriv eventuellt kommentar i fältet markerat med Skriv in kommentar. 5 Om det finns ytterligare steg i processen som fakturan ska gå till så visas de under Mappning. Markera steget för att se om distributionen behöver korrigeras/kompletteras. Gör i så fall på samma sätt som ovan. 6 Spara (F12) för att distribuera fakturaraden ut i flödet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 64

66 UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 65

67 Exempel: arbetsflödet ser nu ut så här. 4.9 Dokumenthantering Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Fråga dokumentarkiv och Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Dokumentladdning/Underhåll dokument Lägga till en bilaga Bilagor kan bifogas till en faktura via bilden Underhåll dokument, eller via alla bilder där dokumentikonen finns, även i Self Service. Bilagor kan läggas till när som helst, det påverkar inte fakturaflödet. Nedan beskrivs tillägg av bilaga via dokumentikonen i Smart Client. Gör så här: 1 Sök fram fakturan/verifikationen t ex via Fråga verifikation eller Fråga arbetsflöde inkommande fakturor. 2 Stå med markören på valfri rad och klicka på ikonen för dokumentarkivet uppe i menyn. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 66

68 3 Här är det viktigt är att välja rätt dokumenttyp, dvs att markera typen för bilagor. Välj sedan Lägg till befintligt dokument via verktyg, eller genom att högerklicka på rubriken för dokumentmappen. 4 Klicka på Bläddra för att söka fram det dokument som ska bifogas. 5 Spara (F12). Dokumentmappen markeras nu med en grön bock. Klicka på mappen så visas filen och filinformation till höger. För att öppna bilagan ska du dubbelklicka på filen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 67

69 4.9.2 Ersätta fakturabild Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Fråga dokumentarkiv och Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Dokumentladdning/Underhåll dokument En fakturabild kan bytas ut när som helst, t ex när den ligger för attest i Self Service. Gör så här: 1 Sök fram den faktura där fakturabilden ska bytas ut i Fråga dokumentarkiv. Verifikationsnummer kan sökas fram i Index 2. Status (S-kolumnen) är N. 2 Stå med markören på raden och välj Begär underhåll under verktyg. Skriv in en kommentar och klicka på OK. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 68

70 3 Status (S) ändras från N till M (maintenance, underhåll). 4 Gå till bilden Underhåll dokument. Sök fram fakturan med verifikationsnummer i Index 2 och ställ markören på raden. Dokumentstatus är Parkerad. 5 Klicka på Ladda under verktyg och välj Skanna om för att ersätta en ursprunglig fakturabild med en ny. Valet Ladda innebär tilläggsskanna, t ex när sidan två etc på en flersidig faktura. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 69

71 6 Automatisk länkning till bilden Dokumentladdning sker och där finns ursprungligt Dokumentladdnings Id förvalt. Lägg den nya fakturabilden i skannern alternativt hämta in den som fil (Ladda typ = Fil). 7 Klicka på Ladda nere till vänster. När laddningen är klar stängs bilden automatiskt och man kommer tillbaka till Underhåll dokument och den gamla fakturabilden är nu utbytt. 8 Sätt kryss i boxen i första kolumnen S för raden. Krysset innebär att raden nu kan status ändras. Under Ställ in dokumentstatus väljer man Aktiv, vilket då slår igenom på raden. 9 När dokumentstatusen är ändrad till Aktiv slutför med Spara (F12). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 70

72 10 För att kontrollera att bilden bytts ut gå tillbaka till Fråga Dokumentarkiv och sök fram verifikationen igen. Stå med markören på raden för att se den nya fakturabilden. Status är nu N och i kolumnen Revidering visas 2 vilket innebär att dokumentet reviderats en gång. Fakturabilden är även utbytt hos användaren i Self Service Tilläggsskanna till fakturabild Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Fråga dokumentarkiv och Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Dokumentladdning/Underhåll dokument Det är även möjligt att lägga till fakturabilder till en faktura, t ex om man glömt att skanna sidan två etc vid flersidig faktura. Gör så här: 1 Följ punkt 1 till 4 ovan. 2 Klicka på Ladda under verktyg och välj Ladda. Observera att bilagor inte ska läggas till via Ladda. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 71

73 3 Nu sker automatisk länkning till bilden Dokumentladdning där ursprungligt Dokumentladdnings Id är förvalt. Lägg fakturasidorna som ska läggas till i skannern alternativt hämta in dem som Mapp eller Fil. 4 Klicka på Ladda nere till vänster för att ladda/skanna bilderna. När laddningen är klar stäng bilden med krysset uppe i högra hörnet för att komma tillbaka till Underhåll dokument. Det finns nu nya rader i bilden som har Dokumentstatus Utkast. 5 Ta bort krysset i boxen för kolumnen Framsida för de tilläggsskannade fakturabilderna (enbart fakturans första sida ska ha krysset). Dessa rader får då löpande sidnummer i kolumnen Sida, gråmarkeras samt ändrar status till Parkerad. Förstasidan kan ändras genom att byta krysset i boxen Framsida till en annan rad, se då också till att flytta upp den raden överst/först. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 72

74 6 Kryssa i boxen i första S-kolumnen för raderna. Krysset innebär att raderna nu kan statusändras. Under Ställ in dokumentstatus välj Aktiv, vilket då slår igenom på raden. 7 Spara (F12) när Dokumentstatus är ändrad till Aktiv. 8 För att kontrollera att bilden kompletterats med flera sidor gå tillbaka till Fråga Dokumentarkiv och sök fram verifikationen igen. Stå med markören på raden för att se fakturabilden. Klicka på bilden för att aktivera pilarna nästa och föregående där du kan bläddra mellan fakturasidorna. Nedanför bilden framgår vilken sida som visas och totala antalet sidor. Status är nu N och i kolumnen Revidering visas 2 vilket innebär att dokumentet reviderats en gång. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 73

75 Användaren i Self Service har också tillgång till fakturans alla sidor Utskrift av fakturabild i Smart Client Utskrift av fakturabild i Smart Client görs från dokumentarkivet, från registreringsbilder eller från Fråga dokumentarkiv. En verifikations dokumentarkiv nås via dokumentikonen i de flesta frågebilder. Utskrift av fakturabild i görs på olika sätt beroende på om fakturan är enkel eller flersidig. Utskrift av en ensidig faktura från Smart Client 1 Stå med markören på den verifikation för vilken du vill skriva ut bilden, t ex i bilden Fråga verifikation. 2 Klicka på dokumentikonen i verktygsmenyn. Dokumentarkviet öppnas och fakturabilden visas till höger. 3 Högerklicka på bilden och välj Förhandsgranska utskrift. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 74

76 4 Fakturabilden visas nu i ett nytt fönster. Högerklicka igen, denna gång på det vita partiet till höger om (utanför) bilden och välj Skriv ut... Utskrift av en flersidig faktura från Smart Client Här finns två alternativ, antingen på samma sätt som beskrivs ovan, eller direkt via dokumentarkivet. Gör så här för att skriva ut via dokumentarkivet. 1 Stå med markören på den verifikation för vilken du vill skriva ut bilden, t ex i bilden Fråga verifikation. 2 Klicka på dokumentikonen i verktygsmenyn. Fakturafilen och fakturabilden visas. Till vänster om filnamnet visas symbolen för flersidigt dokument. 3 Markera filen och högerklicka i mellansektionen där själva filen ligger (klicka inte på fakturabilden) och välj Skriv ut markerade dokument. Här kan du välja att skriva ut valda bilder. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 75

77 4.9.5 Utskrift av flera bilder från Fråga dokumentarkiv Möjlighet finns att skriva flera dokument samtidigt från Fråga dokumentarkiv. Kryssa i boxen till vänster om de dokument du vill skriva ut och klicka sen på Skriv ut markerade dokument i verktyg Spara fakturabild Öppna dokumentarkivet för att visa den fakturabild som ska sparas. Högerklicka på bilden och välj Spara eller Spara bild som beroende på om bilden visas i förhandsgranskningsläge eller inte. I dokumentarkivet och i Fråga dokumentarkiv finns även funktionen Hämta referenskopia via vilken kopia kan sparas. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 76

78 4.9.7 Fråga dokumentarkiv Agresso Gemensam/Dokumentarkiv/Fråga dokumentarkiv Fråga dokumentarkiv används för att söka fram och visa olika typer av dokument, bland annat fakturabilder och bilagor till fakturor. Kolumnrubrikerna är indexerade eftersom frågan används för dokument mot olika elementtyper. För inkommande fakturor är Index 1 klientkod, Index 2 verifikationsnummer och Index 3 är ofta s.k. arkivnummer (fakturabildens skanningsreferens). Indexen kommer från i flik 3 på aktuell Dokumenttyp. När en fakturabild saknar verifikationsnummer innebär det att den inte är registrerad. Rekommenderas att alltid göra något slags urval vid sökning i Fråga dokumentarkiv, t ex viss dokumenttyp, användare och/eller datum. När du står med markören på en rad visas bilden till höger. I Fråga dokumentarkiv finns även andra funktioner kring fakturabilden; t ex se historik, begära underhåll, spara en bildkopia och skriva ut. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 77

79 För att söka fram raderade dokument/borttagna fakturor ange status T som sökvillkor. Klicka på Historik i verktygsmenyn för att se kommentar om varför fakturan tagits bort. Funktionen Checka ut används främst för bilagor (t ex word/excel) där man vill göra ändringar i själva dokumentet. Exempelvis en lista över personer vid representation eller en aktivitetslista. Då checkar man ut dokumentet till sitt skrivbord t ex, ändrar i dokumentet, och sen checkar in det igen. Under tiden dokumentet är utcheckat har det status X. Detta går att göra både från Smart Client och från Self Service. I dokumentarkivet får man då en revisionshistorik i kolumnen Revidering och kan se när och av vem dokumentet uppdaterats. Begär underhåll används för fakturor där man behöver skanna till sidor till en flersidig faktura, ta bort fakturabilder från en flersidig faktura eller ändra sidordningen, alternativt helt skanna om fakturabilder som t ex är suddiga. Revideringshistorik sparas. Statusar i Fråga dokumentarkiv kan vara: M Underhålls N Normal T Borttagen (terminated) X Utcheckad UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 78

80 5. Behandling av fakturor i Self Service 5.1 Attest Leverantörsfaktura Efter registrering och distribution finns fakturan för behandling i Agressos webbaserade gränssnitt Self Service. Motsvarande bild finns även i Smart Client. Inkommande fakturor kan vara både leverantörs-, inköps- och avtalsfakturor. I detta avsnitt beskrivs enbart funktioner gällande leverantörsfakturor Mina uppgifter I uppgiftslistan Mina uppgifter visas arbetsflödesuppgifter för behandling, t ex leverantörsfakturor. Antalet fakturor för behandling visas inom parentes, ingen parentes betyder det att det finns en (1) faktura. Uppgiftslistan uppdateras med knappen Uppdatera uppgiftslista som ligger under uppgifterna. Hela sidan kan uppdateras via Uppdatera som ligger till vänster Logga ut. Klicka på en uppgiftslista för att se fakturor för behandling. De visas i en översiktslista och markerad faktura i listan visas i attestbilden till höger. I översiktslistan kan en faktura vara markerad med olika symboler. Utropstecken i röd triangel betyder att fakturan har förfallit till betalning. Pratbubbla Gul hand indikerar att fakturan har en eller flera loggade kommentarer. är symbolen för att fakturan har parkerats. Via översiktslistan kan flera fakturor behandlas samtidigt genom att markera boxarna framför fakturorna i listan och sen klicka på en åtgärd, t ex attestera. Genom att aktivera boxen Markera alla synliga poster markeras samtliga fakturor i översiktslistan och kan behandlas samtidigt. (Möjligheten för denna typ av snabbattest kan tas bort via inställning i processdefinitionen.) UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 79

81 Uppgifter i översiktslistan sorteras i verifikationsnummerordning. Möjlighet finns att välja annan sortering via fälten Sortera efter och Stigande/Fallande. Fältet för Mina uppgifter kan döljas genom att klicka på pilen till vänster om Mina uppgifter. Översiktslistan kan döljas på samma sätt via pilen till höger om Stigande/Fallande. Klicka på pilarna för att visa menyerna igen Normalläge och Avancerat läge Det finns två lägen att behandla fakturor i; Normalläge och Avancerat läge. Klicka på knappen Till avancerat läge/till normalläge för att växla mellan lägena. Den största skillnaden är att i Normalläge behandlas hela fakturan med samma åtgärd, medan man i Avancerat läge kan behandla separata fakturarader var för sig. I Normalt läge ligger åtgärdsknapparna i övre delen av bilden och det finns färre åtgärder tillgängliga än i Avancerat läge. I Avancerat läge ligger de nertill och man måste klicka på Spara för att få fakturan vidare i flödet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 80

82 Normalt läge: åtgärdsknapparna överst i bilden. Avancerat läge: åtgärdsknappar nedanför konteringen. Här finns Spara, samt åtgärderna Distribuera och Dela upp raden, som inte finns i Normalt läge. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 81

83 5.1.3 Fält och funktioner Information leverantörsfaktura: visar fakturainformation som fakturanummer, fakturadatum med mera. Ref.nr (verifikationsnummer) är till för att referera en debetfaktura till en kreditfaktura. Förutsätter att Ref.nr (fakturanummer) angetts vid registrering av fakturan, Ref.nr är då klickbart så att man enkelt kan jämföra kredit- och debetfakturan. Logg arbetsflöde: visar vem/vilka som har behandlat fakturan och när, samt eventuella kommentarer. I fältet undertill, Skriv in kommentar, kan ny kommentar anges som följer med fakturan och visas i Logg arbetsflöde hos efterföljande arbetsflödesanvändare. Kopiera : kopierar en kommentar till andra fakturarader i de fall fakturan har flera rader för behandling och raderna ska ha samma kommentar. Markera boxen till vänster om de rader dit kommentaren ska kopieras. Period. via nycklar: Bild: fält för periodisering. I fältet för Fördelning väljs det antal månader som kostnadsraden ska fördelas på och i fältet för Korrigering startperiod den månad fördelningen ska starta. Om du delar upp en periodiserad rad får även den delade raden samma periodisering och fördelning. Här visas fakturabilden. Ikonerna ovanför bilden möjliggör att spara, förhandsgranska, zooma in, zooma ut och rotera bilden. Klicka på bilden för att visa den i ett separat fönster. Via förhandsgranska kan bilden skrivas ut. När fakturan består av flera sidor aktiveras ikoner (nästa/föregående) med vilka man växlar mellan sidorna. Bilagor kan också ses här via knappen Nästa nedanför bilden (förutsatt att parametern DS_ATTACHMT_LEVELS aktiveras, gäller fr o m version 56.3update01). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 82

84 5.1.4 Detaljer leverantörsfaktura I sektionen för Detaljer leverantörsfaktura finns fakturans kontering. Konteringsdimensionerna följer konteringsregeln för angivet konto. Markera raden för ändra i konteringen och tabba alltid ur ett ändrat fält. Rad markerade med GL i kolumnen VT är kostnadsrader, och AP visar leverantörsskulden. Inga ändringar kan göras för leverantörsskulden. Momsbeloppet visas som en differens längst ner. Översikt : Klicka här för att se arbetsflödeskartan för fakturaraden. När du för pekaren över en box visas information över loggade värden. Box med grön ram är klar/avslutad, gul ram visar var fakturaraden befinner sig just nu och röd box innebär avvisad eller returnerad. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 83

85 Moms : Klicka här för att se momsinformation, antingen för AP- eller GL-raden, beroende på hur momsen är kopplad i konteringsreglerna Åtgärder För att få en faktura vidare i flödet måste den markeras med en åtgärd. När du klickar på en åtgärd i Avancerat läge markeras fakturaraden med åtgärden i kolumnen för Status. I och med detta aktiveras knappen Spara. I Normalläge utförs vald åtgärd direkt, utan att spara. Här följer en beskrivning över valbara åtgärder. Dela upp raden Ta bort Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader. Funktion används alltid i kombination med en åtgärd, t ex attestera, för att raderna ska behandlas vidare i flödet. Dela upp raden finns bara i Avancerat läge. Används när en faktura delats upp på flera rader och man vill ångra en sådan rad. Ta bort raden genom att bocka i boxen till vänster om raden och klicka på Ta bort. Ta bort finns enbart i avancerat läge. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 84

86 Distribuera Attestera Parkera Avvisa Ångra Vidarebefordra Eskalera Avbryt Spara utkast Informera Distribuera möjliggör att man manuellt kan komplettera distributionen, dvs lägga till en eller flera personer som får fakturan som uppgift. Distribuera används alltid i kombination med en åtgärd som t ex attestera. Distribuera finns enbart i avancerat läge. Attestera skickar fakturan framåt i flödet, t ex till bokföring. Godkänd och Granskad är exempel på egendefinierade (kundunika) positiva åtgärder. Används för att behålla uppgiften/fakturaraden i uppgiftslistan, t ex när kreditfaktura inväntas. Åtgärden kräver en kommentar. Fakturan markeras med en gul hand" som symbol i översiktslistan. Avvisa skickar fakturaraden tillbaka till registreringsbilden. Kommentar fordras. När flera rader avvisas måste kommentar för varje rad anges. Använd Kopiera för att få samma kommentar på alla rader. Används för att ångra en vald åtgärd, t ex Attestera. Statusen nollställs med denna knapp. Ångra finns enbart i Avancerat läge. Åtgärd för att överlåta sin attest till någon annan. Fakturan skickas i sidled, inte framåt. Kommentar krävs. Åtgärden ska inte användas tillsammans med omkontering, eftersom konflikt kan uppstå om konteringsändringen triggar en ny distribution. För att skicka fakturan vidare till din arbetsledare används Eskalera. Kommentar krävs. Arbetsledare anges i Smart Client i bilden Inställningar för gränser och arbetsledare. Åtgärden medför att fakturan hamnar i Poster för uppföljning med meddelande Borttagen av användare (status C). Åtgärden används sällan för fakturor eftersom den avbryter hela arbetsflödet. Spara utkast är till för att tillfälligt spara gjorda ändringar, t ex omkontering eller periodisering. Inget annat händer än att ändringarna sparas. Kommentarer sparas inte. Med denna åtgärd kan du informera andra om en uppgift i din uppgiftslista. Kommentar är obligatorisk. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att bekräfta den och skriva kommentar. Informera kan användas från Milestone. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 85

87 5.1.6 Attestera en faktura Åtgärden Attestera skickar fakturan framåt i flödet, t ex till nästa attestant eller till bokföring. Samma sak gäller för egendefinierade (kundspecifika) åtgärder kallade Granskad, Godkänd, Kontrollera etc. Gör så här: Nedan ges exempel på hur man attesterar en faktura i Avancerat läge: 1 Kontrollera fakturabilden mot registrerad fakturainformation. 2 Kontrollera konteringen. Markera fakturaraden för att korrigera konteringen och tabba ur ändrade fält för att verkställa ändringen. Gör eventuellt andra ändringar, skriv kommentar, periodisera, distribuera etc. 3 Klicka på Attestera upptill i bilden (i Normalläget) så går fakturan vidare i flödet. I Avancerat läge ska du markera raden åtgärden så den visas i kolumnen för Status. Därefter klicka på Spara nere till vänster för att skicka fakturaraden/-raderna vidare i flödet. Ett meddelande om att fakturan är behandlad ges upptill i bilden Distribuera fakturarad Via åtgärden Distribuera kan man manuellt skicka en fakturarad vidare till en annan användare. Användare som redan finns i distributionen kan inte tas bort, men distributionslistan kan kompletteras med ytterligare användare via Distribuera. Distribuera finns endast i Avancerat läge och är en funktion som alltid används i kombination med en åtgärd som t ex Attestera. Gör så här för att Distribuera: 1 Markera den fakturarad du vill distribuera. 2 Klicka på åtgärden Distribuera. Nu öppnar sig fönstret Manuell distribution. 3 Leta upp den person du vill distribuera fakturan till i listan Tillgängliga. Markera namnet och för över till listan Valda. Flera användare kan läggas till. I fältet Roll- och användarfilter kan du söka fram en viss användare. Var uppmärksam på att markera rätt steg för distributionen när det finns fler än ett. I exemplet på nästa sida är steget Kontrollattest markerat och det är alltså i det steget som en användare (Carl) lagts till, inte i steget Slutattestant. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 86

88 4 Klicka på OK nere till vänster för att slutföra distributionen. 5 Fortsätt sedan behandla fakturan som vanligt, dvs. markera raden med en åtgärd, t ex attestera, och spara Vidarebefordra fakturarad Åtgärden Vidarebefordra innebär att man överlåter sin attest till någon annan inom steget. Notera att en konflikt kan uppstå om man omkonterar och vidarebefordrar samtidigt i det fall den nya konteringen triggar en ny attestant, dvs. två personer ska få fakturan samtidigt; en enligt Vidarebefordra och en annan enligt distributionen för nya konteringen. Gör så här för att Vidarebefordra: 1 Markera fakturaraden du vill vidarebefordra. 2 Klicka på åtgärden Vidarebefordra. Nu öppnar sig fönstret Vidarebefordra. 3 Leta upp den person du vill vidarebefordra fakturan till i listan Vidarebefordra till. 4 Ange en kommentar (obligatoriskt). 5 Klicka på knappen Vidarebefordra. I Avancerat läge måste man även klicka på Spara för att uppgiften ska gå vidare i flödet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 87

89 5.1.9 Eskalera fakturarad Via åtgärden Eskalera skickar man fakturan vidare till sin arbetsledare. Ingen distribution krävs eftersom arbetsledaren definierad i Smart Client i bilden Inställningar för gränser och arbetsledare hämtas med automatik. Om arbetsledare saknas hamnar fakturan i Poster för uppföljning. Gör så här för att Eskalera: 1 Markera fakturaraden du vill eskalera. 2 Klicka på Eskalera. I Normalläge öppnas fönstret Eskalera. 3 Ange en kommentar (obligatoriskt). 4 Klicka på Eskalera. I Avancerat läge måste man även klicka på Spara för att uppgiften ska gå vidare i flödet Dela upp fakturarad Dela upp raden är en funktion för att dela upp en fakturarad i två eller flera rader. Dela upp raden används alltid i kombination en åtgärd, t ex Attestera, för att raderna ska behandlas vidare i flödet. Dela upp raden finns enbart i Avancerat läge. För att dela upp en fakturarad, gör så här: 1 Markera fakturaraden du vill dela upp. 2 Välj åtgärden Dela upp raden. 3 Nu skapas en kopia av konteringsraden med valutabelopp 0,00. Ange belopp och kontera den nya raden. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. Ursprungsraden kan aldrig ha valutabelopp 0,00. 4 Markera samtliga GL-rader med en åtgärd, t ex Attestera. 5 Klicka på Spara. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 88

90 Informera Informera är en åtgärd för att skicka meddelande om en uppgift man har i sin uppgiftslista, t ex en faktura, till en annan användare. En kommentar är obligatorisk. Användaren som får en informera-uppgift har möjlighet att bekräfta den och skriva kommentar. Om så inte sker tas informera-uppgiften automatisk bort efter viss tid (anges i systemparameter). Anmärkning: Åtgärden Informera kan användas först fr o m Milestone. Gör så här för att Informera: 1 Markera fakturan du vill skicka information om. 2 Klicka på Informera. Nu öppnar sig fönstret Informera. 3 Här väljer du den/de användare du vill skicka informera-uppgiften till genom att markera och föra över namn från listan Tillgängliga till listan Valda. I fältet Mottagarfilter kan du söka fram användare, jokertecken kan användas vid sökningen. Informationen skrivs i fältet Meddelande. Sektionen Meddelande per mottagare aktiveras när listan Valda innehåller flera användare och möjliggör att olika meddelanden kan skrivas till olika användare. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 89

91 4 Klicka sen på OK nere till vänster. I Avancerat läge är nu raden markerad med statusen Informera. Slutligen klicka på Spara för att skicka ut informationen i flödet. 5 Fortsätt sedan behandla fakturan som vanligt, dvs. markera raden med en åtgärd, t ex attestera, och spara. Alternativt lämna den utan åtgärd för att behålla den i uppgiftslistan. Den som skickade informationen kan se sitt meddelande i Logg arbetsflöde, förutsatt att uppgiften/fakturan finns kvar i uppgiftslistan. Så här ser uppgiften Informera ut hos mottagaren. Så här ser arbetsflödeskartan ut; information har gått ut till två användare. Symbolen för Informera är en blå cirkel med pratbubbla. Grön ram visar att informera-uppgiften är bekräftad, blå ram visar att den ligger kvar i mottagarens uppgiftslista. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 90

92 5.2 Andra funktioner i Self Service Fälthjälp Fälthjälpen aktiveras genom att klicka på den blå ikonen som finns till höger om varje konteringsdimension. Vill du exempelvis söka fram ett visst konto kan du antingen söka direkt på (delar av) kontonumret eller (del av) kontots namn i fältet Sökkriterier. Klicka på valt värde för att hämta in det till konteringsbilden och tabba sedan ur fältet för att verkställa ändringen. En annan typ av fälthjälp är att skriva in värdet direkt i konteringsfältet, antingen text eller siffror, så visas träffar mot värdet, sk Type ahead. Klicka på värdet, t ex ett konto, för att hämta in det till fältet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 91

93 5.2.2 Konteringsmall I attestbildens avancerade läge finns möjlighet att använda och skapa egna konteringsmallar. Mallarna kan skapas i förväg eller direkt från attestbilden. Funktionerna att använda och skapa konteringsmallar kan behörighetsstyras. Skapa/redigera mall När du har en färdigkonterad faktura aktiv i attestbilden kan du spara konteringen genom att klicka på Skapa/redigera mall. Bilden Mallar öppnas då med en föreslagen mall skapad utifrån fakturans kontering. Konteringen kan ändras och rader kan läggas till eller tas bort via Lägg till och Ta bort. Vid flera fakturarader är beloppet procentuellt fördelat enligt fakturan mallen bygger på men kan ändras, förutsatt att det totalt blir 100 %. Konteringsregeln för kontot styr konteringsdimensionerna i mallen. Klicka på Spara som för att spara konteringsmallen. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 92

94 Nu öppnas fönstret Spara mall. Ange mallnamn och en beskrivning. Rekommenderas att Privat är markerad, dvs konteringsmallen kan enbart ses, användas och redigeras av den användare som skapade den. Om den sparas som Global får alla användare tillgång till den. Slutför med att Spara. Konteringsmallar kan redigeras och parkeras men inte tas bort. Klicka på Skapa/redigera mall och välj mallen du vill ändra (ändra kontering, lägga till/ta bort rad, ändra procentuell fördelning etc) i listan för Mallnamn. Vid parkering välj Parkera i rullisten för Status. Klicka sen på Spara som. Glöm inte markera boxen för Ändra innan du sparar. Parkerade mallar visas enbart via Skapa/redigera mall. Hämta mall För att använda en redan sparad konteringsmall klicka på Hämta mall. Välj mall i rullisten för Mallnamn. Klicka på Behåll nere till vänster för att hämta mallens kontering till fakturan. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 93

95 5.2.3 Aktivering av ersättare Under menypunkten Min anställning/egna inställningar finns Mina ersättare som möjliggör för användare i Self Service att själva aktivera ersättare. Vilka ersättarna är måste dock först definieras i Smart Client i bilden Administrera arbetsflöde för ersättare. Ersättare aktiveras genom att fälten Frånvarodatum från och Frånvarodatum till sätts till de datum då ersättare behövs. Klicka sedan på Lägg till nere till vänster i bilden för att skapa en ny rad där Typ, eventuell Elementtyp och Ersättare väljs. Giltig från och Giltig till anger de datum när ersättaren ska gälla. Det kan finnas flera ersättare med olika, samma eller överlappande datumintervall (vilket innebär att man kan ha flera ersättare samtidigt). Frånvarostatus ska vara Jag är inte på kontoret just nu. Fakturorna finns kvar i uppgiftslistan hos ordinarie användare även när ersättare har aktiverats. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 94

96 5.2.4 Meddelande om ersättare Oavsett om du har en ersättare tilldelad eller om du själv är ersättare åt någon så meddelas det i informationsfältet upptill i attestbilden. Ordinarie attestant meddelas om aktiva ersättare i informationsfältet. Ersättare meddelas om att de har fått en uppgift i egenskap av ersättare Egna inställningar för meddelanden Under menypunkten Min anställning/ Egna inställningar finns bilden Egna inställningar för meddelanden. Här kan användare själva avaktivera mailmeddelanden från Agresso. Vilka meddelanden som tillåts att avaktiveras definieras i Smart Client i bilden Inställning meddelanden. Standardmeddelande: Adressinställningar: välj E-post om mailutskick ska stängas av. här kan e-postadress och/eller mobiltelefonnummer anges/ändras. Ändringarna slår igenom i användarregistret i Smart Client vid spara. Personligt meddelandefiler: under kan du välja Nej för att stänga av ett visst Ta emot meddelande meddelandeutskick. Händelsenamn visar vilket mailmeddelande det är. Klicka sen på Spara uppe till vänster i bilden. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 95

97 5.2.6 Skriva ut en fakturabild Det finns flera sätt att skriva ut en fakturabild i Self Service. Utskriftssättet kan dock skilja sig mellan bildfilsformaten. Nedan beskrivs utskrift av tif-bild. Via eget fönster: Klicka på fakturabilden för att öppna den i ett eget fönster. Högerklicka med markören på fakturabilden och välj Skriv ut bild. Via förhandsgranskning: Klicka på ikonen för Förhandsgranska (Print preview) ovanför fakturabilden. Högerklicka på det vita fältet utanför bilden (inte på själva bilden) och välj Skriv ut. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 96

98 Via dokumentarkivet: Klicka på ikonen Dokument under verktyg för att öppna dokumentarkivet. Markera boxen till vänster om bilden och klicka på Skriv ut markerade dokument som ligger längst till höger. Förhandsgranska öppnar sig. Högerklicka på vita fältet utanför fakturabilden och välj Skriv ut. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 97

99 5.2.7 Skriva ut flersidig faktura En flersidig faktura kan skrivas via dokumentarkivet på samma sätt som en enkelsidig. Klicka på ikonen Dokument via verktyg för att öppna dokumentarkivet. Markera boxen till vänster om bilden och klicka på Skriv ut markerade dokument som ligger längst till höger. Förhandsgranska-läget öppnar sig. Högerklicka på vita fältet utanför fakturabilden och välj Skriv ut Skriv ut flera bilder samtidigt Längst till höger i dokumentarkivet finns Skriv ut markerade dokument vilket kan användas t ex när fler bilagor ska skriva ut. Markera boxen längt till vänster för de dokument som ska skrivas ut och klicka sen på. Högerklicka här i det vita fältet utanför fakturabilden. Välj Skriv ut UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 98

100 5.2.9 Spara en fakturabild För att spara en kopia av fakturabilden klicka på ikonen för Spara som ligger ovanför fakturabilden längst till vänster. Välj Spara i filhämtningsbilden och välj sedan var du vill spara bilden Bifoga dokument till faktura Dokument kan bifogas en faktura, vilket förekommer t ex när underlag för representation krävs. Gör så här: 1 Klicka på ikonen Dokument längst upp till vänster i bilden för att öppna fönstret Dokumentarkiv. 2 Markera dokumentmappen som är till för fakturabilagor. 3 Klicka sedan på Lägg till befintligt dokument uppe till vänster. Fönstret Nytt dokument öppnas. 4 Klicka på Bläddra och leta fram och välj det dokument som ska bifogas fakturan. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 99

101 5 Klicka sen på OK nere till vänster. I och med detta är bilagan knuten till fakturan. 6 Man hamnar nu åter i Dokumentarkiv där filen visas och mappen för bilagor är uppdaterad med en grön bock. Klicka på filen om du vill öppna bilagan. 7 Stäng fönstret för att komma tillbaka till attestbilden. I och med att en bilaga lagts till blir ikonen för Dokument gulfärgad för att indikera att fakturan har en bilaga. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 100

102 Checka ut och Begär underhåll för dokument Checka ut används när du vill göra ändringar i ett dokument, t ex en bilaga. Markera boxen till höger om dokumentet och klicka på Checka ut längst till höger. Status ändras till Utcheckad. Gör önskade ändringar och spara dokumentet. Klicka sen på Checka in. Leta fram det ändrade dokumentet via Bläddra och skriv en revideringskommentar. Denna blir sen synlig via Historik. Begär underhåll används för ändringar av fakturabilden, t ex skanna om en suddig fakturabild, eller andra ändringar som användaren i Self Service inte kan göra själv. Markera boxen till vänster om raden och klicka på Begär underhåll. En ruta dyker upp där kommentar ska skrivas om varför du skickar bilden för underhåll. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 101

103 Statusen ändras till Underhåll. Själv underhållet, t ex skanna om bilden, görs från Smart Client i bilden Underhåll dokument (Dokumentarkiv/Dokumentladdning/Underhåll dokument). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 102

104 6. Arbetsflödesfrågor i Smart Client och Self Service Det finns specifika arbetsflödesfrågor för elektroniska fakturor både i Smart Client och i Self Service, vilka beskrivs i det här kapitlet. Dessutom finns möjlighet att se arbetsflödeskartor och fakturabilder från många av Agressos andra frågebilder, t ex i Fråga verifikation som ligger under huvudboken. 6.1 Tolkning av arbetsflödeskartor En arbetsflödeskarta börjar med en grön startnod som representerar ankomstregisteringen, antingen den skett manuellt i registreringsbilden eller via EI02 Import av fakturor (filinläsning). Därefter ritas kartan upp enligt fakturaradens arbetsflöde. Flödet avslutas med en röd slutnod vilken innebär att fakturan kan bokföras. Färger och symboler i arbetsflödeskartorna har följande innebörd: Grön ram betyder att uppgiften är attesterad (slutförd/behandlad). Gul ram indikerar det processteg där uppgiften för närvarande befinner sig, dvs. fakturan väntar på behandling hos användaren i detta steg. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 103

105 Röd ram innebär att fakturan blivit avvisad, eller returnerad till föregående användare/processteg. Kommentar finns i båda fallen. Blå ram visar att fakturaraden blivit vidarebefordrad när pilen i den blå cirkeln pekar åt höger. När pilen pekar uppåt har uppgiften blivit eskalerad. I båda fallen finns kommentar. Gul ram med hand i röd hexagon betyder att uppgiften/fakturan är parkerad hos användaren. Kommentar finns. Klockan symboliserar att distributionen är pausad, t ex väntar på resultatet av en och-/eller-delning (or-split) i arbetsflödet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 104

106 Grön eller blå ram med pratbubbla i blå cirkel är symbolen för åtgärden Informera. Grön ram innebär att meddelandet är bekräftat, och blå ram att det inte är bekräftat. Inget krav finns att informera-uppgifter ska bekräftas. Röd ram med röd cirkel visar ett avbrutet flöde. Åtgärden Avbryt är dock sällan förekommande för fakturor. Mörkgrön ram sätts när en uppgift blivit automatiskt godkänd. I exemplet nedan är paramtern Tvåstegsattest aktiverad vilket innebär att om det är samma användare i två steg efter varandra blir uppgiften attesterad med automatik. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 105

107 Streckad ram betyder att steget är inaktiverat. Ofärgad ram visar på ett steg som väntar på behandling. I exemplet nedan har användaren gjort en ändring som aktiverat en ny distributionsregel och omfördelning inom steget har skett. Triangel med utropstecken betyder att ändringar är gjorda i samband med behandling av uppgiften. Blå cirkel med vit pil symboliserar en omfördelning/omdistribution. Samma cirkel sätts vid omdistribution från Poster för uppföljning. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 106

108 I exemplet nedan har användaren eskalerat en uppgift till sin arbetsledare, utan att arbetsledare finns definierad för användaren. Gul ram med texten Poster för uppföljning och romb med utropstecken visar att uppgiften/fakturan har arbetsflödesstatus Poster för uppföljning och ligger i bilden Poster för uppföljning. 6.2 Frågor i Smart Client Fråga arbetsflöde Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Fråga arbetsflöde Fråga arbetsflöde ger en snabb överblick över totala antalet aktiva poster/ uppgifter för respektive elementtyp. Här kan man t ex se vilka uppgifter som ligger distribuerade via åtgärden Informera. I fliken Elementtyper kan man zooma sig in till fliken Poster via vänster om raden. till I fliken Poster visas aktiva poster/uppgifter i flödet. För att söka fram även historikska arbetsflödesposter (avslutade) bocka i söktyp Hist. Klicka på Ladda nere till vänster för att starta sökningen. Översikt: Klicka på symbolen för att se arbetsflödeskartan. Processnamn: Processteg: Namnet på aktuell processdefinition. Aktuellt användarsteg i arbetsflödet. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 107

109 Versions-nr: Status arbetsflöde: Attestansvarig: Processdefinitionens versionsnummer. Följande statusar finns; Under attest, Avbruten, Avslutad, Kräver manuell distribution, Poster för uppföljning, Avvisad, Inget arbetsflöde, Manuell distribution krävs och Informerad. Ägaren av arbetsuppgiften, t ex en fakturarad. Övriga kolumner definieras via Elementtyper, (Postinformation) t ex leverantörsnummer, konto, konteringsdimensioner och verifikationsnummer Fråga arbetsflöde inkommande fakturor Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/fråga I Fråga arbetsflöde inkommande fakturor visas var en fakturarad finns i sökögonblicket, dvs. i vilket användarsteg och hos vilken användare uppgiften finns för behandling i arbetsflödet. Det gäller när man söker mot Aktiv flödesstatus. Man kan också söka mot historisk arbetsflödesstatus (Hist.) vilket innebär att fakturorna har status Avslutad (T) i flödet och ligger klara för bokföring alternativt redan är bokförda/betalda. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 108

110 I sökresultatet (flik 3) visas arbetsflödeskartan till höger för den fakturarad som är markerad. Klicka på Huvudprocess och Delprocess för att växla mellan flödeskartorna för del- och huvudprocessen. Delprocess Huvudprocess UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 109

111 Till höger om flödeskartan finns information tillhörande de olika boxarna/stegen. Klicka på en box för att se informationen. Här framgår t ex vilken åtgärd som använts (Avvisa), vilken distributionsmetoden är (Regel), vilken version av processdefinitionen flödet tillhör (13), samt om det är en ersättare som behandlat uppgiften vilket är fallet när Attestansvarig och Uppgiften bearbetad av är olika personer. Kommentarer och loggade värden visas också. För att se tillhörande fakturabild stå med markören på aktuell rad i sökresultatet och klicka på ikonen för dokument i Verktygsmenyn. Då öppnas transaktionens Dokumentarkiv och bilden visas till höger. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 110

112 Logg arbetsflöde inkommande fakturor Agresso Ekonomi/Inkommande fakturor/fråga I sökresultatet för Logg arbetsflöde inkommande fakturor visas en rad för varje användarsteg. En rad visas i frågan först när någon har behandlat den, t ex attesterat eller avvisat, dvs. när det finns något att "logga". I resultatet framgår om fakturan blivit behandlad av en ersättare. Frågan visar alla rader, dvs tar inte hänsyn till om flödet är aktivt eller avslutat. Liksom i Fråga arbetsflöde inkommande fakturor visas arbetsflödeskartan till höger, och fakturabilden via dokumentikonen. Åtgärd Bekräfta är samma som Informera. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 111

113 6.2.4 Process- och poststatistik Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Statistik/Processtatistik och Poststatistik Bilden Processtatistik utgår från processdefinitionen och visar hur lång tid det tar i genomsnitt för en uppgift/faktura att bli klar i arbetsflödet. Den visar också antalet aktiva och avslutade uppgifter i innevarande version och totalt för alla versioner. I Poststatistik ges en översikt över antalet fakturarader som distribuerats i flödet totalt och hur många som av dem som just nu är aktiva, antingen per år eller per månad. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 112

114 6.2.5 Fråga relationsvärden Saknade relationsvärden Agresso Gemensam/Arbetsflöde/Distributionsregler/Fråga/Saknade rel.värden När distributionsreglerna bygger på begreppsrelationer kan man enkelt ta reda på om något relationsvärde saknas via frågan Saknade relationsvärden: Välj begrepp (t ex kst) och den relation (t ex användare) för vilken du vill se om relationsvärde saknas. I exemplet nedan visar sökresultatet att tre kostnadsställen saknar relationen till användare. Fråga relationer och begrepp Agresso Gemensam/Begrepp och relationer/relationer/fråga rel. och begrepp Om man tvärtom vill se t ex vilka relationsvärden (t ex användare) som är kopplade till ett visst begrepp (t ex kostnadsställe) kan man söka i Fråga relationer och begrepp Fråga relationer och begrepp kan också ställas som en browserfråga. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 113

115 6.3 Frågor i Self Service Under Inköp/Inköpsfakturor i menyn finns frågorna Fråga arbetsflöde inkommande fakturor och Logg arbetsflöde inkommande fakturor som motsvarar frågorna i Smart Client. Utöver detta kan ytterligare browserfrågor läggas ut under menypunkten Rapporter/Globala rapporter Fråga arbetsflöde inkommande fakturor I Fråga arbetsflöde inkommande fakturor visas bland annat i vilket processteg och hos vilken arbetsflödesanvändare en fakturarad ligger just i sökögonblicket. Rekommenderas att ange minst ett urvalskriterium. Klicka på Sök. I exemplet på nästa sida har urval gjorts på Period. Aktiv/Hist. Sökresultatet visar aktiva fakturor i flödet. För att se historiska (avslutade) fakturor aktivera Hist. som ligger till höger under Urvalskriterier. Historiska flödesuppgifter kan ligga klara för bokföring, eller vara bokförda och även betalda. I sökresultatet finns information i blå text, t ex Status arbetsflöde, vilket innebär att det är klickbart. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 114

116 Status arbetsflöde: klicka för att se arbetsflödeskartan för raden. För att se ytterligare information för pekaren över boxarna/stegen. Ver.nr: klicka för att se konterings- och fakturainformation samt fakturabild. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 115

117 Lev.nr: klicka för att se information om leverantören så som den är upplagd i Agressos leverantörsregister Logg arbetsflöde inkommande fakturor Logg arbetsflöde visar alla fakturarader som har behandlats i arbetsflödet per användarsteg i processen. En rad visas upp i frågan först när någon har behandlat den (t ex attesterat), dvs. då det finns något att logga. Frågan tar inte hänsyn till status utan visar alla fakturor, även bokförda och betalda. Ange urvalskriterier för att begränsa sökningen. Blå text i sökresultatet är klickbart för ytterligare information (se ovan). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 116

118 6.3.3 Jämförelse Fråga arbetsflöde och Logg arbetsflöde Nedan görs en jämförelse över sökresultaten i frågorna Logg arbetsflöde och Fråga arbetsflöde beroende på vilken status fakturorna har. Under tiden en faktura är ankomstregistrerad (status A) kan den ha olika arbetsflödesstatus, t ex Under attest eller Avslutad. Fakturan har arbetsflödesstatus Under attest och befinner sig i första användarsteget, dvs. hos första arbetsflödesanvändaren, t ex granskaren: Logg arbetsflöde: Fråga arbetsflöde: inget sökresultat. Fakturaraden har ingen logg än eftersom inget har hänt, det finns inget att logga. visar att fakturan just nu ligger i första användarsteget. Fakturan befinner sig i efterföljande användarsteg, arbetsflödesstatus är Under attest: Logg arbetsflöde: Fråga arbetsflöde: visar enbart första användarsteget (t ex hos en granskare) eftersom det är enda händelsen som hittills kunnat loggas. visar det användarsteg där fakturan befinner sig just för tillfället, dvs steget efter granskaren. Fakturan är klar för bokföring, arbetsflödesstatus Avslutad: Logg arbetsflöde: Fråga arbetsflöde: visar de loggade händelserna för alla användarstegen. inget sökresultat gest. Om Hist. markeras visas i sökresultatet att flödet är Avslutat. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 117

119 6.3.4 Loggbok Loggbok är en textbaserad loggning för att följa en faktura genom flödet. Loggboken innehåller information om när fakturan registrerades och vem som ska behandla eller har behandlat den. Loggboken är mest användbar för inköpsfakturor för att följa hela flödet från rekvisition till inköpsfaktura. Zoom-knappen öppnar frågan Fråga arbetsflöde inkommande fakturor, markera först boxen till vänster om raden Allmänt om arbetsflödesfrågorna i Self Service En generell rekommendation för arbetsflödesfrågorna är att ange minst ett sökvillkor för att begränsa frågan. Annars kan det ta längre tid att hämta sökresultatet om urvalet är väldigt stort. Fält för filtrering De tomma fälten under kolumnrubrikerna kan användas som ytterligare sökkriterier eller för att filtrera ett sökresultat. Ange t ex Lev.nr eller Fakturanr och tryck på Sök. I exemplet nedan söks rader med kst som börjar på 3 (3*). UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 118

120 Välj kolumner i sökresultatet Genom att klicka på Välj kolumner i Verktygsmenyn kan kolumner i sökresultatet för en fråga uteslutas genom att avmarkera boxarna. Tryck sen på OK. Inställningen ligger kvar nästa gång du använder frågan. 6.4 Distribuera Browsermallar Browserfrågor kan distribueras till Self Service, t ex vid behov av nya varianter av arbetsflödesfrågorna. Gör på följande sätt; öppna fliken Rapporter i Smart Client och lägg till en mapp under Globala rapporter. Markera sen mappen, högerklicka och välj Lägg till rapportutdata. Kryssa i kolumnen Lägg till för den aktuella browserfrågan och Spara (F12). Frågan ligger nu i rapportträdet, som är en spegling av rapporter i Self Service, och är därmed tillgänglig i menyn för Rapporter via mappen Globala rapporter. Rapporten får samma behörigheter som den användare som lagt till frågemallen har. Komplettera behörigheter vid behov. UNIT4 Agresso AB Utbildningsdokumentation 2013 Sid 119