9. Journalhantering. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "9. Journalhantering. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet"

Transkript

1 ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet 9. Journalhantering Innehållsförteckning Journalhantering 2 Lagstiftning om patientjournaler... 2 Patientdatalagen... 2 Patientjournaler i offentlig vård... 4 Sekretessfrågor... 4 Samtycke... 4 Utlämnanden... 5 Avgifter... 6 Överföring av patientjournal... 6 Förutsättningar för överföring... 7 Lån av patientjournal... 8 Arkivbeständighet... 8 Förvaring av patientjournaler... 9 Primär-/närarkiv för pappersjournaler... 9 Digitala journaler... 9 Andra media Gallring, rensning och avställning Bevarande- och gallringsplan Avställning Särskilt om digitala journaler Patientjournaler i privat vård... 11

2 ARKIVHANDBOK 2 (12) 9. Journalhantering Lagstiftning om patientjournaler Bestämmelser om hur personuppgifter om en patients vård och behandling skall föras, hanteras och förvaras återfinns i första hand i patientdatalagen (SFS 2008:355). Denna lag liksom offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller både för privat och offentlig vård. Men för patientjournaler som upprättas inom den offentliga vården gäller även bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och arkivlagen. Till den lagstiftning som omfattar patientjournaler brukar också räknas föreskrifter från myndigheter med tillsynsuppdrag inom sjukvården, till exempel Socialstyrelsen, Smittskyddsläkaren och Läkemedelsverket. Även överklagningsinstansers beslut som vunnit laga kraft, till exempel Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd (HSAN), domstolar och JO, måste tas hänsyn till när man hanterar patientjournaler. Integritetslagstiftningen, det vill säga personuppgiftslagen (SFS 1998:204) och föreskrifter från Datainspektionen som har tillsynsansvar över hur dessa lagar efterlevs, har stort inflytande över hur man skall hantera patientinformation. Patientdatalagen Patientjournalen ska dokumentera vården av en patient och därigenom vara ett redskap för ökad patientsäkerhet. Detta är huvudanledningen till att journalskrivandet lagreglerades under 1980-talet. Patientdatalagens syfte är därför att tillvarata patientens intressen i fråga om god och säker vård, rättssäkerhet och integritet. Patientdatalagen gäller inom hälso- och sjukvården oavsett om den bedrivs i offentlig eller privat regi. Vilka yrkesgrupper inom hälso- och sjukvården som är skyldiga att föra patientjournal regleras i patientdatalagen och i tredje kapitlet i lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område, LYHS (SFS 1998:531). Den som gör journalanteckningar svarar också för sina uppgifter i journalen (3 kap 4 patientdatalagen). Begreppet journalhandling som det definieras i lagen är teknikneutralt. Varje uppgift som innehåller information om vård av en enskild individ är en journalhandling, vare sig det rör sig om ett journalblad, laboratorieuppgifter, remisser, brev, röntgenbilder, videoupptagningar, datorupptagningar, fotografier eller mikrofilm och vare sig handlingen förvaras inuti eller utanför journalmappen eller i ett eller flera digitala system. Preparat räknas däremot inte som journalhandling. Stödnoteringar på olika papper/i olika system som upprättas i en vårdsituation, räknas vanligen inte som journalhandlingar, men det är under förutsättning att väsentliga uppgifter förs över till patientjournalen. Görs inte detta blir anteckningarna att betrakta som journalhandlingar. Det är ytterst därför verksamhetsansvarig som kontrollerar att rätt handlingar blir arkiverade och som ytterst tilldelar behörigheter till journalerna.

3 ARKIVHANDBOK 3 (12) En sammanhållen journal är däremot alltid mediabunden och avser alltid en digital journal som fler vårdgivare har direkt tillgång till. För den sammanhållna journalen ansvarar alltid informationsägaren att rätt handlingar blir gallrade eller bevarade. De övriga vårdgivarna har enligt lagen rätt att gallra uppgifterna vid inaktualitet. Några viktiga huvuddrag i patientdatalagen är att: vårdgivare är skyldig att föra journal och därför får journal eller behandling av personuppgifter som är tillåten utföras även om den enskilde motsätter sig det (1 kap 1, 2 kap 2 ). Däremot har den enskilde patienten rätt att spärra sina uppgifter för andra vårdenheter än där den aktuella vården pågår (4 kap 4-5 ) vårdnadshavare får inte spärra ett barns journal (4 kap 4 ) lagen kan tillämpas på både levande och avlidna personers journaler (1 kap 1) dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem (1 kap 2 ) patientdatalagen och personuppgiftslagen är integrerade och överlappar varandra i fråga om behandling av digitalt förda personuppgifter (1 kap 4 ) vårdgivare (myndighet/juridisk person/enskild näringsidkare) är personuppgiftsansvarig för sina vårduppgifter (2 kap 6 ) fler uppgifter än de som behövs för vård/behandling får inte föras utan patientens medgivande, känsliga personuppgifter får heller inte användas som sökord (2 kap 7 ) patientjournalen är individuell och skall föras för varje enskild patient för en säker vård (3 kap 1 ) patientjournalen får användas som informationskälla inte bara av patienten själv utan även för uppföljning och utveckling av vårdverksamheten, tillsyn och rättsliga krav, uppgiftsskyldigheter samt forskning (2 kap 2 ) den som för patientjournal ansvarar för sina uppgifter i journalen (3 kap 4 ) och att de förs in så snart som möjligt. Det ska framgå vem som har gjort en viss anteckning i journalen och när anteckningen gjordes en journal skall alltid innehålla uppgifter om patientens identitet, diagnos, åtgärder och vilken information som lämnats till patienten (3 kap 6 ) journalanteckningar skall signeras och får därefter inte ändras. Ska en felaktig uppgift rättas efter signering måste såväl den felaktiga uppgiften som rättelsen återfinnas i journalen (3 kap 8 ) har uppgift lämnats ut skall detta noteras i journalen (3 kap 11 )

4 ARKIVHANDBOK 4 (12) journalhandlingar ska skyddas från obehörig åtkomst, det vill säga den som inte är direkt inblandad i patientens vård ska inte kunna läsa i journalen (4 kap 1 ) journalhandling skall på begäran av patienten, så snart som möjligt lämnas ut för läsning uppkopierad eller digitalt (5 kap 5-6, samt kap ) om inget hinder möter i offentlighets- och sekretesslagen patient, eller annan som omnämns i en patientjournal, har rätt att hos Socialstyrelsen begära att få journalen helt eller delvis förstörd (8 kap 3-4 ). Det måste finnas godtagbara skäl för detta samtidigt som det måste vara uppenbart, dels att uppgifter som ska förstöras inte behövs för patientens vård, dels att det från allmän synpunkt inte finns skäl att bevara journalen i patientdatalagen står att journalhandling ska sparas i minst tio år efter det att den sista uppgiften fördes in i journalen (3 kap 17 ). För offentlig vård, inom Stockholms läns landsting, gäller dessutom att patientjournalerna är allmänna handlingar och inte får gallras/förstöras utan att det finns ett gallringsbeslut. Inom landstinget gäller till exempel bevarande av samtliga läkarförda journaler (se även under rubriken Gallring, rensning och avställning). Patientjournaler i offentlig vård Journalhandlingar i offentlig verksamhet är allmänna handlingar och lyder under offentlighetslagstiftningen. Detta innebär inte att vem som helst kan få tillgång till handlingarna/informationen, utan att den ska hanteras i enlighet med tryckfrihetsförordningens, offentlighets- och sekretesslagens samt arkivlagens regler i tillägg till det regelverk som gäller för vårdgivare. Sekretessfrågor Patientdatalagen förutsätter att enbart de personer som är direkt engagerade i vården av en patient har tillgång till journalen. Journaler omfattas i övrigt av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen, se särskilt kapitlen 7, 21, 25 och 26. Vissa begränsningar i sekretessen tas upp i kapitlen 10, 12, 25 och 26 i offentlighets- och sekretesslagen. Mer om sekretess finns att läsa i kapitel 2 Offentlighet och sekretess. Här ska bara noteras att offentlighets- och sekretesslagens utgångspunkt är att sekretess gäller mellan olika myndigheter, och även mellan olika verksamhetsgrenar inom samma myndighet, i den mån de är att betrakta som självständiga i förhållande till varandra (8 kap 1-3 ). Alla offentliganställda lyder under offentlighets- och sekretesslagen och har därigenom tystnadsplikt enligt denna. Samtycke Patienten kan genom att lämna sitt samtycke möjliggöra att journaluppgifter om patienten själv förs vidare. Det är en bra regel att alltid

5 ARKIVHANDBOK 5 (12) inhämta patientens samtycke när man inom vården rekvirerar en journalkopia, samt att alltid notera detta i journalen. Det kan ibland bli knepiga situationer när flera personer förekommer i en journal och patienten själv önskar ta del av sin journal. Patientdatalagen är tydlig med att det ska vara en journal per patient, men bland annat inom psykiatrin kan flera personer vara relevanta i samma journal. Skulle så vara fallet kan patienten behöva ha samtycke från den eller de personer som förekommer för att få tillgång till den fullständiga journalen. Med i princip bara ett undantag, OSL 25 kap 6, får patienten tillgång till övriga delar av journalen som enbart berör honom/henne utan något samtycke. I sammanhanget kan också nämnas att en förlossningsjournal tillhör modern och att barnet inte med självklarhet kan få tillgång till densamma utan samtycke från modern. En vårdnadshavare kan ge samtycke till att uppgifter behandlas eller lämnas ut till vårdgivare men kan däremot inte spärra uppgifter för barnets räkning. Utlämnanden Sekretessen löper alltid en risk att brytas när journaluppgifter lämnar den egna vårdinrättningen. Alla sätt att sända eller lämna ut journaluppgifter är förknippade med risker som man måste vara medveten om. Postförsändelser av journaler ska enligt Socialstyrelsens föreskrifter alltid ställas till en namngiven mottagare. De ska, vare sig de är i original eller i kopia, alltid skickas rekommenderat. I synnerhet gäller denna regel när journalkopia skickas till privatpersoner, för att garantera att journaluppgifter inte hamnar i orätta händer. Om internpost används måste journalen läggas i ett förseglat kuvert inuti internkuvertet med avsändare och adressat tydligt markerade. De flesta vet om att det är helt olämpligt att lämna ut sekretessbelagda uppgifter på telefon, främst för att det är mycket svårt att garantera att mottagaren är den rätta, men också för risken att informationen avlyssnas av obehörig. Att sända telefaxförsändelser är lika osäkert - man kan slå fel nummer eller vara utsatt för medvetna vilseledningsförsök. Likaväl som man kan utge sig för att vara någon annan på telefon, kan en faxad journalrekvisition göras i falskt namn. Avlyssningsrisk finns både för telefon och för telefax. Använder man fax bör man skicka det krypterat och om detta inte är möjligt bör man undvika att faxa journaluppgifter annat än i nödsituationer. Skulle en nödsituation uppstå, till exempel om patienten ligger på operationsbordet, bör journalen avidentifieras genom att födelsenummer, namn, adress med flera personuppgifter tas bort så att det som återstår är patientens fyra sista siffror och journalinformationen. Faxet sänds sedan med motringning, det vill säga att mottagaren omedelbart ringer tillbaka och meddelar att rätt antal sidor har kommit fram. Datorkommunikationen har samma svaga punkter som telefax, och dessutom tillkommer risken att någon utifrån gör intrång i datorjournalsystemet. För att patientdata ska kunna transporteras via

6 ARKIVHANDBOK 6 (12) datorkommunikation och samtidigt få det skydd som är föreskrivet i lag, måste bestämda säkerhetsåtgärder vidtas. Några bra exempel är att nätverkssystemet ska kunna kontrollera uppgiven identitet (autentisering) samt kunna kontrollera att informationen inte har ändrats sedan den lämnade avsändaren (verifiering). Informationen som skickas ska alltid krypteras med tillräckligt långa krypteringsnycklar. Avgifter Det är inte tillåtet att ta betalt för att på plats tillhandahålla allmän handling i 0riginal. Gäller det däremot kopior av handlingar är dessa i vissa fall avgiftsbelagda. För att kunna ta ut avgifter för kopior måste en verksamhet fatta formellt beslut om detta annars ska kopior tillhandahållas utan kostnad. Inom Stockholms läns landsting finns ett av landstingsfullmäktige fattat beslut om avgifter som gäller för landstingsstyrelsens verksamheter. Det är däremot tveksamt om detta beslut omfattar bolagen och stiftelserna och därför bör dessa verksamheter fatta egna beslut om att tillämpa det av landstingsfullmäktige fattade avgiftsreglementet (mer om avgifter i kapitel 2 Offentlighet och sekretess). Nuvarande avgiftsregler, fattade av landstingsfullmäktige, säger att kopior, oavsett antal, är gratis för beställande myndigheter och bolag inom Stockholms läns landsting och för myndigheter till vilka landstinget har, enligt lag eller förordning, skyldighet att utlämna journaluppgifter. För andra beställare gäller: nio sidor papperskopia är gratis den tionde sidan kostar 50 kr och varje följande sida 2 kr styck kopia av ljudband, videoband, röntgenbild, karta, ritning och fotografi debiteras med aktuell kostnad som anlitat företag tar för kopiering kopiering av journaluppgift till CD-skiva kostar 20 kr för skivan och 10 kr per påbörjad Mb av information kopiering av journaluppgift till DLT-band kostar kr för bandet och 10 kr per påbörjad Mb av information Vid rekommendation av brev får man ta ut den kostnaden av samtliga beställare. Överföring av patientjournal Landstinget är en föränderlig värld med många organisationsförändringar och byten av verksamhetsformer. Befolkningen är också rörlig och patienter flyttar eller byter vårdgivare av annan orsak. Allt detta sammantaget gör att patientinformation behöver föras från ett ställe till ett annat i mycket högre grad nu än tidigare. Frågan om en patientjournal, oavsett om den finns på papper eller digitalt, ska överföras till en annan inrättning i original, kopia eller som lån är inte helt lätt. Patientdatalagen ger en utökad möjlighet att fler vårdgivare kan ha direktåtkomst till patientinformation genom sammanhållen journalföring. Om man däremot lämnar ut en kopia ska man

7 ARKIVHANDBOK 7 (12) enligt patientdatalagen notera i journalen vem, vad och när journalinformation lämnats ut (3 kap 11 ). Patienten har även rätt att spärra uppgifter för vissa angivna vårdinstanser då journalanteckningar sker i sammanhållna journaler (4 kap 4 ). Patientdatalagen innebär även att vårdgivaren har ett större ansvar att informera patienten om vilka bestämmelser som gäller samt hålla loggar över vilka som varit inne i journalerna än man tidigare hade. I lagen står det tydligt att en myndighet inte kan överlämna (avhända sig) allmänna handlingar annat än med stöd av lag eller fullmäktiges beslut (arkivlagen SFS 1990:782, 15 ). För att leva upp till lagen har man därför i arkivsammanhang följt den regeln att arkivhandling blir kvar och förvaras där den tillkommit. Därför skickas oftast kopia på journalen när en patient byter vårdgivare, inte originalet. Journalen kan dessutom bli aktuell vid till exempel ansvarsärenden och då är det lämpligt att den finns kvar på sin ursprungsplats, eftersom det är där man återsöker den. De krav som vårdgivare ställer på en enkel och snabb åtkomst av journalinformation har gjort det nödvändigt att i vissa fall bryta mot denna regel. Även förändringar i organisationen, till exempel när verksamheter flyttar, säljs ut, bolagiseras eller läggs ned, kan kräva andra lösningar än att kopiera journalen, men detta är något som måste avgöras från fall till fall. Förutsättningar för överföring En viktig förutsättning för att överföring av patientjournal får ske i original, är att den vårdinrättning som sänder i väg originaljournalen dokumenterar vart den har sänts, till exempel genom att i journalserien låta rekvisitionen eller någon annan typ av dokumentation stå kvar på journalens plats. Det går också bra att föra separat lista/liggare på överförda journaler. Att återsöka en journal i efterhand kan försvåras och till och med omöjliggöras om journalen flyttat med patienten utan någon som helst dokumentation om detta. För en digital journal som överförs elektroniskt gäller att den överförs i original om journalen på ursprungsplatsen raderas det vill säga gallras. Allt annat är att räkna som överlämnande av kopia. Här är viktigt att tänka på att ny information inte får föras in i den utlämnade kopian för då uppstår en situation med två original men med olika information. Landstingsarkivet har generella regler för hur man hanterar arkiv i samband med organisatoriska förändringar. De finns dels i Regler för överföring av arkivhandlingar när verksamheter byter huvudman inom Stockholms läns landsting, dels i kapitel 10 Privatiseringar och nya driftsformer i denna arkivhandbok. Huvudregler är att: om verksamheten flyttar mellan två myndigheter inom landstinget kan arkivmyndigheten fatta beslut om att journalbestånd i original överförs till den övertagande myndigheten och införlivas med dess arkiv om verksamhetens förflyttning sker inom en och samma myndighet, är det den berörda myndigheten som i samråd med

8 ARKIVHANDBOK 8 (12) Landstingsarkivet beslutar hur arkivdelningen/journalöverföringen ska ske. Som exempel kan nämnas verksamhetsöverföringar på kliniknivå mellan landstingets sjukhus originalhandling får inte lämna Stockholms läns landsting. Lån av patientjournal Förbudet mot överföring av originalhandling gäller inte lån. Journaler kan lånas ut både inom och utanför landstinget. Både vid lån inom och utom Stockholms läns landsting ska det upprättas ett låneavtal eller en överenskommelse som visar vad som lånats ut, från vem, till vem. Ett låneavtal/överenskommelse ska också innehålla tidpunkt för återlämnande av journaler och en garanti för att journaler under lånetiden förvaras betryggande i enlighet med Stockholms läns landstings gällande regler. Mer om lån av journaler i samband med bolagiseringar och entreprenaddrift, finns beskrivet i kapitel 10 Privatiseringar och nya driftsformer. Den som lånar en journal får inte göra egna anteckningar i journalen, utom möjligen i absolut undantag och då efter överenskommelse med utlånande instans eller Landstingsarkivet. Det måste tydligt framgå vilken inrättning som har lånat ut journalen, det vill säga är ägare av den, och vilken inrättning som påför ny information. Oavsett om överföringen av patientjournal har skett i form av original eller kopia, måste det dokumenteras i journalen att kopior tagits eller att originaljournalen har lånats ut. Detta krav återfinns i patientdatalagen och är en följd av patientens rätt att kunna få sin journal eller information i den förstörd. I sådana fall måste även alla kopior kunna spåras och förstöras. Arkivbeständighet För att journalhandlingar ska förbli läsbara under lång tid måste man framställa handlingarna med metoder som garanterar deras arkivbeständighet. För pappersjournaler innebär detta till exempel användande av åldringsbeständigt papper samt pennor, färgband och skrivare som finns upptagna i Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) årliga förteckning över godkänd skrivmateriel (se kapitel 4 Skrivmaterial och informationslagring). Ska journalerna senare mikrofilmas eller skannas behöver man inte ta sådan hänsyn, men då krävs det att filmningen/skanningen verkligen blir genomförd och att den motsvarar de kvalitetsnormer som Landstingsarkivet föreskriver. För elektroniska journaler innebär kravet på arkivbeständighet att journalinformation förs i sådana format eller senast i samband med arkivering (slutförvaring) hos Landstingsarkivet överförs till sådana format som Landstingsarkivet godkänt för långtidslagring eller enklare att verksamhetens digitala system innehåller exportfunktion för överföring av data till landstingsarkivets slutarkiv. Information om godkända format finns i kapitel 8 Leveranser till Landstingsarkivet. Information om

9 ARKIVHANDBOK 9 (12) överföring av digitalt material finns även på landstingsarkivets e-portal (https://www.sllearkiv.se). Förvaring av patientjournaler I patientdatalagen står att journalen skall hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till den. När det gäller patientjournal inom Stockholms läns landsting ska arkivlagens regler och Landstingsarkivets föreskrifter dessutom tillämpas. Journalinformationen ska skyddas från brand, fukt eller annan skada, oavsett om den är på papper eller elektronisk. Journaler ska även under pågående vård förvaras på ett betryggande sätt. De får inte lämnas obevakade så att obehörig kan komma åt att läsa, ändra eller förstöra informationen. Enligt arkivlagen skall alla arkivlokaler vara utformade så att de skyddar mot brand, vatten- och fuktskador, skadlig miljöpåverkan och inte minst obehörigt tillträde. Reglerna för arkivlokalens utformning beskrivs närmare i kapitel 5 Förvaring och hantering av arkiv. Om journalarkivet inte uppfyller de av Landstingsarkivet fastställda kraven kan dokument- eller säkerhetsskåp fungera som ersättning. Skåpen ska då uppfylla de krav som annars ställs på arkivlokalen. Förteckning över godkända skåp finns hos Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut (SP). Primär-/närarkiv för pappersjournaler Pappersjournaler som är eller har varit aktuella under de senaste åren brukar förvaras i så kallat primär-/närarkiv. Grundläggande krav för en sådan lokal är att den skyddar från brand, vatten- och fuktskador, och viktigast av allt, obehörig åtkomst. Ett sådant primär-/närarkiv kan hålla en lägre brandklassning och lägre miljökrav än en arkivlokal för slutförvaring under förutsättning att pappersjournaler endast förvaras där under en begränsad tid. Efter några år i primär-/närarkiv ska journalerna föras till en slutlig förvaring i en godkänd arkivlokal inom den egna verksamheten eller hos Landstingsarkivet. Vilka lösningar som bör väljas för att arkivlokalen ska uppnå föreskriven skyddsnivå, kan avgöras från fall till fall i samråd med Landstingsarkivet, då flera faktorer måste beaktas vid en sådan bedömning (byggnadens belägenhet, närliggande lokaler med mera). Digitala journaler Digitala journaler är extra känsliga när det gäller säker förvaring. Dels är mediet de förvaras på oftast känsligare för yttre påverkan till exempel för värme, magnetiska fält, luftföroreningar med mera, dels är själva datorn ett stöldbegärligt objekt. Säkerhetssystemet måste vara uppbyggt så att alla data är krypterade och inte tillgängliga utan särskild behörighet. För att leva upp till lagbestämmelserna om integritets- och sekretesskydd för uppgifter i digitala patientjournaler, är det mycket viktigt att patientjournalsystem förses med behörighetssystem som reglerar åtkomsten av patientinformation. Behörighetssystemet måste vara väl dokumenterat samt fortlöpande utvärderas och uppdateras. Var och en som tilldelas behörighet att ta del av uppgifter, ska ha användaridentitet och lösenord knutet till identitet. Åtkomsten av patientdata ska kunna följas upp i efterhand genom en maskinell logg. Loggen ska vara utformad så att

10 ARKIVHANDBOK 10 (12) den visar användaridentitet, tidpunkt för åtkomst och till vilka uppgifter åtkomsten skett. Loggen ska kontrolleras regelbundet. Andra media För förvaring av magnetband, optiska skivor eller andra backupenheter kan låsbara och brandsäkra skåp användas enligt SP:s lista. Ifall det rör sig om förvaring av större mängder data, är det lämpligt att en regelrätt arkivlokal inrättas. Alternativet kan vara att man lämnar över förvaringen av informationen till en instans som kan garantera dess säkerhet i enlighet med Landstingsarkivets föreskrifter. Förvaring av säkerhetskopior förutsätter att dessa förvaras under betryggande former, helst i särskilda datorskåp, och naturligtvis åtskilda från datorn/servern. Förvaring av fotografier, filmer och ljudupptagningar som inte är digitala kräver i många fall speciallösningar, se kapitel 5 Förvaring och hantering av arkiv. De flesta av dessa medier har dessutom en mycket kort levnadstid och informationen på till exempel video- eller kassettband blir snabbt förstörd om de inte förvaras korrekt. Fotografier förvaras inte tillsammans med journalhandlingar på papper då pappret kan ta skada. Gallring, rensning och avställning Enligt arkivlagen ska allmänna handlingar bevaras, om det inte finns ett gallringsbeslut fattat av behörig nämnd/styrelse i samråd med Landstingsarkivet som talar om att en viss typ av handling får gallras. Bevarande- och gallringsplan Med utgångspunkt i de legala förutsättningar som gäller för patientinformation har Landstingsarkivet fattat beslut om en bevarandeoch gallringsplan för patientjournalhandlingar, oavsett medium, som gäller för den offentliga sjukvården inom Stockholms läns landsting. Bevarandeoch gallringsplan för vårdhandlingar. Planen reglerar dels bevarande och gallring av olika typer av patientjournaler, dels av olika handlingar som ingår i en patientjournal. Bevarande- och gallringsplanen kan mycket grovt sammanfattas med att: journaler förda av läkare ska i regel bevaras för all framtid, medan viss information i dem kan gallras efter angivna tidsperioder pappersjournaler förda av andra yrkeskategorier än läkare får, med vissa undantag, gallras tio år efter det att sista anteckningen har införts i journalen handlingar/information som förvaras i patientjournal kan plockgallras, det vill säga vissa handlingar kan plockas ut ur journalen och gallras eller raderas enligt gällande gallringsfrister. Övriga delar av journalen bevaras för framtiden. Med gallringsfrist menas den tid som ska ha gått från det att handlingen upprättas till dess att den får gallras. I kapitel 6 Gallring finns mer information för journalhandlingar som remisser/remissvar, labbsvar, provsvar, specialistutlåtanden, vilka både förvaras hos remissmottagare och hos remissavsändare, gäller följande gallring:

11 ARKIVHANDBOK 11 (12) remissavsändaren ansvarar för att inkomna svar bevaras i patientjournalen remissmottagarens exemplar av dessa journalhandlingar får (med vissa undantag) gallras efter tre år för journalinformation som överförs från papper till elektronisk journal gäller att pappersförlagor får gallras efter det att uppgifterna har kontrollerats och den överförda texten signerats av ansvarig läkare/motsvarande handlingar som inte är allmänna kan rensas bort när de inte längre behövs för vården. Det kan röra sig om till exempel arbetspapper, utkast, dubbletter eller tomma journalblanketter. Avställning Avställning betyder att sortera ut journaler som inte varit aktuella under ett visst antal år. När man avställer pappersjournaler förstörs de inte utan ställs för förvaring i en arkivlokal eller levereras till Landstingsarkivet. Förvaringen av avställda journaler ska motsvara de krav Landstingsarkivet ställer på förvaring av arkivmaterial. Även för digitala journaler rekommenderas att de avställs med jämna mellanrum och enligt en fastställd plan, beroende på hur stor tillväxten av informationen är. Avställda digitala journaler kan mellanlagras hos verksamheten själv eller överlämnas till Landstingsarkivet för mellan- eller slutarkivering. Vid en leverans till Landstingsarkivet ska digitala journaler uppfylla de krav på arkivformat för digitala media som Landstingsarkivet ställer samt övriga leveransvillkor. De redovisas i kapitel 8 Leveranser till Landstingsarkivet. Samt återfinns på landstingsarkivets e-portal (https://www.sllearkiv.se). Särskilt om digitala journaler Tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, personuppgiftslagen, arkivlagen samt patientdatalagen gäller fullt ut även för digitala patientjournaler och vårdregister. Har man ett digitalt journalföringssystem är det nödvändigt att ta hänsyn till att det rör sig om information som ska sparas länge eller bevaras för alltid. Goda säkerhetskopieringsrutiner är inte tillräckligt för att garantera läsbarhet under 100 år eller mer. Patientjournalsystemet måste som standard innehålla en exportfunktion till något format som gör informationen systemoberoende. Mer information om detta finns vid landstingets e-portal (https://www.sllearkiv.se). Patientjournaler i privat vård Som tidigare berörts på flera ställen gäller olika lagar för offentlig och privat verksamhet. Journalhandlingar i den privata vården är enskilda handlingar. För dessa gäller patientdatalagen men stödet från tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen är begränsat. Bevarande- och gallringsplaner som gäller inom Stockholms läns landstings verksamheter är ingenting man måste tillämpa, det finns däremot ingenting som hindrar att man gör det. Patientjournalföring, bevarande och vård

12 ARKIVHANDBOK 12 (12) regleras av patientdatalagen och det är i den och i bland annat Socialstyrelsens författningar den privata vården har sitt regelverk. Detta innebär att för patientjournaler i den privata vården gäller minimibevarandetiden tio år. Bestämmelser om utlämnande av journalhandlingar och tystnadsplikt finns i patientdatalagen samt i 2 kap. 8 9 i lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område, LYHS. Patientdatalagen innefattar även bestämmelser om omhändertagande och återlämnande av patientjournaler inom enskild hälso- och sjukvård (9 kap). Lagen har givit Socialstyrelsen rätt att besluta om omhändertagande i de fall det finns sannolika skäl att tro, att privatläkarjournaler inte kommer att förvaras och hanteras på det sätt som är föreskrivet. Omhändertagna journaler förvaras hos närmaste arkivmyndighet, exempelvis Landstingsarkivet, under minst tio år.

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun

Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Diarienummer 11-124-000 Riktlinjer för hantering av skolhälsovårdsjournaler i Skövde kommun Beslutad i skolnämnden den 24 augusti 2011, 101 Hantering av skolhälsovårdsjournaler för skolhälsovården i Skövde

Läs mer

Hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler Ersätter: 2005:23

Hantering av barn- och skolhälsovårdsjournaler Ersätter: 2005:23 UPPGIFTER FÖR CIRKULÄR-DATABASEN Ändra ej på fältnamnen! Cirkulärnr: 09:44 Diarienr: 09/3013 Handläggare: Ulrika Gustafsson Avdelning: Avdelningen för juridik Datum: 2009-07-01 Mottagare: Samtliga kommuner

Läs mer

Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation

Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation SOCIALFÖRVALTNINGEN Annika Nilsson, 0554-191 56 annika.nilsson@kil.se 2014-06-27 Riktlinjer för hälso- och sjukvårdsdokumentation BAKGRUND Vid vård av patienter ska det föras patientjournal. En patientjournal

Läs mer

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9)

Arkivreglemente. Landstinget Blekinge. Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Arkivreglemente Landstinget Blekinge Arkivreglemente för Landstinget Blekinge 1(9) Innehållsförteckning Arkivreglemente för Landstinget Blekinge... 3 1 Tillämpningsområde... 3 2 Ansvar för arkivvården...

Läs mer

Den lagstiftning som är tillämplig på skolhälsovårdsjournaler är:

Den lagstiftning som är tillämplig på skolhälsovårdsjournaler är: Den lagstiftning som är tillämplig på skolhälsovårdsjournaler är: Patientdatalagen (2008:355). Lagen reglerar innehåll, bevarande och gallring av patientdata samt informationsöverföring av patientdata

Läs mer

Med vård avses i denna lag även undersökning och behandling.

Med vård avses i denna lag även undersökning och behandling. Patientjournallag SFS nr: 1985:562 Utfärdad: 1985-06-13 Ändring införd: t.o.m. SFS 2002:298 Inledande bestämmelser 1 Vid vård av patienter inom hälso- och sjukvården skall föras patientjournal. Patientjournal

Läs mer

Riktlinje för hälso- och sjukvårdsdokumentation

Riktlinje för hälso- och sjukvårdsdokumentation Riktlinje för hälso- och sjukvårdsdokumentation Journalhandling En journalhandling är alla handlingar och anteckningar som innehåller uppgifter om patientens tillstånd och de åtgärder som genomförts eller

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region)

(I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Dagar om lagar 4 5 november 2014 Bo Thalén Vem äger patientjournalerna? (I texten nedan används ordet landsting genomgående i stället för landsting/region) Kan patientjournaler överlämnas från en vårdgivare

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun

4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun 1(5) 4.1 Riktlinje för dokumentation och informationsöverföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Tyresö kommun Nedanstående lagar, förordningar allmänna råd ligger till grund för omvårdnadsdokumentationen.

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation

Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation Sid 1(5) Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation Inledning Hantering av patientinformation inom Region Skåne ska ske utifrån patientdatalagen (SFS 2008:355), Socialstyrelsens

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Datajournal med systemet Asynja, nu CGM J4, infördes i oktober 2005 i Örebro kommun.

Datajournal med systemet Asynja, nu CGM J4, infördes i oktober 2005 i Örebro kommun. JOURNALHANTERING En patientjournal är först och främst avsedd att vara ett stöd för den eller de personer som ansvarar för patientens/elevens vård. Den utgör också arbetsverktyg eller underlag för bedömning

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Anvisningar för journalhantering och dokumentationsskyldighet inom elevhälsan

Anvisningar för journalhantering och dokumentationsskyldighet inom elevhälsan 1/1 Utbildningsförvaltningen Tjänsteskrivelse Datum: 2015-10-21 Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Handläggare: Ing-Marie Tjulander Telefon: 0523-61 32 19 E-post: ing-marie.tjulander@lysekil.se Anvisningar

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen SVERIGES Information till legitimerade tandhygienister Kvalitetssäkra patientjournalen TANDHYG Kvalitetssäkra patientjournalen Inledning En legitimerad tandhygienist måste utöver sitt yrkeskunnande om

Läs mer

Svensk författningssamling

Svensk författningssamling Svensk författningssamling Patientdatalag; utfärdad den 29 maj 2008. SFS 2008:355 Utkom från trycket den 11 juni 2008 Enligt riksdagens beslut 1 föreskrivs följande. 1 kap. Lagens tillämpningsområde m.m.

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun.

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun. 2008-08-15 1 (6) Reviderad 2010-04-21 Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälsooch sjukvården i särskilt boende i Järfälla kommun. Nedanstående lagar, förordningar allmänna råd ligger

Läs mer

Patientdatalag (2008:355)

Patientdatalag (2008:355) Patientdatalag (2008:355) SFS nr: 2008:355 Departement/myndighet: Socialdepartementet Utfärdad: 2008-05-29 Ändrad: t.o.m. SFS 2013:1024 Tryckt version: pdf, utan ändringar (Lagrummet) Ändringsregister:

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården i särskilt boende i Solna kommun

Riktlinjer för informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården i särskilt boende i Solna kommun 2012-07-16 SID 1 (9) Ansvarig för rutin Medicinskt ansvarig sjuksköterska Cecilia Linde cecilia.linde@solna.se Gäller från revideras 2016-07-25 Riktlinjer för informationshantering och journalföring i

Läs mer

Arkivmyndighetens anvisningar om hantering och arkivering av BHV-journaler

Arkivmyndighetens anvisningar om hantering och arkivering av BHV-journaler Arkivmyndighetens anvisningar om hantering och arkivering av BHV-journaler BHV-journalerna utgör ett viktigt källmaterial för främst medicinsk forskning samt kan vara av betydelse för den enskilda personen.

Läs mer

Informationshantering och journalföring. nya krav på informationssäkerhet i vården

Informationshantering och journalföring. nya krav på informationssäkerhet i vården Informationshantering och journalföring nya krav på informationssäkerhet i vården Sammanhållen journalföring! Förklaring av symbolerna Patient Verksamhetschef Hälso- och sjukvårdspersonal samt övriga befattningshavare

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN

F3:10 AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 1(7) AVTALSMALL LÅN AV PATIENTJOURNALER MM NÄRSJUKVÅRD I KRISTINEHAMN 2(7) AVTALSMALL, LÅN AV PATIENTJOURNALER 3 3.10.1 Bakgrund och syfte 3 3.10.2 Tillträde 4 3.10.3 Kontaktpersoner 4 3.10.4 Utlånade

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet

4. Skrivmaterial och informationslagring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2007-06-01. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2007-06-01 Landstingsarkivet 4. Skrivmaterial och informationslagring Innehållsförteckning Skrivmaterial och informationslagring... 2 Märkning med svenskt arkiv... 2 Tekniska krav för certifiering

Läs mer

Landstingsstyrelsens förslag till beslut

Landstingsstyrelsens förslag till beslut FÖRSLAG 2010:43 1 (9) Landstingsstyrelsens förslag till beslut Nytt reglemente för Stockholms läns landstings dokumentoch arkivhantering Föredragande landstingsråd: Catharina Elmsäter-Svärd Ärendet Landstingsdirektören

Läs mer

Patientdatalagen. Juridik- och Upphandlingsstaben

Patientdatalagen. Juridik- och Upphandlingsstaben Patientdatalagen 1 kap. Tillämpningsområde 2 kap. Om personuppgiftsbehandling 3 kap. Patientjournalföring 4 kap. Inre sekretess och elektronisk åtkomst inom vårdgivares verksamhet 5 kap. Utlämnande av

Läs mer

Lokala riktlinjer informationshantering och journalföring, inom elevhälsans medicinska och psykologiska delar, Alingsås Kommun

Lokala riktlinjer informationshantering och journalföring, inom elevhälsans medicinska och psykologiska delar, Alingsås Kommun Datum: 120131 Handläggare: Maria Amström Direktnr: 7063 Beteckning: 2012.041 Lokala riktlinjer informationshantering och journalföring, inom elevhälsans medicinska och psykologiska delar, Alingsås Kommun

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen Information till legitimerade tandhygienister Kvalitetssäkra patientjournalen TANDHYG SVERIGES Inledning En legitimerad tandhygienist måste utöver sitt yrkeskunnande om tandvårdens innehåll och processer

Läs mer

Frågor och svar. Att ta del av, använda och utbyta uppgifter i hälso- och sjukvård och socialtjänst

Frågor och svar. Att ta del av, använda och utbyta uppgifter i hälso- och sjukvård och socialtjänst Frågor och svar Att ta del av, använda och utbyta uppgifter i hälso- och sjukvård och socialtjänst Presentationen ingår i utredningens delredovisning enligt direktiv 2013:43 och syftar till att belysa

Läs mer

Lokala riktlinjer för journalhantering och arkivering av skolhälsovårdsjournaler och BVC-journaler för skolhälsovården Alingsås kommun Bilaga 2

Lokala riktlinjer för journalhantering och arkivering av skolhälsovårdsjournaler och BVC-journaler för skolhälsovården Alingsås kommun Bilaga 2 Lokala riktlinjer för journalhantering och arkivering av skolhälsovårdsjournaler och BVC-journaler för skolhälsovården Alingsås kommun Bilaga 2 Inledning Alingsås kommun har beslutat att alla skolhälsovårdsjournaler

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Bevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås Stad

Bevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås Stad Kulturförvaltningen Stadsarkivet Handläggare: Viktor Lundberg, tel. 033-353301. PM Datum 2015-04-23 Dnr 2015:80, 366 Sida 1(5) Bevarande av skolhälsovårdsjournaler från fristående skolor belägna inom Borås

Läs mer

Sekretess, lagar och datormiljö

Sekretess, lagar och datormiljö Sekretess, lagar och datormiljö VT 2015 Sekretess och tystnadsplikt Tystnadsplikt gäller oss som individer Tystnadsplikt är ett personligt ansvar vi alltid har, vare sig vi agerar i tjänsten eller som

Läs mer

Nationell Patientöversikt (NPÖ) för en effektiv och säker vård inom vård- och omsorgsboende i Solna kommun

Nationell Patientöversikt (NPÖ) för en effektiv och säker vård inom vård- och omsorgsboende i Solna kommun SID 1 (10) Ansvarig för riktlinje Medicinskt ansvarig sjuksköterska NPÖ ansvarig Gäller från, rev 2015-08-14 Cecilia.linde cecilia.linde@solna.se Paulina Terävä paulina.terävä@solna.se Riktlinjer som gäller

Läs mer

Informationssäkerhet. Varför jobbar vi med informationssäkerhet? Vad är informationssäkerhet? Presentation

Informationssäkerhet. Varför jobbar vi med informationssäkerhet? Vad är informationssäkerhet? Presentation Presentation Informationssäkerhet Kim Strandberg Informationssäkerhetsstrateg/jurist kim.strandberg@regionostergotland.se 010-103 03 385 Region Informationssäkerhet, Östergötland 2015-03-11, Kim Strandberg

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige

Dnr KS-2009/852. Arkivreglemente. Antaget av kommunfullmäktige Dnr KS-2009/852 Arkivreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2009-11-19 138 Rev. arkivreglemente för Knivsta kommun (Enligt kommunfullmäktiges beslut den 9 december 2002 och gällande från den 1 januari

Läs mer

Dokumenthantering - legala förutsättningar och interna beslut

Dokumenthantering - legala förutsättningar och interna beslut PM 1 (5) Kommunledningskontoret 2014-04-02 dnr Sn 2014-105 Jenny Björkholm, Säkerhet och Juridik dnr On 2014-118 Ragnhild Klintberg, Säkerhet och Juridik dnr Än 2014-124 Dokumenthantering - legala förutsättningar

Läs mer

Sammanhållen journalföring

Sammanhållen journalföring SOCIALFÖRVALTNINGEN RIKTLINJE Annika Nilsson, annika.nilsson@kil.se 2016-06-28 Beslutad av SN 84 2016-08-31 Sammanhållen journalföring Via nationella e-tjänster, t.ex. NPÖ, Pascal eller Svevac Gäller för

Läs mer

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen

Information till legitimerade tandhygienister. Kvalitetssäkra patientjournalen Information till legitimerade tandhygienister Kvalitetssäkra patientjournalen TANDHYG SVERIGES Innehåll Inledning...1 Vad är en patientjournal?...1 Varför ska man föra en patientjournal?...2 Vem ska föra

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län

Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län ÄRENDE 13 2012-03-07 Uppdaterat arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län Handlingar i ärendet: Landstingsstyrelsens skrivelse till landstingsfullmäktige Arkivreglemente reviderat Arkivreglemente

Läs mer

Journalhantering och arkivering inom Elevhälsans medicinska och psykologiska insats, inklusive BHV journalen, Alingsås kommun

Journalhantering och arkivering inom Elevhälsans medicinska och psykologiska insats, inklusive BHV journalen, Alingsås kommun Datum: 110103/ rev 141204/ 150528 Handläggare: Maria Amström /Petra Lernås Direktnr: 7063 Beteckning: Riktlinje Journalhantering och arkivering inom Elevhälsans medicinska och psykologiska insats, inklusive

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Tjänstebeskrivning Slutarkivering

Tjänstebeskrivning Slutarkivering Landstingsarkivet 2013-06-11 Tjänstebeskrivning Version 1.1 LA 2012-7351 Tjänstebeskrivning Slutarkivering Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Landstingsarkivets organisation... 3 2 Slutarkivering... 3 2.1.1

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Regeringens proposition 2007/08:126

Regeringens proposition 2007/08:126 Regeringens proposition 2007/08:126 Patientdatalag m.m. Prop. 2007/08:126 Regeringen överlämnar denna proposition till riksdagen. Stockholm den 19 mars 2008 Fredrik Reinfeldt Göran Hägglund (Socialdepartementet)

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Riktlinje 2015-06-24 Riktlinjer för digital arkivering KS-2015/0813 003 Antagen av Kommunstyrelsen den 2 september 2015. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag. Syftet

Läs mer

Riktlinjer för dokumentation och informationshantering inom hälsooch sjukvårdens område i Nyköpings kommun

Riktlinjer för dokumentation och informationshantering inom hälsooch sjukvårdens område i Nyköpings kommun Riktlinjer utarbetade för: Vård och Omsorgsnämnden Kvalitetsområde: Hälso- och sjukvård Framtagen av ansvarig tjänsteman: Annika Jansson, Anna- Karin Tholerus Medicinskt ansvariga sjuksköterskor Giltig

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information

Posthantering och annan överföring av sekretessbelagd och integritetskänslig information Koncernkontoret Enheten för informationssäkerhet informationssakerhet@skane.se Datum: 2012-11-05 Dnr: Dokumentförvaltare: Enheten för informationssäkerhet Koncernkontoret Dokumentets status: Beslutat Dokumentid:

Läs mer

Studerandens möjligheter att ta del av och använda patientuppgifter

Studerandens möjligheter att ta del av och använda patientuppgifter Promemoria 2013-12-31 Utredningen om rätt information i vård och omsorg S 2011:13 Promemorian ingår i utredningens delredovisning enligt direktiv 2013:43 och syftar till att belysa förutsättningarna för

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Rutin för kontroll av åtkomst till patientuppgifter-loggranskning av NPÖ, Meddix och verksamhetssystem

Rutin för kontroll av åtkomst till patientuppgifter-loggranskning av NPÖ, Meddix och verksamhetssystem SOCIALFÖRVALTNINGEN Annika Nilsson, 0554-191 56 annika.nilsson@kil.se 2014-05-07 Rutin för kontroll av åtkomst till patientuppgifter-loggranskning av NPÖ, Meddix och verksamhetssystem INLEDNING Patientdatalagen

Läs mer

Tillsyn - äldreomsorg

Tillsyn - äldreomsorg Datum Diarienr 2011-12-07 876-2010 TioHundranämnden Box 801 761 28 Norrtälje Tillsyn - äldreomsorg Datainspektionens beslut Datainspektionen konstaterar att TioHundranämnden i strid med 6 lagen om behandling

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK 1.0 2014-01-17. Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK 1.0 2014-01-17. Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14 ARKIVHANDBOK Bilaga 8.1 1.0 20140117 Arkivering av pappersjournaler Landstingsarkivet Besöksadress: Björnkullavägen 14 Postadress: Box 4151, 141 04 Huddinge Telefon: 08737 27 10 ARKIVHANDBOK 1 (13) Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Patientdatalag. Patientdatautredningens huvudbetänkande SOU 2006:82 Patientdatautredningen

Patientdatalag. Patientdatautredningens huvudbetänkande SOU 2006:82  Patientdatautredningen Patientdatalag s huvudbetänkande SOU 2006:82 www.sou.gov.se/patientdata Tidigare Kvalitetsregisterutredningen Särskild utredare: lagmannen Sigurd Heuman Sakkunniga och experter 1 Behandlingen av personuppgifter

Läs mer

1(12) Dokumentation inom SoL, LSS och HSL. Styrdokument

1(12) Dokumentation inom SoL, LSS och HSL. Styrdokument 1(12) Styrdokument 2(12) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunstyrelsen 2015-03-10, 50 Dokumentansvarig Medicinskt ansvarig sjuksköterska Reviderad 3(12) Innehållsförteckning 1 Bakgrund...4

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Leverera DIGITAL OCH ANALOG INFORMATION. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-05-11 Dokumenttyp: Instruktion Version: 2.3 Leverera DIGITAL OCH

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Avtal LK 09-0

Avtal LK 09-0 1(6) Avtal om sammanhållen journalföring för privat vårdgivare Landstinget i Jönköpings län ges rätt att för privata vårdgivares räkning träffa avtal om sammanhållen journalföring. 1 PARTER ,

Läs mer

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt kuratorer inom den kommunala hälso- och sjukvården är skyldiga att föra journal.

Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal samt kuratorer inom den kommunala hälso- och sjukvården är skyldiga att föra journal. Malmö stad Medicinskt ansvariga Informationshantering och journalföring inom hälso- och sjukvården regleras i Patientdatalagen (SFS 2008:355), Socialstyrelsens föreskrifter SOSFS 2016:40 om journalföring

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Ansvarig utgivare: Efwa Westre Stövander Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband; beslutade den 25

Läs mer

Hur får jag använda patientjournalen?

Hur får jag använda patientjournalen? Hur får jag använda patientjournalen? Offentlighets- och sekretesslagen Patientdatalagen Vision 2014-01-30 Susan Ols Landstingsjurist Översikt När får jag läsa i patienters journaler? Sekretess - När jag

Läs mer

Yttrande över slutbetänkande Rätt information på rätt plats i rätt tid, SOU 2014:23

Yttrande över slutbetänkande Rätt information på rätt plats i rätt tid, SOU 2014:23 Yttrande över slutbetänkande Rätt information på rätt plats i rätt tid, SOU 2014:23 Dnr 1896-14 Utredning och överväganden Definition av huvudman Norrbottens läns landsting anser att det är positivt att

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Transporter av frihetsberövade (SOU 2011:7) och Transporter av frihetsberövade en konsekvensanalys (Statskontoret, rapport 2011:28)

Transporter av frihetsberövade (SOU 2011:7) och Transporter av frihetsberövade en konsekvensanalys (Statskontoret, rapport 2011:28) Yttrande Diarienr 2012-04-13 1825-2011 Ert diarienr Ju2011/1164 Ju2011/7648 Justitiedepartementet Straffrättsenheten 103 33 STOCKHOLM Transporter av frihetsberövade (SOU 2011:7) och Transporter av frihetsberövade

Läs mer

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp

LAGEN.NU. Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkrin... administration. Nyheter Lagar Domar Begrepp 1 of 11 27/09/2010 13:03 LAGEN.NU Nyheter Lagar Domar Begrepp Lag (2003:763) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration Departement Socialdepartementet Utfärdad 2003-11-13

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Dokumentation och sekretess hos de medicinska delarna av elevhälsan Skolsköterskekongress 2012

Dokumentation och sekretess hos de medicinska delarna av elevhälsan Skolsköterskekongress 2012 Dokumentation och sekretess hos de medicinska delarna av elevhälsan Skolsköterskekongress 2012 Carita Fallström (carita.fallstrom@vardforbundet.se) Hur ser regelverket ut? Lagar Patientdatalagen (SFS 2008:355;

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun UPPSALA STADSARKIV Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun 1 INLEDNING... 1 1.1 ALLMÄN HANDLING... 1 1.2 FLER ANVISNINGAR OM E-HANDLINGAR...

Läs mer

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Hantering av patientuppgifter via e-post

Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Hantering av patientuppgifter via e-post Datum Diarienr 2011-12-12 749-2011 Capio S:t Görans Sjukhus 112 81 Stockholm Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Hantering av patientuppgifter via e-post Datainspektionens beslut Datainspektionen

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Bättre överblick, ännu bättre vård.

Bättre överblick, ännu bättre vård. Bättre överblick, ännu bättre vård. Sammanhållen journalföring. Nya möjligheter för vården och tandvården att få ta del av dina uppgifter. Allt hänger ihop. Hur du mår är summan av många faktorer. Ju mer

Läs mer

Vet du vad det står om dig? Om personuppgifter, patientjournalen, biobanker och nationella kvalitetsregister.

Vet du vad det står om dig? Om personuppgifter, patientjournalen, biobanker och nationella kvalitetsregister. Vet du vad det står om dig? Om personuppgifter, patientjournalen, biobanker och nationella kvalitetsregister. Personuppgifter Så sparas dina uppgifter Varje gång du besöker hälso- och sjukvården inom Landstinget

Läs mer