(3)

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE (3) Öppet sammanträde Kommunstyrelsen Plats och tid: Kommunkontoret, sammanträdesrum A, tisdag 10 februari 2015, kl Yoomi Renström Ordförande Kristoffer Baas Sekreterare Efter sammanträdet gruppledarträff för diskussion om placering vid fullmäktigesammanträden F Ö R E D R A G N I N G S L I S T A 1 Upprop 2 Utses att justera 3 Godkännande av dagordningen 4 Allmänhetens frågestund 5 Rapporter - ordföranden - kommunchefen - kommunala bolag - ekonomisk rapport - övrigt 6 Information från Polis och förlängning av avtal (Rolf Ångström, m.fl. kl ) 7 Revisionsrapport om kommunens delårsrapport Samråd ang. nybyggnation (Mikael Reijer kl ) 9 Val till kommunstyrelsens arbetsutskott 10 Val till personalutskott 11 Ombud, Alfta-Edsbyns Fastighets AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Bollnäs-Ovanåkers Renhållnings AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Föreningen Sveriges Vattenkraftskommuner, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Förenade Småkommuners Försäkrings AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Helsinge Net Ovanåker AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Helsingevatten AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Kommuninvest ekonomisk förening, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Ljusnan-Voxnan Vattenvårdsförbund, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, Alfta Industricenter AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Ombud, X-Trafik AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma Kollektivtrafikberedning

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE (3) Öppet sammanträde Kommunstyrelsen 22 Länsfolkhälsoråd Tillgänglighetsrådet (tidigare handikapprådet) Pensionärsrådet Kulturpolitiskt ansvariga ledamöter 26 Styrelse, Hälsingeutbildning ekonomisk förening, fr.o.m. stämma 2015 till stämma Ombud, Hälsingeutbildning ekonomisk förening, fr.o.m. stämma 2015 till stämma Utseende av nytt begravningsombud 29 Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB, BORAB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styrelsen 30 Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Helsingevatten AB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styrelsen 31 Förslag till bildande av gemensam HR-organisation mellan Bollnäs, Nordanstigs, Ovanåkers och Söderhamns kommun 32 Bokslut Kommunstyrelsen 33 Pågående investeringar för tilläggsbudgeteringar Pågående investeringar VA för tilläggsbudgeteringar Inbjudan till nätverk för förtroendevalda som vill utveckla medborgardialogen 36 Avsiktsförklaring att bilda bolag Ostkustbanan AB 37 Remiss Upphandlingspolicy för Inköp Gävleborg 38 Överenskommelse mottagande ensamkommande barn/ungdom 39 Remissvar - Begäran om yttrande över ansökan om tillstånd till Hallbråns vindkraftpark i Bollnäs kommun 40 Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning 41 Detaljplan för Södra skolan Edsbyn - Södra Edsbyn 11:52 m.fl. Beslut om planuppdrag (Tn 127/14) 42 Skolhälsovårdsjournaler Överlämnande till annan kommun (Bos 83/14) 43 Skolhälsovårdsjournaler Överlämnande till annan kommun (Gun 67/14) 44 Övergripande Dokumenthanteringsplan för Ovanåkers kommun 45 Remissvar Folkhälsoprogrammet för jämställd och jämlik hälsa för ett hållbart Gävleborg Krislednings- och kriskommunikationsplan för Ovanåkers kommun, att gälla fr o m 2 mars Gemensam nämnd Hjälpmedel, FoU, RegNet och Helge

3 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE (3) Öppet sammanträde Kommunstyrelsen 48 IVO-Rapportering av ej verkställda beslut och avbrott enligt 9 och rapportering enligt 28 F g Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt enl. 16 kap. 6 f och 6g SoL sekretess 49 Ansökan om uppskov av lån Edsbyns Brukshundsklubb 50 Redovisning av delegeringsbeslut 51 Meddelanden

4 TJÄNSTESKRIVELSE (4) Kommunstyrelseförvaltningen Nils-Erik Nilsson, Ekonomichef Tfn Ks Dnr Revisionsrapport om kommunens delårsrapport Kommunstyrelseförvaltningens förslag till yttrande Revisionens synpunkter inom citat-tecken och kommunstyrelsens svar under. Vi bedömer att anvisningar och styrdokument avseende delårsbokslutet som ändamålsenliga. I samband med vår granskning har vi inte noterat några avvikelser. Vi har översiktligt granskat dokumentationen av balansposterna i delårsbokslutet och konstaterar att de väsentligaste posterna är avstämda och dokumenterade. Den övergripande granskningen av delårsrapporten visar att kommunen i allt väsentligt uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. Kommunstyrelsen konstaterar att delårsrapporten per visar att kommunen uppfyller de krav som lagen ställer på en delårsrapport. Vår bedömning är således att kommunens måluppfyllelse inte är förenlig med kommunfullmäktiges fastställda mål Punkt 10.5 Budget för 2014 kontra finansiellt mål för nettokostnader i förhållande till skatter och bidrag Den budget som kommunfullmäktige fastställde för 2014 visade ett resultat om 4,3 mkr. I beslutet noteras att man för att uppnå det finansiella målet att nettokostnaderna i förhållande till skatter och bidrag skall vara högst 98,5 % i budgeten skulle det behövas kostnadsbesparingar med 6,9 mkr. Kommentar: I och med att man har ett mål om att verksamhetens nettokostnader skall vara högst 98,5 % av skatteintäkter och generella bidrag är det märkligt att man redan i budgeten har övergivit detta mål och lagt ett förhållande om 99,7 %. Nu pekar prognosen mot att utfallet blir bättre än budget men att man skall komma så bra att det finansiella målet uppnås är mindre sannolikt. Kommunen bör därför redan i budgeten anpassa kostnaderna så att förhållandet kan uppnås. Alternativt får man anpassa intäktssidan men spräcker då ett annat finansiellt mål som är oförändrad skattesats. Detta stycke önskar ekonomichefen är kommunstyrelsen svarar på, då det ligger utanför mitt område för ansvar.

5 TJÄNSTESKRIVELSE (4) Kommunstyrelseförvaltningen Nils-Erik Nilsson, Ekonomichef Tfn Inför kommande år bör kommunen komplettera delårsrapporten med en sammanställd koncernredovisning. Denna kan vara mer översiktlig och behöver inte vara lika detaljerad som vid årsbokslutet för att ge läsarna information om koncernens resultat och ställning Kommunstyrelsen konstaterar att kriteriet för sammanställd koncernredovisning är att kommunens bolag kommer upp till minst 30 % av omsättningen av kommunens resultat eller balansräkningen. I övrigt är det frivilligt. (Enligt RKR rekommendation 22). Resurserna för att hantera sammanställd redovisning vid delåret på ekonomiavdelningen finns i nuläget inte heller. Det innebär att Ovanåkers kommun inte kommer att ha ett delårsbokslut med sammanställd redovisning för koncernen, men kan tänka sig ha en mer översiktlig redovisning för koncernen. Delårsrapporten bör kommande år kompletteras med en bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen även om man kommit fram till att det inte finns något negativt balanskravsresultat. Kommunstyrelsen konstaterar att delårsrapporten ska kommande år kompletteras med en bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen. Av ovanstående tabell går att utläsa att utfallet i delårsbokslutet är mycket bättre än vad prognosen utvisar. Detta förhållande inträffade även föregående år varför frågan uppstår hur resultatet kan försämras så mycket under återstående fyra månader. Någon jämförelse på nämndnivå hur resultatet i delårsbokslutet kan ställas mot prognosen kan inte göras varför det är svårt att analysera var förändringen mellan ett resultat om 22,4 mkr kan minskas till 11,1 uppstår. Att rapportens prognos är lägre än redovisat resultat för augusti beror på att kostnaderna för verksamheterna är ca 3 mnkr högre än intäkterna för de månader som inte är semestermånader. Vi skulle dock önska att under nästa år delårsrapporten kompletteras med: En bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen. Jämförelsetal i balansräkningen lämnas för föregående räkenskapsårs utgång. Sammanställd redovisning för koncernen. Upplysningar om ändringar eller om inga ändringar skett av redovisningsprinciper. Punkterna 1 och 4 kommer vi att beakta nästa år, punkt 2 kommer vi att utreda och försöka implementera, punkt 3 är besvarad tidigare i texten.

6 TJÄNSTESKRIVELSE (4) Kommunstyrelseförvaltningen Nils-Erik Nilsson, Ekonomichef Tfn Ärendet KPMG har på uppdrag av Ovanåker kommuns revisorer lämnat en revisionsrapport över Ovanåkers kommuns delårsrapport per 31 aug I rapporten redogörs för iakttagelser och rekommendationer som noterats i samband med granskningen. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar ett yttrande över bifogad granskning senast den 16 februari Revisionens synpunkter Årets övergripande granskning av delårsrapport per med årsprognos visar att kommunen uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. Vår bedömning är att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning per 31 augusti samt att den resultatprognos som redovisas är rättvisande Vår bedömning är således att kommunens måluppfyllelse inte är förenlig med kommunfullmäktiges fastställda mål Inför kommande år bör kommunen komplettera delårsrapporten med en sammanställd redovisning. Denna kan vara mer översiktlig och behöver inte vara lika detaljerad som vid årsbokslutet för att ge läsarna information om koncernens resultat och ställning Delårsrapporten bör kommande år kompletteras med en bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen även om man kommit fram till att det inte finns något negativt balanskravsresultat. Vi bedömer att anvisningar och styrdokument avseende delårsbokslutet som ändamålsenliga. I samband med vår granskning har vi inte noterat några avvikelser. Av ovanstående tabell går att utläsa att utfallet i delårsbokslutet är mycket bättre än vad prognosen utvisar. Detta förhållande inträffade även föregående år varför frågan uppstår hur resultatet kan försämras så mycket under återstående fyra månader. Någon jämförelse på nämndnivå hur resultatet i delårsbokslutet kan ställas mot prognosen kan inte göras varför det är svårt att analysera var förändringen mellan ett resultat om 22,4 mkr kan minskas till 11,1 uppstår.

7 TJÄNSTESKRIVELSE (4) Kommunstyrelseförvaltningen Nils-Erik Nilsson, Ekonomichef Tfn Punkt 10.5 Budget för 2014 kontra finansiellt mål för nettokostnader i förhållande till skatter och bidrag Den budget som kommunfullmäktige fastställde för 2014 visade ett resultat om 4,3 mkr. I beslutet noteras att man för att uppnå det finansiella målet att nettokostnaderna i förhållande till skatter och bidrag skall vara högst 98,5 % i budgeten skulle det behövas kostnadsbesparingar med 6,9 mkr. Kommentar: I och med att man har ett mål om att verksamhetens nettokostnader skall vara högst 98,5 % av skatteintäkter och generella bidrag är det märkligt att man redan i budgeten har övergivit detta mål och lagt ett förhållande om 99,7 %. Nu pekar prognosen mot att utfallet blir bättre än budget men att man skall komma så bra att det finansiella målet uppnås är mindre sannolikt. Kommunen bör därför redan i budgeten anpassa kostnaderna så att förhållandet kan uppnås. Alternativt får man anpassa intäktssidan men spräcker då ett annat finansiellt mål som är oförändrad skattesats. Den övergripande granskningen av delårsrapporten visar att kommunen i allt väsentligt uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. Vi skulle dock önska att under nästa år delårsrapporten kompletteras med: En bedömning av balanskravsresultatet utifrån helårsprognosen. Jämförelsetal i balansräkningen lämnas för föregående räkenskapsårs utgång. Sammanställd redovisning för koncernen. Upplysningar om ändringar eller om inga ändringar skett av redovisningsprinciper. Vi har översiktligt granskat dokumentationen av balansposterna i delårsbokslutet och konstaterar att de väsentligaste posterna är avstämda och dokumenterade. Beslutsunderlag Revisionsrapport om kommunens delårsrapport , Kommunrevisorerna. Tjänsteskrivelse , ekonomichef Nils-Erik Nilsson. Yttrandet ska skickas till Kommunrevisorerna i Ovanåkers kommun.

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Val till kommunstyrelsens arbetsutskott mandatperiod Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer följande ledamöter och ersättare till kommunstyrelsens arbetsutskott, mandatperioden : Ledamöter Ersättare Kommunstyrelsen väljer xx till ordförande och xx till vice ordförande. Ärendet Enligt kommunstyrelsens reglemente (kf 129/14) ska kommunstyrelsens utse fem ledamöter och tre ersättare till kommunstyrelsens arbetsutskott. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren

22 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Val till personalutskottet mandatperiod Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer följande ledamöter och ersättare till personalutskottet, mandatperioden : Ledamöter Ersättare Kommunstyrelsen väljer xx till ordförande och xx till vice ordförande. Ärendet Enligt kommunstyrelsens reglemente (kf 129/14) ska kommunstyrelsens utse fem ledamöter och tre ersättare till personalutskottet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren

23 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Alfta-Edsbyns Fastighets AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: AEFAB

24 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Bollnäs-Ovanåkers Renhållnings AB, BORAB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: BORAB

25 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Föreningen Sveriges Vattenkraftskommuner, fr.o.m. stämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Föreningen Sveriges Vattenkraftskommuner

26 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Förenade Småkommuners Försäkrings AB, FSF, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Förenade Småkommuners Försäkrings AB, FSF

27 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Helsinge Net Ovanåker AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Helsinge Net Ovanåker AB

28 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Helsinge Vatten AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Helsinge Vatten AB

29 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Kommuninvest ekonomisk förening, fr.o.m. stämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Kommuninvest ekonomisk förening

30 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Ljusnan-Voxnan Vattenvårdsförbund, fr.o.m. förbundsmöte 2015 till möte 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Ljusnan-Voxnan Vattenvårdsförbund

31 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Alfta Industricenter AB, AICAB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: AICAB

32 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, X-Trafik AB, fr.o.m. årsstämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: X-trafik AB

33 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Kollektivtrafikberedning Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ledamot och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Landstinget Gävleborg

34 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Länsfolkhälsorådet Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ledamot och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Samhällsmedicin Gävleborg, Länsfolkhälsorådet, Gävle

35 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Tillgänglighetsrådet Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer följande ledamöter och ersättare: Ledamöter Ersättare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Monica Larsson

36 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Pensionärsrådet Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer följande ledamöter och ersättare: Ledamöter Ersättare Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Monica Larsson

37 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Kulturpolitiskt ansvariga ledamöter Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen återkallar uppdraget som kulturpolitiskt ansvariga ledamöter enligt 32, Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade , 32, att tillsätta två kulturpolitiskt ansvarig politiker inom Kommunstyrelsen. Bakgrunden till det fanns i förhållandet att kulturens betydelse blir allt tydligare, både som grundsten i samhällsfundamentet och som tillväxtfaktor i samhällsutvecklingen. Den idé som växte fram var att förhållande bättre tillgodosågs av att särskilt utsedda politiker bevakade och därmed var särskilt insatta i frågorna. Ställningstaganden bör prövas och när nu en av de två utsedda ledamöterna inte längre återfinns i kommunstyrelsen och det kulturpolitiska programmet antagits väcks frågan kring vilken organisation vi önskar framåt. I det fall som en fortsatt organisation med kulturpolitiskt ansvariga önskas så är en rekommendation att tidsbestämma för hur lång tid det ska gälla innan omprövning sker. Alternativt bör en diskussion föras kring hur de kulturpolitiska frågorna behandlas inom kommunstyrelsen om man inte har dessa särskilt ansvariga politiker. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen beslut av den 11 mars 2014, 38, bilaga Beslutet ska skickas till

38 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Bilaga Ks 32 Dnr Kulturpolitiskt ansvariga ledamöter Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen utser Hans Gradin (S) och Björn Mårtensson (C) till kulturpolitiskt ansvariga ledamöter inom Kommunstyrelsen. Dessa har som särskild uppgift att följa arbetet med kulturfrågor på kommunal-, läns- och statlig nivå samt delta i framtagande av kulturpolitiskt handlingsprogram. Förslag till beslut under sammanträdet Hans Jonsson (C) yrkar att Björn Mårtensson (C) blir oppositionens kulturpolitiska ledamot. Yoomi Renström (S) yrkar att Hans Gradin (S) blir majoritetens kulturpolitiska ledamot. Beslutsgång Kommunstyrelsens ordförande frågar om kommunstyrelsen antar eller avslår Hans Jonssons (C) yrkande och finner att kommunstyrelsen antar det. Kommunstyrelsens ordförande frågar om kommunstyrelsen antar eller avslår det Yoomi Renströms (S) yrkande och finner att kommunstyrelsen antar det. Ärendet Vid ett Kommunstyrelsesammanträde väcktes frågan kring behovet av en kulturpolitiskt ansvarig inom Kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens ordförande gav därefter uppdraget att bereda frågan. Kulturen och dess betydelse blir allt tydligare, både som grundsten i samhällsfundamentet och som tillväxtfaktor i samhällsutvecklingen. Därav kommer ett växande behov av en politiker med uttalat ansvar för kulturområdet i dess vidaste bemärkelse. Kulturfrågorna rör sig över samtliga förvaltningar vidare över både länsnivå och statlig nivå. Kommunal nivå: En ständigt pågående medborgardialog och förvaltningsdialog både utifrån aktuella ärenden men kanske ännu viktigare som ett verktyg för kommande ärenden. Ständigt pågående dialog med lokala kulturutövare, kulturföreningar, kulturentreprenörer samt näringsliv. Delaktighet i

39 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn förvaltningsövergripande arbeten, exempelvis frågor rörande det offentliga rummet, som behöver ses ur ett tydligt kulturperspektiv. Länsnivå: Delaktighet i och kring arbetet med Kulturplan Gävleborg. Delaktighet i och kring Länsstyrelsens arbete med kulturmiljövård. Statlig nivå: Bevaka den statliga kulturpolitiken. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse , Carina Isaksson

40

41

42 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Styrelse, Hälsingeutbildning ekonomisk förening, fr.o.m. stämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen nominerar xx som ledamot och xx som personlig ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Hälsingeutbildning ekonomisk förening

43 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Ombud, Hälsingeutbildning ekonomisk förening, fr.o.m. stämma 2015 till stämma 2019 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen väljer xx som ombud och xx som ersättare. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: Hälsingeutbildning ekonomisk förening

44 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Kristoffer Baas, kommunsekreterare Tfn Ks Dnr Begravningsombud för perioden Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen nominerar xx, som begravningsombud. Bakgrund Länsstyrelsen uppmanar kommunen att föreslå personer som är lämpliga för uppdraget som begravningsombud. I uppdraget ingår att skaffa sig kännedom om hur begravningsverksamheten är organiserad och utförs för dem som inte tillhör Svenska kyrkan och om deras önskemål, som rör verksamheten. informera dem som inte tillhör Svenska kyrkan om sin verksamhet och hålla kontakt med företrädare för andra trossamfund än Svenska kyrkan och andra berörda parter. hos huvudmannen för begravningsverksamheten föreslå de åtgärder som behövs för att tillgodose beaktansvärda önskemål som kommer till ombudets kännedom. skriftligen meddela Kammarkollegiet om han eller hon tillstyrker eller avstyrker huvudmannens förslag till begravningsavgift. Ombudet ska senast den 31 mars varje år ge in en årsberättelse till länsstyrelsen. Den person som utses som begravningsombud, bör ha kunskap och förståelse för olika religioner och deras begravningsseder samt god kompetens i ekonomiska och administrativa frågor. Beslutsunderlag Skrivelse, länsstyrelsen Tjänsteskrivelse Kristoffer Baas, Beslutet ska skickas till För handläggning: Kommunsekreteraren För kännedom: sarah.bauer@lansstyrelsen.se

45 1 (1) Länsstyrelserna söker nya begravningsombud Länsstyrelsen ska förordna ett eller flera begravningsombud att granska hur församlingen tar till vara de personers intressen som inte tillhör Svenska kyrkan. Länsstyrelsen förordnar i regel ett begravningsombud per kommun. Begravningsombudet ska vara en för uppdraget lämplig och kvalificerad person. Vid bedömningen ska hänsyn särskilt tas till kunskaper inom ekonomi samt till kunskaper om och förståelse för olika religioner, livsåskådningar och begravningsseder. Alla kommuner, andra trossamfund än Svenska kyrkan samt livsåskådningsorganisationer som är verksamma i respektive kommun får tillfälle att senast den 7 november 2014 skicka in skriftligt motiverade förslag på begravningsombud till länsstyrelsen. För upplysning om hur ett förslag lämnas och ett begravningsombuds uppgifter, m.m. se länsstyrelsens webbplats (Länk) Postadress Besöksadress Telefon E-post/webbplats Länsstyrelsen i Stockholms län Hantverkargatan stockholm@lansstyrelsen.se Box Fax STOCKHOLM

46 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB, BORAB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styreslen Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå Kommunfullmäktige besluta att ändra antalet ledamöter och ersättare i styrelsen för bolaget från att utgöra fem ledamöter med lika många suppleanter till att utgöra sju ledamöter utan suppleanter och därmed anta reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och reviderad bolagsordning för BORAB Ägardirektiv lämnas till BORAB att vid bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 anta den reviderade bolagsordningen Ovanstående beslut förutsätter likalydande beslut i Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun. Ärendet De politiska ledningarna i Bollnäs och Ovanåkers kommun har kommit fram till att utöka antalet styrelseledamöter i BORAB från och med bolagsstämman 2015 från 5 ledamöter till 7 ledamöter och att suppleanter ska utgå. Motivet är huvudsakligen att säkra kontinuiteten i styrelsearbetet. Några andra revideringar görs inte i samband med denna förändring. De två dokument som berör frågan och som behöver ändras är bolagsordning och konsortialavtal. Det senare dokumentet beslutas endast hos ägarna, dvs. Ovanåkers kommuns och Bollnäs Stadshus AB (tidigare Bollnäs kommun). Bolagsordningen behöver för att fastställas även fattas beslut om vid en bolagsstämma. Lämpligt är att göra detta i direkt anslutning till valen vid den årsstämma som hålls för verksamhetsåret Därav ingår ett ägardirektiv från ägarna under beslutssatserna.

47 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Konsortialavtal gammal formulering 3 Bolagsstyrelse, revisorer Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses tre ordinarie ledamöter och tre ersättare och från Ovanåker två ordinarie ledamöter och två ersättare. Vidare utser Bollnäs kommun ordförande och Ovanåkers kommun vice ordförande i styrelsen. Konsortialavtal ny formulering Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra ordinarie ledamöter och från Ovanåker tre ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs Stadshus AB ordförande och Ovanåkers kommun vice ordförande i styrelsen. Anm. Valet är här gjort att inte notera att Bollnäs Stadshus AB som part då moderbolaget tagit över samtliga avtal från Bollnäs kommun i särskilt beslut. Bolagsordning gammal formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av fem ledamöter med lika många suppleanter Bollnäs kommunfullmäktige utser tre ledamöter och tre suppleanter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser två ledamöter och två suppleanter. Bolagsordning ny formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Bollnäs Stadshus AB utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Övrigt Med anledning av att bolagsordningen ska antas vid bolagsstämman har även bolagsordningens punkt kring Ärenden på bolagsstämman genomgåtts och följande förslag till förändringar föreslås: Vinst- och förlusträkning ändras till Resultaträkning vilket är det begrepp som används idag.

48 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Beslutspunkter kring fastställande av resultat och balansräkning, ansvarsfrihet och disposition av årets resultat läggs samman i en punkt 6 a c. En ny punkt lydande Anmälan av kommunfullmäktiges i Ovanåkers kommun och Bollnäs Stadshus AB beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisorer. har lagts till då även bolagsstämman ska hantera valfrågorna. Beslutsunderlag Bolagsordning för Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB daterad Konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun daterad Beslutet ska skickas till Bollnäs Stadshus AB Bollnäs Kommun BORAB

49 Antagen av Kommunfullmäktige , x, och Bollnäs Stadshus AB 2015-xx-xx, x. Beslutad vid bolagsstämma för BORAB 2015-xx-xx, x. Bolagsordning för Bollnäs-Ovanåkers Renhållnings AB, BORAB 1 Firma Bolagets firma är Bollnäs-Ovanåkers Renhållnings AB - BORAB. 2 Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att insamla, transportera, låta behandla och disponera avfall och att driva annan därmed förenlig rörelse. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att med tillämpning av kommunal självkostnads- och likställighetsprincip svara för avfallshanteringen inom Bollnäs och Ovanåkers kommuner, som är ägare till bolaget. 4 Fullmäktiges yttranderätt Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i ägarkommunerna möjlighet att yttra sig innan beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 5 Aktiekapital Bolagets aktiekapital skall utgöra lägst kronor och högst kronor. 6 Antal aktier Antalet akter skall vara lägst 600 och högst Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun och Bollnäs Stadshus AB för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den bolagsstämma som följer efter nästa val tillkommunfullmäktige.

50 Bollnäs Stadshus AB utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Bollnäs kommunfullmäktige utser ordförande och Ovanåkers kommunfullmäktige utser vice ordförande i styrelsen. 8 Styrelsens säte Bolagets styrelse skall ha sitt säte i Bollnäs kommun, Gävleborgs län. 9 Budget och handlingsprogram Bolaget skall årligen fastställa handlingsprogram för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första skall detaljplaneras och budgeteras. Handlingsprogram och budget skall delges kommunstyrelsen i ägarkommunerna varje år inom den tid styrelserna fastställer. 10 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en suppleant. Båda skall vara auktoriserade revisorer. Revisorns och suppleantens uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma enligt 9 kap 7 1 st aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 11 Lekmannarevisorer För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun utse vardera en lekmannarevisor med ersättare. 12 Information till kommunfullmäktige i ägarkommunerna Kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun och Bollnäs stadshus AB skall hållas väl informerade om bolagets verksamhet. Det åligger bolaget att för detta ändamål till kommunerna inom den tid kommunstyrelserna fastställer översända a) bolagets årsredovisning b) revisionsberättelse c) lekmannarevisorernas granskningsrapport. 13 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma och andra meddelanden till aktieägarna skall ske genom rekommenderade brev. Kallelse till bolagsstämma skall avsändas tidigast fyra veckor och senast två veckor före ordinarie eller extra stämma.

51 Allmänheten äger rätt att närvara på bolagsstämma. Tidigast fyra och senast två veckor före stämma skall annons om denna införas i minst den tidning som har största hushållsspridning i resp. ägarekommun. 14 Ärenden på ordinarie bolagsstämma Ordinarie bolagsstämma hålls en gång årligen i maj eller juni. Därvid skall följande ärenden förekomma. 1. Val av ordförande vid stämman 2. Upprättande och godkännande av röstlängd 3. Val av en eller två justeringsmän 4. Fråga huruvida stämman blivit behörigen sammankallad 5. Föredragning av förvaltningsberättelsen, balansräkningen, resultaträkning, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport 6. Beslut a. fastställande av resultaträkning och balansräkning b. dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören 7. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorerna 8. Val av revisor med suppleant (båda skall vara auktoriserade) - var 4:e bolagsstämma) 9. Anmälan av kommunfullmäktiges i Ovanåkers kommun och Bollnäs Stadshus AB beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisorer. 10. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 15 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 16 Firmateckning Styrelsen får bemyndiga även annan än styrelseledamot, styrelsesuppleant, verkställande direktör eller vice verkställande direktör att teckna bolagets firma. 17 Rösträtt Vid bolagsstämma får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom ägda och företrädda aktier. 18 Hembud Har aktie övergått till person, som icke förut är aktieägare i bolaget, skall aktien genom skriftlig anmälan hos bolagets styrelse ofördröjligen hembjudas aktieägarna till inlösen. Åtkomsten av aktien skall därvid styrkas samt, där aktien övergått genom köp, uppgift lämnas om den betingade köpeskillingen.

52 När aktie sålunda hembjudits, skall styrelsen därom genast underrätta bolagets aktieägare på sätt som om meddelanden till aktieägarna är föreskrivit, med anmodan till den, som önskar begagna sig av lösningsrätten, att skriftligen anmäla sig hos styrelsen inom två månader räknat från anmälan hos styrelsen om aktiens övergång. Anmäler sig flera berättigade, skall företrädesrätten dem emellan bestämmas genom lottning, verkställd av notarius publicus, dock att, därest samtidigt flera aktier hembjudits, aktierna först, så långt ske kan, skall jämt fördelas bland dem, som vill lösa. Lösenbeloppet skall utgöras av det matematiska värdet för aktierna enligt senast fastställda balansräkning för bolaget, dock lägst pari. Därest ej inom stadgad tid någon anmäler sig vilja lösa hembjuden aktie eller, sedan lösningspriset på sådan aktie i behörig ordning har fastställts, aktien ej inom 20 dagar därefter inlöses, äger den, som gjort hembudet, att bli registrerad för aktien 19 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun.

53 Antagen av Kommunfullmäktige , xx, och Bollnäs stadshus AB 2015-xx-xx, x. Mellan Bollnäs och Ovanåkers kommuner, här nedan kallade ägarkommunerna, har denna dag träffats följande Konsortialavtal Ägarkommunerna är ense om att lösa avfallsfrågorna inom kommunerna på det sätt och i den omfattning som framgår av detta avtal jämte därtill hörande förslag till bolagsordning. Ägarkommunerna konstaterar att detta reviderade avtal, som ersätter ett undertecknat avtal mellan kommunerna, är föranlett främst av ny kommunallag fr o m och de krav på ändringar i kommunernas förhållanden till av dem ägda bolag som följer av den nya lagen samt av viss anpassning av avtalet utifrån nu aktuella förhållanden. 1 Verksamhetens omfattning Avfallshantering, som enligt vid varje tillfälle gällande lagstiftning åvilar medlemskommunerna, skall ombesörjas av ett av kommunerna gemensamt ägt bolag, här nedan kallat Bolaget. Häri ingår dels att projektera, upphandla, bygga, förvalta och driva avfallsanläggning, dels att med Bollnäs kommuns värmeverk, nedan kallat Värmeverket, träffa avtal om villkoren och formerna för leverans av brännbart avfall till Värmeverkets förbränningsanläggning. Intill dess att den gemensamma behandlingsanläggningen och Värmeverkets förbränningsanläggning tagits i drift ombesörjer dock varje kommun sin egen avfallshantering. Bolaget kan därutöver såsom särskilda uppdrag åtaga sig även andra renhållningsuppgifter, såsom insamling och transport av avfall, inom kommunerna i den omfattning som bestäms av Bolagets styrelse. Tidpunkten för utökning av verksamheten till övriga uppgifter, som enligt vid varje tillfälle gällande lagstiftning åvilar kommunerna, bestäms av bolagsstämman. Kommunerna förbinder sig att verka för likformighet vid utformandet av de lokala renhållningsordningarna samt andra bestämmelser av betydelse för den regionala avfallshanteringen. 2 Leveransskyldighet Envar kommun skall svara för att till Bolaget respektive Värmeverket avlämnas allt avfall, som kommunen är skyldig omhändertaga enligt 1 ovan. 3 Bolagsstyrelse, revisorer Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra

54 ordinarie ledamöter och från Ovanåker två ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs kommun ordförande och Ovanåkers kommun vice ordförande i styrelsen. Anmärkning Eventuell ny fördelning av styrelseposterna i samband med nytillkommande kommuner enligt 9 nedan beslutas genom resp. kommuns godkännande av nytt konsortialavtal. Revisorer Styrelsens och verkställande direktörens förvaltning samt Bolagets räkenskaper skall granskas av en auktoriserad revisor, som utses av bolagsstämman. För revisorn skall väljas en suppleant. Även denne skall vara auktoriserad. En lekmannarevisor med suppleant utses av kommunfullmäktige i de båda kommunerna. Bolagsstämma Till bolagsstämma utser medlemskommunerna var sitt ombud att representera respektive kommuns totala aktieinnehav. Vid bolagsstämma må allmänheten närvara. 4 Aktiekapital, aktier Aktiekapitalets storlek Aktiekapitalet skall vara lägst kr och högst kr. Aktierna skall lyda på kr. Aktiekapitalet skall inbetalas vid Bolagets bildande. Beslut om nedsättning eller ökning av aktiekapitalet eller om Bolagets likvidation må icke, i andra fall än då aktiebolagslagens bestämmelser nödvändiggör detta, ske med mindre samtliga ägarkommuner är ense därom. Aktiekapitalets fördelning Av aktiekapitalet skall Bollnäs kommun inneha 2/3 och Ovanåkers kommun 1/3. Anmärkning Omfördelning av aktiekapitalet i samband med nytillkommande kommuner enligt 9 nedan beslutas genom att resp. kommun godkänner nytt konsortialavtal. Överlåtelse av aktier, pantsättning Envar kommun förbinder sig att icke överlåta eller pantsätta sina aktier i Bolaget i annan mån än som anges i nästa stycke. Vid sådan omfördelning av aktieinnehavet som kan komma att ske på grund av nytillkommande ägarkommuner skall överlåtelsen ske till det matematiska värdet enligt senast fastställda balansräkning för Bolaget.

55 5 Finansiering, borgen Självkostnad, avkastningskrav Bolagets verksamhet skall drivas på självkostnadsbasis enligt affärsmässiga grunder. Bolaget skall verka för att kunna lämna en årlig utdelning om 8 % av aktiekapitalet. Finansförvaltning För bolaget skall i tillämpliga delar gälla de regler för placerings- och finansieringsfrågor som kommunfullmäktige i Bollnäs antagit. Efter samråd med företrädare för kommunstyrelsen i Ovanåkers kommun äger kommunstyrelsen i Bollnäs, för den händelse det för kommunerna såsom koncerner betraktat föreligger klara finansiella fördelar, utfärda anvisningar avseende finansförvaltning, d v s placering av likvida medel och upptagande av lån. Om Bolaget ej kan täcka sitt kapitalbehov genom eget kapital, statsbidrag eller externa lån kan kommunerna genom lån till Bolaget medverka till finansieringen. 6 Resurser Behandlingsanläggning Egen anläggning En anläggning för "behandling, återvinning och deponering av avfall" drivs inom Sävstaås industriområde i Bollnäs kommun. Den i koncessionsansökan angivna behandlings- och återvinningsverksamheten ersätts i huvudsak av den samverkande anläggningen (se nedan) varför anläggningen nu begränsas till viss sortering, mellanförvaring av miljöfarligt avfall och deponering. Samverkande anläggning Värmeverket har hetvattencentral med utrustning för förbränning av hushållssopor och fasta bränslen. Denna anläggning är dimensionerad för att bl a kunna ta emot ägarekommunernas brännbara avfall. Mark Bolagets verksamhet kan kräva markområden för olika ändamål. Envar ägarekommun förbinder sig därför att på villkor, varom vederbörande kommun och Bolaget träffar överenskommelse, till Bolaget i mån av möjlighet upplåta lämpliga markområden, varvid försäljning, upplåtelse med tomträtt eller arrende kan komma i fråga. Skulle ifrågavarande kommun inte kunna upplåta dyliga markområden, förbinder sig kommunen att medverka till att Bolaget på annat sätt erhåller lämpliga områden.

56 Marken för behandlingsanläggningen på Sävstaås industriområde inklusive mark för vägar, hårdgjorda ytor, avfallsupplag, skyddsområden etc skall ägas av Bolaget. Villkor för mark, som ev skall disponeras vid senare tidpunkt överenskommes vid överläggningar mellan Bolaget och respektive ägarekommun. Transportresurser Sophämtningsavtal mellan kommunerna och entreprenör kan vid ett fortsatt entreprenadförfarande om kommunerna så beslutar avlösas av avtal mellan Bolaget och entreprenör. Administration Ägarekommunerna är ense om att Bolagets administration skall ombesörjas av Bolaget men att den kan uppdras till Bollnäs kommun. Vid Bollnäs kommuns utförande av administrationen skall dess omfattning och den ekonomiska ersättningen härför fastställas vid direkta överläggningar mellan kommunstyrelsen i Bollnäs och styrelsen för Bolaget. 7 Verksamhetsredovisning Behandlingsavgifter Den ersättning bolaget betingar sig i sin verksamhet skall, såvitt gäller aktieägarna, motsvara bolagets självkostnader med skäligt självfinansieringspåslag. Behandlingsavgifter skall fastställas av bolagets styrelse. Med hänsyn till den för aktieägarna gällande självkostnadsprincipen äger styrelsen rätt att göra efterjustering av debiteringen på aktieägarna. Behandlingskostnaden skall beräknas efter hämtad nominell behållarvolym eller efter invägd mängd. Renhållningstaxor Renhållningstaxor bestämmes av respektive kommun, som därvid har att beakta de avgifter bolagets styrelse fastställer för behandlingen. Kommunerna är överens om att samråda inför upprättande eller ändring av renhållningstaxa. 8 Bolagets bildande m m Företrädare för kommun I alla angelägenheter rörande detta avtal och dess genomförande eller tillämpning företrädes kommunerna av sina styrelser. 9 Nytillkommande ägare Villkor

57 Önskar annan än nuvarande ägarekommuner inträda i Bolaget skall frågan avgöras av ägarekommunerna. För beslut om ytterligare ägare erfordras att samtliga ägare är överens. Ägarekommun förbinder sig att tillse att följande villkor för upptagande av ny ägare uppfylls. 1) Ytterligare anslutning skall vara lämplig från teknisk synpunkt. 2) Ifrågavarande kommun skall ansluta sig till det konsortialavtal som de ursprungliga ägarna föreslår. 3) Ifrågavarande kommun skall inträda i samtliga de förpliktelser, som på grundval av detta avtal åvilar aktieägarna gentemot Bolaget eller dess långivare. 10 Avtalstid Detta avtal gäller under en tid av 20 år räknat från Uppsäges inte avtalet av någondera kommunen senast två år före avtalstidens utgång, förlängs avtalet på oförändrade villkor för fem år i sänder. Om avtalet upphör skall eventuella följdkostnader av verksamheten (t ex lakvattenbehandling) fördelas mellan de tidigare aktieägarna i förhållande till den aktiefördelning som gällde vid avtalets upphörande. 11 Tvister Eventuella tvister om detta avtals tolkning eller tilllämpning skall avgöras av skiljemän enligt vid varje tillfälle gällande lag därom. 12 Grundläggande förutsättningar för detta avtal är att avfallshanteringsanläggningen skall tekniskt samverka med Bollnäs fjärrvärmeverks hetvattencentral i Bollnäs genom att dels allt hushållsavfall levereras till hetvattencentralens förbränningsanläggning, dels det brännbara materialet i det övriga avfallet levereras för förbränning i hetvattencentralen, att uppförandet av avfallshanteringsanläggningen och hetvattencentralen kan ske på rimliga ekonomiska villkor. Kan dessa förutsättningar inte uppfyllas skall parterna upptaga förhandlingar om ändring av detta konsortialavtal. 13 Villkor för giltighet Detta avtal är giltigt endast under förutsättning att kommunfullmäktige i Bollnäs och Ovanåkers kommuner godkänner detsamma.

58 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Reviderat konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och bolagsordning avseende Helsingevatten AB, med anledning av förändrat antal ledamöter i styreslen. Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå Kommunfullmäktige besluta att ändra antalet ledamöter och ersättare i styrelsen för bolaget från att utgöra fem ledamöter med lika många suppleanter till att utgöra sju ledamöter utan suppleanter och därmed anta reviderat konsortialavtal, daterad , mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun och reviderad bolagsordning, daterad , för Helsinge Vatten AB Ägardirektiv lämnas till Helsinge Vatten AB att vid bolagsstämma för verksamhetsåret 2014 anta den reviderade bolagsordningen Ovanstående beslut förutsätter likalydande beslut i Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun. Ärendet De politiska ledningarna i Bollnäs och Ovanåkers kommun har kommit fram till att utöka antalet styrelseledamöter i Helsinge Vatten AB från och med bolagsstämman 2015 från 5 ledamöter till 7 ledamöter och att suppleanter ska utgå. Motivet är huvudsakligen att säkra kontinuiteten i styrelsearbetet. Ärendet omfattar inte revidering av områden utanför förändrat antal ledamöter och följdkorrigeringar med anledningar av detta. De två dokument som berör frågan och som behöver ändras är bolagsordning och konsortialavtal. Det senare dokumentet beslutas endast hos ägarna, dvs. Ovanåkers kommuns och Bollnäs Stadshus AB (tidigare Bollnäs kommun). Bolagsordningen behöver för att fastställas även fattas beslut om vid en bolagsstämma. Lämpligt är att göra detta i direkt anslutning till valen vid den årsstämma som hålls för verksamhetsåret Därav ingår ett ägardirektiv från ägarna under beslutssatserna.

59 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Konsortialavtal gammal formulering 3 Bolagsorgan mm Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses tre ordinarie ledamöter och tre ersättare och från Ovanåker två ordinarie ledamöter och två ersättare. Vidare utser Bollnäs ordförande och Ovanåkers vice ordförande i styrelsen. Konsortialavtal ny formulering 3 Bolagsorgan mm Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra ordinarie ledamöter och från Ovanåker tre ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs ordförande och Ovanåkers vice ordförande i styrelsen. Anm. Valet är här gjort att inte notera att Bollnäs Stadshus AB som part då moderbolaget tagit över samtliga avtal från Bollnäs kommun i särskilt beslut. Bolagsordning gammal formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av fem ledamöter med lika många suppleanter Kommunfullmäktige i Bollnäs utser tre ordinarie ledamöter och tre suppleanter och Kommunfullmäktige i Ovanåker utser två ordinarie ledamöter och två suppleanter. Bolagsordning ny formulering 7 Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Bollnäs Stadshus AB utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Övrigt Med anledning av att bolagsordningarna för såväl BORAB och Hälsinge Vatten AB ska antas vid samma tillfälle så har dess innehållsmässiga struktur likställts. Någon annan än en redaktionell förändring har därvidlag inte gjorts.

60 TJÄNSTESKRIVELSE (3) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Härutöver så har följande tillägg gjorts: Punkten Aktiebelopp utgår och ersätts med punkten Antal aktier enligt en tidigare förändring av aktiebolagslagen där aktiens värde numer utgörs av relationen mellan aktiekapitalet och antal aktier. En punkt avseende information till Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun har lagts till. De delägda bolagen ska hanteras lika. Beslutsunderlag Bolagsordning för Helsingevatten AB daterad Konsortialavtal mellan Bollnäs Stadshus AB och Ovanåkers kommun daterad Beslutet ska skickas till Bollnäs Stadshus AB Bollnäs Kommun Helsinge Vatten AB

61 Antagen av Kommunfullmäktige , xxx, och Bollnäs Stadshus AB 2015-xx-xx, x. Beslutad vid bolagsstämma för Hälsinge Vatten AB 2015-xx-xx, x. Bolagsordning för Helsinge Vatten AB 1 Firma Bolagets firma är Helsinge Vatten AB. 2 Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att tillhandahålla kommuner eller kommunala företag som är ägare eller delägare av bolaget, tjänster avseende administration av deras allmänna vattentjänster samt drift och skötesel av deras vatten- och avloppsanläggningar innefattande jämväl produktion och distribution av rent vatten samt bortledande och rening av avloppsvatten. Bolaget skall därutöver utgöra en kvalificerad resurs i de direkta och indirekta (respektive kommun) ägarenas vattenanknutna miljö- och klimatanpassningsarbete och tillhandahålla dem kompetens inom dessa områden. Bolagets verksamhet skall vara förenlig med för verksamheten aktuella kommunala kompetensregler. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Ägarnas syfte med bolaget är att genom detta driva och utveckla vatten- och avloppshanteringen så att den tillgodoser brukarnas behov av och högt ställda krav på va-tjänster samt bidra till en långsiktig hållbar utveckling. 4 Fullmäktiges yttranderätt Bolaget skall inhämta Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommuns ställningstagande innan beslut fattas i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt. 5 Aktiekapital Aktiekapital skall utgöra lägst kronor och högst kronor. 6 Antal aktier

62 Antalet akter skall vara lägst 400 och högst Styrelse Bolagets styrelse skall bestå av sju ledamöter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i ägarkommunerna för tiden från den ordinarie bolagsstämma som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den bolagsstämma som följer efter nästa val tillkommunfullmäktige. Bollnäs Stadshus AB utser fyra ledamöter och Ovanåkers kommunfullmäktige utser tre ledamöter. Bollnäs Stadshus AB utser ordförande och Ovanåkers kommunfullmäktige utser vice ordförande i styrelsen. 8 Styrelsens säte Bolagets styrelse skall ha sitt säte i Ovanåkers kommun, Gävleborgs län. 9 Budget och handlingsprogram Bolaget skall årligen fastställa handlingsprogram för de närmaste tre räkenskapsåren, varav det första skall detaljplaneras och budgeteras. Handlingsprogram och budget skall delges kommunstyrelsen i ägarkommunerna varje år inom den tid styrelserna fastställer. 10 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en suppleant. Båda skall vara auktoriserade revisorer. Revisorns och revisorssuppleantens uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma enligt 9 kap 7 1 st aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 11 Lekmannarevisorer För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun utse vardera en lekmannarevisor med suppleant. 12 Information till kommunfullmäktige i ägarkommunerna Kommunfullmäktige i ägarkommunerna skall hållas väl informerade om bolagets verksamhet.

63 Det åligger bolaget att för detta ändamål till kommunerna inom den tid kommunstyrelserna fastställer översända a) bolagets årsredovisning b) revisionsberättelse c) lekmannarevisorernas granskningsrapport. 13 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma och andra meddelanden till aktieägarna skall ske genom rekommenderade brev. Kallelse till bolagsstämma skall avsändas tidigast fyra veckor och senast två veckor före ordinarie eller extra stämma. Allmänheten äger rätt att närvara på bolagsstämma. Tidigast fyra och senast två veckor före stämma skall annons om denna införas i minst den tidning som har största hushållsspridning i resp. ägarkommun. 14 Ärenden på ordinarie bolagsstämma Ordinarie bolagsstämma hålls en gång årligen i maj eller juni. Därvid skall följande ärenden förekomma. 1. Val av ordförande vid stämman 2. Upprättande och godkännande av röstlängd 3. Val av en eller två justeringsmän 4. Fråga huruvida stämman blivit behörigen sammankallad 5. Föredragning av förvaltningsberättelsen, balansräkningen, resultaträkning, revisionsberättelsen och lekmannarevisorernas granskningsrapport 6. Beslut a. fastställande av resultaträkning och balansräkning b. dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören 7. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorerna 8. Val av revisor med suppleant (båda skall vara auktoriserade) - var 4:e bolagsstämma) 9. Anmälan av kommunfullmäktiges i Ovanåkers kommun och Bollnäs Stadshus AB beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisorer. 10. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 15 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 16 Firmateckning Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller VD att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening.

64 17 Rösträtt Vid bolagsstämma får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom ägda och företrädda aktier. 18 Hembud Har aktie övergått till person, som inte förut är aktieägare i bolaget, skall aktien genast hembjudas aktieägare till inlösen genom skriftlig anmälan hos bolagets styrelse. Åtkomsten av aktien skall därvid styrkas samt, där aktien övergått genom köp, uppgift lämnas om den betingade köpeskillingen. När anmälan gjorts om akties övergång, skall styrelsen genast skriftligen meddela detta till varje lösningsberättigad, vars postadress är införd i aktieboken eller eljest är känd för bolaget, med en anmodan till den, som önskar begagna, att skriftligen framställa lösningsanspråk hos bolaget inom två månader räknat från anmälan hos styrelsen om aktiens övergång. Anmäler sig flera lösningsberättigade, skall företrädesrätten dem emellan bestämmas genom lottning, verkställd av notarius publicus, dock att om samtidigt flera aktier hembjudits, aktierna först, så långt ske kan, skall jämt fördelas bland dem, som framställt lösningsanspråk. Lösen ska omfatta samtliga hembjudna aktier. Lösenbeloppet skall utgöras, där fånget är köp, av köpeskillingen, men eljest av belopp, som, i brist av åsämjande, bestämmes av en skiljeman utsedd av Stockholms Handelskammare enligt reglerna för Stockholms Skiljedomsinstituts Regler för Förenklat Skiljeförfarande. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm. Lösenbelopp skall erläggas inom en månad från den tidpunkt, då lösenbeloppet blev bestämt. Talan i en fråga om hembud måste väckas inom två månader från den dag då lösningsanspråket framställdes hos Bolaget. Om inte inom stadgad tid någon lösningsberättigad framställer lösningsanspråk eller lösen inte erläggs inom föreskriven tid, äger den som gjort hembudet, att bli registrerad för aktien. 19 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av Bollnäs Stadshus AB och kommunfullmäktige i Ovanåkers kommun 20 Likvidation. Likvidation skall ske enligt aktiebolagslagens regler.

65 Reviderat avseende antal ledamöter och ersättare. Antaget av Kommunfullmäktige i Ovanåker , xx och Bollnäs Stadshus AB 2015-xx-xx, xx. Mellan Bollnäs kommun, nedan Bollnäs, och Ovanåkers kommun, nedan Ovanåker, här nedan kallade Parterna har denna dag träffats följande Konsortialavtal Parterna är ense om att i ett gemensamt bolag Helsinge Vatten (nedan Bolaget) ombesörja distribution och rening av vatten inom Bollnäs och Ovanåkers kommuner på det sätt och i den omfattning som framgår av detta avtal jämte därtill hörande förslag till bolagsordning. 1 Verksamhetens omfattning VA-verksamheten, som enligt vid varje tillfälle gällande lagstiftning åvilar Parterna, skall ombesörjas av ett av Parterna gemensamt ägt bolag, här nedan kallat Bolaget. Häri ingår drift och underhåll av allmänna vattenanläggningar samt administration av VA-verksamheten i Bollnäs och Ovanåker. Parterna är dock fortfarande huvudmän för de allmänna VAanläggningarna i Bollnäs respektive Ovanåker. VA-verksamheten ska redovisas inom skilda verksamhetsområden för vilka separata taxor och ABVA-bestämmelser upprättas. 2 Bolaget Parterna skall bilda ett gemensamt ägt aktiebolag. Bollnäs ägarandel skall uppgå till 60 % av aktierna i bolaget och Ovanåkers andel skall uppgå till 40 %. 3 Bolagsorgan mm Bolagsstyrelse Bolagets styrelse skall bestå av minst fem och högst nio ordinarie ledamöter och lika många ersättare. Så länge Bollnäs och Ovanåkers kommuner är ägare skall från Bollnäs utses fyra ordinarie ledamöter och från Ovanåker två ordinarie ledamöter. Vidare utser Bollnäs ordförande och Ovanåker vice ordförande i styrelsen. Styrelsen ska på kallelse av ordföranden sammanträda minst fyra gånger per år samt därutöver senast två veckor efter det att Part framställt begäran därom till styrelsen Parterna emellan skall jäv inte anses föreligga vid behandling av frågor som rör förhållanden mellan Bolaget och en Part. Med reservation för vad nedan sägs fattas beslut vid styrelsesammanträden med enkel majoritet. Vid lika röstetal äger ordföranden utslagsröst. För giltigt styrelsebeslut i följande frågor krävs att styrelsen varit fulltalig och enig. a) Förslag till bolagsstämma om ändring av bolagsordning för Bolaget 1

66 b) Förslag till bolagsstämma om ändring av Bolagets aktiekapital. c) Förslag till bolagsstämma om ändring av Bolagets strategi och inriktning d) Fastställande av Bolagets budget och affärsplan för räkenskapsår e) Beslut om investering till belopp som för Bolaget innebär åtagande överstigande tio procent av bolagets balansomslutning enligt senaste fastställda balansräkning f) Ingående av avtal/överenskommelse, vilka oavsett krontraktsvärde är av strategisk eller principiell betydelse. Om beslut i fråga, där enighet enligt ovan krävs, ej kan fattas beroende på att styrelseledamot inte är närvarande vid sammanträdet eller om enighet eljest ej uppnås, skall ärendet bordläggas och avgöras vid ett styrelsesammanträde att hållas tidigast två och senast fyra veckor därefter på tid som ordföranden bestämmer. Uppnås ej heller vid detta senare styrelsesammanträde enighet skall bestämmelserna i 10 tillämpas. Verkställande direktör Bolaget skall ha en verkställande direktör som utses av styrelsen. Om part så påfordrar och det finns skälig anledning därtill skall verkställande direktören entledigas från sitt uppdrag. Firmatecknare Firman tecknas av styrelsen eller av två styrelseledamöter i förening eller av en styrelseledamot och verkställande direktören i förening. Verkställande direktören äger alltid rätt att teckna bolagets firma inom ramen för den löpande verksamheten. Revisorer Styrelsen och verkställande direktörens förvaltning samt Bolagets räkenskaper skall granskas av en auktoriserad revisor, som utses av bolagsstämman. För revisorn skall väljas en suppleant. Även denne skall vara auktoriserad. En lekmannarevisor med suppleant utses av kommunfullmäktige i de båda kommunerna. Bolagsstämma Till bolagsstämman utser Parterna var sitt ombud att representera respektive kommuns totala aktieinnehav. Vid bolagsstämman må allmänheten närvara. 4 Aktiekapital, aktier Aktiekapitalets storlek Aktiekapitalet skall vara lägst kr och högst kr. Antalet aktier skall vara lägst 400 och högst Aktiekapitalet inbetalas vid Bolagets bildande. 2

67 Beslut om nedsättning eller ökning av aktiekapitalet eller om Bolagets likvidation må icke, i andra fall än då aktiebolagslagens bestämmelser nödvändiggör detta, ske med mindre samtliga Parter är ense därom. Överlåtelse av aktie, pantsättning Envar Part förbinder sig att icke överlåta eller pantsätta sina aktier i Bolaget i annan mån än vad som anges i nästa stycke. 5 Finansiering, borgen Självkostnad, avkastningskrav Bolagets verksamhet skall drivas på självkostnadsbasis enligt affärsmässiga grunder. Finansförvaltning Om Bolaget ej kan täcka sitt kapitalbehov genom eget kapital, statsbidrag eller externa lån kan Parterna genom lån till Bolaget medverka till finansieringen. Va-taxa och ABVA Va-taxor vilka skall fastställas så att verksamheten blir självbärande och allmänna bestämmelser för vatten och avlopp (ABVA) skall, med giltighet inom respektive parts vaverksamhetsområde, fastställas på följande sätt. ABVA skall fastställas av kommunfullmäktige i respektive kommun eller den nämnd fullmäktige delegerat uppgiften till. Kommunfullmäktige i respektive kommuner beslutar om grunder och principer för VA- taxan samt beslutar, såsom huvudmän för va-anläggningarna inom sina respektive kommuner, om avgiftsnivåer och fastställer va-taxor där. 6 Bolagets bildande m m Företrädare för Part I alla angelägenheter rörande detta avtal och dess genomförande eller tillämpning företrädes Part av kommunstyrelsen/tekniska nämnden. 7 Avtalstid Detta avtal gäller till utgången av år Om avtalet inte sägs upp av någondera parten senast 1 år före avtalstiden utgång, förlängs avtalet med 3 år i sänder med enahanda 3

68 uppsägningsrätt. Uppsägning skall vara skriftlig. Om avtalet upphör skall eventuella följdkostnader av verksamheten fördelas mellan de tidigare aktieägarna i förhållande till den aktieförordning som gällde vid avtalets upphörande. 8 Tvister Eventuella tvister om detta avtals tolkning eller tillämpning skall avgöras av skiljemän enligt vid varje tillfälle gällande lag därom. 9 Konsekvenser för Parterna vid uppsägning, mm För det fall att Part säger upp avtalet till upphörande skall uppsägande Part erbjuda den andre Parten att förvärva sina aktier i Bolaget till nominella värdet. För det fall Part begår väsentliga avtalsbrott, och inte efter skriftligt påpekande från övriga avtalsparter vidtar rättelse inom 30 dagar, skall övriga parter äga rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande. I sådant fall skall den part som begått avtalsbrottet vara skyldig att överlåta sina aktier i Bolaget till den andre Parten för nominella värdet samt därutom ersätta denna för den skada som avtasbrottet föranlett. För det fall samarbets- och nyttjanderättsavtal mellan Bolaget och Bollnäs eller Ovanåker upphör att gälla och inte ersätts av nytt sådant avtal skall dessa avtalsparter vara skyldiga att överlåta sina aktier i Bolaget till den andre Parten till pris som motsvarar aktiernas nominella värde och frånträda aktieägaravtalet. 10 Konsekvenser när enighet inte uppnås enlig 3 Uppnås ej enighet vid styrelsebeslut enligt 3 skall Bolaget träda i likvidation. 11 Övriga bestämmelser Ändringar och tillägg till detta avtal skall vara skriftligt avfattade och undertecknade av parterna för att vara bindande. Lag (1980:1102) och handelsbolag och enkla bolag skall inte äga tillämpning på detta avtal. 12 Villkor för giltighet Detta avtal är giltigt endast under förutsättning att kommunfullmäktige i Bollnäs och Ovanåkers kommuner godkänner detsamma. 4

69 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Förslag till bildande av gemensam HR-organisation mellan Bollnäs, Nordanstigs, Ovanåkers och Söderhamns kommuner Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå Kommunfullmäktige besluta att Bilda en gemensam organisation för HR-området från och med och därmed överföra HR-funktionen inklusive löneadministration till denna organisation. Organisationen ska ingå som del i Kommunalförbundet södra Hälsingland under namnändring till Kommunalförbundet Hälsingland Rekommendera Kommunalförbundet Hälsingland att anta förslag till reviderat reglemente att gälla från och med Uppdrag till kommuncheferna i samverkan bilda en genomförandeorganisation. Att via Kommunalförbundet Hälsingland anställa en förvaltningschef för HR-området från och med 1 september 2015 och finansiera detta proportionellt enligt invånarantalet. Bakgrund I form att de motiv som ligger till grund för ärendets framväxt. Välfärdens framtida finansiering Finansieringen av vård, skola och omsorg har en dubbel utmaning i framtiden. Dels finns det en ökad förväntan hos allmänheten på vad välfärdstjänsterna ska åstadkomma, dels ökar försörjningsbördan. I dag försörjer 100 arbetande personer 71 personer som inte arbetar kommer motsvarande siffra att vara 86 personer per 100 arbetande. Kalkyler som SKL, Sveriges Kommuner och Landsting, presenterat indikerat på ett betydande gap mellan kommunsektorns tillgängliga resurser vid oförändrat skatteuttag och vad som krävs för att den ska klara sina åtaganden.

70 TJÄNSTESKRIVELSE 2 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Om kommunerna inte finner former för att rationalisera stödfunktioner inom HR, ekonomi, IT etc. så kommer deras relativa andel av kostnaderna öka. Uppenbart så behöver resurser föras från stödfunktioner till kärnverksamheterna inom vård, skola och omsorg som en del i välfärdens framtida finansiering. Rekryteringsmöjligheter/rekryteringsbas Tillgången till kvalificerad arbetskraft minskar då arbetskraften som helhet minskar pga. åldrande befolkning. Konkurrensen om arbetskraften ökar därmed och försvåras förutsättningarna för att både rekrytera och faktiskt attrahera olika typer av specialister, framför allt i mindre organisationer. En grupp som särskilt utmärker sig som svårrekryterade är cheferna där kartläggningar visar att dessa i stor utsträckning kommer att lämna arbetsmarknaden och återväxten av unga chefer är dålig då färre unga är beredda att axla ansvaret som chef. En gemensam organisation och personalstrategi ger på sikt möjligheter till att specialisera sig och leder till attraktiva arbeten, även i chefsledet, vilket i sin tur innebär en konkurrensfördel vid rekryteringar. Ett gemensamt arbete minskar också risken att hamna i ett läge där kommunerna sinsemellan börjar konkurrera om samma personal på ett icke konstruktivt sätt. Utveckla kvaliteten Varje enskild kommun ansvarar idag för hela HR-området och behöver därför i mycket hög grad besitta kompetens inom hela området. För att utveckla innehåll och kvalité ytterligare fordras antingen att mer resurser tillförs, vilket går i motsatt riktning till resonemanget om välfärdens framtida finansiering, eller att vi via en gemensam organisation arbetar annorlunda. De fördelar som kan uppkomma över tiden är främst: Möjlighet att bygga bredare kompetens inom HR-området Möjlighet till effektivare användning och lägre driftkostnader för olika IT-system genom högre kompetens och delade driftkostnader Möjlighet till att bygga djupare specialkompetens Mindre sårbarhet för olika funktioner Vinster genom att i stor utsträckning samordna processer, riktlinjer rutiner etc. Fördelarna ovan har funnits med i de tidiga diskussionerna och bekräftatas av den översyn av PA-funktionerna som PwC genomfört för samtliga sex Hälsingekommuner under 2012.

71 TJÄNSTESKRIVELSE 3 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ärendet Kommunerna Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstig gav i december 2013 direktiv för projektet Gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland. Direktivet säger bland annat att projektet ska ta fram underlag som gör det möjligt att fatta beslut att inrätta gemensam HR (PA)-funktion, inklusive lönefunktion, för de deltagande kommunerna. Uppdragets avgränsning är att var och en av kommunerna även fortsättningsvis är arbetsgivarpart, vilket innebär ansvar för den egna kommunens övergripande frågor som t.ex. policyfrågor, tecknande av kollektivavtal, lönepolitik och arbetsmiljö. Frågan om ansvar är inte synonym med att utföra uppgiften inom organisationen. Den gemensamma organisationen ska ge kommunerna stöd och sakkunskap inom HR -området. Funktioner där den gemensamma organisationen ska ge stöd är bland annat utformning av personalpolicyer och riktlinjer, personalhantering, kompetensförsörjning för medarbetare, introduktion av nyanställda, chefsrekrytering och rekrytering av nyckelbefattningar, arbetsrätt, arbetsmiljö, ledarutveckling, organisationsutveckling, lönebildning, lönehantering, standardisering och utarbetande av policyer och riktlinjer, utformande av rutiner för bl.a. rehabilitering, avveckling av personal med mera. Under våren 2014 påbörjades arbetet vilket resulterade i en rapport med följande förslag: Hälsingerådet föreslås avge följande rekommendationer till de i projektet medverkande kommunerna: 1. Samtlig HR-personal i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomigruppens förslag om placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. 2. Varje kommun behåller en arbetsgivarfunktion med HR-kompetens som fullgör arbetsgivarrollen inom HR och ansvarar för beställningar mot förbundet 3. Samtliga lönehandläggare i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomgruppens förslag om

72 TJÄNSTESKRIVELSE 4 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. Lönehandläggarna arbetar i sina respektive system fram till dess gemensamma IT-system är upphandlade. De föreslås inleda förberedelser inför övergång till gemensamma system. Vid mötet med styrgruppen , där rapporten med förslag presenterades, beslutades att inriktningen fortsättningsvis skulle vara att verka för att lägga in den gemensamma HR-organisationen i det befintliga Kommunalförbundet Södra Hälsinglands, KFsH, som idag bedriver räddningstjänst, alkohol- och läkemedelstillsyn. Under maj månad beslutade Ljusdals kommunstyrelse att ompröva medverkan i utredningen om HR-samverkan. Tolkningen av uttalandet var att Ljusdals kommun lämnade projektet. Under hösten har personalcheferna på kommunchefernas uppdrag genomfört en bedömning av om förslagen till beslut är realistiska utifrån de samlade resurser som finns i kommunerna Ovanåker, Bollnäs, Söderhamn och Nordanstig. Resultatet av personalchefernas analys är: det finns kompetens för att lösa de uppgifter förbundet får det finns behov av att tillföra resurser i starten det är av stor vikt att information och förankring sker till chefer lönehanteringen får ske som idag tills vi har ett gemensamt system skulle någon kommun hoppa av faller frågan om gemensam organisation Personalchefernas analys bifogas. Parallellt med denna analys har ekonomicheferna genomfört ytterligare en beräkning av vilka medel som ska överföras från respektive kommun till den gemensamma organisationen. Det förslag som presenterades för kommuncheferna bifogas. Konstateras kan dock att området torde bli föremål för ytterligare bearbetning i nästa fas om kommunerna väljer att besluta om att genomföra den gemensamma HR-organisationen. I det fall samtliga berörda kommuner inte ställer sig bakom förslaget får de kvarvarande kommunerna i särskild ordning ta ställning till om förslaget till gemensam HR-organisation ska fullföljas. Syftet med den gemensamma organisationen är att långsiktigt säkra att kommunerna har tillgång till HR-stöd av hög och jämn kvalitet och en säker lönehantering. Givetvis ska medlemskommunerna ställa krav på att organisationen fungerar optimalt effektivt. För att skapa denna effektiva

73 TJÄNSTESKRIVELSE 5 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn organisation bestående av personal från fyra kommuner krävs dock initialt en förstärkning om en tjänst för att genomföra förändringen att föra samman fyra organisationer till en. Ekonomiska konsekvenser Befintliga resurser kopplade till personal och lokaler förs över till den gemensamma organisationen med undantag för en tjänst som personalchef i respektive kommun. Tillkommande kostnad för kommunerna blir en ny tjänst med uppdrag att leda den nya gemensamma utförarorganisationen. Kostnaderna fördelas mellan de ingående kommunerna enligt vedertagen fördelningsnyckel, baserad på befolkningsmängd. Återrapportering/uppföljning Efter att respektive kommunfullmäktige tagit ställning till Hälsingerådets rekommendation ska kommunernas ställningstagande återrapporteras till Hälsingerådet senast Övrigt att särskilt beakta Kommunikationsstruktur för förankring i de olika organisationerna. Genomförande och aktivitetsplan är ett högt prioriterat område om positivt beslut. Beslutsunderlag Gemensam HR(PA)funktion i Hälsingland, utredning och förslag i första fasen av projektet, Eles-Marie Nilsson Personalchefernas analys, se bilaga 1 Ekonomichefernas beräkning inklusive beräknad tillkommande kostnad för respektive kommun, se bilaga 3 Förslag till förbundsordning, se bilaga 2. Beslutet ska skickas till Bollnäs kommun, Nordanstigs kommun, Ovanåkers kommun och Söderhamns kommun. För kännedom till Hudiksvalls kommun och Ljusdals kommun

74 TJÄNSTESKRIVELSE 6 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Bilaga 1 Gemensam HR funktion i Hälsingland I den utredning angående en Gemensam HR funktion i Hälsingland, som överlämnades till Hälsingerådet , föreslås bland annat att samtlig HR-personal går över till ett kommunalförbund, förutom en arbetsgivarfunktion med HR-kompetens, som blir kvar i respektive kommun. Utredningen har identifierat förbundets uppgift och kategoriserat dessa i fem grupper; kompetensförsörjning, arbetsgivare/lönepolitik/arbetsgivarvarumärke, jämställdhet/mångfald, lönehantering/lönehandläggning och arbetsmiljö. Fråga har uppkommit om den kompetens som nu finns i kommunerna motsvarar det tänkta förbundets behov. Personalcheferna fick i uppgift att utreda detta. Nedanstående diskussion försöker ge svar på detta och omfattar alltså inte personalcheferna. En enkel analys skulle kunna vara att vi utför ovanstående uppgifter idag och skulle kunna göra så även i en ny organisation. Förbundets syfte är dock att HR ska arbeta mer strategiskt, säkerställa tillgång till specialistfunktioner och vara mindre sårbar än den verksamhet som kommunerna kan bedriva var och en för sig. Det är alltså av vikt att se om nuvarande personal har specifika kompetenser och om huvudansvariga kan skönjas. Det skulle också kunna vara så att vi dubblerar kompetenser men att vi i en gemensam organisation inte behöver det. Förbundet kommer säkert också att arbeta med frågor som idag inte görs i kommunerna eller åtminstone görs i liten omfattning. Det kan då vara viktigt att se potential hos våra medarbetare. När det gäller direkt HR-kompetens har Ovanåker 1,0 åa, Bollnäs 5,0 åa, Söderhamn 5,0 åa och Nordanstig 1,0 åa, dvs.totalt 12 åa. Det är HR-kompetens som finns på centrala personalenheter, identifierad kompetens i förvaltningar och uppskattad kompetens i övrigt, dvs. HR-uppgifter som utförs men av många personer. Man kan fråga sig om detta är ett tillräckligt antal eller ej. Ett grovt mått på detta är att se hur många chefer varje HR-resurs ska serva.(i detta fall inkluderas personalcheferna för att kunna göra jämförelser med andra kommuner). I Ovanåker handlar det om 25, Bollnäs 20, Söderhamn 20 och Nordanstig 20. Vi har försökt att jämföra detta med närliggande kommuner där Gävle har 10, Ljusdal 20, Ockelbo 14, Hudiksvall 21 och Sundbyberg 17. Vi kan konstatera att bemanningen är jämn i kommunerna förutom Gävle som har dubbelt så hög bemanning och Ockelbo. De fyra kommunerna har cirka anställda tillsammans, dvs. något färre än Gävle. Förbundet ska serva fyra juridiska personer samt bolag. Detta kräver säkert ett merarbete jämfört med om det varit en organisation. Vid en genomgång av de kompetenser som finns nu ser vi att: - många av våra medarbetare är personalvetare eller har motsvarande kompetens - många av våra medarbetare arbetar allround men med viss spets inom flera områden. Eftersom det är ganska få HR resurser per kommun så utvecklas en bred kompetens. - flera medarbetare har chefs/arbetsledarerfarenheter - speciell kompetens finns inom arbetsmiljö, arbetsrätt, förhandling, rekrytering, rehab och kompetensutveckling - erfarenheter finns också av projektledning, organisationsutveckling etc. Det är vår bedömning att den kompetens som finns motsvarar det som är förbundets uppgift. Det vi är osäkra på om antalet räcker. Det har sin grund i nuvarande dimensionering där vi även behöver räkna in fyra personalchefer. Om inte personalcheferna räknas in blir snittet 27 chefer per HR-konsult. Förutom omfattande chefserfarenheter och allroundkunskaper inom HR finns hos cheferna strategisk kunskap och erfarenhet. I vissa frågor även spetskompetens.

75 TJÄNSTESKRIVELSE 7 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn När vi ska bedöma förbundets möjligheter att lyckas behöver vi tänka in personalchefernas kompetens som ska finnas kvar i respektive kommun. Det innebär olika roller i ett nära samarbete. I en etableringsfas behöver säkert förbundet förstärkas. HR och framförallt lön är ju ett ständigt pågående arbete. Verksamheten kan inte stängas för att bygga en ny organisation. Vår gemensamma och bestämda bedömning är därför att HR-förbundet behöver förstärkas under en etableringsfas. Den kommer att ta tid eftersom det är komplexa frågor som ska lösas. Dels skall Förbundet byggas upp och nya system, strategier och rutiner skall arbetas fram och sättas samtidigt som respektive arbetsgivare måste arbeta mycket med att organisera sig utifrån dessa nya förutsättningar och samtidigt forma sina beställningar till förbundet. Det är i också önskvärt med en extern resurs som hjälper att sätta den nya organisationen Med sätta menar vi att hjälpa till att ta fram en målbild och kommunicera denna så att alla får samma bild av vad den nya organisationen ska leverera och förankra detta i organisationerna. En kritisk framgångsfaktor är acceptansen hos cheferna. När det gäller lönefunktionerna har vi räknat med att den bemanning som nu finns behövs i förbundet åtminstone så länge vi har nuvarande system. När ett gemensamt system är på plats kan en omprövning ske. Det gäller även utveckling och drift av system samt processer. Ett första större. uppdrag är att inleda upphandlingen av ett nytt, gemensamt, lönesystem. Roger Fäldt Mona Persson Maritta Rudh Anders Fläckman

76 TJÄNSTESKRIVELSE 8 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Bilaga 2 Förbundsordning för Kommunalförbundet Hälsingland 1 Namn och säte Kommunalförbundets namn är Kommunalförbundet Hälsingland. Förbundet har sitt säte i Bollnäs kommun. 2 Medlemmar Medlemmar i kommunalförbundet är Söderhamns kommun, Bollnäs kommun, Ovanåkers kommun och Nordanstigs kommun. 3 Ändamål Förbundet har till ändamål att främja medlemskommunernas samverkan för utveckling och effektivt resursutnyttjande inom skilda områden. Förbundet ska med iakttagande av den kommunala kompetensen enligt 2 kap kommunallagen och i förekommande fall berörd speciallagstiftning utföra de uppgifter medlemmarna överlämnar. Innan en ny uppgift överlämnas till förbundet skall uppdraget godkännas av förbundet. I det fall det rör en uppgift som inte samtliga medlemskommuner överlämnar skall uppdraget också godkännas av samtliga medlemskommuner. 4 Organisation Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsdirektion. Förbundets verksamhet styrs av ett reglemente som fastställs av direktionen. För arbetet med olika verksamhetsfrågor kan särskilda nämnder tillsättas. Nämnderna är underställda direktionen och nämndernas verksamhet regleras i reglementen som fastställs av förbundsdirektionen. Nämnderna fastställer sin egen delegationsordning. 5 Förbundsdirektionen Förbundsdirektionen ska bestå av 8 ledamöter och 8 ersättare. Varje medlemskommun utser 2 ledamöter och 2 ersättare. För direktionen finns en arbetsordning. 6 Nämnder Antal ledamöter och ersättare i nämnderna bestäms av direktionen varvid var och en av medlemskommunerna skall ha samma antal ledamöter och ersättare. Förbundsdirektionen utser ledamöter och ersättare i nämnderna efter förslag från medlemskommunerna.

77 TJÄNSTESKRIVELSE 9 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Revision Varje förbundsmedlem utser en revisor och en revisorsersättare. Om en revisor avgår eller uppdraget på något sätt upphör under mandatperioden förrättar den förbundsmedlem som utsett revisorn fyllnadsval så snart som möjligt. Revisorerna skall före maj månads utgång avge revisionsberättelse, jämte årsredovisning, till medlemskommunerna. 8 Insyn och initiativrätt Medlemmarna har rätt till insyn i förbundet och rätt att utöva uppsikt över dess verksamhet. Dessa befogenheter utövas av kommunstyrelsen i respektive kommun. Ärenden i förbundsdirektionen får väckas av ledamot och tjänstgörande ersättare i förbundsdirektionen, förbundsmedlem genom framställan av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse samt organ under förbundsdirektionen om direktionen har medgivit sådan rätt. 9 Närvaro- och yttranderätt Förbundsdirektionen avgör själv i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid direktionens sammanträden. 10 Förbundskansli Förbundet skall ha ett kansli med uppgift att under förbundsdirektionen handha förbundets administration och ombesörja dess löpande verksamhet. Kansliet leds av en förbundsdirektör som inför styrelsen svarar för förbundets löpande förvaltning. 11 Kungörelser och tillkännagivanden Förbundets kungörelser, tillkännagivanden av protokollsjusteringar och övriga tillkännagivanden skall anslås på förbundets anslagstavla som skall finnas i anslutning till kansliet samt på medlemskommunernas anslagstavlor. 12 Finansiering av verksamheten Kostnader för förbundets verksamhet skall, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag (förbundsavgift) från medlemskommunerna. Förbundsavgiften ska bestämmas så att kostnaderna för varje verksamhetsområde hos förbundet specificeras och fördelas mellan förbundets medlemmar i förhållande till invånarantalet i respektive medlemskommun eller på annat sätt som medlemskommunerna överenskommer om. Härvid skall användas invånarantalet den 1 november året före verksamhetsåret. 12a Finansiering av kostnader vid räddningsinsats som medför betydande kostnader enligt 7 kap 3 lag (2003:778) om skydd mot olyckor Om kostnaden för en omfattande räddningsinsats i en av medlemskommunerna överstiger den kommunens självrisk enligt förordningen (2003:778) om skydd mot olyckor ansöker förbundet hos

78 TJÄNSTESKRIVELSE 10 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn staten om ersättning för den del av kostnaden som överstiger självrisken. Förbundet ansvarar själv för kostnader upp till gällande självrisk i respektive medlemskommun. 13 Andel i förbundets tillgångar och skulder Förbundets medlemmar har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i proportion till den förbundsavgift medlemmen erlagt för det innevarande året. Motsvarande kostnadsfördelning gäller för täckande av brist för det fall förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder för verksamheten samt vid skifte av förbundets samlade tillgångar vid likvidation. 14 Budget Förbundsdirektionen skall årligen fastställa en budget för förbundet. Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin för budgetåret samt förbundsavgifter för året. Direktionens beslut om budget skall delges förbundsmedlemmarna senast under september månad året före verksamhetsåret. 15 Årsredovisning och ansvarsfrihet Förbundsdirektionen skall senast den sista april ha upprättat förslag till årsredovisning för det gångna verksamhetsåret. Årsredovisningen översänds efter revision till medlemskommunernas fullmäktige för godkännande. Beslut om ansvarsfrihet fattas av var och en av medlemskommunerna. 16 Lån, borgen mm Förbundet får inte ta upp lån, ingå borgen eller andra ansvarsförpliktelser utan samtliga medlemskommuners godkännande. 17 Ersättning för förtroendeuppdrag Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare samt till revisorer och revisorsersättare bestäms av förbundsdirektionen. 18 Utträde ur förbundet En medlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägning skall ske senast den 1 juli och uppsägningstiden är två kalenderår räknat från årsskiftet efter uppsägningen. Vid utträde skall reglering av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundets och den utträdande medlemmen bestämmas utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid ingången av det år medlemmen utträder ur förbundet. Vid utträde skall de kvarvarande medlemmarna förhandla om de ändringar i förbundsordningen som föranleds av utträdet. Kan de inte enas skall förbundet upplösas. När en medlem utträtt ur förbundet upphör medlemmens ansvar för förbundets skulder, om inte annat har överenskommit mellan den utträdande medlemmen och de kvarvarande medlemmarna. 19 Likvidation av förbundet

79 TJÄNSTESKRIVELSE 11 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Om slutlig ekonomisk uppgörelse mellan förbundet och den utträdande medlemmen inte uppnåtts, när uppsägningstiden i 19 första stycket är till ända, så skall förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet skall också träda i likvidation om mer än hälften av medlems-kommunerna är överens därom. Likvidationen verkställs av direktionen i egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets samlade tillgångar skall den i 13 angivna fördelningsgrunden gälla. 20 Ändringar av förbundsordningen Ändringar och tillägg till denna förbundsordning skall antas av förbundsdirektion och fastställas av medlemmarnas kommunfullmäktige.

80 TJÄNSTESKRIVELSE 12 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Bilaga 3 Ekonomi HRPA (tkr) Överförs till förbund Söderhamn Bollnäs Ovanåker Nordanstig Budget 2014 Budget 2014 Budget 2014 Budget 2014 Intäkter Förs av tjänster Övriga intäkter Summa intäkter Kostnader Personalkostnader Lokalkostnader Kostnader it-stöd Rekryteringskostnader på förvaltn på förvaltn Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Kvarstår i kommunen Kostnader 25-års uppvaktningar Kostnader fackliga org Feriearbete HR-nätverk Ledarutveckling Förv övergripande utb 0 79 Bidr fritidsklubb, personalklubb Trainee 200 Företagshälsovård på förvaltn Annonser på förvaltn 200 Porto lönespec HR-chef 821? Summa

81 TJÄNSTESKRIVELSE 13 (13) , rev Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Tjänster (antal årsarbetare) S-hamn Bollnäs Ovanåker Nordanstig Löneförrättare/lönechef Pa-konsulter Övriga (på förvaltningar) 3 2,5 Summa 12 12,5 5 6 Kommentar Enhetschef HR på förbundet Ekonomicheferna anser i första hand att undersöka möjligheterna att utse en chef bland de personer som förs över till förbundet som tillika fungerar som enhetschef Om detta inte är möjligt kan schablonmässigt beräknas en tillkommande kostnad på 735 tkr (pers kostn, lokal, telefon, fortb, förbr mtrl mm) som får fördelas mellan kommunerna Adm stödresurs Kontakt har tagits med Förbundschefen på KFSH och enligt honom finns visst utrymme att handha ytterligare administration. Ek cheferna föreslår därför att detta utreds innan ytterligare medel tillförs förbundet

82 - Gemensam HR (PA)- funktion i Hälsingland Utredning och förslag i första fasen av projektet Else-Marie Nilsson

83 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Utredning om gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland Rubrik Sidnummer Sammanfattning 4 Bakgrund 4 Direktiv 4 Förändring som inträffat i slutskedet av projektets utredningsfas 5 Utredning/kartläggning 5 Lönehandläggningsgruppens bedömning 6 Projektgruppens bedömning 6 IT-arbetsgruppens bedömning 6 Ekonomigruppens bedömning 7 Fackliga referensgruppens synpunkter 7 Synpunkter från chefer 7 Förutsättningar för att uppnå direktivets mål 8 Förslag till organisation för gemensam HR-funktion i Hälsingland 8 Förslag till Hälsingerådet 9 Förslag till organisation för fortsatt arbete med fas två och tre 10 Utredning om gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland 11 Utredningens omfattning 11 Bakgrund 11 Utredningens direktiv 11 Avgränsning av uppdraget 12 Vision 12 1

84 Rubrik Sidnummer Projektmål 12 Delprojekt 13 Första fasen i projektet 13 Beskrivning av HR-och löneprocesser i de deltagande kommunerna 13 Bollnäs kommun 14 Söderhamns kommun 15 Ovanåkers kommun 15 Ljusdals kommun 16 Nordanstigs kommun 16 HR-processer i kommunerna 18 Lagar och avtal som har inverkan på personalarbetet 19 Analys av fyra alternativa organisationer 19 Ytterligare synpunkter från projektgruppen på de olika alt. 22 SWOT-analys av alternativ 23 Analys och bedömning utifrån de fyra alternativen 24 Beskrivning av två processer inom HR/PA 25 Processkarta över en övergripande rekryteringsprocess 25 Uppgiftsfördelning kommuner och gemensamma HR i rekryteringsprocess 25 Processkarta över en övergripande löneöversynsprocess 26 Uppgiftsfördelning kommuner och gemensamma HR i löneöversynsprocess 28 Krav som behöver vara uppfyllda i en gemensam HR-organisation 28 Ställningstaganden 29 Uppgiftsfördelning kommunerna och förbundet vid bildande HR-Hälsingland 29 Rollen 30 Kommentarer 30 Projektgruppens bedömning 30 Redovisning från lönehandläggningsgruppen 31 2

85 Rubrik Sidnummer Att arbeta med lön i vardagen 31 Utreda och ta fram förslag på hantering av lön i framtida org. 31 Utreda och ta fram förslag på arbetsuppgifter 31 Utreda och ta fram förslag på ny ansvarsfördelning 33 Utreda och ta fram förslag på hur sekretessfrågor hanteras 33 Utreda och ta fram förslag på hantering av pensionshandläggning 34 Övriga frågor 35 Slutsatser av lönehandläggningsgruppens utredning 36 Redovisning från ekonomiarbetsgruppen 37 Övrigt 38 IT-tjänster 38 Fördelning av kostnader 38 Ingående kommuners kostnader i budget 39 Slutsatser av ekonomigruppens rapport 40 Redovisning från IT-arbetsgruppen 40 Inventering av systemstöd 40 Övriga frågor 41 Slutsatser av IT-arbetsgruppens rapport 41 Synpunkter från fackliga referensgruppen 42 Synpunkter från chefer i Söderhamns kommun 43 Förändring som inträffat i slutskedet av projektets utredningsfas 43 Förutsättningar för att uppnå direktivets mål 43 Förslag till organisation för gemensam HR-funktion i Hälsingland 44 Förslag till Hälsingerådet 45 Förslag till organisation för fortsatt arbete med fas två och tre 45 Bilagor 46 3

86 Sammanfattning Bakgrund Frågan om ett närmare samarbete inom HR (Human Resources)/PA (Personal Administrativa)-området har varit uppe till diskussion och utredningar i Hälsingerådet flera gånger under det senaste decenniet. (HR och PA omfattar samma verksamhetsområde.) Utredningar har rört gemensam lönehandläggningsorganisation. Ett närmare samarbete inom HR har diskuterats. Inom lönehandläggning har formella utredningar arbetat. Dessa har emellertid inte lett till något konkret resultat. Inom HR har inga formella utredningar tidigare tillsatts. På uppdrag av Hälsingerådet genomförde revisionsföretaget PwC en utredning om förutsättningarna för ett utökat samarbete inom HR-området. Konsultrapporten Översyn av PA-funktionerna för kommunerna i Hälsingland redovisades till kommunerna under hösten Konsultrapporten förordade en gemensam HR-funktion i Hälsingekommunerna där samtliga delar av HR-området (HR (PA) och lönehandläggning) ska ingå. Direktiv Kommunerna Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstig gav i december 2013 direktiv för projektet Gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland. Direktivet säger bland annat att projektet ska ta fram underlag som gör det möjligt att fatta beslut att inrätta gemensam HR (PA)-funktion, inklusive lönefunktion, för de deltagande kommunerna. Projektet delas in i utrednings- förankrings- och beslutsfas. Uppdraget ska redovisas tydligt och öppenhet ska råda under processen. Den ekonomiska genomlysningen ska starta tidigt i processen. Hälsingerådet är styrgrupp i projektet. Kommuncheferna utgör projektledningsgrupp. Projektgruppen utgörs av personalcheferna samt adjungerad jurist Torbjörn Strömer. Projektledare är Else-Marie Nilsson. Arbetsgrupper för ekonomi, IT och lönehandläggning finns knutna till projektgruppen liksom en facklig referensgrupp. Efter en justering av tidsplanen beräknas Hälsingerådet besluta avge rekommendation till kommunerna vid sitt sammanträde i oktober Förankringsfasen blir under juni oktober Sedan vidtar beslutsfasen då frågan ska föras till beslut i de medverkande kommunerna under oktober december Under förutsättning att beslut fattas med innebörden att en gemensam HR-organisation ska bildas inleds en genomförandefas under perioden januari juli 2015 med inriktningen att verksamheten ska vara i drift från Uppdragets avgränsning är att var och en av kommunerna även fortsättningsvis är arbetsgivarpart, vilket innebär ansvar för den egna kommunens övergripande frågor som t.ex. policyfrågor, tecknande av kollektivavtal, lönepolitik, arbetsmiljö. Den gemensamma organisationen ska ge kommunerna stöd och sakkunskap inom HR - området. Funktioner där den gemensamma organisationen ska ge stöd är bland annat utformning av personalpolicyer och riktlinjer, personalhantering, kompetensförsörjning för medarbetare, introduktion av nyanställda, chefsrekrytering och rekrytering av 4

87 nyckelbefattningar, arbetsrätt, arbetsmiljö, ledarutveckling, organisationsutveckling, lönebildning, lönehantering, standardisering och utarbetande av policyer och riktlinjer, utformande av rutiner för bl.a. rehabilitering, avveckling av personal med mera. Förändring som inträffat i slutskedet av projektets utredningsfas Ljusdals kommunstyrelse har beslutat att ompröva medverkan i utredningen om HR-samverkan. Tolkningen av uttalandet är att Ljusdals kommun lämnar projektet. En konsekvens av att Ljusdals kommun inte längre deltar i projektet är att antalet HRbefattningar som ingår i beräkningsunderlaget minskar från 21 till 16 och antalet lönehandläggare minskar från 32 till 24,5 befattningar. Utredning/kartläggning Projektgruppen inledde sitt arbete med att göra en inventering av HR-och lönehandläggningsresurser och arbetsrutiner i respektive kommun. Efter Ljusdals kommuns avhopp rör det sig om 16 HR-befattningar och 24,5 lönebefattningar. En kartläggning av HR - processerna i kommunerna genomfördes. Processerna/arbetsuppgifterna kan indelas i fem huvudområden. De är kompetensförsörjning, arbetsgivare/lönepolitik/ arbetsgivarvarumärke, jämställdhet/mångfald, lönehantering/lönehandläggning, arbetsmiljö. I varje område ingår uppgifter som arbetsrätt, policyer, utbildning, driftsfrågor, utvecklingsfrågor, strategifrågor. Projektgruppen har gjort bedömningen att en förutsättning för en fungerande gemensam HRorganisation är ett förändrat arbetssätt för linjechefer och HR-personal. Man behöver också ett IT-baserat stödsystem där cheferna kan ställa frågor och få svar. Utbildningsinsatser kommer att behövas. Under utredningsarbetet har projektgruppen identifierat fyra alternativa organisationer för en gemensam HR-lönehandläggningsorganisation. I alternativ 1 går samtlig HR-personal över till en gemensam HR-organisation och har fortsatt placering i sina respektive kommuner. I alternativ 2 flyttar all HR-personal till en gemensam placering i en gemensam HRorganisation. Alternativ 3 är lika som alternativ 2 men det tillkommer en beställarfunktion i varje kommun. I alternativ 4 går omkring hälften av HR-personalen över till en gemensam HR-organisation för att utveckla strategiskt HR-arbete. De har en gemensam lokalisering. Resterande del HR-personal arbetar kvar i sina respektive kommuner för att utföra det operativa HR-arbetet. För att illusterera kommunernas respektive gemensamma HR:s insatser och arbetsuppgifter i en gemensam HR-funktion har två HR-processer redovisats och analyserats. Processerna är rekrytering och löneöversyn. Slutsatserna är att det finns delar som gemensamma HRorganisationen kan ombesörja och delar som kommunerna själva behöver göra. Det behövs ett nära samarbete mellan kommunen och gemensamma HR i processernas olika moment. Det kan också skilja sig mellan kommunerna hur mycket kontroll man vill ha över olika delar i processerna. 5

88 I alla fyra alternativ behöver följande vara uppfyllt för att verksamheten ska fungera på ett kvalitativt och bra sätt: - gemensamt HR-system, bemanningssystem, arbetsvärderingsystem - vilja att utveckla standardiserade modeller och rutiner - utbildningsinsatser till och förändrat arbetssätt för cheferna - samordning på sikt av lokala avtal - en tydlig rollfördelning - förändrade delegationer Lönehandläggningsgruppens bedömning Lönehandläggningsgruppen betonar i sin rapport vikten av att hålla ihop lön och HR. Personalsystemet är kommunens mest komplexa system som kräver mycket arbete att lära sig arbeta i. Gruppen ser ingen vinning med att föra ihop lönehanteringen innan det finns ett gemensamt system för alla kommunerna. Förutsättningar som måste vara uppfyllda för att lönehantering ska fungera tillfredsställande i en gemensam lönhandläggningsorganisation är ett gemensamt personalsystem, gemensamt bemanningssystem, digitala personalakter, gemensamt arbetssätt i löneprocesserna, utbildning i kommunernas lokala avtal och en tydlig arbetsfördelning. Projektgruppens bedömning Om lönehandläggningen går över i ett kommunalförbund innan gemensamt IT-system upphandlats får det ses som ett första steg där man fortsätter att arbeta som idag och också förbereder inför förändringar som ska följa av ett gemensamt IT-system. IT-arbetsgruppens bedömning IT-gruppen har gjort en inventering av befintliga IT-stöd och redovisat avtalstider för dem. Systemkopplingar har också redovisats. Om ett gemensamt PA-system upphandlas förordar IT-gruppen att driften av systemet placeras i en av kommunerna med eventuell redundans i en annan av kommunerna. Den tekniska supporten bör samordnas med den verksamhetsmässiga supporten så att det finns endast en helpdesk för användarna att vända sig till. Med tanke på vikten av säkerhet utifrån sekretessbestämmelser i ett PA-system förordar IT-gruppen Kommunmolnet som informationsbärare. Andra slutsatser som IT-gruppen gör är att det ur ett IT-perspektiv är fullt möjligt att lönehandläggningen går in i en gemensam organisation med befintliga IT-avtal och att man arbetar kvar i respektive kommun. Ur ett IT-perspektiv är det ingen fördel att ha en gemensam lokalisering. IT-stöd för lönehandläggning behöver inte vara kopplat till verksamhetsstöd för HR ur IT-synpunkt men det är att föredra ur verksamhetsmässiga synpunkter. 6

89 Ekonomigruppens bedömning Ekonomigruppen har beräknat kommunernas kostnader i budget 2014 respektive ekonomi för HR/PA (bilaga 3). Olikheter i hur kostnader redovisas gör att det krävs ytterligare genomgång av vilka budgetbelopp som ska överföras från respektive kommun till förbundet. Ekonomigruppen förordar alternativ 3 som organisationsform. Enligt det alternativet placeras personalen i förbundet tillsammans på en ort. Man ser verksamhetsmässiga och ekonomiska fördelar med en gemensam placering. Beträffande lönehandläggarna anses att man av praktiska skäl ska börja samordning av befintliga personalsystem innan man kan upphandla gemensamma IT-system. Bedömningen är att upphandling av ett antal gemensamma ITsystem kommer att leda till betydande uppstartkostnader. Fackliga referensgruppens synpunkter Vision i Bollnäs, Ljusdal, Ovanåker och Nordanstig ställer sig negativa till att HR-personalen (inklusive lönehandläggarna) organiseras i ett kommunalförbund. Vision i Söderhamn väntar med att ta ställning till längre fram i processen. Kommunal i Bollnäs, Ovanåker och Nordanstig är också negativa till bildande av kommunalförbund för HR-personalen (inklusive lönehandläggarna). Lärarnas Riksförbund har samma uppfattning och pekar på att kommunerna redan har en gemensam organisation i SKL som ger kvalificerat stöd i HRfrågor. Skolledarförbundet ställer frågan om man kommer närmare kompetent HR-personal om de organiseras i ett kommunalförbund. Det blir ytterligare ett led i organisationen. Synpunkter från chefer Cheferna i Söderhamns kommun har prioriterat de viktigaste kraven på en välfungerande HRorganisation vad gäller operativt stöd, kompetens och tillgänglighet. De har också lämnat synpunkter på vad de bör veta och kunna hantera själva inom HR-området. Man anser att det operativa stödet är viktigt och behöver finnas nära. Det gäller framför allt arbetsrättsliga ärenden och avtalsfrågor. Det är viktigt att det finns struktur och definierade gränssnitt vad gäller gemensamma HR:s respektive kommunernas uppgifter. På kompetensområdet prioriteras juridisk kunskap där arbetsrätt, arbetsmiljö- och avtalsfrågor lyfts fram som viktiga kompetensområden. Tillgänglighet ses som viktigt eftersom det ofta är akut när man efterfrågar hjälp. Det ska vara fysisk närhet och lättillgängligt men chefer anser också att det kan fungera med välutbyggd teknik. Inställelsetider måste definieras/bestämmas. Det måste finnas fungerande IT-stöd. Cheferna anser att de bör ha grundkunskaper inom HR-området och ha tillgång till lättillgängliga IT-verktyg. Det ska finnas tydliga kriterier för lönesättning. Det är också viktigt att man får fortlöpande information på HR-området. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. 7

90 Förutsättningar för att uppnå direktivets mål För att den gemensamma HR-organisationen ska kunna utveckla arbetsorganisationen med metoder och innehåll enligt målen i direktivet behöver vissa förutsättningar gälla vid start av kommunalförbund för gemensam HR/lönehandläggningsorganisation: - gemensamt PA/lönesystem - tydliga förväntningar från cheferna och kommunledningarna på den nya organisationen i form av tjänster och leveranstider - de nya rollerna för HR-och lönehandläggningspersonalen är kommunicerade och implementerade - varje kommuns behov av operativt och strategiskt stöd i HR-frågor bevakas av en funktion i kommunen som har arbetsgivaransvar och som ansvarar för beställningar och prioriteringar - förändrade delegationer - IT-plattform och drift är anpassade och säkerhet råder för tillgång till information som tillhör kommunerna men som hanteras av gemensamma HR-organisationen - en tydlig rollfördelning med fastställda rutiner Förslag till organisation för gemensam HR-funktion i Hälsingland I redovisningen till projektledningsgruppen ingår också associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation. Projektledningsgruppen förordar att den gemensamma HR-och lönehandläggningsorganisationen går över i ett kommunalförbund. Det finns alternativa möjligheter i ett kommunalförbundsbildande. En är att gå in i ett befintligt kommunalförbund och göra en ombildning av det. En annan möjlighet är att bilda ett eget kommunalförbund. Ekonomigruppen förordar att alla kommunalförbund samlas i ett fleruppgiftskommunalförbund. Ett viktigt skäl till detta är att kommunalförbunden inte får köpa tjänster och varor från varandra (se bilaga 16 om associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation). Man förordar också att HR-verksamheten läggs i en befintlig organisation. Då tillkommer inga ökade kostnader utan redan uppbyggda strukturer och system kan användas. Den tillkommande kostnaden man ser är att funktionen förbundsdirektör kan behöva utökas med högst en årsarbetare. Det totala beloppet för HR- /PA-/lönehandläggningskostnader i kommunerna Söderhamn, Bollnäs, Ovanåker och Nordanstig beräknas till 13 Mkr i 2014 års budget. Förslag till konsortialavtal och förbundsordning finns i bilagorna 1 och 2. I 2 finns en formulering av en långsiktigt hållbar strategi som lyder: Det övergripande syftet med samverkan är att skapa en gemensam organisation för human resources (HR), personaladministration (PA) och löneadministration som kan säkerställa Medlemskommunernas behov av framtidsanpassning och som kan ge stöd åt Medlemskommunerna i en organisation som håller hög kvalitet och kompetens och som är 8

91 mer stabil och mindre sårbar än den verksamhet Medlemskommunerna kan bedriva var för sig. De fyra alternativa organisationsformerna har analyserats utifrån kommunernas respektive den gemensamma organisationens perspektiv. I dialog med projektledningsgruppen förordas alternativ 1 som organisationsform. Enligt det alternativet går all HR-personal (inklusive lönehandläggningspersonal) över till gemensamma HR och de har fortsatt placering i sina respektive kommuner. Ekonomigruppen anser att det vore mer fördelaktigt både verksamhetmässigt och ekonomiskt om personalen i förbundet vore placerade tillsammans på en ort (alternativ 3). Genom att samla personalen på ett ställe blir det enklare att bygga upp en ny organisation. Förändringar och effektiviseringar kan uppnås snabbare om enheten samlas på ett ställe. Sårbarheten vid frånvaro kan minskas för t.ex. lönehanteringen. Medarbetares rörlighet mellan kommunerna underlättas. Det har diskuterats om personalen inledningsvis sitter kvar i respektive kommuner och på sikt samlas på ett ställe. Ekonomigruppen anser att det bästa är att ta steget fullt ut på en gång. Till skillnad från andra förbund överlåts här inte hela verksamheter eller beslutsområden till en gemensam HR-organisation. Trots en organisation i ett kommunalförbund blir förbundet i praktiken en konsultorganisation åt kommunerna. Tolkningen av direktivet är att förbundet inte fattar några beslut åt kommunerna. För vissa uppgifter föreslås att viss kompetens finns kvar inom respektive kommun. Benämningen kan vara HR-chef eller HR-strateg/beställare. Dessa uppgifter är ofta delade, dvs. kommer att utföras av såväl strategen som förbundet. Huvudinriktningen är att så mycket som möjligt utförs av förbundet. Till arbetsgivarrollen hör att: företräda arbetsgivaren (t.ex. kollektivavtal, arbetsrätt, arbetsmiljö) vara kontaktperson till SKL, andra kommuner, organisationer vara strategisk kompetens till kommunledning och kommunstyrelse vara kontaktperson, beställare till förbundet företräda HR i kommunen En modern HR-funktion kan sägas vara en naturlig del i verksamhetens kärnverksamhet. Förslag till Hälsingerådet Utifrån direktiv för gemensam HR-organisation i Hälsingland har en utredning med underlag tagits fram i ett HR-projekt. I förslagen hänvisas till ovan angivna beskrivna förutsättningar för att uppnå projektets mål. Hälsingerådet föreslås avge följande rekommendationer till de i projektet medverkande kommunerna: 9

92 1. Samtlig HR-personal i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomigruppens förslag om placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. 2. Varje kommun behåller en arbetsgivarfunktion med HR-kompetens som fullgör arbetsgivarrollen inom HR och ansvarar för beställningar mot förbundet 3. Samtliga lönehandläggare i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomgruppens förslag om placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. Lönehandläggarna arbetar i sina respektive system fram till dess gemensamma IT-system är upphandlade. De föreslås inleda förberedelser inför övergång till gemensamma system. Förslag till organisation för fortsatt arbete med fas två och tre Hälsingerådet ska avge rekommendation angående HR-projektet vid sitt sammanträde i oktober Frågan ska därefter föras till beslut i de medverkande kommunerna under oktober december Under förutsättning att beslut fattas om att bilda en gemensam HR-organisation inleds en genomförandefas under perioden januari juli 2015 med inriktningen att verksamheten ska vara i drift senast Om den gemensamma HR-organisationen bildas i form av ett kommunalförbund bör en chef/hr-strateg för förbundet rekryteras alternativt frigöras så snart som möjligt för uppgiften. En projektorganisation bör bildas för kommunernas förberedelser och för genomförandet av den nya organisationen. Projektet för fas två och tre kan till stora delar organiseras som under utredningsfasen. Else-Marie Nilsson Projektledare 10

93 Utredning om gemensam HR (PA)- funktion i Hälsingland Utredningens omfattning Kommunerna Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstig har var för sig lämnat uppdrag till genomförande av projekt Utredning om gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland. Projektet ska ta fram underlag som gör det möjligt att fatta beslut att inrätta gemensam HR (Human Resources) (PA) (Personal Administration) - funktion (inklusive lönefunktion) för Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstigs kommuner. Bakgrund Frågan om ett närmare samarbete inom PA-området har varit uppe till diskussion och utredningar i Hälsingerådet flera gånger under det senaste decenniet. Utredningar har rört gemensam lönehandläggningsorganisation. Ett närmare samarbete inom HR (PA) har diskuterats. Inom lönehandläggning har formella utredningar arbetat. Dessa har emellertid inte lett till något konkret resultat. Inom HR (PA) har inga formella utredningar tidigare tillsatts. År 2009/2010 genomfördes ett gemensamt arbete inför upphandling av nytt PA-system. Detta arbete innefattade en gemensam kartläggning av berörda PA-processer. På uppdrag av Hälsingerådet genomförde PwC en utredning om förutsättningarna för ett utökat samarbete inom PA-området. Konsultrapporten hade namnet Översyn av PA-funktionerna för kommunerna i Hälsingland. Utredningen redovisades till kommunerna under hösten (Bilaga 4). Konsultrapporten förordade en gemensam HR-funktion i Hälsingekommunerna där samtliga delar av HR-området (HR (PA) och lönehandläggning) ska ingå. I december 2013 gav kommunerna Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstig direktiv för projektet Gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland. Utredningens direktiv Kommunerna Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstig gav i december 2013 direktiv för projektet Gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland. Av direktivet framgår att projektet ska ta fram underlag som gör det möjligt att fatta beslut att inrätta gemensam HR (Human Resources) (PA) (Personal Administration)- funktion (inklusive lönefunktion) för Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstigs kommuner. (Bilaga 5) Generellt gäller att den framtida gemensamma verksamheten ska bedrivas med högt ställda krav på kvalitet. Projektet delas in i utrednings- förankrings- och beslutsfas. Uppdraget ska redovisas tydligt och öppenhet ska råda under processen. Den ekonomiska genomlysningen ska starta tidigt i processen. 11

94 Hälsingerådet utgör politisk styrgrupp i projektet. Kommuncheferna i dem fem deltagande kommunerna är projektledningsgrupp och personalcheferna utgör projektgrupp. Till projektgruppen är jurist Torbjörn Strömer, Söderhamn, adjungerad. Projektledare är Else-Marie Nilsson, Söderhamn. Till projektet har knutits arbetsgrupper inom IT, ekonomi och lönehandläggning. En facklig referensgrupp finns utsedd. Deltagare i arbetsgrupper och facklig referensgrupp är redovisade i bilaga 6. Efter justering av tidsplanen beräknas Hälsingerådet avge rekommendation till kommunerna vid sitt sammanträde i oktober Frågan förs därefter till beslut i de medverkande kommunerna under oktober december Avgränsning av uppdraget Var och en av kommunerna är även fortsättningsvis arbetsgivarpart, vilket innebär ansvar för den egna kommunens övergripande frågor som t.ex. policyfrågor, tecknande av kollektivavtal, lönepolitik och arbetsmiljö. Genom den gemensamma organisationen erhåller kommunerna stöd och sakkunskap inom HR (PA)- området. Funktioner där den gemensamma organisationen ska ge stöd är bl.a. utformning av personalpolicyer och riktlinjer, personalhantering, kompetensförsörjning för medarbetare, introduktion av nyanställda, chefsrekrytering och rekrytering av nyckelbefattningar, arbetsrätt, arbetsmiljö, ledarutveckling, organisationsutveckling, lönebildning, lönehantering, standardisering och utarbetande av policyer och riktlinjer, utformandet av rutiner för bland annat rehabilitering, avveckling av personal med mera. Vision Visionen är att kommunerna arbetar tillsammans i en utförarorganisation inom HR (PA). Organisationen är inrättad för att tillgodose kommunernas behov av stöd i en kompetent och strategisk HR (PA)-funktion och för att medarbetarna ska uppleva kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Den gemensamma funktionen är mer robust och därmed mindre sårbar än den verksamhet som kommunerna kan bedriva var och en för sig. Projektmål - Formulera förslag till en långsiktigt hållbar strategi som säkerställer kommunernas möjligheter till framtidsanpassning, aktualitet, kvalitet och utbud inom HR (PA)-området. - Utforma förslag till en HR (PA)-funktion som stödjer kommunerna i rollen att möta framtidens utmaningar som attraktiva arbetsgivare. - Utarbeta förslag till lämplig associationsform för den gemensamma HR (PA)-funktionen. Projektet ska utvärdera olika organisationslösningar och föreslå en lämplig form att verka inom. - Utforma organisationslösningen så att den (de) kommuner i Hälsingland som väljer att till en början stå utanför kan anslutas senare. - Säkerställa att den föreslagna HR (PA)-funktionen har tillgång till specialistfunktioner och kan medverka till högre kvalitet i HR (PA)-arbetet. - Säkerställa att den föreslagna HR (PA)-funktionen tillvaratar stordriftsfördelar och utformas att vara kostnadseffektiv. 12

95 Delprojekt Arbetet bör delas in i olika delprojekt som tidsätts. Projektledningsgruppen beslutar om vilka delprojekt som genomförs. Förslag till delprojekt lämnas av projektgruppen. Följande delprojekt utgör bas och till dessa har projektledningsgruppen tagit ställning. - Avgränsning och definitioner (avgränsning av ansvar/befogenheter respektive strategiskt/operativt, etc) - Kommunala verksamheter som ska omfattas (t.ex. frågan om kommunernas samtliga PAfunktioner ska ingå eller enbart de kommungemensamma, kommunala bolag, kommunalförbund etc.) - Stödfunktionernas utformning och hur dessa anpassas till kommunernas övriga verksamheter - Val av associationsform - Förbundsordning/reglemente/bolagsordning - Ekonomiska förutsättningar och konsekvenser med förslag - Personalorganisation, verksamhetsövergång m.m. - Kommunikationsplan - Verksamheternas geografiska placering - Kommunernas tillgång till kompetens centralt/lokalt Första fasen i projektet Första fasen i projektet startade i början av januari I den ska utredning ta fram ett underlag som gör det möjligt att fatta beslut att inrätta gemensam HR (PA)-funktion för Bollnäs, Söderhamn, Ovanåker, Ljusdal och Nordanstigs kommuner. Beslutsunderlaget ska redovisas för styrgruppen i Hälsingerådet senast under juni månad I projektet har en projektplan (bilaga 7) med kommunikationsanalys (bilaga 8) och riskanalys (bilaga 9) arbetats fram. En tid-och aktivitetsplan (bilaga 10) har redovisats som projektet följer. Uppgifter för projektledningsgruppen, projektgruppen och ekonomi-it- och lönehandläggningsgrupperna finns redovisade i tid-och aktivitetsplanen. De i direktivet redovisade delprojekten finns i stort upptagna i tid-och aktivitetsplanen. Eftersom begreppen HR och PA är olika benämningar för samma verksamheter kommer begreppet HR även att täcka begreppet PA i utredningen. Beskrivning av HR-och löneprocesser i de deltagande kommunerna Projektgruppen har gjort en inventering av HR (PA)- och lönehandläggningsresurser i respektive kommun och även redovisat hur man arbetar. Det rör sig totalt om 21 HR-befattningar och 32 lönebefattningar. (Ljusdals kommun har beslutat lämna projektet varför antalet HRbefattningar från detta datum minskar till 16 och antalet lönebefattningar till 24,5). (Beskrivning Bollnäs feb-14, bilaga 11) (Gemensam HR-funktion Söderhamn, bilaga 12) (Ovanåker utredning version , bilaga 13) (Ljusdals personal- och lönehandläggning, bilaga 14) (Personalenheten Nordanstig, bilaga 15). 13

96 Redovisningen är olika utförlig från respektive kommun men ger en bild av vilka uppgifter som utförs av kommunerna inom HR lönehandläggningsområdena. För närmare beskrivningar hänvisas till bilagorna Bollnäs kommun Bollnäs kommun har kollektivavtal med ett 15-tal fackliga organisationer. Det är en personalintensiv verksamhet. Kommunstyrelsen är kommunens personalorgan. Personalkontoret är kommunstyrelsens operativa verktyg. Kontorets uppgift är att ge intern service i löne- och personalfrågor men har också att agera för att Bollnäs kommun hanterar arbetsgivarfrågorna så att de följer lagar, avtal m.m. som finns inom personalområdet. Kontoret ska också arbeta med utvecklings- och strategifrågor inom personal- och löneområdet med syfte att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare och ge god service till invånarna. Bollnäs kommun har fem befattningar inom HR och nio inom det lönerelaterade området. (Från 2015 minskas befattningarna till åtta totalt). Vid utgången av 2013 hade kommunen anställda med månadslön varav tillsvidareanställda. Totalt betalas i genomsnitt 3700 löner och arvoden ut varje månad. Personalkontoret sköter även drift och ger HR-support till Kommunalförbundet Södra Hälsingland med ca 180 anställda, Bollnäs Ovanåkers Renhållnings AB-BORAB med 12 tillsvidareanställda och Bollnäs Energi- BEAB med 31 tillsvidareanställda. Kommunen har flera lokala kollektivavtal och samverkansavtal med de fackliga organisationerna. Man har Heroma personalsystem som IT-stödsystem. Sedan finns ett antal sidosystem som är integrerade med Heroma och ekonomisystemet. Arbetsgivarfunktioner som delegerats till personalchefen är bland annat förhandlingar enligt 5 punkt 2 och 3 i kommunstyrelsens reglemente (undantag för slutande av kollektivavtal i principiella frågor eller frågor av större vikt), föra kommunens talan i mål och ärenden, svara för tolknings- och tillämpningsfrågor enligt 5 punkt f i kommunstyrelsens reglemente, göra överenskommelser om särskild avtalspension i enskilda ärenden. Dessutom svarar personalenheten för service till chefer och PA-funktionerna på förvaltningarna inom hela personalområdet, hanterar samverkan och genomför samverkansförhandlingar enligt MBL på kommunövergripande nivå, ansvarar för upphandlingar inom PA-området, t ex företagshälsovård, pensionsadministration och PA-system. Personalchefen ingår i kommunens ledningsgrupp. Personalkontoret har också uppgifter inom rehabilitering, feriearbeten, introduktion, rekrytering, högskolepraktik. Inom lönehanteringen har Bollnäs efter gemensam upphandling tillsammans med Hudiksvall, Söderhamn och Ovanåker sedan 2010 PA-systemet Heroma. Systemet innehåller många olika funktioner. Förutom sedvanlig lönehantering inklusive statistik och LAS-hantering kan många andra funktioner kopplas på. Bollnäs har fortlöpande arbetat med att utveckla systemet för att underlätta verksamheternas hantering. Förutom själva lönearbetet svarar löneavdelningen för systemförvaltning och systemutveckling, för utbildning och support till användarna, för att ta fram olika sorters statistik både obligatorisk till SCB och annan statistik. Löneavdelningen ansvarar även för försäkringar, skatteredovisning, avstämningar, rapportering till försäkringskassan, kronofogdeärenden. Pensionshanteringen är en stor och viktig uppgift med krav på avtalsenlig information. Tillgång till uppgifter som behövs finns dels i systemen men också i personakter i pappersform i arkiv i kommunen. Området tangerar också PA/HR-sidan eftersom pensionslösningar blivit en allt större kompetensförsörjningsfråga. 14

97 Söderhamns kommun Söderhamns kommun har 2193 anställda. Det finns sex HR - befattningar och sju lönebefattningar. Verksamhetens omfattning och drift är ungefär lika som i Bollnäs kommun. Frågor som kommer att ligga kvar i respektive kommun är bland annat samverkan, arbetsmiljöfrågor, policyer och andra dokument, anställningsbeslut, kollektivavtal, tvisteförhandlingar, företagshälsovård. För att beräkna dimensionering av en gemensam HR-funktion behöver uppdraget fastställas och behovet uppskattas. Utgångspunkten i beräkningen här är att resurserna i en gemensam HRorganisation är samma som idag. Bedömningen är att det behövs närhet och snabbhet när det gäller service till chefer i t.ex. rehabilitering, rekrytering, löneöversyn m.m. Om stora delar av HR-resurserna går över i en gemensam organisation är ett förslag att kommunerna inrättar assistenter som kan svara för närservice. De skulle vara en utförarresurs och kontaktyta mot gemensamma HR. Personalchef/strateg blir kvar i kommunen. Beträffande lönehantering finns två vägval. Antingen för man ihop nuvarande hantering till en gemensam organisation eller också låter man det fortsätta som nu tills avtalen går ut och först när alla har samma lönesystem går man in i gemensamma organisationen. Ovanåkers kommun Personalavdelningens uppgift är att ge intern service i löne- och personalfrågor, medverka till att kommunen agerar som en arbetsgivare och att man följer de lagar och avtal som reglerar personalområdet samt medverka till målet att vara en attraktiv arbetsgivare. Personalavdelningen sköter också drift av Helsingevattens och Helsingenets löner och hjälp ges även till dem i personaladministrativa frågor. Två heltidsbefattningar arbetar med HR- frågor. Fyra befattningar arbetar med löner och pensioner. En kvarts befattning tillhör annan förvaltning men hjälper till vid större arbetsbelastningar. Kommunen har 905 fast anställda. Varje månad betalas 1600 löner och arvoden ut varje månad. Driften av Helsinge Vatten AB gäller 35 befattningar och Helsinge Net Ovanåker AB gäller fem tillsvidareanställda. HR ger service åt cheferna i personalfrågor, stöd och råd till chefer i rehabiliterings- och arbetsmiljöfrågor, handläggande av arbetsrättsliga ärenden, varningar, uppsägningar, avsked samt rekrytering av förvaltningschefer. Personalchefen har delegation att teckna kollektivavtal med bindande verkan för kommunen, förhandla för kommunen, besluta om pension och avgångsersättningar. Dessutom kan personalchefen på delegation besluta om stridsåtgärd, anställa och entlediga förvaltningschefer och kommunchef, besluta om särskild pensionslösning, fördela kommunens löneutrymme. Ytterligare delegation finns på upphandling av HR-system upphandling av företagshälsovård och pensionsadministratör. Personalchefen ansvarar för att ge pensionsinformation, beslutar om bruttolöneväxling och driver lönepolitiska frågor. Personalenheten ansvarar för att ge arbetsrättsutbildningar, driva jämställdhetsfrågor och föreslå och administrera arvodesbestämmelser. Dessutom medverkar enheten i kommunövergripande projekt som trainee södra Hälsingland, framtida ledare, gemensam trainee för marknadsföring av kommunala tjänster. 15

98 Ljusdals kommun Personalenheten är organisatoriskt placerad på kommunledningskontoret och består av personalfunktionen och lönefunktionen. Fyra och en halv befattningar arbetar inom HR och drygt sju befattningar inom lönehandläggning. Dessutom finns assistentstöd på varje förvaltning. Personalenheten svarar för övergripande strategiska arbetsgivarfrågor. Enheten ger service till kommunens förvaltningar i personalstrategiska likväl som operativa frågor. Enheten arbetar konsultativt och tillhandahåller råd och stöd, information och utbildning till kommunens chefer och ledare. Arbetsgivaransvaret ligger dock på kommunens chefer. Personalenheten bereder även ärenden till kommunstyrelsen inom arbetsområdet. Förutom avtals- och arbetsrättsfrågor ingår uppgifter som arbetsmiljö, friskvård, rehabilitering, jämställdhets- och diskrimineringsfrågor, lön-och pensionsfrågor, personalförsörjning och kompetensutveckling. Personalenheten företräder kommunen i arbetsrättsliga tvister och vid tecknande av kollektivavtal. Personalenheten ger service i HR- och lönehandläggningsfrågor till kommunala bolag och stiftelser som Ljusdalshem, Ljusdal Energi och NärLjus. Kommunen har ett lönesystem som heter HR Plus. Till detta är ett bemanningssystem, Besched, knutet. Dessutom finns ett rehabiliteringsverktyg, Adato, ett rekryteringsverktyg, Talent Recruiter samt ekonomisystemet, Ådata. Bedömningen i Ljusdal är att det behöver finnas lokalt placerad kompetens kvar i kommunen när man går in i en gemensam HR-organisation. Kommunen ska vara fortsatt arbetsgivarpart och ansvara för policyfrågor, tecknande av kollektivavtal, bedriva lönepolitik och arbetsmiljöfrågor. Politiker och chefer vill ha snabb handläggning vid åtgärdande av uppdrag. De processer som tydligt går att urskilja som liggande utanför det renodlade arbetsgivaransvaret flyttas över i en ny organisation. Urval av vilka dessa är får avgöras i den fortsatta processen. Nordanstigs kommun Personalenhetens uppgift är att agera för att Nordanstigs kommun följer de lagar och avtal som gäller inom personalområdet. Detta innebär bland annat att tolkningar och tillämpningar görs enhetligt för kommunen. Personalenheten ger dagligen intern service i löne-och personalfrågor till chefer och medarbetare. Personalenheten ska arbeta med strategiska personalfrågor. Alla resurser inom personalområdet är centralt placerade. Inom personalenheten arbetar två heltidsbefattningar med HR-frågor. Drygt fyra årsarbetare (fem personer) arbetar med löner och pensioner. Totalt betalas 1200 löner och arvoden ut varje månad. Det finns ett antal lokala kollektivavtal. Personal- och lönesystemet heter Bluegardens HR-plus. Delarna som används är lönesystem, löneöversynsmodul i web för chefer, web-lön för medarbetare och ett utvecklingsarbete pågår för statistikuppgifter för chefer via web. Schemabemanningssystemet är Medvind, ekonomisystemet är Å-data. Dessutom finns ett antal verktyg som är integrerade kopplade mot dessa system. Personalchefen har bland annat delegation på att teckna kollektivavtal för kommunen, förhandla för kollektivavtal, tvister mm, besluta om pension och avgångsersättningar. Personalenheten ger service och råd till chefer i personalfrågor, ansvarar för tolkning och tillämpning av lagar och avtal, ger stöd i 16

99 rehabiliterings-och arbetsmiljöfrågor, medverkar vid arbetsbristsituationer, misskötsamhetsärenden, varningar, uppsägningar, avsked, genomför omplaceringsutredningar. Man handlägger det praktiska vid rekrytering. Alla anställningar längre än tre månader ska gå genom personalenheten innan annonsering. Man medverkar vid rekrytering av chefstjänster och genomför förhandlingar, biträder vid MBL-förhandlingar i verksamheterna. Personalenheten handlägger centrala samverkansförhandlingar övergripande för kommunen. Man ansvarar för att ge information till nyanställda en gång per år samt uppvaktningar enligt kommunens reglemente. Personalenheten ansvarar för upphandling av företagshälsovård, pensionsadministration, PA-system, rekryteringsprogam. Man är kontaktyta för bland andra SKL, fackliga organisationer, företagshälsovård, försäkringskassa, arbetsförmedling, pensionsadministratörer, leverantörer av personalsystem med flera, AFA, SCB, RSV, Omställningsfonden. Man är samverkansaktör i olika projekt som kommunen deltar i. Personalchefen ingår i kommunens ledningsgrupp och har som en uppgift att arbeta med de strategiska frågorna inom personalområdet. Personalenheten genomför utbildningar inom arbetsrätts- och arbetsmiljöområdet. Man ger kontinuerlig information vid lag- och avtalsändringar. Personalenheten ansvarar för arbetet med lönebildning, att löneöversynsprocessen fungerar. Man samordnar, handlägger, informerar samt förhandlar vid löneöversyn. Man arbetar med arbetsvärdering, lönekartläggning och statistikuppföljning och ansvarar för att medarbetarundersökningar görs. Inom lönehandläggning uppgraderades PA/lönesystemet till den version som används idag med en klientdel för löneassistent/ekonom/bemanningsenhet samt web-delen för medarbetare och chefer. Samtliga löneassistenter handlägger alla kollektivavtalsområden och verksamheter, vilket är en förutsättning för en mindre kommun för att minska sårbarheten. Enheten ger stöd och service i löne-och personalfrågor till chefer och medarbetare. Man medverkar vid utbildningar/informationer inom personalområdet. Man tar fram och levererar statistikuppgifter, ansvarar för försäkringar, skatteredovisningar, kontrolluppgifter, bokföringsavstämningar m.m. Medarbetarna får information i pensionsfrågor. Enheten ansvarar för personalarkivet, arkivering av handlingar inom området. Hur många befattningar som ska gå över till en gemensam HR-organisation och vad som ska vara kvar i den egna kommunen beror på den gemensamma HR-organisationens uppgifter och vilka tjänster den ska leverera. Inom personalområdet är mycket arbete operativt. Behov av snabba råd och insatser är viktigt att hitta kvalitetssäkra arbetssätt för. Att genomföra byte av ett PA/lönesystem är ett stort, omfattande och komplext arbete. Kommunen kommer alltid att ha kvar sitt arbetsgivaransvar och äger även fortsättningsvis ansvar för att säkerställa att kommunen agerar som en arbetsgivare och följer lagar och avtal. Detta kräver att kompetens finns kvar i kommunen. 17

100 Kartläggning av HR-processer i kommunerna Processerna/arbetsuppgifterna är indelade i fem olika områden: - kompetensförsörjning - arbetsgivare/lönepolitik/ arbetsgivarvarumärke - jämställdhet/mångfald - arbetsmiljö, lönehantering - lönehandläggning. Inom alla fem områden ingår uppgifter som arbetsrätt, policyer, utbildning, driftsfrågor, utvecklingsfrågor, strategifrågor. Kompetensförsörjning rekrytering introduktion utveckling avveckling Arbetsgivare/lönepolitik Arbetsgivarvarumärke lönepolitik medarbetarenkäter omvärldsbevakning marknadsanalys avtalshantering befattningsvärdering statistik-kartläggning analys lönebildning löneöversyn bruttolöneväxlingar förmåner omställningsarbete prioriteringar ekonomiska ramar omplacering av personal uppsägning av personalvid övertalighet/vid misskötsamhet Arbetsrättsfrågor Policyer Utbildning Driftsfrågor Utvecklingsfrågor Strategifrågor Jämställdhet/mångfald jämställdhetsplan diskriminering värderingar progressivt arbete Lönehantering/ Lönehandläggning systemutveckling organisation/ändringar systemförvaltning support utbildning löneadministration ekonomisk redovisningshantering arkivhantering pensionsadministration försäkringar statistikredovisning Arbetsrättsfrågor Policyer Utbildning Driftsfrågor Utvecklingsfrågor Strategifrågor 18

101 Arbetsmiljö rehabilitering företagshälsovård samverkansavtal Arbetsrättsfrågor Policyer Utbildning Driftsfrågor Utvecklingsfrågor Strategifrågor En förutsättning för en fungerande gemensam HR-organisation är införande av ett annat arbetssätt för linjechefer och HR-personalen. Det är viktigt att man vid behov snabbt får hjälp och stöd i det operativa personalarbetet. Bedömningen är att det behövs ett IT-baserat stödsystem som cheferna kan ställa frågor till och få svar från. Cheferna behöver också utbildning i att hantera sådana system. Utan IT-stöd kan resursförstärkning i personal komma att efterfrågas. Personalchefernas uppfattning är att alla processer går allt fortare i kommunerna och cheferna begär stöd från HR - enheterna med förväntningar på snabba hanteringar. Kommunerna måste också tillförsäkra sig god beställarkompetens mot en gemensam HR-organisation. Lagar och avtal som har inverkan på personalarbetet En kartläggning av lagar/avtal som har påverkan på personalarbetet i kommunerna har gjorts. Den gör inte anspråk på att vara heltäckande men följande lagar/avtal styr/påverkar personalarbetet: Kollektivavtal- lokala avtal- centrala avtal, diskrimineringslagstiftning, lagen om anställningsskydd (LAS), medbestämmandelagen (MBL), semesterlagen, föräldraledighetslagen, socialförsäkringsbalken, studieledighetslagen, lagen om offentlig anställning, lagen om facklig förtroendeman, sjuklönelagen, avtalslagen, skollagen, lagen om utdrag ur belastningsregistret, offentlighets- och sekretesslagen, PUL, förvaltningsrättslagen, kommunallagen, förvaltningslagen, lag om rättegång i arbetslivet, lag om rätt till ledighet på grund av sjukdom, lag om rätt till ledighet för att prova annat arbete, lag om rätt för arbetstagare om ledighet för utbildning, lag om rätt till ledighet för anhöriga. Analys av fyra alternativa organisationer Projektgruppen har analyserat fyra alternativa organisationer för en gemensam HR/- lönehandläggningsorganisation. Alternativ 1: All HR-personal går över till en gemensam HR-organisation och har fortsatt placering i sina respektive kommuner. Alternativ 2: All HR-personal flyttar över till en gemensam placering i en gemensam HRorganisation. Alternativ 3: All HR-personal flyttar över till en gemensam placering i en gemensam HRorganisation och kommunerna har varsin beställarfunktion. Alternativ 4: Hälften av HR-personalen går in i en gemensam HR-organisation för att utveckla strategiskt HR-arbete. De flyttar till gemensam placering. Resterande del HR-personal är kvar som anställda i kommunerna för det operativa HR-arbetet. Projektgruppen har analyserat fördelar och nackdelar för kommunerna respektive den gemensamma organisationen i de fyra olika alternativen: 19

102 Konsekvenser Alternativ 1: All HR-personal går över i en gemensam HRorganisation och sitter kvar i sina hemkommuner. Alternativ 2: All HR-personal flyttar över till en gemensam placering i en gemensam HRorganisation. Alternativ 3: All HR-personal flyttar över till gemensam placering i en gemensam HRorganisation. Kommunerna har varsin beställarfunktion. Alternativ 4: En fördelning sker så att ca 50% av HR-personalen går in i gemensam HR-organisation för att utveckla strategiskt HR-arbete. De flyttar till gemensam placering. Cirka 50% är kvar som anställda i kommunerna för det operativa HR-arbetet. Fördelar för Kommunerna HR/Pa kompetens kvar i kommunen. Nära till kompetens. Kulturkompetensen om hur den egna kommunen fungerar finns kvar bland annat beträffande tolkningar av avtal som gjorts. Bevarande/utvecklande av kommunens särart som arbetsgivare (arbetsgivarvarumärke). Tydlig arbetsgivarföreträdare i tvister, löneöversyner etc. finns i kommunen. Lättare att få tillgång till SKL:s stöd och support i arbetsrättsfrågor och vid arbetsmarknadskonflikter. Likartade regler och rutiner. Samarbete kring utbildnings- och utvecklingsinsatser och gemensamt framtagande av dokument och underlag kan ge effektivitetsvinster. Bredare kompetensbas då Hälsinglands samtliga HRmedarbetare finns att tillgå. Mindre sårbarhet vid frånvaro då antalet HRmedarbetare är flera. Likartade regler och rutiner. Samarbete kring utbildnings- och utvecklingsinsatser och gemensamt framtagande av dokument och underlag kan ge effektivitetsvinster. Bredare kompetensbas då Hälsinglands samtliga HRmedarbetare finns att tillgå. Mindre sårbarhet vid frånvaro då antalet HR-medarbetare är flera. Arbetsgivarfunktion som ansvarar för beställningarna mot gemensamma organisationen. Har viss kompetens kvar för beställning hos HR- Hälsingland. Har närservice kvar för chefer och politisk ledning, Får tillgång till specialistkompetens. 20

103 Nackdelar för Kommunerna Risk att kvalitetshöjning eller utrymme för strategiska frågor inte prioriteras eller finns. Operativa arbetet i egna kommunen prioriteras. Strukturerad samverkan mellan kommunerna krävs i större omfattning än tidigare vilket tar tid från stöd och service i den egna organisationen. Ny organisation som överbyggnad måste tillskapas som kommer att kosta pengar i form av ny administration t ex lönehantering för den gemensamma organisationen, politisk överbyggnad, chef m.m. Vid t.ex. löneöversyner måste företrädare för kommunerna skriva under förhandlingsprotokollen. Kund får längre avstånd till stödfunktion. Mer "opersonlig" kontakt då uppdragsgivare och uppdragstagare inte känner varandra. Möjlighet att spontant besöka "sin" HRkonsult försvinner. Lokalkännedom försvinner. Kund kan inte alltid beställa "sin" HR-konsult med kännedom om verksamheten. Restid (lönekostnad) och kostnader för resor tillkommer. Längre väntetid än idag innan man får stöd i sitt ärende då oförändrat antal resurser HR-stöd i ny stödorganistion förväntas vara status quo. Antal ärenden den nya stödorganisationen kan hantera kan förmodas motsvara vad dagens x antal kommuner som medverkar hanterar. Det kan bli längre handläggningstider. Indirekt miljöpåverkan genom HR-konsulternas behov av transport geografiskt. Mer jobb för cheferna. Kund får längre avstånd till stödfunktion. Mer "opersonlig" kontakt då uppdragsgivare och uppdragstagare inte känner varandra. Möjlighet att spontant besöka "sin" HR-konsult försvinner. Kund kan inte alltid beställa "sin" HR-konsult med kännedom om verksamheten. Restid (lönekostnad) och kostnader för resor tillkommer. Längre väntetid än idag innan man får stöd i sitt ärende då oförändrat antal HRresurser i ny stödorganisation förväntas vara status quo. Antal ärenden den nya stödorgansiationen kan hantera kan förmodas motsvara vad dagens x antal kommuner som medverkar hanterar. Det kan bli längre handläggningstider. Indirekt miljöpåverkan genom HRkonsulternas behov av transport geografiskt. Mer jobb för cheferna. Varken hackat eller malet. Kan konservera ett arbetssätt om resurser finns kvar. Risk för suboptimering (de resurser som blir kvar blir för små varför man skaffar ytterligare kompetens.) Om HR Hälsinglands personal sitter kvar kan gränsdragning mot kommunens HR personal bli svår. Kan bli otydligt - vem gör vad? Fördelar för gemensam HRorganisation Möjlighet att ta del av SKL:s arbetsgivarfunktioner finns. Tydlig arbetsgivarföreträdare finns i respektive kommun. Möjlighet till kompetensutveckling genom erfarenhetsutbyte. De anställda i HRförbundet får fler kollegor och kan utbyta kunskap och Möjlighet till kompetensutveckling genom erfarenhetsutbyte.de anställda i HR-förbundet får fler kollegor och kan utbyta kunskap och Har speakingpartners i varje kommun. Kan koncentrera sig på utveckling och strategi. 21

104 erfarenheter. Viss möjlighet till specialisering. erfarenheter.viss möjlighet till specialisering. Det finns en tydlig beställare i kommunerna. Nackdelar för gemensam HRorganisation Svårt att styra då förväntansbilden på de lokala representanterna från de egna kommunerna är fortsatt stöd i operativa frågor. Om inte tjänsteleveranserna uppfyller förväntansbilden högre kvalitet och mer strategiska frågor blir det svårt att motivera kostnadsökningar som blir för kommunerna i form av politisk överbyggnad, utökad administration och yttterligare chef. Långa avstånd både till och från arbetet och i arbetet. Mycket restid istället för arbetstid. Negativt för miljön. Lokalkännedom försvinner. Långt till kunden. Långa avstånd både till och från arbetet och i arbetet. Mycket restid istället för arbetstid. Negativt för miljön. Lokalkännedom försvinner. Långt till kunden. Blir för litet, förfogar över så små resurser att det inte gör någon skillnad. Avgränsningsfrågor. Kräver ett tydligt uppdrag för att få rätt förväntan Ytterligare synpunkter från projektgruppen på de olika alternativen: Alternativ 1: All personal går över i gemensam HR-organisation men sitter kvar i sina respektive kommuner. Detta förutsätter ett synsätt att dagens HR-avdelningar har ytterligare kapacitet som inte används idag. Denna kapacitet kan då utnyttjas i den samlade potten i den gemensamma organisationen. Ska detta alternativ uppnå målen med en gemensam HR-organisation (ökad kvalitet och mer utrymme för strategiska frågor) måste en likriktning ske av arbetssätten i kommunerna till ett tydligt konsultativt stöd och att kommunerna får beställa tjänster av strategisk art som verkställs utifrån hur mycket utrymme som kan skapas i den gemensamma organisationen. Det innebär en möjlighet att bygga upp nytt och likartat arbetssätt. Svårigheten är att det kan ta lång tid då förvaltningarnas förväntan och synsätt kommer att ta tid att ändra liksom personalens sätt att arbeta då man sitter kvar i den egna kommunen. Kräver mycket tydlig styrning av personalen från den gemensamma överbyggnaden samt tydlig kommunikation av vilken förväntan kommunerna kan ha av tjänsteleveranser från den nya organisationen. Svår roll för de som sitter kvar. Risk att uppleva sig som otillräcklig med förväntningar både utifrån den gemensamma HRorganisationen och från avnämarna av tjänster i den kommun man sitter. 22

105 SWOT-analys av alternativ 1 med tillägg av en HR/strategi/beställare i varje kommun Enkel SWOT på modifierad Alternativ 1 med någon kompetens (strateg/chef) kvar i kommunen (alla på HR och lön går över till ny organisation förutom en tjänst som kvarstår i kommunen). En förutsättning är också att alla sitter kvar i respektive kommun. Styrkor Finns en tydlig beställare till HR Hä, enskilt eller i grupp Kan föra en strategisk diskussion inom kommunen, ledning och politik Kontakter SKL Strategen/chefen inom kommunen har nödvändiga befogenheter HR Hä får volym HR Hä kan utvecklas genom dialog med kommunerna Möjlighet till ökad samsyn, gemensam utveckling hos kommunerna Möjligheter Kan få loss strategisk kompetens inom HR Hä Koncentration på utveckling inom HR Hä Dialogen kommunen-hr Hä utvecklande Svagheter Sårbart med enpersonbefattning kvar i kommunen Svårt att bryta arbetsmönster. De som ska serva flera kommuner måste få tid till det. Hur koncentrerar man tjänster så att det verkligen blir specialister. Vad händer om HR Hä gör ett dåligt jobb? Hot Oavsett modell finns en tröghet att ändra arbetssätt hos HR, chefer och fack Beställare-utförarekontakter fungerar inte Konkurrens om HR Hä tjänster Alternativ 2: All HR-personal organiseras i en gemensam HR-organisation och placeras tillsammans på en arbetsplats i någon av kommunerna. Det kan bli svårt att frångå eget koncept/rutiner. Gemensamma HR har inte verksamhetskunskap. En erfarenhet från centralt håll är att det krävs personer lokalt som kan organisationen. Stödet blir mera generellt, ej konkret på grund av bristande verksamhetskunskap. Finns en risk att kommunerna kompenserar sig med fler resurser om man upplever ett bristande stöd. Alternativ 3: All HR-personal organiseras i en gemensam HR-organisation och placeras tillsammans på en arbetsplats i någon av kommunerna. Varje kommun har en beställarfunktion. Beställarfunktionen måste ha till uppgift att tillse att kommunen uppfyller de krav som ställs på kommunen som arbetsgivare och arbetsgivarpart i lagar och avtal. Det gäller alla HR (PA)- löneområden (löne-och pensionsblocket, arbetsmiljöblocket, jämställhets- och mångfaldsblocket, arbetsgivar- och lönepolitiksblocket, rekryteringsblocket). Det kräver en gedigen kompetens inom hela HR-området. Beställarfunktionen bör ingå i ledningsgruppen på kommunnivå, ingå i central samverkansgrupp och genomföra/bistå med kompetens vid komplicerade samverkansförhandlingar på central nivå. Personen bör också ha en sammanhållande funktion vid löneöversynsarbetet och ansvara för löneprocessen som sker i olika faser under året. Kontakterna med SKL som arbetsgivarorganisation bör ske genom den här funktionen och funktionen får till uppgift att se till att nödvändiga beslut fattas i kommunstyrelsen. Mycket viktigt vid avtalsrörelser och eventuella konflikter. 23

106 Om den nya HR-organisationen är väl bemannad med kompetens av olika slag kan beställarfunktionen på central nivå beställa utredningar, uppdrag, utbildningar, utvecklingsinsatser, underlag m.m. Beställarfunktionen kan ta hjälp av den nya HR-organisationens experter inom olika områden t.ex. lag- och avtalskunskap i de olika blocken. Vid genomförande av tviste-, kollektivavtals- och intresseförhandlingar måste dock beställarfunktionen (eller någon annan anställd eller politiker) företräda kommunen. Beställarfunktionen kommer att få små möjligheter att operativt bistå förvaltningarnas chefer m.fl. i det löpande arbetet. Förvaltningarnas behov av operativt stöd måste tillgodoses genom den nya HRorganisationen. Det kräver stor tillgänglighet och korta svarstider. Alternativ 4: Omkring hälften av HR-personalen går över i en gemensam HR-organisation för att utveckla det strategiska HR-arbetet och kvaliteten i stödet till kommunerna. Övrig HR- personal har sina respektive kommuner som fortsatta arbetsgivare och svarar för det operativa HR-arbetet. Modellen kan konservera ett arbetssätt om resurser finns kvar. Risk för suboptimering. Kvarvarande resurser blir för små så man skaffar ytterligare kompetens. Om HR-Hälsinglands personal sitter kvar kan gränsdragning mot kommunens HR-personal bli svår. Det kan bli otydligt. Vem gör vad? Resurserna i HR-Hälsingland blir för små så de kan inte utveckla verksamheten. Det krävs ett tydligt uppdrag för att få rätt förväntan. Oavsett organisationsform måste varje kommun tydliggöra vem/vilka äger ansvaret i följande frågor: arbetsuppgifter som handlar om respektive kommuns arbetsgivaransvar som enskilda juridiska enheter t.ex. förhandlingar löner, tvister, tolkning av avtal. Analys och bedömning utifrån de fyra alternativen I kommunernas redovisningar över HR-och lönehandläggningsorganisationerna ser man behov av att behålla HR-lönehandläggningsresurser i olika grad i de egna kommunerna. Men detta blir avhängigt av volymen på de uppgifter som den gemensamma organisationen ska utföra. Vid dialogerna med projektledningsgruppen ses alternativ 1 som den lösning som förordas. I alternativ 1 går all HRpersonal och lönehandläggningspersonal över till den gemensamma HR-organisationen och fortsätter att ha sina placeringar i respektive kommuner. Projektgruppen anser att varje kommun bör ha en personalstrateg/beställare som ansvarar för arbetsgivarfunktionen. Viktiga uppgifter för personalstrategen/beställaren blir att i alla beskrivna HR - lönehandläggningsområden (kompetensförsörjning, arbetsgivare/ lönepolitik/arbetsgivarvarumärke, jämställdhet/mångfald, lönehantering/lönehandläggning, arbetsmiljö) ansvara för att kommunen uppfyller de krav som ställs på kommunen som arbetsgivare och arbetsgivarpart i lagar och avtal. Det kräver en gedigen kompetens inom hela HR/-lönehandläggningsområdet. Personalstrategen bör ingå i kommunens centrala ledningsgrupp. En viktig uppgift är att vara en sammanhållande funktion i löneöversynsarbetet vilket bland annat innebär ansvar för löneprocessens olika faser under året. Kontakterna med SKL som arbetsgivarorganisation kan ske genom personalstrategen/beställaren liksom beredning/föredragande av HR-ärenden i kommunstyrelse. Se också beskrivning över uppgiftsfördelning mellan kommunerna och gemensam HR-organisation, sidan

107 Beskrivning av två processer inom HR/PA Beskrivningar har gjorts av rekryterings- och löneöversynsprocesserna i Nordanstigs kommun. Processkarta över en övergripande rekryteringsprocess Uppgiftsfördelning mellan kommunen och gemensamma HR-organisationen i rekryteringsprocessen Steg 1 (prövning). Kommunen ansvarar för det. Steg 2 (behovsanalys och kravspecifikation). Kommunen ansvarar, kan behöva stöd från gemensamma HR Steg 3, 4, 5,6,7,8 (annonsering, ansökningar, urval, intervju, referenser, tester). Uppgifterna kan läggas ut på gemensamma HR Steg 9 (beslut). Kommunen ska ta beslut. Steg 10 (besked). Uppgiften kan läggas ut på gemensamma HR. 25

108 Processkarta över en övergripande löneöversynsprocess För att lönebildning och löneöversynsprocessen i kommunen ska fungera på ett bra sätt är det viktigt att alla inblandade på olika nivåer i organisationen förstår processen och är delaktiga. Löneöversyn är ingen engångshändelse, det är ett pågående arbete under hela året. Förhandlingsmodell Kommunerna genomför idag löneöversyn med antingen: - Traditionell förhandlingsmodell, innebär att facklig organisation och arbetsgivare förhandlar om lönen - Dialogmodell, innebär att chefen sätter lönen Lokal överenskommelse träffas om förhandlingsordning 26

109 27

110 Uppgiftsfördelning mellan kommunen och gemensamma HR-organisationen i löneöversynsprocessen Steg 1 (arbetsgivarens analys och bedömning av konsekvenser). Kommunen hanterar det som arbetsgivare. Gemensamma HR kan på beställning av kommunerna ta fram analysunderlag, lönekartläggning, göra arbetsvärdering, diskrimineringskartläggning, statistik. Kommunen måste sköta bedömning av personal-/kompetensbehov. Systemen behöver standardiseras i en gemensam HR. Steg 2 (arbetsgivarens lönepolitik). Arbetsgivaren ansvarar för sin lönepolitik. Viljeinriktning måste formuleras av kommunen. Man kan beställa ett förslag hos gemensamma HR. Kommunen svarar för gemensam presentation för alla. Kommunen fattar beslut om lägsta lönepåslag. Steg 3 (resultat och medarbetarsamtal). Kommunen ansvarar för genomförande. Gemensamma HR kan ge stöd i att utveckla modeller och ge utbildning till chefer. Steg 4 (förhandlingsstart). Starta förhandling, bestämma lönepotter, sätta ramar är kommunens ansvar. Gemensamma HR kan komma med förslag utifrån underlag. Steg 5. (förhandlingsavslut, meddela ny lön, återkoppling). Kommunerna ska underteckna avtal. Chefer sätter lönerna. Det kan vara olika i kommunerna hur mycket kontroll man vill ha. Men varje kommun förutsätts ha ansvaret för förhandlingar och uppföljningar. Kommunerna behöver vara aktiva i alla delar i löneprocessen. De behöver ha kontroll över hur mycket av lönepotterna som läggs ut. Resultatet ska kommunerna analysera och följa upp. Bedömningen görs att det ligger i arbetsgivaransvaret att kommunerna själva svarar för uppföljning med de fackliga organisationerna. Gemensamma HR kan biträda i förhandlingar. Idag ansvarar personalenheterna för löneförhandlingar om potter. Själva lönesättningen sköts av chefer i förvaltningarna. Projektgruppen har analyserat de båda processerna och identifierat uppgifter som kan beställas av en gemensam HR-organisation liksom uppgifter som kommunen själv bör utföra. Av anteckningarna från projektmötet framgår på sidorna 2 och 3 vilka delar i processerna som kan läggas ut på den gemensamma HR och vilka som behöver ligga kvar i kommunerna. (Bilaga 19). Slutsatserna är att det finns delar som går att lägga ut på gemensamma HR och delar som kommunerna själva behöver sköta. I vissa delmoment behöver både gemensamma HR och kommunerna vara inkopplade. Det krävs således en nära kommunikation mellan beställare och utförare i de båda HRprocesserna. Det kan också skilja sig mellan kommunerna hur mycket kontroll man vill ha i olika delar av processerna. Krav som behöver vara uppfyllda i en gemensam HR-organisation För att verksamheten ska fungera på ett kvalitativt och bra sätt i alla fyra organisationsformer, krävs: - gemensamt HR-system, bemanningssystem, arbetsvärderingssystem - vilja att utveckla standardiserade modeller och rutiner - förändrat arbetssätt för cheferna och utbildningsinsatser - en samordning på sikt av lokala avtal - en tydlig rollfördelning - förändrade delegationer. 28

111 Ställningstaganden Jurist Torbjörn Strömer har gjort en redovisning över associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation. Här belyses också frågan om kommunalförbund kan lägga ut uppgifter på kommuner respektive om kommuner/kommunalförbund kan utföra uppgifter åt kommunala bolag/ stiftelser eller andra kommunalförbund. (Bilaga 16.) Projektledningsgruppen förordar att den gemensamma HR - och lönehandläggningsorganisationen går in i ett kommunalförbund. Det finns alternativa möjligheter i ett kommunalförbundsbildande. En är att gå in i ett befintligt kommunalförbund och göra en ombildning av det. En annan möjlighet är att bilda ett eget kommunalförbund. Ekonomigruppen anser att alla kommunalförbund borde samlas i ett fleruppgiftskommunalförbund. Ett viktigt skäl till detta är att kommunalförbunden inte får köpa tjänster och varor från varandra (se bilaga 16 om associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation). Förslag till konsortialavtal och förbundsordning har formulerats för gemensamma HR/- lönehandläggningsorganisationen. (Bilagorna 1 och 2). I 2 finns en formulering av en långsiktigt hållbar strategi som lyder: Det övergripande syftet med samverkan är att skapa en gemensam organisation för human resources (HR), personaladministration (PA) och löneadministration som kan säkerställa Medlemskommunernas behov av framtidsanpassning och som kan ge stöd åt Medlemskommunerna i en organisation som håller hög kvalitet och kompetens och som är mer stabil och mindre sårbar än den verksamhet Medlemskommunerna kan bedriva var för sig. Beträffande organisation och geografisk placering förordas alternativ 1. Alternativ 1 innebär att all HR-personal (inklusive lönehandläggarna) organiseras i kommunalförbund och är fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Bedömningen görs att varje kommun behöver ha kvar en HR-strateg/beställare som fullgör arbetsgivarfunktionen inom HR. Personalchefen i Söderhamns kommun har gjort en redovisning över uppgiftsfördelning mellan kommunerna och förbundet vid bildande av kommunalförbund. Uppgiftsfördelning kommunerna och förbundet vid bildandet av HR Hälsingland I ett av förslagen till organisation skissas att HR och lön går över till förbundet förutom någon resurs per kommun som hittills benämnts beställarfunktion. Detta begrepp kan möjligen vara vilseledande då det i diskussionerna i projektgruppen har varit en bredare funktion. Mer om det nedan. Hur stor denna funktion ska vara har inte diskuterats. Utifrån nedanstående beskrivning bör varje kommun själv bestämma detta. Eftersom huvudinriktningen är att all HR och lön ska inrymmas i HR Hälsingland så ligger det i sakens natur att den ska vara så liten som möjligt. Till skillnad från andra förbund överlåts inte hela verksamheter eller beslutsområden till HR Hälsingland. Trots en organisation i ett förbund får vi i praktiken betrakta förbundet som en konsultorganisation till kommunerna. Förbundet fattar inga beslut åt kommunerna?? För vissa uppgifter har projektgruppen föreslagit att viss kompetens finns kvar inom respektive kommun. Här kallas den strateg, men kan också vara HR-chef. Dessa uppgifter är ofta delade, dvs. kommer att utföras av såväl strategen som förbundet. Huvudinriktningen är att så mycket som möjligt utförs av förbundet. 29

112 Rollen som arbetsgivarfunktion: - Företräder arbetsgivaren (t ex kollektivavtal, arbetsrätt, arbetsmiljö) - Är kontaktperson till SKL, andra kommuner, organisationer - Strategisk kompetens till kommunledning och Kommunstyrelse - Kontaktperson, beställare till förbundet - Företräder HR i kommunen Kommentarer Företräder arbetsgivaren: Här handlar det om kollektivavtal, tvisteförhandlingar och andra avtal. Många kontakter finns med cirka 15 fackliga organisationer. Strategen är också involverad och sakkunnig i samverkansarbetet. Kommunen kan inte delegera arbetsgivaransvar, arbetsmiljöansvar etc. till förbundet utan kommer att ha kvar det med de förpliktelser det innebär. Här ligger också att säkerställa att kommunen uppträder som en arbetsgivare. Är kontaktperson till SKL, andra kommuner, organisationer, myndigheter: Här handlar det om samarbetsprojekt, gemensamma aktiviteter, samordning m.m. Strategisk kompetens till kommunledning och Kommunstyrelse: Strategen har initiativskyldighet när det gäller strategisk utveckling inom HR mot kommunledning och Kommunstyrelse. Det innebär att ansvara för att frågor tas upp, bearbetas och beslutas för att sedan överföras till HR Hälsingland för genomförande. Omvänt är strategen en speaking partner när frågor väcks i tjänstemannaledning och politik. Utgångspunkten är att strategen är ledamot av/adjungerad till ledningsgruppen och föredragande i HR-frågor i KS. En modern HR-funktion är en naturlig del i verksamhetens kärnverksamhet. Här kan också frågor som har nära kopplingar till högsta ledningen finnas; topprekryteringar/avvecklingar, pensionsfrågor, konkurrensfrågor gentemot andra kommuner. Kontaktperson, beställare, till förbundet: Förbundets uppgift framgår av förbundsordningen. Trots detta behövs kontinuerlig avstämning och prioritering på kortare och längre sikt. Här ryms också initiativ när det gäller samordning och utveckling. En annan uppgift är att följa ärenden, vara informerad, välja alternativ. Projektgruppens bedömning För att den gemensamma HR-organisationen ska kunna utveckla arbetsorganisationen med metoder och innehåll enligt målsättningen i direktivet behöver vissa förutsättningar gälla vid starten av kommunalförbund för gemensam HR/-lönehandläggningsorganisation: - Gemensamt PA/lönesystem - Tydliga förväntningar från cheferna och kommunledningarna på den nya - organisationen i form av tjänster och leveranstider. - De nya rollerna för HR- och lönehandläggningspersonalen är kommunicerade och implementerade - Varje kommuns behov av operativt och strategiskt stöd i HR -frågor bevakas av en funktion i kommunen som har arbetsgivaransvar och som ansvarar för beställningar och prioriteringar 30

113 - Förändrade delegationer - IT-plattform och drift är anpassade och säkerhet råder för tillgång till information som tillhör kommunerna men som hanteras av gemensamma HR-organisationen - En tydlig rollfördelning med fastställda rutiner Redovisning från lönehandläggningsgruppen Att arbeta med lön i vardagen Löneavdelningarna är en viktig del i respektive kommunernas samlade personalfunktion. Att arbeta med lön är ett yrke i förändring. Traditionellt har löneadministratörens yrkesroll till största delen inneburit många rutinmässiga arbetsuppgifter inom ett avgränsat område, men idag ser det helt annorlunda ut. Utöver de rent löneadministrativa kunskaperna, där den rådgivande rollen blir allt tydligare, gäller det också att snabbt anpassa sig till eller ligga i fronten av den systemutveckling som sker. Där löneadministratören tidigare registrerade in lön, arbetar man idag istället med inställningarna bakom så att löneberäkningarna blir rätt medan den anställde själv registrera sina förändringar i självservice. Två tydliga områden kan identifieras att arbeta strukturerat och processtyrt så att systemet är rätt inställt utifrån tydliga flöden med lagar och kollektivavtal som grund samt servicetänkandet som innebär att få användarna, dvs. chefer och medarbetare att få hjälp att göra rätt. Många av de arbetsrättsliga tolkningar som görs görs av kommunens löneadministratörer. Utreda och ta fram förslag på hur lönehanteringen ska hanteras i en framtida organisation Lönegruppen har utan en tydlig målbild och med ett kort tidsperspektiv svårt att ta fram förslag på hur lönehanteringen ska hanteras i en framtida organisation. Framförallt känns det som en fråga för en eventuell framtida organisation att fatta beslut om inriktning av och organisationsuppbyggnad kring den framtida hanteringen. Gruppen kan dock konstatera att för en optimal lönehantering i en gemensam organisation krävs att följande förutsättningar finns på plats: 1. Gemensamt personalsystem a. Behörighet i systemet så att alla kommer åt alla kommuners personal 2. Gemensamt bemanningssystem 3. Digitala personalakter 4. Genomgång och utbildning av löneprocesserna så att alla arbetar på ett likartat sätt 5. Utbildning i kommunernas lokala avtal 6. En tydlig arbetsfördelning vem ska göra vad och ansvara för vad? Andra förutsättningar som det är bra om de finns på plats ur ett löneperspektiv är: Gemensamma blanketter Andra gemensamma stödsystem som tex ekonomisystem för så få integrationer som möjligt och så få olika uppbyggnader i systemet som möjligt Så få lokala avtal som möjligt eftersom de kräver mycket kunskap och specialinställningar i systemet. Viktigt att ta med i tanken är dock att lokala avtal är en väg att gå för att profilera sig som arbetsgivare. Utifrån de fyra spår som HR-gruppen tagit fram kring organisation görs reflektioner i bilaga 17. Utreda och ta fram förslag på arbetsuppgifter Vad som räknas som arbetsuppgifter inom löneområdet varierar från kommun till kommun. Följande arbetsuppgifter finns i samtliga kommuner och räknas höra till lön: 31

114 Löneadministration utbetalning av lön till alla medarbetare, uppdragstagare och förtroendevalda i kommuner och bolag Systemadministration drift, behörigheter, roller, inställningar och underhåll av personalsystemet Löneredovisning avstämningar, kostnadsbokföring, administration av tex arbetsgivaravgifter, skatt, införsel, avtalsförsäkringar, konteringskombinationer, rekvirering av bidrag från ams, årsinkomstuträkningar etc Årskörningar, kontrolluppgifter LAS-hantering Support till chefer, assistenter, arbetstagare Avtalsfrågor/tolkningar Utbildning i systemet Rapporter, statistik och utdata Vilka arbetsuppgifter som ska utföras i respektive kommun eller av gemensam HR bör beslutas utifrån vilka delar respektive kommun vill behålla i sin kommun. Ur ett lönetekniskt perspektiv så går alla delar att flytta med. Rent juridiskt bör det dock kontrolleras om en annan organisation t.ex. kan genomföra avstämningar, rekvirera pengar åt annan arbetsgivare och arbeta med skatteredovisningen. Inför upphandlingen av nytt PA-system 2009 gjorde alla kommuner i Hälsingland gemensamt en processkartläggning över de löneprocesser som man identifierade. Processkartläggningen gjordes utifrån ett önskescenario. Dessa processer kvarstår även idag, se bilaga 17. Delar av de önskningar som gjordes är uppfyllda, se bilaga 17, exempel från Ovanåker. Beskrivning av hur det ser ut i dagsläget med en enklare arbetsfördelning för respektive kommun återfinns i bilaga 17. I och med att vi arbetar på olika sätt idag är rimligt att fundera kring vilken nivå av service som kommunerna vill ha, dvs. att kommunerna måste vara en tydlig beställare. Vi har t.ex. olika nivåer av vad som görs i självservice respektive på löneavdelningarna. En SWOT-analys har gjorts i utifrån två perspektiv när det gäller lönehanteringen i stort, den övre rutan är idag och den undre kompletterar med våra tankar kring en framtida organisation. Styrkor - Lönehantering Duktig personal Lokal kännedom Vet vart man ska ha koll Snabb service/återkoppling mot förvaltningarna Närhet till HR Närhet till IT och ekonomi Omväxlande jobb med varierande arbetsuppgifter Närhet till kunden besök, utbildningar, informationer, deltagande vid APT Fungerande och bra samverkan/nätverk mellan Heroma kommunerna respektive HR+ kommunerna Kultur att hjälpa varandra inom nätverken Svagheter -Lönehantering Olika arbetssätt i olika kommuner tex hur man väljer att använda webb/klient Olika lönesystem/schemasystem Det finns skillnader i löneadministratörsrollerna i kommunerna Olika nivåer av självservice i kommunerna Verksamheterna i kommunerna har dålig framförhållning/beställa vad de vill ha många krisuttryckningar 32

115 Minskad sårbarhet Mer samlad kompetens Tid för körningar Längre systemstängningar? Olika lokala avtal att hantera Supporta i olika system? Fler arbetsplatser? Fortfarande ganska små när det gäller chans till specialisering Flera arbetsgivare olika inriktningar Geografiska avstånd Tappar den lokala förankringen Möjligheter -Lönehantering Tidsinställda körningar Duktig personal Snabba förändringar eftersom systemförvaltare finns på plats Skräddarsydda lösningar Hot -Lönehantering Sårbar vid sjukdom/semester Vi gör som vi alltid har gjort Tid/kunskap för utveckling Systemförvaltning (få som kan) Tidsinställda körningar Chans till specialisering Tydligare roll som lönekonsult? Olika service till olika kommuner (vad man är van att få) Dåliga kommunikationer/långa avstånd Tappar tillgänglighet till IT 24 timmar om dygnet? Tappar lokal kännedom Tappar helhetssyn? Till en början fler rättningar eftersom man inte vet var man ska sätta in punktinsatser Hårdare krav på det som kommer in. Bara fortsätter som tidigare men i gemensam form, grupperingar Trögare? Olika kulturer, det sitter i väggarna Utreda och ta fram förslag på ny ansvarsfördelning mellan ny organisation och enskilda kommunerna Projektgruppen har bett projektledare Else-Marie Nilsson om ett förtydligande kring vad man menar med denna punkt. Else-Marie har besvarat den frågan med att det handlar om att ta ställning till om det ska vara uppgifter kvar inom lönehanteringen i varje kommun eller om allt kan gå över i den gemensamma organisationen. Se rubriken utreda och ta fram förslag på arbetsuppgifter. Utreda och ta fram förslag på hur sekretessfrågor ska hanteras Sekretess gäller för sådant man får kännedom om i tjänsten. Uppgifter om inkomst, hemadress, hemtelefonnummer, personnummer, betyg, intyg etc. är vanligen offentliga. Undantag är personal som är eller har varit anställd inom socialtjänsten, parkeringsvakter och personal som är utsatta för hot samt eventuellt folkbokföringssekretess. 33

116 Sekretess gäller bl.a. för sådant som rör enskilds förhållanden. Den gäller personliga förhållanden, t.ex. sociala förhållanden, familjeförhållanden, hälsotillstånd och liknande samt enskilds ekonomiska förhållanden. Om man i tjänsten får reda på en persons eller familjs enskilda förhållanden bör detta regelmässigt betraktas som sekretessbelagda uppgifter. Om personen som uppgiften gäller ger sitt tillstånd till utlämnande, är uppgiften inte sekretessbelagd. Sekretessen är livslång så även om anställningen upphör gäller lagen. 1. Hantering av sekretess bör hanteras på likartat sätt som idag. Dvs. att anställda får skriva på sekretessbevis där det klargörs vad som gäller kring sekretess i arbetet. 2. Hantering av personer med skyddad identitet finns det specifika hanteringar för i personalsystemen. Vad man kan tänka på kring dessa är att aldrig skicka handlingar rörande dessa personer med internpost utan att uppgifterna överlämnas personligen, lämpligtvis till representant som sitter kvar i kommunen i den gemensamma HR-organisationen. Utreda och ta fram förslag på hanteringen av pensionshandläggning Alla kommuner har samma pensionsadministratör och upphandlar idag pensionsadministratör i en gemensam upphandling tillsammans med övriga kommuner i Gävleborgs län. Dialogen med dagens pensionsadministratör är bra, och mycket hjälp finns att hämta där om man behöver ha expertkunskap. Kommunerna i Hälsingland har idag ett pensionsnätverk där man lyfter olika frågor och hjälper varandra vid eventuella problem. Beroende av aktualiseringsgrad i kommunen så är man olika beroende av att ha tillgång till arkiv och gamla personalsystem. Lönegruppens pensionshandläggare kan konstatera att de ofta letar i respektive kommuns arkiv och inte bara i gällande personakter. Pensionshandläggning i kommunen är den arbetsuppgift inom löner som har högst besöksfrekvens, då blivande pensionärer gärna kommer på besök för att diskutera kring pensionen. I Ljusdal och till en viss del även i Ovanåker finns en ytterligare aspekt att ta hänsyn till, eftersom att det blev ett fel i konverteringen mellan SPP och KPA som innebär att ej pensionsgrundande tid har gått över som pensionsgrundande tid. Detta gör att rutin krävs för extra kontroll av varje person som ansöker om pension för att se om eventuell rättning behövs. Detta kräver tillgång både till personakter, nya såväl som gamla personalsystem. Gruppen kan konstatera att det är möjligt att flytta ut pensionshanteringen från kommunen till gemensam HR, men beroende på lokalisering måste man fundera över hur man ska arbeta med pensionshandläggningen eftersom den kräver tillgång till respektive kommuns arkiv och tidigare personalsystem. Besöken av blivande pensionärer hanteras genom bokningar. Spontanbesök blir svårt. En SWOT-analys har gjorts i utifrån två perspektiv, den övre rutan är idag och den undre kompletterar med våra tankar kring en framtida organisation. 34

117 Styrkor Upphandlar gemensamt, samma pensionsadministratör Är både löne- och pensionshandläggare, skapar bättre förståelse för pensionshanteringen. Medverkar på arbetsplatsträffar med pensionsinfo Informationsmöten kring pensioner Närhet många besök Nätverk kommunerna Personakterna finns lättillgängliga Kännedom om kommunalisering av verksamheten/avveckling Svagheter Få pensionshandläggare i kommunen Är lönehandläggare först och främst, pensionshandläggning hamnar på sidan om. Pensionshandläggare i pensionsålder Personaktsberoende Blir fler, arbetsgrupp där man kan hjälpas åt. Höjd kompetens pratar med varandra Möjligheter Personlig utveckling chans att arbeta med både lön och pension. Behöver inte vara renodlad pensionsspecialist Roligt att få jobba med fler saker Omväxling Nätverksträffar/samverkan Det är en självklarhet att kontakta andra kommuner om man behöver hjälp att tänka. Lära sig tolka/förstå andra kommuners gamla lönesystem/arkiv/titta i pärmar Resor Ej lika snabb service Kännedom om kommunalisering av verksamheten/avveckling Olika rutiner kring pensionsavgångar Hot Få personer som kan sårbart Finns ingen på plats hela tiden Tar redan idag mycket på telefon 50%/50% lön och pension. Specialistkunskap i den egna organisationen Går mer mot en informatörsroll (väldigt långsiktigt) Enhetliga rutiner Att enbart arbeta med pensionshandläggning gör att man kan tappa delar av förståelsen som finns i och med att man arbetar med löner. Specialisering är inte alltid att föredra Övriga frågor Övriga frågor som inkommit och som vi har blivit ombedda att belysa är följande: I kommunerna finns olika personalsystem. Är det någon vinning att föra ihop lönehanteringen innan man har ett gemensamt system? Svar: Personalsystemet är respektive kommuns mest komplexa system som tar tid att lära sig att arbeta i. Vi ser ingen vinning med att föra ihop lönehanteringen innan det finns ett gemensamt system för alla kommunerna. Den ekonomiska vinst som vi tror och som ekonomigruppen kan se närmare på är möjligheten att i framtiden drifta systemet gemensamt. I nästa upphandling av personalsystem bör detta alternativ undersökas. Värt att notera är dock den negativa biten som kan komma med gemensam drift såsom längre tid för de körningar som behöver göras vilket innebär att systemet kan bli mer stängt för slutanvändarna. 35

118 Ska man sitta kvar i respektive kommun eller ska man sitta tillsammans? Svar: Denna fråga bör lyftas till en annan nivå än lönegruppen. Utifrån mallen som är framtagen av projektledare Else-Marie Nilsson lyfts fördelar respektive nackdelar utifrån löneprocessen respektive pensionshantering. Vad måste vara kvar i kommunen när det gäller lönehandläggning? Svar: Se rubriken utreda och ta fram förslag på ny ansvarsfördelning. Juristen som sitter i HR-gruppen kan besvara vad som rent juridiskt måste finnas kvar. Projektledningsgruppen vill få en kartläggning av de uppgifter som idag utförs inom lönehandläggning. Kan ni i gruppen göra en sådan och redovisa till mig? Svar: Se rubriken utreda och ta fram förslag på arbetsuppgifter. Projektledningsgruppen vill ha en beskrivning av nuvarande arbetsorganisation inom lönehandläggning. En av frågorna är hur kontaktytorna mot HR och verksamheten ser ut? Svar: Nuvarande organisation finns beskriven dels i PWCs rapport samt den sammanställning som projektgruppen HR gjort om respektive kommun. Se Hälsingerådets hemsida. Idag är personal och lönekontor placerade tillsammans, och kontakten är tät mellan HR och lön. Den arbetsrättsliga basen måste vara gemensam för att fungera som en trovärdig arbetsgivare. Systemet utgår ifrån de arbetsrättsliga lagarna, t.ex LAS och gällande kollektivavtal. Löneavdelningarna besvarar dagligen många tolkningsfrågor i avtalen. I många av de processer som tillhör personalområdet har både HR och lön ett gemensamt ansvar, ett enkelt och konkret exempel är löneöversynsprocessen där HR arbetar med den strategiska biten och löner ansvarar för att rätt lön i slutändan betalas ut och ser till så att systemet är rätt inställt. Kontakterna med kommunens verksamheter sker främst via telefon, mail och besök. I löneadministratörens roll ingår kontakt med och support till både chef och medarbetare i respektive kommun. Avdelningarna får också besvara en mängd frågor och ta ut underlag ur systemet till t.ex. försäkringskassan, SCB och Kronofogden. I och med att vi själva driftar systemen krävs en tät dialog med IT. I personalsystemen sköts också mycket av konteringarna som sedan ska integreras in i ekonomisystemet vilket kräver en kontinuerlig dialog med ekonomi. Alla organisationsförändringar som görs kräver en förändring i personalsystemet, annars fungerar det inte med behörigheter och roller. Projektledningsgruppen vill få en kartläggning/processbeskrivning av de uppgifter som idag utförs inom lönehandläggning. Svar: Se bilaga 17 med alla processer. Slutsatser av lönehandläggningsgruppens utredning Arbetsgruppen konstaterar att personalsystemet är respektive kommuns mest komplexa system som tar tid att lära sig att arbeta i. Man ser därför ingen vinning med att föra ihop lönehanteringen innan det finns ett gemensamt system för alla kommunerna. Personalsystemet med sin komplexitet är uppbyggt utifrån de arbetsrättsliga lagarna, centrala kollektivavtal och respektive kommuns egna förutsättningar som organisation, lokala kollektivavtal, arbetstidsmodeller, bemanning och ekonomisystem. Ett nära samarbete krävs mellan lön och HR eftersom det i många processer är svårt att särskilja var gränsdragningen går. 36

119 Ur ett lönetekniskt perspektiv går alla delar av lönehandläggningsprocessen att flytta över till en gemensam organisation. Det gäller även pensionshandläggningen. Gruppen vill dock betona att de arbetsuppgifter som idag ligger på löneavdelningarna skiljer sig till vissa delar mellan kommunerna och det därför måste vara tydligt vilka tjänster som faktiskt ska levereras. Det förutsätter också att kommunerna är tydliga som beställare. Lönehandläggningsgruppen anser att följande förutsättningar måste vara uppfyllda för att lönehanteringen ska fungera tillfredsställande i en gemensam lönehandläggningsorganisation: - gemensamt personalsystem och behörighet i systemet så att alla kommer åt alla kommuners personal - gemensamt bemanningssystem - digitala personalakter - genomgång och utbildning av löneprocesserna så att alla arbetar på ett likartat sätt - utbildning i kommunernas lokala avtal - en tydlig arbetsfördelning vem ska göra vad och ansvara för vad Det är också en fördel om man har gemensamma blanketter, andra gemensamma stödsystem som ekonomisystem för så få integrationer som möjligt och så få olika uppbyggnader i systemet som möjligt. En fördel är också om man har så få lokala avtal som möjligt eftersom de kräver mycket kunskap och specialinställningar i systemet. Om lönehandläggningen går över i ett kommunalförbund innan gemensamt IT-system upphandlats får det ses som ett första steg där man fortsätter att arbeta som idag och också förbereder inför förändringar som ska följa av ett gemensamt IT-system. Redovisning från ekonomiarbetsgruppen Ekonomigruppen har tittat på förslag till rekommendationer för samverkan kring HRPA i Bollnäs, Nordanstig, Ovanåkers och Söderhamns kommuner och lämnar följande synpunkter. 1. Samtlig HR- personal i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomigruppens kommentar: Vi håller med om att verksamheten organiseras i ett kommunalförbund men anser att det vore mer fördelaktigt både verksamhetsmässigt och ekonomiskt om personalen i förbundet vore placerade tillsammans på en ort. Arbetet med t.ex. policys och riktlinjer kan göras mer effektivt och samordnat, sårbarheten vid frånvaro kan minskas t ex för lönehanteringen, medarbetares rörlighet mellan kommunerna underlättas. Genom att samla personalen på ett ställe blir det enklare att bygga upp en ny organisation. Förändringar och effektiviseringar kan uppnås snabbare om enheten samlas på ett ställe. Det alternativ som diskuteras är att personalen inledningsvis sitter kvar i respektive kommuner och på sikt samlas på ett ställe. Vi anser att det bästa vore att ta steget fullt ut på en gång. Målbilden som vi ser är att skapa en bra och effektiv HR-funktion för att kunna ge medlemskommunerna arbetsgivarstöd inom löne- och HR-frågor. 2. Varje kommun behåller en arbetsgivarfunktion med HR-kompetens som fullgör arbetsgivarrollen inom HR och ansvarar för beställningar mot förbundet. 37

120 Övrigt Ekonomigruppens kommentar: Se vår kommentar punkt Samtliga lönehandläggare i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är fortsatt placerade i sina respektive kommuner. De har oförändrat arbetssätt fram till dess ett gemensamt IT-system är upphandlat. Ekonomigruppens kommentar: Vi anser att det är ekonomiskt fördelaktigt att upphandla gemensamma IT-system men av praktiska skäl börja med de befintliga systemen. Vi kan inte i detta läge göra några ekonomiska beräkningar då tillräcklig information inte finns för att göra detta. Vi anser att alla kommunalförbunden borde samlas i ett fleruppgiftskommunalförbund. Ett viktigt skäl till detta är att kommunalförbunden inte får köpa tjänster och varor från varandra, se Torbjörn Strömer text i bilaga 15. Dessutom ger ett fleruppgiftsförbund möjligheter till framtida samordningsmöjligheter. Vi förordar att HR-verksamheten läggs in i en befintlig organisation. Då tillkommer inga ökade kostnader utan redan uppbyggda strukturer och system kan användas. Den tillkommande kostnad vi kan se är att funktionen förbundsdirektör kan komma att behöva utökas med max en årsarbetare. Med ett nytt specifikt kommunalförbund för HR-verksamhet tillkommer betydande ökade kostnader för administrationssystem, direktion, förbundsdirektör, administratörer och lokaler uppskattningsvis 1-1,5 mkr. IT-tjänster Ekonomgruppens kommentar: Rent allmänt så ser vi att förbundet behöver upphandla ett antal itsystem, intranät, ärendehanteringssystem, ekonomisystem, lönesystem, verksamhetssystem typ Medvind/Besched, Outlook/Lotus etc. Idag har kommunerna olika system vilket vi befarar kommer att leda till betydande uppstartskostnader innan gemensamma system är upphandlade. Fördelning av kostnader Lönehantering: Vi föreslår en finansieringsmodell där kommunerna inledningsvis ger förbundet en ersättning som bygger på budgeterad kostnad per löneutbetalning i respektive kommun. På sikt, förslagsvis efter 4 år, betalar kommunerna en enhetlig ersättning per löneutbetalning dvs samma prislapp per löneutbetalning från alla kommunerna. Övrig personaladministration: Här föreslår vi att den budgeterade kostnaden inledningsvis överförs från respektive kommun till förbundet. En utvärdering av hela finansieringsmodellen genomförs efter 3 år med syfte att se om några förändringar behöver göras. 38

121 Ingående kommuners kostnader i budget 2014 Ekonomi HRPA (tkr) Överförs till förbund Söderhamn Bollnäs Ovanåker Nordanstig Budget 2014 Budget 2014 Budget 2014 Budget 2014 Intäkter Förs av tjänster Övriga intäkter 0 0 Summa intäkter Kostnader Personalkostnader Lokalkostnader Kostnader it-stöd Rekryteringskostnader Kapitalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Kvarstår i kommunen Kostnader 25-års uppvaktningar Kostnader fackliga org Feriearbete HR-nätverk 100 Ledarutveckling 200 Bidrag BKF 200 HR-chef 821 Summa Tjänster (antal årsarbetare) Löneförrättare/lönechef 7 8 Pa-konsulter 2 4 Övriga (på förvaltningar) 4 2 Summa

122 Slutsatser av ekonomiarbetsgruppens rapport Ekonomigruppen har beräknat kommunernas kostnader i budget 2014 respektive ekonomi för HR/PA i bilaga 3.Det totala beloppet för HR-/PA-/lönehandläggningskostnader i kommunerna Söderhamn, Bollnäs, Ovanåker och Nordanstig beräknas till 13 Mkr i 2014 års budget. En kommentar man gör är att olikheter i hur kostnader redovisas gör att det krävs ytterligare genomgång av vilka budgetbelopp som ska överföras från respektive kommun till förbundet. I Söderhamn budgeteras kostnader för rekrytering och ledarskapsutveckling såväl inom HR-avdelningen som på andra förvaltningar. Särskilda medel för ledarskapsutveckling finns inte i alla kommuner. IT-kostnader för Nordanstig avser bokslut Ekonomigruppen förordar alternativ 3 som organisationsform. Enligt det alternativet placeras personalen i förbundet tillsammans på en ort. Man ser verksamhetsmässiga och ekonomiska fördelar med en gemensam placering. Bland annat blir det enklare att bygga upp en ny organisation. Förändringar och effektiviseringar kan uppnås snabbare om enheten samlas på ett ställe. Beträffande lönehandläggarna anser ekonomigruppen att man av praktiska skäl ska börja samordningen med de befintliga personalsystemen innan man kan upphandla gemensamma IT-system. Det går inte i nuläget att göra ekonomiska beräkningar för dessa kostnader. Men man bedömer att behovet av att upphandla ett antal gemensamma IT-system kommer att leda till betydande uppstartkostnader. Redovisning från IT-arbetsgruppen Nedan följer en kort sammanställning från IT-arbetsgruppen, som har haft ett uppstartsmöte i Edsbyn och sedan kommunicerat via mail om de frågeställningar som ålagts gruppen enligt tid- och aktivitetsplanen samt svar på några andra frågor som gruppen blivit ombedd att belysa. Inventering av systemstöd Befintliga system: Det finns två huvudsystem för PA-funktionen i de fem kommunerna, HR- plus från Bluegarden i Ljusdals och Nordanstigs kommuner samt Heroma från CGI i Ovanåkers, Bollnäs och Söderhamns kommuner. Schema/bemanningssystem är ett viktigt försystem, som används i tre av kommunerna. Ljusdal använder ett som heter Besched, som är integrerat med HR-plus. Nordanstig och Söderhamn använder Medvind, som är integrerat med HR-plus resp. Heroma. Ovanåker och Bollnäs använder Heromas inbyggda schemamodul. System på marknaden: På marknaden finns det inte så många system, som är avsedda för kommuner. Förutom de befintliga i projektkommunerna finns det Evry från f.d. E-companion, Aditro från TietoEnator och HRM-Software. Upphandlingstider för olika system: Om ett gemensamt HR-(PA-)system skall upphandlas krävs en ganska lång upphandlingstid eftersom det är frågan om ett komplext system med många integrationer till/från många olika system i de fem kommunerna. Vi uppskattar att det krävs ca två år från upphandlingsstart till driftstart. En viktig del och som är tidskrävande vid byte av system är konverteringarna från befintliga system. Nuvarande avtalstid för Heroma går ut med möjlighet till förlängning år medan avtalstiden för HR-plus löper ett år i taget med 6 månaders uppsägningstid. För Söderhamns del löpte avtalet för Medvind ut med möjlighet till förlängning 2+2 år alltså fram till Systemkopplingar (integrationer): Förutom ovan nämnda integrationer finns kopplingar till kommunernas olika ekonomisystem, rehabiliteringssystem, rekryteringssystem, 40

123 arbetsvärderingssystem, enkätsystem och planeringssystem. Dessutom finns kopplingar till externa organisationer som tex skatteverket, olika banker, SCB, försäkringskassan, CSR, FORA, KPA, SKL, kronofogdemyndigheten m.fl. Drift och support: Nuvarande PA-system driftas lokalt i de fem projektkommunerna. Bollnäs, Ljusdal och Ovanåker driftar sina system med egen IT-personal medan Nordanstigs system driftas av Fiberstaden i Hudiksvall och Söderhamns system driftas av Söderhamn Nära. Om ett gemensamt PA-system upphandlas, så bör driften av systemet placeras i en av kommunerna med ev. redundans i en annan av kommunerna. Både Bollnäs och Ljusdals kommuner har uttryckt sig positiva till att ta hand om driften av ett eventuellt gemensamt PA-system. Den tekniska supporten bör samordnas med den verksamhetsmässiga supporten, så att det endast finns en helpdesk för användarna att vända sig till. Säkerhet och sekretess: Säkerheten i ett PA-system är mycket viktig med tanke på tillgänglighet, tillförlitlighet spårbarhet och sekretess. Kommunikationssätt är därför en betydande faktor, speciellt när information skall skickas mellan varandra i de olika kommunerna. Kommunmolnet är därför att föredra som kommunikationsbärare. Övriga frågor Övriga frågor som inkommit och som vi har blivit ombedda att belysa är följande: Kan lönehandläggningen gå in i en gemensam organisation med befintliga IT-stödsavtal? Svar: Ja, ur ett IT-perspektiv är det fullt möjligt. Kan lönehandläggningen arbeta i sina nuvarande avtal med placering i respektive kommun men med organisatorisk hemhörighet i gemensam organisation? Svar: Ja, ur ett IT-perspektiv är det fullt möjligt. Finns det fördelar med att ha en gemensam lokalisering även om man arbetar i de löpande avtalen för IT-stöd? Svar: Nej, ingen fördel ur ett IT-perspektiv, men det är fullt möjligt att lösa det tekniskt. Behöver IT-stöd för lönehandläggning vara kopplat till verksamhetsstöd för HR (PA)-organisationen? Svar: Nej, inte nödvändigtvis ur ett IT-perspektiv, men det är givetvis att föredra. Slutsatser av IT-arbetsgruppens rapport IT-gruppen har gjort en inventering av befintliga IT- stöd och redovisat avtalstider för dem. Systemkopplingar har också redovisats. Om ett gemensamt PA-system upphandlas förordar ITgruppen att driften av systemet placeras i en av kommunerna med eventuell redundans i en annan av kommunerna. Den tekniska supporten bör samordnas med den verksamhetsmässiga supporten så att det endast finns en helpdesk för användarna. Med tanke på vikten av säkerhet utifrån sekretessbestämmelser i ett PA-system förordar IT-gruppen Kommunmolnet som informationsbärare. Andra slutsatser som IT-gruppen gör är att det ur ett IT-perspektiv är fullt möjligt att lönehandläggningen går in i en gemensam organisation med befintliga IT-avtal och att man arbetar kvar i respektive kommun. Ur ett IT-perspektiv är det ingen fördel att ha en gemensam lokalisering. IT-stöd för lönehandläggning behöver inte vara kopplat till verksamhetsstöd för HR ur IT-synpunkt men det är att föredra av verksamhetsmässiga skäl. 41

124 Synpunkter från fackliga referensgruppen Vision i Bollnäs, Ljusdal, Ovanåker och Nordanstig är emot att HR-personalen (inklusive lönehandläggarna) går över till en gemensam organisation i ett kommunalförbund. Vision i Söderhamn vill vänta med att ta ställning till längre fram i processen. Kommunal i Bollnäs, Ovanåker och Nordanstig är emot bildande av kommunalförbund. Lärarnas Riksförbund anser att en ny organisation ska ge mera stöd än vad man kan få i dagsläget. Kommunerna har redan SKL som intresseorganisation och betalar avgifter dit för att få kvalificerat stöd. En gemensam HR-organisation blir ytterligare ett mellanled. Skolledarförbundet frågar om vi kommer närmare kompetent HR-personal om de organiseras i ett kommunalförbund? Det blir ytterligare ett led i organisationen. Andra fackliga synpunkter är att man måste reda ut frågan vad som gäller beträffande möjligheten för ett kommunalförbund att utföra tjänster åt ett annat kommunalförbund respektive om kommuner kan utföra tjänster åt kommunalförbund. Man bör inte skapa oreda från början med att lägga in all HRverksamhet i gemensam organisation. Det är bättre att bygga upp stödfunktioner efter hand så man är säker på att det fungerar i det dagliga HR-arbetet. Man kan börja med att skapa samarbetsavtal. De fackliga organisationerna är emot bildande av kommunalförbund för HR-frågorna. Men om detta sker så förordar man alternativ 4 som organisationsform. Enligt det alternativet går omkring hälften av personalen över i en gemensam organisation och arbetar med strategiska uppgifter. Hälften arbetar kvar med de operativa frågorna och med kommunerna som arbetsgivare. Vision i Bollnäs framför också att man inte ser någon effektivisering med en ny organisation. Det verkar bli en köp-och säljorganisation. Beträffande gränssnittet anser Vision i Bollnäs att det behöver finnas HR-personal kvar i kommunerna för att det operativa stödet ska fungera. Frågor man ställer är hur Vård-och Omsorgscollege ska styras/administreras liksom företagshälsovården. Kan kommunerna delegera till gemensamma HR att föra förhandlingar? Viktigt med lokalkännedom vid omplaceringar/övertalighet. Rekrytering av sommarvikarier kräver närhet och tar mycket tid. Med endast en HR-funktion kvar i kommunerna tror man det blir problem med att fullgöra arbetsgivaransvaret. Det blir svårigheter om allt ansvar ska ligga på en person. Ett kommunalförbund kommer att leverera det som beställs och inget mer. Det finns risk för suboptimering i kommunerna, dvs. att man bygger upp egna funktioner om man inte är nöjd med stödet från Kommunalförbundet. Beträffande lönehanteringen ser man ingen mening i att organisera handläggarna i kommunalförbund innan man får ett gemensamt IT-stöd och kan förändra arbetssättet. Hur ska Bollnäs kommun kunna sköta lönerna åt det blivande utbildningsförbundet om personalen i Bollnäs kommun går in i ett kommunalförbund? Vision i Ljusdal framför att man är emot att förändra för att det ska förändras. Förslaget omfattar för hög nivå. Man borde börja med samarbetsavtal. Vision i Ovanåker är för samverkan men är emot bildande av kommunalförbund för HR-frågorna. Man har inte tilltro till upplägget. Varför är det så bråttom att gå in i en gemensam organisation innan man upphandlat gemensamma IT-stödsystem? Arbetsgivaransvaret behöver konkretiseras. 42

125 Vision i Nordanstig ser problem i förhållandet och i hur samarbetet mellan arbetsgivarna och HRförbundet ska fungera. Det är viktigt att varje kommun får forma sin egen personalpolitik och fastställa sin egen lönepolitik. Cheferna i Nordanstig är för samarbete men emot kommunalförbund. Vision anser att PwC:s konsultrapport inte håller måttet. Kommunal i Bollnäs är för samarbetsavtal men emot kommunalförbund. Man delar Visions i Bollnäs synpunkter på förslaget. Kommunal i Ovanåker framför att deras medlemmar är oroliga för att servicen inte kommer att fungera på det sätt den gör idag om det blir en annan organisation och man inte har gemensamt ITstöd. Processen går för fort. Kommunal i Nordanstig är emot förslaget. Personalen känner rädsla och oro för att det blir försämringar. Synpunkter från chefer i Söderhamns kommun Vid en ledardag i Söderhamns kommun fick cheferna svara på frågor om vad man anser vara de viktigaste kraven på en välfungerande HR-organisation vad gäller operativt stöd, kompetens och tillgänglighet. Cheferna gav också synpunkter på vad de bör veta och kunna hantera själva inom HR-området. Cheferna anser att det operativa HR-stödet är viktigt och det behöver finnas nära. Det gäller både stöd i arbetsrättsliga ärenden och i avtalsfrågor. Man efterfrågar struktur och att gränssnittet definieras rörande uppgifter för gemensamma HR respektive för kommunerna. Det anses viktigt att HR-personalen har en hög och bred komptens inom HR där juridisk kunskap är prioriterat. Arbetsrätt, arbetsmiljö- och avtalsfrågor lyfts fram som viktiga kompetensområden. Tillgängligheten ses som viktigt eftersom det ofta är akut när man efterfrågar hjälp. Det ska vara fysisk närhet och lättillgängligt men chefer anser också att det kan fungera med välutbyggd teknik. Inställelsetider måste definieras/bestämmas. Det måste finnas fungerande IT-stöd. Beträffande chefernas bedömningar rörande vad de själva bör kunna hantera inom HR-området är svaren att man ska ha grundkunskaper inom HR-området. Man ska ha tillgång till lättillgängliga ITverktyg. Det ska finnas tydliga kriterier för lönesättning. Det är också viktigt att man får fortlöpande information på HR-området. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Förändring som inträffat i slutskedet av projektets utredningsfas Ljusdals kommunstyrelse har beslutat att ompröva medverkan i utredningen om HRsamverkan. Tolkningen av uttalandet är att Ljusdals kommun lämnar projektet. En konsekvens av att Ljusdals kommun inte längre deltar i projektet är att antalet HR-befattningar som ingår i beräkningsunderlaget minskar från 21 till 16 och antalet lönehandläggare minskar från 32 till 24,5 befattningar. Förutsättningar för att uppnå direktivets mål För att den gemensamma HR-organisationen ska kunna utveckla arbetsorganisationen med metoder och innehåll enligt målen i direktivet behöver vissa förutsättningar gälla vid start av kommunalförbund för gemensam HR-/lönehandläggnings-/organisation: 43

126 - gemensamt PA/lönesystem - tydliga förväntningar från cheferna och kommunledningarna på den nya organisationen i form av tjänster och leveranstider - de nya rollerna för HR-och lönehandläggningspersonalen är kommunicerade och implementerade - varje kommuns behov av operativt och strategiskt stöd i HR-frågor bevakas av en funktion i kommunen som har arbetsgivaransvar och som ansvarar för beställningar och prioriteringar - förändrade delegationer - IT-plattform och drift är anpassade och säkerhet råder för tillgång till information som tillhör kommunerna men som hanteras av gemensamma HR-organisationen - en tydlig rollfördelning med fastställda rutiner Förslag till organisation för gemensam HR-funktion i Hälsingland I redovisningen till projektledningsgruppen ingår också associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation. Projektledningsgruppen förordar att den gemensamma HR-och lönehandläggningsorganisationen går över i ett kommunalförbund. Det finns alternativa möjligheter i ett kommunalförbundsbildande. En är att gå in i ett befintligt kommunalförbund och göra en ombildning av det. En annan möjlighet är att bilda ett eget kommunalförbund. Ekonomigruppen förordar att alla kommunalförbund samlas i ett fleruppgiftskommunalförbund. Ett viktigt skäl till detta är att kommunalförbunden inte får köpa tjänster och varor från varandra (se bilaga 16 om associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation). Man förordar också att HRverksamheten läggs i en befintlig organisation. Då tillkommer inga ökade kostnader utan redan uppbyggda strukturer och system kan användas. Den tillkommande kostnad man ser är att funktionen förbundsdirektör kan behöva utökas med max en årsarbetare. Förslag till konsortialavtal och förbundsordning finns i bilagorna 1 och 2. De fyra alternativa organisationsformerna har analyserats utifrån kommunernas respektive den gemensamma organisationens perspektiv. I dialog med projektledningsgruppen förordas alternativ 1 av de fyra olika organisationsförslagen som organisationsform. Enligt det alternativet går all HRpersonal (inklusive lönehandläggningspersonal) över till gemensamma HR och har fortsatt placering i sina respektive kommuner. Ekonomigruppen anser att det vore mer fördelaktigt både verksamhetsmässigt och ekonomiskt om personalen i förbundet vore placerade tillsammans på en ort (alternativ 3). Genom att samla personalen på ett ställe blir det enklare att bygga upp en ny organisation. Förändringar och effektiviseringar kan uppnås snabbare om enheten samlas på ett ställe. Sårbarheten vid frånvaro kan minskas för t.ex. lönehanteringen. Medarbetares rörlighet mellan kommunerna underlättas. Det har diskuterats om personalen inledningsvis sitter kvar i respektive kommuner och på sikt samlas på ett ställe. Ekonomigruppen anser att det bästa är att ta steget fullt ut på en gång. Till skillnad från andra förbund överlåts här inte hela verksamheter eller beslutsområden till en gemensam HR-organisation. Trots en organisation i ett kommunalförbund blir förbundet i praktiken en konsultorganisation åt kommunerna. Tolkningen av direktivet är att förbundet inte fattar några beslut åt kommunerna. För vissa uppgifter föreslås att viss kompetens finns kvar inom respektive kommun. Benämningen kan vara HR-chef eller HR-strateg/beställare. Dessa uppgifter är ofta delade, dvs. kommer att utföras av såväl strategen som förbundet. Huvudinriktningen är att så mycket som möjligt utförs av förbundet. 44

127 Till arbetsgivarrollen hör att: - företräda arbetsgivaren (t.ex. kollektivavtal, arbetsrätt, arbetsmiljö) - vara kontaktperson till SKL, andra kommuner, organisationer - vara strategisk kompetens till kommunledning och kommunstyrelse - vara kontaktperson, beställare till förbundet - företräda HR i kommunen En modern HR-funktion kan sägas vara en naturlig del i verksamhetens kärnverksamhet. Förslag till Hälsingerådet Utifrån direktiv för gemensam HR-organisation i Hälsingland har en utredning med underlag tagits fram i ett HR-projekt. I förslagen hänvisas till ovan angivna beskrivna förutsättningar för att uppnå projektets mål. Hälsingerådet föreslås avge följande rekommendationer till de i projektet medverkande kommunerna: 1. Samtlig HR-personal i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomigruppens förslag om placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. 2. Varje kommun behåller en arbetsgivarfunktion med HR-kompetens som fullgör arbetsgivarrollen inom HR och ansvarar för beställningar mot förbundet 3. Samtliga lönehandläggare i de i projektet medverkande kommunerna går över organisatoriskt i ett kommunalförbund och är inledningsvis fortsatt placerade i sina respektive kommuner. Ekonomigruppens förslag om placering på gemensam ort föreslås beaktas i det fortsatta planeringsarbetet. Lönehandläggarna arbetar i sina respektive system fram till dess gemensamma IT-system är upphandlade. De föreslås inleda förberedelser inför övergång till gemensamma system. Förslag till organisation för fortsatt arbete med fas två och tre Hälsingerådet ska avge rekommendation angående HR-projektet vid sitt sammanträde i oktober Frågan ska därefter föras till beslut i de medverkande kommunerna under oktober december Under förutsättning att beslut fattas om att bilda en gemensam HR-organisation inleds en genomförandefas under perioden januari juli 2015 med inriktningen att verksamheten ska vara i drift senast Om den gemensamma HR-organisationen bildas i form av ett kommunalförbund bör en chef/hrstrateg för förbundet rekryteras alternativt frigöras så snart som möjligt från andra uppgifter. En projektorganisation bör bildas för kommunernas förberedelser och för genomförandet av den nya organisationen. Projektet för fas två och tre kan till stora delar organiseras som under utredningsfasen. Else-Marie Nilsson Projektledare 45

128 Länk till Hälsingerådets hemsida där bilagorna finns att läsa: Bilagor: Bilaga 1,förslag till konsortialavtal Bilaga 2, förslag till förbundsordning Bilaga 3, Ekonomi HR/PS, ekonomigruppens bedömning Bilaga 4, konsultrapport Översyn av PA-funktionerna för kommunerna i Hälsingland Bilgaga5, direktiv för projektet Gemensam HR (PA)-funktion i Hälsingland Bilaga 6, deltagare i arbetsgrupper och facklig referensgrupp Bilaga 7, projektplan för projektet Bilaga 8, kommunikationsanalys för projektet Bilaga 9, riskanalys för projektet Bilaga 10, tid-och aktivitetsplan för projektet Bilaga 11, beskrivning Bollnäs feb-14 Bilaga 12, gemensam HR-funktion i Söderhamn Bilaga 13, Ovanåker utredning version Bilaga 14, Ljusdals personal- och lönehandläggning Bilaga 15, personalenheten Nordanstig Bilaga 16, associationsrättsliga förutsättningar för en gemensam HR-organisation Bilaga 17, processbeskrivningar och analystabell från lönehandläggningsgruppen Bilaga 18, anteckningar från möten med fackliga referensgruppen , , , , Bilaga 19, anteckningar från möten med projektgruppen , , , , Bilaga 20, anteckningar från möten med projektledningsgruppen , , ,

129 TJÄNSTESKRIVELSE (2) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Bokslut för kommunstyrelsen 2014 Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar: 1. Att godkänna upprättat årsbokslut avseende 2014 års verksamhet inom kommunstyrelsens ansvarsområde. 2. Att inlämna till ekonomiavdelningen sammanfattat underlag inklusive styrkort och måluppfyllelse. Ärendet Ekonomiavdelningen upprättar årligen anvisningar som leder till att en årsredovisning upprättas för kommunen. Årsredovisningens syfte är huvudsakligen externt vilket innebär att interna förhållanden utelämnas i stor utsträckning. Utrymmet för varje nämnd/förvaltning är därutöver begränsat vilket leder till att ytterligare prioriteringar av innehållet görs. I särskild ordning inlämnas ett underlag, bland bilagorna kallad förvaltningsberättelse, till ekonomiavdelningen för att utgöra del av kommunens årsredovisning. I syfte att ge en något fylligare bild ges här kommunstyrelsen möjlighet att ta del av hela det inlämnade materialet från avdelningscheferna, bland bilagorna kallad verksamhetsberättelse kommunstyrelsen/kommunstyrelseförvaltningen Observera att dessa inte inlämnas till ekonomiavdelningen för att ingå i årsredovisningen. Att särskilt notera Ekonomiskt resultat Det sammanvägda resultatet för Kommunstyrelsens ansvarsområde uppgår till ca 2,3 mnkr tkr. Att jämföra med de två prognoser som lämnats under året och uppvisat ca 0,4 mnkr är det en betydande avvikelse. Några enskilda faktorer som orsakat detta är Företagshälsovården har inte utnyttjats i planerad omfattning. Vid halvårsuppföljningen var vi i balans. Investeringen i ärendehanteringssystemet aktivers i sin helhet 2015 i st f 2014.

130 TJÄNSTESKRIVELSE (2) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Personalplaneringen har varit svår med olika föräldraledigheter, tjänstledigheter och medförande osäkerhet om dessa ska återbesättas tillfälligt eller ej. Måluppfyllelse Ekonomiperspektivet är rödmarkerat av orsaker som inte är av direkt ekonomisk karaktär som framgår enligt ovan utan beror på att önskade utvecklingsinsatser fått stå tillbaka då föräldraledigheter och vakanser inte återbesatts. I övrigt hänvisas till bilagorna. Beslutsunderlag Förvaltningsberättelse kommunstyrelsen Bilagor från avdelningarna till ovan Styrkort kommunstyrelsen 2014 Måluppfyllelse kommunstyrelsen 2014 Beslutet ska skickas till Ekonomiavdelningen

131 Kommunstyrelsen Ordförande: Yoomi Renström (s) Förvaltningschef: Christer Engström Antal anställda: 75,75 (årsarbetare) Kommunstyrelsen prognosticerar ett överskott med ca tkr för helåret Se översiktlig analys under prognos nedan. Verksamhetens måluppfyllelse upplevs god inom de flesta områden även om det finns fortsatt utrymme för utveckling. Bristerna i måluppfyllese har delvis koppling till några måls svaga koppling till styrelsens ansvarsområde. Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Kommunstyrelsen Kommunchef Personalavd Ekonomiavd Kostavd Kulturavd Näringslivskontor Service- och informationsavd Utvecklingsavd Räddningstjänst Sparbeting Totalt exkl.proj Överskott Driftprojekt ANDT 0 Folkhälsosam. 50 Totalt projekt Överskott Verksamhetsbeskrivning Kommunstyrelsens roll är att leda och samordna planering och uppföljning av kommunens ekonomi och verksamheter och ansvarar för samordningen inom den kommunala koncernen. I kommunstyrelsens ledningsfunktion ingår bl.a. att leda och samordna utvecklingen av den kommunala demokratin och jämställdhet mellan män och kvinnor i kommunen. Kommunstyrelseförvaltningen skall stödja kommunstyrelsen och kommunfullmäktige med allmän ärendeberedning och service. Förvaltningen ska även ge kommuninvånarna och kommunens förvaltningar god service och bidra till att det koncernövergripande styrkortet uppfylls. Service ska präglas av kunskap, omvärldskännedom och lyhördhet gentemot kommuninvånarnas och förvaltningarna behov. Förvaltningen ska vara normbildare för kommunens administrativa rutiner. Kommunchefen har det yttersta ansvaret för att lägga förslag till och verkställa kommunstyrelsens beslut. Viktiga händelser Den nuvarande Region Gävleborgs verksamheter övergår från årsskiftet i huvudsak till den nya Regionkommunen. Ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem har upphandlats och införs under våren Detta ska bland annat skapa bättre förutsättningar för ärendehantering. Genomförandet kommer att involvera all administrativ personal och förändra vårt arbetssätt. Kommunen har beslutat att delta i ett projekt för framtidens arkiv. Projektet pågår under flera år och ska leda till att långtidsarkivering kan ske digitalt. Projektet går att se som en förlängning av införandet av dokument- och ärendehanteringssystemet. Samtliga länets kommuner deltar i projektet. En omstart av projektet inköpssystem sker efter att leverantörer mer engagerat sig i elektronisk handel och é-fakturor. Mängden é-fakturor uppgår nu till ca stycken på årsbasis och tendensen är ökande. De kommunala bolagen går över till é-fakturor i ökande grad- Ovanåkers kommun startade den Facebook-sida i oktober. Beslut om att bygga om Edsbyns bibliotek för att inrymma både bibliotek och Edsbyns Museum, arbetsnamn Kulturum har tagits. Ett kulturpolitiskt handlingsprogrammet för vilket antagits av kommunstyrelsen Kommunstyrelsen

132 Arbetet med att bygga om Finnskogsmuseet har avslutat sin andra etapp vilket avsåg uppbyggandet av museum och entré samt utomhusmiljö. Invigning av detta skedde den 16 augusti. I sedvanlig ordning har för förskolan, sär- och grundskolans samt gymnasiets elever arrangerats en Skolbiovecka. En musik/teater/cirkusföreställning har arrangerats för alla elever 5-10 år samt över 500 elever från mellanstadiet har transporterats till en konsert på Kulturhuset i Bollnäs. Härutöver har alla elever i åk 7-9 sett en monolog med integrationstema, samtliga elever på lågstadiet har sett ett världsmusikarrangemang och samtliga barn på förskolorna har sett teater. Alla Barns Dag arrangerades sista veckan i juli. En dag där allt är gratis och med fokus på barn. I samarbete med föreningar och lokalt näringsliv. Inom kostproduktionen arbetas med att utöka det ekonomiska utrymmet för andelen ekologiska livsmedel genom att ställa om verksamheten bl. a genom att laga mer mat från grunden, välja mindre kött i matsedelar och recept och att minska matsvinnet. Ett näringslivspolitiskt program har antagits för kommunen. I arbetet mot en gemensam HR/PA funktion landskapets kommuner finns fyra kommuner fortfarande kvar, Bollnäs, Nordanstigs, Ovanåkers och Söderhamn kommuner. Projektet är nu framme så att dessa kommuner nu var för sig ska ta ställning till om de vill gå in i en gemensam organisation. Dessa beslut ska redovisas under mars Om det blir en ny gemensam organisation så planeras den träda i funktion f o m 1 januari Ovanåkers kommun ingår i en gemensam nämnd för företagshälsovård tillsammans med Landstinget Gävleborg och Gävle, Ockelbo och Bollnäs kommuner från och med För fjärde året i rad har en ungdomsdialog genomförts. Denna dialog bygger på svaren i den LUPP-enkät (Lokal uppföljning av ungdomspolitiken) som besvarats av ungdomarna. I ungdomsdialogen har representanter från elevråden, förvaltningschefer och ledande politiker deltagit. Resultat års verksamhet uppvisar ett överskott för helåret med ca tkr. De mest betydelsefulla posterna är här följande: Verksamheten Resursjobb har succesivt startats upp under året och kommer därför inte att förbruka alla resurser, ca tkr. En indragning av 1,0 tjänst har av särskilda omständigheter inte kunnat genomföras, ca 450 tkr. Obesatta vakanser på ekonomiavdelningen har under året inte återbesatts, ca tkr Ej förbrukade resurser inom avtalet för Gävle/Dala företagshälsovård, ca tkr Föräldraledigheter mm inom personalavdelningen, ca tkr Ej aktiverade kapitaltjänstkostnader för ärendehanteringssystemet, ca Måluppfyllelse Medborgare/kund Måluppfyllelse: Grön Regelbundna möten hålls med näringslivet främst i form av frukostmöten och näringslivsrådet. Dialogen med invånarna via olika möten fortsätter att utvecklas och prioritet har fortfarande fokus på barn och ungdomar. Verksamhet och utveckling Måluppfyllelse: Grön Processen mot en gemensam personalfunktion inom Hälsingland fortgår. Andra intressanta samverkansområden utgörs av gemensam trainee, marknadsföring av kommunala yrken, framtida ledare mm. Medarbetare Måluppfyllelse: Grön Andelen heltidsfriska är svår att bedöma efter endast fyra månader och ett lite oberäkneligt mål. Aktiviteter i handlingsplanen jämförs med de uppsatta målen inför tertial-, delår- och helårsrapporterna. Ekonomi Måluppfyllelse: Gul Noteras bör att måluppfyllensen inte avser det ekonomiska utfallet. Kontrollsystem och styrningsfrågor är aktuella att arbeta med under andra halvåret. Miljö Måluppfyllelse: Grön Tveksamt till kommunstyrelsens roll inom att öka kunskapen om alternativa energiformer i den verksamhet som den avsvarar för. Där vi kan påverka och det inter verkar försvårande för verksamheten köps miljömaterial in, allmänna transportmedel används och digitala möten genomförs. Nyckeltal Arbetsmarknadsåtgärder OSA/lönebidrag/ trygghetsanställningar Feriearbeten, Kommunstyrelsen

133 Utlandspraktik Arbetsträning för långtids arbetslösa Coachning FAS 3 inom Jobb och utvecklings Garantin Utredning av arbetsförmåga 8² Resursjobb 12² Anm. 1 Extra anslag från Arbetsförmedlingen med 130 tkr. 2 Ny åtgärd f o m Överenskommelse med Af saknas. Långtidssjukfrånvaro under året (-13). Kostavdelningen Ekologiska livsmedel: 15,8 % Kostnad livsmedel skolportion helårsbokslut: 9,52 kr/port Kostnad skolportion helårsbokslut: 32,65 kr/port Kostnad per portion till äldreomsorgen helårsbokslut: 48, 54 kr/port Antal elever som besöker skolrestaurangerna helårsbokslut: Antal kvinnor: 34 Antal män: 1 Andelar kvinnor/ män: 97,2% kvinnor och 2,8 % män. Framtid Papperslösa sammanträden, dokument- och informationssystem och e-tjänster är områden som kommer att prioriteras underkommande år. Överförmyndarverksamheten övergår från och med den nya mandatperioden till en gemensam Överförmyndarnämnd med Bollnäs kommun som värdkommun. Det är i dagsläget Ovanåker och Bollnäs kommuner som ingår i nämnden. Ljusdals kommun samverkar på tjänstemannanivå via avtal.. Arbete med att införa kylda matlådor inom hemtjänsten pågår 2014/2015. Medel för att utveckla musikskolan till en kulturskolahar äskats och ligger nu preliminärt i planeringen för Ett arbete för att ta fram en turismstrateg för kommunen har inletts. Ambitionen är att det ska vara klart under Kommunstyrelsen

134 Bilaga Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef: Nils-Erik Nilsson Antal anställda: 6,5 Ekonomiavdelningen utvecklar sina arbetsformer och metoder. Arbetsklimatet är gott och den service vi skapar uppskattas av de vi är till för. Med saldoonlineuppföljningen förbättrar vi verksamheternas möjlighet till uppföljning och prognossäkerhet. Vi har påbörjat införandet av ett inköpssystem i samarbete med Inköp Gävleborg. Detta kommer att ge bättre möjligheter att förse verksamheterna med upphandlade varor och tjänster på ett mer lätt och korrekt sätt i framtiden. Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Ekonomiavd. Kommun förbund Civilförsvar Inköp Gävleborg Försäkringar Räddningstjänst Totalt Överskott 274 Verksamhetsbeskrivning Ekonomiavdelningen skall ge service till verksamheterna i Ovanåkers kommun och till de bolag vi servar inom områdena betalningar av leverantörsfakturor, hantering av kundfakturor samt in- & utbetalningar i kassan. Med ett gott analys- och planeringsarbete skall verksamheterna kunna följa sina kostnader/intäkter och inneha en handlingsberedskap för att genomföra förbättringar löpande. Genom att ha enkel, tydlig organisations och kontostruktur i ekonomisystemet skall resultatet av redovisningen vara lätt att förstå och jämföra med valda önskemål t.ex. producerad enhet, föregående periods utfall, budget mm. Kommunens finansiella ställning skall hanteras så att god avkastning ges på de tillgångar som finns och att kostnaderna är låga för de krediter som behövs. Säkerställa ett gott skydd för de verksamheter kommunen bedriver. Viktiga händelser En omstart av projektet inköpssystem sker efter att leverantörer mer har kommit in på banan med elektronisk handel och é-fakturor. Mängden é-fakturor närmar sig nu stycken på årsbasis och tendensen är klart ökande. Även de kommunala bolagen går över till é-fakturor i ökande grad. Resultat 2014 Ekonomiavdelningen har börjat året med obesatta vakanser vilket ger ett ekonomiskt överskott men ett verksamhetsmässigt underskott i eftersatt utvecklingsarbete mm. Kommunförbundet Region Gävleborg har fått ett skadeståndskrav på ca 7-8 mnkr på sig. Det gör att kommunen bokat upp en kostnad för det på ca 150 tkr. I övrigt följer verksamheterna budgeten väl. Måluppfyllelse Medborgare/kund - avdelningen har inga mål Miljö - grön Antalet éfakturor från leverantörer ökar, nu mer än st/år. Med inköpsystemet i bruk kommer orderbekräftelser/beställningar ske elektronisk vilket bidrar till mindre förbrukning av resurser. Ekonomi - grön Årsredovisningen läggs ut på hemsidan vilken beskriver kommunens verksamhet och ekonomi. Verksamhet och utveckling - grön Under året har avdelningen gjort omvärldsbevakning genom att medverka vid kurser och konferenser, ekonom och ekonomichefsträffar i landskapet. Medarbetare - grön Utvecklingssamtal har genomförts med alla. Framtid Ekonomiavdelning kommer att fortsätta arbetet mot de verksamheter vi ger service till. Genom att vara proaktiva i metoder och rutiner som utvecklas löpande med fokus på att skapa kundnytta till oss själva och verksamheterna. Kommunstyrelsen

135 Bilaga Kommunstyrelsen Kostavdelningen Ordförande: Förvaltningschef: Avdelningschef Antal anställda: Yoomi Renström Christer Engström Kajsa Stenlund 25,5 årsarbetare Sammanfattning Det ekonomiska resultatet för Kostavdelningen är 262 tkr bättre än budget med ökade inköp av närproducerade och ekologiska råvaror. Målet att servera god, varierad och näringsriktig mat samt ge bra service till målgrupperna är uppfyllt. Driftredovisning 2014 (Kkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Kostavdelningen Totalt Överskott 262 Verksamhetsbeskrivning Kostavdelningens verksamhetsidé är att servera rätt mat med rätt konsistens till våra gäster, arbeta för hög råvarukvalitet, hög andel hemlagade rätter, kostnadseffektiv produktion samt hög livsmedelssäkerhet. Mat är avgörande för barns hälsa, utveckling och välbefinnande. Kostavdelningen ska till skolans elever laga och servera en varierad, vällagad, god och näringsriktig lunch enligt livsmedelsverkets riktlinjer. Specialkost ska också kunna erbjudas till de elever som behöver det. Maten ska ätas i en trivsam och lugn matsalsmiljö. Maten är också viktig för att våra äldre ska må bra och tillfriskna vid sjukdom. Kostavdelningen ska kunna erbjuda rätt kost till brukare i särskilt boende, behovsprövade matlådor, samt bedriva restaurangverksamhet för hemmaboende gäster. Kostavdelningen ska ha specialkompetens när det gäller att laga mat med rätt energi och näringsinnehåll samt rätt konsistens till de äldre. Kostavdelningen ska även ha specialkompetens i livsmedelssäkerhet. Kostavdelningen ska sammanfattningsvis stå för en hög kompetens inom kostområdet. Viktiga händelser Kostenhetens mål är att 25 % av inköpen skall vara ekologiska men endast 15,8% har uppnåtts. Jämfört med förra året är detta dock 2 procentenheter högre. I och med ekologiska produkter är dyrare än konventionella så jobbar kostavdelningen med att skapa ekonomiskt utrymme genom att effektivisera verksamheten på flera sätt; Laga mer mat från grunden, välja mindre kött i matsedlar och recept, minska på matsvinnet, flexiblare bemanning. Tillsammans med Bollnäs kommun har Ovanåkers kommun haft ett matsvinns projekt för att kartlägga matsvinnet. I detta projekt blev det tydligt att det slängs mat i vår kommun. De åtgärder kostavdelningen har diskuterat för att minska matsvinnet är att titta på inköps rutiner och tillaga maten i omgångar med möjlighet att ta hand om rester. Inom omsorgen har vi uppdaterat listan för portionsstorlekar inom omsorgen. Under folkhälsoväckan, v. 37 serverades inget kött i skolans matsalar, på tisdagen serverades fiskgratäng. För att ta tillvara medarbetarnas goda tankar och idéer till ständiga förbättringar jobbar vi aktivt med FAS 10 och samverkan. Samtliga medarbetare i kostavdelningen har haft utvecklingssamtal. Resultat 2014 Kostavdelningens resultat för 2014 är 262 tkr bättre än budget. Måluppfyllelse Kostenhetens mål är att 25 % av inköpen skall vara ekologiska men endast 15,8% har uppnåtts. From ht 2014 serverar vi enbart ekologisk mjölk i Sunnangårdens restaurang och i matsalarna. Köttet som används i matlagningen är i större utsträckning jämfört Kommunstyrelsen

136 Bilaga med förra året närproducerat och svenskt vilket det nya livsmedelsavtalet möjliggjort. För att effektivisera inköpsrutinen har kostavdelningen påbörjat införandet av inköpsstödet Vismaproceedo. Köket Knådaskolan var först ut med användandet och nu är Celsius skolan i inledningsskedet att ta sig an det. Måluppfyllelse Medborgare/kund Måluppfyllelse: Inriktningsmålet att servera god, varierad och näringsriktig mat till målgrupperna är uppfyllt. På elevråd och omsorgens kostombudsträffar har framförts att våra matgäster är nöjda med den kost och service som erbjuds. Verksamhet och utveckling Måluppfyllelse: Kostavdelningen jobbar aktivt med samverkan både externt och internt. Ovanåkers kommuns kostavdelning har samarbetat med Bollnäs kommuns kostenhet för att tillsammans kartlägga matsvinnet i våra kommuner. Vi har även gjort studiebesök i Ljusdal kommun för att titta på produktion av kylda matlådor. Medarbetare Måluppfyllnad För att uppmuntra och ta tillvara medarbetarnas tankar och idéer till ständiga förbättringar jobbar vi med FAS10 och interna samverkan, arbetsområdet i detta sammanhang är mottagningsköken. Nyckeltal Nyckeltal Ekologiska livsmedel: 15,8 % Kostnad livsmedel skolportion helårsbokslut: 9,52 kr/port Kostnad skolportion helårsbokslut: 32,65 kr/port Kostnad per portion till äldreomsorgen helårsbokslut: 48, 54 kr/port Antal elever som besöker skolrestaurangerna helårsbokslut: Antal kvinnor: 34 Antal män: 1 Andelar kvinnor/ män: 97,2% kvinnor och 2,8 % män. Framtid Våren 2015 jobbar vi med att implementera kylda matlådor till hemtjänsten. Arbetet med mer hållbar och klimatsmart verksamhet med ökad andel ekologiska och närproducerade råvaror kommer att fortsätta. Vi kommer att fortsätta jobba med att minska på matsvinnet i någon form. Ekonomi Måluppfyllelse: Det ekonomiska resultatet för Kostavdelningen landade på 98 % av årets budget. Tack vare att livsmedelsavtalet trädde i kraft 15 september 2014 blev inte underskottet större 19 procentenheter jämfört med i fjol när vi var avtalslösa hela året då livsmedelsresultatet var 30 procentenheter sämre än budget. Personalkostnaderna landade på 4 procentenheter bättre än budgeterat, samma som förra året. Miljö Måluppfyllelse: Utökning av andel ekologiska livsmedel uppnådes till 15,80% 2014 Tillsammans med Bollnäs kommun är serverings- och tallrikssvinnet kartlagt så vi kan konstatera att det uppstår matsvinn i vår kommun. De åtgärder kostavdelningen har diskuterat för att minska matsvinnet är att titta på inköps rutiner och tillaga maten i omgångar med möjlighet att ta hand om rester. Inom omsorgen har vi uppdaterat listan för portionsstorlekar inom omsorgen Kommunstyrelsen

137 Bilaga Kulturavdelningen Ordförande: Yoomi Rehnström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef: Carina Isaksson Antal anställda: 21 Sammanfattning Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Stöd till studieorganisation Allmän kulturvht övrigt Bibliotek Musikskola/Kulturs kola Kulturavdelningen gem Totalt Underskott -74 Verksamhetsbeskrivning Kulturavdelningen driver biblioteken i Edsbyn och Alfta, Ovanåkers musikskola, ett arbetsmarknadsprojekt samt all utställningsverksamhet och skolkultur för grundskolan. Avdelningen handlägger även bidragen till studieförbunden och kulturföreningarna samt arbetar aktivt och övergripande med marknadsföring av all kulturverksamhet i kommunen. Viktiga händelser Beslut om att bygga om Edsbyns bibliotek för att inrymma både bibliotek och Edsbyns Museum, arbetsnamn Kulturum har tagits. Ovanåkers Musikskola har rekryterat en ny musikskolechef, Daniel Olsen. Trots att de äskade medlen för att utveckla verksamheten till Kulturskola har skjutits fram kommer arbetet med detta att påbörjas under Biblioteken har och kommer att fortsätta att delta i den gemensamma, länsövergripande utbildningssatsning som kallas KUB. Den projekterade sammanslagningen museum/bibliotek har återremitterats. Edsbyns bibliotek har arrangerat Retoy, återvinning av leksaker, vid fyra tillfällen i samarbete med Borab. Man driver också Läxverkstan i samarbetar med Utvecklingsavdelningen. Ett projekt som stödjer barn i skolarbetet en em. i veckan. En ungdom har anställts på ett år inom arbetsmarknadsprojektet med placering i Cafeterian. En arbetspraktik har också varit i Cafeterian. Och under sommaren har en högskolestudent jobbade hos oss i tre veckor med uppdrag att bygga webbsidor om Lim- Johan. Kommunstyrelsen har utsett två kulturpolitiskt ansvariga politiker, Björn Mårtensson och Hans Gradin. Kulturpolitiska handlingsprogrammet har antagits. Arbetet med att bygga om Finnskogsmuseet har under ledning av kulturassistent Leif Nordlöf avslutat sin andra del och en invigning skedde 16 augusti. Dock finns en del saker kvar att göra och Kulturavdelningen kommer att fortsätta med en viss arbetsinsats t.o.m Den officiella invigningen blir till museets sommaröppnande Kulturavdelningen hängde sommarens utställning på Hälsingegård Ol-Anders. Sedvanliga konstutställningar på biblioteken och Edsbyns Museum har arrangerats. Vi har köpt in fotoutställningen Jag är Ovanåkersbo som ska bli en vandringsutställning tänkt att visas i hela landet. Samarbete har inletts kring den konstnärliga utsmyckningen (1 % -regeln) av förskolan Stenabro i Edsbyn. Av tjugo påtänkta konstnärer har tre stycken valts ut för arvoderat skissuppdrag har vi för förskolan, sär- och grundskolans samt gymnasiets elever arrangerat Skolbiovecka, musik/teater/cirkusföreställning för alla elever 5-10 år samt kört över 500 elever på mellanstadiet till konsert på Kulturhuset i Bollnäs. Alla elever 7-9 har sett en monolog med integrationstema, samtliga på lågstadiet har sett ett världsmusikarrangemang och samtliga på förskolorna har sett teater. I lunchkonsert har arrangerats. Tre offentliga teaterföreställningar har arrangerats i samarbete med Svabensverk, Voxna och Voxnadalens teaterförening. Kommunstyrelsen

138 Bilaga Alla Barns Dag arrangerades sista veckan i juli. En dag där allt är gratis och med fokus på barn. I samarbete med föreningar och lokalt näringsliv. Resultat 2014 Kulturavdelningen gör ett minusresultat på kr och slutar på 101 %. Detta beror på två felbudgeteringar kr för mycket budgeterat på intäkter under Arbetsmarknadsprojektet och kr för mycket på intäkter under Musikskolan. Måluppfyllelse Medborgare/Kund, grönt Verksamhet och utveckling, grönt Medarbetare, grönt Ekonomi, grönt Miljö, grönt Nyckeltal Utlån 2010: Utlån 2011: Utlån 2012: Utlån 2013: Utlån 2014: (e-boklån och omlån via HelGe ej inräknade) Besök 2010: Besök 2011: Besök 2013: Besök 2014: Framtid Kulturavdelningen ser ljust på framtiden. Verksamheten präglas av en vid kultursyn där både föreningar, studieorganisationer, enskilda näringsidkare och andra aktörer och organisationer inom kulturområdet ingår som samarbetspartners. Vi arbetar långsiktigt och prioriterar verksamhet som riktar sig till barn och ungdomar. Det positiva beslutet rörande Kulturum kommer att genomsyra och påverka stora delar av verksamheten under Musikskolan kommer under 2015 att påbörja arbetet med att utveckla verksamheten till Kulturskola och inrymma både musik, konst och slöjd. Kommunstyrelsen

139 Bilaga Kommunstyrelsen Näringslivskontor Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef: Gunnar Skoglund Antal anställda: 5 Driftsredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Näringslivsutv Turism Arbetsmarknad Besökscentret Totalt Överskott 628 Verksamhetsbeskrivning Arbetsmarknad Arbetsmarknadsenheten har anställt 12 långtidsarbetslösa med placering vid parkavdelningen, kommuncaféterian, integration hembygdshuset Alfta, Alftaskolan och Celsius kök. (Resursjobb) 107 feriearbeten har tillsatts inom turism, park, äldreomsorg, utvecklingsavdelningen samt genom uppdrag till högskolestuderanden. 9 elever, varav 5 betalda av KS, i årskurs 2 vid Woxnadalens gymnasium har fått utlandspraktik i Europa Arbetsmarknadsenheten har en trygghetsanställning placerade vid Hälsingegård Ol-Anders. I jobb- och utvecklingsgarantin fanns 5 personer i arbetsträning och 4 personer FAS 3 i jobb- och utvecklingsgarantin. Kommunens ungdomsverksamhet, år återfinns inom organisationens utvecklingsavdelning. Det är 10 ungdomar per år som omfattas av verksamheten. Näringslivsutveckling Verksamheten bedrivs av Näringslivschef med stöttning från arbetsmarknadsansvarig samt turismansvaring, särskilt inriktad mot besöksnäringen. Arbetet inriktas mot att anpassa kommunens förutsättningar för att understödja och förbättra företagsklimatet. Dessutom anordnas startaeget kurser inkluderat personlig rådgivning, allmän rådgivning för nystartade företag, kompetensutveckling, nätverksbyggande och kontinuerliga företagsbesök. Turismutveckling Verksamheten bedrivs av turistutvecklare som erbjudit kostnadsfritt stöd i lokal utveckling med rådgivning vid projektansökningar, olika mötesarrangemang och förmedling av kontakter och nätverk. Samverkan har skett med Region Gävleborg, Länsstyrelsen, turismorganisationer, kommunerna i Hälsingland, Gästrikland och samarbetspartners i och utanför Gävleborg samt vid behov även internationellt. Vi har verkat för att i nära samarbete med kommunens företag och föreningar inom besöksnäringen, gemensamt marknadsföra utbudet av turistiska produkter i broschyrer, annonser och webb för på det sättet att öka antalet besökare till Ovanåkers kommun. Hälsingegård Ol-Anders Besökscentrum för Världsarvet Hälsingegårdar i Ovanåkers kommun. Här finns även visningsgård, turistbyrå, sommarcafé, Emigrationsmuseum samt avdelning för släktforskning. Besökscentrum har utställningsmaterial med bildutställning och presentationsfilmer. Med egen personal har visningar skett i visningsgården. Emigrantmuset har en presentationsfilm och har varit öppet, alladagar, för visning. De två världsarvsgårdarna i kommunen, Pallars och Jon-Lars, visades varje dag under sommaren i egen regi kompletterat via lokal entreprenör. Caféet drevs i egen regi av ferieanställda ungdomar. Under högsäsongen bemannades turistbyrån av verksamhetsledare samt två turistvärdinnor. Under sommaren 2014 har en Mårten Andersson utställning visats i mangårdsbyggnaden. Utställningen är ett samarbete mellan kommunen, Mårten Andersson och lokala mecenater. Viktiga händelser En Handlingsplan för näringslivsarbetet har upprättats. Nytt Näringslivspolitiskt program har lagts fram till Kommunstyrelsen och antagits i Kommunfullmäktige. Besökscentrat med turisbyrå, nu helt i kommunal regi, öppnades den 17/6 och besöksrantalet har under högsäsongen -14 ökat med ca 5000 jämfört med föregående år. Kommunstyrelsen

140 Bilaga Resultat 2014 Arbetsmarknad: tkr (budget tkr). Näringslivsutveckling: tkr (budget 987 tkr). Turistutveckling: 1 217tkr (budget tkr). Besökscentret Ol-Anders: tkr (budget tkr). Kommentarer till resultatet Det totala överskottet kan hänföras till Arbetsmarknadsenheten där Resursjobben successivt startade i början av året för att få full effekt under våren Framtid Vi jobbar utifrån handlingsplanen för Näringslivsarbetet för att bli länets bästa företagarkommun. Turismutvecklingen arbetar nära den lokala besöksnäringen för att utveckla och förstärka attraktionskraften i kommunen. Verksamheten i och kring Besökscentrat Ol-Anders kommer att fortsätta att utvecklas för att erbjuda ett större och intressantare utbud och nå ett större antal besökare. Måluppfyllelse Medborgare/kund Måluppfyllelse: Grön Regelbundna frukostmöten har hållits med näringslivet och ett näringslivsråd har bildats som träffas fyra gånger per år. Arbetet med att utveckla dialogen med invånarna via olika möten har inletts för inriktning på besöksnäringen. Verksamhet och utveckling Måluppfyllelse: Grön Arbetsuppgifterna har renodlats så att var och ens kompetens tas till vara och att samverkan kan utföras optimalt. Medarbetare Måluppfyllelse: Grön Kontinuerliga avdelningsmöten. Arbetet med nya befattningsbeskrivningar är klara för sammanställning. Nyckeltal Arbetsmarknadsåtgärder OSA/lönebidrag/ trygghetsanställningar Feriearbeten Utlandspraktik Arbetsträning för långtids arbetslös Coachning 50 20¹ 10¹ 10¹ FAS 3 inom Jobb och utvecklingsgarantin Utredning av arbetsförmåga 8² Resursjobb 12² Anm. 1 Överenskommelse med Af saknas. Långtidssjukfrånvaro under året (-13). 2 Ny åtgärd Kommunstyrelsen

141 Bilaga Kommunstyrelsen Personalavdelningen Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef Mona Persson Antal anställda: 6,25 Sammanfattning Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Personalenheten Personalklubben Totalt Överskott 776 Verksamhetsbeskrivning Personalavdelningens primära uppgift är att ge intern service i löne- och personalfrågor så att kommunen följer gällande lag och avtal samt är en ansvarsfull arbetsgivare för sina anställda. För löneenheten innebär detta att ansvara för systemförvaltning och utveckling av personalsystemet och specialistfunktionerna inom löneadministration samt utdata ur systemet. Kostnadsbokföring, stöd, utbildning, rådgivning till förvaltningarna, cheferna och PA-systemets användare. För personalenheten innebär det att ge service till kommunstyrelsen i personalpolitiska frågor, för kommunens del teckna lokala kollektivavtal i nära samarbete med de olika förvaltningarna, driva övergripande personalfrågor så att kommunen agerar som en arbetsgivare samt ansvara för att chefer får den hjälp och stöd de behöver för att uppfylla målet att vara en arbetsgivare som följer lag och avtal samt utvecklar sina medarbetare. Personalavdelningen ger även service och sköter drift av löner till Helsingevatten AB och Helsinge Net AB. Viktiga händelser Arbetet med gemensam HR/PA funktion startades upp i jan 2014 sedan dess har arbetet pågått med att utreda gemensam HR funktion. Politiska beslut kommer att fattas i respektive deltagande kommun under våren Planeringen är att organisationen ska träda i kraft år årsskiftet 2015/2016 Ökningen av antalet somararbetande ungdomar gjorde att extern resurs behövdes ta in för att klara registrering och löneutbetalning.. Rekrytering av ny löneadministratör har skett under mars-april då löneansvarig har för avsikt att gå i pension i aug 2015 och har partiell nedsättning av tjänst fram till dess. Arbetsledarskapet för löneenheten har tagits över av personalsekretarearen från Avdelningen har flera föräldraledigheter delar av tjänster både under 2014 och Under slutet 2014 har avdelningen haft två praktikanter om veckor vardera som går löneadministratörsutbildning. I budget för 2014 finns en förväntan om ökad intäkt med 50 tkr för integrering av aefabs löner i Heroma. Bemanningen på löneenheten har inte möjliggjort ett sådant arbete och något intresse från aefabs sida har inte visats. Resultat 2014 Avdelningen har ett överskott för 2014 med totalt ca 800 tkr. Överskottet härrör i första hand ifrån att förvaltningarna inte har nyttjat företagshälsovården i den omfattning avtalet medger. Avtalet om företagshälsovård innebär att om vi inte förbrukar den avtalade tiden ska den ej förbrukade tiden flyttas till nästa år. I och med att företagshälsovården övergår i ny organisation finns inte denna möjlighet utan de krediterar innestående tid för Den andra stora delen av överskottet, ca 350 tkr, beror på lägre personalomkostander än budgeterat. Partiella föräldraledigheter och partiell pensionsavgång har inte ersatts med vikarier. Under andra halvåret har också den person som i sin huvudanställning tillhörde service och informationsavdelningen begärt och fått sin tjänst omreglerad till 75% vilket innebär att hon inte längre arbetar åt löneenheten på 0,25 % av heltid. Måluppfyllelse Måluppfyllelsen kommer att klaras under De mål som finns och berör personalavdelningen är mer av operativ karaktär. De strategiska frågor som avdelningen arbetar med finns inte med i styrkortet. Exempel på sådana frågor som avdelningen arbetat med under år 2014 är lönebildningspolitik, attraktiv arbetsgivare, marknadsföring av kommunala yrken, stärkande av chefernas kunskaper i arbetsrätt för att undvika felaktig handläggning av personalärenden. Anpassningar i lönehanteringsprocesserna och det Kommunstyrelsen

142 Bilaga personaladministrativa systemet Heroma utifrån förändrade behov inom förvaltningarna Under dessa rubriker har följande aktiviteter bedrivits Lönebildningspolitik- lönekartläggning, framtagande av jämförande material med kringliggande kommuner, arbetet i personalutskott och KL-grupp för att ta fram prioriterade områden. Framtagande av nytt arvodesreglemente för politiker. Upphandling av pensionsadministratör. Attraktiv arbetsgivare, marknadsföring av kommunala yrken : ledarskapsutvecklingsprogram genomfört för 7 av kommunens chefer, presentation på hemsidan över våra yrken, upphandling av chefsstöd och ledarskapsutvecklingsprogram, gemensam trainee med alla kommuner i Gävleborgs län för inventering av markandsföringsplatser och markandsföringsaktiviteter för att visa att kommunerna är bra arbetsgivare med en stor spännvidd av yrken. Medverkat i samverkan Trainee Södra Norrland där tekniska förvaltningen 2014 har haft en trainee som mark -och exploateringsingenjör som i slutet av året erhöll en tillsvidareanställning. Arbetsrättsutbildning : Under året har en ny form av utbildning genomförts i form av studiecirkel i stället för tidigare en dags koncentrerad utbildning vartannat år. Resultatet har varit positivt och denna form av utbildning kommer att fortsätta under 2015 med nya grupper. Anpassningar i lönehanteringsprocesserna och i det personaladministrativa systemet Heroma: Socialtjänsten har uttryckt behov att kunna kalla in timsanställd personal via SMS funktion och att detta är kopplat till Heroma. Den delen har utarbetats under 2014 och kommer att tas i bruk i början av Framtid Osäkerhet finns beträffande avdelningens utformning i framtiden med en eventuell ny organisation och ny arbetsgivare för de anställda på avdelningen. Det förslag som finns förnärvarande innebär att personalen kommer att sitta kvar i kommunen men ha en annan arbetsgivare och utför arbetsuppgifter åt övriga kommuner som kommer att ingå i gemensam HR Hälsingland. De samverkande kommunerna är Ovanåker, Bollnäs, Söderhamn och Nordanstig. Kommunstyrelsen

143 Bilaga Kommunstyrelsen Service- & informationsavd. Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef Ulrica Persson Antal anställda: 7,75 Under 2014 och de kommande åren kommer avdelningen att arbeta med att införa digitala arbetssätt i organisationen genom bland annat ett Dokument- och informationssystem. Resultatet för året visar på ett överskott med 622 tkr. Stor del av överskottet beror på budget för kapitaltjänst där kostnaden inte uppkommit under 2014, lägre kostnader för webbdrift, utbildningar och information samt intäkter för sålda bilar. Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Service o infoavd Konsumentvägledning Leasingbilar Totalt Överskott 622 Verksamhetsbeskrivning Service- och informationsavdelningens primära uppgifter är att ge intern och extern service till medborgare och anställda. För växel och reception innebär det att ansvara för att de personer som ringer till kommunens växel kopplas rätt och att besök hänvisas till rätt person. För tryckeri, post och kontorsmaterial innebär det att ge service i första hand till kommunens verksamheter med trycksaker och posthantering. För informationschef innebär det att vara ett stöd och ge råd inom informationsområdet till kommunens verksamheter. Webbutvecklaren ansvarar för det dagliga arbetet med webbplats och intranät och stöttar kommunens webbredaktörer. Kommunsekreterare ansvarar för att bistå politiker och handläggare med stöd kring ärendehantering och sammanträdeshandlingar. Ansvarig för kommunarkiven kan bistå förvaltningarnas gallringsansvariga med stöd och rådgivning. För konsumentvägledaren innebär det att ge konsumenter hjälp med enskilda tvister och ärenden. För förvaltningssekreteraren innebär det att ansvara för larm i kommunens verksamheter, kommunens bilpool, övergripande inköpsfrågor, post och e-post för kommunstyrelseförvaltningen. Viktiga händelser Avdelningen jobbar med projektet DOIT, Dokumentoch informationssystem, som kommer att involvera all administrativ personal och förändra vårt arbetssätt till att bli mer digitalt. Vi tog beslut att delta i projekt e-arkiv tillsammans med länets kommuner. Arbetet startar under kvartal Kommunövergripande Facebook startades 1 oktober och har blivit ett mycket bra komplement till andra kommunikationsvägar. Under slutet av 2014 har rekrytering av ny webbkommunikatör påbörjats då den nuvarande slutar sin tjänst. Resultat 2014 Avdelningen redovisar ett överskott på 622 tkr. 445 tkr kan hänföras till budget för kapitaltjänst där kostnaden inte har uppkommit under De stora posterna i övriga delen av överskottet beror på lägre kostnader för webbdrift, utbildningar och information samt intäkter för sålda bilar. Nyckeltal Besök i växel/reception 2009 Vecka 20: Vecka 20: 364 (stängde kl 13) Vecka 8: Vecka 8: Vecka 8: 340 Samtal via växelnumret Vecka 5: Vecka 20: Vecka 5: Vecka 20: (stängde kl. 13) 2011 Vecka 5: Kommunstyrelsen

144 Bilaga Vecka 20: Vecka 5: Vecka 20: Vecka 5: Vecka 22: Vecka 5: Vecka 21: Antal polisärenden i växel och reception 2009 Vecka 46: Vecka 23: Vecka 36: Vecka 36: Vecka 36: 9 Antal besök på webbplatsens startsida under två månader Antal besök på hela webbplatsen under två månader Antal ärenden till diariet Antal arkiverade volymer Analys av nyckeltal: Under de senaste åren ser vi en ökning av besökare på kommunens webbplats. Trots att växel och reception tog in fler kunder att serva (Polis, HelsingeVatten, Aefab, HelsingeNet) ser vi inga direkta förändringar i samtalsstatistiken. Vi bedömer då att fler använder webbplatsen för att finna information istället för att ringa till växeln. Vi har därför under dessa år lagt resurser på vår webbplats genom att anställa en webbutvecklare och att använda webben på ett mer strategiskt sätt. En ökning på över besök till webbplatsen totalt under de två mätmånaderna och en mindre ökning till startsidan ger en fingervisning om att merparten av besöken kommer direkt in till den sidan de söker via exempelvis Google eller annan sökfunktion utan att gå via startsidan. Måluppfyllelse Medborgare/kund Besökare på kommunens hemsida ska öka. Analys: Målet har uppnåtts. Vi ser en ökning under de två mätmånaderna på drygt besök. Miljö Kommunen ska aktivt arbeta för att använda miljökrav vid upphandling. Analys: Målet har uppnåtts vid de upphandlingar som avdelningen deltar i. Vi följer miljöstyrningsrådets rekommendationer. Kommunstyrelsen ska arbeta för ökad digitalisering av handlingar till sammanträden. Analys: Målet har uppnåtts då arbetet har påbörjats med att erbjuda kallelser via e-post. I och med införandet av ett Dokument- och informationssystem kommer vi kvartal att införa digitala handlingar för i första hand ksau. Målsättning är sedan att kommunstyrelsen får materialet enbart digitalt innan sommaren Andelen närproducerade och/eller miljömärkta material, insatsvaror och livsmedel ska öka jämfört med Analys: Målet har delvis uppnåtts. Målsättningen var att byta ut alla plastregister till papper, men pga att användarna ansåg att pappersregister inte höll kvalitet har vi åter köpt in plast. Förhoppningen är att de istället kan återanvändas. Vi har gått över till enbart miljömärkta pennor i presentarkivet. Miljöpåverkan från resande ska minska. Analys: Målet har delvis uppnåtts. Målet var att ersätta vart tredje möte mellan konsumentvägledarna i Hälsingland med telebildsmöten. Vi ser det svårt att uppnå det målet eftersom vi inte styr över de andra kommunernas viljor. Den dagliga postkörningen i verksamheterna har ersatts av elbil för att få ner användningen av det fossila bränslet. Tydlig information på hemsidan om återvinning och miljökonsekvenser. Analys: Målet har uppnåtts. Kompetensen finns utanför avdelningens och förvaltningens kompetensområde, men vi har förutom att ha relevant information på webbplatsen även lyft aktiviteter på vår webbplats och Facebook som BORAB anordnar. Under 2014 hade vi 10 nyheter på webben inom området återvinning och miljökonsekvenser. Ekonomi Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med Analys: Målet har uppnåtts så tillvida att service- och informationsavdelningen förutom att påverka sina egna inköp gör avtalen mer lättillgängliga på intranätet och Kommunstyrelsen

145 Bilaga gör det lättare att hitta kontaktuppgifter till Inköp Gävleborgs support. Avdelningen är även mer frekvent med nyheter om att handla enligt avtal. Verksamhet och utveckling Under 2014 ska någon av kommunens verksamheter inleda en samverkan med en eller flera kommuner eller KFSH i syfte att effektivisera eller förbättra verksamhetens kvalitet och kompetens. Analys: Målet har uppnåtts. Vi har undersökt möjligheterna till ett gemensamt projekt med länet och landstinget kring e-arkiv. Beslut är taget för att delta och arbetet påbörjas under Vi har undersökt möjligheter till samarbete med Hudiksvalls kommun kring växel/telefoni men valt att i dagsläget inte samverka. I projekt dokument- och informationshantering har kontakt tagits med Nordanstigs kommun för att belysa bekymmer, lösningar osv. Målsättning är att skapa större kunskap om systemet, hantering av leverantör, lösningar på bekymmer osv. Vi har undersökt möjligheterna till att samverka med Bollnäs och Ljusdal kring gemensam teknik för webbsändningar av exempelvis Kommunfullmäktige. Varje verksamhet ska genom omvärldsbevakning inom sitt område och studiebesök i andra kommuner hitta strategier och samverkansmöjligheter som kan leda till förbättrad kvalitet eller ökad effektivitet. Analys: Målet har uppnåtts. Vi har haft gemensamma utbildningar i Hälsinge webbgrupp. Vi säljer webbtjänster till Hälsingerådet. Tillsammans med kommunerna i Hälsingland och främst Bollnäs har vi köpt in webbsända konferenser via SKL. Möjligheter för samarbete kring webbsändningar med Bollnäs och Ljusdal. Varje verksamhet ska ha en plan som kontinuerligt utvärderas för att möta förändrade bemannings- och kompetensbehov. Analys: Målet har uppnåtts. I och med arbetet med Service- och informationsavdelningen 2020 diskuteras dessa frågor kontinuerligt. Framtid Papperslösa sammanträden, dokument- och informationssystem och e-tjänster är stora områden som avdelningen kommer att jobba med. Då avdelningen jobbar med intern och extern service/stöd påverkas avdelningen även av andra förvaltningars utveckling. Avdelningen jobbar med Service- och informationsavdelning 2020 för att planera hur avdelningen kommer att utvecklas under de kommande åren. Ny webbplats med teknik anpassad för mobilsurfning kommer att byggas under året. Nytt intranät med fler funktioner för samarbeten och kommunikation istället för information kommer också att byggas under året. Arbetet tappar dock fart då ny webbkommunikatör kommer att rekryteras och avdelningen kommer stå utan den kompetensen under en tid. Medarbetare 100 % av möjliga utvecklings- och lönesamtal ska genomföras årligen. Analys: Målet har uppnåtts. Avdelningen genomför LUS-samtal enligt tagen modell en gång per år. Politiska mål och verksamhetsmål samt personalpolicyn ska vara känd och följas av varje verksamhet. Analys: Målet har delvis uppnåtts. Inför kvartals-, halvårs- och helårsrapporter har målen stämts av på arbetsplatsträffar. Personalpolicyn har inte gåtts igenom men det har flaggats för att den finns på intranätet. Varje verksamhets personalgrupp ska vara delaktig vid framtagandet av denna handlingsplan/mål. Analys: Målet har uppnåtts. Handlingsplan och mål arbetas fram på arbetsplatsträffar där alla uppmuntras att vara delaktiga. Kommunstyrelsen

146 Bilaga Kommunstyrelsen Utvecklingsavdelningen Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Avdelningschef Tomas Larsson Antal anställda: 2,75 Trots få medarbetare så når vi långt. Detta sker med tydliga mål, evidensbaserade arbetssätt och ett strategiskt samarbete inom kommunen men även mot civilsamhället. Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Utvecklingsavd Totalt Överskott 203 Driftprojekt 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Prognos Folkhälsa ANDT 0 - Totalt Överskott 0 Verksamhetsbeskrivning Utvecklingsavdelningens uppdrag är att inom kommunen arbetat med frågor kring livskvalitet med perspektiv på trygghet, hälsa, inflytande och jämställdhet. Att inom varje område utveckla idéer som leder till projekt/åtgärder som vid positiva effekter kan implementeras i den reguljära verksamheten. Barn- och ungdomspolitiska frågor bör prioriteras. Viktiga händelser Att vi genomförde en ungdomsdialog som bygger på svaren i LUPP-enkäten. Där deltog representanter från elevråden, förvaltningschefer och ledande politiker. Sommarens aktiviteter som arrangerades av ungdomarna själva. Dessutom den årligen återkommande folkhälsoveckan. Vi var också ansvariga för medborgardialogen, Celsiusbadets framtid. Måluppfyllelse I själva folkhälsoplanen för perioden har vi tre övergripande mål. Färre ungdomar som missbrukar alkohol, narkotika, tobak och doping. I dagsläget så har vi i länet ingen koll på dopingen, narkotikan ligger tyvärr på samma nivå som 2012 inom övriga områden minskar vi. Mål två var att skapa ett fungerande samarbete inom alla kommunens instanser som jobbar med ungdomar för att ge dem goda uppväxtförhållanden. Detta fungera med UA som en motor. Skola, socialtjänst, kulturavdelningen och fritidsavdelningen jobbar idag på ett I våra gemensamma ks-arbeten så har vi stor det i att vi uppfyller målen som handlar om medborgardialoger och ungdomsinflytande. Medborgarinflytande har handlat om integration, Celsiushallen och trafikproblemen (polisen behjälplig). Mål ungdomsinflytande. Under hela året via elevråden, en större dialogdag på Gästis i Alfta, samt anordnande av en elevrådsutbildning för 25 stycken. Nyckeltal Ett nyckeltal som vi ser med säkerhet vet är att ungdomarna i Ovanåker har en klart större tilltro till inflytande än i övriga länet. De står kvar på de siffror som vi låg på runt % idag ligger vi på 25% Framtid 2015 kommer att innebära ett större fokus på ANDT frågor. Effekt, tobaksfri-duo. Föreläsningar och utbildningar för både föräldrar, lärare och elever. På planeringsstadiet finns en satsning på gemensamma mötesplatser för olika ungdomskategorier, allt för att skapa nya nätverk. Därigenom också en bättre känsla av inflytande. Resultat 2014 Vi gjorde ett överskott med mer än 200 tkr. Analys. En längre sjukskrivning och ett bra samarbete intern och externt gjorde att vi kunde sänka våra kostnader. Kommunstyrelsen

147 Bilaga Kommunstyrelsen Övrigt Ordförande: Yoomi Renström Förvaltningschef: Christer Engström Antal anställda: 1,0 Sammanfattning Ett ekonomiskt underskott som omfattar ett ännu inte realiserat sparbeting i samma storleksordning leder till att den normala verksamheten hållit de ekonomiska ramarna. Kommunstyrelse Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Kommunstyrelse Stöd t politiska partier Hälsingerådet Överförmyndare Hemsändningsbidrag Totalt Underskott -299 Kommunchef Driftredovisning 2014 (tkr) Verksamhet Kostnad Intäkt Resultat Budget Kommunchef Totalt Underskott -124 Verksamhetsbeskrivning Kommunstyrelse Under denna samlingsrubrik återfinns den politiska ledningen för kommunen i form av kommunstyrelsen, styrelsens presidium samt oppositionsföreträdare. Ett antal områden som inte är utlagda inom förvaltningens avdelningsstruktur återfinns också här. Dessa kan i viss omfattning variera över tid. För närvarande utgör överförmyndarverksamheten det mest betydande. Att särskilt notera är att överförmyndarverksamheten drivs i samverkan i form av avtal tillsammans med Bollnäs och Ljusdals kommuner. Huvudman för verksamheten är Bollnäs kommun. Kommunchef Under verksamhetsområdet ligger för närvarande endast mindre områden som t ex friskvårdsmedel och vissa arbetsmiljöåtgärder för förvaltningen. Personalklubben Personalklubben är till för kommunens anställda. Arbetet går ut på att erbjuda ett så varierat utbud som möjligt. Detta gör vi genom att subventionera olika motionsformer och erbjuda aktiviteter som bidrar till en ökad gemenskap, trivsel och förhoppningsvis hälsosammare livsstil hos de anställda. Varje år delas priser ut till de anställda som tränat kontinuerligt under året. Personalklubben bidrar till kommunens friskvård. Finansiering av detta sker via respektive förvaltning. Viktiga händelser Den nuvarande Region Gävleborgs verksamheter övergår från årsskiftet 14/15 i huvudsak till den nya Regionkommunen, dvs. Gävleborgs läns landsting.. Ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem har upphandlats och delar av systemet tas i bruk vecka 6, Systemet ska bland annat skapa bättre förutsättningar för ärendehantering. Genomförandet kommer att involvera all administrativ personal och förändra våra arbetssätt. Kommunen har beslutat att delta i ett projekt för framtidens arkiv. Projektet pågår under flera år och ska leda till att långtidsarkivering kan ske digitalt. Projektet går att se som en förlängning av införandet av dokument- och ärendehanteringssystemet. Samtliga länets kommuner deltar i projektet. Resultat 2014 Det ekonomiska resultatet är negativt men ska ses ur perspektivet att det belastas med att en besparingsåtgärd av särskilda själ ännu inte effektuerats och att vissa åtgärder genomförts med beaktande att styrelsens totala omslutning resulterat i ett positivt resultat, ex. deltagande i ett matsvinnprojekt Kommunstyrelsen

148 Bilaga tillsammans med Bollnäs kommun. Kommunstyrelsen hade dessutom 4 extra sammanträden under året.. Måluppfyllelse Se sammanställning och styrkort för hela förvaltningen. Nyckeltal Framtid Projektstart för e-arkiv har senarelagts till feb 2015 varför projektet förväntas pågå till 2020 innan det övergår i ett driftläge. Överförmyndarverksamheten har från och med den nya mandatperioden övergått till en gemensam Överförmyndarnämnd med Bollnäs kommun som värdkommun. Det är i dagsläget Ovanåker och Bollnäs kommuner som deltar i den gemensamma nämnden. Kommunstyrelsen

149 Måluppfyllelse Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har beslutat om ett antal mål inom fem perspektiv. Trafikljusen symboliserar styrelsens sammanvägda måluppfyllelse. Medborgare/Kund Miljö Ekonomi Verksamhet & Medarbetare Utveckling Medborgare/Kund Effektmål Besökare på kommunens hemsida skall öka. Revidera tillgänglighetsplanen 2013 samt inleda kontakter med affärsidkarna för att informera om och ge stöd i det gemensamma arbetet att göra kommunen så tillgänglig som möjligt. Kommunen skall genomföra möten med föreningarna för att diskutera eventuella gemensamma behov och samordningsmöjligheter. Kommunen skall genomföra någon form av medborgardialog 2 ggr/år samt ungdomsdialog 1 ggr/ år. Kommunens folkhälsoarbete ska under 2014 ha fokus på demokrati och människors delaktighet Kommunen skall ge allmänhet en möjlighet att regelbundet träffa och samtala med politiker. Kommunen ska medverka vid och ansvara för regelbundna frukostmöten med företagarna. Kommunen ska förbättra informationskanalerna till företagarna genom informationsblad och utarbetande av rutiner för arbetet med websidan Kulturavdelningen bör genom dialog Analys Kommunövergripande Facebooksida med länkningar till hemsidan introduceras under hösten. I alla annonser/marknadsföring ska vi hänvisa/länka till webben. Vi kommer att lägga ut nyheter som berör ungdomar, även inom ANDT området. Generellt beror attraktionskraften till stor del på det innehåll respektive förvaltning svarar för. Tillgänglighetsplanen finns antagen och kontaktytan mot affärsidkarna finns via deltagande i köpmannaföreningens träffar. Den ambition som fanns att n ta med oss frågan till höstens möten genomfördes ej. Sker inom olika områden men inte som generell ansats. Dvs. möten arrangeras vid behov. Ungdomsdialogen har genomförts under våren. Biträde har getts till den politiska ledningen vid olika "mindre" dialoger. Inflytande över viktiga skolfrågor ur ett elevperspektiv har arbetats med hela året. Siffror i Lupp-enkäten visar att våra unga upplever en större tilltro till inflytande än övriga länet. I det lilla samhället är politikerna kända och därmed lätta att ta kontakt med. Inbjudning till allmänhet och riktade grupper sker i specifika frågor. Genomförs generellt sista onsdagen i varje månad exkl. sommarperioden via näringslivskontorets försorg.. Påbörjat vad gäller websida. Kulturchefen deltar regelbundet vid olika former av frukostmöten i syfte att Kommunstyrelsen

150 med näringslivet utveckla kulturen och öka antalet kulturevenemang där företagen är involverade. utveckla dialogen. Dock ingen ökning av kulturevenemang där näringslivet är involverade. Miljö Effektmål Kommunen ska aktivt arbeta för att använda miljökrav vid upphandling. Kommunstyrelsen ska arbeta för ökad digitalisering av handlingar till sammanträdena. Den totala energianvändningen för verksamheten och mängden mat som slängs ska minska jämfört med Andelen närproducerade och/eller miljömärkta material, insatsvaror och livsmedel ska öka jämfört med Miljöpåverkan från resande ska minska. Analys Arbetet sker gemensamt med samtliga Hälsingekommuner, delar av Gästrikland och Inköp Gävleborg. Möjlighet ges för lokala entreprenörer att delta vid livsmedelsupphandlingar. Vi följer Miljöstyrningsrådets rekommendationer för miljökrav. Genom vårt arbete med dokument- och informationssystemet kommer detta att bli möjligt under Redan under 2014 erbjöds det att skicka handlingar via e-post. Jobbar aktivt för att skapa en utgångspunkt för svinnmätning samt öka användandet av vegetariska livsmedel och grönsaker. Ett gemensamt projekt tillsammans med BORAB och Bollnäs kommun har under hösten/vintern genomförts i syfte att komma fram till åtgärder för att minska matsvinnet. Slutrapport kommer senvintern -15. Vi köper in miljöpennor till presentarkivet men fick backa vid bytet av plastregister till pappersregister pga. kvaliteten. Lagar mer mat från grunden, analyserar matsedlar för att ursprungsbenämna varor och inför programmet Visma- Proceedo för spårbarhet, kontroll och transperens. Målet att ersätta konsumentvägledarna i Hälsinglands möten med telebildsmöten har inte genomförts då vi inte styr över de andra kommunernas viljor. Den dieseldrivna postbilen har ersatts av en elbil (Samhällsbyggnadsförvaltningens budget men kommunstyrelseförvaltningens arbetsområde). Samåkning och kollektiva transportmedel används i den mån det är möjligt. Jobbar för att allmänna kommunikationsmedel och cykel ska bli ett självklart alternativ för kostavdelningen centralt. Digitala möten används i större utsträckning än tidigare. Vissa verksamheter har svårare för att använda kollektiva transportmedel. Arbetar mer och mer med web-konferenser dels vid möten mellan kommunerna men även när det gäller centrala utbildningar via SKL. Utvecklingsavdelningen har använt sig av digitala möten. Tydlig information på hemsidan om återvinning och miljökonsekvenser Kommunen ska öka kunskapen om alternativa energiformer främst i syfte att påverka kommunens egen energiförbrukning samt kostnader. Förutsättningar för lokala leverantörer att delta i kommunens upphandlingar ska förbättras. Lyfta aktiviteter på webben som BORAB och energirådgivaren anordnar Inte inlett. Målet förefaller inte riktat till Kommunstyrelsens verksamheter. Se ovan. Ekonomi Effektmål Tydligare kontrollsystem och styrning så att verksamhetsförändringar inte får en Analys Den ambition som fanns att arbeta med frågan under andra halvåret genomfördes ej. Kommunstyrelsen

151 oönskad negativ påföljd för andra nämnder och verksamheter. Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med Lyfta fram avtalen på intranätet. Enklare att hitta kontaktuppgifter till Inköp Gävleborgs support. Information om kommande upphandlingar på intranätet. Svårigheter att jämföra med Inköpssystemet förstärker köptroheten. Information på hemsidan om den kommunala ekonomin samt en tydlig ekonomisk redovisning om verksamheterna. Ambitionsnivå utgörs av att hemsidan uppdateras kontinuerligt. Lättillgänglig ekonomisk information är ännu inte framtagen. Årsredovisningen läggs ut på hemsidan vilken beskriver kommunens verksamhet och ekonomi. Verksamhet & Utveckling Effektmål Under 2014 skall någon av kommunens verksamheter inleda en samverkan med en eller flera kommuner eller KFSH i syfte att effektivisera eller förbättra verksamhetens kvalitet och kompetens. Analys Processen mot en gemensam personalfunktion inom Hälsingland fortgår. Andra intressanta samverkanområden utgörs av gemensam trainee, marknadsföring av kommunala yrken, framtida ledare, mm. Vi har undersökt möjligheterna till ett gemensamt projekt med länet och landstinget kring e-arkiv. Beslut är taget för att delta och arbetet påbörjas under Vi har undersökt möjligheter till samarbete med Hudiksvalls kommun kring växel/telefoni men valt att i dagsläget inte samverka. I projekt dokument- och informationshantering har kontakt tagits med Nordanstigs kommun för att belysa bekymmer, lösningar osv. Målsättning är att skapa större kunskap om systemet, hantering av leverantör, lösningar på bekymmer osv. Vi har även undersökt möjligheterna till att samverka med Bollnäs och Ljusdal kring gemensam teknik för webbsändningar av exempelvis Kommunfullmäktige. Varje verksamhet skall genom omvärldsbevakning inom sitt område och studiebesök i andra kommuner hitta strategier och samverkansmöjligheter som kan leda till förbättrad kvalitet eller ökad effektivitet. Ett samarbete med Bollnäs kommun är initierat inom kostverksamheten. Följs huvudsakligen via olika nätverk och information från bl. a SKL. Vi prioriterar studiebesök framför utbildningar där det är möjligt. Vi omvärlds-bevakar inom våra respektive områden. Vi har haft gemensamma utbildningar i Hälsinge webbgrupp. Vi säljer webbtjänster till Hälsingerådet. Tillsammans med kommunerna i Hälsingland och främst Bollnäs har vi köpt in webbsända konferenser via SKL. Samverkan inköpssystem studiebesök skall göras. Gemensam HR, samverkan inom löneadm. och andra delar inom Hr sker kontinuerligt. Utvecklingsavdelningen har genom omvärldsbevakning/studiebesök korrigerat viss verksamhet. Verksamheternas syfte och mål revideras en gång om året. Medarbetare Effektmål Andelen heltidsfriska skall öka jämfört med Årlig redovisning och analys av sjukoch arbetsmiljöstatistik. Sker via budget och verksamhetsplan och i sin vidare förlängning de handlingsplaner som upprättas inom avdelningarna på förvaltningen. Analys Andelen heltidsfriska är svår att bedöma under löpande år varför vi har en positiv utgångspunkt. Målet är lite oberäkneligt då förekomsten av infektioner snabbt påverkar resultatet. Sker löpande vid samverkansgrupper och avdelningschefsmöten. Kommunstyrelsen

152 100 % av möjliga utvecklings- och lönesamtal ska genomföras årligen. Modeller för att uppmuntra och ta tillvara medarbetares synpunkter och goda idéer ska utarbetas. Politiska mål och verksamhets mål samt personalpolicyn ska vara känd och följas av varje verksamhet. Varje verksamhets personalgrupp ska vara delaktig vid framtagandet av handlingsplan Varje verksamhet ska ha en plan som kontinuerligt utvärderas för att möta förändrade bemannings- och kompetensbehov. Anm. för första gången har även kommunals medlemmar erhållit lönesamtal. Noteras bör att det tidigare förhållandet inte har varit arbetsgivarens vilja. Finns ett befintligt system i samverkansorganisationen och det lokal kollektivavtalet FAS 10. Förslag på dagordning där detta tas upp utarbetas och påminns om vid de kontinuerliga BAM utbildningarna. Där rekommenderas att uppföljning ska ske i samverkansgrupperna på förvaltningsnivå och centralsamverkansgrupp minst 1gång per år. Vi jämför våra aktiviteter mot målen. Detta ska göras vid arbetsplatsträffar inför kvartals-, halvårs- och helårsrapporter. Personalpolicyn ska tas upp en gång under året. de politiska målen har kommunicerats aktivt med LUS (Löne- och utvecklingssamtal) som utgångspunkt. Handlingsplaner tas fram vid arbetsplatsträffar. Allt är inte slutfört.. Regelbundet under året ställa oss frågorna: vilka kompetenser krävs för våra arbeten imorgon och hur tar vi oss dit? Arbete med t ex "Service- och informationsavdelning 2020" kommer att föra oss dit. Kommunstyrelsen

153 Styrkort - Kommunstyrelsen 2014 ( ) Inriktningsmål i olika perspektiv Medborgare/Kund Ovanåkers kommun ska arbeta för en god folkhälsa och ge medborgarna stora möjligheter att vara delaktiga i kommunens utveckling samt få dem att känna ett gemensamt ansvarstagande för hela kommunen. Framgångsfaktorer Främja den sociala och fysiska tillgängligheten med gemensamma mötesformer/platser och en bra kommunikation i olika former. En politik som är delaktig och öppen. Effektmål Besökare på kommunens hemsida skall öka Revidera tillgänglighetsplanen 2013 samt inleda kontakter med affärsidkarna för att informera om och ge stöd i det gemensamma arbetet att göra kommunen så tillgänglig som möjligt. Kommunen skall genomföra möten med föreningarna för att diskutera eventuella gemensamma behov och samordningsmöjligheter. Kommunen skall genomföra någon form av medborgardialog 2 ggr/år samt ungdomsdialog 1 ggr/ år. Kommunens folkhälsoarbete ska under 2014 ha fokus på demokrati och människors delaktighet. Kommunen skall ge allmänheten möjlighet att regelbundet träffa och samtala med politiker. Arbeta för ett varierat och hållbart näringsliv och aktivt verka för ett gott samarbete mellan kommunen och näringslivet. Kommunen skall medverka vid och ansvara för regelbundna frukostmöten med företagarna. Kommunen ska förbättra informationskanalerna till företagarna genom informationsblad och utarbetade rutiner för arbetet med websidan. Kulturavdelningen bör genom dialog med näringslivet utveckla kulturen och öka antalet kulturevenemang där företagen är involverade. Miljö Kommunen ska arbeta för en hållbar utveckling för framtida generationer. Kommunens totala energianvändning och klimatpåverkan ska minska. Kommunen ska aktivt arbeta för att använda miljökrav vid upphandling. Kommunstyrelsen ska arbeta för ökad digitalisering av handlingar till sammanträdena. Den totala energianvändningen för verksamheten och mängden mat som slängs ska minska jämfört med Andelen närproducerade och/eller miljömärkta material, insatsvaror och livsmedel ska öka jämfört med Miljöpåverkan från resande ska minska.

154 Inriktningsmål i olika perspektiv Framgångsfaktorer Information och kunskap om miljökonsekvenser. Effektmål Tydlig information på hemsidan om återvinning och miljökonsekvenser. Kommunen ska öka kunskapen om alternativa energiformer främst i syfte att påverka kommunens egen energiförbrukning samt kostnader. Stärka den lokala kretsloppstanken både vad gäller varor och tjänster som resursåtervinning och återbruk. Förutsättningarna för lokala leverantörer att delta i kommunens upphandlingar ska förbättras. Ekonomi Ovanåkers kommun ska ha en ekonomi som är uthållig och i balans. Långsiktighet och strategisk framförhållning i planeringen. Medborgarna ska få kunskap om och ha tillgång till god information om kommunens ekonomiska förutsättningar. Tydligare kontrollsystem och styrning så att verksamhetsförändringar inte får en oönskad negativ påföljd för andra nämnder och verksamheter. Förbättrad köptrohet till kommunens ramavtal jämfört med Information på hemsidan om den kommunala ekonomin samt en tydlig ekonomisk redovisning om verksamheterna. Verksamhet och utveckling Kommunens verksamheter ska vara flexibla och förnya sig efter samhällets utveckling och individens behov. Konkurrenskraftiga och ändamålsenliga verksamheter av god kvalitet. Kunskaper genom omvärldsbevakning. Fokus på verksamheternas mål och syfte. Under 2014 skall någon av kommunens verksamheter inleda en samverkan med en eller flera kommuner eller KFSH i syfte att effektivisera eller förbättra verksamhetens kvalitet och kompetens. Varje verksamhet skall genom omvärldsbevakning inom sitt område och studiebesök i andra kommuner hitta strategier och samverkansmöjligheter som kan leda till förbättrad kvalitet eller ökad effektivitet. Verksamheternas syfte och mål och revideras en gång om året. Medarbetare Kommunens medarbetare ska känna delaktighet och engagemang samt ges möjlighet att medverka i verksamheternas kvalitetsoch utvecklingsarbete. God arbetsmiljö Andelen heltidsfriska skall öka jämfört med Årlig redovisning och analys av sjuk- och arbetsmiljöstatistik. 100% av möjliga utvecklings- och lönesamtal ska genomföras årligen.

155 Inriktningsmål i olika perspektiv Framgångsfaktorer Effektmål Modeller för att uppmuntra och ta tillvara medarbetares synpunkter och goda idéer ska utarbetas. Tydliga politiska mål och verksamhetsmål Politiska mål och verksamhets mål samt personalpolicyn ska vara känd och följas av varje verksamhet. Varje verksamhets personalgrupp ska vara delaktig vid framtagandet av handlingsplan Långsiktig och strategisk personalplanering. Varje verksamhet ska ha en plan som kontinuerligt utvärderas för att möta förändrade bemannings- och kompetensbehov. Målet ej uppfyllt Målet delvis uppfyllt Målet uppfyllt

156 TJÄNSTESKRIVELSE (2) Kommunstyrelsen Johan Brodin, ekonom Tfn 7076 Ks Dnr Pågående investeringar för tilläggsbudgeteringar 2015 Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige tilläggsbudgeterar tkr för pågående investeringar Tilläggsbudgeteringen specificeras nedan. Specifikation Pågående investeringar (tilläggsbudgetering TB totalt tkr) Celsiusskolan: Upprustning aulan, inv.nr (TB 11 tkr) Gyllengården: Carport, inv.nr (TB 187 tkr) Kommunhuset: Ventilation med kylaggregat, inv.nr (TB 342 tkr) Nordanäng förskola: staket, inv.nr (TB -67 tkr) Förskola Bäck: fyra avdelningar, inv.nr (TB tkr) Edsbyns museum-omlokalisering projektering, inv.nr (TB 100tkr) Fritidsgård Alfta, inv.nr (TB 605 tkr) Celsiusskolan: Byte ventilation hus C, inv.nr (TB 55 tkr) Alfta sim och sporthall: Återinvestering, inv.nr (TB tkr) Celsius sim och sporthall: Friskvårdsutr., inv.nr (TB 97 tkr) Forsparken ishallen: Belysning, inv.nr (TB 486 tkr) Forsparken: Attraktionshöjande åtgärder, inv.nr (TB 143 tkr) Gårdtjärnsberget: Medbringare liften, inv.nr (TB 13 tkr) Gårdtjärnsberget: Lillbogården utveckling, inv.nr (TB 211 tkr) Folkets hem: Larm, inv.nr (TB 45 tkr) Markförsörjning, inv.nr (TB 199 tkr) LBC området mark, inv.nr Alfta (TB 319 tkr) Mark Norra torget Edsbyn, inv.nr (TB 47 tkr) Scen Öjeparken, inv.nr (TB -318 tkr) Hänvisningssystem växeln, inv.nr (TB 300 tkr) Diariessystem/Ärendehanteringsys., inv.nr (TB 1340 tkr) Fastighetslarm (kommunförråd), inv.nr (TB 75 tkr) Trygghetslarm, inv.nr (TB 80 tkr) RFID automater och larmbågar, inv.nr (TB 250 tkr) Lånedisk och tidsskrifthyllor, inv.nr (TB 19 tkr)

157 TJÄNSTESKRIVELSE (2) Kommunstyrelsen Johan Brodin, ekonom Tfn 7076 Datasystem MBN, inv.nr (TB 150 tkr) Sunnangården: Tilläggsutrustning kall mat, inv.nr (TB 346 tkr) Sammanfattning av ärendet Vid årsbokslut görs en genomgång av samtliga investeringar. Investeringarna bedöms som avslutade eller pågående. I detta ärende redogörs för de pågående investeringarna. Fråga om vilka investeringar som är pågående har skickats ut till samtliga berörda förvaltningschefer. Svaren har sammanställts av ekonomiavdelningen. Av sammanställningen framgår att totalt 27 investeringar bedöms som pågående och kommer att slutföras 2015 eller senare. Totalt belopp att tilläggsbudgetera är tkr. Beslutsunderlag Investeringsredovisning 2014 Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige, Ekonomiavdelningen

158 Investeringsredovisning 2014 (tkr) Budget * Nettoinvestering Budget 2014** Nettoinvestering 2014 Avvikelse AVSLUTADE INVESTERINGAR Fastigheter Offentliga lokaler 4331 Alftaskolan: Upprustning av hemkunskapssalen Lillboskolan: Trafikmiljö Celsiusskolan: Fritidshemskök Celsiusskolan: Staket F Gyllengården: Entré, belysning, duschrum m.m Gyllengården: Kontorslokaler hemsjukvård, resursen m.m Gyllengården: Dagverksamhet Edsbyn bibliotek: Förändrad användning av museielokaler Nordanäng förskola: Larm Nordanäng förskola: Parkeringsplatser Hissanpassningar Öjestugan: Akustikåtgärder Öjestugan: Byte ventilation Fritidsanläggningar Ridanläggning: Dränering hästhage Ridanläggning: Brandlarm Forsparken: Omklädningsrum inkl.ventilation Forsparken: Larm ishallen Ön: Större åtgärder lilla kompressorn Ön: Belysning bandyhallen Summa fastigheter Infrastruktur Gator-broar 6352 Reinvestering gator Trafiklösning Norra torget Cykelvägar Mark Industrimark Edsbyn sydöstra industriområde Summa infrastruktur IT IT-administration 1324 Datorer IT Våningskopiatorer IT i skolan 1631 En-till-en satsning gymnasiet tekn.prog En-till-en satsning till gymnasie-ettor Inköp av datorvagnar med en hel klassuppsättning bärbara Personaldatorer BOS Personaldatorer GUN Specialundervisning för elever i behov av särskilt stöd Trådlösa nätverk Utbyte gamla skrivare En-till-en satsning till alla sexor Summa IT Övrigt 3377 Fastighetslarm (fölet) Konst Julbelysning Alfta Server för ekonomiavdelningen Summa Övrigt SUMMA AVSLUTADE INVESTERINGAR * inkluderar samtliga ej avslutade investeringar. ** årets budget plus kvarvarande budgetmedel från tidigare år.

159 Investeringsredovisning 2014 (tkr) PÅGÅENDE INVESTERINGAR Fastigheter Offentliga lokaler Budget * Nettoinvestering Budget 2014** Nettoinvestering 2014 Avvikelse 4108 Celsiusskolan: Upprustning aulan Gyllengården: Carport Kommunhuset: Ventilation med kylaggregat Nordanäng förskola: Staket Förskola Bäck fyra avdelningar Edsbyns museum - omlokalisering, projektering Fritidsgård Alfta Celsiusskolan: Byte ventilation hus C Fritidsanläggningar 4327 Alfta sim- o sporthall: Återinvestering Celsius sim- o sporthall: Nyinvestering i form av friskvårdutrustningar Forsparken: Ishallen:belysning Forsparken: Attraktionshöjande åtgärder Gårdtjärnsberget: Medbringare liften Gårdtjärnsberget: Lillbogården utveckling Övriga lokaler 3376 Folkets hem: Larm Summa fastigheter Infrastruktur Mark 7102 Markförsörjning LBC området mark Mark Norra torget Edsbyn Övrig infrastruktur 3361 Scen Öjeparken Summa infrastruktur IT IT-administration 2313 Hänvisningssystem växeln Summa IT Övrigt 2129 Diariesystem/ärendehant Fastighetslarm (kommunförråd) Trygghetslarm RFID automater och larmbågar Lånedisk och tidskrifthyllor Datasystem MBN Sunnangården: Tilläggsutrustning kall mat Summa Övrigt SUMMA PÅGÅENDE INVESTERINGAR AVSLUTADE INVESTERINGAR VA Vatten och avlopp Vattenverk 3511 Utökadflödesmätn.nätet Överbyggnad SP ppst Svabensverk vv/hydrogeolo Avloppspumpstationer Radiokommunikation Strosvedens vv/anslutn Ra Byte av skrapspel vid Edsbyns reningsverk Utbyte och uppdatering styrsystem Alfta reningsverk Alfta Reningsverk Upprustning bef. VA anläggningar Vattenledningar 7504 Reinvest.V-led.Viksjöfors Huvudvattenledning Edsbyn-Ämnebo Sanering Alfta Centrala Edsbyn * inkluderar samtliga ej avslutade investeringar. ** årets budget plus kvarvarande budgetmedel från tidigare år.

160 Investeringsredovisning 2014 (tkr) Budget Nettoinvestering Budget Nettoinvestering 2014* ** 2014 Avvikelse 7525 Ombyggnation problemområden SUMMA AVSLUTADE INVESTERINGAR VA PÅGÅENDE INVESTERINGAR VA Vatten och avlopp Vattenverk 5504 Reningsverk Långhed VV byggnad Svabensverk Vattenledningar 7526 Överföringsledning Viksjöfors-Alfta SUMMA PÅGÅENDE INVESTERINGAR VA SUMMA INVESTERINGAR TOTALT * inkluderar samtliga ej avslutade investeringar. ** årets budget plus kvarvarande budgetmedel från tidigare år.

161 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelsen Johan Brodin, ekonom Tfn 7076 Ks Dnr Pågående investeringar VA för tilläggsbudgeteringar 2015 Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige tilläggsbudgeterar tkr för pågående investeringar VA Tilläggsbudgeteringen specificeras nedan. Specifikation Pågående investeringar VA (tilläggsbudgetering TB totalt tkr) Reningsverk Långhed, inv.nr (TB 979 tkr) VV byggnad Svabensverk, inv.nr (TB 1084 tkr) Överföringsledning Viksjöfors Alfta, inv.nr (TB 156 tkr) Sammanfattning av ärendet Vid årsbokslut görs en genomgång av samtliga investeringar. Investeringarna bedöms som avslutade eller pågående. I detta ärende redogörs för de pågående investeringarna inom kommuns vatten och avloppsverksamhet. Fråga om vilka investeringar som är pågående har besvarats av ekonom på Helsingevatten AB. Svaret har sammanställts av ekonomiavdelningen. Av sammanställningen framgår att totalt 3 investeringar bedöms som pågående och kommer att slutföras 2015 eller senare. Totalt belopp att tilläggsbudgetera är tkr. Beslutsunderlag Investeringsredovisning 2014 Skickas till För handläggning: Kommunfullmäktige, Ekonomiavdelningen

162 TJÄNSTESKRIVELSE (1) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Inbjudan till nätverk för förtroendevalda som vill utveckla medborgardialogen Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att som representanter för Ovanåkers kommun anmäla Yoomi Renström (s) och Jennie Forsblom (kd) till nätverk för förtroendevalda som vill utveckla medborgardialogen. Ärendet Inbjudan har kommit från Sveriges Kommuner och Landsting till nätverk enligt rubrik. Fullständig inbjudan återfinns som bilaga. Ovanåkers kommun använder medborgardialog som ett verktyg för att bl. a stärka demokratin. Nätverket utgör ett kunskapsnätverk där man som förtroendevald får ta del av forskning, exempel och erfarenheter från andra. Till nätverket har kommunen möjlighet att utse två representanter. Parallellt med detta nätverk har inbjudan skett till ett nätverk för tjänstemän. Till det nätverket avser vi anmäla Tomas Larsson, utvecklingschef. Former för hur kunskapen som byggs upp hos våra deltagara ska återföras till organisationen kan diskuteras nu eller senare. Kostnader som uppkommer för nätverket är nätverksavgiften med 1200 kr/person, resor, övernattningar samt ersättning enligt arvodesreglemente. Anmälan sker efter beslutet av kommunsekreterare. Beslutsunderlag Inbjudan till nätverk för förtroendevalda som vill utveckla medborgardialogen. Beslutet ska skickas till

163

164

165

166

167 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ks Dnr Avsiktsförklaring till delägarskap i aktiebolag för att främja och påskynda utbyggnaden av dubbelspår på Ostkustbaan Kommunstyrelseförvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Ärendet Från Region Gävleborg har inkommit med en förfrågan till de kommuner som önskar ingå delägarskap att innan den 28 februari 2015 ha antagit avsiktsförklaringen, se bilaga. Delägarskap innebär aktiv medverkan, engagemang och ansvar i utformning av bolagets syfte och ändamål, strategisk inriktning, verksamhet och uppföljning. Med delägarskapet följer kostnader i form av aktiekapital och aktieägartillskott (för den årliga driften). En fråga är på vilken nivå vi har möjlighet att följa och aktivt medverka i detta projekt i förhållande till andra projekt, t ex Atlantbaneprojektet. Ambitionsnivån bör anges politiskt. Därför lämnas beslutsförslaget öppet. Ställningstagande innebär att Avsiktsförklaring ingås alternativt beslutas att inte ingås. Om Avsiktsförklaringen ingås ska ärendet till Kommunfullmäktige för slutligt avgörande och finansiering. När verksamheten är i full drift bedöms ägartillskottet vara ca 3 mnkr per år. Om alla kommunerna går med så innebär det att 25 % av denna årliga summa faller på kommunerna i Gävleborg, dvs. ca 750 tkr. För Ovanåkers kommun skulle det innebära ca tkr årligen. Det årliga beloppet blir större ju färre kommuner som ingår delägarskap. Förslaget till aktiekapital uppgår till 1 mnkr och innebär beräknat på samma sätt som ovan en engångsinsats på tkr och belopp blir även här större om färre kommuner deltar. Beslutsunderlag Förfrågan från Region Gävleborg, daterad Avsiktsförklaring att bilda bolag Ostkustbanan AB (OKB AB) Kommunstyrelsens beslut 84,

168 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Beslutet ska skickas till Region Gävleborg (Gävleborgs läns landsting)

169 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Avsiktsförklaring att bilda bolag Ostkustbanan AB (OKB AB) Nedanstående parter (Parterna) har för avsikt att tillsammans bilda ett bolag Ostkustbanan AB (OKB AB), (nedan kallad Banan). På grund härav har denna dag Parterna kommit överens om följande: Bolagets ändamål, syfte och verksamhet Bolagets syfte och ändamål är att få till stånd och påskynda järnvägsutbyggnad på sträckan Gävle Härnösand, med dubbelspårsstandard åtminstone på delsträckan Gävle Sundsvall. Bolagets huvuduppgift är att bedriva informations-, samverkans-, analys- och påverkansarbete som behövs för att åstadkomma Banans förverkligande. Bolagets arbetsuppgifter är sådana uppdrag som annars ägarna (d.v.s. region/landsting och kommuner) skulle utföra, men som bedöms kunna utföras bättre tillsammans. Ett samordnat arbete behöver således bedrivas dels mellan parterna internt, dels tillsammans med och gentemot staten och andra aktörer. Behoven Dagens järnvägsstandard mellan Västernorrland och Gävleborg uppfyller inte de krav som ställs på en modern och konkurrenskraftig järnväg. Såväl kapacitets- som restidsförbättringar måste till. En samverkan mellan och utvidgning av arbetsmarknaderna i Västernorrland, Gävleborg och Uppsala/Stockholmsområdet är en förutsättning för tillväxt och utveckling av regionen. Starkt förbättrade kommunikationer är dock en förutsättning. Kraven på utökad bankapacitet behövs för att säkra de stora godsflöden från industrin som bl.a. genereras från såväl norra Sverige som inom stråket och som ska färdas ner över landet för att bl. a. skeppas ut via Göteborgs hamn alternativt fraktas via järnväg mot Örebro Hallsberg Malmö- Köpenhamn och vidare mot kontinenten. Den enkelspåriga järnvägen utgör ett stort problem för kommunerna, regionerna, Sverige och internationellt. Med dubbelspår skulle restiden för personresor sänkas från nuvarande 3 timmar och 40 minuter mellan Sundsvall och Stockholm till 2 timmar. Restiden mellan Gävle och Stockholm skulle sänkas från nuvarande 1 timme och 25 minuter till 1 timme och restiden mellan Sundsvall och Gävle skulle sänkas från nuvarande 2 timmar till 1 timme. Regionförbundet i Gävleborg, Landstingen i de båda länen och Länsstyrelsen Västernorrland har tillsammans med kommunerna längs Ostkustbanan sedan 1980-talets mitt drivit flera gemensamma projekt för Ostkustbanans utveckling och trafikering. Vissa framgångar kan konstateras, bland annat kom banan att tidigt trafikeras av snabbtåg, som nu i några dagliga avgångar trafikerar sträckan upp till Umeå. Enkelspåriga flaskhalsar mellan Gävle och Uppsala byggs ut till dubbelspår. Godsflödena förbättras genom triangelspår och andra redundansåtgärder kopplade till andra banor och vi har fått ett beslut om en första utbyggnadsetapp söder om Sundsvall. Vårt arbete har gett resultat, men nu gäller det att inte stanna upp. Vi ser framför oss att det behövs fördjupade och långsiktiga insatser för att nå målet där Ostkustbanan utgör den tillväxtmotor som den har förutsättningar för. Förtydligande av Bolagets verksamhet De för Parterna och Bolagets gemensamma frågorna rörande utbyggnaden av banan och dess framtida trafikering samordnas via Bolaget. Bolaget har, att tillsammans eller i samråd med Parterna, föra dialog med staten och andra samt, efter bemyndigande, medverka i förhandlingar för att få till stånd avsedd infrastruktur. Bolaget ska biträda Parterna genom att ta fram underlag, förslag till avtal samt tillföra kunskap och analyser som har betydelse för att få till stånd järnvägsutbyggnaderna. Bolaget ska informera och bedriva påverkansarbete för att beslutsfattare inom EU, på nationell, regional och lokal nivå samt andra som på något sätt är berörda ska inse nödvändigheten av satsningarna på banutbyggnad och trafikering. Bolaget ska tillsammans med kommuner, myndigheter och andra, som ansvarar för banans fysiska utbyggnad, söka påverka att genomföra utbyggnadsprocessens olika delar med hög effektivitet i syfte att korta banans planerings- och produktionstid. Parterna är överens om att kommunernas planeringsverksamhet på ett aktivt sätt ska prioriteras att knyta an till Bolagets ändamål och verksamhet.

170 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn Ett regionalt helhetsperspektiv ska ligga till grund för inriktningen av arbetet. Informationsarbetet ska bedrivas med stor öppenhet och inbjuda till dialog och delaktighet med berörd allmänhet och andra intressenter. Behovet av helhetssyn gör att även andra internationella, nationella och lokala bansystem behöver beaktas. Ostkustbanan ingår som en del i Botniska korridoren och hela korridorens funktion ska särskilt uppmärksammas i Bolagets verksamhet. Parterna skall, förutom aktiekapital, tillskjuta årligt aktieägartillskott till bolaget. Resurstillskottet fastställs i den årliga budgeten. Det är viktigt att ägarna har samsyn om det belopp som ska tillskjutas. Samma procentuella fördelning av aktieägarnas insatser som för aktiefördelning gäller för tillskjutande av aktieägartillskott om inte annat särskilt överenskommes. Delar av verksamheten kan även komma att drivas och finansieras via EU, andra offentliga medel eller intäkter från olika uppdrag eller dylikt. Bolaget bildas och ägs av Västernorrlands läns landsting, Region Gävleborg samt de kommuner i de båda länen som så önskar. Interimistiskt ansvarar Landstinget Västernorrland/Region Gävleborg för 50 % var av ägandet. Detta tills det kan fastställas vilka kommuner i de båda länen som kommer att ingå delägarskap. Om alla kommuner deltar som ägare kommer kommunerna i Västernorrland samlat att äga 25 %, kommunerna i Gävleborg 25 %, Landstinget Västernorrland 25 % och Region Gävleborg 25 % av bolaget. I den mån någon enskild kommun inte deltar i bolaget som ägare kommer motsvarande ägarandel att ligga kvar inom landstinget respektive regionen. Fördelningsgrund för aktiekapital och aktieägartillskott är kommunens invånarantal i förhållande till respektive läns totala befolkningstal. Denna avsiktsförklaring skall godkännas av fullmäktige/motsvarande hos respektive Part och utgör grund för Parternas fortsatta samarbete och agerande i syfte att påskynda utbyggnaden av Ostkustbanan. Ort och Datum: / 201 Kommun/Landstinget Västernorrland/Region Gävleborg

171 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn

172 TJÄNSTESKRIVELSE (6) Kommunstyrelseförvaltningen Christer Engström, kommunchef Tfn