Slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande Botnia Atlantica. Europeiska regionala utvecklingsfonden ESV 2017:19

Transkript

1 Slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande Botnia Atlantica Europeiska regionala utvecklingsfonden ESV 2017:19

2 Publikationen kan laddas ner eller beställas från ESV:s webbplats esv.se. Datum: Dnr: 6.2-4/2016 ESV-nr: 2017:19 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren

3 INNEHÅLL Förord I detta ärende har avdelningschef Ulrika Bergelv beslutat. Enhetschef Barbro Nordgren har varit föredragande. Revisor Fred Gustafsson har deltagit i den slutliga handläggningen. Stockholm den 21mars 2017 Ulrika Bergelv Barbro Nordgren Slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande enligt artikel 62.1 e i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel 18.3 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006 för det operativa programmet Botnia Atlantica (CCI2007CB163PO028). Till: Europeiska Kommissionen, Generaldirektoratet för regional utveckling Kopia: Näringsdepartementet Förvaltande myndighet, Länsstyrelsen i Västerbottens län Attesterande myndighet, Länsstyrelsen i Västerbottens län Övervakningskommittén Internrevisionen, Länsstyrelsen i Västerbottens län Riksrevisionen Group of Auditors 3

4 INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 Slutlig kontrollrapport... 6 Inledning... 6 Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystemet samt i revisionsstrategin... 7 Sammanfattning av revisioner av system och projekt Systemrevisioner Genomförda systemrevisioner Uppföljningar av lämnade rekommendationer Sammanfattande bedömning av förvaltnings- och kontrollsystemet Systembetingade iakttagelser och vidtagna åtgärder, kvantifiering av oegentligheter och finansiella korrigeringar Revision av projekt Uppgift om de organ som utfört revisionerna av projekt Fastställande av parametrar och andra överväganden i samband med urvalet Beskrivning av vald urvalsmetod och urvalsenhet Vad som ingår i granskning av projekt Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Resultat projektrevisioner Uppföljning av lämnade rekommendationer Systemrevisioner Projektrevisioner Ytterligare arbete som utförts i samband med det slutliga utlåtandet Beskrivning av avslutsarbetet hos de berörda myndigheterna Kompletterande granskning av deklarerade utgifter under år Sammanfattande resultat av granskningen av kundreskontra Sammanfattande resultat av avstämning mellan deklarerade utgifter och verifikationer Sammanfattande resultat av granskningen av andra revisionsorgans rapporter Sammanfattande resultat av granskning av ytterligare arbete hos förvaltande och attesterande myndighet inför slutligt utlåtande Kvarstående risk Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet Begränsning av omfattningen av revisionsmyndighetens granskning Rapporterade oegentligheter Övriga uppgifter

5 INNEHÅLL Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten Tabell projicering Sammanfattande förteckning över genomförda systemrevisioner under programperioden Slutligt utlåtande Inledning Granskningens omfattning Oegentligheter och felprocent Yttrande

6 INLEDNING Slutlig kontrollrapport Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har utarbetat denna slutliga kontrollrapport. Vi är utsedda till revisionsmyndighet i Sverige för programperiod och inga andra organ har bidragit i detta arbete. Den till programmet utsedda revisorsgruppen, nedan kallad Group of Auditors, har fått tillfälle att inkomma med synpunkter på rapporten innan fastställandet. Rapporten gäller referensperioden 1 januari 2015 till 30 juni Rapporten avser det operativa programmet Botnia Atlantica (CCI2007CB163PO028). Länsstyrelsen i Västerbottens län är utsedd till förvaltande myndighet och attesterande myndighet för programmet. Den slutliga kontrollrapporten och det slutliga utlåtandet har upprättats i enlighet med: Artikel 62.1e i rådets förordning (EG) nr 1083/2006. Artikel 18.3 i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Rapporten har utformats enligt: Bilaga VIII till kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. Kommissionens Updated Guidance for Member States on treatment of errors disclosed in the annual control reports (EGESIF_ EN). Kommissionens Riktlinjer för avslutande (C(2015) 2771 final) I allt revisionsarbete beaktar vi god revisionssed. Rapporten sammanfattar resultat och slutsatser från det revisionsarbete som vi har utfört under den period rapporten avser. Vi har också beaktat resultat från revisioner som vi utfört under hela programperioden och fram till denna rapports datum. Revisionsmyndigheten har fastställt den slutliga versionen av slutlig kontrollrapport och slutligt utlåtande. 6

7 ÄNDRINGAR I FÖRVALTNINGS-OCH KONTROLLSYSTEMET SAMT I REVISIONSSTRATEGIN Ändringar i förvaltnings-och kontrollsystemet samt i revisionsstrategin Beskrivningen över förvaltnings- och kontrollsystemet är godkänd av kommissionen den 20 juli Vi bedömer att det inte har skett några väsentliga förändringar inom förvaltnings- och kontrollsystemet under referensperioden. Revisionsstrategin är godkänd av EU-kommissionen den 28 april Vi uppdaterar revisionsstrategin årligen. Den senast uppdaterade versionen sändes till Kommissionen inför det bilaterala samarbetsmötet den 26:e juni Uppdateringen gällde den indikativa revisionsplanen som visar planeringen från juli 2015 och framåt. Sammanfattning av revisioner av system och projekt 3.1 Systemrevisioner Revisionsmyndigheten har utfört samtliga systemrevisioner av förvaltnings- och kontrollsystemet. Inga andra organ har genomfört systemrevisioner under vår ledning. En sammanfattande förteckning över de systemrevisioner som vi genomfört under programperioden finns i avsnitt Genomförda systemrevisioner Förvaltande myndighet I enlighet med revisionsstrategin har vi under 2016 genomfört en systemrevision 4 avseende den förvaltande myndighetens ärendehanteringssystem NYPS för programmet Botnia Atlantica. Granskningen avser Tillväxtverkets system NYPS, till den del det används som ärendehanteringssystem för programmet. Granskningen omfattade tillämpliga delar av nyckelkrav 5 och 6. Resultatet visar att förvaltningsoch kontrollsystemet, till den del denna granskning omfattar, fungerar men att vissa förbättringar krävs. Vi lämnade inga rekommendationer. Input har lämnats till Länsstyrelsen Västerbottens arbete med att bygga upp verksamheten för programperioden I enlighet med artikel 71 p 1 i förordning (EG) nr 1083/ I enlighet med artikel 62.1 c) i förordning (EG) nr 1083/ Se tabell i avsnitt 10 4 Dnr /2016 7

8 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Uppföljningar av lämnade rekommendationer Vi har i huvudsak inriktat systemrevisionerna på att bedöma den förvaltande och den attesterande myndighetens processer för genomförandet av programmet. I varje granskning har vi också bedömt tillämpliga delar av kommissionens nyckelkrav och bedömningskriterier. Inför avslutet av programperioden har vi konstaterat att vi har granskat alla nyckelkrav och bedömningskriterier. Inför avslut av programperioden har vi följt upp alla utestående rekommendationer från de systemrevisioner som genomförts under programperioden. I samband med uppföljningen har vi konstaterat att det fanns ett antal rekommendationer som lämnats som inte följts upp genom formella systemrevisioner. Vi har istället fått in kompletterande information och dokumentation och därefter gjort en bedömning av varje enskild rekommendation för sig. Vår slutsats efter genomgången är att alla rekommendationer som vi har lämnat är omhändertagna. Vi gör också bedömningen att de brister som föranlett rekommendationerna inte utgör någon risk för fonden och därmed endast har liten påverkan på den övergripande bedömningen av nyckelkraven. Detta styrks av resultaten av de sista årens projektgranskningar som visat på generellt låga felprocent. Återstående riskfaktor vid avslutande (RRR) uppgår till 0,90 procent Sammanfattande bedömning av förvaltnings- och kontrollsystemet Vi har gjort en bedömning av varje nyckelkrav i enlighet med kommissionens vägledning. Bedömningen baseras på resultaten av genomförda systemrevisioner under programperioden. Förvaltande myndighet Tydlig definition, fördelning och åtskillnad av funktioner mellan och inom förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1) Vi bedömer att nyckelkrav 1 fungerar tillfredsställande. Tillräckliga förfaranden för urval av insatser (nyckelkrav 2) Vi bedömer att nyckelkrav 2 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Tillräcklig information och strategi för att ge vägledning åt stödmottagare (nyckelkrav 3) Vi bedömer att nyckelkrav 3 fungerar tillfredsställande. Tillräckliga förvaltningskontroller (nyckelkrav 4) Vi bedömer att nyckelkrav 4 fungerar tillfredsställande. 8

9 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Tillfredsställande verifieringskedja (nyckelkrav 5) Vi bedömer att nyckelkrav 5 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Tillförlitlig redovisning, övervakning och finansiell rapportering i datoriserad form (nyckelkrav 6) Vi bedömer att nyckelkrav 6 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Nödvändiga förebyggande och korrigerande åtgärder när systembetingade fel upptäckts av revisionsmyndigheten (nyckelkrav 7) Vi bedömer att nyckelkrav 7 fungerar tillfredsställande. Attesterande myndighet Tydlig avgränsning och fördelning av uppgifter inom attesterande myndighet och gentemot förvaltningsmyndigheten (nyckelkrav 1). Vi bedömer att nyckelkrav 1 fungerar tillfredsställande. Tillfredsställande verifieringskedja för attesterande myndighets uppgifter samt räkenskaper i datoriserad form (nyckelkrav 2). Vi bedömer att nyckelkrav 2 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Processen för attestering av utgifterna säkerställer att samtliga deklarerade utgifter är stödberättigande (nyckelkrav 3) Vi bedömer att nyckelkrav 3 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Processen för att föra räkenskaper över belopp som kan återkrävas och för återkrav av felaktiga betalningar är tillförlitlig (nyckelkrav 4). Vi bedömer att nyckelkrav 4 fungerar, men vissa förbättringar behövs. Resultaten av genomförda systemrevisioner och uppföljningar av lämnade rekommendationer har legat till grund för en slutlig sammanfattande bedömning av förvaltnings- och kontrollsystemet. I denna bedömning har vi även beaktat övrig information som vi fått från den förvaltande och den attesterande myndigheten samt resultaten av våra projektrevisioner. Vår samlade slutsats av den förvaltande och den attesterande myndighetens arbete med genomförandet av programmet är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera tillfredsställande Systembetingade iakttagelser och vidtagna åtgärder, kvantifiering av oegentligheter och finansiella korrigeringar Vi har inte haft några systembetingade iakttagelser. 5 COCOF 08/0019/00 Vägledande meddelande om en gemensam metod för bedömning av förvaltnings- och kontrollsystemen i medlemsstaterna (programperioden ). 9

10 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT 3.2 Revision av projekt Revisionsmyndigheten har granskat ett urval av transaktioner ur utgiftsdeklaration 1.17, 1.18,1.19 och Granskade transaktioner avser utgifter till och med 31 december Den attesterande myndigheten lämnade in utgiftsdeklarationerna till EU-kommissionen den 19 maj 2015, 19 oktober 2015, 21 december 2015 samt den 15 april Detta var de sista mellanliggande ansökningarna om utbetalning för programperioden Ingen ytterligare utgiftsdeklaration har lämnats under Uppgift om de organ som utfört revisionerna av projekt I Sverige har revisionerna utförts av inhyrda konsulter. Konsulterna utför revisionerna under revisionsmyndighetens ledning och ansvar. I Finland har revisionerna utförts under ledning av landets medlemmar i Group of Auditors. ESV har ramavtal med tre revisionsbyråer avseende projektrevisioner, där KPMG 6 är förstahandsval. Under 2016 har vi gjort ett avrop gällande revision av 4 projekt. Vi har innan och under uppdraget informerat och gett stöd till konsulterna om vår metodik och våra checklistor samt hur de ska tillämpas. Konsulterna har granskat projekten enligt våra rutiner, som beskrivs nedan. Vi har tillhandahållit utskrifter från den förvaltande myndighetens handläggarsystem (NYPS). Vid granskningarna har konsulterna använt våra fastställda checklistor. Konsulternas arbete har avslutats med att ett rapportutkast och övrig obligatorisk dokumentation lämnats till oss. Vi har kvalitetssäkrat arbetet, genomfört eventuellt kontradiktoriskt förfarande med förvaltande myndighet samt färdigställt granskningsrapporterna. Inga andra organ än ovan nämnda har genomfört revisioner under vår ledning Fastställande av parametrar och andra överväganden i samband med urvalet Fastställande av toleransnivå (materialitet) Tillämpad toleransnivå för vårt urval och för utvärdering av resultat från substansgranskningarna är fastställt till två procent 7. 6 KPMG, Box 3018, SOLNA 7 i enlighet med Kommissionens förordning (EU) nr 1828/2013, bilaga IV p.2 och Guidance on sampling methods for Audit Authorities, COCOF_ _EN, final 04/04/2013, sid

11 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Behov av stratifiering Populationen är analyserad i följande steg med hänsyn tagen till föregående års iakttagelser i syfte att identifiera lämplig indelning i strata: 1. Riskfyllda områden som kan isoleras och därmed kan vara lämpliga som stratum. 2. Minska variationen i populationen utifrån väl identifierbara kriterier som kan fungera som grund för indelning i strata t.ex. länder i syfte att kunna projicera resultaten. 3. Identifiering av högvärdestrata som bör granskas i sin helhet. Vid analysen har vi inte identifierat några riskfyllda områden som grund för indelning i strata. Analysen av behov av stratifiering visar att det förekommer avsevärt högre värde i ett projekt i populationen. Vi har därför valt ut projektet med högre värde som ett separat strata. Högvärdestratat motsvarar ett cut off värde om ca 8 procent Sammanställning fastställda urvalsparametrar Toleransnivå: 2 procent Behov av stratifiering: högvärdestrata med cut off värde uppgående till ca 8 procent Beskrivning av vald urvalsmetod och urvalsenhet Fastställande av population och negativa belopp 8 Vi har erhållit en datafil för urval från den förvaltande myndigheten den 23 maj Datafilen har följande karakteristika: Antal enheter med positiva belopp: 49 projekt Summa positiva belopp: euro Antal enheter med negativa belopp: 4 projekt Summa negativa belopp: euro Den totala populationen har avstämts mot utgiftsdeklarationerna 1.17, 1.18, 1.19 och Deklarerade utgifter uppgår till euro. Årets population av positiva belopp fastställs till euro och består av 49 projekt. 8 Guidance on sampling methods for Audit Authorities, COCOF_ _EN, final 04/04/2013, avsnitt

12 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Granskning av negativa belopp Vi har, i enlighet med kommissionens riktlinjer för urval granskat de negativa transaktionerna som totalt uppgår till euro fördelande över 4 projekt. Syftet med granskningen av negativa belopp har varit att säkerställa att rätt belopp har reducerats från utgiftsdeklarationen. Vi har gjort en avstämning av transaktionerna mot beslut om återkrav eller ändringsbeslut om utbetalning beroende på vad som varit tillämpligt. Vi har också stämt av att beloppen i tillämpliga fall har rapporterats enligt Bilaga XI i kommissionens förordning (EG) nr 1828/2006. I de fall där beslut om återkrav har fattats mot bakgrund av våra granskningsrapporter har vi också säkerställt att fullständig korrigering har skett av samtliga belopp i dessa rapporter Val av urvalsenhet Vi använder projekt som urvalsenhet Val av urvalsmetod Eftersom populationens storlek är liten, bedöms en icke statistisk metod vara mest lämplig som urvalsmetod. Analysen av behov av stratifiering visar att det förekommer avsevärt högre värde i ett projekt i populationen. Vi har därför valt ut projektet med högre värde som ett separat strata. Stratifiering av belopp över 8 procent av populationen har tillämpats. Någon annan stratifiering har inte gjorts Beräkning och fastställande av urvalsstorlek Följande parameterar har använts vid beräkning av årets urval. Toleransnivå: 2 procent Behov av stratifiering: ja, högvärdestrata Revisionsmyndigheten har valt att använda ett högvärdestrata. Hade en brytnivå om två procent tillämpats skulle detta inneburit att 16 projekt i det övre stratat fallit ut för granskning. I högvärdestratat har samtliga projekt valts ut och granskats. I det andra stratat har urvalet skett slumpmässigt av ca 10 procent av projekten i populationen baserat på resultatet av tidigare års revisioner. Då projekten innehåller ett flertal projektpartners har dessutom ett slumpmässigt urval motsvarande 15 procent av projektpartners gjorts vilket motsvarar 2 projektpartners. Totalt har euro granskats vilket motsvarar en granskningsprocent på 11,71 procent. 9 Guidance on sampling methods for Audit Authorities, COCOF _EN, final 04/04/2013, sid 23 12

13 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Beskrivning av förfarande för urval Baserat på tidigare års resultat av projektgranskningar som visat på en generellt låg felprocent i detta operativa program och där förvaltnings- och kontrollsystemet bedömts ha en tillförlitlighets uppgående till en medel nivå valdes därför cirka 10 procent av sammanlagda urvalsenheter (projekt) ut kompletterat med 15 procent av alla projektpartners. Detta motsvarar ett urval om 6 leadpartners, samt 2 projektpartners. Utfallet av urvalet visar att urvalet har en geografisk spridning på länder, både leadpartners och partners granskas, olika typer av stödmottagare finns representerade. Revisionsmyndigheten anser därför att valt tillvägagångssätt ligger inom ramen för vad riktlinjerna anger och urvalet bedöms vara representativt Vad som ingår i granskning av projekt Målet vid granskningen av projekt har varit att granska utgifterna i de slumpmässigt utvalda besluten om utbetalning i enlighet med gällande regelverk 10. Granskningarna har syftat till att bedöma om utgifterna är stödberättigande. Revisorerna har genomfört granskningarna på plats hos stödmottagarna under perioden augusti till oktober Granskningarna som genomförts under ESV:s ansvar har skett i enlighet med revisionsmyndighetens fastställda checklistor och har omfattat ansökan och beslut om stöd, ansökan och beslut om utbetalning med underlag samt övriga relevanta handlingar. Revisorerna har också inhämtat information om genomförandet från förvaltande myndighet. Vid respektive projektgranskning har vi kontrollerat samtliga utgifter som ingår i det utbetalningsbeslut som den förvaltande myndigheten har fattat utifrån projektets ansökan om utbetalning. Granskningen av utgifterna omfattar bland annat att: Ansökan om utbetalning och utbetalningsbeslutet är formellt korrekt. Underliggande fakturor/kvitton finns och är korrekta. Fakturorna överensstämmer med underliggande avtal. Utgifterna är betalda av stödmottagaren. Utgifterna har uppkommit efter korrekt upphandling. Personalkostnader styrks av tidrapporter och lönespecifikationer med mera. Utgifterna hör till projektet och aktuell period. Utgifterna är bokförda i projektets bokföring. Utgifterna är nödvändiga för projektets genomförande. 10 Artikel 62.1b i rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och artikel i kommissionens förordning (EG) nr 1828/

14 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Granskningarna av insatser omfattar även ett flertal generella kontroller av projektet förutom kontrollerna av de utgifter som hör till de utbetalningar som faller ut. Detta omfattar bland annat att: Projektets verksamhet är förenligt med det operativa programmet. Projektbeslutet är giltigt. Projektet särredovisar sina kostnader. Projektet inte bryter mot statsstödsreglerna. Eventuell modell för indirekta kostnader är korrekt beräknad och innefattar endast stödberättigande kostnader. Observationer på plats styrker att verksamheten har bedrivits på det sätt som projektet uppger. I de fall revisionsmyndigheten gör en iakttagelse av en felaktighet som bedöms kunna påverka även andra utbetalningar än den granskade lämnar vi en rekommendation till den förvaltande myndigheten att åtgärda även dessa. Sådana eventuella fel innefattas dock inte i det redovisade och extrapolerade felbeloppet i denna rapport. Inför expediering av rapporterna har den förvaltande myndigheten haft möjlighet att lämna synpunkter i sak. Den förvaltande myndighetens yttrande har alltid beaktats inför ärendets slutliga handläggning Samordning mellan revisionsorgan och revisionsmyndighetens tillsyn Revisionsmyndigheten använder sig av resultatet från revisioner av insatser som utförs i länder där revisionsmyndigheten inte har någon rätt att utföra någon revision. Group of Auditors har bildats för att hantera denna del av revisionsarbetet. Det har överenskommits genom Group of Auditors interna riktlinjer, att medlemmarna är ansvariga för att de revisorer som engagerats för dessa ändamål kommer att utföra arbetet i enlighet med god revisionssed. Medlemmarna i Group of Auditors ansvarar för att revision utförs i varje deltagande stat. I praktiken koordinerar revisionsmyndigheten revisionsarbetet genom Group of Auditors och genom revisionsstrategin. Revisionsmyndighetens sammanställning av iakttagelser till en årlig rapport bygger främst på det ansvar och på det uppdrag som åligger varje enskild medlem av Group of Auditors. Detta ansvar finns beskrivet i de interna riktlinjerna. Medlemmarna ska rapportera iakttagelser direkt till revisionsmyndigheten. Under 2016 har ett möte hållits i Group of Auditors i Stockholm. Övrigt erfarenhets- och informationsutbyte sker även mellan mötena via mail och telefon. 14

15 SAMMANFATTNING AV REVISIONER AV SYSTEM OCH PROJEKT Resultat projektrevisioner Sammanfattande uppgifter redovisas i tabell i avsnitt 9 och avsnitt Felprocent Vi har valt den metod för projicering som kommissionen anser mest lämplig för territoriella program. Den innebär att faktiskt fel projiceras först på projektet och sedan på programmet. Vi anser att den felprocent som på detta sätt beräknas inte är representativ för programmet eftersom de deltagande länderna har nationellt beslutade regelverk samt skilda nationella system för kontroll med olika styrka inom den interna kontrollen. Revisionsmyndigheten har bedömt att totalt 2081 euro av granskat belopp inte är stödberättigande. Den faktiska felprocenten bedöms uppgå till 0,17 procent för utgiftsdeklaration 1.17, 1.18, 1.19 och 1.20 deklarerade år 2015 och Projicerat fel i populationen uppgår till euro. Den projicerade felprocenten för utgiftsdeklaration 1.17,1.18, 1.19 och 1.20 deklarerade år 2015 och 2016 bedöms uppgå till 0,23 procent. I samband med projicering av felbelopp för hela populationen har Kommissionens mall för urval och projicering avseende icke statistiska urval, Non Statistical model - projicering per projekt tillämpats, se avsnitt Analys av iakttagna fel Revisionsmyndighetens analys av iakttagna brister påvisar inte några systemfel i förvaltnings- och kontrollsystemet. Revisionsmyndigheten har identifierat 3 felkategorier, nämligen: Fel i utbetalad lön, 1 720,55 euro Ej stödberättigande utgifter för telefon och IT-program, 122,96 euro Övriga utgifter inte stödberättigande, 237, 23 euro Revisionsmyndigheten har inte iakttagit några misstänkta bedrägerier Slutsats Program inom territoriellt samarbete har specifika karaktäristika. De är ofta relativt små program med få projekt uppdelade på partners i olika länder. Programmen är uppbyggda utifrån nationella regelverk som kompletterar ett övergripande program med ansvariga myndigheter i en av medlemsstaterna. De ansvariga myndigheterna har inte mandat att tolka och pröva de nationellt beslutade regelverken om utgifters stödberättigande eller utformning av nationella kontroller med mera. 15

16 UPPFÖLJNING AV LÄMNADE REKOMMENDATIONER Detta leder till att ett icke statistiskt urval ofta är den lämpligaste urvalsmetoden, vilket också är fallet i detta program. Att projicera fel i ett icke statistiskt urval på delar av programmen som inte är homogena gör att den projicerade felprocenten inte kan anses vara representativ för programmet. Revisionsmyndigheten uttalar sig ändå i enlighet med kommissionens uppfattning om att detta ger den bästa uppskattningen av felet i programmet. Den projicerade felprocenten 11 i vårt stickprov uppgår till 0,23 procent. Revisionsmyndigheten bedömer att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerar tillfredsställande. Uppföljning av lämnade rekommendationer 4.1 Systemrevisioner Se avsnitt Projektrevisioner Vi har lämnat rekommendationer till den förvaltande myndigheten om att reducera den slutliga utgiftsdeklarationen med de utgifter som har bedömts vara ej stödberättigande. Våra rekommendationer har, i tillämpliga fall, handlat om att den förvaltande myndigheten bör utreda om iakttagna felaktigheter förekommer i andra perioder än den granskade och att de i så fall ska reducera den slutliga utgiftsdeklarationen med dessa felbelopp. Den förvaltande myndigheten har lämnat svar på samtliga rapporter. Av svaren framgår att våra rekommendationer kommer att följas. Vi har konstaterat att alla utgifter som vi bedömt som inte stödberättigande har reducerats i den slutliga utgiftsdeklarationen. Revisionsmyndigheten bedömer att de avvikelser vi iakttagit vid granskningar av utgiftsdeklaration 1.17, 1.18, 1.19 och 1.20 inte är systembetingade. 11 Projected Error rate enligt Ratio metoden 16

17 YTTERLIGARE ARBETE SOM UTFÖRTS I SAMBAND MED DET SLUTLIGA UTLÅTANDET Ytterligare arbete som utförts i samband med det slutliga utlåtandet Inför vårt avslutsarbete har vi tagit fram ett särskilt granskningsprogram baserat på relevanta förordningar 12 och kommissionens riktlinjer för avslut 13. Granskningsprogrammet täcker samtliga delar som revisionsmyndigheten ska granska. 5.1 Beskrivning av avslutsarbetet hos de berörda myndigheterna Vi har haft flera avstämningsmöten med den förvaltande och den attesterande myndigheten, där arbetet med avslutet har diskuterats. Vi har också kommit överens om en gemensam tidplan för att alla slutdokument ska kunna lämnas till kommissionen i tid. Inom revisionsmyndigheten har vi haft regelbundna interna avstämningsmöten för avslutsarbetet fram till inlämningen av slutredovisningen. Vi har under programperioden genomfört systemrevisioner som omfattat samtliga nyckelkrav och bedömningskriterier och i avslutsarbetet följt upp att lämnade rekommendationer har omhändertagits. Den förvaltande myndigheten har arbetat med projektavslut, slutrapporten för genomförandet och sammanställning av utgifter till den sista utgiftsdeklarationen. Den attesterande myndigheten har upprättat ansökan om slutbetalning, slutlig utgiftsdeklaration samt slutlig deklaration av belopp som dragits in eller återkrävts, pågående återkrav och belopp som inte går att återkräva. Den slutliga genomföranderapporten och utgiftsdeklarationen var klara enligt plan i februari Både den förvaltande och den attesterande myndigheten har enligt vår bedömning utfört de uppgifter som krävs för att vi ska kunna upprätta det slutliga utlåtandet. 5.2 Kompletterande granskning av deklarerade utgifter under år 2014 Revisionsmyndigheten rapporterade i ACR 2015 avseende deklarerade utgifter 2014 en projicerad felprocent på 6,84 % avseende programmet. Faktiskt fel uppgick till 3,19 %. 12 Rådets förordning (EG) nr 1083/2006 och Kommissionens förordning (EG) nr 1828/ Riktlinjer för avslutande (C(2015)2771 final) 17

18 YTTERLIGARE ARBETE SOM UTFÖRTS I SAMBAND MED DET SLUTLIGA UTLÅTANDET Med anledning erhållen skrivelse 14 från Kommissionen har revisionsmyndigheten genomfört en komplettande granskning av deklarerade utgifter Granskningen genomfördes vid länsstyrelsen i Västerbotten under januari Urvalet har i ett första steg skett med fokus på LOU. Revisionsmyndigheten har från den förvaltande myndigheten begärt in sammanställning på projekt under programperioden med stora upphandlingar. 7 stycken stora upphandlingsprojekt har identifierats under programperioden, av dessa projekt så var det 3 projekt som deklarerat utgifter under Samtliga dessa 3 projekt har granskats i den kompletterande granskningen. Utöver detta har ett ytterligare slumpmässigt urval gjorts i den övriga populationen deklarerade utgifter 2014 som inte tidigare granskats. Ytterligare 4 projekt valdes slumpmässigt ut för granskning. Totalt har revisionsmyndigheten i sin kompletterande granskning reviderat 7 projekt och sammanlagt deklarerade utgifter på Euro har granskats. Den kompletterande granskningen resulterade inte i några ytterligare felaktigheter att rapportera, 5.3 Sammanfattande resultat av granskningen av kundreskontra Inför den slutliga rapporteringen har vi granskat den attesterande myndighetens sammanställning över alla beslutade återkrav och indragningar för hela programperioden. Sammanställningen är uppdelat per programområde och år och redovisas i euro. Vi har stämt av att samtliga återkrav som genererats av våra projektgranskningar finns med i sammanställningen, samt att rätt kurs har använts vid omräkning till Euro. Slutligen har vi stämt av att totalbeloppen per år är korrekta och att rätt belopp har rapporterats till EU-kommissionen 15. Vår bedömning är att den slutliga rapporteringen av belopp som dragits in eller återkrävts, pågående återkrav och belopp som inte går att återkräva är rättvisande. 5.4 Sammanfattande resultat av avstämning mellan deklarerade utgifter och verifikationer Resultatet av våra granskningar av system och projekt som redovisats i avsnitt 3 visar på generellt låg felprocent och att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerat tillfredsställande. Inför vårt slutliga uttalande har vi stämt av de utgifter och avdrag som tagits med i den slutliga utgiftsdeklarationen (1.21) och i ansökan om 14 Follow-up to the Comission`s letter of 20/04/2016 on the Botnia-Atlantica programme 2007CB163PO Enligt bilaga XI i förordning (EU) nr 1083/

19 YTTERLIGARE ARBETE SOM UTFÖRTS I SAMBAND MED DET SLUTLIGA UTLÅTANDET slututbetalning. Skillnaden mellan den slutliga och den sista mellanliggande utgiftsdeklarationen är återkrav som beslutats under 2016, 5.5 Sammanfattande resultat av granskningen av andra revisionsorgans rapporter Andra revisionsorgan har inte granskat programmet under programperioden. 5.6 Sammanfattande resultat av granskning av ytterligare arbete hos förvaltande och attesterande myndighet inför slutligt utlåtande Inför slutligt utlåtande har inget ytterligare arbete skett hos förvaltande och attesterande myndighet. 5.7 Kvarstående risk Vi har beräknat den kvarstående risken enligt kommissionens riktlinjer 16. Beräkningen utgår från de beräknade felfrekvenser och motsvarande riskbelopp som rapporterats i våra årliga kontrollrapporter och som godkänts av kommissionen. Vi har därefter dragit av summan av de korrigerade beloppen i den attesterande myndighetens rapportering av finansiella korrigeringar 17. Den kvarstående riskfaktorn beräknas till 0,90 procent av de totala deklarerade utgifterna. Beräkningen har kommunicerats med den förvaltande- och attesterande myndigheten samt kommissionen. 5.8 Sammanfattande bedömning av tillförlitligheten i hela förvaltnings- och kontrollsystemet Revisionsmyndighetens sammanlagda bedömning över det operativa programmets förvaltnings- och kontrollsystem vilar på de revisioner som genomförts under programperioden samt det ytterligare arbete som utförts i samband med det slutliga utlåtandet, som beskrivits ovan. I bedömningen har vi också vägt in övrig information som vi fått från den förvaltande och den attesterande myndigheten. Vår bedömning av nyckelkraven är i kategori 1och 2. Vi har inte iakttagit några systembetingade problem. Den kvarstående riskfaktorn är beräknad till 0,90 procent och är därmed lägre än kommissionens väsentlighetsgräns på två procent av de deklarerade utgifterna. Vi bedömer att tillförlitligheten i förvaltnings- och kontrollsystemet är hög och att den slutliga ansökan om utbetalning är fri från väsentliga fel. 16 Riktlinjer för avslutande (C(2015)2771 final) 17 Enligt bilaga XI i förordning (EU) nr 1083/2006. Se också förklaring under avsnitt

20 BEGRÄNSNING AV OMFATTNINGEN AV REVISIONSMYNDIGHETENS GRANSKNING Vår samlade slutsats utifrån våra granskningar av den förvaltande och den attesterande myndighetens arbete med genomförandet av programmet är att förvaltnings- och kontrollsystemet bedöms fungera tillfredsställande Begränsning av omfattningen av revisionsmyndighetens granskning Revisionerna har inte begränsats av några faktorer. Rapporterade oegentligheter Inga oegentligheter har rapporterats inom programmet. Övriga uppgifter Vi har inga övriga uppgifter att rapportera. 20

21 TABELL ÖVER DEKLARERADE UTGIFTER OCH REVISION AV URVAL Tabell över deklarerade utgifter och revision av urval Fond: ERUF Referens: CCI2007CB163PO028 Program: Interreg Botnia Atlantica Referensår Utgifter som deklarerats under referensåret (A) Utgifter under referensåret som reviderats i slumpmässigt urval Urval (B) Andel (B/A) Belopp och procentandelar (felfrekvens) Oriktiga utgifter i det slumpmässiga urvalet Belopp ( C) Andel (C/B) Totalt beräknad felfrekvens (D) Kvantifiering av risken ( E) Finansiella korrigeringar som genomförs av medlemsstaterna på grundval av summan av utgifter som betalats av stödmottagarna (F) Kvarstående riskbelopp (G=E-F) Övriga utgifter som varit föremål för revision (H) Oriktiga utgifter, belopp i övriga utgifter som varit föremål för revision (I) Sammanlagda utgifter (kumulativt) som varit föremål för revision i procent av de sammanlagda deklarerade utgifterna (kumulativt) (J=B+H/A) ,67% 0 0,00% 0,00% ,67% ,28% ,40% 3,40% ,65% ,62% ,08% 1,08% ,02% ,13% 130 0,02% 0,01% ,88% ,75% 324 0,04% 0,03% ,93% ,79% ,19% 6,84% ,12% 2015/ ,71% ,17% 0,23% ,23% Summa ,23% ,44% ,77% Återstående riskfaktorer vid avslutande (K=G/A) 0,89% Residual Risk Rate vid avslutande uppgår till 0,90 % vid användning av Kommissionens mall. Differensen i kvarstående riskbelopp beror på att Amount at risk i RRR beräknas Error rate * Expenditure declared. 21

22 TABELL ÖVER SYSTEMREVISIONER EXPEDIERADE SEDAN FÖRRA ÅRLIGA KONTROLLRAPPORTEN Tabell över systemrevisioner expedierade sedan förra årliga kontrollrapporten Systemgranskningar för operationella programmet Botnia Atlantica (CCI 2007CB163PO028) Revisionsår Revisionsmyndighet: Ekonomistyrningsverket, Avdelningen för EU-revision Följande systemgranskningar har genomförts under referensperioden. Diarienr /2016 Datum för revision December 2016 Org. som granskats Förvaltande myndighet, Länsstyrelsen Västerbotten Namn på granskningen Iakttagelse Rekommendation Systematis ka fel och vidtagna åtgärder Systemgranskning av informationssäkerheten i NYPS för programmet Interreg Botnia-Atlantica CCI2007CB163PO028 - Rutinbeskrivning för beslut om ändringar av regler/checklistor saknas, liksom dokumentation från de beslut som tagits - Det saknas formaliserade rutiner och dokumentation från periodisk översyn av behörigheter. - Det finns inga separata rutiner för vilka roller som tilldelas de personer som får behörigheter i NYPS utan detta ingår i rutinerna för att tilldela och avsluta behörigheter... Inga rekommendationer har lämnats med hänsyn till att eventuella risker inte längre bör kunna realiseras i och med att arbetet med utbetalningar är avslutat. Revisionsmyndigheten har därför avstått från att lämna rekommendationer. Revisionsmyndigheten har uppmanat Förvaltande myndighet att beakta iakttagelserna som input i arbetet med att bygga upp verksamheten i den nya programperioden Uppskattning finansiell påverkan (om tillämpligt) Aktuell status öppen/stängd ET ET Stängd 22

23 TABELL PROJICERING Tabell projicering INTERREG IV BOTNIA ATLANTICA PROGRAMME NON-STATISTICAL MODEL TOTAL PROJECTED ERROR ESTIMATION Strata information Strata Total N (positive) n 6 6 Sample BV Strata BV CCI 2007CB163PO028 Error estimation Cut-off applied by AA for High Value Units ,00 Tolerable error (2%) 2,00% ,32 Mean per unit method Ratio method Projected population error (EE) , ,79 Projected error rate 0,31% 0,23% 23

24 TABELL PROJICERING Applicant Project Reference LP audited Sample of PPs Audited No of sampled PPs Amount of Expenditure certified by Operation or Payment Claim sampled Value of Verification Checks % Verified Ineligible Expenditure Error Rate Projected Operation Error Strata Low value strata Landstinget västerbotten Low value n/a , ,00 63,45% 0,00% - Åbo Akademi Low value n/a , ,00 50,57% 123 0,10% 243 Yrkeshögskolan Novia Low value n/a , ,00 67,01% ,85% Vasaregionens utveckling Low value n/a , ,00 55,91% 0,00% - Åbo Akademi Low value n/a , ,00 48,16% 237 0,88% 493 Total , , ,34 High value strata Applicant Project Reference Strata LP audited Sample of PPs Audited No of sampled PPs Amount of Expenditure certified by Operation or Payment Claim sampled 0,25% Average ineligible 661 Value of Verification Checks % Verified Ineligible Expenditure Umeå Universitet High value n/a , ,00 47,26% - 0,00% - Total , , Average ineligible 0,00% - Total Value Audited ,00 % Audited 11,71% Error Rate Projected Operation Error 24

25 SAMMANFATTANDE FÖRTECKNING ÖVER GENOMFÖRDA SYSTEMREVISIONER UNDER PROGRAMPERIODEN Sammanfattande förteckning över genomförda systemrevisioner under programperioden Dnr Systemrevision Relevanta delar av nyckelkrav inom granskad process Reviderad myndighet 60-35/2009 Revision avseende systemgranskning av ansökan-, berednings-, och beslutsprocesserna på 1, 2,3, 5, 6 FM, Länsstyrelsen i Botnia-Atlantica. Västerbotten / / / / / /2016 Revision avseende systemgranskning av rekvisitions-, och utbetalningsprocesserna på Interreg IV A Botnia Atlantica. Revisionsrapport avseende systemgranskning rörande Länsstyrelsen i Västerbottens läns, attesterande myndighets, arbete med upprättande av utgiftsdeklaration med mera inom ramen för genomförande av interreg IV A Botnia-Atlantica. Systemgranskning uppfökljning av revisionsrapporter (dnr /2010 och dnr /2009) och utvidgning avseende Länsstyrelsen i västerbottens län, attesterande myndighets arbete med upprättande av utgiftsdeklaration med mera för interreg IV A Botnia Atlantica. Revisionsrapport avseende systemgranskning för processen på platsbesök enligt artikel art 13.2b/1828 förlänsstyrelsens program Botnia Atlantica Revisionsrapport avseende systemgranskning av processen för återkrav, OLAF-rapportering mm. för Länsstyrelsens program Botnia Atlantica Revisionsrapport avseende systemgranskning av Länsstyrelsen i Norrbottens läns, förvaltande myndighets arbete med processer för avslut av projekt för Botnia Atlantica Systemgranskning av informationssäkerheten i NYPS för programmet Interreg Botnia-Atlantica CCI2007CB163PO028 vid Länsstyrelsen Västerbotten. FM: 1, 3, 4, 5, 6, 7 AM: 1, 2 FM, AM och FLC Länsstyrelsen i Västerbotten 1, 2, 3 AM, Länsstyrelsen i Västerbotten 1, 2, 3, 4 AM, Länsstyrelsen i Västerbotten 4 FM, Länsstyrelsen i Västerbotten 1, 4, 7 FM, Länsstyrelsen i Västerbotten 3, 4, 5 FM, Länsstyrelsen i Västerbotten 5,6 FM, Länsstyrelsen i Västerbotten År

26 SLUTLIGT UTLÅTANDE Slutligt utlåtande Till Europeiska kommissionen, generaldirektoratet för regional utveckling. 1. Inledning Revisionsmyndigheten, Ekonomistyrningsverket, har för det operativa programmet Botnia Atlantica CCI2007CB163PO028 programperioden granskat resultatet av de revisioner som utförts av eller under överseende av revisionsmyndigheten i enlighet med revisionsstrategin. Resultaten av granskningen sammanfattas i den slutliga kontrollrapporten (som också innehåller den information som krävs enligt den årliga kontrollrapporten för perioden 1 januari 2015 till 31 december 2016). Vi har planerat och utfört detta arbete i syfte att få rimlig garanti för att ansökan om slutbetalning av gemenskapens stöd till det operativa programmet är korrekt och giltig och att de underliggande transaktioner som ingår i den slutliga utgiftsdeklarationen är lagliga och korrekta. 2. Granskningens omfattning Granskningen har utförts i enlighet med revisionsstrategin för detta program och rapporteras i den bifogade slutliga kontrollrapporten enligt artikel 62.1 e i rådets förordning (EG) nr 1083/2006. Granskningens omfattning har inte begränsats. 3. Oegentligheter och felprocent Vi har analyserat de oegentligheter och felaktigheter vi iakttagit i vårt revisionsarbete för programperioden, de typer av fel som förekommit, deras antal och hur förvaltningsmyndigheten har hanterat dessa. Vår analys och den felprocent som vi beräknat ger grund för att lämna ett yttrande utan reservation. 26

27 SLUTLIGT UTLÅTANDE 4. Yttrande På grundval av den ovan nämnda granskningen anser revisionsmyndigheten att den slutliga utgiftsdeklarationen på ett rättvisande sätt i allt väsentligt återger de utgifter som har betalats i enlighet med det operativa programmet, att ansökan till kommissionen om slutbetalning av gemenskapsstödet till detta program är giltig och att de underliggande transaktioner som omfattas av den slutliga utgiftsdeklarationen är lagliga och korrekta. Vi lämnar därmed ett yttrande utan reservation. 27

28 ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn Box Fax Stockholm