DELÅRSBOKSLUT Januari oktober 2004

Transkript

1 DELÅRSBOKSLUT Januari oktober 2004

2 SAMMANFATTNING...3 UPPDRAG, VISION OCH MÅL...4 VISION...4 VERKSAMHETSIDE...4 VERKSAMHETENS MÅL OCH MÅLUPPFYLLELSE...5 KUNDPERSPEKTIV...5 FINANSIELLT PERSPEKTIV...5 Resultat för aktuell period...5 Helårsprognos...6 ARBETSSÄTT PERSPEKTIV...7 MEDARBETARPERSPEKTIV...7 UTVECKLINGSPERSPEKTIV...8 Bilaga 1: Balansräkning Bilaga 2: Investeringsuppföljning Bilaga 3: Kassaflödesanalys Bilaga 4: Personaluppgifter 2

3 Sammanfattning Hjälpmedelsförvaltningen verkar - inom sitt serviceområde-, för att funktionshindrade utifrån sina förutsättningar, skall kunna leva ett så normalt liv som möjligt. Våra insatser har som grundläggande syfte att utifrån specialistkunskap om hjälpmedelsprodukter och funktionshindrades behov, stödja förskrivarna med att skapa förutsättningar för - tillgänglighet till det dagliga livet- för människor med funktionshinder, samt erbjuda kostnadseffektiva serviceinsatser. En del av våra medarbetare har förmånen att se detta påtagligt genom att aktivt lösa problemen, andra mindre påtagligt genom sina roller i stödjande insatser inom bland annat administration, logistik, teknisk service, IT och ledning. Alla är dock lika viktiga. Våra medarbetare är efterfrågade och medverkar i olika lokala, regionala, nationella och internationella aktiviteter och nätverk inom hjälpmedelsområdet. Inom de nationella aktiviteterna pågår bland annat, utveckling av IT-baserad nationell produktdatabas i samarbete med Hjälpmedelsinstitutet, nationellt sortimentarbete, generationsutveckling av IT-baserat verksamhetsstöd samt nationellt nätverksarbete inom Inkontinens- och kognitionsområdet. Årets verksamhetsplan har utarbetas enligt balanserade styrkortsmetoden är första året som förvaltningen tillämpar modellerna med balanserade styrkort och processmetoden, vilket innebär att några måltal fortfarande är under utveckling. Under perioden har förvaltningens ursprungliga styrkort reviderats. De prioriterade processområdena på förvaltningsnivå har kartlagts och förbättringsområden identifierats. Förvaltningens finansiering är relativt stabil. Den volym- och intäktsökning som funnits under de senaste tre åren bedöms dock avstanna under året och hamna runt 1%. Bidragande faktorer till dämpningen är bla prissänkningar på produkter, förväntat minskade beställningar från primärvården och generell återhållsamhet hos samtliga kunder, lägre inköpskostnader och effektivisering inom teknisk service. Större upphandlingar under året är, dels upphandling av distributionstjänster för inkontinenshjälpmedel och dels manuella rullstolar. Resultatet beräknas klart våren Arbetet med egenupphandling har till största del pressats in i organisationens befintliga resurser, vilket medför att prioriteringar måste ske av vilka områden som skall utnyttja egenupphandling. Den mindre resurskrävande nationella upphandlingsformen finns tills vidare att tillgå. Omvärld. Socialdepartementet har under sommaren lämnat två utredningar som berör Förvaltningens verksamhet, dels äldrevårdsutredningen (SOU 2004:68) och dels Hjälpmedelsutredningen (SOU 2004:83) Konsekvenserna av förslagen bör noga följas framgent i förvaltningens kommande dialog med ägaren Inom regionen pågår dels arbete med nytt regelverk för hjälpmedel som beräknas vara klart till första kvartalet 2005, och dels särskild utredning om serviceförvaltningarnas finansieringsmodeller och ägardirektiv. De framtida konsekvenserna för förvaltningen är ej tydliga i nuläget. Förvaltningen har varit delaktig i Hälso- och sjukvårdsutskottets översyn av hjälpmedelsverksamheten. Med utgångspunkt från Hälso- och sjukvårdsutskottets beslut 17/6 2004, kommer särskilda projekt att starta under hösten för att lösa de problemområde som berör förvaltningen. 3

4 Uppdrag, vision och mål Hjälpmedelsförvaltningens uppdrag är enligt Servicenämndens reglemente, att ansvara för regionens försörjning av hjälpmedel, specialistfunktioner för hjälpmedelsrådgivning, utprovning, specialanpassning, inköp - i egen eller extern regi ansvara för lagerhållning, distribution och teknisk service utifrån behovet i Västra Götaland, så att brukarnas behov av funktionella och säkra hjälpmedel och inkontinensprodukter kan tillgodoses och nyttjas kostnadseffektivt, med säkerställd kompetens och på lika villkor. Ansvaret omfattar inte syn-, hörsel- eller ortopedtekniska hjälpmedel. Verksamheten omfattas bland annat av Hälso- och sjukvårdslagen med krav på kvalitetssäkring och verksamhetschef, samt av medicinteknisk lagstiftning. Hjälpmedelsförvaltningen har följande vision och verksamhetside: Vision Hjälpmedelsförvaltningen skall som en av landets ledande hjälpmedelsorganisationer aktivt bidra till allas tillgänglighet till det dagliga livet. Härigenom blir vi alltid det självklara valet inom Västra Götaland. Verksamhetside Vi skall i samverkan med avtalskunder bedriva effektiv och leverantörsneutral hjälpmedelsverksamhet med fokus på kundnytta, kompetens och ekonomi. 4

5 Verksamhetens mål och måluppfyllelse Redovisning av verksamhetens mål och måluppfyllelse utgår från de nedan beskrivna perspektiven. Kundperspektiv Mål: Hjälpmedelsförvaltningen skall utgöra ett effektivt stöd i vårdkedjans behov av hjälpmedelsförsörjning, samt uppnå förtroende för och nöjdhet med våra produkter. Styrtal: Måltal: Andel nöjda kunder (NKI) NKI : Svarsfrekvens : Resultatet av måltalen presenteras i årsredovisningen. Finansiellt perspektiv Mål: Hjälpmedelsförvaltningen ska ha full kostnads- och intäktskontroll. Det ska vara balans mellan intäkter och kostnader och inkludera utvecklings- och förnyelsearbete. All verksamhet ska bedrivas på mest kostnadseffektiva sätt, sett ur regionalt perspektiv. Styrtal: Måltal: Återanvändningsgrad Utvecklas under 2004 Nyttjandegrad Procentförändring av inköpspris Internt täckningsbidrag Lägsta pris/nöjd kund index. utvecklas i samverkan med extern verksamhet inför 2005 Positivt resultat Utfall 1,6 % 1,6 % Måltal 1,0 % Soliditet Utfall 7 % 9 % Måltal 9 % Resultat för aktuell period Resultatet per oktober 2004 är tkr vilket är ett överskott i förhållande till den periodiserade budgeten på tkr. Jämfört med resultatet motsvarande period 2003 är det en minskning med 67 tkr. Det egna kapitalet uppgår till tkr efter justering, enligt RF beslut , på tkr. På grund av detta beslut belastas förvaltningen med ökade räntekostnader på 540 tkr per år. Rörelsekapitalet, tillgångar minus kortfristiga skulder har minskat med tkr under året. Det beror på minskning av hjälpmedel i våra förråd. Anläggningskapitalet, anläggningstillgångar minus långfristiga skulder har minskat med tkr till tkr. Mindre inköp av avancerade hjälpmedel (elrullstolar) och lägre upplåning påverkar den posten. 5

6 Resultaträkning per oktober 2004 (tkr) Periodens resultat Utfall Budget Utfall Avvikelse Regioninterna intäkter, övrigt Externa intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Regioninterna kostnader, övrigt Övriga externa kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Regionbidrag Finansiella intäkter/kostnader m m Periodens resultat Intäkterna överstiger budget med tkr, 2,3 %. Den främsta orsaken är ökad försäljning av våra tjänster. En volymökning om en procent på våra hjälpmedel ger en ökad intäkt på ca 3 mkr. Kostnaderna överstiger budget med tkr, där personalkostnader står för tkr och övriga kostnader för tkr. Personalkostnaderna har ökat med åtta procent gentemot föregående år och uppgår tom okt till tkr. Åtta nya tjänster har tillsats sedan oktober Kostnaden för övertid (348 tkr) har minskat med 401 tkr vilket är en minskning med 53 %. Kostnaden för sjuklön uppgår till 476 tkr och har ökat med 9 % (42 tkr). Kostnader för köp av interna tjänster främst inom området upphandling har ökat jämfört med budget. Volym- och intäktsökningen av hjälpmedel visar sig med ökade kostnader för inköp av hjälpmedel. För perioden januari till oktober 2003 investerades det i 328 elrullstolar och för samma period 2004 har det investerats i 309 elrullstolar. Det visar sig i minskade avskrivnings- och räntekostnader på tkr. Helårsprognos För helåret beräknas Hjälpmedelsförvaltningens resultat uppgå till tkr. Vilket är drygt en procent av omsättningen. Intäkterna överstiger budget med ca fyra mkr främst på grund av ökad försäljning av tjänster. Prognosen för personalkostnader visar ett underskott mot budget på tkr. Övriga kostnader förväntas lämna ett överskott jämfört med budget. Avskrivningar och intern ränta ger ett överskott om tkr detta på grund av minskade inköp av antalet elrullstolar. Investeringar beräknas uppgå till tkr, vilket är lägre än budget. Detta ger ett överskott på finansiella kostnader och kostnader för avskrivningar. 6

7 Resultaträkning, bedömning av årsresultatet för 2004 Utfall Budget Prognos Avvikelse Tkr Regioninterna intäkter Externa intäkter Verksamhetens intäkter Personalkostnader Regioninterna kostnader Övriga externa kostnader Avskrivningar Verksamhetens kostnader Finansiella intäkter/kostnader mm Årets resultat Arbetssätt perspektiv Mål: Hjälpmedelsförvaltningen skall arbeta med effektiv och konkurrenskraftig organisation. Förvaltningens relationer med leverantörer och samarbetspartners skall ske utifrån ett professionellt och leverantörsneutralt förhållnings sätt, där förvaltningen upplevs som tydlig kravställare och professionell affärspartner. Styrtal: Kvalitetsbristkostnad, leveranssäkerhet, beläggningsgrad, tydliga kravspecifikationer. Måltal: Leveranssäkerhet regleras i kundavtalen Tydliga kravspecifikationer - noll förlorade upphandlingstvister /år. Beläggningsgrad, kvalitetsbristkostnad - utvecklas internt under Resultatet av måltalen presenteras i årsredovisningen. Medarbetarperspektiv Mål: Hjälpmedelsförvaltningen skall utveckla ansvartagande, kreativa och kunniga medarbetare som känner delaktighet och stolthet för sin insats och arbetsplats. Styrtal: Individuell kompetensutveckling, meningsfulla medarbetarsamtal, genomtänkt rekryteringsstrategi, hög frisknärvaro, engagerade medarbetare. Måltal: 100 % meningsfulla medarbetarsamtal/år 100 % enskilda kompetensutvecklingsplaner/år Minst en GAP-analys, d v s analys av differensen mellan befintlig och önskvärd kompetens, per verksamhetsområde/år 7

8 Minst en teamutvecklingsaktivitet per verksamhetsområde /år 100 % genomförda riskanalyser och upprättade av arbetsmiljöplaner/år 100 % avgångssamtal 100 % genomförda introduktioner av nyanställda Måltal för den påverkbara sjukfrånvaron, övertidskostnad, färdtidskostnad tas fram efter genomförd kartläggning 2004 Resultatet av måltalen presenteras i årsredovisningen. Förvaltningen har per den 31 oktober 174 ordinarie anställda varav 162 heltider och 12 deltider. Det är en utökning med en deltidsanställd sedan augusti. Vi har god tillgång på kvalificerade sökande till våra ledigförklarade befattningar och har inte något behov av att anlita bemanningsföretag. Den totala sjukfrånvaron har minskat med 3,2 dag/anställd jämfört med motsvarande period förra året. Det är framförallt den långa sjukfrånvaron, över 90 dagar, som har minskat. Fler av de anställda som varit långtidssjukskrivna ha återgått i arbete och för några har sjukskrivningen övergått i särskild sjukersättning. Långtidssjukfrånvaron förväntas minska ytterligare under resterande del av året. Förvaltningen arbetar aktivt med rehabiliteringsfrågorna. En anställd med långtidssjukskrivning har börjat arbetsträna och för två anställda väntas beslut om särskild sjukersättning. Utvecklingsperspektiv Mål: - Hjälpmedelsförvaltningen skall aktivt utveckla nytänkande och fördjupad kompetens, för att förutse och möta framtida behov. Särskilt skall kundernas behov av fördjupad kunskap beaktas. Styrtal: Utvecklingsprojekt/år, utbildnings- informationstillfällen/förskrivare/år. Måltal: Minst ett utvecklingsprojekt skall igångsättas/verksamhetsområde/år Minst ett utbildningstillfälle/år, skall erbjudas förskrivare /verksamhetsområde. Resultatet av måltalen presenteras i årsredovisningen. Mariestad Lennart Strömbergh Förvaltningschef Helena Bergquist Carlsson Ekonomichef 8

9 BALANSRÄKNING Bilaga 1 Ingående Förändring Utgående tkr balans balans Tillgångar Datautrustning Bilar och andra transportmedel Hjälpmedel Övriga maskiner och inventarier Anläggningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Likvida medel Omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital och skulder Eget kapital, fritt Eget kapital, bundet Eget kapital, ianspråktaget Resultatdisposition Periodens resultat Summa eget kapital Långfristiga skulder internt Likvidkonto Leverantörsskulder Övriga kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital och skulder Rörelsekapital Anläggningskapital Summa eget kapital Soliditet (eget kapital/totaltkapital) 15% 9% 9

10 INVESTERINGSUPPFÖLJNING Bilaga 2 Ackumulerat utfall Årsbudget 04 Ackumulerat utfall Årets nettoinvest im anl tillg Årets nettoinvest byggn o mark Årets nettoinvest mask i invent Årets försäljning byggnader Årets försäljning utrustning Reavinster Reaförluster Utrangering/nedskrivning anl tillgångar Årets utlämnade lån internt Årets utlämnade lån externt Årets amo utlämnade lån internt Kortfristig del av utlämnade lån, externt Årets amo utlämnade lån externt Årets upptagna lån internt Årets upptagna lån externt Kortfristig del upptagna lån externt Årets amo upptagna lån internt Årets amo upptagna lån ext Årets avsättning pensioner inkl räntedel Årets avsättning LÖF 10

11 Kassaflödesanalys 0410 Bilaga 3 Löpande verksamhet Resultat före finansiella poster Avskrivningar Reavinster/-förluster sålda -671 anläggningstillgångar Utrangeringar anläggningstillgångar 194 Avsättningar 0 Upplösning överkursfond 0 Årets skatt, bolag 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före Förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Övriga rörelsekapitalpåverkande poster 0 Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 Investeringsverksamhet Investeringar Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 Försäljningar anläggningstillgångar 912 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bidrag enl spec 0 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE 319 Ingående likvida medel 12 Utgående likvida medel 12 Kontroll av årets kassaflöde 0 Differens

12 Bilaga 4 PERSONALUPPGIFTER Period 0410 Period 0310 Antal Antal Bemanningsföretag Kostnad bemanningsftg, anges i tkr Summa kostnad bemanningsföretag 0 0 Helårsprognos kostnad bemanningsftg, anges i tkr Summa helårsprognos kostnad bemanningsftg 0 0 Antal anställda/årsarbetare Antal anställda Tv-anställda Ht Tv-anställda Dt Vt-anställda Ht Vt-anställda Dt 5 2 Totalt Ht + Dt Timanställda 0 1 Summa Tv/Vt/Tim 0 1 Antal årsarbetare T Antal årsarbetare TV+VT 186,8 182,5 Summa Årsarbetare 186,8 182,5 Frånvaro kalenderdagar/anställd Sjukfrånvaro totalt Sjukfrånvaro totalt män 19,2 23,1 Sjukfrånvaro totalt kvinnor 20,6 23,0 Sjukfrånvaro totalt 19,9 23,1 Sjukfrånvaro 0,1-14 dagar Sjukfrånvaro 0,1-14 dagar män 3,0 2,4 Sjukfrånvaro 0,1-14 dagar kvinnor 4,3 4,4 Sjukfrånvaro 0,1-14 dagar totalt 3,7 3,5 Sjukfrånvaro 14,1-28 dagar Sjukfrånvaro totalt 14,1-28 dgr män 0,3 0,5 Sjukfrånvaro totalt 14,1-28 dgr kvinnor 0 0,9 Sjukfrånvaro 14,1-28 dagar totalt 0,1 0,7 Sjukfrånvaro 28,1-90 dagar Sjukfrånvaro 28,1-90 dagar män 1,4 1,2 Sjukfrånvaro 28,1-90 dagar kvinnor 1,9 0,9 Sjukfrånvaro 28,1-90 dagar totalt 1,7 1,0 12