Kompletterande handlingar inför stämman 2012

Transkript

1 Kompletterande handlingar inför stämman 2012 Förvaltningsberättelse 2011 Resultaträkning 2011 Balansräkning 2011 Revisionsrapport Motioner Behandling av motioner Förslag från styrelsen om stadgeändring Budgetförslag 2012 Föreslagna avgifter 2012 Underhålls- & förnyelseplan vägar Underhålls- & förnyelseplan grönområden 2 sidor 1 sida 1 sida 1 sida 2 sidor 3 sidor 4 sidor 1 sida 1 sida 1 sida 2 sidor Debiteringslängd kommer att finnas tillgänglig på stämman

2

3

4 Kulla Frillesås Samfällighetsförening Organisationsnummer Resultaträkning för verksamhetsåret januari 31 december 2011 Intäkter utfall 2010 budget 2011 utfall 2011 Medlemsavgifter Inbetalda städavgifter Avgår återbetalda städavgifter Kommunalt bidrag Summa intäkter Kostnader Vägunderhåll Snöröjning Grönområden och gångstigar Administration Arvoden Utbildning Summa kostnader Ränta från bank Resultat Styrelsen föreslår att årets resultat, ett överskott på kronor, disponeras så att kronor avsätts till Underhålls- och förnyelsefonden (inkl större reparationer) samt att resterande kronor överförs i ny räkning. Frillesås Ekonomi_uppföljning 2011.xlsx - Resultat

5 Kulla Frillesås Samfällighetsförening Organisationsnummer Balansräkning per den 31/ Omsättningstillgångar 1 januari december 2011 Bankkonto Bankkonto för rep- och förnyelsefond Summa omsättningstillgångar Skulder och eget kapital Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skuld till medlemmar för städdagar Summa kortfristiga skulder Eget kapital och fonder Underhålls- och förnyelsefond Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Eget kapital Årets resultat Summa eget kapital och fonder Summa skulder och eget kapital samt fond Frillesås Ekonomi_uppföljning 2011.xlsx - Balans

6

7

8 Motion och förslag till diskussion Hur skall föreningens och medlemmarnas pengar bäst användas? De medel, huvudsakligen medlemmarnas inbetalda avgifter, som föreningen förfogar över skall användas enligt föreningens fastställda stadgar och till den verksamhet som gagnar medlemmarnas intressen bäst. I vilken grad och till vilka ändamål får då styrelsen använda medlemmarnas pengar till andra aktiviteter som inte är av större värde för den enskilde medlemmen? Denna fråga är av väsentlig vikt och bör diskuteras på årsmötet! Hans Widman

9 Kulla Frillesås Samfällighetsförening (KFS) Behandling av Motioner till årsstämma 2012 Christina Broberg Motion 1 Bredband Utdrag ur stadgarna: 2. Förvaltar Föreningen har att ombesörja och bekosta väghållningen för de vägar som enligt laga kraft vunnen förrättning förklarats vara föreningens förvaltningsobjekt. Kulla ga:1. Väghållning omfattar byggande av väg, underhåll och vinterväghållning. Föreningen får inte utöva annan verksamhet som är främmande för denna angivna verksamhet. Stämman äger inte rätt att införa sådan verksamhet i föreningen. Motion 2 Motion om stadgeändring där tidpunkt för ordinarie stämma flyttas till maj eller juni. Motionen avslogs av stämman förra året. Styrelsen har inte funnit anledning att ändra ståndpunkt från förra året utan avråder då tidpunkten kommer ännu längre från räkenskapsårets slut. Motion 3 Motion om att sänka kravet på deltagande i städdagar för fritidshusägare. Styrelsen föreslår att frågan utreds av den nya styrelsen som till nästa stämma tar fram ett detaljerat förslag över hur vi genom eget arbete skall kunna hålla nere avgifterna på ett så rättvist sätt som möjligt. Motion 4 Brobergs motion 7 förra året som besvarades såhär: Styrelsens tolkar detta som en motion om anläggande av parkering för besökande till motionsställarens grannar. I vårt område är det tillåtet att parkera på vägmark under lördag och söndag samt 24 timmar måndag till fredag. Styrelsen bedömer att det bör vara tillräckligt för våra och våra besökandes behov. Erfarenheterna av anlagda parkeringsplatser är att de utan bevakning från P-vakter ofta används till annat än vad avsikten var utan till långtids-uppställning av fordon. I det speciella fall som refereras förefaller parkering ha varit enligt gällande regler. Styrelsen rekommendation är att inte bifalla motionen. Nuvarande styrelse har samma rekommendation. Motion 5 Motion om att utöka med ett farthinder i området. Styrelsens uppfattning är att utformningen och placeringen av farthindren har gjorts på ett omsorgsfullt sätt och dessutom beslutats på en extrastämma. Inga andra synpunkter om

10 Kulla Frillesås Samfällighetsförening (KFS) förändringar av har noterats sedan genomförandet. Styrelsen avråder från förändringar på så vaga grunder. Onumrerat Information om eldning. På Kungsbacka kommuns hemsidor står följande: Enligt kommunens lokala föreskrifter till skydd för människors hälsa och miljön är det endast tillåtet att elda trädgårdsavfall under april och oktober. Bestämmelsen gäller de fastigheter som ligger inom detaljplan eller i övrigt sammanhållen bebyggelse. En förutsättning för att du ska få elda upp ditt trädgårdsavfall i april eller oktober är att det inte uppstår olägenheter för dina grannar eller att det inte råder eldningsförbud. I april är det ofta så kallad gräsbrandssäsong, som kan innebära att räddningstjänsten beslutar om eldningsförbud. I vår förening försöker vi ansluta till detta även vid eldning i grönområdena. Därför förlägger vi arbetsdagar vår och höst till just april och oktober. Styrelsen har för vana att kontakta räddningstjänsten inför städdagar med eldning för att dels säkerställa att eldningsförbud inte är utfärdat och dels informera för undvikande av missförstånd och eventuellt falsklarm. All eldning i gemensamhetsanläggningen skall beslutas av styrelsen. Eldning inne på medlemsfastighet ligger utanför föreningens ansvar. Behandling av motioner En motion är ett förslag till beslut som väcks av en enskild person eller en grupp av personer i en beslutande församling, exempelvis ett parlament, en bolagsstämma eller en förenings årsmöte. Motioner skall vara styrelsen tillhanda senast sista januari för samma års stämma. En av styrelsens uppgifter inför stämman är att behandla motionerna vari ingår att ta ställning och ge rekommendationer om beslut till stämman. Stämman tar sedan beslut om bifall eller avslag till motion som i laga ordning inkommit. Motion från Hans Widman Motion Hur skall föreningens och medlemmarnas pengar bäst användas? Motionen är utformad som en fråga och inte som ett förslag till beslut. Därför har styrelsen inte något att ta ställning till. Information Styrelsens ansvar består i att tillvarata föreningens intressen. Lagar och regler styr hur detta ska gå till. Stämman fastställer årligen inkomst- och utgiftsstat som också begränsar handlingsutrymmet för styrelsen. Endast vid extraordinära händelser som svårligen kunnat förutses kan styrelsen i väsentlig omfattning agera utanför utgiftsstaten (utgiftsbudgeten). Upplupna kostnader får då i efterskott utdebiteras medlemmarna enligt andelstal. Det skulle kunna vara en naturkatastrof som översvämning med erosion eller ett

11 Kulla Frillesås Samfällighetsförening (KFS) jordskred som får sådana konsekvenser. Vidare kan kostnader uppstå genom t.ex. skadeståndsansvar eller förlorad rättstvist. Lyckligtvis har vi varit förskonade från sådant. För att minimera riskerna har vi också genom medlemskapet i Riksförbundet Enskilda Vägar (REV) försäkringar som täcker skadeståndsansvar vid olycksfall och rättsskydd vid tvistemål. Det är oklart vad motionären avser.

12 Kulla Frillesås Samfällighetsförening (KFS) Org.nr: Förslag från styrelsen till föreningsstämma 2012 Förändring av stadgarna 13 Distribution av kallelsen med brev är onödigt kostsam, arbetskrävande och belastande på miljön. Idag kan kallelse ske med e-post. Styrelsen föreslår därför en stadgeändring som medger detta. så att den nya 13 då lyder: 13. Kallelse till stämma Styrelsen kallar till stämma. Det skall ske genom brev, e-post eller annan informationskanal och så att samtliga medlemmar nås. Kallelsen publiceras dessutom på föreningens anslagstavla, websida eller annan informationsplats. Kallelse skall ske senast fyra veckor före sammanträdet. I kallelsen skall anges tid och plats för stämman, vilka ärenden som skall förekomma på stämman, uppgift om plats där i 12 angivna handlingar finns tillgängliga. Styrelsen skall tillse att andra meddelanden kommer till medlemmarnas kännedom genom informationsskrivelse och/eller genom att publicera på föreningens anslagstavla, webbplats eller annan informationsplats. Den nya texten har även en korrigering av den felaktiga numreringen i referensen till föregående paragraf. 2 Styrelsen föreslår också en komplettering av lydelsen så att den harmonierar med förrättningen. D.v.s. att även gång- och cykelvägar omnämns i texten. De kompletta föreslagna stadgarna med gulmarkerade förändringar bifogas. De nu gällande finns att ladda ner från hemsidan. Styrelsen Gm Harald Eriksson

13 STADGAR - Kulla Frillesås Samfällighetsförening org.nr Stadgar för Kulla Frillesås Samfällighetsförening enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfällighetsförening. Lagens bestämmelser om förvaltning skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1. Firma Föreningens firma är Kulla Frillesås Samfällighetsförening. 2. Förvaltar Föreningen har att ombesörja och bekosta väghållningen för de vägar och skötsel av de grönområden, stigar samt gång- och cykelvägar, vilka enligt laga kraft vunnen förrättning förklarats vara föreningens förvaltningsobjekt Kulla ga:1. Väghållning omfattar byggande av väg, underhåll och vinterväghållning. Föreningen får inte utöva annan verksamhet som är främmande för denna angivna verksamhet. 3. Medlem Medlem i föreningen är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom belägen inom föreningens genom förrättningen beskrivna verksamhetsområde. 4. Styrelse, säte För föreningen skall finnas en Styrelse med säte i Kungsbacka kommun. Styrelsen skall bestå av fem ledamöter och två suppleanter. 5. Styrelse, val Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Första gången val äger rum skall två ledamöter väljas på ett år. Stämman utser föreningens ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. 6. Styrelse kallelse till sammanträde föredragningslista Kallelse av ledamöterna till styrelsemöte skall ske minst sju dagar före sammanträdet. Kallelse skall innehålla uppgift om förekommande ärenden. Ledamot som är förhindrad att närvara, skall genast meddela detta till ordföranden, som har att omedelbart kalla suppleant i ledamots ställe. Suppleant som ej tjänstgör i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet, men har inte rösträtt. 7. Styrelse beslutsförhet, protokoll Styrelsen är beslutsför när kallelse har skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Utan hinder härav skall styrelsesammanträdet anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig till sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Vid lika röstetal avgörs val av person genom lottning. I andra frågor gäller den mening som biträds av ordföranden vid sammanträdet. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och ense om beslutet. Den som deltagit i avgörandet av ärende äger anföra reservation mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets beslut. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av ordföranden eller annan ledamot som vid förfall för ordföranden lett sammanträdet. 8. Styrelse förvaltning Styrelsen skall: 1. förvalta föreningens tillgångar 2. föra redovisning över räkenskaper 3. föra förteckning över delägande fastigheter och deras andelstalsägare stadgar_förslag_stämma_2012.docx sida 1 av 3

14 STADGAR - Kulla Frillesås Samfällighetsförening org.nr årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi 5. i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter 9. Revision För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två revisorer och två revisorssuppleanter. Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma. 10. Räkenskapsperiod Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1/1-31/ Underhålls- och förnyelsefond Till föreningens underhålls- och förnyelsefond skall årligen avsättas minst tiotusen kronor. 12. Föreningsstämma Ordinarie stämma skall årligen hållas under mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Styrelsen kan när den finner det erforderligt utlysa extra stämma. I fråga om medlemmars rätt att utlysa extra stämma gäller 47:3, lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL). Om stämma skall godkänna uttaxering skall styrelsen bereda medlemmarna tillfälle att från det kallelseåtgärd vidtagits ta del av debiteringslängd, utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Före ordinarie stämma skall dessutom förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden samt utgifts- och inkomstbudget finnas tillgängliga för granskning under samma tid. Den som underlåtit att i rätt tid fullfölja sin bidragsskyldighet får deltaga i förhandlingarna men inte utöva rösträtt innan han fullgjort vad han eftersatt. Medlem eller annan får icke, själv eller genom ombud eller som ombud, deltaga i behandlingen av angelägenhet, vari han äger ett väsentligt intresse som strider mot föreningens angelägenhet ( 48 SFL). Innehavare av rättighet i delägarfastighet får närvara och yttra sig vid behandling av fråga som rör hans rätt ( 48 SFL). Röstberättigad medlem, som är närvarande vid stämman har, oavsett om han äger en eller flera fastigheter, en röst. I fråga som har ekonomisk betydelse skall medlemmarnas röstetal istället beräknas efter delägarfastigheternas andelstal, om medlem begär det. Dock får medlems röstetal ej överstiga en femtedel av det sammanlagda röstetalet för samtliga närvarande röstberättigade medlemmar ( 49 SFL). Medlems rösträtt kan utövas genom ombud. Ombud får ej företräda mer än en medlem. Som stämmans beslut gäller den mening för vilken de flesta rösterna avgivits. Vid lika röstetal avgörs val av person genom lottning, medan i andra frågor den mening gäller som biträdes av ordföranden. Vid omröstning i fråga om ändring av föreningens stadgar har varje röstberättigad medlem, oavsett om han äger en eller flera delägarfastigheter, en röst. För beslut om sådan ändring fordras minst två tredjedelar av de avgivna rösterna. Beslut om stadgeändring skall genom styrelsens försorg genast anmälas för registrering. Vid anmälan skall bifogas två bestyrkta avskrifter av protokoll över beslut. Beslutet får ej tillämpas innan registrering har skett. 13. Kallelse till stämma Styrelsen kallar till stämma. Det skall ske genom brev eller e-post eller annan informationskanal och så att samtliga medlemmar nås. Kallelsen publiceras dessutom på föreningens anslagstavla, websida eller annan informationsplats. Kallelse skall ske senast fyra veckor före sammanträdet. I kallelsen skall anges tid och plats för stämman, vilka ärenden som skall förekomma på stämman, uppgift om plats där i 12 angivna handlingar finns tillgängliga. Styrelsen skall tillse att andra meddelanden kommer till medlemmarnas kännedom genom informationsskrivelse och/eller genom att publicera på stadgar_förslag_stämma_2012.docx sida 2 av 3

15 STADGAR - Kulla Frillesås Samfällighetsförening org.nr föreningens anslagstavla, websida eller annan informationsplats. 14. Motion Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara styrelsen tillhanda senast under januari månad. Styrelsen skall bereda avgivna motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. 15. Dagordning vid stämma Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas: 1. val av ordförande för stämman 2. val av sekreterare för stämman 3. val av två protokolljusterare, tillika rösträknare för stämman 4. styrelsens och revisorernas berättelser 5. ansvarsfrihet för styrelsen 6. framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna 7. ersättning till styrelse och revisorer 8. styrelsens förslag till utgifts- och inkomstbudget samt debiteringslängd 9. val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter 10. val av revisorer och suppleanter 11. fråga om val av valberedning 12. övriga frågor 13. meddelande om plats där stämmoprotokoll hålles tillgängligt Vid extra stämma skall behandlas ärenden under punkterna 1, 2, 3, 6 och Disposition av avkastning I det fall stämman beslutar att fördela uppkommet överskott skall detta ske efter medlemmarnas andelar i föreningen. 17. Stämmobeslut Beslut fattas med acklamation om inte omröstning begärs. I fråga om omröstning gäller 48, 49, 51 och 52 lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL). När omröstning företas skall till protokollet antecknas de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud mm som har betydelse för bedömandet av röstresultatet. Val skall kunna ske med slutna sedlar om någon begär det. 18. Protokollsjustering Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Dessa stadgar har antagits vid sammanträde den 20 maj 2000 och fastställts som gällande vid förrättningsmöte den 5 mars Föreningens firma ändrades till Kulla Frillesås Samfällighetsförening på årsmötet 13 mars stadgar_förslag_stämma_2012.docx sida 3 av 3

16 Kulla Frillesås Samfällighetsförening INTÄKTER Utfall 2010 Utfall 2011 Budgetförslag 2012 Medlemsavgifter Städavgifter Återbetalda städavgifter Kommunalt bidrag SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Underhåll vägar inkl diken och brunnar Snöröjning Grönområden och stigar inkl diken Administration Arvoden Utbildning SUMMA KOSTNADER Ränteintäkter RESULTAT Minst kr/år skall avsättas till Underhålls- och förnyelsefonden.

17 Kulla-Frillesås Samfällighetsförening Föreslagna avgifter för 2012 Kategori Andelstal för driften städavgift summa avgifter Helårsbostad 1, kr 500 kr kr Fritidsbostad 0,6 690 kr 500 kr kr Fastigheter med utfart Torstensviksv 0,6 690 kr 500 kr kr Obebyggd fastighet 0,2 230 kr 500 kr 730 kr Reningsverket, Kba kommun Trafikverket (f.d. Banverket) 2, kr 500 kr kr 0,6 690 kr 500 kr kr Städavgiften kan återfås i nästa års faktura (2013) för den som deltagit i en eller två av föreningens arrangerade städdagar under Deltagande i en städdag ger 250 kronor i avdrag och deltagande i två städdagar ger 500 kronor i avdrag följande år.

18 Underhålls- & förnyelseplan för vägnätet Reviderad Underhållsplan Verkställighetsår Asfaltering av slitsula / toppbeläggning, hållbarhet år rep år Renovering av öppna diken vart 10:e år 30' 2012 Renovering av makadamfyllda diken Utökning av vägbelysningen 2014? Rensning av ytvattenbrunnarna 2015 SUMMA KOSTNADER 70' Page 1 of 1

19 Underhållsplan Underhålls-/Förnyelseplan för Grönområdena Reviderad Underhållsplan Rensning av dikena på ängarna i område D, C3 och E Rensning av dikena på ängarna i område A1 + H + C2 Kontroll av vägtrummor, gäller vägen i område C < Anmärkning Karta bifogas 0 25 Riktig rensning i botten med maskin vart 10:e till vart 15:e år Riktig rensning i botten med maskin vart 10:e till vart 15:e år I samband med den stora rensningen Maskin röjning av dikerskanter Återställning/justering av befinltiga stengärdsgårdar 5 varje år i samband med städdagarna Detta arbeter utförs på en av städdagarna och är årligen återkommande Summa i kilo kronor Sida 1

20 J G2 G1 B2 B1 A1 A3 A2 F K E H C3 C2 C1 D