87 Uppföljning av den interna kontrollen för kommunstyrelsen Godkänna Uppföljning av intern kontroll för kommunstyrelsen 2014.

Transkript

1 67 FÖREDRAGNINGSLISTA Datum Sida (20) KOMMUNFULLMÄKTIGE 14 Anmälningar Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar 1. Motion, planering avseende särskilda boendeplatser får ställas och överlämnas till kommunstyrelsen för beredning. 2. Övriga inkomna anmälningar läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Inkomna anmälningar. 1. Uppföljning av den interna kontrollen för kommunstyrelsen Dnr KSF 2015/ Prognosrapport 2015, del 1. Dnr KSF 2014/ Ärendebalansförteckning. Dnr KSF 2015/ Motion, planering avseende särskilda boendeplatser. Inlämnad av Stefan Liljenberg (SD), Rolf Streijffert (SD), Lars Andersson (SD), Ismo Pääkkönen (SD) och Helena Ohlson (SD). Dnr KSF 2015/ Laglighetsprövning enligt kommunallagen, KF , 9. Dnr KSF 2015/90 6. Granskning av årsredovisning för IT-nämnd Skåne Nordost Dnr KSF 2015/161

2 68 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (1) KOMMUNSTYRELSEN Dnr KSF 2015/ Uppföljning av den interna kontrollen för kommunstyrelsen 2014 Beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Godkänna Uppföljning av intern kontroll för kommunstyrelsen Anmäla Uppföljning av intern kontroll för kommunstyrelsen 2014 till kommunfullmäktige. 3. Uppdra åt ekonomikontoret att göra en översyn av antalet mottagningsattestanter med målsättningen att kraftigt reducera antalet och lämna en redovisning senast Uppdra åt ekonomikontoret att förtydliga reglerna kring representation och arbeta upp rutiner för hur representation ska redovisas. Ärendebeskrivning Ekonomikontoret har följt upp den interna kontrollen och överlämnar en redovisning av uppföljningen. Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott Intern Kontroll Redovisningskontroll 2014 Justerande Utdragsbestyrkande

3 69 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (1) KOMMUNSTYRELSEN Dnr KSF 2014/ Prognosrapport 2015, del 1 Beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Februari månads prognos 2015 anmäls till kommunfullmäktige. 2. Socialnämnden kompletterar sina förslag till besparingsåtgärder med tidplan för när de konkreta åtgärderna kommer att vara klara samt vilken effekt detta kommer att ge i besparingar. 3. Barn- och utbildningsnämnden framlägger ett konkret skriftligt förslag för att inte överskrida tilldelade budgetramar samt vilken effekt detta kommer att ge i besparingar och att detta är kommunstyrelsen tillhanda senast med april månads prognos. Ärendebeskrivning Ekonomichef Lars-Johan Rosvall och redovisningschef Elisabeth Steen Ekstedt föredrar Februari månads prognos Beslutsunderlag Protokoll från kommunstyrelsens arbetsutskott Februari månads prognos 2015 Justerande Utdragsbestyrkande

4 70 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (1) KOMMUNSTYRELSEN Dnr KSF 2015/ Ärendebalansförteckning Beslut Kommunstyrelsen godkänner förteckningen över ärendebalansen och överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Ärendebeskrivning I samband med del- och helårsrapporteringen överlämnar kommunkansliet en ärendebalansförteckning som visar hur många ärenden kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen hanterat. Redovisningen görs i syfte att följa upp hur beslut som kräver en åtgärd verkställls. Det handlar också om att ge ledamöterna en helhetsbild över ärendehanteringen. Beslutsunderlag Ärendebalansförteckning med kommentarer, Justerande Utdragsbestyrkande

5 71 DOKUMENTTYP Datum Diarienummer Sida KSF 2015/159 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kansliet Till kommunstyrelsen Ärendebalansförteckning Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner förteckningen över ärendebalansen och överlämnar den till kommunfullmäktige för kännedom. Ärendebeskrivning I samband med del- och helårsrapporteringen överlämnar kommunkansliet en ärendebalansförteckning som visar hur många ärenden kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen hanterat. Redovisningen görs i syfte att följa upp hur beslut som kräver en åtgärd verkställs. Det handlar också om att ge ledamöterna en helhetsbild över ärendehanteringen Organ Kommentar Antal ärenden Antal beslut som inte blivit verkställt Antal ärenden Antal beslut som inte blivit verkställt KF * Se kommentarer på sida 2 Helena Sjöholm Kanslichef Karin Björner Nämndsekreterare

6 72 DOKUMENTTYP Datum Diarienummer Sida KSF 2015/159 2 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kansliet Ej verkställda ärenden: 1. KF Gemensam organisation besöksnäring Mittskåne. KSF 2013/346 Kommentar: KF i Hörby antog inte förslaget. Nu är det på väg till kommunstyrelsens arbetsutskott , KS och KF KF Motion Om skolskjuts åt friskoleelever, Anette Bächi (M) KSF 2010/168 Kommentar: Avvaktar besked från kommundirektör Michael Andersson och servicechef Göran Axberg. 3. KF Införande av valfrihet, LOV. KSF 2012/370 Kommentar: Socialnämnden beslutade att föreslå kommunfullmäktige att framtagandet av en ny tidsplan för ett eventuellt införande av LOV i omsorgstjänster ska vänta tills vidare. Fullmäktige föreslås även invänta att resultatet från uppföljningen av LOV i servicetjänster kunnat utvärderas och utgöra underlag i det fortsatta arbetet. 4. KF Svar på motion Stärk skyddet för våldsutsatta kvinnor, Maria Boström-Lambrén (S). KSF 2013/331 Kommentar: På kommunstyrelsens arbetsutskott gav Monica Malmqvist Andersson, enhetschef individ- och familjeomsorg en muntlig lägesrapport. I kommunen finns en arbetsgrupp som nu berett ärendet om ett Bostadsförsörjningsprogram och det är nu ute på samråd till KF Hemställan till Länsstyrelsen Skåne om att behålla tillsyn över B- anläggingar, översyn av beslut om överlåtelse av operativ tillsyn. KSF 2017/315 Kommentar: Se miljö- och byggmyndighetschef Rolf Englessons svar med bilagor. 6. KF Redovisning av ej slutbehandlade motioner KSF 2013/79 Motion Integration av ensamkommande flyktingbarn KSF 2013/339. Kommentar: Se bilaga, socialnämndens beslut Ärendet är på väg till kommunstyrelsens arbetsutskott

7 73

8 74

9 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret Intern Kontroll Redovisningskontroll 2014 Ekonomisk uppföljning Lönerapportering Fakturahantering Mervärdesskattredovisning Kontanthantering

10 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret 1. INLEDNING Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen 6 kap 7 och revisionens uppgift anges i kommunallagen 9 kap 9. Enligt Höörs kommun reglemente för intern kontroll ska nämnden löpande eller senast i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultatet från uppföljning av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. 1.1 Syfte Följande interna kontroll är en redovisningskontroll vars syfte är att verifiera säkerhet i system och rutiner samt rättvisande räkenskaper i enlighet med god redovisningssed. 1.2 Metod och avgränsning Ekonomikontoret har valt att granska period januari till september Inom respektive sektor har granskning skett av alla leverantörsfakturor som bokförts den 20:e varje månad. Kontroll har skett av kontering, periodisering samt kontroll av att fakturan blivit betald i tid. Samtliga manuella utbetalningar över 10 tkr har granskats, kontroll av att beloppen på utbetalningsunderlagen stämmer mot ekonomisystemets utbetalda belopp, granskning av kontering samt kontroll att rätt person har beslutsattesterat samt att dubbelattestering alltid skett. Kontroll har även skett av att aktuella förteckningar över beslutsattestanter finns på varje sektor och att dessa stämmer med kodning i ekonomisystem. Inom kundreskontra har man granskat utgående moms på var 10:e verifikation på externa kundfakturor som intäktsförts på kontoklass 30, 31 samt 34 (debiteringsunderlag). Kontroll har även skett av lönerapportering, hantering av handkassor, momsredovisning och att ekonomisk uppföljning skett enligt anvisningar. Redovisningskontroll utgår från plan för intern kontroll avseende kommunstyrelsen. I denna interna kontroll ingår endast redovisningskontroller, inköpsrapport kommer som separat handling. Övrig verksamhetsspecifik intern kontroll har respektive nämnd ansvar att lämna till kommunstyrelsen. 2. KONTROLLOMRÅDE 2.1 Ekonomisk uppföljning Rutin/ system Kontroll av Ansvarig Väsentlighetsbedö mning Metod Skriftlig rapport till Riskbedömning Ekonomisk uppföljning Att ekonomisk uppföljning sker enligt anvisningar Ekonom Varje månad Fullständig Ekonomichef Allvarlig

11 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret Ekonomisk uppföljning ska ske enligt anvisningar. Detta kontrollområde ansvarar respektive ekonom för och kontroll av detta ska ske månatligen. Eventuell avvikelse rapporteras till ekonomichef. Avvikelser: Inga avvikelser har rapporterats till ekonomichef under året. 2.2 Lönerapportering Rutin/ system Kontroll av Ansvarig Väsentlighetsbedöm ning Metod Skriftlig rapport till Riskbedömning Att reglerna vid löneutbetalningar har följts Lönerapportering Löneadministratör Varje månad Stickprov Personalchef Allvarlig Löneutbetalningsvolym, rimlighetsbedömning Löneadministratör Varje månad Fullständig Personalchef Allvarlig Lönerapportering; att reglerna vid löneutbetalningar har följts genom löneutbetalningsvolym och rimlighetsbedömning, vilket löneadministratörerna är ansvariga för att månatligen kontrollera. Ekonomikontoret har utfört intern kontroll utöver plan genom att granska samtliga verifikationer på genomgångskonto för utbetalning av lön där kontroll skett av utbetalt belopp i ekonomisystemet mot lönefil från lönesystemet samt kontroll av attester. Samtliga verifikationer på kontoklass 5 (kostnader för arbetskraft) har även granskats för kontroll av dubbla attester och kontering. Avvikelser: Inga avvikelser har rapporterats till personalchef under året. 2.3 Fakturahantering Rutin/ system Kontroll av Ansvarig Väsentlighetsbedö mning Metod Skriftlig rapport till Riskbedömning Fakturahantering Att fakturor är korrekt konterade. Ekonom En gång per år Stickprov Ekonomichef Måttlig Att fakturor är korrekt periodiserade. Ekonom En gång per år Stickprov Ekonomichef Måttlig Manuella utbetalningar är korrekt attesterade. Ekonom En gång per år Stickprov Ekonomichef Allvarlig Kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattestanter finns på varje förvaltning och att dessa stämmer med kodning i ekonomisystem Ekonom En gång per år Stickprov Ekonomichef Allvarlig Fakturahantering; att fakturor är korrekt konterade och periodiserade, att manuella utbetalningar är korrekt attesterade, kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattestanter finns på varje förvaltning och att dessa stämmer med kodning i ekonomisystemet.

12 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret Via ekonomisystemet är beslutsattestant kopplad till sina behörighetsområden vilket är delegerat av nämnd. Detta innebär att behörig endast kan attestera sitt område. Ekonomisystemet kräver dubbla attester för att göra en utbetalning, och beslutsattestanten är ytterst ansvarig. I år valde ekonomikontoret att undersöka samtliga leverantörsfakturor som är bokförda den 20:e varje månad i perioden När det gäller de manuella utbetalningarna valde ekonomikontoret att granska samtliga manuella utbetalningar över 10 tkr för perioden Kontroll har skett av attester, kontering, periodisering samt att fakturan är betald i tid. Avvikelser: Att fakturor är korrekt konterade, periodiserade och betalda i tid samt sekretesstämplade; 8 st avvikelser; Faktura är betalda för sent (attesterade för sent) 13 st avvikelser; Fakturan är felaktigt konterad 4 st avvikelser; Fakturan är felaktigt periodiserad 7 st avvikelser; Övrigt Inga avvikelser förekommer för manuella utbetalningar. Kontroll av att aktuella förteckningar över beslutsattestanter finns på varje förvaltning och att dessa stämmer med kodning i ekonomisystem: Inga avvikelser. Förslag på åtgärd: Under året har fyra utbildningstillfällen i hantering av fakturasystem och bokföring genomförts. Utbildningen är för både nya och gamla användare av systemet. Utbildningarna kommer fortsätta upprepas varje vår och höst. Fakturor som blir betalda för sent är oftast fakturor som ska delas inom flera sektorer eller områden inom en sektor. Leverantören ska inte bli lidande för att tjänstemän inte kan enas om hur man ska fördela en faktura eller kan beslutsattestera i tid. Varje gång en tjänsteman har en faktura att attestera får de ett mejl per automatik via ekonomisystemet. Här handlar det dels om rutiner för kontering av faktura samt intern ansvarsfördelning. När det gäller manuella utbetalningar ska samtliga underlag med felaktigheter skickas åter till berörda verksamheter för kompletterande uppgifter så att underlagen blir kompletta. Respektive verksamhet har att åtgärda sina brister. På ekonomikontoret är minimikrav för manuell utbetalning dubbla beslutsattester enligt aktuella beslutsattestförteckningar. Ekonomikontoret har valt att granska representationerna extra noga för period Kontrollen innefattade dubbel attest, korrekt beslutsattestant, syfte och deltagare samt om momsen har hanterats rätt. Det framkom vid intern kontroll att endast 43 % av utläggen är korrekt hanterade under Avikelser: 212 st avvikelser; Syfte och/eller deltagare saknas 53 st avvikelser; Fel konterad/moms

13 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret Förslag på åtgärd: Anteckningar som saknas kring syfte samt deltagare i samband med representation har verksamheterna att komplettera liksom att felaktiga konteringar korrigeras. Fler utbildningstillfällen eller informationsmöten om vad som ska ingå när en representation bokas. Det ska vara lätt att kontera rätt. Färre användare i fakturahanteringssystemet. 2.4 Mervärdesskattredovisning Rutin/ system Kontroll av Ansvarig Väsentlighetsbedömning Metod Skriftlig rapport till Riskbedömning Mervärdeskatteredovisning Att reglerna för momsredovisning och det speciella momsbidraget följs Ekonom En gång per år Stickprov Ekonomichef Allvarlig 2.5 Kontanthantering Rutin/ system Kontroll av Ansvarig Väsentlighetsbedömning Metod Skriftlig rapport till Riskbedömning Mervärdesskattredovisning; att reglerna för momsredovisning och det speciella momsbidraget följs. Detta kontrolleras i år på alla leverantörsfakturor som är konterade den 20:e, period samt på kundfakturor med intäktskontoklass 30, 31 och 34, var 10:e verifikation för perioden Avvikelser: När det gäller kontroll av kundfakturor eller fakturor kunde inga avvikelser hittas. Förslag på åtgärd: Mervärdesskattredovisning är en viktig del som regelbundet tas upp i utbildningarna som erbjuds alla som är inne i fakturahanteringssystemet. I och med den nya kontoplanen från 2013 så förtydligas momspliktig och icke momspliktig försäljning vilket både förtydligar och förenklar vid kontering och uppföljning. För tillfället krävs ingen ytterligare åtgärd. Kontanthantering Att regler för handkassa och regler för hantering av kontantförsäljning eller motsvarande efterlevs Ekonom Två gånger per år Stickprov Ekonomichef Allvarlig Kontanthantering; att regler för handkassa och regler för hantering av kontantförsäljning eller motsvarande efterlevs. Avvikelser: Inga avvikelser har rapporterats till ekonomichef under året. Förslag på åtgärd: Alla handkassor är personliga och kvitteras ut, således finns ingen risk inom området eftersom personen själv är ansvarig att ersätta eventuell skada. Ekonomikontoret kan här se en trend på minskat antal handkassor samt kontanta utebalningar till anställda. Vi privata utlägg används till största del insättning till bankkonto. Kontinuerlig information går ut till de som hanterar kontanter inom respektive verksamhet och förhoppningen är att minimiera alla kontanthantering

14 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret och kontantförsäljning.

15 INTERN KONTROLL 2014 Datum Sida (7) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Ekonomikontoret 3. SAMMANFATTNING Antalet avvikelser är mer eller mindre oförändrat från år 2013 till Oavsett anledning till varför fakturor förfaller så är det verksamheterna som ska säkerställa att fakturorna blir betalda i tid. När det gäller kunskaper om redovisning ute i verksamheterna så bör dessa fördjupas för ökad kvalitet. Ekonomikontoret har valt att granska representationerna period extra noga. Kontrollen innefattade dubbel attest, korrekt beslutsattestant, syfte och deltagare samt om momsen har hanterats rätt. Det framkom vid intern kontroll att endast 43 % av utläggen är korrekt hanterade under Problem uppstår ofta när en faktura ska delas mellan verksamheter/sektorer. Osäkerhet bland de personer som bokför kan vara en anledning till att fakturan hinner förfalla. En annan anledning kan vara att cheferna inte beslutsattesterar i tid. Att betala sina fakturor i tid är en disciplinfråga. Leverantören ska inte bli lidande för att enskilda tjänstemän inte kan enas om hur en faktura ska fördelas, är osäkra på hur man bokför eller beslutsattesterar i tid. Påminnelser med mejl går regelbundet via automatik till den som har en faktura att attestera. Oavsett anledning till varför fakturor förfaller så är det verksamheterna som ska säkerställa att fakturorna blir betalda i tid. När det gäller kunskaper om redovisning ute i verksamheterna så bör dessa fördjupas för ökad kvalitet. Felaktig redovisning kan leda till svårigheter i samband med månadsuppföljning för ansvariga chefer. Rätt kontering och rätt periodisering är en förutsättning för korrekta analyser och beslut. I dag är det många olika personer som är inne i ekonomisystemet och bokför. Varje verksamhet bör ifrågasätta om detta är optimalt, eller om endast ett fåtal personer inom respektive sektor faktiskt ska bokföra i ekonomisystemet. Under 2015 kommer en upphandling av nytt ekonomisystem att ske. Inför implementering av upphandlat ekonomisystem bör antal konterare i fakturahanteringsprocessen och överlag antal tjänstemän i fakturahanteringsprocessen decimeras. Ekonomikontoret rekommenderar att max 2 personer konterar fakturor i varje sektor. En anledning till att fakturor förfaller skulle kunna vara att osäkerhet kring fördelningar och konteringar råder och att det är för många som är inne i fakturahanteringssystemet. Under hösten och våren 2014 har utbildningar av kontoplan och bokföring gemomförts vid fyra tillfällen. Dessa utbildningar återkommer regelbundet både vår och höst och hoppas på så vis öka kvaliteten ytterligare i redovisningen.

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33