Politiskt initiativ från majoriteten - Förslag om öppethållande av bibliotek utan bemanning - återrapportering

Transkript

1 Dnr KFN Dpl 40 sid 1 (5) KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Bibliotek och arkiv Tjänsteyttrande Åsa Hansen, asa.hansen@karlstad.se Politiskt initiativ från majoriteten - Förslag om öppethållande av bibliotek utan bemanning - återrapportering Dnr KFN Dpl 40 Ärende Bakgrund Under senare år har fler och fler bibliotek valt att utöka sina öppettider under begreppet det meröppna biblioteket. Det innebär att låntagare kan använda biblioteken även under andra tider än de ordinarie öppettiderna. Idén till detta kommer ursprungligen från Danmark där det i dagsläget finns ca 170 bibliotek som håller meröppet. Det är också fler och fler bibliotek i Sverige som nu börjar erbjuda samma tjänst som i praktiken innebär att låntagarna via sina lånekort och pinkod kan komma in i biblioteket efter ordinarie öppethållande. Vilket mervärde ger det för användarna? Ökad tillgänglighet och valfrihet Bättre resursutnyttjande Tillgång till uppskattad studie- och läsmiljö på kvällarna Perfekt för pendlare som inte hinner med ordinarie öppettider Vilket mervärde ger det för biblioteket? Ökad lånestatistik Utökad service Nya kunder Tid till att utveckla verksamheten och personalens kompetens Konkurrensfaktor Bra reklam Vad kan besökarna göra på biblioteket utan personal? Läsa böcker, tidningar och tidskrifter Låna och lämna lånade böcker Hämta reservationer Studera Använda lokaler bokklubbar, stickklubbar mm Använda bibliotekets övriga resurser referensböcker, kopiera Postadress: Kultur- och fritidsförvaltningen, Besöksadress: Webb: karlstad.se Tel: E-post: kulturochfritidsforvaltningen@karlstad.se Org.nr: PlusGiro: upphört Bankgiro:

2 Dnr KFN Dpl 40 sid 2 (5) Hur skulle det kunna se ut vid ett meröppet bibliotek i Karlstads kommun? Utifrån ovanstående bakgrund beskriver vi här ett förslag på hur det skulle kunna se ut och fungera vid ett mindre bibliotek i Karlstads kommun, förslagsvis Skåre bibliotek. Skåre bibliotek Skåre bibliotek ligger på Centrumgatan 8 i Skåre, i samma byggnad som apotek, vårdcentral, äldreboende och hemtjänst. Entréhallen delas med apoteket och vårdcentralen. Dörren till entréhallen regleras idag med tidlås som följer apotekets och bibliotekets öppettider. Bibliotekslokalen är utformad som ett L, vilket innebär att man från vuxenavdelningen inte har uppsikt över barnavdelningen och vice versa. Personalutrymme med låsbar dörr finns. Där finns en larmad genomgång till hemtjänstens lokaler, vilken också fungerar som bibliotekets nödutgång. Vuxenavdelningen har stora, glasade partier mot en innergård som delas av vårdcentral, äldreboende och hemtjänst. Vårdcentralens fönster mot innergården är delvis bepansrade. I bibliotekets lokal finns tre publika datorer, två administrativa datorer, läsplattor för chip, en skrivare och en kopieringsapparat samt automat för självbetjäning. Vilken teknik behövs? De bibliotek som tidigare installerat teknik för att stödja funktionen det meröppna biblioteket har använt lånekort med pinkod och fingeravtrycksläsning som verifiering vid ingången till biblioteket. Det är många tekniska delar som ska samspela och det som behövs är RFID, självbetjäningsautomater, pinkodstangenbord, kortläsare till lånekort, fingeravtrycksläsare, en central modul för registrering av fingeravtryck, larmbågar, mjukvara för styrning av larm, ljus, dörr och röstinspelning, administrationsmodul för loggfiler mm samt en modul i biblioteksdatasystemet som ger särskild behörighet. I Karlstads kommun finns ett system som används i skolornas gymnastikhallar av de föreningar som bedriver sin träning där som innebär att man ringer upp dörren med sin mobiltelefon för att öppna den. Då har man tidigare anmält intresse för att få vara i lokalen vid en viss tidpunkt. Kan den användas också på bibliotek som önskar vara meröppna? Tidigare erfarenheter från andra bibliotek Från de bibliotek som varit meröppna en tid kommer erfarenheter som tyder på att denna utökade service passar alla bibliotekstyper, gärna små till medelstora bibliotek och i små samhällen där en viss social kontroll finns. Den sociala kontrollen poängteras som extra viktig och att personerna som ges möjlighet till tillträde är myndiga eller på annat sätt behöriga t ex studenter. Denna funktion ger en enkel tillgänglighet till lokalen.

3 Dnr KFN Dpl 40 sid 3 (5) Riskanalys Alnarp SLU har gjort en riskanalys beträffande vad som kan hända i lokalerna och detta utifrån intressenter och bibliotekspersonal. De resultat som kom fram från riskanalysen var dessa: Låg sannolikhet hög effekt Brand Överfall Olycksfall Rån Akut sjukdom Stöldrisk värdeskåp Låg sannolikhet medelhög effekt Skadegörelse Sekretessbelagd information Stöldrisk kontor Rökning Stöldrisk kassa Husdjur Låg/medel sannolikhet låg effekt Kaffe och matrester Stöldrisk kontorsmaterial till försäljning Sover över i biblioteket Personalkopiatorn används Medel sannolikhet medelhög effekt Material försvinner samlingarna Låneautomat fungerar inte Glömmer att låsa Material försvinner teknik Stängningsrutiner missas Obehöriga kommer in Att de tar sig vidare in i övriga delar av huset Stöldrisk glasmontrar Arbetsmaterial glöms framme Har fest i biblioteket Passersystem falerar Hög sannolikhet medelhög effekt Larmet går Ingen faktor med hög sannolikhet och hög effekt hittades.

4 Dnr KFN Dpl 40 sid 4 (5) Olika lösningar BiblioBranch eller Phoniro? Bibliotekets leverantör av biblioteksdatasystem och utlåningsmaskiner har tagit fram en lösning för det meröppna biblioteket som bygger på att låntagaren använder sitt lånekort och pinkod samt verifierar sig med tumavtryck. Lösningen heter BiblioBranchSolution och innebär en helhetslösning för alla ingående delar, RFID, självbetjäningsautomater, pinkodstangenbord, kortläsare till lånekort, fingeravtrycksläsare, en central modul för registrering av fingeravtryck, larmbågar, mjukvara för styrning av larm, ljus, dörr och röstinspelning, administrationsmodul för loggfiler mm samt en modul i biblioteksdatasystemet som ger särskild behörighet. Denna lösning innebär att låntagaren själv kan komma och gå som den önskar mellan de tider som biblioteket erbjuder meröppet på. Karlstads kommun har en dörröppningslösning för idrottshallar som ligger i skolor och som används av idrottsföreningar som bedriver sin verksamhet där kvällstid. Lösningen heter Phoniro Public och innebär att användaren ringer upp dörren med sin mobiltelefon, dörren öppnar sig för just den personen vid den bokade tiden. Denna lösning innebär att låntagaren i förväg bokar en tid då de vill vara i biblioteket efter ordinarie öppettider. Kostnader Öppningslösning 1, BiblioBranchSolution Investeringskostnaderna för lösningen med BiblioBranchSolution uppgår till ca kronor och består av komponenterna: Bookit-connector Administrationsmodul Kontrollmodul st högtalare Installation och test Utbildning Projektstöd (föranalys av lokaler mm) Låsbara skåp, återlämningslåda, fast- Låsning av datorer mm Elektriker och eventuellt ny dragning av el tillkommer. Totalkostnad investering Årlig drift och support Öppningslösning 2, Phoniro PublicLock Investeringskostnaderna för lösningen med Phoniro PublicLock uppgår till ca kronor och består av komponenterna: Öppningsenhet Lås 7000 Utbildning 2500 El-dragning ca 4000

5 Dnr KFN Dpl 40 sid 5 (5) Installation ca 4000 Låsbara skåp, återlämningslåda, fastlåsning av datorer mm Totalkostnad investering Årlig drift och support 1590 Förvaltningens förslag Bibliotekschefen har tillsammans med bibliotekspersonalen vid Skåre bibliotek tittat närmare på hur ett meröppet bibliotek skulle kunna se ut och fungera i Skåre. Utifrån ovanstående underlag och erfarenheter från andra bibliotek har vi följande förslag på lösning för att prova ett meröppet bibliotek i Karlstads kommun. Vi föreslår att vi under hösten utrustar Skåre bibliotek enligt förslag 2 ovan. Start för det meröppna biblioteket sker den 7 januari Tiderna för meröppet föreslås vara tisdag, onsdag och torsdag 18-22, samt lördag och söndag 10-16, detta utifrån övriga öppettider och samarbetet med Skattkärrs bibliotek. Gruppen låntagare som ska omfattas av möjligheten att använda denna merservice är låntagare från 18 år och uppåt. De tjänster som det meröppna biblioteket är tänkt att tillhandahålla är: Läsa böcker, tidningar och tidskrifter Låna och lämna lånade böcker Hämta reservationer Studera Använda lokaler bokklubbar, stickklubbar mm Använda bibliotekets övriga resurser referensböcker, kopiera Vi föreslår också att det meröppna biblioteket utvärderas efter sex månader. Mats Ahrén kultur- och fritidsdirektör Åsa Hansen bibliotekschef