EXAMENSARBETE. Terminalisering hos JM AB

Transkript

1 EXAMENSARBETE 2007:165 CIV Terminalisering hos JM AB Patrik Danielson Luleå tekniska universitet Civilingenjörsprogrammet Industriell ekonomi Institutionen för Industriell ekonomi och samhällsvetenskap Avdelningen för Industriell logistik 2007:165 CIV - ISSN: ISRN: LTU-EX--07/165--SE

2

3 Abstract During the last decade, the construction industry has focused on improving and optimising its production process. The construction industry is now facing larger changes regarding efficiency in their supply chain for the next decade. Many companies are now trying to optimise its supply chain together with its supplier. JM AB, which is one of the biggest construction companies in Sweden, is looking at different options to improve its own logistics together with their suppliers. One option is to use a terminal between JM and the suppliers to solve problems such as quality, custom service and inventory for the in production. This final thesis project aims to study which of JM s products that are most suitable to go through a terminal. Interviews and literature studies have been done to fulfil the aim of this project. The project has been performed by doing a case study over the order process on JM. The case study aimed to find the factors that caused inefficiency in the process and later be able to examine the products that are the cause of critical factors. This resulted in following critical factors: Inventory time at the construction area Low custom service Low quality Poor filled transports The delivery is planned long before actual demand These critical factors have then identified as performance indicators and examined on a large amounts of constructions. This survey together with theories resulted in following products. Plasterboard Plywood board Kitchen Isolating Window bench Bathroom Cellplast This study did not examine the whole product portfolio of JM and because of that criteria for two product groups where created. The author recommends splitting the terminal in these two types of relations. Where products for relation group 1 should be terminalized because of their distribution structure and products from relation group 2 should be terminalized to increase its delivery precision. 1

4 Sammanfattning Byggbranschen står inför stora förändringar gällande effektivisering av förädlingskedjan. Istället för att bara fokusera på sin egen byggprocess ser nu branschen stora besparingar i att kontrollera flödet och öka samarbetet med sina leverantörer. JM AB, som är ett av Sveriges största byggföretag, undersöker olika sätt att effektivisera och optimera sitt produktflöde mellan leverantör och byggprocess. På grund av brister i leveransservice, onödigt stora lager och kvalitetsbrister vill nu företaget pröva möjligheten till att använda sig av en terminal. Detta examensarbete syftar till att studera vilka av JM:s byggprodukter som bäst lämpar sig att hantera via en terminal. För att uppfylla detta syfte har en förstudie i form av litteraturstudie och intervjuer genomförts. Examensarbetet har utförts genom en fallstudie där JM:s orderprocess har granskats. Denna granskning syftar till att finna de problemen som orsakar ineffektivitet inom JM:s orderprocess, för att sedan undersöka vilka produkter som orsakar dessa problem. De huvudsakliga problemen som upptäcktes var ineffektivitet i planering och problem på byggarbetsplats. Detta resulterade i att följande kritiska faktorer togs fram: Lång lagertid för byggartikeln på arbetsplatsen Låg leveransprecision Ej kompletta leveranser Låg utfyllnadsgrad av leveranser Leveranser planerade lång tid innan verklig produktion Dessa kritiska faktorer identifierades som mätetal och undersöktes på varje produkt. Genom att utgå från teorier sammanställdes undersökningen som tillsammans med volymvärdet och en kvalitativ undersökning resulterade i att följande produkter togs fram: Gipsskivor Plywoodskivor Kök/Garderober Mineralull Fönsterbänkar Badrumsinredning Cellplast På grund av att hela JM:s artikelsortiment inte undersöktes togs kriterier för två produktgrupper fram från dessa produkter. Författaren rekommenderar att dela in terminalen i dessa två typer av sambandskriterier, där produkter från samband 1 bör terminaliseras på grund av deras distributionsstruktur. Medan produkter från samband 2 bör terminaliseras av anledning att öka leveransservicen. 2

5 Förord Detta examensarbete avslutar min utbildning till civilingenjör i industriell ekonomi vid Luleå tekniska universitet. Examensarbetet utfördes i samarbete med JM AB under hösten Det är många personer som följt utvecklingen av detta arbete och författaren vill tacka alla som har ställt upp som intervjupersoner och andra som har erbjudit sin värdefulla erfarenhet. Författaren vill ge ett stort tack till sin handledare Torbjörn Wiberg, lektor på avdelningen för industriell logistik på Luleå tekniska universitet för hans goda råd och kommentarer vid handledningstillfällena. Författaren vill även tacka hela centrala inköpsavdelningen på JM AB för deras nyttiga tips och uttrycka ett speciellt tack till handledare Marcus Lund, kategoriansvarig, på centrala inköp på JM AB för sitt engagemang och positiva tänkande. Lycka till! Stockholm, Patrik Danielson 3

6 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Problemställning Mål och Syfte Avgränsningar Disposition Metodik Vetenskapligt angreppssätt Kvalitativ och kvantitativ metod Fallstudie Datainsamlingsmetod Intervjuer/enkäter Litteraturstudie Reliabilitet och validitet Tillvägagångssätt Litteraturstudie Logistik Terminal Samordning av produkter Kostnadsmässiga faktorer Flödesmässiga faktorer och tekniska faktorer Differentiering av lager Mätetal Lagertillgänglighet Leveransprecision Leveranssäkerhet Leveransflexibilitet Lagrets omsättningshastighet/liggtid Leveransfyllnadsgrad Bygglogistik Nulägesbeskrivning/Empiri JM AB Orderprocessen Avrop Leverantör Leverans Mottagning Problem i orderprocessen Planering Byggarbetsplatsen Leverantör Organisation Fiskbensdiagram Urvalsanalys och resultat Urvalsprocess Analys Urvalsprocess Urvalsprocess Framtagning av mätetal Framtagna mätetal Undersökning Resultat av enkätundersökningen Kompletterande analys av undersökningsresultat Resultat framtagna produkter Flödes- och tekniska faktorer Byggfas, transportfrekvens och produktens egenskap Sambandskriterier Samband Samband

7 6 Slutsats Ineffektivitet inom orderprocessen Lämpliga byggartiklar att terminalisera Diskussion och rekommendationer Reflektioner Metoden Enkäten Rekommendationer Uppdelning i terminal Förbättringsåtgärder Referenser Litteratur Artiklar Övrigt Muntliga källor Bilaga 1. Applicerad teoretisk lagerhantering Bilaga 2. Byggprocessen Bilaga 3. Urval Bilaga 4. Resultat från undersökning urval Bilaga 5. Enkätundersökning Bilaga 6. Produkt information

8 1. Inledning I Kapitel 1 ges en inledning till examensarbetet. Därefter följer problemställning som både svarar för JM: s behov av terminal samt beskriver problemet som examensarbetet bygger på. Problemställningen mynnar ut i målet för arbetet och avslutas med avgränsningar samt en disposition över arbetet. 1.1 Bakgrund Byggbranschen anses i många ögon ligga åtskilliga år efter i logistik jämfört med andra branscher. Byggbranschens flöde måste dock anses vara mer komplicerat och har många gånger svårare att utnyttja en effektiv logistik tillskillnad mot många andra industrier som kan hålla en jämnare produktion. Detta är dock inte den enda anledningen till varför byggbranschen ligger långt efter när det gäller teknologi och effektiva logistiklösningar. Branschen styrs och har styrts av ett fåtal stora aktörer, Skanska, PEAB, NCC och JM under många år. Till skillnad mot många andra branscher är byggbranschen relativt nationell och saknar konkurrens från utlandet. Efter byggkrisen i början av 90-talet har bostadspriset vuxit till idag rekordhöga priser i storstadsregionerna vilket i många branscher skulle locka in globala aktörer på marknaden. Men med den bristande konkurrensen som finns i branschen och med en tillika växande vinst har detta resulterat i seg utveckling och få försök till förbättringar inom logistik. Företag inom byggindustrin har nu insett att det finns stora kostnadsbesparingar i att effektivisera sin logistik. Skanska, som första svenska företag, har tillsatt 200 miljoner kronor på att effektivisera sin transportlogistik (Prolog, 2006). JM AB följer tätt efter och hoppas se stora kostnadsbesparingar inom ett antal år genom ett effektivare materialflöde. Ett första steg som JM AB undersöker, är möjligheten till att börja hålla eget lager av sitt byggmaterial. Att hålla stora volymer i lager var för ett flertal år sedan ansett som ett bra sätt att jämna ut fluktuationer och öka leveransprecisionen i förädlingskedjan men med IT:s utveckling och nya tankar rörande just in time (JIT) och supply chain management (SCM,) försöker nu många istället att minimera sina lager. För JM AB har lager dock aktualiserats och blivit ett nytt sett att förbättra sin logistik. Byggbranschens transportlogistik har alltid varit lågprioriterad jämt emot effektivisering av byggprocess och inköp. 1.2 Problemställning JM: s leverantörer finns alla placerade i Norden, varvid dessa har ansvar för transporten av byggmaterial, vilket betyder att varje enskild leverantör kör direktsändningar från sin egen produktion eller från sitt lager till varje byggprojekt. Dessa direktsändningar ställer stora krav på leverantörernas leveransprecision och ger lite utrymme för förseningar eller fel utan att byggprocessen berörs. Tyvärr förekommer det ibland problem med leveranserna, vilket ofta leder till produktionsförseningar. Traditionellt sätt har JM löst de här problemen omedvetet genom att använda små buffertlager ute på byggarbetsplatserna. Följderna blir dock att det lagerförda byggmaterialet ute vid byggarbetsplatsen utsätts för risk att förstöras av väder, få skador i hantering samt risk för stöld. Det skapar också problem i form av en mindre produktiv arbetsplats där det blir svårare att hitta material och där hanteringen och transporter ofta blir störda. 6

9 För att balansera dessa leveransproblem ytterligare och för att minska osäkerheten försöker företaget även ta hänsyn till problemen redan i materialinköpsplaneringsstadiet. Den anpassade planeringen sker dock individuellt, från platschef till platschef, och görs främst utifrån erfarenhet, tradition och tidigare beslut. Osäkerheten i planering gör det dock svårt att noggrant planera inleveranser, vilket blir följden av att varje inleverans planeras i samma situation som den anländer. Detta i sin tur besvärar ytterligare logistiken på byggarbetsplatsen. JM har inte någon egen logistikavdelning utan förlitar sig mycket på sina leverantörers kunskap och effektivitet. På grund av konkurrensförhållanden och de kostnadsmässiga besparingar som JM ser i att lösa dessa logistiska problem, undersöker nu företaget behovet av att utöka sin logistik. En viktig del, som företaget ser, är att få större kontroll över förädlingskedjan. För att skapa detta tror JM att det krävs en omstrukturering i materialflödet. Företaget håller på att undersöka möjligheten till att använda sig av en terminal mellan leverantör och byggprojekt för att kunna samordna leveranser och sorterar ut dagligt behov till varje byggprojekt med syfte att sänka kostnader och öka effektiviteten för både JM och leverantör. JM hanterar idag 1000-tals olika artiklar för byggnad av sina bostäder. För att kunna upprätta en terminal vill nu JM ta fram de produkter som faktiskt orsakar behovet av en terminal. Alltså de produkter som orsakar problem och ineffektivitet mellan leverantör och byggarbetsplats. Genom att hantera dessa produkter via en terminal hoppas JM på att sänka kostnaderna, höja effektiviteten samt att korta ner den totala byggtiden. 1.3 Mål och Syfte Genom att terminalisera produkter som utgör störst ineffektiviteten och problemen för JM tror företaget att stora kostnadsbesparingar kan göras. Syftet med detta examensarbete är således att ta fram vilka av JM: s produkter som är mest lämpade att hanteras via en terminal. För att ta fram dessa produkter måste också problemen som orsakar ineffektivitet inom JM: s orderprocess identifieras. De innefattas av ineffektivitet i planering, leverans, och byggarbetsplats. För att vidare ge JM riktlinjer över lämpliga produkter kommer sambandskriterier över de framtagna produkterna att tas fram. 1.4 Avgränsningar Projektet kommer endast att undersöka produkter till byggprojekt inom Stockholmsregionen. Eftersom antalet produkter är omfattande och arbetet sträcker sig under en kort tidsperiod, kommer endast de mest potentiella produkterna att undersökas och mätas. Idag finns det ingen som riktigt vet vilka problem som orsakar de största kostnaderna inom logistik i byggbranschen. Det finns inte heller någon direkt kostnadsanalys eller undersökningen av problemens kostnader. På grund av detta kommer de kostnadsmässiga faktorerna, som används i detta arbete, att mäta kritikaliteten av problem istället för kostnaderna på problem. Det betyder att den kritiska faktorn kommer att motsvara den kostnadsmässiga faktorn. 7

10 1.5 Disposition Kapitel.1 Inledning Kapitel.2 Metod Det här kapitlet är ett introduktionskapitel där byggföretaget JM AB introduceras. Kapitlet redogör problemställningen för examensarbetet och tar även med syfte, mål och avgränsningar till arbetet. I kapitel 2 beskrivs metod och tillvägagångssätt som har använts för att lösa de uppsatta problemen. Kapitel.3 Teori Kapital 3 tar upp de teorier som arbetet grundas på. Kapitel.4 Nulägesanalys Kapitel 4 beskriver JM som företag och hur byggrespektive orderprocessen ser ut i företaget. Avslutningsvis undersöks de problem som JM har inom orderprocessen. Kapitel.5 Urvalsprocess I kapitel 5 görs ett urval av produkter som sedan undersöks och analyseras på bland annat information från kapitel 4. Kapitel.6 Slutsats Kapitel.7 Diskussion Slutsatsen ger läsaren det sammanställda resultatet som svarar till de mål och syfte som är uppsatt Avslutningsvis tar det sista kapitlet upp de generaliseringar som arbete var tvunget till att göra och hur det potentiellt skulle kunna göras bättre. Kapitlet ser även över framtida förbättringar på både kort och lång sikt. 3.1 Utformning av kapitel 3 8

11 2 Metodik I detta kapitel presenteras de metoder, som beskriver och redogör för hur problemen för detta examensarbete, har studerats och lösts. Vetenskapligt angreppssätt Kvalitativ och kvantitativ metod Datasamlingsmetod Beskriver hur examensarbetet har relaterat teori till verkligheten. Beskriver det sätt examensarbetet analyserar materialet Beskriver de olika datainsamlingsmetoderna som använts. Reliabilitet och validitet Tillvägagångssätt Beskriver arbetet med trovärdigheten i metoden. Visar utformad metod som har används för att ta fram de sökta produkterna 2.1 Utformning av kapitel Vetenskapligt angreppssätt Enligt Patel och Davidson (2003) finns det två metoder för att relatera teori och verkligenhet till varandra. De metoder som forskare brukar arbete med för att relatera dessa kallas induktiv och deduktiv metod. Om forskningsarbetet bedrivs efter den induktiva linjen utgår forskaren från upptäckter i verkligenheten, som sedan sammanförs i en teori (Olsson och Sörensen, 2001). Det innebär att forskarens observationer inte styrs efter någon förutfattad mening eller teori, beskriver Hartman (2004). Det kännetecknas av att data samlas in först och sedan analyseras mot teorier för att finna och rättfärdiga samband. För den deduktiva linjen menar Patel och Davidson (2003) att slutsatser dras från allmänna principer om enskilda företeelser. En befintlig teori bestämmer vilken information som ska samlas in, hur informationen ska tolkas och slutligen hur resultatet skall relateras till den redan befintliga teorin. I denna studie har datainsamlingen styrts utifrån befintliga teorier. Informationen från nulägesanalysen togs fram för att senare kunna ta fram de mest kritiska produkterna genom en undersökning. Denna studie kan därför anses vara deduktiv. 2.2 Kvalitativ och kvantitativ metod Det finns enligt Hartman (2004) i huvudsak två olika metoder för att systematisera och analysera olika forskningsmaterial, dessa är kvantitativa och kvalitativa metoder. De kvantitativa metoderna kännetecknas enligt Patel och Davidson (2003) av att det som studeras kan göras mätbart och att undersökningsresultat presenteras numeriskt eller i överförd mening. Kvalitativ inriktad forskning innebär forskning där datainsamlingen fokuserar på mjuk data, till exempel i form av intervjuer, tolkade analyser och ofta verbala analysmetoder av textmaterial (Patel och Davidson, 2003). För forskning där tanken är 9

12 att skapa djupare förståelse för det system som studerats ger enligt Patel & Davidsson (1994) stark kvalitativ prägel på forskningen. De båda inriktningarna behöver dock inte ställas helt oförenliga mot varandra. Patel och Davidson (2003), beskriver detta genom att forskningen kan befinnas var som helst på en linje där kvalitativ och kvantitativ forskning utgör varsin ändpunkt. För denna rapport krävdes en ingående studie av intervjuer och observationer om företagets orderprocess, vilket stämmer väl överens med den kvalitativa metoden. För den slutliga analysen användes redan i förväg strukturerade och ordnade enkäter som numeriskt kunde analyseras. Den fasen av arbetet följer mer en kvantitativ metod Fallstudie Enligt Olsson och Sörensen (2001), avser kvalitativa insamlingsmetoder tekniker som vill karaktärisera något. Det centrala är att söka kategorier, beskrivningar eller modeller som bäst beskriver ett fenomen eller sammanhang i omvärlden. Kvantitativa insamlingsmetoder brukar göras genom fallstudie med intervjuer och observationer. Enligt Patel & Davidsson (1994) är en fallstudie beteckningen på en undersökning som är avgränsad till en mindre grupp. Ett fall kan vara en individ, en grupp individer, en organisation eller en situation. Fördelen med fallstudie menar Bell (1999) är att den gör det möjligt för forskaren att koncentrera sig på en speciell händelse eller företeelse och försöka få fram de faktorer som inverkar på företeelsen i fråga. Vidare menar Olsson och Sörensen (2001) att genom fallstudie få inblick i oväntade förhållanden som tidigare var oklara eller uppfattades annorlunda. Enligt Bell (1999) finns inget specifikt tillvägagångssätt för fallstudier, utan forskaren väljer de insamlingsmetoder som passar uppgiften. Dock är observationer och intervjuer de vanligaste. Fallstudier är särskilt lämpliga för forskare som arbetar på egen hand, eftersom de rymmer möjligheten att på djupet studera en avgränsad aspekt av ett problem under en begränsad tidsrymd. Av denna anledning anses en fallstudie vara en lämplig undersökningsansats för detta arbete då den avgränsade delen av problemet passar väl in på det problem som JM har med att finna vilka produkter som passar bäst in i en terminal. Vidare sträcker sig detta arbete under en fast period, vilket också överensstämmer med en fallstudie. 2.3 Datainsamlingsmetod Datainsamlingsmetod heter det tillvägagångssätt som ofta används för att samla in forskningsmaterial. Datainsamling brukar ofta delas upp i primär- och sekundärdata (Hartman 2004). Primärdata beskriver data som samlas in med syfte att användas som analysunderlag i den aktuella undersökningen. Sekundärdata är information som redan insamlats av andra forskare eller utgör så kallad processdata/registreringsdata (Ibid). I denna studie användes intervjuer, observationer och enkätundersökningar som primärdata. Sekundärdata hämtades från litteratur, artiklar och Internet Intervjuer/enkäter Patel & Davidsson (1994), anser att med intervjuer menas vanligtvis sådana som är personliga i den mening att intervjuaren träffar intervjupersonen och genomför intervjun, men intervjun kan även föras via ett telefonsamtal. För att nå ett gott intervjuresultat menar Olsson och Sörensen (2001), ska syfte och problemområde vara väl klarlagda före undersökningen börjar. 10

13 I denna studie har en mängd olika former av intervjuer använts. För att kartlägga byggprocess, orderprocess och nuläget har mer eller mindre strukturerade intervjuer använts. Många personer har blivit tillfrågade om deras uppfattning och erfarenhet vilket naturligtvis är svårt att förbereda en strukturerad intervjuguide till. Data av detta slag har också kommit från observationer där författaren praktiserade ute på byggarbetsplats under en kort tidsperiod. Data har även samlats in från andra typer av observationer där författaren har suttit med under möten och genomgångar. Eftersom arbetet inte kunde mäta ett för stort antal produkter valdes det, tillsammans med handledare, ut en grupp av personer att ta fram produkter som var lämpliga att terminaliseras. I gruppen av tillfrågade ingick fyra inköpare, tre platschefer och tre produktionschefer. Varje tillfrågad fick gå igenom alla produkter och material som JM använder för tillverkning av bostäder. Patel & Davidsson (1994) menar, att enkäter oftast förknippas med formulär som skickas per post. Det finns också situationer då enkäten tas med till den person som ska besvara den, med anledning att kunna vara till hjälpa och eventuellt förtydliga enkäten i vissa avseenden. För att mäta de produkter som orsakade ineffektiviteten i orderprocessen lämnades en enkäten ut på alla nuvarande byggprojekt på JM:s Stockholms regioner. Enkäten skulle fyllas i vid varje inleverans för varje utsedd produkt (se bilaga 5). Input till enkäten togs fram genom att ta fram de främsta problem inom orderprocessen från nulägesanalysen. Varefter dessa problem sattes som mätetal för att mäta produkternas effektivitet inom varje problem. För att få enkäten korrekt ifylld åkte författaren till merparten av byggprojekten och instruerade hur enkäten skulle fyllas i och dess syfte. För att komplettare enkäten ytterligare intervjuades ett stort antal platschefer och arbetsledare om respektive produkt som var med i undersökningen Litteraturstudie För att skaffa en allmän bild över området och branschen söktes böcker under sökord som; Byggstyrning, Construction Management, Bygglogistik, Lager logistik och Inventory Management på KTH: s bibliotek, Stockholms handelshögskola och på Stockholms huvudbibliotek. För att få djupare förståelse inom ämnet söktes även artiklar på Emerald, Byggtorget och på Byggdoks databaser med liknade sökord. Teorin inom bygglogistik är idag knapphändig. Därför utgick författaren från den industriella logistiken och tillämpade den på byggbranschen. Inom den valda teorin finns det en uppsjö böcker att välja mellan, där Aronsson 2004 och Jonsson 2005 framförallt valdes. Stig-Arne Mattson har skrivit en utförlig artikel om differentierad styrning av inleveranser till lager som också användes som underlag. 2.4 Reliabilitet och validitet Reliabilitet och validitet är två faktorer som fastställer trovärdigheten i metoderna. Enligt Olsson och Sörensen (2001) är reliabiliteten graden av överensstämmelse mellan mätningar med samma mätinstrument, det vill säga samma resultat erhålls varje gång. En undersökning med hög reliabilitet ger ett liknade eller exakt överensstämmande resultat om mätningar sker vid olika tidpunkter men med samma metod (Olsson och Sörensen, 2001). Validitet däremot, är ett mått på om en viss fråga mäter eller beskriver vad man vill att den ska mäta eller beskriva. En undersökning med hög validitet ger således information om vad som efterfrågas (Bell, 1993). 11

14 Figur 2.2 illustrerar hur resultatet från mätningar med hög respektive låg validitet och reliabilitet skulle kunna se ut hög Validitet låg låg Reliabilitet hög Figur 2.2 Förklaring av begreppen validitet och reliabilitet, Grahn och Johansson (2005) s 9 För att öka validiteten i detta arbete testades enkäten på ett byggprojekt innan den delades ut på resterande byggarbetsplatser. Det gav författaren information om svagheter i enkäten som kunde kompletteras. För att ytterligare öka validiteten har ett brett antal olika teoretiska källor använts. Trots detta finns det risk till att betydelsefull litteratur har förbisetts och detta skulle kunna leda till negativ påverkan på validiteten. För att öka reliabiliteten i detta arbete har arbetet med datainsamling baserats på ett flertal mätningar. Genom att använda sig av ett stort antal byggprojekt i undersökningarna ökar sannolikheten att resultatet är riktigt. För att ytterligare undvika att slumpmässiga fel skall påverka resultatet har undersökningar varierats mellan Stockholms alla regioner på JM. Under studiens gång har ett stort antal personer blivit intervjuade. För att få en nyanserad bild av verksamheten och av de aktuella problemen har ett noggrant urval av respondenter gjorts, delvis utifrån personers befattning. Detta är en faktor som ytterligare höjer studiens reliabilitet. 12

15 2.5 Tillvägagångssätt Introduktion till företaget Utveckla metod för empiri och litteratur insamling Specificera och formulera problemdefinition Nulägesanalys och insamling av indata Analys Resultat Figur 2.3 Arbetets progress Rapportskrivning Det första steget i projektet, se figur 2.3, var att tillsammans med handledaren Marcus Lund, från centrala inköp på JM AB, grundligt formulera problemet för examensarbetet. I det här skedet avgränsades arbetet och en tidsplan samt en budget upprättades för projektet. För att öka förståelsen för företaget och dess logistik gjordes åtskilliga intervjuer och observationer mot en nulägesanalys. Som ett komplement till intervjuerna gjordes även ett antal studiebesök, där framförallt praktiska och tekniska detaljer rörande produktion, distribution och hantering av olika byggmaterial studerades. Som ett ytterligare komplement praktiserade författaren både på centrala inköpsavdelningen och ute på ett byggprojekt under en kortare tid innan projektarbetets start. För att skapa en ännu bättre översikt gjordes också en grundlig litteraturstudie i både ämnet för det specifika problemet men också i branschen som sådan. I detta skede utvecklades en metod för att lösa problemet. Eftersom ämnet är relativt outforskat inom byggindustrin och där inga direkta modeller för denna typ av problem har hittats, arbetades en egen modell fram. Figur 2.4 illustrerar den framtagna modellen vars syfte är att finna de produkter som är lämpligast att hantera via en terminal. Det första steget, I, visar det totala antalet produkter som JM hanterar, där sedan i steg II ett första urval av produkter görs. Detta urval baseras på en kvalitativ undersökning, grundat på intervjuer som tar fram en större mängd av byggartiklar som eventuellt lämpar sig att hantera via en terminal. För steg III, som är den huvudsakliga delen av arbetet, görs det andra urvalet, urval 2 som baseras på kostnadsmässiga faktorer och tas fram genom multikriterium klassificering, där de mest kritiska produkterna relativt till volymvärdet studeras. Senare i steg IV analyseras de flödesmässiga och tekniska faktorer för produkterna ur urval 2 och sammanförs efter liknande kriterier gällande byggsekvens, efterfråga och produktegenskaper. Som slutlig del av arbetet kommer i steg V, samband att tas fram för de utvalda produkterna ur steg III. Genom att ta fram samband som utgör den största orsaken till varför just dessa produkter är lämpliga, kan dessa kriterier sedan appliceras på de resterande produkterna som inte är undersökta. Detta examensarbete har avgränsats att endast ta fram sambandskriterierna och inte att applicera de på resterande produkter. Tanken är sedan att JM, i steg VI, ska kunna ta fram resterande produkter utifrån dessa samband och där dessa sedan ska samordnas i produktgrupper, i steg IV. 13

16 II I III V VI Sambandskriterier -X -Y Produktgrupper IV Figur 2.4 metod för examensarbetet 14

17 3 Litteraturstudie I litteraturstudien följer en kort beskrivning om huvuddelarna inom logistik. Vidare beskrivs fördelar med terminalisering och kriterier för att samordna flöden. Efter det beskrivs det ur ett teoretiskt perspektiv hur produkter differentieras i lager och lagerhanteras. Därefter beskrivs mätetal för att finna problem i processer som avslutas med en studie inom bygglogistik. Logistik Terminalisering Differentiering av lager Mätetal Bygglogistik Kort beskrivning av logistik och dess funktion Beskrivning av fördelar med att hantera produkter via en terminal och dess samordningseffekt. Teoretiskt hur industrin differentierar sina artiklar på lager Beskrivning av mätetal som ska finna specifika artiklar Eventuella problem med att hantera produkter ute på byggarbetsplats studeras. 3.1 Utformning av kapitel Logistik Logistik brukar delas in i tre huvuddelar; inbound logistik, produktionslogistik och outbound logistik. Inbound logistiken hanterar relationen med leverantörer och planerar flödet av produkter i tid och volym. Produktionslogistiken hanterar flödet i produktionen för att göra det så effektivt som möjligt. Outbound logistik hanterar relationen med kund och planerar flödet av färdiga produkter i tid och volym (Bloomberg et al, 2002). Inom dessa tre huvuddelar ingår i sin tur primära logistikaktiviteter, varav en är lagerhantering. Lagerhantering refereras som buffertlager av råvaror, produkter i produktion och färdigt gods, i det logistiska flödet (Aronsson et al, 2004). Om varje aktivitet fungerade perfekt - inga variationer i produktionstid eller att företag kunde förutse den exakta efterfrågan - skulle det aldrig finnas något behov av att lagerhålla produkter. I verkligenheten är dock varken marknad eller processer helt störningsfria, kontinuerliga eller oföränderliga, varvid buffertlager många gånger är ett måste (Bloomberg et al, 2002). 3.2 Terminal Den kortaste vägen mellan två punkter är en rak linje. Det påståendet är odiskutabelt, men det billigaste sättet, att transportera en produkt från en punkt till en annan, är inte alltid att följa den räta linjen (Storhagen, 2003). En terminal är en anläggning till vilken varor transporteras för att sammanställas och/eller delas upp i andra partier, tillföras värde genom någon annan aktivitet och omlastas för vidare transport till kund. Terminalen har en central roll i distributionsstrukturer eftersom den möjliggör minskning av de gap som förekommer mellan dem som producerar och dem som konsumerar produkter. En terminal är inte helt likt ett vanligt lager då huvudaktiviteterna för terminalen är sortering och omlastning till annat transportmedel. 15

18 Dock kan en viss mellanlagring bli nödvändig, eftersom det är svårt att tidsmässigt synkronisera samtliga ingående och utgående transporter (Jonsson och Mattsson, 2005). Genom terminal kan regelbundna transporter på förutbestämda tider med en hög utfyllnadsgrad och en hög leveransprecision både sänka kostnader och höja leveransservicen (Aronsson et al 2004). Figur 3.2 och 3.3 visar på hur antalet transporter med en terminal drastiskt kan minskas. Navsystemet innebär att ett större antal ingående och utgående flöden sammanstrålar i navet där godset både bryts men också konsolideras. Brytpunkten eller navet består av en terminal som möjliggör sortering, mellanlagring och omlastning (Jonsson och Mattsson, 2005) Byggarbetsplats A B C D E F G H Leverantör Figur 3.2Antalet leveranser utan terminal (Aronsson et al 2004) Byggarbetsplats Terminal A B C D E F G H Leverantör Figur 3.3 Antalet leveranser med terminal ( Aronsson et al 2004) 3.3 Samordning av produkter Samordning av produkter innebär att olika flöden blir beroende av varandra. Detta kan teoretiskt sätt ske på ett flertal olika sätt. Men för att det flödesmässigt ska anses finnas möjligheter till samordning av produkter måste, enligt Tarkowski et al 1995, tre olika faktorer räknas in, figur 3.4 illustrerar dessa. Samordning Kostnadsmässiga faktorer Flödesmässiga faktorer Figur 3.4 Samordning av produkter Tekniska faktorer Kostnadsmässiga faktorer De kostnadsmässiga faktorerna ska ge ett ekonomiskt incitament för produkter och terminal till de aktörer som är inblandade. Det behöver inte enbart vara sänkta kostnader 16

19 som initierar en förändring utan det kan även vara förväntade ökade intäkter eller ökad servicegrad som möjliggör detta. Det verkar dock vara vanligt att lyckosamma förändringar är fokuserade på en lösning som medför lägre kostnader (Tarkowski et al 1995) Flödesmässiga faktorer och tekniska faktorer För de flödesmässiga faktorerna är ett viktigt kriterium att det finns tillräckligt stora flöden. Den nödvändiga storleken på flödena går inte att fastställa i förväg utan måste bli en bedömning av om de aktuella flödena är av tillräckligt stor omfattning för att motivera föreslagen lösning (Tarkowski et al 1995). Ett annat kriterium vid flödesmässig samordning är att ta hänsyn till transportfrekvensen för varje produkt. Stora skillnader i önskad transportfrekvens medför större svårigheter att uppnå en transportsamordning än vad som är fallet när skillnaden i transportfrekvens är liten (Ibid). Sändningsstorleken är också ett kriterium av avgörande betydelse. Tillämpad måttenhet är antingen en viktenhet eller en volymenhet beroende på varornas fysiska egenskaper. En liten sändningsstorlek innebär att varan måste samordnas med andra varor med en liknande sändningsstorlek medan en stor sändningsstorlek kan vara nödvändig för att fylla exempelvis en container eller en lastbil (Mattson 2002). Det finns också tekniska faktorer för att samordna transporter. Tarkowski (1995) pekar framförallt på varornas egenskaper, där finns stora skillnader i volym, vikt och i konsistens, vilket därmed skulle kunna vara ett hinder med en gemensam lastbärare. Förutom dessa skillnader kan gods även kräva olika typer av hantering. Ett vanligt sätt att skilja hanteringssätt från varandra är att dela in produkter i stapelbart gods och ej stapelbart gods. För att vidare kunna dela in det ej stapelbara godset måste varje enskilt fall av samordningen undersökas, där det alltså i förväg är svårt att fastställa en direkt metod. Transportfrekvens Sändningsstorlek Villkor Flödes- och tekniska faktorer Varornas egenskaper Fig 3.5 Villkor för transportsamordning 3.4 Differentiering av lager Det enklaste sättet att styra materialflödet är att ha en gemensam policy för alla artiklar i sortimentet. Enligt Aronsson et al 2004, kan lagerstyrning exempelvis utföras genom att bestämma samma ekonomiska orderkvantiteter för alla artiklar eller att styra alla produkter mot direkta leveranser och därmed inte lagerför några produkter alls. Alternativet till detta är att differentiera styrningen, det vill säga styra artiklar på olika sätt. Exempelvis då artiklarna har olika egenskaper avseende tillexempel efterfrågemönster, ledtid och pris. Det kan också innebära att differentiera vissa produkter att hanteras via lager där andra går direkt mot kund (Aronsson et al 2004). Differentiering på detta sätt handlar om att sortera upp och klassificera artiklar i olika klasser för att styra varje grupp på bästa sätt. Differentiering kan också handla om prioritering. Eftersom resurser alltid är begränsade bör det strävas efter att hitta ett sätt att utnyttja resurserna på bästa sätt. Genom att 17

20 sortera artiklar i viktighetsordning, tillexempel vilka som är mest lönsamma eller mest kostsamma kan styrningen av de viktigaste artiklarna och av resurser prioriteras (Aronsson et al 2004). Enligt pareto-regeln (80/20-regeln) ska mest resurser läggas på de viktigaste artiklarna, i form av exempelvis högre lagernivåer, noggrannare prognoser eller större bevakning av inleveransen. De mindre viktiga artiklarna läggs mindre tid och resurser på (Mattsson, 2002). På samma sätt som lagerstyrning av sortiment differentieras kan arbetssättet mot leverantör och kunder differentieras. De viktigaste leverantörerna och kunderna kräver extra omsorg medan de mindre viktiga inte får samma uppmärksamhet. En klassificering av leverantörer kan exempelvis göras med syfte att välja ut de leverantörer som ett närmare samarbete skall påbörjas med. För dessa leverantörer är det då viktigt att identifiera eventuella problemen som kan ha negativ inverkan på den totala lönsamheten (Ibid). I princip kan vilket tillvägagångssätt som helst användas för att klassificera artiklar och tillämpa differentierad lagerstyrning. Den metodik som är vanligast, menar Mattsson (2005), är volymvärdes klassificering då den ofta är beskriven i litteraturen och är den metod som används i ERP-system inom industrin. Den bygger på att volymvärdet, det vill säga respektive artikels värde per styck multiplicerat med dess årsförbrukning, beräknas för samtliga artiklar. Det är dock inte ovanligt att använda andra underlag för klassificering, som exempelvis täckningsbidrag per produkt, omsättning per kund eller anskaffningsvärde per leverantör (Jonsson och Matsson, 2002). Ofta betecknas de klassificerade artikelklasserna med bokstäverna A, B, C, D etcetera där A står för artiklar som betraktas som viktigast för verksamheten, B för artiklar som betraktas som något mindre viktiga och så vidare. Vanligtvis används bara tre olika klasser A, B och C (Matsson, 2005). En vanlig fördelning är att A-produkterna står för procent av volymvärdet men enbart 5-20 procent av artiklarna, B-produkterna för procent av volymvärdet och procent av artiklarna och C produkterna för 5-15 procent av volymvärdet och procent av artiklarna. De resurser som finns till förfogande för lagerstyrning fördelas därefter till respektive artikelklass i förhållande till de tillhörande artiklarnas relativa betydelse (Aronsson et al 2004). Den klassificering som har beskrivits ovan avser endast att rangordna artiklar mot ett kriterium, tillexempel volymvärde. Det kan dock finnas anledning till att väga in mer än ett kriterium för artiklar som inte bara beror av exempelvis volymvärde (Aronsson et al 2004). Mattsson 2005 undersöker i sin rapport Differentierad styrning av inleveranser till lager många olika materialstyrningsrelaterade faktorer som kan påverka differentiering av lager. Mattsson menar att för att få en verklig differentiering av produkter bör oftast flera kriterier vägas in. Ett sätt han visar på är att klassificera genom produkters kritikalitet, alltså klassificera produkter efter vilket kritiskt behov de har av förbättring. Vollman (1992) menar också att klassificering i många fall inte enbart kan bygga på artiklarnas volymvärde utan även på hur pass kritiskt de bör vägas in. Han talar om multikriterium klassificering med volymvärde och tillsammans med artiklars kritikalitet diffrentieras. Eftersom denna klassning är av kvalitativ art finns inga riktmärken för procentsatser mellan klasserna. När såväl ABC-analysen och den kvalitativa klassningen är gjord har antalet klasser stigit till nio från tre. Med dagens teknik är det inga problem att ha nio olika kategorier med nio policys, men det kan finnas fördelar med att kombinera dessa och reducera antalet till tre, då det är tveksamt ifall ett bättre resultat uppnås med många kategorier. Vollman (1992) föreslår, att de nya A-artiklarna 18

21 AA, ska vara A-I, A-II och B-I, se figuren 3.6. I bilaga 1 följer en noggrannare förklaring till varför en multikriterium klassificering har valts för detta arbete. Kritiskhet Volymvärde I II III A A AA BB B AA BB CC C BB CC CC Figur 3.6 Multikriterium klassificering (Volmann, 1992) 3.5 Mätetal Syftet med logistik är att förbättra effektivitet i företag och därmed att åstadkomma en positiv resultatpåverkan (Jonsson och Mattsson, 2005). Genom att mäta leverantörer och produkters effektivitet/problem kan olika former av brister och problem påträffas. Effektivitet kan uttryckas med hjälp av olika effektivitetsvariabler, där var och en representerar effektivitet i ett visst avseende. Logistiksystemets effektivitetspåverkan kan uttryckas med hjälp av variabler som påverkar företagets intäkter, kostnader och miljön. Det finns också variabler som indirekt mäter logistiksystemets förmåga att uppfylla effektivitetsmålen (Jonsson och Mattsson, 2005). Genom att finna de effektivitetsvariabler som för enskilda produkter bidrar till den största ineffektivitet och slöseri inom värdekedjan kan många gånger flaskhalsar och logistiska problem finnas. Generellt sett kan det dock inte avgöras vilket eller vilka av dessa element som är mest betydelsefulla utan detta får avgöras i den specifika situationen (Mattsson, 2005). Följande variabler tar detta arbete hänsyn till: Lagertillgänglighet Lagertillgänglighet avser vilken utsträckning lagerförda artiklar finns tillgängliga i lager när de efterfrågas. Det är alltså ett mått på sannolikhet att direkt kunna leverera från lager till kund vid kundorder (Jonsson och Mattson, 2002). Lagertillgängligheten kan betraktas som ett mått på leveransberedskap från leverantör (Mattsson, 2005). Detta mäts enklast genom att ta andelen av en lagercykel där det är brist med antalet inleveranser (Jonsson och Mattson, 2002) Leveransprecision Leveransprecision avser i vilken utsträckning en leverans sker vid de leveranstidpunkter som överenskommits med kund. Leveransprecision har fått ökad betydelse de senaste åren, många företag har minskat sina lager och får mindre och tätare leveranser. Flera undersökningar har visat att många kunder prioriterar, på grund av detta, en hög leveranspålitlighet framför kort leveranstid (Aronsson et al, 2004). Leveransprecision kan definieras som antalet leveranser på utlovad leveranstidpunkt i förhållande till totalt antal leveranser. För att verkligen finna tidsaspekten på faktorn används oftast Antal försenade leveranser i förhållande till totalt antal leveranser. Vill man förfina detta mått på leveransprecision kan andel order som levererats för sent respektive för tidigt särredovisas som komplement till själva leveransprecisionsmåttet (Aronsson et al, 2004). Till skillnad från lagertillgänglighet avser denna faktor främst leveransförmågan för artiklar som inte lagerhålls färdigtillverkade utan som konstrueras eller tillverkas direkt mot en kundorder, det vill säga artiklar som levereras med en tidsfördröjning från det att 19

22 order mottagits. Både förtidig och försena leveranser kan definieras som låg leveransprecision (Jonsson och Mattson, 2002). En förekommande mätproblematik är hur leveranser, vars leveranstidpunkter ändras enligt överenskommelse med kund, skall hanteras. Sådana leveranser kan definieras som leveranser i tid om leveransändringen är ett kundönskemål men borde inte göra det om kunden tvingats acceptera en ny leveranstid som följd av leverantörsproblem (Ibid) Leveranssäkerhet De effektivitetsvariabler som beskrivits ovan avser leveranskvaliteten i bemärkelsen att kunna leverera önskad kvantitet direkt eller vid överenskommet tillfälle. En annan typ av leveransservice är så kallad leveranssäkerhet (Mattsson, 2005). Leveranssäkerhet avser i vilken utsträckning rätta produkter levereras i rätta kvantiteter. Leveranssäkerheten mäter leveranskvaliteten i form av rätt produkt och rätt kvantitet. Vid hög leveranssäkerhet kan tillexempel stora delar av det arbete som annars utförs på kundföretagets leveransmottagning elimineras (Jonsson och Mattson, 2002) Leveransflexibilitet Med leveransflexibilitet menas förmågan att anpassa sitt beteende till kundens önskemål i en leveranssituation och kan avse både leveranstid, leveranskvantitet samt innehåll och prestanda i levererad produkt. Leveransflexibilitet kan innebära i vilken utsträckning kortare leveranstider än vad som normalt tillämpas accepteras eller i vilken utsträckning leverans av annat än standardiserade minimikvantiteter accepteras (Aronsson et al, 2004). Att konkret mäta leveransflexibiliteten är inte enkelt och ytterst få metoder finns rubricerad. En möjlig metod menar Mattson (2005) är att mäta antalet orderändringar som accepterats utan att de fått konsekvenser för avtalad leverans och därefter jämföra dessa med det totala antalet erhållna önskemål om orderändringar Lagrets omsättningshastighet/liggtid Lagrets omsättningshastighet avser hur många gånger per år ett genomsnittslager omsätts. Det uttrycker värdet av det totala materialflödet under en viss tidsperiod, ofta ett år, men i förhållande till det kapital som i genomsnitt under samma period funnits bundet i det aktuella flödet (Mattson och Jonsson, 2005). Lagrets genomsnittliga liggtid är ett alternativt uttryck för lageromsättningshastighet. Om lageromsättningshastigheten ökar minskar liggtiden och vice vers (Mattson och Jonsson, 2005). Detta kan man tydligast åskådliggöras på följande sätt: Genomsnittlig liggtid (i prod.dagar) = Genomsnittliglagertid/ (Förbrukning/Produktionsdag) Genomsnittlig liggtid (i prod.dagar) = Antal prod.dagar/omsättningshastighet (Segerstedt, 1999) Leveransfyllnadsgrad Resursutnyttjande inom transport förbinds oftast med begreppen fyllnadsgrad (m3/m3 alternativt ton/ton) och med frakt ton per krona (ton /kr). Dessa mått tar inte hänsyn till om godset levererats till rätt plats, i rätt tid, eller om kunden är nöjd med sin 20

23 transport. Dessa mått ser bara att maximera leveransens utfyllnadsgrad och på så vis transportera så mycket som möjligt. En viktig aspekt i detta är att hög resursutnyttjande inte nödvändigtvis betyder god lönsamhet och i detta fall en effektiv produkt. Det är tillexempel möjligt att uppnå ett nästan 100 procentigt resursutnyttjande av lastbärare, om transporterna inte utförs under något som helst tidskrav eller då kapitalbildning inte alls beaktas (Tarkowski et al, 1995). Utfyllnadsgrad mäts genom verklig last mot maximalt lastad transport. 3.6 Bygglogistik Distributionens roll för en produkt blir allt mer viktig. Vad gäller byggbranschen svarar materialandelen i byggandet för cirka 50 procent av totalkostnaden. En väsentlig del av detta är kostnader som direkt förknippas med distribution det vill säga lager, transport, förpackning och hantering. Av tradition sker distribution från fabrik till byggarbetsplats enligt sedvanliga former med målet att alltid finna lägsta inköpspris. Detta sätt att hantera distributionsfrågor har i många branscher varit föremål för omdaning och även inom byggbranschen har ett flertal studier pekat på mycket intressanta effekter och besparingspotentialer med att effektivisera logistiken (Andersson et al, 1988). Supply Chain Management innebär att företag inom förädlingskedjan har ett djupare samarbete med varandra. Det har dock visat sig att samarbetet mellan de inblandade aktörerna i byggbranschen är väldigt låg. Företag håller sig var och en på sin kant, det vill säga arbetar med det som de alltid har arbetat med vilket gör att viktig information så som att bygget är försenat, många gånger ej når den andra parten. Att var och en håller sig på sin kant bidrar också till en dålig förståelse för den andras problem och gör det svårt att se fördelar och besparingar i åtgärder som spänner över hela distributionskedjan (Holgersson och Wootz, 1991). I sin studie fann Andersson framförallt tre orsaker till problemen bakom samarbete: Kommunikation mellan byggare och transportör är minimal. Byggarens kunskaper om transporter är i det närmaste obefintliga, vilket försvårar en konstruktiv kommunikation i transportfrågor Byggplatsens överblick över materialleveranser och materialåtgång är dålig. Tilläggsbeställningar är snarare en regel än undantag. Lager innebär många gånger kapitalbindning, inflexibilitet och döljandet av problem (Japanska sjön) som företaget har, alltså en sänkande effektivitet. Att hantera produkter på en byggarbetsplats skapar ofta ännu mer problem. I studien Rationell Distribution av Byggmaterial menar Andersson att lager på bygget är en stor bidragande faktor till ineffektiv byggmaterialdistribution. De främsta negativa faktorerna som poängteras är: Ökad hanteringskostnad Minskad produktivitet Tid att hämta material Skador på byggmaterial Kapitalbindning Överförbrukning, svinn. Sämre byggkvalitet 21

24 Andra faktorer som det pekas på är bieffekter som skapas på grund av dessa problem, vilka inte är lika lätt att påvisa i en studie. 22

25 4. Nulägesbeskrivning/Empiri För att förstå de problem som ligger till bakgrund till projektarbetet följer nu en kort beskrivning av företaget och följs av en beskrivning över orderprocessen. Företagspresentation Orderprocessen Kort beskrivning om företaget och dess regioner. Detta avsnitt beskriver JM: s orderprocess från det att en beställning görs till att produkten levererats på byggarbetsplatsen. Problem för JM JM: s problem inom orderprocessen identifieras och delas in efter de olika delprocesserna. 4.1 JM AB År 1945 bildade byggmästare John Mattson sitt företag John Mattson Byggnads AB, det företag som idag är JM AB. JM börsintroducerades 1982 och 1987 förvärvade Skanska aktier i bolaget, men lät bolaget behålla sin egenart. Under 90-talet etablerades bolaget i Danmark och Norge och verksamheten fokuserades allt mer på projektutveckling av bostäder och bostadsområden. År 2000 sålde Skanska sina aktier i JM och blev då ett separat byggbolag (JM, årsredovisning 2005). Idag är JM Nordens ledande projektutvecklare av bostäder. Verksamheten är fokuserad på nyproduktion av bostäder i attraktiva lägen på expansiva orter, med tyngdpunkt på storstadsområden och universitetsorter i Sverige, Norge, Danmark och Belgien (JM, 2006). Figur 4.1 Lilla Essingen, JM projekt Stockholm (Interninformation, 2006) Under 2005 hade JM cirka bostäder i byggdrift, varav 86 procent utgjordes av lägenheter i flerbostadshus och 14 procent av småhus. JM AB omsätter drygt 12 miljarder och har ungefär medarbetare (JM, 2006). 23