Välkommen till Areamöte våren 2008

Transkript

1 Välkommen till Areamöte våren Convention i Rotterdam 2. Nytt räkenskapsår 3. Nyheter om hemsidan 4. Latvian Scholarship 5. OMC 1 1. Convention i Rotterdam 2

2 1. Convention i Rotterdam a. Anmälningar b. Delegater c. Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee d. Förslag till höjning av årsavgiften e. Mål för bienniet/serviceprojekt f. Val av ny internationell styrelse samt valberedning 3 1a Anmälningar Vi har nu ansökan om stimulansbidrag från 63 klubbar i Distriktet! Avgift fr o m 1 april 425 Euros Avgift fr o m 15 juni 475 Euros 4

3 1b Delegater Delegatanmälningsblanketter/proxyanmälan har sänts per post till alla klubbar. Finns också att ladda ner både på och Anmälan sänds antingen via Internet eller med vanlig brevbefordran Sista dag som ZI skall ha mottagit delegatanmälan/ proxyanmälan är med vanligt brev den 8 maj och via Internet den 22 maj 5 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee A1.Mandatperiod för Internationella styrelsen: Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Idag tillträder hälften av de nya styrelseledamöterna direkt efter Convention och hälften ett år senare. Förslaget innebär att man vill att samtliga nyvalda styrelseledamöter, skall starta sin mandatperiod direkt efter Convention Förslaget innebär också att övergångsregler måste gälla fram t o m 2012 Förslaget klargör också att en International Director som redan tjänstgjort under en period, inte under en annan period kan tjänstgöra på samma position igen. (Dvs en inhoppare kan bli vald på samma position under en annan period) A2. Internationella Valberedningens uppgifter: Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Ändring som följer på beslut i A1 6

4 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee B1. Val av Internationell Valberedning Föreslagen av Zontas Internationella styrelse 5 av de totalt 9 deltagarna i den Internationella Valberedningen, väljs idag beroende på var man bor. De övriga 4 väljs oberoende av geografisk hemort. Förslaget innebär att valberedningen minskas till totalt 7 medlemmar och medlemmarna skall kunna väljas oberoende av geografi. B2. Vakanser i den Internationella Valberedningen Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Ändring som följer på beslut i B1 B3. Den Internationella Valberedningens uppgifter Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Ändring som följer på beslut i B1 7 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee C1. Internationell PR-kommitté Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Den Internationella PR-kommittén föreslås tas bort, eftersom det är den Internationella styrelsens ansvar att kommunicera och driva dessa frågor. Detta innebär inte att PR-kommittéer på klubb eller Distriktsnivå skall försvinna. Det är på lokal nivå, man har bäst kunskap om vilken kommunikationsmetod som fungerar bäst. C2. Status of Women Service Committee Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Med anledning av vikten av advocacy i vår verksamhet så föreslås att detta skall hanteras i en särskild kommitté och texten i paragrafen om STWS- Committee måste därför justeras C3. Legislative Awareness and Advocacy Committee Föreslagen av Zontas Internationella styrelse Se ovan 8

5 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee D1 Distriktens valberedningar Föreslagen av District 29 I Bylaws står idag att Distriktens valberedning skall bestå av 3 ledamöter. Förslaget innebär att antalet ledamöter i distrikten ej skall begränsas antalsmässigt utan kunna variera om distriktens Rules of Procedure godkänner detta. Rekommenderas inte av ZIB E1 Medlemstransfer Föreslagen av International Bylaws and Resolutions Committee Förslaget innebär att en Zonta som flyttar till en annan ort, där det finns en Zontaklubb skall ha rätt att bli medlem i den klubben, ej som nu måste väljas in Rekommenderas av ZIB E2 Klassificerade medlemmar Föreslagen av District 4 Förslaget innebär att man för att kunna bli erbjuden medlemskap antingen skall vara aktivt arbetande eller ha erfarenhet från verksamhet i beslutsfattande position Rekommenderas av ZIB 9 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee E3 Medlemskategorier Föreslagen av District 23 Förslaget innebär att en ny medlemskategori, Outreach members, skulle införas. Detta skulle vara medlemmar, som har långt till en klubb, men som pga ny teknik skulle kunna delta i möten på distans Rekommenderas inte av ZIB E4 Medlemmar Outreach members Föreslagen av District 23 Följdförslag av ovanstående om vilka skyldigheter/rättigheter en Outreach Member skulle ha. Rekommenderas inte av ZIB E5 Medlemmar Klassificerade medlemmar Föreslagen av District 23 Förslaget innebär att det i Bylaws skrivs in att även verksamhet i en not for profit organisation skall vara grund för klassificering vare sig man får betalt eller ej. Rekommenderas inte av ZIB 10

6 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee E6 Medlemskategorier Föreslagen av District 24 Förslaget innebär att två nya medlemskategorier införs, associate members och retired members. Med associate members avses personer som inte fyller Zontas nuvarande kriterier för inval, men som skulle kunna göra det längre fram, t ex unga eller personer som idag inte är i beslutsfattande position Rekommenderas inte av ZIB E7 Medlemskategorier Föreslagen av District 24 Följdförslag av E6. Beskriver kriterier och villkor för Associate members Rekommenderas inte av ZIB E8 Medlemskategorier Föreslagen av District 24 Följdförslag av E6. Beskriver kriterier och villkor för Retired members Rekommenderas inte av ZIB 11 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee E9 Antal klassifikationer per klubb Föreslagen av District 24 Klubbar skall ha medlemmar inom olika yrkesområden. Minimiantal klassifikationer skall vara ¼ av klubbens totala medlemmar. Ingen klubb behöver ha fler än 25 klassifikationer. Förslaget innebär att enbart 2/3 av klubbens medlemmar skulle behöva vara klassificerade. Följd av tidigare förslag E6 angående associate och retired members Rekommenderas inte av ZIB E10 Klubbavgifter Föreslagen av District 24 Följd av E6. Förslaget innebär att associate och retired members bara skulle betala 50% av årsavgiften Rekommenderas inte av ZIB 12

7 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee F1 Resolutioner Föreslagen av International Bylaws and Resolutions Committee Förslaget innebär att en resolution skall tidsbegränsas. Det föreslås också att kommittén inte skall behöva rapportera alla resolutioner till styrelsen. Idag krävs att kommittén finner att resolutionen kräver ytterligare studier. Förslaget innebär att kommittén kan avstå att rapportera om: Resolutionen kräver ytterligare studier Ligger utanför Zontas mål Handlar om något ämne som Zonta redan arbetar med Behandlar en fråga som lämpligen hanteras på klubb eller distriktsnivå Inte uppfyller de krav som ställs i Zonta International Rule of Procedure Rekommenderas av ZIB F2 Resolutioner Föreslagen av International Bylaws and Resolutions Committee Förslag om en ny paragraf som beskriver krav på en resolution. Bl a skall vilka aktiviteter som man önskar vidta beskrivas, vilka kostnader som uppstår och vilka mål som resolutionen skall uppnå Rekommenderas av ZIB 13 1c Rapport från International Bylaws and Resolutions Committee G1 Chair istället för Chairman Föreslagen av District 15 Förslaget innebär att ordet Chairman byts ut mot Chair i alla Zonta dokument Rekommenderas inte av ZIB Förslag till Resolution Rekommenderas av ZIB 14

8 1d. Förslag till höjning av årsavgiften Den internationella styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften med 15 USD retroaktivt från 1 juni 2008 Den internationella styrelsen föreslår en höjning av årsavgiften med 1 USD per biennium med start e. Mål för bienniet/serviceprojekt Mål föreslagna vad gäller Governance Financial Operational Credibility and Visibility Membership United Nations Legislative Awareness and Advocacy Service Amelia Earhart Fellowship Jane M Klausman Young Women in Public Affairs Promote Fundraising to Zonta International 16

9 1e. Mål för bienniet/serviceprojekt Totalt Rose Fund Amelia Earhardt Jane M Klausman YWPA International Service Fund Zisvaw Whppi e. Mål för bienniet/serviceprojekt 18

10 1e. Mål för bienniet/serviceprojekt 19 1f Val av ny internationell styrelse samt valberedning Kandidat till President Elect: Dianne Curtis USA Kandidater till Vice President: Annette Binder Tyskland Kandidat som kassör: Gloria Stootman Wristen USA Dunstanette Macauley Togo Lynn J McKenzie New Zeeland 20

11 1f Val av ny internationell styrelse samt valberedning Kandidater till International Director Ingeborg Geyer Österrike Lynn R Goodhue USA Lynette Grave New Zeeland Elke Johler-Duriez Tyskland Avstår från kandidatur Heddy Tangen Steffensen Norge Mary Ann Tarantula USA 21 1f Val av ny internationell styrelse samt valberedning Kandidater till International Director (ev 2012) Beverly A Duff USA Sonja Hönig Schough Sverige Beryl Mc Millan Australien Kirsi Nickels Finland Carol Pasanen USA 22

12 Välkomna till Rotterdam! Nytt räkenskapsår 24

13 2. Nytt räkenskapsår Vid bokslut , uppgick distriktets tillgångar till mer än 1,5 milj SEK Därmed är vi fortsatt bokföringsskyldiga. Skyldigheten upphör först när tillgångarnas värde vid utgången av tre räkenskapsår är lägre än gränsbeloppet Nuvarande räkenskapsår dvs 1 juni-31 maj är ej tillåtet enligt svensk bokföringslag Distriktsstyrelsen föreslår att distriktet byter till kalenderår som räkenskapsår Praktiskt förfarande: Nästa räkenskapsår förkortas och avslutas Omfattar då perioden t o m Fr o m tillämpas kalenderår som räkenskapsår Nytt räkenskapsår Fördelar med kalenderår jämfört med brutet räkenskapsår : Snabbt beslut kräver ej tillstånd av Skatteverket Mer aktuell redovisning på Distriktsmöten (närmast föregående år) Kalenderår är standard Medlemsavgifter behöver ej periodiseras 26

14 2. Nytt räkenskapsår Hur påverkas klubbarna av beslutet: Påverkas inte Medlemsavgiften betalas in vid samma tid Nytt räkenskapsår Eftersom detta är en stadgeändring krävs 2/3 majoritet på ett Distriktsmöte Extra Distriktsmöte genomförs därför fredagen den 27 juni, 15:45-17:15 Blanketter för delegatanmälan och ev proxyanmälan, har sänts via mail till samtliga klubbar i distriktet (president och sekreterare). Blanketterna finns också publicerade på Delegatanmälningar för detta möte sänds till guvernören senast den 28 maj. Klubb som inte kan delta, sänder proxyanmälan senast 28 maj. 28

15 3. Nyheter om hemsidan Nyheter om hemsidan Organisation PR + IT & medlemsregister Nivå Innehåll/PR Teknisk support Rättigheter Distrikt Area Distriktsstyrelsen Distriktets infomaster PR ansvarig + Ersättare Area Director Area infomaster PR-ansvarig Distriktets infomaster Distriktets infomaster + Ersättare (2 st) Area infomaster Distriktets infomaster + Ersättare (2 st) Klubb Klubb infomaster PR-ansvarig Klubb infomaster Distriktets infomaster + Ersättare (2 st) Vi behöver en grupp som koncentrerar sig på översättning till engelska Läs mer i uppdaterad klubbhandledning om PR och IT 30

16 3. Nyheter om hemsidan 1. Frågor: PR & grafisk profil Medlem 1. Klubb PR-ansvarig 2. Klubb Infomaster 1. Area PR-ansvarig 2. Area Infomaster 1. Distriktets PR-ansvarig 2. Distriktets Infomaster 2. Frågor: tekniska problem & medlemsregister För att kunna felsöka effektivt, kommer vi att ta fram ett formulär att fylla i där man t ex i ord beskriver när och hur problemet uppstått och gärna bifogar en bild print screen över felmeddelandet. På sikt också ta fram en lista över vanliga problem och hur man avhjälper dem. 2. Extern konsult Nyheter om hemsidan Organisation för förbättringsförslag: Medlem Klubb Infomaster PR-ansvarig Area Infomaster PR-ansvarig Distrikt Infomaster PR-ansvarig Distriktsstyrelse Idéer Ja/Nej? Ja/Nej? Ja/Nej? Ja/Nej? Medlem Distrikt Infomaster PR-ansvarig Support Distrikt Infomaster PR-ansvarig OK Specifikation 32

17 3. Nyheter om hemsidan Att administrera hemsidan En komplett handbok finns tillgängliga för redaktörer (infomasters som har rättigheter): Klicka på frågetecknet i verktygsmenyn Nyheter om hemsidan Att sätta rättigheter för infomasters 34

18 3. Nyheter om hemsidan Rättigheter till olika vyer Nyheter om hemsidan Filhantering är viktigt! Klubbarnas bilder och dokument måste placeras rätt i Filhanteraren annars har vi snart kaos! 36

19 3. Nyheter om hemsidan Nytt medlemsregister Nyheter om hemsidan När vi fått nytt medlemsregister blir sökfunktionen förbättrad 38

20 4. Latvian Scholarship Fund Latvian Scholarship Fund Bakgrund: Inflationen i Lettland är 16,7% Flickor från familjer med svag ekonomi tvekar att påbörja universitetsstudier pga kostnaden Stipendiet omfattar 1000 Lats, som fördelas med 100 Lats per månad från september t o m juni Skall delas ut till en intelligent och ambitiös ung kvinna, som startar en universitetsutbildning Stipendiaterna skall komma från alla de fyra regioner, där Zonta finns. Varje klubb ansvarar årsvis för stipendiet. 40

21 4. Latvian Scholarship Fund kommer stipendiet att handhas av Jelgava Zontaklubb och delas ut till en ung kvinna som skall studera medicin Stipendiet skall administreras av Vitols Foundation, en ideell organisation bildad Administrationskostnaden för detta är 80 Lats/år 41 OMC Areamöten våren 2008 Ausma Pavulans Vice guvernör 42

22 5.OMC Mål 31/5 08 Läge 27/11 07 Medlemskap Nya länder 4 0 Nya klubbar Recruiting rate >10% 5,4% Tappade klubbar <40 40 Medlemstapp < Klubbar som växer Minst 80% 40% Klubbar färre än 20 medlemmar OMC Forts.. 32 klubbar är under uppbyggnad Antal nya medlemmar 4648 men förlust 5320 (nov -07) Antal medlemmar 31/ var Viktigt revitalisera klubbar innan de blir för små Ökning av antal medlemmar i klubbarna högre än tidigare 44

23 5.OMC Distrikt 21 Mål 31/ Läge 31/ Antal medlemmar Nya klubbar 4 0 Förlorade klubbar 0 0 Klubbar med färre än 20 medlemmar Klubbar med 25 medlemmar eller färre men 45 5.OMC D21 forts.. Uppgifter i mars: Uddevalla 22, Kungsbacka 22, Karlskrona 28 Dvs nu 5 klubbar med < 20 medlemmar Flera klubbar har rapporterat ökning under våren, men tyvärr har en del dock tappat 46

24 5.OMC Medlemmar/Area (mars-08) Area < > OMC Klassificering Tips från Glenn Harding: Tabell 3 i Classification Manual inte direkt nattläsning, men väl värd att studera av invalskommittéer Titta över klubbens medlemmar och fråga Er- vilka klassifikationer saknas Fixera ej vid verkställande direktörer -det finns associate professionals 48

25 5.OMC Recruit to Retain frågor att ställa sig i klubbarna: Har vi en invalskommitté Har vi rekryterat nya medlemmar Har vi nettoökning Hur många ZING-möten (Zonta Information&Network Gathering) har vi haft Finns det tilltänkta medlemmar Är Din klubb ett ställe Du vill invitera en tilltänkt medlem till Om nej > ja, hur mår klubben 49 Tänk.. Varje medlem söker ny medlem Efterföljare innan pensionering Tilltänkt medlem blir hon invald I Club Manual som skickats till presidenter finns på sidan 40 tips för rekrytering 50

26 5.OMC Resolve to Revitalize- förnya och föryngra Revitalisering är ständigt aktuellt varför åldersfördelning bör ses över - annars risk för att bortåt 50% plötsligt kan försvinna Jaga vid olika arrangemang, antingen vid sådana som Ni själva ordnat ( t ex 8 mars, konserter, mannekänguppvisningar) eller andra offentliga tillställningar använd foldern! 51 Tack för att ni lyssnat! Några fler frågor? 52