En guide till att arbeta med utvecklingsprogram

Transkript

1 En guide till att arbeta med utvecklingsprogram En steg-för-steg-modell Inledning Denna guide som du nu läser är framtagen för att utgöra exempel på hur kommuner kan arbeta med utvecklingsprogram. Guiden är uppbyggd som en steg-för-steg modell för att läsaren enkelt ska kunna hitta information om de moment som bör finnas med i framtagandet av programmet. Halmstads kommun har tagit fram utvecklingsprogram för orterna Oskarström och Getinge i bred samverkan med boende och verksamma på respektive ort. Utvecklingsprogram har också tagits fram för centrum i Halmstad inom projektet Stadens Hjärta i samarbete mellan kommun, fastighetsägare och en centrumorganisation. Framtagandet av utvecklingsprogrammen har gett Halmstads kommun värdefull erfarenhet som andra kommuner kan ha nytta av. Därför har denna modell för utvecklingsplanering tagits fram. Modellen har tagits fram som en del av SMS-projektet (Sociala aspekter och Medborgardialog i Stadsplaneringen) som ett exempel på en modell för dialog. Vad är då ett utvecklingsprogram? Ett utvecklingsprogram tas fram på initiativ av kommunens politiker. Det färdiga programmet ska fungera som ett underlag till politikerna när de beslutar om åtgärder och satsningar som rör den specifika platsen. Med ett utvecklingsprogram i handen kan politikerna tydligare se hur platsens behov ser ut. Utvecklingsprogram finns inte som begrepp i någon lagstiftning utan är ett sätt att skapa gemensam framtidsbild, ambitioner och strategier för att utveckla en ort. Arbetet sker mellan kommunen och externa aktörer, vilket är en förutsättning för att åstadkomma bra resultat. Syftet är att samordna sociala, kulturella, ekonomiska och ekologiska frågor. På detta sätt blir det lättare att fokusera på de viktigaste insatserna och helheten samt att prioritera bland konkreta åtgärder. I förlängningen bidrar detta till hållbar samhällsutveckling socialt, ekonomiskt och ekologiskt. Till utvecklingsprogrammet hör därför också en konkret åtgärdslista. Arbetet behöver kopplas till kommunens styrsystem och budgetprocess för att få reell inverkan. Organisationen för att ta fram utvecklingsprogram och uppföljning av konkreta åtgärder behöver därför vara sammansatt av såväl kommunala som externa företrädare. Arbetsmodellen för utvecklingsprogram är också en samverkansform mellan kommun och externa aktörer. Kontinuerliga möten behövs för att följa upp att åtgärderna genomförs. 1

2 Liknande program har tagits fram av Botkyrka kommun för orterna Alby och Tullinge. Malmö stad har tagit fram så kallade områdesprogram för olika stadsdelar. Eftersom utvecklingsprogrammen bygger på invånardialog och samverkan underlättar det politikernas beslutsfattande då programmet speglar de externa aktörernas önskemål om platsens framtida utveckling. Utvecklingsprogram kan göras för utvalda geografiska områden i kommunen men kan också vara ett styrinstrument för hela kommunen där kommunen kan delas in i geografiska zoner. Denna guide innehåller exempel på hur arbetet kan gå till, men även noteringar om vad som kan vara bra att tänka på i de olika stegen. Genom att använda guiden kan tjänstemän undvika de vanligaste fallgroparna som ofta är oundvikliga första gången nya arbetssätt prövas. Guiden kan ses som en stabil grund att utgå ifrån, där innehållet består av fakta från beprövade metoder som gett goda resultat i Halmstad. Det är inte säkert att metoderna som presenteras i denna guide är bäst i alla lägen, och samtidigt finns det ingenting som säger att stegen i denna guide måste följas. Det är upp till din kommun att avgöra hur arbetet i er kommun ska gå till. Guiden är ett hjälpmedel för att förenkla genomförandet av ett utvecklingsprogram. Guidens 12 steg 1. Planering, organisation och kontinuerlig återkoppling 2. Förarbete - underlag för diskussion 3. Workshop 4. Dokumentation av förarbete & workshop 5. Uppföljningsmöten 6. Formulering och presentation av förslag till utvecklingsprogram 7. Utvecklingsprogram, remisshandling 8. Beslut om samråd 9. Utvecklingsprogram på samrådsremiss 10. Skriv en samrådsredogörelse 11. Beslut om antagande av utvecklingsprogram 12. Uppföljning 2

3 Planering, organisation och kontinuerlig återkoppling (Steg 1): Planering Noggrann planering av arbetets gång, från steg 1-12, är en förutsättning för att uppnå goda resultat och undvika fallgropar. Börja med att fastslå syftet med utvecklingsprogrammet. Som exempel kan nämnas Getinges utvecklingsprogram som bestod av tre syften Att åstadkomma en gemensam framtidsbild för Getinge som sträcker sig 20 år framåt i tiden, Att formulera gemensamma ambitioner och strategier för hur vi ska nå framtidsbilden, Att skapa långsiktig organisation/samverkan mellan olika aktörer och intressen där kontinuerlig avstämning sker med underlag till planeringsdirektiv och sammanställning av åtgärdslista. Syftet är styrande genom hela arbetet och hjälper de som arbetar med utvecklingsprogrammet att vara tydliga inför invånare med vad ett utvecklingsprogram är för något och vad det ska användas till. Skriv en detaljerad projektbeskrivning. Det är också viktigt att resurssätta arbetet. Innehåll och arbetsupplägg fastställs i en projektbeskrivning och det är lämpligt att ha ett politiskt uppdrag i grunden. Idén bör ha förankrats hos lokala aktörer på orten. Organisation En styrgrupp bör bestå av politiker (som ska använda programmet som beslutsunderlag), tjänstemän (som driver arbetet framåt mot slutprodukten), representanter från ortens samhällsförening (Som representerar invånares olika intressen), alternativt andra strategiska aktörer på platsen. Det kan också behövas en arbetsgrupp med kommunala tjänstemän och eventuellt kan externa aktörer ingå i denna arbetsgrupp. Klargör tidigt vem som utför vad, hur och när inom varje steg. Gör tidsplanen så detaljerad som möjligt. Glöm inte att spara all dokumentation då de utgör viktiga pusselbitar under arbetets gång. Dokumentation är avgörande för att uppföljning och återkoppling ska kunna genomföras. Se därför till att det sker någon form av dokumentation i alla guidens steg. Kontinuerlig återkoppling Det bästa är att återkoppla till allmänheten efter varje genomfört moment, det ska vara enkelt att följa arbetets gång för den som önskar. Beskriv för allmänheten vad som har gjorts, vad som sker nu och vad som kommer att ske. Detta kan göras på lite olika sätt: Skapa en hemsida med tillgänglig dokumentation, sociala medier, utskick av dokumentation, öppna dialogmöten, informationsmöten, tidningsannonser, affischer och flygblad. 3

4 Vid några steg i guiden är det extra viktigt att återkopplingen med säkerhet når ut till många personer men det är alltid dina resurser som avgör hur stor omfattningen blir. Det kan vara lämpligt att ta fram en kommunikationsplan kopplat till projektbeskrivningen. Efter genomförd workshop är det viktigt att återkoppla till de som var med som deltagare så att de tydligt kan se vad dagen gav för resultat. Därför kan man med fördel skicka ut dokumentationen som skrivs i steg 4 till workshopens deltagare. Om samhällsföreningen håller ett stormöte/årsmöte i samband med Steg 4 6 kan detta användas som ett tillfälle att återkoppla. Annars går det bra att själv ordna ett öppet möte för ortens invånare. Steg 6 innebär att presentera förslag på text till utvecklingsprogram som invånarna har varit med om att formulera. Här är det viktigt med återkoppling till så många som möjligt för att samla in synpunkter på det framarbetade förslaget. Steg 9 innebär ytterligare insamling av synpunkter men då på ett i stort sett färdigt program. Förhoppningsvis handlar synpunkterna om detaljer som saknas/ska bort. Att tänka på, steg 1: Försök att svara på frågan varför ni gör som ni gör inför alla moment (gärna redan i planeringsskedet) och se till så att arbetsgruppen är väl medvetna om detta så kommer ni att vara väl förberedda under arbetets gång. Ta egna bilder eller anlita fotograf till programmets layoutarbete, workshop och öppna möten. Se till att sprida utvecklingsprogrammet så mycket som resurserna tillåter när programmet blivit antaget av kommunfullmäktige. Varje nytt utvecklingsprogram ger ny erfarenhet och ny kunskap att ta med sig till fortsatt arbete. Fråga olika förvaltningar om det finns några beslutade uppdrag att använda till kommande åtgärdslista. Detta görs för att vara förberedd på frågor under workshop och kommande presentation. Förarbete underlag för diskussion (Steg 2): Detta steg handlar om att göra en nulägesanalys av orten som sedan ska användas som ett underlag för diskussion till kommande workshop (steg 3). En sådan analys kan naturligtvis göras på flera olika sätt men här presenteras en metod som består av intervjuer och insamling av befintliga faktaunderlag. Gå runt i orten och prata med de som bor och är verksamma där. Ställ frågor utifrån en förbestämd frågeenkät med enkla frågor som ger en tydlig och enkel nulägesbild. Frågorna kan exempelvis vara vad är det bästa med orten?, Vad behöver förbättras/saknas?. 4

5 Det går även bra att göra telefonintervjuer, skicka ut enkäter med traditionell post, E-post, sociala medier eller hålla möten för att samla information. Om tid och resurs finns så bör intervjuer ske på plats eftersom det skapar intresse för projektet. De som bor på platsen börjar prata med varandra om vad som är på gång och engagemanget börjar växa för att vara med och påverka platsens framtid. Insamlade intervjusvar kan analyseras djupare genom att titta på om personer som placeras i olika kategorier svarar på skilda sätt. Tillfrågade personer kan exempelvis delas in i kategorier som kön, ålder, boende, etnicitet osv. Leta upp befintlig fakta, som platsens historia. Finns det tidigare invånardialoger från andra sammanhang att ta del av? Använd all fakta och gör till slut en sammanfattning av förarbetet att ta med som underlag till workshop (steg 3). Att tänka på, steg 2: Frågeformuläret måste innehålla uppgifter som gör att svaren går att dela in i de kategorier man vill titta närmre på. De tillfrågade bör även representera ett så brett och jämnt fördelat underlag som möjligt när det gäller de olika kategorierna (Din kommun kanske har prioriterade grupper?). Svaren behandlas konfidentiellt och går inte att knyta till specifik person. Passa på att fråga personer på orten om de kan tänka sig att medverka på kommande workshop. Ta i så fall deras kontaktuppgifter. Dela gärna ut ett visitkort med kontaktinformation och vart man kan läsa mer om satsningen om det exempelvis finns en uppstartad hemsida. Människor kan ofta svara beroende av kontext. Av erfarenhet en varm sommardag i Getinge vid Getinges utomhusbad svarade väldigt många att badet är det bästa med Getinge. Hade de svarat samma om frågan ställts på vintern och på en annan plats? Workshop (Steg 3): Ett möte som hålls på orten där handplockade personer deltar för att diskutera ortens framtida utveckling. Deltagarna behöver inte vara handplockade men det kan vara bra för att få en bredd i deltagandet. De som deltar bör vara boende och verksamma på orten, kommunens berörda politiker och tjänstemän, samt att deltagarna representerar olika grupper/tillhörigheter i samhället och att fördelningen är så blandad som möjligt gällande exempelvis ålder och kön. Dagen kan med fördel börja med ett kreativt moment för deltagarna som sätter igång tankar inför workshopen. Exempel på sådant moment kan vara en guidad stadsvandring genom orten för att ge samtliga deltagare en gemensam syn på orten de ska diskutera. Efter stadsvandringen får gruppen en presentation av nulägesbeskrivningen (från förarbetet) och en presentation av ortens utvecklingsmöjligheter i förhållande till omvärlden (en omvärldsanalystrender). Än så länge handlar dagen om att samla intryck och fakta inför kommande moment. 5

6 Efter presentationerna ska deltagarna aktiveras, först med en negativ fas och därefter en positiv fas. Den negativa fasen går ut på att deltagarna ska få ur sig allt det som är dåligt med orten. En lång lista med utvecklingsbara områden skapas och deltagarna får sedan rösta på det som är allra värst. Nu har en lista skapats som kan tolkas som en prioriteringslista om vad som behöver åtgärdas på orten. Negativ fas följs upp av en motsvarande positiv fas och man får då fram en prioriteringslista på det som fungerar bra, stärker ortens identitet och bör bevaras. Efter positiv fas delas deltagarna in i mindre arbetsgrupper där den första uppgiften är att börja stort (utan att blanda in några andra aspekter som ekonomi eller genomförbarhet) och ta fram så många bra idéer som möjligt för ortens framtida utveckling. Gruppen ska sedan leta efter mönster i de framarbetade idéerna och försöka få in så många goda idéer som möjligt under exempelvis tre gemensamma kategorier/temaområden som gruppen anser är de allra viktigaste att arbeta vidare med för ortens framtida utveckling. Workshopledaren samlar ihop gruppernas förslag på kategorier/temaområden och presenterar dessa för samtliga deltagare. Deltagarna får sedan avgöra om några kategorier/teman kan gå ihop till ett gemensamt tema. Exempelvis kan två kategorier vara Skola och Fritid. Dessa två kan då bli ett tema, Skola och Fritid. Varje person väljer själv ett temaområde att arbeta vidare med eftersom den enskilde individens kunskaper bäst nyttjas på detta sätt. Beroende på sammansättningen av deltagare och hur dessa arbetar ihop kan avslutningen på dagen se olika ut. Det viktigaste är att temaområdena är gemensamt formulerade. Om gruppen arbetar på bra kan workshopledarna i förväg ha planerat för ytterligare uppgifter som innebär att varje grupp försöker formulera ambitioner till sitt temaområde, strategier för att nå ambitionen och därefter ge förslag på konkreta åtgärder som skulle behövas för att genomföra strategin (i Halmstad får vi inte lov att formulera mål på denna nivå enligt visionsstyrningsmodellen, därmed kallar vi målen i utvecklingsprogrammen för ambitioner istället). Förhoppningen är att komma så långt som möjligt under denna dag när det gäller framtida utvecklingsområden för orten, gemensamma ambitioner, vilka strategier som kan leda till att uppnå ambitionerna och att samla in så många förslag som möjligt på konkreta åtgärder. Om tiden rinner ut bör grupperna hoppa över formuleringen av ambitioner och strategier för att hoppa direkt på åtgärdsförslag inom temaområdena. Varje grupp presenterar sina förslag på åtgärder och därefter får samtliga deltagare rösta på de åtgärdsförslag (utom den egna gruppens) som bör prioriteras. Det gör inget att gruppen inte blir helt klar med allt som önskas av workshopledarna eftersom workshopen följs upp av nya möten där dessa deltagare får komplettera med fördjupade diskussioner där workshopen slutade. 6

7 Att tänka på, Steg 3: Att dela ut gruppledarroller i förväg med tydliga instruktioner om vad varje grupparbete ska leda fram till. Samtliga deltagare bör enas om 4 6 temaområden. Färre teman försvårar prioriteringen och fler gör att det finns för många förslag som inte är det allra viktigaste för ortens utveckling inom den närmsta tiden (programmen ska följas upp vart 4:e år vilket möjliggör för nya prioriteringsordningar och nya/förändrade temaområden kan växa fram). Här är det extremt viktigt att från början vara tydlig med att arbetet inte leder till förverkliganden av allas önskemål (inte ens de som prioriteras högst från gruppen kan sägas bli uppfyllda) utan att det handlar om att ge politiken förslag från sina väljare och att politiken genom utvecklingsprogrammet får en viktig hjälp i beslutsfattande kring frågor som rör orten. Med ett framtaget utvecklingsprogram i handen är det enklare för politiker att fatta beslut som leder mot den gemensamma framtidsbilden för orten. Dokumentation av förarbete och workshop (Steg 4): Tydlig dokumentation av vad man gjort hittills och vilket resultat detta har lett fram till (Steg 1 3 har gett oss flera temaområden att fokusera på under fortsatt arbete), vilken metod som använts och varför. Dokumentationen kan exempelvis tryckas och sändas ut till samtliga workshopdeltagare ihop med ett tackbrev och information om vad som sker nu. Dokumentationen kan med fördel skickas ut till samtliga invånare på orten som spridning. Lägg upp dokumentationen på internet, lätt tillgänglig för alla. Informera gärna på orten om arbetet hittills samt vart materialet finns att hämta och vad som sker nu. Att tänka på, Steg 4: Det är självklart inget krav att layouten ska vara gjord av en layoutfirma eller att dokumentet ska tryckas på ett tryckeri. Huvudsaken är att budskapet finns skriftligt på papper och når ut till allmänheten. Fördelen med snyggare layout är att det ser proffsigt ut, känns mer seriöst och drar ögonen till sig vid utskick till allmänheten. Om dokumentet ser tråkigt ut är risken stor att mottagaren slänger dokumentet utan att läsa vad det handlar om. Om inte resurser finns till att skicka dokumentet till en layoutfirma kan man alltid göra dokumentet så snyggt som möjligt på egen hand. 7

8 Uppföljningsmöten (Steg 5): Utvalda mindre arbetsgrupper träffas vid ytterligare tillfälle för att fylla på med mer djupgående diskussioner kring ett/några temaområden som gemensamt togs fram under workshopen. Gruppen fortsätter helt enkelt där workshopen slutade för att försäkra att tjänstemännen arbetar åt rätt håll. Här lämnar tjänstemän förslag på framtidsbild, ambitioner och strategier och grupperna lämnar synpunkter och fyller på med egna formuleringar eller tar bort/lägger till viktiga saker som har missats. Diskussionerna ska leda in mer djupgående på konkreta åtgärdsförslag (missade vi något under workshopen?) och förslag på vem som ansvarar för ett eventuellt genomförande. Tydlig dokumentation ska efter mötet finnas tillgänglig för allmänheten så att de får möjlighet att lämna synpunkter på det som kommit fram under uppföljningsmötena. Att tänka på, Steg 5: Strukturen på dessa uppföljningsmöten kan se väldigt olika ut. Det är bra att starta varje möte med en kort inledning där en tjänsteman berättar vad mötet förhoppningsvis ska leda till (mer konkreta åtgärdsförslag, ansvarsfördelning för genomförandet, här blir diskussionerna mer realiserade, vad kan vara möjligt att genomföra på kort och på lång sikt?). En färdig matris kan användas där gruppen går igenom ruta för ruta och fyller i förslag. Det går även bra att låta gruppen diskutera fritt kring exempelvis en konkret åtgärd och försöka leda in diskussionen på ansvarsfördelning osv. Formulering och presentation av förslag till utvecklingsprogram (Steg 6): Efter uppföljningsmötena finns det ett stort dokumenterat material att bearbeta för tjänstemännen som med hjälp av detta formulerar ett förnyat förslag på framtidsbild, ambitioner, strategier och underlag till planeringsdirektiv (den sistnämnda innehåller invånarnas idéer på framtida utveckling som de vill framföra till politiken som underlag inför kommande beslut). Framarbetat förslag kan presenteras genom olika kanaler, exempelvis hemsida, sociala medier, postutskick, öppna möten och uppsökande verksamhet för att fånga in så många synpunkter som möjligt. Här går det exempelvis bra med en Powerpoint-presentation. 8

9 Att tänka på, Steg 6: Vid denna presentation är det förslag på framtidsbild, ambitioner, strategier och underlag till planeringsdirektiv som är i fokus. Det är fortfarande arbetsmaterial så layoutarbetet kommer senare. Åtgärdslistan bör inte presenteras eftersom den ska innehålla beslutade uppdrag. Invånare kan alltså inte påverka det som står i kommande åtgärdslista. Den som håller i presentationen bör vara påläst på om andra förvaltningar har beslutade uppdrag som rör platsen. Vissa idéer på framtida utveckling kanske redan ryms inom beslutade uppdrag och bör då återkopplas till allmänheten så att de tydligt ser att förslagen har tagits i beaktande. Utvecklingsprogram, remisshandling (Steg 7): Efter insamling av synpunkter på förslaget bearbetas arbetsmaterialet av tjänstemän i samråd med styrgrupp. Ett förslag tas fram på hur utvecklingsprogrammet kommer att se ut i sin helhet som presenteras för styrgruppen. Är styrgruppen nöjd tas ärendet upp för beslut om samråd i beslutande organ. Att tänka på, Steg 7: Detta steg innebär en hel del layoutarbete beroende på ambitionsnivå. Programmet kan skrivas ut som enkelt textdokument eller göras mer exklusivt genom att trycka upp handlingen på ett tryckeri och låta en layoutfirma stå för formgivandet. Beslut om samråd (Steg 8): Politiskt beslutande organ tar beslut om att utvecklingsprogrammet ska sändas på remiss. Exempelvis två månader för att allmänhet och remissinstanser ska få möjlighet att lämna yttranden. Utvecklingsprogram på samrådsremiss (Steg 9): Flagga för samråd genom annonser i tidningar. Skicka ut handlingar på remiss till remissinstanser. (Framtid Getinge & Oskarström bestod av ca 90 utskick vardera). Flagga gärna för detta på fler sätt om resurs finns: Samhällsföreningens årsmöte/stormöte, hemsidor, sociala medier osv. 9

10 Att tänka på, Steg 9: Skriv var remisshandlingarna finns tillgängliga och hur yttranden kan lämnas in. Skriv en samrådsredogörelse (Steg 10): När samrådstiden är slut går tjänstemän igenom samtliga inkomna yttranden och sammanställer dessa i en samrådsredogörelse. Denna samrådsredogörelse kommer i fortsättningen att vara bilaga till utvecklingsprogrammet. Att tänka på, Steg 10: På grund av PUL får inte samrådsredogörelsen skickas ut, men den ska finnas tillgänglig för allmänheten genom att besöka det kontor som arbetar med utvecklingsprogram. Styrgruppen bestämmer hur inkomna synpunkter ska tas tillvara. Beslut om antagande av utvecklingsprogram (Steg 11): Ett politiskt organ tar beslut om att anta utvecklingsprogrammet. Det kan vara exempelvis kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. Uppföljning (Steg 12): Kontinuerlig uppföljning sker årligen när det gäller dokumenten åtgärdslista och underlag till planeringsdirektiv. Styrgruppen träffas vid ett par tillfällen varje år för att diskutera dokumenten. Det är lämpligt att lägga dessa tillfällen i anslutning till beslut om budget och planeringsdirektiv och inför uppstart av budgetarbetet då det också är lämpligt att ha medborgardialog. Behöver något tas bort, läggas till eller förnyas? Om det uppstår problem för styrgruppen, exempelvis att det är svårt att få fram förnyade underlag till planeringsdirektiv, kan det vara bra att genomföra nya invånardialoger. Att tänka på, Del 1 av Steg 12: Här är det samhällsföreningen som har en stor roll att agera representant för hela samhället. Om det är möjligt bör det vara upp till samhällsföreningen att lyssna in synpunkter från allmänheten. Eventuella synpunkter tas sedan med till styrgruppsmötena. 10

11 Uppföljning gällande utvecklingsprogrammet, som innehåller den långsiktiga inriktningen för orten/platsen, sker en gång vart fjärde år. Det kan då vara fråga om en större insats för att samla in allmänhetens synpunkter som exempelvis en ny workshop eller intervjuer. Nu vill man återigen ha invånares synpunkter på programmet, ska arbetet fortfarande styra mot samma framtidsbild, ambitioner och strategier eller har behoven på platsen förändrats så att en revidering av programmet är att föredra? Det kanske är så att någon ambition är uppnådd eller inte längre känns viktig för platsen, då behöver detta förändras för att politiken ska kunna fatta så bra beslut som möjligt om platsens framtida utveckling. Ett uppdaterat program ökar legitimiteten i politikens beslut om beslutet följer de externa aktörernas önskade inriktning för platsens framtid. Är utvecklingsprogrammet fortfarande aktuellt? Då är det lämpligt att ta ett beslut om att utvecklingsprogrammet ska gälla ytterligare en mandatperiod i kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige. 11