Hjärntorget Hjälp och Manualer

Transkript

1 Hjärntorget Hjälp och Manualer Version release/ Innehållsförteckning Skolverkets omdömesblankett i Utvecklingssamtal 3 Koppla dokument till skola 6 Kompetensadministratör 7 Närvarohantering för administratörer 12 Rapporter 13 Sök elev 15 Skolrapporter 16 Elevlistor 17 Exportera ogiltig frånvaro 20 Markera schema som ej relevant 21 Registrera frånvaro 22 Ej meddelad/bekräftad frånvaro 24 Rapportmallar 25 Frånvarohistorik 26 Tidigare registreringar 27 Redigera frånvaroorsak 28 Organisationsinställningar 30 Ta ut grafiska rapporter 31 Plagiatkontroll 33 Taggsamlingar 34 Vårdnadshavare: skapa vårdnadshavarkonton 39 Administration 41 Sökytan 45 Aktiviteter 47 Hantera aktiviteter 49 Tillgänglighet 64 Samlingsaktivitet 75 Checklista 78 Tilldela användare 80 Medlemstyper och funktioner 82 Kurstillfällen 86 Mer om kurstillfällen 93 Skapa aktivitetsgrupper 96 Aktivitetsroller 100 Loggar 107 Inbjudan till aktivitet: Administratör 108

2 Importera aktiviteter 110 Användare 114 Hantera användargrupper 115 Hantera användare 122 Importera användare 135 Lärarvikarier 145 Organisation 147 Inställningar 148 Basinformation 149 Supporthantering 150 Användarfält 154 Aktivitetsfält 163 Policyhantering 169 CV 172 Egna texter 175 Öppna sidor (administratörsinställningar) 176 Lösenordshantering 177 IUP:er och samtalsunderlag: kurstyper 179 Övrigt 180 Skicka supportfråga 184 Rättigheter 186 Gränssnitt 196 Organisationsöversikt 209 Aktiviteter 211 Användare 218 Grupper 221 Övergripande 228 Inställningar 230 Mallar 232 Tilläggstjänster 240 Öppna sidor: Administrationsverktyget 247 Lärarskapade aktiviteter för administratör 253

3 Sida 3/255 Skolverkets omdömesblankett i Utvecklingssamtal Hjärntorget har stöd för att jobba med Skolverkets omdömesblankett i IUP:er och samtalsunderlag. I omdömesblanketten visas de olika ämnena i en tabell tillsammans med kolumnerna "Otillräckliga kunskaper", "Godtagbara kunskaper" och "Mer än godtagbara kunskaper", samt en kolumn för kommentarer. Koppla ämne till omdömesblanketten Som Utvecklingssamtalsadministratör går du in på inställningarna för ett ämne/frågeställning och väljer bedömningsgraderingen Omdömesblankett. Alla ämnen som har det valet aktiverat kommer sedan att ingå i omdömesblanketten. Det går också att kombinera bedömningsmatriser med ämnen i omdömesblanketten. När inställningar är gjorda skapar du en mall där dessa ämnen ingår. Skolans insatser Om du vill inkludera ett fält för Skolans insatser, likt det som finns i Skolverkets omdömesblankett, kan du återskapa det genom att lägga till ett dokumentfält med samma namn i mallen. Notera att endast mentor kan redigera detta fält. Automatskapa Skolverkets ämnen Omdömesblanketten är förvald som graderingstyp när administratören väljer att automatskapa Skolverkets ämnen. Valet " Riskerar inte nå kunskapskrav" är också förvalt då kolumnen "otillräckliga kunskaper" motsvarar det omdömet. Vyer för lärare och elever Läraren markerar hur eleven ligger till i omdömesblanketten genom att klicka direkt i den kolumn som motsvarar elevens kunskapsnivå. Detta visas då i form av en liten grön bock. Beroende på vilken ingång läraren har valt så listas alla ämnen för en elev i vänsterkolumnen, alternativt alla elever för ett visst ämne. Längst ut till höger finns en kolumn där läraren kan skriva en kommentarer. Varken elev eller vårdnadshavare kan kommentera där. Om ämnet har en bedömningsmatris aktiverad visas det i form av en liten matrisikon bredvid namnet. Genom att klicka på den kan läraren visa matrisen i sin helhet och redigera den. När läraren trycker på spara i omdömesblanketten visas ändringarna direkt för elev och vårdnadshavare.

4 Sida 4/255 Elever ser omdömesblanketten på samma sätt som läraren. De kan inte lämna några skriftliga kommentarer men de kan självvärdera sig i omdömesblanketten inför sitt utvecklingssamtal genom att markera i vilken kolumn de tror sig ligga för respektive ämne. Elevens markering visas med en grå cirkel. Om läraren har gjort markeringar visas de i form av en grön bock tillsammans med elevens cirkel. Vårdnadshavare och Mentor Vårdnadshavare och mentor ser de olika kolumnerna med markeringar samt lärarens kommentarer. Varken vårdnadshavare eller mentor kan redigera i blanketten. Filtrering Filtreringen fungerar även på IUP:er och samtalsunderlag som använder omdömesblanketten. Filtret för Riskerar att inte nå målen innebär att elever som har markering i kolumnen Otillräckliga kunskaper visas. Utskrifter

5 Sida 5/255 Omdömesblanketten kan skrivas ut på samma sätt som andra IUP:er och Samtalsunderlag. Om ämnena har bedömningsmatriser kopplade till sig skrivs dessa ut i sin helhet direkt efter omdömesblanketten.

6 Sida 6/255 Koppla dokument till skola I rutan Administrera dokument finns alternativet Koppla dokument till skola. Här kan du koppla ett befintligt dokument, som antingen kan vara en IUP eller ett Samtalsunderlag, till en specifik skola. Genom att koppla dokumentet till en skola begränsas dokumentets tillgänglighet så att endast personal inom den valda skolan kan se det. Klicka i rullisten för att få upp de skolor som du kan koppla mallen till. I listan nedanför ser du alla mallar som du har tillgång till och kan koppla till den valda skolan. Markera de mallar du vill koppla till skolan genom att klicka i kryssrutan. Intill rullisten finns knappen Tilldela skola, klicka där för att koppla mallarna till den valda skolan.

7 Sida 7/255 Arbeta som kompetensadministratör Som kompetensadministratör hanterar du förmågor, behörigheter, arbetsuppgifter och befattningar för hela organisationen. Om du även är aktivitetsadministratör kan du också koppla aktiviteter till behörigheter och förmågor i administrationsverktyget (under Skapa/redigera aktivitet). Här nedan beskriver vi hur du skapar och redigerar de olika kompetenserna. Tips! Det är i många fall enklare att importera organisationens struktur med befattningar, roller, behörigheter, förmågor och kategorier än att skapa dessa i Hjärntorget. Läs mer om hur du gör i avsnittet Import från fil nedan. I menyn till höger, under Startsida > Kompetenshantering > Arbeta som administratör, finns följande alternativ: Befattningar Roller Behörigheter Förmågor Kategorier Import från fil Information Befattningar Arbeta med befattningar Här kan du skapa nya och redigera befintliga befattningar inom organisationen. Chefer och kompetensredigerare kan sedan tilldela befattningarna till sina medarbetare. I vänstermenyn kan du söka fram en befattning. När du söker får du upp en lista på de befattningar som matchar din sökning. I listan visas information såsom Namn, Beskrivning, vilka Roller som är kopplade till dem och eventuella Grupper som är kopplade. Sist i listan finns rubriken Funktioner. Klicka på Redigera om du vill ändra något som rör en befattning. Du kan även få fram en lista med befattningar genom att klicka på Alla befattningar intill Tillbaka-knappen eller klicka på Alla befattningar i rutan Kategorier. Skapa ny befattning

8 Sida 8/ Klicka på Skapa ny befattning. Ange Namn. Skriv en Beskrivning. Lägg till de Roller som ska knytas till befattningen. Rollerna indikerar vilka arbetsuppgifter som förväntas av medarbetare med denna befattning. Under Grupper väljer du om befattningen ska visas Globalt eller om den ska vara kopplad till en eller flera specifika grupper. Med global menas att den syns för och kan användas av alla i organisationen som har tillgång till kompetenshanteringen. Genom att välja en eller flera grupper kan du styra vilka användare som kan se och använda befattningen. TIll höger i fönstret anger du vilken eller vilka Kategorier befattningen ska höra till. Klicka Spara. Arbeta med roller Här kan du arbeta med organisationens roller. Du kan skapa nya roller eller redigera organisationens befintliga roller. Roller kan till exempel vara uppdrag och arbetsuppgifter. De har behörigheter och förmågor kopplade till sig. Medarbetarna får rollerna genom deras befattningar, men kan också tilldelas en roll individuellt. I vänstermenyn kan du söka fram en roll. När du söker får du upp de roller som matchar din sökning. Klicka på Redigera-knappen intill en roll för att redigera den. Du kan även klicka på Alla roller i rutan Kategorier. Du får då upp en lista över alla roller. Under Funktioner kan du klicka på Redigera eller Kopiera. Skapa ny roll Klicka på Skapa ny roll. Ange Namn. Skriv en Beskrivning. Lägg till de Förmågor och/eller Behörigheter som ska knytas till rollen. Dessa kopplade förmågor och behörigheter indikerar vilka kompetenser som förväntas av medarbetare med denna roll. Under Grupper väljer du om rollen ska visas Globalt eller om den ska vara kopplad till en eller flera specifika grupper. Med global menas att den syns för och kan användas av alla i organisationen som har tillgång till kompetenshanteringen. Genom att välja en eller flera grupper kan du styra vilka användare som kan se och använda rollen. TIll höger i fönstret anger du vilken eller vilka Kategorier rollen ska höra till. Du kan även välja att koppla den nya rollen till en eller flera Befattningar. Klicka Spara.

9 Sida 9/255 Arbeta med behörigheter Här kan du arbeta med organisationens behörigheter. Du kan skapa nya och redigera organisationens befintliga behörigheter. En behörighet kan till exempel vara ett certifikat eller körkort och har giltighetstid. Behörigheterna kan kopplas till roller för att indikera vad som krävs för att få en roll. De kan tilldelas till medarbetare direkt för att indikera uppfylld kompetens oavsett krav inom rollen eller befattningen. I vänstermenyn kan du söka fram en behörighet. När du söker får du upp behörigheter som matchar din sökning. Du kan även klicka på Alla behörigheter intill Tillbaka-knappen eller klicka på Alla behörigheter i rutan Kategorier. Du får då upp en lista över alla behörigheter och under Funktioner kan du klicka på Redigera eller Kopiera. Skapa ny behörighet Klicka på Skapa ny behörighet. Ange Namn. Skriv en Beskrivning. Ange behörighetens Giltighet i antal dagar. Om du lämnar fältet tomt kommer behörigheten att vara giltig tillsvidare. Välj om du vill tillåta medarbetare att själva tilldela sig denna behörighet. Under Grupper väljer du om behörigheten ska visas Globalt eller om den ska vara kopplad till en eller flera specifika grupper. Med global menas att den syns för och kan användas av alla i organisationen som har tillgång till kompetenshanteringen. Genom att välja en eller flera grupper kan du styra vilka användare som kan se och använda behörigheten. TIll höger i fönstret anger du vilken eller vilka Kategorier behörigheten ska höra till. Om du har rättigheten Aktivitetsadministratör kan du även välja vilken Kurs och/eller Aktivitet som ska ge behörigheten genom att lägga till en kurs och/eller aktivitet här. Klicka Spara. Arbeta med förmågor Här arbetar du med organisationens förmågor. Du kan skapa nya och redigera befintliga förmågor i organisationen. En förmåga kan till exempel vara ett språk och har olika nivåer. Förmågor kopplas till roller för att indikera vilka krav på kompetens som gäller för innehav av rollen. Förmågorna kan tilldelas till medarbetare direkt för att indikera uppfylld kompetens oavsett krav inom roll/befattning.

10 Sida 10/255 I vänstermenyn kan du söka fram en förmåga. Du kan även klicka på Alla förmågor intill Tillbaka-knappen eller klicka på önskad förmåga i rutan Kategorier. Hur du än väljer att göra får du upp en lista över alla förmågor och under Funktioner kan du klicka på Redigera eller Kopiera. Skapa ny förmåga Klicka på Skapa ny förmåga. Ange Namn. Skriv en Beskrivning. Välj om du vill tillåta medarbetare att själva tilldela sig denna förmåga. Under Grupper väljer du om förmågan ska visas Globalt eller om den ska vara kopplad till en eller flera specifika grupper. Med global menas att den syns för och kan användas av alla i organisationen som har tillgång till kompetenshanteringen. Genom att välja en eller flera grupper kan du styra vilka användare som kan se och använda förmågan. Ange Nivåer genom att 1. Fylla i Namn och Beskrivning för varje nivå. 2. Om du har rättigheten Aktivitetsadministratör kan du även lägga till Aktiviteter och/eller Kurser som vid godkänt resultat ger medarbetaren den valda nivån för den aktuella förmågan. 3. Lägg till fler nivåer genom att klicka på knappen Ny nivå. För exempelvis ett språk skulle nivåerna kunna se ut så här: Nivå 1: Grundläggande kunskaper, Nivå 2: Goda kunskaper, Nivå 3: Mycket goda kunskaper, Nivå 4: Modersmål. TIll höger i fönstret anger du vilken eller vilka Kategorier förmågan ska höra till. Klicka Spara. Skapa kategorier Här kan du skapa nya och redigera befintliga kategorier. Du kan också sortera kategorierna i under- och överkategorier, som ett mappsystem. Kategorierna är ett sätt att sortera befattningar, roller, behörigheter och förmågor, så att det exempelvis ska bli lättare för chefer och medarbetare att hitta rätt objekt. Under Kategorier ser du en lista över samtliga kategorier och underkategorier i organisationen. Du kan skapa nya objekt, exempelvis roller och befattningar, direkt från denna lista genom att klicka upp rullistan för den kategori du vill skapa objektet i. Härifrån kan du även redigera dina befintliga kategorier. För att se mer information om en kategori, klicka på Info. För att skapa en ny kategori, klicka på Ny kategori över tabellen. Ange namn på kategorin. Du kan även lägga till en överkategori, om du vill.

11 Sida 11/255 Inställningar för förval Under denna flik kan du ange inställningar för förvalskategorier. Du kan lägga till en eller flera kategorier som förvalda för de olika objekten, till exempel för befattningar och förmågor. Dessa förvalda kategorier finns då tillagda automatiskt när du ska skapa ett nytt objekt. Import från fil Här kan du importera en excelfil som innehåller redan definierade befattningar, roller, behörigheter, förmågor och kategorier. För att se hur filen ska se ut kan du ladda ner exempelfilen som finns länkad på sidan. I exempelfilen finns två flikar, den ena specificerar formatet för filen och den andra visar exempel på hur filen ska se ut. För att importera en fil väljer du först vilken fil du vill importera, och klickar sedan på Ladda upp. Exportera I rutan Exportera kan du klicka på knappen Exportera allt. Du exporterar då ut all data som finns lagrad till i en excelfil.

12 Sida 12/255 Närvarohantering för administratörer Här kan du läsa om hur du som är administratör arbetar i Hjärntorgets närvarohantering. Nedan ser du vilka funktioner du har tillgång till, klicka på en funktion för att läsa mer om den: redigera frånvaroorsaker organisationsinställningar rapporter sök elev skolrapporter elevlistor exportera ogiltig frånvaro markera schema som ej relevant ej meddelad/bekräftad frånvaro registrera frånvaro rapportmallar

13 Sida 13/255 Rapporter Du kan skapa rapporter över elevernas närvaro. För att skapa en ny rapport klickar du på Rapport i vänstermenyn. Om du är verksam på flera olika skolor får du först välja skola. I vyn som sedan öppnas väljer du inställningar för rapporten: Inställningar från mall: Om administratören har skapat mallar för rapporter kan du välja att använda dessa förinställningar här. Förinställningarna gäller tidsperiod, dataformat samt kolumner. Start- och slutdatum: Här väljer du för vilken period rapporten ska visa närvaro. Du kan skapa rapporter från innevarande såväl som tidigare läsår. Presentation: Här väljer du om rapporten ska visas grafiskt, i en översiktstabell eller en kombination av dessa: grafiskt med översiktstabeller. Om du vill se en tabell kan du också välja om den ska baseras på elever eller på lektioner. Dataformat: Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av tillfällena. Välj kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten. Du kan välja att visa elevens/elevernas mentor i rapporten. Du kan välja mellan alla orsaker för närvaro och frånvaro som har skapats av administratören. Du kan också välja något/några användarfält med information om eleven som ska visas i rapporten. I högermenyn väljer du vilken eller vilka variabler som rapporten ska baseras på: Person: Här väljer du en elev eller undervisningsgrupp att se frånvaro för. Visa bara elever med någon av följande frånvaroorsak: Om din rapport ska visa alla elever med en eller flera specifika orsaker väljer du dem här. Om du väljer Ogiltig frånvaro (tot), giltig frånvaro (tot) eller Frånvaro (tot) kan du dessutom bestämma att bara visa elever med frånvaro över en viss procent. Avsluta med att välja vilket format rapporten ska skapas i: CSV, Excel, PDF, HTML för utskrift eller HTML. *För att kunna skapa en rapport måste du välja minst en person ELLER ett schema. Ta ut rapporter för användare som bytt grupptillhörighet Om du vill skapa en rapport med data från ett tidigare läsår, utifrån en användargrupp som är aktuell nu, behöver du bara välja önskad grupp och önskad tidsperiod. Du behöver inte använda valet Visa utgångna grupper.

14 Sida 14/255 Ett exempel: Du vill ta ut en rapport på närvaron för de användare som nu finns i gruppen "7C" för att se hur deras närvaro såg ut när de gick i 6:an. Gör så här: Ange önskad tidsperiod (t.ex ). Gör önskade inställningar för Dataformat och Välj kolumner. Sök fram gruppen "7C" och markera den. Gör önskade inställningar för frånvaroorsaker. Klicka Skapa rapport. Med andra ord: Den rapport du väljer att ta fram kommer att visa data för de valda användarna, för den valda tidsperioden, oavsett vilka andra grupptillhörigheter de valda användarna har haft under den valda tidsperioden.

15 Sida 15/255 Sök elev Med funktionen Sök elev kan du skapa rapporter för elever genom att söka upp dem via namn eller personnummer. Med hjälp av funktionen Sök elev kan du också skapa rapporter för elever som inte längre finns i någon grupp på skolan. Börja med att välja vilken skola du vill söka inom. Fyll därefter i namn eller personnummer för den elev du söker efter och klicka på Sök. En lista med namn som matchar din sökning visas. Klicka på ett av namnen för att komma till inställningar för att skapa en rapport för den personen. Gör val för att styra rapportens utseende, innehåll och format (se information under Rapporter ovan). Klicka därefter på skapa rapport för att skapa rapporten.

16 Sida 16/255 Skolrapporter Med hjälp av verktyget Skolrapporter kan du skapa en övergripande rapport i tabellform för en eller flera skolor. När du skapar rapporter med hjälp av verktyget Rapporter i menyn till vänster kan du endast skapa rapporter för grupper eller individer inom en skola. Inställningar för Rapporter och Skolrapporter liknar varandra i stor utsträckning men det finns några tydliga skillnader. Mallar finns inte för skolrapporter. Valet Presentation saknas för skolrapporter. En skolrapport kan endast visas i tabellform. Detta för att underlätta möjligheten till överblick i stora organisationer. I en skolrapport väljer man skola istället för person. Den minsta grupp du kan välja att visa i en skolrapport är alltså en hel skola. Gör så här för att skapa en skolrapport: Start- och slutdatum: Här väljer du för vilken period rapporten ska visa närvaro. Dataformat: Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av tillfällena. Välj kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten. Du kan välja att visa elevens/elevernas mentor i rapporten. Du kan välja mellan alla orsaker för närvaro och frånvaro som har skapats av administratören. Du kan också välja något/några användarfält med information om eleven som ska visas i rapporten Person: Här väljer du en elev eller undervisningsgrupp att se frånvaro för. Visa bara elever med någon av följande frånvaroorsak: Om din rapport ska visa alla elever med en eller flera specifika orsaker väljer du dem här. Om du väljer Ogiltig frånvaro (tot), giltig frånvaro (tot) eller Frånvaro (tot) kan du dessutom bestämma att bara visa elever med frånvaro över en viss procent. Välj vilket format rapporten ska skapas i: CSV, Excel, PDF, HTML för utskrift eller HTML.

17 Sida 17/255 Elevlistor Med elevlistor kan du skapa olika typer av namnlistor för utskrift eller spara som pdf. Du väljer fritt om listan ska basera sig på en klass, en eller flera grupper eller utvalda individer. Funktionen för elevlistor finns tillgänglig för alla roller som lärare, mentor, administratör och rektor. Skapa lista Välj typ av lista: Linjer Skapa en lista med rader för anteckningar Rutnät, Antal kolumner Ange antal kolumner med rutor för att skapa en lista med Elevinformation Skapa en lista med endast namn Välj grupp: Med hjälp av gruppväljaren bockar du för den eller de grupper/individer som du vill ska ingå i listan. Visa kolumner: Här väljer du om du vill inkludera ytterligare kolumner med information i listan, som till exempel personnummer, adress eller telefon. Vilka extra kolumner som finns tillgängliga kan variera beroende på vad din organisation har valt.

18 Sida 18/255 Modifiera lista Om du vill göra ändringar i inställningarna för en lista som du har skapat klickar på den gröna pilen längst ut till vänster i boxen med texten Inställningar. Menyn med de olika alternativen fälls då ut och du kan justera dina tidigare val. När du är färdig klickar du på knappen Skapa lista för att uppdatera listan med de nya ändringarna. För att enklast rensa bland de inställningar du har gjort och återgå till ursprungsläget kan du klicka på menyvalet Elevlistor i vänstermenyn Inställningar för extra kolumner Det finns fyra olika typer av användarfält som är möjliga att infoga som kolumner i elevlistor: Personnummer, Adress, Mobil, Telefon. För att dessa ska visas i elevlistor måste en organisationsadministratör först göra vissa inställningar i administrationsverktyget för de användarfälten. För mer allmän information, se hjälpavsnittet för Användarfält.

19 Sida 19/255 Så här gör du för att ett användarfält ska synas som kolumnalternativ i elevlistor: 1. Gå till administrationsverktyget, Organistation, Inställningar, Användarfält. 2. Gå till rubriken Extra egenskaper och se till så att följande val i de två rullgardinsmenyerna matchar informationen nedan: Personnummer: Adress: Postnummer: Mobil: Telefon:

20 Sida 20/255 Exportera ogiltig frånvaro Här skapar du rapporter utifrån den ogiltiga frånvaron för att exportera till externa betygssystem. Du får möjlighet att skapa rapporter som är anpassade för att importeras externa betygssystem, till exempel Tieto, Extens och Procapita. Beroende på vilket externt system din organisation använder ställer Ping Pong AB in hur rapporterna ska anpassas. För att skapa en rapport väljer du tidsintervall, klass(er) och klickar på Skapa rapport.

21 Sida 21/255 Markera schema som ej relevant Här kan du markera att ett schema inte är relevant för en elev under en viss tidsperiod. Det kan till exempel vara nödvändigt när en elev har bytt klass och får ett nytt schema, för att markera att eleven inte hade det nya schemat före ett visst datum. På så sätt motverkar du att eleven felaktigt får frånvaro. För att markera ett schema som irrelevant för en elev, gör så här: Välj den elev som markeringen ska gälla för. I listan under objektväljaren ser du om den markerade eleven redan har schemaposter som har markerats som irrelevanta. Klicka Nästa. Välj under vilken tidsperiod din markering ska gälla. Välj vilket schema som ska markeras som irrelevant under tidsperioden. När du har valt tidsperiod och markerar ett schema visas en lista under objektväljaren med alla schemahändelser under den valda tidsperioden. På så sätt kan du se till att rätt antal lektioner markeras som irrelevanta. Klicka Markera som "Ej relevant".

22 Sida 22/255 Registrera frånvaro Här kan du registrera elevers när- och frånvaro för antingen en angiven tidsperiod (till exempel från den 10 september klockan 9.00 till den 12 september klockan 12.00), eller åt en lärare genom dennes schema. Registrering kan genomföras både före och efter det datum och de klockslag som registreras. När du klickar på Registrera frånvaro i menyn öppnas en vy där du får välja hur du vill registrera frånvaron: Registrera via tid Här kan du registrera elevers från- eller närvaro för en angiven tidsperiod (till exempel från den 10 september klockan 9.00 till den 12 september klockan 12.00). Registreringen kan genomföras både före och efter det datum och de klockslag som registreras. För att registrera närvaro under en tidsintervall gör du så här: 1. Välj en eller flera elever som registreringen ska gälla för. Du kan söka upp dem i objektväljaren genom att klicka dig fram i gruppstrukturen eller genom att fritextsöka på namn eller personnummer. 2. Välj start- och slutdatum. Du kan välja att fylla i datumen själv, eller låta Hjärntorget fylla i datum genom att klicka på något av valen Välj hela nuvarande dag, vecka eller månad. Slutdatumet kan du också bestämma genom att ställa in det utifrån startdatumets dag, vecka eller månad (om du har valt startdatum manuellt). 3. Välj vilken orsak som ska registreras i rullgardinsmenyn. Om du väljer orsaken Ej registrerad innebär det att du nollställer elevens befintliga registreringar under den valda perioden. 4. Avsluta genom att klicka på Spara. Eleven och dess vårdnadshavare meddelas om frånvaron (om den är ogiltig) per automatik via e-post, sms och/eller PIM, beroende på vilka uppgifter de har angett i systemet.

23 Sida 23/255 Du kan också se en historik över alla tidigare registreringar som har gjorts för en elev. Det gör du genom att klicka på Klicka här under rubriken Tidigare registreringar och väljer därefter den elev vars historik du vill se. Registera via en lärares schema När du väljer att registrera frånvaro via en lärares schema öppnas ovanstående vy. Här väljer du vilken lärare du vill registrera frånvaro åt genom att söka upp den i listan och klicka på välj. Då öppnas en lista över alla lärarens lektioner. Använd filtreringsalternativen för tidsintervall och ämne för att lättare söka fram den eller de lektioner du är ute efter. Du kan också använda dig av kryssrutan "Visa borttagna resurser" om du vill se lärare som inte längre finns kvar på skolan. När du har hittat lektionen du vill föra in frånvaro på, klicka på den för att öppna frånvaroregistreringsfönstret.

24 Sida 24/255 Ej meddelad/bekräftad frånvaro Här ser du dels alla de registreringar av ogiltig frånvaro som vårdnadshavare ännu inte har fått meddelade om, dels de utskick som ännu inte har blivit bekräftade. När vårdnadshavare eller myndig elev har meddelats kan du markera det här med hjälp av valet "Meddelad på annat sätt". När ett utskick har blivit bekräftat kommer det att försvinna från den här vyn. Du söker fram elever genom att välja du en elevgrupp. Du kan också använda dig av filtrena start- och slutdatum och ämne när du söker. Resultatet visar alla ogiltiga fånvarotillfällen sorterat per elev. Du ser information om vilken lektion eleven var frånvarande och hur länge. Klicka på förstoringsglaset för att få mer information om en registrering. Om frånvaroutskick i Hjärntorget I Hjärntorget skickas ett meddelande ut till elevens vårdnadshavare per automatik så fort läraren har registrerat eleven som ogiltigt frånvarande. Meddelandena kan skickas som e-post, sms* och PIM. Hur de skickas beror på vilka uppgifter mottagaren har uppgett att de vill bli kontaktade via i Hjärntorget. Markera vårdnadshavaren som meddelad manuellt Om vårdnadshavaren inte har angett något sätt som den vill bli meddelad på måste du, en administratör eller lärare se till att informationen går fram på annat sätt. När det är gjort kan du, administratören eller läraren markera det här genom knappen "Meddelad på annat sätt". Använd knappen vid respektive elev, eller markera alla och klicka sedan på knappen högst upp. När eleven har markerats som meddelad på annat sätt kommer Hjärntorget att sluta notifiera om "ej meddelade vårdnadshavare". *sms-utskick är bara möjligt om din organisation har sms-funktionen påslagen.

25 Sida 25/255 Rapportmallar Här kan du skapa mallar med förinställningar för rapporter. Dessa mallar kan sedan användas när rapporter skapas. I första vyn visas en lista över alla rapportmallar. Det går att ta bort och/eller redigera mallarna under Funktioner. Skapa rapportmall För att skapa en ny mall klickar du på Skapa ny rapportmall. Du kan göra följande inställningar för rapportmallar: Välj start- och slutdatum: Välj för vilken tidsperiod rapporten ska visa frånvaroorsak. Dataformat: Här väljer du hur närvaron ska visas i rapporten. Du kan välja att visa den i tid med minuter eller timmar, i andelen procent av tiden, i antalet tillfällen och/eller i andelen procent av tillfällena. Välj kolumner: Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporten. Du kan välja mellan de frånvaroorsaker som finns skapade.

26 Sida 26/255 Frånvarohistorik Här kan du se alla frånvaroregistreringar, oavsett om det är ogiltig eller giltig frånvaro. Du söker först fram den grupp du vill ha frånvarohistorik för och väljer den genom att kryssa i boxen. Klicka sedan på Välj grupp för att se alla frånvaroregistreringar för vald grupp. Om du vill filtrera sökningen kan du göra det i rutan Filter. Där kan du filtrera på start- och slutdatum, ämne eller frånvaroorsak.

27 Sida 27/255 Tidigare registreringar Här har du möjlighet att titta på en elevs alla registreringar av giltig eller ogiltig frånvaro. Välj bara en elev i objektväljaren till höger. Om en post har blivit överstruken betyder det att registreringen har tagits bort. Varningstriangeln visar att en registrering har blivit överskriven. Klicka på pappret och förstoringsglaset för att se mer information om registreringen, och använd det röda krysset om du vill ta bort registreringen.

28 Sida 28/255 Redigera frånvaroorsak Det finns tre grundtyper av närvaro i Hjärntorget: närvaro, ogiltig frånvaro och giltig frånvaro. Under Redigera frånvaroorsak kan du skapa mer specifika orsaker som kopplas till de olika grundtyperna, till exempel sen ankomst och beviljad ledighet. De olika orsakerna används sedan av lärare, mentorer och administratörer när de ska registrera närvaro. Om orsaker har gjorts tillgängliga för vårdnadshavare kommer även de att kunna använda dem när de anmäler sina barns frånvaro. I vyn ser du organisationens befintliga orsaker i en lista som visar: Typ: vilken grundtyp orsaken är kopplad till. Färg: vilken färg de olika grundtyperna har och som kommer att visas i grafiska rapporter. Namn (sv): orsakens svenska namn. Namn (en): orsakens engelska namn. För vårdnadshavare: om orsaken är tillgänglig för vårdnadshavare eller inte. Om en orsak är ibockad som tillgänglig för vårdnadshavare kommer dessa att kunna använda orsaken när de anmäler sina barns frånvaro. Senast ändrad: när orsaken skapades eller senast ändrades. Ändrad av: vem som har ändrat eller skapat en orsak. Funktioner: funktioner för att - redigera och - ta bort/arkivera orsak* samt - flytta dem i listan. Ordningen i den här listan kommer att användas i menyer i andra delar av Hjärntorget, till exempel då lärare registrerar närvaro i schemavyn. Skapa en ny orsak Du kan skapa en ny orsak genom att klicka på Ny orsak. Bestäm vilken grundtyp orsaken ska tillhöra och ge den ett svenskt och engelskt namn. Om du skapar en orsak av typen giltig frånvaro får du också välja om orsaken ska vara tillgänglig för dels vårdnadshavare som anmäler frånvaro för sina barn, dels för de elevgrupper som har fått tillåtelse att anmäla sin egen frånvaro. Ta bort/arkivera en orsak En orsak som har registreringar kopplade till sig går inte att ta bort från systemet, utan kommer istället att arkiveras när du klickar på det röda krysset. Du hittar arkiverade orsaker under fliken Arkiverade. Alla arkiverade orsaker finns fortfarande kvar på befintliga registreringar och är sök/valbara i historik och rapporter. Förval för lärares registreringar

29 Sida 29/255 När en lärare registrerar frånvaro i det nya gränssnittet gör den det med hjälp av ikonerna grön bock, rött kryss och gul boll. Här ställer du in vilka av organisationens orsaker som den gröna bocken respektive det röda krysset ska betyda. Resterande orsaker kommer att registreras som "avvikelser" och illustreras av den gula bollen.

30 Sida 30/255 Organisationsinställningar I denna vy kan du göra organisationsspecifika inställningar för några av närvarohanteringens funktioner. Inställningar för frånvaroutskick Här kan du ställa in hur ofta Hjärntorget ska skicka notiser om elevens frånvaro till elev och vårdnadshavare. Du kan välja mellan att låta endast en notis skickas ut vid elevens första frånvarotillfälle under en dag, eller att det ska skickas en notis för varje tillfälle som eleven registreras som frånvarande. Du kan också bestämma om elever ska få välja att få frånvaroutskick via sms. Inställningar för startsideelement Här kan du ställa in hur lång tid tillbaka startsideelementen närvaro för elev, närvaro för vårdnadshavare, närvaro för mentor samt närvaro för lärare ska visa information om närvaro: ej utskickad frånvaro (synlig för mentorer) ofullständigt registrerade lektioner (synlig för lärare och elever) registrerad frånvaro (synlig för elever och vårdnadshavare). Du kan välja att informationen ska visas 7, 14, 30 eller 60 dagar tillbaka i tiden. Startsideelementen för elever och vårdnadshavare styrs av en egen periodväljare, där du även kan välja att informationen ska visas från det senaste halvårsskiftet. Tillåt dessa grupper att anmäla sin egen frånvaro Här anger du vilken eller vilka grupper av elever som ska få anmäla sin egen frånvaro. Låt dessa användarfält vara valbara i rapporter Kryssa i de användarfält som du vill att andra användare ska kunna välja att inkludera som kolumner när de skapar frånvarorapporter. Användarfälten blir valbara när man väljer att göra en rapport som presenteras i tabellform.

31 Sida 31/255 Ta ut grafiska rapporter Som närvarohanteringsadministratör kan du nu ta ut grafiska rapporter över närvaron för olika klasser och grupper. Rapporterna kan visas som en lista, stapeldiagram eller cirkeldiagram. 1. Välj först tidsperiod Du väljer först för vilken tidsperiod du vill ha rapporten. 2. Välj vad rapporten ska visa Här väljer du vad som ska visas i rapporten. Du lägger till följande: Skola - lägg till en eller flera skolor. Gruppmedlemskap - lägg till grupp. I rullgardinslistan väljer du om användarna ska vara medlemmar i/inte medlemmar i den valda gruppen. Användarfält - lägg till de användarfält du vill använda i rapporten. I rullgardinslistan väljer du hur fälten ska användas. Ämne - lägg till ett eller flera ämnen. Frånvaroorsak - lägg till en eller flera frånvaroorsaker. 3. Välj hur du vill gruppera rapporten Välj vad rapporten ska grupperas på. För att rapporten ska visas i form av ett stapel- och cirkeldiagram måste du välja att gruppera den. Om du inte väljer något här så visas rapporten endast som en lista. Välj att gruppera på: Ämne Skola Användarfält Frånvarotyp Gruppmedlemskap 4. Välj vad rapporten ska beräkna

32 Sida 32/255 I rullgardinslistan väljer du vad rapporten ska beräkna. Välj mellan följande alternativ: Summera tid - minuter Summera tid - timmar Antal lektionstillfällen Antal lektions- och elevtillfällen För att skapa rapporten klickar du på Fortsätt. Du får då upp listvyn över rapporten. Stapel- och cirkeldiagram hittar du under respektive flik. Klicka på fliken Översikt för att ladda ner rapporten i excelformat.

33 Sida 33/255 Skapa konton för Plagiatkontroll För att aktivera plagiatkontroll på inlämningsuppgifter måste organisationen ha ett avtal med någon leverantör av en plagiatkontrolltjänst. Vi har för närvarande samarbete med följande leverantörer: Urkund: Turnitin: (Genuine Text: ) Om organisationen, eller någon enhet inom organisationen, har avtal med någon av dessa tjänsteleverantörer tar en Hjärntorget-supporter på organisationen kontakt med Ping Pong AB för mer information samt aktivering av funktionen på er Hjärntorget-installation. Flödet ser sedan ut så här: Ping Pong AB skapar ett (eller flera) plagiatkontrollkonto som kopplas till önskad leverantör. Kontot kopplas till den eller de aktivitetsgrupp/er vars aktiviteter ska kunna använda plagiatkontrollfunktionaliteten. Lärare och andra användare med rättigheten Innehållsproduktion aktiverar plagiatkontroll per inlämningsuppgift och publicerar uppgifterna. Studerande lämnar in dokument via funktionen Inlämningsuppgift och dokumenten skickas automatiskt vidare till plagiatkontrolltjänsten. Dokumenten genomsöks och ett resultat skickas tillbaka till Hjärntorget. Lärare och andra användare med rättigheten Inlämningsuppgiftsrättning granskar uppgiften i Statistikverktyget och bedömer den studerandes uppgift med stöd från plagiatkontrolltjänstens resultat.

34 Sida 34/255 Taggsamlingar Taggsamlingar är samlingar av taggar eller etiketter som du kan använda för att märka inlägg i dokumentationsloggboken. Taggarna kan vara kopplade till läroplaner men kan också skapas fristående. Med hjälp av taggarna kan du filtrera inlägg i dokumentationsloggboken och du kan få en överblick över vilka delar som har behandlats i en aktivitet som använder dokumentationsloggbok. För att se och redigera taggsamlingar klickar du på Verktyg > Taggsamlingar. För att kunna redigera taggsamlingar måste du vara organisationsadministratör. Menyvalet Verktyg > Taggsamlingar blir synligt först om du är organisationsadministratör och någon aktivitet i din organisation har funktionen Dokumentationsloggbok aktiverad. Du får upp en lista över de taggsamlingar som finns i din organisation. Där visas namn för taggsamlingen, vilken grupp den är tillgänglig för och hur många gånger taggsamlingen används. Du kan också redigera en taggsamling genom att klicka på Redigera eller klicka på Visa för att se innehållet i en taggsamling. Om du inte har några taggsamlingar eller om du vill skapa en ny har du tre val, Skapa ny taggsamling, Importera från fil och Skapa från fördefinierad mall. Skapa ny taggsamling Du skapar en ny taggsamling genom att klicka på Skapa ny taggsamling. När du ska skapa en taggsamling börjar du med att ge den ett namn. Du väljer sen om taggsamlingen representerar en läroplan. Det gör du för att tydliggöra att taggsamlingen har sitt ursprung i en läroplan och det blir också möjligt att filtrera ut taggsamlingar som är kopplade till läroplaner. Det är dock du själv som måste se till att taggsamlingen innehållsmässigt överensstämmer med läroplanen.

35 Sida 35/255 I taggsamlingar arbetar du med Gruppering och Tagg. En gruppering samlar taggar som berör samma område till exempel "Kommunikativ förmåga". En tagg är mer specifik, till exempel "Presentera". När du skapar en ny taggsamling är en gruppering och två taggar redan skapade. Du kan namnge grupperingen och också lägga till en länk till en extern källa, till exempel skolverket. För respektive tagg anger du namnet på taggen som kommer att synas när du taggar inlägg. Du kan också välja att lägga in mer information om taggen för att tydliggöra vad den innebär. För att skapa en ny tagg i en gruppering klickar du på Ny tagg. För att ta bort en tagg klickar du på det röda krysset till höger om taggen. Om du vill ändra sorteringen för taggar klickar du på de gröna pilarna och drar taggen till önskad plats. Du kan skapa en ny gruppering genom att klicka på Ny gruppering. Precis som för taggar kan du ta bort en gruppering genom att klicka på det röda krysset och du kan ändra sorteringen av grupperingar genom att klicka på de gröna pilarna och dra grupperingen till önskad plats. Till höger under Grupper väljer du vilken/vilka aktivitetsgrupper taggsamlingen ska vara tillgänglig för. I de aktiviteter som finns i de markerade aktivitetsgrupperna kommer läraren kunna välja att använda taggsamlingen under inställningar för aktiviteten.

36 Sida 36/255 När du är klar med att skapa grupperingar och taggar klickar du på Skapa för att skapa din taggsamling. Importera från fil Du kan importera en taggsamling från en excel-fil genom välja Importera från fil. För att importera klickar du sedan på Välj fil och väljer den fil på din dator som du vill importera. Klicka därefter på Nästa för att skapa din taggsamling. Du kan ladda ner en exempelfil för hur din excel-fil ska se ut genom att, i taggsamlingsöversikten, klicka på Visa för en befintlig taggsamling och välja att ladda ner den som excelfil. Skapa från fördefinierad mall

37 Sida 37/255 I PINGPONG finn det redan fördefinierade mallar för några taggsamlingar. Du kan skapa en samling från en fördeifnierad mall genom att klicka på Skapa från fördefinierad mall... Därefter väljer du vilken mall du vill använda och klicka sedan på Skapa. I nästa steg kan du modifiera taggarna i mallen efter dina önskemål. Du kan också välja vilken aktivitetsgrupp som ska ha tillgång till taggsamlingen. När du är klar klickar du på Skapa längst ner i taggsamlingen. Redigera taggsamlingar Du kan redigera taggsamlingar genom att klicka på Redigera i översiktsvyn. Du får då upp samma vy som när du skapar nya taggsamlingar. I den vyn kan du redigera namn på taggar och grupperingar, redigera information för taggar och lägga till nya taggar och grupperingar. Du kan också ta bort taggar och grupperingar genom att klicka på det röda krysset till höger om den tagg eller gruppering du vill ta bort. Observera att du endast kan ta bort taggar som inte används i någon aktivitet. För att ändra ordningen på taggar och grupperingar klickar du på de gröna pilarna till höger och drar taggen/grupperingen till önskad plats. Du kan även redigera vilka aktivitetsgrupper som ska ha tillgång till taggsamlingen. När du är klar med dina ändringar klickar du på Skapa längst ner på sidan. Ta bort taggsamlingar För att ta bort en taggsamling klickar du på Ta bort i översiktsvyn. Observera att du endast kan ta bort taggsamlingar som inte används i någon aktivitet.

38 Sida 38/255

39 Sida 39/255 Vårdnadshavare Din kommun kan ge elevernas vårdnadshavare tillgång till kommunikation och information om sina barn i Hjärntorget. Här nedan kan du läsa om hur du skapar vårdnadshavare och kopplar dem till elever. Vårdnadshavare att administrera I den här vyn ser du som är användaradministratör eller skollärare en lista över alla de som själva eller med hjälp av en lärare eller administratör har ansökt om ett vårdnadshavarkonto. När användarkonton importeras in i Hjärntorget via integration följer det med information om vem som är vårdnadshavare för vilka barn. På så sätt kan Hjärntorget automatiskt koppla ihop vårdnadshavare med sina barn när du skapar ett nytt konto från en ansökan. Ansöka om vårdnadshavarkonto Med hjälp av ett publikt formulär kan vårdnadshavare själva ansöka om ett vårdnadshavarkonto. Alternativt kan en lärare eller administratör använda formuläret för att fylla i personuppgifter i formuläret åt en vårdnadshavare. Skapa vårdnadshavare utifrån ansökningar Kryssa i de vårdnadshavare som du vill ge konton i Hjärntorget och klicka Skapa. Nu finns vårdnadshavarna som användare i Hjärntorget. De kommer att hamna i grupper som är parallella med elevgrupperna i användarstrukturen och kopplas per automatik till sina barn. När du klickar på Skapa kommer även en PDF att skapas för varje vårdnadshavare. Den innehåller information om inloggningsuppgifter som du kan skicka till vårdnadshavarna. Manuella konton Ibland finns det behov av att skapa vårdnadshavarkonton i Hjärntorget åt personer som inte finns registrerade i källsystemen (t.ex. en förälder som bor i en annan kommun eller en mormor). Då finns det ett sätt att skapa konton manuellt och sedan koppla dem till de barn som berörs. Detta kan du som är Manuell vårdnadshavaradministratör* göra under fliken manuella konton. Här visas en lista över alla befintliga vårdnadshavarkopplingar som är manuellt skapade. Du kan redigera och ta bort kopplingarna till barnen direkt från listan. Skapa nya vårdnadshavarkonton manuellt

40 Sida 40/255 Om du vill skapa en ny vårdnadshavare klickar du på länken Skapa ny vårdnadshavare. Fyll i vårdnadshavarens uppgifter och välj barn i objektväljaren till höger. Observera att du bara ser och kan välja de barn som finns i grupper som du är administratör över. Klicka Spara. Nu finns vårdnadshavarna som användare i Hjärntorget. De kommer att hamna i grupper som är parallella med elevgrupperna i användarstrukturen. När du klickar på Spara kommer även en PDF att skapas för varje vårdnadshavare. Den innehåller information om inloggningsuppgifter som du kan skicka till vårdnadshavarna. *Den här rättigheten ställs in under Administration > Användare > Hantera användare.

41 Sida 41/255 Introduktion till administration i Hjärntorget Administratörer i Hjärntorget får ansvar för tre huvudområden: Aktiviteter, Användare och Organisation. Här nedan följer en kort introduktion till de administrativa verktygen i Hjärntorget. Hjärntorget är ett LMS, ett Learning Management System, som är helt webbaserat. Detta innebär bland annat att varje enskild användare måste ha ett eget konto för att kunna logga in i Hjärntorget. I administrationen skapar vi nya konton och ger olika Användare olika rättigheter i systemet. Beroende på vilka rättigheter du som administratör har fått kan du få administrera alla användare eller endast enstaka grupper av användare. Som administratör kan du dessutom ha ansvar för organisationens Aktiviteter. Den vanligaste typen av aktiviteter är kurser. Beroende på vilka rättigheter du har fått får du administrera alla aktiviteter eller endast enstaka grupper av aktiviteter. Några av organisationens administratörer har också ansvar för hur Organisationens Hjärntorget-system ska utformas i fråga om bl.a. databasfält och gruppstrukturer. Endast ett fåtal fält och grupper finns fördefinierade. Varje organisation måste således noga tänka igenom hur den egna organisationen ser ut och sedan fundera över hur man vill anpassa Hjärntorget till densamma. Anpassning av organisationens system görs under fliken Organisation > Inställningar och Organisation > Gränssnitt.

42 Sida 42/255 Förutsättningar För att du ska få rätt att arbeta i Hjärntorgets administrationsverktyg måste en administratör ge dig rättigheter till hela, eller delar av, det Administrativa verktyget. När du loggar in på Hjärntorget ser du direkt på din startsida om du har tillgång till Administrationsverktyget. Under Verktyg finns valet Administration om du har fått rättighet att arbeta i någon del av verktyget. När du klickar på Administration öppnas ett nytt fönster och du presenteras för de delar av administrationen du fått tillgång till. Grupphantering Ett centralt begrepp i Hjärntorgets administration är Grupphantering. Stora delar av administrationen bygger på att organisationen strukturerar sina användare och sina aktiviteter i grupper. Enskilda användare kan tillhöra en eller flera grupper och grupper kan tillhöra andra grupper. Bilden här intill beskriver en del av gruppstrukturen för företaget ACME. Endast de rödmarkerade grupperna har fått rättigheter till de administrativa verktygen. En användare som tillhör gruppen "Säljare_Jönköping" tillhör även grupperna "Försäljning", "Sverige" och "Norden". Gruppen "Säljare_Jönköping" har inte fått rättigheter till de administrativa verktygen.

43 Sida 43/255 När organisationen börjar arbeta med Hjärntorget finns endast ett fåtal fördefinierade grupper. De heter Alla grupper, Alla kurser, Alla användare och Ert organisationsnamn. Ju fler användarna i er organisation blir desto viktigare blir det för er att gruppera era användare i grupper. Detsamma gäller aktiviteter. Rättigheter Ett annat mycket centralt begrepp i de administrativa verktygen är Rättigheter. Några av de grupper som skapas måste få rättigheter att arbeta i olika delar av de administrativa verktygen. Bilden ovan vill demonstrera hur en organisation har skapat en grupp med namnet Administratörer. Den gruppen har inte fått några rättigheter. I gruppen Administratörer finns flera undergrupper - Kursadministratörer, Personaladministratörer samt Systemadministratörer. Dessa undergrupper har tilldelats olika rättigheter. Kursadministratörerna har fått rättigheter som rör aktiviteter och utbildning eftersom de tillhör gruppen Utbildningsavdelningen. En annan person i gruppen Utbildningsavd. tillhör inte Kursadministratörer utan hör istället till gruppen Personaladministratörer. Med hjälp av gruppstödet kommer den i er organisation som har alla rättigheter att nå alla användare, aktiviteter och grupper. Administratörer med annan nivå av rättigheter når vissa grupper av användare och aktiviteter.

44 Copyright Ping Pong AB. Sida 44/255

45 Sida 45/255 Sökytan När organisationen har vuxit och man har skapat många användargrupper och aktivitetsgrupper blir det viktigt att kunna söka fram en grupp i systemet. Kanske vill du ändra rättigheterna för gruppen eller lägga gruppen i en annan grupp. På många ställen behöver administratören söka fram en användare från en lång lista av användare. Detsamma gäller sökning av aktiviteter och grupper från långa listor av aktiviteter och grupper. För att söka fram en användare, aktivitet eller grupp använder du en sökyta. Denna sökyta återfinns på flera ställen i systemet, framförallt i det Administrativa verktyget, men även i Statistikverktyget. Nedanstående exempel är taget från Skapa/Redigera Användare i Administrationen. Sök en användare För att söka fram en användare, använd något av fyra söksätt (se nedan) eller kombinera söksätten I den översta rullistan listas alla användargrupper som du har tillgång till. När du väljer en grupp listas gruppens innehåll längst ner. I den andra rullistan väljer du om du vill söka på "Efternamn, Förnamn", "Användarnamn", "Epostadress" eller "Personfält". Sök fram en användare genom att skriva början på sökbegreppet, t.ex. "Lar" för att söka efter alla efternamn som börjar på "Lar", i sökfältet. Alla träffar visas längst ner. Du kan även söka på ett gruppnamn när den förvalda listan "Efternamn, Förnamn" är vald. Du kan även söka på Id när du söker efter en användargrupp, aktivitetgrupp eller aktivitet (t.ex.

46 Sida 46/ under Aktiviteter > Skapa/Redigera), t.ex. "id:1234". Under Register kan du klicka på den bokstav som önskad användares efternamn börjar med. Alla träffar listas längst ner. TIPS! I mittenblocket finns en rullista som visar var du befinner dig i gruppstrukturen i förhållande till toppgruppen och varje steg däremellan (likt brödsmulor för webbsidor). Du kan använda den för översikt och för att snabbare navigera fram och tillbaka i strukturen. 4. Du kan söka dig fram i grupphierarkin genom symbolerna ovanför den nedre listen: Gå tillbaka till föregående nivå efter att ha öppnat en grupp. Öppna den grupp du har markerad för att se dess innehåll. Visa alla grupper och aktiviteter i den markerade gruppens alla underliggande nivåer. Visa information om markerad aktivitet eller grupp. Klicka på M:et om du vill spara den här gruppen som förvald grupp. Nästa gång du besöker sidan är denna grupp förvald. När den användare du söker syns i nedre listan kan du markera namnet för att granska användarkontot. Kryssrutan Visa utgångna grupper högst upp visas om organisationen använder sig av funktionen Grupper med giltighetstid.

47 Sida 47/255 Aktivitetsadministration Under fliken Aktiviteter skapar administratören nya tomma aktiviteter. Aktiviteterna fylls sedan med lärandematerial och funktioner för kollaboration och lärande, ett arbete som utförs av en användare som har fått rollen Lärare eller någon annan relevant aktivitetsroll i den aktuella aktiviteten. Aktiviteterna kan grupperas och varje aktivitet kan placeras i en eller flera grupper. Användare i systemet kan ges olika roller i aktiviteten, t.ex. Lärare eller Deltagare. Dessa användare kan starta aktiviteten direkt från sin Startsida eller från fliken Aktiviteter > Mina aktiviteter. Flödet 1. En administratör skapar en ny aktivitet i administrationsverktyget under Aktiviteter > Skapa/Redigera. 2. Administratören bestämmer vilka som ska ha tillgång till aktiviteten och vilken roll de olika användarna ska ha i aktiviteten, under Aktiviteter > Tilldela användare. 3. Den nya aktiviteten blir synlig på Startsidan > Mina aktiviteter > Pågående aktiviteter hos de användare som har blivit tilldelade aktiviteten. 4. Användaren kan starta den nya aktiviteten och börja arbeta i den utifrån de rättigheter man har

48 Sida 48/255 tilldelats. Användare med rollen Lärare kan t.ex. skapa innehåll i aktiviteten och som Deltagare får man ta del av det material som behöiga användare har publicerat. Copyright Ping Pong AB.

49 Sida 49/255 Hantera aktiviteter Under fliken Hantera aktiviteter kan du skapa nya aktiviteter, lägga upp information om aktiviteter och göra en mängd olika inställningar för aktiviteterna. Du kan även redigera befintliga aktiviteter. På den här hjälpsidan kan du läsa om hur du skapar och redigerar aktiviteter i administrationsverktyget. Här beskrivs: olika aktivitetstyper, hur du skapar en ny aktivitet och redigerar en befintlig, hur du kopierar en befintlig aktivitet. På undersidan Tillgänglighet kan du också läsa om hur du ställer in en aktivitets tillgänglighet. Aktivitetstyper När du väljer att skapa en Ny aktivitet har du tre typer att välja mellan: En Aktivitet är en miljö där en utvald grupp användare samlas för att ta del av till exempel en kurs, diskussion, projektarbete, test eller enkät. En aktivitet kan innehålla flera funktioner, till exempel diskussionsforum, anslagstavla, och innehåll. En Samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp som utöver sin grupperande funktion även i sig är en vanlig aktivitet. Samlingsaktiviteten har samma funktionaliteter som en vanlig aktivitet, och är användbara för program som innehåller flera aktiviteter. För mer information om just Samlingsaktiviteter, läs på hjälpsidan Samlingsaktiviteter. En Mallaktivitet är en vanlig aktivitet som en administratör med rättigheterna Organisationsadministratör och Aktivitetsadministatör har valt att göra till en Mallaktivitet. Den har vanligtvis ett grundinnehåll som är användbart i många sammanhang och en uppsättning funktioner som är förvalda för sitt användningsområde. Mallaktiviteten "Förväntningsenkät" skulle t.ex. kunna användas som grund inför flera olika kurser, där innehållsproducent/lärare får en enkät att utgå ifrån men kan anpassa den till varje enskild kurs. Här väljer du om du vill använda en Mallaktivitet som grund för din nya aktivitet.

50 Sida 50/255 För att få kopiera en mall-aktivitet måste du ha rättigheten Aktivitetsadministatör eller vara lärare med tillgång till s.k. Lärarskapade aktiviteter*. Tänk på att när du har skapat en aktivitet eller samlingsaktivitet går det inte att byta status på en vanlig aktivitet till samlingsaktivitet eller tvärtom. *Tilläggstjänst. Roller i aktiviteter De vanligaste rollerna i aktiviteter är Deltagare och Lärare. Rollen Lärare ger rättigheter till i princip alla verktyg och funktioner medan Deltagares rättigheter begränsas till att ta del av det material som lärare och andra behöriga skapar och tillgängliggör för deltagarna. Andra roller i aktiviteten kan vara Handledare, Hjälplärare, Innehållsproducent o.s.v. Läs mer om roller i aktiviteten på sidan Aktivitetsroller. Skapa en ny aktivitet Skapa en ny aktivitet För att skapa en ny aktivitet klickar du på knappen Ny nere till vänster i fönstret. Välj aktivitetstyp Först måste du välja vilken aktivitetstyp du vill skapa: en ny aktivitet, en ny samlingsaktivitet eller en kopia av en mallaktivitet. Markera aktivitetstypen du vill skapa och klicka på Nästa.

51 Sida 51/255 Steg 1 av 2: Skapa ny aktivitet Här bestämmer du: Namn på aktiviteten. Vilken grupptillhörighet aktiviteten ska ha. Aktiviteten måste tillhöra minst en aktivitetsgrupp. I objektväljaren söker du fram och markerar de aktivitetsgrupper som din aktivitet ska tillhöra. Om du ska ha lärarrättigheter i aktiviteten. Markera det här valet om du ska ha rollen lärare i aktiviteten. (Genom att kontakta Ping Pong AB går det att ställa in det här valet som förvalt.) När du har gjort ovanstående inställningar, klicka på Nästa.

52 Sida 52/255 Steg 2 av 2: Aktiviteten har skapats (eller Redigera aktivitet) Här hittar du aktivitetens fullständiga inställningar., inklusive de du gjorde i steg 1. Det är också hit du kommer att komma när du framöver ska redigera aktivitetens inställningar. Inställningarna är uppdelade på tre flikar: Grundinställningar, Uppföljning och Avancerat. Om din aktivitet är av tillgänglighetstypen Anmälningsbar (du kan läsa mer om tillgänglighet lite längre ner på sidan) kommer också fliken Anmälning att visas. Under de följande rubrikerna kan du läsa om vilka inställningar du kan göra under respektive flik. Fliken Grundinställningar Information Här fyller du i allmän information om aktiviteten: Du kan ändra namnet och fylla i en beskrivning av aktiviteten. Innehållsspråk är det språk som aktivitetens innehållssidor kommer att skrivas på. Du gör den här

53 Sida 53/255 inställningen för att underlätta för systemets sökfunktioner. Korrekt inställt innehållsspråk ger bättre sökträffar. Den här inställningen påverkar inte språket i Hjärntorgets användargränssnitt. Max antal SMS*: Här anger du hur många sms som ska kunna skickas från aktiviteten. När en lärare har skickat ett sms visas information om antalet förbrukade poletter. Om organisationen har köpt sms-poletter kan aktivitetens lärare använda dessa för att göra utskick av information från aktiviteten. Aktivitetsfält: I de olika aktivitetsfälten fyller du i önskad information. Vilka fält som syns här beror på hur miljön är konfigurerad. Vanliga fält är förkunskapskrav, kurslängd och datum. Aktivitetsfält kan vara specifika för en aktivitetsgrupp, och därför bara synas i aktiviteter kopplade till den gruppen. En organisationsadministratör kan lägga till nya aktivitetsfält under Organisation > Inställningar > Aktivitetsfält. Öppna sidor*: Här anger du om du vill att aktiviteten ska visas på din organisations Öppna sidor. När du kryssar i rutan kan du även bestämma om den ska synas under en specifik tidsperiod, och vilket namn aktiviteten ska ha när besökaren byter språk till engelska. I och med detta val kommer lärarna i aktiviteten få möjlighet att publicera valda delar av sina kurser till de öppna sidorna. *Tilläggstjänst Grupptillhörighet Här kan du ändra din aktivitets grupptillhörighet. Glöm inte att spara direkt om du ändrar grupptillhörigheten, eftersom vissa av inställningarna bara visas för vissa grupper. Checklista Här kan du skapa en enkel checklista över saker som behöver göras i samband med aktiviteten. Klicka på knappen Redigera för att skapa listan, bocka i avklarade uppgifter samt ändra eller lägga till uppgifter. Listan visas då i ett eget fönster och genom att klicka på en uppgifts ser du vem som har skapat uppgiften och vem som har markerat den som slutförd. När listan är skapad visas den som ett fält till höger i administrationsverktygets och en stapel visar hur stor andel av uppgifterna som är avklarade. Läs mer om Checklistefunktionen på sidan Checklista. Tillgänglighet Ange vilken typ av tillgänglighet aktiviteten ska ha. Valet påverkar hur dina deltagare får tillgänglighet i aktiviteten. Du kan välja mellan följande tillgänglighetstyper:

54 Sida 54/255 Administratör ger tillgång: När du skapar en aktivitet har den per automatik denna tillgänglighet. Tillgänglighetstypen innebär att du aktivt måste ge enskilda användare eller grupper av användare tillgång till aktiviteten som Lärare, Deltagare eller annan roll. Deltagaren startar själv (publik): Välj denna typ om du vill att deltagaren själv ska kunna starta aktiviteten (och på så sätt få tillgång till den). Aktiviteter med den här tillgängligheten kommer att vara synliga för deltagarna och kan startas i deras katalog. Lösenordsskyddad: En lösenordsskyddad aktivitet fungerar på samma sätt som en publik aktivitet. Den enda skillnaden är att deltagare måste ha ett lösenord för att starta aktiviteten. Anmälan till aktivitet: Genom den här typen av tillgänglighet kan du göra aktiviteter anmälningsbara för utvalda grupper. En sådan här aktivitet syns för användarna i katalogen, men för att få tillgång till aktiviteten måste de anmäla sig och bli tilldelade/godkända av en administratör. Intresseanmälan: En sådan här aktivitet kan du använda som platshållare för att ta reda på hur stort intresse det är bland dina användare att delta på en viss utbildning. Du kan läsa mer om hur du ställer in tillgänglighet på sidan Tillgänglighet. Funktioner i aktiviteten Här kan du se och ändra vilka funktioner som är aktiverade i aktiviteten, skapa innehåll i aktiviteten via aktivitetens produktionsverktyg samt se statistik och progression för aktivitetens deltagare i statistikverktyget. När du klickar på någon av knapparna får du en tillfällig behörighet och kan utföra uppgifter som normalt är ämnade för lärare eller specifika aktivitetsroller. Visa aktiverade funktioner: Klicka på valet för att visa en lista över vilka funktioner som är aktiverade i aktiviteten. Tänk på att om aktiviteten är ny har förmodligen inte läraren hunnit ändra i inställningarna än. Aktivitetsinställningar: Klicka på knappen för att öppna sidan inställningar i aktiviteten och där se eller ändra inställningar för Funktioner, Aktivering av deltagare, Logotyp, Navigation, Läroplan och/eller Arkivering. Produktionsverktyget: Klicka på knappen för att gå till Produktionsverktyget i aktiviteten. Här får du samma rättigheter som en Lärare och du kan t.ex. skapa en informativ startsida, lägga upp en enkät eller skapa ett test. Statistikverktyget: Klicka på knappen Statistikverktyget för att öppna aktivitetens verktyg för statistik

55 Sida 55/255 och uppföljning. Här kan du följa deltagarnas progression och se t.ex. inloggningsstatistik, testresultat, enkätsammanställningar och betyg (om sådana används). Fliken Uppföljning Kursvärdering Med den här funktionen får du en genväg till funktionerna för att skapa och redigera Enkäter i aktivitetens Produktionsverktyg. Det innebär att du snabbt och smidigt kan skapa till exempel en kursvärdering som aktivitetens deltagare sedan kan besvara. När du klickar på någon av knapparna får du en tillfällig behörighet och kan utföra uppgifter som normalt är ämnade för Lärare eller specifika aktivitetsroller. Skapa/Redigera kursvärdering: Klicka på knappen för att gå direkt till verktyget för att skapa enkäter. Du får börja med att välja om du vill skapa en enkät där svaren hanteras anonymt eller en där man kan se vem som har svarat vad. Klicka på önskad typ och ange enkätens namn så kommer du in i redigeringsläget. Mejla länk: Med den här funktionen kan du mejla en direktlänk till aktivitetens startsida till önskade deltagare. Beroende på vilka grupperingar som finns i aktiviteten visas en lista med grupper såsom Anmälda (4), Antagna (2), Deltagare (3), Godkända (0) o.s.v. Siffran inom parentes anger antalet personer som finns i gruppen. Klicka på önskad grupp för att öppna formuläret Skapa utskick och där skriva ditt meddelande och göra eventuella inställningar för utskicket. Sammanställning: Klicka på knappen för att gå direkt till sidan för enkätsammanställningar i Statistikverktyget. Här visas aktivitetens enkäter och du kan se statistik för önskad enkät. Diplom/Certifikat Genom att i funktionen Mallar skapa malldokument såsom diplom, kursintyg, certifikat o.s.v. kan du här välja att generera personliga dokument till aktivitetens deltagare. Diplom och andra dokument kan skapas till de användare som är medlemmar i grupperna som listas under rubriken Diplom/Certifkat:

56 Sida 56/255 Intill de grupper som har medlemmar visas knappen Skapa diplom. Klicka på knappen för att komma till funktionen som genererar diplom/dokument till gruppens medlemmar. Läs mer om mallar på hjälpsidan Mallar. Översikt Med den här funktionen kan du ta fram en lista med information om bl.a. antalet deltagare som startat och blivit godkända på den valda aktiviteten. Mål och Framsteg Här kan du välja att tillåta att ett delmål inom aktiviteten ska kunna vara att uppnå godkänt resultat på en eller flera andra aktiviteter. I rullgardinsmenyn väljer du ur vilken aktivitetsgrupp du ska få välja andra aktiviteter. Resultatrapport

57 Sida 57/255 Med den här funktionen skapar du en detaljerad rapport i Excelformat på aktivitetens komponenter (inlämningsuppgifter, inloggningar, SCORM-object, m.m.). Start och Godkänd Med den här funktionen kan du ta fram en rapport på när deltagare har startat och blivit godkända på aktiviteten. Fliken Avancerat Arkivering Sätt en bock i rutan Arkivera aktivitet om du inte vill att aktiviteten ska visas i vanliga sökningar i administrationsverktyget. För att söka fram arkiverade aktiviteter bockar du i valet Visa arkiverade under sökfältet. För användare som har tillgång till aktiviteten flyttas den från listan pågående till listan arkiverade aktiviteter under Mina aktiviteter. Öppnar du (eller en annan användare) en arkiverad aktivitet kommer menyerna att vara utgråade, men i övrigt finns all information kvar och aktiviteten fungerar som vanligt med undantag för Senaste nytt som inte längre skickar ut några meddelanden från aktiviteten. Bockar du ur rutan Arkivera aktivitet aktiveras aktiviteten igen och du kan använda den som vanligt. Mallaktivitet

58 Sida 58/255 Du som har rättigheterna Organisationsadministratör och Aktivitetsadministatör kan välja att göra aktiviteten till en Mallaktivitet. Markera i så fall valet Denna aktivitet är en mallaktivitet. Markeringen innebär att aktiviteten blir valbar för den som skapar en ny aktivitet väljer Kopiera mallaktivitet. För att få kopiera en mallaktivitet måste du ha rättigheten Aktivitetsadministatör eller vara lärare med tillgång till Lärarskapade aktiviteter*. Hjälpaktivitet Du som har rättigheterna Organisationsadministratör och Aktivitetsadministratör för toppgruppen i organisationen kan här markera valet Visa aktiviteten i Hjälpen. Detta ger organisationen möjlighet att skapa helt egna, gruppanpassade hjälpsidor. Observera att endast de användare som har tillgång till aktiviteten kommer att se den i Hjälpen. Kompetenshantering Du kan koppla Behörigheter och/eller Förmågor till aktiviteten. Det innebär att när en deltagare blir godkänd på aktiviteten så tilldelas denne den eller de behörigheter och/eller förmågor som du väljer här. Vilka behörigheter och förmågor som syns här beror på inställningar i Hjärntorgets kompetenshanteringsverktyg. Mål & Framsteg Du kan välja att godkännande av en annan aktivitet ska kunna vara ett delmål i den här aktiviteten. I gruppväljaren nedan kan du bocka för antingen en grupp eller en samlingsaktivitet. Alla aktiviteter som finns i gruppen/samlingsaktiviteten kommer att vara valbara när du skapar ditt delmål. IP-adresser* Om tilläggstjänsten IP-adresser är aktiverad kan du begränsa från vilka IP-adresser det går att nå aktiviteten. Här anger du vilka IP-adresser som ska ha tillgång till aktiviteten. Separera adresserna med kommatecken. SwedSec*

59 Sida 59/255 Om tilläggstjänsten SwedSec används kan man för rapporter av typen Godkända användare välja att skicka information om att användare har blivit godkända till SwedSec. Klicka på knappen Swedsec och sedan på knappen Skicka. För att kunna göra kopplingar till SwedSec krävs att din organisation har avtal med SwedSec samt att aktiviteterna i rapporten har kopplats till SwedSec. Kontakta Ping Pong AB för information och aktivering av tjänsten. Mer information om SwedSec Licensiering AB, finns på Giltlighetstid Under giltighetstid kan du bestämma hur länge aktivitetens godkännande är giltigt. Det innebär att när en användare blir godkänd på aktiviteten kan du välja att låta godkännandet vara giltigt endast under en begränsad tid. Godkännandet tas inte bort för den som är godkänd, men är alltså inte giltigt när tiden har gått ut. För att aktivera den här funktionen och göra inställningar, gör så här: 1. Klicka redigera. Ett mindre fönster öppnas. 2. Bocka i rutan Använd giltighetstid och fyll i önskade val: Giltighetstid [x] dagar: Fyll i antalet dagar som godkännandet ska vara giltigt. Använd påminnelse: Markera här om du vill att det ska skickas en påminnelse till administratörer innan godkännandet går ut. Påminn [x] dagar innan: Ange hur många dagar innan giltighetstidens utgång som påminnelsen ska skickas. Skicka meddelande till administratör: Fyll i e-postadresser till de administratörer som ska få påminnelsen. Meddelandemall för administratörer: Välj vilken mall som ska användas för meddelandet som skickas ut till administratörer. Du skapar nya mallar under Administration > Organisation > Mallar > Påminnelse om giltighetstid. Skicka meddelande till deltagaren: Markera detta val om du vill att en påminnelse ska skickas till deltagare när godkännandets giltighetstid snart går ut. Meddelandemall för deltagare: Välj vilken mall som ska användas för meddelandet som skickas ut till deltagare. Du skapar nya mallar under Administration > Organisation > Mallar > Påminnelse om giltighetstid. 3. Klicka Spara Fliken Katalogen

60 Sida 60/255 Om du har gjort din aktivitet synlig i katalogen via Grundinställningar > Tillgänglighet visas fliken Katalogen. Här hittar du inställningar och aktioner som påverkar aktiviteten i katalogen. Länk Här visas länken till aktiviteten i katalogen. Skicka ut länk Här kan du mejla ut en länk till aktiviteten i katalogen. Länken kan skickas antingen till alla som kan anmäla sig (knappen Mejla alla) eller till alla som ännu inte har anmält sig (knappen Mejla ej anmälda). Skriva informationsmeddelande Här kan du som är informationsadministratör skapa ett informationsmeddelande som kommer att visas för de användargrupper som kan se aktiviteten i sin katalog. Ladda upp/ändra logotyp Som administratör har du här möjlighet att lägga till en bild/logotyp till anmälningsbara aktiviteter. Bilden kommer sedan att visas i katalogen: Fliken Anmälning Om du har gett din aktivitet tillgänglighetstypen Anmälan till aktivitet visas fliken Anmälning. Här kan du göra inställningar för hur anmälningar ska hanteras. Anmälningsfält

61 Sida 61/255 Här kan du skriva in en anmälningsbeskrivning till din anmälningsbara aktivitet och skapa fält som deltagaren ska fylla i vid anmälan. Anmälningsfält kan se ut på tre olika sätt: ett textfält med flera rader ett textfält med en rad en rullgardinsmeny Du kan också bestämma om anmälningsfältet ska vara obligatoriskt att fylla i för deltagaren. Gör så här för att skapa ett anmälningsfält: 1. Klicka på knappen Hantera fält. Ett nytt fönster öppnas - här ändrar du instruktionen och skapar nya användarfält. 2. Klicka på länken Ändra instruktionen för att skriva en instruktion till den som anmäler sig. Klicka Spara när instruktionen är klar. 3. Klicka på länken Skapa nytt fält. 4. Välj typ av fält. Klicka Nästa. 5. Ange fältets namn och om det ska vara obligatoriskt att fylla i fältet. Om du har valt ett fält med flera rader så anger du också hur många rader det ska bestå av. Klicka Spara. 6. Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna. 7. Stäng fönstret när du är klar. Gör så här för att kopiera anmälningsfält från en annan aktivitet: 1. Klicka på Kopiera fält från annan aktivitet. 2. I rullgardinslistan väljer du vilken aktivitet du vill kopiera anmälningsfält ifrån. Klicka Spara. 3. Lägg till fler fält och flytta dem upp eller ner i förhållande till varandra med hjälp av pilarna. 4. Stäng fönstret när du är klar.

62 Sida 62/255 När deltagaren klickar på Anmäl mig i Katalogen kommer den till en sida med anmälningsbeskrivningen och anmälningsfälten. Om deltagaren inte fyller i de obligatoriska fälten så visas en varning och anmälan skickas inte. I funktionen Listor (i administrationsverktyget) visas anmälningsfälten som kolumner om du väljer att ta ut en lista på deltagare i aktiviteter. E-postmallar Här visas en lista med de e-postmallar som används vid automatiska e-postutskick som är kopplade till aktiviteten. Du kan välja mall i rullgardinsmenyn till höger om varje typ av e-postutskick. Om du inte gör några förändringar kommer standardmallar att användas. Du som är organisationsadministratör kan också skapa nya och redigera befintliga mallar. Det gör du genom att klicka på länken Du kan redigera och skapa mallar här. Kopiera en befintlig aktivitet Det är också möjligt att kopiera en befintlig aktivitet. Då följer alla inställningar med till den nya aktiviteten. Om du vill kopiera en aktivitet, gör så här: Gå till Administration > Aktiviteter > Hantera aktiviteter. Sök fram den aktivitet du vill kopiera genom sökfältet till vänster på sidan. Markera aktiviteten. Klicka på knappen Kopiera längst ner till vänster på sidan. Sidan laddas om och du får upp en vy där du kan välja vilka delar av originalaktiviteten som du vill ha med i din kopia.

63 Sida 63/ Ange den nya aktivitetens namn och beskrivning och markera ditt urval för kopiering. Sök fram och markera den/de aktivitetsgrupper som den nya aktiviteten ska tillhöra. Detta gör du i objektväljaren till höger i fönstrets övre del. Markera valet Ge mig lärarrättigheter om du ska ha rollen Lärare i aktiviteten. Spara med knappen i fönstrets nedre vänstra hörn. Hjärntorget arbetar nu en stund med att skapa kopian och när det är klart visas en dialogruta med texten För att avsluta kopieringen, klicka Spara!. Klicka OK i rutan. Klicka Spara i Administrationsfönstret. Nu är kopieringen klar och aktiviteten kan redigeras som en vanlig aktivitet. Gör önskade inställningar, tilldela eventuella lärare, deltagare och/eller andra roller till aktiviteten och starta den för att göra eventuella ändringar. *Tilläggstjänst.

64 Sida 64/255 Tillgänglighet Här väljer du hur dina användare ska få tillgång till aktiviteten. Genom att bestämma hur aktiviteten ska vara tillgänglig kan du som är administratör styra till exempel vilka grupper av användare som ska få anmäla sig till en kurs, under vilken tidsperiod de ska få anmäla sig och sätta upp regler för om det till exempel krävs godkänt resultat på Delkurs 1 innan man får anmäla sig till Delkurs 2. Så här kan det se ut i Katalogen för en användare: Du kan välja mellan fem olika tillgänglighetstyper: Administratör ger tillgång: När du skapar en aktivitet har den per automatik denna tillgänglighet. Tillgänglighetstypen innebär att du aktivt måste ge enskilda användare eller grupper av användare tillgång till aktiviteten som Lärare, Deltagare eller annan roll. (detta görs under Aktiviteter > Tilldela användare). Du kan göra en inställning för den här tillgänglighetstypen: Märkning i katalogen Grupper med "titträtt" Deltagaren startar själv (publik): Välj denna typ om du vill att deltagaren själv ska kunna starta aktiviteten (och på så sätt få tillgång till den). Aktiviteter med den här tillgängligheten kommer att vara synliga för deltagarna och kan startas i deras katalog. Du kan göra följande inställningar för en publik aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna):

65 Sida 65/255 Märkning i katalogen Grupper med "titträtt" Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter" Tid Beroende Lösenordsskyddad: En lösenordsskyddad aktivitet fungerar på samma sätt som en publik aktivitet. Den enda skillnaden är att deltagare måste ha ett lösenord för att starta aktiviteten. Du kan göra följande inställningar för en lösenordsskyddad aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna): Lösenord Märkning i katalogen Grupper med "titträtt" Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter" Tid Beroende Anmälan till aktivitet: Genom den här typen av tillgänglighet kan du göra aktiviteter anmälningsbara för valda grupper. En sådan här aktivitet syns för användarna i katalogen, men för att få tillgång till aktiviteten måste de anmäla sig och bli tilldelade/godkända av en administratör. Du kan göra följande inställningar för en anmälningsbar aktivitet (längre ner i texten kan du läsa mer om inställningarna): Anmälningsbarhet Inställningar för anmälan Anmälningar hanteras av Inställningar för externa registreringsformulär Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen Märkning i katalogen Avanmälan Grupper med "titträtt" Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter" Tid Beroende Intresseanmälan: En sådan här aktivitet kan du använda som platshållare för att ta reda på hur stort intresse det är bland dina användare att delta på en viss utbildning. Följande inställningar är tillgängliga för den här tillgänglighetstypen: Inställningar för anmälan Inställningar för externa registreringsformulär

66 Sida 66/255 Anmälningar hanteras av Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen Märkning i katalogen Grupper med "titträtt" Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter" Tid Beroende Gemensamma inställningar för de olika tillgänglighetstyperna Beroende på vilken typ av tillgänglighet du väljer ändras sidans tillgängliga val. En av inställningarna (titträtt) är gemensamma för samtliga typer. Ytterligare tre inställningar (titt- och anmälnings-/starträtt, tid och beroende) är gemensamma för publika, lösenordsskyddade och anmälningsbara aktiviteter. Märkning i katalogen Här kan du skriva in ett eller flera ord som kommer att synas som en märkning på aktiviteten i katalogen: Grupper med "titträtt" Sök fram och markera den eller de grupper av användare som ska kunna se aktiviteten i katalogen. Användarna i gruppen kan bara se information om aktiviteten, men kan inte anmäla sig eller starta aktiviteten så länge de inte ligger i en grupp som har den rättigheten (se nästa rubrik).

67 Sida 67/255 Om du vill veta mer om de grupper du väljer kan du klicka på intill en grupps namn. TIPS! Om ni vill göra ett lokalt kursutbud tillgängligt att se för hela eller större delar av organisationen är det möjligt att aktivera en funktion som ger enheter rätt att i just den här gruppväljaren se och markera grupper utanför sin egen enhet. Kontakta Ping Pong AB för att slå på funktionen. Grupper med "titt- och anmälnings-/starträttigheter" Sök fram och markera den eller de grupper av avändare som ska kunna se och anmäla sig till eller starta aktiviteten i katalogen. Du måste välja minst en grupp. Om du vill veta mer om de grupper du väljer kan du klicka på intill en grupps namn. Tid Du kan bestämma under vilken tidsperiod aktiviteten ska vara synlig i Katalogen samt under vilken tidsperiod användaren ska kunna starta/anmäla sig till aktiviteten. Ett av fälten (start- eller slutdatum) kan lämnas blanka så att det inte finns något speciellt start- eller slutdatum, utan aktiviteten visas oavbrutet.

68 Sida 68/255 På bilden här intill har man valt att aktiviteten ska visas i Katalogen från och med nu (blankt fält) till Eftersom valet Användaren kan alltid starta aktiviteten är markerat kan användaren starta, om det är en Publik eller Lösenordsskyddad aktivitet, eller anmäla sig om det är en Anmälningsbar aktivitet, under hela den ovan valda perioden. Notera att datum måste skrivas i formatet "åååå-mm-dd". Beroende Genom att sätta upp regler för Beroende kan du skapa automatiska flöden där användare som har påbörjat eller blivit godkända på andra aktiviteter får tillgång till aktuell aktivitet genom Katalogen. I exemplet här intill måste användaren ha loggat in och påbörjat aktiviteten "Att handleda studenter kurs 5" för att den aktuella aktiviteten ska bli synlig i Katalogen. Ytterligare inställningar för lösenordsskyddade aktiviteter Om din aktivitet är lösenordsskyddad får du också välja ett lösenord. I boxen Översikt finns fältet Ange lösenord. Här fyller du i det lösenord som deltagaren måste ange för att kunna starta aktiviteten. Ytterligare inställningar för anmälningsbara aktiviteter

69 Sida 69/255 Om du har skapat en anmälningsbar aktivitet finns ytterligare fem inställningar att göra: Anmälningsbarhet Här väljer du vad i aktiviteten som ska vara anmälningsbart och på vilket sätt: Anmälningar görs till aktiviteten: Om anmälningarna ska göras direkt till aktiviteten markeras detta val. Valet är lämpligt om aktiviteten inte har några kurstillfällen. När detta val är markerat kan man även göra inställningar för hantering av Avanmälningar, se vidare nedan. Kurstillfällena (x st) är anmälningsbara: Markera detta val om du vill att deltagarna ska kunna anmäla sig till aktivitetens kurstillfällen. Det innebär att det i Katalogen, när användaren klickar Anmäl mig, kommer att visas en lista med kurstillfällen som är möjliga att anmäla sig till. Antal kurstillfällen som en deltagare får anmäla sig till: Du kan tillåta användarna att anmäla sig till fler än ett kurstillfälle. Välj antal i rullgardinsmenyn. Användaren kan då markera flera kurstillfällen och administratören kan sedan t.ex. välja att flytta användaren till Antagna eller Aktiverade på ett tillfälle och till Inaktiverade på övriga tillfällen. Kurstillfällen skapas under Administration > Aktiviteter > Tilldela användare > [Sök aktivitet] > Nytt kurstillfälle.

70 Sida 70/255 Inställningar för anmälan Här gör du allmänna inställningar för anmälan: Max antal deltagare: Ange om du vill begränsa antalet deltagare genom att fylla i ett antal. Om aktiviteten har inställningen att anmälan görs per kurstillfälle gäller valt antal per kurstillfälle. Skicka e-post till administratören när max antal deltagare uppnåtts (inklusive anmälda): Markera här om administratören ska få e-post när max antal deltagare har uppnåtts. Hindra anmälningar när Anmälda, Antagna och Aktiverade når Max antal deltagare: Markera här om du vill att möjligheten att anmäla sig till aktiviteten ska försvinna när summan av Anmälda, Antagna och Aktiverade deltagare når gränsen för Max antal deltagare. Användaruppgifter ska verifieras vid anmälan i katalogen: Markera här om du vill att användarens personuppgifter ska visas när den går till Katalogen och klickar på Anmäl mig. Användaren måste då kontrollera och/eller ändra uppgifterna innan den klickar på Skicka anmälan. Kräv chefs godkännande: Om tilläggstjänsten Chefsgodkännande har aktiverats finns även detta val här. Om du markerar valet måste en chef godkänna eller avslå anmälan innan en administratör kan flytta användaren till Antagna, Aktiverade eller Inaktiverade. Notera även att aktiviteten endast visas i Katalogen för användare som har en Chef. Du kan läsa mer om Chefsgodkännande på sidan Tilläggstjänster. Skicka e-post till administratören vid anmälan/avanmälan: Markera här om du vill att administratören (som väljs under Anmälningar hanteras av) ska få ett e-postmeddelande när någon anmäler sig eller avanmäler sig. E-postspråk: Ange vilket språk texter i e-postmeddelanden ska ha.

71 Sida 71/255 Anmälningar hanteras av Här väljer du vem eller vilka som ska ta emot e-post när någon anmäler sig. (E-post-utskick aktiveras under Inställningar för anmälan.) Inställningar för externa registreringsformulär Den här inställningen kan användas av organisationer som har formulär för extern registrering som är kopplade till Hjärntorget, till exempel för kursanmälan. Möjliggör anmälan utan att vara inloggad: Om kurskatalogen speglas på en extern webbsida där kursanmälan görs kan du aktivera den här funktionen.när du aktiverar detta val kan du också välja ett formulär som ska användas för de som anmäler sig via organisationens Öppna sidor, om den tilläggstjänsten används.

72 Sida 72/255 Avanmälan Här gör du inställningar kring deltagarnas möjlighet att avanmäla sig. Dessa val blir tillgängliga om man har markerat valet Anmälnings görs till aktiviteten under Anmälningsbarhet, se ovan. Möjliggör avanmälan från Deltagare: Normalt kan användare inte avanmäla sig när de har placerats i gruppen Deltagare, men om detta val markeras blir det alltså möjligt. Vid avanmälan, flytta deltagare till Inaktiverade: Här kan administratören välja att den som avanmäler sig automatisk flyttast till Inaktiverade deltagare, för att tydliggöra vilka som har avbokat sig. Vid avanmälan, flytta den som ligger först i gruppen Anmälda till: Här kan administratören välja att när någon avanmäler sig flyttas den som har anmälningsnummer ett (1) automatiskt till Antagna eller Deltagare. Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen Här kan du bestämma om administratörers respektive lärares namn och e-post ska visas för användarna i katalogen eller inte. Ytterligare inställningar för aktiviteter med tillgänglighetstypen intresseanmälan Om du har skapat en intresseanmälningsaktivitet finns ytterligare fem inställningar att göra: Inställningar för anmälan Här gör du allmänna inställningar för anmälan: Max antal deltagare: Ange om du vill begränsa antalet deltagare genom att fylla i ett antal. Om aktiviteten har inställningen att anmälan görs per kurstillfälle gäller valt antal per kurstillfälle.

73 Sida 73/255 Skicka e-post till administratören när max antal deltagare uppnåtts (inklusive anmälda): Markera här om administratören ska få e-post när max antal deltagare har uppnåtts. Hindra anmälningar när Anmälda, Antagna och Aktiverade når Max antal deltagare: Markera här om du vill att möjligheten att anmäla sig till aktiviteten ska försvinna när summan av Anmälda, Antagna och Aktiverade deltagare når gränsen för Max antal deltagare. Skicka e-post till administratören vid anmälan/avanmälan: Markera här om du vill att administratören (som väljs under Anmälningar hanteras av) ska få ett e-postmeddelande när någon anmäler sig eller avanmäler sig. E-postspråk: Ange vilket språk texter i e-postmeddelanden ska ha. Inställningar för externa registreringsformulär Den här inställningen kan användas av organisationer som har formulär för extern registrering som är kopplade till Hjärntorget, till exempel för kursanmälan. Möjliggör anmälan utan att vara inloggad: Om kurskatalogen speglas på en extern webbsida där kursanmälan görs kan du aktivera den här funktionen.när du aktiverar detta val kan du också välja ett formulär som ska användas för de som anmäler sig via organisationens Öppna sidor, om den tilläggstjänsten används.

74 Sida 74/255 Anmälningar hanteras av Här väljer du vem eller vilka som ska ta emot e-post när någon anmäler sig. (E-post-utskick aktiveras under Inställningar för anmälan.) Visning av administratörs respektive lärares namn och e-post i katalogen Här kan du bestämma om administratörers respektive lärares namn och e-post ska visas för användarna i katalogen eller inte.

75 Sida 75/255 Samlingsaktiviteter Samlingsaktivitet är en aktivitetsgrupp, som utöver sin grupperande funktion även, i sig, är en vanlig aktivitet med tillhörande funktionalitet såsom diskussionsforum, anslagstavla och innehåll. Ett användningsområde för samlingsaktiviteter kan t.ex. vara program som innehåller flera aktiviteter, kanske rentav indelade i ytterligare samlingsaktiviteter såsom terminer som i sin tur innehåller aktiviteter för de olika delkurser som ingår i en termin under en utbildning. Samlingsaktiviteter kan även användas för att implementera en öppen kurswebb/kurskatalog på en utvald webbadress som nås utan inloggning, då i kombination med tilläggsfunktionen Öppna sidor. Skapa en samlingsaktivitet En samlingsaktivitet skapas i Administrationsverktyget, under Aktiviteter. Klicka på Ny-knappen längst ner till vänster på sidan och välj sedan Ny samlingsaktivitet, som på bilden nedan. Klicka sedan Nästa. Samlingsaktivitet Aktivitetsgrupp Efter att ha sparat samlingsaktiviteten, kan aktiviteten redigeras som vanliga aktiviteter men med en extra knapp, Redigera grupp för samlingsaktivitet.

76 Sida 76/255 Eftersom samlingsaktiviteten i princip är en aktivitetsgrupp kan denna redigeras som en sådan. Knappen Redigera grupp för samlingsaktivitet tar användaren till aktivitetsgruppens redigeringsvy, se nedan. Samlingsaktivitetens innehåll En samlingsaktivitet, som t.ex. Sjukgymnastprogrammet i bilden ovan, kan innehålla både vanliga aktiviteter och andra samlingsaktiviteter. I bilden nedan är medlemmarna nya samlingsaktiviteter, i det här fallet terminer, i vilka de olika kurserna (vanliga aktiviteter) som ingår i varje termin placeras. Efter att ha lagt till aktiviteter till en samlingsaktivitet syns de för aktivitetens medlemmar i vänstermenyn:

77 Sida 77/255 Kurswebb: en kombination av Samlingsaktiviteter och Öppna sidor I kombination med tilläggsfunktionen Öppna sidor kan samlingsaktiviteter med fördel användas för att bygga upp och publicera information om kurser och andra aktiviteter på en offentlig/öppen webbplats, d.v.s. tillgänglig för användare utan att de har loggat in i systemet. Adressen blir vanligtvis en underdomän till organisationens toppdomän (t.ex. minakurser.mindoman.se.) och inställningarna görs tillsammans med Ping Pong AB i samband med att funktionen Öppna sidor aktiveras och dessa byggs upp. Om din organisation har tilläggstjänsten Öppna sidor kan du läsa mer i hjälpavsnittet Öppna sidor. Copyright Ping Pong AB.

78 Sida 78/255 Checklista Med funktionen Checklista kan man för varje aktivitet skapa en enkel checklista över saker som behöver göras i samband med kursen/aktiviteten. Skapa en checklista För att skapa en checklista med olika uppgifter, gör så här: Gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera. Sök fram den aktivitet du vill skapa en checklista för. Markera aktiviteten så att inställningarna för den valda aktiviteten visas till höger. I fältet Checklista, längst till höger, klickar du Redigera. Ett nytt fönster öppnas där du får redigera din checklista. 1. Klicka Lägg till uppgift, för att skapa en ny uppgift. 2. Ange uppgiftens namn 3. Fyll i en eventuell beskrivning. Textfältet har även stöd för variabler om du vill att det ska innehålla riktade meddelandet (klicka på den lilla informationssymbolen ovanför fältet för att se mer information om hur du använder variabler). 4. Ange tidpunkt för påminnelse, om du önskar en sådan. 5. Ange vem du vill ska få påminnelsen. Du kan antingen välja bland de olika medlemsrollerna i aktiviteten eller skriva in e-postadress/er i fältet under. 6. Spara. 7. Lägg eventuellt till fler uppgifter. 8. Redigera tidigare uppgifter genom funktionknapparna Redigera, Ta bort, Flytta. Stäng det lilla fönstret när checklistan är skapad. Tips! Skapa automatiska utskick med hjälp av uppgifter Om en av uppgifterna är att göra ett utskick kan du använda beskrivningsfältet för att skriva meddelandetexten. Bocka därefter i alternativet längst ner Markera som avklarad när en påminnelse skickats så markeras uppgiften som genomförd automatiskt i och med att utskicket har gått ut. Använda checklistan Sök fram aktiviteten och klicka Redigera i fältet Checklista. Markera uppgifter som avklarade genom att sätta en bock i boxen intill aktuell uppgift. När en uppgift bockas i uppdateras sidan och stapeln visas hur stor andel av uppgifterna som är avklarade. Skapa nya uppgifter eller redigera befintliga vid behov, enligt beskrivningen ovan.

79 Under uppgiftens "i" ser du vem som skapat uppgiften och vem som markerat den som slutförd. Sida 79/255

80 Sida 80/255 Tilldela användare För att ge användare tillgång till en aktivitet, oavsett vilken roll användaren ska ha, går du till fliken Tilldela användare. Gör så här: Sök fram den aktivitet som du ska tilldela användare till. Använd sökytan till vänster i fönstret. Välj medlemstyp i rullistan överst till höger. (se nedan) Om du t.ex. vill att en användare ska få tillgång till aktiviteten som deltagare, väljer du listan Deltagare. Sök fram de användare eller grupper av användare som ska höra till medlemstypen genom sökytan i mitten av fönstret. Markera önskade användare och använd pilen för att göra dem till medlemmar. Klicka Spara. Det finns flera olika typer av användare. Gå in på Medlemstyper och funktioner för att läsa mer om de olika grupperna. Där finner du även information om de olika funktionerna som finns under fältet medlemmar. Skapa lista När du befinner dig på fliken Tilldela användare, har valt en aktivitet och den översta rullgardinsmenyn längst till höger på sidan är satt att visa Deltagare visas en genvägslänk till funktionen Skapa lista. Klicka på länken för att komma till fliken Listor med den aktuella aktiviteten förvald. Masshantering av anmälningar och antagningar Om du vill hantera anmälningar och antagningar för flera aktiviteter samtidigt kan det vara enklare att göra det via export och import av listor. Som administratör kan du välja att ta ut en excelfil med alla som är anmälda och antagna till aktiviteter som ingår i en eller flera aktivitetsgrupper. Exportera anmälningar

81 Sida 81/255 De filer som exporteras innehåller en första flik med en översikt över exporten. Här finns kolumner för användarnamn, namn, e-postadress, eventuell information från anmälningsformulären samt vilka aktiviteter personerna är anmälda till respektive antagna. Sedan följer en flik per aktivitet där med anmälningsinformation samt kolumnerna Anmälningsdatum, Anmälningsnummer, Antagen. För att exportera en fil, gör så här: 1. Klicka på Exportera anmälningar längst ned, under gruppväljaren (om du har en specifik aktivitet öppen så klicka först på avbryt). 2. Välj om du önskar lägga till några specifika användarfält i översiktsfliken respektive aktivitetsflikarna. Dessa kommer då att inkluderas som extra kolumner. 3. Välj vilken eller vilka aktivitetsgrupper vars aktiviteter du vill ha ut anmälnings- och antagningsdata för. 4. Klicka på Exportera Importera antagningar När du väl har gjort din export kan du bearbeta filen för att sedan importera den igen så att anmälningsoch antagningsstatus för de valda aktiviteterna uppdateras. 1. Öppna excelfilen. 2. Välj fliken för den aktivitet du vill redigera. 3. I kolumnen för Antagna markerar du de personer som ska vara antas med ett kryss. 4. I kolumnen Anmälningsnummer kan du med hjälp av nummer bestämma antagningsordning. Den som har lägst nummer kommer att bli antagen först. 5. Om du vill flytta någon som hade status antagen till kölistan istället tar du bara bort krysset i antagningskolumnen för den personen och fyller i ett könummer istället. 6. Spara filen. 7. Gå tillbaka till administrationsverktyget och klicka på Importera antagningar. 8. Välj den filen som du just uppdaterat och klicka Importera 9. Du får se en sammanställning av de uppdateringar som importen innebär. Godkänn genom att klicka på Spara.

82 Sida 82/255 Medlemstyper och funktioner När du ska tilldela användare en aktivitet kommer du att möta flera medlemstyper. Du kan läsa mer om dem längre ner i texten. På sidan Tilldela användare kan du läsa om hur du går till väga när du vill ge användare tillgång till en aktivitet. Viktiga funktioner under fältet Medlemmar Under fältet Medlemmar finns flera viktiga funktioner tillgängliga för administratören: Flytta till: Genom att markera en eller flera personer i den valda listan och sedan välja t.ex. Antagna eller Deltagare i rullgardinsmenyn Flytta till kan administratören smidigt byta medlemstyp för dessa användare. Anmälningslogg: Här finns även funktionen Anmälningslogg där man ser alla händelser för aktiviteten, t.ex. när användare har anmält sig eller avanmält sig. Skicka meddelande till markerade användare: Genom att markera en eller flera användare och sedan klicka på Skicka meddelande till markerade användare kan man skicka t.ex. kursbekräftelser eller annan information med e-post eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging). Skapa nytt kurstillfälle: Klicka här för att skapa nya kurstillfällen och därmed skapa möjlighet att ge olika grupper tillgång till aktiviteten under olika tidsperioder. Du kan även göra kurstillfällena anmälningsbara genom att gå till Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan och markera valet Kurstillfällena (X st) är anmälningsbara. Skapa projektgrupper för varje kurstillfälle: Här kan du klicka om du vill skapa projektgrupper som baseras på kurstillfällen och deltagare. Du kommer då till en vy där du får upp en tabell som visar kurstillfällen, medlemmar och huruvida en projektgrupp kan skapas för kurstillfället eller inte. Om du inte har några medlemmar knutna till kurstillfället så kan ingen grupp skapas. Projektgrupper kommer dock skapas för de kurstillfällen som har medlemmar. En användare kan höra till någon eller några av medlemstyperna nedan i en aktivitet:

83 Sida 83/255 Medlemsgrupper som alltid finns Aktiverade och inaktiverade lärare eller deltagare En användare som har blivit tilldelad en aktivitet tillhör någon av grupperna lärare eller deltagare. Dessa användare kan starta aktiviteten från Startsidan > Mina aktiviteter. Specialfall: om en aktivitet är Publik, d.v.s. tillgänglig genom Katalogen, blir personen inte aktiverad förrän hon loggat in minst en gång. Administratörer kan flytta aktiverade deltagare och lärare till gruppen Inaktiverade. Detta innebär att användaren inte längre kan starta aktiviteten. All statistik för personen finns dock kvar och hittas i gruppen Inaktiverade. Göra en lärare aktivitetsansvarig Om du väljer rollen lärare i rullisten kommer en ytterligare rullista att dyka upp under listan med användare. Här kan du välja att ange en av lärarna i aktiviteten som ansvarig. Den ansvariga lärarens namn kommer att synas i katalogen, under kontakt på supportsidan och på organisationens öppna sidor (om aktiviteten har öppna sidor). Medlemsgrupper som finns beroende på inställningar Anmälda användare - syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten Här placeras användare som har anmält sig till aktiviteten. Om aktiviteten har Anmälan tillgängligt och användare har anmält sig till aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar här tills de flyttas till någon annan grupp. Notera att om anmälningar sker till kurstillfällen hamnar de som anmäler sig istället i kurstillfällets Anmälda-lista. De anmälda visas i en lista och får automatiskt ett anmälningsnummer. Numret visas även för användaren själv, i Katalogen. Antagna användare - syns om anmälningsfunktioner är kopplade till aktiviteten Om aktiviteten har Anmälan tillgängligt och användare har anmält sig och efter anmälan blivit antagna till aktiviteten så hamnar de i denna grupp. De ligger kvar där tills de flyttas till någon annan grupp. Anmälningslogg och möjlighet att skicka meddelande finns även här. Passiva användare

84 Sida 84/255 - syns endast för administratörer med rättigheten Aktivering av deltagare Administratörer kan flytta användare till gruppen Passiva. När användare markeras som passiva så kan de inte se eller starta aktiviteten. Användare med rollen Lärare i aktiviteten kan se de passiva användarna i aktiviteten och kan därmed börja förbereda kursen genom att t.ex. skapa projektgrupper och liknande. Lärare kan även ges rättigheten Aktivering av deltagare och på så vis få rätt att själva, genom menyn Verktygslådan i aktiviteten, flytta användare från Passiva till Deltagare. Inställningen som möjliggör för lärare att aktivera deltagare görs för grupper (som aktuella lärare placeras i) under Organisation > Rättigheter > Övriga. Upphörda användare - syns när aktiviteten har kurstillfällen I listan Upphörda visas de användare vars tillgång till aktiviteten, genom ett kurstillfälle, har upphört. Genom att markera användare och sedan klicka på Återaktivera med förlängning kan du ge användaren förlängd tillgång till aktiviteten. Läs mer om detta i manualen "Kurstillfällen". Du kan även markera användare och skicka e-post eller PIM till dem genom funktionen Skicka meddelande till markerade användare. Användare aktiverade via kurstillfälle - syns när aktiviteten har kurstillfällen I listan Aktiverade via kurstillfälle visas de användare som för tillfället har tillgång till aktiviteten genom ett kurstillfälle. Intill vissa namn kan en parentes med informationen "Avslutas år-månad-dag" visas. Dessa användare har återaktiverats med förlängning. Läs mer om detta i manualen Kurstillfällen. Genom att markera användare och klicka Skicka meddelande till markerade användare kan du skicka e-post eller PIM till dem. Kurstillfälle: Kurstillfällets namn - syns när aktivitetens kurstillfällen är anmälningsbara

85 Sida 85/255 Om aktiviteten har kurstillfällen som användaren kan anmäla sig till visas varje kurstillfälle i rullgardinsmenyn med val för de underliggande medlemstyperna: Anmälda (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har anmält sig till kurstillfället. Antalet anmälda visas direkt i rullgardinsmenyn. Inifrån listan kan du markera användare och flytta dem till önskad medlemstyp. Notera att om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad måste en chef godkänna anmälan innan administratören kan flytta personen.' Antagna (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har antagits till kurstillfället. Antalet antagna visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Aktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit aktiverade deltagare på kurstillfället. Antalet aktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Inaktiverade (kurstillfällets namn) (antal): Klicka här för att se vilka som har blivit inaktiverade deltagare på kurstillfället. Antalet inaktiverade visas direkt i rullgardinsmenyn. För vidare hantering, se Anmälda ovan. Tillfällig tillgång till aktivitet Användare med rättigheten Tilldelningsadministratör kan lägga till sig tillfälligt i aktiviteter, som Lärare, Deltagare eller en Aktivitetsroll. Tilldelningen sker här under Aktiviteter > Tilldela användare. Sök fram en aktivitet och välj, i rullgardinsmenyn längst ner i fönstret, Lägg mig temporärt i > Aktiverad Lärare/Deltagare. När valet görs öppnas aktiviteten automatiskt i ett nytt fönster och du kan se den ur den valda rollens perspektiv. När du loggar ut ur Hjärntorget försvinner din tillfälliga behörighet. Inbjudna användare - syns om läraren i aktiveten använder funktionen Inbjudan till aktivitet I listan Inbjudna visas de deltagare som bjudits in till en aktivitet av en lärare i aktiviteten. Läraren kan själv administrera inbjudningarna men också du, som administratör, har möjlighet att göra ändringar. Läs mer om inbjudningar i manualerna Inbjudan till aktivitet: Administratör eller Inbjudan till aktivitet:lärare.

86 Sida 86/255 Kurstillfällen Om ni har en och samma kurs som ska ges på olika datum ger kurstillfällen er möjlighet att låta användare anmäla sig till olika tillfällen och administrera olika deltagarlistor, en per kurstillfälle, med information från anmälningsfält etc. Dessutom ger kurstillfällen er möjlighet att göra en rad olika inställningar för påminnelser och sluttid för tillfällena, till exempel hålla reda på start och sluttid för olika deltgargrupper, kunna skicka ut påminnelser, förlänga kurstid osv. Olika typer av kurstillfällen Inställningar kan göras på flera sätt: Bestäm kurstillfällets startdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten från det valda datumet. Bestäm kurstillfällets slutdatum. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten till och med det valda datumet. Tillgång efter första inloggning. Personer och grupper som placeras i kurstillfället får tillgång till aktiviteten i valt antal dygn från och med första inloggning. Tillgång efter godkännande. Personer och grupper som placeras i kurstillfället har tillgång till aktiviteten i valt antal dygn efter att de har blivit godkända på aktiviteten. OBSERVERA! Hjärntorget kontrollerar om några förändringar har skett i ett kurstillfälle var tionde minut, vid varje helt 10- slag (t.ex ), och när en administratör uppdaterar ett kurstillfälle. Detta innebär till exempel: För ett kurstillfälle där användaren får ha tillgång till aktiviteten i ett dygn efter godkännande: En användare som blir godkänd kl dag 1 får ha tillgång till kursen till kl nästa dag. Undantaget är om en administratör gör en förändring mellan och dag två, då upphör tillgången vid den tidpunkt administratören sparar. För ett kurstillfälle där startdatum har passerats: Om en ny deltagare placeras i en grupp som sedan tidigare ligger i ett kurstillfälle eller om användaren placeras direkt i ett kurstillfälle så får denne tillgång till aktiviteten vid nästa helt 10-minuterslag. (Då systemet söker efter förändringar). För att snabbare ge deltagaren tillgång till aktiviteten kan administratören gå in och spara om kurstillfället efter att deltagaren har placerats i kurstillfället. OBSERVERA även!

87 Sida 87/255 Undvik att placera en användare i mer än ett kurstillfälle. Om så sker kommer Hjärntorget alltid att vara så tillåtande som möjligt och det kan bli svårt att överblicka följderna för den enskilde användare. Inställningarna som görs på var och ett av kurstillfällena kommer att vara gällande oavsett hur många kurstillfällen en person tillhör och det kan skapas "konflikter". Ett exempel: En användare llgger både i kurstillfället "Tillgång 3 dagar efter godkännande" OCH i kurstillfället "Tillgång 30 dagar efter inloggning": Användaren kommer att ha till aktiviteten ända tills hon blir godkänd, och därefter 3 dagar till, oavsett när hen loggade in för första gången. Om användaren blir godkänd på dag 1 så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 30 dagar. Om användaren istället blir godkänd först på dag 30 så kommer hon ha tillgång till aktiviteten i 3 dagar till. Steg-för-steg-instruktion: Skapa ett kurstillfälle Gå till Tilldela användare under Aktiviteter i administrationsverktyget. Sök fram den aktivitet du vill skapa kurstillfällen för genom sökfältet till vänster i fönstret. Klicka på länken Skapa ett nytt kurstillfälle under fältet Medlemmar.

88 Sida 88/ Ge kurstillfället ett lämpligt namn. Bestäm om kurstillfället ska vara anmälningsbart eller inte med hjälp av kryssrutan. 6. Bestäm om kurstillfället ska ha någon av tidsbegränsningarna, och gör specifika inställningar för tidsbegränsningen: För ett kurstillfälle med endast startdatum: 1. Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. 2. Markera valet Endast startdatum. 3. Fortsätt till punkt sju nedan.

89 Sida 89/255 För ett tillfälle med slutdatum (och eventuellt startdatum): Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Fast slutdatum efter vilket gruppen inte får logga in och ange ett slutdatum. Fortsätt till punkt sju nedan. För ett kurstillfälle med begränsning efter första inloggning: Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter första inloggning och ange antal dagar. Fortsätt till punkt sju nedan. För ett kurstillfälle med begränsning efter godkännande: Kontrollera om den automatiskt ifyllda starttiden passar eller ange en ny. Markera valet Tillgång till aktiviteten efter godkännande och ange antal dagar. Fortsätt till punkt sju nedan Ange det meddelande som ska visas för en deltagare som försöker starta aktiviteten när kurstiden har gått ut. Om inget meddelande skrivs in används nedanstående standardtext. Välj om du vill att systemet ska skicka en automatisk påminnelse innan kurstiden går ut: 1. Markera om meddelandet ska skickas som e-post och/eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging). 2. Ange hur många dagar (dygn) innan kurstiden går ut som meddelandet ska skickas. 3. Skriv ett påminnelsemeddelande. (Om du inte fyller i något här, men anger antal dygn, så skickas ett standardmeddelande till deltagarna). Se mer om påminnelsemeddelanden längre ner. 9. Spara! Alla skapade kurstillfällen visas nu under rubriken Kurstillfällen i rullgardinsmenyn överst till höger på sidan. (Förvalt i listan är Deltagare). Om du vill redigera ett tillfälle markerar du tillfället i listan och klicka på länken Inställningar för kurstillfället som visas under fältet Medlemmar när ett kurstillfälle är valt. Förlänga tiden för en deltagare När tiden för en deltagare har gått ut hamnar personen i listan Upphörda. Tiden för enskilda personer i denna lista kan förlängas, så här:

90 Sida 90/ I Administrationen väljer du Tilldela användare under Aktiviteter. 2. Sök fram den aktivitet du vill göra ändringar för genom sökfältet till vänster i fönstret. 3. Markera aktiviteten. 4. Välj Upphörda i rullgardinsmenyn Deltagare. 5. Markera den eller de (håll ner Ctrl/cmd och klicka) användare du vill förlänga tiden för (återaktivera). 6. Klicka på länken Återaktivera med förlängning. 7. I det lilla fönstret som öppnas anger du hur många dygn, från och med nu, du vill förlänga kurstiden för de markerade användarna. Eftersom du utför en, för den specifika användaren, aktiv handling kommer hen få tillgång till aktiviteten från det att du klickar OK. 8. Klicka OK. 9. Du flyttas nu automatiskt till listan Aktiverade via kurstillfälle där du kan se de användare som är aktiverade för stunden, däribland de du just återaktiverade. Dessa kommer nu att ha tillgång till aktiviteten fram till det datum som visas intill användarens namn. Sluttiden blir nästa hela 10-slag efter tidpunkten då administratören klickade OK. Det vil säga: Om administratören klickar OK 9.05 så upphör användarens tillgång till aktiviteten på angivet datum, klockan 09:10. Observera! Användare som ligger i gruppen Deltagare har alltid tillgång till aktiviteten, oavsett om de är placerade i ett kurstillfälle som för tillfället inte har tillgång till aktiviteten. Meddelande när tiden har gått ut När kurstillfället är slut, det vill säga den tidsperiod som är vald har passerats, visas ett meddelande för den som försöker starta kursen. Detta meddelande anger du som är administratör för kurstillfället. Gör såhär: Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare Ge ditt kurstillfälle ett namn I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan under Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut. Spara! Om du vill ange meddelande i ett befintligt tillfälle: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten.

91 Sida 91/ Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan under Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut. TIPS! Precis som i andra meddelanden som skickas från Hjärntorget går det bra att använda variabler och skriva t.ex. "Hej %name%!" för att göra meddelandet mer personligt. Då skickas användarens namn med i meddelandet, t.ex. "Hej Maria Stjernberg!". Även %firstname%, %lastname%, %login%, % %, %course% och t.o.m. %personfältsnamn% (där personfältsnamn är namnet på ett personfält) kan användas i meddelandet. Tänk dock på att välja en variabel som alla mottagare har fyllt i, annars blir det ett blankt steg i meddelandet. Tänk också på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Automatisk påminnelse Innan tiden går ut för ett kurstillfälle kan det vara bra att få en påminnelse om att man bör avsluta sin kurs. Här kan du som är administratör skriva ett meddelande och välja hur lång tid innan kurstillfällets sluttid det ska skickas. Meddelandet kan skickas som e-post och/eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging). Notera att påminnelsen alltså inte har någon koppling till anmälningshanteringen för kurstillfället. Gör såhär: Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare Ge ditt kurstillfälle ett namn I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du något av alternativen med slutdatum. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som PIM och/eller e-post. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut. Skriv in ditt meddelande. Spara! Om du vill ange meddelande i ett befintligt kurstillfälle: 1. Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget

92 Sida 92/ Sök fram aktiviteten. Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du något av alternativen med slutdatum. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som PIM och/eller e-post. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut. Skriv in ditt meddelande. Spara!

93 Sida 93/255 Mer om kurstillfällen På den här sidan kan du läsa om hur du kan använda dig av funktionerna kring kurstillfällen. Här beskriver vi hur du kan förlänga tiden för en deltagare, meddela om när tiden gått ut samt hur du kan skicka automatiska påminnelser till kursens deltagare. OBSERVERA! Hjärntorget kontrollerar om några förändringar har skett i ett kurstillfälle var tionde minut, vid varje helt 10- slag (t.ex ), och när en administratör uppdaterar ett kurstillfälle. Detta innebär till exempel: För ett kurstillfälle där användaren får ha tillgång till aktiviteten i ett dygn efter godkännande: En användare som blir godkänd kl dag 1 får ha tillgång till kursen till kl nästa dag. Undantaget är om en administratör gör en förändring mellan och dag två, då upphör tillgången vid den tidpunkt administratören sparar. För ett kurstillfälle där startdatum har passerats: Om en ny deltagare placeras i en grupp som sedan tidigare ligger i ett kurstillfälle eller om användaren placeras direkt i ett kurstillfälle så får denne tillgång till aktiviteten vid nästa helt 10-minuterslag. (Då systemet söker efter förändringar). För att snabbare ge deltagaren tillgång till aktiviteten kan administratören gå in och spara om kurstillfället efter att deltagaren har placerats i kurstillfället. Förlänga tiden för en deltagare När tiden för en deltagare har gått ut hamnar personen i listan Upphörda. Tiden för enskilda personer i denna lista kan förlängas, så här: 1. I Administrationen väljer du Tilldela användare under Aktiviteter. 2. Sök fram den aktivitet du vill göra ändringar för genom sökfältet till vänster i fönstret. 3. Markera aktiviteten. 4. Välj Upphörda i rullgardinsmenyn Deltagare. 5. Markera den eller de (håll ner Ctrl/cmd och klicka) användare du vill förlänga tiden för (återaktivera). 6. Klicka på länken Återaktivera med förlängning. 7. I det lilla fönstret som öppnas anger du hur många dygn, från och med nu, du vill förlänga kurstiden för de markerade användarna. Eftersom du utför en, för den specifika användaren, aktiv handling kommer hen få tillgång till aktiviteten från det att du klickar OK. 8. Klicka OK. 9. Du flyttas nu automatiskt till listan Aktiverade via kurstillfälle där du kan se de användare som är aktiverade för stunden, däribland de du just återaktiverade. Dessa kommer nu att ha tillgång till aktiviteten fram till det datum som visas intill användarens namn. Sluttiden blir nästa hela 10-slag efter tidpunkten då administratören klickade OK. Det vil säga: Om administratören klickar OK 9.05

94 Sida 94/255 så upphör användarens tillgång till aktiviteten på angivet datum, klockan 09:10. Observera! Användare som ligger i gruppen Deltagare har alltid tillgång till aktiviteten, oavsett om de är placerade i ett kurstillfälle som för tillfället inte har tillgång till aktiviteten. Meddelande när tiden har gått ut När kurstillfället är slut, det vill säga den tidsperiod som är vald har passerats, visas ett meddelande för den som försöker starta kursen. Detta meddelande anger du som är administratör för kurstillfället. Gör såhär: Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare Ge ditt kurstillfälle ett namn I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan under Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut. Spara! Om du vill ange meddelande i ett befintligt tillfälle: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Skriv in ditt meddelande i textrutan under Meddelande till deltagaren när tiden har gått ut. TIPS! Precis som i andra meddelanden som skickas från Hjärntorget går det bra att använda variabler och skriva t.ex. "Hej %name%!" för att göra meddelandet mer personligt. Då skickas användarens namn med i meddelandet, t.ex. "Hej Maria Stjernberg!". Även %firstname%, %lastname%, %login%, % %, %course% och t.o.m. %personfältsnamn% (där personfältsnamn är namnet på ett personfält) kan användas i meddelandet. Tänk dock på att välja en variabel som alla mottagare har fyllt i, annars blir det ett blankt steg i meddelandet. Tänk också på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet.

95 Sida 95/255 Automatisk påminnelse Innan tiden går ut för ett kurstillfälle kan det vara bra att få en påminnelse om att man bör avsluta sin kurs. Här kan du som är administratör skriva ett meddelande och välja hur lång tid innan kurstillfällets sluttid det ska skickas. Meddelandet kan skickas som e-post och/eller PIM (Hjärntorget Instant Messaging). Notera att påminnelsen alltså inte har någon koppling till anmälningshanteringen för kurstillfället. Gör såhär: Om du vill skapa ett nytt tillfälle och lägga till ett meddelande: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Klicka på Skapa nytt kurstillfälle under listan med deltagare Ge ditt kurstillfälle ett namn I vyn som öppnas kan du göra inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du något av alternativen med slutdatum. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som PIM och/eller e-post. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut. Skriv in ditt meddelande. Spara! Om du vill ange meddelande i ett befintligt kurstillfälle: Gå in under Tilldela användare i administrationverktyget Sök fram aktiviteten. Välj det kurstillfälle som du vill ange meddelande för i rullisten över listan med deltagare. Klicka Redigera kurstillfället under listan med deltagare. I vyn som öppnas kan du redigera dina inställningar för tillfället. Under Tidsbegränsning väljer du något av alternativen med slutdatum. Under Använd automatisk påminnelse inför slutdatum, bestäm om påminnelsen ska skickas som PIM och/eller e-post. Ange hur många dagar innan slutdatumet som påminnelsen ska skickas ut. Skriv in ditt meddelande. Spara!

96 Sida 96/255 Skapa aktivitetsgrupper Under Aktiviteter > Aktivitetsgrupper skapar vi nya, eller redigerar befintliga Aktivitetsgrupper. Några få aktivitetsgrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter: Alla aktiviteter Alla grupper Er organisations namn. Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation. Varför gruppera aktiviteter? Det främsta skälet till att gruppera aktiviteter har med rättigheter att göra: I stora organisationer är det viktigt att olika användare kan få rättigheter att administrera olika aktivitetsgrupper (ofta ämnen, skolor, avdelningar o.s.v.) i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den som är kursadministratör för en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de kurser och andra aktiviteter som tillhör hans/hennes ämne/grupp. Att tänka på när man skapar aktivitetsgrupper Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga samman innan du börjar skapa grupperna i Hjärntorget. Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp. Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för Samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Fördjupningskurser bör den döpas till något som gör den specifik för just din institution. T.ex. Fördjupningskurser SH. Om en annan administratör, t.ex. på Institutionen för Naturvetenskap, skapar en grupp Fördjupningskurser under sin institution blir det svårt för systemadministratören (som ser båda grupperna) att veta vilken

97 Sida 97/255 aktivitetsgrupp som hör till vilken institution. Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan t.ex. vara att gruppen endast är synlig för vissa användargrupper eller vilka kurser/aktiviteter som ska placeras i den. Undvik att placera aktiviteter direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som möjligt. En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder. Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B. Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser). Steg-för-steg-instruktion: Skapa aktivitetsgrupper 1. Logga in i din Hjärntorget-miljö. 2. Välj Administration under Verktyg. 3. Välj Aktivitetsgrupper under Aktiviteter. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Hantera aktivitetsgrupper. 4. Klicka på knappen Ny grupp och fyll i namnet på din första grupp. Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Utvärderingar, för de som har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma aktiviteter, Evaluations e.d. Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen Nordenaktiviteter; "Kurser och andra aktiviteter för Norden". 5. Man måste alltid placera en ny grupp i minst en befintlig grupp. Placera gruppen i en lämplig grupp genom att markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat. 6. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper. Skapa flera grupper och över- och underordna grupper i förhållande till varandra Skapa gärna flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar grupperna. Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande grupperna för att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.: skapa först Matematik så att du kan lägga Algebra, Geometri, Grundkurser i Matematik o.s.v. direkt i Matematik när du skapar dem. Om grupperna skulle hamna fel går det förstås att ändra strukturen senare. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan

98 Sida 98/ Medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska underordnas och läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller aktiviteter) till gruppen Språk markerar du Engelska, Tyska o.s.v. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera grupper som du vill ska ingå i Språkgruppen. Klicka på pilen och de markerade grupperna blir "medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rätt strukturerade på två olika sätt: 1. Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i-symbolen. I det nya fönstret som öppnas väljer du Visa/dölj gruppstruktur. Här ser du hur dina grupper hänger ihop och om något behöver ändras. 2. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen. Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper syns nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina grupper finns och att det går att söka upp en grupp. Skicka meddelande Du kan välja att skicka meddelande till flera olika aktiviteters medlemmar på en och samma gång ifall de alla ingår i samma aktivitetsgrupp. För att göra detta markerar du först en aktivitetsgrupp i trädstrukturen. Klicka därefter på Skicka meddelande längst ned på sidan för att sedan bocka för vilken eller vilka medlemmar du vill ska vara mottagare. Alternativen är: Anmälda Antagna Deltagare Lärare Användare som någon gång loggat in Godkända När du valt mottagare går du vidare genom att klicka på knappen under. Då öppnas ett nytt fönster, Skapa utskick, där alla medlemmarna i de olika aktiviteterna är förvalda som mottagare. I formuläret som visas i fönstret kan du: Visa mottagare: Klicka på Visa mottagare så visas en lista med de personer som motsvarar de medlemsroller du har valt. Om du vill ta bort någon från utskickslistan kan du klicka på papperskorgen som visas direkt efter den personens e-postadress.

99 Sida 99/255 Ärende: Ange meddelandets rubrik i fältet Ärende. Meddelande: Här skriver du själva meddelandet. Om du vill sända ut personliga uppgifter kan du använda variabler, klicka på länken Information om att använda variabler överst på sidan för att få mer information. Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Bifogade filer: Klicka på knappen Bifoga fil om du vill skicka med någon typ av fil. Maxstorleken per fil är 7 MB. Alternativ: Här väljer du hur meddelandet ska skickas. Skicka som e-post: Om meddelandet ska skickas till mottagarnas e-postadresser ska detta val användas. Skicka som PIM: Om du vill att meddelandet ska skickas inom Hjärntorget, som ett internt s.k. PIM, markerar du detta val. Skicka kopia till mig själv: Markera här om du vill ha en kopia till den e-postadress du har angivit i Hjärntorget/en PIM-kopia. Spara som mall: Markera här om du vill spara meddelandet som en mall för att ha något att utgå ifrån vid ett senare utskick. Mallarna visas i en lista till höger i fönstret. Klicka på en mall för att använda den. Du kan förhandsgranska ditt meddelande genom att klicka på knappen Förhandsgranska. När du är nöjd klickar du Skicka.

100 Sida 100/255 Aktivitetsroller Användare med den administrativa rättigheten Organisationsadministratör kan skapa Aktivitetsroller och specificera vilka rättigheter varje roll ska ha. Dessa roller kopplas till aktivitetsgrupper och i de aktiviteter som tillhör de valda aktivitetsgrupperna kan användare tilldelas till de nya rollerna. Exempel på roller som kan skapas är Handledare, Lärarassistent, Forumansvarig o.s.v. Här, under Aktivitetsroller, skapar man nya roller samt redigerar eller kopierar befintliga. Systemroller Systemrollerna, Lärare och Deltagare, kan inte ändras men man kan utgå ifrån en sådan roll och skapa en ny genom att välja Kopiera. Rollen Lärare har alla aktivitetsrättigheter (och några till) och rollen Deltagare har inga av dem. Aktivitetsroller

101 Sida 101/255 I en lista på sidans nedre del visas organisationens skapade aktivitetsroller med information om Namn, vilken Grupp rollen är kopplad till samt Beskrivning. Under Funktioner kan man välja att Redigera, Kopiera eller Ta bort rollen. Skapa en ny roll För att skapa en ny roll, gör så här: Klicka på knappen Skapa ny roll längst ner på sidan. Fyll i Namn och Beskrivning på alla språk. Inom organisationen måste varje roll ha ett unikt namn. Markera de Rättigheter som rollen ska ha. För musen över i:et på varje rättighet för att få information om vad rättigheten innebär. Läs mer om rättigheterna nedan. Välj Aktivitetsgrupp. I de aktiviteter som tillhör den valda aktivitetsgruppen kommer den nya rollen att kunna användas. Spara! OBS! Om du skapar en ny roll och sparar den utan att markera några rättigheter kommer den rollen att få samma rättigheter och kan se samma saker i aktiviteterna som deltagarna. Redigera en roll Om du vill redigera en roll, klicka på knappen Redigera intill den roll du vill redigera. I redigeraläget kan du lägga till eller ta bort rättigheter, ändra namn eller beskrivning och byta aktivitetsgrupp. När du gör ändringar för en roll bör du tänka på vilka konsekvenser ändringen kan få: Ta bort rättigheter: Alla användare som har rollen förlorar den rättighet som tas bort. Lägg till rättigheter: Alla användare som har rollen får den rättighet som läggs till. Byt aktivitetsgrupp: Om man byter aktivitetsgrupp för en roll kommer rollen visas som "Rollnamn (Historisk)" i de aktiviteter där rollen användes före ändringen. De användare som har rollen får behålla den och de rättigheter som är kopplade till den. Så länge någon användare är tilldelad till den historiska rollen kommer den att finnas kvar i aktiviteten, men när den sista användaren tas bort från rollen så försvinner den helt ur aktiviteten. Flytta en aktivitet (aktivitetsadministration): Om man flyttar en aktivitet från "Aktivitetsgrupp A", som har roller, till "Aktivitetsgrupp B", som inte har det, så påverkas inte de användare som har fått roller i aktiviteten medan den låg i "Aktivitetsgrupp A". De berörda rollerna visas som "Rollnamn (Historisk)" i de aktiviteter där rollen används.

102 Sida 102/255 Ta bort roller från en aktivitet Om man vill ta bort en roll helt från en aktivitet så måste man arbeta i två steg: 1. Ta bort rollen från den aktivitetsgrupp som aktiviteten ligger i eller ta bort aktiviteten från den aktivitetsgrupp som rollen är kopplad till. 2. Ta bort alla användare från rollen (under Aktiviteter > Tilldela användare > [Välj aktivitet] > "Rollnamn (Historisk)"). Kopiera roller Genom att kopiera en roll kan du utgå ifrån den rollens inställningar och skapa en ny roll. Intill varje roll finns valet Kopiera, klicka på knappen för att kopiera rollen och gör sedan önskade inställningar. Glöm inte att Spara när du känner dig nöjd med den nya rollens inställningar. Aktivitetsrättigheter För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt kan varje organisation skapa sina egna aktivitetsroller genom att använda de olika aktivitetsrättigheterna i olika kombinationer för olika aktivitetsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika aktivitetsrättigheterna som finns i Hjärntorget. Aktivitet - Funktioner Målredigering: Ger rätt att se sidan Redigera mål i Verktygslådan och där skapa nya delmål och mappar samt göra inställningar för dessa. Forumhantering: Ger rätt att i funktionen Diskutera skapa och redigera diskussionsforum för aktivitetens medlemmar. Projektgruppshantering: Ger rätt att se valet Projektgrupper i Verktygslådan och där skapa och redigera projektgrupper för aktivitetens medlemmar. Anslagshantering: Ger rätt att i funktionen Anslagstavla skapa och redigera anslag som riktas till aktivitetens medlemmar. Vanliga frågor-hantering: Ger rätt att i funktionen Vanliga frågor skapa och redigera frågor och svar som visas för aktivitetens medlemmar. Dokumenthantering: Ger rätt att i funktionen Dokument lägga upp, redigera och ta bort mappar, dokument och länkar i boxen Aktivitetens dokument, där objekten blir tillgängliga för aktivitetens medlemmar.

103 Sida 103/255 Chatthantering: Ger rätt att i funktionen Chatt skapa nya varaktiga kanaler för aktivitetens medlemmar samt rensa chatthistorik i sparade chattkanaler. Podcasthantering: Ger rätt att i funktionen PodCaster lägga upp nya filer eller redigera befintliga som aktivitetens medlemmar sedan kan prenumerera på. Kalenderhantering: Ger rätt att i funktionen Kalender lägga upp till nya och redigera befintliga händelser i aktivitetens kalender. Aktiviteter - Inställningar Funktionsaktivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där göra inställningar för aktivitetens Funktioner, Logotyp och, om funktionaliteten är aktiverad, även Navigation. Aktivitetsarkivering: Ger rätt att se valet Inställningar i Verktygslådan och där hantera arkivering av aktiviteten. Aktivitet - Kommunikation Meddelandehantering: Ger rätt att se valet Skicka meddelande i Verktygslådan och där skicka meddelanden i form av e-post och/eller PIM till aktivitetens medlemmar. Loggbokshantering: Ger rätt att i funktionen Loggbok se och skriva inlägg, kommentarer och kontaktnotiser i deltagarnas loggböcker, både individuella och projektgruppsknutna, om sådana används. Besvara frågor: Ger rätt att se valet Besvara frågor i Verktygslådan och där svara på frågor från deltagarna i aktiviteten. Användarbildhantering: Ger rätt att i funktionen Medlemmar gå in på en person och med hjälp av knappen Ändra bild byta den valda användarens personliga bild. Aktivitet - Produktionsverktyget Publicering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda verktyget Publicering för att publicera hela eller delar innehållet i aktiviteten, oavsett vem som har skapat det. Utseendehantering: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där använda verktyget Utseende för att bestämma stil för innehållet, oavsett vem som har skapat det. Innehållsproduktion: Ger rätt att se valet Produktionsverktyget i Verktygslådan och där arbeta med att skapa nytt och redigera befintligt innehåll (sidor, tester, enkäter, inlämningsuppgifter o.s.v.). Innehållet kan sedan publiceras för aktivitetens medlemmar av användare med rättigheten Publicering. Statistikverktyget - Statistik

104 Sida 104/255 Innehållsstatistik: Ger rätt att se sidan Innehåll i Statistikverktyget och där avläsa medlemmarnas aktivitet och eventuella resultat per sida. Testsammanställning: Ger rätt att se sidan Testresultat i Statistikverktyget och där avläsa medlemmarnas resultat per test och fråga. Enkätsammanställning: Ger rätt att se sidan Enkätresultat i Statistikverktyget och där sammanställa och avläsa resultat per enkät. Dokumentstatistik: Ger rätt att se sidan Dokument i Statistikverktyget och där avläsa vilka som har besökt aktivitetens dokument. Ställ/Besvara frågor-statistik: Ger rätt att se sidan Ställ/Besvara fråga i Statistikverktyget för att se om frågor har ställts i aktiviteten, vem som i så fall har ställt respektive besvarat dessa samt tidpunkter för dessa händelser. Forumstatistik: Ger rätt att se sidan Diskutera i Statistikverktyget och där avläsa vilka forum som finns i aktiviteten och hur aktiva forumens medlemmar är. Anslagsstatistik: Ger rätt att se sidan Anslagstavla i Statistikverktyget och där avläsa hur många, och vilka, som har läst respektive skrivit anslag. Bloggstatistik (extern blogg): Ger rätt att se sidan Extern blogg i Statistikverktyget och där avläsa URL, status samt antal inlägg per blogg. Översiktsstatistik: Ger rätt att se sidorna Översikt och Inloggningar i Statistikverktyget och där avläsa information om hur ofta, hur många och vid vilka tider medlemmarna loggar in i aktiviteten. Portfoliogranskning: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se de dokument som aktivitetens medlemmar har i sina Portfolios. Rapportsammanställning: Ger rätt att använda funktionerna Skapa lista och Resultatrapport i Statistikverktyget och där avläsa statistik och resultat från aktiviteten. Statistikverktyget - Uppföljning Testrättning: Ger rätt att se sidan Fritextsvar i Statistikverktyget och där granska respondenternas svar på frågor, sätta poäng på svaren samt skriva kommentarer. Ger även rätt att se sidan Testresultat och där avläsa medlemmarnas resultat per test och fråga. Inlämningsuppgiftsrättning: Ger rätt att se sidan Inlämningsuppgift i Statistikverktyget och där granska respondenternas svar på uppgifter, sätta poäng och status, skriva kommentarer samt exportera information om markerad inlämningsuppgift. Godkännandehantering: Ger rätt att se sidan Godkännande i Statistikverktyget och där se deltagare och andra medlemmars resultat på aktivitetens delmål. Om inställningar har gjorts så att delmål ska godkännas av Lärare kan även godkännanden verkställas eller återtas här. Portfolioredigering: Ger rätt att se sidan Portfolio i Statistikverktyget och där se befintliga och lägga till nya dokument samt skriva kommentarer till de dokument som aktivitetens medlemmar har i sina portfolios.

105 Sida 105/255 Aktivitetsrollernas synlighet De aktivitetsroller som skapas kommer att synas på flera ställen i Hjärntorget. Mina aktiviteter På sidan Mina aktiviteter (Startsida > Aktiviteter > Mina aktiviteter) visas de roller som den inloggade användaren har, i en meny till vänster på sidan. Medlemmar I aktiviteten, under valet Medlemmar, visas alla de roller som finns i aktiviteten. I menyn Typ av lista, till höger på sidan, kan man välja att titta på en lista över t.ex. aktivitetens Handledare. Personligt

106 Sida 106/255 På flera ställen i systemet visas en användares namn som en klickbar länk, t.ex. i listorna under Medlemmar, som ovan. När man klickar på ett namn öppnas ett litet fönster med personlig information om den valda användaren. Beroende på administratörens inställningar och användarens personliga val kan man få olika mycket information om personen. Om man befinner sig i en aktivitet när man klickar på personens namn kommer de aktivitetsroller som personen har i den valda aktiviteten att visas i informationsfönstret, som i bilden nedan.

107 Sida 107/255 Loggar Under fliken Loggar kan administratören följa när de olika rollerna har skapats och se eventuella ändringar. Filtrering När man har arbetat med aktivitetsroller ett tag blir loggen lång och man kan behöva använda filter för att få fram den information man söker efter. Det finns 3 typer av filter: Datumintervall: Om du vill se händelser som har skett Sedan igår, Sedan förra veckan eller Sedan förra månaden markerar du önskat val i rullgardinsmenyn. Person: Om du vill se vad en speciell person har gjort markerar du personen i rullgardinsmenyn. De användare som har rättigheter att skapa och redigera aktivitetsroller kan väljas. Roll: Om du vill se händelser som rör en speciell roll markerar du rollen i rullgardinsmenyn. Copyright Ping Pong AB.

108 Sida 108/255 Inbjudan till aktivitet: Administratör Med tilläggsfunktionen Inbjudan till aktivitet kan organisationen tillåta användare med rollen lärare att bjuda in valfria personer till sin aktivitet genom att skicka ut inbjudningar via e-post. De inbjudna blir, om de accepterar inbjudan, automatiskt Deltagare i aktiviteten. Om de inbjudna inte sedan tidigare har konton i Hjärntorget så skapas nya konton med begränsade rättigheter, s.k. Inbjudningskonton. Användare med inbjudningskonton får inte tillgång till systemets vanliga startsida. Istället får de som bjuds in till, och accepterar medlemskap i, en enstaka aktivitet enbart tillgång till den aktuella aktiviteten och de funktioner som finns där. Användare som bjudits in till flera aktiviteter får tillgång till en särskild startsida, som innehåller en lista med genvägar till de aktiviteter användaren har tillgång till. För att arbeta med funktionen Inbjudan till aktivitet går du igenom följande steg: Ange användargrupp för "inbjudningskonton": En organisationsadministratör pekar ut den användargrupp där alla inbjudningskonton ska lagras. Sätt rättigheten: En rättighetsadministratör sätter rättigheten Aktivitetsinbjudare på de användargrupper vars lärare ska kunna bjuda in. Bjud in deltagare: Läraren hittar nu valet Inbjudan till aktivitet i menyn under Verktygslådan i sin aktivitet och kan bjuda in till aktiviteten. Den inbjudne accepterar inbjudan och loggar in: Den som har fått inbjudan kan nu starta aktiviteten och ta del av dess material. Här nedan kan du läsa mer om steg 1-2 som beskriver hur du som administratör arbetar med funktionen. Om du vill läsa information om funktionen till läraren och/eller den inbjudne kan du göra det på hjälptextsidorna Inbjudan till aktivitet: Lärare och Inbjudan till aktivitet: inbjuden. 1. Ange användargrupp för "inbjudningskonton"

109 Sida 109/255 Du som har rättigheten organisationsadministratör pekar ut den användargrupp där alla inbjudningskonton ska lagras. Gör så här: Gå till Administration > Användare > Användargrupper och skapa en användargrupp för inbjudningskontona om en sådan inte redan finns. Det kan vara klokt att placera gruppen högt upp i organisationsstrukturen för att undvika att någon av misstag sätter felaktiga rättigheter på gruppen. Gå till Administration > Organisation > Inställningar > Inställningar för > Inbjudan till aktivitet. Med hjälp av Objektväljaren söker du fram och markerar den användargrupp som alla inbjudningskonton ska sparas i. Spara med knappen längst ner i vänstra hörnet. Redigering av grupper för inbjudningskonton Notera att de grupper som skapas när någon accepterar sin inbjudan (de grupper som ligger i den utpekade användargruppen) blir systemgrupper som inte kan redigeras. Dessa grupper får automatiskt rättighetsbegräsningen Inbjudningskonton. Om ni väljer att, till exempel vid varje årsskifte, byta grupp för inbjudningskonton kommer alla de befintliga undergrupperna bevaras och behålla sin rättighetsbegräsning. Byte av grupp för lagring av inbjudningskonton Om en administratör väljer att byta den utpekade gruppen för organisationens inbjudningskonton kommer alla de användargrupper som har skapats under den ursprungliga gruppen att bevaras och ha kvar rättighetsbegränsningen Inbjudningskonton. Vissa organisationer kanske aldrig behöver eller vill byta denna huvudgrupp, men ibland kan det vara lämpligt att till exempel ha en grupp per år såsom Inbjudna 2010, Inbjudna 2011 o.s.v. 2. Dela ut rättigheten Aktivitetsinbjudare Du som har rättigheten rättighetsadministratör sätter rättigheten Aktivitetsinbjudare på de användargrupper vars lärare ska kunna bjuda in. Det innebär att de användare som placeras i en grupp med inbjudningsrättigheten som dessutom har rollen Lärare i någon aktivitet får möjligheten att bjuda in användare till den/de aktivitet/er som de är lärare i. Du kan läsa mer om hur du sätter rättigheter under Administration > Organisation > Rättigheter.

110 Sida 110/255 Importera aktiviteter För att slippa skapa en aktivitet i taget kan du välja att importera aktivitetsuppgifter och därmed skapa flera på en gång. Uppgifterna som ska importeras till Hjärntorget måste sparas i en Excelfil. I första raden i importfilen anger du, för varje kolumn, vilket fält i Hjärntorget det motsvarar. Tänk på att kolumner med en tom första rad inte kommer att inkluderas i importen. Följande information kan importeras: name Aktivitetens namn. Obligatoriskt fält. Om ett namn redan finns i organisationen ges en varning. description Aktivitetens beskrivning. Anger beskrivningen av aktiviteten. event groups Aktivitetsgrupper. Ange de aktivitetsgrupper som aktiviteten ska tillhöra med id:n, t.ex 5432 eller 6543,8989. Du kan också i importens tredje steg ange aktivitetsgrupper för alla aktiviteter i filen. language Innehållsspråk. Anger det språk som innehållet i aktiviteten har. access type Typ av tillgänglighet (katalog). signup = anmälningsbar, interest = intresseanmälan, password = lösenordsskyddad, public = starta direkt, non-public = administratör ger tilllgång. access password Lösenord (katalog). Om tillgängligheten är lösenordsskyddad så är lösenord obligatoriskt. access show from: Visas i Katalogen fr.o.m. När aktiviteten visas i Katalogen (men inte kan anmälas till eller startas). access show to Visas i Katalogen t.o.m. När aktiviteten visas i Katalogen (men inte kan anmälas till eller startas). access start from Anmälan i Katalogen kan ske fr.o.m. När man kan anmäla sig till eller starta aktiviteten i Katalogen. access start to Anmälan i Katalogen kan ske t.o.m. När man kan anmäla sig till eller starta aktiviteten i Katalogen. access groups Riktad till grupper (katalog). Ange de användargrupper som ska kunna se aktiviteten i Katalogen med id:n, t.ex 5432 eller 6543,8989. access max participants Max antal deltagare (katalog). Ange maximalt antal deltagare som kan anmäla sig till aktiviteten. access admin logins

111 Sida 111/255 Anmälningsadministratörer (katalog). Ange användarnamnen på de administratörer som ska hantera aktiviteten och få mejl, t.ex. ola.ek eller ola.ek,lisa.ahl. passive groups Passiva grupper. Ange grupper som läggs i Passiva, t.ex eller 6543,8989. teacher logins Lärare. Ange användarnamn på lärare i aktiviteten, t.ex. ola.ek eller ola.ek,lisa.ahl. responsible login Ansvarig lärare. Ange användarnamnet på den lärare som är ansvarig. (Om den läraren inte redan finns med som lärare läggs den in som lärare.) participant logins Deltagare. Ange användarnamn på deltagare i aktiviteten. T.ex. ola.ek eller ola.ek,lisa.ahl. field Aktivitetsfält. Organisationens egna användarfält, t.ex. Mobiltelefon, Avdelning o.s.v. Dubbelkolla att fälten finns skapade i Hjärntorget innan du försöker importera användarinformationen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar -> Användarfält. För att ange vilket fält det rör sig skriver man t.ex. field Kurskod i kolumnrubriken. role Aktivitetsroll. Ange användarnamnen på de användare som ska ha en viss roll. För att ange vilken roll det rör sig skriver man t.ex. role Handledare i kolumnrubriken. Användare anges som t.ex. ola.ek eller ola.ek,lisa.ahl. Exempelfil och ovanstående information finns i gränssnittet på importens förstasida. Här nedan kan du se hur en Excelfil kan se ut inför import till Hjärntorget. I det här fallet skapas nya aktiviteter med namnet under "name" och de placeras i aktivitetsgruppen med ID Steg 1: Ladda upp fil I steg 1 ska du ladda upp en fil med de aktivitetsuppgifter du vill importera. Tänk på att de fält som filen innehåller också måste finnas som databasfält i Hjärntorget för att informationen i filen ska ha någonstans att ta vägen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar - > Aktivitetsfält. Klicka på Välj fil för att söka fram den fil du vill importera. Klicka Nästa på mitten av sidan för att komma vidare.

112 Sida 112/255 Steg 2: Validering Hjärntorget validerar den data du har matat in. Om något fält inte kan importeras får du feedback om detta och kan göra korrigeringar i filen. Steg 3: Inställningar Skapa varje aktivitet från grunden: Om du inte vill använda någon annan aktivitet som mall för de aktiviteter du håller på att skapa väljer du det här alternativet. Kopiera en annan aktivitet: Med det här alternativet får du välja en aktivitet i aktivitetsträdet att använda som mall för de nya aktiviteterna. Grupper: Om du inte har angett aktivitetsgrupp i filen måste du välja en grupptillhörighet för aktiviteterna här. Steg 4: Förhandsvisning När du har gått igenom de tre första stegen är Hjärntorget redo att genomföra importen. I steg 4 visas en förhandsvisning av hur importen kommer att genomföras. Alla aktiviteter som ska skapas och tillhörande fält visas i tabellen. Kontrollera att informationen har hamnat på rätt plats. Om något har blivit fel klickar du på Avbryt, korrigerar filen och laddar upp den igen. Om allt ser rätt ut kan du klicka på Nästa för att slutföra importen. Steg 5: Bekräftelse

113 I steg 5 får du en bekräftelse på att importen lyckades. Sida 113/255

114 Sida 114/255 Användaradministration För att skapa struktur i organisationen och för att ge rätt personer rätt rättigheter måste vi skapa olika användargrupper i systemet. En person kan tillhöra flera olika grupper samtidigt och du som är administratör kan sortera dina användare precis som du vill. Den eller de personer som ska utforma och anpassa organisationens Hjärntorget-miljö måste noga tänka igenom hur den egna organisationen ser ut och hur man vill strukturera sin organisation i Hjärntorget. När det arbetet är gjort är det dags att börja arbeta med anpassningarna i Hjärntorget. Under fliken Användare ska vi till exempel bestämma vilka användargrupper vi ska skapa och vilka användare som ska tillhöra de olika grupperna. I hjälpen om användaradministration beskriver vi hur du gör för att skapa eller redigera användarkonton, hantera användargrupper, importera användare, skapa listor eller ta bort användarkonton.

115 Sida 115/255 Hantera användargrupper Under Användare > Hantera användargrupper skapar du nya eller redigerar befintliga Användargrupper. Några få användargrupper finns alltid i systemet och är statiska. De heter: Alla grupper Er organisations namn Alla användare (Visas endast om man bockar i Visa utgångna grupper) Obs! Det är inte säkert att du har tillgång till alla grupper och nivåer i er organisation. Varför gruppera användare? Det finns många skäl till varför man bör gruppera sina användare. Här följer några: Olika användare ska få olika rättigheter i systemet. Genom att skapa grupper kan exempelvis den som är kursadministratör för en viss institution eller avdelning få rätt att administrera endast de användare som tillhör hans/hennes avdelning. Information ska ofta ut till användarna i organisationen. Ibland vill man kunna rikta informationen till enstaka grupper av användare. Genom grupptillhörighet kan användare ges anpassade startsidor där olika avdelningar eller institutioner kan få olika sidelement, bilder och meddelanden. Det är oftast betydligt smidigare att tilldela en grupp användare till en kurs än att lägga till en person i taget. Det kan vara intressant att se Statistik för en viss grupp användare. Att tänka på när man skapar användargrupper Tänk igenom vilka grupper du behöver i din organisation och rita gärna upp hur de ska hänga samman innan du börjar skapa grupperna i Hjärntorget. Börja uppifrån genom att skapa de grupper som ska ligga direkt under organisationens toppgrupp först. Därefter är det lättare att skapa nya grupper och direkt placera dem i rätt grupp. Tänk igenom hur du namnger dina grupper. Om du exempelvis är administratör för Institutionen för samhällsvetenskap och skapar en grupp som heter Lärare bör den döpas till något som gör den

116 Sida 116/255 specifik för just din institution. T.ex. Lärare SH. Om en annan administratör, t.ex. på Institutionen för Naturvetenskap, skapar en grupp Lärare under sin institution blir det svårt för systemadministratören (som ser båda grupperna) att veta vilken lärargrupp som hör till vilken institution. Av samma skäl som ovan bör man även tänka på att fylla i en beskrivning om varje grupp. Det kan t.ex. vara om gruppen ska ha några rättigheter eller vilka användare som ska placeras i den. Undvik att placera användare direkt i toppgruppen, placera dem så långt ned i gruppstrukturen som möjligt. En grupp måste alltid ligga i en annan grupp. Det går inte att ta bort en grupp ur dess sista förälder. Exempel: Man kan inte ta bort grupp B ur grupp A om A är sista föräldern till B. Man kan inte lägga grupper i sig själva (Skapa cirkelreferenser). Steg-för-steg-instruktion: Skapa användargrupper Logga in i din Hjärntorget-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Hantera användargrupper under Användare. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Hantera användargrupper. Klicka på knappen Ny och fyll i namnet på din grupp. Om ni använder flera gränssnittspråk för era användare så kan ni ge gruppen ett namn för varje språk. För de som ser gruppens namn i ett svenskt gränssnitt kan gruppen heta Ledning, för de som har engelskt gränssnitt heter samma grupp, med samma medlemmar, Management. Lägg även in en praktisk kommentar i beskrivningsfältet. T.ex. om du skapar gruppen Norden; "Verksamhet och anställda i Norden". Man måste alltid placera en ny grupp i en befintlig. Placera gruppen i en lämplig grupp genom att markera önskad grupp. Klicka Spara för att spara den grupp du skapat. Upprepa steg 4-5 för att skapa fler grupper. Skapa fler grupper och över- och underordna grupper i förhållande till varandra Skapa flera grupper men tänk noga igenom hur din struktur ska se ut innan du skapar grupperna. Det är oftast enklare att bygga "uppifrån och ner", d.v.s. börja med de övergripande grupperna för att sedan direkt kunna placera nya grupper i rätt grupp/grupper när de skapas. T.ex.: skapa först Norden så att du kan lägga Sverige, Norge, Danmark o.s.v. direkt i Norden när du skapar dem. Om grupperna skulle hamna fel går det förstås att ändra strukturen senare. Om du inte redan har över- och underordnat grupper i förhållande till varandra kan du göra det i efterhand. Markera den grupp du vill lägga andra grupper i och klicka först på Redigera och sedan Hantera medlemmar. I det nya sökfältet som dyker upp söker du fram de grupper som ska underordnas och läggas i den aktuella gruppen. När du t.ex. tilldelar grupper (eller användare) till gruppen Norden markerar du Sverige, Norge osv. Genom att hålla ned Ctrl-tangenten kan du markera flera grupper som du vill ska ingå i Nordengruppen. Klicka på pilen så flyttas de markerade

117 Sida 117/ grupperna och blir "medlemmar" i den aktuella gruppen. Spara. När du har lagt upp alla grupper kan du kontrollera att grupperna har blivit rättstrukturerade på två olika sätt: 1. Markera toppgruppen (eller den grupp du vill se strukturen på) och klicka på i-symbolen. I det nya fönstret som öppnas ser du hur dina grupper hänger ihop och om något behöver ändras. 2. Genom att använda sökytan ute till vänster. Klicka på rullisten och välj toppgruppen (Namnet på din organisation). I grupplistan ska du då se alla grupper som ligger direkt i toppgruppen. Markera en och klicka på pilen nedåt höger så öppnas denna grupp och ev. undergrupper syns nu i grupplistan. Öva gärna på att använda sökytan genom att verifiera att alla dina grupper finns och att det går att söka upp en grupp. Smarta användargrupper* Med den här tilläggstjänsten kan du skapa grupper genom att sätta upp kriterer för medlemmarna. Hjärntorget placerar sedan automatiskt dem som matchar dina kriterier i den nya gruppen. Dina smarta grupper uppdateras varje natt. Så här skapar du en Smart användargrupp: Logga in i din Hjärntorget-miljö. Välj Administration under Verktyg. Välj Hantera användargrupper under Användare. Klicka på knappen Ny smart grupp längst ner på sidan. I vyn som öppnas lägger du till valfritt antal kriterier. Du kan välja mellan gruppmedlemskap, användarfält och, om din organisation använder Hjärntorgets kompetenshantering*, kompetenser. När du har valt ett kriterie kan du välja hur användaren ska förhålla sig till det, till exempel om användaren ska vara medlem i gruppen du har valt eller inte. 6. Ange ett namn på gruppen. Om du vill kan du även ange ett engelskt namn som kommer att visas för de användare som har valt att se Hjärntorget på engelska.

118 Sida 118/ Ange en beskrivning till gruppen. Även här kan du ange en engelsk variant. Välj vilken eller vilka grupper din grupp ska ingå i. En användargrupp måste alltid ingå i en annan grupp. Klicka spara! Funktioner för användargrupper När man har sökt fram och markerat en användargrupp i sökfältet längst till vänster visas ett antal knappar i fönstrets nedre kant. Dessa kan du använda på följande sätt: Redigera Vid klick på Redigera-knappen visas gruppens namn och beskrivning, dess grupptilhörighet och dess medlemmar. Namn och beskrivning är direkt redigerbara på sidan. Inställningar* För kunder som använder Hjärntorgets verktyg för kompetenshantering visas valet Inställningar. Klicka på Inställningar för att göra följande val: Visa kompetenshantering under Min profil: Om du vill att användarna i gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) ska kunna se fliken Kompetenshantering under Min profil på startsidorna ska du markera detta val. Vanligtvis anges detta på hög nivå inom organisationen och man behöver sällan bry sig om denna inställning. Tillåt användarna att redigera sin egen kompetensprofil: Markera det här valet om du vill ge användarna i den aktuella gruppen (och alla grupper som ligger i denna grupp) möjlighet att redigera sin personliga kompetensprofil, d.v.s. själva tilldela sig kompetenser och befattningar. Tilldela till grupper När du klickar på knappen Tilldela till grupper öppnas ett nytt fönster som visar de nuvarande inställningarna och en objektväljare. I den övre delen av fönstret visas de grupper som den valda gruppen är medlem i och strax under finns ett sökfält för att söka fram och lägga till fler grupper. Läs mer om Objektväljaren på sidan Objektväljaren. Spara i det lilla fönstret när du är klar.

119 Sida 119/255 Hantera medlemmar Under Hantera medlemmar listas alla personer och/eller grupper som är medlemmar i den valda gruppen. Genom att söka fram personer eller grupper i fönstrets mittersta sökfält kan du markera dem och klicka på pilen för att göra dem till medlemmar i den aktuella gruppen. Om du vill ta bort personer eller grupper ur den valda gruppen markerar du dem och klickar på papperskorgen. Aktiviteter Här visas en lista över de aktiviteter som gruppen är medlem i samt information om vilken typ av medlemsskap gruppen har. Gränssnittsinställningar Här visas information om de eventuella inställningar som har gjorts för gruppens gränssnitt. Om du har rätt att redigera gränssnittsinställningar för gruppen kan du klicka på knappen Redigera gränssnittsinställningar för att göra nya inställningar eller ändringar för gruppen. Rättigheter Här visas information om de eventuella rättigheter som har satts på gruppen. Om du har rätt att redigera rättigheter för gruppen kan du klicka på knappen Redigera rättigheter för att göra nya inställningar eller ändringar för gruppen. Skicka meddelande När du markerar en grupp och sedan klickar på Skicka meddelande öppnas ett nytt fönster, Skapa utskick, där den markerade gruppens medlemmar är förvalda som mottagare. I formuläret som visas i fönstret kan du: Visa mottagare: Klicka på Visa mottagare så visas en lista med de personer som ligger i den valda gruppen. Om du vill ta bort någon från utskickslistan kan du klicka på papperskorgen som visas direkt efter den personens e-postadress. Avsändare: Här visas den e-postadress som du har angett i systemet. Du kan ändra om du vill att meddelandet ska ha en annan avsändare. Ärende: Ange meddelandets rubrik i fältet Ärende. Meddelande: Här skriver du själva meddelandet. Om du vill sända ut personliga uppgifter kan du använda variabler, klicka på länken Information om att använda variabler överst på sidan för att få mer information. Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Bifogade filer: Klicka på knappen Bifoga fil om du vill skicka med någon typ av fil. Maxstorleken per fil är 7 MB. Alternativ: Här väljer du hur meddelandet ska skickas.

120 Sida 120/255 Skicka som e-post: Om meddelandet ska skickas till mottagarnas e-postadresser ska detta val användas. Skicks som PIM: Om du vill att meddelandet ska skickas inom Hjärntorget, som ett internt s.k. PIM, markerar du detta val. Skicka kopia till mig själv: Markera här om du vill ha en kopia till den e-postadress du har angivit i Hjärntorget/en PIM-kopia. Mallar: I en lista till höger i fönstret visas de eventuella mallar som du har tillgång till. Klicka på en mall för att använda den. Mallarna skapas av användare med rättigheten Organisationsadministratör via Administrationsfönstrets startsida > Organisation > Mallar. Du kan förhandsgranska ditt meddelande genom att klicka på knappen Förhandsgranska. När du är nöjd klickar du Skicka. Ta bort Om du vill ta bort gruppen klickar du på knappen Ta bort. Observera att gruppen inte får ha några medlemmar om du ska kunna ta bort den. Medlemmar Klicka på knappen Medlemmar för att se och eller/ändra vilka grupper och/eller användare som är medlemmar i gruppen. Statistik Knappen Statistik tar dig till funktionen Organisationsöversikt > Användare där den valda gruppen är förvald. Du får information om hur många användare som är valda och de rapporttyper du har tillgång till visas på sidan. Det kan t.ex. vara: Översikt: Översiktsfunktionen används framför allt för att få en överblick över vilka kurser medlemmarna i den valda gruppen har tillgång till och hur långt de har kommit i sina aktiviteter. Under fliken inställningar kan du göra fler val för vilken typ av data som ska inkluderas i rapporten. Du kan även göra inställningar så att information om anmälan, slutdatum och personfältsinformation kommer med i rapporten. Policy: Om tilläggsfunktionen Policyhantering är aktiverad för organisationen kan man här ta fram rapporter över vilka i den valda gruppen som har/inte har accepterat en policy. Avbryt

121 Sida 121/255 Knappen Avbryt avbryter pågående handling och tar dig tillbaka till flikens grundvy. Spara Spara-knappen används när du vill spara de förändringar du har gjort för gruppen. Specialhantering för organisationer med extern synkronisering För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar göras: Ta bort knappen Ny, under Användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa nya användare i Hjärntorget kan vi ta bort knappen Ny under Användare. Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap. *Tilläggstjänst. Kontakta Ping Pong AB för mer information.

122 Sida 122/255 Hantera användare Under fliken Hantera användare kan du skapa nya användarkonton eller redigera redan befintliga användarkonton. Här kan du bland annat ange vilka grupper en enskild användare ska tillhöra eller tilldela användaren rättigheter till olika aktiviteter. Organisationer som sköter hantering av konton via IMS-integration kan stänga av möjligheten att skapa och ta bort konton här i Hjärntorget. Den här hjälpsidan beskriver hantering av användare när hanteringen sköts i Hjärntorget. På den här hjälpsidan hittar du information om: hur du skapar nya och redigerar befintliga användarkonton. olika typer av fält där du kan göra specifika inställningar för användaren. Vissa fält är standard och vissa är kopplade till specifika tilläggstjänster. Skapa ett användarkonto Gå till Användare > Hantera användare. Klicka på Ny längst ner till vänster.

123 Sida 123/ Fyll i den nya användarens information. Ange användarnamn om du inte vill att systemet ska generera ett användarnamn. Fälten Förnamn, Efternamn och E-post är standard. Ytterligare fält kan skapas av organisationen och dessa visas då i nästa steg, när användaren har sparats. Ett användarnamn får innehålla följande tecken:.,_-@ abcdefghijklmnopqrstuvwxyz ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ. Mellanslag är inte tillåtet. (I samråd med Ping Pong AB kan Organisationen välja andra regler för användarnamn.) Grupptillhörighet: Sök fram och markera den eller de grupper som personen ska ingå i. Undvik att placera användaren i organisationens toppgrupp. Klicka på Spara. Nu visas de uppgifter som finns registrerade för den nya användaren. OBS! Lösenordet visas endast vid detta tillfälle. Du måste alltså "fånga upp" det nu för att den nya användaren ska kunna logga in. Om du missar att spara lösenordet kan du dock alltid gå in och skapa ett nytt. För att meddela den nya användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att Skriva ut eller Skicka meddelande. Om det finns användarfält som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna grupp för att fälten ska bli synliga.

124 Sida 124/255 Redigera ett användarkonto Här finns de fyra flikarna Grundinställningar, Roller och relationer, Rättigheter och Avancerat och du kan göra flertalet inställningar för användarkontot. De inställningar du gjorde när kontot skapades finns också tillgängliga här, om du vill göra ändringar. Om du redigerar ett befintligt konto kommer du direkt till den här vyn. För att redigera ett användarkonto, gör så här: Gå till Användare > Hantera användare (eller klicka på användarens namn där du finner det och det är klickbart). Sök fram den användare du vill redigera genom att använda sökytan till vänster. Markera användarens namn i listan. Fyll i de uppgifter du har tillgängliga om användaren. Användaren kan själv fylla i de uppgifter som saknas när hon/han loggar in. När du gjort dina ändringar (se vidare nedan), klicka på Spara. Nu visas sammanfattning av de uppgifter som finns registrerade för den nya/redigerade användaren. För att delge användaren de nya användaruppgifterna kan du välja att Skriva ut eller Skicka meddelande. Följande inställningar kan du göra: Grundinställningar

125 Sida 125/255 Användarinformation Här kan du lägga till eller ändra personlig information om användaren såsom förnamn, efternamn, e-post och eventuella andra fält som organisationen har angett ska finnas. Om det finns användarfält skapade av organisationen som är knutna till en vissa grupp måste användaren vara medlem i denna grupp för att fälten ska bli synliga. Grupptillhörighet Här ser du vilka grupper användaren är medlem i. Du kan också ändra grupptillhörighet för användaren: Klicka på knappen Tilldela till grupper. Ett nytt fönster öppnas där du kan se de grupper som användaren redan tillhör (översta fältet) och söka fram nya grupper (nedersta fältet). Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren eller ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Var noga med att se till att personen alltid tillhör minst en grupp. Klicka på Spara. Ladda om sidan för att se uppdateringarna. Om du försöker redigera grupptillhörigheter som du av någon anledning inte har tillåtelse till, får du information i varningsmeddelanden* (se informationsrutan nedan). Att notera vid redigering av grupptillhörighet

126 Sida 126/255 När du redigerar en användares grupptillhörighet, på personens Personkort, kan du ibland få varningsmeddelanden. Detta kan bero på: IMS-medlemskap kan ej tas bort: Om en användare har importerats till Hjärntorget via IMS (kopplingar till andra system) är det inte tillåtet att ta bort användarens medlemskap ur IMSimporterade grupper. Rättigheter: Om du inte är användaradministartör för den grupp du vill ta bort från en användare, har du inte tillåtelse att ta bort gruppen från personen. Redigering av egen grupptillhörighet: Det är viktigt att man inte tar bort sig själv från grupper som ger de rättigheter man själv har. Därför får man en varning när man redigerar sitt eget konto. Systemgrupper: (t.ex. Alla användare) kan aldrig tas bort. Aktiviteter Här visas de aktiviteter som användaren är medlem i. Om någon av aktiviteterna är arkiverad syns det också här i en utfällbar lista (för att visa dessa, klicka på pilen bredvid texten Arkiverade aktiviteter). Du kan även tilldela personen till en eller flera aktiviteter från den här vyn: Klicka på knappen Tilldela till aktiviteter. Ett nytt fönster öppnas och i listan till vänster söker du fram den aktivitet du vill ge personen tillgång till. I den högra delen av fönstret väljer du i rullistan vilken typ av tillgång användaren ska få till aktiviteten (Anmälda, Deltagare o.s.v.). Om du vill ge användaren annan roll än Deltagare eller Lärare, en s.k. Aktivitetsroll, kan du göra det under Aktiviteter > Tilldela användare. Klicka på pilen för att flytta aktiviteten till användarens aktivitetslista. Håll ner Shift eller Ctrl/Cmd för att markera flera aktiviteter. Klicka Spara i det lilla fönstret och sedan Stäng. Listan med aktiviteter som användaren har tillgång till uppdateras nu. Till höger om varje aktivitets namn finns en box där du kan markera om användaren ska vara Anonym i aktiviteten. Läs mer om detta i rutan nedan. När du är nöjd med dina ändringar, klicka Spara i administrationsverktygets huvudfönster. Anonym (A) tillgång till aktivitet

127 Sida 127/255 Genom att sätta en markering i kolumnen A intill en aktivitets namn blir användaren anonym i den valda aktiviteten. Det innebär i praktiken att personens namn inte visas för deltagare i funktionen Deltagare i aktiviteten. För lärare visas personens namn överstruket. Personen kan logga in som vanligt och ta del av aktiviteten, precis som alla andra. Notera dock att om personen i fråga blir medlem i en Projektgrupp, gör inlägg i Diskutera eller på annat sätt aktivt "gör sig synlig" kommer personens namn visas i diskussionsforum o.d. Funktionen används ofta när man vill ha personer som ska faktagranska kursinnehållet. De får då tillgång till innehållet men visas alltså inte i deltagar- eller lärarlistor. Ta bort tillgång till aktiviteter Om du vill Ta bort användarens tillgång till aktiviteten, gör så här: Klicka på knappen Tilldela användare. Markera den aktivitet du vill ta bort från användaren. Klicka på länken Flytta till Inaktiverade deltagare/lärare som du finner under användarens aktivitetslista. Fönstret laddas om och aktiviteten ligger nu i listan Inaktiverade deltagare/lärare. Detta innebär att användaren inte längre har tillgång till aktiviteten. Om man verkligen vill rensa bort användaren kan man nu markera aktiviteten och klicka på Papperskorgen längst ner till vänster under aktivitetslistan. Stäng det lilla fönstret när du är färdig. Värt att notera vid borttagning av användares tillgång till aktiviteter Tänk på att om användaren tillhör en grupp som har tillgång till aktiviteten så måste han/hon tas bort ur den gruppen, eller så måste gruppens tillgång till aktiviteten tas bort, för att användaren ska tas bort från aktiviteten. Statistik som användaren har genererat i aktiviteten finns kvar i Statistikverktyget, under gruppen Inaktiverade deltagare/lärare (om användaren ligger kvar där) och/eller under gruppen Loggat in (om användaren har loggat in). Accepterade policyer

128 Sida 128/255 Med hjälp av funktionerna för Policyhantering* kan organisationen lägga upp egna policyer som användarna måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget. Det kan t.ex. röra sig om att man måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier. Längst ner på sidan visas information om vilka policyer den valda användaren har accepterat. Gränssnittsgrupper Här kan du se vilka gränssnittsinställningar som gäller för användaren och vilket gruppmedlemskap det är som ligger till grund. Klicka på knappen Hämta info för att se information om: Startsida. Här ser du vilka sideelement som visas på användarens startsida. Menyer. Här ser du vilka menyalternativ som användaren har tillgång till via huvudmenyn, sorterat på de olika menyrubrikerna. Välkomstmeddelande. Här ser du om användaren har ett anpassat välkomstmeddelande och en liten förhandsvisning. Roller och relationer Under fliken Roller och relationer anger du vilken eller vilka roller användaren ska ha. Beroende på hur organisationen använder Hjärntorget kan det finnas olika typer av roller att välja på här: Vårdnadshavare/Barn* Om tilläggstjänsten Vårdnadshavare är aktiverad kan du se om användaren är kopplad som Vårdnadshavare eller Barn till någon annan i systemet. Om du har rättigheten Manuell vårdnadshavaradministratör (se vidare nedan) för en grupp som barnet/en tillhör kan du även lägga till eller ta bort barn-kopplingen för den användare du redigerar Klicka på knappen Ange barn så öppnas ett fönster där du kan redigera. Sök efter barn till vårdnadshavaren i sökfältet på sidan. Träffarna visas i en lista i fönstrets nedre del. Markera den eller de individer som användaren är vårdnadshavare för. Spara.

129 Sida 129/255 För att ta bort barn-kopplingen, klicka på Papperskorgen intill namnet. Spara. Läs mer om administration av vårdnadshavare och kopplingar mellan vårdnadshavare och barn på sidan Vårdnadshavarkonton. Mentor Om någon av tilläggstjänsterna Utvecklingssamtal* eller Närvarohantering* är aktiverade kan du göra inställningar för vilka grupper personen är Mentor över. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som användaren är mentor över. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn. Som Mentor kan du (för användare i den/de användargrupp/er du är mentor för): Arbeta i Hjärntorgets verktyg för Utvecklingssamtal: Skriva dokument (IUP:er/samtalsunderlag). Signera eller Avsluta dokument. Titta i arkivet. Söka fram de elever som har markerats med Riskerar att inte nå kunskapskrav och/eller pedagogisk utredning behövs och/eller har åtgärdsprogram. Skapa och redigera dokument. Om en Utvecklingssamtalsadministratör har gett dig rättigheter kan du som mentor även skapa/redigera IUP:er/Samtalsunderlag för de elever du är mentor för. Läs mer om detta längre ner på sidan. Läs mer om hur du som mentor arbetar med Utvecklingssamtal på sidan Utvecklingssamtal för mentor. Arbeta i Hjärntorgets verktyg för Närvarohantering: Skapa/ta fram rapporter Hantera schemabyte Registrera frånvaro Skapa frånvaroutskick Läs mer om Närvarohantering på sidan Närvarohantering. Arbeta med Målrapporter: Med funktionen Målrapporter kan användare med rollen Mentor eller Rektor ta ut rapporter som visar vilka elever som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter. Man kan även, i rapporten Delmålsuppfyllnad, se vilka delmål eleverna har blivit godkända på i valda

130 Sida 130/255 aktiviteter samt i rapporten Målvarning avläsa vilka elever som har fått en målvarning av någon lärare. Läs mer om Målrapporter på sidan Målrapporter. Skollärare Om tilläggstjänsten Skollärare och/eller funktionerna för Utvecklingssamtal är aktiverade visas valet Skollärare. Här kan du som har rättigheten användaradministratör ange att en användare är lärare till yrket, d.v.s. ansvarar för en eller flera elever på en skola. För att redigera, klicka på knappen Inställningar och sök fram och markera den eller de elevgrupper (användargrupper) eller enstaka elever (användare) som personen är Skollärare för. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn. Rollen används för att enklare kunna skilja "riktiga" lärare, d.v.s. de personer som arbetar som lärare i skolans värld och har ansvar för elever, inte bara inom Hjärntorget, från de som i Hjärntorget har fått rollen Lärare i någon aktivitet. Användare som tilldelas rollen Skollärare för minst en användare (kallas här Elev) får valet Mina elever under Verktyg på startsidan. Där kan skolläraren smidigt hitta information som rör en specifik elev. I en lista samlas länkar till de funktioner som är aktiverade för eleven, t.ex: Portfolio, Utvecklingssamtal, Schema, Loggböcker och Närvaro. Rollen kan även tilldelas automatiskt via tilläggstjänsten Lärarskapade aktiviteter där man räknas som Skollärare, under det innevarande läsåret (1 juli-30 juni), för de elevgrupper som man har fått rätt att skapa aktiviteter till. Åtgärdsprogram Om tilläggstjänsten Åtgärdsprogram är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper användaren är Åtgärdsadministratör och/eller Åtgärdsmentor. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Läs mer om åtgärdsprogram på sidan Åtgärdsprogram: Introduktion. Lärarvikarie

131 Sida 131/255 Om tilläggstjänsten Lärarvikarier är aktiverad kan du som har rättigheten användaradministratör skapa kopplingar mellan lärare och deras vikarie(r) under Lärarvikarie. Här väljer du om en Lärare ska Ha vikarie, eller vem en vikarie ska Vikariera för. Befintliga kopplingar visas här och du kan med hjälp av ikonerna redigera kopplingen eller ta bort den. Längst ner i rutan finns även en länk till en Logg över användarens alla kopplingar. Kopplingarna kan skapas genom Hantera användare eller under fliken Lärarvikarier, där du också ser en översikt över alla kopplingar. Du skapar kopplingen genom att välja vilka användare (lärare och vikarie) som den ska gälla för, samt bestämmer start- och slutdatum och vilka av lärarens aktiviteter vikarien ska ha tillgång till. Om du är administratör och funktionen Lärarvikarie är aktiverad kan du läsa mer om funktionen på sidan Lärarvikarier. Manuell vårdnadshavaradministratör Ibland finns det behov av att skapa vårdnadshavarkonton i Hjärntorget åt personer som inte finns registrerade i de källsystem som automatiskt hämtar data om kopplingar mellan vårdnadshavare och barn (t.ex. en förälder som bor i en annan kommun eller en mormor). Då finns det ett sätt att skapa konton manuellt och sedan koppla dem till de barn som berörs. Detta kan du som är Manuell vårdnadshavaradministratör* göra under Startsidan > Verktyg > Vårdnadshavare > Manuella konton. I den här vyn ser du om användaren är Manuell vårdnadshavaradministratör för någon grupp. Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn. Rektor Den som får rollen Rektor kan få tillgång till flera studieadministativa funktioner såsom Närvarohantering, Åtgärdsprogram, Målrapporter, Elevlistor, Betygshantering o.s.v. Om tilläggstjänsten Rektorsroll är aktiverad kan du här göra inställningar för vilka grupper användaren är Rektor för samt se vem/vilka som är användarens Rektor(er). Du som har rättigheten användaradministratör kan klicka på knappen Inställningar under respektive roll så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Lägg till nya grupper genom att söka fram och markera önskade grupper i Objektväljaren. Ta bort befintliga grupper genom att klicka på Papperskorgen intill gruppens namn.

132 Sida 132/255 Chef Med rollen Chef kan användaren få tillgång till funktioner såsom Chefsgodkännande, d.v.s. att man som chef måste godkänna att en användare får gå den kurs/aktivitet som hon har anmält sig till, och Chefsrapporter, som visar vilka medarbetare som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter. Chefsrollen används även i verktygen för Kompetenshantering. Om tilläggstjänsten Chefsgodkännande är aktiverad kan du göra inställningar för vilka grupper personen är chef över. Du kan välja att göra användaren till Högre eller Närmaste chef för gruppen. Båda rollerna har alla rättigheter till chefsfunktionerna men den högre chefen får inga notiser eller meddelanden om till exempel chefsgodkännande av anmälningar. Klicka på knappen Inställningar så öppnas ett litet fönster där du kan redigera. Sök fram och markera de grupper som användaren är chef över. Dessa visas då i det övre fältet. Ta bort grupper från personen genom att klicka på Papperskorgen intill en grupps namn. Här visas även vem/vilka som är personens närmaste och/eller högsta chef. Rättigheter Här visas vilka rättigheter användaren har och för vilka användargrupper dessa rättigheter gäller. Om det inte finns några särskilda rättigheter satta för personen visas inte detta fält. Redigering av rättigheter görs genom att användaren placeras i grupper som har fått rättigheter. Rättigheterna sätts på grupper under Administration > Organisation > Rättigheter. Avancerat Fliken Avancerat visas bara för ett fåtal användare med specifika rättigheter. Engångslösenord*

133 Sida 133/255 För att höja säkerheten kring funktionen Åtgärdsprogram* använder organisationen vanligtvis engångslösenord vid inloggning i funktionen, för de användare som har rätt att se och/administrera åtgärdsprogram. Den som har en mobiltelefon får en engångskod skickad till sig. Den som saknar mobiltelefon ber sin administratör om att få utskrivna engångskoder på ett papper. Det är dessa pdf:er/kodark som skapas i den här vyn. För att skapa ett kodark till användaren, gör så här: Klicka Skapa. Ett meddelande informerar om att det kommer att skapas 60 koder. Klicka OK. Ett fönster öppnas med följande information: "Ett PDF-dokument med 60 engångskoder har skapats. Nedladdningen av det ska börja automatiskt. Vid inloggning kommer användaren att få hänsvisning till dokumentets serienummer och en av koderrna. Serienumret och koderna finns inte lagrade någon annanstans än i PDF-dokumentet. Skriv ut det och distribuera till användaren." Samtidigt skapas ett PDF-ark med koderna. Arket sparas på din dator och öppnas vanligen direkt. Skriv ut arket och överlämna det på ett säkert sätt till användaren. Viktigt att tänka på: Om en användare har fått ett kodark utskrivet men tappar bort detta innan alla koderna är använda måste administratören rensa bort alla användarens gamla engångskoder och sedan skapa ett nytt ark till användaren. Detta görs genom att man klickar på knappen Ta bort och sedan upprepar de 4 stegen som beskrivs ovan. Specialhantering för organisationer med extern synkronisering För organisationer som importerar eller synkroniserar användare och användardata från externa system regelbundet kan gränssnittet i vissa fall se något annorlunda ut, och/eller fungera annorlunda mot vad som beskrivs ovan. För organisationer med sådana kopplingar (IMS-kopplingar) kan följande inställningar göras: Ta bort knappen Ny, under Hantera användare: För organisationer som inte vill tillåta att man kan skapa nya användare i Hjärntorget kan vi ta bort knappen Ny under Användare.

134 Sida 134/255 Tillåt inte redigering av importerade gruppmedlemskap: Möjligheten att redigera gruppmedlemskap som har importerats kan stängas av eller sättas på för organisationer med IMS-kopplade gruppmedlemskap. Copyright Ping Pong AB.

135 Sida 135/255 Importera användare För att slippa skapa ett användarkonto i taget kan du välja att importera användaruppgifter och därmed skapa flera konton på en gång. Importfunktionen kan även användas för att uppdatera användarinformation och för att tilldela användare till grupper och/eller aktiviteter. Vid uppdatering av användardata och grupp- och aktivitetstilldelning är det viktigt att få med någon unik identifierare i importfilen, så att det inte skapas nya konton för användarna. Den vanligaste identifieraren är användarnamn men det går även att använda personnummer (om användarnas personnummer redan finns lagrade i systemet). Saknas en unik identifierare i importfilen så kontrollerar Hjärntorget visserligen om det finns någon person med samma för- och efternamn i systemet och du får välja om det ska skapas ett nytt konto eller om det befintliga ska uppdateras, men vi rekommenderar ändå att man har en unik identifierare i filen. Uppgifterna som ska importeras till Hjärntorget måste sparas i en Excelfil eller i en CSV-fil (en textfil som är separerad med komma, tab eller semikolon). I första raden i importfilen anger du, för varje kolumn, vilket fält i Hjärntorget det motsvarar. Tänk på att kolumner med en tom första rad inte kommer att inkluderas i importen. Följande information kan importeras: Användarnamn, Lösenord, Förnamn, Efternamn, E-post: Fasta fält som alltid finns i Hjärntorget. Användarfält: Organisationens egna användarfält, t.ex. Mobiltelefon, Avdelning o.s.v. Dubbelkolla att fälten finns skapade i Hjärntorget innan du försöker importera användarinformationen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar -> Användarfält. Tilldelning till grupper: Tilldelning till grupper kan göras på två sätt: Group: Gruppnamn: Ange gruppens namn enligt formen "Group: gruppens namn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen. Observera att du kan ange gruppnamn som ännu inte finns i Hjärntorget och på så vis skapa gruppen! Group id: Grupp-id: Ange gruppens id enligt formen "Group id: 12345" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till gruppen. Du hittar gruppid:et genom att söka fram gruppen och klicka på i:et intill sökytan. Tilldelning till aktiviteter för deltagare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Deltagare på två sätt: Course participant: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course participant: Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som deltagare.

136 Sida 136/255 Course id participant: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id participant: 1234" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som deltagare. Tilldelning till aktiviteter för lärare: Du kan tilldela användare till aktiviteter som Lärare på två sätt: Course trainer: Aktivitetsnamn: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course trainer: Aktivitetsnamn" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som lärare. Course id trainer: Aktivitets-id: Ange aktivitetens namn enligt formen "Course id trainer: 1234" i kolumnens översta rad och markera sedan med x intill de användare som ska tilldelas till aktiviteten som lärare. Exempelfiler och mer information om de ovanstående möjligheterna finns i gränssnittet på importens förstasida. Notera att du inte kan importera användare till Aktivitetsroller. Tilldelning till sådana roller måste göras i gränssnittet under Aktiviteter > Tilldela användare. Här nedan kan du se hur en Excelfil kan se ut inför import till Hjärntorget. I det här fallet skapas nya konton för användarna i filen, de tilldelas till gruppen "J-gruppen" och några av dem får tillgång till aktiviteten "IT-stöd" som deltagare. Importen sker i 5 steg. Här nedan kan du läsa vad du ska göra i varje enskilt steg. Steg 1: Ladda upp fil I steg 1 ska du ladda upp en fil med de användaruppgifter du vill importera. Tänk på att de fält som filen innehåller också måste finnas som databasfält i Hjärntorget för att informationen i filen ska ha någonstans att ta vägen. Nya databasfält skapas av organisationsadministratören under Organisation -> Inställningar - > Användarfält.

137 Sida 137/255 Klicka på Bläddra/Browse för att söka fram den fil du vill importera. Se bilden nedan. Teckenuppsättning: Om du importerar en CSV-fil och känner till vilken teckenuppsättning filen använder kan du välja den teckenuppsättningen i rullgardinsmenyn. Om du inte känner till teckenuppsättningen kan du välja Låt Hjärntorget gissa och fortsätta importen. Märker du att det blir konstigheter senare kan du gå tillbaka och prova någon annan teckenuppsättning. Övrigt: Mer info om Importhistorik / E-postutskick och Importmallar finns sist i manualen. Klicka Nästa på mitten av sidan för att komma vidare. Steg 2: Fältens ordning I Steg 2 får du se en förhandsvisning av de 5 första raderna i filen du importerar. Matcha fälten: Här ska du matcha fälten i Hjärntorget med fälten i filen genom att kontrollera att det verkligen är användarnas Efternamn som visas under rubriken Efternamn o.s.v. Om fältnamnet i importfilen inte har någon motsvarighet i Hjärntorget kommer det att stå "Välj fält" överst i den kolumnen. Sök då i listan under Välj fält och markera det som matchar innehållet i kolumnen. Detta kan t.ex. behövas om det i filen står "Postort" som kolumnrubrik medan fältet i Hjärntorget heter "Postadress". Observera! Om du har fält i importfilen som du inte vill importera kan du i fältväljaren markera det sista valet, Använd inte. Informationen i den valda kolumnen kommer då inte att tas med i importen. Uteslut första raden: Om du inte har skrivit några kolumnrubriker i importfilen måste du matcha alla fälten på egen hand. Då är det även viktigt att bocka ur valet Uteslut första raden eftersom detta innebär att den första raden/personen i filen inte importeras. Oftast består den raden av information om vilka fält filen innehåller. (Förnamn, Efternamn o.s.v.) Den raden ska då inte importeras, vi vill inte skapa ett konto för en person med namnet Förnamn Efternamn. Spara inställningarna som en mall: Om du ofta gör importer som innehåller samma typ av information (t.ex. Förnamn, Efternamn, E-post, Telefonnummer) kan du välja att skapa en mall. Genom att skapa Importmallar slipper du göra matchingen av fälten här i steg 2, nästa gång du importerar. I den följande beskrivningen har vi valt att göra importen utan mall. Kontrollera att alla fält är korrekta, du kan behöva skrolla åt höger för att se alla fält. När allt ser korrekt ut, klicka Nästa.

138 Sida 138/255 Felhantering Om Hjärntorget upptäcker något som har gått fel visas ett varningsmeddelande: Om någon kolumn inte har kopplats till ett fält, visas ett informationsmeddelande. Om det redan finns användare i systemet med samma för- och efternamn som någon i importfilen kommer du att få en lista med varningar och möjliga åtgärder. Kontrollera först om den befintliga användaren är en namne eller om det faktiskt är den person som du har i importfilen och välj sedan: Skapa: Markera detta val om du vill ska en ny användare med samma namn. Uppdatera: Markera detta val om du vill uppdatera den gamla användarens användardata och/eller grupptillhörighet. (Om uppdatera-valet inte finns för en person i listan innebär det att det finns fler än en (1) användare med detta namn i systemet. Är du ute efter att uppdatera uppgifterna måste du då ta med en unik identifierare i importfilen, t.ex. användarnamn.) Låt vara: Markera detta val om du vill fortsätta importen utan att ta med den markerade användaren. Varning om för- eller efternamn saknas för nya konton Varning om användarnamnet innehåller felaktiga tecken Varning om samma användarnamn eller personnummer används på flera rader Varning om ett personfält inte kan valideras enligt inställning för heltal, decimaltal, datum, etc Varning om lösenord innehåller färre än 6 tecken Varning om du försöker uppdatera personnummer för befintliga användare. Detta är inte möjligt. Steg 3: Tilldelning

139 Sida 139/255 I steg 3 ska du bestämma: Vilka grupper användarna ska tillhöra Vilka aktiviteter de ska få tillgång till. Grupptilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka grupper användarna ska placeras i kommer du till en gruppväljare där du får söka fram och markera den eller de grupper som användarna ska tillhöra. Skapar du nya användare måste du välja minst en grupp. Klicka Nästa när du har valt var användarna ska placeras. Grupptilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen Om du väljer att i importfilen ange att användare ska läggas i en eller flera grupper som redan finns i Hjärntorget visas information om gruppen/erna. Klicka Nästa. Om du i importfilen har angett att användare ska läggas i en grupp som inte redan finns måste du ange var i gruppstrukturen den nya gruppen ska placeras. Klicka Nästa när du har valt var gruppen ska ligga.

140 Sida 140/255 Felhantering Grupp-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras i en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts. Flera grupper med samma namn: Om man angett ett gruppnamn som förekommer mer än en gång i gruppstrukturen får man välja vilken grupp man menar. Tilldelning till minst 1 grupp: Om man missar att placera användarna i någon grupp visas information om att konton som inte redan finns måste tilldelas till minst en grupp. Aktivitetstilldelning - om det inte finns tilldelningskolumner i importfilen Om du importerar en fil som helt saknar information om vilken/vilka aktiviteter användarna ska placeras i kommer du till aktivitetsväljaren där du får söka fram och markera den eller de aktiviteter som användarna ska tillhöra. Klicka Nästa när du har valt var användarna ska placeras. Om användarna ska få rollen Lärare kan du markera valet Användarna ska vara lärare på de valda aktiviteterna. Observera att det i många fall kan det vara en fördel att tilldela hela grupper av användare till en aktivitet, istället för att som här tilldela varje enskild användare till aktiviteten. Du kan hoppa över detta steg om du inte vill tilldela användare till aktiviteter. Aktivitetstilldelning - om det finns tilldelningskolumner i importfilen Om du i importfilen har valt att tilldela användarna till en aktivitet visas denna i nästa steg.

141 Sida 141/255 Felhantering Aktivitets-id:n som inte finns (eller som man inte har tillgång till enligt Rättigheter): Id:na presenteras i en lista tillsammans med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts. Flera aktiviteter med samma namn: Om man har angett ett aktivitetsnamn som förekommer mer än en gång i organisationen får man välja vilken aktivitet man menar. Aktivitetsnamn som inte finns: Om man har angett ett aktivitetsnamn som inte hittas i organisationen visas det i en tabell med hur många som skulle ha tilldelats. Importen avbryts. När du har gjort dina val, klicka Nästa. Steg 4 När man har gått igenom de tre första stegen med felkontroll är man redo att genomföra importen. Här i steg 4 visas en förhandsvisning av hur importen kommer att genomföras. Alla konton som ska skapas och uppdateras samt rader som inte ska hanteras visas i tabeller. Nya användarnamn, om de inte är angivna i importfilen, skapas enligt mallen "fornamn.efternam". Alla diakritiska tecken såsom å, ä, ö é, ü o.s.v. kommer att omvandlas till a, o, e, u o.s.v. Kontrollera att informationen har hamnat på rätt plats så att det verkligen står t.ex. telefonnummer under rubriken Telefon o.s.v. Om något har blivit fel klickar du på Föregående för att gå tillbaka och ändra. Om allt ser rätt ut kan du klicka på Nästa för att slutföra importen. Steg 5 I steg 5 visas se färdiga kontona.

142 Sida 142/255 Så, nu är importen klar! Det här är enda gången lösenorden visas så det är bra om du sparar dem på något vis. Du kan välja att skriva ut uppgifterna, eller, om du har importerat e-postadresser kan du välja att e-posta de nya kontouppgifterna direkt till användarna med funktionen Skicka meddelande. E-postutskicken lagras i en logg så att du kan gå tillbaka och se vad du har skickat ut tidigare. Om du hellre vill vänta med att dela ut kontouppgifterna kan du välja att exportera uppgifterna. Välj om du vill exportera till Excel eller CSV. Du kan naturligtvis även göra flera av ovanstående saker - t.ex. både e- posta uppgifterna direkt till de nya användarna och spara deras kontouppgifter i en textfil. Om du väljer attexportera uppgifterna kan det se lite olika ut beroende på vilken webbläsare du använder. Välj om du vill öppna filen eller spara den på disk. Om du väljer det senare får du oftast välja var du vill spara filen och vad den ska heta. Dokument från mall: Klicka här om du vill koppla data i listan till en mall för exempelvis kursbekräftelser. Ett nytt fönster (eller flik) öppnas där du får välja vilken mall du vill använda samt hur sidorna ska sparas. Läs mer i manualen om Mallar. Importhistorik / E-postutskick Varje genomfört importtillfälle sparas med tidpunkt, skapade konton och uppdaterade konton. När man tittar på detaljerna för en import så ser man vilka grupper och aktiviteter personerna har tilldelats, om de har loggat in och eventuell e-posthistorik. Man kan skicka e-post till alla användarna och då skapa nya lösenord med %password%. (En mall visas när man klickar på Skicka meddelande). %password% skapar inte nya lösenord för personer som redan loggat in, istället visas informationen Lösenord: (ditt vanliga lösenord i Hjärntorget) i e-postmeddelandet. Importmallar

143 Sida 143/255 Med Hjärntorgets funktion för automatmatchning av fält behöver man sällan använda sig av Importmallar så länge man importerar filer som har kolumnrubriker. Möjligheten finns dock och kan t.ex. användas vid import av filer som saknar just kolumnrubriker. Om du vill skapa importmallar startar du importen som vanligt och markerar valet Spara inställningarna som mall i steg 2. Du får då namnge mallen och ge den en beskrivning. I beskrivningen kan det vara lämpligt att ange vilka fält filen ska innehålla, om importmallen är skapad för Excel-import eller SCVimport och vilken separator som i så fall används. Anger du ett namn på en mall som redan finns, så uppdateras denna. När du vill använda mallen bläddrar du i steg 1 fram din fil och klickar sedan på Nästa. I steg 2 kan du välja mall i rullgardinsmenyn Fältens ordning från mall: "Mallens namn". Tilläggstjänst > "Borttagna-grupp" > Ta bort användare Organisationer som har en utpekad "Borttagna-grupp" kan vid import referera till denna grupp, med namn eller ID, och på så vis ta bort förkryssade användare från alla användargrupper (utom systemgrupper, såsom Alla användare). Man kan även, i samband med borttagandet från "gamla" grupper, tilldela användarna i filen till nya grupper genom att placera de nya grupperna i kolumnerna efter (till höger om) Borttagna-gruppen. På detta vis kommer användarna som markerats för borttagning att tas bort från alla sina "gamla" grupper, placeras i borttagna-gruppen och tilldelas till de grupper som placerats till höger om borttagna-gruppen i filen. Se exemplet nedan. Här ovan ser vi ett exempel på en importfil där användarna har markerats för borttagning. För att borttagandet ska fungera korrekt måste filen innehålla: någon unik identifierare för användarna, t.ex. användarnamn. namnet eller id-numret på organisationens Borttagna-grupp (här gruppens namn "Borttagna användare").

144 Sida 144/255 I fallet ovan kommer alla användarna hamna i gruppen "Borttagna användare" och därmed tas bort ur alla de grupper som de tidigare tillhörde. De 3 användare som dessutom har markerats i kolumnen "Group: Vänner igen" kommer efter importen att finnas i gruppen "Vänner igen". Tänk på att organisationen ofta har satt rättighetsbegränsningen Ej tillträde till Hjärntorget på Borttagnagruppen vilket innebär att användare som är placerade i den gruppen inte kan logga in i systemet. Läs mer om Borttagna-gruppen på sidan Tilläggstjänster. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för att aktivera "Borttagnagruppen". Copyright Ping Pong AB.

145 Sida 145/255 Lärarvikarier Skapa en ny koppling mellan lärare och vikarie Du som är användaradministratör skapar och redigerar kopplingar under Användare i Administrationsverktyget. Du kan skapa kopplingar mellan lärare och vikarie på tre sätt: Under fliken Lärarvikarier: För att skapa en ny koppling klickar du på Skapa ny vikarie. Fyll i vikariens personnummer och klicka på nästa. I listan som dyker upp väljer du sedan vilken lärare som vikarien ska kopplas till. Under Hantera användare: Sök fram läraren och markera denna. Under fliken Roller och relationer i redigeringsvyn kan du hitta rubriken Lärarvikarie. Här kan du sedan koppla en vikarie till läraren genom att klicka på Har vikarie och söka fram vikarien i fönstret som öppnas. Under Hantera användare: Sök fram vikarien och markera denna. Under fliken Roller och relationer i redigeringsvyn kan du hitta rubriken Lärarvikarie. Här kan du sedan koppla en lärare till vikarien genom att klicka på Vikarierar för och söka fram läraren i fönstret som öppnas. För att skapa kopplingar under Hantera användare måste du vara användaradministratör för både läraren och vikarien. Dessutom måste både läraren och vikarien redan finnas som användare i Hjärntorget när du går tillväga på något av dessa sätt. För att skapa kopplingen under Lärarvikarie-fliken måste du däremot bara vara administratör för läraren, och det går att skapa ett konto åt vikarien samtidigt som du skapar kopplingen. När lärare och vikarie har valts enligt något av de tre sätten ovan gör du följande inställningar: Start- och slutdatum: Med dessa datum bestämmer du hur länge kopplingen ska vara aktiv. När slutdatum har passerats kommer vikarien att hamna i gruppen Arkiverade användare. Information: Här fyller du i eventuell information som kommer att visas i den informationsruta som möter läraren och vikarien när de loggar in i Hjärntorget (under tiden då kopplingen är aktiverad). Aktiviteter: Här markerar du vilka av lärarens aktiviteter som vikarien ska ha tillgång till. Lärarvikarie - översikt

146 Sida 146/255 Under fliken Lärarvikarie ser du alla kopplingar mellan lärare och vikarie som du har tillgång till. Du kan välja att filtrera kopplingarna på aktuella, kommande eller gamla genom att bocka i någon av dessa rutor. Det finns också en objektväljare som du kan använda för att filtrera fram kopplingar till en viss användare eller inom en grupp. Det är frivilligt att använda objektväljaren förutom då du filtrerar fram arkiverade kopplingar. Varje koppling i listan går även att redigera, se en logg över och/eller ta bort. Borttagna vikariekopplingar finns kvar i historiken med logg så att det ska vara möjligt att gå tillbaka och se vad som gällde. För att återställa en borttagen vikariekoppling, klicka på redigera, gör dina ändringar och spara.

147 Sida 147/255 Organisationsadministration Här kan du som är administratör i Hjärntorget och har rätt att göra inställningar för organisationens Hjärntorget-miljö läsa om hur du arbetar i administrationsverkyget. Avsnittet syftar till att vägleda dig genom processer i systemet eller i användning av specifika funktioner.

148 Sida 148/255 Inställningar för organisationen Under fliken Organisation > Inställningar gör du inställningar för din organisations Hjärntorget-miljö. Du kan till exempel skapa nya användar- och aktivitetsfält i databasen eller redigera befintliga. Här fyller du också i basinformation, såsom adressuppgifter för organisationen. I rullgardinsmenyn Inställningar för till vänster på sidan väljer du vilka inställningar du vill göra. På de följande sidorna beskriver vi de olika möjligheterna.

149 Sida 149/255 Basinformation För att användarna ska få rätt information om organisationen är det viktigt att ha färska uppgifter under rubriken Basinformation. Här fyller du i organisationens adress- och telefonuppgifter. Organisationens Hjärntorget-startsida är den webbadress som användaren ska gå till för att kunna logga in i Hjärntorget. Här kan du själv fylla i eller ändra organisationens uppgifter. (Förutsättningen är att du tillhör en grupp som har fått rättigheten Organisationsadministratör). Om det skulle bli aktuellt att ändra organisationens namn ska du ta kontakt med er organisations Ping Pong AB-kontakt. Han eller hon kan göra den ändringen. Glöm inte att spara om du gör några ändringar.

150 Sida 150/255 Supporthantering Under rubriken Supporthantering lägger du upp organisationens supportkontakter och fyller i en beskrivning av organisationens tekniska supportfunktion. Uppgifterna kommer att synas i huvudmenyn under Support > Kontakt. Beskriv supportfunktionen Under beskrivning fyller du i information på svenska och engelska om hur er tekniska support fungerar. Använd Skicka supportfråga Genom att kryssa i rutan Använd funktionen Skicka supportfråga anger du om din organisation ska använda funktionen Skicka supportfråga. Då kommer en länk att visas i huvudmenyn under Support > Kontakt som användare kan använda sig av när de stöter på problem. Du kan läsa mer om den här funktionen längre ner. Skapa ny supportkontakt

151 Sida 151/255 Klicka på knappen Skapa ny supportkontakt för att ange en e-postadress och ett namn (personligt eller till en allmän helpdesk eller liknande). Ange vilken roll personen/funktionen har. Lägg till fler supportkontakter genom att klicka på knappen igen. Så här kommer informationen att visas för användarna under Support > Kontakt i huvudmenyn. Skicka supportfråga Genom att markera valet Använd funktionen Skicka supportfråga i inställningarna under Supporthantering så visas länken Skicka teknisk fråga i fältet Teknisk support under Kontakt på startsidorna. Frågeformulär

152 Sida 152/255 När en användare klickar på länken öppnas ett formulär som denne kan använda för att fylla i och skicka in en fråga. Fördelen med att använda den här funktionen till skillnad från att skicka vanlig e-post till supporten är att även viktig teknisk information följer med i meddelandet. Till exempel visas vilken webbläsare och vilket operativsystem som använts samt eventuella insticksprogram - information som kan vara viktig i arbetet med att hitta och åtgärda eventuella fel. Bifoga filer Användaren kan också bifoga filer, till exempel skärmdumpar, till sin fråga för att underlätta felsökningen. Tips! Du vet väl att du kan lägga in egna fält i din organisations supportformulär? Gå bara in under Administrationsverktyget > Organisation > Inställningar > Supporthantering. Du kan skapa informationsfält för information till användaren, och textinmatningsfält och kryssrutor för användaren att fylla/kryssa i. Ett exempel:

153 Sida 153/255

154 Sida 154/255 Användarfält Användarfält används för att beskriva din organisations användare. Om ni precis har börjat arbeta med Hjärntorget är listan tom så när som på Hjärntorgets fasta fält: Förnamn, Efternamn och E-postadress. Har ni däremot arbetat med Hjärntorget ett tag har ni förmodligen hunnit skapa ett antal fält som passar för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Mobilnummer, Hemadress, Hemsida, Avdelning och Personnummer men man kan även skapa lite mer specialanpassade fält såsom Delegationsrätt för medicin och Kvittensfält. Inställningar för fälten Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje enskild inställning. Synlighet Fälten som skapas här kan göras synliga på flera ställen i systemet - på startsidan under fliken Min profil, under Medlemmar i alla aktiviteter, i det Administrativa verktyget under Användare > Skapa/Redigera samt på flera ställen i Kompentensverktyget. Sortera fälten Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar. Fasta fält

155 Sida 155/255 Hjärntorget levereras med tre fördefinierade användarfält - Förnamn, Efternamn och E-postadress. För för- och efternamn kan du välja om du vill tillåta användarna att själva redigera informationen. För e-post kan du göra samtliga inställningar som listas nedan, utom att ändra själva termen. Tillvalsfält För att ge största möjliga frihet för varje organisation kan du som är systemadministratör själv definiera de användarfält som är relevanta för din organisation. Det går även att knyta fält till specifika användargrupper inom organisationen. Skapa och göra inställningar för användarfält Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet. Typ Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. Beroende på vilken typ du väljer får fältet olika egenskaper som påverkar hur användaren kan fylla i fältet. På bilden här intill kan du se vilka olika typer du har att välja bland. Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad. Det är lämpligt för kortare information såsom gatuadress.

156 Sida 156/255 Textfält flera rader: Ett lite större fritextfält skapas. Den här typen är lämplig för till exempel "Om mig"-fält. Datum: Används för datuminformation, till exempel "Första arbetsdagen". Hjärntorget säger till om fältet fylls i fel. Heltal: Används för information som ska anges i heltal, till exempel Anställningsnummer. Hjärntorget säger till om fältet fylls i fel. Decimaltal: Används för information som ska anges i decimaltal. Hjärntorget säger till om fältet fylls i fel. Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Kvittens: Det här fältet väljer du när du vill att användaren ska kvittera, eller bekräfta, informationen i ett fält. Det kan till exempel användas för att få en användare att bekräfta att hon har läst och godkänt kraven för att få vara ansvarig för datasalen. När kvittensfältets värde ändrats till Ja av administratören ska användaren vid nästa inloggning godkänna ändringen. Fältets status visas när du redigerar en användare och när du tar ut listor. Om du väljer en grupp i rullgardinsmenyn Administratörsgrupp så kommer bara administratörer som är med i den gruppen att kunna redigera fältets värde. Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett Användareller Aktivitetsfält från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal. Fältet ska synas i

157 Sida 157/255 Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt. Publik information: Om du markerar detta val så kommer fältet att vara synligt i systemets funktioner för publik information, till exempel i listan över medlemmar i aktiviteter och i det lilla "Visitkortet" (informationsfönstret) som visas när man klickar på en persons namn. Notera att om valet Varje användare väljer synligheten är markerat nedan så visas fältets information endast på de visitkort där den aktuella användaren själv har valt att ha informationen publik. Personuppgifter: En bock här innebär att fältet blir synligt för användaren under Personligt > Personuppgifter på startsidorna. Kontaktlista: Bocka i här för att fältet ska synas i funktionen Kontaktlista under Kommunikation på startsidorna. Knappen Skriv e-post visas i Kontaktlistan om användarfältet e-post har markerats med detta val (Fältet ska synas i > Kontaktlista). Kompetenshanteringen: Markera detta val om du vill att fältet ska bli synligt för kompetensadministratörer som arbetar i Kompetenshanteringsverktyget. Statistikverktyget: Om du vill att det aktuella användarfältet ska visas i Statistikverktyget markerar du detta val. Om någon av de övriga synlighetsvalen är markerade blir synlighet för Statistikverktyget automatiskt aktiverat. Chefsrapporter*: Markera detta val om fältet ska synas i funktionen Chefsrapporter. Målrapporter: Fältet visas som en kolumn i målrapporter. Inbjudan till aktivitet*: Välj ifall fältet ska visas i formuläret för inbjudan till aktivitet. Övrigt Under rubriken Övrigt gör du följande inställningar:

158 Sida 158/255 Unika värden: Här bestämmer du om informationen som skrivs in i användarfältet för en användare ska vara unikt, det vill säga kan endast användas av en användare. Notera dock att bokstäver inte är shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att variationer som till exempel "Chef" och "CHEF" inte kommer att tolkas som olika värden. Varje användare väljer synligheten: Med detta val skapas det en kryssruta intill fältet under fliken Mina sidor > Personligt > Personuppgifter i huvudmenyn. Där kan varje användare själv välja om uppgifterna ska vara synliga för andra användare i systemet, till exempel i Medlems- och Kontaktlistor. Systemets administratörer kommer att se uppgifterna även om personen har valt att inte visa dem publikt. Det här valet används ofta eftersom PUL, personuppgiftslagen, säger att användaren själv måste få välja vilken information som ska finnas tillgänglig för andra användare i system som Hjärntorget. Notera att om valet avmarkeras i efterhand, då användare redan kan ha valt att dölja sina uppgifter, kommer dessa uppgifter att göras synliga i och med att avmarkeringen sparas. Fältet kan redigeras av användaren: Markera detta val om du vill tillåta användaren att själv redigera sina uppgifter. Fältet måste fyllas i: Om du markerar detta val måste användare fylla i något i fältet för att kunna spara inställningarna under Personligt > Personuppgifter > Ändra personuppgifter. Extra egenskaper Här kan ni möjliggöra kopplingar mellan Hjärntorget och andra administrativa system eller sätta andra specifika egenskaper på ett användarfält. Under Extra egenskaper väljer du kategorin IMS om du skapar någon typ av personfält eller Övriga om du vill sätta andra specifika egenskaper på ett fält.

159 Sida 159/255 IMS: Hjärntorget stöder standarden IMS Enterprice. IMS, Instructional Management Systems, är en uppsättning tekniska specifikationer för utbyte av utbildningsmaterial och aktiviteter via nätet. Dessa möjliggör kommunikation och sammankopplingar mellan olika system. Inställningarna för IMS under Extra egenskaper används i första hand av organisationer som vill göra kopplingar/integrationer mellan Hjärntorget och andra system såsom personaladministrativa system. Om detta är intressant för er kan ni ta kontakt med Ping Pong AB. När du skapar ett nytt fält eller redigerar ett befintligt kan du välja att koppla detta till en IMS-standard för att förbereda för kopplingar till exempelvis organisationens befintliga personaladministrativa system. Övriga: I kategorin Övriga kan andra egenskaper sättas på användarfält. Här nedan finns mer information om detta. Genom att på detta sätt bestämma vilken typ av fält du skapar kan Hjärntorget "kommunicera på samma språk" som externa system vilket möjliggör export av information från Hjärntorget till andra system eller import av information till Hjärntorget från andra system. Detta kräver förstås att även det andra systemet stöder IMS standard. Om du t.ex. skapar användarfältet Gatuadress väljer du IMS > Gata (IMS adr/street). Därmed förstår Hjärntorget och andra system som följer IMS standard att detta fält innehåller information om just gatuadress.

160 Sida 160/255 Kategorin Övriga innehåller några specialfall som ger fältet olika egenskaper beroende på administratörens val:

161 Sida 161/255 Beskrivning: Egenskapen Beskrivning kan till exempel användas vid koppling till beskrivningsinformation i andra system. ICQ-nummer: Används för att möjliggöra direkta kopplingar till Instant Message-programmet ICQ. ICQsymbolen visas i Hjärntorgets gränssnitt intill användares namn och vid klick på användarens ICQnummer kommer man till användarens ICQ-sida på URL: Egenskapen URL är en generell markering av att fältet är en URL. Informationen som skrivs i fältet blir klickbar i Hjärntorget. Personnummer: Egenskapen Personnummer används för att skapa ett unikt id för varje person. Detta underlättar särskilt vid synkronisering med andra system men gör det även lättare att till exempel skilja studerande med samma namn från varandra. Som standard används formatet yyyymmddnnnn i personnummerfältet. Om något annat format ska användas tar du kontakt med Ping Pong AB i samband med att fältet skapas, för att bestämma format. När fältet har skapats aktiveras en kontroll som validerar att ett ifyllt nummer följer reglerna för den valda formen. Notera att tillfälliga personnummer också kan användas eftersom det alltid är tillåtet att ange bokstäver på någon av de tre första platserna i personnumrets fyra sista siffror. Om du till exempel väljer formen "yyyymmdd-nnnn" är det tillåtet att skriva " T005". Poäng: Den här egenskapen gör att fältet summerar de poäng användaren har samlat på sig genom att bli godkänd på en eller flera aktiviteter. En förutsättning är då att fältet Poäng används även för aktiviteter (läs mer om detta på sidan om aktivitetsfält). Callto: Den som har installerat en programvara för IP-telefoni, till exempel Skype, kan klicka på det ifyllda Skype-namnet för att direkt ringa till någon som har sitt Skype-namn inskrivet i fältet. Källsignatur: Den här egenskapen kan vara bra om man behöver sätta olika signaturer för olika källor (till exempel om en person är lärare på två olika skolor och sätts som resurs i ett schema). Egenskapen används mest i integrationssammanhang. Skola: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken skola en person tillhör, till exempel Ladulåsskolan. Klass: Egenskapen används i första hand av kommunkunder, där man enkelt vill kunna se vilken klass en person tillhör, till exempel klass 7A. Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält, försvinner ur listan när de har kopplats till ett fält.

162 Sida 162/255 Fältet ska synas för När du har gjort dina val och klickat på spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger du vilka användargrupper fältet ska synas för. Om fältet har en extra egenskap så kan du endast välja organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra egenskap går det att välja en eller flera undergrupper. Observera att om du inte väljer någon grupp kommer så kommer fältet inte att synas i systemet. Du kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom texten (saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.

163 Sida 163/255 Aktivitetsfält Aktivitetsfält används för att beskriva organisationens kurser och andra aktiviteter. Om ni precis har börjat arbeta med Hjärntorget är listan helt tom. Har ni däremot arbetat med Hjärntorget ett tag finns det förmodligen ett antal fält som passar för just er organisation. Vanliga fält är till exempel Förkunskapskrav, Pris och Kursdatum. Inställningar Du kan göra olika inställningar för varje nytt fält du skapar. Längre ner finner du förklaringar till varje enskild inställning. Synlighet Det går att välja om fälten ska vara synliga för samtliga aktiviteter i organisationen eller bara för vissa aktivitetsgrupper. Fälten som skapas här blir synliga på flera ställen i systemet:under flikarna Mina aktiviteter och Katalog i huvudmenyn, samt i det Administrativa verktyget under Aktiviteter > Skapa/Redigera. Sortera fält Genom att markera ett fält i listan kan du flytta det uppåt eller nedåt. I den ordning du väljer att spara fälten kommer de att presenteras i systemets olika delar.

164 Sida 164/255 Skapa och göra inställningar för användarfält Klicka på knappen Ny längst ner till vänster för att skapa ett nytt användarfält. Här får du ge det nya fältet ett namn. Om vissa avdelningar eller personer inom organisationen använder ett engelskt gränssnitt är det viktigt att skriva in även det engelska ordet för det nya fältet. Typ Här bestämmer du vilken typ av fält du vill skapa. På bilden kan du se vilka olika typer du har att välja bland. Följande val kan göras:

165 Sida 165/255 Textfält en rad: Genom detta val skapas ett fritextfält som är anpassat för text i en rad. Textfält flera rader:ett lite större fritextfält skapas där flera rader text kan skrivas in. Datum: Används för datuminformation, till exempel Kursstart. Heltal:Används för information som ska anges i heltal, till exempel Kurskod. Decimaltal:Används för information som ska anges i decimaltal. Rullgardinsmeny: Väljer du denna typ får användaren välja ett av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Du kan lägga till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Flervalsmeny: Här kan användaren välja ett eller flera av de angivna alternativen. Fyll i alternativen på alla aktuella språk. Lägg till fler alternativ genom att klicka på knappen Lägg till menyalternativ och ta bort alternativ genom att klicka på papperskorgen intill alternativet. Tänk noga igenom ditt val av typ innan du sparar. Det går inte att i efterhand byta typ på ett aktivitetsfält från en mer generell fälttyp till en mer specifik, exempelvis från Text till Heltal. Fältet ska synas i Här väljer du var i systemet det nya fältet ska bli synligt. Aktivitetskatalog: Om du sätter en bock i Aktivitetskatalog kommer uppgiften att vara synlig under i:et i alla aktivitetslistor (Alla, Pågående, Godkända, Arkiverade samt Katalogen). Väljer du att inte bocka i denna ruta visas informationen endast för administratörer under Aktiviteter > Skapa/redigera. Öppna sidor: Bocka i här om du vill att fältet ska visas på organisationens Öppna sidor. Om du bockar i Öppna sidor kommer du även att kunna välja om fältet ska visas som lista på de öppna sidorna.

166 Sida 166/255 Övrigt Under rubriken Övrigt väljer du om: Unika värden: Informationen som skrivs in i fältet för en aktivitet ska vara unikt, det vill säga kan endast användas av en aktivitet. Notera dock att bokstäver inte är shiftlägeskänsliga för fälten, vilket innebär att variationer som till exempel "Personalrum" och "PERSONALRUM" inte kommer att tolkas som olika värden. Fältet måste fyllas i: Om du vill att fältet ska vara obligatoriskt att fylla i när en aktivitet skapas eller redigeras. Aktivera som filter i Katalogen ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i Katalogvyn. Läs mer om Katalogen. Aktivera som filter i Mina aktiviteter ska användas. Det innebär att fältet och de värden som finns ifyllda, för de aktiviteter som visas i den aktuella vyn, visas och kan markeras till höger i Mina aktiviteter-vyn. Läs mer om Mina aktiviteter. Extra egenskaper Här kan organisationen möjliggöra kopplingar mellan Hjärntorget och andra kursadministrativa system eller sätta andra specifika egenskaper på ett aktivitetsfält.

167 Sida 167/255 Kursid: Egenskapen används vid import av kursdata från kursadministrativa system såsom Ladok. I detta fält skriver du in kursens unika kod/id. Det gör att man i importen kan identifiera kursen och till exempel tilldela deltagare till den. Poäng: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om hur många Poäng aktiviteten ger kan denna egenskap användas. Ämne: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om vilket Ämne aktiviteten hör till kan denna egenskap användas. Ämneskod: Om synkronisering ska ske mot system som ska ge eller ta emot information om aktivitetens ämneskod kan denna egenskap användas. Notera att de egenskaper som endast kan användas på ett fält försvinner ur listan när de har kopplats till ett fält. Fältet ska vara applicerbart för följande grupper: När du har gjort dina val och klickat på Spara kommer gruppväljaren att synas längst ner i vyn. Där anger du vilka aktivitetsgrupper fältet ska vara applicerbart för. Om fältet har en extra egenskap så kan du endast välja organisationens toppgrupp. Har du däremot inte ställt in någon extra egenskap går det att välja en eller flera undergrupper. Observera att om du inte väljer någon aktivitetsgrupp så kommer fältet inte att synas i systemet. Du kan se vilka fält som inte har några grupper kopplade till sig i listan över fält till vänster, genom texten (saknar grupp) som visas bredvid fältets namn.

168 Sida 168/255

169 Sida 169/255 Policyhantering* Här kan ni lägga upp egna policyer som användare måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget eller anmäla sig till en aktivitet. Det kan till exempel röra sig om att man måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier. Du som är Organisationsadministratör får tillgång till den här policyhanteringsvyn där du skapar och redigerar policyer. Policytyper Det finns två olika typer av policyer: Inloggningspolicyer: En inloggningspolicy visas direkt när användaren loggar in och man måste acceptera den för att kunna komma in i systemet. Anmälningspolicyer: En anmälningspolicy visas för den som anmäler sig till en aktivitet till vilken policyn är kopplad. Användaren måste acceptera policyn för att få anmäla sig till aktiviteten. Vanligen visas den här typen av policy under Aktiviteter > Katalog > Anmäl mig, men en anmälningspolicy kan även kopplas till tilläggstjänterna för Extern anmälningshantering*. Skapa en policy När du vill skapa en ny policy, gör så här: Inloggningspolicy Klicka på Ny Inloggningspolicy överst på sidan. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk. Kontrollera texten på Godkännandeknappen. Det finns en standardtext där, men du kan anpassa den till den aktuella policyn om så önskas. Välj vilken eller vilka Grupper som måste acceptera policyn för att få logga in. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare som tillhör en av de valda grupperna försöker logga in, måste denne acceptera den nya policyn.

170 Sida 170/255 Anmälningspolicy Klicka på Ny Anmälningsspolicy överst på sidan. Fyll i Titel och Lydelse på organisationens alla språk. Kontrollera den text som visas intill kryssrutan för godkännande. Det finns en standardtext där, men du kan anpassa den till den aktuella policyn om så önskas. Välj vilken eller vilka Aktivitetsgrupper vars aktiviteter policyn ska användas för vid anmälan. Policyn kommer att visas för den som vill anmäla sig till en aktivitet som är placerad i någon av de valda grupperna och har en anmälningsfunktion aktiverad. Spara! Nu är policyn inaktiv och du kan klicka på Förhandsgranska för att se hur den kommer att visas för användarna. Om du vill göra ändringar, klicka Redigera. Aktivera policyn när den är färdig, genom att klicka på Aktivera. När en användare vill anmäla sig till en aktivitet som tillhör en av de valda grupperna, måste denne acceptera den nya policyn. Anmälningspolicy för aktiviteter med Extern anmälningshantering* En aktiv anmälningspolicy kommer att visas för alla aktiviteter som tillhör de valda aktivitetsgrupperna, oavsett hur anmälan görs. Detta innebär att policyn kommer att användas även på aktiviteter som har Extern anmälningshantering*, om aktiviteten bara tillhör en aktivitetsgrupp för vilken policyn är aktiverad. Policyöversikten Den nya policyn visas nu i Policyöversikten. Här finns information om: Titel: Policyns namn. Typ: Om det är en inloggningspolicy eller en anmälningspolicy. Accepterad av: Här visas det antal användare som har accepterat policyn av det antal som policyn riktar sig till, t.ex. 2/14, det vill säga 2 av 14 har accepterat den aktuella revisionen av policyn. Skapad: Datum för när policyn skapades. Grupper: De grupper som policyn riktar sig till. Revision: Siffran under rubriken Revisioner visar vilken revision av policyn som nu är aktiv och numrerar äldre revisioner där den äldsta blir revision 0. Status: Varje revision av en policy har en status: Aktiv: Policyn är aktiv och användare i de valda grupperna måste acceptera policyn för att få logga in. Inaktiv: Policyn är avstängd och visas inte för någon vid inloggning. Vänteläge: En policy har ändrats och den nya revisionen får då status Vänteläge tills den

171 Sida 171/255 manuellt aktiveras. Inaktuell: En revision av en policy blir automatiskt inaktuell när en ny revision aktiveras. Funktioner: Vilka funktioner som är aktiva för en policy beror på dess status och om någon har accepterat den. Följande funktioner finns: Redigera: Du kan Redigera en policy om den ännu inte har aktiverats, om den är Aktiv eller om den är Inaktiv. Om du väljer att redigera en policy som någon har accepterat får den nya revisionen automatiskt statusen Vänteläge. Det innebär att den gamla revisionen förblir aktiv tills du aktiverar den nya. Notera att om/när du aktiverar den nya revisionen kommer de som har accepterat den förra inte behöva acceptera den nya. Detta innebär att om du vill att alla användare i de valda grupperna ska godkänna en förändrad policy måste du skapa en ny policy. Redigering av en befintlig policy bör därmed endast göras för att korrigera stavfel eller andra mindre textfel som inte förändrar policyns betydelse. Ta bort: Du kan ta bort en policy så länge ingen har accepterat den. Om någon har accepterat den går det, av spårbarhetsskäl, inte att ta bort den. Aktivera: Du kan aktivera policyer som har status Vänteläge eller Inaktiv. När du aktiverar en policy måste användarna i de/de valda grupperna acceptera policyn när de loggar in. Inaktivera: Du kan inaktivera aktiva policyer för att stänga av dem. Förhandsgranska: Om du vill se hur policyn kommer att visas för den som den riktar sig till kan du klicka på Förhandsgranska. Statistik om vem som har accepterat vad Administratörer med rätt att se Organisationsöversikten kan under Användare > Välj grupp > Policy, se vilka som har eller inte har accepterat en policy. Användarinformation Under Administration > Användare > Skapa/Redigera kan användaradministratörer se vilka policyer en användare har accepterat. Mina accepterade policyer Varje användare kan själv se, under Startsidan > Personligt > Accepterade policyer, vilka policyer denne har accepterat.

172 Sida 172/255 CV Här CV gör du inställningar för om och hur användarna ska få skapa egna CV:n. Här visas ett exempel på hur resultatet kan se ut. Inställningar Här gör du som är administratör inställningar för funktionen CV. Ge användarna möjlighet att skapa egna CV:n: Här bestämmer du om användarna ska få möjlighet att skapa CV:n. Med detta val ibockat kan användaren nå sidan CV under Personligt i huvudmenyn. Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n: Här bestämmer du om användarna själva ska få välja vilka objekt som ska finnas med i deras CV:n. Ett objekt är till exempel ett användarfält såsom Postadress eller Kompetenser (en lista över alla de kompetenser som användaren har). Låt användarna lägga till egna fält i sina CV:n: Slutligen väljer du om användarna själva ska få lägga till egna fält. Egna fält kan vara till exempel tidigare arbeten eller utbildningar utanför Hjärntorget.

173 Sida 173/255 Rubrik och logotyp Här kan du sätta en rubrik på CV-mallen och lägga upp en logotyp. Rubrik: Här bestämmer du vilken rubrik som ska synas på CV:t. Genom att skriva: "CV för %name%, %date%" får du automatiskt användarens namn och dagens datum i rubriken, t.ex. "CV för Maria Stjernberg ". Logotyp: Du kan även ladda upp en logotyp för CV:t. Sök fram logotypen genom att klicka Bläddra. Strukturen på organisationens CV-mall Här väljer du vilka objekt som ska finnas med i CV-mallen. Markera objekt till höger och klicka på pilen för att lägga till objekt. Flytta sedan objekten upp eller ner genom att markera objekt och använda pilen uppåt eller pilen nedåt. Om du har satt ett kryss i rutan "Låt användarna själva välja objekt i sina CV:n", under Inställningar, kan de själva bestämma vilka av dessa utvalda objekt de vill använda när de skapar ett CV.

174 Sida 174/255 Visa CV:t Slutligen vill du se hur ett CV kommer att se ut för en användare inom organisationen. Klicka då på Förhandsvisa. Vid rubriken CV här ovan kan du se ett exempel på resultatet.

175 Sida 175/255 Egna texter Som standard finns begreppet Befattning på svenska och Job title på engelska i Hjärntorgets kompetenshanteringsverkyg och därtill kopplade funktioner. Detta begrepp kan administratören själv ändra, genom att byta ut standardbegreppen i de s.k. textsträngarna, till önskade begrepp. Ändra termen befattning Begreppen (befattning, på engelska job title) används på flera ställen i systemet. Det är därför viktigt att ändra i alla de textsträngar där begreppet används. Markera texten som ska ändras och skriv ett eget begrepp. Tänk på att ändra både under rubriken Texter på Engelska och under Texter på Svenska.

176 Sida 176/255 Öppna sidor Om din organisation har aktiverat möjligheten att ha Öppna sidor i Hjärntorget-aktiviteter och sidor inom dessa finns valet Öppna sidor i rullgardinsmenyn. Aktivera toppnivå Här kan du välja om du vill aktivera en toppnivå på din organisations öppna sidor för att kunna använda Öppna sidor och Samlingsaktiviteter för att skapa en Öppen kurskatalog. För att aktivera toppnivå kryssar du bara i rutan vid "aktivera toppnivå på öppna sidor". Du måste också välja vilken samlingsaktivitet som ska vara toppnivån. Det gör du i rullisten. Alla aktiviteter som ligger i den valda samlingsaktiviteten kommer sedan att listas på era öppna sidor. Tips! Toppnivåaktiviteten kan till exempel vara en samlingsaktivitet som heter detsamma som organisationen, eller kanske något i stil med "Utbildningar på Organisationen". Alla samlingsaktiviteter och vanliga aktiviteter som placeras i trädet under denna översta nivå och som markeras för att vara synliga på den öppna webben kan då navigeras fram genom den öppna kurswebben/kurskatalogen, på angiven domän. Lägg till topplänkar Här kan du också lägga till länkar som kommer att visas på de öppna sidorna, intill hemknappen. Ange bara ett namn och lägg till länken.

177 Sida 177/255 Lösenordshantering Under Lösenordshantering kan du som är organisationsadministratör ändra organisationens lösenordspolicy och göra egna inställningar för hur hög säkerheten kring lösenord ska vara. Följande inställningar kan göras: Minst antal tecken Här anger du hur många tecken ett lösenord minst måste ha. Tillåtna specialtecken Här anger du vilka specialtecken som tillåts i ett lösenord. Som standard kan användaren välja bland dessa tecken:,.-;:_!%&/+*. Det går bra att ta bort specialtecken eller lägga till andra specialtecken, såsom åäö?=][&%#. Tänk dock på att för många tillåtna tecken kan skapa problem för användaren eftersom tangentbord kan vara olika utformade i olika länder och på olika typer av enheter, till exempel mobila enheter, och att det då kan vara svårt för användaren att hitta de rätta tecknen och ange lösenordet korrekt. Teckengrupper Ett lösenord måste alltid ha tecken från minst 2 teckengrupper, men du kan även välja att använda tecken från 3 eller 4 grupper. Med teckengrupper avses:,.-;:_!%&/+* (specialtecken) abcdefghijklmnopqrstuvwxyz (gemener) ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ (versaler) (siffror) Byteskrav

178 Sida 178/255 Som standard är valet Kräv att användaren byter lösenord när en administratör eller systemet skapat ett nytt lösenord markerat. Detta innebär att när en användare loggar in med ett lösenord från en administratör eller systemet, blir man direkt ombedd att byta lösenord. Du kan också ange: efter hur många dagar man måste byta sitt lösenord. hur många gamla lösenord systemet ska minnas och som därmed inte kan användas igen. När du har gjort förändringar, glöm inte att Spara!

179 Sida 179/255 IUP:er och samtalsunderlag: Kurstyper* Elevers ämnen till IUP/samtalsunderlag kan hämtas från de aktiviteter som eleverna är registrerade på under pågående läsår. För att detta ska fungera krävs att: 1. Organisationen har en integration för Lärarskapade aktiviteter*. 2. IUP/samtalsunderlag skapas med hjälp av funktionen Skapa dokument med kursregistrering som ämnen*. Om aktiviteter har kategoriserats vid IMS-importen kan ni med den här funktionen välja vilka kurstyper som ska användas vid skapande av ämnen till IUP:n/samtalsunderlaget. Anledningen till att detta finns i gränssnittet, och inte hårdkodas in i integrationen, är att ni själva ska kunna anpassa funktionen så att den passar in i den egna Hjärntorget-installationen. Värt att notera: Alla kurstyper som kommit in via integrationen senaste läsåret (sedan 1 juli) går att välja med en kryssruta för varje. För att vara bakåtkompatibla representeras listan av typer som en så kallad svartlista, där de typer man inte vill ha med lagras. Det betyder att om en ny typ införs, så kommer det att komma med i IUP:n/Samtalsunderlaget som standard. För att hindra detta går man till inställningssidan. *Tilläggstjänst

180 Sida 180/255 Övrigt Under övrigt finns ytterligare några inställningar för administratören. Förvalt språk När man skapar användar- och aktivitetsfält samt skapar grupper (för att gruppera användare och aktiviteter) sätter man ett namn på fältet eller gruppen. Man kan då sätta olika namn på fälten för olika språk. På så sätt kan användare som har valt olika gränssnittsspråk se informationen översatt till sitt valda språk. Denna funktion kräver att det finns ett "reservspråk" om det saknas namn på något språk. Ett Förvalt språk måste då fyllas i för att användas som reserv. Förvalt språk bestäms för hela organisationen. Det språk ni väljer i rullistan som visas på bilden här intill kommer att bli organisationens Förvalda språk. Om organisationen har valt svenska som Förvalt språk innebär detta att om det saknas en översättning av ordet Gatuadress kommer ordet Gatuadress på svenska visas även för de användare/grupper som har valt ett engelskt gränssnitt. Aktivitetskatalog Aktivitetsgrupper: Om du vill kunna sortera aktiviteterna som visas i Katalogen i kategorier kan du markera detta val. De aktivitetsgrupper som finns i din Hjärntorget-miljön visas då som kategorier i Katalogen, se exempel nedan.

181 Sida 181/255 Här visas aktivitetsgrupperna Anställningsvillkor, Arbetsrätt, Demoaktiviteter och Lönebildning som kategorier i Katalogen. Nyhetsbrev: Markera det här valet om du vill att användaren ska kunna anmäla sig till nyhetsbrev i Katalogen. Validering av användarfält vid login Markera det här valet om du vill att organisationens obligatoriska användarfält (som visas under Startsidan > Personuppgifter) ska kontrolleras när användaren loggar in. Vid varje login kontrolleras att fält som är markerade som obligatoriska är ifyllda. Användaren kommer inte vidare förrän uppgifterna är ifyllda. Stark autentisering i Utvecklingssamtal*

182 Sida 182/255 Om du vill höja säkerhetsnivån i funktionerna i Utvecklingssamtal kan du aktivera Stark autentisering i Utvecklingssamtal. Det innebär att användaren måste skriva in sitt lösenord (igen) för att komma åt funktionerna i Utvecklingssamtal. För att aktivera funktionen anger du det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga in igen för att nå funktionerna. Sätter du "0" stängs stark autentisering av och det krävs inte längre lösenord för att nå funktionerna i Utvecklingssamtal. Stark autentisering i Åtgärdsprogram* Om du vill höja säkerhetsnivån i funktionerna för Åtgärdsprogram kan du aktivera Stark autentisering i Åtgärdsprogram. Det innebär att användaren måste skriva in sitt lösenord för att komma åt funktionerna för Åtgärdsprogram. Ange det antal minuter av inaktivitet som ska krävas innan användaren måste logga in igen för att nå funktionerna för Åtgärdsprogram. Av säkerhetsskäl går det inte att stänga av Stark autentisering i Åtgärdsprogram. Öppen registrering för vårdnadshavare* Om din organisation har öppen registrering för vårdnadshavare aktiverat anges här den informationstext som visas på den öppna sidan för vårdnadshavare. Spårningskod för Google Analytics* Om din organisation har aktiverat funktionen Öppna sidor* och funktionen för att visa statistik för de öppna sidorna med Google Analytics är aktiverad kan du här ange den Spårningskod (ID för webbegendom) som ger behörighet att se statistik och rapporter från Google Analytics. Läs mer om Google Analytics på För att aktivera Öppna sidor och Google Analytics i Hjärntorget, ta kontakt med Ping Pong AB. URL till Guiden

183 Sida 183/255 Varje organisation kan här ändra URL till Guiden (visas under Support > Guiden samt i sidelementet Hjärntorget-Guide). Genom att skapa en egen guide, specialanpassad för den egna verksamheten, och ange URL till denna här, byts den inbyggda guiden ut mot den specialanpassade. Det här kan till exempel vara intressant för organisationer som arbetar med Hjärntorget på ett annat sätt än det som beskrivs i den inbyggda Guiden. Om du gör ändringar, glöm inte att Spara. *Tilläggstjänster.

184 Sida 184/255 Skicka supportfråga Här kan du skapa egna fält för det supportformulär som användaren kan nå via huvudmenyn, under Kontakt. Mer information om hur du aktiverar funktionen supportformulär samt vad det innehåller i sitt grundutförande hittar i hjälpavsnittet om inställningar för Supporthantering. Skapa egna formulärfält För att lägga till fält eller information i formuläret klickar du på Skapa nytt fält. Därefter kan du välja melllan tre typer: Textinmatning: Skapar ett fritextfält för användaren att fylla i, där du anger rubriken. Välj ifall det ska vara obligatoriskt eller ej. Kryssruta: Skapar en kryssruta som användaren kan bocka i (till exempel att jag som användare godkänner att supporten får logga in med mina användaruppgifter för att felsöka). Information: För informationstext och upplysningar till användaren. Det är möjligt att använda enklare html-formatering som <b> för fetstil, <i> för kursiv och <u> för understruken. Flervalsfråga: Här anger du en rubrik/fråga och ett antal alternativ som användaren kan välja mellan. Välj om frågan ska vara obligatorisk eller ej. Html-formatering För att göra ett ord fetmarkerat skriver du först taggen "<b>" följt av den text som ska påverkas, och avslutar med "</b>". Exempel: Vissa ord i den här meningen ska vara <b>fetmarkerade</b> medan andra ska vara <i>kursiva</i> eller <u>understrukna</u>. Resultat: Vissa ord i den här meningen ska vara fetmarkerade medan andra ska vara kursiva eller understrukna. Redigera, ta bort och ordna fält

185 Sida 185/255 I översikten finns länkar för att göra ändringar i ett fält eller ta bort dem. För att ändra fältens ordning, för musen över pilsymbolen med texten Flytta tills muspekaren ser ut som en hand. Därefter kan du hålla ner musknappen, dra och släppa fältet på önskad placering i listan. Logg Klicka på Logg för att se en kronologisk lista över alla ändringar och tillägg som gjorts. Där visas datum för när ett nytt fält skapades eller ändrades och vilken användare som gjorde det.

186 Sida 186/255 Rättighetsadministration Introduktion till rättighetsadministration i Hjärntorget Med hjälp av Hjärntorgets funktioner för grupp- och rättighetshantering kan du bestämma vilka användargrupper som ska ha rätt att administrera andra användargrupper och/eller aktivitetsgrupper. När man tilldelar administratörsrättigheter bestämmer man alltså vilka grupper av användare eller aktiviteter som administratörsgruppen skall administrera. Personer som är placerade i en användargrupp får därmed de rättigheter som tilldelats gruppen. Viktigt att notera är att gruppens rättigheter även ärvs av de grupper som placeras i (under) den grupp som har fått rättigheter. I exemplet här nedan ser du organisationsstrukturen för Ping Pong AB till vänster. Till höger ser du hur användargruppen Administratörer har fått rättigheten Användaradministratör över gruppen Personal. Det innebär att alla användare i gruppen Adminstratörer är användaradministratörer över alla användare i gruppen Personal, men också över de användare som är med i någon av grupperna Säljavdelningen, Administratörer, Utvecklingsavdelningen eller Support.

187 Sida 187/255 TIPS! I stora organisationer är det inte särskilt effektivt att låta alla administratörer administrera alla personer i hela organisationen. Skapa istället flera grupper och tilldela grupperna rättigheter till valda delar av administrationen. På så sätt kan organisationen släppa in fler användare i de administrativa verktygen men begränsa deras arbetsområden. Administratörsrättigheter För att rättighetssystemet ska vara så flexibelt som möjligt skapar varje organisation sina egna administratörsroller genom att använda de olika administratörsrättigheterna i olika kombinationer för olika administratörsgrupper. Nedan följer en beskrivning av de olika administratörsrättigheterna som finns i Hjärntorget. Användargrupper Användaradministratören har tillgång till Användare i Administrationen och kan bl.a. redigera användare och användargrupper. Användaradministratören har även tillgång till fliken Användare i Organisationsöversikt.

188 Sida 188/255 Gränssnittsadministratören har tillgång till fliken Organisation > Gränssnitt och kan göra inställningar för välkomstmeddelande, logotyp, gruppbilder, menyalternativ samt layout på startsidan. Informationsadministratören har tillgång till Informationsmeddelande på startsidan och kan skapa meddelanden riktade till grupper av användare. *Utvecklingssamtalsadministratör (användare) har tillgång till verktygen för Utvecklingssamtal och kan skapa IUP:er/samtalsunderlag och redigera ämnen/frågeställningar, mallar, bedömningsgraderingar, vägledningar för kommentarer, dokumentfält och skapa, redigera och ta bort dokument för användare i de grupper man får rättigheter över. Kompetensadministratören har tillgång till Kompetenshanteringsverktyget. Resursbokningsadministratören har tillgång till verktygen för Resurshantering och kan skapa förutsättningar för bokning av resurser i Kalendern. Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan göra alla de inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter. Schemagranskare har rätt att se utvalda gruppers scheman. Schemaredigerare har rätt att skapa och redigera scheman för utvalda grupper. Närvarohanteringsadministratören har administrativa rättigheter i Hjärntorgets närvarohantering. *Närvaroadministratör har administrativa rättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. *Närvaro Rektor har rektorsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. *Närvaro Skolvärd har skolvärdsrättigheter i Skolplatsen. Ange den skola som gruppen ska administrera. Värt att notera angående Skolplatsenrättigheterna!

189 Sida 189/255 När du som rättighetsadministratör vill sätta någon av Skolplatsenrättigheterna på en grupp ska du söka fram och markera den, eller de, skolor som användarna i gruppen ska få rätt att administrera. Om du t.ex. vill ge användarna i gruppen "Ladulåsskolans Skolplatsenadministratörer" rättigheten Närvaroadministratör söker du fram och markerar "Ladulåsskolan" vid redigering av rättigheten Närvaroadministratör. Skolplatsen är ett system för gymnasieskolan som levereras av en av Ping Pong AB:s samarbetsparters. Systemets syfte är att knyta samman hela processen från intagning, elevadministration, individuella val, frånvarorapportering och betygshantering. Skolplatsen vill göra gymnasieskolan lättillgänglig för personalen, eleven och hemmet. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för information och aktivering av önskade funktionener. Tilldelningsadministratören har tillgång till Tilldela användare under Aktiviteter i Administrationen och kan där göra användare till medlemmar i aktiviteter (deltagare och/eller lärare). Aktivitetsgrupper Aktivitetsadministratören har tillgång till Aktiviteter i Administrationen och kan skapa och redigera aktiviteter. *Utvecklingssamtalsadministratör (aktivitet) har tillgång till verktygen för Utvecklingssamtal och kan koppla ämnen/frågeställningar till aktivitetsgrupper. Rättighetsadministratören har tillgång till fliken Rättigheter under Organisation i Administrationen och kan göra de flesta inställningar som krävs för att tilldela olika grupper av användare rättigheter. Tillgångsadministratören kan ge användare tillgång till aktiviteter under Skapa/Redigera Användare i Administrationen. Obs! Man når inte genom detta Tilldela användare under Aktiviteter. Övriga Aktivering av deltagare: Rättighet att som lärare aktivera/avaktivera deltagare i en aktivitet.

190 Sida 190/255 Hjälpadministratör: Rättigheten Hjälpadministratör sätts lämpligen på grupper av användare som sköter support mot organisationens användare, t.ex. gruppen "Supportpersonal". Användare med denna rättighet kan skapa frågekategorier och göra inställningar för funktionen Vanliga supportfrågor som visas under Supportfliken på Mina sidor samt i Hjälpen. Hjälpadministratören svarar på frågor som användarna skickar in och kan själv lägga upp frågor och svar i Vanliga supportfrågor. Endast Organisationsadministratören kan utse Hjälpadministatörer. Läs mer under Vanliga supportfrågor. Organisationsadministratören har bl.a. tillgång till fliken Organisation i Administrationen och kan göra följande för er organisation: Redigera inställningar under Administration > Organisation > Inställningar. Redigera Mallar i Administration > Organisation > Mallar. Redigera RSS-feeds, gruppers vikter och bildlänkar under Administration > Organisation > Gränssnitt. Ta ut rapport för hela organisationen i Administration > Organisationsöversikt. Skapa aktivitetsroller och koppla dessa till önskade aktivitetsgrupper. Läs mer under Aktivitetsroller. För organisationer med aktiverade tilläggsfunktioner och/eller kopplingar till externa system kan organisationsadministratören även: Ställa in att en aktivitet är en hjälpaktivitet. Ställa in att en aktivitet är aktivitetsmall. Redigera NovaSchem-inställningar. Koppla en användare till en annan i relationen vårdnadshavare/barn. Begränsningar Ej tillträde till Hjärntorget är en slags "icke-rättighet" som innebär att användare som placeras i en grupp med denna rättighet inte får logga in i Hjärntorget. Användaren får vid inloggningsförsök ett meddelande om att hon nekas tillträde till Hjärntorget. Observera att minst en person i er organisation måste ha rollen som Rättighetsadministratör. Den personen kan bestämma vilka delar av administrationen som andra administratörer ska nå. Kombinerade administratörsrättigheter

191 Sida 191/255 Det är vanligt att man kombinerar administratörsrättigheter. Vissa måste också vara kombinerade för att administratörerna skall kunna komma åt administrationsverktyget. Det gäller t.ex Tilldelningsadministratören och Tillgångsadministratören. Tilldelningsadministratörerna: För att tilldelningsadministratörerna skall kunna tilldela användare till aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tilldelningsadministratör" över en eller flera användargrupper och rättigheten "Aktivitetsadministratör" över en eller flera aktivitetsgrupper. En Tilldelningsadministratör kan alltså tilldela deltagare till en aktivitet från "aktivitetshåll" men når inte fliken Användare. Tillgångsadministratörerna: För att Tillgångsadministratörerna skall kunna ge användare tillgång till aktiviteter så krävs att den aktuella gruppen får rättigheten "Tillgångsadministratör" över en eller flera aktivitetsgrupper och rättigheten "Användaradministratör" över en eller flera användargrupper. En Tillgångsadministratör kan ge användare tillgång till aktiviteter från användarens "personkort" (Användare -> Skapa/Redigera), men har ej tillgång till fliken Aktiviteter. Organisationsöversikt:För att ha full tillgång till funktionen Organisationsöversikt behöver man vara aktivitetsadministratör för en eller flera aktivitetsgrupper och användaradministratör för en eller flera användargrupper. Aktivitetsroller Användare som får tillgång till aktiviteter kan ges olika rättigheter i aktiviteten. Dessa rättigheter beror på vilken roll användaren har tilldelats i aktiviteten och vilka rättigheter som är satta på den rollen. Standardrollerna är Deltagare, som har mycket begränsade rättigheter och Lärare, som har alla aktivitetsrättigheter. Utöver dessa roller kan organisationsadministratören skapa andra roller för olika typer av arbete inom en aktivitet. Dessa roller skapas under Aktivitet > Aktivitetsroller. Läs mer under Aktivitetsroller. Steg-för-steg-instruktion: Bestämma rättigheter

192 Sida 192/255 För att underlätta lite tar vi ett exempel: I "Kommunen" finns bl.a. 4 gymnasieskolor. För att säkerställa att personal från en skola inte kan se information om personal och elever på en annan skola skapas en administratörsgrupp per skola. Här nedan sätter vi rättigheter för gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1". 1. Logga in i din Hjärntorget-miljö. 2. Välj Administration under Verktyg. 3. Välj Rättigheter under Organisation. Läs instruktionerna som återfinns under rubriken Tilldela rättigheter till användargrupper. 4. Sök fram gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" (eller den grupp du vill sätta rättigheter på) och markera den i listan. 5. Klicka på knappen Redigera längst ner på sidan. Nu visas gruppens nuvarande rättigheter. Användargrupper 6. Vi börjar med att redigera rättigheter som kopplas till Användargrupper (Den översta boxen). Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan) Om olika rättigheter ska gälla för olika användargrupper är det smidigast att redigera en rättighet i taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Användaradministratör. 7. I nästa vy ska du söka fram den eller de användargrupper som gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan.

193 Sida 193/ Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" har rättigheten Användaradministratör för. 9. Fortsätt sedan med övriga användargruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det kan t.ex. vara Informationsadministratör för "Lärare Gymnasieskola 1", Tilldelningsadministratör för "Gymnasieskola 1", o.s.v. Aktivitetsgrupper Nästa steg blir att redigera rättigheter som kopplas till Aktivitetsgrupper (Den mellersta boxen). Detta görs enligt samma princip som ovan. Nedan finns detaljerade instruktioner om du vill ha lite hjälp. 10. Markera de rättigheter du vill redigera och klicka på knappen Redigera markerade. (Se bild nedan) Om olika rättigheter ska gälla för olika aktivitetsgrupper är det smidigast att redigera en rättighet i taget medan det tvärtom är effektivast att markera flera om flera rättigheter ska sättas för samma grupp/er. I det här exemplet markerar vi endast Aktivitetsadministratör.

194 Sida 194/ I nästa vy ska du söka fram den eller de aktivitetsgrupper som gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" ska få markerade rättigheter för (d.v.s. kunna administrera). Välj grupp/er genom att sätta en bock i rutan intill önskad grupp. Se nedan. 12. Klicka Spara. I den nya vyn som visas ser du nu vilka grupper "Skoladministratörer Gymnasieskola 1" har rättigheten Aktivitetsadministratör för. 13. Fortsätt sedan med övriga aktivitetsgruppsrättigheter som kan vara lämpliga att ge gruppen "Skoladministratörer Gymnasieskola 1". Det skulle t.ex. kunna vara Tillgångsadministratör för aktivitetsgrupperna "Matematik" och "Historia". Övriga rättigheter 14. Under Övriga finns det några specialanpassade rättigheter. Dessa kopplas endast till den grupp du har valt att redigera (den som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). I kolumnen längst till höger intill varje rättighet i den här boxenfinns knappen Aktivera. Klicka på knappen om du vill använda rättigheten för aktuell grupp.

195 Sida 195/ Begränsningar Slutligen finns det en slags "icke-rättighet" (Den nedersta boxen). Ej tillträde till Hjärntorget innebär att användare som placeras i en grupp med denna rättighet inte får logga in i Hjärntorget. Precis som med ovan Övriga rättigheter kopplas denna endast till den grupp du har valt att redigera (den som står överst på sidan, här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). I kolumnen längst till höger intill rättigheten i den här boxenfinns knappen Aktivera. Klicka på knappen om du vill använda "icke-rättigheten" för aktuell grupp. För att dubbelkolla att allt har blivit rätt kan det vara bra att skapa ett konto och placera i gruppen som man har satt rättigheter på (här "Skoladministratörer Gymnasieskola 1"). Logga sedan in med det nya kontot och kontrollera att allt ser ut som det ska. *Tilläggstjänster. Läs mer under Tilläggstjänster. Copyright Ping Pong AB.

196 Sida 196/255 Gränssnittsinställningar Introduktion till gränssnittsinställningar för din organisations gränssnitt i Hjärntorget Med hjälp av Hjärntorgets funktioner för gränssnittsinställningar kan du bl.a. bestämma vilka sidelement och bilder olika användargrupper ska få på sin startsida. Du har flera val i menyn till vänster: Gruppinställningar Gruppers vikter (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Hantera prenumerationer (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Bildlänkselement (syns endast för med rättigheten organisationsadministatör på toppnivå) Översikt Här nedan kan du läsa mer om de olika valen. Gruppinställningar Under Gruppinställningar kan du göra en mängd inställningar för den grupp du söker fram och väljer. Om du vill göra anpassningar för en speciell grupp söker du fram den aktuella gruppen och om du vill göra anpassningar för hela organisationen väljer du toppgruppen. Följande anpassningar kan du göra: 1. Startsidan: Här kan du anpassa Startsidan för den valda gruppen. Du kan t.ex. ändra välkomstmeddelande och välja vilka sidelement gruppen ska ha. 2. Menyer: Under fliken Menyer kan du anpassa gruppens startsidesmenyer och genvägar i Huvudmenyn. 3. Bilder: Här kan du ladda upp en logotyp för gruppen och/eller gruppbilder som kan väljas som sidelement under fliken Startsidan. 4. Länkar: Här kan du skapa länkar som sedan kan användas som sidelement eller genvägar. 5. Sidelement: Här gör du inställningar för vilken typ av logotyper som ska visas i sidelementet Senast besökta aktiviteter.

197 Sida 197/255 Gör så här: När du klickar på valet Gruppinställningar laddas Sökytan till vänster på sidan. Använd sökfältet för att söka fram den grupp du vill göra inställningar för och markera gruppen när du har hittat den. Klicka sedan Visa. 1. Startsida Startsidan - Layout Här kan du ändra layouten på gruppens startsida. Gör så här: 1. Klicka på knappen Anpassa startsidan för gruppen. Ett nytt fönster öppnas. I nedre delen av fönstret ser du en förhandsgranskning av de sidelement den valda gruppen har och hur de är placerade. Strax där ovanför visas två boxar - Ej använda sidelement och Använda sidelement. Här listas de sidelement som kan väljas. Du kan flytta element mellan de två boxarna genom att markera ett element och klicka på knappen Flytta > eller < Flytta. Element som placeras i boxen Ej använda sidelement visas inte för användarna. Den mest intressanta boxen här blir därför Använda sidelement. Det är dessa som du kan placera ut på sidan efter egna önskemål eller organisationens policy. Ett element tillhör alltid en av följande kategorier: 1. Valbara: De Valbara elementen syns inte på startsidan för användare som tillhör den aktuella gruppen, men kan väljas av användaren själv (genom att gå till Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida). 2. Fixerade: De Fixerade elementen placeras ut av administratören och kan inte flyttas av användaren själv. 3. Standard: Elementen under rubriken Standard visas som standard på startsidan för användare som tillhör gruppen, direkt när de loggar in, men kan väljas bort eller flyttas av användaren själv (genom att gå till Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida). Det är elementen under rubriken Valbara som du kan lägga till på gruppens startsida, de andra används redan För att lägga till ett valbart element till startsidan, eller egentligen, göra ett valbart element till ett standard- eller fixerat element, gör så här: Markera elementet och klicka på knappen Sätt som standard eller Sätt som fixerad. Sidan laddas om och elementet visas i sidans mittendel. Fixerade element kan inte flyttas av användarna själva medan valbara element både kan flyttas och tas bort av användarna själva. För att flytta ett element på sidan, gör så här: Klicka på pilen som pekar i den riktning som du vill flytta elementet. Sidan laddas om och elementet flyttas ett steg i önskad riktning. Upprepa för att flytta elementet ett steg till.

198 Sida 198/ Att ta bort element. Alla element som visas på den nedre delen av sidan, den del som visar gruppens standardvy, är satta som Standard eller Fixerade. För att ta bort ett element, gör så här: Markera valet Valbar strax ovanför elementets rubrik. Sidan laddas då om och elementet visas i listan Valbara i boxen Använda sidelement. Om du vill hindra användarna från att använda elementet kan du flytta det till boxen Ej använda sidelement. Genom att klicka på knappen Till alla i gruppen kan du uppdatera elementets synlighet för alla användare i den aktuella gruppen. Det aktuella elementet blir då åter synligt även för de som har valt att ta bort det från sin personliga vy. Elementet Gruppbilder kan placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas som Standard eller Fixerad. Själva bilden/erna laddas upp under Administration > Organisation > Gränssnitt > Gruppinställningar > (välj grupp) > Bilder. Se vidare nedan. Element av typen Bildlänkselement kan även det placeras på valfri plats på startsidan och kan sättas som Standard eller Fixerad. Själva elementet skapas under Administration > Organisation > Gränssnitt > Bildlänkselement. Se vidare nedan. Förändringarna du gör sparas direkt så du kan stänga fönstret när du känner dig nöjd med inställningarna. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för startsidan beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. Ta bort inställningarna Om du av någon anledning vill rensa en grupps alla startsidesinställningar kan du klicka på knappen Ta bort inställningarna. Gruppens startsida återgår då till att ha standardsinställningar. Exempel på element att använda Senast besökta aktiviteter: I elementet visas genvägar till de aktiviteter användaren senast har besökt. Användaren kan välja att visa objekt. Gruppbilder: Administratörer kan ladda upp gruppspecifika bilder som visas i detta startsideselement. Information: En slags anslagstavla där behöriga användare kan lägga upp meddelanden som riktar sig till utvalda grupper. Kontaktlista: I elementet visas en lista på de kontakter som användaren har samlat i sin kontaktlista. Överst visas de som är inloggade. Kommande händelser: Visar en lista på de närmast kommande händelserna från de kalendrar

199 Sida 199/255 användaren har valt att visa. Grupplänkar: I ett sidelement visas de länkar som har riktats till gruppen. Se vidare nedan. Senaste nytt: Genvägar till nya anslag, diskussionsinlägg och andra nyheter från användarens aktiviteter. Projektgrupper: I elementet visas en lista på de projektgrupper som användaren är medlem i. Klicka på en grupp för att komma direkt till gruppens översiktssida. Mina genvägar: Det här elementet gör det möjligt för användaren att själv lägga upp länkar på sin startsida. Kommande uppgifter: Visar en lista på de uppgifter i användarens kalender som har högst prioritet eller där deadline ligger närmast i tiden. Hjärntorget-tips: I sidelementet visas korta små tips om hur användaren kan utnyttja Hjärntorgets funktioner på bästa möjliga sätt. Hjärntorget-guide: Sidelementet leder till en guide som tar användaren på en rundvandring bland de vanligaste deltagarfunktionerna i systemet. Prenumerationer: Genom att lägga upp RSS-prenumerationer, se nedan under Hantera prenumerationer, kan sidelement med RSS-prenumerationer läggas upp. Bildlänkselement: Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till andra delar av Hjärntorget. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare. Utvecklingssamtal: Utvecklingssamtalselementet ger användaren information om aktuellt arbete med IUP/samtalsunderlag. Användare med rollen Lärare får information om hur många elever hon för tillfället kan kommentera, Mentor får information om hur många elever hon för tillfället kan skriva dokument för och Elever får t.ex. information när det är dags att signera sitt IUP-dokument. YouTube: I YouTube-sidelementet kan man direkt på startsidan söka fram och visa YouTube-klipp. Google-Klocka: Med sidelementet Google-klocka får man en urtavla med tiden, ända ner till sekunder, på sin startsida. Wikipedia: "Wikipedia är ett flerspråkigt webbaserat uppslagsverk med fritt och öppet innehåll som utvecklas av sina användare.", står att läsa på I sidelementet Wikipedia finns ett sökfält där du skriver in en sökterm och klickar Go. Du länkas då ut och kommer direkt till sökresultatet på Wikipedia. Västtrafik: Med sidelementet Västtrafik Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom Göteborgs lokaltrafik. SL: Med sidelementet SL Reseplanerare kan du direkt söka kommunikationer inom Storstockholms lokaltrafik. Närvaro, Närvaro för mina barn, Närvaroadministration: För kunder med koppling till externt närvarosystem finns sidelement för Elev, Lärare och Vårdnadshavare för hantering av elevers närvaro. Ladok på web: För kunder som har en "Ladok på web-server" finns en tilläggstjänst som gör det möjligt att aktivera ett startsideselement där information om studentens Program- och Kursregistrering samt Ej avslutade kurser visas. En länk från elementet tar studenten vidare till ytterligare information om poäng, studietakt o.s.v. Ta kontakt med Ping Pong AB för offert samt aktivering av funktionen på er Hjärntorget-installation.

200 Sida 200/255 Oberoende av inställningarna som görs här kan användaren själv ladda upp egna bilder och skapa egna prenumerationer på sin startsida. Välkomstmeddelande Här kan du anpassa den aktuella gruppens välkomstmeddelade, som visas i ett element på startsidan. Fyll i önskat meddelande på de språk vars fält visas. Med Redigeringsverktyget som visas ovanför varje fält kan du formatera texten och med hjälp av fältet Variabel kan du göra meddelandet personligt genom att t.ex. skriva: "Välkommen %firstname%! Här på din startsida finner du information om dina kurser." Glöm inte att klicka Spara när du är klar med ditt meddelande. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. 2. Menyer Under Menyer kan du anpassa gruppens menyer och skapa genvägar till funktioner. Klicka på knappen Anpassa för att komma åt inställningarna. Här visas en lång lista med funktioner som du kan anpassa för gruppen. Listan är sorterad i samma ordning som flikarna visas på startsidan: Aktiviteter Personligt

201 Sida 201/255 Kommunikation Verktyg Support Under dessa rubriker finns de funktioner till vilka du kan stänga av/sätta på menyalternativ eller skapa genvägar. Menyalternativ: Om du vill att det ska finnas ett valbart alternativ till en funktion i den meny som visas när man för musen över en flik på Startsidan ska du markera valet Menyalternativ intill den funktion du vill göra tillgänglig. I exemplet ovan kan du se hur valet Menyalternativ är markerat för Personuppgifter, under rubriken Personligt. Bilden till höger visar hur menyalternativet i och med valet till vänster visas på Startsidan, under fliken Personligt. Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att funktionen inte visas som genväg i Huvudmenyn. Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att funktionen kan nås via en länk i Huvudmenyn, om användaren själv aktiverar länken under Personligt > Inställningar > Verktyg. Värt att notera är att funktioner som kräver behörighet, t.ex. verktyget Administration, endast visas som Valbar genväg (under Personligt > Inställningar > Verktyg) för användare som har behörighet att använda verktyget. Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha en länk till funktionen i Huvudmenyn. Inställningar för hemskärmen i Hjärntorget Mobile I kolumnen längst till höger kan du göra inställningar för hemskärmen i Hjärntorget Mobile, om er organisation använder den tjänsten. Genom att bocka i eller bocka ur kryssrutorna famför Visa på hemskärm i Hjärntorget Mobile kan du välja vilka ikoner som ska vara synliga på hemskärmen i appen. Det är endast de menyalternativ som har valet Visa på hemskärm i Hjärntorget Mobile som går att visa på startsidan i appen. Synligheten för menyalternativen i webgränssnittet och i Hjärntorget Mobile är oberoende av varandra. Du kan till exempel välja att ha PIM-funktionen som ikon på hemskärmen i appen utan att visa den i menyerna i webbgränssnittet och vice versa. Vilka ikoner som slutligen syns på hemskärmen påverkas också av vilka behörigheter en användare har.

202 Sida 202/255 Längst ner under menyalternativen kan du välja vilken ordning ikonerna ska ha på hemskärmen i Hjärntorget Mobile. Du ändrar ordningen genom att dra och släppa i listan över valda menyalternativ. Det menyalternativ som står som nummer ett kommer att visas längst upp till vänster på appens hemskärm, det alternativ som står som nummer två visas direkt till höger om det första alternativet och så vidare i tre kolumner. Här nedanför visas en lista över menyalternativens ordning och motsvarande utseende på hemskärmen i appen. Glöm inte att klicka Spara när du har gjort förändringar. Tänk på att du (eller användare som tillhör den grupp du redigerar) måste logga ut och in igen för att dessa inställningar ska träda i kraft. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika inställningar för Menyer beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. 3. Bilder Logotyp

203 Sida 203/255 Om du vill att gruppen ska ha en specifik logotyp på startsidan så laddar du upp den här. Logotypen visas längst upp i det vänstra hörnet på den valda gruppens startsida. Notera att bilden får vara maximalt 100 pixlar bred och 50 pixlar hög. Laddar du upp en större bild så skalas den automatiskt ner, men bildkvalitén kan då försämras så vi rekommenderar att man själv skalar ner bilden innan man laddar upp den. Klicka Bläddra och sök fram den bild du vill använda. Klicka på Ladda upp för att hämta bilden. Den nya logotypen visas för användare som tillhör den aktuella gruppen. En användare som är inloggad kan behöva ladda om sidan, eller rentav logga ut och logga in igen för att den nya logotypen ska visas. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har logotyper uppladdade beror visningen på gruppernas interna viktning. Den högst prioriterade gruppens inställningar blir gällande. Se vidare nedan. Gruppbild Genom att ladda upp en gruppbild kan du göra gruppens startsida lite mer personlig. Gruppbilden kommer att synas i sidelementet Gruppbild så det kan vara en god idé att kontrollera var på sidan elementet har placerats och anpassa bildens utformning efter detta (eller tvärtom). Tänk på att försöka anpassa bildens storlek efter hur användarna i gruppen oftast väljer att visa sin startsida (helskärm eller mindre fönster). Om användaren oftast använder helskärm för sitt webbläsarfönster brukar det fungera bra att göra så här: För ett sidelement som har placerats direkt till vänster eller längst ut till höger på sidan bör bilden vara max 225 pixlar bred medan för en bild som placerats i mittensektionen kan den vara upp till 695 pixlar bred. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har gruppbilder kommer alla dessa bilder att visas för användaren. Placeringen av bilderna beror på den layoutinställning som har gjorts för den högst prioriterade gruppen. Läs mer om gruppers viktning nedan. 4. Länkar Här kan du ange länkar som görs tillgängliga för gruppen. Om gruppen har sidelementet Grupplänkar kommer alla länkar som skapas här visas i elementet. Länkarna kan även visas som genvägar i Huvudmenyn, beroende på dina val:

204 Sida 204/255 Ej genväg: Valet Ej genväg innebär att länken endast visas i sidelementet Grupplänkar. Valbar genväg: Valet Valbar genväg innebär att länken visas för och kan väljas av användare som tillhör gruppen, under Personligt > Inställningar > Grupplänkar. När administratören sätter en bock intill länken här, visas den i Huvudmenyn för användaren i fråga. Om samma länk (identiskt namn och URL) läggs upp för flera grupper och en användare tillhör flera av dessa grupper kommer länken endast att visas en gång för den aktuella användaren. Fixerad genväg: Använd valet Fixerad genväg om du vill att alla i gruppen alltid ska ha länken i Huvudmenyn. Skapa en genväg genom att fylla i namn (t.ex. Ping Pong AB) och URL (t.ex. Välj sedan om länken ska vara en genväg i Huvudmenyn och i så fall som Valbar eller Fixerad. Ta bort länkar genom att klicka på papperskorgen till höger om länken. Glöm inte att klicka Spara när du har skapat nya länkar eller gjort förändringar. Notera att om användaren är medlem i flera grupper som har olika länkar visas alla länkar som riktas till någon grupp som användaren är medlem i. 5. Sidelement Här görs inställningar för sidelement. Senast besökta aktiviteter: Här kan du välja utseende för sidelementet Senast besökta aktiviteter. Välj hur du vill att aktiviteternas logotyper ska visas: Inga logotyper (standard) Små logotyper (aktivitetens namn visas precis bredvid logotypen) Normalstora logotyper (aktivitetens namn visas under logotypen) Glöm inte att Spara när du är nöjd med dina inställningar. Gruppers vikter

205 Sida 205/255 Om en användare är med i flera grupper som har olika välkomstmeddelanden, logotyper, menyer eller startsidor kommer gruppernas vikt att avgöra vilken inställning som gäller för användaren. Här, under Gruppers vikter, gör du inställningar för hur grupper med inställningar ska prioriteras i förhållande till varandra. Inställningar Sammanslagen visning Med valet Använd sammanslagen visning av startsidesinställningar kommer användare som tillhör flera grupper med olika startsidesinställningar få alla element som är kopplade till de grupper han/hon tillhör men inte organisationens standarduppsättning utöver det. Ordningen på sidelement styrs av gruppernas vikter. Länkar som egen meny Med valet Använd en egen meny för genvägs-länkar skapas en ny flik på startsidan där användarens genvägslänkar samlas i en egen meny. Det innebär att alla länkar som normalt visas direkt i Huvudmenyn istället visas under denna meny. Klick på fliken leder till en översiktssida med alla länkar. Inställningen görs under Administration > Organisation > Gränssnitt > Gruppers vikter. Viktning I listan visas alla de grupper som har anpassade gruppinställningar. Beroende på vilka anpassningar som har gjorts visas olika symboler intill gruppens namn: [L]: Logotypen har anpassats till gruppen. [V]: Välkomstmeddelandet har anpassats till gruppen. [S]: Startsidan har anpassats till gruppen. [M]: Menyerna har anpassats till gruppen.

206 Sida 206/255 Gruppen överst i listan har högst vikt och dess inställningar kommer att gälla före alla andra gruppers inställningar. Flytta grupper genom att sätta markören över Upp/Ner-pilarna och ta tag i pilarna och dra till önskad plats. Alltid överst innebär att den markerade gruppen alltid hamnar på högsta prioritet. Observera att när man gör anpassningar för en grupp som tidigare inte har haft några anpassningar, hamnar den gruppen automatiskt överst i listan. Det kan därmed vara viktigt att gå hit och kontrollera viktningen med jämna mellanrum. Hantera prenumerationer Här kan organisationen lägga upp RSS-prenumerationer för att göra dessa tillgängliga som sidelement vid redigering av Startsida - Layout, se ovan. Gör så här: Sök fram adressen till det RSS-flöde du vill göra tillgängligt för organisationen. Ange ett namn, t.ex. "Dagens Nyheters toppnyheter". Ange aktuell URL till valt RSS-flöde, t.ex. Klicka Spara. Varje prenumeration som skapas här visas som ett eget sidelement i listan Valbara i fältet Använda sidelement i fönstret Anpassa startsidan för gruppen och kan där väljas för visning på den aktuella gruppens startsida. Bildlänkselement Med ett bildlänkselement skapar man en matris av klickbara bilder som länkas till andra delar av Hjärntorget. Man laddar upp bilder och väljer sedan länk med en internlänksväljare. Resultatet kan se ut som på bilden nedan.

207 Sida 207/255 Bildlänkselementet blir valbart för gränssnittsadministratörer under Administration > Gränssnitt > Gruppinställningar > [Välj grupp] > Anpassa startsidan för gruppen, om elementet har gjorts tillgängligt för den valda gruppen. Medlemmar i den valda gruppen kan även själva göra inställningar för elementet under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida. Gör så här för att skapa ett bildlänkselement: 1. Klicka på Skapa ny. 2. Fyll i bildlänkselementets namn. Det kommer att synas för administratörer i listan här på sidan för Bildlänkselement och vid redigering av startsidan för nedan valda grupper samt under Personligt > Inställningar > Anpassa din startsida för användare som tillhör valda grupper. Namnet syns dock aldrig på själva startsidan. 3. Ange antal kolumner, d.v.s. hur många bilder brett elementet ska vara. 4. Välj grupp/er (vars medlemmar och administratörer ska kunna välja sidelementet) genom gruppväljaren till höger. Sök fram och markera önskade grupper. 5. Klicka Lägg till ny bild. Nu visas ett formulär för den första bilden i bildlänkselementet. 6. Klicka Välj bild. Resursdialogen öppnas och du kan välja bilder från Organisationens bilder, Bilder i Mina dokument, Nyligen använda bilder, Bilder i Mina aktiviteter eller Ladda upp bild. 7. Markera önskad bild och klicka Infoga. Bilden visas nu i formuläret. 8. Klicka på länkikonen (jordglob med +-tecken). Resursdialogen öppnas och du kan välja att länka till Aktiviteter eller funktioner under Personligt, Användare, Kommunikation, Verktyg eller Support. Du kan även välja att lägga in länkar manuellt och då också använda dig av Hjärntorgets variabler. 9. Markera önskad aktivitet eller funktion och klicka Infoga. 10. Markera Öppna i eget fönster om du vill att den valda funktionen eller aktiviteten ska öppnas i ett eget fönster. 11. Fyll i den text som ska visas när man för musen över bilden i fältet Text vid mouse-over. 12. Upprepa punkt 5-11 för varje ny bild du vill lägga till. 13. Spara.

208 Sida 208/255 Nu visas alla skapade bildlänkselement i en lista överst på sidan. I listan finns funktioner för att Redigera och Ta bort. Översikt Här ser du en översikt över de inställningar som är gjorda för olika grupper i organisationen vad gäller Gränssnitt. Gruppernas namn är länkar som leder direkt till redigering av de olika inställningarna.

209 Sida 209/255 Organisationsöversikt Organisationsöversikten använder du för att ta fram statistik och rapporter över aktiviteter och användare. I den här introducerande hjälptexten beskriver vi funktionen samt länkar vidare till undersidor som beskriver de olika rapporttyperna mer i detalj. Här finner du också en genomgång av de olika alternativen för export och bearbetning som kan finnas i anslutning till de skapade rapporterna. För att få tillgång till denna funktion måste du vara användaradministratör för minst en användargrupp och aktivitetsadministratör över minst en aktivitetsgrupp (läs mer om behörigheter under avsnittet om rättigheter). Översiktsflikar På funktionens startsida finns ett antal olika flikar. Beroende på vilken av dessa ingångar du väljer får du tillgång till olika typer av rapporter. Klicka på länkarna i sammanfattningen nedan för att komma till en undersida med mer ingående information om de olika alternativen: Aktiviteter Skapa rapporter över till exempel godkännande, antal deltagare och måluppfyllelse utifrån utvalda aktiviteter eller aktivitetsgupper. Användare Lista valda användare och de aktiviteter där de är medlemmar. Du kan även skapa översikter över organisationens olika policydokument och se vem som har godkänt dem. Grupper Ta fram rapporter över hur olika användargruppers aktivitet i systemet i form av inloggningar, funktioner de använt och hur mycket lagringsutrymme de utnyttjat. Övergripande En allmän rapport med information om hur organisationen som helhet använder Hjärntorget. Inställningar Här kan du ändra inställningar som påverkar rapporterna under Aktiviteter och Användare.

210 Sida 210/255 Export och bearbetning De flesta rapporter kan exporteras och då i olika format som textfil eller Excelfil och i vissa fall som PDF. För vissa rapporter finns ytterligare val och kommandon som till exempel alternativet att koppla resultatet till en mall eller att göra ett utskick till de användare som ingår i rapporten. Nedan följer en alfabetisk lista över de val som kan visas i anslutning till rapporterna: Dokument från mall: Använd detta alternativ om du vill använda informationen från ditt urval och koppla det till en färdig dokumentmall i systemet (till exempel ett kursdiplom eller annat massutskick). En ny sida eller flik öppnas där du får välja mall och om du vill spara ner dokumentet som en enda PDF-fil med flera sidor eller som en ZIP-fil med flera PDF-filer (en per användare). För mer information, läs även hjälpavsnittet om Mallar. Export - Excel: Exportera informationen i listan och spara ner den som en Excelfil för vidare behandling i Excel. Export - Textfil: Exportera informationen i listan och spara ner den som en textfil (.txt). Denna kan sedan öppnas för vidare behandling i till exempel ett statistikbehandlingsprogram. Ladda ner: Spara ner rapporter på din dator som du har skapat under flikarna Grupper (Excelfiler) och Övergripande (PDF-filer). Skicka meddelande: Du kan välja att skicka ett meddelande som e-post eller PIM till personerna i listan. Ett nytt fönster eller flik öppnas där du skriver din text och gör inställningar för meddelandet. Skriv ut: Webbläsarens utskriftsdialog öppnas.

211 Sida 211/255 Aktiviteter Här kan du ta fram flera olika rapporter utifrån ett urval av en eller flera aktiviteter. Du kan välja att inkludera enskilda aktiviteter, hela aktivitetsgrupper eller kombinera dem fritt. Det finns flera olika rapporttyper att välja mellan: Översikt Mål & Framsteg Resultatrapport Sammanställning Start och Godkänd Giltighetstid Göra urval för rapport För att kunna skapa någon av de olika rapporttyperna måste du alltid börja med att välja vilken eller vilka aktiviteter som din rapport ska baseras på. Så här skapar du ett urval: Börja med att markera den aktivitet eller aktivitetsgrupp(er) som du vill ta ut information om. Använd sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan Klicka på knappen Visa längst ner till vänster. Välj vilken typ av rapport du vill skapa genom att klicka i respektive ruta. Tips! Aktiviteter med många deltagare: Om du jobbar med en större aktivitet med många deltagare kan det vara bra att arbeta med enskilda deltagare eller mindre grupper, snarare än hela gruppen på samma gång. Det kan ta lång tid att ladda och spara eventuella godkännanden för väldigt stora grupper. I vissa fall förhindrar Hjärntorget sådana väntetider genom att inte visa listor med för många deltagare eller att varna innan man t.ex. sparar godkännande för en stor grupp. Översikt

212 Sida 212/255 Med hjälp av översikten får du en snabb överblick över hur dina aktiviteter används. I de olika kolumnerna visas hur många deltagare respektive aktivitet har, hur många som har påbörjat aktiviteten och antalet användare som är godkända. Gör ditt urval och klicka på knappen Översikt för att få fram en tabell likt den på bilden ovan. Därefter kan du antingen välja mellan att exportera tabellen direkt alternativt klicka dig vidare till mer detaljerade vyer. Välj användargrupp: I rullgardinsmenyn kan du begränsa rapporten genom att välja ut en användargrupp att titta närmare på. Aktivitet: Klicka på namnet för att se aktivitetens beskrivning och annan information som rör aktiviteten. Tilldelning: Klicka på länken Tilldelning för att komma direkt till fliken Tilldela användare i Administrationsverktyget och där t.ex. flytta Anmälda till Antagna eller Aktiverade. Tabellen: Klicka på siffran under en rubrik, t.ex. under Deltagare för att få en lista på de användare som matchar sökkriterierna. Siffran anger helt enkelt det antal som matchar rubriken i kolumnen. Beroende på vilken kolumn du klickar i kan det se lite olika ut: Deltagare, Har startat och Ej startat Här visas en personlista med den information som finns ifylld i systemet om de användare som matchar valda sökkriterier. Vilka användarfält som visas i listan beror på vilka inställningar som är gjorda under fliken Inställningar. I listan som visas kan du klicka på rubriken i en kolumn för att sortera listan på den kolumnen. Funktionen Hantera fält kan användas om man har kopplat anmälningsfält till aktiviteten. Du kan läsa mer om anmälningsfält och hantering av dessa i manualen Skapa/Redigera aktivitet. Godkända och Ej godkända Här visas de mål som är uppställda för aktiviteten med markeringar för varje enskild persons måluppfyllnad och framsteg. Välj om du i listan vill Visa godkänd, Visa gradering och/eller Visa status genom att markera i valen och klicka Uppdatera. Anmälda, Avanmälda, Antagna och Ej tillgång Dessa kolumnerna syns inte som standard men kan enkelt läggas till genom att gå till fliken Inställningar. I listorna för Anmälda, Avanmälda och Antagna visas även eventuella anmälningsfält samt ifylld information. Genom knappen Hantera fält kan administratören redigera eller lägga till data

213 Sida 213/255 i fälten. Ej tillgång används endast om aktiviteten har kurstillfällen. När kurstillfällets tid har upphört visas användare i denna lista. Export: Själva huvudtabellen kan exporteras som både text- och Excelfil. Detaljvyerna har, utöver exportmöjligheter, även valen Dokument från mall och Skicka meddelande. Läs mer på introduktionssidan om de olika alternativen. Sammanställning Till skillnad från de andra rapporttyperna under fliken Aktiviteter som på olika sätt tar ut information om personer och vad de har klarat av i aktiviteterna fokuserar sammanställningen helt på information om aktiviteterna. Här sammanställer du den information som finns lagrad i aktivitetsfälten. Med hjälp av sammanställningen kan du t.ex. hämta ut data för en kurskatalog. Gör ditt urval och klicka på knappen Sammanställning. Nu visas två fält på höger sida i fönstret - Tillgängliga fält och Valda fält. Markera de fält du vill ha med i din sammanställning, i listan Tillgängliga fält, och klicka sidan på pilen för att flytta dem till Valda fält. Markera enskilda fält och flytta dem uppåt eller nedåt för att ändra placeringen av de valda fälten. Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil. Du kan också välja att visa listan direkt i webbläsaren genom att klicka på Skapa lista. Mål & Framsteg I denna vy kan du granska hur de olika målen i en aktivitet har uppfyllts och göra jämförelser mellan olika aktiviteter. Du kan till exempel titta på delmål med samma namn från flera aktiviteter för att jämföra dessa. Notera att eftersom rapportens syfte är att kunna jämföra delmål mellan olika aktiviteter kommer den att visa felaktig information om man väljer flera delmål med samma namn, om dessa ligger inom en och samma aktivitet.

214 Sida 214/255 Gör ditt urval och klicka på knappen Mål & Framsteg för att få fram ovanstående vy. I detta läge visas ännu inga mål, så för att skapa rapporter kan du göra något av följande: Välj ett mål i rullgardinsmenyn och klicka på knappen Visa/Dölj för att inkludera det i vyn. Klicka på knappen Visa alla för att se en sammanställning av aktivitetens alla mål (knappen Dölj alla nollställer vyn igen). När du har gjort något av ovanstående visas en lista med alla deltagare i aktiviteten/erna med information om hur de har uppnått de olika målen. Du kan även minska urvalet av deltagare genom att välja en användargrupp i rullgardinsmenyn. Om du vill ta bort ett mål ur vyn kan du, förutom att använda knappen Visa/Dölj, även klicka på papperskorgen intill målets namn. Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil. Resultatrapport Detta alternativ låter dig skapa Excel-rapporter med olika komponenter från en enskild aktivitet. Utifrån ett antal val och detaljinställningar kan du skapa både enkla och mer avancerade sammanställningar över aktivitetens olika moment. Du kan till exempel få ut statistik överstatus på inlämningsuppgift, testresultat, antal inloggningar, med mera.

215 Sida 215/255 Den här funktionen kan du även nå från Statistikverktyget i en aktivitet: Statistikverktyget > Övrigt > Resultatrapport. Du kan läsa mer om Resultatrapporten på sidan Resultatrapport. Export: Endast Excelformat Start och Godkänd Under Start och Godkänd kan du ta ut rapporter för att se vilka deltagare som har startat och/eller blivit godkända under ett valfritt tidsintervall, på den valda aktiviteten. Denna rapporttyp kan endast användas för en aktivitet i taget.

216 Sida 216/255 Gör ditt urval och klicka på knappen Start och Godkänd. En lista visas nere till höger med namnen på aktivitetens deltagare samt datum för start och godkännande. Du kan anpassa listan med hjälp av de två filtrena ovanför: Filtrera på Startdatum: Du kan ange ett start- och/eller slutdatum för din sökning. Skriv direkt i fälten Fr.o.m. eller klicka på kalendersymbolen intill för att välja frånvilket datum sökningen ska inledas. Gör på samma sätt för fältet T.o.m. för att välja fram till vilket datum sökningen ska gälla. Klicka på Filtrera för att uppdatera deltagarlistan enligt dina val. Filtrera på Godkänd: Du kan även välja att sätta ett ange ett start- och/eller slutdatum för när deltagaren blev godkänd. Skriv direkt i fälten Fr.o.m. eller klicka på kalendersymbolen intill för att välja från vilket datum sökningen ska inledas. Gör på samma sätt för fältet T.o.m. för att välja fram till vilket datum sökningen ska gälla. Klicka på Filtrera för att uppdatera deltagarlistan enligt dina val. Startat/Godkända: Här visas nu andelen deltagare som har startat respektive blivit godkända på aktiviteten, enligt det urval du har gjort i filtreringen. Export: De listor som visas kan exporteras som text- eller Excelfil.

217 Sida 217/255 Giltighetstid I rapporten för giltighetstid kan du få en överblick över giltighetstiden på deltagarnas godkännanden i valda aktiviteter. Gör ditt urval och klicka på knappen Giltighetstid. Nu listas de valda aktiviteterna och dess deltagare med kolumner för namn, e-post, datum för start, godkännande och giltighetstid samt hur många dagar det är kvar innan giltighetstiden går ut. Klicka på tabellrubrikerna för att ändra sorteringsordningen. Listan kan även filtreras på Alla, Endast godkända eller Endast ej godkända. Export: Listan kan exporteras som Excelfil. Därutöver finns även valen Dokument från mall och Skicka meddelande. Läs mer på introduktionssidan om de olika alternativen.

218 Sida 218/255 Användare Här kan du ta fram listor som utifrån ett urval av användare eller användargrupper. Du kan välja mellan två typer av rapporter: Översikt Policyhantering Göra urval för rapport För att kunna skapa någon av de olika rapporttyperna måste du alltid börja med att välja vilken eller vilka aktiviteter som din rapport ska baseras på. Så här skapar du ett urval: Börja med att markera den aktivitet eller aktivitetsgrupp(er) som du vill ta ut information om. Använd sökytan till vänster. Läs mer om sökytan i manualen Sökytan Klicka på knappen Visa längst ner till vänster. Välj vilken typ av rapport du vill skapa genom att klicka i respektive ruta. Översikt Översiktsfunktionen används framför allt för att få en överblick över vilka kurser en användare eller medlemmar i en grupp har tillgång till och hur långt de har kommit i sina aktiviteter. Under fliken inställningar kan du göra fler val för vilken typ av data som ska inkluderas i rapporten. Du kan även göra inställningar så att information om anmälan, slutdatum och personfältsinformation kommer med i rapporten. Gör först ditt urval. Därefter får du välja om du vill visa användarna i listan som rader eller kolumner. Vilket val som passar bäst beror på hur många användare du har sökt fram, samt hur många aktiviteter de följer. Om antalet aktiviteter är fler än antalet användare brukar det vara smidigast att välja visa som kolumner.

219 Sida 219/255 Överst på sidan visas en kort sammanfattning av antalet användare och antalet aktiviteter som har inkluderats i rapporten samt korta beskrivningar av hur övriga fält visas. Strax under visas tabellen med användarna och deras respektive kursdata. I exemplet ovan är Användare som rader förvalt. Namnen i listan är klickbara och vid klick öppnas ett litet informationsfönster om användaren. Om du istället väljer Användare som kolumner kan du även filtrera listan. Klicka på pilen intill Filter ovanför sammanfattningen och avmarkera de aktiviteter som inte är relevanta för den aktuella sökningen. Klicka Uppdatera. Export: Tabellen kan exporteras som både text- och Excelfil. Dessutom finns även valen Dokument från mall och Skicka meddelande. Läs mer på introduktionssidan om de olika alternativen. Valet skriv ut innebär att webbläsarens utskriftsdialog öppnas. Policyhantering Om tilläggsfunktionen Policyhantering är aktiverad för organisationen kan man här ta fram rapporter över vilka som har/inte har accepterat en policy.

220 Sida 220/255 Gör ditt urval och klicka på knappen Visa i fältet Policy för att få fram ovanstående vy. Tabellen: En sammanfattning visas i tabellform med sorterbara kolumner. Viss information i tabellen är dessutom klickbar och leder till mer detaljerade vyer. Revision Ursprungsversionen av en policy får alltid siffran 0. När en policy revideras skapas ett nytt policydokument som får versionsnummer 1. När en policy uppdateras och aktiveras blir den föregående versionen markerad som inaktuell och användarna måste nu godkänna den nya reviderade policyn. Läs mer om Hjärntorgets policyhantering. Accepterad av och Ej accepterad av Klicka på siffran eller Visa under respektive rubrik för att visa en lista på de användare (för- och efternamn) som har respektive inte har accepterat policyn. Grupper Här visas vilka grupper som policyn gäller för. Status En policy kan antingen ha statusen Aktiv, Inaktiv eller Inaktuell i de fall det finns en reviderad, mer aktuell version. Export: Själva huvudtabellen kan endast skrivas ut. Namnlistorna däremot kan exporteras som både textoch Excelfil. För dessa finns även valen Dokument från mall och Skicka meddelande tillgängliga. Läs mer på introduktionssidan om vad de olika alternativen innebär.

221 Sida 221/255 Grupper Under fliken Grupper kan organisationsadministratören ta ut mer övergripande rapporter som visar statistik baserat på grupp- och rollnivå och snarare än individnivå. Det finns tre olika typer av rapporttyper att välja mellan: Användargrupprapport Grafisk användargrupprapport Aktivitetsrapport Rapportarkiv Rapportarkivet är den vy som möter dig direkt efter att du har klickat på fliken Grupper. Här ser du en samlad lista över de rapporter som skapats tidigare. När du har skapat en ny rapport är det här den hamnar för nedladdning samt eventuell borttagning. I tabellen visas även rapportens namn, vem som skapade den och när. Du kan själv justera vyn till viss del genom att välja antalet objekt som ska synas per sida samt sortera efter rubrik. Användargrupprapport Denna rapporttyp ger dig en översiktlig bild av dina användargrupper. Du kan snabbt få en uppfattning om antalet medlemmar fördelat på roll, information om inloggningsstatistik samt utnyttjat lagringsutrymme. Rapporten skapas som en nedladdningsbar Excelfil.

222 Sida 222/ Välj rapporttyp Markera valet Användargrupprapport och klicka Nästa. 2. Välj grupper Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av Objektväljaren. Klicka Nästa. 3. Välj grupperingar Här väljer du grupperingar/roller som du vill kunna sortera statistiken efter. Klicka Nästa. 4. Välj fält Här får du välja vilken information du vill ha med i rapporten utifrån de olika fält som finns tillgängliga. Varje fält som du bockar i utgör sedan en egen kolumn i Excelrapporten. Grunddata Markera vilka Grunddata du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande: Internt id - gruppens unika siffer-id i Hjärntorget Namn Skapad datum Beräknade fält Markera vilka Beräknade fält du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande: Antal medlemmar Antal inloggningar Lagringsutrymme - visar hur många bytes gruppen har lagrat i det ögonblick rapporten tas ut. Notera att denna information inte går att få sorterad på gruppering/roll. Se även inforuta nedan. Antal som loggat in - unika inloggningar, alltså loggat in i systemet minst en gång. Antal som inte loggat in Värt att notera om lagringsutrymme

223 Sida 223/255 Lagringsutrymmet summeras för varje vald grupp och eventuella dubletter (filer som har kopierats, exempelvis) räknas inte flera gånger. Om man väljer undergrupper så kan filer vara delade mellan dessa och då räknas de separat (för att kunna presenteras separat). Ett exempel: Toppgruppen innehåller Grupp A och Grupp B. Person X i Grupp A laddar upp Fil 1 som är på 2kb. Person Y i Grupp B kopierar Fil 1 till sina egna dokument. Ingen riktig kopia görs här utan bara en referens som pekar till samma Fil 1 som Person X har. Detta innebär att: En rapport på Grupp A kommer att rapportera 2kb. En rapport på Grupp B kommer också att rapportera 2kb. En rapport på Toppgruppen kommer även den att rapportera 2kb! I det här fallet blir alltså 2+2 = 2 eftersom det bara finns en fil (på 2kb). Den kommer för en specifik grupp bara att räknas en gång, oavsett hur många referenser det finns till den. Men den kommer aldrig att heller räknas bort, så Grupp B rapporterar 2kb om man tittar på just den gruppen, även om det ligger en kopia där. 5. Välj filter Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens beräkande fält, se ovan, ska visa. Klicka Nästa. 6. Välj namn Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket data som ska behandlas. När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten visas i listan.klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (Excel). Grafisk användargrupprapport

224 Sida 224/255 Den grafiska användargrupprapporten visar totala antalet inloggningar och unika inloggningar för medlemmarna i de valda användargrupperna. Resultatet presenteras i form av olika diagram där den ena axeln visar antalet inloggningar och den andra visar den valda tidsperioden. Rapporterna skapas som nedladdningsbara PDF-filer. 1. Välj rapporttyp Markera valet Grafisk användargrupprapport och klicka Nästa. 2. Välj grupper Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av Objektväljaren. Klicka Nästa. 3. Välj grupperingar Här väljer du vilka roller som du vill se statistik för. I rapporten kommer sedan varje roll att få en egen diagramsida. Klicka Nästa. 4. Välj fält Markera de Beräknade fält som du vill ska ingå i rapporten. Du kan välja en eller båda dessa fält: Antal inloggningar - inloggningar som gjorts totalt och fördelat på respektive roll (under det valda tidsintervallet). Antal som loggat in - unika inloggningar, hur många som har loggat in i systemet minst en gång, både totalt och fördelat på roll. 5. Välj filter Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens beräkande fält, se ovan, ska visa. De datum du väljer påverkar diagrammen i den slutliga rapporten. Om du har angett en tidsperiod som är: upp till en månad ser du antalet inloggningar per vecka. upp till ett år, ser du antalet inloggningar per månadad. flera år, ser du antalet inloggningar per år.

225 Sida 225/255 Klicka Nästa 6. Välj namn Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket data som ska behandlas När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten visas i listan. Klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (PDF). Aktivitetsrapport Visar när aktiviteterna i de valda aktivitetsgrupperna är skapade, hur många användare med rollen Deltagare respektive Lärare de har och hur många som har loggat in i aktiviteterna. Du kan även se hur många tester, enkäter, inlämningsuppgifter samt dokument som finns i aktiviteterna. I Excelfilen som skapas visas en rad för varje vald aktivitet och en kolumn för varje valt datafält. 1. Välj rapporttyp Markera valet Aktivitetsrapport och klicka Nästa. 2. Välj grupper Sök fram och markera den/de användargrupp/er du vill ta ut rapporten för. Du väljer grupper med hjälp av Objektväljaren. Klicka Nästa. 3. Välj grupperingar Här väljer du grupperingar/roller som du vill kunna sortera statistiken efter. Klicka Nästa.

226 Sida 226/ Välj fält Här får du välja vilken information du vill ha med i rapporten utifrån de olika fält som finns tillgängliga. Varje fält som du bockar i utgör sedan en egen kolumn i Excelrapporten. Grunddata Markera vilka grunddata du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande: Internt id - aktivitetens unika siffer-id i Hjärntorget Namn Skapad tidpunkt Beräknade fält Markera vilka Beräknade fält du vill ha med i rapporten. Du kan välja bland följande: Antal deltagare Antal lärare Antal inloggningar Antal inlämningsuppgifter Antal tester Antal enkäter Antal dokument Importerade användare Organisationer som har importerar användare från externa källor kan även se extra val utöver de ovan, då med prefixet "IMSE" bredvid dem. Antal IMSE-deltagare: Visar hur många personer som är IMSE-deltagare i aktiviteterna. Antal IMSE-lärare: Visar hur många personer som är IMSE-lärare i aktiviteterna. Antal Icke-IMSE-deltagare: Visar hur många personer som inte är IMSE-deltagare i aktiviteterna. Antal icke-imse-lärare: Visar hur många personer som inte är IMSE-lärare i aktiviteterna. Aktivitetsfält Markera vilka Aktivitetsfält du vill ha med i rapporten. Samtliga aktivitetsfält som organisationens administratörer har definierat kommer att finnas tillgängliga här. Exempel på vanliga fält kan vara: Senast publicerad Nivå Kursavgift

227 Sida 227/255 Kursdatum Lägg till kalkylblad med lärarlista i rapporten Markera detta val om du vill ha ett extra kalkylblad i Excelboken. Du får då en lista på de användare som är aktiverade Lärare i de valda aktiviteterna. 5. Välj filter Här kan du sätta en tidsperiod för rapporten. Ange start- och sluttid för den tidsperiod som rapportens beräkande fält, se ovan, ska visa. Klicka Nästa. 6. Välj namn Fyll i ett beskrivande namn på rapporten, så att det blir lätt att förstå vad den innehåller när den visas i listan i rapportarkivet. Klicka Nästa. Det kan ta flera minuter att skapa rapporten, beroende på hur mycket data som ska behandlas. När rapporten är klar laddas sidan om och du kommer tillbaka till Rapportarkivet där den nya rapporten visas i listan.klicka på Ladda ner för att spara eller öppna rapporten (Excel).

228 Sida 228/255 Övergripande Här kan du som organisationsadministratör ta fram en samlad rapport över hur systemet används av den egna organisationen. Den information som visas i rapporten rör bland annat antal användare över tid, rollfördelning, antal inloggningar, användare med till exempel rollen Lärare som är mest aktiva och vilka aktiviteter som flest har loggat in i över tid. Rapporterna tas fram för tidsperioder bakåt i tiden från dagens datum. Du kan välja mellan dessa typer: 1 månad 2 månader 3 månader 6 månader 1 år 2 år o.s.v. beroende på hur länge organisationen har använt systemet. Alla rapporter sparas i pdf-format och visas i en lista på nedre delen av sidan. Klicka på Ladda ner i raden för den rapport du vill titta på för att spara och öppna rapporten.

229 Sida 229/255 Notera att du endast kan skapa en rapport om dagen för varje tidstyp. Detta för att inte belasta servern i onödan.

230 Sida 230/255 Inställningar Under Inställningar kan du göra ändringar som styr vilken typ av information som ska ingå i rapporterna. Dessa inställningar påverkar dock inte alla rapporttyper utan berör endast Översikt under flikarna Aktiviteter och Översikt och Policy under fliken Användare. Personfält Personfält är användarfält som organisationen själv har definierat. Fälten visas i de rapporter som är individbaserade, d.v.s. som listar användare en och en. Markera de fält du önskar inkludera i dina rapporter i listan Tillgängliga fält och klicka på pilen för att flytta dem till den högra listan Valda fält. På samma sätt kan du ta bort fält igen genom att flytta tillbaka dem med hjälp av pilarna. I listan för Valda fält kan du även ändra ordningsföljden genom att använda uppoch nedpilarna till höger. Kolumner för Användare Kolumner Här väljer du vilka kolumner som ska visas för varje aktivitet i listan under Användare. Du kan välja mellan följande: Visa startdatum - första gången användaren loggade in i aktiviteten. Visa datum för godkännande Visa resultat - se information nedan om möjliga inställningar. Visa anmälan - antal anmälda till aktiviteten. Visa personfält - vilka personfält som visas bestäms under Personfält, se ovan.

231 Sida 231/255 Visa slutdatum - endast relevant om aktiviteten har kurstillfällen. Resultatkolumnen Om du bockat i rutan Visa resultat kan du även välja hur resultatet ska visas: Medelresultat av alla tester i aktiviteten Medelresultat av alla tester i aktiviteten som är Delmål Graderingen för aktiviteten Kolumner för Aktiviteter Här väljer du vilka kolumner som ska visas i rapporter av typen Översikt som du skapat under fliken Aktiviteter. För varje val du bockar i läggs en kolumn till i listan. I denna kolumn ser du antalet användare som matchar rubriken. Klickar du på siffran i kolumnen får du dessutom en detaljerad namnlista. Du kan välja bland följande alternativ: Visa Deltagare Visa Har startat Visa Ej startat Visa Godkända Visa Ej godkända Visa Anmälda Visa Avanmälda Visa Antagna Visa Ej tillgång - endast relevant om aktiviteten har kurstillfälle. Övrigt Markera valet Möjliggör skicka e-post direkt i Aktiviteter/Översikt om du vill kunna skicka e-post direkt till framsökta användare i rapporttypen Översikt under fliken Aktiviteter. Valet innebär att det visas en genväg i form av ett litet kuvert intill antalet användare i de olika kolumnerna. Vid klick på kuvertet öppnas e-postdialogen där listans medlemmar är förvalda som mottagare.

232 Sida 232/255 Inställningar för mallar Funktionen för Mallar gör det möjligt att anpassa de automatiska e-postmeddelanden som skickas ut från Hjärntorget vid olika händelser, t.ex. vid anmälan till en kurs. Dessutom kan du skapa mallar för PDFdokument som skapas från listor av användare. Användare med någon av, eller båda, rättigheterna Aktivitets- respektive Användaradministratör får tillgång till alla eller vissa av mallfunktionerna och kan skapa mallar för sina Aktivitets- respektive Användargrupper. När mallarna är skapade kan de användas på flera ställen i systemet, t.ex.: Anmälningsbar aktivitet (Automatiska e-postutskick, Manuella utskick) Administration > Skapa lista (Dokumentmallar, Manuella utskick) Administration > Skapa utskick (Manuella utskick) Administration > Organisationsöversikt (Dokumentmallar, Manuella utskick) Inloggning > Hämta nytt lösenord (Automatiska e-postutskick) Här under Mallar skapar du egna mallar som passar för olika ändamål inom din organisation. Du hittar funktionen genom att starta Administrationsverktyget och i boxen Organisation klicka på Mallar. Automatiska e-postutskick Första gången den här funktionen används finns ett antal fördefinierade grundmallar: Automatiska e-postutskick (Användare) Hämta nytt lösenord: Informationsmeddelandet som skickas till den som klickar på Glömt lösenordet? på inloggningssidan. Automatiska e-postutskick (Aktiviteter) Anmälan till aktivitet (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som anmäler sig,

233 Sida 233/255 vid anmälan. Anmälan till aktivitet med max-antal (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som anmäler sig till en kurs med definierad maxintagning, vid anmälan. Observera att när mallarna ska användas kan antingen Anmälan till aktivitet (användare) eller Anmälan till aktivitet med max-antal (användare) väljas för en aktivitet. Vilken som visas beror på vilken inställning som är gjord för den aktuella aktiviteten. Anmälan till aktivitet (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när någon anmäler sig till aktiviteten. Avanmälan från aktivitet (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som avanmäler sig, vid avanmälan. Avanmälan från aktivitet (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när någon avanmäler sig från kursen. Automatisk flytt till Deltagare vid avanmälan (användare): Informationsmeddelandet som skickas till den som får överta den avhoppades plats om valet Vid avanmälan, flytta första deltagaren i kön till Aktiverade (Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan > Avanmälan) är markerat. Automatisk flytt till Deltagare vid avanmälan (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när någon avanmäler sig om valet Vid avanmälan, flytta första deltagaren i kön till Aktiverade (Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > Tillgänglighet > Anmälan > Avanmälan) är markerat. Påminnelse om giltighetstid (användare): Informationsmeddelandet som skickas till deltagaren när giltighetstiden för godkännandet på en aktivitet snart går ut. Påminnelse om giltighetstid (admin): Informationsmeddelandet som skickas till administratören när giltighetstiden för en deltagares godkännande snart går ut. Utifrån dessa grundmallar kan du som är administratör skapa nya mallar, anpassade till din organisation. Det går inte att ändra i grundmallarna, istället kopierar man dem och gör de ändringar man önskar i kopiorna. Skapa en ny e-postmall Gå till Administration -> Mallar. Under rubriken Automatiska e-postutskick, klicka på Automatiska e-postutskick (Användare eller Aktiviteter). Klicka på den grundmall du vill använda som utgångspunkt för den nya mallen. I exemplet väljer vi Anmälan till aktivitet (användare). Klicka på knappen Kopiera. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Anmälan till aktivitet (anv): Mattekurser".

234 Sida 234/ Ange ämne för meddelandet (på flera språk i förekommande fall), t.ex. "Bekräftelse: Du har anmält dig till %course:name%". Fyll i önskad meddelandetext (på flera språk i förekommande fall) Här, liksom i ämnesfältet, kan du använda olika variabler för att skapa personliga meddelanden. Om du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Hej Anders Svensson!" använder du variablerna "Hej %firstname% %lastname%!" Klicka på Information om variabler under Namnfältet för mer information om de variabler du kan använda. Så här kan ett exempel se ut: "Hej %firstname% %lastname%! Du har anmält dig till kursen %course:name%. Anmälningen hanteras av %course:admin-name%, %course:admin- %. Ditt könummer är: %course:user-queue-number% Obs! Svara inte på detta meddelande genom Svara/Reply i ditt e-postprogram. Med vänliga hälsningar //Kursledningen" Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. 8. För användarmallar: Ange den/de användargrupp/er som ska få använda mallen genom att söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för användare i. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som arbetar på en viss skola ska kunna använda mallen söker du fram och väljer den aktuella skolan. För aktivitetsmallar: Ange den/de aktivitetsgrupp/er vars lärare ska få använda mallen, genom att söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för aktiviteter i. Om du t.ex. vill att de som har lärarrättigheter i aktiviteter som ligger i aktivitetsgruppen "Matematik" ska kunna använda mallen söker du fram och väljer aktivitetsgruppen "Matematik". 9. För användarmallar: I fältet Administreras av anger du den/de användargrupper vars användaradministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som är användaradministratörer över en viss skola ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer den aktuella skolan. För aktivitetsmallar: I fältet Administreras av anger du den/de aktivitetsgrupper vars aktivitetsadministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. vill att de som är aktivitetsadministratörer över en viss skolas aktiviteter ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer den aktuella skolans aktivitetsgrupp. 10. Spara!

235 Sida 235/255 När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut. Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]". Använda en mall Mallarna som skapas för anmälningshantering kan väljas in till aktiviteter där tillgängligheten Anmälan är vald. Så snart tillgängligheten Anmälan är sparad visas fältet E-postmallar på aktivitetens Skapa/Redigera-sida. För varje meddelandetyp kan du välja standard eller egna mallar. Dokument Första gången den här funktionen används finns ett antal fördefinierade grundmallar: Fönsterkuvert (grund) (Genererar PDF:er med fält för adress som kan anpassas till valda fönsterkuvert.) Generellt dokument (grund) (Genererar PDF:er för valfri användning, t.ex. diplom, bekräftelser, rapporter o.s.v.) Utifrån dessa kan du som är administratör skapa nya mallar, anpassade till din organisation. Det går inte att ändra i typmallarna, istället kopierar man dem och gör de ändringar man önskar i kopiorna. Skapa en ny dokumentmall 1. Gå till Administration -> Mallar. 2. Under rubriken Dokument, klicka på önskat val - Dokument (Användare) eller Dokument (Aktivitet). 3. Klicka på den grundmall du vill använda som utgångspunkt för den nya mallen. I exemplet väljer vi Fönsterkuvert (grund), under Aktivitet.

236 Sida 236/ Klicka på knappen Kopiera. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Fönsterkuvert: kursbekräftelse". Ange avståndet till kanterna på papperet så att adressen placeras korrekt på utskriften och passar i önskat fönsterkuvert. (Kan ändras i efterhand om du behöver prova dig fram). Ändra i adressfältet om du vill lägga till eller ta bort information. Använd Redigeringsverktyget för att formatera adressutskriften och välj in nya fält genom rullgardinsmenyn Variabel. Fyll i önskad meddelandetext och formatera texten med hjälp av redigeringsverktygets knappar. I rullgardinsmenyn Variabel kan du välja in olika variabler för att skapa personliga meddelanden. Om du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Tack Anders Svensson, för din anmälan till kursen Företagsekonomi A!" använder du [Användarvariablerna] "Tack Förnamn Efternamn, för din anmälan till [Aktivitetsvariabel] Namn!" I rullgardinsmenyn Variabel finns alla de variabler du kan använda. Du kan även infoga bilder i mallen genom att klicka på Infoga bild-knappen. Bilder som laddas upp här lagras i en organisationsgemensam resursbank och andra administratörer kan se och använda de bilder som du laddar upp här. Med hjälp av knappen Infoga/Redigera komponent för visning av enkätresultat (litet block intill rullgardinen Variabel) kan du infoga användarens enkätresultat i dokumentmallen. Ange enkät och klicka Infoga. Observera att du endast kan välja icke-anonyma enkäter och att förhandsgranskning inte kan göras eftersom det i den här vyn inte går att koppla till någon aktivitet. Tänk även på att om du väljer att på detta sätt koppla mallen till en specifik enkät kommer mallen endast att vara tillgänglig i aktiviteter som har en enkät med det valda enkätnamnet. Med hjälp av knappen Infoga/Redigera komponent för visning av aktivitetslista (liten listikon till höger om enkätknappen) kan du infoga en lista på de aktiviteter användaren har och/eller inte har blivit godkänd på i dokumentmallen. Du får välja mellan Godkända, Ej godkända eller både och. Du får även välja hur visningen av listan ska ske: med en HTML-punktlista eller i ett textblock. Gör dina val och klicka Infoga. Längst ner på sidan, precis ovanför Spara- och Förhandsgranskaknapparna, kan du markera valet Denna mall kan användas i aktiviteter av lärare. Markera detta val om du vill göra mallen tillgänglig för användare med rollen Lärare. Om du inte markerar här kommer mallen endast att synas i det administrativa verktyget. För användarmallar: Ange den/de användargrupp/er som ska få använda mallen genom att söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för användare i. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som arbetar på en viss skola ska kunna använda mallen söker du fram och väljer den aktuella skolan. 13. För aktivitetsmallar: Ange den/de aktivitetsgrupp/er vars lärare ska få använda mallen, genom att söka fram och markera önskade grupper i listan Tillgänglig för aktiviteter i. Om du t.ex. vill att de som har lärarrättigheter i aktiviteter som ligger i aktivitetsgruppen "Matematik" ska kunna använda mallen söker du fram och väljer aktivitetsgruppen "Matematik". För användarmallar: I fältet Administreras av anger du den/de användargrupper vars användaradministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. arbetar i en kommun och vill att de som är användaradministratörer över en viss skola ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer den aktuella skolan.

237 Sida 237/ För aktivitetsmallar: I fältet Administreras av anger du den/de aktivitetsgrupper vars aktivitetsadministratörer ska få redigera mallen. Om du t.ex. vill att de som är aktivitetsadministratörer över en viss skolas aktiviteter ska kunna redigera mallen söker du fram och väljer den aktuella skolans aktivitetsgrupp. Spara! När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut. Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]". Värt att notera! Glöm inte att ange om du vill att den nya mallen ska kunna användas i aktiviteter av användare med rollen Lärare. Markera i så fall valet Denna mall kan användas i aktiviteter av lärare. Om man i mallen har valt att använda specifika enkätnamn så visas mallen endast i aktiviteter som har en enkät med det aktuella namnet. Användning av Aktivitetsvariabler kräver att mallen används i ett sammanhang där en aktivitet är vald. Använda en mall Mallarna som skapas för dokument kan väljas i anslutning till funktioner där man skapar olika slags listor, t.ex. i Administration > Skapa lista, Administration > Organisationsöversikt, Statistikverktyget > Skapa lista, Statistikverktyget >Rapporter från mall. Där funktionen finns visas knappen Dokument från mall. Klicka på den och välj sedan vilken mall du vill använda. Innan du klickar Skapa dokument får du även välja om du vill att det ska skapas en PDF-fil med flera sidor (där alla "dokumenten" samlas i en fil), eller om du vill skapa ett ZIP-arkiv med en PDF-fil för varje dokument. Manuella utskick - Skapa utskick i administrationsverktyget Här kan du redigera mallar för de manuella e-postuskick som görs via administrationsverktygets Skapa utskick-funktion. Skapa en ny e-postmall

238 Sida 238/ Gå till Administration -> Mallar. 2. Under rubriken Manuella utskick, klicka på länken Manuella utskick (Administrationsverktyget). 3. Klicka på grundmallen Mall för skapa utskick för att använda den som utgångspunkt för den nya mallen. 4. Klicka på knappen Kopiera. 5. Ge den nya mallen ett namn, t.ex. "Välkomsbrev Institutionen för Matematik". 6. Ange ämne för meddelandet (på flera språk i förekommande fall), t.ex. "Välkommen till kursen!". 7. Fyll i önskad meddelandetext (på flera språk i förekommande fall) Här, liksom i ämnesfältet, kan du använda olika variabler för att skapa personliga meddelanden. Om du t.ex. vill att meddelandet ska börja med "Hej Anders Svensson!" använder du variablerna "Hej %firstname% %lastname%!" Klicka på Information om variabler under Namnfältet för mer information om de variabler du kan använda. Så här kan ett exempel se ut: "Hej %firstname% och varmt välkommen till kursen %course:name%! Din första uppgift blir att logga in i kursen och läsa introduktionen. Gör så här: 1. Gå till %serverurl% och ange 2. Användarnamn: %login% 3. Lösenord: %password% För ytterligare information kontakta %course:responsible% på %course:responsible- % eller %course:responsible-phone%. Lycka till med dina studier! Med vänlig hälsning, Kursledningen" Tänk på att om du skickar med lösenord, d.v.s. %password% så kommer nya lösenord genereras till de användare som aldrig har loggat in i Hjärntorget. För övriga kommer texten "Ditt vanliga lösenord" visas på platsen för lösenordet. Tänk även på att för att det ska visas någon information där variabeln är placerad krävs det att det finns relevant data att hämta till variabeln. Om man t.ex. använder en variabel som rör aktivitetens namn måste meddelandet skickas från en kontext där en aktivitet är vald. Om man väljer att använda variabler såsom %course:responsible% måste en sådan finnas angiven för den valda aktiviteten och för att få med information såsom telefonnummer och e-post om denne måste sådan information finnas ifylld om den person som är satt som ansvarig för den valda aktiviteten. Om man skickar meddelandet utan att ta hänsyn till ovanstående och det alltså saknas data för de variabler som finns med i utskicket kommer ett mellanslag visas istället för önskad information. 8. Spara!

239 Sida 239/255 När mallen är sparad kan du klicka Förhandsgranska för att se ett exempel på hur din mall kan se ut. Förhandsgranskningen skapar en pdf-fil från ditt konto. Om du har använt variabler som här inte kan knytas till en kontext eller där data saknas kommer dessa att visas som "[???]". Använda en mall Mallarna som skapas för manuella utskick nås från funktionen Skapa utskick som finns på de flesta ställen i administrationsverktyget där man har valt en grupp av användare, t.ex. Hantera användargrupper, Listor, Tilldela användare, Organisationsöversikten o.s.v. Copyright Ping Pong AB.

240 Sida 240/255 Tilläggstjänster Hjärntorget har ett antal tilläggstjänster som är specialanpassade för vissa kunders behov. Vissa av dessa är helt kostnadsfria, somliga är avgiftsbelagda. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för mer information samt aktivering av önskade funktioner. Adobe Connect - E-möte Adobe Connect är en programvara för synkrona webb/e-möten, presentationer, undervisning m.m. Man kan schemalägga, boka och närvara vid e-möten, presentationer, webbseminarium och klasser via Adobe Connect. Läs mer på: Om organisationen har avtal med programvaruleverantören Adobe kan programmet användas i kombination med Hjärntorget. Aktivitetsadministration - förenklad sökyta För att förenkla gränssnittet för administratörer på undernivåer i organisationen går det att dölja delar av sökytan i vyn Administration > Aktiviteter > Tilldela användare. Inställningen kan göras per administratörsgrupp. Standard: Här visas hela sökytan med alla dess funktioner.

241 Sida 241/255 Med tillvalet påslaget: Här visas en förenklad variant av sökytan där flera funktioner har tagits bort för att minska risken för misstag. Aktivitetsmenyer med bilder/ikoner istället för text Vänstermenyn i en aktivitet kan anpassas så att de olika funktionerna visas som bilder/ikoner istället för text. Blogg Hjärntorgets inbyggda bloggfunktion är en enkel form av blogg där varje användare får sin egen blogg i systemet. Bloggen nås från Startsidan > Kommunikation > Blogg och på bloggsidan visas en Bloggmeny där den egna bloggen ligger samt en Kontaktlista där dina kontakters bloggar visas. Borttagnagrupp Om så önskas kan ni få en användargrupp utpekad som "Papperskorg" för användarkonton, en s.k. "Borttagnagrupp". Den här gruppen fungerar i princip som vilken grupp som helst vid manuell hantering, d.v.s. användare som placeras här får de rättigheter eller rättighetsbegränsningar som är satta på gruppen, men med hjälp av två olika "yttre" metoder får gruppen sina specifika papperskorgsegenskaper: Import via Excelfil och/eller IMS-koppling. Chefsgodkännande Med tilläggstjänsten Chefsgodkännande kan man göra inställningar så att en chef måste godkänna att en användare får gå den kurs/aktivitet som hon har anmält sig till. Extern blogg

242 Sida 242/255 Med funktionen Extern blogg kan deltagare länka till sina externa bloggar. Läraren aktiverar menyvalet Extern blogg under Verktygslådan > Inställningar och valet visas under Kommunikation i kursmenyn till vänster. Endast bloggar från kan användas. Blogginläggen visas för användare med rollen Lärare eller rättigheten Bloggstatistik (extern blogg) i aktivitetens Statistikverktyg. Inbjudan till aktivitet Inbjudan till aktivitet Med tilläggsfunktionen Inbjudan till aktivitet kan organisationen tillåta lärare att bjuda in valfria personer till sin aktivitet genom att skicka ut inbjudningar via e-post. De inbjudna blir, om de accepterar inbjudan, automatiskt Deltagare i aktiviteten. IP-adressbegränsning Om tilläggsfunktionen IP-adresser är aktiverad kan du begränsa från vilka IP-adresser det går att nå en aktivitet. Ange IP-adresser i en komma-separerad lista under Aktiviteter > Skapa/Redigera > [sök fram önskad aktivitet]. Utvecklingssamtal (IUP:er/samtalsunderlag) Individuella utvecklingsplaner och samtalsunderlag kan skapas för deltagare/elever/studenter/doktorander eller motsvarande och används ofta som stöd för och för att tydliggöra individens kunskapsutveckling. Funktionen är i första hand anpassad för svensk grund- och gymnasieskola. Om funktionen är aktiverad på din organisation kan du läsa mer i hjälpavsnittet Utvecklingssamtal: introduktion. Kompetenshantering I Hjärntorget finns inbyggda verktyg för hantering av användarnas kompetenser. Man kan till exempel sätta upp flöden så att en användare som blir godkänd på en aktivitet automatiskt tilldelas en kompetens. Kompetenserna kan göras synliga för individen på sidan Kompetensprofil samt för administratörer/chefer i Kompetenshanteringsverktyget. Ladok på web För kunder som har en "Ladok på web-server" finns en tilläggstjänst som gör det möjligt att aktivera ett startsideselement där information om studentens Program- och Kursregistrering samt Ej avslutade kurser visas. En länk från elementet tar studenten vidare till ytterligare information om poäng, studietakt o.s.v.

243 Sida 243/255 Learning Tools Interoperability/LTI Hjärntorget har stöd för integration mot externa lärfunktioner med hjälp av standarden Learning tools interoperability (LTI). Detta innebär att din organisation får möjlighet att sömlöst använda andra pedagogiska verktyg som också stöder LTI i Hjärntorget utan att det krävs en särskild integration. Som lärare kan du alltså lyfta applikationer och tjänster direkt in i din undervisning samtidigt som du och studenterna slipper att ha separata användarnamn och lösenord. Lärarskapade aktiviteter För organisationer som har IMS-kopplingar mellan Hjärntorget och något personadministrativt system kan man under vissa förutsättningar ge lärare rättigheter att skapa egna aktiviteter och lägga till deltagare, utan att för den skull ge lärarna rätt att arbeta i det Administrativa verktyget. Det kan till exempel vara intressant för stora organisationer där man ofta måste skapa aktiviteter till samma grupper. Lärarvikarie Den här funktionen gör det möjligt för organisationen att koppla en vikarie till en lärare under en begränsad tid. På så sätt kan vikarien få tillgång till vissa av lärarens funktioner. Kopplingen skapas i administrationsverktyget av användaradministratören. Målrapporter Med funktionen Målrapporter kan användare med rollen Mentor eller Rektor ta ut rapporter som visar vilka elever som är Godkända eller Ej godkända på utvalda aktiviteter. Man kan även, i rapporten Delmålsuppfyllnad, se vilka delmål eleverna har blivit godkända på i valda aktiviteter samt i rapporten Målvarning avläsa vilka elever som har fått en målvarning av någon lärare. Pedagogisk planering Hjärntorgets Pedagogiska planering innehåller funktionerna Planeringsdokument och Bedömningsmatris. Med hjälp av dessa kan lärare enkelt planera sina arbetsområden och dokumentera sina elevers progression inom ämnet. Hjärntorget Mobile

244 Sida 244/255 Hjärntorget Mobile är en mobilapplikation för Android 2.3+ och ios 5+ som gör det enkelt för användaren att komma åt sitt Hjärntorget-konto från sin mobil eller surfplatta. I mobiltjänsten finns ett antal specialanpassade funktioner men användaren kommer även åt Hjärntorgets vanliga gränssnitt, och därmed alla de funktioner man normalt har tillgång till via webbgränssnittet, via applikationen. Följande funktioner är specialanpassade för det mobila gränssnittet: PIM Aktuellt Dokument Information Schema Aktiviteter Sök användare Tjänsten är kostnadsfri för användaren, bortsett från den avgift för datatrafik som mobiloperatören tar ut för nedladdad data. Läs mer under Hjärntorget Mobile. Plagiatkontroll Hjärntorgets funktion för hantering av inlämningsuppgifter kan kopplas till tjänster för plagiatkontroll. Vi har för närvarande samarbete med följande leverantörer: Urkund: Turnitin: Om organisationen, eller någon enhet inom organisationen, har avtal med någon av dessa tjänsteleverantörer kan plagiatkontroll aktiveras för Inlämningsuppgifter i Hjärntorget. Policyhantering Med hjälp av funktionerna för Policyhantering kan organisationen lägga upp egna policyer som användarna måste acceptera för att få logga in i Hjärntorget. Det kan till exempel röra sig om att man måste acceptera organisationens hantering av PUL (personuppgiftslagen), sekretessregler eller regler för användning av sociala medier. Proxy för bibliotekstjänster

245 Sida 245/255 Man kan låta Hjärntorget vara en proxyserver för bibliotekstjänster. Detta kan till exempel vara intressant för organisationer som har avtal med leverantörer av tjänster såsom Nationalencyklopedin, olika pressarkiv eller juridiska databaser. Resurshantering I verktyget för Resurshantering skapar en Resursbokningsadministratör förutsättningar för bokning av resurser i Kalender och/eller i Schema. Skolplatsen Skolplatsen är ett system för gymnasieskolan som levereras av en av Ping Pong AB:s samarbetspartner. Systemets syfte är att knyta samman hela processen från intagning, elevadministration, individuella val, frånvarorapportering och betygshantering. Skolplatsen vill göra gymnasieskolan lättillgänglig för personalen, eleven och hemmet. Skolplatsen kan integreras i Hjärntorget på följande sätt: Min närvaro (elever), Närvaro för mina barn, Närvaroadministration (lärare): Skolplatsens funktioner för närvaro/frånvaro kan integreras i Hjärntorgets Schemafunktion samt visas i startsidelement för Elev, Lärare och Vårdnadshavare. Betyg: Skolplatsens betygsverktyg kan integreras via länkar och starsideselement. Elevens val: Skolplatsens verktyg för individuella val kan integreras via länkar och starsideselement. Smarta användargrupper Med den här tilläggstjänsten kan du skapa grupper genom att sätta upp kriterer för medlemmarna. Hjärntorget placerar sedan automatiskt dem som matchar dina kriterier i den nya gruppen. Dina smarta grupper uppdateras varje natt. SMS SMS är en tilläggsfunktion som möjliggör för din organisation att skicka information från Hjärntorget via sms. Det kan till exempel vara anslag och informationsmeddelanden i aktiviteten, frånvaroutskick (om ni använder Hjärntorgets närvarohantering) eller om ni vill ha stark autentisering med engångskoder via sms till vissa funktioner. Organisationen köper en pott med sms-polletter som kan fördelas ut per aktivitet av en administratör. Lärare i aktiviteten kan sedan använda polletterna vid utskick från aktiviteten. Sökfunktionen i Kontaktlistan

246 Sida 246/255 Global sök: Organisationen kan aktivera Global sök för att göra det möjligt för användare att söka bland alla konton i hela organisationen, istället för endast i de aktiviteter man själv är medlem i. Sök inom utvalda grupper: Organisationen kan även definiera sökbara grupper vilket ger den enskilda användaren möjlighet att söka inom de grupper man själv tillhör. Detta kan till exempel vara av intresse om organisationen är uppdelad i skilda verksamhetsområden där man vill hålla isär användargrupperna. Om man till exempel har skilda grupperingar såsom Stockholm, Göteborg, Malmö, och så vidare kommer den som tillhör gruppen Göteborg då endast att se Göteborgsgruppen i sökfunktionen. Vårdnadshavare I integrationen med användarkonton i kommuner finns det ofta information om vem som är vårdnadshavare för vilka barn. Detta kan utnyttjas för att automatiskt koppla ihop vårdnadshavare med sina barn när ett nytt konto skapas från en ansökan. Man kan även aktivera funktioner för att manuellt skapa kopplingar mellan barn och vårdnadshavare. Åtgärdsprogram Med funktionen Åtgärdsprogram kan lärare, mentorer och föräldrar, med hjälp av en administratör, sätta upp en handlingsplan för att hjälpa studerande som har någon form av svårigheter. Öppna sidor Öppna sidor innebär, precis som det låter, att man från Hjärntorget kan publicera innehållssidor och information om aktiviteter på en öppen webbplats, som inte kräver inloggning. För att möjliggöra öppen publicering av information om aktiviteter, sammanställt till en kurswebb/kurskatalog, är det smidigt att kombinera Öppna sidor med funktionen Samlingsaktivitet. Google Analytics på Öppna sidor Genom att aktivera en slags Spårningskod, det vill säga ange ett ID för webbegendom, för Google Analytics kan behörig användare avläsa Google Analytics statistik och rapporter för organisationens öppna sidor.

247 Sida 247/255 Öppna sidor i administrationsverktyget I administrationsverktyget kan du göra inställningar för öppna sidor på flera platser. Vissa påverkar hela funktionen, medan andra bara rör den enstaka aktiviteten. Här nedan kan du läsa om de inställningar du kan göra. Bygg upp en struktur för de öppna sidorna Det bästa sättet att arbeta med öppna sidor är att skapa en struktur med hjälp av samlingsaktiviteter. En samlingsaktivitet fungerar på samma sätt som en vanlig aktivitet, frånsett att det går att samla andra aktiviteter i den. I den övergripande samlingsaktiviteten samlar ni alla aktiviteter som ni vill ska synas på era öppna sidor. Toppnivåaktiviteten kan till exempel vara en samlingsaktivitet som heter detsamma som organisationen, eller kanske något i stil med "Utbildningar på Organisationen". Alla samlingsaktiviteter och vanliga aktiviteter som placeras i trädet under denna översta nivå och som markeras för att vara synliga på öppna sidor kan då navigeras fram genom den öppna kurswebben/kurskatalogen. Du kan läsa mer om samlingsaktiviteter och hur ni skapar dem i hjälpavsnittet Skapa/Redigera aktivitet. Om ni väljer att inte arbeta med Samlingsaktiviteter finns det inte någon sammanhållande struktur vilket gör att ni på egen hand måste länka till de aktiviteter som ni väljer att göra öppna. Länka till aktiviteter från befintlig kurswebb Om din organisation redan har en uppbyggd kurswebb/portal finns ett API som kan användas för att fråga Hjärntorget om URL:er till aktiviteters öppna sidor. En Hjärntorget-supporter på din organisation tar kontakt med Ping Pong AB för mer information. Välj startaktivitet för öppna sidor

248 Sida 248/255 Under Organisation > Inställningar > Öppna sidor i administrationsverktyget bestämmer ni vilken samlingsaktivitet som ska användas som den översta nivån på de öppna sidorna. Lägg in informationstexter på de öppna sidorna Under Organisation > Inställningar > Texter för öppna sidor kan du lägga informerande texter och ändra viss terminologi på era öppna sidor. Informationen kan skrivas in som vanlig text och med hjälp av enkel formatering (läs mer om detta i hjälpavsnittet Textinmatning och Formatering). Du kan ändra/ange följande information: Rubrik för underliggande aktiviteter: Här ändrar du namn på rubriken i boxen som listar alla av samlingsaktivitetens underliggande aktiviteter. Om du inte anger något här som kommer rubriken att vara "lista". Obs! För att kolumnen ska synas krävs det att Ping Pong AB har gett era öppna sidor ett sådant utseende, se introduktionssidan om Öppna sidor. Namn på startsidelänk: Här kan du ändra namnet på länken som tar dig till de öppna sidornas startsida. Om du inte anger något här så kommer länken att heta "sök". Text under bilden till vänster: Här kan du lägga in information som kommer att visas i vänsterkolumnen. Obs! För att kolumnen ska synas krävs det att Ping Pong AB har gett era öppna sidor ett sådant utseende, se introduktionssidan om Öppna sidor. Text i sidöversikten: Här kan du lägga in information som kommer att visas i mittenkolumnen på startsidan. Inloggningsknappen: Här kan du ändra namnet i inloggningsknappen. Om du inte anger något här så kommer knappen att ha texten "Logga in i Hjärntorget". Text i sidtitelns efterbeteckning: Här anger du vad som ska stå i webbläsarfönstret när en användare besöker era öppna sidor. Om du inte anger något här så kommer det att stå Utbildningar [Hjärntorget].

249 Sida 249/255 Visa information från aktivitetsfält på öppna sidor Under under Administration > Organisation > Inställningar > Inställningar för: Aktivitetsfält kan ni välja att göra data från aktivitetsfält synlig på de öppna sidorna. Markera Öppna sidor under Fältet ska synas i när du skapar eller redigerar ett aktivitetsfält. Valet Öppna sidor innebär, utöver själva synligheten, även att data i fältet blir sökbart på de öppna sidorna. Valet Visa som lista på öppna sidor innebär att det aktuella aktivitetsfältet visas som en box där de menyalternativen från fältet listas som länkar (se exemplen Typ av utbildning och Nivå i bilden nedan): Aktivera öppna sidor för en aktivitet

250 Sida 250/255 En förutsättning för att en aktivitet och dess innehåll ska kunna bli tillgänglig på systemets öppna sidor är att aktiviteten har valet Visa på öppna sidor markerat. Det gör du under Administration > Aktiviteter > Skapa/Redigera > [välj aktivitet] > Visa på öppna sidor. Notera att din organisation kan ha valt att begränsa möjligheten att aktivera Öppna sidor till vissa aktivitetsgrupper. För de aktiviteter som inte tillhör en av de utvalda aktivitetsgrupperna blir valen för Öppna sidor utgråade och kan ej användas. När du har aktiverat öppna sidor för en aktivitet får du också möjlighet att ange följande: Start- och slutdatum för aktivitetens öppna sidor När du redigerar en aktivitet (både en vanlig aktivitet och en samlingsaktivitet) i Administrationsverktyget kan du sätta start- och slutdatum för att begränsa den tid som aktiviteten kommer att vara synlig på de öppna sidorna. Klicka på datumikonen för att välja datum i fälten Startdatum visning och Slutdatum visning. Namn (en) Här skriver du in ett engelskt namn för aktiviteten. Det kommer att synas på de öppna sidorna när användaren växlar språk. LADOK-koder