Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Tranås kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. Offentlig Sydost KPMG AB 2009-10-20."

Transkript

1 Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar Revisionsrapport Offentlig Sydost KPMG AB Lisa Åberg

2 Innehåll 1. Inledning Bakgrund Syfte, avgränsning och metod 1 2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar Vad är en allmän handling? Allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar m.m Registrering av allmänna handlingar Arkivvård Nämndernas ansvar 4 3. Iakttagelser från dokumentstudier, intervjuer och stickprover Kommunövergripande styrdokument Kommunens centrala arkivvård Nätverks- och förändrings och utvecklingsarbete Nämndernas hantering av allmänna handlingar Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Byggnadsnämnden Tekniska nämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Griftegårdsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Avslutande kommentarer och rekommendationer 16 Rev.rapport allm handl

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Ett av de viktigaste uttrycken för offentlighetsprincipen är rättigheten för alla svenska medborgare att ta del av en myndighets 1 allmänna handlingar. Enligt tryckfrihetsförordningens 2 kap. 1 är handlingsoffentligheten avsedd att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Ett av syftena med en myndighets registrering av allmänna handlingar är att underlätta för medborgarna att tillämpa offentlighetsprincipen. Det grundläggande regelverket för hantering av en myndighets handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Där återfinns huvuddelen av regelverket för ärenderegistreringen. Därutöver finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen. Även om grunderna för registrering regleras i lagstiftningen, är det till stor del myndighetens eget ansvar att skapa rutiner. Rutiner som uppfyller lagens krav, som är väl förankrade i verksamheten och som alla inom myndigheten känner till, skapar förutsättningar för en funktionell och effektiv ärenderegistrering. Med en fungerande ärenderegistrering skapas ordning och reda bland myndighetens handlingar. Detta har myndigheten nytta av vid arbetsplanering, handläggning av ärenden, verksamhetsuppföljning och återsökning av ärenden nu och i framtiden. Diariet är en av myndighetens viktigare funktioner och dagens IT-miljö ha avsevärt förbättrat möjligheterna för samtliga anställda att ta del av diariet. Många elektroniska diarier möjliggör för alla inom myndigheten att söka efter handlingar och handläggare kan själva göra noteringar i diariet i sina pågående ärenden. De nya möjligheterna kräver dock ökade kunskaper om den offentligrättsliga lagstiftningen hos fler av myndighetens anställda än registrator. 1.2 Syfte, avgränsning och metod KPMG har fått i uppdrag av s revisorer att granska kommunens hantering av allmänna handlingar. Övergripande är syftet att bedöma hur kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till den. Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, miljö- och hälsoskyddsnämnden, tekniska nämnden, byggnadsnämnden och griftegårdsnämnden. Granskningen har koncentrerats kring dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän såsom registratorer, administrativa assistenter, arkivassistenter, arkivarie, kommunsekreterare och arbetsledare för kommunledningskontorets serviceavdelning. Sammanlagt har 15 personer intervjuats. 1 Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning, t.ex. helägda kommunala bolag 1

4 Vidare har fyra diarieförda ärenden i respektive nämnds diarium (ej individärenden) granskats genom stickprover för bl.a. kontroll av efterlevnaden av offentlighets- och sekretesslagens krav på diarieförda handlingar. Rapporten har faktakontrollerats av samtliga intervjuade. Våra kommentarer återfinns i dels löpande, dels i rapportens avslutande kapitlet. 2. Lagstiftningens krav på hanteringen av allmänna handlingar 2.1 Vad är en allmän handling? Det grundläggande regelverket för hanteringen av kommunens allmänna handlingar utgörs av Tryckfrihetsförordningen (TF) och Offentlighets- och sekretesslagens (2009:400) regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig. En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning t.ex. helägda kommunala bolag. Begreppet förvarad hos myndigheten innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder. Med begreppet inkommen menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan eller lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler. När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s. expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts. 2

5 2.2 Allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar m.m. Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska en myndighet ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar. Myndigheten ska bl.a. särskilt se till att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt TF och att allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar. Vidare ska myndigheten särskilt beakta att enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar, att det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett, samt att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt offentlighetsprincipen. 2.3 Registrering av allmänna handlingar Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in eller upprättats hos myndigheten. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av nämndernas allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. Utöver bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar kommunens arkivreglemente att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. 2.4 Arkivvård Kommunens arkivvård styrs ytterst av tryckfrihetsförordningen. Arkivlagen (1990:782) utgår från bestämmelser i tryckfrihetsförordningen. I arkivlagen fastlås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och att arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltningen samt forskningens behov. 3

6 Arkivvården i kommunen är inte enbart en angelägenhet för den centrala arkivfunktionen. Ansvaret är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunens arkivmyndighet och respektive nämnd eller styrelse. Förutom Arkivlagen är också Arkivförordningen (1991:446) styrande för den kommunala arkivvården. I Riksarkivets författningssamling återfinns också allmänna råd om bevarande och gallring inom kommunal verksamhet. Kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården enligt arkivlagens 16. Kommunfullmäktige anger den ambitionsnivå som kommunen ska ha på arkivområdet. I kommunens arkivreglemente har kommunfullmäktige möjlighet att precisera hur arbetsfördelningen ska vara mellan arkivmyndigheten och kommunens olika myndigheter och bolag Nämndernas ansvar I arkivlagens 4-6 preciseras nämndernas ansvar för den kommunala arkivvården. Enligt lagen åligger det de kommunala nämnderna att vid registrering av allmänna handlingar ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård, vid framställningen av handlingar använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet. Vidare ska nämnden organisera sitt arkiv på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Dessutom åligger det varje nämnd att dels upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i nämndens arkiv och hur arkivet organiserat, dels en systematisk arkivförteckning över de handlingar som förvaras i nämndens arkiv. Det är även nämndens uppgift att se till att skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst, avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som ska vara arkivhandlingar samt verkställa föreskriven gallring i arkivet. Kommunstyrelsen fungerar som arkivmyndighet om inte fullmäktige har beslutat annat. I Tranås kommun är kommunstyrelsen tillika arkivmyndighet. I egenskap av arkivmyndighet ska kommunstyrelsen ansvara för tillsynen av respektive nämnds arkivvårdande insatser. Enligt arkivlagen innebär tillsynsskyldigheten att kommunstyrelsen ska bevaka att kommunens nämnder och bolag följer de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Enligt arkivförordningen ska kommunstyrelsen också inspektera de olika nämndernas och de kommunala bolagens arkiv regelbundet. Kommunstyrelsen är skyldig att övervaka att kommunen följer bestämmelserna inom arkivområdet. För att varje nämnd ska kunna leva upp till lagstiftningens krav, bör det hos varje nämnd finnas en person som är utsedd att vara arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare. Arkivansvarig är ansvarig för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens eget arkivreglemente. I den arkivansvariges uppgifter bör ingå att bevaka arkivfrågorna i budget- och planeringsarbete, informera berörd personal om gällande bestämmelser, ansvara för att arkivbeskrivningar och arkivförteckningar upprättas, att rätt skrivmateriel används, att beslutad gallring sker samt att nämndens arkiv förvaras betryggande. För det praktiska arbetet med nämndens arkiv svarar arkivredogöraren. Arkivredogöraren verkställer, efter samråd med ansvarig, de gallringsbeslut som finns, förtecknar arkivmaterialet och upprättar en arkivbeskrivning, ombesörjer leveranser till centralarkivet och medverkar vid upprättande av dokumenthanterings- och gallringsplaner. Arkivansvarig och arkivredogörare fungerar som kommunarkivets kontaktpersoner hos nämnden. 4

7 3. Iakttagelser från dokumentstudier, intervjuer och stickprover 3.1 Kommunövergripande styrdokument Kommunens gällande arkivreglemente antogs av fullmäktige 1995 och följer standardmallen för arkivreglemente. Reglementet är relativt utförligt, men saknar uppgift om exempelvis systemdokumentation, information om arkivverksamhetens syfte och levandegörandet av arkivmaterialet samt arkivbeständighet när det gäller IT-system. Ett dokument kallat Riktlinjer för hantering av e-post i upprättades 2001 men antogs aldrig på politisk nivå. Riktlinjerna utgår från ett förslag som togs fram av kommunsekreterarna i höglandskommunerna på uppdrag av berörda kommundirektörer och som sedan bearbetades av en informatör på kommunledningskontoret i Tranås. Riktlinjerna är omfattande och berör såväl hur e-post till myndighetsbrevlådor ska hanteras som e-post till tjänstemännens personliga e-postbrevlådor. Riklinjerna innehåller också bl.a. checklistor, lathundar samt mallar för fullmakt för öppnande av personadresserad post och e-post samt för att avslå begäran om att ta del av allmän handling. Av intervjuerna framgår att riktlinjerna inte är spridda i organisationen och att kännedomen om deras existens är relativt låg ute på förvaltningarna. Vidare finns ett dokument kallat Diarieföring/registrering, ej daterat, som innehåller kortfattad kommunövergripande information om vad som är ett diarium, vilka handlingar som ska diarieföras och när en handling ska diarieföras. Detta dokument är däremot spritt i organisationen och samtliga intervjupersoner har kunnat hänvisa till detta dokument. 3.2 Kommunens centrala arkivvård Kommunstyrelsen är tillika arkivmyndighet och kommunarkivet sorterar organisatoriskt under kommunledningskontorets avdelning för service. Kommunarkivarien som arbetar i Tranås kommun är anställd i Boxholms kommun, men hyrs ut till Tranås, Vadstena, Kinda och Ydre kommuner. Detta innebär att arkivarien sedan hösten 2005 finns på plats varannan tisdag i Tranås. Arkivarien finns dock tillgänglig via telefon och e-post övriga dagar. Utöver arkivarien finns en arkivassistent på 0,5 tjänst samt ytterligare en person som hjälper till 12 timmar i veckan. Kommunarkivet består huvudsakligen av arkivlokaler i källaren under stadshuset och i källaren under stadshotellet. Intervjuade upplever befintliga arkivlokaler som ändamålsenliga. I stadshotellets källare förvaras arkivhandlingar från tiden innan kommunsammanslagningen 1971 då bildades. I stadshuset förvaras arkivhandling från 1971 och framåt. Av intervjuerna framkommer att kommunarkivarien arbetar utåtriktat och fungerar som handläggare i dokumenthanteringsfrågor i kommunen. Kommunarkivarien bistår kommunens nämnder med råd och stöd samt gör regelbundna besök ute hos nämnderna. För närvarande hjälper kommunarkivarien ett antal nämnder med att revidera dokumenthanteringsplaner. Arkivarien håller också utbildningar för berörd personal, under hösten 2009 har bl.a. en utbildning om personuppgiftslagen, PuL, hållits. Arkivarien har också upprättat rutiner för leveranser av arkivhandlingar från nämnderna till kommunarkivet. Rutiner innebär bl.a. att varje nämnd har en förutbestämd månad då den ska överlämna arkivhandlingar, något som intervjuade ute på nämnderna upplever fungerar tillfredsställande. 5

8 3.3 Nätverks- och förändrings och utvecklingsarbete Arbetsledaren för avdelning service på kommunledningskontoret driver och leder ett kommunövergripande diarienätverk och ett sekreterarnätverk för personal ute hos nämnderna som bl.a. arbetar med hanteringen av allmänna handlingar. Nätverken har funnits sedan De båda nätverken träffas ca fyra gånger per år. Av intervjuerna framkommer att vissa nämnder har decentraliserad diarieföring, d.v.s. att även utlokaliserad personal inom de olika nämndernas verksamhetsområden diarieför. Diarienätverket har en viktig roll för dem som inte har kollegor i sin närhet som diarieför. Nätverken fungerar som forum för diskussion av aktuella frågor och genomför utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser. Av intervjuerna framkommer samtliga nämnders berörda personal värdesätter nätverksarbetet och finner det mycket ändamålsenligt. Kommunledningskontorets stab hanterar frågan om kommunens systemutveckling när det gäller hanteringen av allmänna handlingar. I dagsläget använder nämnderna olika ärendehanteringssystem från EDP Consult AB för sin diarieföring. Av intervjuerna framkommer att tanken är att kommunen på sikt ska ha ett koncernövergripande och gemensamt system som också innefattar en intranätplattform. I detta system ska samtliga tjänstemän också handlägga sina ärenden. Någon tidsplan för systemutvecklingen har inte upprättats. För närvarande finns en grupp utsedd som undersöker de olika system som finns på marknaden. 3.4 Nämndernas hantering av allmänna handlingar Kommunstyrelsen På kommunledningskontoret är det främst avdelningarna service och kommunkansli som arbetar med kommunstyrelsens posthantering, diarieföring och arkivhantering. På kommunkansliet återfinns nämndsekreterarfunktionen. Under avdelningen service sorterar kommunarkivet och dess chef/arbetsledare driver kommunens nätverksarbete och systemutveckling för området och har tidigare arbetat som nämndsekreterare. Kommunsekreteraren tar hand om all inkommande post till kommunstyrelsen samt sköter kommunstyrelsens elektroniska myndighetsbrevlåda. All post som är adresserad Tranås kommun eller Kommunstyrelsen öppnas. Av intervjuerna framkommer att det finns både muntliga och skriftliga överenskommelser som behöver uppdateras, som ger kommunkansliet rätt att öppna personadresserad post. Enligt uppgift omfattar överenskommelsen även e-post. Även arbetsledaren för serviceavdelningen samt ytterligare en person vid kommunledningskontoret kan hantera inkommande post samt myndighetsbrevlådan. Vid semestrar går berörd personal omlott. Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens posthantering har inte upprättats. Kommunsekreteraren ansvarar för styrelsens diarieföring, som sedan 1996 sker i systemet Diarium 9000 från EDP. Av intervjuerna framkommer att har varit pilotkommun för Diarium 9000, Miljöreda och Byggreda. Arbetsledaren för serviceavdelningen är tillika systemansvarig för EDP-programmen i kommunen och kan också diarieföra. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt och funktioner såsom bevakning och sekretessbeläggning nyttjas. Alla inkommande handlingar skannas in i systemet eller kopplas från myndighetsbrevlådan. Upprättade och utgående handlingar kopplas från Word. Varje dag upprättas en postlista med samtliga inkommande, utgående och upprättade handlingar hos kommunstyrelsen. Denna lista skickas även till tidningarna. På hemsidan publiceras kommunstyrelsens och 6

9 kommunfullmäktiges protokoll. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Arbete pågår dock med att revidera gällande delegationsordning. De diarieförda handlingarna förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs. bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet. Under pågående handläggning förvaras handlingar i ett ärende i en hängmapp för det aktuella sammanträdet. De ärenden som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separat pärm. Pärmarna med diarieförda handlingar förvaras i brandklassat närarkiv. Tranås utbildningscentrum, som organisatoriskt också sorterar under kommunstyrelsen, diarieför i en egen nummerserie under kommunstyrelsens diarium, liksom räddningstjänsten. Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens diarieföring/registrering har inte upprättats. Stickproverna i kommunstyrelsens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Kommunsekreteraren fungerar både som arkivansvarig och arkivredogörare. Arbete pågår med att uppdatera kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Gällande dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättades Samtliga dessa tre dokument har inte uppdaterats med anledning av genomförda organisationsförändringar från 1995 och framåt. Enligt intervjuade ska arbetet med den nya dokumenthanteringsplanen vara färdigt senast november månads utgång 2009, i samband med detta görs också en översyn av gällande arkivbeskrivning och arkivförteckning. På kommunledningskontoret förvaras diarieförda handlingar för innevarande plus fem år. En bestämd månad om året lämnas handlingarna ner för slutförvaring i kommunarkivet. Några dokumenterade rutiner för kommunstyrelsens arkivhantering har inte upprättats Kommentarer Vi noterar med tillfredsställelse att kommunstyrelsen upprättar postlista för samtliga inkommande, upprättade och utgående handlingar, vilket bidrar till ökad kontroll och underlättar återsökandet av styrelsens allmänna handlingar. Kommunstyrelsen bör se till att skriftliga fullmakter för personadresserad post upprättas och hålls uppdaterade. Vi anser att kommunstyrelsen, att i samband med revideringen av gällande delegationsordning, delegerar beslut om att inte lämna ut allmän handling. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador. Vi anser att arkivansvarig respektive arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. (Se avsnitt 2.4.1) 7

10 3.4.2 Barn- och utbildningsnämnden På barn- och utbildningsförvaltningen är det främst två personer som arbetar med posthantering, diarieföring och arkivhantering. En assistent ansvarar för posthantering och en assistent ansvarar för diarieföringen. Båda täcker upp för varandra. Förvaltningens nämndsekreterare kan också sköta posthanteringen vid frånvaro. Posten kommer till förvaltningen ca halv nio på morgonen. Posten består främst av inkommande handlingar till centralförvaltningen. Post till kommunens skolor går direkt till skolorna/rektorsområdena. Av intervjuerna framkommer att förvaltningen att post till decentraliserade enheter går direkt till respektive enhet för registrering. Assistenten öppnar all post, utom den som är adresserad till skolsköterskan. Enligt intervjuade har muntliga fullmakter lämnats som ger assistenterna rätt att öppna personadresserad post. Assistenten sköter också nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda och skickar vidare de handlingar som eventuellt grundar ett ärende till nämndsekreteraren. Enligt intervjuade har pappersposten minskat med åren medan e-posten har ökat. Vad gäller dokumenterade rutiner för nämndens posthantering har assistenten upprättat en enkel lathund. Nämndens skolor sköter sin egen posthantering och det finns en handläggare per flöde för barnomsorg/grundskola samt för gymnasieskolan respektive vuxenutbildningen som kan diarieföra. Stickproverna i nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Nämndens diarieföring sker i ärendehanteringssystemet Diarium 9000 från EDP. Nämnden har ca 200 diarieförda ärenden per år. Ärendehanteringssystemet upplevs som ändamålsenligt. Fr.o.m. år 2009 skannas alla inkommande handlingar in i systemet och upprättade handlingar kopplas från Word. Utöver diarieföring i EDP sker systematisk förvaring av handlingar som rör ansökan om barnomsorgsplats. Några dokumenterade rutiner för nämndens diarieföring/registrering har inte upprättats. De diarieförda handlingarna förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs. bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet. De ärenden som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separata pärmar. På förvaltningen förvaras diarieförda handlingar för två år plus innevarande år. Beslut om att inte lämna ut allmän handling är delegerat till arbetsutskottet. Nämndens protokoll publiceras på kommunens intranät. Assistenten som sköter posthanteringen fungerar både som arkivansvarig och arkivredogörare. Nämndens arkivbeskrivning upprättades år 2000 liksom gällande dokumenthanteringsplan. Arbete pågår med att revidera planen med hjälp från kommunarkivarien. Ett utkast till ny plan finns upprättat vid tidpunkten för granskningen. En äldre arkivförteckning finns. Några dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering har inte upprättats. Pågående ärenden avslutas kontinuerligt. Intervjuade upplever att det fungerar bra att ha en månad om året för att leverera arkivhandlingar till kommunarkivet för slutförvaring Kommentarer Vi rekommenderar nämnden att omvandla muntliga fullmakter för öppnande av personadresserad post till skriftliga som lättare kan hållas uppdaterade. Vi anser att arkivansvarig respektive arkivredogörare är två olika funktioner som inte bör ligga på en och samma person. (Se avsnitt 2.4.1) 8

11 3.4.3 Socialnämnden Vi rekommenderar barn- och utbildningsnämnden att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador. Utifrån ett medborgarperspektiv anser vi att nämndens protokoll bör finnas tillgängliga på kommunens hemsida. På socialförvaltningen finns främst två personer som arbetar med nämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering. En assistent och tillika sekreterare i arbetsutskottet ansvarar för posthanteringen och nämndens myndighetsbrevlåda. En nämndsekreterare/assistent ansvarar för nämndens diarieföring. De båda assistenterna/sekreterarna kan täcka upp för varandra vid frånvaro. Av intervjuerna framkommer att det finns ytterligare personer på förvaltningen som kan ta hand om posten samt personer på utlokaliserade enheter som kan diarieföra. Hanteringen av allmänna handlingar fungerar således även vid oplanerad och planerad frånvaro. Inkommande papperspost till nämnden anländer runt åtta/ halv nio varje morgon. En stor del av posten består bl.a. av reklam och kursinbjudningar, men också meddelanden från polismyndigheten och länsrätten samt protokoll. All post öppnas och fullmakter för öppnande av personadresserad post har upprättats. Intervjuade är dock osäkra på om samtliga tjänstemän vid förvaltningen har lämnat fullmakt. Inkommande e-post till myndighetsbrevlådan kopplas in i ärendehanteringssystemet. Assistenten skannar in de inkommande handlingar som ska diarieföras och registrerar övriga handlingar på postlistan. Även utgående post registreras på postlistan. Assistenten som sköter posthanteringen har också upprättat egna lathundar för posthanteringen, exempelvis finns lathund över hur olika typer inkommande post ska hanteras samt för hur myndighetsbrevlådans e-post ska hanteras. De handlingar som ska diarieföras lämnas över till nämndsekreteraren som upprättar ärenden i ärendehanteringssystemet EDP 9000 och skickar kopia av inskannad handling till berörd handläggare. Utöver de kommunövergripande rutiner för diarieföring som har upprättats av kommunstyrelsen, har nämnden en specifik lathund för diarieföring vid socialnämnden. Enligt intervjuade finns relativt god kunskap bland förvaltningen handläggare om hur allmänna handlingar ska hanteras. Utöver diarieföring och registrering på postlista i EDP, registreras inkommande synpunkter till nämnden via ett system för synpunktshantering. Detta är inte integrerat med EDP och sköts av utvecklingsledaren på socialförvaltningen. En sammanställning av inkomna synpunkter redovisas för nämnden en gång om året. Denna sammanställning diarieförs i EDP. Stickproverna i nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Intervjuade upplever EDP som ett ändamålsenligt system för diarieföring och registrering. Utöver dessa funktioner nyttjas funktion för sekretessbeläggning. Bevakning av ärenden sker dock manuellt. Avslutning av ärenden sker kontinuerligt efter att det har färdigbehandlats. Vissa handläggare är också inne i systemet. De diarieförda handlingarna förvaras i akter med en akt per 9

12 ärende. Akterna förvaras inlåsta i ett brandklassat arkivskåp. Beslut att inte lämna ut allmän handling har delegerats till förvaltningschefen. Nämndens protokoll publiceras inte på hemsidan. Diarieföring av allmänna handlingar sker också ute på förvaltningens olika enheter. Diarieföringen sker i EDP och i samma nummerserie, men de diarieförda handlingarna förvaras på den aktuella enheten. Samtliga diarieförda handlingar i nummerserien sammanförs i samband med arkiveringen. Förvaltningschefen fungerar som arkivansvarig. Arkivassistent är en person på förvaltningen som ansvarar för personakterna. När det gäller diarieförda handlingar förvaras ett år plus innevarande år på tjänsterummet, därefter förvaras ärendena i ett brandklassat mellanarkiv på förvaltningen innan överlämning sker till kommunarkivet. Nämndens dokumenthanteringsplan är inte uppdaterad sedan individ- och familjeomsorgen gick ihop med äldre- och handikappomsorgen Av intervjuerna framkommer att det vid förvaltningen finns ambitioner om att få till en uppdaterad dokumenthanteringsplan. En arbetsgrupp med representanter från hela förvaltningen arbetar med detta. Kommunens arkivarie bistår denna arbetsgrupp. Det finns också en ambition att få till ett nätverk/grupp inom den egna förvaltningen som ska arbeta med dokumenthanteringsfrågor. Förvaltningen överlämnar arkivhandlingar till kommunarkivet under en viss månad varje år, vilket upplevs fungera bra. Gällande arkivbeskrivning och arkivförteckning upprättades Intervjuade anser sig få den kompetensutveckling som behövs. På socialförvaltningen finns också en utvecklingsgrupp som bl.a. arbetar med personalens kompetensutveckling. I samband med arbetet med nämndens nya dokumenthanteringsplan har förvaltningen också köpt in relevant litteratur Kommentarer Vi noterar med tillfredsställelse att socialnämnden nyttjar systemets postlistefunktion, då den bidrar till ökad kontroll och underlättar återsökandet av nämndens allmänna handlingar. Vi anser att socialnämnden behöver se över sitt fullmaktssystem för öppnande av personadresserad post så att det hålls uppdaterat. Utifrån ett medborgarperspektiv anser vi att nämndens protokoll bör finnas tillgängliga på kommunens hemsida. Vi ser positivt på förvaltningens ambitioner att få till ett nätverk/grupp som ska arbeta med dokumenthanteringsfrågor och vill understryka vikten av att detta realiseras Byggnadsnämnden Byggnadsnämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av en assistent som arbetar i expeditionen på samhällsbyggnadsförvaltningen. I dagsläget finns ytterligare en person som kan sköta nämndens post och täcka upp vid frånvaro. Denna person kommer dock snart att pensioneras. Assistenten öppnar och ankomststämplar all inkommande post och skannar in den i ärendehanteringssystemet. Skriftliga fullmakter har upprättats som ger assistenten rätt att öppna personadresserad post. Dokumenterade rutiner har upprättas för delar av nämndens 10

13 ärendehantering och assistenten har även för sig själv tecknat ned i en bok hur samtliga arbetsmoment utförs. Nämndens diarieföring sker i systemet Byggreda från EDP. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt. Samma person som kan täcka upp i posthanteringen kan också diarieföra, liksom förvaltningschefen. Inkommande handlingar i större format än A4 skickas till Arkiva för inskanning. I stort sett alla inkommande handlingar diarieförs, utom allmänna handingar av mindre vikt. Diarieförda handlingar förvaras i akter efter fastighetsbeteckning i arkivskåp eller i närarkiv. Av intervjuerna framkommer synpunkter på att utbildningen i EDP inte har varit tillräcklig. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Stickproverna i byggnadsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Assistenten är utsedd till arkivredogörare. Nämndsekreteraren vid byggnadsnämnden fungerar som arkivansvarig. Arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan har upprättats. Gällande arkivbeskrivning upprättades 2001 och dokumenthanteringsplanen är från Nämnden saknar dock arkivförteckning. I övrigt finns inga dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering. Nämnden har ett digitalt ritningsarkiv vars handlingar skannas in av Arkiva. Intervjuade upplever nämndens arkivarbete som mycket arbetsamt, då avslutning av ärenden är ytterst eftersatt. Ärenden avslutas inte kontinuerligt, vilket innebär att det finns en stor del öppna ärenden som är relativt gamla. Enligt intervjuade gör inte nämndens handläggare någon kontinuerlig uppföljning av öppna ärenden, vilket gör att assistenten inte får information om vilka ärenden som är slutbehandlade eller inte. Av intervjuerna framkommer synpunkter på att kompetensutveckling för detta område inte är något som prioriteras av förvaltningsledningen, trots önskemål Kommentarer Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen. Byggnadsnämnden behöver se till att en arkivförteckning upprättas för den egna myndighetens arkiv. Vi noterar att byggnadsnämnden har en hög ärendebalans av ej avslutade ärenden. För att minska risken att ärenden glöms bort eller i onödan drar ut på tiden, anser vi att nämnden bör analysera orsaken till den höga ärendebalansen genom att göra en översyn av nämndens ärendeflöde och handläggningsrutiner. Samtliga handläggande tjänstemän bör involveras i detta arbete Tekniska nämnden Tekniska nämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av en teknisk assistent på samhällsbyggnadsförvaltningen. Assistenten öppnar och stämplar in all inkommande post. Därefter fördelas posten till de olika avdelningarna. Några fullmakter för öppnande av personadresserad post har dock inte upprättats. Assistenten ansvarar också för samhällsbyggnadsförvaltningens elektroniska myndighetsbrevlåda. Utöver nämndsekreteraren finns ytterligare två personer som kan sköta tekniska nämndens post och myndighetsbrevlådan. 11

14 Diarieföringen sker i Diarium 9000 från EDP. Intervjuade upplever systemet som ändamålsenligt. Tekniska nämnden varken skannar in eller kopplar handlingar. Diarieförda handlingar förvaras efter mottagare/avsändare i två pärmar, en för inkommande och en för utgående. Kopior på de diarieförda handlingarna finns också bilagda protokollen. Tomtärenden registreras genom systematiskt förvaring i pärmar, likaså ärenden som rör parkeringstillstånd samt båtplatser. Nämndens protokoll publiceras inte på hemsidan. Protokoll och diarieförda handlingar förvaras i en vanlig bokhylla i ett tjänsterum, däremot förvaras handlingar som rör köp och försäljning av fastigheter samt arrendeavtal i brandklassade arkivskåp. Beslut om att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Stickproverna i tekniska nämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Vad gäller nämndens arkivhantering råder viss osäkerhet hos intervjuade om vem som är nämndens arkivansvarig respektive arkivredogörare. Nämndens gällande arkivbeskrivning är från 1995 och gällande arkivförteckning från Det framgår inte av nämndens dokumenthanteringsplan när den upprättades. Av intervjuerna framkommer att det inte finns något system för att avsluta nämndens ärenden. Trots att inte ärenden avslutas kan de överlämnas till kommunarkivet för slutförvaring, i samband med att protokollen ställs av. Några dokumenterade rutiner för nämndens arkivhantering har inte upprättats. Intervjuade anser dock att kommunarkivet är ett välfungerande stöd i när det gäller nämndens arkivhantering Kommentarer Tekniska nämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen. Vi rekommenderar nämnden att skanna och koppla handlingar till ärendehanteringssystemet, då det underlättar återsökandet av allmänna handlingar. Vi anser att det är en brist att nämndens diarieförda handlingar och protokoll inte förvaras enligt gällande författningar, dvs. att förvaringen ger ett fullgott skydd mot brand, vatten- och klimatskador samt mot tillgrepp och obehörig åtkomst. Vi anser att nämnden behöver fastställa vem som vid förvaltningen ska inneha funktionen som arkivansvarig. Vi noterar att tekniska nämnden har en hög ärendebalans av ej avslutade ärenden. Vi ser allvarligt på att ärenden kan överlämnas till kommunarkivet utan att vara avslutade. För att minska risken att ärenden glöms bort eller i onödan drar ut på tiden, anser vi att nämnden bör analysera orsaken till den höga ärendebalansen genom att göra en översyn av nämndens ärendeflöde och handläggningsrutiner. Samtliga handläggande tjänstemän bör involveras i detta arbete. Vi rekommenderar tekniska nämnden att förvara diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i 12

15 såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämndens posthantering, diarieföring och arkivhantering sköts av nämndsekreteraren. En person vid avdelningen fungerar som ersättare och kan täcka upp vid frånvaro. Samtliga handläggare på avdelningen kan diarieföra, vilket innebär att allmänna handlingar inte behöver ligga oregistrerade. Nämndsekreteraren öppnar och ankomststämplar all inkommande post, även post till nämndordföranden öppnas. Skriftliga fullmakter för öppnande av personadresserad post har inte upprättats, men enligt intervjuade finns en muntlig överenskommelse. De inkommande handlingarna skannas in i ärendehanteringssystemet och diarieförs. Varje dags inkommande posthög cirkulerar sedan mellan handläggarna som signerar att de har tagit del av den, därefter fördelar miljöchefen ut den. Nämndsekreteraren ansvarar också för nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda. Samtliga tjänstemän på avdelningen kommer åt myndighetsbrevlådan. När det gäller den e-post som inkommer till handläggarnas personliga e-postbrevlådor, vidarebefordrar handläggarna den e-post som ska diarieföras till nämndsekreteraren eller diarieför den själva. Dokumenterade rutiner har upprättats för vissa moment för nämndens posthantering. Diarieföringen sker i systemet Miljöreda från EDP. Av intervjuerna framkommer att merparten av nämndens allmänna handlingar diarieförs. De handlingar som inte diarieförs är allmänna handlingar av mindre betydelse, såsom kursinbjudningar och information från myndigheter mm. Dessa handlingar registreras genom systematisk förvaring i pärm och delges nämnden. Dokumenterade rutiner finns för nämndens diarieföring/registrering i systemet. Miljöreda upplevs vara ett välfungerande system. Systemet funktioner nyttjas fullt ut, det är endast faktureringsmodulen som inte har kopplats till. De diarieförda handlingarna förvaras i akter i hängmappar i arkivskåp. Under pågående handläggning får handläggaren kopior på diarieförda handlingar. Om handläggaren mot förmodan skulle behöva originalakten skrivs detta upp på en lista. Nämndens protokoll publiceras på kommunens hemsida. Beslut om att inte lämna ut allmän handling fattas av miljöchefen. Stickproverna i miljö- och hälsoskyddsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav samt att samtliga diarieförda handlingar i EDP har kunnat återfinnas i ärendet. Miljöchefen är arkivansvarig och nämndsekreteraren fungerar som arkivredogörare. Nämnden har en arkivplan motsvarande en arkivbeskrivning. Arkivplanen upprättades Enligt intervjuade behöver dock arkivplanen uppdateras. Nämndens gällande dokumenthanteringsplan är från Nämndens arkivförteckning saknar också information om när den upprättades. Dokumenterade rutiner har upprättats för nämndens arkivhantering. Nämnden har ett flertal arkiv i vilka akterna med diarieförda handlingar sorteras in i. Följande arkiv finns: A-Ö-arkiv, lantbruksarkiv, fastighetsarkiv, företagsarkiv, livsmedelsarkiv, arkiv för grustäkter och CFC-arkiv (avser köldmedia). Insorteringen i respektive arkiv sker utifrån företagsnamn. I Miljöreda finns dock ingen notering om vilket arkiv som handlingarna är insorterade i. I hängmapparna kan flera års diarieförda handlingar finnas. I A-Ö-arkivet förvaras diarieförda handlingar som inte går att sortera in i något av de andra arkiven. Arkiven består av ett antal arkivskåp som finns utplacerade 13

16 på handläggarnas tjänsterum. Nämndens originalprotokoll förvaras i ett kassaskåp. Av intervjuerna framkommer att ärenden avslutas löpande, men objektmappen och dess innehåll av ärenden slutarkiveras dock inte förrän verksamheten vid den fastigheten (objektet) har upphört. Först då överlämnas handlingarna till kommunarkivet för slutförvaring Kommentarer Vi noterar med tillfredsställe att miljö- och hälsoskyddsnämnden har upprättat dokumenterade rutiner för delar av hanteringen av allmänna handlingar, vilket bidrar till att öka kvalitetssäkringen av nämndens ärende- och dokumenthantering. Miljö- och hälsoskyddsnämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post. Vi anser att det bör framgå av diariekorten i Miljöreda, vilket arkiv som ärendet är insorterat i för att underlätta återsökandet av allmänna handlingar. Vi rekommenderar nämnden att regelbundet avställa akter med avslutade ärenden ur dossién (hängmappen) för de olika objekten och föra dessa till en arkivserie Griftegårdsnämnden Tranås är den enda kommunen i Sverige, tillsammans med Stockholm, som har borgerlig huvudman för begravningsverksamheten. Förvaltningen ligger i anslutning till Nya griftegården. Park- och griftegårdschefen ansvarar nämndens posthantering. På förvaltningen finns utöver parkoch griftegårdschefen två assistenter. Chefen öppnar och stämplar in posten samt fördelar den till berörd person. De två assistenterna kan täcka upp vid frånvaro. Enligt intervjuade har muntliga fullmakter lämnats som ger den administrativa personalen rätt att öppna varandras personadresserade post. Beslut att inte lämna ut allmän handling har inte delegerats. Några dokumenterade rutiner för nämndens hantering av allmänna handlingar har inte upprättats. Griftegårdsnämnden har inte något diarium likt övriga nämnder i kommunen, utan registrerar inkommande och utgående handlingar genom systematisk förvaring i form av bl.a. gravbok med begravningsregister, korrespondenspärm, protokoll med bilagda handlingar mm. Även viss registrering utifrån objektsnummer förekommer. Några stickprover har därför inte kunnat genomföras hos griftegårdsnämnden. Nämndens arkivhantering sköts av assistenterna vid griftegårdsförvaltningen som tillika är nämndens arkivredogörare. Nämndens gällande dokumenthanteringsplan antogs av nämnden i mars Nämndens saknar dock arkivbeskrivning och arkivförteckning. Park- och griftegårdschefen är tillika arkivansvarig. På förvaltningen förvaras fem års handlingar. Samtliga handlingar förvaras i närarkiv eller arkivskåp. Intervjuade upplever kommunarkivet som ett välfungerande stöd i när det gäller nämndens arkivhantering Kommenterar Även om griftegårdsnämndens förvaltning omfattar få personer, anser vi att skriftliga fullmakter bör upprättas för öppnande av personadresserad post. 14

17 Vi rekommenderar nämnden att delegera beslut om att inte lämna ut allmän handling för att effektivisera beslutsprocessen. Nämnden måste se till att en arkivbeskrivning och en arkivförteckning upprättas för att kunna leva upp till kommunens gällande arkivreglemente Kultur- och fritidsnämnden På kultur- och fritidsförvaltningen finns en administrativ chef som ansvarar för nämndens posthantering, diarieföring/registrering och arkivhantering. Inkommande papperspost till kulturoch fritidsnämnden inkommer till förvaltningen vid Eriksbergs museum ca varje morgon. Administrativa chefen öppnar och stämplar in samtlig post samt skannar in den i ärendehanteringssystemet. På förvaltningen har utlokaliserade tjänstemän postfack. Några fullmakter för öppnande av personadresserad post har inte upprättats. Förvaltningschefen, som är placerad i stadshuset, får kopior på nya diarieförda ärendena skickade till sig via e-posten. Administrativa chefen ansvarar för nämndens elektroniska myndighetsbrevlåda. Förvaltningens kultur- och fritidsassistent täcker upp vid planerad och oplanerad frånvaro, även förvaltningschefen kan täcka upp vid behov. Några dokumenterade rutiner för posthanteringen har inte upprättats. Diarieföring sker i systemet Diarium 9000 från EDP. Utöver administrativa chefen kan även kultur- och fritidsassistenten samt förvaltningschefen diarieföra i systemet. Systemet upplevs som ändamålsenligt och av intervjuerna framkommer att ambitionen är att alla tjänstemän i ledningsgruppen ska kunna diarieföra. Samtliga inkommande handlingar till nämnden skannas in i systemet och upprättade handlingar kopplas från Word. Systemets bevakningsfunktion nyttjas inte. Av intervjuerna framkommer att flertalet handlingar registreras genom diarieföring, vid tidpunkten för granskningen fanns ca 150 diarieförda ärenden. Av intervjuerna framkommer att massmedia regelbundet tar del av nämndens allmänna handlingar. Beslut att inte lämna ut allmän har delegerats till förvaltningschefen. Nämndens protokoll publiceras på kommunens hemsida. Av intervjuerna framkommer att det är lätt att handläggarna glömmer bort att lämna in handlingar som ska diarieföras. Detta är dock något som har varit uppe för diskussion i ledningsgruppen. Stickproverna i kultur- och fritidsnämndens diarium visar att diarieföringen lever upp till lagens krav. I tre av fyra ärenden kunde samliga diarieförda handlingar i EDP återfinnas i ärendet, i ett ärende, Placering av minnessten, utgjordes av en registrerad handling av en muntlig begäran till ordförande. Detta var endast noterat för hand på det utskrivna diariekortet. Diarieförda handlingar förvaras tillsammans med originalprotokollen, dvs. att bakom varje protokollsparagraf sitter de diarieförda handlingarna som tillhör det aktuella ärendet. De ärenden i nämndens diarium som inte föranleder någon politisk behandling förvaras i en separat pärm. Det saknas dock uppgift om förvaringen i EDP. Diarieförda ärenden avslutas kontinuerligt efter att de har färdigbehandlats. Pärmarna med diarieförda handlingar och originalprotokoll förvaras i bokhyllor på administrativa chefens tjänsterum. Trots påpekande från kommunens arkivarie har varken arkivskåp inköpts eller närarkiv inrättats. Nämnden har upprättat arkivförteckning, arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan. Några dokumenterade rutiner i övrigt för nämndens arkivhantering har inte upprättas. Arkivförteckningen är relativt gammal (framgår ej datum), arkivbeskrivningen och 15

18 dokumenthanteringsplanen upprättades Samtliga dessa dokument har inte uppdaterats efter det att turismdelen lyftes ur nämndens organisation. Förvaltningschefen är tillika arkivansvarig och administrativa chefen fungerar som arkivredogörare. På kultur- och fritidsförvaltningen förvaras fyra års diarieförda handlingar plus innevarande år Kommentarer Kultur- och fritidsnämnden måste se till att skriftliga fullmakter upprättas för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar kultur- och fritidsnämndens att diarieförda handlingar i akter, då en av diariets viktigare funktioner är att göra det snabbt och enkelt återsöka handlingar i såväl aktuella ärenden som äldre ärenden. Ett utlämnade av allmän handling får inte försvåras eller försenas genom att handlingarna måste återsökas. Vi anser att det med nuvarande system finns en överhängande risk att samtliga handlingar i ett ärende inte förvaras tillsammans. Likaså gör förvaringen det svårt att följa ärenden över en längre tidsperiod. Förvaringen i pärmar kan dessutom ge de allmänna handlingarna mekaniska skador. Det är en brist att nämndens diarieförda handlingar och protokoll inte förvaras enligt gällande författningar, dvs. att förvaringen ger ett fullgott skydd mot brand, vatten- och klimatskador samt mot tillgrepp och obehörig åtkomst. Nämnden behöver uppdatera arkivbeskrivning, arkivföreteckning och dokumenthanteringsplan med anledning av genomförda organisationsförändringar. 4. Avslutande kommentarer och rekommendationer Övergripande syftet var att bedöma hur kommunens styrelse och nämnder lever upp till offentlighetsprincipen och de bestämmelser som är kopplade till den. Vi bedömer att nämndernas hantering av allmänna handlingar i huvudsak fungerar tillfredsställande. Utöver löpande nämndsspecifika kommentarer vill vi lämna följande synpunkter: Vi konstaterar att granskade nämnder har kommit olika långt när det gäller att upprätta dokumenterade rutiner i syfte att kvalitetssäkra hanteringen av allmänna handlingar. Vi noterar dock med tillfredsställelse att exempelvis miljö- och hälsoskyddsnämnden har formella dokumenterade rutiner för delar av hanteringen av allmänna handlingar. Vi noterar också att flera övriga nämnder har informella rutiner i form av lathundar etc. för dessa processer. Vi anser att samtliga nämnder bör upprätta dokumenterade rutiner för dokumenthanteringens samtliga delar för att kvalitetssäkra hanteringen. I den utsträckning som det är möjligt rekommenderar vi att kommunövergripande rutiner upprättas. Framtagna kommunövergripande rutiner kan med fördel arbetas fram gemensamt i de nätverk som kommunledningskontoret driver samt tillhandahållas exempelvis via intranätet. Vidare är vår bedömning att befintliga kommunövergripande riktlinjer för hantering av e-post behöver uppdateras samt antas av kommunfullmäktige för att kunna bli levande styrdokument i organisationen. 16

19 Vi noterar att merparten av nämnderna har upprättat arkivbeskrivningar, arkivförteckningar och dokumenthanteringsplaner i linje med gällande arkivreglemente. Vidare i flera nämnder pågår revideringsarbete av dokumenthanteringsplaner. Vi vill dock understryka vikten av att hålla dessa dokument uppdaterade efter gällande organisation av verksamheten. Vi ser positivt på det nätverks- och utvecklingsarbete som kommunledningskontoret bedriver samt det utåtriktade arbete som bedrivs av kommunarkivarien. Vi anser att ett fungerande nätverk, likt det vi ser i, också bidrar till kvalitetssäkringen av hanteringen av allmänna handlingar, då det också fungerar som forum för kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte. Vi ser positivt på kommunledningskontorets arbete med att utveckla befintliga ärendehanteringssystem till ett koncernövergripande system. Vi anser dock att en förutsättning för en lyckad systemutveckling är att samtliga nämnder inklusive styrelsen först har kartlagt och dokumenterat samtliga administrativa processer som berörs, bl.a. genom att upprätta rutiner (enligt ovan), samt att en tidsplan fastställs för när olika delmoment i systemutvecklingen ska vara implementerade. Ur ett medborgarperspektiv anser vi att det ska vara möjligt att ta del av samtliga nämnders protokoll och kallelser, samt på längre sikt även handlingar i de olika ärendena, via kommunens hemsida. Vi rekommenderar de nämnder som i dagsläget inte publicerar protokoll på hemsidan att snarast möjliggöra detta. Avslutningsvis rekommenderar vi nämnderna, att inom ramen för den interna kontrollen, utse ett ombud (en tjänsteman) som följer upp den egna nämndens eller en annan nämnds hantering av allmänna handlingar och efterlevnaden av gällande riktlinjer och rutiner. Detta skulle förslagsvis kunna ske genom stickprover. KPMG, dag som ovan Lisa Åberg Revisor 17

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011 Uppföljning av granskning om hanteringen av Revisionsrapport KPMG AB 21 mars 2011 Revrapport Tranås.docm Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnd/styrelse 1 5. Metod 1 6. Projektorganisation

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun

Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Styrdokument Stöd & Process 2016-07-13 Karin Pettersson 08-590 979 65 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2016:48/ karin.pettersson@upplandsvasby.se Reglemente för hantering av arkiv i Upplands Väsby kommun Nivå:

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning

Läs mer

Arkivreglemente för Götene kommun

Arkivreglemente för Götene kommun 1(6) Arkivreglemente för Götene kommun Upprättad: 2016-11-01 Antagen av kommunfullmäktige 2017-02-27, 18 Att gälla från och med 2017-04-01. Bilaga: Tillämpningsanvisningar till arkivreglemente för Götene

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård

Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård www.pwc.se Revisionsrapport Sandra Marcusson Kommunstyrelsens hantering av allmänna handlingar och arkivvård Oktober 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 3 1.1. Bakgrund... 3 1.2. Syfte och

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen

Läs mer

Arkivtillsyn kommunrevisionen

Arkivtillsyn kommunrevisionen Tjänsteskrivelse 2013-11-22 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Henriksson Arkivtillsyn kommunrevisionen Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Arkivreglemente för Uddevalla kommun

Arkivreglemente för Uddevalla kommun Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun.

Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. Sid 1 (8) Rapport Dnr 17/KS504 2017-11-23 Lars Harbe Telefon 076 518 75 93 lars.harbe@gavle.se Sammanställning av inkomna svar i enkät om arkivvård i Gävle kommun. 1. Ansvar Nämnderna ska enligt kommunfullmäktiges

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Sid 1 (6) Författningssamling Dnr 16KS82 Riktlinjer för hantering av arkiv i Gävle kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-10-24 4 Inga ändringar har beslutats. Utöver de bestämmelser om arkiv som finns

Läs mer

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/

20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 35 (59) 2018-02-26 Kf Ks 26 20. Arkivreglemente för Västerviks kommunkoncern ändring Dnr 2017/369-003 Västerviks kommuns arkivreglemente reviderades senast 1995.

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad

Arkivreglemente. Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Arkivreglemente Hantering av arkiv i Sundbybergs stad Dokumenttyp: reglemente Fastställt av: kommunfullmäktige Status: fastställt den 26 september 2016 Giltighetstid: gäller tills vidare Sundbybergs stad

Läs mer

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1

FÖRFATTNINGSSAMLING Beslut: Dnr: 97/95 Sid: 1 Beslut: 1995-09-25 Dnr: 97/95 Sid: 1 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelser om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6) Författningssamling 1(6) Arkivreglemente för Svedala kommun antaget av kommunfullmäktige 2017-03-15 38 Gäller från 2017-04-01 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446)

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner Krokoms kommun 2 februari 2016 Innehåll Sammanfattning... 2 1.Inledning... 3 2.Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer... 7 1 Sammanfattning

Läs mer

Arkivreglemente för Strängnäs kommun

Arkivreglemente för Strängnäs kommun Arkivreglemente för Förutom de i arkivlagen (SFS:1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom följande reglemente med stöd av

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer

A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer Antagen av Kommunfullmäktige 1992-11-12/13 150 (KS/1992:140) Sid 1 (7) A R K I V R E G L E M E N T E FÖR ORUST KOMMUN med kommentarer Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförteckningen (SFS

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov. Utöver det som föreskrivs i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) gäller bestämmelserna i detta reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. 1 Arkivverksamhetens syfte (Arkivlagen

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1

Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Österåkers kommuns författningssamling, ÖFS 2019:1 Reglemente för hantering av arkiv i Österåkers kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2018-10-22, KF 7:20 Dnr: KS 2018/0114 Ersätter författningssamling

Läs mer

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur

Revisionsrapport: Granskning av förbundets rutiner för att hålla god offentlighetsstruktur Revisorerna Direktionen Revisionsrapport: Revisionen har genom KPMG genomfört en granskning av förbundets rutiner för att hålla god, se bifogad rapport. Revisionen önskar att direktionen lämnar synpunkter

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun

Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun Föreskrifter om arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Fastställd av kommunfullmäktige 2016-05-25 93 Dokumentet ersätter dokumentet Arkivorganisation beslutat av kommunchefen 2008-12-17 1 Tillämpning

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2003-09-22, 64 Reviderat av kommunfullmäktige 2007-11-26, 74 Reviderat av kommunfullmäktige 2019-05-27, 30 Förutom bestämmelserna i arkivlagen

Läs mer

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 Arkivreglemente 2011-09-12 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses kommunstyrelsen

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv Reglemente för arkiv Reviderat av kommunfullmäktige 2019-04-17, 33 Dnr: LKS 2019-000042 Fastställt av kommunfullmäktige 2015-12-17, 136 (LKS 2015-000398) Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30

Läs mer

Arkivreglemente för Skara kommun

Arkivreglemente för Skara kommun 1(6) Beslutad av Skara kommun Kommunfullmäktige 151 2015-11-30 Arkivreglemente för Skara kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen Avesta kommun KPMG AB Antal sidor 9 2017 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2018-05-14 DNR: 2017 000418 Antagen av KF den 24 april år 2018 44 Gäller från och med den 25 april år 2018 tillsvidare Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun 1 Nämndernas

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Reglemente för arkiv

Reglemente för arkiv Styrdokument Dokumenttyp: Regler Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2019-06-17 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart 4:e år, 1:a året i mandatperioden Följas upp: Minst vart 4:e år Reglemente

Läs mer

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20

Eksjö kommun. Granskning av kommunens hantering av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG Bohlins AB 2008-06-02 Antal sidor: 20 Granskning av kommunens hantering av allmänna Revisionsrapport KPMG Bohlins AB Antal sidor: 20 2009 KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KS 2012-10-23, 266 Uppdateras: 2014 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Arkivreglemente Mjölby kommun

Arkivreglemente Mjölby kommun Arkivreglemente Mjölby kommun Antagen av kommunfullmäktige 2007-08-28 57, reviderad 2015-11-17 137 Dokumentansvarig: Kommunchef ARKIVREGLEMENTE... 3 Tillämpningsområde... 3 Arkivansvar... 3 Arkivmyndighet...

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler. Arkivregler för Borås Stad Strategi Program Plan Policy Riktlinjer» Regler Arkivregler för Borås Stad Borås Stads styrdokument» Aktiverande strategi avgörande vägval för att nå målen för Borås program verksamheter och metoder i

Läs mer

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2010-05-31 99 ARKIVREGLEMENTE FÖR VIMMERBY KOMMUN Samtidigt som detta arkivreglemente träder i kraft upphör arkivreglemente fastställt 2006-03-27, 42 att gälla.

Läs mer

Arkivreglemente för Skövde kommun

Arkivreglemente för Skövde kommun Arkivreglemente för Skövde kommun Beslutad av kommunfullmäktige 26 november 2018, 155. Dnr KS2017.0051 Innehåll 1 Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun... 3 2 Tillämpningsområde

Läs mer

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen www.pwc.se Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar

Regler för hantering av allmänna handlingar Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser

Läs mer

10 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING (5 2 p och 6 3 p AL) 10.1 Material, metoder och förvaring av arkivalier Kommentarer

10 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING (5 2 p och 6 3 p AL) 10.1 Material, metoder och förvaring av arkivalier Kommentarer Styrdokument Dokumenttyp: Arkivreglemente för Svenljunga kommun Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2011-03-07, 29. Ansvarig: Kommunarkivarien Revideras: Varje mandatperiod Följas upp: ARKIVREGLEMENTE

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

GISLAVEDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida (2)

GISLAVEDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida (2) GISLAVEDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesdatum Sida 2018-12-17 1(2) Bu 116 Dnr: BU.2018.53 7 Revisionsrapport Granskning av rektors förutsättningar Yttrande Ärendebeskrivning

Läs mer

Arkivvården inom Håbo kommun

Arkivvården inom Håbo kommun REGLEMENTE FÖR Arkivvården inom Håbo kommun Antaget av Kommunfullmäktige Antaget 2016-09-26 96 Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Kommunarkivarie Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer

Läs mer

Arkivfrågor när en myndighet startar

Arkivfrågor när en myndighet startar Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet

Läs mer

Diariehantering och arkivvård

Diariehantering och arkivvård Revisionsrapport Diariehantering och arkivvård Region Halland Fredrik Ottosson och Lisa Åberg Innehållsförteckning 1.1. Kontrollfrågor... 1 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Avgränsning...

Läs mer

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun

Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun Örebro Stadsarkiv Arkivreglemente för Örebro kommun Gäller från 2008-06-10. Uppdaterad 2016-03-07. Arkivreglemente för Örebro kommun antaget av kommunfullmäktige den 28 maj 2008. Örebro kommuns arkivreglemente

Läs mer

Vem bestämmer om arkiv i kommunen?

Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Vem bestämmer om arkiv i kommunen? Innehåll Presentera uppdraget och resultatet Presentation av förslag till riktlinjer för hantering av arkiv Ansvarsfördelning enligt KL Vem bestämmer vad i en kommun

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning

Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Riktlinje för arkiv- och informationsförvaltning Beslutsdatum 2018-12-13 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunfullmäktige Dokumentägare Chef kommunkansli Diarienummer 2018/KS 0349 008 Giltighetstid

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är

Målet för Trosa kommuns arkivverksamhet är 1 (5) Antaget av fullmäktige den 7 februari 2001 10 ARKIVREGLEMENTE MED TILLÄMPNINGSANVISNINGAR för TROSA KOMMUN Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223

Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen 2016-03-08 KS-2016/223 Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv samt föreskrifter för arkivvården i Knivsta kommun KS-2016/223 Förslag

Läs mer

Bilaga 97 KF Arkivreglemente för Karlsborgs kommun. Reglemente. Kommunfullmäktige 2017-MM-DD

Bilaga 97 KF Arkivreglemente för Karlsborgs kommun. Reglemente. Kommunfullmäktige 2017-MM-DD KARLSBORGS KOMMUN Bilaga 97 KF 170 2017-11-27 KARLSBORGS KOMMUN 2017-10- 1 6 Onr l5t - 2o~t- Arkivreglemente för Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Reglemente Diarienummer: Beslutande: Kommunfullmäktige Antaget:

Läs mer

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument 1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad

Läs mer

Arkivreglemente för Region Kronoberg

Arkivreglemente för Region Kronoberg Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige , 99 Dnr: KS 2017/160

ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN. Antagen av kommunfullmäktige , 99 Dnr: KS 2017/160 ARKIVREGLEMENTE GULLSPÅNG KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 2017-06-21, 99 Dnr: KS 2017/160 Kommunledningskontoret Torggatan 19, Box 80 548 22 HOVA Tel: 0506-360 00 www.gullspang.se Innehåll Förord...

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige

Arkivreglemente. Antagen av kommunfullmäktige Arkivreglemente Antagen av kommunfullmäktige 2016-10-31 70 Arkivreglemente Sidan 1 Innehållsförteckning 1 Tillämpningsområde... 1 2 Myndighetens arkivansvar... 1 3 Arkivmyndigheten... 1 4 Redovisning av

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX

Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX REGLEMENTE Version 2017-10-20 Reglemente för hantering av arkiv i Norrtälje kommun antaget 2017-xx-xx av kommunfullmäktige dnr XXXX Detta dokument ersätter Arkivreglemente för Norrtälje kommun 1992-10-26,

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Arkivreglemente för Motala kommun

Arkivreglemente för Motala kommun Kommunal författningssamling Arkivreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 13/KS 0244 Datum: 2013-12-16 Paragraf: Reviderande instans: Kommunfullmäktige

Läs mer