Vad, När och Hur Arkivera?

Transkript

1 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 1 Vad, När och Hur Arkivera? Arkivering ur ett verksamhetsperspektiv Peter Bolt Program Manager EMC Consulting Sweden bolt_peter@emc.com Göteborg 10-11/5-06

2 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 2 VAD arkivera? Contracts & Attachments Images Forms Manuals X-rays Instant Messages Ostrukturerad Strukturerad Rows and Columns Checks PDFs Rich Media Paper Claims Audio & Video XML Invoices Documents Records Web Pages

3 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 3 NÄR arkivera? Vad styr och driver på arkivering? När ärendet är klart? När man måste arkivera! När det är fullt på disken! På en gång! Ny Teknik Backup problem Applikationsavveckling

4 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 4 VAD och NÄR? Styrs bl.a av: Retention policies Företagsdirektiv Lagar och förordningar PUL, Datainspektionen Arkivlagen, Patientjournallag Bevarande- och gallringsplaner Kostnader Lagring Återsökning Applikationsnedläggning Krav på service & tillgänglighet Krav på att säkra informationen

5 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 5 HUR arkivera? / HUR komma igång? För leverantören? Rent tekniskt - Inga problem, vi har lösningen för er mha HW, SW, Tjänster, ILM, Arkiv på stan osv... För kunden? Hur komma igång? Vem äger problemet och processen? Arkivarien, Dokumentenheten, IT,...??? Vem driver processen? Vem finansierar? Vem skall vi ta hjälp av? Nomenklatur? Metadata?

6 Pågående projekt Olika drivkrafter Lika behov Offentlig sektor och vården: Direktiv och kostnader, Riksarkivet, Landstingsarkivet, Forskning, Arvet, Vår historia Behov av Lagrings- och arkivstrategier Industrin: Kvalité och kostnader: Dokumentation för kundvård, garantier, uppföljning etc. CAD-filer, B.O.M, ritningar, krasch- och ljudfiler, reservdelslistor, broschyrer mm Bank & Finans: Säkerhet och direktiv: Transaktioner, fakturor, rådgivning, tel- och korrespondans Handel: Kostnader och effektivitet. Transaktioner, order och fakturor Internationella företag Olika lagar och förordningar i olika länder avseende samma typ av information. Aktuellt för telekom, bank, tillverknings- & fordonsindustri Kostnadsjakt Ordning och reda Lagar Direktiv Bolagskoden SOX EU s 8:e direktiv 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 6

7 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 7 Läkemedelsprocessen År Första patentansökan Ansökan om klinisk prövning Ansökan om registrering Explorativ forskning (Discovery) Identifiering av måltavlor och Optimering av ledsubstanser ledsubstans Läkemedelsutveckling (Development) Test av terapikoncept Klinisk utveckling Lansering Kliniska prövningar Fas II personer Fas I personer Fas III personer Forskningsstöd under livscykeln Fas IV, fortsatta studier Highly Accessed Toxikologiska och farmakokinetiska studier (absorption, distribution, metabolism, utsöndring) Farmaceutisk och analytisk utveckling Antal substanser Upp till Processutveckling och tillverkning Right service level Right data on the correct tier Right cost Right time Data mobility Right level of compliance Repurposing of data add business value Registreringsarbete Försäljning och marknadsföring (inkl planering och förberedelser) Kostnad 3 miljoner USD 225 miljoner USD 450 miljoner USD Frequently Accessed Archive & Compliance

8 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 8 Referensmodell elektronisk dokumenthantering SFA Andra system Kundregister Kundtjänsthandläggare Betjäna Visa Kommunicera Försäkringsregister Handlägga Handläggare Upprätta Andra register Arkivarie Redovisa Söka När ärendet är klart! Myndigheter Arbetsgivare Ta emot Fördela Metadata Grupprum Dokument i ärenden Arbetsflöden Andra dokument Blanketter Mallar Arkivera Skicka ut Den försäkrade Allmänheten Den försäkrade Allmänheten SFA användare RFV Kontorsstödsenheten Ankomstarkiv Öppna Diarieföra Kommunicera Upprätta/ändra Visa Söka/FAQ Redigera Publicera Myndigheter Arkivmyndighet Andra Den försäkrade Allmänheten Andra externa aktörer Version 1.10

10 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 10 E-Arkivets del i ILM (Några slutsatser) Kan vara slutstationen Kan även användas i början, för att därefter accesas under processens gång kostnadsbesparingar och tillgänglighetsfördelar Kan hjälpa verksamheten att göra rätt från början Är en del att beakta vid systemutveckling och införande av IT-system

11 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 11 EMC s metodik och verktyg Workshops Gemensam målbild VAD är ett arkiv? Idag/Imorgon? Vad kan arkiveras idag / imorgon? Vilka intressenter har vi? / Målgrupp? Effekter på verksamheten och dess konsekvenser Gemensamt språk, nomenklatur KNA / Business case Kravfångst & EMC Web tool Verksamhetsdrivet Klassificering Policies och regler Coaching och kundskapsöverföring

12 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 12 Projektupplägg och metod (Kravfångst & EMC Web tool ) Projekten genomförs normalt i 4 steg med syfte att analysera de utvalda systemen som sedan ligger till grund för hur den framtida lagrings- och arkiveringsstrategin bör se ut. 1. Starta upp projekt 2. Samla in information 3. Analysera enkätsvar 4. Utveckla lösning (lagringsstrategi) Implementera* Lagringsstrategi * Implementering är utanför omfattningen för detta uppdrag Syfte: Att starta upp projektet samt skräddarsy frågeformuläret efter "Kundens" verksamhet Att rulla ut Web-enkäten till systemägare för de identifierade systemen för att samla in nödvändig information Att analysera enkätsvaren och identifiera problem, utmaningar och möjligheter Att utveckla en långsiktig lagringsstrategi för "Kunden" Implementera lagringsstrategi Aktiviteter: Fastställa administrativa rutiner för projektet Anpassa frågeunderlaget efter "Kundens" verksamhet Identifiera max 40 system inklusive systemägare Skicka ut webenkäten till max 40 systemägare Driv på informationsinsamlandet Analysera skillnader mellan verksamhetskrav och IT-leverans Analysera hur verksamhetskraven kommer att ändras i framtiden Annan detaljerad analys Utveckla lösningar för att överbrygga nuvarande och framtida utmaningar N/A Leverans: Frågeunderlag anpassat till "Kundens" verksamhet Detaljerad information om de max 40, för studien, utvalda systemen Skillnader mellan verksamhetskrav och IT-leverans Prognostiserad utveckling av verksamhetskrav Andra utmaningar Prioriterad lista över lösningar "Kundens" lagringsstrategi N/A

13 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 13 EMC Web tool Idéforum Business Web Tool I-BWT Den flexibla webplattformen för kommuner, företag och organisationer I-BWT är ett generellt webb-baserat verktyg för att göra webbtjänster till alla sorters användare och kunder, från småföretagare och föreningar till stora organisationer och företag med tusentals aktiva användare. Verktyget är oerhört kraftfullt men ändå enkelt att använda. Tjänsten och programmet I-BWT är en tjänst som tillhandahålls av Idéforum Utbildning AB via internet som en ASP-tjänst eller som kan installeras hos kunden i den befintliga infrastrukturen. Programmet, databasen och tjänsten erbjuds av Idéforum Utbildning AB i samarbete med utvecklingsföretaget Denacode AB. EMC använder verktyget I-BWT för omfattande assessments och som stöd vid strategisk konsulting.

16 Kunden ndga Svar till följande frågor: 19. Hur mycket information är lagrat i systemet/applikationen idag? 20. Vilken datatillväxt har systemet/applikationen? 21. Hur länge sparas informationen i systemet/applikationen? 22a. Hur länge måste informationen sparas enligt policies eller lagar? 23. Finns information som måste gallras / raderas efter förutbestämd tid? (ex. krav enligt PUL) 24a. Hur stor del av informationen är lämpligt att lägga i ett elektroniskt arkiv, dvs information som troligen ej ändras eller får ändras. Ex.vis inscannat mtrl, fakturor, bilder mm. 25. Finns det funktioner för att gallra information i systemet? Beskriv dem 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 16

18 Policy-Based Content and Storage Management CONTENT LIFECYCLE Create/Capture Change Route Approve Publish Retire Attributes Owner Project ID Action Flag Customer ID Version Regulated flag etc. Rules Move on <event> Copy on <event> Move on <state change> Archive Policies If <subject to regulation> then <Move Copy Delete Purge> on <event state change> When <contract_approved> then <Move Copy Archive> etc EMC Corporation. All rights reserved. 18

19 Policy Driven Storage Versions of Content Process/ Workflow REVIEW APPROVE ARCHIVE State/ ifecycle WIP CURRENT RETIRED Mid-tier Array High End Array Content Addressed Device WIP Current Retired Version 3.0 Version 2.5 Version Old 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 19

20 TACK FÖR VISAT INTRESSE Frågor och funderingar? Kontakta: EMC Sverige, Web-applikationen EMC enligt ovan För kravfångst och verksamhetsdriven IT Web-applikationen generellt Idéforum Utbildning AB: Boknings- och passersystem Bemanningssystmen Föreningssystem Cupsystem Idéforum Utbildning AB Bragegatan Sundsvall EMC Corporation. All rights reserved. 20

21 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 21 EMC i siffror $9.65B in revenue in 2005 Q4 revenue growth of 17% 11th quarter in a row of doubledigit revenue growth in total, in every segment, and every geography $7.6B in cash and investments ~$1B R&D in 2005, over 2,000 patents 25,000 employees 3 More Acquisitions Captiva Digital Content Acxiom Grid Computing Internosis Microsoft Services World s Top 10 Product Technology Companies Ranked by Market Value as of Market Close May 6, 2005 Market Cap ($B) Calendar Revenue 2004 ($B) 2004 Revenue Growth Microsoft 272B % Intel 151B % IBM 121B % Cisco 116B % Dell 91B % HP 61B % Oracle 60B % SAP 52B % EMC 31B % CA 16B 3.5 6% The fastest growing large technology company Source: First Call. Note: Revenue numbers based on EMC Calendar years to provide an apples to apples compare. Revenue growth includes growth from currency and acquisitions.

22 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 22 EMC s Vision Payer Check Payee Deposit Check Encoding Check Processed / Imaged Electronic Transfer of Funds Check / Payment Posted Secure Check Image Archived Customer Inquiry Secure Re-archived

23 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 23 To manage the information lifecycle EMC has acquired some world leading companies CLARiiON Hardware, Software, and Services Networked Storage Protection / Recovery Intelligent Data Movement Realtime Network Systems Management Path Management Software Database Performance Management Content- Addressable Storage SAN Management Server Virtualization Network Switches / Directors Rich Media Management Performance Monitoring Storage Resource Management Backup / Recovery for SMB Storage and Performance Management Unstructured Data Content Management

25 2003 EMC Corporation. All rights reserved. 25 Information Lifecycle Management: EMC s Global Services Capability Plan Information lifecycle analysis Data classification Storage management optimization Discovery workshops Information storage consolidation Business continuity workshops Storage infrastructure strategy Information Solutions Consulting (ISC) Build Networked Storage implementation Integration, consolidation and migration Project management Business Continuity Open Software Residency services Technology Solutions Group (TSG) Professional Services Run Proactive, preventive service and support Change management Onsite support Technical education Software Services Customer Service (CS)