På vilket sätt samarbetar Stenas CIO/CFO för att skapa värdeökning? Praktikfall Efecte. Pär Persson IT-chef Stena Rederi AB

Transkript

1 På vilket sätt samarbetar Stenas CIO/CFO för att skapa värdeökning? Praktikfall Efecte IT-chef Stena Rederi AB CIO + CFO = SANT 25 mars 2009

2 Agenda Inledning Kort om Stena & IT Bakgrund Projektet, processerna och verktyget Financial Management Lessons learned Mervärden (~30 minuter)

3 Inledning Stena Rederi IT & ERP för IT Helhet Mervärden

4 Stena AB

5 Stena Sfären AFFÄRSOMRÅDEN

6 IT and Type of Business Customer Integrated IT Local market Global market Ferry Lines Property Recycling Finance A Few BIG Deals Shipping Stationary Connectivity, Stationary Workforce Drilling Internal IT Mobile Connectivity, Mobile Workforce Repetitive Business

7 IT-ansvar inom Stena-sfären Stena AB ~1800 Stena Rederi IT (~14) NMM IT (~12) SDL IT (~4) Stena US (~1) Samarbetar Styrande Samverkar Stena Line AB ~2300 Stena Metall AB ~2000 Stena Line IT (~100) Stena Metall IT (~30)

8 Vision Stena Rederi IT We proactively provide the optimal Business Technology and are an obvious part of Stena s business

9 Strategies Stena Rederi IT Strategy #1 << confidential >> Strategy #2 << confidential >> << confidential >> << confidential >> << confidential >> Market what we do, who we are and what we are there for Strategy #3 << confidential >> Strategy #4 << confidential >> << confidential >> << confidential >> << confidential >> Economic mindset Strategy #5 << confidential >>

10 Scorecard example Customer Delivery Economy Processes Staff Customer satisfaction Services Right Price Process maturity Job Satisfaction Services Availability Profitability Staffing Expertise Availability Delivery precision Customer Focus Delivery precision Professional

11 Projektet Stena Rederi IT Vuxit till 14 pers. Kunder på 60 kontor. Europa, USA m.fl. Bakgrund Få ordning och reda, struktur och kvalité i leveransen Bli professionellare Mindre personberoende Gemensamt arbetssätt Samtidigt SOX-krav på IT-avdelningen TP-direktivet från OECD ( Transfer Pricing ) Mål Prissättningsmodell Ekonomisk medvetenheten, kunna påverka sin IT-kostnad Ledningssystem baserat på ITIL SOX-compliace (IT-policy, Behörigheter, Systemägande etc.) Verksamhetssystem inkl CMDB som stöd för IT (ERP för IT) Komma närmare affären, bli ett strategiskt affärsstöd

12 SOX COBIT ITIL Service Management tool (Efecte) including CMDB Cost to Profit Centre

13 Purchasing nyckelfunktion för CMDB

14 Purchasing Processen integrerad med Efecte Allt nytt kommer alltid in via inköp Inköp omöjligt utan att ett CMDB-objekt skapats CMDB fylls på automatiskt Helhetslösning! En grundpelare för fakturering En av våra successfactors!

15 Financial Mgmt - Bakgrund och Mål Från Cost till Profit centre Lång resa Inga externa kunder endast Stena-dollar Rättvis fördelning av IT-kostnader OECD-direktivet Transfer Pricing (TP) Balansgång» Fasta och rörliga kostnader» Stora och små kunder Intäkt via tjänster Ambition: Så rättvist som möjligt Projektmål Skapa prismodell och arbetssätt för att hantera IT-kostnader Inkludera FM i nya ledningssystemet baserat på ITIL Uppfylla TP-kraven (marknadsmässig prissättning m.m.) Inkludera processtöd för FM i det nya IT-systemet The laws and regulations around ransfer pricing were put into place to prevent different countries to compete over tax base. The basic meaning of this principal is that transactions between two companies, within the MNE, should be made by market conditions and at market value.

16 Financial Mgmt - Förutsättningar Existerande komponenter Kontoplan Konteringsprinciper (kompletteras!) Nya komponenter Tjänstekatalog Prissättningsmodell CMDB» Objekt-/relationsmodell» Inklusive objekt för Financial Mmgt! Verktyg Redovisningssystem Excel ITs affärssystem (Efecte) Process-tänk Skapa en FM-process av bl.a. ovanstående komponenter

17 Redovisningssystemet Kontoplanen utnyttjades inte fullt ut Konteringsprinciperna behövde kompletteras Innan: Konto K.ställe Valuta Debit Kredit Efter: Konto K.ställe Tjänst Kund Valuta Debit Kredit Text Idag: Konto K.ställe Proj/Tjänst Motp Valuta Debit Kredit Text

18 Tjänstekatalogen (demo)

19 Tjänst (demo)

20 Kostnads-/prismodell Kostnadsslag Hardware depreciations Software depreciations Staff Consumer & telephony costs External agreements, data com. Premises, overhead, financial cost Prissättningsmodell Cost- by-service Tjänster PC Lease PC Std config. Add-Ons e.g. SecurID System: Accounting System: Property Mgmt etc. Total Cost of IT services: 50 MKr

21 Prismodell (demo) fas1 Började med Excel första året enkelt men hopplöst att hålla siffrorna aktuella.

22 FM Toolkit 36 x 52 = 1872

23

24 Finansiella CMDB-objekt (förenkl.) Service Billing -Service -Customer Account - Actual numbers - Budgeted numbers - Total income -Valid from -Valid to Service Catalog -Description -Type of Service -Price / Type Customer Account User Applikationer: Fastigheter Oljefrakt Finans & Redovisning Försäkring etc. BAS-tjänst: User Account & Tilläggstjänst: Mobil mail SecurID PC client BAS-tjänst: Lease PC Std konfigurerad PC Tilläggstjänst: Lokal printer

25 Processen - delar av Financial Mgmt

26 Lessons learned Verktyg Uppfinn inte hjulet på nytt, använd rätt vertyg till rätt saker» Håll ordning mha process och ett CMDB» Använd det redovisningssystem som finns» Excel kan användas till mycket, ex.vis. simulering Ta med ekonomiavdelningen på resan Redovisningssystemet en tillgång också för dig (som kund). Ställ krav, vad behöver du?

27 Lessons learned (forts) Vem äger vad? Ska IT äga all utrustning och alla system? Vem äger och betalar för licenser? Går det att driva igenom intern leasing eller hyra av pc? Kan finnas krav på olika hantering i Sverige jmf med utlandskontor Prissättning Prissättning som incitament för att kunder ska välja bort dyra tjänster trollar inte automatiskt bort fasta kostnader! Hur ta betalt för större gemensamma investeringar?» (Ex.vis. Disaster Recovery..?) Stort steg att gå från cost till profit-centre Rekommenderar helhetsgrepp, ITIL Intern förankring och marknadsföring Kommunicera med kunderna Ta hjälp av ekonomiavdelningen

28 Lessons learned (forts) Kompetenser / roller Integratör/utvecklare med redovisningserfarenhet bra tillgång!» Hur lösa FM mha IT-ERP:t Administrative support delvis ny roll / nya arbetsuppgifter» Faktureringsunderlag» Fakturafrågor» Inventering» Förvaltning FM-relaterade CMDB objekt IT Controller Ny roll» Rapportering, prognos och budget IT Board Nytt» Förankring Tydliggörandet av ekonomiska faktorer samt inrättande av IT Board gör att jag tappat lite frihet men å andra sidan vunnit respekt och förståelse. Tid och tålamod

29 Mervärde Kund Interna kunden Vet exakt vad dom betalar för Underlag på allt dom har köpt Kunden kan påverka sin kostnad Avtal med tjänsteprislista och kompletta inventeringsunderlag IT levererar transparens, inget svart hål med kostnader Med vårt affärssystem kan jag tydligt kommunicera att Vi har koll vilket ger förtroende

30 Mervärde CFO / Controller Budget & prognosarbetet Korrekta underlag i Efecte Scenariosimulering i Excel på underlag från Efecte Nyckeltal från Efecte som beslutsunderlag till CFO» Ex.vis. ökande eller vikande volym! Järnkoll på fasta utgifter och intäkter Utgiftskoll för CFO som kund Intäktskoll för IT & CFO som leverantör Förståelse, gemensamt språk CFO kan förstå ITs affär bl.a. tack vare ITs affärssystem TP-compliance! Marknadsmässig prissättning Tjänstekatalog» Möjligt med benchmarking av tjänster SOX-compliance! CFO s USA-finansiering kräver compliance Genom Efecte kan IT hjälpa CFO att uppnå compliance

31 Mervärde Ekonomiavd Samarbete ekonomiavdelning Månadsmöten med Ekonomiavd» Underlag online i Efecte» Möjligt att diskutera utifrån fakta» Pivot-koppling i Excel rakt in i Ekonomisystemet» Gemensam uppföljning» Ekonomiavd kan förstå ITs affär tack vare Efecte Kvartalsfakturering» Faktureringsunderlag automatiskt från Efecte Månadsmöten IT» Kommunicerar regelbundet utfall och prognos» Kostnadsmedvetenhet i IT-teamet

32 Mervärde Licenser Licenser stor kostnad, behov av kontroll Ordning och reda Betalar bara för det vi använder Transparens ger kostnadsmedvetenhet Jobbar i denna riktning

33 Mervärde Vision Optimal Business Technology Economic mindset! Obvious part of the business Kopplingen process till pengar lätt att kommunicera Förståelse för helheten både internt och hos kund We proactively provide the optimal Business Technology and are an obvious part of Stena s business

34 Tack för ordet!