RAPPORT EKO. Borås Stads hantering av risker för korruption och oegentligheter

Transkript

1 RAPPORT Katrin Söderlind Ola Sabel RAPPORT EKO Borås Stads hantering av risker för korruption och oegentligheter Borås Stads Revisionskontor Besöksadress: Sturegatan 42 Telefonnummer: Postadress: Borås Stad, Revisionskontoret, Borås Faxnummer: Webbplats: E-post:

2 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING GRANSKNINGSFRÅGOR METOD FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ARBETE MED ETIK, KORRUPTION OCH ORGANISERAD EKONOMISK BROTTSLIGHET ETIK OCH VÄRDEGRUNDSARBETE KORRUPTION OEGENTLIGHETER KONSEKVENSER AV KORRUPTION OCH OEGENTLIGHETER ORGANISERAD EKONOMISK BROTTSLIGHET DEFINITION AV EKO- BEGREPP HAR POLICYRELEVANS RISKANALYS OCH FÖREBYGGANDE SAMT UPPTÄCKANDE ÅTGÄRDER SYSTEM FÖR RAPPORTERING OCH HANTERING AV MISSTANKAR NULÄGESANALYS BORÅS STAD INLEDNING ARBETSGRUPPER OCH NÄTVERK ARBETE MED ETIK- OCH VÄRDEGRUND RISKANALYS FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER Riktlinjer för hantering av korruption och oegentligheter Intern kontroll Fyra ögon principen Utbildning Nära ledarskap Leverantörs och betalningskontroller GRANSKNING AV AVTAL SYSTEM FÖR RAPPORTERING OCH HANTERING AV KORRUPTION OCH OEGENTLIGHETER SAMMANFATTANDE BEDÖMNING AV BORÅS STADS NULÄGESBESKRIVNING... 11

3 1 GRANSKNINGSFRÅGOR Granskningens syfte är att, mot bakgrund av vad som generellt är viktigt i en kommun för att förebygga, upptäcka och förhindra förekomst av korruption, oegentligheter och ekonomisk brottslighet, beskriva motsvarande arbete i Borås Stad. Granskningens frågeställningar är: Vilka förutsättningar bör finnas på plats för att förebygga, upptäcka och förhindra förekomst av korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet? Hur ser arbetet med att skapa dessa förutsättningar i Borås Stad ut i nuläget? 2 METOD I avsnitt 3 diskuteras begreppen etik, korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet. Därutöver beskrivs nödvändiga åtgärder för den enskilda kommunens förebyggande, upptäckande och förhindrande arbete. Sammanställningen bygger på aktuell forskning, utredning och information från offentliga myndigheter och organisationer. Nulägesbeskrivningen bygger på en sammanställning av resultaten från följande av Stadsrevisionens granskningar: Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Stadsrevisionens årliga granskning av intern kontroll 1 Fördjupad granskning av intern kontroll inom bolagen; självskattningsprogram med uppföljande intervjuer 2 Uppföljning och kontroll av ingångna avtal 3 Kvalitetssäkring av redovisningen (intern kortrapport) 1 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt, Stadsrevisionen Borås. Mars Granskning av internkontroll inom ramen för lekmannarevisionen Granskning av ingångna avtal, Borås Stad. December

4 3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ARBETE MED ETIK, KORRUP- TION OCH ORGANISERAD EKONOMISK BROTTSLIGHET 3.1 Etik och värdegrundsarbete En offentlig organisations definition och hantering av etik och värdegrund, anger hur medarbetarna skall se på sitt uppdrag i förhållande till medborgarna. Frågan om värdegrund är knuten till frågan om arbetsklimat och hur den interna kulturen understödjer den interna styrningen och kontrollen av etik och värdegrundsfrågorna 4. Juridiskt regleras värdegrunden för kommuner i grundlagarna, brottsbalken, förvaltningslagen (1986:223) och i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Den statliga organisationen Kompetensrådet i staten (KRUS) har sammanfattat den gemensamma värdegrunden för offentligt anställda i staten. KRUS framhåller att sammanställningen är giltig också för anställda i kommuner och landsting. Nedan följer KRUS sammanfattning 5 : Demokrati: All offentlig makt i Sverige utgår från folket (I kap 1 första stycket regeringsformen) Legalitet: Den offentliga makten utövas under lagarna (1 kap 1 första stycket regeringsformen) Objektivitet, saklighet och likabehandling: Domstolar, förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen ska i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet (1 kap 9 regeringsformen) Fri åsiktsbildning: Den svenska folkstyrelsen bygger på fri åsiktsbildning (1 kap 1 andra stycket regeringsformen). Respekt: Den offentliga makten skall utövas med respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans frihet och värdighet (1 kap 2 första stycket regeringsformen) Effektivitet och service 3.2 Korruption Det saknas en enhetlig och allmänt omfattad definition av begreppet korruption. Ur ett juridiskt perspektiv definieras korruption som de handlingar som är förbjudna i lag och som får straffrättsliga konsekvenser, som bestickning eller mutbrott 6. Övrig lagstiftning som hanterar frågan om opartiskhet och som indirekt tangerar korruptionsfrågan, är bestämmelser om jäv och lagstiftningen som reglerar offentlig upphandling. För anställda i kommuner regleras bestämmelser om jäv enligt förvaltningslagen (1986: 233) och kommunallagen (1991: 900) och för anställda i kommunala bolag, regleras frågan i aktiebolagslagen (2005: 551). Upphandling regleras i lagen om offentlig upphandling (2007: 1091) och behandlar upphandlingsprocess, överprövning, skadestånd, dokumentation, offentlighet och sekretess. Reglerna skall skapa ett förutsägbart, opartiskt och transparent förfarande, där konkurrensen på marknaden tas till vara för att skapa den bästa ekonomiska och kvalitativa nyttan för medborgarna. 4 Köpta relationer - om korruption i det kommunala Sverige, Statskontoret s Ibid, s Brottsbalken, kap 10 3

5 Att lagstiftningen saknar en heltäckande definition av korruptionsbegreppet har kritiserats från forskare, företrädare för organisationer och samhällsdebattörer, som menar att det behövs definitioner som fångar komplexiteten i hur korruptionen ser ut och hanteras i samhället. Ofta används begreppet som ett samlingsbegrepp för olika typer av oegentligheter som begås av personer i maktpositioner. Den mest accepterade definitionen av korruption tycks vara missbruk av offentlig makt för privat vinning. Definitionen anses av teoretiskt inriktade korruptionsforskare sakna tillräcklig begreppslig precision, varpå olika definitioner lanseras 7. En del forskare har tagit sin utgångspunkt i att opartiskhet är ett grundläggande värde i samhället, vilket innebär att alla medborgare ska ha samma rättigheter gentemot det offentliga. Korruption definieras då som handlingar där en offentlig befattningshavare bryter mot normen om icke-diskriminering och opartiskhet för att få privata, materiella fördelar 8. Begreppet vänskapskorruption förekommer ofta och innebär att tjänstemannen gynnar en person eller grupp framför principen om opartiskhet, detta kan ske med eller utan ekonomisk ersättning. Det finns inget enhetligt sätt att identifiera vilka former av maktmissbruk och oetiskt beteende hos politiker och tjänstemän som utgör korruption. Översikter av modern korruptionsforskning visar en sammanställning av fem olika (ibland överlappande) former för korruption. Dessa är mutor, förskingring, bedrägeri, utpressning och favorisering. Entydiga gränser för när en handling faller under begreppet korruption alternativt oegentligheter saknas Oegentligheter Statskontoret menar att om den anställdes agerande enbart leder till att han eller hon gynnas privat av en handling, så är det inte fråga om korruption utan handlingen kan snarare placeras i kategorin oegentlighet 10. Definitionen av oegentlighet är enligt Statskontoret att tjänstemannen gynnar sig själv på huvudmannens bekostnad. Det kan exempelvis vara ett agerande som vänder sig direkt mot huvudmannen. Den anställde utnyttjar då det förtroende som han eller hon har fått av huvudmannen, att exempelvis fatta beslut i organisationens namn, eller att felaktigt disponera huvudmannens resurser och utrustning. Oegentligheter kan innebära att den anställde tillskansar sig ekonomisk vinning, men det kan också förekomma situationer som inte innebär att ett ekonomiskt värde är inblandat 11. Statskontoret menar vidare att tjänstemän och politiker kan skada förtroendet för organisationen på olika sätt, utan att det rör sig om korruption. Detta kan ske om företrädare för organisationen begår medvetna eller omedvetna fel i tjänsten. ESO (Expertgruppen för Studier i Offentlig Ekonomi) definierar korruption som ett förfarande som även kan innehålla enpartsförfaranden som trolöshet mot huvudman och förskingkring Konsekvenser av korruption och oegentligheter Konsekvenser av korruption och oegentligheter är att demokratiska institutioner försvagas, medborgarnas förtroende för offentliga institutioner skadas, och medborgarnas rättssäkerhet undergrävs. Ekonomiskt medför korruption och oegentligheter en snedvridning av rättvis konkurrens och effektiv hantering av skattemedel. 7 Allmän nytta eller egen vinning? En ESO-rapport om korruption på svenska 2013: 2, s.36 8 Statliga myndigheters skydd mot korruption, Riksrevisionen 2013:2 9 Allmän nytta eller egen vinning? En ESO-rapport om korruption på svenska 2013: 2, s Köpta relationer - om korruption i det kommunala Sverige, Statskontoret s Ibid 12 Allmän nytta eller egen vinning? En ESO-rapport om korruption på svenska 2013: 2, s.54 4

6 3.5 Organiserad ekonomisk brottslighet Rapport Den organiserade ekonomiska brottsligheten har blivit ett allt större problem såväl internationellt, nationellt som lokalt och den ekonomiska brottsligheten är inte isolerad från annan organiserad brottslighet. När minst två personer begår brott för att uppnå makt och ekonomisk vinning, definieras brottsligheten som grov 13. Brottsutredningar visar att tillsynes seriösa företagare anlitar svart arbetskraft som döljs genom underentreprenörer och falska fakturor. Huvudentreprenören anlitar bolag som underentreprenörer och dessa kan i sin tur ha underentreprenörer. På detta sätt kan man få långa kedjor av underentreprenörer som slutar i bolag som existerar under en kort tid och fungerar som s. k målvakter. Undandragandet av skatt och arbetsgivaravgifter sker då någonstans längs denna kedja, ofta i samförstånd med huvudentreprenören. Effekter för kommunen är snedvriden konkurrens, minskat utrymme för vita och seriösa jobb och inkomstbortfall i form av skatteintäkter 14. Ekobrottsmyndigheten framhåller att i samband med upphandling är det viktigt med avtalsskrivning som tydligt reglerar krav som kommunen bör ställa på entreprenören som tilldelas ett uppdrag. Avtalet bör innehålla att kommunen skall godkänna att huvudleverantören anlitar underleverantörer eller bemanningsföretag. I övrigt bör samma krav som gäller för huvudentreprenören också gälla för eventuellt anlitade underentreprenörer. Ekobrottsmyndigheten tydliggör vidare att följande kontrollmoment är väsentliga för att förhindra att företag med kopplingar till organiserad ekonomisk brottslighet anlitas eller att de upptäcks 15. Kontrollera offentliga uppgifter (F-skattsedel, momsregistrering) från skattemyndigheten. Kontrollera uppgifter för att bedöma leverantörens ekonomiska ställning genom t.ex. kreditupplysningsföretag eller genomrelevanta nyckeltal Kontrollera låga anbudspriser (jämför nyckeltal och analysera i förhållande till branschens normalvärden) Kontrollera företagets huvudmän Kräv ID -brickor hos personalen Fortsätt att kontrollera och följa upp uppgifter löpande under avtalstiden 3.6 Definition av EKO- begrepp har policyrelevans Definition av EKO- begreppet har policyrelevans genom att definitionen medför att det är möjligt att identifiera åtgärder för att främja etikfrågan och för att bekämpa korruption och oegentligheter 16. Det är därför enligt Statskontoret nödvändigt att den enskilda kommunen tar ställning till en förståelse och beskrivning av begreppen etik, korruption och oegentligheter, och att beskrivningen kommuniceras till de anställda. Det är viktigt att kommunens dokument som behandlar etik och värdegrund samt riktlinjer, rutiner och policydokument, som antas för att förebygga och motverka korruption och oegentligheter, ingår i en samlad och kommunicerad helhetsstrategi 17. För att förebygga korruption och oegentligheter är det också viktigt att kommunens ledning och personer i ledande ställning, föregår med gott exempel. Organisationens ledning bör införa etiska riktlinjer som kommuniceras till de anställda genom utbildning. Dessutom behöver 13 polisen.se 14 Ekobrottsmyndigheten.se 15 Att tänka på när du upphandlar eller avropar tjänster, ekobrottsmyndigheten.se 16 Allmän nytta eller egen vinning? En ESO-rapport om korruption på svenska 2013:2, s Köpta relationer - om korruption i det kommunala Sverige, Statskontoret s

7 en ständigt pågående debatt föras, om vad som faller inom ramarna för korruption och oegentligheter, och vilket beteende som är acceptabelt eller inte för de anställda Riskanalys och förebyggande samt upptäckande åtgärder Verksamhetens skydd mot korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet, bör stå i förhållande till hur utsatt verksamheten är för risker. För att kunna hantera risker effektivt krävs en medvetenhet om dem 19. Ett viktigt inslag i den interna kontrollen och i utvecklandet av planer för intern kontroll, är att genomföra riskanalyser. Nämnderna och bolagens styrelser skall genomföra sådana analyser, och som en del av uppsikten och övervakningen av nämndernas och styrelsernas interna kontroll, bör Kommunstyrelsen ta del av riskanalyserna och också göra övergripande riskanalyser. Det är viktigt att aktivt och obligatoriskt ta ställning till området korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet. Riskanalysen skall svara på var riskerna finns, vilka de är, hur stora de är, och hur de kan begränsas. Med riskanalysen som utgångspunkt bör verksamheten sedan genomföra åtgärder som förebygger risker för korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet. Nedan beskrivs generella åtgärder som bör genomsyra organisationen enligt Brå (Brottsförebyggande rådet) 20 : Utöver riktlinjer om vad som avses med korruption och oegentligheter, bör dessa kompletteras med tydliga regler för hur frågor kring korruption, oegentligheter och arbete för att undvika organiserad ekonomisk brottslighet, skall hanteras av kommunanställda. Riktlinjerna bör vara anpassade till verksamheten och tydliggöra de största riskerna för korruption och oegentligheter och hur de anställda skall undvika dessa. Genom att arbeta två och två enligt dualitets-principen, så minskar risken för korruption och oegentligheter. En effektiv förebyggande åtgärd är att tjänstemän inte handlägger ärenden ensamma. Om attestering, beslut, kontroll, tillsyn, inspektion och andra liknande uppgifter kan genomföras av två personer, minskar risken för tjänstemannen att missbruka sin ställning. Ett väl utarbetat kontrollsystem är ett av de främsta sätten att upptäcka och avskräcka från korruption. Dessutom skyddar en väl fungerande intern kontroll anställda och förtroendevalda mot oberättigade misstankar. COSO - ramverket, som är det internationellt mest erkända internkontrollsystemet, bygger på ett strukturerat och systematiskt sätt att arbeta med intern kontroll generellt. Systemet innehåller komponenterna kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och övervakning. Det är också nödvändigt att värdegrund samt policys och riktlinjer kommuniceras till de kommunanställda genom utbildning. Tillgängliga chefer som utövar ett s.k. nära ledarskap är viktigt. Det innebär chefer som stödjer de anställda i svåra ärenden och som uppmärksammar hantering av ärenden och är lyhörda för förändringar på arbetsplatsen. 3.8 System för rapportering och hantering av misstankar För att kunna upptäcka och utreda misstankar om korruption och oegentligheter behövs rutiner för hur organisationen ska hantera, utreda och rapportera misstankar. I en del kommuner har 18 Statliga myndigheters skydd mot korruption, Riksrevisionen 2013: 2, s Statliga myndigheters skydd mot korruption, Riksrevisionen 2013:2, s Brå (2007) s , Statliga myndigheters skydd mot korruption, Riksrevisionen 2013:2. s 33 6

8 riktlinjer införts om att information om korruption och oegentligheter skall lämnas till någon annan än den närmaste chefen, exempelvis till en central funktion. Motivet är att ärendet lyfts från berörd enhet och att handläggningen blir neutral och mer saklig. Göteborgs Stad tillämpar en s. k Whistleblowerfunktion för rapportering av misstänkt korruption och oegentligheter. Funktionen består av två delar, dels en extern mottagarfunktion i form av en advokatbyrå i Göteborg och dels av en intern utredningsfunktion, med speciellt utsedda medarbetare, på stadsledningskontoret. Till advokatbyrån eller den interna utredningsfunktionen kan medarbetare eller förtroendevalda anmäla misstankar om allvarliga oegentligheter. Anmälningarna hanteras sedan av den interna utredningsfunktionen på stadsledningskontoret för diarieföring, bedömning och vidare utredning 21. Rättsligt anonymitetsskydd för uppgiftslämnare, s k whistleblowers, förs ofta fram som en svaghet, när rapporteringssystem diskuteras. Bland annat SKL driver frågan om förstärkt skydd för uppgiftslämnare Nulägesanalys Borås Stad 4.1 Inledning Nedan beskrivs Borås Stads arbete för att främja etik och motverka och upptäcka förekomst av korruption, oegentligheter och organiserad ekonomisk brottslighet. En genomgång och avstämning genomförs mot de förutsättningar som tas upp i avsnitt 3 Förutsättningar för arbete med etik, korruption och organiserad ekonomisk brottslighet. 4.2 Arbetsgrupper och nätverk Borås Stad ingår i ett samarbete med polisen och en avsiktsförklaring har avgivits av staden, berörda statliga myndigheter och andra aktörer om att samverka för att förhindra organiserad ekonomisk brottslighet. Kommunstyrelsen beslutade 2011 att Borås Stad skall ingå i SKL; s nätverk för korruptionsbekämpning 23. Kommunstyrelsen beslutade under våren 2013, att tillsätta en arbetsgrupp som har till uppgift att ta fram kommunövergripande förslag till åtgärder/rutiner som förebygger ekonomisk brottslighet, oegentligheter och korruption 24. Gruppen består av företrädare för förtroendevalda och tjänstemän. En närmare uppdragsbeskrivning tas fram av arbetsgruppen under våren se KS , KS , 95 7

9 4.3 Arbete med etik- och värdegrund Rapport Inom vissa förvaltningar och bolag pågår arbete med etik- och värdegrundsarbete, men en överblick av arbetet saknas ur ett kommunperspektiv. Borås Stad saknar en dokumenterad värdegrund på kommunövergripande nivå, som hanterar frågor om etiskt förhållningssätt i förhållande till begreppet korruption och oegentligheter. 4.4 Riskanalys Nämnderna ansvarar för att genomföra riskanalyser och Kommunstyrelsen/Stadskansliet ansvarar för att ta ställning till om riskanalyserna är adekvata och tillräckligt omfattande. Stadsrevisionens uppgift är att pröva om stadens interna kontroll är ändamålsenlig. Momentet riskanalys tas inte upp i stadens regler för intern kontroll 25. I Borås Stad genomförs i dagsläget inte riskanalyser i samtliga nämnder och bolag. Kommunstyrelsen/Stadskansliet genomför inte heller några övergripande riskanalyser. Under våren 2013 utvecklas i samarbete mellan Stadsrevisionen och Stadskansliet, ett verktyg där stadens nämnder kan genomföra riskanalyser inom ramen för stadens styr- och ledningssystem, Stratsys. 4.5 Förebyggande åtgärder Riktlinjer för hantering av korruption och oegentligheter På Borås Stads och bolagens intranät finns en PM (upprättad 2008) som syftar till att skapa kunskap kring frågor om muta och bestickning, bedömning och påföljd. Denna PM är upprättat av Stadsrevisionen 26. Kommunstyrelsen har inte antagit riktlinjen. Kommunfullmäktige fastställde riktlinjer för upphandling. I riktlinjerna framgår att den som handlägger upphandling ansvarar för att vara orienterad om bland annat lagen om mutor och bestickning. Riktlinjerna gäller för alla nämnder, förvaltningar och bolag. 27 Kommentarer till Kommunallagens och Förvaltningslagens regler om jäv finns på kommunens intranät under avdelningen Personal och förhandling (Stadskansliet). Information om bisyssla finns på en del förvaltningars intranätssidor. Det saknas ett kommunövergripande dokument som hanterar frågan Intern kontroll I rapporten Kommunstyrelsens uppsiktsplikt framkommer det att nämnderna har fastställda planer för intern kontroll, men flertalet bolag saknar fastställda planer. Kommunstyrelsen/Stadskansliet tar in planerna för intern kontroll från nämnderna men inte från bolagen. Kommunstyrelsen/Stadskansliet ger ingen återkoppling till nämnderna av innehåll och arbetssätt. Det har över tid utvecklats en ordning där Kommunstyrelsen/Stadskansliet förlitar sig på att Stadsrevisionen följer upp den interna kontrollen. Revisorernas uppgift är att pröva om den interna kontrollen är tillräcklig, och enligt lokala regler och lagstiftning skall Kommunstyrelsen övervaka att nämnderna sköter sina åta- 25 Regler för internkontroll 068:9 26 Granskning av ingångna avtal, Borås Stad. December Styrdokument, boras.se 8

10 ganden för den interna kontrollen. Stadsrevisionen framhåller i granskningsrapporten Kommunstyrelsens uppsiktplikt att Kommunstyrelsen/Stadskansliet måste utveckla former för att följa upp den interna kontrollen och återkoppla till nämnder och bolag. Stadsrevisionen gör sedan sin prövning och bedömning i enlighet med revisorernas riskoch väsentlighetsanalys. Rapport Stadsrevisionen har inom ramen för lekmannarevisionen år 2012, gjort en systematisk granskning av den interna kontrollen inom Borås Stads bolag för området verksamhetsövergripande kontroller. Granskningen utgår från COSO-modellen. Bolagen har fått ta ställning till ett antal påståenden (självdeklaration) kring den interna kontrollen inom utvalda områden/processer (som också omfattar risk för oegentligheter och oetiskt beteende). Bolagen har även i intervjuer fått beskriva vilken dokumentation de har på plats för att styrka påståendena. Granskningen visar att två av bolagen har upprättat internkontrollplaner och arbetar med strukturerade riskanalyser, som också omfattar risker för oegentligheter. Stadsrevisionen avser att följa upp bolagens interna kontroll i lekmannarevisionen år Därefter lämnas resultatet till Kommunstyrelsen/Stadskansliet som ansvarar för styrning och uppföljning av frågan. Stadsrevisionen planerar samtidigt att applicera COSO-modellen systematiskt på stadens nämnder Fyra ögon principen Dualitetsprincipen; dvs att två personer i förening genomför attestering, uppfylls genom hantering i stadens ekonomisystem Utbildning Det saknas kommungemensam utbildning som behandlar etiskt förhållningssätt, korruption och oegentligheter. Utbildning som omfattar frågorna, förekommer bland annat på bolagen, Borås Elnät AB och Borås Energi och miljö Nära ledarskap Vid intervjuer med förvaltningschefer och bolagschefer vid stadens nämnder och bolag framkommer det att diskussion/värdegrundsarbete förekommer i vissa bolag och nämnder, när det gäller etiskt förhållningssätt och risker för korruption och oegentligheter Leverantörs och betalningskontroller 2010 påbörjade finansavdelningen (Stadskansliet) projektet Rätt redovisning. Projektet innehöll bland annat en översyn av leverantörskontroll och riskhantering. Avtal har slutits med tjänster inom leverantörs- och betalningskontroll (CreditSafe och Inyette). Upphandlingsavdelningen kontrollerar genom Credit Safe:s leverantörskontroll, att företag har s.k. grönt ljus, d.v.s., de är utan betalningsanmärkningar och kronofogdeskulder och med en hög bedömd pålitlighet när det gäller betalningar och bedömning av risk att komma i obestånd inom 12 månader. Sökningen kommer att vara tillgänglig för förvaltningarna från och med våren Inyette levererar dagligen en tjänst till Redovisningsavdelningen (Servicekontoret) och till finanschefen, där betalningsfilen har stämts av mot Svensk Handels varningslista, Skattemyndigheten och Kronofogdemyndigheten. 28 Årsrapport Maj Kommunstyrelsens uppsiktsplikt, Stadsrevisionen Borås. Mars

11 Tjänsten signalerar varningar när det gäller blufföretag, bluffakturor, dubbla fakturor, stora betalningar till privatpersoner, betalningar till 90-postkonton och betalningar av belopp som överstiger en miljon kronor. 4.6 Granskning av avtal Stadsrevisionen har granskat hur Lokalförsörjningsförvaltningen, AB Bostäder och Borås Elnät AB arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Urvalet har skett mot bakgrund av att verksamheterna hanterar upphandling och inköp inom byggbranschen, som är ett område som anses vara riskutsatt när det gäller korruption och oegentligheter. Granskningen omfattar upphandlade ramavtal och projekt inom byggbranschen samt verksamheternas förebyggande arbete mot oegentligheter. Utgångspunkten för urval av ramavtal har varit förekomsten av flera upphandlade leverantörer som är rangordnade. Urvalet bland projekten baseras på att dessa har en stor omfattning av ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTOR), som är en riskfaktor för oegentligheter. Granskningen visade att Lokalförsörjningsnämndens, AB Bostäders samt Borås Elnät AB: s kontroll och uppföljning av ingångna avtal i huvudsak är ändamålsenlig och att det förebyggande arbetet är tillfredställande. Stadsrevisionen identifierar utvecklingsbehov inom följande områden. Kunskap finns inom Lokalförsörjningsförvaltningen om de inköp som görs vid sidan om ramavtalen. Nämnden bör därför kunna förbättra avtalstroheten ytterligare. Lokalförsörjningsnämnden bör införa rutiner för dokumentation av samtliga beställningar. AB Bostäders styrelse bör utveckla den egna löpande kontrollen av projekt i de fall externa projektledare anlitas. AB Bostäder bör utarbeta en internkontrollplan som fastställs av styrelsen. För att stärka kontrollen av utförda timmar kan Lokalförsörjningsnämnden, AB Bostäder och Borås Elnät AB pröva möjligheten att ta del av leverantörens tidsredovisning. 4.7 System för rapportering och hantering av korruption och oegentligheter Borås stad saknar ett gemensamt och dokumenterat system för hantering av misstankar för korruption och oegentligheter. I rapporten Uppföljning och kontroll av ingångna avtal, framgår det att medarbetarna i den granskade nämnden och bolagen, förutsätts att rapportera misstankar om korruption och oegentligheter till närmaste chef. 10

12 5 Sammanfattande bedömning av Borås Stads nulägesbeskrivning Stadsrevisionen konstaterar med utgångspunkt från omvärldsanalysen att ett effektivt arbete med korruption och oegentligheter kräver insatser på många olika områden i hela organisationen. Stadens förvaltningar och bolag arbetar med dessa frågor i varierande grad, och initiativ har även tagits av Kommunstyrelse och Stadskansli. Det saknas dock en kommungemensam dokumenterad strategi för arbetet. I enlighet med vad Statskontoret framhåller är det väsentligt att den enskilda kommunen tar aktiv ställning när det gäller hur man skall hantera korruption och oegentligheter. Definitioner och gränsdragningar behövs för att utveckla policies och riktlinjer. Kommunstyrelsen har initierat ett arbete som syftar till att motverka samröre med organiserad brottslighet när upphandlingar genomförs. Stadsrevisionen delar Kommunstyrelsens uppfattning om upphandlingsfrågornas betydelse, och vill i sammanhanget framhålla markeringen om upphandlingsavdelningens (tekniska nämndens) strategiska roll i enlighet med Kommunfullmäktiges budgetbeslut. Den interna kontrollen är central när det gäller att motverka korruption och oegentligheter. Stadens nämnder har fastställda planer för intern kontroll, och arbetet med intern kontroll har utvecklats successivt de senaste åren. Ett arbete pågår också när det gäller att utveckla den interna kontrollen i bolagen. Stadens nämnder och styrelser har ansvar för att utveckla den interna kontrollen så att den blir effektivare med avseende på riskerna för korruption och oegentligheter. I arbetet mot korruption och oegentligheter är organisationskultur, etik och värdegrund grundläggande begrepp. Ledning och styrning av verksamheterna bör därför involvera tydliga budskap om vilka förhållningssätt som förväntas av medarbetare i Borås Stad. Gemensamma utbildningsinsatser med inriktning mot hur medarbetare och chefer kan hantera risker för korruption och oegentligheter bör övervägas. Kommunstyrelsen bör överväga möjligheten att inrätta en funktion för hantering och rapportering av misstänkta fall av korruption och oegentligheter- en s k whistle - blowerfunktion. 11