FUNKTIONSSTÖD. Årsredovisning

Transkript

1 FUNKTIONSSTÖD Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Hälsosamt liv Minskat bruk av alkohol, tobak och narkotika Bättre fritid Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Attraktiv arbetsplats Uppföljning direktiv Senast 2015 ska kundval införas, med stöd av lagen om valfrihet, LOV, för insatserna ledsagning och avlösning i hemmet Förvaltningen ska senast 2015 ta fram kvalitetskriterier för samtliga verksamheter Direktiv invånardialog Direktiv praktikplatser Direktiv e-förvaltning Förvaltningen ska utveckla boendestödet för att det i högre grad ska fungera som en förebyggande insats som på sikt minskar behovet av mer omfattande och dyrare insatser Förvaltningen ska aktivt planera för praktikplatser utifrån direktiv från KF Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Kvalitetsdeklarationer Verksamhetsmått Analys verksamhetsmått Resursmått Prestationsmått Effektmått Personalmått Analys personalmått Resursmått Effektmått Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Viten och rättstvister Intern kontroll Resultat av genomförda internkontroller Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens årsredovisning 2

3 11.4 Nämndens förbättringsåtgärder Intern kontroll av externa utförare Analys Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 3

4 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor Intäkter Kostnader Netto Budget, netto Avvikelse Kommentarer till verksamhet och utfall Nämnden för Funktionsstöd redovisar ett underskott på 5,9 miljoner kronor. Kostnaderna har ökat med knappt 33 miljoner kronor jämfört med. Det beror på ökade volymer, framförallt inom köpt verksamhet och personlig assistans, två nystartade gruppbostäder samt löneökningar. Personlig assistans redovisar ett underskott på sex miljoner kronor. Personlig assistans i egen regi redovisar ett underskott på 4,4 miljoner och i extern regi ett underskott på 1,6 miljoner kronor. Boendeverksamheten redovisar ett överskott på dryt fem miljoner kronor vilket kan delvis kan härledas till tomma platser under året. Insatsen avlösarservice och ledsagarservice redovisar ett överskott på två miljoner kronor. Det beror på att ett par stora ärenden har övergått till personlig assistans. Köpt verksamhet redovisar ett underskott på 12,7 miljoner kronor jämfört med. För åren - har kostnaden för köpt verksamhet överstigit beslutad tilldelning från KF med tio miljoner kronor. Investeringar Inkomster Budget Avvikelse Utgifter Netto Kommentar till investeringar Funktionsstöd redovisar ett överskott på drygt 1,2 miljoner kronor. Överskottet beror på att planerad verksamhet för har försenats. Nämndens årsredovisning 4

5 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten Två nya boendeenheter har startats på Onyxvägen: en gruppbostad med sex lägenheter och en servicebostad med 9 servicelägenheter. Framtidens hemsjukvård, ny överenskommelse om hälso- och sjukvård mellan regionen och kommunerna i Halland har träffats. Till denna överenskommelse har en ny nämnd med ansvar för kvalitetsuppföljning och utveckling kopplats. Förvaltningen har arbetat intensivt med aktiviteter för att nå kostnadseffektivisering inom områden med höga enhetskostnader. Arbetet med planering för nya boendeprojekt har krävt stora arbetsinsatser under året; Gällinge (BoDa), Tölö Ängar II, och Mååvägen har kommit långt i planeringen och planering för Sandlyckan, Vallda/ Heberg och Smidesvägen har påbörjats. Avtal om verkställighet av insatsen kontaktperson har träffats med Göteborgs föreningscenter. Viktiga händelser inom personalområdet Förvaltningen har tagit fram och påbörjat en plan för intern ledarförsörjning för att möta vårt behov av nya enhetschefer och samtidigt möjliggöra en karriärutveckling för våra medarbetare. Arbetet med kompetensinventering och gemensamma befattningsbenämningar för stödassistenter och stödpedagoger i Halland och Göteborgsregionen har genomförts. I samverkan med fackliga företrädare har förvaltningen tagit fram SAM-blomman, en modell för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Förvaltningen har haft stora svårigheter att rekrytera personal med rätt kompetens vilket ser ut att vara en trend också framöver. Av det skälet har ett utökat samarbete mellan HR-chef och förvaltningarna för Funktionsstöd, Äldreomsorg och Gymnasie &Vuxenutbildning påbörjats. Nämndens årsredovisning 5

6 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under En lokal förutsättning som direkt påverkat nämnden är utbyggnad av bostäder med särskild service. Nämnden har under fortsatt köpa verksamhet då behovet inte kan verkställas inom kommunen. Detta påverkar också Kungsbackas utfall avseende den statliga LSSkostnadsutjämningen negativt eftersom vi även har en kösituation för personer som beviljats bostad med särskild service enligt LSS men där beslutat inte verkställts. I den senare beskrivningen konstateras att det har en ekonomisk effekt samtidigt som vi brister i rättsäkerhet. En omvärldsfaktor som påverkar nämnden är att ungdomar sedan fyra år tillbaka fritt kan välja gymnasiestudier utanför kommunen. Ungdomar med funktionsnedsättning som har behov av stöd i särskilt boende har då rätt till den insatsen vilket påverkar nämndens budget. Andelen gymnasieelever med behov av särskilt stöd som väljer skola och boende utanför kommunen har ökat. Arbetsmarknadsläget påverkar nämndens verksamhet genom att svårigheten för personer med funktionshinder att få ett arbete medverkar till att andra huvudmän såsom arbetsförmedlingen fråntar sig sitt ansvar och föreslår personer som tillhör LSS personkrets att söka daglig verksamhet. Den verksamhet nämnden bedriver har mycket svårt att i vissa fall möta upp önskan om daglig verksamhet på en realistisk nivå. Daglig verksamhet är inte uppbyggd för personer som har en utbildnings- eller högskolebakgrund. Svårare utredningar, och fler juridiska ombud påverkar myndighetsutövningen. Utredningarna kräver utlåtanden från fler aktörer eftersom den enskildes behov ofta har en mycket komplex bild och behov av stöd från flera huvudmän. Fler sökande har biträde av juridiskt ombud och handläggaren har inte kontakt med den sökande direkt. Detta försvårar och fördröjer handläggningen. Tillsammans med en allt mer negativ mediabild av myndighetsutövning där rättsäkerheten förvanskas, påverkas också arbetsmiljön och ställer stora krav på handläggare vilket riskerar att försvåra rekrytering till socionomyrket. Bostadsmarknaden påverkar möjligheten till ett eget boende vilket medför fler ansökningar om bostad med särskild service som leder till avslag på grund av att behov inte finns. Den enskilde skulle kunna klara ett eget boende om tillgång fanns. Inlåsningseffekten är en annan faktor. I de fall en person efter ett antal år i bostad med särskild service bedöms kunna klara ett ordinärt boende med till exempel boendestöd finns inget boende att flytta till. En situation som innebär att det inte förekommer någon rörlighet i våra bostäder med särskild service, liksom att den enskilde inte får möjlighet att utvecklas på bästa sätt. Nämndens årsredovisning 6

7 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 7

8 Nämndens årsredovisning 8

9 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka För att stärka den enskilde brukarens inflytande skall det i dokumentationen för brukaren framgå på vilket sätt brukaren kommunicerar och hur stödet ska utformas. Detta är ett arbetssätt som genomförs i alla berörda verksamheter. Förvaltningen har tagit beslut om att genom Göteborgs Föreningscenter köpa verkställighet av insatsen kontaktperson. Genom detta räknar förvaltningen med att bättre kunna matcha brukarnas specifika önskemål om kontaktperson. Under har planeringen fortsatt för utökning av kundvalet till att omfatta, utöver hemtjänsten, även ledsagning och avlösning i hemmet. Detta kommer att genomföras Nämndens årsredovisning 9

10 Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Bemötande och tillgänglighet Beslutats av KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Inom verksamheterna har enheterna arbetat med att utveckla bemötandet av brukarna i syfte att deras tillvaro skall bli mer begriplig, förutsägbar och trygg. För att den enskilde brukaren skall uppleva ett gott bemötande skrivs det in i den enskildes dokumentation vad ett önskat bemötande innebär för den enskilde. Arbetet med metoden lågaffektivt bemötande har fortsatt. Ambassadörer har utsetts i verksamheten för att säkra kontinuiteten i metoden. Inom socialpsykiatriskt stöd har man arbetat aktivt med jämställdhetsfrågor med fokus både på medarbetare och kommuninvånare. Inom hemtjänsten infördes under året ett tidsregistreringssystem och nyckelfritt låssystem för att förbättra säkerheten och service/ tillgänglighet för brukarna. Genom att ha särskilt avdelade administratörer tillgängliga under fasta telefontider har förvaltningen förbättrat tillgängligheten mot brukarna. Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Målvärd e Hälsosamt liv Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Hälsoperspektivet ska lyftas i handläggningens utredningar. Utifrån begreppen skälig levnadsnivå/goda levnadsvillkor ska brukaren kunna fortsätta/börja med aktiviteter som främjar upprätthållande av god hälsa eller möjliggör förbättrad hälsa. Hemteamet (boendestöd) har genom att delta i LIV-projektet gett stöd till brukarna för ett hälsosammare liv. Projektet genomförs i samverkan mellan Psykiatrin Halland, Högskolan i Halmstad kommunerna i Halland och IFSAP Halmstad. Syftet med projektet är att undersöka om individuellt anpassat stöd i livsstilsfrågor som kostvanor, fysisk aktivitet, alkohol och tobak har Nämndens årsredovisning 10

11 effekt på den psykiska och fysiska hälsan. Kostrådgivare har utbildat baspersonal i grundläggande näringslära samt kostens betydelse för hälsan. Mätning SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga: Föreställ dig den ideala hälsosamma kommunen. Hur nära en sådan idealt hälsosam kommun kommer Kungsbacka? SCB:s medborgarundersökning, tilläggsfråga: Vad tycker du om förutsättningarna att leva ett hälsosamt liv i Kungsbacka? Målvärd e 6,6 7,2 7,2 6,9 8,1 8,1 8,1 4.4 Minskat bruk av alkohol, tobak och narkotika Beslutats av KF:s formulering Bruket av alkohol, tobak och narkotika bland ungdomar ska minska Funktionsstöd har få ungdomar som tillhör målgruppen i sin verksamhet. Inom lägerverksamheten pratar man med ungdomarna om alkohol, tobak och narkotika. Allt bruk är förbjudet i samband med lägeraktiviteter och det är inte heller något problem inom området. Mätning Målvärd e Luppen var 3:e år däremellan ungdomsenkäten, alkohol, åk 8 91% 87% 93% 81% Luppen var 3:e år, däremellan ungdomsenkäten, tobak, åk 8 94% 90% 95% 88% Luppen var 3:e år däremellan i enkät till elever i årskurs 2 på gymnasiet, narkotika 86% 92% 82% 4.5 Bättre fritid Beslutats av KF:s formulering Andelen av kommunens invånare som är nöjda med sin fritid ska öka Funktionsstöds verksamheter för bostäder med särskild service har arbetat med att utveckla fritidsutbudet för brukarna. Ett mål har varit att utveckla utbudet av aktiviteter även på hemmaplan, i gruppbostaden och i respektive lägenhet. På flera enheter har införandet av gemensamma måltider mottagits positivt av såväl brukare som anhöriga. Myndighetsverksamheten har förbättrat samarbetet med Fritid & Folkhälsa där man haft gemensamma arbetsdagar med information om sina respektive verksamheter. Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 80% 93% 90% 79% Nämndens årsredovisning 11

12 Mätning Målvärd e Luppen var 3:e år, däremellan ungdomsenkäten 87% 94% 76% 83% 4.6 Trygg kommun Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka För att säkerställa kvaliteten i verksamheten pågår ett arbete med att ta fram kvalitetskriterier för all verksamhet inom Funktionsstöd. Under året har kvalitetskriterierna inom bostäder med särskild service implementerats på samtliga enheters arbetsplatsträffar genom arbetsmaterialet "Det här lovar vi". Genom att införa nationell patientöversikt för effektivare informationsöverföring i hälso- och sjukvårdsverksamheten har patientsäkerheten för brukarna ökat. Arbetet med metoden Tidiga tecken, för att upptäcka tecken på tidigt åldrande hos personer med intellektuella funktionsnedsättningar har fungerat mycket bra tack vare organiseringen med en resursenhet. Arbetet har uppmärksammats i hela Halland och även av SKL. Mätning Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Antalet platser inom bostad med särskild service i kommunen ska öka för samtliga målgrupper, så att de som beviljats, kan erbjudas en sådan bostad Beslutats av Under har en ny gruppbostad om 6 platser och 9 nya servicelägenheter tagits i bruk. Båda enheterna ligger på Onyxvägen på nya området Kolla Parkstad. Tillskottet har inneburit att antalet personer med beslut om bostad med särskild service, som inte kan få behovet tillgodosett, har minskat från cirka 20 till 7 (december ). Planeringen fortsätter för en fortsatt utbyggnad, där planen är en ny gruppbostad 2015 (Fjärås) och två enheter 2016 (Boda och Tölö Ängar II). Samarbetet med Serviceförvaltningens fastighetsenhet har ytterligare utvecklats under året. Prognosarbetet har också förbättrats. Alla handläggare lägger in uppgifter så snart behov av bostad lyfts eller när ansökan beviljats. En handläggare är ansvarig för materialet. Förbättrat teamarbete med två ansvariga handläggare och tre enhetschefer har lett till snabbare övergripande process vid inflyttning i nya bostäder och i befintligt bestånd när lägenheter blir lediga. Mätning Målvärd e Antalet platser i kommunen i bostäder med särskild service Nämndens årsredovisning 12

13 4.7 Minskad energianvändning Beslutats av KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Verksamheten försöker hålla nere energiförbrukningen på de sätt man kan. I det dagliga arbetet används lågenergilampor, man fyller maskiner innan disk och tvätt, släcker tomma lokaler och stänger av datorer som inte används. Verksamheten har begränsade möjligheter att minska energiförbrukningen i de lokaler som används, eftersom man är hyresgäst och därigenom i mindre grad har inflytande över val av exempelvis uppvärmning och energisystem. Mätning Målvärd e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Minskade koldioxidutsläpp Beslutats av KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Förvaltningen för Funktionsstöd gör medvetna val av transportmedel vid resor. Tåg används i den utsträckning det går, kommunens miljöbilar används vid vårdplaneringar och hembesök. Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar Målvärd e -0,47% -6,5% 0,9% -2,5% 4.9 Attraktiv arbetsplats Beslutats av KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna Att vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats är ett viktigt mål såväl för kommunen som för förvaltningen för Funktionsstöd. I medarbetarenkäten har Funktionsstöd ett mycket bra resultat i medelvärdet av de fyra utvalda indikatorerna. 7,8 är faktiskt det högsta resultatet bland kommunens förvaltningar. Jämförelsetalet för hela kommunen ligger på 7,3. Aktiviteter vi jobbat med under för att vara en attraktiv arbetsplats är bland annat följande: I syfte att skapa interna karriärvägar har vi under året skapat ett internt ledarförsörjningsprogram. Vi har hittat deltagare via en intern rekryteringsprocess och själva programmet kommer att starta i slutet av januari Nämndens årsredovisning 13

14 Vi har tillsammans med Äldreomsorgen och Gymnasie & Vuxenutbildningen påbörjat ett arbete för att attrahera unga människor till att utbilda sig inom våra verksamhetsområden. Vi har fortsatt vårt arbete att kunna erbjuda fler medarbetare önskad sysselsättningsgrad. För att möjliggöra detta kommer vi att införa årsarbetstid på alla våra enheter och vi har gått ut med en förfrågan till alla medarbetare om önskad sysselsättningsgrad. Mätning Målvärd e Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer 8-7,8 8,5 Jämix, ökning av antal punkter per år Andelen tillsvidareanställda kvinnor med heltidstjänst ska öka Beslutats av Målet att öka andelen heltidsanställda kvinnor har under resulterat i en ökning med 3 procentenheter; från 51 % till 54 %. Glädjande nog är det framförallt de små tjänsterna under 75 % som minskat. Mätning Målvärd e Mäts genom personalenheten i samband med årsredovisning Sjukfrånvaron för kvinnor ska minska med en procentenhet jämfört med Beslutats av Målet att minska sjukfrånvaron bland kvinnor är inte uppnått. Vi ser tvärtom en ökning från 8,4 till 8,8 %. I jämförelse med övriga kommunen ser vi en likartad utveckling med ökad sjukfrånvaro bland kvinnor. Andelen lång sjukskrivning har ökat marginellt och den största ökningen ligger i åldersspannet år. En stor orsak till den ökade sjukfrånvaron är svårigheten att rekrytera ny personal vilket lett till personalbrist och stora övertidsuttag och ökad sjukfrånvaro i vissa grupper. Mätning Målvärd e Mäts genom personalenheten in samband med årsredovisning Nämndens årsredovisning 14

15 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Senast 2015 ska kundval införas, med stöd av lagen om valfrihet, LOV, för insatserna ledsagning och avlösning i hemmet Beslutats av I november godkände Nämnden för Funktionsstöd ett förslag till förfrågningsunderlag för införande av valfrihet enligt lag om valfrihet, LOV, i valet av utförare för ledsagning och avlösning i hemmet. Genomförandet av valfrihet för ledsagning och avlösning i hemmet är bestämt till 1 mars Mätning Status direktiv Delvis uppnått 5.2 Förvaltningen ska senast 2015 ta fram kvalitetskriterier för samtliga verksamheter Beslutats av Under året har kvalitetskriterier tagits fram och godkänts för ledsagning och avlösning i hemmet, insatser som våren 2015 kommer att bli en del av verksamheten med LOV, valfrihet/ kundval. Förvaltningens tidplan för utveckling av kvalitetskriterier i verksamheterna följs därmed. Mätning Status direktiv Delvis uppnått 5.3 Direktiv invånardialog Beslutats av KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Nämnden har under sommaren i samråd med handikapporganisationerna enats om en modell för information och dialog genom att nämndens ordförande och vice ordförande tillsammans med förvaltningschefen bjuds in till referensgruppens möten två gånger per år, höst och vår. Ett första sådant möte har genomförts och vi enades då om att kallelsen till dessa möten skulle innehålla Nämndens årsredovisning 15

16 specificerade områden att informera om respektive föra dialog kring. Vidare genomförs dialogmöten i form av regelbundna brukarråd vid våra särskilda bostäder och daglig verksamhet samt i samverkan med vuxenpsykiatrin. Delar av förvaltningens ledningsgrupp har regelbundna dialogmöten med FUB (föreningen för utvecklingsstörda barn, ungdomar och vuxna). Mätning Status direktiv 5.4 Direktiv praktikplatser Beslutats av KF:s formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Förvaltningen har sedan utbildat drygt 20 handledare, 17 arbetar i FS idag, för praktikanter på gymnasienivå från både ungdoms- och vuxenutbildning. Utbildningen är framtagen genom samverkan i Vård- och omsorgscollege i Kungsbacka genom vilket också kontakt med utbildningsanordnare sker. Under början av 2015 planeras ett arbete med att ta fram modell för kartläggning och samordning av praktikplatser inom Funktionsstöd. Målet är att Funktionsstöd ska ha kartläggning över praktikplatser och kunna erbjuda praktikplatser till personer under utbildning på både grundskole-, gymnasie- och eftergymnasial nivå. arbetsökande som anvisas genom kompetenscentrum. Mätning Status direktiv 5.5 Direktiv e-förvaltning Beslutats av KF:s formulering ska ha en modern e-förvaltning. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera projektet Kungsbacka 2020 vars mål är att vi genom digitaliseringens möjligheter ska erbjuda en: - Enkel vardag för privatpersoner och företag - Öppen förvaltning som stödjer insyn, delaktighet, inflytande och innovation - Effektiv förvaltning där vi jobbar smart och kan leverera en hög kvalitet i verksamheten Nämndens årsredovisning 16

17 Förvaltningen har utsett två förändringsledare. De medverkar regelbundet vid förvaltningens ledningsgrupps möten. De prioriterade områdena för arbetet har varit: Pappersfria skrivbord Papperslösa möten Digitala möten, konferenser eller föreläsningar Påbörja utvecklandet av e-tjänster Exempel på resultat som uppnåtts: Alla använder digitala kalendern. Vi blir enklare att boka och bokad tid blir överskådlig. Minskad risk för dubbelbokningar. Förvaltningen har minskat pappersutskrifter genom att alla inom kort har tillgång till bärbar dator eller läsplatta. Fler dokument scannas in. Vi har ett jämförelseverktyg där man kan jämföra kundval, såsom hemtjänst. Medarbetarna rensar sina skrivbord och blir mer digitala. Microföreläsningar anordnas i de program och verktyg som används. Mätning Status direktiv 5.6 Förvaltningen ska utveckla boendestödet för att det i högre grad ska fungera som en förebyggande insats som på sikt minskar behovet av mer omfattande och dyrare insatser Beslutats av Hemteamet har under året delats in i två team med samordnare i varje team. Utvecklingen av teamarbetet bidrar till att effektiviteten ökas genom förbättrad samordning, bemanning och verkställighetsprocess. Förvaltningen har under året haft långt gångna planer på att utveckla hemteamet till att även kunna ge stöd till LSS personkrets 1 och 2. En förutsättning för en utveckling av boendestödet har dock varit att finansieringen av utökningen av teamet skulle ske genom att ta i anspråk ännu ej använda medel för drift av bostäder med särskild service. Förvaltningens tanke är att utbyggnad av hemteamet på sikt kommer att minska behovet av bostäder med särskild service. Förvaltningen har inte kunnat finansiera en utbyggnad av hemteamet inom de ramar man disponerar. 5.7 Förvaltningen ska aktivt planera för praktikplatser utifrån direktiv från KF Beslutats av Förvaltningen har sedan utbildat drygt 20 handledare, 17 arbetar i FS idag, för praktikanter på gymnasienivå från både ungdoms- och vuxenutbildning. Utbildningen är framtagen genom Nämndens årsredovisning 17

18 samverkan i Vård- och omsorgscollege i Kungsbacka genom vilket också kontakt med utbildningsanordnare sker. Under början av 2015 planeras ett arbete med att ta fram modell för kartläggning och samordning av praktikplatser inom Funktionsstöd. Målet är att Funktionsstöd ska ha kartläggning över praktikplatser och kunna erbjuda praktikplatser till personer under utbildning på både grundskole-, gymnasie- och eftergymnasial nivå. arbetsökande som anvisas genom kompetenscentrum. Nämndens årsredovisning 18

19 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Ansvarig chef skriver en överenskommelse med varje medarbetare. I den delas medarbetarnas uppdrag upp i tre delar: yrkesskicklighet, värdegrunden Bitt och bidrag till verksamhetens utveckling. Värdegrunden Bitt är stabilt förankrad i verksamheten. Som exempel har handläggargruppen Bitt-fika en gång i månaden, då samtal förs om bemötande, inflytande, tillgänglighet och trygghet ur individers och gruppers perspektiv. Inom Funktionsstöds alla verksamheter arbetas aktivt med kommunens värdegrund Bitt. Inom såväl utvecklingsarbete, all verksamhet och utvärdering, internkontroll och egenkontroll finns Bitt med som vägledning. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin Alternativa driftsformer Kommunfullmäktige fastställde 2011 policyn för konkurrensprövning. Policyn ska underlätta för att pröva om det är i egen regi eller i alternativ driftsform som kommunalt finansierad verksamhet ska bedrivas. Under finns följande alternativa driftsformer i vår förvaltning. Verksamhet Andel av verksamhetsvolym Kostnad för verksamhet År År År År Nämndens årsredovisning 19

20 Verksamhet Andel av verksamhetsvolym Kostnad för verksamhet Hemtjänst 17,4% 22,8% 2,5 milj 3,5 milj Bostäder med särskild service 12,7% 0% 11,7 milj 0 Under tre år, fram till drevs verksamheten i två gruppbostäder och en enhet servicelägenheter, totalt 22 bostäder med särskild service, på entreprenad av Carema Orkidén AB. Sedan har driften återgått i Förvaltningen för Funktionsstöds regi. Nämndens årsredovisning 20

21 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren Kommentaren är den kommungemensamma process vi har för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt ställa tillrätta problem som uppstått för dem vi är till för. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god kostnadseffektiv service. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, lämna förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna kommentarer Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 2 Beröm 1 Förslag till förbättring 2 Totalt antal inkomna synpunkter 5 Varav anonyma 4 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Flest kommentarer får vi om Resor, ledsagning och tillgången på bostäder med särskild service är områden som man har kommentarer om. Ansökan om/behov av resurser för genomförande av resor och semestererresor är ett område där önskemålen från brukare och anhöriga i flera fall skiljer sig från den vägledning förvaltningen får för lagtillämpningen genom prejudicerande domar. Under en längre tid har Funktionsstöds tillgång till bostäder med särskild service inte varit tillräckligt för att möte de behov som finns av dessa bostäder. Nu finns en utbyggnadsplan som, om planen kan hållas, skall innebära att behovstäckning uppnås inom 2-3 år Övrig synpunktshantering Funktionsstöd har ett antal olika dialogforum. Inom boendeenheter och daglig verksamhet finns brukarråd, där synpunkter kommer in och beaktas genom att antingen tas om hand och utveckla verksamheten eller konstateras att detta kan vi inte göra. Jämna år genomför Funktionsstöd en stor brukarundersökning där synpunkter kommer fram som leder till åtgärder eller bidrar till planeringen av förvaltningens verksamhet. Nämndens årsredovisning 21

22 Förvaltningen träffar regelbundet brukar- och anhörigorganisationer för att informera om sin verksamhet och inhämta synpunkter. 7.2 Kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklarationerna vänder sig till dem vi är till för. De ska tydligt beskriva vad vi lovar. Deklarationerna är en viktig del i kommunens kvalitetsarbete och ett effektivt förbättringsverktyg för verksamheten. Område Status Beskrivning Kommentar Hemtjänst Delvis uppnått Hemtjänst ska ges i samverkan med dig, enligt det beslut du fått om hemtjänst 70% av de som svarat på hemtjänstens stickprovsenkät om kvalitetsdeklarationerna svarade "ja" på denna fråga. Delvis uppnått Du ska alltid få meddelande i förväg om hemtjänstpersonal är mer än 30 minuter försenad eller när någon annan än ordinarie personal kommer 60% av de som svarade på hemtjänstens stickprovsenkät om kvalitetsdeklarationerna svarade "ja" på frågan om denna deklaration (v. 28-) Delvis uppnått Du ska få din hemtjänst utförd av samma personal, så långt det är möjligt 50% av de som svarade på hemtjänstens stickprovsenkät v 28- om kvalitetsdeklarationer, svarade "ja" på frågan om denna deklaration Hjälpmedel Uppnåt t Du ska få de hjälpmedel du behöver för att nå en godtagbar funktion och klara vardagen. Delvis uppnått När du fått beslut om hjälpmedel som tillhör hjälpmedelscentralens standardsortiment, ska det levereras inom 14 dagar, under förutsättning att det finns tillgängligt på länets hjälpmedelscentral. Prioriteringsordningen styr vilket kan göra att oprioriterade insatser kan få vänta längre. Uppnåt t Om ditt hjälpmedel går sönder ska reparation ske eller annat hjälpmedel ersätta det skadade inom tio dagar, förutsatt att det finns i lager. Personlig Assistans Uppnåt t Insatserna ska utföras så att du kan leva ett socialt aktivt liv. Uppnåt t Du som har personlig assistans ska tillförsäkras ett stort inflytande över valet av assistent. Ej uppnått Du ska ha informationspärmar i hemmet som innehåller nödvändig information för dig och dina personliga assistenter. Pärmarna uppdateras minst två gånger per år. Pärmarna uppdateras inte som tidigare. Det finns flera skäl till detta. De efterfrågas inte av brukarna och arbetet med att hålla materialet uppdaterat motsvaras inte av nyttan med pärmarna. Nämndens årsredovisning 22

23 Område Status Beskrivning Kommentar Bostad med särskild service Daglig verksamhet Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t Delvis uppnått Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t I en bostad med särskild service erbjuder vi dig som boende möjlighet att utveckla din självständighet. Det sker genom att vi upprättar en genomförandeplan med dig. Vi erbjuder dig personalstöd en gång i veckan till en fritidsaktivitet, som kan vara individuell. Personalstödets omfattning och inriktning utgår från genomförandeplanen. Vi erbjuder dig personalstöd en gång per år till en resa inom landet eller till ett nordiskt grannland med minst en övernattning. I en bostad med särskild service får du framföra dina synpunkter om boendet. Detta sker i de flesta fall vid brukarråd eller boendemöten. Inom daglig verksamhet får du rätt utrustning för att kunna utföra arbetet. Daglig verksamhet ska bedrivas i ändamålsenliga lokaler. Din arbetsmiljö ska beaktas i daglig verksamhet. Inom daglig verksamhet finns brukarråd där du ges möjlighet till ett inflytande. Vi bedriver daglig verksamhet på olika nivåer individuell nivå Informationspärmarna bör ersättas av webbaserad information. Förslag föreligger om att kvalitetsdeklarationen om infrmationspärmar utgår. Hanteras i samband med nästa nämndsbudget. Daglig verksamhet har som mål att bedriva sina verksamheter mer effektivt än tidigare, vilket innebär att man behöver ha lokaler som ger möjlighet till större grupper deltagare. Förvaltningen samarbeter med Serviceförvaltningens fastighetsenhet för att om möjligt byta flera små lokaler mot någon större. Nämndens årsredovisning 23

24 Område Status Beskrivning Kommentar Handläggning Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t Uppnåt t Delvis uppnått Delvis uppnått gruppnivå utflyttade grupper och verksamheter individuella praktikplatser Det innebär att arbetsuppgifterna anpassas utifrån din förmåga, att din självständighet kan utvecklas och att du ges ett inflytande över valet av arbetsuppgifter. När du sökt kontakt med handläggare på Funktionsstöd eller lämnat in en ansökan ska en handläggare återkoppla till dig inom tre dagar. Handläggare på Funktionsstöd har skyldighet att informera dig om den hjälp och det stöd du kan ansöka om inom verksamheten och närliggande områden. Handläggaren på Funktionsstöd ska ha utbildning och kompetens för att på ett rättssäkert sätt kunna utreda och bedöma ditt behov av hjälp och stöd. Du har rätt att få löpande information om vad som sker i ditt ärende. Din ansökan ska utredas skyndsamt vilket innebär att du ska få ett beslut inom tre månader från ansökningsdatum. Ditt beslut följs upp kontinuerligt av handläggare. Förvaltningen lyckats inte alltid hålla tidsgränsen för beslut. Vid nya ärenden hålls tidsgränsen, men vid omprövningar tvingas man ibland ta interimistiska beslut om man inte i tid lyckats få fram tillräckligt beslutsunderlag. Skälet till detta är hög arbetsbelastning hos handläggarna. Besluten följs upp, men ibland sker en eftersläpning beroende på hög arbetsbelasning hos handläggarna. Nämndens årsredovisning 24

25 8 Verksamhetsmått 8.1 Analys verksamhetsmått I verksamheten personlig assistans har antal timmar gått ner på grund av att brukare har gått över till privat assistans, till Äldreomsorgen eller avlidit. Sedan har även brukare blivit av med sin assistans på grund av nya striktare riktlinjer från Försäkringskassan. Andelen privat utförd hemtjänst, kundval, ökar något för varje år. Fyra mått är hämtade från kostnad per brukare. Tre mått har tagits med för de anger områden där Kungsbacka avviker från genomsnittet för kommunerna som lämnat uppgifter till kostnad per brukare. Måtten är: 1. Andel ytterfall inom LSS-verksamhet, det vill säga andel brukare som har insatser som tillsammans kostar mer än 1 miljon kronor per år 2. Kostnad per dag för brukare som deltar i daglig verksamhet. 3. Nettotimkostnad för personlig assistans enligt SFB (enligt rätten om assistansersättning enligt socialförsäkringsbalken). Daglig verksamhet och personlig assistans är exempel på verksamheter som arbetar målmedvetet för att anpassa sina kostnader i riktning mot genomsnittskostnader i jämförelsematerial Kostnad per brukare. Det fjärde nyckeltalet är kostnad per dygn i gruppbostad där Kungsbacka inte avviker lika mycket från medelkommunen, men är den verksamhet som kostar mest. Nyckeltalet som anger totala antalet brukare är nytt för. Detta nyckeltal efterfrågas i många sammanhang NKI, nöjd kund-index, har utgått jämfört med tidigare års rapporteringar. Tidigare index har grundats på utfallet av tre frågor, av vilka två har tagits bort, efter rekommendation från Socialstyrelsen 8.2 Resursmått Nyckeltal Kostnad för boende, LSS och socialförsäkringsbalken, SFB, kr/ brukare Riket Kostnad för boende, LSS, kr/inv 0-64 år Kostnad för insatser LSS och ersättning enl socialförsäkringsbalken, SFB i kr/inv 0-64 år Kostnad för personlig assistans LSS/ ersättning enl. SFB i kr/inv 0-64 år Budget Nämndens årsredovisning 25

26 8.3 Prestationsmått Nyckeltal Antal fattade beslut LSS bifall Antal avslag och delavslag vid LSS-beslut Antal personer med LSS-insats Antal personer med LSS-insats per inv Antal personer i bostad med särskild service, LSS Antal bostäder med särskild service, LSS per inv Riket Antal personer med korttidsvistelse, LSS Antal personer med korttidsvistelse per inv Antal timmar uförd personlig assistans Antal personer med daglig verksamhet Antal personer med daglig verksamhet (LSS) per invånare Kostnad per dygn i gruppbostad för vuxna, LSS Nettotimkostnad för personlig assistans, enligt SFB (enligt rätten om assistansersättning socialförsäkringsbalken) Kostnad per dag per deltagare med beslut om daglig verksamhet (LSS) Andel ytterfall inom LSS 22,8% 22,1% 13,8% Antal fattade beslut SoL bifall Antal avslag och delavslag vid SoL-beslut Antal timmar av kommunen utförd hemtjänst Antal timmar av privata utförare utförd hemtjänst inom kundvalet Antal brukare som har stöd från Hemteamet (boendestöd) Antal överklagade beslut till Förvaltningsrätten eller Kammarrätten Antal ändrade beslut i Förvaltningsrätten eller Kammarrätten Antal överklagade ärenden till kammarrätten 1 14 Antal personer med insatser eller bistånd eller stöd från Funktionsstöd 907 Budget 8.4 Effektmått Nyckeltal Riket Nämndens årsredovisning 26

27 Nyckeltal s betalning till kommunala kostnadsutjämningen för LSS-insatser Kommentar et för publiceras efter första kvartalet 2015 Genomsnittlig utredningstid från ansökan till beslut om LSSinsatser, alla insatser, antal dagar Upplevelse av bemötande 9 8,6 9 Upplevelse av inflytande 7,9 7,3 8,8 Upplevelse av tillgänglighet 8,4 7,9 8,3 Upplevelse av trygghet 8,6 8,1 8,8 Riket Nyckeltalen för upplevelse av bemötande, inflytande, tillgänglighet och trygghet är för enbart hämtat från verksamheten hemtjänst Nämndens årsredovisning 27

28 9 Personalmått 9.1 Analys personalmått Förvaltningens expansion fortsätter. Under har antalet anställda ökat med knappt 6 %. Ökningen kan härledas till öppnandet av fler enheter under året. Funktionsstöd är en kvinnodominerad förvaltning med en andel på 88 %. Under de senaste fem åren har könsfördelningen i verksamheten varit i stort sett oförändrad. Kommunen driver frågan om önskad sysselsättningsgrad, för att på så sätt minska ofrivillig deltid samt öka andelen medarbetare med heltid. De är främst förvaltningarna Funktionsstöd, Äldreomsorg och Service som har höga andelar deltidsanställd personal. Funktionsstöd har under året lyckats höja andelen medarbetare med heltid från 53 till 56 %. Ökningen gäller både kvinnor och män och en förklaring är att personal till nyöppnade enheter erbjudits heltidsanställningar. Sjukfrånvaron inom förvaltningen har ökat under, från 7,99 till 8,47 %. Jämförelsevis ökar sjukfrånvaron även för kommunen i stort, exempelvis inom äldreomsorgen och skolan. Andelen lång sjukfrånvaro, mer än 60 dagar, har ökat något bland kvinnor. I analysen av den ökade sjukfrånvaron inom förvaltningen kan vi se att svårigheten att rekrytera i vissa grupper inneburit en arbetsmiljöbelastning med ökat övertidsuttag samt ökad sjukfrånvaro. En prioriterad aktivitet kommer därför att vara att verka för att våra yrken blir mer attraktiva för nya medarbetare. 9.2 Resursmått Nyckeltal Totalt antal anställda Andel anställda kvinnor 89% 89% 88% Andel anställda män 11% 11% 12% Totalt antal årsarbetare Andel heltid 52% 53% 56% Andel kvinnor som har heltid 50% 51% 54% Andel män som har heltid 62% 64% 67% Andel deltid 48% 47% 44% Andel kvinnor som har deltid 50% 49% 46% Andel män som har deltid 38% 36% 33% Andel kvinnliga chefer i relation till andel kvinnliga medarbetare 0,96% 0,91% 0,9% Andel manliga chefer i relation till andel manliga medarbetare 1,36% 1,72% 1,75% Antal medarbetare per chef Effektmått Nyckeltal Nämndens årsredovisning 28

29 Nyckeltal Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 7,2% 8% 8,5% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 7,5% 8,4% 8,8% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 4,3% 4,6% 6% Arbetsmiljö 7,5-7,4 Ledarskap 7,8-7,9 Medarbetarskap 8,3-7,9 MMI, motiverad medarbetarindex HME, hållbart medarbetar engagemang Rekommendationsvilja Framgångsfaktorer/lojalitet 8-7,8 Nämndens årsredovisning 29

30 10 Ekonomi med kommentarer 10.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Nämnd Gemensam verksamhet Köpt verksamhet Korttidsvistelse Boende Daglig verksamhet Socialpsykiatriskt stöd Hemsjukvård och rehab Personlig assistans Hemtjänst Ledsagarservice och avlösarservice Summa Kommentarer Nämnden för Funktionsstöd redovisar ett underskott på 5,9 miljoner kronor. Kostnaderna har ökat med knappt 33 miljoner kronor jämfört med. Det beror på ökade volymer, framförallt inom köpt verksamhet och personlig assistans, två nystartade gruppbostäder samt löneökningar. Personlig assistans redovisar ett underskott på sex miljoner kronor. Personlig assistans i egen regi redovisar ett underskott på 4,4 miljoner och i extern regi ett underskott på 1,6 miljoner kronor. Boendeverksamheten redovisar ett överskott på dryt fem miljoner kronor vilket kan delvis kan härledas till tomma platser under året. Insatsen avlösarservice och ledsagarservice redovisar ett överskott på två miljoner kronor. Det beror på att ett par stora ärenden har övergått till personlig assistans. Gemensam verksamhet och daglig verksamhet redovisar ett överskott på tre respektive två miljoner kronor. Köpt verksamhet redovisar ett underskott på 12,7 miljoner kronor jämfört med. För åren - har kostnaden för köpt verksamhet överstigit beslutad tilldelning från KF med tio miljoner kronor. Under nämndens kostnader återfinns en särskild avgift för ett ej verkställt beslut boende enligt LSS Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Nämndens årsredovisning 30

31 Löpande årliga investeringar Bokslut Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Funktionsstöd redovisar ett överskott på drygt 1,2 miljoner kronor. Överskottet beror på att planerad verksamhet för har försenats. Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläg e tom Årsbudget Bokslut Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut 10.3 Viten och rättstvister Tvisten avser: Rättsläge Tvistigt belopp Ansökan om retroaktiv ersättning enligt 9.2 lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Motpart Humana AB. Avgjort i Förvaltningsrätten 5 februari 2015 till kommunens fördel kr Nämndens årsredovisning 31

32 11 Intern kontroll 11.1 Resultat av genomförda internkontroller Kontrollområde Säkerhet, säkerhet genom planering och ledning Ekonomi Resultat Redovisning har skett i december till samverkansgrupp av enhetschefernas redogörelser för SPL, Säkerhet genom planering och ledning. Avstämning av handkassor har gjorts under året. Under en tvåårsperiod har ekonom besökt boendena och gått igenom rutiner och svarat på frågor. Det har lett till en ökad förståelse för rutinerna och en närmare kontakt mellan de som hanterar handkassan och ekonomiavdelningen. En kontroll av leverantörsfakturor har genomförts. Granskningen avsåg var 20:e faktura under två månader. Resultetet av granskningen har lett till en plan för bättre rutiner kring hanteringen av attester. Kontroll av såld verksamhet har inte gjorts. De är väldigt få fakturor som vi skickar iväg till externa kunder. Chefen godkänner alltid underlaget. När underlaget görs i systemet uppstår intäkten direkt och därefter lämnas fordran över till ekonomiavdelningens fakturateam som driver processen vidare. Brukarfakturor stickprov: Inkomstuppgifter saknas på några brukare. Rutinerna bör ses över vad gäller utskick och påminnelser om inkomstuppgifter, kontroll av avgiftskoder och ansvaret mellan handläggare och administratörer behöver förtydligas. Förbättringsområde - inkomstförfrågningar bör vara enklare för brukare att fylla i. Nämndens årsredovisning 32 Avgift mot beslutad avgift: Dubbla avgiftskoder fanns på samma brukare. Lista har lämnats till verksamhetschef på brukare som har dubbla avgiftskoder idag för åtgärd Förekomst av avgifter utöver ordinarie avgiftshantering ska ses över i samråd med Ekonomi. Miljö Ingen internkontroll har skett av miljöarbetet beroende på byte av ansvarsområden. För 2015 skall arbetet med med förvaltningens miljöfrågor intensifieras under kvartal 1. Arbetsmiljö, egenkontroll 2 ggr/ år enligt checklista Processer Genomfört och redovisat på förvaltningens samverkansgrupper 1) Genomsnittlig tid från ansökan till beslut: 47 dagar. var den genomsnittliga tiden från ansökan till beslut 21 dagar. 2) Genomsnittlig tid från beslut till verkställighet var 55 dagar. var den genomsnittliga tiden 36 dagar. 3) Granskning av dokumentation i handläggningen. Dokumentationen i form av utredningar och journalföring håller överlag god kvalitetet. Ett påbörjat och ännu inte slutfört utvecklingsarbete är handläggning och dokumentation av uppföljning av redan beviljade bistånd och insatser. Ett andra påbörjat

33 Kontrollområde Hälso- och sjukvård Kvalitetsuppföljning utifrån gällande kvalitetskriterier Resultat utvecklingsområde är att utveckla flödet mellan handläggarna och genomförandet, så att inte viktig information om brukaren går förlorad. Dessa är två av flera områden som betonas i av Socialstyrelsen publicerad ny föreskrift avseende dokumentation för socialtjänsten. Socialt ansvarig samordnare tar fram en ny riktlinje för dokumentation för handläggningen. 4) Granskning av dokumentation i genomförandet: Granskning visade brister inom den sociala dokumentationen i genomförandet. Under har Sas och Mas vidtagit åtgärder under året genom regelbundna träffar med dokumentationsombud, ny riktlinje för social dokumentation i genomförandet samt kompletterande rutiner. Till grund för riktlinjen ligger ny föreskrift om dokumentation i socialtjänsten från Socialstyreslen. Riktlinjens mål är att förenkla dokumentationen för personalen, exepelvis i form av att varje beslut om insats/bistånd ska ha en genomförandeplan. En positiv utveckling har påbörjats. 1) HSL, läkemedelshantering: Granskningen har genomförts hösten genom studie av felhändelser, granskning av dokumentation och direktbesök på fyra bostäder, en daglig verksamhet och personlig assistans. Granskningen visar att personalen har goda kunskaper i läkemedelshantering, men men att det finns brister i utförandet och följsamheten till rutiner och riktlinjer. Ansvariga chefer har informerats om resultatet. 2) HSL, Delegeringar: Under hösten har granskning av delegeringar utförts genom tre olika källor. 1. Intervju med baspersonal och legitimerad personal 2. Granskning av delegationsbeslut 3. Granskning av upprättade rapporter om felhändelser. Granskningen visar att 877 olika beslut om delegering har fattats under. Giltiga delegeringar finns för de områden och i den omfattning som krävs. De brister som uppmärksammats är: I de grundläggande delegeringarna kontrolleras inte de praktiska färdigheterna i tillräcklig omfattning. Vid anställning uppstår ibland svårigheter att tillräckligt snabbt utföra delegering på ett kvalitetssäkert sätt. Ibland har den anställde inte tillräcklig grundkompetens för delegeringsutbildningen ska kunna genomföras med fullgott resultat. Delegering sker ibland för ett litet administrativt område, vilket medför problem om medarbetaren ska arbeta flexibelt på flera enheter. Förslag har lagts om att justera delegeringsprocessen för att kvalitetssäkra denna. Kunskapsnivån förväntas då höjas på bekostnad av att det tar längre tid att få en delegering. Under hösten har granskningen av bostad med särskild service utifrån kvalitetskriterierna påbörjats och kommer att slutföras kvartal ett Nämndens årsredovisning 33