Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur

Transkript

1 DNR /2013 Sida 1 (16) Arkivmyndighetens beslut 2013:31 Beslut om godkännande av klassificeringsstruktur Trafikkontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) ska stadsarkivet godkänna föreslagen klassificeringsstruktur innan den fastställs av verksamheten (7 kap. 4 ). Stadsarkivet godkänner bifogad klassificeringsstruktur för Trafikkontoret. Datum för beslut Stockholm den 28 oktober 2013 På Kulturnämndens vägnar Lennart Ploom Stadsarkivarie

2 Sida 2 (16) TRAFIKKONTORETS KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Beskrivning 1. STYRA, PLANERA OCH FÖLJA UPP VERKSAMHETEN 1.1 Styra verksamheten Utföra politiskt ledningsarbete Avser nämndens och dess råds styrande arbete. Reglemente samt lagar, förordningar och regler som styr verksamheten. Även förtroendemannafrågor Utföra internt ledningsarbete Avser förvaltningsledningens styrande arbete. Även förvaltningsövergripande råd och grupper Organisera verksamhet och arbete Organisationsfrågor, bl.a. verksamhets- och organisationsförändringar. Även alla typer av personalmöten samt facklig samverkan Fastställa och förvalta riktlinjer och rutiner 1.2 Planera och följa upp verksamheten Planera och följa upp budget och investeringar Planera och följa upp strategiska personalfrågor Planera och följa upp övriga strategiska verksamhetsfrågor Arbete med att upprätta, fastställa och förvalta riktlinjer och rutiner avseende stöd- och kärnfunktioner. Planering och uppföljning avseende ekonomi bl.a. verksamhetsplaner, budget, bokslut och investeringar. Även internkontroll. Övergripande personalfrågor avseende bl.a. ledarskap, medarbetarskap, mångfald och kompetens. Strategisk verksamhetsplanering bl.a, upprättande av handlingsplaner, program och strategier.

3 Sida 3 (16) 1.3 Utveckla verksamheten Projekt som leder till utveckling av såväl den övergripande verksamheten som av stöd- och kärnfunktioner. (Anläggningsprojekt, se verksamhetsområde 7) 1.4 Hantera revision och granskning Extern granskning av verksamheten t.ex. av stadens revisorer. 1.5 Besvara remisser Hantering av remisser/motioner rörande trafikkontorets övergripande verksamhet som inkommer via kommunstyrelsen eller direkt från andra myndigheter. (Remisser som trafikkontoret besvarar i egenskap av väghållare och förvaltare av allmän plats, se 6.2) 1.6 Arbeta förebyggande med krisoch säkerhetsfrågor Kris- och säkerhetsarbete, bl.a riskoch säkerhetsanalyser, säkerhetsprövningar, informationssäkerhet och jour och beredskap. Även förebyggande säkerhetsarbete inför evenemang, statsbesök etc. i Stockholm. (Kris- och säkerhetsarbete i samband med anläggningsprojekt, se 7)

4 Sida 4 (16) 2. GE VERKSAMHETSSTÖD 2.1 Administrera anställning och löner Rekrytera Från kravställning och annonsering till tillsättning av tjänst. Även tillfälligt anställda Hantera anställning Hantering av frågor knutna till en pågående anställning. Även uppsägningar och entlediganden Beräkna och betala ut löner och Administration av löner, pensioner arvoden och andra ersättningar. 2.2 Hantera personalfrågor Kompetensutveckla Interna utbildningsinsatser på gruppoch individnivå. Även utvecklingssamtal Hantera personalsociala frågor Avser omplacering och andra personalsociala ärenden Hantera fysisk och psykosocial arbetsmiljö Omfattar arbetsmiljöarbete bl.a. skyddsronder, hantering av arbetsskador samt friskvård och rehabilitering. 2.3 Administrera ekonomi Hantera intäkter Driftverksamhet bl.a. kundfakturor och kundinbetalningar Hantera kostnader Driftverksamhet, bl.a. leverantörsfakturor Hantera investeringar och anläggningar Hantera inkomster/utgifter. Redovisning av anläggningstillgångar, bl.a. avskrivningar och räntor. (Övergripande planering, prioritering och uppföljning av investeringar, se 1.2.2) Hantera löpande redovisning Bokföring och hantering av kontoplan Hantera skatteredovisning Redovisning och betalning av moms, skattedeklarationer etc. 2.4 Upphandla, köpa in och förvalta avtal Köpa in och beställa Omfattar direktupphandling och avrop från ramavtal.

5 Sida 5 (16) Upphandla i konkurrens Från upprättande av förfrågningsunderlag och annonsering till hantering och bedömning av anbud samt upprättande av upphandlingsavtal. Även tävlingar, t.ex. projekt- eller innovationstävlingar som avser forskning och utveckling Förvalta och följa upp avtal Handlingar som rör uppföljning, avstämning, förlängning och uppsägning av avtal, samt tvister i avtalsförhållanden. Även kontroll och uppföljning av pågående entreprenader/entreprenörer Utbilda entreprenörer och konsulter Utbildning om trafikkontorets verksamhet för entreprenörer och konsulter, bl.a. insiktsutbildning i tillgänglighetsfrågor och avfallssortering för personal på återvinningscentraler. 2.5 Administrera gemensamma funktioner Kommunicera och informera Extern och intern kommunikation avseende verksamhet och pågående projekt och arbeten. Extern information om förvaltningen som arbetsgivare för att attrahera nya medarbetare. Förmedling av information via intranät, webbplatser, massmedia, broschyrer och andra publikationer. (Trafikinformation se 5.3.1) Hantera och redovisa allmänna handlingar Hantera och förvalta stadsgemensam IT och telefoni Dokumenthanteringsrutiner, registrerings- och arkivfrågor, gallring, redovisning av handlingar. Även begäran om utlämnande av allmänna handlingar och sekretessfrågor. Administration av användarkonton, behörigheter och supportärenden rörande telefoni och IT-system som är gemensamma för staden.

6 Sida 6 (16) Hantera verksamhetsspecifika ITsystem Administration av behörigheter samt drift/förvaltning av trafikkontorets verksamhetsspecifika IT-system. (Utveckling av nya IT-system, se1.3) Hantera lokaler Lokalservice, städning, inredning och ombyggnation. Även bevakning, larm, säkerhet och brandsyn Förvalta inventarier och fordon Service och reparation, försäkringar samt byte av maskiner och fordon. 2.6 Omvärldsbevaka och samverka Samverka och agera sakkunniga gentemot andra aktörer Samverkan i projekt och utredningar som leds av andra förvaltningar, myndigheter m.fl Stödja och delta i forskningsprojekt Trafikkontorets medverkan/stöd i Genomföra studiebesök och studieresor externa forskningsprojekt. Studiebesök/studieresor som genomförs av trafikkontorets anställda i syfte att utveckla den egna verksamheten. Avser även nämndledamöter.

7 Sida 7 (16) 3. HANTERA SYNPUNKTER, KLAGOMÅL OCH FELANMÄLNINGAR 3.1 Hantera frågor, synpunkter och klagomål Trafikkontorets kommunikation med medborgare och handläggning av inkomna frågor, synpunkter och klagomål. 3.2 Hantera felanmälningar Felanmälningar rörande trafik och stadsmiljö/utemiljö i Stockholms stad t.ex. felparkerade bilar, snöröjning, trasig belysning etc. Även anmälningar om avfallshantering, byggsäckar, istappar m.m.

8 Sida 8 (16) 4. HANTERA SKADEREGLERING Beskrivning OCH ERSÄTTNINGSANSPRÅK 4.1 Hantera skadereglering Skador och skadegörelse på stadens egendom där trafikkontoret kräver ersättning, t.ex. påkörda trafikanordningar och klotter. Avser utredningsarbete och fakturering, ofta till fordonsägares försäkringsbolag. Skadestånd enligt domslut vid skadegörelse/klotter. 4.2 Hantera skadestånd och Hantering av skadestånd riktade mot ersättningsanspråk trafikkontoret, t.ex. halkskador, påkörda bilar och staket vid sophämtning och snöröjning. Omfattar utredning av ersättningsanspråk samt utanordning eller avvisande av anspråk.

9 Sida 9 (16) 5. STYRA OCH FÖRVALTA TRAFIKSYSTEMET 5.1 Reglera trafiksystemet Användning och omplanering av transportoch trafiksystemet, t.ex. kollektivtrafik, cykel- och gångtrafik och parkering Tillgodose framkomlighet, tillgänglighet och trafiksäkerhet Optimering av det befintliga trafiksystemet. Öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar. Även trafiksäkerhetsfrågor Samla in och analysera Genomförande och analys av trafikrelaterade data trafikmätningar, olycksstatistik etc Hantera trafikrelaterade miljöfrågor Buller och vibrationer, användning av dubbdäck, miljöfordon, luftkvalitet, partiklar. 5.2 Hantera parkeringsfrågor Hantera parkeringsövervakning på gatumark Hantering av stadens betalsystem för parkeringsavgift. Meddelande av parkeringsanmärkningar/felparkeringsavgift Hantera fordonsflytt Flyttning och förvaring av fordon som står trafikfarligt, är hindrande, långtidsuppställda eller fordonsvrak. Vid behov beslut om skrotning/försäljning av fordon. 5.3 Leda trafik Ta emot och kommunicera trafikinformation Trafikledningscentralens hantering av trafik- /störningsinformation avseende de statliga och kommunala vägnäten i Stockholm. Kommunikation av akuta och planerade ärenden via radio, webb och mobila tjänster Övervaka och leda trafik Övervakning och styrning av trafik på de statliga och kommunala vägnäten i Stockholm. Även övervakning av trafiksignalsystemet Leda vägassistans Assistans av fordonstrafikanter vid enklare haverier och bensinstopp, undanröjning av trafikfarliga hinder.

10 Sida 10 (16) 5.4 Förvalta trafikanordningar Förvalta signalsystemet Samordning, planering och elprojektering avseende trafiksignaler och styrutrustning. Även löpande programmering och tillfälliga förändringar i signalsystemet, t.ex. vid evenemang och vägarbete. (Drift och underhåll av signaler och trafikanordningar, se 8) Hantera skyltning och vägmarkeringar Planering och utförande av trafikskyltar och vägmarkeringar. (Service och underhåll av skyltar och vägmarkeringar, se 9.2).

11 Sida 11 (16) 6. HANTERA TILLSTÅND OCH DISPENSER 6.1 Upplåta offentlig plats med polistillstånd 6.2 Besvara remisser i egenskap av väghållare 6.3 Hantera tillstånd för att arbeta i offentlig mark 6.4 Utfärda och hantera trafikrelaterade föreskrifter, tillstånd och dispenser Utfärda och hantera lokala trafikföreskrifter Utfärda och hantera tillstånd och dispenser för rörlig trafik Utfärda och hantera tillstånd och dispenser för stillastående trafik Avser både då trafikkontoret ger tillstånd eller utgör remissinstans till andra tillståndsgivande myndigheter. (Tillstånd som trafikkontoret söker från andra myndigheter redovisas under det verksamhetsområde tillståndet gäller). Upplåtelser av offentlig plats (gatuoch parkmark) med polistillstånd i enlighet med ordningslagen t.ex. uteserveringar, byggnadsställningar, evenemang. Remisshantering som trafikkontoret utför i egenskap av väghållare, t.ex. bygglovsfrågor, detaljplaner och kameraövervakning. (Remisser från kommunstyrelsen, se verksamhetsområde 1) Schakt- och öppningstillstånd, borrhål för bergvärme, plats för ledningar i gator, trafikanordningsplaner m.m. Utfärdande av permanenta och tillfälliga lokala trafikföreskrifter. Tillstånd avseende rörlig trafik, t.ex. tillstånd för trafikstörande arbeten. Även dispenser för dubbdäck, tunga, långa och breda transporter, körning i miljözoner samt färddispenser i Gamla Stan. Individanpassade parkeringstillstånd t.ex. boendeparkering, nyttoparkering och tillstånd för rörelsehindrade. Även tillfälliga parkeringsdispenser vid t.ex. filminspelningar.

12 Sida 12 (16) Upphäva tillstånd Upphävande och återkallande av tillstånd, t.ex. vid förändring av förutsättningar för tillståndsinnehavare.

13 Sida 13 (16) 7. PLANERA OCH BYGGA ANLÄGGNINGAR 7.1 Initiera och utreda anläggningsprojekt Avser ny- och ombyggnation av alla typer av anläggningar som anges under verksamhetsområde 8 samt parker, grönområden, nyplantering av träd etc. Avser programskedet, dvs. det inledande arbetet där projektet formas, utreds och bereds inför beslut om genomförande. 7.2 Projektera anläggningar Avser projekteringsskedet, då förfrågningsunderlag upprättas och bygghandlingar tas fram. Även ansökningar om tillstånd och lov, t.ex. bygglov och rivningslov samt ritningsgranskning. 7.3 Genomföra anläggningsprojekt Avser entreprenadskedet, dvs. från upphandling och byggnation tills dess att anläggningen är färdigställd, relationshandlingar har överlämnats till trafikkontoret samt att slut-/ garantibesiktningar har genomförts. (Upphandling och uppföljning av entreprenader se 2.4).

14 Sida 14 (16) 8. HANTERA DRIFT OCH UNDERHÅLL AV ANLÄGGNINGAR 8.1 Drift och underhåll av gator och vägar 8.2 Drift och underhåll av broar, tunnlar och övriga konstruktioner Inspektioner/besiktningar, att åtgärda fel, skador och skadegörelse ingår i samtliga processer under verksamhetsområde 8. (Skötsel av parker och grönområden, se verksamhetsområde 9). Löpande underhåll, t.ex. mindre beläggningsarbeten (asfalt, plattor, gatsten, kantsten), fylla i "potthål", rensa bort ogräs från asfalt. Även underhåll rörande bergbranter, bullerskydd etc. Avser underhåll av konstbyggnader, dvs. broar, gatudäck, vägtunnlar, ledningstunnlar, stödmurar, kajer, bryggor etc. Även kris- och säkerhetsberedskap för tunnlar och larmövervakning. 8.3 Drift och underhåll av belysning Underhåll av offentlig belysning t.ex. byte/tester av lampor/led, målning av belysningsstolpar, elarbeten, montering av bländskydd, fästen för evenemangsbanér etc. 8.4 Drift och underhåll av signalanläggningar 8.5 Drift och underhåll av ledningsinfrastruktur 8.6 Drift och underhåll av avfallsanläggningar 8.7 Drift och underhåll av övriga anläggningar Service och reparationer av trafiksignaler, rörliga bommar, kollektivsignaler, pollare samt kameror (bl.a. i tunnlar och i trafiken). Även varningssignaler och bommar tillhörande rörliga broar. Underhåll av markvärme/fjärrvärme/ fjärrkyla, stadens tekniska nätverk etc. Även arbete med att kartera udda ledningar. Underhåll av återvinningscentraler, miljöstationer, sopsugar m.m. Underhåll av övriga anläggningar t.ex. offentliga toaletter, hissar, rulltrappor, fontäner, isbanor, cykelpumpar, parkeringsautomater, cykelstationer med lånecyklar etc.

15 Sida 15 (16) 9. FÖRVALTA STADSMILJÖ 9.1 Utsmyckning av stadsmiljö Utsmyckning genom belysning Utsmyckning av stadens offentliga rum/stadsmiljö genom belysning (jul-, effekt- och eventbelysning) Hantera blomsterprogrammet Utformning av blomsterprogrammet, plantering och utsmyckning med växter och blommor Övrig utsmyckning Julgranar, flaggning etc. Även konstnärlig utsmyckning. 9.2 Renhållning och skötsel av parkoch stadsmiljö Skötsel av gator och vägar Barmarksrenhållning (grus- och lövupptag, manuell sopupplockning, rensning av dagvattenbrunnar m.m.) samt vinterväghållning (snöröjning, sandning/saltning, bortforsling samt skötsel av snötippar och sandsilos) Skötsel av skyltar, räcken/staket och trappor Underhåll, uppsättning och rengöring av t.ex. vägmärken, gatunamnsskyltar, portaler, vägräcken och nätstaket i anslutning till gator och vägar. Även barnvagnsramper, stänkskydd m.m Skötsel av parker och grönytor Avser skötsel av kommuncentrala parker och grönytor på gatumark, t.ex. rabatter, buskar, gräs (plantering, klippning och ogräsrensning, bekämpning av jättebjörnloka). Även skötsel av fornlämningar Skötsel av gatumöbler Utbyte/uppförande och skötsel av parkbänkar/soffor, papperskorgar, askkoppar, cykelställ, flaggstänger etc. Även besiktigande och åtgärdande av skador Skötsel av träd Beskärning, återplantering, bevattning, bekämpning av almsjuka etc. avseende träd på gatumark. (För nyplantering se 7.)

16 Sida 16 (16) Hantera djurliv Skadedjursbekämpning, skyddsjakt, utfodring av fåglar vintertid m.m Åtgärda klotter och annan Sanering av klotter på stadens skadegörelse egendom. Även polisanmälningar rörande klotter och annan skadegörelse. (För skadereglering, se 4.1.) 10. HANTERA AVFALL 10.1 Hantera kundärenden avseende avfallsfrågor Hantering av beställningar, avtalshantering och reklamationer. (För klagomål och synpunkter avseende avfallshantering, se 3.1.) 10.2 Samla in och transportera avfall Samla in hushållsavfall Omfattar hanteringen av de olika insamlingsprocesserna för hushållsavfall, t.ex. matavfall, slamhantering, latrininsamling och manuell sopinsamling (sopbil) Samla in grovavfall Insamling av skrymmande avfall från hushåll, t.ex. kasserade möbler, trädgårdsavfall, rester från renoveringar och trämaterial Samla in farligt avfall Insamling av avfall som är farligt för människor och miljön, t.ex. kemikalier, oljor, bekämpningsmedel, rengöringsmedel Samla in avfall på uppdrag (producentansvar) Insamling av avfall som faller utanför det kommunala ansvaret t.ex. batterier och elektronik Behandla avfall Behandla hushållsavfall Återvinning, sopförbränning. omvandling till biogas etc Behandla grovavfall Återvinning, sopförbränning etc Behandla farligt avfall Förvaring/deponering, återvinning, biologisk behandling etc.