ABC. till dig som söker projektbidrag.

Transkript

1 ABC till dig som söker projektbidrag

2 Nordiska kulturfonden bildades av de nordiska regeringarna år Målet för fonden är att ekonomiskt stöda nordiskt kultursamarbete i vid bemärkelse. Detta omfattar stöd till konferenser, seminarier, utställningar, festivaler och mycket annat. En grundförutsättning för att fonden ska kunna bevilja stöd är att projektet handlar om samarbete mellan åtminstone tre nordiska länder. I detta sammanhang räknar fonden de tre självstyrande områdena Grönland, Färöarna och Åland som nordiska länder. Detta är grundförutsättningen. Därutöver kan de tre nordiska länderna även samarbeta med länder utanför Norden. Årligen delar fonden ut cirka 29 miljoner danska kronor till olika slags kulturprojekt. Varje år lämnas in runt 900 giltiga ansökningar. Av dessa får cirka 300 ett bidrag. Du kan bekanta dig närmare med Nordiska kulturfondens riktlinjer och anvisningar för sökande av stöd på dess webbsidor Fondens styrelse består av representanter för både Nordiska rådet och Nordiska ministerrådet. Du kan läsa mer om deras verksamhet och andra nordiska stödsystem på

3 ABC till dig som söker projektbidrag

4 KOLOFON Nordiska kulturfonden 2010 Texten får användas fritt så länge som källan anges tydligt och det handlar om icke-kommersiellt bruk. Design och produktion: Mar Mar Co. Översättning: Johan Lindholm Fotolista: Sida 36 Tryck: Rosendahls - Schultz Grafisk a/s Upplaga: 1000 Tryckt på miljövänligt papper som uppfyllaer kraven i den nordiska miljösvanemärkningen. Publikationen kan laddas ner från Nordiska Kulturfonden Ved Stranden 18 DK-1061 Copenhagen K Telefon (+45) Fax (+45) det nordiska samarbetet Det nordiska samarbetet är ett av världens mest omfattande regionala samarbeten. Det omfattar Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige samt de självstyrande områdena Färöarna, Grönland och Åland. Det nordiska samarbetet är politiskt, ekonomiskt och kulturellt förankrat och är en viktig partner i europeiskt och internationellt samarbete. Den nordiska gemenskapen arbetar för ett starkt Norden i ett starkt Europa. Det nordiska samarbetet vill styrka nordiska och Regionala intressen och värderingar i en global omvärld. Gemensamma värderingar länderna emellan bidrar till att stärka Nordens ställning som en av världens mest innovativa och konkurrenskraftiga regioner.

5 ABC till dig som söker projektbidrag 1. Förord 1. vad bör du tänka på innan du söker bidrag? sida 7 2. vad ska en bra ansökan innehålla? sida hur bedöms en ansökan? sida vad bör du tänka på när du fått ett bidrag? sida kom-ihåg-lista sida 31

6 FÖRORD

7 bästa läsare! Med denna ABC för bidragssökande vill Nordiska kulturfonden hjälpa dig med att upprätta en bra och korrekt ansökan. Då ökar dina chanser att få ett bidrag till det projekt du brinner för. Vår erfarenhet är att nästan var fjärde ansökan måste tyvärr förklaras ogiltig då det fattas viktiga och väsentliga uppgifter. När information saknas kan kulturfonden inte utvärdera projektinnehållet. Eftersom konkurrensen om projektmedel hela tiden blir hårdare är det viktigt att du som projektgenomförare kan lämna in en bra och kvalificerad ansökan. Har man inte övat på detta händer det ofta att man missbedömer hur lång tid det tar att upprätta en ordentlig ansökan. Det krävs till exempel en hel del förarbete för att samla in alla de relevanta uppgifter som en bra ansökan förutsätter. Bidragsgivare behöver information. Detta omfattar bland annat en balanserad budget, uppgifter om samarbetspartners och egeninsatsen, en marknadsföringsplan, en grundlig projektplan och ett tidsschema. Begreppet bidragsgivare innefattar olika fonder och officiella stödsystem. Begreppet projekt hänvisar till en aktivitet, en föreställning, konferens, turné och så vidare som genomförs inom en viss tidsperiod. Denna ABC besvarar frågor och ger en hel del goda råd och tips till dig som håller på att upprätta en ansökan helt oberoende av om du söker bidrag hos Nordiska kulturfonden eller någon annan offentlig eller privat bidragskälla. Denna guide sätter fokus på hur du bör söka bidrag till ditt projekt, inte på hos vem. Du är alltid välkommen att kontakta de anställda på Nordiska kulturfonden för att få hjälp med din ansökan. Lycka till! Karen Bue direktör, Nordiska kulturfonden 5

8 1. ABC till dig som söker projektbidrag 1. 6

9 1. ABC till dig som söker projektbidrag VAD BÖR DU TÄNKA PÅ INNAN DU SÖKER BIDRAG? först ett par inledande anmärkningar: att söka bidrag tar tid Att upprätta en bra ansökan tar ofta längre tid än man tror. Även om det sökta beloppet är litet bör projektet beskrivas utförligt. Det tar tid att upprätta en realistisk budget och en begriplig projektplan som sammanfattar syftet med projektet. En ansökan upprättad under tidspress just före ansökningsfristen är därför ofta bristfällig. Tänk på att en ansökan är ett slags visitkort för din organisation. Är ansökan professionellt upprättad ges ett intryck av en seriös organisation och ett trovärdigt projekt. tänk på organisationens rykte Låt bli att söka stöd till projekt som inte kan kopplas till din organisations målsättningar och normala verksamhet. Intrycket kan då bli att organisationen har ekonomiska problem. Sök inte heller stöd till projekt som din organisation saknar kompetens eller resurser att genomföra. Ett fiasko kan vara svårt att reparera efteråt och det kan vara svårt att senare sända en ny ansökan till samma bidragsgivare. Sök inte projektstöd hos samma bidragsgivare flera år i rad. Att vara stamkund kan skada organisationens rykte. Eftersom det normalt lämnas in så många ansökningar att bidragsgivaren inte kan stöda alla avslås en ansökan med all sannolikhet det tredje eller fjärde året. Slutsatser: Var realistisk och ute i god tid. Tänk på organisationens rykte. 7

10 vad bör du tänka på innan du söker bidrag? är uppgifterna aktuella? Kontrollera alltid med den tilltänkta bidragsgivaren om det skett ändringar kring ansökningstiden, processen och så vidare. Kontrollera alltid ansökningsriktlinjerna hos den tilltänkta bidragsgivaren på dennes webbsidor. Kom ihåg att ansökningsprocesserna varierar mellan fonder. Därför är det viktigt att du sätter dig grundligt in i anvisningarna hos den tilltänkta bidragsgivaren. Kontakta alltid bidragsgivaren ifall du är i tvivel! var ute i god tid Många bidragsgivare har bestämda ansökningsfrister. I regel kan man söka bidrag en eller två gånger per år. Nordiska kulturfonden har dock sju årliga ansökningstider. Allt som oftast bör en frist följas till punkt och pricka: en ansökan som lämnas in en minut för sent beaktas inte. följ anvisningarna Är du sent ute kontrollera med bidragsgivaren när en ansökan senast måste lämnas in och kom ihåg att tekniska problem till exempel med att sända en webbansökan ofta inte beaktas. Kontrollera att du fått ett kvitteringsmeddelande. Kontakta eventuellt bidragsgivaren för att höra dig för om ansökan kommit fram. Om något är oklart bör du alltid kontakta bidragsgivaren! finns det undantag? Några bidragsgivare stöder inte vissa aktiviteter eller utgifter, till exempel inventarier, arvoden eller allmän verksamhet. Kontrollera detta på förhand. Obs! Sätt dig in i anvisningarna! samarbetspartners Vissa bidragsgivare kräver att du har samarbetspartners eller medarrangörer. Ofta tar det längre tid än man tror dels att finna en lämplig partner, dels att få till stånd en konstruktiv dialog. fyll i alla delar av ansökningsblanketten Skriv aldrig endast se bilaga. Detta försvårar bidragsgivarens arbete med att snabbt kunna slå fast * att en ansökan är giltig, 8

11 Obs! Söker du ett för stort belopp framstår det lätt som om du inte satt dig tillräckligt bra in i vad bidragsgivaren realistiskt kan bevilja utifrån sina resurser. Då får du avslag på din ansökan och riskerar dessutom att få ett dåligt rykte. 9

12 vad bör du tänka på innan du söker bidrag? * syftet med ansökan, * om beloppet, målgruppen och så vidare överensstämmer med bidragsgivarens regler och * att enkelt kunna upprätta en sammanfattning till bidragsgivarens styrelse. bilagor Kom ihåg att det ofta krävs specifika bilagor och att en ansökan inte kan godkännas ifall dessa bilagor saknas. låt bli att skräddarsy ansökan Tillpassa inte ansökan till nyckelord hos bidragsgivaren. Använd till exempel inte nordisk samhörighet, europeisk dimension och kulturell mångfald i var och varannan mening. Det kan verka konstlat och imponerar knappast på bidragsgivaren. Utgå i stället från projektidén hos din organisation när du upprättar ansökan. ange kontaktpersoner Sätt dig alltid in i bestämmelserna om vem som ska svara ekonomiskt för projektet. Ifall en projektgrupp förbereder projektet ska det alltid utses en eller kanske två kontaktpersoner. projekt som fått bidrag tidigare Flesta bidragsgivare har som regel att de inte ger mer stöd förrän organisationen slutredovisat bidrag som samma bidragsgivare beviljat tidigare. för en loggbok Söker du ofta projektbidrag lönar det sig att föra en loggbok över när du sökt stöd och hos vilka bidragsgivare. Anteckna hur mycket du sökt och huruvida bidraget beviljades eller inte. Ifall stöd beviljades anteckna dess belopp och när projektet slutredovisades. var realistisk Sök ett realistiskt belopp. Kontrollera hur mycket bidragsgivaren brukar bevilja. Vissa har ett tak, ett maximibelopp, för varje ansökan. Ifall bidragsgivaren har ett sådant maximibelopp är det lönlöst att söka mer. 10

13 Av bidragsgivarens webbsidor framgår i regel vilka projekt som tidigare fått bidrag. På sidorna kan du också få en bild av hur mycket bidragsgivaren normalt beviljar. Obs! Söker du ett för stort belopp framstår det lätt som om du inte satt dig tillräckligt bra in i vad bidragsgivaren realistiskt kan bevilja utifrån sina resurser. Då får du avslag på din ansökan och riskerar dessutom att få ett dåligt rykte. ange det sökta beloppet Det sökta beloppet ska baseras på en ekonomisk kalkyl eller budget. Skriv därför aldrig att det söks ett så stort belopp som möjligt. Skriv heller aldrig att det söks åtminstone kronor eller ett belopp mellan och kronor. Detta leder till tvivel hos bidragsgivaren som kanske frågar sig om projektet är tillräckligt genomtänkt. balanserad budget Kom ihåg att budgeten ska vara i balans, det vill säga totala utgifter och totala intäkter bör motsvara varandra. en usel ekonomi är ett dåligt argument Skriv inte att bidrag söks eftersom organisationens ekonomi är dålig. Att det kommunala stödet eller medlemsintäkterna sjunkit är inte heller bra argument eller motiveringar i en projektbudget. En bidragsgivare beviljar stöd utifrån sina målsättningar, inte utifrån behoven eller önskemålen hos en organisation. bidrag till redan genomförda projekt Bidragsgivare understöder ytterst sällan projekt som redan genomförts. Flesta bidragsgivare stöder inte heller projekt som inletts innan bidragsgivaren fattat sitt beslut. I sådana fall är det därmed inte ansökningsdatumet utan beslutsdagen som är viktig. Beakta detta ifall bidragsgivaren till exempel har en behandlingstid på tre månader från ansökningsdatum till beslutsdag. Kontakta bidragsgivaren om du känner dig osäker! 11

14 vad bör du tänka på innan du söker bidrag? egeninsats Endast få bidragsgivare finansierar ett projekt till 100 %. Allt som oftast krävs någon slags egeninsats eller medfinansiering. Det kanske bestäms att organisationens egeninsats ska vara minst 25 % av totalutgifterna. Kontrollera hur din organisations egeninsats kan eller ska finansieras. En organisation kan nämligen hamna i den märkliga situationen att den helt enkelt inte har råd att ta emot ett bidrag eftersom den inte kan uppfylla bidragsgivarens krav på en egeninsats. Vissa bidragsgivare betalar bidraget i delar, till exempel först 85 % och resten efter slutredovisningen. Det finns också bidragsgivare som utbetalar hela bidraget först efter att projektet avslutats. Obs! Kontrollera att din organisations likviditet är tillräckligt bra så att ni klarar av att vänta tills det eventuella stödet utbetalas. upprätta en likviditetsbudget Upprätta en översikt över när och hur de tilltänkta bidragsgivarna utbetalar stödet: Är det en viss tid innan projektet inleds? Betalas stödet i flera delar? Utbetalas det först efter att projektet avslutats? Upprätta därefter en översikt över när projektutgifterna ska betalas och de olika bidragen förväntas. ange andra finansiärer Ange om stöd sökts hos andra bidragsgivare och i så fall hos vem, de sökta beloppen och det förväntade beslutsdatumet. När ett positivt eller negativt besked sedan kommer ska övriga finansiärer informeras om det. 12

15 Obs! Sök inte stöd till samma projekt hos för många bidragsgivare. Eftersom de troligen fattar sina beslut vid olika tidpunkter blir det svårt att upprätta en realistisk projektbudget. Tänk även på att ju fler bidragsgivare, desto mer administration! Ett lämpligt antal kan vara tre till fem bidragsgivare. Antalet kan naturligtvis variera beroende av storleken på projektet. specificera utgifterna Specificera till vilka kostnader det söks bidrag. Det räcker inte att endast skriva till att genomföra konferensen. Ta reda på om bidragsgivaren normalt stöder bestämda projektutgifter, till exempel resekostnader. Demonstrera i ansökan att du observerat detta. glöm inte förberedelsetiden Bidragsgivaren utbetalar stödet utifrån startdatumet för projektet, till exempel en till tre månader före starten. Ifall du exempelvis söker stöd till en festival som arrangeras på bestämda dagar bör du komma ihåg att inkludera förberedelsetiden som en del av projektet. rapporter, gratisbiljetter och friexemplar Glöm inte att det kostar att upprätta en slutrapport. Detta är en kostnad som ska ingå i budgeten. Söker du stöd till en festival eller trycksak bör du kontrollera om bidragsgivaren vill ha ett visst antal gratisbiljetter eller friexemplar. Kom alltid ihåg att inkludera bidragsgivares logor i tryckt material. 13

16 vad bör du tänka på innan du söker bidrag? revision och revisorer Ofta krävs att räkenskaperna ska revideras av en godkänd eller auktoriserad revisor. Detta är en extra kostnad som bör inkluderas i budgeten. Obs! Spara alltid alla fakturor och kvitton! 14

17 UPPRÄTTA EN KORTFATTAD PRESENTATION Upprätta en presentation av din organisation: När bildades den? Vem sitter i styrelsen? Hur många medlemmar har den? Hur stor är budgeten? Andra genomförda projekt [Godkänd] 15

18 2. ABC till dig som söker projektbidrag 2. 16

19 2. ABC till dig som söker projektbidrag VAD SKA EN BRA ANSÖKAN INNEHÅLLA? vad är ett projekt? Ett projekt uppfyller följande kriterier: * Preciserat syfte och mål * Bestämd start- och sluttidpunkt * Tydlig ansvarsfördelning * Budget * Program (vad händer) * Deltagarförteckning (vem deltar) Beskrivningen av den aktivitet till vilken det söks stöd, projektet, ska vara så konkret som möjligt. Den bör besvara bidragsgivarens frågor om varför, hur, när, var och för vem. Obs! Ett projekt ska ha ett namn. Försök att redan i namnet ange vad för slags projekt det handlar om, till exempel en bok, turné eller utställning. Detta underlättar arbetet hos bidragsgivaren. Tänk även på att projektnamnet inte bör vara alltför långt. upprätta en projektplan Eftersom du kanske söker stöd hos flera bidragsgivare lönar det sig att först upprätta en projektplan. Detta underlättar ofta arbetet att fylla i olika ansökningsblanketter. så här gör du 17

20 SÅ HÄR GÖR DU Steg Bakgrund Syfte (motiv) Mål (resultat) Målgrupper Nyttoaspekt (relevans) Marknadsföring (profilering) Samarbetspartners Organisation Tidsschema Budget Rapportering Uppföljning 18

21 1. bakgrund Hur uppstod idén om att genomföra det planerade projektet? Vem fick idén och har ett liknande projekt genomförts tidigare? Det vill säga har ni erfarenhet av ett sådant projekt? 2. syfte (motiv) Varför vill ni genomföra projektet? Syftet bör på ett eller annat sätt höra ihop med din organisations målsättningar, verksamhetsplan och så vidare. Ju längre projektet och målsättningarna står ifrån varandra, desto grundligare bör syftet klarläggas. Känns projektet naturligt med tanke på organisationens profil? Diskutera om ni har den kompetens som behövs för att genomföra projektet. Var kortfattad. Detta är inte alltid så lätt som man tror. Be någon som inte deltar i projektet att läsa texten. Obs! Beskrivningen av syftet är ytterst viktig eftersom den samtidigt är en sammanfattning av projektet. Ifall syftet med projektet är att skapa något nytt, till exempel ett nytt tema eller en ny arbetsmetod, bör detta förklaras grundligt. Vad är nytt och varför är det intressant? 3. mål (resultat) Vad vill organisationen eller projektgruppen uppnå? Målen kan vare både kvantitativa och kvalitativa. Helst ska det gå att mäta resultaten på ett eller annat sätt. Vilka resultat förväntar du dig? Detta är en viktig punkt. 4. målgrupper För vem är projektet avsett? Hur nås målgruppen? 5. nyttoaspekt (relevans) Varför är projektet viktigt för organisationen eller projektgruppen, och för bidragsgivaren? 19

22 vad ska en bra ansökan innehålla? 6. marknadsföring (profilering) Hur sätts det fokus på projektet och hur marknadsförs det? Hur synliggörs bidragsgivaren? Observera att vissa bidragsgivare kräver att deras symbol eller logo ska synas i program, på plakat och så vidare. Berätta också vem som beviljat stöd. Obs! Kom ihåg att det kostar att marknadsföra ett projekt. Också detta bör ingå i budgeten. 7. samarbetspartners Vilka andra kan eller ska involveras i projektet? Finns det någon annan organisation som ni kan samarbeta med? Har ni etablerade kontakter med arrangörer och dylika? Nämn alltid inbjudna deltagare vid namn och eventuellt från vilket land de kommer även om de inte ännu bekräftat sitt deltagande. Kom bara ihåg att meddela vilka deltagare som bekräftats och vilka som inte ännu svarat. 8. organisation Vem gör vad? Hur genomförs projektet? Vem svarar för sökande av finansiering, genomförande av projektet, marknadsföring, rapportering och räkenskaper? 9. tidsschema När genomförs de tre projektfaserna? Förberedelse Genomförande Uppföljning Fastställ datum för dessa faser. Kontakta bidragsgivaren ifall de ändras senare. Se alltid till att det finns marginaler i tidsschemat: allt tar längre tid än man tror. 10. budget Vad behövs? Hur mycket kostar det att genomföra projektet? Klassificera resurserna i säkra, sannolika och sökta. Kontrollera när och hur stödet utbetalas. 20

23 Obs! Involvera din organisations kassör eller ekonomichef i upprättandet av projektbudgeten. Ange också förmåner, sponsring med mera med samband till projektet. Även stöd som inte består av reda pengar är intäkter, ekonomiska förutsättningar för att genomföra projektet. Specificera detta i budgeten. Ange konkreta belopp och undvik för många runda tal. Kontakta alltid bidragsgivaren ifall budgeten revideras! 11. rapportering Innan projektet inleds kontrollera och fastställ: Hur ska bidraget rapporteras? När ska bidraget rapporteras? Till vem ska bidraget rapporteras? Utse en ansvarig rapportör redan när projektet inleds. Detta gäller även en revisor för räkenskaperna. 12. uppföljning Hur följs projektet upp? Kan eller kommer projektet att utvecklas till en återkommande del av organisationens verksamhet? Finns det någon annan organisation eller intressent som kan dra nytta av projektresultaten? till sist Dessa tolv projektplanspunkter bildar en allmän projektbeskrivning. Denna beskrivning måste sedan kompletteras enligt kraven hos bidragsgivarna. Det kan handla om en precisering av projektets europeiska mervärde, ungdomsprofil, synergieffekter, det nyskapande i projektet med mera. 21

24 3. ABC till dig som söker projektbidrag 3. 22

25 3. ABC till dig som söker projektbidrag HUR BEDÖMS EN ANSÖKAN? några allmänna frågor En ansökan bedöms naturligtvis på olika sätt beroende av bidragsgivarens regler, projektstorleken och så vidare. När en bidragsgivare bedömer en ansökan brukar dock följande två frågor vara viktiga: Är projektet relevant för bidragsgivarens målsättningar? Är ansökan trovärdig, det vill säga kan projektet genomföras? Utöver relevansen och trovärdigheten är följande fyra frågeställningar ofta mycket viktiga för bidragsgivare: 1. Är projektet nyskapande på något sätt? Har projektet till exempel ett nytt tema eller en ny arbetsmetod jämfört med liknande projekt till vilka bidragsgivaren tidigare beviljat stöd? 2. Vad är målet för projektet? Vad är nyttan med projektet? Vilken betydelse har genomförandet av projektet i sig? 3. Vad händer efter att projektet genomförts? Blir det en engångsföreteelse eller finns det en strategi för hur projektet kan följas upp, utvecklas och bli bestående? 4. Hur mycket uppmärksamhet får projektet? Hur synliggörs projektet i en vidare krets, kan en annan organisation dra nytta av resultaten och erfarenheterna av projektet? relevans När ett projekts relevans utvärderas jämförs bidragsgivarens målsättningar med syftet med projektet, själva motivet till att genomföra projektet. Projektet ska därmed på ett eller annat sätt främja bidragsgivarens målsättningar. 23

26 hur bedöms en ansökan? För Nordiska kulturfonden handlar relevansen om att projektet skapar nya kontakter och leder till utbyte av erfarenheter, ökad förståelse och kunskap samt ökar intresset för Norden och de nordiska länderna. trovärdighet I samband med trovärdighet undersöks och bedöms framför allt följande punkter i en ansökan: A) Genomförande/deltagande B) Tidsschema C) Målgrupp D) Budget A) genomförande/deltagande Hur genomförs projektet? * Finns det samarbetspartners? * Vem deltar i projektet? * Har kontakter skapats? * Klarar organisationen av att genomföra projektet? Har organisationen erfarenhet och kompetens för just det projekt som ansökan gäller? B) tidsschema När genomförs projektet? Är förberedelsetiden tillräckligt lång * för projektet i sig, * med tanke på behandlingen av ansökan och beslutstidpunkten hos bidragsgivaren och * för slutrapporteringen och räkenskaperna? Upprätta ett projektprogram som tar upp datum för hela projektperioden. C) målgrupp Till vem vänder sig projektet? * Är det en prioriterad målgrupp för bidragsgivaren? * Kan sökanden realistiskt nå ut till den tilltänkta målgruppen? * Hur tänker ni nå ut till målgruppen? Hur mäter ni att ni nått ut till målgruppen? 24

27 D) budget Vad ska bidragsgivaren finansiera? * Vilka är de övriga bidragsgivarna? Är angivna bidrag från andra bidragsgivare bidrag som sökts, bidrag som troligen beviljas eller säkra bidrag? Är biljettintäkter, sponsring med mera realistiska? Hur stor är organisationens egeninsats? Detta är intressant inte endast utifrån ett ekonomiskt perspektiv men även för att det ger en uppfattning om organisationens engagemang i projektet. Ibland gäller regeln att ju större egeninsats, desto större chanser att projektet genomförs. Obs! Budgeten ska innehålla alla intäkter och alla utgifter. Allt som oftast får projektet inte leda till ekonomisk vinst. Glöm inte revisionskostnaderna. Ta reda på i vilken valuta budgeten ska upprättas. 25

28 4. ABC till dig som söker projektbidrag 4. 26

29 4. ABC till dig som söker projektbidrag VAD BÖR DU TÄNKA PÅ NÄR DU FÅTT ETT BIDRAG? särskilda villkor Ofta ställs särskilda villkor för bidrag. Det kan till exempel krävas att stödet endast får användas till något specifikt ändamål, kanske till att stöda långväga deltagare. Observera detta. tacka nej till ett bidrag Ifall bidragsgivaren endast beviljar hälften av det sökta beloppet bör du noggrant överväga om projektet kan genomföras under de nya förutsättningarna. Kontakta bidragsgivaren om det inte är möjligt. Ibland kan det vara bättre att tacka nej till stöd än att genomföra ett projekt under närapå omöjliga förutsättningar. ansökan är din del av ett avtal Ändra inte projektupplägget utan att kontakta bidragsgivaren. Har du sökt bidrag till resor kan stödet inte användas till löner eller lokalhyra. Obs! Bidragsgivaren baserar sin bedömning på ansökan. Ifall något ändras bör bidragsgivaren informeras om detta. Projektansvarige: * är juridiskt ansvarig * svarar för projektrapporteringen * kan bli tvungen att återbetala bidraget Detta gäller antingen dig som privatperson eller din organisation. 27

30 vad bör du tänka på när du fått ett bidrag? särredovisa i bokföringen Glöm inte att särredovisa bidraget i era räkenskaper. Upprätta ett separat konto för projektet från första början. Bidragsgivare vill veta vad just deras stöd använts till. Obs! Ju mer avskild projektekonomin är från de löpande räkenskaperna, desto lättare och billigare blir revisionen och snabbare slutredovisningen. ifall projektet visar överskott Skulle projektet gå på vinst bör du vara beredd på att återbetala en del av bidraget. tänk på slutrapporten från första början Dokumentera projektet med bilder, pressklipp med mera. Utgå alltid från det som skrivits i ansökan. Följer ni er egen projektplan eller avviker ni från den då projektet genomförs? Om det avviks från till exempel tidsschemat, programmet eller det planerade deltagandet bör bidragsgivar en alltid informeras om detta. rapporten är en utvärdering Rapporten får inte endast bestå av en ekonomisk redogörelse. Den ska även innehålla en utvärdering av det genomförda projektet. Av rapporten bör framgå om det förväntade målet uppnåtts och hur det arbetats för att nå målet. Ifall projektmålen inte uppnåddes ska det förklaras varför. Var självkritisk och ärlig! Det lönar sig i det långa loppet. utvärdering Ifall ni räknade med att det skulle komma 200 deltagare till en konferens men det kom endast 30 har något gått snett i planeringen. Ambitionsnivån kanske var för hög, marknadsföringen dålig, konferenstidpunkten fel och så vidare. Om det motsatta däremot skedde, ni hade 400 deltagare, är det minst lika viktigt att finna orsaken till detta. 28

31 centrala frågor i utvärderingen Bidragsgivare vill gärna ha svar på två centrala frågor: 1. Vad skulle ni göra annorlunda om projektet gjordes om? 2. Kommer projektet att leva vidare i organisationen? Ifall svaret är ja: hur? Om svaret är nej: varför inte? rapportera omedelbart Rapportera snarast efter att projektet genomförts. Ju längre du väntar, desto svårare blir det. Obs! Många bidragsgivare har bestämda frister och fasta formulär för slutrapporteringen med särskilda frågor som bör besvaras. 29

32 5. ABC till dig som söker projektbidrag 5. Ge inte upp! Om du får avslag beror det inte nödvändigtvis på att ansökan var dålig. Alla bidragsgivare måste prioritera. De har alltid färre tillgängliga medel än vad som söks. 30

33 KOM-IHÅG-LISTA Besvara dessa frågor innan du fyller i ansökningsblanketten: Steg 1 1. Stämmer syftet med projektet överens med bidragsgivarens målsättningar? Steg 2 2. Ställs det absoluta krav på målgruppen, deltagarna eller dylikt? a. Om ja: vilka? b. Uppfyller projektet kraven? om det inte uppfyller kraven bör du finna en annan bidragsgivare. Steg 3 3. Har din organisation tidigare mottagit stöd från bidragsgivaren? a. Om ja: Har tidigare bidrag slutredovisats? Om de inte slutredovisats bör du finna en ny bidragsgivare eller lämna in slutredovisningen innan du söker igen. Steg 4 4. Har bidragsgivaren särskilda ansökningsfrister? a. Om ja: när? 5. När fattar bidragsgivaren sina stödbeslut? 6. Krävs det samarbetspartners? a. Om ja: hur många och hur kontaktar din organisation dem? b. Påverkar detta tidsschemat för projektet? 7. Är tidsschemat för projektet fortfarande realistiskt? om det inte är realistiskt bör du upprätta ett nytt tidsschema. vänta eventuellt till nästa ansökningsfrist. 31

34 Steg 5 8. Finns det undantag, några ändamål som bidragsgivaren inte understöder? a. Om ja: vilka? b. Påverkar de på något sätt projektfinansieringen? c. Om ja: hur? 9. Beviljar bidragsgivaren maximalt ett visst belopp? a. Om ja: hur stort? b. Hur mycket delar bidragsgivaren ut i snitt? 10. Krävs det en egeninsats? a. Om ja: hur stor ska den vara och hur finansierar din organisation insatsen? 11. Hur utbetalas bidraget: i delar eller efter att projektet avslutats? 12. Påverkar detta din organisations ekonomi? a. Om ja: hur? 13. Är projektbudgeten fortfarande realistisk? fortsätt antingen med att fylla i ansökningsblanketten eller revidera budgeten och projektets ambitionsnivå. 32

35 Obs! * Läs igenom bidragsgivarens anvisningar ännu en gång. * Skriv kortfattat, enkelt och tydligt. * Skriv en sammanfattning av projektet. Det är svårare och tar längre tid än man tror. * Skriv en kortfattad presentation av din organisation. * Specificera utgifterna och sök ett realistiskt belopp. * Meddela om du sökt stöd på annat håll och när besked kan förväntas. * Upprätta en likviditetsbudget. * Upprätta en marknadsföringsplan. * Besluta vem som är kontaktperson för projektet. * Fyll i alla fält i och delar av blanketten (skriv aldrig endast se bilaga ). * Utse en ansvarig för slutrapporten. * Beräkna den ideella arbetsinsatsen, sponsringen, olika förmåner med mera. kontrollera! * Finns det obligatoriska bilagor? * Vill bidragsgivaren ha ett visst antal friexemplar, gratisbiljetter och så vidare? * Ska projekträkenskaperna revideras av en godkänd eller auktoriserad revisor? * Läs igenom ansökan ännu en gång: Är den tydlig och trovärdig? * Spara en kopia av ansökan på din dator. en bra ansökan ökar dina chanser Har du följt denna kom-ihåg-lista har du bättre möjligheter att få projektbidrag. Fast du kanske får avslag på din ansökan har den åtminstone upprättats på ett trovärdigt och korrekt sätt. Och inte minst har din organisation inte fått ett dåligt rykte. Därmed har ni bättre chanser att få stöd nästa gång ni söker. 33

36 Ge inte upp! Om du får avslag beror det inte nödvändigtvis på att ansökan var dålig. Alla bidragsgivare måste prioritera. De har alltid färre tillgängliga medel än vad som söks. Kontakta bidragsgivaren och fråga varför ansökan avslogs. Fråga eventuellt också om du kan göra ett nytt försök. Är projektet relevant för bidragsgivaren och ansökan trovärdig kommer det att lyckas till sist! 34

37

38 Fotolista: sida projekt/konstnär/fotograf weinsist nord (Frampärm) Torgrím Halvarí do Do rethink 2009 Icelandic Love corporation, Dynasty Bernhard Ingimundarson rethink Bright Ugochukwo Eke, Acid Rain Anders Sune Berg tpo Il Giardino dipinto, bibu.se 2010 TPO Bibu.se Tommy Jacobson weinsist nord Torgrim Halvari weinsist nord Torgrim Halvari turteatern Barfotaupproret Jonas Jörneberg dmc nordic DJ Championships 2010 Kenneth Ditmar Hansen dmc nordic DJ Championships 2010 Kenneth Ditmar Hansen månteatern Dansa dina dinosaurier, Bibu.se Peter Westrup en natt i februari Giron Sámi Teáhter, bibu.se Hans-Oluf Utsi turteatern Barfotaupproret Jonas Jörneberg

39 Ved Stranden 18 DK-1061 København K Denna ABC har getts ut av Nordiska kulturfonden för att förmedla grundläggande kunskaper som är nyttiga då man ska söka projektbidrag. Det är ingen skillnad om stöd söks hos en kommun, stiftelse, Nordiska kulturfonden eller ett EU-program. Det handlar därmed inte om varifrån bidrag söks utan hur bidrag bör sökas. Denna guide ska förstås som allmän vägledning med tips och råd. Olika bidragsgivare har dessutom särskilda villkor och bestämmelser som sökande ska sätta sig in i.