Regelverk för Vilma artikelinformation

Transkript

1 Regelverk för Vilma artikelinformation Version Rev

2 Innehållsförteckning 1. Regelverk för Vilma artikelinformation Filbeskrivning för generell artikelinformation Fältbeskrivning för generell artikelinformation Anvisning för benämningar Anvisning för enheter Inleverans av jämförprisuppgifter Inleverans av kundunika avtalspriser Filbeskrivning för kundunika avtalspriser Förklaringar för kundunika avtalspriser Anvisning länkning av dokument till Finfos hemsida/länktorget

3 Versionshistorik Tillägg av nya länkkoder. Uppdatering av funktion för utgåendekoder KNUTGKOD och KNEART. Förtydligande beskrivning för KNPRIS, KNUDA, och KNPRIVIKT. Förtydligande på fält som är obligatoriska under vissa villkor. Ny tjänst för registrering av Kund-ID för kundunika avtal. Se avsnitt Rev 2 Uppdatering av fält som inte längre är aktuella då Vilma tagits i drift. Dessa är markerade i avsnitt 2. 3

4 1. Regelverk för Vilma artikelinformation Leverantörer som ska leverera artikelinformation till Finfo enligt Vilmas regelverk för att medverka till att flödet mellan leverantörer och kunder via Finfo effektiviseras. Detta innebär betydande tidsvinster för de slutliga informationsanvändarna. Certifiering Som ett led i att säkerställa en hög kvalitet på artikelinformationen genomförs en certifiering av leverantören. Förutsättningar för att bli certifierad Vilmaleverantör se Branschrådet Vilmas hemsida Allmänna regler För att kvalitén på informationen ska hålla en hög och jämn nivå har branschen utvecklat regelverket Vilma. Här följer en sammanfattning av de allmänna reglerna: Format Filen med generell artikel- och prislistinformation med artikelnummer, benämning, baspris, prisenhet etc. kan levereras i olika format. Textfil Textfilsformat med fasta fältlängder enligt filspecifikationen (se avsnitt 2). Excelfil Finfos Excelmall för Vilma ska användas (beställs via Finfo). Lämna de informationsfält tomma där det saknas information (gäller inte obligatoriska fält). De blir tomma kolumner. Gör inga markeringar, kommentarer etc. i Excelfilen då den behandlas maskinellt. Innehåll Innehållet i artikelfilen framgår av vår filbeskrivning. Här framgår även vilka fält som är obligatoriska. För att mottagarna ska få största möjliga nytta av artikelinformationen är det viktig att så många artikeluppgifter som möjligt skickas på alla artiklar som finns till försäljning, inte bara de obligatoriska fälten. Nya artiklar läggs till i filen. Utgående artiklar skickas in med utgåendekod och utgåendedatum innan de kan tas bort ur filen. Regelbundenhet Skicka alla artikelförändringar omgående till Finfo. Det gör inget om förändringarna är få, kunderna vill ha aktuell artikelinformation i sin databas. Även om artikelinformationen är oförändrad ska den generella filen alltid skickas till Finfo minst varannan månad. Bearbetningstid Finfo bearbetar artikelinformationen i regel inom ett par arbetsdagar, i undantagsfall kan det ta som mest 10 arbetsdagar. Vi jämför artikeluppgifterna i den nya filen med de uppgifter som vi redan har i databasen. På så sätt vet vi vilka artiklar som är förändrade eller nya. Filer med uppdateringar ska skickas minst två (2) veckor före det att informationen ska vara klar för distribution. Nya artiklar är klara för distribution inom en (1) månad under förutsättning att artikelinformationen uppfyller Vilmas krav. Filöverföring Filen överförs enkelt till Finfo via FTP. Om artikelinformationen levereras i textformat måste filbeskrivningen följas. Om Finfos Excelmall används skapas en semikolonseparerad textfil med Finfos fältrubriker genom att spara om Excelfilen i formatet CSV(kommaseparerade) eller SKV (semikolonseparerad). Överföring via FTP: Användarnamn och lösenord erhålls från Finfo. Adress: ftp://ftp.logiq.no Filen ska föras över till mappen "supp2finfo". 4

5 När filen är överförd kommer en automatisk kontroll att genomföras. En rapport från kontrollen kommer att skickas till den person som är registrerad kontaktperson för Finfo. Om filen blir avvisad eller har anmärkningar måste felaktigheterna rättas och filen skickas in på nytt tills den är godkänd. När filen är godkänd kommer filen att bearbetas av Finfo snarast möjligt. Då det inte finns möjlighet att skicka något meddelande med filen är det viktigt att den alltid innehåller samtliga artiklar. Språk Alla benämningar, sökord, enheter etc. ska anges på svenska. Kontaktperson Varje leverantör är skyldig att anvisa en kontaktperson för Finfo. Det bör även finnas en ersättare till kontaktpersonen inom organisationen om kontaktpersonen blir sjuk, är på semester eller slutar osv. Kontaktuppgifter kundsupport Telefon Mail 5

6 2. Filbeskrivning för generell artikelinformation Fältnamn Beskrivning Start Längd Dec Typ Kommentar KNLNR Leverantörs-id N Obligatorisk KNARTL Artikelnummer AN Obligatorisk KNEART Ersättningsartikelnummer AN * KNRSK RSK-nummer N * KNTUN TUN-nummer N * KNNOBB NOBB-nummer N * KNLBN1 Leverantörens benämning rad AN Obligatorisk KNLBN2 Leverantörens benämning rad AN KNSOKL1 Leverantörens sökord AN KNSOKL2 Leverantörens sökord AN KNSOKL3 Leverantörens sökord AN KNSOKL4 Leverantörens sökord AN KNSOKL5 Leverantörens sökord AN KNPRIS Baspris N * KNENH Basprisenhet AN Obligatorisk KNNKOD Kod för pristyp N * KNPC1 Försäljningspris (ca-pris) N KNVALK Valutakod AN Obligatorisk KNUDA Prisgällandedatum för baspriset N Obligatorisk KNPRPR Pris per N Obligatorisk KNPRTBASF Faktor baspris/primärenhet N Obligatorisk KNPRIENH Primärförpackningens enhet AN Obligatorisk KNSEKTPRF Faktor primär/sekundärenhet N * KNSEKENH Sekundärförpackningsenhet AN * KNTERTPRF Faktor primär/tertiärenhet N * KNTERENH Tertiärförpackningsenhet AN * KNJIFA Jämförprisfaktor N * KNENHJ Jämförprisenhet AN * KNPRIINH Primärförpackningens innehåll N Obligatorisk KNENHPRI Enhet för primärförpackningens innehåll AN Obligatorisk KNPREAN Primärförpackningens GTIN AN Obligatorisk KNPRILEN Primärförpackningens längd/djup i mm N Obligatorisk KNPRIBRE Primärförpackningens bredd i mm N Obligatorisk KNPRIHJD Primärförpackningens höjd i mm N Obligatorisk KNPRIVIKT Primärförpackningens vikt i kg N Obligatorisk KNPRIVOL Primärförpackningens volym i liter N Obligatorisk KNPRFBEIN Primärförpackningens beställningsindikator AN KNSEKINH Sekundärförpackningens innehåll N * KNENHSEK Enhet för sekundärförpackningens innehåll AN * KNSEFBEIN Sekundärförpackningens beställningsindikator AN KNSDELNIN Sekundärförpackningens delningsinformation AN KNSEEAN Sekundärförpackningens GTIN AN * KNTERINH Tertiärförpackningens innehåll N * KNENHTER Enhet för tertiärförpackningens innehåll AN * KNTEEAN Tertiärförpackningens GTIN AN * KNRABGR Rabattgrupp Vilma AN Obligatorisk RESERV Reserv AN KNRAGBEN Rabattgruppens benämning (Vilma) AN Obligatorisk RESERV Reserv AN RESERV Reserv AN RESERV Reserv AN KNPGRP Prisgrupp AN KNKALGR Kalkylgrupp AN KNKABEN Kalkylgruppens benämning AN KNREGDAT Artikelns registreringsdatum N Obligatorisk 6

7 KNUTGKOD Artikelns utgåendekod N * KNUTGD Utgåendedatum N * KNLTYP Kod lager/beställningsvara eller tillverkning AN Obligatorisk KNARTKL Artikelklass N KNMOMS Momskod AN KNBASART Produktidentitet VilmaBas AN * KNENUMMER E-nummer AN * KNPRIBRYTB Primärförpackningens brytbarhet AN ** KNPRIBRYTK Primärförpackningens brytkostnad N KNPDELNIN Primärförpackningens delningsinformation AN KNSEKBRYTB Sekundärförpackningens brytbarhet AN ** KNSEKBRYTK Sekundärförpackningens brytkostnad N KNTERBRYTB Tertiärförpackningens brytbarhet AN ** KNTERBRYTK Tertiärförpackningens brytkostnad N KNTDELNIN Tertiärförpackningens delningsinformation AN KNSEKLEN Sekundärförpackningens längd/djup i mm N * KNSEKBRE Sekundärförpackningens bredd i mm N * KNSEKHJD Sekundärförpackningens höjd i mm N * KNSEKVIKT Sekundärförpackningens bruttovikt i kg N * KNSEKVOL Sekundärförpackningens volym i liter N * KNTERLEN Tertiärförpackningens längd/djup i mm N * KNTERBRE Tertiärförpackningens bredd i mm N * KNTERHJD Tertiärförpackningens höjd i mm N * KNTERVIKT Tertiärförpackningens bruttovikt i kg N * KNTERVOL Tertiärförpackningens volym i liter N * KNINTRASTA Statistisk varukod (Intrastatnummer) AN KNURSPLAND Varans ursprungsland AN RESERV Reserv AN KNPRIRGR Primärförpackningens rabattgrupp AN ** KNPRIRGRB Primärförpacknings rabattgruppsbenämning AN ** KNPRIKGR Primärförpackningens kalkylgrupp AN ** KNPRIKGRB Primärförpacknings kalkylgruppsbenämning AN ** KNPRISTK Primärförpackningens stafflingskod AN ** KNPRISTKB Primärförpacknings stafflingskodsbenämning AN ** KNSEKRGR Sekundärförpackningens rabattgrupp AN ** KNSEKRGRB Sekundärförpackning rabattgruppsbenämning AN ** KNSEKKGR Sekundärförpackningens kalkylgrupp AN ** KNSEKKGRB Sekundärförpackning kalkylgruppsbenämning AN ** KNSEKSTK Sekundärförpackningens stafflingskod AN ** KNSEKSTKB Sekundärförpackn stafflingskodsbenämning AN ** KNTERRGR Tertiärförpackningens rabattgrupp AN ** KNTERRGRB Tertiärförpacknings rabattgruppsbenämning AN ** KNTERKGR Tertiärförpackningens kalkylgrupp AN ** KNTERKGRB Tertiärförpacknings kalkylgruppsbenämning AN ** KNTERSTK Tertiärförpackningens stafflingskod AN ** KNTERSTKB Tertiärförpacknings stafflingskodsbenämning AN ** KNLDTD Normal ledtid N * * Obligatoriskt fält under vissa villkor. Se fältbeskrivningen för mer information. ** Fält som utgår fr.o.m. Vilma Finns ingen funktion med att skicka in dessa. 7

8 3. Fältbeskrivning för generell artikelinformation Fältnamn KNLNR KNARTL KNEART KNRSK KNTUN KNNOBB Beskrivning Finfos leverantörs-id, max 10 tecken. Kontakta Finfo för besked. Leverantörens artikelnummer. Här anges det artikelnummer som leverantören använder i affärskommunikationen med sina kunder. Leverera numret oförändrat till Finfo. Artikelnumret ska vara unikt för artikeln, dvs. det får aldrig förekomma två identiska artikelnummer från samma leverantör. Artikelnummer bör om möjligt aldrig återanvändas. Leverantörens ersättningsartikelnummer. När en artikel utgår och ersätts av en ny artikel, anges den ersättande artikelns nummer. Ersättningsartikelnumret är obligatoriskt då KNUTGKOD = 2 eller 5. RSK-nummer. Artikelnummer för VVS-branschens artiklar. Obligatoriskt om uppgift finns. TUN-nummer. Byggebasen, Danmarks motsvarighet till Finfo. Obligatoriskt om uppgift finns. NOBB-nummer. Byggvarebasen, Norges motsvarighet till Finfo. Obligatoriskt om uppgift finns. KNLBN1 Leverantörens benämning på artikeln, rad 1. Benämningen ska struktureras enligt följande, varunamn varutyp fabrikat utförande dimension. Benämningen ska vara på svenska och unik för varje artikel. KNLBN2 Leverantörens benämning på artikeln, rad 2. När utrymmet i fältet benämning rad 1 inte räcker till går det bra att fortsätta i benämning 2. KNSOKL1 KNSOKL2 KNSOKL3 KNSOKL4 KNSOKL5 KNPRIS KNENH KNNKOD KNPC1 KNVALK KNUDA Leverantörens sökord 1. Möjlighet för leverantören att tillföra sökord/synonym till artikeln. Leverantörens sökord 2. Möjlighet för leverantören att tillföra sökord/synonym till artikeln. Leverantörens sökord 3. Möjlighet för leverantören att tillföra sökord/synonym till artikeln. Leverantörens sökord 4. Möjlighet för leverantören att tillföra sökord/synonym till artikeln. Leverantörens sökord 5. Möjlighet för leverantören att tillföra sökord/synonym till artikeln. Leverantörens listpris (baspris) (enligt prislista), exklusive moms. Pris anges med två decimaler, använd kommatecken som decimalavskiljare. Om artikeln inte har något generellt baspris är KNNKOD obligatorisk. Basprisenhet, enhet för vilket baspriset gäller. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Kod som anger varför baspriset är noll. Om artikeln saknar baspris (KNPRIS) är kod för pristyp obligatorisk. Följande koder finns. 1 = Pris på begäran, 2 = Dagspris, 3 = Kedjeberoende artikel/kampanj Försäljningspris exklusive moms. Anges alltid per basprisenhet (KNENH). Pris anges med två decimaler, använd kommatecken som decimalavskiljare. Valutakod, SEK för svenska kronor Prisgällandedatum från när det nya baspriset börjar gälla. Format ÅÅÅÅMMDD KNPRPR Pris per anger vilket antal priset gäller för, 1, 100 eller

9 Om inte baspriset är per 100 eller 1000 ska Pris per vara = 1 KNPRTBASF KNPRIENH KNSEKTPRF KNSEKENH KNTERTPRF KNTERENH KNJIFA Faktor basprisenhet/primärförpackningsenhet. Anger förhållandet mellan basprisenheten och primärförpackningsenheten. Exempel: Om baspriset är per liter och primärförpackningen innehåller 5 liter är faktorn = 5 Primärförpackningen är artikelns minsta förpackningsenhet (konsumentförpackning). Artikelns primärförpackningsenhet kan ändras om inte förpackningens innehåll förändras annars måste en ny artikel skapas. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Faktor primär-/sekundärenhet. Obligatorisk om sekundärförpackning finns. Antal primärförpackningar/sekundärförpackning. Sekundärförpackningen är den större enhet som primärförpackningen är förpackad i. Sekundärförpackningsenhet. Obligatorisk om sekundärförpackning finns Sekundärförpackningen är den större enhet som primärförpackningen är förpackad i. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Faktor primär-/tertiärenhet. Obligatorisk om tertiärförpackning finns. Antal primärförpackningar/tertiärförpackning. Tertiärförpackningen är den större förpackningen som sekundärförpackningen är förpackad i. Tertiärförpackningsenhet. Obligatorisk om tertiärförpackning finns. Tertiärförpackningen är den större enhet som sekundärförpackningen är förpackad i. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Jämförprisfaktor. Antal jämförprisenheter per basprisenhet. Jämförprisfaktorn är obligatorisk om artikeln inte är undantagen av regelverket, se avsnitt 6. Jämförprisfaktorn är en dividend för att räkna ut jämförpriset i jämförprisenheten. För mer information angående jämförprisfaktor och -enhet se avsnitt 6. KNENHJ Jämförprisenhet. Enhet som jämförpriset anges i. För mer information angående jämförprisfaktor och -enhet se avsnitt 6. KNPRIINH KNENHPRI KNPREAN KNPRILEN Primärförpackningens innehåll. Låst och kan inte ändras. Om primärförpackningens innehåll ändras är det inte längre samma artikel utan en ny artikel måste skapas. Enhet för primärförpackningens innehåll. Låst och kan inte ändras. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Primärförpackningens GTIN. Låst och kan inte ändras. Om GTIN ändras är det inte längre samma artikel utan en ny artikel måste skapas. Primärförpackningens längd eller djup i mm. Beroende på artikelns användningsområde kan olika sidor betraktas som längd eller djup. Exempel 1: För ett fönster som måttanges bredd x höjd beskriver djupet karmens tjocklek. Exempel 2: För en skiva som måttanges längd x bredd x höjd beskriver längden skivans ena sida. KNPRIBRE Primärförpackningens bredd i mm. 9

10 KNPRIHJD KNPRIVIKT KNPRIVOL KNPRFBEIN KNSEKINH KNENHSEK KNSEFBEIN KNSDELNIN KNSEEAN KNTERINH KNENHTER KNTEEAN KNRABGR KNRAGBEN KNPGRP Primärförpackningens höjd i mm. Beroende på artikelns användningsområde kan olika sidor betraktas som höjd. Exempel 1: För ett fönster som måttanges bredd x höjd, beskriver höjden fönstrets ena sida. Exempel 2: För en skiva som måttanges längd x bredd x höjd, beskriver höjden skivans tjocklek. Primärförpackningens (brutto)vikt i kg. Primärförpackningens volym i liter. Primärförpackningens beställningsindikator. Kod som anger att primärförpackningen inte är beställningsbar från leverantören. Om kod anges måste sekundär- eller tertiärförpackningen vara beställningsbar. N = artikelns primärförpackning är inte beställningsbar från leverantören. Sekundärförpackningens innehåll. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Enhet för sekundärförpackningens innehåll. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Sekundärförpackningens beställningsindikator. Kod som anger att sekundärförpackningen inte är beställningsbar från leverantören. Om kod anges måste primär- eller tertiärförpackningen vara beställningsbar. N = artikelns sekundärförpackning är inte beställningsbar från leverantören. Sekundärförpackningens delningsinformation. Information för delning av förpackningen. Om uppgift anges krävs information i fälten KNSEKBRYTB sekundärförpackningens brytbarhet. Sekundärförpackningens GTIN. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Tertiärförpackningens innehåll. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Enhet för tertiärförpackningens innehåll. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. För mer information angående enheter se avsnitt 5. Tertiärförpackningens GTIN. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Rabattgrupp. Artikelgrupp för rabattgivning till återförsäljaren. Syftet med rabattgrupperna är att dela upp hela sortiment i ett antal strategiska grupper baserat på produkternas egenskaper. Även om man som leverantör inte själv ger differentierade rabatter ska artiklarna grupperas enligt produktegenskaper. Produkter med olika rabatt kan inte ligga i samma rabattgrupp. Grupperna kan även användas för kalkylering i mottagande system (hos era kunder). Rabattgruppens benämning. Benämningen av rabattgrupper ska göras så beskrivande som möjligt så man tydligt kan förstå vilka varor som finns i gruppen. Alla artiklar i en och samma rabattgrupp ska ha samma rabattgruppsbenämning och denna ska vara unik för rabattgruppen. Prisgrupp. För artiklar med samma försäljningspris. 10

11 KNKALGR KNKABEN KNREGDAT KNUTGKOD Kalkylgrupp. Logisk artikelgrupp mot leverantörens sortiment med inriktning mot hjälp med strategisk differentierad utpriskalkylering. Kalkylgruppens benämning. Artikels registreringsdatum hos leverantören. Skrivs ÅÅÅÅMMDD Artikelns utgåendekod. Obligatorisk om utgåendedatum (KNUTGD) anges. Kod som anger om artikeln: 01 Artikel kommer att utgå utan att en ersättningsartikel finns, är en information till handeln att artikeln kommer att utgå. Utgående datum anges med det datum beslutet fattades. 02 Artikeln utgår och ersätts, leverantören anger annan rekommenderad artikel, leverantörens ersättningsartikelnummer är obligatoriskt. Utgåendedatum anges med det datum som beslutet fattades. Obs ej rak ersättning - se kod Säsongsvara som är slutsåld hos leverantören och återkommer till nästa säsong. Datum anges när artikel är slutsåld. När artikeln åter finns för beställning tas Status 03 + utgåendedatumet bort. Alt Status 01,02,04 om den ersätts eller att den inte återkommer. 04 Artikeln är slutsåld hos leverantören och återkommer inte. 05 Statuskod för rak ersättning. Detta innebär något av följande: Artikeln ersätts av exakt samma artikel och därmed identiskt GTIN. Används t.ex. vid byte av artikelnummer hos leverantör. Artikeln ersätts av en ny artikel med exakt samma egenskaper men med nytt GTIN. Används t.ex. när en reservdel utgår och blir ersatt av en annan reservdel. KNUTGD KNLTYP KNARTKL KNMOMS KNBASART KNENUMMER KNPRIBRYTK Artikelns utgåendedatum. Datum från vilken utgåendekoden gäller. Skrivs ÅÅÅÅMMDD. Obligatoriskt om utgåendekod (KNUTGKOD) anges Kod lager/beställningsvara eller tillverkning. L = Finns på lager hos leverantören B = Beställningsvara eller tillverkning för leverantören Artikelklass, kod om artikeln inte är en försäljningsvara. 1 = Marknadsföringsartikel 2 = Tjänsteartikel 3 = Utställningsartikel 7 = Innehållsspecifikation Momskod. Kod för vilken momssats artikeln tillhör. 01 = 25 % Standard 02 = 12 % Livsmedel 03 = 6 % Tidningar 04 = 0 % Momsfri Produktidentitet VilmaBas. Obligatorisk om uppgift finns. Egenskapsdeklarerade standardartiklar, för närvarande endast för träprodukter. Kan användas av leverantörer som är anslutna till VilmaBas. För mer information se Träprojektet VilmaBas. E-nummer. Artikelnummer för elbranschens artiklar. Obligatorisk om uppgift finns. Primärförpackningens brytkostnad. Kostnad för brytning av primärförpackningen. Endast möjlig att ange om KNPRIBRYTB primärförpackningens brytbarhet = J 11

12 Kostnad anges med två decimaler, använd kommatecken som decimalavskiljare. KNPDELNIN KNSEKBRYTK KNTERBRYTK KNTDELNIN KNSEKLEN KNSEKBRE KNSEKHJD KNSEKVIKT KNSEKVOL KNTERLEN KNTERBRE KNTERHJD KNTERVIKT KNTERVOL KNINTRASTA KNURSPLAND KNLDTD Primärförpackningens delningsinformation. Information för delning av förpackningen. Om uppgift anges krävs information i fälten KNPRIBRYTB primärförpackningens brytbarhet. Sekundärförpackningens brytkostnad. Kostnad för brytning av sekundärförpackningen. Endast möjlig att ange om KNSEKBRYTB sekundärförpackningens brytbarhet = J Kostnad anges med två decimaler, använd kommatecken som decimalavskiljare. Tertiärförpackningens brytkostnad. Kostnad för brytning av tertiärförpackningen. Endast möjlig att ange om KNTERBRYTB Tertiärförpackningens brytbarhet = J Kostnad anges med två decimaler, använd kommatecken som decimalavskiljare. Tertiärförpackningens delningsinformation. Information för delning av förpackningen. Om uppgift anges krävs information i fältet KNTERBRYTB tertiärförpackningens brytbarhet. Sekundärförpackningens längd/djup i mm. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Sekundärförpackningens bredd i mm. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Sekundärförpackningens höjd i mm. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Sekundärförpackningens bruttovikt i kg. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Kommatecken används som decimalavskiljare. Sekundärförpackningens volym i liter. Obligatoriskt fält om sekundärförpackning finns. Tertiärförpackningens längd/djup i mm. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Tertiärförpackningens bredd i mm. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Tertiärförpackningens höjd i mm. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Tertiärförpackningens bruttovikt i kg. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Kommatecken används som decimalavskiljare. Tertiärförpackningens volym i liter. Obligatoriskt fält om tertiärförpackning finns. Kommatecken används som decimalavskiljare. Statistisk varukod (Intrastatnummer) Kod för Tullverkets krav på kodifiering av varor som kan tänkas importeras eller exporteras. För mer information se Varans ursprungsland. Kod som anger varans ursprungsland. Enligt ISO alpha-2, se Normal ledtid. Ange antal dagar som produkten normalt kan levereras på. Informationen i detta fält anses inte såsom juridiskt bindande utan ska mer ses som preliminär information. 12

13 4. Anvisning för benämningar Benämningen ska vara uppbyggd enligt följande metod Varunamn, varutyp, fabrikat, utförande och dimension. Definitioner Varunamn Varutyp Fabrikat Utförande Dimension Varans vanligaste förekommande namn på den svenska marknaden. Varans kod, beteckning eller produktnummer. Tillverkarens namn. Färg, form, behandling, variant, kvalité, styrka och beskrivning. Skriv enheten förkortad, exempel M, MM. Språk Benämningen skall vara på svenska. 13

14 5. Anvisning för enheter Följande enheter är godkända av Finfo Enheter med fet kursiv stil är godkända jämförprisenheter ANT = ANTAL ARK = ARK ASK = ASK BAC = BACK BAL = BAL BLO = BLOCK BNT = BUNT BRK = BURK BUL = BULK CM = CENTIMETER CON = CONTAINER DAG = DAG DM = DECIMETER DNK = DUNK DUS = DUSSIN FAT = FAT FL = FLASKA FRP = FÖRPACKNING G = GRAM GLB = GLASBURK HL = HEKTOLITER HMT = HEKTOMETER HNK = HINK HPL = HALVPALL HST = HUNDRA KAP = KAPSEL KG = KILOGRAM KM = KILOMETER KOL = KOLLI KRT = KARTONG KTA = KARTA L = LITER LÅD = LÅDA LAS = LAST LGD = LÄNGD M = METER ML = MILLILITER MM = MILLIMETER MP = MULTIPAKET M2 = KVADRATMETER M3 = KUBIKMETER NST = NYSTAN ODE = ODEFINIERAD PÅS = PÅSE PAC = EXPO PAL = PALL PAR = PAR PAT = PATRON PKT = PAKET PLB = PLÅTBURK PP = PLASTPAKET RÖR = RÖR RLE = RULLE RNG = RING SÄC = SÄCK SB = SB-FÖRPACKNING SET = SET SKI = SKIVA SPA = SPANN SPL = SPOLE ST = STYCK STL = STÄLL TIM = TIMME TON = TON TST = TUSEN TUB = TUB 14

15 6. Inleverans av jämförprisuppgifter Från den 1 december 2003 har branschförbunden inom bygg-, järn- och färghandeln överenskommit med Konsumentverket att införa jämförpriser i branschen. Kravet ställs av EU och KV (Konsumentverket). Teknisk information Jämförprisenhet: Den enhet som jämförpriset anges i t.ex. kilo, liter, kvadratmeter Jämförprisfaktor: Antal basprisenheter per jämförprisenhet. Ditt baspris kan ju vara angivet i en helt annan enhet än den som varan säljs i till konsumenten Tekniska specifikationer Så här ska fälten se ut (formateras): Beskrivning Fältlängd Varav decimaler Jämförprisenhet 5 - Jämförprisfaktor 12 6 Observera att värden måste anges i bägge dessa fält för att jämförpriserna ska fungera. Följande jämförprisenheter ska användas enligt regelverket: HST = 100 styck L = Liter M2 =Kvadratmeter KG = Kilo M = Meter ST = Styck Exempel Benämning Prisenhet Jämförprisenhet Jämförprisfaktor Trådspik VFZ 100x34 250st PKT HST 2, Finbetong 25kg SÄC KG 25, Byggplywood ST M2 2, Fasadfärg 10L FRP L 10, Tätningslist 30m FRP M 30, Lådknopp 5st PÅS ST 5, Särskild överenskommelse Färg, jämförpris anges per liter. Tapeter av papper, jämförpris anges per rulle Våtrumstapet, glasfiberväv etc., jämförpris anges per kvm Spik, skruv, bult och liknande som säljs i såväl små som stora förpackningar och där det skulle skapa förvirring att ange priset per styck, där anges jämförpris per 100 st Undantag Förpackningar som innehåller 50 g, 50 ml eller mindre Förpackningar som innehåller flera olika varor Varor som uteslutande används som konstnärsmaterial 15

16 7. Inleverans av kundunika avtalspriser Abonnenterna efterfrågar även möjligheten att via Finfo erhålla sina kundunika avtalspriser. Vi har därför skapat lösningar för att hantera även denna information. Lämnandet av dessa uppgifter från leverantören till Finfo kan ske på följande sätt: 1. Som textfil med fasta fältlängder, enligt filspecifikation 2. Som textfil (csv), skapad från en särskild Excelmall. Avtalsfilen ska innehålla avtalsegenskaper, artikelpriser och/eller rabattsatser och eventuellt textmeddelanden. För att hålla en hög kvalitet och minska manuell administration rekommenderar vi att filen per automatik skapas från ert affärssystem. Hos Finfo görs alla kontroller automatiskt direkt i affärssystemet. På så sätt säkerställs att prisinformationen säkert och snabbt når den som ska erhålla den. Kundunika avtalspriser distribueras endast på de artiklar som också finns inlästa i Finfos databas. Registrera kund-id Första gången ett kundunikt avtal skickas in till en kund måste först ett kund-id för berörd kund registreras. Använd gärna samma id som kunden har i ert affärssystem. Kund-ID används sedan i filen för att identifiera kunden så att avtalet hamnar rätt. Logga in på Finfo Portal, gå in under menyn Tjänster>Finfo Avtal och sedan in i menyn Mina kund-id. Här registreras de kund-id som ska användas. Kund-ID kan registreras på alla Finfos kunder men det går bara att skicka in kundunika avtal till de som abonnerar på leverantörens artikeldata. Angivet kund-id går inte att ändra i portalen. Detta måste hanteras via kontakt med Finfos kundsupport. Regelverk för textfil med fast fältlängd Avtalet levereras i en flatfil dvs. en DOS/ASCII fil Filen ska heta INAVT00 Posttypkoden i position 1 bestämmer hur en post ska tolkas. A = Avtalsegenskaper P = Pris, direkt angivet per artikel R = Rabattsatser T = Textpost för "Leverantörens" meddelande Första posten måste alltid vara en Avtalspost. Övriga posttyper är inte obligatoriska. Man behöver alltså inte lämna P-poster om man lämnar R-poster. Alla de numeriska fälten (typ = N) i en post måste alltid vara helt utfyllda med angivet antal tecken. Om fältet ska lämnas utan värde ska det fyllas ut med 0:or till den längd som anges. Om antalet tecken är färre än den fältlängd som är angiven så ska det fyllas ut med inledande 0:or före det angivna värdet. Inga decimaltecken sätts ut, de är givna av talets position i fältet. Samtliga alfa-fält (typ = A) levereras vänsterjusterade. För att möjliggöra borttagning av pris- eller rabattposter finns en rensningsfunktion i filen för kundunika avtalspriser. Rabatt- och/eller prisposter som inte längre ska ingå i avtalet kan elimineras med denna funktion. När man skickar in ett avtal för rensning, anger man önskad rensningskod, och skickar in de poster som ska finnas kvar, men utelämnar de poster som ska bort. 16

17 8. Filbeskrivning för kundunika avtalspriser INAVT00 (Singelavtal) och MUAVT00 (Multiavtal) Layout Posttyp A (Avtalspost): Pos Lgd Dec Typ Innehåll Obligatorisk Anmärkning/Förklaring/Exempel 1 1 A "A" J Avtalspost, skrivs alltid som A 2 20 A Avtals-id J Leverantörens ID på avtalet N Leverantör J Finfos Leverantörs-id. Kontakta Finfo för besked. Exempel: Id-nr skrivs A Kund-id J Leverantörens kund-nr på den som avtalet omfattar. Alfa, vänsterställt N Aktiverings- J Datum från och med när avtalet ska aktiveras i Finfo. Bör datum anges som minst 2 veckor innan avtalet träder i kraft, för abonnentens kalkylering mm. Skrivs ÅÅÅÅMMDD Efter att avtalet har aktiverats kan inte ett framtida datum anges vid en uppdatering. Framtida avtalsjusteringar görs i R eller P posterna N Gäller tom J Datum till och med det datum avtalet gäller, skrivs ÅÅÅÅMMDD = tills vidare A Ansvarskod J L/A/K (Leverantör/Abonnent/Kedja). Vem som skickat in avtalet och ska aviseras vid felaktigheter i filen N Ansvarig abo J Kedjans beställningsnummer hos Finfo. Anges endast vid ansvarskod "K". Kontakta Finfo för besked/uppgift. Annars anges A Avtalstyp J N=Nettoprisavtal C=Cirkaprisavtal 79 1 A Renskod N Rensningskod för kundunikt prisavtal. Blank = ingen rensning. P = upphör alla nu gällande P-poster som inte finns med i den aktuella filen. R = upphör alla nu gällande R-poster som inte finns med i den aktuella filen. A = upphör alla nu gällande P- och R-poster som inte finns med i den aktuella filen A Kod för N J = kod för att kunna ange från vilket datum priserna eller gällandedatum rabattgrupperna gäller ifrån. 17

18 Layout Posttyp P (Prispost): Pos Lgd Dec Typ Innehåll Obligatorisk Anmärkning A "P" J Prispost, skrivs alltid som P A Avtals-id J Leverantörens ID på avtalet. Samma som i Avtalsposten A Artikelnr J Leverantörens artikelnummer N Pris J Nettopris eller cirkapris per basprisenhet i den generella artikelfilen. Avtalstyp N= nettopris C= cirkapris anges i A-posten N Distributions- J Används för ev. framtida förändring inom avtalets datum Aktiveringsdatum Datumet bör justeras 2 veckor bakåt för att nå abonnenten i god tid. Om samma datum avses som angivits i Avtalsposten eller om ändringarna ska gälla omgående, skrivs N Gällande- N Datum för vilket priset gäller ifrån skrivs ÅÅÅÅMMDD datum Obligatoriskt om kod pris-datum i A-posten = J A Reserv Layout Posttyp R (Rabattpost): Pos Lgd Dec Typ Innehåll Obligatorisk Anmärkning A "R" J Rabattpost, skrivs alltid som R A Avtals-id J Leverantörens ID på avtalet. Samma som i Avtalsposten A Rabattgrupp J Den rabattgrupp som rabattsats gäller för. Rabattgruppen måste finnas på artiklarna i den generella artikelfilen för att abonnentens nettopriser ska kunna beräknas N Rabattsats J För beräkning av nettopris, baserat på baspriset. Exempel: en rabatt med 2 % skrivs N Distributions- J Används för ev. framtida förändring inom avtalets datum N Reserv För framtida bruk A Reserv För framtida bruk Layout Posttyp T (Textpost): Pos Lgd Dec Typ Innehåll Obligatorisk Anmärkning Aktiveringsdatum Datumet bör justeras 2 veckor bakåt för att nå abonnenten i god tid. Om samma datum avses som angivits i Avtalsposten eller om ändringarna ska gälla omgående, skrivs A "T" J Textpost, för meddelande till abonnenten om t ex fr.o.m. när det distribuerade avtalet gäller A Avtals-id J Leverantörens ID på avtalet. Samma som i avtalsposten N Distributions- J Om samma datum avses som angivits i Avtalsposten så datum skrivs annars önskat aktiveringsdatum för textposten. Detta datum bör överensstämma med övriga datum för att textposten ska distribueras samtidigt med övriga poster N Radnr J Ordningsföljd inom samma datum 01, 02 osv A Text J Fri text som leverantören förfogar över och ansvarar för. Skickas med som ett separat stycke i prismeddelandet från Finfo A Reserv N För framtida bruk 18

19 I särskild fil i Excelformat Som en alternativ metod att skicka kundunika avtalspriser via Finfo kan man istället använda en Excelmall. Kontakta Finfos kundsupport för att beställa Excelmallen och tillhörande manual. 19

20 9. Förklaringar för kundunika avtalspriser Distribution Aktiveringsdatum i avtalsposten avser Finfos distributionsdatum första gången avtalet skickas till mottagaren. Rekommenderat är att ange som standardvärde. Om man anger aktiveringsdatumet bör det ligga minst 2v tidigare än själva prisgällandedatumet. Detta för att mottagaren ska kunna få det nya avtalet innan det börjar gälla, för inläsning, kalkylering mm i det lokala butiksdatasystemet. Alla kommande uppdateringar på samma avtal styrs av distributionsdatum per post. Om inget datum anges distribueras de nya priserna kommande natt. Det kan finnas flera poster, avseende samma artikel/rabattgrupp, men med olika priser och distributionsdatum. Dessa gäller då i tidsföljd så att när distributionsdatum för posten infaller skickas avtalet ut med det aktuella nya nettopriset. Kundunika priser som börjar gälla vid olika tidpunkter får inte ha samma distributionsdatum. Textposter Textposter används för lämna meddelanden till mottagaren, och distribueras som en separat meddelande. Det kan finnas upp till 100 (00-99) textposter per distributionsdatum och avtal. Man kan alltså lägga in flera versioner av aviseringen med olika distributionsdatum. När distributionsdatum för textposten infaller skickas meddelandet ut. Även framtida textposter kan ändras. Dock gäller att hela texten för visst datum måste skickas i sin helhet eftersom alla de gamla textposterna med samma datum raderas vid ändring. Man kan alltså inte ändra en enskild rad för ett visst datum och skicka in bara den. Uppdatering/revidering av uppgifter Vid ändringar i avtalet kan man valfritt skicka in hela avtalet eller bara nya/förändrade poster. Avtalsposten måste dock alltid vara med. Ändring av uppgifter i avtalet kan ske hur ofta och hur många gånger som helst. Man kan också lägga in framtida kända förändringar i hur god tid som helst. De nya uppgifterna kommer att distribueras samma natt som distributionsdatum infaller. Nettopris på en artikel gäller alltid före ev. förekommande rabatt. Med andra ord så gäller alltid en prispost före en rabattpost. Vid uppdatering av ett befintligt avtal måste samma kund-id och avtals-id, som använts tidigare, anges. Vid planerade framtida prisjusteringar i ett befintligt avtal anges Gällandedatum i prisposten. Allmänt Även en kedja kan stå som abonnent. Detta får till följd att alla kedjemedlemmar får avtalet, som då bara behöver inrapporteras 1 gång förutsatt att medlemmen beställt leverantörens sortiment. 20 dagar innan avtalet upphör att gälla skickas meddelande härom till samtliga avtalsparter. 20

21 10. Anvisning länkning av dokument till Finfos hemsida/länktorget Finfo erbjuder en lösning för att länka annan information såsom bilder, säkerhetsdatablad, produktinformation etc. till artiklarna i Finfos databas. Om tjänsten Media Central används så sköts kopplingen till Media Central per automatik. Kontakta oss på Finfo för mer information. Generella regler För alla länkar, oavsett typ av länk, skickas en fil som innehåller följande: Första fältet Leverantörens ID-nummer hos Finfo (kontakta Finfo för besked) Andra fältet Leverantörens artikelnummer Tredje fältet Kod som beskriver typ av information. Obs! koden ska alltid skrivas med VERSALER. BI=Bild VI=Säkerhetsdatablad PI=Produktinformationsblad BD=Byggvarudeklaration MA=Monteringsanvisning IS=Innehållsspecifikation VB=Vilmabas egenskapsdeklaration PD=Prestandadeklaration Fjärde fältet Länkadress dokumentet. Nedan följer två exempel: ; ;BI; ; ;VI; Format Textfil Excelfil Textfilsformat där varje fält åtskiljs med ett semikolon. I särskild Excelmall som erhålls från Finfo. Bilder Bilderna länkas till en Webbsida. Övriga länkar Dokumenten länkas till en webbsida. Formatet skall vara i PDF. 21