Revisionsrapport nr Genomförd på uppdrag av revisorerna november Huddinge kommun. Granskning av intern kontroll

Transkript

1 Revisionsrapport nr Genomförd på uppdrag av revisorerna november Huddinge kommun Granskning av intern kontroll

2 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer Inledning Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor och utbetalningar Granskning av ledningsnära kostnader Intäkter, kundfakturering och inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Exploateringsprojekt Internbanken samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner PA- lön Pensioner Inköp och upphandlingsprocessen

3 1. Sammanfattning och rekommendationer Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har vi granskat rutiner kopplade till väsentliga redovisningsprocesser. Vi har utifrån vår väsentlighets- och riskanalys valt att inrikta granskningen på följande väsentliga områden. Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor utbetalningar Intäkter kundfakturering inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/löneprocessen Inköp och upphandlingsprocessen Inom dessa områden har vi identifierat ett antal förbättringsområden med syfte att stärka den interna kontrollen. se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att den säkesrställer lagens krav och interna krav genomför en avstämning mellan Proceedo och Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor och korrekt totalbelopp överförs se till att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar se till att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader (gäller samtliga förvaltningar). Detta är en återkommande brist, vilket är anmärkningsvärt. se till att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk förbättra de interna rutinerna avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt utvidga placeringspolicyn för långa placeringar för att även omfatta riktlinjer för transaktioner och köp mellan kommunerna inom internbanken ta ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå samt dokumentera stickproven tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av en upphandling/inköp klargör ansvaret för ramavtal samt dokumentera denna inom upphandlingsprocessen för att säkerställa kvalitet och kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster 2

4 2. Inledning Enligt kommunallagen har varje nämnd ett tydligt ansvar för den interna kontrollen avseende de verksamheter som omfattas av nämndens uppdrag. Därutöver har kommunstyrelsen ett övergripande ansvar för den interna kontrollen, bland annat genom kommunallagens krav på uppsikt och det åliggande om ekonomisk förvaltning som finns i lagen. Revisorerna ska varje år granska, och i sin ansvarsprövning av styrelser och nämnder, bedöma om den interna kontrollen i nämnder och styrelser är tillräcklig. Revisionen genomför granskning av den interna kontrollen via såväl sin grundläggande granskning som via fördjupade granskningar. Denna granskning omfattar den interna kontrollen kopplad till rättvisande räkenskaper och korrekt finansiell rapportering. Vår granskning av den interna kontrollen kopplad till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bland annat innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en riskoch väsentlighetsanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen. Granskningen är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen 2012 har varit: Intern kontrollplan Bokslutsprocessen Leverantörsfakturor utbetalningar Intäkter kundfakturering inbetalningar Materiella anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar PA/löneprocessen Inköp och upphandlingsprocessen Granskningen innebär att vi har intervjuat berörd personal samt tagit del av relevant dokumentation, exempelvis rutinbeskrivningar, kopplade till respektive process. Vi har för att få en fördjupad kunskap om processerna följt en transaktion per process. Detta ger oss förutom en bekräftelse av vår förståelse för processen möjlighet att säkerställa att de kontroller som beskrivs genomförs. I rapporten lämnar vi förslag till förbättringar kopplade till respektive process. Föregående års rekommendationer följs upp och kommenteras i anslutning till processerna. 3. Intern kontrollplan Vi har granskat kommunens arbete med interna kontrollplaner genom intervju med kvalitetsledare vid kommunstyrelsens förvaltning. Vi har tagit del av de anvisningar och det reglemente som finns. Samtliga förvaltningar tar årligen fram en plan för intern kontroll som fastställs av respektive nämnd. Utformningen av planen för intern kontroll styrs av det reglemente för intern kontroll som antogs i fullmäktige Reglementet omfattar samtliga nämnder och innehåller bland annat kommunens definition av begreppet intern kontroll. Det är kommunstyrelsen som har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen i kommunen. Nämnden har i sin tur ansvaret för den interna kontrollen inom sin verksamhet. Enligt reglementet ska varje nämnd göra riskanalyser utifrån de områden som anges och fastställa en plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämndernas interna kontrollplaner 3

5 ska följas upp i samband med delårsrapporterna och årsbokslutet. Anvisningar för nämndernas internkontrollplaner ingår i anvisningarna till verksamhetsplanen. De olika nämndernas internkontrollplaner kan skilja sig åt till innehåll. Reglementet anger inte hur internkontrollplanerna formellt ska se ut. Anvisningarna är att betrakta som impulser till att göra något, avsikten är inte att exakt ange vad och hur detta ska göras. Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Verksamhetschefer på olika nivåer är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll, de har även ansvar för att informera övriga medarbetare. Vår bedömning är att kommunen har en god ansats i sitt internkontrollarbete och har kommit långt när det gäller att identifiera verksamhetsrelaterade risker. Kommunen vidareutvecklar även sina planer för intern kontroll för att kunna utvärdera vilka risker som är mest väsentliga att arbeta med och enligt vår bedömning kommer detta att stärka det interna kontrollarbetet ytterligare. 4. Bokslutsprocessen Granskning av bokslutsprocessen har genomförts genom intervjuer med ekonomiavdelningen vid kommunstyrelsens förvaltning, nedan kallad enbart ekonomiavdelningen, samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet per sista augusti Även stickprovsgranskning av manuella bokföringsorders har genomförts. Den ekonomiska rapporteringen i kommunen omfattar månadsbokslut, delårsbokslut samt årsbokslut. Innehåll och struktur för de ekonomiska rapporterna anges i instruktioner framtagna av ekonomiavdelningen. I anvisningarna framgår vilka poster i balansräkningen som hanteras centralt och vilka respektive förvaltning ansvarar för. Vår bedömning är att avsaknaden av skriftliga rutinbeskrivningar på en övergripande nivå inte påverkar kvaliteten på boksluten. Ekonomiavdelningen ansvarar för merparten av kommunens gemensamma konton, vilket i princip innebär alla konton som inte är interimskonton. För interimskonton finns ansvaret istället hos respektive förvaltning. Personalavdelningen ansvarar för balanskonton kopplade till löner från personalsystemet Heroma. Nyckeltal används både inom ekonomisk uppföljning och vid uppföljning av verksamheterna. Vissa nyckeltal följs upp månadsvis medan andra följs upp mer sällan. I likhet med föregående år pågår en generell översyn av nyckeltal då det finns många och vissa inte används för utvärdering. Antalet nyckeltal har minskat och målet är att enbart ha nyckeltal som är jämförbara med andra parter, som exempelvis andra kommuner. Vi har gjort en registeranalys på kommunens samtliga manuella bokföringsorders under 2012 och utifrån analysen tagit stickprov. Ytterligare granskning kommer att göras i samband med bokslutet. I likhet med föregående år noteras brister avseende dokumentationen vid upprättande av bokföringsorder. Av Lag (1997:614) om kommunal redovisning framgår att en verifikation ska innefatta uppgift om när den har sammanställts, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Enligt kommunens ekonomihandbok ska en bokföringsorder innehålla fullständiga uppgifter om orsaken till 4

6 ordern och, i de fall det innebär en rättelse i bokföringen, hänvisning till den verifikation omföringen avser. Vår granskning visar att kommunen har blivit bättre på att bilägga dokument vid upprättande av bokföringsorder. Färre avvikelser noterades vid årets granskning, dock kvarstår viss förbättringspotential. Noterade avvikelser indikerar att fastställda dokumentationskrav fortfarande inte uppfylls helt. Samtliga granskade bokföringsorders uppfyller kommunens krav på attester. (2011) Vi rekommenderar styrelser och nämnder att se över dokumentationen som biläggs manuella bokföringsorders så att de motsvarar lagens krav och interna krav. Status Genomförd granskning visar att en övergripande förbättring har skett, dock förekommer det fortfarande att adekvata underlag saknas för ett antal bokföringsorders. Rekommendationen kvarstår därmed. 5. Leverantörsfakturor och utbetalningar Vi har granskat rutinen för leverantörsfakturor och utbetalningar genom intervjuer med berörd personal, granskning av fakturor och utbetalningar genom stickprov. I april 2011 anskaffade kommunen ett nytt system, Proceedo, som ska användas från beställning till betalning. Kommunen använder sig fortfarande av inskanningsföretaget Recall i Östersund, dit alla leverantörsfakturor skickas. Från Recall skickas filer innehållande fakturabild samt uppgifter om bland annat belopp och fakturanummer till Proceedo där ankomstregistrering sker. I Proceedo sker även attest av fakturorna av minst en granskare och en attestant. Uppsättningen i systemet följer kommunens attestinstruktioner. Attesträtter kan endast läggas upp av systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. För att en ny attestant ska läggas upp krävs signerade blanketter från de olika förvaltningarna. Merparten av alla fakturor passerar även en administratör som bland annat har till uppgift att lägga in eventuella periodiseringar, kontrollera att erforderliga underlag till representation bifogats samt att moms vid billeasning hanterats korrekt. De fakturor som inte passerar en administratör är fakturor från leverantörer där stora mängder inköp, mestadels förbrukningsmaterial, görs av många enheter, till exempel inköp av livsmedel från Servera och Arla. Vi bedömer att detta är rimligt. Överföring från Proceedo till ekonomisystemet sker dagligen. Vid överföringen från Proceedo till ekonomisystemet görs fortfarande ingen kontroll att rätt antal fakturor samt totalbelopp förs över. Vid betalning av fakturor måste först ett betalningsförslag upprättas som ska godkännas, vilket sker på någon av förvaltningarna. Uppgiften roteras bland förvaltningarna enligt ett schema. Betalningsbekräftelsen scannas därefter till ekonomiavdelningen där en avstämning mellan betalningsbekräftelsen och ekonomisystemets kontrollista görs. Kontrollen dokumenteras. Det har även införts ett nytt kontrollmoment i samband med att betalfilen skickas iväg. Kommunen har köpt en tjänst av ett externt företag som innebär att innehållet i betalfilen kontrolleras innan den går iväg till banken med avseende på eventuella bluffakturor, dubbla betalningar, samt betalning till företag som saknar f-skattsedel. Notering görs även på fakturabelopp som överstiger 3 mnkr. Inom en minut efter att betalfilen har skickats erhåller kommunen en rapport om betalfilens innehåll. Rapporten skrivs ut, sparas i pärm och eventuella avvikelser hanteras. Vid fakturabelopp överstigande 3 mnkr skickas fakturan till ansva- 5

7 rig förvaltning för en slutlig bedömning. Denna kontroll är således mer omfattande än den kontroll som tillämpades föregående år, då endast belopp överstigande 10 mnkr beaktades. Leverantörsfakturor har granskats stickprovsvis med avseende på korrekta attester, rörelsetillhörighet och kontering. Det har för vår granskning inte funnits fullständiga attestförteckningar för samtliga stickprov, då det inte tydligt har framgått vem som är berättigad att vara beslutsattestant respektive kontrollattestant. Övrig granskning av leverantörsfakturor har inte föranlett några noteringar. Vi lämnade rekommendationer från föregående år för uppföljning, se nedan. Notering från årets granskning har tillkommit. (2011) Vi rekommenderade att en avstämning genomfördes mellan Proceedo och Agresso för att säkerställa att samtliga fakturor överfördes samt att korrekt totalbelopp överfördes. Denna typ av kontroll säkerställer att alla fakturor förs över mellan systemen för att minska risken att någon faktura fastnar i systemet och medför förseningsavgifter. Status Genomförd granskning 2012 visar att denna rekommendation kvarstår, då kontrollen fortfarande inte genomförs eller dokumenteras kontinuerligt i samband med varje faktureringskörning. (2011) Kontrollen som görs för fakturor överstigande 10 mnkr bör dokumenteras. Status Kontrollen har ersatts med en mer omfattande kontroll som beaktar hela betalfilen med avseende på avvikelser som höga belopp, bluffakturor och betalning till leverantörer som saknar f-skattsedel. Vår granskning visar att avvikelser hanteras och följs upp. Kontrollen dokumenteras och vår tidigare rekommendation bedöms därmed vara åtgärdad. Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant. 6. Granskning av ledningsnära kostnader Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader vilket inkluderar representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar kommunens alla verksamheter. Kommunen har fastlagt regler och riktlinjer för representation, gåvor och andra belöningar till utomstående. Dokumentet antogs av kommunfullmäktige i september 2012 och innehåller de regler som gäller i samband med intern och extern representation. Bland annat anges att all representation ska ha ett tydligt samband med verksamheten samt att det krävs ett gott omdöme när det gäller vad som anses vara rimligt och skäligt i varje situation. I vår granskning har det, i likhet med tidigare år, noterats att det vid flera tillfällen saknats underlag vid representation och liknande. Detta har efter flera frågor från oss tagits fram. Vi vill poängtera vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner vilket är förenat med förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen. Kommunstyrelsen har under året genomfört ett studiebesök i London. Kostnaden för flygbiljetterna uppgick till kr och omfattade 12 personer. Barn - och utbildningsförvaltningen genomförde en studieresa till Paris. Kostnaden för flygbiljetterna uppgick till kr och omfattade 11 personer. Av erhållna underlag har vi inte kunnat fastställa att resorna är genomförda i ekonomiklass. Utifrån den information som finns tillgänglig, gör vi dock bedöm- 6

8 ningen att det inte finns något som föranleder misstanke om att resorna har genomförts till ett oskäligt pris. Det förekommer att Huddinge kommun ger sina anställda sommargåvor. I vår granskning har det förekommit sommargåvor till ett belopp om kr fördelat till ett flertal anställda. I kommunens framtagna rekommendation om gåvor till anställda, HKF 9910, finns endast riktlinjer avseende julgåvor. Vi kan därför inte uttala oss vidare om lämpligheten i detta. Det har för vår granskning inte funnits fullständiga attestförteckningar för samtliga stickprov, då det inte tydligt har framgått vem som är berättigad att vara beslutsattestant respektive kontrollattestant. (2011) Tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader. Rekommendationen omfattar samtliga förvaltningar. Status 2012: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av representationskostnader. Det förekommer fortfarande brister i dokumentationen gällande syfte och deltagarförteckning. Vi rekommenderar att det finns fullständiga attestförteckningar för samtliga förvaltningar. Det bör av varje attestförteckning tydligt framgå vem som är beslutsattestant respektive kontrollattestant. 7. Intäkter, kundfakturering och inbetalningar I samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika verksamhetsområden varje år granskades barn- och utbildningsförvaltningens fakturering av förskoleavgifter, granskningen föranledde ingen anmärkning granskades social- och äldreomsorgsförvaltningens fakturering och intäktsredovisning av äldreomsorgsavgifter och allmänfakturering. Även denna granskning genomfördes utan anmärkningar. Årets granskning fokuserar på intäkterna som genereras genom miljö - och samhällsbyggnadsförvaltningen. Förvaltningen lyder under två nämnder, samhällsbyggnadsnämnden och miljönämnden. Samhällsbyggnadsnämnden erhåller intäkter för administration av bygglov, arrendeavtal samt framarbetning av kartor, flygfotografier och dylikt. Miljönämnden erhåller främst intäkter genom hälsoinspektion i restauranger och skolbespisning. Vi har stickprovsvis granskat en intäkt erhållen för bygglov. Fakturering sker enligt kommunfullmäktiges fastställda taxa. Taxan baseras på omfattning och typ av byggnation samt administration av ärendet. Fakturering sker i efterskott efter att ärendet har handlagts. Kravrutinerna följer kommunens vanliga rutiner. Vår granskning har inte föranlett några noteringar. 8. Materiella anläggningstillgångar Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef och budgetansvarig vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är oförändrad jämfört med föregående år. Kommunen arbetar decentraliserat vilket speglar sig i processen för anläggningstillgångar. Stor del av ansvaret ligger på respektive förvaltning avseende inventering, utrangeringar och rapportering gällande aktivering av projekt. 7

9 Inga rekommendationer finns att följa upp från tidigare år. I samband med granskning av bokslutet görs uppföljning av årets anskaffningar och pågående projekt Exploateringsprojekt Liksom föregående år har vi i år valt att fokusera ytterligare på kommunens hantering av exploateringsprojekt. Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år de färdigställs. Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt. Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas. Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker även i samband med delårs- och årsboksluten. Exploateringsintäkter redovisas per färdigställd etapp. Vi har gjort en övergripande granskning av två pågående exploateringsprojekt. Vi har identifierat att båda projekten, vid tidpunkt för granskningen, var färdiga och redo att tas i bruk men båda projekten anses i den ekonomiska redovisningen fortfarande vara pågående. Effekten av detta blir att anläggningstillgångarna börjar skrivas av senare än befogat och därmed redovisas inte korrekta avskrivningskostnader i resultaträkningen innevarande år. Vidare visar granskningen att det finns brister gällande rutiner för när projekt ska avslutas och vem som bär ansvaret för att projekt avslutas och aktiveras vid rätt tidpunkt. Vi rekommenderar att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Kommunen bör förbättra sina interna rutiner avseende avslut av exploateringsprojekt för att säkerställa att tillgångar aktiveras vid rätt tidpunkt. 9. Internbanken samarbete mellan Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar genom intervju med finansansvarig. Den 17 januari 2011 fastställde kommunfullmäktige en ny finanspolicy. Varje kommun har sin egen finanspolicy oavsett samarbetet i internbanken. Finanspolicyn syftar till att övergripande beskriva och definiera de finansiella risker som finns i Huddinge kommunkoncern samt beskriva hur dessa risker ska hanteras och rapporteras samt ansvarsfördelningen för arbetet i organisationen. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av finanspolicyns efterlevnad, för finansförvaltningens arbete samt hur detta organiseras i koncernen. Det finns ett komplement till finanspolicyn, finansinstruktionen, som beslutas av kommunstyrelsen. Finansinstruktionen tar sin utgångspunkt i finanspolicyn men är mer detaljerad. Internbanken 8

10 Den 1 januari 2011 startades en gemensam internbank för Huddinge-, Botkyrka- och Södertälje kommuner. Syftet är att genom samverkan stärka kommunernas möjligheter att utvecklas inom kommunal finansiering och finansiell riskhantering. Verksamheten är uppbyggd enligt bankmodell med frontoffice, middleoffice och backoffice. Frontoffice, som består av fyra medarbetare, finns i Södertälje kommun med en representant från Huddinge kommun. Där genomförs affärsavslut, omvärldsanalys och beredning för finanskommitté. Middleoffice har till uppgift att administrera affärer, göra prognoser, ta fram underlag för betalning och bokföring. Middleoffice består av två personer från Södertälje kommun. Backoffice består av kassan i respektive kommun. Backoffice uppgifter består bland annat av likvidavveckling av affärsavslut och inläsning av filer till huvudbok. Det finns en tydlig ansvarfördelning mellan de olika funktionerna där tvåhandsprincipen alltid gäller. Under 2012 har bankmodellen utvecklats och ett nytt moment i form av riskkontroll ingår. Inom området riskkontroll, arbetar en person från Södertälje kommun med syftet att ansvara för uppföljning av det finansiella innehavet och utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs. Med start i september 2012 har resultatet av uppföljningen kommuniceras i form av en månatlig rapport. Rapporten kommer att redogöra för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefatta en riskanalys över Huges innehav. Den månatliga rapporten kommer att presenteras för kommunstyrelsens planerings och personalutskott (PPU) och Huges VD. Den totala upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge och Söderenergi uppgick till mnkr där mnkr avser Huge och mnkr Söderenergi. Under 2012 har internbanken övertagit ytterligare 200 MKR av Huges externa upplåning. Gällande Söderenergi förekommer det per 31 augusti en tillfällig överskottslikviditet om ca 12,8 mnkr. Pensionsportföljen Pensionsmedelsförvaltningen sköts av Söderberg & Partners som månatligen inkommer med en riskkontrollrapport över innehavet. Under 2012 har Huddinge kommun minskat sitt innehav av realränteobligationer som Svenska Staten har emitterat med 83,1 mnkr. Detta har genomförts då innehavet har haft en negativ ränta före inflation och inte bedömts generera någon positiv avkastning ur ett långsiktigt perspektiv. Huddinge kommun har istället köpt realränteobligationer om 27,5 mnkr från Nordeas Institutionella Företagsobligationsfond samt 20,4 mnkr som har emitterats från Södertälje kommun vilket bedömdes ha en bättre värdeutveckling. Huddinge kommuns placeringspolicy för långa placeringar reglerar inte köp mellan kommunerna inom internbanken, varför vi inte kan uttala oss om lämpligheten i detta. Vi rekommenderar att placeringspolicyn för långa placeringar utvidgas för att även omfatta riktlinjer för transaktioner och köp mellan kommunerna inom internbanken. 9

11 10. PA- lön Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Vi har även översiktligt granskat kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren SPP. Detta innebär att vi har intervjuat personal vid löneadministration samt stickprovsvis granskat registrering av fast lönedata mot anställningsavtal, godkännande av avvikelserapporter i personalsystemet Heroma. Vi har stickprovsvis granskat inrapporterade uppgifter till SPP. Under november månad avser vi att genomföra en registeranalys beträffande kommunens lönetransaktioner, vilket innebär att samtliga lönetransaktioner som har ägt rum under januari november 2012 kommer att omfattas. Registeranalysen beaktar avvikande poster likt höga bruttobelopp, avvikande skatteavdrag och enstaka lönearter. Granskning och uppföljning av registeranalys genomförs i bokslut. Vår rutingenomgång för löneprocessen har i likhet med tidigare år inte föranlett några väsentliga noteringar. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Noterbart är dock att lönerevisionen omfattar ett betydande antal individer och önskvärt är därför att en form av efterkontroll genomförs i anslutning till genomförd lönerevision. Vi rekommenderar att kommunen tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras Pensioner Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den formella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner. Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pensioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumenterade kontroller för pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel. Huddinge kommun har från och med 1 juli 2011 ett avtal med SPP som innebär att SPP levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen. Kommunen ska tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Detta innebär att det ställs stora krav på de uppgifter som kommunen skickar till SPP, att dessa är relevanta och korrekta i förhållande till de pensionsavtal som gäller. Kommunen behöver ha kontroller på plats som säkerställer att uppgifterna endast omfattar anställda och endast de lönearter och belopp som är pensionsgrundande. Inrapportering till SPP sker en gång per år, i januari året efter intjänandeåret, genom att en pensionsfil skapas från lönesystemet. All pensionsgrundande lön på årsbasis för respektive anställd registreras i filen genom en utsökning i lönesystemet. Uppgifterna utgör grunden för pensionsförvaltarens beräkning av pensionsskulden. Innan filen skickas görs en rimlighetsbedömning av lönesummorna för kommunen som helhet. Stickprov genomförs i samband med inrapportering en gång per år. Det är endast löneadministratörerna som har åtkomst till pensionsfilen. Inga korrigeringar av uppgifter kan göras i pensionsfilen. 10

12 Löpande under året, i april, september och november, rapporteras förändringar, det vill säga nyanmälda och avslutade anställningar. Detta görs för att SPP ska kunna skicka ut valpaketet till nyanställda. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionsskulden. Rekommendation finns att följa upp från föregående år. ( 2011) Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare. Status 2012: Genomförd granskning visar att stickproven nu dokumenteras. Rekommendationen bedöms därmed vara åtgärdad. 11. Inköp och upphandlingsprocessen Den centrala upphandlingsenheten administrerar merparten av upphandlingarna men agerar även stöd till miljö och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) samt social- och äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) som genomför egna upphandlingar för sina respektive förvaltningar. Huddinge kommun har en central ramavtalsdatabas, från vilken samtliga förvaltningar/nämnder ska avropa mot. All upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, icke diskriminering, transparens, proportionalitet samt följa uppsatta lagar och regler. Kommunstyrelsen har fastställt ett reglemente, HKF 9420, för Huddinge kommuns upphandling som beslutades i kommunfullmäktige Dokumentet beskriver att Huddinge kommun ska följa lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) samt beskriver processgången och de riktlinjer som finns för hur upphandlingar ska genomföras. Vidare framgår det av dokumentet att Huddinge kommun ska efterleva den miljöpolicy, HKF 4330, som fastställdes av kommunfullmäktige Av miljöpolicyn framgår det att en behovsanalys ska göras innan en upphandling/inköp påbörjas och som ska innehålla såväl en ekonomisk som miljömässig bedömning av det planerade inköpet. För årets granskning av intern kontroll i inköps och upphandlingsprocessen har vi valt att fokusera granskningen på den centrala upphandlingsenheten och har i samband med detta intervjuat kommunens upphandlingschef. En översiktlig genomgång har gjorts av tillämpade rutiner i den dagliga upphandlingsverksamheten samt efterlevnad av policys och fastställt reglemente. Stickprovsvis har vi granskat en upphandling för att kontrollera att tillämplig dokumentation finns samt att fastställda riktlinjer har efterlevts. Vid en övergripande genomgång av upphandlingsprocessen noterade vi att det saknas formulerade ansvarsområden som reglerar vilken förvaltning som ska ansvara för att kontrollera och säkerställa att ramavtal i ramavtalsdatabasen är fortsatt aktuella samt bevaka när ramavtalet löper ut och det är tid för ny upphandling. Denna brist kan medföra att viktiga ramavtal löper ut och får ersättas av alternativa lösningar, exempelvis genom direktupphandling eller genom inhyrda konsulttjänster. I förlängningen kan detta medföra att kostnadseffektiviteten inte kan garanteras, samt att det finns en risk att Huddinge kommun genom detta agerande gör avkall på kvaliteten i sina upphandlade tjänster. Vidare har vi noterat att det vid initiering av upphandlingar inte dokumenteras någon separat behovsanalys, vilket inte är i enlighet med Huddinge kommuns framtagna miljöpolicy. Istället genomförs en dialog mellan upphandlingsenheten och den framtagna referensgruppen i vilken en ekonomisk och miljömässig bedömning genomförs av det planerade inköpet. Dialogen mellan upphandlingsenhet och referensgrupp ligger senare till grund för det förfrågningsunderlag som skapas för upphandlingen. 11

13 Det är av vikt att definiera en ansvarsfördelning för administrationen av ramavtalen. Tydliggör vilka ramavtal som lyder under respektive förvaltning och vad detta ansvar innebär för förvaltningen. Dokumentera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster. Tydliggör kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av en upphandling/inköp samt att denna dokumenteras. Att utvärdera hur varan/tjänsten har nyttjats historiskt samt vad det framtida behovet förväntas bli bedöms vara en viktig grund vid initiering av en upphandling. Stockholm den 19 november 2012 Rebecka Hansson Auktoriserad revisor Annie Sommerhell Revisionsmedarbetare 12