Förvaltningsplan för NK Kommunikation 2010

Transkript

1 FÖRVALTNINGSPLAN 1(7) ver. A Handläggare, titel, telefon Fastställd Peter Fagerlund Förvaltningsplan för NK Kommunikation 2010 Innehåll 1. Inledning... 2 Syfte och målgrupp... 2 Förvaltningsperiod... 2 Bakgrund Omfattning av förvaltningsuppdraget... 3 Förvaltningsobjektet... 3 Förvaltningsaktiviteter... 4 Mål 4 Behovsbild och nuläge... 4 Behov inom objektet... 4 Relationer med närliggande och/eller liknande objekt... 4 Användarbehov... 5 Projektpåverkan under perioden... 5 Mål för perioden... 5 Mål för användarstöd... 5 Mål för ändringshantering... 6 Mål för informationshantering... 6 Mål för förvaltningsstyrning... 6 Mål för drift Förvaltningsorganisation... 7 Bemannad förvaltningsorganisation för perioden... 7 Till denna plan finns en förvaltningsspecifikation med fördjupade beskrivningar som omfattar följande avsnitt: 1. Förvaltningsobjektet 2. Förvaltningsaktiviteter 3. Förvaltningsorganisation 4. Förvaltningsprocesser Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun S:t Persgatan it-enheten@norrkoping.se Internet Norrköping

2 FÖRVALTNINGSPLAN 2(7) 1. Inledning Syfte och målgrupp Syftet med förvaltningsplanen för NK Kommunikation är att klargöra hur förvaltningen ska utföras och styras under perioden 2010 så att största möjliga verksamhetnytta uppnås. Målgrupp för dokumentet är de som ansvarar för förvaltningen av NK Kommunikation och dokumentet ägs av Systemägaren (SÄ) och förvaltas av Systemansvariga (SA). Planen skall även vara ett underlag för förvaltningsöverenskommelse mellan verksamhetssidan och ITsidan. Då de krav som olika intressenter ställer på NK Kommunikation ständigt förändras, är det viktigt att denna plan uppdateras regelbundet och därmed blir en levande beskrivning av objektet. Strategiska förändringar ska beslutas av styrgruppen för objektet. Förvaltningsperiod Förvaltningsplanen gäller för Innan mars månads utgång ska mål och budget för kommande år vara fastställt av Styrgruppen. Innan oktober månads utgång ska bemanning av förvaltningsorganisationen och förvaltningsplanen för kommande år vara beslutad av styrgruppen. Bakgrund FirstClass infördes i Norrköpings kommun i samband med att staten påbörjade en satsning på att öka användningen av IT som informationskanal mellan olika myndigheter/motsvarande i Sverige. Svenska kommunförbundet och de politiska partierna var också tidigt ute att etablera en BBS och Norrköpings kommun tog till sig tekniken för att snabbt, enkelt och effektivt kunna möta kommunens behov av att ta till sig information från dessa myndigheter och organisationer. Från starten 1994 med en Macintosh-dator som server, egen ingående modempool och under 100 användare har idag systemet byggts ut till att ha användare, egen faxfunktion, SMS/MMS och kan erbjuda allt från e-post till ett komplett gruppkommunikationssystem/intranät. I dagens läge omfattas även skolelever och skolpersonal av NK Kommunikation, efter att under perioden ha varit ett separat system/objekt som hette EDU. EDU infördes i samband med att staten erbjöd resurser till en IT-satsning, kallad ITiS, inom landets kommuner. Ett krav i ITiS styrdokument var att kommunen skulle förse elever och personal med e-post. Därmed beslutades

3 FÖRVALTNINGSPLAN 3(7) det inom Norrköpings kommun att systemet EDU skulle införas från och med den 31 december Projektet att införa EDU påbörjades hösten 2000 med en projektering och genomförandet pågick under hela Idag används begreppen EDU och Gull-Olle för två olika användnings-områden inom förvaltningsobjektet NK Kommunikation, där EDU representerar skolornas användning av objektet som pedagogiskt nätverk medan Gull-Olle står för de administrativa kontorens användning av objektet för e-post och som planeringsverktyg. Modulfunktionen i NK Kommunikation är en helhetslösning där allt byggs upp i en unik integration, vilket gör olika typer av funktionella kopplingar möjliga där egentligen fantasi och tid sätter gränser långt innan funktionalitet. Via NK Kommunikation hanteras idag i genomsnitt (mars 2009) e- postbrev per månad. E-posten är en integrerad del av andra system inom Norrköpings kommun och är idag ett verksamhetskritiskt system. Det finns nu även möjligheter till synkronisering med handhållna datorer (PDA) för att kunna använda NK Kommunikation som ett fullvärdigt planeringssystem. Leverantören av FirstClass har funnits sedan 1992 och den tekniska utvecklingen samt konkurrerande systems utveckling kan påverka livslängden på systemet. Användandet av systemet är den avgörande faktorn för systemets existensberättigande. 2. Omfattning av förvaltningsuppdraget Förvaltningsobjektet NK Kommunikation är ett administrativt och pedagogiskt verktyg i Norrköpings kommun, för både förtroendevalda, personal (inklusive pensionärer) och elever, i vilket det går att skapa och hantera e-post, kalendrar, adressböcker, elektroniska konferenser och andra gemensamma arbetsytor. Funktionerna används till att skapa nätverk i form av konferenser, diskussionsoch informationsforum och skapa planeringsverktyg i form av gemensamma planeringskalendrar. Elektroniska konferenserna kan rikta sig till specifika grupper eller publikt för alla, vilket även möjliggör för föräldrar att enkelt kontakta skolan och få information när det passar dem. Objektet möjliggör även distansundervisning för elever med anslagstavlor, kursplaner/kursbeskrivningar och annan information som t ex personal och elevinformation och kommunikation i så kallade IT-klassrum/klasskonferenser och enhetskonferenser mm. För att dokumentera och följa upp elevernas arbeten genom åren i förskola/skola finns också en portfoliomodul där elevens arbeten kan samlas och enkelt tas fram av lärare och elev vid behov.

4 FÖRVALTNINGSPLAN 4(7) För en fördjupad beskrivning av förvaltningsobjektet se förvaltningsspecifikationen, avsnitt 1. Förvaltningsaktiviteter Arbetet för att hantera förvaltningsobjektet har identifierats enligt huvudaktiviteterna Användarstöd, Ändringshantering, Informationshantering, Förvaltningsstyrning och Drift. För en mer detaljerad beskrivning av förvaltningsaktiviteterna, se förvaltningsspecifikationen avsnitt 2. Mål Alla anställda (även pensionerade), förtroendevalda och elever skall erbjudas tillgång till objektets verktyg i form av e-post, kalendrar, adressböcker och konferenser (gemensamma arbetsytor). Förvaltningen av NK Kommunikation skall inspirera, informera och utbilda så att alla kan använda objektet och utveckla det efter verksamhetens behov. Behovsbild och nuläge Behov inom objektet Underhåll av interna rutiner och funktioner. Utveckling, implementering av rutiner och processer för innehållskontroll (SPAM och skadlig kod). Fortsatt utveckling av statistikfunktionen. Arkivering av e-post, utredning 2010 och ev. införande planeras till 2011 Omläggning till ny struktur för hantering av funktionsbrevlådor och officiella adresser (gemensamma arbetsytor) Presentationstvingare. Uppgradering till version 11 Fortsatt utveckling av tjänsten Bluefield. Fortsatt automatisering av manuella rutiner, till exempel radering av inaktiva användare. Lansering av FC Personal Lokal server Fortsatt utveckling av referensgrupper och ökade satsningar på proaktiv support. Relationer med närliggande och/eller liknande objekt Medverka i metakatalogprojektet för att säkra korrekt informationsutbyte - Funktion för utbyte av användarinformation mellan kommunens (och externa) system, för synkronisering av gemensamma uppgifter.

5 FÖRVALTNINGSPLAN 5(7) Medverka i Skol-ITprojektet UTSIKT Centralisering och strukturering av ITtjänster i skolan. Användarbehov Koppling och synkronisering till handhållna produkter (Activesync). Utbildning, allt från grundutbildning till specialiserat för exempelvis subadministratörer. FC personal offlinesystem för kalender och mejl. Utbildning för portfolioanvändare (skola, förskola). Utbildning och strukturering av gemensamma arbetsytor (moderatorstyrda konferenser). Ökat utrymme på användarnas konton. Intensivare proaktivt arbete där systemet och dess funktioner/fördelar presenteras på enkelt sätt Färdiga mallar för gemensamma arbetsytor, till exempel som skolans portofolio. Projektpåverkan under perioden Under förvaltningsperioden kommer NK Kommunikation att påverkas av följande projekt. Projekt Beskrivning/Påverkan Portfolio Införande av modul för förskolor och skolor. Innebär standardiserade konferenser anpassade för kommunikationen lärare/elever. Metakatalog Koppling mot central databas för användaruppgifter UTSIKT Standardisering av skolans IT-miljö TEIS Scriptning mellan system, främst NKK och EXTENS Skolornas hemsidor Oklar påverkan p.g.a. diff. Mellan beslut och verklighet Mål för perioden Målen för perioden är en följd av de problem/behov som presenteras i föregående avsnitt. Mål för användarstöd Utbildningskatalog för ht 10- vt 11 ska vara ute i april Erbjuda fortsättningskurser för portfolioanvändare. Tjänsten Activesync ska erbjudas senast Q Proaktivt arbete skall intensifieras med minst 50 kundbesök 2010 Fördubbling av antalet arrangerade kurser mot 2009, alltså minst 120 st. Uppföljning av utbildningsinsatser genom återträffar med användare efter genomförd utbildning.

6 FÖRVALTNINGSPLAN 6(7) Mål för ändringshantering Under 2010 ska befintliga gemensamma arbetsytor vara omstrukturerade enligt policy. Uppgradering till version 11 ska vara klar senast under Q Fortsatt automatisering av manuella rutiner Utökning av resurs som utbildare till heltid för att intensifiera utbildning av användare. Mål för informationshantering Under 2010 ska utredas funktion och regelverk kring arkivering av e-post utifrån EU-direktiv. Innan funktionen tas i bruk måste dock ekonomi utredas eftersom licensbehovet kostar cirka kronor. Mål för förvaltningsstyrning Fortsätta ta fram och aktualisera gemensam rutindokumentation. Fortsätta arbeta fram rutiner för felhantering och uppföljning av ärenden. Medverka i Skol-ITprojektet för att säkerställa erforderlig FC-kompetens inom projektet. Fortsatt deltagande i metakatalogprojekt för utbyte av användarinformation. Mål för drift Att NK Kommunikation ska vara tillgängligt och bemannat enligt gällande leveransöverenskommelse. Detta avsnitt beskriver beräknade resurser för förvaltningsobjektet baserade på målen i avsnitt och de dagliga förvaltningsaktiviteterna beskrivna i förvaltningsspecifikationen. Förvaltningsobjektets totala budget under 2009 är följande: kr Budgeten i detalj redovisas i bilaga 2. Inför kommande år redovisas varje huvudaktivitet i tabellen nedan och budgeten ska då baseras på målen i denna förvaltningsplan och tillhörande förvaltningsspecifikation. Huvudaktivitet Verksamhet IT-Verksamhet Summa budgeterat Användarstöd Ändringshantering Informationshantering Förvaltningsstyrning Drift Summa budgeterat

7 FÖRVALTNINGSPLAN 7(7) 3. Förvaltningsorganisation Bemannad förvaltningsorganisation för perioden Med utgångspunkt från de identifierade parterna, se avsnitt 3.1 i förvaltningsspecifikationen samt de mål som formulerats för NK Kommunikation är förvaltningsorganisationen bemannad med följande resurser. Part VERKSAMHET IT-VERKSAMHET Nivå Budgetnivå Beslutsnivå Operativ nivå Systemägare (SÄ) Per Lundblad Systemansvarig (SA) Peter Fagerlund/ Stefan Peterson Kontaktpersoner, Extensassistenter, skoladmin Diarieförande tjänstemän, Ansvariga för funktionsbrevlådor/ enhetschefer, Peter Härje, SOA, utbildare Tereza Henkul samt Kaj Franson Teknisk resursägare (TRÄ) Lars-Gösta Johansson Teknisk systemansvarig (TSA) Pierre Salomon Fredrik Hummelgren- Björk,innehållskontroll Drift, Kundservice, Utvecklare, För beskrivning av rollerna, se Förvaltningsspecifikationen avsnitt 3.2.