Sammanfattning Förvaltningens värdeord Kvalitetsberättelse Biståndsavdelningen Verksamhetsavdelningens årsberättelse...

Transkript

1

2 Sammanfattning... 3 Mål och strategier - förvaltningsledningens mål balanserade styrkort... 4 Förvaltningens värdeord... 6 Kvalitetsberättelse... 7 Medborgardialog - genomförda brukarundersökningar och framtidsprogrammet Biståndsavdelningen Verksamhetsavdelningens årsberättelse Team HO (handikappomsorg) Team barn och unga Team assistans Team socialpsykiatri Team arbete och fritid Specialistavdelningen årsberättelse Tillgänglighetsstrategens uppdrag och årsredovisning IT-verksamheten MAS-uppdraget (medicinskt ansvarig sjuksköterska) Funktionsstödsnämnden ekonomiskt bokslut Personalbokslut Jämställdhet och mångfald Miljöbokslut (65)

3 Funktionsstödsnämnden lämnar följande verksamhetsberättelse för 2016 med bifogat årsbokslut. Förvaltningen konstaterar att det varit ett ansträngande år med en fortsatt ökad efterfrågan inom nämndens ansvarsområde. Parallellt med detta brottas även verksamheterna med en del brister som påverkar kvalitet och kvantitet i utförandet av insatser. Det är tydligt att bemanning och kompetens är utvecklingsområden som nämnden fortsatt måste arbeta med. Under året har förvaltningen genomfört en kompetensutveckling för ett 30-tal medarbetare, i samarbete med vuxenskolan. Detta har fallit väl ut och en utvärdering får visa om detta ska vara en återkommande aktivitet. Brister i bemanning och kompetens ger även en minskad kontinuitet avseende personal, vilket i sin tur ökar otryggheten hos de brukare vi stödjer. Bostadsmarknaden i Karlskrona påverkar även funktionsstödsnämndens verksamheter, då det är svårt att hitta lägenheter till de som har behov av insatsen servicebostad. Nämnden har en beläggningsgrad inom sitt bostadsbestånd (grupp- och servicebostäder) som närmar sig 99%. Nämnden visar ett negativt resultat för 2016 på 7,5 mnkr. Det är framförallt insatser som verkställs av externa aktörer som har påverkan. Förvaltningens personalkostnader visar ett positivt resultat som då till viss del väger upp de negativa posterna. Förvaltningen har under året fått verkställa fler beslut än planerat, men även blivit underkompenserade avseende höjning av arbetsgivaravgifter för medarbetare som är yngre än 27 år. Nedan följer en kort sammanfattning avseende faktorer som påverkat resultatet: 1. Tillskapande av en reservpost (innebar en sänkning av ambitionsnivån) 3,2 mnkr 2. Utebliven kompensation avseende arbetsgivaravgifter 2,6 mnkr 3. Differens mellan ersättning från försäkringskassa och kommunala avtal 4,5 mnkr 4. Externa placeringar och särskilda insatser 3,9 mnkr 5. Ökade volymer 3,1 mnkr Sammanlagt innebär detta att förvaltningen haft en ökad kostnad motsvarande 17,3 mnkr. Förvaltningen har genomfört ett antal aktiviteter för att bringa ner sina kostnader, där hemtagning av externa placeringar och omstrukturering av verksamhet internt har frigjort utrymme och resurser för att ta emot ytterligare brukare. I tjänsten Claes Wiridén Förvaltningschef 3(65)

4 Nämnden har brutit ner fullmäktiges övergripande mål och har tagit fram egna mål och aktiviteter för att nå dessa. Därefter har förvaltningsledningen tagit fram egna mål och aktiviteter för att nå nämndens mål. Verksamhetsperspektivet Vi har tydliga rutiner som garanterar rättssäkra beslut och korrekt verkställighet. 100 % av våra verksamheter ska ha en verksamhetsbeskrivning Måluppfyllelse: Samtliga verksamheter har tagit fram en verksamhetsbeskrivning. Återstår att godkänna och trycka, klart i mars -17. Vi kvalitetssäkrar vårt arbete Måluppfyllelse: Samtliga aktiviteter för 2016 är genomförda som ska ligga till grund för måluppfyllelsen att 50 % av biståndsbesluten ska följas upp år Vi samverkar aktivt för att skapa det bästa stödet har vi samarbetsavtal med äldre- social och kunskapsförvaltningarna Måluppfyllelse: Arbetsgrupper är bildade men samarbetsavtalet är ännu inte färdigt. Ekonomiperspektivet Vi fattar beslut om insatser utifrån behov och verkställer dessa på ett sätt som är kostnadseffektivt och rationellt. Etablera samverkan med privat och kommunal bostadsmarknad för att förmedla våra behov av bostäder. Måluppfyllelse: Vi har påbörjat dialogen med bostadsmarknaden. Utrett möjligheten till ha en boende/placeringssamordnare och tagit fram uppdragsbeskrivning. Måluppfyllelse: Medel avsatt för tillsättandet av boende/placeringssamordnare. Uppdragsbeskrivning är framtagen. Våra medarbetare är väl informerade avseende förvaltningens samlade resultat samt på vilket sätt man själv kan vara med och påverka både utfall och kvalitet. Vi har tagit fram ett antal förslag till möjliga rationaliseringar som får effekt Måluppfyllelse: Förslag till förändringar avseende Anhörigvård är klar. Ledsagning och avlösarservice är ännu inte påbörjade. Brukarperspektivet Vi har arbetat med insatser som gör att vår brukarnöjdhet ökat. Våld mot och mellan brukare har minskat med 40 % till Måluppfyllelse: Vi har utbildat ytterligare 36 personal i Lågaffektivt bemötande under Inflytande och delaktighet är ett naturligt inslag i våra verksamheter 100 % av våra verksamheter har ett forum för inflytande. Måluppfyllelse: Sprida kunskap om förvaltningens Delaktighetsplan är ej påbörjad. Åtta enheter har infört Delaktighetsmodellen är genomförd. 100 % av våra beslutade insatser har dokumentation avseende på vilket sätt brukaren har haft inflytande över sin insats Vi ska regelbundet erbjuda utbildning i kommunikation och alternativ kommunikation Måluppfyllelse: Vi erbjuder idag utbildning kontinuerligt i kommunikation och alternativ kommunikation. Vi erbjuder möjlighet till större variation av DV/Sysselsättning och därmed möjligheter till individuell utveckling. Personer med funktionsnedsättning ska i högre grad nå ett förvärvsarbete. Måluppfyllelse: Under 2016 har antalet personer med funktionsnedsättning som fått förvärvsarbete ökat markant. 4(65)

5 Medarbetare och ledarskapsperspektivet Våra medarbetare upplever att de har en trygg arbetssituation med rätt förutsättning för att utöva sitt uppdrag. Implementera kraven på rätt kompetens i våra verksamheter enligt socialstyrelsen, SOSFS 2014:2 Måluppfyllelse: Implementeringen är genomförd med chefer och fackliga parter. Checklista för medarbetarsamtal, vad ska ingå. Måluppfyllelse: Arbetet är påbörjat men ännu inte klart. Beräknas vara klart mars -17. Våra medarbetares hälsa och friskvård ökar under perioden. Vi har i december 2016 kartlagt orsaker till sjukfrånvaro och identifierat vilka arbetsuppgifter som är stressrelaterade. Måluppfyllelse: Ej påbörjat. Skapa underlag för beslut avseende långa arbetspass. Måluppfyllelse: Arbetet påbörjat, beräknas var klart våren Vi har under våren 2016 utbildat alla chefer i nya föreskriften från arbetsmiljöverket Organisatoriskt och social arbetsmiljö Måluppfyllelse: Alla chefer förutom de nyanställda har fått utbildningen. Vi har under 2016 utbildat 2 medarbetare på varje arbetsplats i lågaffektivt bemötande där behov finns. Måluppfyllelse: Minst två personer är utbildade i Lågaffektivt bemötande där behov finns. Vi upplevs som en arbetsgivare och samtliga känner sig informerade om mål och resultat. Vi genomför värdegrundsarbete på DIM-möten under Måluppfyllelse: Genomfört. Våra chefer upplevs som närvarande för sina medarbetare. Analysera resultatet av genomfört projekt om chefens vardag och ta fram förslag på åtgärder för att underlätta chefers arbetssituation. Måluppfyllelse: Det är ett pågående arbete på VLM(verksamhetens ledningsgrupp). I tjänsten Leif Bohman Utvecklingschef 5(65)

6 Förvaltningen har arbetet fram värdeord som skall vara vägledande för verksamheten. Respekt Våra ramar är tydliga och kända av alla. Vi har rätt information. Alla får tycka och bli lyssnad på Delaktighet Vi har ett gemensamt ansvar och vi bjuder in till dialog. Vi ställer frågor och bekräftar varandra. Utveckling Vi tillåter och stimulerar kreativa lösningar. Vi ger stöd till möjligheter. Vi uttrycker vår vilja på ett positivt sätt. Varje verksamhet tar ansvar för att arbeta vidare med att tillämpa förvaltningens värdeord inom respektive område. Kulturbärare finns i en del verksamheter. Kulturbärare är ett uppdrag som en persona i arbetsgruppen/laget har fått av sin grupp. Kulturbäraren skall Inspirera varandra och övriga medarbetare till att det granska det dagliga arbetet utifrån våra värdeord. Att vi är på väg mot målet/visionen. Att värdeorden ska synas och höras i vardagen. Att vi utvecklar den kultur vi vill ha i vår verksamhet. Under 2016 har vi arbetat med våra värdeord i samband med flytten till från Vitbåden och Flaggskär på Gullberna Park till Ekliden. I tjänsten Tomas Gotthardsson Utvecklingschef 6(65)

7 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Under våren 2016 har en uppföljning och revidering gjorts av nämndens beslutade kvalitetsplan för åren Kvalitetsplanen bygger på nämndens övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och innehåller prioriterade fokusområden för kvalitetsarbetet. Nya fokusområden har tillkommit för åren och vissa av dessa har arbetats in i förvaltningens styrkort och handlingsplaner med aktiviteter för åren Hur långt har vi kommit med det systematiska kvalitets-och förbättringsarbetet? Kvalitetsberättelsen innehåller en redovisning av genomförda aktiviteter för att systematiskt kvalitetssäkra verksamheten enligt kvalitetsplanen som genomförts under 2016 utifrån nämndens övergripande kvalitetsmål; Att de insatser som ges ska vara av god kvalitet och kännetecknas av; Trygghet Service och Utveckling Samt en sammanställning, analys av det systematiska förbättringsarbetet med förslag till utvecklings-och förbättringsområden och särskilt identifierade riskområden. Systematiskt kvalitetsarbete Verksamhetsbeskrivning Varje verksamhet har påbörjat eller färdigställt en verksamhetsbeskrivning där diskussioner förts i arbetsgrupperna. Genom att bryta ner lagstiftningens kvalitetskrav och mål till det praktiska arbetet i vardagen tydliggörs uppdraget, mål, innehåll i verksamheten och en gemensam bas som utgångspunkt för arbets-och förhållningssätt. Det här tycker vi är viktigt i vår verksamhet och så här arbetar vi. Kvalitetsmätningar Under hösten 2016 har förvaltningen deltagit i en nationell brukarundersökning i delar av verksamheten. Resultatet kommer att vara färdigt i början av Det samlade resultatet kommer att kunna ge indikationer till fortsatta kvalitetsarbetet. Processer och rutiner Pågående arbete med att lägga in och säkerhetsställa genomförda processkartläggningar. Fortsatt arbete med att gå igenom behov av rutiner kopplade till respektive process, länka in aktuella rutiner samt se till att behörigheter finns för de användare som ska ha tillgång till Q PR (processkartläggningssystemet) via webben. Säkerhetsställa personal och kompetens Nya föreskrifter har kommit från Socialstyrelsen gällande kunskaper hos personal som ger stöd, service eller omsorg enligt SoL och LSS till personer med funktionsnedsättningar (SOSFS2014:2). Förvaltningen har fastställt grundkraven för boendehandledare och arbetshandledare enligt SOSFS 2014:2. Arbetsgruppen som ansvarar för att ta fram en kompetensförsörjningsplan jobbar vidare med att; anpassa tlar utifrån ett nationellt samarbete formulera kompetenskrav för personal som skall ha en Yrkeshögskoleutbildning ellerhögskoleutbildning se över de individuella och samlade kompetensplanerna se över introdukon av nyanställda 7(65)

8 Genomförda utbildningar Att arbeta med genomförandeplaner, 2 tillfällen under våren samt 2 tillfällen under hösten Social dokumentation för baspersonal vid 4 tillfällen under året. Förvaltningen har också genomfört utbildningar Lågaffektivt bemötande där 36 personal har deltagit. Salutogent förhållningssätt där 51 personer deltagit. Utbildning i Special-och socialpedagogik via Vuxenutbildningen där 29 personer deltagit och en utbildning för handläggare i samtalsmetodik där 10 personer deltagit. Via KKC har vi ett antal halvdagsutbildningar inom området funktionsstöd. Dialog möten För att utveckla arbetet med att kvalitetssäkra vårt arbete och insatser har förvaltningen SKA-Dialog två gånger per år. SKA står för Systematiskt Kvalitets Arbete. Vid mötet deltar verksamhetschefer, områdeschefer som ansvarar för att verkställa insatser och alla som har uppdrag som kvalitetssäkringssamordnare. Innehåll mars; Information och genomgång av sammanställning och analys av avvikelser föregående år (2015), diskussion samt eget arbete med riskinventering utifrån redovisad sammanställning och den egna verksamheten. Fokusområde 2016 i kvalitetsplanen- verksamhetsbeskrivning, exempel och vägledning. Genomgång av kvalitetsmål , tidplan och inventering av NU-LÄGE. Information om Socialstyrelsens material Att förebygga och minska utmanande beteende i LSS-verksamhet. Innehåll oktober; Uppföljning och inventering av arbetet med att upprätta en verksamhetsbeskrivning. Genomgång och information av nya fokusområden för kvalitetsplanen samt tidplan. Gruppdiskussioner om kvalitet, information, och kommunikationsstöd. Grupparbete gällande angelägna kvalitetsområden att arbeta vidare med; dels i min egen verksamhet, dels förvaltningsövergripande. Uppstart inför egenkontrollsarbetet 2017 samt egen planering. Egenkontroll Verksamhetsuppföljningar granskning av verkställighet Fem verksamhetsuppföljningar har genomförts under 2016, tre i verksamhet servicebostad och två i verksamhet gruppbostad LSS. Resultatet av genomförda verksamhetsuppföljningar visar på att behov finns av att; tydliggöra innehåll i insatsen bostad med särskild service enligt LSS servicebostad genomföra en övergripande översyn av resursfördelning avseende insatsen bostad med särskild service och fastställande av nyckeltal för bemanning samt fastställa en basbemanning i respektive servicebostad genomföra en översyn och analys över hur väl bemanning och resurser motsvarar de boendes individuella stödbehov så att ett gott stöd och en god omvårdnad kan ges utifrån de krav som finns på insatsen bostad med särskild service jml 9:9 LSS. Översynen ska även innehålla en sammanställning över vilka konsekvenser nuvarande fördelning av resurser haft gällande; verksamhetens kvalitet de boendes möjlighet ll individuellt stöd ufrån behov risker gällande personal och arbetsmiljö. ( anm. 6 LSS För verksamhet enligt denna lag skall det finnas den personal som behövs för att ett gott stöd och en god service och omvårdnad skall kunna ges, 7 LSS Insatsernas skall anpassas till mottagarens individuella behov samt utformas så att de är lätt tillgängliga Den enskilda skall genom insatserna tillförsäkras goda levnadsvillkor samt 9e LSS i insatsen bostad med särskild service ingår omvårdnad samt fritidsverksamhet och kulturella aktiviteter ). uppräa en strategisk plan för hur nya och utökade behov av servicebostäder ska llgodoses där lösningen inte är att koppla dessa till redan befintliga gruppbostäder. Verksamhetsuppföljningar-skydds-och begränsningsåtgärder för personer med nedsatt beslutsförmåga - daglig verksamhet Fyra verksamhetsbesök har genomförts i daglig verksamhet under 2016 för att titta på vilka skydds- och begränsningsåtgärder som finns och hur dessa hanteras. Vid besöken beskriver personalen de speciella situationer 8(65)

9 som har lett till att begränsningar finns för arbetstagarna i daglig verksamhet samt att dessa är väl förankrade genom samtycke och ordination från bland annat arbetsterapeut. Resultatet av genomförda verksamhetsuppföljningar visar på områden där personalen påtalat att de behöver stöd i sitt arbete: - Samtycke - Rutiner för att förebygga och avveckla begränsningsåtgärder - Kommunikation och arbetsmetoder - Kunskaper om Skyddsåtgärd eller begränsningsåtgärd Behov finns också av att; ta fram förslag på åtgärder när det gäller den yttre och inre miljön med syfte att minska behovet av skydds- och begränsningsåtgärder idenfiera de posiva konsekvenser för verksamheten som är kopplade till de nya lokalerna för Regnbågen och Hälsopaletten. Verksamhetsuppföljning granskning av handläggning Verksamhetsuppföljning har genomförts under två tillfällen under 2016 gällande handläggning genom granskning av utvalda ärenden SoL (boendestöd) samt LSS-ärenden. Totalt har 32 LSS samt 22 SoL- ärenden granskats. Utifrån resultatet av granskningarna har biståndsavdelningen arbetat med identifierade utvecklingsområden gällande innehåll i utredning, kartläggning och bedömning. Tillsyner av IVO Under året har IVO genomfört två tillsyner. Båda har gällt bostad med särskild service för barn och ungdomar enligt 9 8 lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Tillsynerna har främst granskat skydds och begränsningsåtgärder samt om det finns kända rutiner för lex Sarah. Vid den ena granskningen fann man att det förekom skydds-och begränsningsåtgärder, som inte hade föregåtts av riskbedömningar och inhämtande av samtycke när det gäller ytterdörrar som var försedda med nyckel/kodlås. Verksamheten har åtgärdat detta och tillsynen är avslutad. Vid den andra tillsynen uppmärksammades att en verksamhet verkställer både beslut om bostad med särskild service för barn och ungdomar enligt LSS 9 8 och beslut om korttidsvistelse enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen SoL. Verksamheten som avser boende för barn och ungdomar enligt LSS 9 8 skall avvecklas. Verksamheten hade inga skydd eller begränsningsåtgärder och man hade en känd rutin för lex Sarah rapportering och därmed avslutas tillsynen. Rapporter enligt Lex Sarah Under året har det inkommit två rapporter enligt lex Sarah. Båda inkom under november månad och utredningarna är inte avslutade. 9(65)

10 Systematiskt förbättringsarbete Flertalet av förvaltningens verksamheter rapporterar idag avvikelser i verksamhetssystemet. Tidigare fokus i förvaltningens arbete har varit att informera, ta fram verktyg och att få igång det systematiska förbättringsarbetet. Fokus i arbetet framöver flyttas nu fram till att verksamheterna ska börja använda egna systematiska metoder för egenkontroll, sammanställning och analys för att utveckla det förebyggande förbättringsarbetet. Avvikelser SoL/ LSS - Sammanställning och analys totalt för 2016=462 avvikelser 300 totalt antal avvikelser SoL/LSS per tertial totalt antal avvikelser SoL/LSS per tertial tertial 1 tertial 2 tertial 3 Redovisning av typ av rapporterade avvikelser SoL /LSS 2016 per tertial tertial 1 tertial 2 tertial 3 0 fysiskt/psykiskt våld hot och våld fel,brist brister utförande Kommentar; Ökning av rapporterade hot och våldsituationer under tertial hjälpmedel brister larm brister info brist rehab nutrion tertial 1 tertial 2 tertial 3 Kommentar; Rapporterade brister tertial 3 gällande information avser främst brister gällande återkoppling och information från landstingets psykiatri 10(65)

11 tertial 1 tertial 2 tertial 3 0 ej utförda insatser Kommentar; Stor ökning av ej utförda insatser under tertial 3 Jämförelse mellan , typ av avvikelse fel,brist brister utf. information hjälpmedel brist rehab fys.psyk.våld hot,våld ej utförda insatser Kommentarer; I jämförelse mellan kan vi se en ökning av rapporterade avvikelser gällande; fel, brist hot och våld ej uörda insatser (från 258 rapporterade avvikelser 2015 till 271 rapporterade avvikelser för 2016) Inte att förglömma är att under 2015 bestod ca 100 av de rapporterade avvikelserna gällande ej utförda insatser problem med lokaler på Jänkeberga. Detta indikerar att under 2016 har det skett en markant ökning av insatser som inte utförs där den största orsaken till rapporterna har varit att det saknas vikarier. 11(65)

12 Analys/övriga kommentarer avvikelser Av totalt 271 rapporterade avvikelser för 2016 gällande ej utförda insatser har orsaken till att stödinsatser eller aktiviteter inte utförts varit att personalresurs saknas(vikarie) eller hög arbetsbelastning i 203 rapporter. Konsekvenser Kvalitetsbrister -upprepade avvikelser i samma verksamhet av uteblivet stöd leder till både brister i verksamhetens kvalitet och svårigheter att uppfylla lagliga krav på verksamheten. Oro, otrygghet, mindre aktivering - konsekvenser för de personer som har våra insatser blir otillräckligt stöd i den dagliga livsföringen, mindre tillsyn och aktivering, i vissa fall att insatsen helt uteblir eller att individuellt stöd inte utförs. När planerade stödinsatser eller aktiviteter inte utförs skapar detta en otrygghet, oro och kan i vissa fall leda till ett försämrat fysiskt eller psykiskt mående. Kontinuitetsbrister. I vissa verksamheter är de personer som har våra stödinsatser i stort behov av kontinuitet och att planerade aktiviteter genomförs. Svårigheter finns också att ta in vikarie i allt för stor omfattning då detta skapar otrygghet för de boende/brukarna. Arbetsmiljö; genom att det inte finns tillgång till tillräckligt med vikarier för att kunna bemanna verksamheten leder detta till försämringar i personalens arbetsmiljö med ökad stress, ökad arbetsbelastning samt ökade risker för att nya avvikelser, fel och brister ska uppstå. Konsekvenserna blir också att ordinarie personal får gå in och arbeta övertid. Detta leder i sin tur till en försämrad arbetsmiljö och ökad risk för ex sjukfrånvaro för ordinarie personal. ( Anm. Att personalens övertid har ökat markant syns också i budgetuppföljningen när det gäller redovisade kostnader under året för övertid. Kostnaderna har fördubblats de senaste 2 åren) Av totalt 106 rapporter rapporterade avvikelser för 2016 gällande hot och våld eller fysiskt eller psykiskt våld avser 49 mot personal, övriga avser våld från brukare mot medboende eller annan brukare. Åtgärdsförslag och förbättringsområden; Förslag till åtgärder med anledning av rapporterade avvikelser under 2016 inför Det finns ett fortsatt kvarstående problem med att insatser inte utförs där en stor orsak till detta är att det inte finns tillräckliga resurser för att kunna bemanna verksamheten. Översyn av bemanning och vikariehantering-behov av åtgärder för att säkra bemanning vid behov av personal samt introduktion av vikarie. Hänsyn bör tas till behov av kontinuitet och personalens kompetens för att förebygga kvalitetsbrister.på vissa arbetsplatser förekommer att mer än hälften av personalgruppen består av vikarier. Inkommande klagomål från brukare och anhöriga indikerar också att nuvarande situation skapar oro och otrygghet samt kontinuitetsbrister. Systematisk utvärdering av hot och våldssituationer samt rapporterade händelser med fysiskt eller psykiskt våld. Att riskbedömningar görs samt händelseanalyser, att handlingsplaner med åtgärder upprättas och utvärderas systematiskt för att kunna vidta riskförebyggande åtgärder. Trygghetsskapande åtgärder upprättade handlingsplaner och åtgärder bör även innefatta trygghetsskapande åtgärder för övriga medboende eller brukare där händelser med hot och våld inträffat. Årliga riskinventeringar - att årliga riskinventeringar gällande risker för brister i verksamhetens kvalitet. genomförs. Uppföljning av egenvård -delegerad hälso-och sjukvård; att korttidsverksamheten har rutiner för egenvård, delegerad hälso-och sjukvård samt rutin för hur läkemedel ska förvaras i korttidsverksamheten. 12(65)

13 Synpunkter och klagomål - Sammanställning och analys Redovisning av registrerade inkomna klagomål och synpunkter 2016; 2016 inkom 32 klagomål och synpunkter. Jämförelse åren ; Klagomål och synpunkter klagomål och synpunkter Sammanställning, analys samt förslag till åtgärder. Av 32 inkomna klagomål och synpunkter är 12 från anhöriga, 5 från brukare, 2 anonyma, 2 från god man, 2 från familjehem/god man, 1 från personal, 2 från medborgare, 1 från familjehem, 1 från god vän till brukare med stödinsatser, 1 från områdeschef ÄF, 1 från uppdragstagare samt 2 från medborgare/granne. 8 klagomål avser genomförd omorganisation av boendestödet. I de inkommande klagomålen framförs bland annat att man inte får stöd enligt beslut eller det som planeras in, uteblivet stöd utan information, har inte fått schema med tider, stor personalomsättning, ingen trygghet eller kontinuitet, brister i samordning, saknas uppföljning-återkoppling, oro. 3 klagomål har gällt personlig assistans. Ett klagomål avser att utlovad introduktion av vikarie inte genomförts vilket leder till att ordinarie personal beordras in vid ex sjukfrånvaro. Ett klagomål avser sommarplanering för semestervikarie i assistansen vilken brukaren upplevde som rörig samt ett klagomål gällande att man upplever otrygghet i att insatsen kommer att fungera. Man har bollats mellan olika funktioner, det finns behov av samordning och samordnad information. 2 klagomål gäller försämrad kvalitet i korttidsvistelseverksamheten för barn. Av klagomålen framgår att föräldrarna upplever kvalitetsbrister i verksamheten, bland annat brister i rutiner och att man inte får utlovad information. Personal byts ut eller är sjukskrivna, underbemanning och ett antal chefsbyten. Av klagomålen framförs också att det finns behov av kompetens gällande ex AKK. Det finns också förslag från föräldrarna på ett antal förbättringar som bör genomföras i verksamheten. 1 klagomål gällde dels samordning, brister i kommunikation, information mellan landstinget och kommunalt beviljad stödinsats men även synpunkter på att de stödinsatser som finns och informeras om på hemsidan inte stämmer överens med vad som sägs- rätt att utforma sitt eget liv. 2 klagomål gäller samma ärende, dels att man inte fått svar på tidigare klagomål som gjordes 2015, att beslutade insatser 2015 ännu inte har verkställts och att utlovad information uteblir och att man vet inte vilken planering som finns? 2 ytterligare klagomål handlar om att beslutade insatser i form av kontaktperson inte har verkställts. Övriga klagomål; Övriga klagomål och synpunkter har exempelvis handlat om uppdragstagares förändrade uppdrag samt ersättningsnivå i samband med förändrat beslut, bemötande från boendepersonal, bemötande från biståndshandläggare, samarbetsproblem vid behov av samordning och bilkörning. 13(65)

14 Utvecklings/förbättringsområden utöver vidtagna åtgärder; Utvärdering - förvaltningen måste generellt sett bli betydligt bättre på att följa upp och utvärdera genomförda förändringar. Ett exempel är utifrån inkommande klagomålen gällande omorganisationen av boendestöd. En av orsakerna till brister i stödinsatsen är det som tidigare framkommit att det saknas resurser att bemanna vid ordinarie personals frånvaro. Om vi inte följer upp och utvärderar förändringar blir det svårt att få en bild över vad som fungerar bra, mindre bra och vad som behöver förändras. Viktigt är också att de personer som har stödet får delta i utvärderingen. Information - att förbättra informationen. Till de personer som söker information om våra insatser, ansöker om insatser, väntar på att beslutade insatser ska verkställas och hur planering ser ut samt återkoppling på tidigare inlämnade klagomål. Uppföljning - att uppföljning görs av att åtgärder vidtagits gällande inkommande klagomål gällande kvalitets-och kontinuitetsbrister i verksamheten. Samordning - att samordning av insatser sker mellan olika huvudmän, att samordnad information ges men även att det internt sker en samordning mellan olika professioner och informationsöverföring gällande när personer söker eller har flera insatser beviljade. Sammanfattningsvis; Särskilt identifierade riskområden; Av identifierade riskområden för brister i verksamhetens kvalitet framkommer tydligt bemanning och resursfördelning som ett högst angeläget fokusområde för Att det finns tillräckliga resurser för att kunna utföra beviljade insatser samt en tillräcklig bemanning för att kunna tillgodose behov av vikarie vid ordinarie personal frånvaro har en stor betydelse för verksamhetens kvalitet. Otillräckliga resurser kan också ha negativa effekter gällande möjligheter att skapa förutsättningar för att den enskilde ska kunna behålla funktionsförmågor utifrån fysiska, psykiska och kognitiva förutsättningar, möjlighet till delaktighet samt skapar oro och otrygghet för de personer som har våra insatser. Samtidigt ger det en negativ inverkan och risker gällande personalens arbetsmiljö. Personer som bor i våra boende blir också äldre vilket kräver ökade resurser framöver. Ökad vårdtyngd samt utökade stödbehov förväntas därmed i våra särskilda boendeformer. Därför är det angeläget att en översyn av resursfördelning samt bemanning sker. Hot och våld är också ett riskområde som bör prioriteras under I tjänsten Tomas Gotthardsson, utvecklingschef Ingrid Karlsson, kvalitetsstrateg 14(65)

15 Under 2016 har Blekinge Kompetens Center påbörjat en brukarundersökning som vänder sig till samtliga vuxna assistansberättigade i Blekinge. En enkät har gått ut till ca 1000 personer. Syftet är att kartlägga och beforska levnadsförhållanden för människor med funktionsnedsättningar >18 års ålder i Blekinge. Man skall undersöka skattad och upplevd hälsa samt livstillfredsställelse hos personer med funktionsnedsättning. Resultaten från undersökningen presenteras under Förvaltningen deltog i SKLs nationella brukarundersökning som genomfördes i inom funktionshinderområdet hösten Undersökningen riktade sig till vuxna personer med funktionsnedsättning inom boende och sysselsättning/daglig verksamhet enligt SoL och LSS. Ca 90 personer vid 10st utvalda enheter i förvaltningen, gavs möjlighet att svara på ett antal frågor gällande upplevd kvalitet. Frågorna i enkäterna avsåg fånga tre kvalitetsområden: självbestämmande, trygghet och bemötande. Resultatet publiceras i Kommun- och landstingsdatabasen, under januari Förvaltningen fortsätter arbetet med Delaktighetsmodellen. Vi har använt modellen vid ett antal gruppbostäder för personer med utvecklingsstörning. Sju personer har gått utbildning till vägledare och de har under året tillämpat modellen vid fem gruppbostäder. Förvaltningen har ett Fritidsråd som har till uppgift att planera för ett anpassat fritidsutbud för de som har behov av ett särskilt stöd. I gruppen ingår både personal och brukare. Den grupp med brukare som driver träffpunkten Svarta pärlan har under året fortsatt sitt arbete. Gruppen styr idag verksamheten med hjälp av stödpersoner i den mån de anser att de behöver. Under 2016 har förvaltningen ordnat ett möte för att prata om framtida boenden. Vid mötet deltog ett trettiotal anhöriga och framtida intressenter av bostad med särskild service. Vid mötet diskuterades bl.a. hur planeringsprocessen ser ut och förvaltningen fick in förslag och idéer från som skall beaktas vid skapande av nya enheter av servicebostäder och gruppbostäder. I tjänsten Tomas Gotthardsson Utvecklingschef 15(65)

16 Ansvarsområde Biståndsavdelningen ansvarar för förvaltningens myndighetsutövning mot enskild. Funktionsstödsförvaltningens verksamhet och ekonomi har till största delen sin grund i de myndighetsbeslut som fattas av biståndsavdelningen. Biståndsavdelningen fattar beslut utifrån socialtjänstlagen (2001:453) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387). Målgrupperna är personer med psykiska och/eller fysiska funktionsnedsättningar samt personer under 65 år med behov av hjälp och stöd i ordinärt boende eller i ett särskilt boende. Biståndsavdelningen handlägger även ansökningar om parkeringstillstånd enligt Trafikförordningen (1988:1276). Handläggarnas uppdrag innefattar att utreda och pröva den enskildes behov av hjälp och stöd utifrån gällande lagstiftning. När beslut är fattat lämnas beställning/uppdrag över till förvaltningens verkställighet i form av gruppbostäder, boendestöd, daglig verksamhet osv. Insatser enligt SoL till personer under 65 år lämnas över till verkställighet inom äldreförvaltningen. I arbetet ingår hembesök, vårdplaneringar, telefonkontakt, information, rådgivning osv. Handläggarna har också ett ansvar för samordning och samverkan med andra aktörer och huvudmän, interna såväl som externa. På biståndsavdelningen finns tio biståndshandläggare och en verksamhetschef. Måluppfyllelse Verksamhetens primära mål är att tillförsäkra den enskilde en rättssäker handläggningsprocess. Handläggningsprocessen innefattar alla moment från ansökan till beslut, som t ex tillgänglighet, bemötande, enhetliga bedömningar och skyndsam handläggning. Biståndsavdelningen har under året arbetat med att ta fram rutiner och riktlinjer som tillförts enhetens lokala ledningssystem. Mätning av handläggningstid har utförts och visar att målet med max 3 månaders handläggningstid är uppfyllt. Särskilda händelser under året I mars flyttade biståndsavdelningen in i nya lokaler på Ekliden. Flytten möjliggjorde en nödvändig rensning/gallring av personakter. Översyn av insatsen anhörigvård har skett vilket lett till framtagande av riktlinjer som säkerställer både myndighetsutövning och verkställighet. En ny rutin för hantering av assistansfakturor har arbetats fram. Arbetsuppgiften, som är rent administrativ, kommer efter årsskiftet att ligga på annan funktion och handläggarnas kompetens kan tillvaratas på ett bättre sätt. Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten I oktober tillbringade biståndsavdelningen två heldagar på Halens camping, på vandrarhemmet. Syftet var främst att avsätta tid för att gemensamt arbeta fram olika styrdokument i form av riktlinjer och rutiner, vilket också gjordes. Syftet med vistelsen var också arbetslagsutveckling, då ett välfungerande team ger kvalitet både åt arbetsgruppen men också åt brukarna. Under hösten har två handläggare och verksamhetschef genomgått processledarutbildning för införandet av IBIC (individens behov i centrum). IBIC är en systematisk metod för att identifiera brukarens behov, resurser, mål och resultat. Socialstyrelsen rekommenderar införandet av IBIC vilket bedöms kvalitetssäkra handläggning och verkställighet av insatser. Kompetensutveckling Fyra biståndshandläggare anmälde sig under våren till Socialstyrelsens nationella högskoleutbildning för LSShandläggare (7,5 hp). Studierna har skett på fritiden med viss möjlighet till studier på arbetstid inför varje tentamen. Tre handläggare examinerades under hösten, en handläggare fullföljde inte pga graviditetsledighet. Biståndshandläggarna har till stor del använt möjligheten till intern utbildning på KKC tidiga tecken på psykossjukdomar, palliativ vård och psykoser och schizofrena syndrom. SoL-handläggarna har haft olika intern utbildningar tillsammans med äldreförvaltningen biståndshandläggare. 16(65)

17 I maj anordnade Halmstad en gemensam föreläsning med Finn Kronsporre för jämförelsekommunernas LSShandläggare. Synpunkter och klagomål Under 2016 har fyra synpunkter/klagomål inkommit: 1. Bristande information 2. Brister i bemötande 3. Brister i bemötande 4. Minskat arvode kontaktperson Åtgärder i form av återkoppling till avsändarna samt övriga åtgärder är vidtagna. Nyckeltal Då verksamhetsstödet Procapita under år 2016 genomgått en omfattande uppdatering går det i årets bokslut inte att redovisa antal fattade beslut enligt SoL och LSS. Parkeringstillstånd Antal utfärdade tillstånd Antal avslag Antal överklaganden till Länsstyrelsen* 5 (5) 10 (8) Antal överklaganden till Transportstyrelsen* 1 (1) 2 (2) *siffran inom parentes visar hur många ärenden som avslagits även i högre instans Avslag SoL/LSS under år avslag, varav 7 är delavslag 5 överklaganden till Förvaltningsrätten (FR) 4 överklaganden har gett FSF rätt 1 överklagande där FR gav den enskilde rätt, FSF begärde prövningstillstånd i Kammarrätten (KR) och FSF slutligen fick rätt (ett beslut av principiell karaktär) Speciella utvecklingsområden 2017 Införandet av IBIC se text ovan Handbok personlig assistans handläggning av ärenden gällande personlig assistans (LSS 9:2) är komplext med många olika delar att hantera. Under år 2017 kommer LSS-handläggarna tillsammans med verksamhetschef att arbeta fram en handbok som täcker myndighetsutövningen kring personlig assistans. Ledningssystemet fortsatt arbete med komplettering av rutiner och styrdokument Uppföljning av beslut fortsatt arbete med att komma ifatt med uppföljningar, år 2017 ska 50 % av alla beslut vara uppföljda. Fortsatt samverkan med äldreförvaltningen, och framtagande av riktlinjer, gällande 65-årsgränsen. I tjänsten Ida Åkesson verksamhetschef 17(65)

18 Ansvarsområde gällande SoL och LSS lagstiftningen Gruppbostäder, servicelägenheter samt daglig verksamhet för vuxna Kontaktpersoner Måluppfyllelse Enligt styrkort och mål Verksamheten Som ett av våra mål i verksamheten har vi att påbörja verksamhetsbeskrivningar för våra verksamheter. Detta arbete är förankrat i våra grupper och påbörjat. På grund av ökad arbetsbelastning i våra personalgrupper har vi inte nått våra mål. Rapporterade avikelser redovisas och analyseras på APT. Utifrån detta gör vi ständiga förbättringar och nya arbetssätt tas fram. Exempelvis ny mall för signering av läkemedel. Vårt arbete med att kvalitetssäkra vår hantering av avvikelser, synpunkter och klagomål fortsätter under Brukaren i centrum Arbetet med att stärka den enskildes självständighet går stadigt framåt. Vi har individuellt utformade genomförandeplaner där brukaren på egna villkor är delaktig i sin plan. Brukarinflytandet har ökat och vi har i våra verksamheter flera olika forum för medbestämmande, på såväl individ- som gruppnivå, exempelvis Husmöte och Delaktighetsmodellen, DMO. Ekonomi På våra teamträffar har vi fortlöpande dialog vad gäller team HOs totala budget vilken redovisas för återkoppling till våra ekonomer. Vi har tydliga och i verksamheten kända riktlinjer, för hur resurser ska planeras. Vi använder våra personalresurser på bästa sätt genom att regelbundet göra verksamhetsanpassade schemaändringar. Medarbetarskap och ledarskap Då vi har höga ambitioner när det gäller kvalitet i våra verksamheter beklagar vi att vi inte riktigt når upp till de högt ställda krav vi har, och vill fortsätta ha, på det vi gör. Vi har under året kunnat kompetensutveckla våra medarbetare och verksamheten. Särskilda händelser 2016 Under 2016 har en områdeschef slutat. Teamet har utökats med en områdeschef till sju stycken. Flytt av Funktionsstödsförvaltningen har gjorts från Gullberna Park till Ekliden. Vi har byggt en ny gruppbostad, Kolonivägen, med åtta lägenheter. Första hyresgästen flyttade in i juli. Förvaltningen gjorde en särskild utbildningssatsning på Team HO och Team Assistans. Där personal gavs möjlighet att läsa 300 gymnasiepoäng i specialpedagogik och psykiatri. Implementering av arbetskläder har påbörjats och fortsätter under Stort arbeta har gjorts i Procapita då man har bytt till en nyare version. Projekt ökad brukartrygghet har startat Under året har stora brister uppmärksammats i självservice och löneenheten. Fel löner har betalats ut, fel anställningar har gjorts sena anställningsavtal har lämnats ut till de som varit anställda under sommaren. Inga eller fel behörigheter har legat både på medarbetarna och områdescheferna och detta har lätt till en orimlig arbetsbörda 18(65)

19 för områdescheferna. Mycket tid har lagts på möten tillsammans med chefen för löneenheten och lönekonsulter vilket har lett till att under december månad har två lönekonsulter flyttat ut till Ekliden för att hjälpa till att reda i allt som legat fel. Detta arbete kommer att fortgå på obestämd tid. Kvalitetsberättelse Våra verksamheter arbetar aktivt med genomförandeplaner och så gott som alla brukare har en aktuell sådan. I några fall har vi även samarbete med andra huvudmän vilket leder till att en del brukare, fyra personer, har en samordnad individuell plan, en så kallad SIP. Vi har under året arbetat aktivt med förbättringsarbete genom att alla avvikelser görs i Procapita. Där tanken är att det sedan följs upp och diskuteras på arbetsplatsens APT för att åtgärdas, direkt eller via handlingsplaner. Detta arbete är igång. Ej utförda insatser på grund av brist på personal har varit 88 st till antal. Som ett led i att ytterligare kvalitetssäkra verksamheterna har bl.a. följande utbildningar genomförts under året: Delaktighetsmodellen, DMO Avvikelsehantering i Procapita Genomförandeplansutbildning Systematiskt kvalitetsarbete SKA- dialog Team HOs verksamheter har haft handledning i personalgrupperna. Av ekonomiska skäl dock inte i den utsträckning vi ser behov av. Vi arbetar vidare med att implementera värdegrundsarbetet i personalgrupperna. Ett flertal särskilda boenden har haft representanter från räddningstjänsten på plats för att upprätthålla personalens kunskaper vad det gäller insatser vid brand. Autismutbildning Psykos föreläsning Brandutbildning OCD utbildning, tvångssyndrom Utbildning i schemaläggning, Heroma Studio tre utbildningar, för vissa av våra grupper, med uppföljning under hösten. Ekonomisk uppföljning Vi upplever att de minskade ekonomiska resurserna påverkar flera områden. Tilldelade resurser överensstämmer inte med ökade nivåbedömningar. Minskade resurser leder till att förutsättningar för individuella aktiviteter inte längre finns. I vårt team och i förvaltningen i stort ser vi en ökad vårdtyngd och volymökningar. Vi har tillfälliga och varaktiga personalförstärkningar på grund av mer komplexa ärenden med blandade diagnoser och åldersrelaterade sjukdomar. Även detta år har vi haft stora problem med att tillsätta vikarier på vakanta turer. Vilket har inneburit mycket in beordring av ordinarie personal till dubbla kostnader. Summan för in beordring till och med november månad år kr. Särskilda utveklingsområden 2017 Vi ser ett behov av ökad satsning på personalen i form av utbildning, föreläsning, handledning, kompetenshöjning och kompetensförnyelse av olika slag för att vi på ett pedagogiskt sätt kunna bemöta brukarna. Inom team HO anser vi att en introduktionsplan/pärm behövs för nya områdeschefer. Detta för att säkra kvaliteten och bevara utarbetade rutiner samt för att stärka vårt rykte som en attraktiv arbetsgivare. Utöka delaktighetsmodellen, DMO, och andra forum för brukarinflytande. Riskbedömningar/Analys 2017 Vi anser att det under 2017 kommer att bli svårt att hålla tilldelad personalbudget, då budgeten inte överensstämmer med personalbehovet. Vi ser en stor risk för att vi inte kommer att kunna leva upp till de lagstadgade kvalitetskraven. Vi ser även stora svårigheter med att kunna ge brukarna en rik fritid. 19(65)

20 Den fortsatta bristen på vikarier bidrar till ökad arbetsbelastning på ordinarie personal vilket i sin tur leder till sjukskrivningar för dessa. Vikariebristen leder även till ökad semesterlöneskuld. Allt fler administrativa uppgifter såsom dokumentation, självservice och schemaläggning läggs på boendepersonalen, vilket i sin tur leder till minskad vård-och aktivitetstid med brukarna. Tid som rätteligen tillhör brukarna. Våra brukare blir äldre och mer vårdkrävande. Detta leder till ökad efterfrågan på kompetensförnyelse i arbetsgrupperna, inom exempelvis äldrevård och demens samt palliativ vård. De yngre brukarna har andra behov, såsom krav/önskemål på fler aktiviteter, individuella och i grupp. Vi ser en stor fara i att tiden som områdeschef inte räcker till för att vara den närvarande chef som krävs och önskas av såväl personalen som av oss själva. Vi ser ett samband mellan minskad tid i våra arbetsgrupper och ökat antal avvikelserapporter då fler arbetsuppgifter fördelas om med risk för att hamna på fel nivå i organisationen. Med tillräckliga resurser kommande år har vi möjligheter att utveckla verksamheten i takt med de förändringar vi ser i samhället. För att detta ska ske måste vi ges de förutsättningar som krävs för att områdeschef i Funktionsstödsförvaltningen ska vara ett hållbart yrke. I tjänsten Områdeschefer Team HO Catharina Sörnhed Bert Martinsson Margareta Petersson Ingela Abrahamsson Anna Månsson Linda Karlsson Vanja Andersson 20(65)

21 Ansvarsområde Målgruppen är barn, unga och vuxna med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, intellektuella funktionsnedsättningar och/eller rörelsenedsättningar. Verksamheterna innehåller korttidsvistelse, korttidstillsyn och bostad med särskild service för barn och vuxna. Under året påbörjades även processen att ta över alla kontaktpersoner, personlig assistans, ledsagning och avlösarservice för barn och unga. Detta eftersom man utifrån det förstärkta barnperspektivet vill kunna ge barnet och dess familjer i möjlig utsträckning kontakt med samma områdeschef i sina olika insatser. Team Barn och unga består av ungefär 90 anställda samt fyra områdeschefer. Måluppfyllelse Verksamhetsperspektivet Varje arbetsplats tydliggör sina processer och tar fram en egenkontrollplan. Vi har aktivt ett systematiskt förbättringsarbete där vi använder vårt verksamhetssystem för sammanställning och analys avseende risker och händelser, avvikelser, synpunkter och klagomål. Målen har under året delvis uppnåtts. Arbetet har saktats ner på grund av att teamets fyra områdeschefer har tillträtt under Brukarperspektivet Brukaren har en uppdaterad genomförandeplan som man själv varit med att ta fram. Det är naturligt att det finns möten/forum i våra verksamheter där brukarna har inflytande på hur verksamheten skall bedrivas. Vi har personalscheman som är utformade efter brukarens behov och använder befintliga system som stöd. Det är naturligt att vi planerar för att kunna möta uppkomna behov av stöd. Majoriteten av alla barn, ungdomar och vuxna har en uppdaterad genomförandeplan. I vissa av verksamheterna arbetas det aktivt med att ha förmöte med barnet/den unge vuxna för att ge dem ytterligare möjlighet att påverka sin genomförandeplan. Under året har det fortsatt utveckling av forum för inflytande såsom husmöten, föräldramöten, enskilda samtal fortlöpt. Nätverksträffar och samverkan, såsom samlad individuell plan, är ett naturligt inslag i verksamheterna. Detta eftersom den samlade bilden kring individen är ovärderlig, Medarbetarskap och ledarskapsperspektiv Vi har en plan för strategisk kompetensutveckling där vi tar hänsyn till de krav som ställs på nämndens verksamhetsområde. Vi har fokus på våra medarbetares hälsa. Våra värdeord är definierade och väl kända i hela förvaltningen Vi upplevs som ett team - fyra träffar under 2016, där all personal inom Team Barn & Unga träffas för att utbyta erfarenheter och få övergripande förvaltningsinformation. Under året har teamet varit med om betydande personalförändringar på chefssidan då tre områdeschefer har blivit fyra samt att alla fyra har tillträtt under året. Tre av cheferna började arbeta efter huvudsemestern, vilket har påverkat målarbetet kring medarbetarskap och ledarskap. Delvis har arbetet kring att personalen ska kännas som ett team som strävar mot samma mål genomförts. Det har genomförts två barn och unga-dagar under året. Särskilda händelser under året Kestorpsvägen 58 (tidigare Kotten) har under hösten 2016 gått från bostad med särskild service för barn till korttidsverksamhet, när de boende flyttade till gruppbostad. Klimatgatan har under året kraftigt utökat sin verksamhet. 21(65)

22 Betydande personalförändring på chefssidan, då teamets alla fyra områdeschefer tillträdde sina tjänster under året. En extraordinär krishändelse har lett till diskussion på ledningsnivå kring kommunens ansvar gällande HSL insatser till barn inom korttidsverksamhet. Det har tydliggjorts och formulerats regler kring vad som gäller för sjukt barn på korttids. Genomgång av verksamheterna ledde till att man fann diskrepans mellan beslut och verkställighet. Två av barnverksamheterna har haft omfattande utbildningsinsatser och handledning. Under året har en Lex Sarah-anmälan rapportets. Kvalitetsberättelse Individuella kompetensutvecklingsplaner har upprättats med medarbetarna. Detta har skett vid medarbetsamtal. Riktade gruppinsatser såsom Procapita, Heroma, genomförandeplan, tecken som stöd-utbildning, lågaffektivt bemötande, MI-utbildning, autism har genomförts. Årets barn och unga-dagarna har profilerats mot processkartläggning, årliga genomgången av Lex Sarah, genomförandeplaner och kommunikation. Detta för att möjliggöra att barnet får göra sin röst hörd. Fyra stycken samordnad individuell plan (SIP) har genomförts, varav två sammankallade funktionsstödsförvaltningen till. Under 2016 har 125 barn och vuxna funnits i verksamheterna. Ungefär 100 av dessa har aktuella genomförandeplaner. Det har under året inkommit synpunkter, klagomål och förslag. Fortlöpande arbete kring detta har pågått i personalgrupperna. Under 2016 har en kvalitetssäkringssamordnare (KSS) slutat, vilket resulterat i att det finns en KSS kvar i hela teamet. Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten genom tydliga genomförandeplaner där barnets röst tas tillvara har pågått under året. Ekonomisk uppföljning 2016 har inneburit fortsatta volymökningar och ökande behov. Flera av befintliga beslut har utökats, vilket resulterat i att vissa verksamheter är i en pressad situation med stora volymökningar och ökat stödbehov. Det förekommer fler situationer med hot och våld som generar ett ökat personalbehov. I verksamheterna har det börjat 18 nya barn och vuxna, 9 har slutat. I verksamheterna finns vuxna som kommer till korttids när föräldrarna arbetar och daglig verksamhet inte är öppen. Beviljade dygn delas på grund av detta i timmar. Till exempel finns brukare som är beviljad sju dygn per månad men är på korttids i genomsnitt femton dagar i månaden, före och efter daglig verksamhet. Detta innebär bland annat att det kan vistas många personer i lokalerna och mer personalresurser krävs. I all barnverksamhet infaller under året lovveckor, studiedagar och klämdagar vilket innebär en betydande ökning i verkställighet som medför kraftigt ökade personalkostnader. I verksamheterna finns 8 vuxna personer som väntar på verkställighet för LSS 9:9. Särskilda utvecklingsområden 2017 Fortsätta det påbörjade teamarbetet med personalen. Här arbeta med möjligheten att ta del av förvaltningsövergripande information, utbildning och erfarenhetsutbyte. Det är viktigt att arbeta för en naturlig rörlighet mellan verksamheterna, där personalen får möjlighet till optimering av resursanvändning både utifrån kompetens och utifrån personaltäthet. Utveckla samordnarträffar mellan verksamheterna och chefer för att knyta ihop verksamheterna till att närmare arbeta som ett team. Fortsätta arbeta för samnyttjande av lokaler och rörlig, mulitkompetent personal. Det finns ett fortsatt behov av handledning kring metod och process. 22(65)

23 Arbeta för att göra personalscheman utifrån individens behov samt genomförandeplanerna. Fortsatt arbete kring att teamet ska verkställa ledsagning, avlösarservice och kontaktpersoner för barn och unga. Ett utvecklingsområde är kommunikation. Arbeta för övergripande specialistkompetens i teamet, såsom arbetsterapeut, specialpedagog. Arbeta för övergripande KSS. Eventuell riskbedömning 2017 Stor platsbrist det förekommer lokalbrist utifrån individuella behov Volymökningar Kompetensförsörjning Handledning Samhällets förändring; det ökade mångkulturella samhället kräver annan kompetens, såsom språk, kultur, kring traumatiserade individer med mera. I tjänsten Anna-Karin Jönsson, områdeschef Annelie Virveus, områdeschef Carina Åkesson, områdeschef Jenny Olausson, områdeschef 23(65)

24 Ansvarsområde gällande lagstiftningen Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och Socialförsäkringsbalken 51 Assistansersättning (SFB) Inom personlig assistans finns vuxna brukare, barn, ungdomar, avlösare, hemvård barn och kontaktpersoner samt anhörigvårdare. Teamets mål Assistansens verksamhetsmål är fortsatt att ha en tydlig och gemensam struktur vad beträffar arbetsrutiner och riktlinjer, och att anställa en kvalitetsäkringssamordnare. För att nå fram till detta har vi fortsatt vårt arbete med processkartläggning. Inom området Brukaren i centrum har vi fortsatt vårt arbete för ökad självständighet och delaktighet. Målet vi arbetar för är att ge brukare möjlighet att bli mer delaktiga och självständiga i form av kommunikationsstöd. Två personal har gått utbildning i samtalsmatta, för att öka möjligheten till en bättre kommunikation för brukare med kognitiv och kommunikativ funktionsnedsättning. Vi kvalitetssäkrar trygg assistans genom att ge brukaren möjlighet till inflytande vid rekrytering av personal. För att ge individuellt utformat stöd läggs stor vikt vid genomförandeplanens upprättande och utförande. Ur ekonomisk synpunkt har regelbunden dialog förts med ekonomerna varje månad och vi har fått en bättre inblick i teamets ekonomi. Vad beträffar personal och arbetsmiljö, har vi fortsatt arbetet inom SAM. På ett flertal arbetsplatser har skyddsronder genomförts. Årshjul upprättas årligen. Intraphone Intraphone har underlättat och förbättrat rapporteringen på SFB-timmar till försäkringskassan markant. Vid årsskiftet var 22 av våra SFB ärenden inlagda i Intraphone. Sammanlagt finns ca 350 personal inlagda i Intraphone, där knappt hälften är personal från Äldreförvaltningen. Vi kommer att fortsatta arbetet med att föra in våra LSS ärenden i Intraphone och därmed höjt kvalitetssäkringen även inom detta område. Bl.a. har Intraphones funktioner kvalitetssäkrat möjligheten att vid behov kunna jämföra verklig arbetstid mot schemalagd tid. Detta har särskilt varit till stor hjälp för att styra upp debiteringen från Äldreförvaltningen som förut debiterade handikappförvaltningen beställd schablon tid, och nu istället debiterar verklig tid som är utförd enligt Intraphones rapporteringssystem. Enligt statistik på tiden vi betalade till Äldreförvaltningen innan så har den mer än halverats sedan Intraphone infördes. Även Intraphones möjlighet att visa statistik har förbättrats och kommer att förbättra kvaliteten för våra brukare. Detta genom att man snabbt och enkelt ser hur många personer som varit på plats och lättare kan skapa kontinuitet framöver med hjälp av detta. Vi har förlängt avtalet med Intraphone och även förberett arbetet med att successivt byta ut det nuvarande förlegade telefonrapporteringssystemet till det nya rapporteringsättet som genomförs på androidtelefoner i app-miljö till våra arbetsgrupper. Vi genomförde första bytet i februari Arbetet fortlöper under Särskilda händelser I teamarbetet Under 2016 har 3 områdeschefer slutat och 3 nya har startat vilket resulterat i obalans i arbetet kring team assistans. P g a att områdeschefer avslutade sin anställning i team assistans fick några medarbetare inte möjligheten till lönesamtal. Personallägenheten har nu funnits i över tre år och används flitigt. Nu har mer än 100 personal tillgång till lägenheten. 24(65)

25 Personlig assistans Träffar med våra brukare, medarbetare & områdeschefer har genomförts under året. Brukare som önskat har gjort semesterresor. Utbildningar som genomförts: - Utbildning i förflyttningsteknik - Handledning i flera av våra personalgrupper - Löpande utbildning i Intraphone för medarbetare och Intraphonister - Dokumentationsutbildning - Genomförandeplansutbildning - HLR - Brandutbildning Förvaltningen har även satsat på 8 anställda från assistansen som studerar specialpedagogik 1 & 2 samt psykiatri 1. Kvalitetsberättelse Under året har vi har startat nätverksträff med en del brukare, medarbetare, områdeschefer och distriktssköterskor på vårdcentralen för att diskutera brukarens egenvårdsintyg. Eftersom många av brukarna inte själv kan redogöra när och hur de ska ta sin medicin, eller själv kan ansvara över sitt hälsotillstånd så måste detta delegeras till assistenterna. Vi har genomfört arbetsplatsträffar en gång i månaden. Medarbetarsamtal och lönesamtal erbjuds medarbetarna en gång om året. Vi jobbar med mål och handlingsplaner kontinuerligt. Nästan alla arbetsgrupper kommer innan årets slut ha bärbara datorer för att kunna dokumentera kontinuerligt och själva uppdatera genomförandeplaner. Alla medarbetare erbjuds utbildning via KKC i dokumentation och i upprättande av genomförandeplan. Vi har uppdaterat och gjort små förändringar i vårt avtal för de som väljer kommunen som assistansutförare. Varje grupp har även ett dokumentationsombud som är ansvarig att all dokumentation förs in i Procapita. Ekonomisk uppföljning Personlig assistans Som assistansgivare erhåller kommunen 288 kronor per verkställd timme från försäkringskassan. Vi redovisar de faktiska utförda assistanstimmarna till försäkringskassan varje månad. Sedan vi började använda Intraphone för att logga Äldreförvaltningens tider, redovisas även hemtjänst och nattpatrullens timmar efter exakt utförd tid. Detta har haft en god inverkan på ekonomin. (Se mer under Intraphone informationen ovan). Vi schemalägger så långt det går exakta timmar enligt beslut från FK. I vissa av våra ärenden förekommer jour vilket innebär en högre personalkostnad. Skälet till högre kostnad beror på de avtal vi har gällande jour. Vi ersätter halva brukarens jour med full lön och resterande jour med jourersättning. Från försäkringskassan får vi endast ersättning för en fjärdedel av beslutande jourtimmar. Nya riktlinjer har kommit från Försäkringskassan som påverkar vår ekonomi framöver. 25(65)

26 Särskilda utvecklingsområden 2017 Vi har förhoppningen att kunna genomföra planeringsdagar för samtliga assistenter detta år. Vi kommer att påbörja arbete med att förstärka assistentens roll/ uppdrag med hjälp av kvalitetsäkerhetssamordnare. Vi kommer även att upprätta ett måldokument med hjälp av kvalitetssäkerhetssamordnaren. Vi ser ett stort behov av en kvalitetssäkringssamordnare inom assistansen för att säkerställa dokumentation, genomförandeplaner och individuellt utformat stöd. Rekryteringen pågår under hösten Vi ska i samarbete med IT-samordnaren testa att använda bärbara datorer som arbetsverktyg ute i grupperna för att möjliggöra smidig dokumentation via citrix. Vi ska under året byta rapporteringsätt för de grupper som tidsredovisar till försäkringskassan. Deras telefoner byts ut till androidtelefoner där rapporteringen utförs via applikation. I samarbete med bemanningsenheten kommer vi att utarbeta en kvalitetsplan för att minimera antalet vikarier per ärende. För att på detta sätt kunna upprätthålla kontinuiteten och trygghet. Riskbedömning 2017 Vi ser en risk då vi inte uppnår kontinuitet hos våra brukare när det gäller vikarier, vilket påverkar kvaliteten och ekonomin negativt. Vi uppnår inte de krav som finns gällande försäkringskassans riktlinjer gällande kontinuitet. Detta påverkar i sin tur områdeschefernas och medarbetarnas arbetsmiljö. Vi skulle önska att vi konkurrerar på samma villkor som privata assistansanordnare. Som det är nu så bär vi baskostnaden, i form av sjuklön, på brukarens Sfb- peng. Enligt FK ska denna kostnad ligga utanför schablonen och inte bäras av brukaren. Vi skulle vilja lägga en ersättning för utebliven Ob-ersättning på timlönen utifrån brukarens beslut på de som har en PAN-anställning i hushållsgemenskap. Som det är nu så följer vi kommunens löneavtal vilket kan innebära färre ärenden till högre kostnader. Vi ser fortfarande en påtaglig risk med att ärenden omprövas och går från beslut enligt SFB till beslut enligt LSS. I tjänsten Områdeschefer i Team assistans Louise Pettersson Erik Johansson Aferdita Spahija Johanna Simonsson Administratör Karin Gunnarsson-Gilbertsson 26(65)

27 27(65)

28 Ansvarsområde - Korttids-lägerverksamhet, fritidsverksamhet. - Daglig verksamhet för vuxna utvecklingsstörda enligt LSS (Lagen om Särskilt Stöd). - Sysselsättning för vuxna med psykisk funktionsnedsättning. - Träffpunktsverksamhet för vuxna med psykisk funktionsnedsättning. - Träffpunktsverksamhet för vuxna med utvecklingsstörning. - Kontaktpersoner enligt LSS och SoL (Socialtjänstlagen). - Chaufförsverksamhet/ Träffpunktsverksamhet daglediga/ tjänstemän Förkortningar som används i texten: Dv Daglig verksamhet Apt - Arbetsplatsträff KSS - KvalitetsSäkringsSamordnare OC Områdeschef Måluppfyllelse Verksamheten Vi har påbörjat processkartläggningen, inte klara. Nya arbetsterapeuter tillsammans med att vi själva är relativt nya i processfrågorna gör att vi fått bordlägga arbetet med processen. Beräknas kunna bjuda in Ingrid Karlsson (myndighetschef) till planeringsdag kvartal Processen för verksamheterna beräknas vara klar innan semestern Brukaren i centrum Arbetet med brukaren i centrum sker löpande. Dels genom att arbetsterapeuterna är ute i våra verksamheter och följer upp individuella önskemål samt genom individuella uppföljningar. På daglig verksamhet har arbetet med brukaren i centrum till viss del påverkats av lokalfrågor vad gäller platsbrist och arbetsmiljö, bland annat genom att alla beslut inte kunnat verkställas fullt ut. Arbetet med våra genomförandeplaner och uppföljningar har fortsatt med viss förrändring. Tidigare har vi haft 2 arbetsterapeuter med KSS-uppdrag (KvalitetsSäkringsSamordnar-uppdrag) knutna till daglig verksamhet. Numera har vi två arbetsterapeuter (från HSL-teamet) utan KSS-uppdrag knutna till daglig verksamhet. I och med att KSSuppdraget upphörde har detta fått läggas på områdeschefen istället med ökad arbetsbörda som följd. Följderna har blivit att genomförandet inte håller samma kvalité och kontinuitet som tidigare utan får prioriteras i mån av tid. Arbetet med brukaren i centrum har även fått stå åt sidan i fritidsverksamhetens planeringsarbete då fokus har blivit lagt på ekonomiska nedskärningar. Boenden som inte fått sätta in personal har bidragit till att brukarens fritidsaktiviteter fått ställas in. En del aktiviteter som utförts i grupp har gått att genomföra till viss del. Medarbetarskap Uppföljning av arbetsskador sker löpande på alla våra dagliga verksamheter, dels vid tillfället då det skett samt på apt. Några av oss har kommit igång med att dokumentera arbetet i Kia. Det återstår en del arbete här. Målet ligger till 2018 och vi ser att vi kommer hålla det. Ekonomi Vi har påbörjat arbetet med att ge löpande information angående ekonomi till våra grupper på apt. Här finns fortfarande mycket kvar att göra för att befästa ekonomipunkten till våra grupper. Detta gäller sammanställd 28(65)

29 informationen till respektive arbetsplats. Att hålla budget med personal och driftpengar sker löpande mellan OC och respektive arbetsplats/medarbetare. Kommentarer: Teamet har under året förrändrats och nya tjänster och medarbetare har tillkommit och försvunnit. Vårt teamarbete har under 2016 kännetecknats av hög arbetsbelastning, sjukskrivning och mycket förrändringar i tjänsterna vilket har gjort att vi haft svårt jobba med måluppfyllnad och utveckling. Den höga arbetsbelastningen beror bland annat på att vi lagts på ett stort barnärende som inte skulle ligga på detta team. Även platsbrist och dålig arbetsmiljö i befintliga verksamheter har hindrat oss att arbeta med måluppfyllnad och utveckling. Särskilda händelser under året. Fritidskatalogen Beslut har tagits att lägga ner fritidskatalogen. Dels är det en arbetsbesparing och dels en kostnadsbesparing. Information sker istället via sociala medier och arrangemangsutskick på mail och hemsida. Hälsopaletten (fd Tennvägen): Verksamheten har flyttat till nya lokaler på Rosenholm. Verksamheten har även bytt namn från Tennvägen till Hälsopaletten Regnbågen (fd Jänkeberga): Verksamheten har tillfälligt flyttat från Bergåsa till nya lokaler på Mogården. Verksamheten har även bytt namn från Jänkeberga till Regnbågen. Lyckebyträffen Lyckebyträffen har öppnats upp och fyllts med besökare under Silvervägen Sysselsättningen har även 2016 ingått arbete med IT-fixarservice åt äldreförvaltningen. Projektet går ut på att hjälpa äldre med enklare tekniska problem och på så sätt få de äldre mer delaktiga i vårt vardagliga samhälle. Barnärendet Arbetsbelastningen har varit särskilt hög för en av cheferna i teamet på grund av barnärendet som felaktigt legat under Team Arbete & Fritid, vilket i sin tur har påverkat hela teamet. Barnärendet med 16 personer anställda kring sig, lämnades över till socialförvaltning under sommaren Helt överlämnat Rosenlyckan Nya lokaler till Rosenlyckan. Kommer flytta under Lokaler ligger på Gullberna. Bondgårdsverksamhet Beslut om tjänst till bondgårdsverksamhet klart. Kommer dra igång verksamheten på nyåret. Gruppen kommer samarbeta och utgår ifrån Trädgårdsgruppen. Ringököket Arbete pågår med översyn att eventuellt låta denna verksamhet övertas av socialt företag och därmed sluta vara en sysselsättningsverksamhet. Sysselsättning En KSS är anställd inom sysselsättningen på 25% resterande 75% jobbas som arbetshandledare på Träffpunkten. Receptionen Ekliden Ny Daglig verksamhet öppnad på Ekliden. Receptionsverksamhet med 4 arbetstagare och en arbetshandledare. Chaufförsverksamhet Chaufförsverksamheten växer kontinuerligt. I dagsläget är det 12 chaufförer som kör mellan brukare till och från DV. Samt personal inom förvaltningen. Kontaktpersoner 29(65)

30 Under året har fokus lagts på att rekrytera fler kontaktpersoner till pågående och nya beslut. Detta har gjorts genom uppsökande verksamhet såsom annonser i tidningar, medverkande i radio P4 Blekinge samt genom social medier. Kvalitetsberättelse Arbete för att utveckla och säkra kvaliteten i verksamheten. Arbetet med kvalitén har det här året kantats av ovan beskrivningar lokal- och personalfrågor. Nedskärningarna inom ekonomin och bortfall av en arbetsterapeut samt indragning av KSS-stödet från arbetsterapeuten har bidraget till att kvalitén minskat för såväl brukare som medarbetare och områdeschefer. Hälsopalettens flytt till nya lokaler på Arena Rosenholm samt ny tjänst till Bondgårdsgruppen bidrar till att kunna verkställa ett antal ankommande elever. Kompetensutveckling Våra medarbetare går efterhand (och i den mån det är möjligt pga bemanning) de utbildningar som krävs för att kunna utföra sitt dagliga arbete, utbildningar såsom Procapita, självservice etc. Förbättringsarbete. Hur har avvikelser, klagomål och synpunkter använts. I mån av tid har vi löpande genomgång av inkomna avvikelser, klagomål och synpunkter med det som rör vår personal på våra Apt för att synligöra och undvika upprepning av det vi kan påverka Antal aktuella genomförandeplaner Genomförandeplanerna görs i en årsplanering med en ettårsintervall och alla brukare inom daglig verksamhet erbjuds detta. Till viss del har kvalitén här sänks pga. arbetsterapeuternas minskade utrymme till deltagande. För att hålla god kvalité med uppdaterade genomförandeplaner och uppföljningar har vi rekryterat en kvalitetssäkerhetssamordnare till sysselsättningens grupper. Även Hälsopaletten har en deltidstjänst med KSS som stödjer Hälsopalettens arbetshandledare. Flera av våra grupper saknar fortfarande KSS-uppdraget och den hjälp med kvalitétsarbetet som KSS:are bidrar med. I dagsläget ligger ansvaret på arbetshandledare och OC och får göras i mån av tid. Ekonomisk uppföljning På grund av byte av lägergård har vi en markant kostnadsökning för lägerverksamheten. Men nu kan vi säkerställa en bättre och tillgängligare miljö för lägerdeltagarna. Vi har dubbelbemanning i en av våra verksamheter pga en brukares behov. Daglig verksamhet totalt visar på ett mindre underskott som till viss del kan hänvisas till volymökningar och förrändringar i vårdbehovet som kräver mer hjälpmedel års äskningar för ankommande elever från särskolan till daglig verksamhet har legat som ett underskott för Från och med 2017 finns dessa nu medräknade i kommande budget. Särskilda utvecklingsområden 2017 Bondgårdsverksamheten dras igång. Processen om att bestämma vart och hur Regnbågen ska fortsätta att bedriva sin verksamhet. Skapa nya verksamheter för att möta volymökningar. Samt anpassa befintliga verksamheter för att möta ökat inflöde av arbetstagare i daglig verksamhet. Fortsätta arbetet med processkartläggning även ut i verksamheten. 30(65)

31 Nya lokaler till Ruthensparre för att dels möta arbetsmiljöproblem samt nya möjlighet att ta emot fler arbetstagare. Kulturpaletten strävar efter utökad lokal för att möte arbetsmiljöproblem samt möjlighet att ta emot fler arbetstagare. Sammanslagning av Silvervägen och Fastighetsgruppen Ringö för att möta behovet av att skapa meningsfulla sysslor för våra arbetstagare. Riskbedömning 2017 Tidigare omsättning på områdeschefer i teamet gör att vi har haft svårt att känna teamkänsla och verksamheterna har blivit lidande av byten av cheferna. Vi har under 2016 arbetat för att bygga upp vår teamkänsla och skapa trygghet för grupperna, något vi fortsätter att arbeta med under Ytterligare slimmade ekonomiska ramar påverka kvalitén negativt och ger inte möjlighet att ge brukaren insats enligt nivåbedömt behov. Vi har sett att ofrivillig nollning (ej tillsatt vikarie vid sjukdom eller ledighet) fortsätter att öka inom Dv. Detta påverkar kvalitén för brukarens arbetsdag och gör att vi inte kan leva upp till målen i genomförandeplanen. Detta påverkar även personalens arbetsmiljö på ett negativt sätt vilket syns i bl.a. arbetskadeanmälningar och avvikelserapporter. Vi ser även att det är svårt att rekrytera till autismverksamheten såväl externt som internt. Vi ser en risk i att det kommer in fler beslut än vad vi har möjlighet att verkställa. Våra befintliga Dv är redan fullsatta. Vi gör vissa justeringar vad gäller anpassning av befintliga lokaler (där det finns möjlighet). Även om vi räknar in anpassningar och utökningar räcker dessa nätt och jämt för ankommande elever från särskolan samt ännu ej verkställda/delvis verkställda beslut som ligger hos oss. Inflödet ökar i högre takt än vad det skapas nya verksamheter. Vidare ökar omvårdnadsbehovet för våra brukare i och med att dom blir äldre. Som vi i tidigare verksamhetsberättelse uppmärksammat kvarstår dilemmat vad gäller beviljad assistans på DV. I samband med att brukaren beviljas assistans på DV påverkar detta nivåbedömningen/personaltätheten i beslutet. I tjänsten Peter Holmström, Fritidskonsulent Håkan Bergström, Chef Joel Greider Områdeschef Lotta Olofsson Områdeschef Ann-Sofie Johansson Områdeschef 31(65)

32 Ansvarsområde Specialistteamet Arbetar med personer med funktionsnedsättning som har beslut om bostad med särskild service samt daglig verksamhet. Tillämpad lagstiftning är SOL, LSS och HSL. Upptagningsområde innefattar Jämjö-Nättraby-Rödeby-Trossö-Lyckeby vilket innebär totalt 36 särskilda boende med ca.250 brukare. Kurator Ansvarar för placeringar av barn och ungdomar med funktionsnedsättning i familjehem, korttidsfamiljer samt verkställer beslut om kontaktperson. Kurator har enskilda samtal med brukare och anhöriga. Handledning i personalgrupp och interna utbildningar för såväl personal som brukare. Dessutom har kurator ansvar för olika gruppverksamheter. Kurator är också samordnare för förvaltningens Barngrupp samt ansvarig för förvaltningens arbete med Anhörigstöd och arbetet mot Våld i nära relationer. Tillämpade lagstiftningar är LSS och SoL. Sjuksköterskor Ansvarar för HSL på särskilda boenden och i daglig verksamhet inom Funktionsstödsförvaltningen. Som sjuksköterska har man det medicinska ansvaret vilket innebär ett ansvar för medicinhantering, läkarkontakter, bedömningar och uppföljningar samt dokumentation. I uppdraget ligger också utbildning/handledning/stöd gentemot personal samt brukarkontakt ute i verksamheterna. Tillämpad lagstiftning är HSL. Arbetsterapeut Arbetsterapeut utför HSL-insatser mot personer på särskilt boende samt mot daglig verksamhet och står också för arbetstekniska hjälpmedel i korttidsboenden. Det övergripande uppdraget består i att kartlägga, bedöma aktivitetsförmåga och stödbehov samt CPUP mätningar vilket skall resultera i lämplig åtgärd såsom exempelvis förskrivning av hjälpmedel och/eller handledning av persona och brukare. Utför också ADL-bedömningar som blir ett underlag för biståndshandläggares beslut. Arbetsterapeut genomför även interna utbildningar för personal. Tillämpad lagstiftning är HSL Fysioterapeut Fysioterapeut ansvarar enligt HSL för rehabiliterande, habiliterande, förebyggande och hälsofrämjande insatser. Dessa insatser följer fysioterapiprocessen. Exempel på fysioterapi är träningsinsatser, positioneringar, hjälpmedelsförskrivning, bassängträning och CPUP mätningar. I uppdraget ligger också utbildning/handledning/stöd gentemot personal ute i verksamheterna. Fysioterapeut ansvarar för fysioterapi på daglig verksamhet där problematiken är arbetsrelaterad. Arbetet utförs genom hembesök på boendena samt polikliniskt på vår mottagning. Tillämpad lagstiftning är HSL. Måluppfyllelse Specialistteamet Specialistteamet har arbetat fram uppdragsbeskrivning för HSL personal vilka är fastställda av ledningsgrupp. Uppdragsbeskrivning för kurator är under bearbetning. Arbete med rutinutveckling har skett kontinuerligt. Varje profession har kartlagt sina arbetsprocesser. Sjuksköterskorna har på grund av hög arbetsbelastning inte hunnit slutföra processerna. Teamprocessen är på grund av de olika professionernas inriktning ej möjlig. Fortsatt arbete med specialistträffer ute i verksamheten fortgår och är upprättat. 32(65)

33 Särskilda händelser under året Specialistteamet 2016 inleds med en flytt till nya lokaler. Det gjorde att verksamheten tillfälligt stannade av. Efter sommaren hade lokalerna kommit i ordning. Dessutom hade teamet fyllt vakanser. De nya lokalernas disponering innebar en geografisk närhet inom teamet vilket förbättrade det interprofessionella samarbetet. Kurator Efterfrågan av kurators tjänster har varit stor under Samtal med anhöriga och enskilda brukare har ökat under året. Utifrån riskbedömning har kurator fått personligt larm. Förfrågningar från områdeschefer gällande handledning/stöd till personalgrupper har kontinuerligt inkommit. Gällande verkställigheten har ett stadigvarande familjehem avslutats på grund av flytt till eget boende. I arbetet med anhörigstöd har en föräldragrupp kontinuerligt träffats under Gruppen har varit inriktad på föräldrar till barn med NPF. Den nationella anhörigdagen den 6 oktober uppmärksammades med arrangemang på Stortorget i samarbete med Äldreförvaltningen. Kuratorerna har arbetat fram ett utbildningsmaterial i sexuell hälsa. Utbildningen riktar sig till personal i verksamheten samt områdeschefer. Utbildningen har genomförts i några verksamheter. Ett material i sexuell hälsa har också tagits fram för att genomföra studiecirklar med brukare i detta ämne. Under 2016 har utbildningsinsatserna i verksamheten ökat avsevärt. Barngruppen har varit vilande under våren. Den aktualiserades efter diskussioner i samband med remissförfarandet om att implementera Barnkonventionen i svensk lag. Avseende arbetet mot våld i nära relationer har kuratorerna deltagit i ett länsövergripande erfarenhetsutbyte i Ronneby. Sjuksköterskor 2016 har varit präglat av hög arbetsbelastning trotts en tillkommen projekttjänst. Två sjuksköterskor har minskad sysselsättningsgrad, vilket ersätts av en vikarie. På grund av den höga arbetsbelastningen har årets influensavaccinering till stor del skett på vårdcentralerna. Antal brukare har fortsatt att öka under 2016 och därmed även vårdtyngden såväl somatiskt som psykiskt. Vi märker en ökning av palliativ vård vilket kopplas till att brukarna blir äldre. Vidare kvarstår problem för brukarna att ta sig till mottagningen, vilket beror på flera faktorer. Den årliga medicinska delegeringsutbildningen för sommarvikarier har genomförts. Meddelandefunktionen i Procapita mellan HSL personalen och personal på gruppboendena är under utveckling. Syftet är att kvalitetssäkra och förbättra hälso- och sjukvårds- kommunikationen. Hälsotema Sömn har genomförts på daglig verksamhet efter förfrågan. Kompetenshöjning av personal på boendena gällande blodtrycksmätning. Samverkansträffar på boende inom psykiatri och HO fortsätter som föregående år utefter behov. Särskilda utbildningar och mässor under årets gång har varit: Tillämpad beteende analys och positivt beteendestöd- grundutbildning Kontinuerlig procapitautbildning Frakturprevention och osteoporos Lågaffektivt bemötande Nya patientlagen samt kommunernas ansvar för hälso- och sjukvård Arbeta med autismspektrumtillstånd hantverket och den professionella rollen. Hjälpmedelsutställning kognition, kommunikation och syn Ep-Larms utbildning Vårdhygien och smittskydds utbildning. Arbetsterapeuter Underbemanning på grund av uppsägningar på egen begäran, tjänstledighet och föräldraledighet. Arbetssituationen har varit ansträngd då det endast varit 2-3 arbetsterapeuter i tjänst fram till och med augusti månad, då ytterligare 2 tjänster tillsattes. Ett kortvarigt vikariat är inte tillsatt på grund av lång rekryterings tid. Återaktualisering av arbetet med hjälpmedelsombudspärmen har upprättats med äldreomsorgens representanter. 33(65)

34 Arbetsterapeuterna stödjer biståndshandläggare i nivåbedömningar. På grund av vårens vakanta tjänstar har det inte varit möjliga att utföra dessa inom rimlig tid, vilket har resulterat i anhopning av ärenden under hösten. Särskilda utbildningar och mässor under årets gång har varit; Talking Mats (Samtalsmatta), Tecken som alternativ kompletterande kommunikation (TAKK), 24 h positionering, In print, CPUP-dagarna, Lågaffektivt bemötande Studio III, Funka för livet mässan, Välfärdsteknik (Myndigheten För Delaktighet) samt HMC:s mässa för kognitiva hjälpmedel. Fysioterapeut Startat upp ett fungerade arbete kring CPUP mätningar i samverkan med arbetsterapeut. Förbättrat sammarbetet med habiliteringen genom ökad användning och närvaro på ortopedronder på habiliteringen. Förflyttningsutbildning för sommarvikarier har genomförts. Försök att starta upp hälsofrämjande arbete i specialistteamet. Försök att starta upp ett förbättringsarbete i journalskrivning i vårt verksamhetssystem procapita. Deltagit på CPUP dagarna och inhämtat kunskap och kompetens i området. Deltagit på Axelina utbildning för att kvalitetssäkra skulderrehabilitering. Deltagit på utbildning i 24 timmars positionering och därmed ökat kompetensen av att hitta långvariga positioner i liggande och sittande för att förebygga och behandla kroppsliga felställningar. Deltagit på utbildning i samtalsmatta för att underlätta kommunikationen med patienter i patientarbetet. Kvalitetsberättelse Specialistteamet Teamet har månatligen träffats i tvärprofessionella specialistträffar tillsammans med utvalda verksamheter inom psykiatrin. Träffarna har inneburit att personal från boenden har förberett och prioriterat ärenden. Detta har i sin tur lett till ett mer effektivt arbetssätt. Responsen från verksamheterna har varit mycket positiv. Systematiskt kvalitetsarbete möjliggör förbättrad intern kvalitetskontroll genom transparens av processer. Skapar även referens för jämförelse mellan kommuner, och internt mellan förvaltningar samt inom teamet. Kurator Anhörigstödet utvärderas och revideras utifrån efterfrågade behov. Kurator deltar i nationella forum för att ta del av forskning och nya rön med syfte att utveckla anhörigstödet. Nätverk mellan kommunerna i länet har fortgått under året. Kuratorerna har deltagit i semestervikarieutbildning och där genomfört föreläsning i hot och våld, samt anmälningsplikt. Kvalitetsarbetet med processkartläggning gällande verkställigheten fortskrider. Arbetet med att överföra processerna till det digitala systemet pågår. Kuratorerna träffas regelbundet varje måndag utifrån given dagordning. Genomgång och fördelning av ärenden samt diskussion runt arbetsätt tas upp. Kollegiegranskning av dokumentation i Procapita har gjorts för att säkerställa kvalitén i dokumentationen. Kuratorerna har fått möjlighet till kompetensutveckling genom en ettårig utbildning i KBT. Sjuksköterskor Under året har det kontinuerligt skett medicinsk delegeringsutbildning. I samband med utbildningen görs ett kunskapstest innan delegering utfärdas. Vid årsförnyelse av brukarnas mediciner ifylls ett symtomskattningsformulär som läkarna använder sig av för att kunna ge adekvat medicinering. Årshjulet är ett användbart stöd för sjuksköterskorna, genom att följa de återkommande rutiner som gäller under året. Användandet av systemet NPÖ (Nationell patientöversikt) har ökat, vilket ger tillgång till informationsutbyte mellan kommun och landsting. Rutin till boendena har upprättas för förvaring av avslutad hälso- och sjukvårdsdokumentation, som förstärker samarbetet mellan aktuell personal och PAS (patientansvarig sjuksköterska). Samverkansarbetet/Kvalitetsarbetet fortsätter mellan Funktionsstödsförvaltningens sjuksköterskor och Landstingspsykiatrin som fortsatt behöver förbättras och utvecklas. 34(65)

35 Samverkansarbete mellan Äldreförvaltningen och Funktionsstödsförvaltningen pågår. Meddelandefunktionen i Procapita som är sekretess säkert informationsutbytet mellan sjuksköterska och boendepersonal, är under implementering. Sjuksköterskemöte genomförs en gång månatligen för information, kunskapsutbyte, problemkonsultation och utvecklingsarbete. Kort morgonmöte hålls för dagsplanering och samverkansbehov. SIP samordnad individuell vårdplan, sker i samverkan mellan olika professioner och Landstinget. Arbetsterapeuter Kvalitetssäkringsarbetet har under året bland annat bestått av utbyte med andra arbetsterapeuter genom nätverksmöten med andra kommuner, samarbete med arbetsterapeuter inom egna kommunen, länsövergripande samarbetsgrupper så som exempelvis anvisningsgrupper samt transport och färdtjänstgrupp. I verksamheten har arbetet kvalitetssäkrats genom samarbete i specialistträffar, HSL-träffar, arbetsterapeutområdeschefsträffar, samordnad individuell plan (SIP) och tvärprofessionell samverkan med representanter från landstinget. Arbetsterapeuter har genomfört utbildningar kring kommunikation och kognition, förflyttningsteknik och intellektuell funktionsnedsättning, för både semestervikarier och baspersonal. Utbildningsinsatser utöver KKC:s standardutbud har även erbjudits. Kommunikation och kognitionsutbildningen har erbjudits studerande på vuxenutbildningen, där även workshop för social berättelse ingick. Utbildning i förflyttningsteknik har också erbjudits gymnasieelever. Genom de utbildningar som arbetsterapeuterna har gått har arbetet kvalitetssäkrats för brukarnas delaktighet. Fysioterapeut CPUP mätningar har utförts tillsammans med arbetsterapeut för att genom kontinuerlig standardiserad uppföljning tidigt upptäcka och försöka förhindra uppkomst av höftluxation och svåra felställningar och därigenom skapa bästa möjliga funktion och livskvalitet för personer med CP. Samt för att öka kunskapen om CP. Fortsatt samverkan med läkare och fysioterapeuter/sjukgymnaster på habiliteringen och övriga kommuner i länet, för diskussion kring svåra patientfall och aktuella utbildningar. Specialistträffar på boenden utförs vilket ökar teamsamverkan och kvalitét i patientarbetet. Fysioterapeut har genomfört utbildning i förflyttningsteknik för semestervikarier. Ökad kunskap i axelrehabilitering vilket underlättar samverkan med landstinget och förbättrar möjligheterna till bättre axelfunktion efter rehabiliteringsperiod. Ökad kunskap om behovet av långvariga positioneringar för att förebygga och behandla kroppsliga felställningar. Ökad kunskap i att använda bildstöd som ett kommunikationsstöd för att underlätta kommunikation i mötet med patienten. Ekonomisk uppföljning Kurator Budget i balans. Sjuksköterskor Under 2016 ses en ökning av inkontinenshjälpmedel där kostnaderna stiger, även kostnaderna för förbandsmaterial har ökat. Budget överskrids med 0,55 tjänst från och med september Arbetsterapeuter och Fysioterapeut Budget i balans. Särskilda utvecklingsområden 2017 Specialistteamet Specialistträffarna är pågående inom psykiatrin. Uppstart har skett inom HO, men har inte kommit igång fullt ut, fortsatt arbete under (65)

36 Mottagningen har vidareutvecklats under Ökad information till verksamheterna har lett till fler besök på mottagningen. Ett arbete startas upp med att erbjuda chaufförverksamhet för att öka tillgängligheten. Arbetet med att utveckla mottagningen fortskrider Utvecklingsarbete fortskrider med riskbedömningar. Kurator Önskar vidare kompetensutveckling genom bredden på Socionomdagarnas föreläsningar Kuratorerna har som mål att genomföra minst en studiecirkel med brukare i ämnet sexuell hälsa. Beslut tas 2017 om huruvida barnkonventionen blir svensk lag. Om det blir så kommer detta att innebära stora förändringar i alla insatser/ärenden som avser barn. Vad detta kommer innebära för oss kuratorer kan vi endast spekulera i. Nya rutiner, kompetensutveckling och metodutveckling är några delar som vi med säkerhet kommer att behöva arbeta med. Även Barngruppens förvaltningsövergripande arbete kommer i så fall att påverkas. Kuratorerna planerar att genomföra en storföreläsning inom anhörigstödet hösten Sjuksköterskor Arbete pågår med att utveckla och expandera Mottagningen på Ekliden. Chaufför-service diskuteras för att underlätta så brukarna självständigt kan komma till mottagningen. Vidareutbildningar inom specialämnen (t.ex. autism, psykiatri) efterfrågas för att kunna hålla en god kompetens hos oss sjuksköterskor. Det ses ett stort behov av internutbildningar till baspersonal för att öka vårdkvaliten i verksamheten. Arbetsterapeut För att kunna hålla en god kompetens hos oss arbetsterapeuter är önskvärda utvecklingsområden tydliggörande pedagogik, tillämpad beteendeanalys (TBA) och positivt beteende stöd (PBS), motiverande förhållningssätt i det vardagliga arbetet mot personer med neuropsykiatriska funktionsnedsättningar och tecken som alternativ kompletterande kommunikation (TAKK). När möjlighet finns går arbetsterapeuterna på olika föreläsningar och produktvisningar. Önskvärt är att vi förblir fullbemannade under Arbetsgruppen planerar att, i början av 2017, gå igenom och gallra ordinationer i de gula pärmarna enligt gällande rutiner. Önskvärt är utveckling av meddelandefunktionen i procapita mellan verksamheterna och rehabteamet. Önskvärt att bibehålla och vidareutveckla befintliga rutiner kring arbetsterapeutens roll. Kommunikation är en förutsättning för delaktighet. Enligt socialstyrelsen krävs kompetens inom kommunikation för att minska utåtagerande beteende i LSS-verksamheter. Många av brukarna i vår förvaltning har olika typer av kommunikationssvårigheter där en logoped har kompetens för bedömning och behandling. Arbetsterapeuterna ser ett stort behov av en leg. Logoped i verksamheten då många förfrågningar inkommer runt kommunikation som idag inte kan bemötas. I nuläget är en logoped från habiliteringen inkopplad i vissa ärenden där kontakten krävs för förskrivning av hjälpmedel. Arbetsterapeuterna ser hur mycket som skulle kunna göras för många fler brukare i vår verksamhet med tillgång till en logoped. Fysioterapeut Introducera ny kollega i uppdraget och verksamheten. Fortsätter arbetet kring att utveckla patientflödet till mottagningen på Ekliden. Fortsätter arbetet att utveckla dokumentationen i HSL journalen i Procapita i syfte att samdokumentera och arbeta patientsäkert. Starta upp hälsofrämjande arbete i samverkan med specialistteamet. Starta upp digital kommunikation med personal ute i verksamheten. Starta upp tidsregistrering av HSL insatser för att tydliggöra våra uppdrag på boendena och underlätta resursunderlaget i verksamheten. Förhoppningsvis starta ett sammarbete med en MAR i kommunen. 36(65)

37 Riskbedömning 2016 Specialistteamet En ergonom har sett över varje enskild medarbetares arbetsplats. Teamet har fått ett skyddsombud. Det är fortsatt svårt att rekrytera personal till teamet. Riskbedömningar och rutiner ska göras och samlas i SAM pärmen. Kurator Tillsammans med ansvarig chef har rutiner för ensamarbete tagits fram. Riskbedömningar i enskilda ärenden har påbörjats och kommer att fortgå under Sjuksköterskor Ensamarbete är något som undviks om risker och hot kan identifieras vid besök i enskilda lägenheter. Detta hoppas vi kommer minska då vår intention är att brukaren besöker mottagningen istället. Ökad arbetsbelastning i samband med volymökningar samt ökad vårdtyngd medför att det kan bli svårt att upprätthålla den medicinska vårdsäkerheten för den enskilde brukaren. Svårt att få tiden att räcka till för reflektion, uppföljning och dokumentation i den omfattningen som bör ske. Pga. läkarbrist och bristande kommunikation inom primärvården och framförallt psykiatrin ser vi medicinska risker för brukarna. Vi arbetar aktivt för att öka och förbättra samarbetet. Arbetsterapeuter Om tjänster fortsatt inte blir fullt tillsatta finns en risk i att ärenden blir liggande, kvalitén på dokumentationen påverkas och att brukarna inte får den tid i mötet som de behöver. En framtida riskbedömning vi ser är att vi har ett ökat antal äldre brukare. Idag saknas verksamheter som tar vid efter pension från daglig verksamhet. Följden av detta kommer att ställa andra krav på vår verksamhet och boendenas utformade miljö samt innebära stora förändringar både på personligt, socialt och omvårdnadsmässigt plan för våra brukare. Fysioterapeut Risk att ordinationer från fysioterapeut inte blir utförda och prioriterade i verksamheten på grund av personalbrist. I takt med att fysioterapeuter blir fler kommer fler ordinationer skrivas och fler personal behöver finnas i verksamheten för att stödja brukarna i sin fysioterapi. Risken finns både på boendesidan och på daglig verksamhet. Risk att patienter inte kan komma till mottagningen på Ekliden på grund av att det inte finns tillräckligt med personal i verksamheten som kan ledsaga patienten. I tjänsten Annika Lundberg, kurator Susanne Persberg, kurator Ingrid Romberg, kurator Ingrid Persson, leg. sjuksköterska Yvonne Knutsson, leg. sjuksköterska Anna Ohlsson, leg. sjuksköterska Bo Nilsson, leg. sjuksköterska Rune Vendel, leg. sjuksköterska Veronica Johansson, leg. sjuksköterska Morgan Johansson, leg. sjuksköterska Anneli Ebbesson-Fhärm, leg. arbetsterapeut Johanna Kolbeins, leg. arbetsterapeut Malin Aldinge, leg. arbetsterapeut Sofia Rubin Nilsson, leg. arbetsterapeut Frida Nordeström, leg. arbetsterapeut Helena Thoresson, leg. fysioterapeut Vibeke Jensen Clegg, verksamhetschef 37(65)

38 Verksamhetsberättelsen ger en sammanfattning av tillgänglighetsstrategens verksamhet för år 2016: Ansvar vht 785. Tillgänglighetsstrategen har två ansvarsområden: - att samordna och ansvara för det övergripande tillgänglighetsarbetet i Karlskrona kommuns verksamheter samt - förvaltningens långsiktiga strategiska boende- och lokalplanering Karlskrona kommuns tillgänglighetsarbete Tillgänglighetsstrategen ansvarar för arbetet med att samordna, driva och genomföra tillgänglighetsarbetet tillsammans med samtliga kommunala förvaltningar och bolag liksom externt mot funktionshinderorganisationer, andra myndigheter och allmänheten. För att kunna göra åtgärder för att öka tillgängligheten krävs årliga investeringsmedel och dessa, 1 miljon årligen ingår från år 2015 i Funktionsstödsnämndens investeringsram. Tillgänglighetsstrategen beslutar vilka objekt/projekt som helt eller delvis ska bekostas av tillgänglighetsmedlen i dialog med drift- och serviceförvaltningens fastighetsavdelning, där själva konteringen görs. Tillgänglighetsstrategen har under året löpande deltagit vid planering och projektering tillsammans med kommunens förvaltningar för att säkerställa att all samhällsplanering görs utifrån social hållbarhet, universell utformning och att befintliga brister i tillgänglighet i den fysiska miljön åtgärdas. Information om pågående projekt ges kontinuerligt till kommunala rådet för funktionshinderfrågor av tillgänglighetstrateg tillsammans med ansvariga tjänstemän från aktuella förvaltningar. Under året har tillgänglighetsstrategen varit delaktig i ett antal projekt till exempel ombyggnad av östra delen av Ronnebygatan, förändringen av området kring statyn (Karl XI) på Stortorget, framtagandet av kravspecifikation inför upphandlingen av ny idrottshall (ersättning för Idrottshallen/Östersjöhallen) ny idrottshall i Vedeby, utformningen av ny reception kommunhuset och tillgänglighet kommunala badplatser. Om- och tillbyggnaden av Arena Rosenholm färdigställdes 2016 och medförde 6 nya åskådarplatser för användare av rullstol/rollator vilket gör att det nu finns totalt 12 sådana på Arenan. Tillgänglighetsstrategen har även varit med när utformningen av gatumiljön Pottholmen och nya resecentrum fastställts. I dessa diskussioner deltog representant från Synskadades förening Karlskrona för att säkerställa att utformningen blir så bra som möjligt för personer med synnedsättning. Ombyggnaden av Strandgården, 34:an, blev klar våren 2016 och i samband med detta installerades en hörselslinga i en av de lokaler som hyrs ut till föreningar/allmänhet. Arbetet med att genomföra skyltning av kommunala publika lokaler utgör numera en stor del av tillgänglighetsarbetet. Tillgänglighetsstrategen är huvudansvarig för detta arbete tillsammans med representanter från berörda verksamheter och förvaltningar. Hösten 2016 var tillgänglighetsstrategen inbjuden av Länsstyrelsen till ett heldagsseminarium om tillgänglighetsarbete. Deltagare var bland annat aktörer från olika nationella myndigheter och länets kommuner. Tillgänglighetsstrategen har många externa kontakter med privata fastighetsägare, näringsidkare och ideella föreningar när de haft frågor om tillgänglighet till olika typer av lokaler och verksamheter. Funktionsstödsförvaltningens strategiska boende- och lokalplanering I funktionen boende-lokalsamordnare har tillgänglighetsstrategen två mål i förvaltningens måldokument. 1. Perspektivet Ekonomi, målområdet: Vi fattar beslut om insatser utifrån behov och verkställer dessa på ett sätt som är kostnadseffektivt och rationellt. Mål: Insatsen servicebostad har ökat i förhållande till gruppbostad, med 30% till Etablerat samverkan med privat och kommunal bostadsmarknad för att förmedla våra behov (juni 2016) Pågående. Under året har boende- och lokalplaneraren tillsammans med förvaltningschefen träffat företrädare för fastighetsägare i kommunen. En av dessa träffar gjordes tillsammans med andra kommunala förvaltningar som också har bostadsbehov för sina målgrupper. 38(65)

39 Utöver detta har boende- och lokalplaneraren haft flera kontakter med fastighetsägare som är intresserade av att försöka tillgodose förvaltningens behov av bostäder med särskild service. - Strategiskt förhyra lägenheter i attraktiva områden (juni 2017) Det är fortsatt en svår situation på bostadsmarknaden i Karlskrona som medför att det är svårigheter med att hyra in flera lägenheter samlade i ett bostadsområde så att de kan användas som servicebostäder. 2. Brukarperspektivet, inom målområdet: Målområde - Vi har utvecklat vårt utbud av stöd och möjligheter till personliga val genom att vi till 2018 har: Mål: Vi har etablerat två nya enheter servicebostäder. - Vi skall arbeta för att förbättra processen för kommunens bostadsförsörjning så att det tillgodoser ett planerat behov av servicebostäder (2018) Pågående. Boende- lokalplaneraren deltar kontinuerligt i arbetet med kommunens bostadsförsörjningsprogram, i framtagande av detaljplaner och i andra förvaltningsövergripande sammanhang för att förvaltningens behov ska finnas med i kommunens långsiktiga bostadsförsörjning. - Vi har utvecklat kontakter med fastighetsägare på ett sådant sätt att vi kan etablera enheter av servicebostäder i nybyggnation ( ). Pågående. Boende- lokalplanerare har under 2016 påbörjat kontakter med fastighetsägare för att undersöka möjligheten att i samband med nybyggnation av flerfamiljshus kunna etablera nya servicelägenheter. Särskilda händelser 2016 Under februari mars skedde inflyttning i lokalerna på Ekliden för verksamhetschefer, biståndshandläggare och verksamhetsteamen. Samtidigt lämnades lokalerna på Gullberna Park. En ny lokal för daglig verksamhet, Hälsopaletten, på området Rosenholm invigdes i augusti. I samband med detta lämnades lokaler på Tennvägen. Den dagliga verksamheten Regnbågen (f.d. Jänkeberga) flyttade in i tillfälliga lokaler mars 2016 på f.d. Mogården. Beslut om permanenta lokaler eller vad som ska ske med Jänkeberga är inte fattade. Under hösten 2016 färdigställdes ett nytt gruppboende på Kolonivägen med 8 lägenheter, vilket gjorde att några av de icke-verkställda besluten avseende gruppboende kunde verkställas. Under året har flera olika dagliga verksamheter anmält behov av större eller mer ändamålsenliga lokaler. Konferenser och nätverk Tillgänglighetsstrategen/Boende- och lokalsamordnaren har under året deltagit på kursen REIS (Stockholm, 1 dag), Välfärdsteknik (Stockholm, 1 dag) och konferensen Framtidens behovsstyrda LSS-boende (Stockholm, 2 dagar) och Delaktighetsdagen arrangerad av Myndigheten för delaktighet (Stockholm, 1 dag). Ekonomi Tillgänglighetsstrategen har en internbudget för år 2016 om 100 tkr och den 4 januari 2017 har cirka 95 tkr använts. Investeringsmedel för att öka tillgängligheten i kommunens lokaler och allmänna platser var 1 miljon kronor för överförda icke utnyttjade medel från 2015 om 507 tkr totalt 1,507 miljoner kr. Den 23 januari 2017 har endast 320 tkr använts. Det återstår 1,187 miljoner kr. beroende av att bland annat planerade åtgärder om cirka 600 tkr på kommunala utebadplatser inte utförts som planerats under Dessa åtgärder kommer att utföras våren Tillgänglighetsstrategen bedömer att det för år 2017 därmed behövs investeringsmedel om 1,2 miljoner kr för att löpande och uppskjutna tillgänglighetsåtgärder ska kunna genomföras. Förvaltningen kommer därför att anhålla om att 200 tkr av de icke utnyttjade investeringsmedlen för 2016 förs över till Funktionsstödsnämndens investeringsram för år I tjänsten Kajsa Samuelsson Tillgänglighetsstrateg Boende-och lokalplanerare 39(65)

40 Ansvarsområde Tjänsten utgör en stabsfunktion och är direkt underställd förvaltningschefen. Rollen som IT-samordnare innebär att ha ett övergripande ansvar för frågor runt it, telefoni och verksamhetssystem i förvaltningen. I tjänsten som IT-samordnare och systemansvarig ingår att vara förvaltningens kontakt i interna frågor, externa kontakter samt till kommunens IT-enhet i de frågor som rör ansvarsområdet. Vid frågor som diskuteras i olika forum framföra förvaltningens behov och önskemål, och att ta med information och uppdrag som ska hanteras av förvaltningen. I rollen ingår att tillsammans med berörda förvaltningar tillse att vårt verksamhetssystem håller en kvalitativ och användarsäker miljö för uppgifter runt brukaren. I uppdraget ingår att vara förvaltningens representant på området och kunna ge sakkunnigt stöd i de frågor som berör ansvarsområdet till olika personalkategorier. I tjänsten ingår numer även att ingå i förvaltningens Utvecklingsavdelning och här bidra med kompetens inom olika områden. I rollen ingår ett övergripande ansvar för: systemansvar för förvaltningens verksamhetssystem systemansvar för förvaltningens del i systemet Prator systemansvar för stödprogram som används av olika yrkeskategorier utbildning till användare av våra verksamhetssystem förvaltningens IT-frågor, både hård- och mjukvara vara förvaltningens representant i kommunens it-forum göra beställningar av datorer, telefoner och annan utrustning som krävs i anslutning till kommunens administrativa nätverk beställa teknisk kringutrustning som krävs för att hitta effektiva arbetsmetoder framtagning av efterfrågad brukarstatistik Särskilda händelser Under året har arbetet med att kvalitetssäkra vårt verksamhetssystem fortlöpt. För att kunna använda systemet mer effektivt och med högre kvalitet så har vi byggt om alla delar som används i beslutsdelen och verkställighetsdelen vilket inneburit att alla pågående beslut och alla pågående verkställigheten har fått göras om. Ett arbete som för handläggare och chefer innebar att mer än 2500 ärenden fick göras om. Vi har även i vårt verksamhetssystem byggt om organisationsstrukturen för att bättre passa vårt behov och för att följa de riktlinjer som framtagits kommunövergripande. Arbetet med den nya versionen av systemet som kommun och landsting använder för att kommunicera runt patienten fortgår och är ännu inte klart att tas i drift, troligt införande blir under slutet av Vi har många brukare som när de är på våra korttids, träffpunkter och dagliga verksamheter behöver tillgång till internet. Vi, tillsammans med, IT-enheten har under året startat användandet av sk. vouchers i flera av våra verksamheter och det har upplevts som positivt. Kvalitetssäkring Under året har det genomförts flera utbildningar inom ämnet dokumentation och även anpassade utbildningsinsatser har gjorts efter förfrågan från områdeschefer. Inför att vi framöver kommer att arbeta efter Socialstyrelsens framtagna metod för handläggning och verkställighet har jag gått en processledarutbildning i IBIC. En styrgrupp har också bildats för detta projekt där jag är med. Vi har under året börjat med supportträffar på Ekliden. Vi finns då på plats för att kunna stödja i frågor runt vårt verksamhetssystem. Vi har fått positiv feedback på detta upplägg och kommer att fortsätta med detta under Vi redovisar LSS-statistik en gång per år, som underlag till det nationella skatteutjämningssystemet, genom de förändringar som gjort i samband med att alla beslut tagits om är kvaliteten på denna statistik mer tillförlitlig och mindre manuell hantering har behövts. 40(65)

41 Ekonomisk uppföljning Då vi byggt om flera stora delar av vårt verksamhetssystem har vi behövt ta hjälp av konsulter. Detta gör att budgeten visar ett mindre underskott. Särskilda utvecklingsområden Under kommande år behöver vi focusera på att öka kvaliteten i den sociala dokumentationen och försöka få fler att känna sig trygga med att dokumentera. Vi behöver även stödja chefer och handläggare att nyttja verksamhetssystemets funktioner bättre. Vi kommer under året att få ett nytt boende klart för inflyttning och även här kommer man att försöka ta in ny teknik. Under året kommer landstinget att byta plattform för vårt gemensamma program Prator vilket för oss kommer att innebära en total ombyggnation av vårt nuvarande program. I tjänsten Susanne Johannesson IT-samordnare 41(65)

42 Verksamhetsområde Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) är en ledningsfunktion som främst omfattar utveckling och kontroll av kvalitet och säkerhet inom den kommunala hälso- och sjukvården och närliggande områden inom äldre- och funktionsstödsnämndernas verksamhet. Kvalitets- och utvecklingsarbete Kvalitén inom hälso- och sjukvårdsområdet följs upp genom enkäter och analys av avvikelser. Analys och redovisning till ansvarig nämnd av avvikelser och fallrapporter har skett i samråd med kvalitetsansvarig. När nya föreskrifter och lagar kommit och förändringar i verksamheten skett har rutiner, kvalitetshandböcker och riktlinjer som berört hälso- och sjukvårdsområdet reviderats efter behov. MAS har under året haft möten med sjuksköterskor, arbetsterapeuter, fysioterapeut och diskuterat ämnen som nya patientlagen, dokumentation och prioritering med samt deltagit vid händelseanalyser av avvikelser. Nya hygienföreskrifter För att Funktionsstödsförvaltningen ska kunna uppfylla de nya hygienföreskrifterna vad gäller arbetskläder har en arbetsgrupp genomfört en upphandling av hyra/tvätt arbetskläder tillsammans med upphandlingsenheten. Upphandlingen slutfördes under senhösten och införandet beräknas vara klart maj Undertecknad var sammankallande i arbetsgruppen MAS har också tillsammans med hemsjukvården varit behjälplig vid vårdplaneringssituationer. Utvecklingsområden 2017 I Patientsäkerhetslagen ställs krav på att varje vårdgivare ska ange mål med hälso- och sjukvården. Målet ska sedan följas upp och utvärderas årligen i en patientsäkerhetsberättelse. Den nya lagen innebär också ett förändrat perspektiv, med större fokus på vårdgivarens ansvar och vårdtagarens delaktighet och rätt till information. Detta förtydligas ytterligare i den nya Patientlag som trädde i kraft 1 januari Vårdgivaren och Funktionsstödsförvaltningens hälso- och sjukvårdspersonal bör under 2017 arbeta vidare med såväl övergripande som mer detaljerade mätbara mål för den hälso- och sjukvård som bedrivs inom verksamheten. I tjänsten Ann-Britt Mårtensson Medicinskt ansvarig sjuksköterska 42(65)

43 Funktionsstödsnämnden redovisar per 31 december 2016 en negativ avvikelse om 7,4 mnkr, netto omslutningen är 428,0 mnkr och nämndens budgeterade medel 420,5 mnkr. RESULTATRÄKNING december 2016 Budget helår Resultat helår Avvikelse helår Avvikelse 2015 Intäkter Kostnader Varav personalkostnader Varav övrig drift Avskrivningar Finansiella poster Totalt Tkr I matrisen ovan ses den främsta anledningen till resultatet i form av en större negativ post under övrig drift. För 2016 förmår inte intäkterna riktigt möta upp underskottet på driften då det endast redovisas ett mindre överskott här. Det gäller också för personalkostnader som redovisar plus mot budget. Trenden i Funktionsstödsförvaltningen har fortsatt där det också under 2016 beviljats och verkställts fler och mer omsorgskrävande insatser vilket märks tydligt inte minst i LSS statistiken (se matriser i bilagorna). Detta medför också att den totala kostnadsmassan fortsätter att öka. Det märks också tydligt nu att dessa insatser inte enbart berör personalresurser som har ett direkt samband mellan volymökningar och därmed ett ökat behov av personalstöd, utan också övrig drift påverkas till stor del av utvecklingen. Trenden är också att det behövs mer komplext och sammansatt stöd för såväl nya brukare som för de brukare som redan har någon form av stöd i förvaltningens verksamheter. Det blir också allt tydligare att resurserna inte räcker till och då behövs andra former av lösningar för att säkerställa rätt stöd, tex speciella anpassningar. Det som inte rör förvaltningens egna verksamheter fortsätter att påverka olika delar i förvaltningen och det är fortfarande i stor utsträckning så att efterfrågan i vissa fall inte går att tillgodose internt och där stöd behöver köpas in för att kunna verkställa beslut om insatser, med hänsyn till lagen (LSS och SOL). Vid genomgång av förvaltningens samtliga verksamheter kopplat till resultatet i ovanstående matris, är det, trots det ansträngda läget, anmärkningsvärt att det endast är personlig assistans som redovisar ett större underskott mot budget, 1,06 % av det totala resultatet. Därefter kommer daglig verksamhet ( som också har en felkontering) om 0,4 % av det totala resultatet. Det som gör att övrig drift går med kraftigt underskott beror främst på köp av verksamhet, något förvaltningen har haft svårigheter att möta fullt ut inom given budgetram. Därtill övrig drift som ökat pga ett antal orsaker som redogörs för i rapporten, tex flytt till nya lokaler i förvaltningen samt att ökad efterfrågan och fler brukare också drar med sig ökande omkostnader i övrigt. Funktionsstödsförvaltningen lämnar härmed ett resultat på minus 7,4 mnkr för verksamhetsåret Nedan beskrivs 14 av Handikappförvaltningens totalt 24 verksamheter lite närmare som bedöms ha störst påverkan för årets resultat (fullständig tabell över samtliga verksamheter återfinns i slutet där också resterande verksamheter summeras i en sammanfattning); Verksamhetsområde köp av timmar och dygn Äldreförvaltningen; - Korttidsboende (771) Avser platser som köps av Äldreförvaltningen (ÄF) och kan, som ses i diagrammet nedan, variera ganska stort under året. Verkställt antal dygn har dock hållit sig under budgetvärdet på 83 dygn vilket medför ett större överskott mot budget för helår Medelvärdet per månad har varit 28 dygn (bortsett från det högsta och det lägsta värdet under 12 månader på 87 resp 0 dygn) Det som i huvudsak gör att dygnen ökar och orsakar toppar är beviljandet av 43(65)

44 korttidsplats i väntan på en permanent boendeplats i någon av Äldreförvaltningens särskilda boenden. Under den här posten har också en personalförstärkning om ca 744 timmar på ett av ÄFs boenden, lagts hos en brukare, där förvaltningen köper en heltidsplats, vilket blir en summa om ca 222 tkr. Förstärkningen var inte känd i ekonomiarbetet förrän i slutet på året varför den inte tagits med i prognosen och sänker därför densamma i förhållande till det faktiska resultatet. Resultatet för korttidsplatser hos Äldreförvaltningen blir för 2016 ca tkr. Prognosen för korttidsplatser beräknades till +950 tkr och därmed är det den oväntade förstärkningen som ger ett sämre överskott än beräknat. 150 Antal dygn korttidsboende antal dygn 2014 antal dygn 2015 antal dygn 2016 budget Servicehus (773) Avser plats i serviceboende som köps av Äldreförvaltningen och har de sista 2 åren ökat markant i antal verkställda platser pga ökad efterfrågan. För 2016 lades budgeten till 10,5 platser (då 2 brukare under året skulle fylla 65 år och enligt gällande beslut därmed går över till Äldreförvaltningen). Under året har flera nya platser tillkommit och någon fallit bort vilket medför att totalen någon period varit uppe på 12 platser men i slutet på året redovisas 9 verkställda platser totalt. Det här innebär en negativ avvikelse mot budget på ca 384 tkr då det inte funnits utrymme att verkställa beslut utöver 10,5 dygn inom given ram. Totalt resultat för boendeplatser hos Äldreförvaltningen blir för tkr. Prognosen beräknades till 400 tkr vilket blir en positiv differens mot resultatet om 16 tkr. - Hemtjänst (776) Avser köp av hemtjänsttimmar från Äldreförvaltningen samt privata utförare (enligt LOV) och även här kan beviljade och därmed verkställda timmar variera under året, se diagrammen nedan. Trenden har de sista åren varit fler beslutade timmar och mer budget har därför skjutits till för att möta ökade behov. I diagrammet nedan ses den orangea linjen för 2016 variera något under året där den ligger såväl över - som under budget i varierande grad. Men 44(65)

45 sammantaget blir resultatet att de verkställda timmarna (kommunala och privata) totalt över hela året ligger något under budget. Medelvärdet för 12 månader resulterar i 3431 timmar totalt vilket medför en differens på ca 144 timmar tillgodo mot budgeterat 3500 timmar per månad. I jämförelsen mellan privat och kommunal utförare, har de privata tagit en större andel de sista 2 åren och nu är förhållandet 48 % resp 52 % mellan privat och kommunal utförare. De privata har stadigt ökat sin andel varför det har varit svårt att hålla i kapp budgeten här men ytterligare budgetjustering gjordes inför 2016 för att komma ikapp. Privata utförare har ca 1635 timmar i medelvärde över året medan kommunala har ca 1762 i verkställd tid. För den kommunala delen har det i mitten av året verkställts en palliativ insats vilket var svårt att räkna mer exakt på i form av kostnad, detta medförde dock att timmarna tillfälligt ökade här. Det är också svårt att räkna exakt på de privata utförarnas timpriser då det varierar mellan gles - och stadsbygd. Men ett snittpris ger vid handen att de privata är ca 52 kr dyrare per timme när momsbidraget, som kommunen får tillbaka, räknats av. Totalt för hemtjänsten redovisas en negativ avvikelse om ca 297 tkr för helår Prognosen beräknades till +-0 och differensen består främst i att timpriset för de privata var lite för lågt beräknat i förhållande till det verkliga. Hemtjänsttimmar Timmar 2014 Timmar 2015 Timmar 2016 budget 2016 Total ekonomisk avvikelse för de 3 insatserna ovan blir för helår 2016 ca +77 tkr, prognosen beräknades till tkr vilket därmed är ca 473 tkr sämre än prognosen. Prognosavvikelsen beror i första hand på ovan nämnda förstärkning i korttidsboende samt det för lågt beräknade timpriset hos privat utförare i hemtjänst. Till viss del är det också svårt att få följsamhet i prognosen beroende på att samtliga 3 insatser ovan redovisas med en månads eftersläpning under året och prognosen bygger på föregående månads verkställighet, vilket innebär att det kan bli en mindre differens mellan prognos och faktiskt utförd tid. Verksamhetsområde personlig assistans (779) Verksamheten för personlig assistans redovisar för helår en negativ avvikelse om ca 4,5 mnkr och fördelar sig mellan å ena sidan ett större underskott på intäkter (ersättning från försäkringskassan) samt underskott på privat assistans och å andra sidan ett överskott på personalkostnader samt övriga omkostnader. Underskottet på intäkter hänförs, som under hela året, till i huvudsak två insatser där den ena brukaren varit på sjukhus större delen av året och därmed betalar inte försäkringskassan någon ersättning. Den andra brukaren har inte använt alla sina beviljade timmar och därmed betalas inte budgeterad ersättning ut från försäkringskassan. Avvikelsen beror således helt och hållet på att intäktsbudgeten inte hållit som planerat och redovisar därför ett minus. Underskottet på privata utförare hänförs till utökningar som handläggarna beviljat men som försäkringskassan inte ersätter av olika anledningar. Överskottet på personalkostnader hänförs delvis till ovan nämnda insatser där det inte varit fullt bemannat vilket gör att personalkostnaderna är lägre än budgeterat. Under året har det, precis som brukligt, ändrats i ärendefördelningen vilket visas i nedanstående matris. Omvandlat till kostnader blir konsekvensen av förändringarna att nämnden, som en åtgärd, beslutat om att använda förvaltningens reserv om 3,0 mnkr som lyftes in i resultatet i början av sommaren för att täcka alla tillkommande ärenden inom 45(65)

46 främst LSS. Förvaltningen har därtill fått 1,4 mnkr ur kommunstyrelsens reserv för ett ärende som faller på migrationsverket. Något som inte ryms inom förvaltningens ram är utökningar som finns i ett antal insatser (se nedan) där försäkringskassan i flera av fallen inte ersätter utökningarna (merparten har privata utförare). Utökningarna återsöks hos försäkringskassan om i efterhand när de redan är igång och det är svårt att sia om hur beslutet om ersättning faller ut hos försäkringskassan. Det innebär att antingen kan kassan ge avslag på utökningen och då får förvaltningen stå för hela den överskjutande kostnaden utöver de 20 timmarna (som gäller utökningen) eller ger kassan bifall till att ersätta utökningen och då kan förvaltningen få tillbaka ersättning för kostnaden i efterhand. Denna ersättning kommer dessvärre oftast ganska sent och kan därför till årsbokslutet inte räknas in i resultatet. Förvaltningen hade kunnat räkna hem ca 500 tkr som rimligen borde ersättas under 2016 men av försiktighetskäl har dessa pengar inte bokats in i resultatet för bokslutet. När det gäller utökningar för LSS insatserna är det också vanligt att handläggarna beviljar utökade insatser under året och med tanke på ovanstående beskrivning där ärende fördelningen ändrats under året, har inte möjlighet funnits att justera utökningarna i budgeten i takt med förändringarna. Motsvarande finns också självfallet insatser som inte använder hela sin beviljade tid och där det således finns ett överskott i kostnaderna mot det som budgeterats. insats enl SFB utökning insats nytt ärende avslutat enl LSS utökning AA x NN x BB x OO x CC x PP x DD x QQ x nytt ärende EE x RR x avslutat FF x SS x kompenserad GG x TT x HH x UU x II x VV x KK x XX x LL x YY x 2 månader MM x ZZ x 2 månader total ÅÅ x SFB= socialförsäkringsbalken ÄÄ x försäkringskassan ersätter utöver 20 h/ vecka total LSS= lagen om stöd och service; kommunen står helt för insatsen * kompensation för 2016 enbart För att sammanfatta händelserna som beskrivs ovan i ekonomiska termer är det således svårt att under verksamhetsåret göra en skarp prognos för personlig assistans då mycket av det som sker har ett direkt samband med försäkringskassan. Enligt den sista prognosen som gjordes i november beräknades ett underskott för personlig assistans till ca 4,0 mnkr. Den faktiska summan landade därmed på -4,5 mnkr vilket blev 500 tkr sämre än prognosen. Differensen beror till större delen på ovan beskrivna utökningar men också på de privata utförarna där flertalet släpar med sina fakturor som kan komma flera månader efter utförd insats. Det finns ingen möjlighet att kunna kontrollera hur redovisningen ligger till för de privata utförarna varje månad vilket medför svårigheter att göra exakta prognoser för assistansen. Men i huvudsak beror alltså differensen på att budgeterade timmar inte stämmer med faktiskt utförd tid hos vissa brukare, beroende på utökningar där det, av försiktighetskäl, inte bokats in trolig ersättning från försäkringskassan som kanske därmed istället kommer under Verksamhetsområde myndighetskontor (784) samt administration (785) 46(65)

47 Verksamheten för 784 och 785 redovisar för året ett underskott mot budget på ca 1,2 mnkr där båda står för ca hälften vardera. På biståndsavdelningen har det under en tid varit en del omsättning i personalresurser och det har under året behövts ytterligare en handläggare som inte kunnat rymmas inom budgetramen. Dock utgörs merparten av underskottet här av övrig drift som i första orsakas av att centrala inköp för staben hamnat här under Under 2017 finns en centralt placerad budget för detta ändamål så att inte myndighetskontoret felaktigt ska stå för stabens allmänna omkostnader fortsättningsvis. På administrationen utgörs underskottet främst av utvecklingskostnader för verksamhetssystemet procapita som det inte varit avsatt budget för då kostnaden för utvecklingen inte varit känd i början av året. Beräknad prognos för dessa poster var för helår +- 0 vilket därmed innebär att redovisningen avviker stort åt det negativa hållet i resultatet jämfört med prognosen. Anledningen till avvikelsen är att de övriga omkostnaderna inte gick att räkna på exakt och där det inkom fakturor för allmänna omkostnader sent på året. Verksamhetsområde externa placeringar särskilt boende för ungdomar och vuxna samt skolplatser Avser samtliga externa platsköp inom såväl verksamhet 791, 792 samt 798, dvs de delar som berör skolplatser/inackordering för ungdomar och vuxna, särskilt boende handikappomsorg samt särskilt boende psykiatri. Total ekonomisk avvikelse blir ca 1,0 mnkr. Avvikelsen beror uteslutande på att det finns placeringar inom psykiatrin som förvaltningen inte fullt ut kunnat hantera inom ramen under året. Ytterligare en plats startade i början av sommaren och fram till juni har det också funnits en plats som avslutats och nu verkställs i egen regi. Psykiatriplaceringarna är ofta förenat med höga dygnskostnader och den dyraste har under året varit uppe i ca 6500 kr per dygn. Under hösten beslutade nämnden om att lyfta in återstående reserv om 2,6 mnkr för att täcka kostnaden för placeringarna, dock räckte detta inte fullt ut varför den här posten på helår redovisar minus. Anledningen till att externa platser tillkommer beror oftast på att det antingen är fullt i boendena i egen regi eller att det inte är möjligt att möta enskilda brukares behov med rätt kompetens på hemmaplan. För att leva upp till lagstiftningen är det också nödvändigt att tillgodose behoven av stöd vilket innebär att en placering kan köpas in tillfälligt i väntan på att verkställighet ska kunna ske på hemmaplan. Fram till och med september har förvaltningen verkställt en specialinsats med stora behov av stöd, dygnet runt och kostnaden har delats med Socialförvaltningen. Den totala kostnaden för Funktionsstödsförvaltningens del blev ca 1,0 mnkr vilket fått hanteras utanför ram, av samma anledning som för de externa placeringarna. För att kunna rymma externa placeringar och den här typen av insatser som är helt okända i början av året, krävs att det görs kraftfulla åtstramningar i egen regi. Det har inte varit möjligt att göra så pass stora åtgärder i de egna verksamheterna för att kunna möta upp de stora kostnaderna som ovanstående insatser medför. Den totala avvikelsen för externa placeringar samt för den särskilda insatsen blir därmed -2,2 mnkr på helår Prognosen för externa placeringar samt den särskilda insatsen beräknades till -2,0 mnkr vilket innebär en negativ differens mot prognosen om 200 tkr. Verksamhetsområde handikappomsorg; - Verksamheten för särskilt boende vuxna (792) Verksamheten för särskilt boende vuxna redovisar -51 tkr. Resultatet visar å ena sidan överskott på personalkostnader men å andra sidan underskott på övrig drift. Under det här verksamhetsområdet finns 22 särskilda boende inom handikappomsorg där 4 av dem redovisar negativ avvikelse mot budget för personalomkostnader och resterande 18 redovisar plus mot budget i varierande omfattning. Dock sammanställs alltid ekonomin utifrån områdeschefens samlade enheter och där får alla områden ihop sin ekonomi förutom ett. Den negativa avvikelsen i de 4 enheterna beror i huvudsak på att åtgärder har behövts sättas in där brukare behöver utökat stöd i någon form. Det finns inte utrymme i budgetramen att under året justera och lägga till mer budget för de enheter som behöver. Orsaken till att merparten av enheterna går med överskott beror dels på att ett större överskott ligger på det 47(65)

48 nystartade boendet på kolonivägen som inte kom igång fullt ut som planerat vilket är orsaken till att det går plus. Flertalet av cheferna lyckas också få ihop sin ekonomi oaktat det pressade läget som råder. För boendena krävs ofta att situationerna anpassas utifrån antingen arbetsmiljö eller brukarnas behov av stöd vilket kan leda till sk tillfälliga personalförstärkningar under en kortare eller längre period. Kostnaden för detta har dock sänkts under de sista åren och för 2016 uppgår denna post till ca 1,3 mnkr. De tillfälliga förstärkningarna är inte finansierat inom budgetramen då behoven av detta inte är kända vid ingången av året och därmed inte går att planera för i budgeten. Den negativa avvikelsen i posten för övrig drift beror på flera orsaker, dels har ett kooperativ fått förstärkning i personalresurser som inte gått att finansiera inom ram. Dels återfinns merkostnader för byte av lokal där såväl flytt som städning etc tillkommit men också en del övrigt brus såsom ökande IT och telefonikostnader samt kostnader för konferenser som inte heller kunnat rymmas inom ram. Överlag gäller att när det sker förändringar i verksamheten såsom tex volymökningar, medför detta också ökade kostnader inte bara i form av personalresurser utan även för övrig drift. En sådan påverkan kan tex vara handledning där fler brukare och utökade insatser kräver mer av personalen som då behöver extra stöd i form av handledning. Tilläggas ska också att samtliga utökningar som sker, har fått rymmas inom befintlig budgetram och går ofta inte att förutsäga vid verksamhetsårets början när budgeten fördelas mellan verksamheterna. Under löpande år finns således inte möjlighet att göra justeringar och kompensera för utökningar och avvikelser. För verksamheten särskilt boende 792, beräknades en prognos om +-0, jämfört med verkligt resultat blir differensen därmed 51 tkr sämre än beräknat. Verksamhetsområde korttids Korttidsverksamhet vistelse/ tillsyn barn, ungdomar och vuxna (794) Verksamheten för korttids (vistelse och tillsyn) redovisar för helår en negativ avvikelse om ca 876 tkr. Resultatet fördelas i ett större överskott på intäkter men å andra sidan ett större underskott på främst personalkostnader men också en del på övrig drift. Intäktsöverskottet består i försäljning av platser till andra kommuner och budgeteras inte då de kan sägas upp med 3 månaders varsel, därmed uppstår ett överskott. Till delar balanserar intäktsöverskottet upp den negativa avvikelsen på personal och övrig drift men inte fullt ut således. Orsaken till negativa avvikelser på dessa poster är främst och fortsatt den ständiga hanteringen i ökad efterfrågan av stöd. Under 2016 gäller det framförallt delen som rör barn och unga med neuropsykiatriska diagnoser där föräldrar behövt utökat stöd och avlastning men också speciallösningar i komplexa stödsituationer kopplat till enskilda brukare. Mer budget har skjutits till här inför 2016 men med tanke på de ökande behoven har det således inte räckt fullt ut och även här är det svårt att justera förändringar löpande över året. För personalkostnader som står för den största negativa posten på korttids, redovisar utav 8 enheter, 6 st underskott mot budget. En av enheterna är en särskilt anpassad insats för en brukare som inte kan vara i den ordinarie verksamheten, till stor del pga trångboddhet kopplat till brukarens stödbehov. Korttidsverksamheten har, trots överskott på intäkter, följaktligen haft svårigheter i att helt kunna möta utökningarna inom given budgetram. Under året har också en placering tillkommit för en ungdom som delas med Socialförvaltningen, budget fick skjutas till här i början av året för att möta kostnaderna. Det har också under året funnits behov av att förändra och se över scheman i verksamheterna något som till viss del fört med sig utökad bemanning då scheman var snävt lagda och behov av förändring förelåg. Inte heller denna förändring har kunnat rymmas inom budgetramen. Självfallet är direktiven att hålla sig inom budgetramen för enheten men schemat måste alltid utgå ifrån brukarnas behov vilket inte alltid stämmer överens med det som är budgeterat. Generellt för korttidsverksamheten är att det i stort sett alltid finns enstaka brukare som av någon anledning har permanent boende istället för korttidsvistelse, något som innebär en dyrare insats. Sammantaget präglas 48(65)

49 korttidsverksamheten av ett komplext utförande där det ständigt sker anpassningar för att kunna verkställa de beslut om stöd som handläggarna fattar. Prognosen beräknades för korttidsverksamheten till 500 tkr vilket därmed ger en negativ differens om 376 tkr gentemot faktiskt resultat. Avvikelsen beror i huvudsak på att det varit svårt att räkna exakt på vad den särskilda anpassningen skulle komma att landa på, i totala kostnader. Verksamhetsområde arbete och fritid: Daglig verksamhet DV (793) och sysselsättning (774) Verksamheten redovisar en negativ avvikelse på ca -1,5 mnkr vilket i stort sett hänförs till övrig drift. Intäkter visar ett överskott och personalomkostnader +- 0 mot budget. Här återfinns 26 enheter där ca hälften har en negativ avvikelse i varierande grad på såväl personalomkostnader som övrig drift. Häri inbegrips också sysselsättningen för de brukare som inte har LSS beslut om daglig verksamhet. Den stora positiva posten återfinns i huvudsak i den nyombildade gruppen på Arenavägen där det budgeterats för utökning av personalresurser men där utökningen inte kommit igång som planerat. Därmed blev det under en tid ett upparbetat överskott som hållit i sig under hösten fram till bokslutet. Inskolning av nya brukare i grupperna sker ofta successivt varför alla personalresurser inte behöver användas på en gång när utökning sker. Något som drar ner resultatet för daglig verksamhet är en kostnad för en särskild insats som lagts felaktigt här. Det är en brukare som egentligen faller under psykiatrin men då boendet tidigare tillhörde daglig verksamhet hamnade kostnaden felaktigt här. Det medför en sänkning av resultatet med ca 1,2 mnkr vilket innebär att daglig verksamhet och sysselsättningen egentligen borde redovisa 300 tkr. Daglig verksamhet utökas ständigt varje år med fler brukare, främst de som tar studenten och därefter kan ha rätt till arbete enligt LSS ( se matrisen över LSS insatser i bilagan). Detta medför ökade kostnader inom såväl posten för personalkostnader såsom övrig drift och ofta finns inte extra budgetmedel att skjuta till löpande över året utan detta får tas inom befintlig ram. Under 2016 har det, förutom ytterligare arbetstagare, startats upp en helt ny verksamhet, receptionen, på ekliden. På grund av lite oklarheter samt omplacering av personal här, har det inte skjutits till budget för gruppen under året och initialt finns det en del uppstartskostnader som uppkommit då inköp av nytt material gjorts bland annat, samt i övrigt anpassningar så att verksamheten ska fungera optimalt. Därtill har det gjorts en större omstrukturering med tillhörande byte av lokal i en av grupperna med inriktning autism vilket också medfört en del merkostnader. Situationen för daglig verksamhet är sådan att det tillkommer nya brukare och nya grupper startas därför i stort sett varje år, inte lika många slutar sitt arbete genom tex pensionsavgång. Med utökad verksamhet följer också övrig drift såsom fler bilar, större och fler lokaler, mer drivmedel osv. Det mesta kan förutses inför nytt verksamhetsår men dock inte allt pga att det kan tillkomma fler brukare än förväntat och det är svårt att räkna på vad alla nya arbetstagare för med sig i form av kostnader på övrig drift. Prognosen för daglig verksamhet beräknades utifrån aktuellt läge under hösten till 1,0 mnkr för helår, därmed blev resultat 572 tkr sämre än förväntat. I huvudsak beror detta på den felkonterade kostnaden som ska ligga under psykiatrin samt att det varit svårt att exakt räkna på alla merkostnader i samband med omstrukturering, flytt och uppstart av ny grupp. Verksamhetsområde team Psykiatri/Neurospsykiatri (NPF) särskilt boende och mobilt team (798) Verksamhet 798 särskilt boende och mobila team, redovisar ett negativt resultat om 733 tkr. Resultatet fördelas i å ena sidan av ett större överskott på personal men å andra sidan ett större underskott på övrig drift. Verksamheterna för psykiatri/neuropsykiatri består av 13 olika enheter fördelat mellan särskilda boenden och mobila team för boendestöd. Överskottet på personalkostnader hänförs i huvudsak till mobila teamen som ofta inte ersätter när någon är sjuk då brukarna vill ha samma personal hos sig. Därtill har det varit svårigheter i att matcha budget mot 49(65)

50 personalbehovet, något som nu setts över igen inför Något boende redovisar också plus men beror främst på att det varit en tom plats under delar av året och då har det inte behövts full bemanning i schemat. Underskottet på övrig drift utgörs till större delen av externa placeringar ( se avsnittet ovan om köp av platser). Det har under året såväl tillkommit platser som avslutats och när det gäller psykiatrin blir dessa ofta dyra då stödbehovet hos brukarna är stort med hög personaltäthet som följd. Att externa placeringar tillkommer kan dels bero på att det är fullt i förvaltningens egna särskilda boenden inom psykatrin eller att brukaren har så komplexa stödbehov att det inte går att hantera insatsen i förvaltningens egna verksamheter. Då samtliga placeringar inom psykiatrin inte gått att rymma inom ram under året och då förvaltningens reserv om 2,6 mnkr som lyftes in i resultatet under hösten, inte räckt till fullt ut, redovisar placeringar ett större underskott om ca 1,0 mnkr. Detta har dock räknats in i prognoserna som redogjorts för löpande under året. I avsnittet ovan som redogör för daglig verksamhet nämns en felaktighet som föreligger där kostnaden för en särskild anpassning ligger på fel verksamhet, den kostnaden ska istället inrymmas under psykiatrin här. Detta innebär således att en total kostnad som hamnat på daglig verksamhet ska flyttas hit och försämrar därmed resultatet här med ca 1,2 mnkr motsvarande. Det finns också ett större underskott på övrig drift som har med larmkostnader, reparationer, handledning och liknande att göra och som inte är känt i början av året när budgeten fastställs. För verksamhet 798 är det fortsatt ganska högt tryck och berör främst de delar som gäller mobila teamen. Då det funnits en viss buffert i budgeten i dessa enheter har teamen ändå fått ihop sin ekonomi totalt sett gällande personalen men det överskott som kunnat hämtas hem tidigare har nu i anspråktagits. Det kan därför sägas att de interna delarna har fått möta de kostnader som uppstår externt i form av köp av externa platser och den särskilda anpassningen. En viss trend ses också i att landstingets omorganisationer och nedskärningar spiller över på kommunen (Funktionsstödsförvaltningen) som får ett ökat krav på att ordna stöd till brukarna när de skrivs ut från landstinget. För verksamheten psykiatri/neuropsykiatri beräknades en prognos på ca 1,0 mnkr för helår, det faktiska resultatet på -733 tkr mnkr blev därmed något bättre än förväntat. Anledningen till det bättre resultatet beror inte på placeringarna utan på att personalkostnaderna redovisar ett större plus än förväntat (försiktighetsprincipen användes i prognosberäkningen). Verksamhetsområde övriga Av förvaltningens resterande 12 verksamheter (som inte beskrivits ovan) redovisas en total positiv avvikelse på + 2,1 mnkr, prognosen för dessa beräknades till ca +2,4 mnkr vilket således är ett något sämre resultat än förväntat (se total sammanställning av verksamheterna i matrisen nedan). Det finns 5 verksamheter av dessa som bör nämnas särskilt; -Arbetsledning (770) ; redovisar ett underskott mot budget på ca 300 tkr vilket är ca 89 tkr bättre än förväntad prognos och fördelas till hälften med överskott på personalkostnader och hälften i underskott på övrig drift. Orsaken till personalöverskottet beror i första hand på luckor mellan anställningar av nya områdeschefer vilket bidrar till ett positivt resultat här. Den negativa avvikelsen på övrig drift tillskrivs nya lokaler för chefer, HSL resurser och handläggare vilket medfört flyttkostnader utöver budget. De sista åren har chefsresurserna utökats vilket också dragit med övriga kostnader såsom handledning, IT och telefonikostnader vilket inte alltid är möjligt att justera löpande under året i budgeten. - Övrig verksamhet enligt LSS ( ledsagning, anhörigvård); redovisar överskott mot budget om 294 tkr vilket är 206 tkr sämre än beräknad prognos. Orsaken till det är främst en justeringspost där det felaktigt lagts kostnader för ledsagning på personlig assistans vilket inte var känt förrän i slutet på året när avstämning gjordes. -Betalningsansvar- medicinskt färdigbehandlade (781) ; redovisar överskott mot budget om ca 528 tkr vilket är en liten förbättring jämfört med beräknad prognos som lades till tkr. Anledningen till att denna post inte nyttjas 50(65)

51 mer är att vårdplaneringarna mot landstinget tycks fungera väl och det har varit möjligt att ordna stöd till brukare som skrivits ut från landstinget och därmed har förvaltningen undvikit att få betala för brukare som varit inlagda på sjukhuset utöver den planerade vårdtiden. -Hälso- och sjukvård (783): redovisar ca 1,0 mnkr i positiv avvikelse mot budget och tillskrivs en post som har med projektmedel att göra där det varit en extra satsning från Socialstyrelsen mot brukare över 65 år. Medlen har lagts på HSL resurser i första hand, därmed hamnar pengarna här. I övrigt går resultaträkningen för HSL nästan ihop förutom en mindre negativ post under övrigt som lagts fel, det är utbildningskostnader som borde lagts övergripande på förvaltningen där budgeten för utbildning finns. Men också en del övrigt brus såsom telefoni och IT som inte varit helt korrekt budgeterat gentemot faktiskt utfall. Prognosen här beräknades till +1,3 och resultatet blev därmed något sämre än förväntat. -Kontaktpersoner (797): redovisar en negativ avvikelse om 118 tkr vilket är ca 62 tkr bättre än beräknad prognos. Anledningen till det mindre underskottet är att det är svårt att i början av året exakt beräkna hur många nya kontaktpersoner som kommer in, därtill kan det också avslutas uppdrag under året. Prognos och resultat De underlag som tas fram vid prognos - och budgetarbete, utgår från det som är känt i förvaltningen. Till delar räknas även förväntade, kända händelser in. Resultatet för 2016 följer i stort sett de händelser och beräkningar som skett under året men undantag av det som förvaltningen inte kan sia om vilket ofta handlar om akuta situationer som måste lösas snabbt. Vissa händelser och därmed också kostnader som inträffar under ett verksamhetsår kan vara oförutsedda och svårberäknade, det kan slå i avvikelse på båda håll, dvs bli antingen bättre eller sämre än förväntat. Överlag har följsamheten varit god i förhållandet mellan beräknad prognos och faktiskt utfall men det är i fösta hand de personalintensiva enheterna (boende och daglig verksamhet) som varit svårare att beräkna. Det som i huvudsak avvikit från lagd prognos under 2016 består som tidigare av svårigheter i att förstår hur försäkringskassan lägger sina beslut, dels i att få grepp om variationerna mellan de olika insatserna LSS och SFB samt antalet beviljade timmar för varje brukare. Förvaltningen ser allt tydligare att försäkringskassans omstruktureringar får direkt negativa återverkningar i möjlighet till ersättningar och liknande. En rutin har införts från kassans håll som gör det betydligt svårare att följa upp och beräkna prognoser för utförd tid. Det som också visat sig svårt att redan i början av året när budgeten fastställs är behoven av stöd för brukare med mycket komplexa behov, något som också är kopplat till när landstinget skriver ut för medicinskt färdigbehandlad. Vid dessa tillfällen händer det att externa placeringar måste köpas in för att kunna verkställa beslut och ge stöd till den enskilde brukaren. Förvaltningen ser också allt mer större behov av särskilda anpassningar i de egna verksamheterna vilket innebär att stödet måste skräddarsys utifrån brukares enskilda behov i tex egna lokaler. 2 sådana här anpassningar finns under 2016 där den ena tidigare varit en extern placering som inte fungerade. Brukaren har ett stort stöd runt sig och kostnaden kan inte sägas blir billigare än att placera utan fördelen blir en större kontroll över insatsen samt att brukaren får vara på hemmaplan. Korttidsverksamheten inom främst barn och unga, ser också ett ständigt utökat behov av hjälp och stöd vilket långt ifrån alltid är känt i början av året när budgeten läggs. På grund av förvaltningens snäva ram är det inte möjligt att justera tex personalbudget löpande under året då budgeten helt enkelt inte räcker till. Att dra ner mer och göra åtstramningar mer än vad som redan är gjort skulle få direkt menliga konsekvenser, både i arbetsmiljö men också i tiden med brukarna som då inte får det stöd som beslutet säger ( dvs lagen efterlevs inte). Därutöver tillkom också en speciell insats för ett barn som omhändertagits i en speciallösning i en av förvaltningens egna verksamheter (se avsnittet köp av externa placeringar ovan). Sådant är nästintill omöjligt att förutse både när prognoser görs men framförallt i början av året när budgetramen fördelas. 51(65)

52 Dessa delar som starkt påverkar förvaltningens ekonomi och som till delar betraktas som externa, får så pass stora ekonomiska konsekvenser att det är ofta är svårt att vidta åtgärder som får effekt på årets totala resultat. Om åtgärder ska genomföras i de delar som avser externa köp (däri även Äldreförvaltningen inräknat) måste någon av förvaltningens interna delar möta upp åtgärden. Med tanke på att budgetramen redan är väldigt snäv, har det inte varit görligt att utföra åtgärder som därmed får önskad hållbar ekonomisk effekt. Dock ska påtalas att till delar möter förvaltningen upp det externa bland annat genom olika ekonomiska åtstramningar. Dock är möjliga åtstramningar i egen regi nu helt uttömda och det finns inte mer att hämta här utan omedelbara negativa konsekvenser således. Ovanstående resonemang är de direkta orsakerna till att förvaltningen redovisar en negativ avvikelse om 7,4 mnkr samt också redovisar en försämring gentemot lagd prognos per november om 4,0 mnkr.. Intäkter Handikappförvaltningens intäkter uppgår 2016 till ca 78,6 mnkr att jämföra med 2015 då intäkterna uppgick till ca 79,1 mnkr. Projektmedel, samt taxor/ avgifter, hyror och arrenden har ökat, till följd av fler projekt men också för att fler brukare tillkommit under året. Något som minskat vilket är orsaken till ett lägre resultat för intäkter, är ersättning från försäkringskassan eftersom antalet insatser inom SFB minskat ( fler LSS beslut) samt också färre antal bidragsanställningar vilket därmed minskar ersättningen från AMS. intäktsfördelning 2016 Försäljningsmedel 5% 0% 4% 5% Taxor och avgifter hyror och arrenden 66% 20% bidrag tex projekt och migverket försäljning av verksamhet försäljning av platser övriga intäkter Personal Funktionsstödsförvaltningens personalkostnader uppgår för 2016 till ca 338 mnkr vilket är en ökning med ca 14,9 mnkr jämfört med 2015 då motsvarande kostnader uppgick till ca 323 mnkr. Förklaringen till de ökade personalkostnaderna är dels ökad efterfrågan med ökad verkställighet som följd (volymökningar) både planerat och oplanerat, däri inbegrips också övertidsersättning samt kostnader för tillfälliga förstärkningar. Det planerade handlar tex om den tillkommande gruppen brukare i daglig verksamhet med utökad personalstat som följd men också mobila teamens organisationsförändring som behövt utöka sin bemanning något för att kunna hantera omstruktureringen. Det oplanerade handlar i detta avseendet inte om köp av platser eftersom just köp av plats uteslutande handlar om köp av verksamhet, inte personalkostnader. Det oplanerade i detta fall rör främst den tillkommande barninsatsen (se avsnittet om externa placeringar vht 791 ovan) samt också de kommunala insatserna inom personlig assistans ( privat assistans redovisas under posten för köp av verksamhet inom personlig assistans). Men också inbegrips lönerevisionen i den här posten. Det som bör lyftas fram avseende personalkostnader är att förvaltningen förbättrar avvikelsen från 2015 där det ekonomiska årsbokslutet resulterade i en negativ personalavvikelse på 800 tkr, för 2016 är samma avvikelse istället positiv, + 1,9 mnkr. Till delar tillskrivs detta personlig assistans där ett par ärenden som inte haft full bemanning under året, står för en viss del i överskottet. Det är motsvarande samma ärenden som förvaltningen inte fått ersättning för i intäkter. Men också får en del utav överskottet tillskrivas allmän återhållsamhet i förvaltningens egna verksamheter men också att det nya särskilda boendet inte tillsatte full bemanning från start utan efter hand. 52(65)

53 Trots att den negativa avvikelsen totalt minskat, har ändå övertidsersättning ökat jämfört med 2015 med ca 600 tkr och redovisar totalt för 2016, 3,5 mnkr. De verksamheter som står bakom merparten av övertiden är främst boendena inom såväl psykiatri, som handikappomsorg och korttidsboende. Också personlig assistans har en betydande post för övertid. Tillfälliga förstärkningar redovisar i stort sett samma nivå som 2015 och har endast ökat med 50 tkr till mnkr för Förstärkningar är något som inte arbetas in i budgetramen beroende på att det just är av tillfällig karaktär och där verksamheten inte vet om, när och hur länge behovet av extra stöd kommer att finnas. Kostnaden för timanställda har ökat jämfört med 2015 från 19,1 mnkr till 21,6 mnkr Den främsta anledningen till att timavlönade ökar torde vara att det fortsatt höga trycket i verksamheterna gör att resurspoolen inte räcker till för att kunna boka ut personal vid sjukdom och ledigheter och då måste timanställda tas in för att lösa personalsituationen. Men också beroende på att när förvaltningen ständigt utökar med nya och större verksamheter, behövs fler timanställda för att täcka vid frånvaro. Sjuklönekostnaderna ligger kvar på i stort sett samma nivå jämfört med 2015 och redovisar en marginell ökning om 38 kr. Samma kostnad för privat assistans har ökat något jämfört med 2015 från 957 tkr till 1,2 mnkr Nedan i matrisen ses förändringarna mellan i verksamheterna där ökningar resp minskningar också kan ha med interna omfördelningar att göra, inte enbart orsakat av ökad eller minskad bemanning således. 53(65)

54 Bilagor Fördelning personalkostnader och jämförelse med 2015 VHT Benämning Redovisat 2016 Redovisat 2015 Förändring 100 Nämnd- o styrelsevht Arbetsledning, adm OC Sysselsättning Pers. ass. LASS LSS Övr verksamhet enl LSS Hälso och Sjukvård Adm Myndighetskontor Administration Personlig tjänst Stadigv familjehem Boende barn/unga Boende vuxna Daglig verksamhet Kortidsverksamhet Fritid och kulturverks Socialpsykologisk vht Kontaktpersoner Insatser f psyk.funk.hind Facklig Verksamhet Totalt tkr Resultat per verksamhet 2016 vht benämning Internbudget Redovisat differens 100 Handikappnämnd * Arbetsledning administration områdeschefer * Korttidsboende ( ÄF) * Servicehus ( ÄF) * Dagverksamhet (sysselsättning) * Hemtjänst ( ÄF) Resor daglig verksamhet * Personlig assistans Övrig vht enl LSS o SOL ( anhvård, ledsagning) Betalningsansvar ( medicinskt färdigbeh) Hälso och Sjukvård ( arbetsterapi, ssk, sjukgymn) * Myndighetskontor ( biståndshandläggare) * Handikappförvaltningen/administration Personlig tjänst Stadigvarande familjehem * Boende för barn och ungdom ( externa placeringar) * Boende för vuxna ( särskilt boende) * Daglig verksamhet * Korttidsverksamhet (familjehem, NPF, skolbarn) Fritidsverksamhet Socialpsykologisk verksamhet ( kuratorer) * Kontaktpersoner * Psykiatri/Neuropsykiatri NPF Facklig verksamhet Total verksamheter markerad med * redogörs för närmare i rapporten, resterande är sammanfattat i slutet 54(65)

55 Investeringar Ramen för 2016 uppgår till 1,6 mnkr och som ses i matrisen nedan har inte samtliga investeringsmedel nyttjats under året beroende på att allt inte hann slutföras, medel för pågående investering kommer att äskas om att få flyttas över till Investeringar 2016 Budget 2016 Utfall 2016 Differens Investeringar totalt Varav pågående investeringar * Varav avslutade investeringar Tkr * pågående investering ska föras över till 2017 Nyckeltal LSS statistik endast antal LSS statistik till SCB Totalt antal personer Personlig assistans enligt LSS (ej LASS) Ledsagarservice Kontaktperson Avlösarservice i hemmet Korttidsvistelse utanför det egna hemmet Korttidstillsyn för skolungdom över 12 år Boende för barn och ungdom 9 : 8 LSS 8a Familjehem b Bostad med särskild service Boende vuxna 9 : 9 LSS 9a Bostad med särskild service b Annan särskilt anpassad bostad Daglig verksamhet Totalt antal insatser enligt LSS Verksamhetsmått Antal personer med beviljad ins enl LSS Ledsagarservice Antal personer Nettokostnad Standardkostnad Kontaktpersoner Antal Nettokostnad per kontaktperson Standardkostnad Avlösarservice Antal Nettokostnad ?? går ej att räkna på då besluten ligger på SOL, ej LSS Standardkostnad Korttidsvistelse Antal beviljade personer Nettokostnad per person Standardkostnad Korttidstillsyn Antal beviljade personer Standardkostnad Boende för barn och unga familjehem Antal 31/ Nettokostnad per familjehemsärende Standardkostnad Bostad med särskild service barn och unga Antal beviljade personer Nettokostnad per person ej helt rätt beräknat beroende på hur besluten ligger Standardkostnad Särskilt boende vuxna Antal boende Nettokostnad per boende en stor post ligger fel, ej utbokat på rätt vht Standardkostnad Daglig verksamhet Antal inskrivna personer Nettokostnad per inskriven Standardkostnad Personlig assistent Antal personer med pers ass enl LSS Standardkostnad Antal personer med pers ass enl LASS Antal personer med pers ass enl SoL (65)

56 Mätperiod avser perioden jämfört med motsvarande period år 2015 och Antalet medarbetare på Funktionsstödsförvaltningen var vid mätningen 724 (antal) medarbetare med månadslön samt drygt 92 årsarbetare med timlön. Totalt motsvarar det 772,5 årsarbetare. Nedan visar tabell på personalökning i årsarbetare under de tre senaste åren. (Tillsvidareanställda, visstidsanställda och timavlönade) Totalt antal årsarbetare Under det senaste året har antal tillsvidareanställda medarbetare ökat med 23 personer. Vid mättillfället motsvarar andelen tillsvidareanställda män 19,9 %, (en sänkning på 0,3 % jämfört med 2015) och andelen kvinnor 80,1 % (en höjning på 0,3 % jämfört med 2015) En förklaring av att antalet nya medarbetare ökat i så stor utsträckning är att förvällningen startat ett nytt särskilt boende och att en utökning av nya ärenden tillkommit inom assistans. Utöver detta har en del medarbetare uppnått tid för tillsvidareanställning(2 åringar) 56(65)

57 Antalet visstidsanställda med månadslön är samma antal som 2015 Andelen visstidsanställda män motsvarar 40 %, (en ökning på 10 % jämfört med 2015) och andelen visstidsanställda kvinnor motsvarar då 60 %. Omräknat i årsarbetare motsvarar ökningen 25, 5 årsarbetare 57(65)

58 Antalet visstidsanställda årsarbetare med månadslön är 54,1 årsarbetare vilket, jämfört med 2015, är en ökning med 2,1 årsarbetare. Antalet medarbetare med timlön uppgår till 92,7 årsarbetare vid mätningen 2016, och är en ökning med 8,62 årsarbetare jämfört med föregående år. Förvaltningen har anställt fler medarbetare för korttidsbemanning för att klara behovet att ersätta vid frånvaro. Detta är ett led i att minska övertid för ordinarie personal. 58(65)

59 Antalet PAN-anställda uppgår till 15,2 årsarbetare vilket är en minskning, jämfört med 2015, på 7,12 årsarbetare. Övertid/fyllnadstid har under året uppgått till 27,83 tim/anställd. Detta är en ökning jämfört med 2015, på 1,46 timmar tim/anställd. Männens övertid/fyllnadstid har ökat med 2,09 tim/man och kvinnors övertid/fyllnadstid har ökat med 1,31 tim/kvinna. Ökningen beror till största delen på att det varit ett fortsatt stort behov av vikarier på grund av frånvaro och där det vid arbetstoppar inte funnits vikarierande personal att tillgå utan beordring av ordinarie personal har varit nödvändigt. Den stora ökningen av övertid skedde mellan För att försöka stoppa ökningen och på sikt minska övertid för personalen har förvaltningen arbetet intensivt med att anställa fler medarbetare, tillsvidare samt fler timavlönade vid korttidsfrånvaro. 59(65)

60 Vid mättillfället den 30 november var den genomsnittliga sysselsättningsgraden 93,89 %, vilket är en liten ökning med 0,85 % jämfört med för motsvarande tidpunkt Kvinnornas sysselsättningsgrad har ökat med 1,32 % och männens sysselsättningsgrad har minskat med 0,89 %. En stor andel av medarbetare i förvaltningen har önskat högre sysselsättningsgrad upp till 100 %. Den totala sjukfrånvaron har sedan 2015 ökat med 0,17 dag/anställd och uppgår till 21,16 dag/anställd. Både kvinnornas och mäns sjukfrånvaro har ökat med 0,22 dag/kvinna/man. 60(65)

61 Sjukfrånvaron redovisat i åldersgrupper visar på en ökning i 3 åldersgrupper, 0-29 år en ökning med 2,98 dag/anställd, år en ökning med 3,27 dag/anställd och år en ökning med 3,38 dag/anställd. I åldersgruppen 40-49har det skett en minskning med 3,43 dag/anställd och i gruppen 60-67en minskning med 18,3 dag/anställd. Orsaken till ökningarna är svårt att fastställa men det finns en generell ökning av avtal sjuka i hela landet. Framför allt ökar de psykiska sjukdomarna i form av stressrelaterade symtom. Vid redovisning av sjukfrånvaro per frånvarointervall kan konstateras att sjukfrånvaro 0-1dag/anställd är i stort detsamma de senaste åren. Sjukfrånvaro 1-14 dag/anställd och dag/anställd har minskat med något. Långtidsfrånvaron mer än 90 dag/anställd har dock ökat med 1 dag/anställd. 61(65)

62 Frisknärvaron (dvs. högst fem sjukdagar under mätperioden) har minskat och visar vid mätningen 52,13 %, en minskning med 0,9 %. Mätningen visar också att kvinnornas frisknärvaro en minskat med 1,72 % och männens frisknärvaro har ökat med 2,26 %. Personalförsörjning och rekrytering 6 medarbetare har under året avslutat sin anställning med pension och dessa tjänster har i första hand ersatts av personal som redan är tillsvidareanställda i förvaltningen men rekrytering sker också vid extern rekrytering. Vid rekrytering till vakanta tjänster tillsätter vi till stor del dessa med redan tillsvidareanställd personal, då vi har fler tillsvidareanställda än vad vi har tjänster. I vikarieteamet finns det i dagsläget ca 58 tillsvidareanställda vara ca 38 är i tjänst. Dessa medarbetare bemanna även i stor utsträckning på lediga vikariat i förvaltningen. Ett viktigt arbetsområde är och har varit att hitta rätt balans i korttidsbemanning, att ha tillräckligt många vikarier. I förvaltningen finns det många medarbetare som har önskad sysselsättningsgrad med årsarbetstid och som till viss del i sitt schema ska täcka upp vid korttidsfrånvaro på egen arbetsplats eller annan verksamhet. Trots detta har det saknats korttidsvikarier vid många tillfällen. Det har i alltför stor utsträckning varit så att ordinarie personal som fått beordrats in för att klara behovet av bemanning vilket medfört att övertid/fyllnadstid även under 2016 ökat något. Förvaltningen har tillsammans med kommunens bemanningsenhet arbetat aktivt med att rekrytera fler medarbetare för att klara behovet av vikarier. Ett viktigt fortsatt arbete är att få balans i bemanningen så förvaltningen bl.a. kan minska övertid för ordinarie personal. Det är viktigt både utifrån ekonomi och hållbart arbetsliv för alla medarbetare. Förvaltningen har under 2015 rekryterat 3 nya Områdeschefer, som ersatt chefer som slutat. En större konkurrens mellan olika arbetsgivare på arbetsmarknaden har märkts då det är svårare att rekrytera medarbetare med tidigare erfarenhet eller med tillräcklig utbildning. Detta har märkts som tydligast i samband med sommarrekryteringen. Kompetens Arbetet kring att kartlägga verksamhetens behov av vilken kompetens som behövs i framtiden, dvs. vilka kunskaper och kompetenser som är viktiga att utveckla för att möte behovet hos brukare med funktionsnedsättning har fortgått. Frågor som också är aktuella är bl.a. om behovet finns av fler pedagoger eller annan spetskompetens. Ett övergripande arbete i riket pågår för att säkerställa kompetens för personal som arbetar inom området för funktionsnedsättning och försöka hitta en samsyn på kompetensnivåer och yrkesbenämningar. Socialstyrelsens 62(65)